ÁREA: ADMINISTRACIÓN -...

ÁREA: ADMINISTRACIÓNFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

COMPLEXIVOS 2015

Coordinador: Ing. Javier Cuestas

[email protected]

ESTRUCTURA DEL ÁREA DE

ADMINISTRACIÓN

1. Fundamentos de Administración

2. La Organización

3. El Proceso Administrativo

4. Pensamiento Estratégico

5. Proyectos


a) Historia de la administración

Origen etimológico e histórico

Tiempos antiguos

Feudalismo y Mercantilismo

La revolución industrial y la

administración


d) Principios de Administración y gestión

Definiciones modernas sobre Administración

Empresarios, emprendedores eintraempresarios

Relaciones de la Administración con otrasciencias

Diferencias y similitudes entre laadministración privada y la administraciónpública


b) Escuelas de pensamiento administrativo

Escuela clásica de la administración: autores y aportes

Taylor, y sus seguidores

Fayol

Escuela de Recursos Humanos: autores y aportes

Mayo y los estudios de Hawthorne

Munsterberg

Barnard


c) Teorías de la

administración

Weber y la Teoría

Burocrática

Las funciones de la gerencia

Administrador vs gestor


Bibliografía de Referencia:

Robbins, S. (2002) Fundamentos de Administración. Prentice Hall

Cardona, Carlos. (2002). Fundamentos de Administración. ECOE Ediciones

2. LA ORGANIZACIÓN

a) Teorías de la Organización

Definición de teoría

organizacional

Distinción versus cultura

organizacional, comportamiento

organizacional y desarrollo

organizacional

2. LA ORGANIZACIÓN

b) Diseño de organizaciones

Partes básicas de laorganización

Configuraciones e impulsosbásicos de la organización

Criterios fundamentalespara preparar organigramas

Diseños organizacionalescomunes

2. LA ORGANIZACIÓN

c) Desarrollo

organizacional (DO)

Técnicas o intervenciones

del DO para efectuar un

cambio

2. LA ORGANIZACIÓN

d) Distribución del espacio

de trabajo

Opciones del rediseño del

trabajo

Técnicas auxiliares para

estudiar la distribución del

espacio

Variables del ambiente físico

2. LA ORGANIZACIÓN

e) Formas y Formularios

Enfoques de la gestión

documental

Ventajas y desventajas del

enfoque digital

2. LA ORGANIZACIÓN


Benjamín, F. y Fincowsky (2009/2014) Organización de Empresas. México:McGrawHill

Robbins, S. (2004) Comportamiento Organizacional. México: Pearson

Mintzberg, H., Quinn, J., y Voyer J. (1997) El proceso estratégico. México:Person

Jones, G. (2008). Teoría Organizacional. México: Pearson

3. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

a) Planificación

Qué es planificación?

Modelo racional para la toma

de decisiones


b) Organización

Qué significa el proceso

de organización?

Autoridad

Delegación: ventajas y

barreras


c) Dirección

Jerarquía de necesidades

Estilos del liderazgo basados

en el uso de la autoridad

Equipos de alto desempeño

Flujo de la comunicación en

la organización


d) Control

Pasos básicos del proceso de control

Por qué se requiere el control?

Qué caracteriza a una auditorías Internas y Externas


e) Herramientas de gestiónadministrativa

Qué es una herramienta de gestión

Identificación clara deherramientas de gestión como:

Planificación estratégica, mapade procesos, flujogramas,estados financieros,proyecciones de ventas, etc.



Stoner, Freeman, Gilbert (1996) Administración. México: Pearson

Koontz y Werhrich (1998) Administración: Una perspectiva global. México:

McGrawHill


a) Principios de la estrategia

b) El proceso de administración estratégica

c) Herramientas analíticas para la formulación de

la estrategia

d) Planes estratégico y planes operativos

e) Sistemas de control estratégico


a) Principios de la estrategia

Qué es la estrategia?

Qué es estrategia competitiva?

Qué es una ventaja competitiva?

Tipos de estrategias


b) El proceso de administraciónestratégica

Direccionamiento estratégico: misión,visión, valores

Análisis ambiental: macro y microentorno

Factores Macroambientales

Diamante de Porter: fuerzas, barreras,rivalidad, influencia entre factores

Análisis Interno


c) Herramientas analíticas para la

formulación de la estrategia

Matriz EFE y EfI

Matriz FODA

Matriz BCG, PEYEA, IE

Cadena de Valor


d) Planes estratégico y planes

operativos

Qué es un plan

Qué es un plan estratégico

Qué es un plan operativo

Diferencias entre los tipos de

planes


e) Sistemas de control estratégico

Proceso de controlestratégico

Qué es el Cuadro de Mando Integral

Perspectivas del Cuadro de Mando Integral


Dixit, A. y Nalebuff, B. (2008) The art of strategy. Norton & Company.

Thompson, P y Gamble. S. (2012) Administración Estratégica. México DF: McGrawHIll.

David, F. (2013) Conceptos de Administración Estratégica. México: Pearson

Porter, M. (1980) Ventaja Competitiva. Free Press

Hill, Ch y Jones, G. (2009) Administración Estratégica. 8va Edición. McGrawHill.

Kaplan, R. (2008) Fundamentos conceptuales del Balance ScoreCard. Handbooks ofmanagement.

5. Proyectos

Elementos conceptuales de un proyecto

Análisis en los proyectos

Matriz de Marco Lógico

Estructura general para la presentación de proyectos

Estudios en los proyectos

Indicadores de viabilidad financiera

El inicio de un proyecto

Planeación, ejecución y control del proyecto

Proyectos

Preparado por: Roberto Alcívar

[email protected]

Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo para lograr un

objetivo específico a través de un conjunto

único de tareas interrelacionadas y la

utilización eficaz de los recursos.

“Un esfuerzo temporal para crear un producto,

servicio o resultado único” (PMI)

Atributos de los proyectos

Tiene un objetivo bien definido

Se lleva a cabo a través de una serie

de tareas independientes

Utiliza diversos recursos para

llevar a cabo las tareas

Puede ser una tarea única o de

una sola vez

Tiene un plazo determinado, o

duración de la vida del tiempo

Tiene un cliente

Implica un cierto grado de

incertidumbre

Factores para la ejecución exitosa de proyectos

El logro exitoso de los objetivos del proyecto es por lo general limitado por:

Alcance

Costo

Cronograma

Satisfacción del cliente

Ciclo de vida-esfuerzo de los proyectos Es

fue

rzo

Identificar necesidad

Desarrollar una solución

Realizar el proyecto

Terminar el proyecto

Tiempo-costo-influencia

Etapas de un proyecto

• Idea • Preinversión

– Perfil – Prefactibilidad – Factibilidad – Evaluación final y decisión de inversión

• Inversión – Estudios técnicos detallados, contratos, financiación – Programa detallado para la ejecución del proyecto – Construcción – Iniciación de actividades

• Operación

Esquema para la elaboración de un proyecto

• Varía según la organización que lo elabora o a la que se presenta el proyecto. Por ejemplo:

Formato para la presentación de perfiles de proyecto - SENPLADES

1. Nombre del proyecto 2. Localización geográfica 3. Análisis de la situación actual (diagnóstico) 4. Antecedentes 5. Justificación 6. Proyectos relacionados y / o complementarios 7. Objetivos 8. Metas 9. Actividades 10. Cronograma valorado de actividades 11. Duración del proyecto y vida útil 12. Beneficiarios 13. Indicadores de resultados alcanzados: cualitativos y cuantitativos 14. Impacto ambiental 15. Autogestión y sostenibilidad 16. Marco institucional 17. Financiamiento del proyecto 18. Anexos

Ejemplo de un esquema para la elaboración de un proyecto social

1. Denominación o título 2. Caracterización del proyecto:

a) Identificación. b) Justificación. c) Marco institucional, social y teórico. d) Finalidad. e) Objetivos, propósitos, logros, metas. f) Destinatarios. g) Productos, resultados y efectos. h) Cobertura y contexto físico espacial.

3. Régimen operacional. 4. Instrumentos, métodos, técnicas y modalidades de operación. 5. Cronología. 6. Recursos y costos de ejecución. 7. Administración. 8. Indicadores de evaluación. (Cerda Gutiérrez, Hugo. Cómo elaborar proyectos: diseño, ejecución y evaluación de proyectos sociales y educativos , 3ed. Santa Fe de Bogotá: Cooperativa Editorial Magisterio, 1997.)

Metodología de Marco Lógico *

*BID, 2004, El Marco Lógico para el Diseño de Proyectos

El Sistema de Marco Lógico

El Sistema de Marco Lógico

1. Herramientas de Diagnóstico: – análisis de involucrados

– análisis de problemas

2. Herramientas de Identificación: – análisis de objetivos

– análisis de alternativas

3. La Matriz de Marco Lógico (MML) de un Proyecto: – selecciona una estrategia

– alcance de la responsabilidad del gerente del proyecto

4. La Matriz de Marco Lógico (MML) de un Programa

Un encuentro de dos mundos

Formulación Gerencia

Enfoque de marco lógico

• El Sistema Marco Lógico-SML- desarrollado por la Agencia para el desarrollo Internacional de Estados Unidos – USAID – a fines de los años 60 y principios de los 70

• Principios años 80 la GTZ (Agencia de Cooperación Técnica Alemana)

Enfoque de Marco Lógico

Fin

Propósito

Componentes

Actividades

Matriz de Marco Lógico (MML)

Análisis de problemas

1.

2.

Análisis de Objetivos

3.

Opción 1

Opción 2

Análisis de Alternativas

4.

Cuadro de involucrados

1. Análisis de involucrados

Cuadro de Involucrados de cinco columnas y una fila para cada grupo, en el cual consignamos toda la información requerida así:

Grupo Interés Problemas

Percibidos Recursos Mandatos

2. Análisis de problemas

Síntomas

Causas

Árbol de Problemas

Problema: El resultado No deseado de una tarea.

EFECTOS

PROBLEMA CENTRAL

CAUSAS Lluvia de ideas

Problema central

Efectos

Causas

Efectos Efectos

Causas Causas

3. Análisis de Objetivos

En el análisis de objetivos permite describir una situación que podría existir después de resolver los problemas

Muestra que un “objetivo central” (prioritario) se puede lograr a través de un enfoque en sus causas

A su vez, su logro redundará en unos beneficios (“efectos”)

FINES

RESULTADOS ESPERADOS

MEDIOS

Objetivo del proyecto

Resultados

Actividades

Objetivo de desarrollo


La Matriz de Marco Lógico permite darle estructura al proceso de planificación y comunicar la información esencial sobre un proyecto. Es una herramienta para la conceptualización, el diseño, la ejecución, el seguimiento del desempeño y la evaluación de proyectos


Fin

Propósito

Componentes/resultados

Actividades

Objetivo de desarrollo

Objetivo del proyecto

Resumen de objetivos

Indicadores Medios de verificación

Supuesto


LÓGICA VERTICAL

• Fin

• Propósito

• Resultados

• Actividades

LÓGICA HORIZONTAL

• Metas

• Plazo de Entrega

• Indicadores

• Fuentes de Verificación

• Factores Externos

EVALUACIÓN DE PROYECTOS

Evaluación de proyectos

Estudio de un proyecto

Juicio preliminar

Se somete a evaluación

Optimización de recursos

Varias opciones

Más conveniente

No hacer nada

La evaluación de un proyecto debe ser (Cerda Gutiérrez, Hugo. Cómo elaborar proyectos: diseño, ejecución y evaluación de proyectos sociales y educativos , 3ed. Santa Fe de Bogotá: Cooperativa

Editorial Magisterio, 1997.)

Integral

Formativa (perfecciona)

Continua (todo el proceso)

Recurrente (feed-back)

Criterio (ilumina el proceso)

Decisorio

Cooperativo

(afecta conjunto usuarios)

Condiciones de la evaluación

Utilidad

Viabilidad o factibilidad

Precisión Transparencia

Legitimidad

Puntos centrales de una evaluación

Antecedentes Objetivos Metodología Programación de actividades Estudio de mercado Estudio técnico Estudio organizacional Estudio legal Estudio Financiero Estudio social Estudio ambiental

Consideraciones en la evaluación de proyectos

Medición de la rentabilidad Entorno

Uso de Matemática Financiera

VAN>0 y TIR>0 La rentabilidad es superior a la exigida después de recuperar toda la inversión.

VAN=0 y TIR>0 La rentabilidad es igual a la exigida después de recuperar toda la inversión.

VAN<0 y TIR>0 La rentabilidad es inferior a la exigida después de recuperar toda la inversión.

VAN<0 y TIR=0 La rentabilidad es 0, pero se recupera toda la inversión.

VAN<0 y TIR<0 La rentabilidad es 0 y no se recupera toda o parte de la inversión.

Indicadores de Viabilidad financiera

• Valor futuro • Valor presente • Tasa de interés nominal, periódica, efectiva, • Valoración de anualidades, • Tabla de amortización, • Presupuesto de inversión, • Presupuesto de operación, • Construcción de flujo de fondos neto, • Tasa de descuento, • Valor presente neto, • Tasa interna de retorno

Viabilidad de un proyecto

Viabilidad de un proyecto

¿ Se recomienda

la aprobación de un

proyecto de inversión?

Viabilidad técnica

Viabilidad legal

Viabilidad económica

Viabilidad política

Viabilidad gerencial

Viabilidad técnica

¿Es posible física o materialmente hacer el proyecto?

Establecida por técnicos especialistas

Viabilidad legal

¿Existen trabas legales para la instalación y operación del proyecto?

¿Cuáles son las restricciones legales que enfrenta el proyecto?

Se la puede evaluar mediante investigación exploratoria.

Viabilidad económica

Comparación de los beneficios y costos estimados de un proyecto.

Se la puede analizar en tres niveles: perfil, prefactibilidad, factibilidad.

Viabilidad política

Corresponde a la intencionalidad, de quien debe decidir, de querer o no implementar un proyecto independientemente de su rentabilidad.

Política nacional, Cambio de la Matriz Productiva. Apoyo y financiamiento de industrias estratégicas

Viabilidad política Industrias estratégicas

Industria Posibles bienes o servicios Proyectos

1) Refinería Metano, butano, propano, gasolina, queroseno, gasoil

Proyecto Refinería del Pacífico

2) Astilleros Construcción y reparación de barcos, servicios asociados

Proyecto de implementación de astilleros en Posorja

3) Petroquímica Urea, pesticidas, herbicidas, fertilizantes, foliares, plásticos, fibras sintéticas, resinas

Estudios par ala producción de urea y fertilizantes nitrogenados Planta Petroquímica Básica

4) Metalurgia (cobre)

Cables eléctricos, tubos, laminación

Sistema para la automatización de actividades de catastro, seguimiento y control minero, seguimiento, control y fiscalización de labores a gran escala.

5) Siderúrgica Planos, largos Mapeo geológico a nivel nacional a escala 1:100.000 y 1:50:000 para las zonas de mayor potencial geológico minero

Fuente: Senplades

Viabilidad gerencial

La profundización de estudios

Perfil de proyecto: Se determina si existen antecedentes que justifiquen abandonar el

proyecto sin efectuar gastos futuros en estudios que buscan mayor y mejor profundidad.

Prefactibilidad y factibilidad: proyectan los costos y beneficios del proyecto a lo largo del

tiempo y los expresan mediante un flujo de caja estructurado en función de criterios establecidos.

Diversidad de variables que debe considerar el evaluador del proyecto

• Estudio de mercado, distintos mercados, variaciones en precios, mercado de insumos, competidores.

• Mercado de consumidores, estimación de la demanda, uso de métodos estadísticos.

• Estrategia comercial para el proyecto, barreras de entrada, influencia de envases, calidad de producto, la marca, precio, la distribución, las promociones.

• Influencia de estudios técnicos, inversiones en obra física, equipamiento, costos de operación, costo de talento humano.

• Optimización del proyecto, costos de oportunidad de la inversión, el tamaño óptimo, la localización, el financiamiento.

Diversidad de variables que debe considerar el evaluador del proyecto

• Estudio organizacional, inversiones en gastos de organización, en diseño de sistemas, tecnología administrativa, talento humano.

• Inversiones durante la operación del proyecto, imagen corporativa, en estudios, en gastos previos a la puesta en marcha, calendario de inversiones, en capital de trabajo, la inclusión del IVA.

• Beneficios del proyecto, ingresos, desechos utilizables, beneficios tributarios.

• Proyectar el flujo de caja, flujo de caja para medir la capacidad de pago del proyecto.

• Tasas de interés. • Opciones para medir la rentabilidad, VAN, TIR, periodo de

recuperación, razón beneficio/costo, • Etc…

¿Metodología general de análisis?

• La posibilidad de hacer una predicción exacta es casi nula.

• Un estudio de viabilidad permite precisar una serie de costos y beneficios difíciles de visualizar sin realizar un estudio sistemático de todas las variables relevantes de un proyecto.

• Hacer un estudio de viabilidad posibilita que la incertidumbre se reduzca.

Estudio EX POST

• Cuando el proyecto haya funcionado muchos años como empresa se podrá apreciar la efectividad del trabajo del evaluador.

• Busca determinar la rentabilidad efectiva de una

inversión ya realizada. • Resultados con fines de medir la efectividad de la

metodología empleada en las predicciones realizadas durante el estudio de viabilidad.

Un proyecto debe ser la mejor adivinación que

podamos hacer acerca del futuro de una empresa que

todavía no se ha creado.

GESTIÓN DE PROYECTOS

La solicitud del usuario

Lo que entendió el líder del proyecto

El diseño del analista de sistemas

El enfoque del programador

La descripción del consultor

La documentación del proyecto

La instalación en producción

El presupuesto del proyecto

El soporte operativo

Lo que el usuario realmente necesita

Planificar el trabajo y entonces trabajar en el plan

¿Qué buscamos con la gestión de proyectos?

Tiempo

Presupuesto

Alcance

Calidad

Gestión de Proyectos

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un

proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

Plan de gestión de proyectos

1. Definir claramente los objetivos del proyecto.

2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en grandes "piezas", o paquetes de trabajo, incluye la estructura de distribución de trabajo (EDT).

3. Definir las actividades específicas que deban llevarse a cabo para cada paquete de trabajo con el fin de lograr los objetivos del proyecto.

Estructura de división del trabajo (EDT)

• Es una descomposición jerárquica, concebida en función de los entregables del alcance del proyecto en paquetes de trabajo que producen los entregables del proyecto.


• El documento de alcance del proyecto global es la base para la creación de EDT.

• Establece cómo se hará el trabajo.


• Es un árbol jerárquico de entregables o elementos finales que el equipo del proyecto o el contratista realizará o producirá durante el proyecto.

• La EDT subdivide el proyecto en piezas más pequeñas llamadas elementos de trabajo.


• El elemento de trabajo con el nivel inferior en cualquiera de las ramas se llama paquete de trabajo.

• La EDT puede crearse utilizando un formato de gráfico o una lista estructurada.


• La EDT debe descomponerse hasta un nivel que identifique los paquetes de trabajo individuales para cada entregable específico usado en el documento de alcance del proyecto.

Estructura de división del trabajo para el proyecto del festival

Estructura de división del trabajo para un proyecto de estudio del mercado de consumo

Criterios para EDT

• El nivel en que se produce un entregable específico.

• El nivel en que existe un alto nivel de confianza en que todas las actividades que deben realizarse.

Criterios para EDT

• El nivel en que se puede asignar a una sola organización o persona la responsabilidad por los resultados.

• El nivel al que el gerente del proyecto quiere monitorear y controlar el presupuesto.

EDT para el proyecto de estudio del mercado de consumo


4. Gráficamente retratar las actividades en la forma de un diagrama de red.

5. Haga una estimación de tiempo para el tiempo que se tardará en completar cada actividad.

6. Hacer una estimación de costos para cada actividad.

Definición de las actividades

• Cuando todas las actividades específicas se han definido para cada uno de los paquetes de trabajo, deben incluirse en una lista de actividades completa.


• Crear un diagrama de red que muestre la secuencia apropiada y defina relaciones de dependencia que indiquen cómo se deben realizar las actividades para lograr el alcance del trabajo y producir los entregables de todo el proyecto.


• Es posible que al inicio del proyecto no se definan todas las actividades específicas.

La secuencia de las actividades

• Un diagrama de red define la secuencia en que se realizará las actividades.

• Es una herramienta que permite acomodar las actividades específicas en el orden apropiado y establecer sus relaciones de dependencia.

La secuencia de las actividades

• Técnicas de planeación de red:

– Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT); y,

– Método de la Ruta Crítica (CPM)

Diagrama de red para el estudio del mercado de consumo

Proyecto del sistema de informes basado en la Web

Principios de red

• Cada actividad se representa por medio de un cuadro en el diagrama de red, y la descripción de las actividades se escribe dentro del cuadro.

• La actividad consume tiempo, y su descripción comienza con un verbo.

Principios de red

• Cada actividad se representa por medio de un cuadro.

• A cada cuadro se le asigna un número de actividad único.

Principios de red

• Se vinculan en una secuencia lógica para mostrar cuáles actividades deben completarse antes de que otras puedan comenzar.

• Las flechas indican la dirección de la dependencia.

Principios de red

• Una actividad no puede comenzar sino hasta que todas las actividades que la preceden y están vinculadas a ella por medio de flechas se hayan terminado.

Principios de red

• Actividades en una secuencia serial:

Principios de red • Actividades de manera simultanea:

Principios de red • Relación ilógica entre las actividades conocida como ciclo:

Actividades realizadas en serie

Actividades realizadas simultáneamente

Escalonamiento

Lista de actividades y sus predecesores inmediatos


7. Calcule un calendario del proyecto y presupuesto para determinar si el proyecto puede ser completado dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados, y con los recursos disponibles.

Programa para el proyecto de estudio del mercado de consumo, que muestra los valores de la holgura total

Curva del costo acumulado presupuestado para el proyecto de la máquina empacadora

Identificación de las necesidades

Desarrollo de una propuesta

• Identificación de un proyecto

• Preparación de una solicitud de propuesta

– Declaración de trabajo, el alcance del proyecto

– Especificaciones y atributos

– Los productos que se espera obtener

• Selección del contratista

– Presentación de propuestas

– Evaluación de propuestas

Evaluación de la propuesta de trabajo

Criterio de evaluación

Peso A Calificación B Puntos AxB Comentarios

1. Alcance 30 4 120 Poco profunda descripción de la metodología

2. Experiencia 30 3 90 Poca experiencia con empresas manufactureras

3. Precio 30 9 270 El precio es bajo y está respaldado con detalles

4. Cronograma 10 5 50 El cronograma es demasiado optimista

Total 100 XXXXXX 530

Ejecución del proyecto

• Planear en detalle el proyecto

– Tareas, presupuesto, cronograma

– <<Plan de gestión>>

– Identificar los riesgos, evaluarlos, planearlos

• Implementar el plan

• Controlar el proyecto

– Desarrollar un proceso de control

Matriz de evaluación de riesgos

Riesgo Consecuencia Probabilidad de

ocurrencia (B, M,

A)

Impacto (B, M, A)

Acciones Responsable Plan

Lluvia el día del evento

Baja asistencia Perdidas financieras

M A Revisar el pronostico del tiempo dos días antes del evento

Laura Reservar un espacio interior Reclutar más voluntarios para arreglar el local Desarrollar un plan detallado

Finalizar el proyecto y evaluarlo

Gráfica de barras para el proyecto de estudio del mercado de consumo

Bibliografía Básica

• BID (2004). El Marco Lógico para Proyectos

• Sapag Nassir (2011). Proyectos de Inversión Formulación y Evaluación. Pearson. Segunda Edición. Chile.

• Guido, Clements (2012). Administración Exitosa de Proyectos. Cengage Learning. Quinta edición. México.

ÁREA: ADMINISTRACIÓN -...

Documents

Transcript of ÁREA: ADMINISTRACIÓN -...