Auditoria Administrativa

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

I. Definiciones de Auditoría administrativa:

I.1 Definiciones de diversos autores

Θ “Es el examen completo y constructivo de la estructura

organizativa de una empresa, institución o departamento

gubernamental o de cualquier otra entidad, así como de sus

métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus

recursos humanos y materiales.”1

Θ “La Auditoria administrativa es la revisión objetiva, metódica y

completa de la satisfacción de los objetivos institucionales; con

base en los niveles jerárquicos de la empresa; en cuanto a su

estructura y la participación individual de los integrantes de la

institución”.2

Θ “La Auditoria administrativa puede definirse como un examen

completo y constructivo de la estructura organizativa de una

empresa, institución o departamento gubernamental; o de

cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de

operación y empleo que dé a sus recursos humanos y

materiales.”3

Θ “Es la técnica de control administrativo que examina-

sistemática e integralmente- el grado de eficiencia en la

aplicación del proceso administrativo a las distintas funciones

de una entidad, así como la manera en que esta eficiencia

influye en la efectividad de las mismas.”4

1 José María Melgar Callejas, “Auditoría administrativa una necesidad permanente de la empresa moderna” 2 José Antonio Fernández Arena, “Auditoría”3 William P. Leonard, “Auditoría Administrativa”4 Eduardo Mancillas Pérez, “Auditoría administrativa : un enfoque científico”

UNIVERSIDAD CÉSAR VALLEJO Página 1

Evaluación

Θ “Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o

parcial de una organización con el propósito de conocer su

nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para

innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable.”5

I.2 Definición personal

La Auditoría administrativa es un examen objetivo, sistemático

y profesional de todo o parte del proceso administrativo de una

organización en un período determinado, con el fin de

determinar cuál ha sido su desempeño, poder encontrar las

deficiencias y las oportunidades de mejora para crear una

ventaja competitiva sustentable.

II. Importancia de la auditoría administrativa

En nuestros días las empresas requieren incrementar su

productividad para ser competitivas en este ambiente

globalizado, la Auditoría administrativa es la principal

herramienta de apoyo de la Administración de una empresa en el

camino de la eficiencia, motivo por el cual la Administración

debe ser revisada constantemente para determinar posibles

pérdidas, deficiencias y oportunidades de mejoramiento debido a

que las decisiones tomadas afectan la eficiencia en las funciones

básicas de una empresa.

5 Enrique Benjamín Franklin, “Auditoría administrativa”


Planeación

Obtención de la

Información

Seguimiento

Informe

III. Proceso de la auditoría administrativa

III.1 Planeación

Que es la etapa en la cual se establecen los lineamientos de

carácter general que regularan la aplicación de la auditoria

administrativa para garantizar la cobertura de los factores más

importantes y trascendentes.

III.1.1 Trabajos Preliminares

Tienen como objetivo dejar en claro, tanto al auditor como

al cliente, las razones de la auditoría, las características

básicas del asunto o problema administrativo planteado y

las condiciones y características del trabajo que va a

realizar el auditor.

En consecuencia el auditor deberá informarse en forma

general sobre el rubro de la empresa para conocer

someramente las principales características de la industria

a la que pertenece para comunicarse con mayor facilidad y


Trabajos Preliminares

Diagnóstico Administrativo

Investigación Preliminar

Programa de

Instrumentos para la obtención de datos

Observación Encuesta

Clasificación y análisis de la información

Conclusiones y recomendaciones

Consideraciones generales

Contenido del informe

propiedad desde el principio, pues de ello dependerá la

“personalidad” de la relación que entablará con el cliente.

III.1.2 Diagnóstico administrativo e Investigación

Previa

Debe llevarse a cabo una evaluación panorámica que nos

dará una descripción preliminar y aproximada, sin entrar en

detalle, de la forma como en la empresa o unidad que se va

a auditar se entiende y practica la administración general,

teniendo como marco de referencia la teoría de la ciencia

administrativa.

Θ El diagnóstico administrativo; se llevará a cabo

basándonos en entrevistas, apoyadas en cuestionarios

cerrados a los directivos de la unidad auditada.

Θ La investigación previa; se apoyará

preponderantemente en la observación directa de

instalaciones y operaciones, reforzada con entrevistas de

carácter abierto preferentemente a supervisores.

Se debe elaborar un informe interno del diagnóstico para

los auditores, conteniendo sus impresiones generales sobre

la administración de la organización y las características

generales de ésta para ser utilizado en la definición del

Programa de Auditoría administrativa y prever a su vez el

personal necesario. También se elaborará un informe para

el cliente que contenga lo siguiente:

Situación actual de la administración


Propuestas de cómo la Auditoría administrativa puede

ayudar a la empresa.

Programa general del trabajo de auditoría.

Beneficios previstos.

Honorarios y costos

Condiciones de la prestación del servicio.

III.1.3 Programación de la Auditoría

El programa de Auditoría administrativa, consiste en un

documento guía donde a partir del objetivo de Auditoría

administrativa, se relacionan en forma secuencial las

actividades específicas que los auditores llevarán a cabo

para la obtención de la información, análisis y evaluación,

así como la emisión de las recomendaciones respectivas;

también se señalará las personas que llevarán a cabo cada

actividad, los empleados, los directivos de los distintos

niveles, así como los obreros que como colaboradores o

informantes habrán de participar en dichas actividades.

III.2 Obtención de Información

Se inicia con la ejecución de los programas, el auditor levantará

información con el objeto de examinar y evaluar como se está

aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, cómo y

en qué medida los objetivos, las políticas, los diferentes

procesos que se llevan a cabo en la empresa. Dicha información


debe ser suficiente, confiable, válida y sistemática de tal manera

que le permita llegar a conclusiones y elaborar

recomendaciones con bases sólidas.

Instrumentos para la obtención de datos:

A. La contrastación por observación

Con la observación se obtendrá información que no se

encuentra registrada en ningún tipo de documento, o

cuando queremos corroborar información obtenida por

otro medio, motivo por el cual el auditor debe tener

cuidado de no influir con su observación en el

comportamiento de la persona observada y en caso de una

situación anormal, no debe continuarse con la

observación, hasta que las cosas se normalicen. El auditor

requiere de objetividad y rigurosidad, para no permitir

que sus valores subjetivos influyan.

B. Las contrastaciones por encuesta

a) Cuestionario: El auditor deberá considerar:

Definir el objetivo del cuestionario

Decidir qué información desea, cómo la usará y cómo

se organizarán y analizarán las respuestas.

Diseñar preguntas claras y sencillas, directas y en el

nivel del encuestado.

Usar preferentemente preguntas de respuesta

cerrada o de opción múltiple.

Las preguntas nunca deben incluir la respuesta.

Evitar el uso de palabras que permitan la

interpretación subjetiva.

Dar un orden lógico a las preguntas.


Hacer un buen diseño del formato del cuestionario,

para que invite a su resolución.

En cuanto a su aplicación: a) si se usa una muestra

de la población, ésta debe ser representativa; b)

concientizar al encuestado sobre la importancia de

sus respuestas.

b) Entrevista: Permite ahondar más en la realidad,

obtener además de una respuesta, una opinión sobre

los hechos, ya que las preguntas se complementan y

apoyan unas con otras, y puede esperarse que algunas

respuestas confirmen, corrijan o inclusive contradigan

otras.

c) La contrastación por documentación: Las fuentes

naturales son los archivos, ya sean manuales o

electrónicos

III.3 Evaluación

Es en este momento cuando el auditor pone en juego toda su

capacidad, conocimientos y experiencia, para llegar a hacer las

recomendaciones pertinentes, para lo cual será necesario

predeterminar indicadores que le permitan llevar a cabo una

evaluación ya no sólo cualitativa sino cuantitativamente de las

evidencias y hallazgos encontrados.

III.3.1 Clasificación y análisis de la información

A. Clasificación: Es probable que haya necesidad de hacer

clasificación de datos con la finalidad de trabajarlos

estadísticamente. Entre los criterios utilizados tenemos:


Por período; se podrían clasificar por mes para

apreciarse las tendencias, tasas de variación,

cambios aleatorios, etc.

Por responsabilidades; para poder detectar ciertas

actividades que no corresponden al nivel en que se

encuentran.

Por estructura; Las diferentes funciones básicas de la

empresa, detectando número de empleados,

inversión en instalaciones, etc.

Por factores influyentes; detectando los factores

principales que influyen para que se den los

accidentes en la fábrica entres otros.

B. Análisis de problemas: Se busca analizar causas y

determinar si existe una relación entre ciertos factores y

algunos hechos, para lo cual se debería:

1. Conocer el problema o situación que se analiza.

2. Describir el problema o situación.

3. Descomponerlo en sus elementos con el fin de conocer

todos sus detalles.

4. Comprender y examinar críticamente cada elemento.

5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de

clasificación elegido, hacer comparaciones y buscar

analogías o discrepancias con otros hechos.

6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento,

considerados individualmente y en conjunto, así como

su relación con el medio.

7. Formular un diagnóstico de la situación.


III.3.2 Conclusiones y recomendaciones

A. Las conclusiones; son los juicios sobre la falsedad o

veracidad de las hipótesis utilizadas, tales inferencias se

realizan con base en los datos obtenidos durante la

contrastación de hipótesis.

B. Las recomendaciones; el auditor debe ser consciente

que al emitirlas adquiere una responsabilidad social pues

repercutirán en la empresa y en quienes participan en

ella de manera importante para un mejoramiento en la

administración de la empresa, es la culminación del

trabajo del auditor, aunque posteriormente venga la

implementación, esta probablemente no esté en manos

del auditor, sino en el mismo cliente.

Para elaborar las recomendaciones el auditor deberá

guiarse de lo siguiente:

Utilidad que reporta al cliente.

Sujeción a los objetivos y políticas establecidas.

Requerimientos del cliente.

Recursos disponibles.

Costo de ejecución.

Riesgos probables.

Tiempos de realización.

Desarrollo de la empresa

Condiciones legales.

III.4 Informe

Es un documento importante donde suele reflejarse la calidad y

efectividad con que se llevó a cabo el trabajo de auditoría, por lo


tanto se debe poner especial esmero en su elaboración,

cuidando tanto los aspectos de forma, contenido y oportunidad.

III.4.1 Consideraciones generales

Presentar los hechos en orden de importancia.

Tener presente quienes serán los que leerán el informe.

El informe no debe ser demasiado largo, ni escrito en forma

tediosa.

Tener perfectamente claro el asunto que se está tratando.

Deben preverse los intereses del cliente, para redactar el

informe en ese sentido.

Estar seguro de poseer las pruebas de todo lo que se

presenta en el informe.

Deberán presentarse tanto las deficiencias encontradas como

las recomendaciones propuestas.

Presentación oportuna.

Deberá estar apoyado con los anexos necesarios.

III.4.2 Contenido del informe general

1. Introducción

2. Antecedentes

3. Técnicas empleadas

4. Diagnóstico

5. Propuesta

6. Estrategia de implantación


7. Seguimiento

8. Conclusiones y recomendaciones

9. Anexos

III.5 Seguimiento

La responsabilidad de seguimiento dependerá de lo que el

cliente haya solicitado, en ocasiones es el mismo personal de la

empresa quién se encarga de la total implementación de las

recomendaciones, pero es responsabilidad del auditor ver en

qué forma puede coadyuvar para que sus recomendaciones

tengan el éxito esperado, tanto por él como por el cliente.

IV. Tema libre teórico: Dimensión y objeto de la Auditoría

administrativa

IV.1 La dimensión de la Auditoria administrativa

Es la amplitud, en cuanto a qué tanto del Proceso Administrativo abarcará.

IV.2 El objeto la Auditoria administrativa

Se refiere específicamente a lo que va a estudiar, en este caso la

Administración o Proceso Administrativo.

Desde su dimensión puede ser:

4.1.1 Total


Cuando el objeto de estudio son todas las funciones del

proceso Administrativo.

4.1.2 Parcial

Cuando el objeto de estudio es solo una función del proceso

Administrativo.

4.1.3 Fragmentaria

Cuando el objeto de estudio es algún elemento de una

función del proceso administrativo; como políticas,

procedimientos, división del trabajo delegación de

autoridad, tipo de liderazgo, comunicación, estándares,

técnicas de medición, etc.

Relación de la dimensión, objeto y alcance de la Auditoría Administrativa

Técnica Dimensión Objeto Alcance

Auditoría

Administrativa

Total Todo el proceso administrativo Toda la empresa

Parcial Una función del proceso

administrativo

Un departamento de la

empresa

Una función de la

empresa

Fragmentaria Un elemento de una función

del proceso administrativo

Una subfunción de la

empresa


Bibliografía

Mancilla Pérez, Eduardo J. 2001 “La auditoría administrativa: un

enfoque científico”, México: Editorial Trillas

Benjamín Franklin, Enrique. 2001 “Auditoría administrativa”,

México: Mc Graw Hill, 1ª ed.

William P. Leonard, 1989 “Auditoría Administrativa”. México:

Editorial Diana

http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/2005/

administracion/7/1750.pdf

http://www.uv.mx/iiesca/revista/documents/auditoriaadm2003-

1.pdf


http://www.uv.mx/iiesca/revista/documents/auditoriaadm2003-1.pdf

http://www.uv.mx/iiesca/revista/documents/auditoriaadm2003-1.pdf

http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/2005/administracion/7/1750.pdf

http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/2005/administracion/7/1750.pdf

ÍNDICE

I. Definiciones de Auditoría administrativa:........................................................1

1.1 Definiciones de diversos autores....................................................................1

1.2 Definición personal................................................................................................2

II. Importancia de la auditoría administrativa.................................................2

III. Proceso de la auditoría administrativa...........................................................3

3.1 Planeación...................................................................................................................3

3.1.1 Trabajos Preliminares...........................................................................................3

3.1.2 Diagnóstico administrativo e Investigación Previa..............................3

3.1.3 Programación de la Auditoría..........................................................................4

3.2 Obtención de Información..................................................................................5

3.3 Evaluación...................................................................................................................6

3.3.1 Clasificación y análisis de la información.................................................6

3.3.2 Conclusiones y recomendaciones...................................................................7

3.4 Informe..........................................................................................................................8

3.4.1 Consideraciones generales............................................................................8

3.4.2 Contenido del informe general....................................................................9

3.5 Seguimiento................................................................................................................9

IV. Tema libre teórico: Dimensión y objeto de la Auditoría administrativa...........................................................................................................................9

4.1 La dimensión de la Auditoria administrativa..........................................9

4.2 El objeto la Auditoria administrativa...........................................................9

4.1.1 Total..........................................................................................................................10

4.1.2 Parcial......................................................................................................................10


4.1.3 Fragmentaria.......................................................................................................10

Bibliografía...............................................................................................................................11

“Año del Centenario de Machu Picchu para el

Mundo”

Facultad de Ciencias Empresariales

Escuela de Contabilidad

Tema : Auditoría Administrativa

Alumna : Correa Cruzado, Wendy Cindy

Turno : Tarde


Ciclo : VIII

Docente : Dr. Dante Chávez Abanto

Trujillo – Perú

2011


Auditoria Administrativa

Documents

Transcript of Auditoria Administrativa