AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL “JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI” DIVISIÓN EXTENSIÓN ANACO PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
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TIPOS DE AUDITORIA
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIAUNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL
“JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI”DIVISIÓN EXTENSIÓN ANACO
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓNESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
Prof. Msc. Maritza Castillo
Sección 01
Trayecto IV
Intensivo – Nocturno.
Prosecución Administración
INTEGRANTES:
T.S.U. Guillen Yelitza C.I: 12.968.854
T.S.U. Lezama Leticia C.I. 10.926.145
T.S.U. Lugo Yosaida C.I: 10.999.429
T.S.U. Mezones Eucaris C.I. 19.490.680
T.S.U. Rodríguez Laudys C.I. 14.553.699
T.S.U. Rosas María C.I. 18.593.807
T.S.U. Peña Ilmari
T.S.U. Pino Roigar
T.S.U. Zacarías Jesús
C.I. 19.312.608
C.I. 16.961.631
C.I. 15.064.738
Auditoria Administrativa
Anaco, agosto de 2.015
TABLA DE CONTENIDO.
INTRODUCCION. AUDITORIA
o Etimología de la palabra “auditoria”
o Definiciones según autores
o Objetivo
o Finalidad
o Concepto de auditoría administrativa
o Objetivo de la auditoria administrativa
o Importancia del proceso de verificación
o Independencia
QUE ES UN AUDITORo Perfil del auditor
o Conocimiento que debe poseer un auditor
o Ética profesional
o Requisitos que debe reunir un auditor
o Normas general y técnica:
o Responsabilidades con los clientes:
o Necesidad de confidencialidad:
o Confidencialidad y privilegio:
o Información confidencial:
o Conflicto de intereses:
o Responsabilidades con los colegas:
o Responsabilidad legal
o Responsabilidad ante los clientes:
o Responsabilidad ante terceras personas:
TIPOS DE AUDITORIA
o Auditoría contable
o Auditoría administrativa
Auditoria Administrativa
o Auditoría energética
o Auditoría jurídica
o Auditoría informática
o Auditoría medioambiental
o Auditoría social,
o Auditoría De Seguridad De Sistemas De Información
o Auditoría De Innovación
o Auditoría Política
o Auditoría Electoral
o Auditoría De Accesibilidad
o Auditoría De Marca
o Auditoría De Código De Aplicaciones
o Auditoría Sarbanes-Oxley O Auditoría Sox
o Auditoría Científico-Técnica
o Auditoría Forense
o Auditorias De Accidentes A Causa Del Rayo
METODOLOGÍA PARA REALIZAR AUDITORÍA ADMINISTRATIVAo Planeación.
o Instrumentación.
o Examen.
o Informe.
o Seguimiento.
o Programa de trabajo
o Diagnóstico preliminar.
o Instrumentación:
o Recopilación de información
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓNo Investigación documental
o Normativa:
observación directao La entrevista
o Cuestionarios
Auditoria Administrativa
o Cedulas
o Medición
o Papeles de trabajo
TÉCNICAS DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOS.o Organizacionales
o Cuantitativas
o Formulación del diagnóstico administrativo
o Informe
o Aspectos operativos
LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACIÓNo Presentación Del Informe
o Órgano De Gobierno
o Niveles Directivos
o Mandos Medios Y Nivel Operativo.
o Grupos De Filiación, Corporativos O Sectoriales
AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA Diferencias entre auditoría interna y externa: Auditoría de gestión
CONCLUSION. BIBLIOGRAFIA ANEXOS.
Auditoria Administrativa
Etimología de la palabra “AUDITORIA”
El origen de la palabra es del verbo inglés to audit, que significa ‘revisar’,
‘intervenir’, y es utilizado principalmente en to audit accounting, que es el concepto
de auditoría. El origen etimológico de la palabra es del verbo latino audire, que
significa ‘oír’, que a su vez tiene su origen en que los primeros auditores ejercían su
función juzgando la verdad o falsedad de lo que les era sometido a su verificación
principalmente oyendo.
Auditoría Definición:
La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza una persona llámese
auditor o grupo de personas independientes del sistema auditado, que puede ser una
persona, organización, sistema, proceso, proyecto o producto.
Aunque hay muchos tipos de auditoría, la expresión se utiliza generalmente
para designar a la «auditoría externa de estados financieros», que es una auditoría
realizada por un profesional experto en contabilidad, de los libros y registros
contables de una entidad, para opinar sobre la razonabilidad de la información
contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables.
La auditoría es una serie de métodos de investigación y análisis con el objetivo
de producir la revisión y evaluación profunda de la gestión efectuada.
Auditoria Administrativa
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de
la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las
haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose
conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que
practica esta técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el
reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las
asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias,
destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de
Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.
La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII,
imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria,
pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las
grandes empresas ( donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los
dominios científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la
verificación anual de los balances que debían hacer los auditores.
También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación
cuida las normas de auditoria, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el
primero que conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las
diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre
de 1.943.
DEFINICIONES SEGÚN AUTORES
Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros
contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos.
Auditoria Administrativa
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de
lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.
Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose;
no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel
objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos.
El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones,
registros y documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de
la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:
"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su
exactitud, así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones
producen."
Tomando en cuenta los criterios anteriores la auditoria es la actividad por la
cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la
revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la
racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.
OBJETIVO
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en
el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis,
evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades
revisadas.
Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio
y las Gerencias.
FINALIDAD
Auditoria Administrativa
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado.
Podemos escribir los siguientes:
1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
4. Descubrir errores y fraudes.
5. Prevenir los errores y fraudes
a.Exámenes de aspectos fiscales y legales
b.Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)
c.Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre
otros.
CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia
dentro de la organización. La auditoria administrativa abarca una revisión de los
objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus
sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y
el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en
los costos. La auditoria administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en
administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador
público adiestrado en disciplina administrativa o respaldada por otros especialistas. El
resultado de la auditoria administrativa es una opinión sobre la eficiencia
administrativa de toda la empresa o parte de ella.
OBJETIVO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente
tenemos los siguientes:
Auditoria Administrativa
- De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder
evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares
preestablecidos.
- De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento
de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la
organización.
- De organización: Determinan que su curso apoye la definición de la
estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la
delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
- De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la
organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
- De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios
altamente competitivos
- De cambio: La transforman en un instrumento que hace más transparente y
receptiva a la organización.
- De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice
para convertirlas en oportunidades de mejora.
- De toma de decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un
sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
IMPORTANCIA DEL PROCESO DE VERIFICACION
Auditoria Administrativa
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que
sé está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la
practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del
área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría
administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la
verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los
cuales son necesarios e imprescindibles.
INDEPENDENCIA
El requisito básico para la realización de una auditoría es la independencia, que
comprende los siguientes puntos:
Independencia mental: El estado mental que permite proporcionar una opinión
sin ser afectados por influencias que comprometan el juicio profesional y su
dirección, permitiendo a una persona actuar con integridad, y ejercer objetividad y
escepticismo profesional.
Independencia aparente: Cuando se evitan hechos y circunstancias que sean
tan importantes que un tercero juicioso e informado, con conocimiento de toda la
información relevante, incluyendo cualesquiera salvaguardas que se apliquen,
concluiría de manera razonable que la integridad, objetividad o escepticismo
profesional del equipo auditor para atestiguar hubieran sido comprometidos.
Que es un Auditor
Es aquella persona que lleva a cabo una auditoria, capacitado
con conocimiento necesario para evaluar la eficacia de una empresa.
El auditor debe reunir, para el buen desempeño de su profesión características
como: sólida cultura general, conocimiento técnico, actualización permanente,
capacidad para trabajar en equipo multidisciplinario, creatividad, independencia,
Auditoria Administrativa
mentalidad y visión integradora, objetividad, responsabilidad, entre otras. Además de
esto, este profesional debe tener una formación integral y progresiva.
PERFIL DEL AUDITOR
Es conveniente que el auditor tenga una preparación acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de
manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera
se emplearán durante su desarrollo.
CONOCIMIENTO QUE DEBE POSEER UN AUDITOR
Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles
de formación:
Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración,
informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública,
relaciones industriales, ingeniería industrial, psicología, pedagogía,
ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales
y diseño gráfico.
Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura,
pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les
permita intervenir en el estudio, como Instrucción en la materia, obtenida a lo largo
de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre
otros.
Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en
diferentes instituciones sin contar con un grado académico.
Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y
dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización
Auditoria Administrativa
bajo examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento
organizacional cifrado en su cultura.
Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor
adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en
forma prudente y justa.
Finalmente, el auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta
a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas
profesionales tales como:
Objetividad: Mantener una visión independiente de los hechos, evitando
formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los
resultados que obtenga.
Responsabilidad: Observar una conducta profesional, cumpliendo con
sus encargos oportuna y eficientemente.
Integridad: Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad: Conservar en secreto la información y no utilizarla en
beneficio propio o de intereses ajenos.
Compromiso: Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la
organización para la que presta sus servicios.
Equilibrio: No perder la dimensión de la realidad y el significado de los
hechos.
Honestidad: Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con
sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de
cualquier tipo.
Institucionalidad: No olvidar que su ética profesional lo obliga a
respetar y obedecer a la organización a la que pertenece.
Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.
Auditoria Administrativa
Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los hechos,
conservando su objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad: Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de
manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera
se emplearán durante su desarrollo.
La expresión de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el
deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se dé a la
tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes
características:
Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
Respeto a las ideas de los demás.
Mente analítica.
Conciencia de los valores propios y de su entorno.
Capacidad de negociación.
Imaginación.
Claridad de expresión verbal y escrita.
Capacidad de observación.
Iniciativa.
Discreción.
Facilidad para trabajar en grupo.
Comportamiento ético.
Auditoria Administrativa
Experiencia
Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las
características del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes,
ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se
emplean para determinar la profundidad de las observaciones.
Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se
tienen que dominar:
Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.
Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización.
Conocimiento de esfuerzos anteriores
Conocimiento de casos prácticos.
Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de
otra naturaleza.
Conocimiento personal basado en elementos diversos.
Responsabilidad profesional
El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su
capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que
habrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los
informes correspondientes.
Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en:
Preservar la independencia mental
Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional
adquiridas
Auditoria Administrativa
Cumplir con las normas o criterios que se le señalen
Capacitarse en forma continua
También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten
credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al
participar en una auditoría.
Es conveniente señalar, que los impedimentos a los que normalmente se puede
enfrentar son: personales y externos.
Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el
auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacando las
siguientes:
Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización
que se va a auditar
-Interés económico personal en la auditoría
-Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
-Relación con instituciones que interactúan con la organización
-Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antitética
Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a
cabo su función de manera puntual y objetiva como son:
Injerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para
la ejecución de la auditoría.
Interferencia con los órganos internos de control
Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría
Presión injustificada para propiciar errores inducidos
Auditoria Administrativa
En éstos casos, tiene el deber de informar a la organización para que se tomen
las providencias necesarias.
ÉTICA PROFESIONAL
La ética profesional del auditor, se refiere a la responsabilidad del mismo para
con el público, hacia los clientes y colegas y los niveles de conducta máximos y
mínimos que debe poseer.
A tal fin, existen cinco (5) conceptos generales, llamados también
"Principios de Ética" las cuales son:
Independencia, integridad y objetividad.
Normas generales y técnicas.
Responsabilidades con los clientes.
Responsabilidades con los colegas.
Independencia, integridad y objetividad:
El auditor tiene la responsabilidad de mantener en completa integridad y
objetividad la información que se le ha dado de manera confidencial para poder llevar
a cabo los requerimientos que se le han asignados y ofrecer una mejor calidad de sus
servicios con el fin de que la organización donde está desempeñando su labor quede
conforme. Y obtener evidencia suficiente, confiable y útil para lograr de manera
eficaz los objetivos de la auditoria. Y tener responsabilidades que estén claramente
comprendidas en las estipulaciones generales del código de la ética profesional e
inculcar normas generales y técnicas de su competencia.
Auditoria Administrativa
REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN AUDITOR
- Conocimiento de la norma objeto de la auditoría.
- Experiencia en la realización de auditorías.
- Mentalidad abierta y neutral (siempre tenemos una visión parcial a la hora de
evaluar las actividades de nuestra organización).
- Independencia de lo auditado.
Normas General y Técnica:
El auditor debe observar las normas generales y técnicas de la profesión y
luchar constantemente por mejorar su competencia y la calidad de sus servicios.
Las normas generales y técnicas son reglas de conducta que exigen la
observancia de las normas relacionadas con la realización del trabajo. Así, las
primeras indican que un miembro a quien mediante otro contador solicite consejo
profesional sobre una cuestión técnica contable o de auditoría, debe consultar con el
otro contador antes de proporcionar ese consejo a fin de asegurarse de que el
miembro conoce todos los datos y hechos disponibles.
Responsabilidades con los clientes:
El contador público debe ser imparcial y franco con sus clientes y servirles lo
mejor que pueda, con interés profesional por los intereses de ellos, consecuente con
sus responsabilidades para con el público y todo esto lo pondrá de manifiesto a través
de independencia, integridad y objetividad.
Una responsabilidad fundamental del contador público es la que se refiere a la
confidencialidad y al conflicto de intereses. La regla 301 (sección ET 301.01) dice
Auditoria Administrativa
que un miembro "...no revelará información confidencial alguna obtenida en el curso
de un trabajo profesional, a menos que el cliente dé su consentimiento".
Necesidad de confidencialidad:
Tanto el sentido común como el concepto de independencia requieren que sea
el auditor, no el cliente, quien decida qué información necesita el auditor para
practicar una auditoria efectiva. En esa decisión no debe influir la creencia, de parte
del cliente, de que cierta información es confidencial. Una auditoria eficiente y
efectiva requiere que el cliente ponga en el auditor la confianza necesaria para ser
sumamente franco al proporcionar información.
Confidencialidad y privilegio:
Con las excepciones indicadas, las comunicaciones entre el cliente y el auditor
son confidenciales; es decir, el auditor no debe revelar la información contenida en
la comunicación sin el permiso del cliente. Normalmente, sin embargo, esa
información no es "privilegiada". La información es privilegiada si el cliente puede
impedir que un tribunal o dependencia del gobierno tenga acceso a ella mediante un
citatorio u orden de comparecencia.
Información Confidencial:
Auditoria Administrativa
Los auditores y su personal tienen iguales responsabilidades que
la administración en cuanto al manejo de la información confidencial: no utilizarla
para provecho personal, ni revelarla a quienes pudieran hacerlo. Esas
responsabilidades están claramente comprendidas en las estipulaciones generales
del código de ética profesional.
Conflicto de intereses:
El temor de algunos clientes de que sus secretos les sean comunicados a los
competidores es tan grande que se niegan a contratar a auditores entre cuyos clientes
figure un competidor. Otros quedan satisfechos con la seguridad de que el personal
encargado de su trabajo no tenga contacto con el personal del competidor.
El precio de obtener tan alto grado de confidencialidad es la pérdida de los beneficios
de una experiencia en el ramo que pueden aportar los auditores familiarizados con
más de una empresa dentro del mismo giro. La experiencia indica que el riesgo de
que se filtre información que tenga valor competitivo es sumamente bajo.
Responsabilidades con los colegas:
Aunque no hay actualmente reglas de conducta específicas que gobiernan la
responsabilidad de un contador público con sus colegas, los conceptos de ética
profesional establecen el principio fundamental de cooperación y buenas relaciones
entre los miembros de la profesión. La sección ET 55.01 expresa que un contador
debe "tratar con sus colegas en forma de que no disminuya su reputación y bienestar".
Además, al ofrecer sus servicios, no tratará de desplazar a otro contador en forma que
lo desacredite. De manera que, si bien la competencia entre auditores es fuerte,
sus acciones deben estar gobernadas por la cortesía profesional debida a los colegas.
Auditoria Administrativa
Responsabilidad legal
Son muchas las responsabilidades generales por la profesión derivadas de
estipulaciones legales. Amanera de síntesis se trata de dar una idea de este tema a
continuación:
Responsabilidad ante los clientes:
El auditor tiene una relación contractual "de carácter derivado" con su cliente;
en esta circunstancia es claro, de acuerdo con el derecho común, que el profesional es
responsable ante su cliente por negligencia en grado simple y, en consecuencia,
también lo será por negligencia en grado grave o por fraude. Por muchos años los
auditores han tenido buen cuidado de hacer saber claramente a sus clientes que una
auditoria normal de estados financieros no lleva la intención de descubrir desfalcos e
irregularidades similares y así, el no hacerlo no puede ser motivo para demandarlo
según la "Responsabilidad por fraudes y actos ilegales".
Responsabilidad ante terceras personas:
El problema de la responsabilidad ante terceras personas, conceptualmente, es
equilibrar el derecho que razonablemente tiene el auditor de protegerse contra
reclamaciones de personas desconocidas (y algunas veces innumerables), de quienes
el auditor no tiene razón para sospechar que contarán con los resultados de su trabajo
por un lado, y por el otro, lo que se considera como una
importante política del Estado de proteger a todas esas terceras personas que confían
en los estados financieros dictaminados contra los efectos adversos de la práctica
profesional.
Auditoria Administrativa
TIPOS DE AUDITORIA
Auditoría contable , la realizada por un profesional, experto en contabilidad,
sobre los estados contables de una entidad.
Auditoría administrativa , es la técnica de control administrativo que
examina -sistemática e integralmente- el grado de eficiencia en la aplicación del
proceso administrativo a las distintas funciones de una entidad, así como la manera en
que esta eficiencia influye en la efectividad de las mismas.
Auditoría energética , una inspección, estudio y análisis de los flujos de
energía en un edificio, proceso o sistema con el objetivo de comprender la energía
dinámica del sistema bajo estudio.
Auditoría jurídica , la efectuada por un profesional del derecho, con
capacidad y experiencia en derecho civil o militar que realiza la revisión, examen y
evaluación de los resultados de una gestión específica o general de una institución o
cuerpo, con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las
observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en
su desempeño.
Auditoría informática , proceso de recoger, agrupar y evaluar evidencias para
determinar si un sistema de información salvaguarda el activo empresarial, mantiene
la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización y
utiliza eficientemente los recursos.
Auditoría medioambiental , cuantificación de los logros y la posición
medioambiental de una organización.
Auditoría social , proceso que una empresa u organización realiza con ánimo
de presentar balance de su acción social y su comportamiento ético.
Auditoría de seguridad de sistemas de información , análisis y gestión de
sistemas para identificar y posteriormente corregir las diversas vulnerabilidades que
Auditoria Administrativa
pudieran presentarse en una revisión exhaustiva de las estaciones de trabajo, redes de
comunicaciones o servidores.
Auditoría de innovación , proceso de obtención información sobre la
situación actual de la empresa frente a la innovación.
Auditoría política , revisión sistemática de los procesos y actividades,
orientadas ideológicamente, de toma de decisiones de un grupo para la consecución
de unos objetivos, en beneficio de todos.
Auditoría electoral , la realizada a sistemas electorales de los diferentes
países con sistema democrático y se realizan para darle confiabilidad y transparencia
al sistema.
Auditoría de accesibilidad , revisión de la accesibilidad de un sitio web por
parte de un experto.
Auditoría de marca , metodología para medir el valor de una marca.
Auditoría de código de aplicaciones, proceso de revisar el código de una
aplicación para encontrar errores en tiempo de diseño.
Auditoría Sarbanes-Oxley o auditoría SOx , revisión es practicada a las
firmas de auditoría de las compañías que cotizan en bolsa, de acuerdo a lo prescrito
por la ley Sarbanes-Oxley.
Auditoría científico-técnica , realizada a instituciones encargadas de la
investigación científica y técnica en las diferentes áreas del trabajo humano.
Auditoría forense , cuando se revisan datos y documentos históricos de
empresas y se comparan con el fin de detectar principalmente fraudes, robos, trucos
fiscales, trucos contables o cualquier otra situación anómala en la que se investiga a
los involucrados intelectuales y materiales del hecho; regularmente se hacen
estimaciones en dinero de las cifras malversadas.
Auditorias de accidentes a causa del rayo , la realizada por un especialista,
experto en accidentes de rayos
Auditoria Administrativa
METODOLOGÍA PARA REALIZAR UNA AUDITARÍA ADMINISTRATIVA
La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la
administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones
gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones
efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como
marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se
conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la
profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo
para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y
ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos,
evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior
examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha
dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos
que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
De conformidad con lo que se ha explicado hasta aquí, las etapas que integran la
metodología son:
Planeación.
Auditoria Administrativa
Instrumentación.
Examen.
Informe.
Seguimiento.
Planeación :
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la
auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
¿Qué cubre la planeación?
1. Objetivo.
2. Factores a revisar.
3. Fuentes de información.
4. Investigación preliminar.
5. Preparación del proyecto de auditoría.
6. Diagnóstico preliminar.
Objetivo: En esta etapa se define el propósito de la auditoría. Se establecen las
acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y
ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar: Como primera medida es necesario determinar los factores
que se consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de dos
vertientes:
a) El proceso administrativo
b) Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.
El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen
los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico
de la organización.
Auditoria Administrativa
Fuentes de Información.
Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las
que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de
trabajo del auditor.
• Estas pueden ser Internas o Externas
Fuentes de información Internas:
• Órganos de gobierno
• Órganos de control interno
• Socios
• Niveles de la organización
• Unidades estratégicas de negocio
• Sistemas de información
Fuentes de información externas:
• Competidores actuales y potenciales
• Proveedores actuales y potenciales
• Clientes/usuarios actuales y potenciales
• Grupos de interés
• Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas
regulatorias y de calidad.
• Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
Auditoria Administrativa
Investigación Preliminar.
El siguiente paso lógico es realizar un “reconocimiento” o investigación
preliminar para determinar la situación de la organización.
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda
clase de documentos relacionados y de interés.
Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias,
acciones o tiempos de ejecución.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta lo
siguientes criterios:
• Determinar las necesidades específicas
• Identificar los factores que requieren atención
• Definir estrategias de acción
• Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue
• Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores
• Especificar el perfil del auditor
• Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido
Preparación del Proyecto
Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la
información necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados:
Propuesta Técnica
Programa de Trabajo
Propuesta técnica: Tipo de auditoría que se pretende realizar.
Alcance: Áreas de aplicación.
Auditoria Administrativa
Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de
mejoramientos previos.
Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría
administrativa.
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación d
recursos.
Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
Resultados: Beneficios que se espera lograr.
Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir
como elementos de apoyo.
PROGRAMA DE TRABAJO
Identificación: Nombre de la auditoría
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación
Área(s) Universo bajo estudio
Clave: Número progresivo de las actividades estimadas
Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información
Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades
Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase
Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
Formato: Presentación y resguardo de avances y Reportes de avance:
Seguimiento de las acciones.
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Auditoria Administrativa
Diagnóstico Preliminar.
Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la
organización como producto de su visión.
Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a
la realidad y a la cultura organizacional.
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que
fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar
Para ello se deben considerar, los siguientes elementos:
Génesis de la organización
Creación de la organización
Cambios en su forma jurídica
Conversión del objeto en estrategias
Manejo de la delegación de facultades.
Infraestructura:
Esquema de operación (procesos/funciones)
Modificaciones a la estructura organizacional.
Programación institucional.
Nivel de desarrollo tecnológico.
Forma de operación:
Desempeño registrado.
Logros alcanzados.
Auditoria Administrativa
Instrumentación:
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría,
etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se
estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la
medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como
la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
Recopilación de información
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que
haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información,
reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo
siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y
evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.
Técnicas de recolección
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede
emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.
• Investigación documental.
• Observación directa.
• Acceso a redes de información.
• Entrevistas.
• Cuestionarios.
• Cedulas.
Auditoria Administrativa
Investigación Documental
Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede
aportar elementos de juicio a la auditoría. A las fuentes documentales básicas a las
que se pueden acudir son:
Normativa :
• Acta constitutiva
• Ley que ordena la creación de la organización
• Reglamento interno
• Reglamentación especifica
• Tratados y convenios
• Decretos y acuerdos
Administrativos
• Organigramas
• Manuales administrativos
• Sistemas de Información
• Sistemas de normalización y certificación
• Cuadros de distribución de trabajo
• Plantillas de personal
• Inventarios de mobiliario y equipo
• Auditorías administrativas previas
Mercado
• Productos y servicios
• Áreas (población ingresos factores limitantes).
• Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada,
característica).
Auditoria Administrativa
• Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis
del régimen de mercado.
• Determinación de precios
Ubicación geográfica
• Localización
• Ubicación espacial interna
• Características
• Del terreno
• Distancias y costo de trasporte
• Justificación en relación con el tamaño y los procesos.
Estudios Financieros:
• Recursos financieros para inversión
• Análisis y proyecciones financieras
• Programas de financiamiento
• Evaluación financiera
Situación económica
• Sistema económico
• Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economía
• Aspectos sociales
• Variables demográficas
• Relaciones con el exterior
Observación Directa
Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la
organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación
directa, comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se
Auditoria Administrativa
asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del
área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la
auditoría.
La entrevista
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientarlas para
obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que
puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al
tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir
actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios
Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y
separadas por capitulo o temáticas específicas. La calidad de la información que
obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
Cedulas
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de
la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas,
bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su
remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos
para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito
Auditoria Administrativa
estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se
empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez
de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente,
servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y
recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe
hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe
las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información
obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos
argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo.
Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al
análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o
situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones que presentan respecto
de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta
información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y
recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y
contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el
testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Auditoria Administrativa
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su
contenido debe incluir:
Identificación de la auditoría.
El proyecto de auditoría
Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la
auditoría
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre información relevante
Ajustes realizados durante su ejecución
Reporte de posibles Irregularidades
Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación
Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su
consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino
consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo
suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise
pueda seguir la secuencia del trabajo.
Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los
procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes. Aunque los
papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá proporcionarlos
cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos
por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que pudiera
emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías subsecuentes.
Auditoria Administrativa
Evidencia
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio
de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los
juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe
prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como
el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es
indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo
acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de
ejecución vayan surgiendo. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Física
Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes
o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras
materiales.
Documental
Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas,
contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto
del trabajo.
Testimonial
Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de
la auditoría.
Analítica
Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la
información por áreas, apartados o componentes.
Para que la evidencia sea útil y valida, debe cubrir los siguientes requisitos:
Auditoria Administrativa
Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones
y recomendaciones del auditor.
Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y
ha sido validada.
Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar
un hecho de forma lógica y clara.
Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad
de control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes
situaciones.
Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los
registros incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y
documentación inadecuada o alterada:
Transacciones realizadas fuera del curso normal
Limitaciones para acceder a los sistemas de información
Registros incongruente con las operaciones realizadas
Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias
En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia,
preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo,
incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
Supervisión del trabajo
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es
necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores,
delegando la auditoría sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. De
esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que
Auditoria Administrativa
encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los
elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función
de los objetivos de auditoría.
La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría, comprende:
Revisión del programa de trabajo
Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
Aclaración oportuna de dudas
Control del tiempo invertido en función del estimado
Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse
de que están completos y cumplen con su propósito.
Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es
conveniente observar los siguientes criterios.
Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de
investigación en todo el equipo de auditores
Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender
cualquier duda
Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes
pertinentes
Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan
actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.
Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los
auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.
Así mismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple:
Auditoria Administrativa
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de
revisión del auditor responsable.
Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean
sometidos a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor
responsable.
Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder
del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones.
Llevar una bitácora donde se derriba el comportamiento de los
auditores.
Preparara un informe que comprenda los logros y obstáculos
encontrados a lo largo de la auditoría.
Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las
contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
En resumen en la instrumentación se determina cómo recopilar la información a
través de las técnicas de recolección como la investigación documental, observación
directa, acceso a redes de información, entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se
toman en cuenta los aspectos de medición como indicadores y escalas, los papeles de
trabajo del auditor, la evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisión del trabajo
en sus diferentes modalidades.
Examen
En el examen se establece el propósito, el procedimiento y las variables
cuantitativas seleccionadas para revisar la información captada, y la formulación del
diagnóstico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrán de servir
para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un modelo
analítico de la organización.
El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus
elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de
Auditoria Administrativa
su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de
las partes entre sí y con el todo, y de estas con su contexto.
Propósito
Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las
circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión
óptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de
problemas, así como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
Conocer el hecho que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles.
Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación,
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías y discrepancias.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento considerado
individualmente y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las
causas que lo originaron y el camino para su atención.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una
actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:
Auditoria Administrativa
¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan.
¿Porque se hace? propósitos que se pretende alcanzar.
¿Quién lo hace? Personal que interviene.
¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.
¿Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la
pregunta ¿Por qué? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese
momento el examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas vayan
abriendo una perspectiva cada vez más profunda en cuanto a las alternativas para
respaldar las conclusiones y juicios del auditor. (Franklin 2003 pp.73).
TÉCNICAS DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOS.
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones, y le posibilitan:
Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso
administrativo.
Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos.
Examinar los resultados que está obteniendo la organización.
Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.
Verificar los niveles de efectividad.
Conocer el uso de los recursos.
Determinar la medida de consistencia en procesos específicos.
Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que
representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:
Auditoria Administrativa
Organizacionales
Administración por objetivos, Análisis de sistemas, Análisis de costo
beneficio,
Análisis de estructura, Árbol de decisiones, Autoevaluación, Control
total de la calidad
Diagrama de causa y efecto, Control de calidad, Diagrama de
Pareto, Benchmarking, Empowerment, Estudio de factibilidad, Estudio de
viabilidad.
Inteligencia emocional, Reingeniería organizacional y
Reorganización.
Cuantitativas
Análisis de serie de tiempos, Cadena de eventos, Modelo de
inventarios
Modelos integrados de producción, Muestreo, Programación dinámica
Programación lineal, Teoría de las colas o de líneas de espera
Teoría de las decisiones. .(Franklin 2003 pp.74).
FORMULACIÓN DEL DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO
El diagnóstico administrativo, parte esencial de la auditoría administrativa, es
un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta,
susceptible de cuantificarse y calificarse. Es también una oportunidad para diseñar un
marco legal de análisis; para sistematizar la información de la realidad de una
organización, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para
identificar los factores más relevantes de su funcionamiento; para determinar los
Auditoria Administrativa
recursos disponibles en la resolución de problemas; y, sobre todo para servir como
cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atención efectiva.
El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que
fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento
administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para
formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico, de la realidad de la
organización.(Franklin 2003 pp.79).
Informe
Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en
el cual se consignen los resultados de la auditoría; identificando claramente el área,
sistema, programa, proyecto auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance,
recursos y métodos empleados.
En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos así como las
conclusiones y recomendaciones de la auditoría, es indispensable que brinde
suficiente información respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se
presentan, dependiendo del número de caos o transacciones revisadas en función de
las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es importante que tanto los
hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y
relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan,
deberán reunir tributos como:
Objetividad: visión imparcial de los hechos.
Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la información.
Auditoria Administrativa
Claridad: Fácil comprensión del contenido.
Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información.
Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de
calidad en materia de servicios.
Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y
deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para
determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos
probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la auditoría. Así
mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentación e
instrumentación. En caso de una modificación significativa, derivada de evidencia
relevante, el informe tendrá que ajustarse.
Aspectos operativos
Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en
términos prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que
se llevaron a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden:
Introducción: Criterios que se contemplaron para comprender e
interpretar la auditoría.
Antecedentes: Información que enmarca la génesis y situación actual
de la organización.
Justificación: Elementos que hicieron necesaria su aplicación.
Objetivos de la auditoría: Razones por las que se efectuó la auditoría y
fines que se persiguen con el informe.
Auditoria Administrativa
Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada
uno de ellos.
Recursos: Medios humanos, materiales y tecnológicos empleados.
Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
Alcance: Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.
Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
Metodología: Marco de trabajo, técnicas e indicadores en el que se
sustentó la auditoría.
Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los
sustenta Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.
Recomendaciones: Señalamientos para mejorar la operación y el
desempeño.
Alternativas de implantación: programas y método viables.
Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas
aceptadas para la auditoría.
Opiniones de los responsables de las áreas auditadas: Puntos de vistas
externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un
estudio
profundo. (Franklin 2003 pp. 82).
LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACIÓN
1. No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a
las conclusiones y recomendaciones finales.
2. Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas prácticas
y viables.
Auditoria Administrativa
3. Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y
efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones
preventivas o correctivas, según sea el caso.
4. Homogenizar las integración y presentación de los resultados
para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creación.
5. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar
sólidamente los resultados.
6. Ofrecer a los niveles de detención los elementos idóneos para
una toma de decisiones objetiva y consistente.
7. Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de
información permanente.
8. Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia
que reviste el no cumplir, o hacerlo extemporáneamente, con las medidas
recomendadas.
9. Establecer la forma y contenido que deberán observar los
reportes y seguimientos de las acciones.
10. Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con
anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la
obtención de resultados.
Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independientemente
a la aplicación de la auditoría, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de
verificar que han cumplido con todas las normas de auditoría.
Auditoria Administrativa
PRESENTACIÓN DEL INFORME
Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de
auditoría convocará al grupo auditor para efectuar la revisión de su contenido; en caso
de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o aclarar, realizará los ajustes
necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente con el informe final, se procederá a
su entrega y presentación a:
Titular de la organización
Órgano de gobierno
Niveles directivos
Mandos medios y nivel operativo.
Grupos de filiación, corporativos o sectoriales
La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de
computación, láminas o material audiovisual. En el informe se registran los resultados
de la auditoría, los aspectos operativos acordados para orientar su ejecución y los
lineamientos generales para su preparación.
AUDITORIA EXTERNA
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoria Externa es el
examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad
económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma,
utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente
sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular
sugerencias para su mejoramiento.
El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da
plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la
Auditoria Administrativa
figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la
información examinada.
La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de
información de una organización y emite una opinión independiente sobre los
mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de
información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante
los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el
término Auditoria Externa a Auditoria de Estados Financieros, lo cual como se
observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoria Externa del
Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información
Administrativo, Auditoria Externa del Sistema de Información Automático etc.
La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la
razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y
toda aquella información producida por los sistemas de la organización.
Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar
el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo
una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha
información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad
profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión
imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoria,
basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al
término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la
veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga
restricciones al auditor en su trabajo de investigación.
Auditoria Administrativa
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por
una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos
contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental
imparcial y razonable.
AUDITORIA INTERNA
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema
de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos
laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes
son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
producen bajo la figura de la Fe Publica.
Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor
interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y
operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y
procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y
eficaz. Cuando la auditoria está dirigida por Contadores Públicos profesionales
independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una
ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los
accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas
no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse
completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una
actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los
terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser
independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.
Auditoria Administrativa
La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección
de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no
puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a
excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoria interna, ni
debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los
sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para
que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La
auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina,
pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus
servicios, pues como se dijo es una función asesora.
DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA:
Existen diferencias substanciales entre la Auditoria Interna y la Auditoria
Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:
· En la Auditoria Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa,
mientras que en la Auditoria Externa la relación es de tipo civil.
· En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, está destinado para la
empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina generalmente
para terceras personas o sea ajena a la empresa.
· La Auditoria Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su
vinculación contractual laboral, mientras la Auditoria Externa tiene la facultad legal
de dar Fe Pública.
AUDITORIA DE GESTION
Es una evaluación objetiva, concreta e integral de las actividades que realiza en
un área o una empresa para cumplir sus fines y objetivos.
Auditoria Administrativa
Dentro de los objetivos de esta auditoría está evaluar la efectividad de las
políticas internas, normas en concordancia con su misión, objetivos y planes
estratégicos. ¿Cuál es la efectividad del desempeño gerencial en el uso de los
recursos y la calidad de los controles gerenciales aplicados en cada una de las áreas
de la organización? ¿Qué áreas son críticas para la organización? ¿Qué impacto en la
empresa?, ¿qué responsabilidades tienen los directores de cada área?, ¿qué políticas,
estrategias o acciones se necesitan introducir en la empresa para mejorar la calidad de
gestión administrativa?
La auditoría de gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo de la
compañía, por lo que en la determinación del alcance se debe considerar: logro de los
objetivos de institucionales, estructura organizativa, participación individual de cada
empleado, verificación del cumplimiento de la normatividad general y específica,
evaluación de la eficiencia y economía, medición del grado de confiabilidad de la
información financiera y atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más
costosos.
Este tipo de auditoría tiene un enfoque integral por tanto es considerada como
una auditoría de economía y eficiencia.
La gestión comprende todas las actividades de una empresa que implica
establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y
cumplimiento de una estrategia operativa que garantice la supervivencia y
crecimiento de la misma.
El control que es el conjunto de mecanismos para lograr objetivos determinados
es muy importante. El control de la gestión está dado por la eficacia, economía y
eficiencia.
La eficacia mide el cumplimiento de los objetivos, esta evaluación permite
saber si los programas deben continuarse o no.
Auditoria Administrativa
La economía mide las condiciones en que una determinada empresa adquiere
los recursos humanos, financieros y materiales La eficiencia es la capacidad de
alcanzar un objetivo que nos permite conocer el rendimiento del servicio prestado y la
comparación de dicho rendimiento como norma establecida.
Objetivos esenciales:
· Mejorar niveles de competitividad, productividad y calidad.
· Establecer si los controles aseguran la eficiencia y eficacia de las
actividades y operaciones.
· Determinar el grado en que los empleados han cumplido las funciones
asignadas
· Identificar áreas de reducción de costos e incrementar la rentabilidad.
Auditoria Administrativa
CONCLUSION.
Auditoría es un término o concepto que puede hacer referencia a tres cosas
diferentes pero que no pueden ser desconectadas entre sí: en el primer caso se refiere
al trabajo que realiza un auditor, a la tarea de estudiar la economía de una empresa, o
a la oficina donde se realizan estas tareas (donde trabaja el auditor). La actividad de
auditar consiste en realizar un examen de los procesos y de la actividad económica de
una organización para confirmar si se ajustan a lo fijado por las leyes o los buenos
criterios, además de identificar si se están logrando los objetivos empresariales.
Siguiendo ese orden de ideas definitivamente la auditoría es un tipo de examen
o evaluación que se lleva a cabo siguiendo una cierta metodología. Lo habitual es que
el auditor no pertenezca a la entidad auditada. Existen grandes firmas dedicadas a las
auditorías contables a nivel internacional, quienes gozan de puestos privilegiados por
su destacado desempeño.
Un auditor es la persona encargada de realizar dicha evaluación, su labor es
analizar detenidamente las acciones de la empresa y los documentos donde las
mismas han sido registradas y de acuerdo a su análisis determinar si las medidas que
se han tomado son adecuadas y han beneficiado a la compañía.
Una auditoría es una de las formas en las que se pueden aplicar los principios
científicos de la contabilidad, NCGA (Normas de la Contabilidad Generalmente
Aplicadas), donde la verificación de los bienes patrimoniales y la labor además de
los beneficios alcanzados por la empresa son primordiales, pero no son lo único
importante.
Auditoria Administrativa
La auditoría intenta también brindar pautas que ayuden a los miembros de una
empresa a desarrollar adecuadamente sus actividades, evaluándolos,
recomendándoles determinadas cosas y revisando detenidamente la labor que cada
uno cumple dentro de la organización.
En una empresa, la evaluación en lo que respecta al desempeño
organizacional de toda la entidad es fundamental para poder discernir si se han
alcanzado los objetivos que se deseaban. Dicha labor es la correspondiente a las
auditorías.
Para finalizar una auditoría interna, por su parte, se trata de un análisis detallado
del sistema de información de la empresa, para el mismo se utilizan una serie
de técnicas y métodos específicos. Los informes los realiza un profesional que tiene
vínculos laborales con la compañía y los mismos circulan de forma interna sin tener
validez legal fuera de la compañía.
Auditoria Administrativa
BIBLIOGRAFIA.
Contraloría General de la República:
MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL (MAGU)
Alvin A. Arens. Año 1995. Auditoria Un enfoque Integral
Editorial Océano. Enciclopedia de la Auditoria.
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Joaquín Rodríguez Valencia. Año 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa
FUENTES ELECTRONICAS.
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http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lcp/pastrana_j_mla.pdf
http://ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/6984/6/657.45-A657p-Bga.pdf
Auditoria Administrativa
Anexo
s
Auditoria Administrativa
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FUENTE: http://auditoriadmi.blogspot.com/2010_01_01_archive.html
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PLAN DE UNA AUDITORIA
FUENTE: http://www.monografias.com/trabajos61/normas-internacionales-
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Auditoria Administrativa
Auditoria Administrativa
SEGUIMIENTO DEL SISTEMA
FUENTE: http://www.monografias.com/trabajos61/normas-internacionales-
auditoria-interna/normas-internacionales-auditoria-interna2.shtml
Auditoria Administrativa
TECNICAS DE VERIFICACION DE INFORMACION EN AUDITORIAS.
FUENTE: http://www.monografias.com/trabajos61/normas-internacionales-
auditoria-interna/normas-internacionales-auditoria-interna2.shtml
