25

Revi

sta

Univ

ersid

ad d

e So

nora

Actualmente las organizaciones se encuentran inmersas en un ambiente de cambios constantes y altos niveles de com-petitividad; muchas empresas desaparecen mientras que otras permanecen en el mercado y son exitosas. Una de las razo-nes que hacen que las empresas sigan vigentes y progresando constantemente, es que cuentan con empleados con amplio conocimiento y experiencia en las actividades que desarrollan. Por eso, algunas organizaciones emprenden programas de ges-tin de conocimiento; sin embargo, es comn que no sepan qu activos de conocimiento son importantes, y en lugar de tomar decisiones acertadas sobre los que necesitan gestionar, intentan abarcarlo todo, sea importante o no. El objetivo del presente artculo es destacar la importancia de la auditora del conocimiento en las organizaciones, las ventajas y algunas de las herramientas de apoyo para realizarla, con el fin de que estn en condiciones de gestionar adecuadamente su conoci-miento.

Auditora del conocimiento

La auditora del conocimiento constituye la base para el anlisis inicial en la definicin de una estrategia a lo largo y ancho de la empresa en materia de gestin del conocimiento; permite

Alonso Prez Soltero*

La auditora del conocimiento en las organizaciones

identificar soluciones relevantes a la fuerza de trabajo de la organizacin. La auditora, en s misma, consiste en un proceso de identificacin del conocimiento que la direc-cin considera crtico para el xito del negocio, y luego estudia la audiencia para asegurarse de que se ha identi-ficado cualquier vaco o redundancia de conocimiento1. La auditora es la primera y la ms importante etapa de una iniciativa de gestin de conocimiento, examina los recursos de conocimiento y su uso, cmo y por qu se adquiere, accede, disemina y comparte2.

La auditora del conocimiento es el proceso mediante el cual se realiza un diagnstico en una organizacin para precisar qu conocimiento existe, quin lo posee, cmo se crea, dnde se almacena, cmo fluye entre sus miem-bros y cmo se utiliza; es decir, hace un estudio del cono-cimiento organizacional y de cmo se gestiona3. Algunas de las preguntas que debe resolver la auditora son: Qu conocimiento necesita la organizacin para apoyar su ne-gocio? Dnde est el conocimiento en la organizacin? Cmo se captura, almacena e intercambia el conocimien-to? Cmo se ha hecho visible? Cmo lo mantienen actua-lizado? Cmo es definido en la organizacin?4.

* Doctor en Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones por la Universidad de Murcia, Espaa. Maestro de Tiempo Completo del Departamento de Ingeniera Industrial de la Universidad de Sonora. Miembro del Sistema Nacional de Investigadores. aperez@industrial.uson.mx

Benj

amn

Ros

ales

, Aut

orre

trato

con

gorr

a ita

liana

y pi

pa (c

on b

icicle

ta a

l fon

do),

Tint

a s/p

apel

, 200

5

26

Ruta

Crt

ica

Resultados y beneficios de la auditora del conoci-miento

La auditora deber tener un impacto significativo en el desa-rrollo de una estrategia de gestin de conocimiento a lo lar-go de la organizacin si se ha realizado bien, pero no es el nico resultado. A continuacin se muestran otros beneficios apuntados por las personas que se vieron involucradas en una auditora de conocimiento:

Mejor las entrevistas de induccin, ayud al entrenamien-to y capacitacin, afin las relaciones de trabajo entre los inte-grantes de la organizacin, cambi el ambiente organizacional (para bien), mejor la utilizacin de los productos de informa-cin interna y externa as como la recuperacin de informacin, se enfatiz y elev la calidad y consistencia de la informacin, agiliz los procesos y flujos de trabajo, cambi para bien los servicios de entrega al cliente5.

Un resultado esencial del proceso de auditora de conoci-miento es el mapa del conocimiento, que provee informacin detallada para mejorar los procesos organizacionales y de ne-gocio6. Adems de los beneficios tangibles y de medicin de la gestin del conocimiento, hay que agregar los siguientes: Proporciona evidencia cientfica para determinar si el valor potencial del conocimiento organizacional se est maximi-zando. Ofrece una evidencia y contabilidad formalizada del conoci-miento que posee la organizacin y de cmo se mueve a travs de la compaa. Permite hacer un mapa y flujo del conocimiento interno y ex-terno, adems de las redes de comunicacin formal e informal. Esto facilita la identificacin de las ineficacias reflejadas al du-plicar esfuerzos, huecos de conocimiento y cuellos de botella en el flujo del conocimiento.

Ayuda a la compaa a identificar y a planear el conocimiento que se requiere para apoyar sus metas, tareas y actividades. Ofrece la medicin y valoracin de la eficacia de sus capaci-dades de conocimiento corporativo y sus competencias fuera de la compaa, en particular relativo a clientes, socios e inclu-so competidores. Facilita que las iniciativas de gestin de conocimiento sean ms eficientes y eficaces. Produce indicadores independientes y objetivos basados en valores de conocimiento, que se pueden utilizar para planificar e implementar proyectos de gestin de conocimiento, adems de la medicin del xito o fracaso de los mismos.

Herramientas de apoyo para la auditora del conoci-miento

Existen diversas herramientas de apoyo para realizar una audi-tora del conocimiento dentro de una organizacin. Algunas de ellas son el inventario, los flujos y el mapa del conocimiento, los cuales se describen a continuacin.

Inventario del conocimiento

El inventario del conocimiento consiste en la identificacin sis-temtica del conocimiento de una organizacin. Al ser ste a menudo tcito, el inventario generalmente est formado por apuntadores a las personas en lugar de por el conocimiento mismo. Un repositorio de conocimiento proporciona el medio para capturar el conocimiento explcito (y a veces tcito) para un acceso que no sea en tiempo real7.

El inventario es uno de los ms importantes elementos para una gestin del conocimiento efectiva y consiste en tener una foto del conocimiento existente en la organizacin. Es

La a

udito

ra es

la p

rimer

a y l

a m

s

impo

rtan

te et

apa

de u

na in

iciat

iva

de g

esti

n de

cono

cimien

to, e

xam

ina

los r

ecur

sos d

e co

nocim

iento

y su

uso

, cm

o y p

or q

u se

ad

quier

e, ac

cede

, dise

min

a y c

ompa

rte.

Benj

amn

Ros

ales

, Aut

orre

trato

con

bufa

nda

y abr

igo,

Tin

ta s/

pape

l, 20

05

27

Revi

sta

Univ

ersid

ad d

e So

nora

una forma de encontrar respuestas a pre-guntas como: Qu conocimiento exis-te?, cul se utiliza?, dnde se utiliza?, cundo?, qu rol organizacional pro-porciona? El qu se responde identifi-cando los procesos de negocio; el cul se refiere a los activos de conocimiento que contribuyen al xito en la ejecucin de los procesos; el dnde y cundo se capturan por los descriptores de tiempo y localizacin de un activo de conocimien-to, y el qu rol organizacional se refie-re a los roles abstractos que participan en los procesos en una organizacin.

Estos roles pueden llevarse a cabo por diferentes agentes. Ante todo, una de las tareas que se tiene que atender es la identificacin de los activos de cono-cimiento. No es una tarea fcil, porque como se ha mencionado, esos activos son raras veces visibles de inmediato. Se requiere la seleccin de un nivel de descripcin apropiado para el activo de conocimiento.

Flujos del conocimiento

El objetivo primario del flujo es permitir la transferencia de capacidad y experien-cia de donde se encuentra hacia donde se necesita a travs del tiempo, el espacio y su distribucin geogrfica. El problema es que el conocimiento no est uniforme-mente distribuido dentro de la empresa. Cuanto ms grande, ms geogrficamen-te distribuido y ms crtico sea el factor tiempo en una empresa, ms depender de un flujo de conocimiento eficaz que la organizacin tenga xito8. El trmino

flujo de conocimiento, pues, se refiere al conocimiento que es transferido de una persona o lugar, a otro. El receptor lo re-laciona con su propio modelo mental y crea su propia interpretacin del conoci-miento original que ha recibido9.

En el anlisis de redes sociales (SNA: Social Network Analysis) el flujo es una herramienta emergente y muy til para identificar el capital social. En una red humana (social), un nodo es una persona y un arco indica que existe una relacin. La relacin puede consistir en alguien que proporciona informacin, sugiere ideas para la solucin de un problema, da consejos para la toma de decisiones, o cualquier otra tarea. La premisa de utili-zar el anlisis de red social para la gestin de conocimiento, consiste simplemente en detectar cmo fluye el conocimiento a lo largo de los caminos existentes en las organizaciones. Las personas se di-rigen a los que conocen y trabajan con ellos. El nivel con el que comparten la in-formacin y conocimiento se basa en el grado de confianza que existe entre ellos y en el grado con el cual la organizacin apoya este tipo de intercambios10.

Mapa del conocimiento

Un mapa identifica fuentes, flujos, res-tricciones y huecos de conocimiento dentro de una organizacin. Es un apo-yo para entender cmo se mueve tanto el conocimiento explcito (codificado) como el tcito, mostrando la importan-cia y las relac