Apuntes de herramientas IColegio de Bachilleres del Estado de Querétaro, plantel 7 “El

Marques”.

Profesora: Ramírez Velázquez luz del Carmen.

Alumna: Ramírez Martínez María del Carmen.

Grupo: 3.4

Portada

Índice

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

índiceUnidad 1: sistemas de información para la

administración de negocios.

Unidad 2: base de datos (Access).

Unidad 3: publicaciones electrónicas (Publisher).

introducción

El tema del trabajo es de herramientas de informática 1, tanto teóricas como practicas; para el desarrollo de habilidades en el aula, con el fin de que se sepa utilizar bien las aplicaciones que tiene estas. Delo importante que es saber utilizarlas y como para un o una buena presentación de trabajo.

Se presentara como crear una base de datos utilizando el programa de ACCESS y crear publicaciones electrónicas en Publisher.

Sistemas de Información

• Definición de sistema.

• Definición de información.

• Actividades de un sistema.

• Definición de sistemas de información.

• Objetivos de sistemas de información.

• Ciclo de vida de un sistema.

Sistema

Un conjunto de información

ordenada con un fin en común.

Medio ambienté

Abiertos

Intercambien materia, energía o

forma.

Cerrados

No intercambian

materia, energía o

forma.

Naturaleza

Concretos

Físico o tangible

.

Abstractos

Simbólicos o

conceptuales.

Origen

Naturales

Generados por la

naturaleza, tales como

los ríos.

Artificiales

Son producidos por la actividad humana (son concebidos y

creados por el hombre).

Relaciones

Simples

Con pocos elementos

y relaciones.

Complejos

Con numerosos elementos y relaciones.

Cambio en el

tiempo

Estáticos

No cambia el tiempo (sistema

numérico).

Dinámicos

Cambia el

tiempo.

Variable que lo define

Discretos

Variables discretas (lógica

booleana).

Continuos

Variables continuas

(ríos).

Actividades de un sistema.

Entrada: toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.

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Proceso: efectúa los cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

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Almacenamiento: es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.

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Salida: saca la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.

Definición de información

• Conjunto de datos organizados y procesados que constituyen mensajes, instrucciones, operaciones, funciones y cualquier tipo de actividad que tenga lugar en relación con un ordenador.

• El procesador del mismo requiere de información para cumplir una orden recibida, y toda tarea computacional implica el intercambio de un dato informativo de un lugar a otro.

• Esto no sólo ocurre en forma electrónica al interior del ordenador, sino que también es natural a las acciones que un usuario cualquiera ejecute con una computadora.

Sistemas de información

Un conjunto de componentes relacionados que recolectan, procesan, almacenan y

distribuyen información.

Apoyo a la toma de decisiones.

Conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la

información.

Es un ambiente de

incertidumbre.

Estratégicos.

Maneja la información procesada de una

organización.

Se puede utilizar para alcanzar el

objetivo.

Transaccionales.

Diseñado para redactar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de

información.

Proceso que genera o modifica.

Objetivos de sistemas de información.

Generales.

Respalda la toma de decisiones y generales.

Proporciona un diagnostico de la empresa en un momento dado.

Particulares.

Analizar y rediseñar los procesos de ventas o importación de repuestos, para iniciar el análisis y diseño.

Evaluar las distintas alternativas a partir del análisis.

Análisis. •Investigación a conciencia para tratar de conocer todos los requisitos e implicaciones del proyecto que estamos por abordar. Es de vital importancia que reunamos toda la información pertinente al software a desarrollar y que comprendamos la naturaleza del problema o necesidad que tratamos de cubrir.

Diseño. •Se enfoca en modelar la base de datos, la arquitectura del software, la interfaz y los algoritmos o procedimientos del mismo.

Desarrollo. •Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante.

Capacitación. •Se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. 

Implementación. •Esta es la fase en que ponemos el software en funcionamiento en el mundo real, o dentro de la organización para la que fue desarrollado.

Mantenimiento. •Como sabemos las organizaciones no permanecen igual, cambian a lo largo del tiempo, así también los gustos y necesidades de las personas cambian, entonces el software necesita ser modificado para que se adapte a esos cambios, y es por ello que surge lo que en el software general las famosas actualizaciones.

Ciclo de vida de un sistema

Base de Datos (ACCESS)

• ¿Que es una base de datos?

• Ventajas y desventajas de la base de datos.

• ¿Que es ACCESS?

• ¿Que es una tabla y una tabla de registros?

• ¿Que es un campo?

• Como esta integrada la pantalla inicial de Access.

• Tipos de campos.

• ¿Que es un campo llave y uno no llave?

• Tipos de relaciones entre tablas.

• ¿Qué es un formulario y como hacer uno?

• ¿Qué es un informe y como hacerlo?

• Abarrotes.

• Videoclub.

¿Que es una base de datos?

• Es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite.

• Es un sistema de archivos electrónicos.

Base de datosVentajas Desventajas

Compartir los datos. Tamaño.

Aumenta la productividad de los programadores.

Complejidad.

Mejora el mantenimiento de los programas.

Costo.

Seguridad. Requerimientos adicionales del equipo.

Balance de requerimientos de conflictos.

Complejo al recuperar los datos.

¿Que es Access?

Es un sistema de administración de base de datos relacionales, diseñado especialmente para ser utilizado bajo Windows.

Un sistema de administración de base de datos relacionales es un instrumentó que nos permite ingresar, recuperar y manejar la información contenida en la base de datos.

¿Que es una tabla y una tabla de registros? Es un conjunto de registros referentes a una categoría determinada de

información. Por ejemplo, una tabla podría ser una lista de alumnos, de clientes, de autos, de pedidos, un inventario de artículos, entre otras mil cosas mas.

Los datos de la tabla se representan con columnas (llamadas campos) y con renglones (llamados registros) que reúne la información de un elemento de la tabla. Camp

o

Tabla.

Registros.

¿Que es un campo?

Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas.

Barra de titulo.

Barra de herramientas de acceso rápido.

Panel de navegación.

Botón de minimizar cinta de opciones.

Cinta de opciones.

Ayuda. Minimiz

ar.Tamaño.

Cerrar.

Barra de estado.

Pantalla inicial de Access

Tipos de campo

Valor Tipo de dato

Texto Son combinaciones tanto testo como numero.

Memo Es de texto extenso o igualmente combinación extensa.

Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.

Moneda Valores monetarios que contienen entra uno y cuatro decimales.

Auto numeración

Números sucesivos únicos.

Si/No Contienen uno de entre dos valores.

Objeto OLE Objeto vinculado o incrustado en una tabla.

Asistente para búsquedas

Crear un campo que permite elegir un valor o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como textos y utilizada como dirección de hipervínculo.

¿Que es un campo llave y uno no llave?

• Un campo llave o combinación de campos que identifican singularmente cada registro de una tabla. Es el índice principal de la tabla y se usa para asociar datos entre tablas. Aunque no se requiere, su uso es altamente recomendado. Acelera la recuperación de los datos y permite definir relaciones predeterminadas entre tablas. Si una tabla no incluye un campo clave principal obvio, es factible que Access asocie un numero único a cada registro.

Tipos de relaciones entre tablas.

Relación de uno a varios (1,n). Se crea una relación de uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal. Esta relación es la más común. Cada registro de una tabla puede estar enlazado con varios registros de una segunda tabla, pero cada registro de la segunda sólo puede estar enlazado con un único registro de la primera.

 Relación de uno a uno (1,1). Se creará una relación de este tipo si ambos campos relacionados son claves principales. En este tipo de relación, un registro de la tabla uno sólo puede estar relacionado con un único registro de la tabla dos y viceversa. No es muy usada.

 Relación de varios a varios (n,m). En este caso, ninguno de los campos relacionados son claves principales. Cada registro de la primera tabla puede estar enlazado con varios registros de la segunda y viceversa. Este tipo de relación implica la repetición de los campos de cada tabla; esto es lo que Access pretende evitar. Para establecer relaciones de este tipo, es necesario crear una tabla intermedia que esté relacionada con las dos de uno a varios.

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Relaciones entre tablas.

Uno a uno

Uno a varios

¿Qué es un formulario y como hacer uno? • Un formulario es un diseño mes conveniente para

introducir, cambiar y ver los registros en una base de datos.

• En un formulario en Access es factible incluir listas de valores seleccionables, usar colores para resaltar los datos importantes o presentar mensajes que indiquen cuando se ha introducido un valor correcto, entre otras múltiples cosas.

siguiente

Lo primero que se debe hacer para crear un asistente para formularios es: Ir a la cinta de opciones y darle clic en crear he ir hacia el icono

Asistente para formularios. Luego aparecerá un cuadro que será de esta forma:

Tendrás que darle clic al icono seleccionar todos campos.

Después darle siguiente.

siguiente

Luego tendrás que escoger una distribución que en este caso será justificado.

Luego te pedirá el titulo y como lo deseas abrir en este caso le dejamos el mismo titulo y lo abriremos en forma para modificarlo.

Y le daremos finalizar.siguiente

Así se vería el formulario terminado.

¿Qué es un informe y como hacerlo?

• Es información organizada, según el criterio que hayamos elegido: impresa o visualizada en pantalla. Se puede usar un informe para agrupar registros de un diseño personalizado. La variedad de formas en que se puede presentarse la información, citaremos por ejemplo: Lista de precios , etiquetas, facturas, informes con totales y subtotales, inventarios, correspondencia personalizada,etc.

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Ejemplo de un informe

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Para crear un informe se debe de dar clic a esta icono

Se aparecerá este cuadro Dónde solo se selecciono el campo

de películas.

Y le daremos siguiente

En este no pondremos nada.

siguiente

Aquí en distribución le pondremos tubular y orientación horizontal.

Y le daremos siguiente.

Aquí pondrás el titulo y como deseos la vista del informe.

Y por ultimo le darás finalizar.

Publicaciones eléctricas (Publisher)• ¿Qué es Publisher?

• Ventajas y desventajas de Publisher.

• Plantillas de Publisher.

• Folleto.

• Libreta de direcciones.

• Calendario.

• Currículo.

¿Qué es Publisher?

• Está diseñado para ayudar a las empresas a crear publicaciones internas profesionales de forma rápida y personalizada. Con Publisher, puede crear, diseñar y publicar materiales profesionales de marketing y comunicación para imprimir, enviar por correo electrónico y publicar en Web.

Publisher.

Ventajas.• Basta con haber usado antes Word,

Microsoft PowerPoint u otros programas Office para que los usuarios aprendan rápidamente a manejarse con Publisher y a emplear la herramienta Office adecuada para cada tarea 

• Ahorrar tiempo al volver a usar el trabajo.  

• Crear publicaciones personalizadas a partir de una base de datos.  

Desventajas.• Compenetración con otros programas del

mercado.  

• No es profesional, y no puede compararse con el resultado del trabajo de un experto en diseño grafico que use programas como Photoshop y Corel...pero esta bastante bien para el usuario común. 

• Ocupa bastante para ser un programa tan simple.

Plantillas de Publisher.

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