AUDITORIA ADMINISTRATIVASINTEPLAS Y VINILOS

Conocimientos Del Ente Económico

Nombre comercial: PINTUINVERSIONES

Dirección: Calle 16 N° 1 – 51 Barrio Centro

Actividad principal: Comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos

especializados.

Gerente: Camilo Triana

Subgerente: Norma Constanza Triana Muñoz

Persona Jurídica: NIT. 900276895 - 4

Correo comercial:almacenpintucolor@hotmail.com

Correo judicial: almacenpintucolor@hotmail.com

Teléfono: 2631875-262 4519.

Reseña histórica de la empresa

Fundada en 2009, desde el comienzo PINTUINVERSIONES S.A.S se ha especializado en la fabricación de pinturas, comercialización de pinturas para interiores y exteriores; sintéticos y las herramientas requeridas para la realización de una pintura.

La experiencia adquirida como fabricante en estos cinco años, así como la experiencia y formación continua del Departamento de I+D+I y la constancia y saber hacer del Departamento Comercial, han hecho que nuestra empresa genere rentabilidad.

Comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos especiales, durante el desarrollo de las operaciones de la organización las áreas más críticas son:

El área de control de inventarios. El área de mercadeo y ventas El área de contabilidad y finanzas. El área de gestión humana.

Número de establecimientos que posee la organización PINTUINVERSIONES:La cámara de comercio de Ibagué mediante la expedición del certificado de Cámara y Comercio numero: 8551005, certifica que:Tiene matriculado los siguientes establecimientos PINTUINVERSIONES tiene los siguientes establecimientos:Nombre: PintucolorsDirección: Calle 16 N° 1 – 51 Teléfono: 2635226Barrio: Centro

Municipio: Ibagué-TolimaMatricula número: 00039620 del 31 de marzo de 2009Renovó matricula mercantil el año 2015 el 19 de MarzoValor de los activos vinculados al establecimiento: 800.000.000

Sector económico al cual pertenece la empresa Pintucolors - Construcción y ferretería.

Relación de Pintucolors con otras organizaciones del mismo sector económico:

Se encuentra ubicado en un sector estratégico ya que en este encontramos varias empresas dedicadas a su misma actividad económica, por tal razón se tiene conocimiento de la competencia en lo que respecta a precios, promociones y productos ofrecidos.

Misión

Producir y comercializar pinturas para interiores y exteriores y el sector industrial, con alto valor agregado, calidad e innovación que superan las expectativas de nuestros clientes generando negocios de ganancia para la empresa y sus clientes con un crecimiento rentable y sostenible para la empresa.

VISIÓN

La empresa PINTUCOLORS se posesionara como una empresa líder en el sector de acabados arquitectónicos e industriales, ofreciendo un alto grado de productividad, eficiencia y calidad de nuestros productos y servicios proporcionando al cliente una excelente postventa y servicio a sus clientes menores y mayores.

VALORES CORPORATIVOS

La empresa PINTUCOLORS crece con sostenibilidad y valores éticos, a través de disciplina, compromiso, respeto, voluntad, solidaridad, integridad, humildad, honestidad, tolerancia, justicia y persistencia, fomentamos un alto grado de calidad humana

OBJETIVOS CORPORATIVOS

En la entrevista realizada se evidencio que la empresa no tiene elaborado un plan estratégico por tal razón nuestro equipo auditor sugiere la misión, visión, valores corporativos para que de esta manera se pueda incorporar unos objetivos a corto, mediano y largo plazo, con los cuales podrá medir su desempeño.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (ORGANIGRAMA SUGERIDO)

NOTA: La empresa no cuenta con un organigrama

GERENTE GENERAL

SUBGERENTE

GERENTE FINANCIERO

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE GESTION HUMANA

GERENTE DE PRODUCCION

GERENTE DE SISTEMAS

GERENTE JURIDICOS

SECRETARIA GENERAL

MENSAJERIA Y CAJA

PUBLICISTA Y DISEÑADPR

GRAFICO

VENDEDORES

CONTADOR Y ASESOR

FINANACIEROOPERARIOS ABOGADOS

PLAN DE LA AUDITORIA

PINTUCOLORS

PLAN DE TRABAJO AUDITORÍA INTERNA

IDENTIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Auditoría No. 1..

Equipo de auditoría:

Auditor : Auditaremos S.A.S

Alcance Criterios

Todos los departamentos de la organización.Se aplicaran de una forma práctica la metodología vista en clase para

el desarrollo de auditorías administrativas.

Objetivos Metodología

Determinar el estado actual de la organización, realizando las recomendaciones pertinentes para el de mejoramiento de la misma mediante la aplicación de los controles pertinentes.

Se realizara un conocimiento detallado de la organización mediante la inspección documental, la entrevista, la observación directa.

Cronograma de la auditoría

FechaTiempo

estimado (horas)

HoraPersonas

entrevistadas / asistentes

Área / proceso

AuditorDocumento de

referencia

04-04- 2015 60 N/A N/A Todas Auditaremos Registro único

Análisis información y determinación del curso de la auditoria.

al 05-04-2015

S.A.Stributario (rut), certificado de cámara y comercio.

Realización de la auditoría

07/04/2015

Al 25/04/2015

8

8:15 am

4;15 p.m.

Los jefes de cada

departamentoTodas

Auditaremos S.A.S

Manual de procesos y procedimientos, evidencias de comprobantes de liquidación de nómina, ingresos y egresos, planeación estratégica, hojas de vida de los colaboradores.

Reunión de apertura

5/05/2015 0.15

8:00 a.m. a 8:15 a.m.

propietario y encargado del

área

Todas Auditaremos S.A.S

No aplica

Trabajo de campo

10/05/2015 38:00 a 11:00 a.m.

propietario y encargado del

área

Todas Auditaremos S.A.S

Entrevistas, escrituras de propiedades, papeles de trabajo de auditorías realizadas anteriormente

REUNIÓN DE CIERRE

15/05/2014 0.20

3:15 p.m a 3:30 p.m.

dueño y encargado del

áreaTodas

Auditaremos S.A.S

NA

Fecha de entrega

25/05/2014  1 hora  8 am Gerente Alta

gerencia Auditaremos

S.A.S Informe final

Vo.Bo. Gerente General

Representante de la Dirección

Confidencialidad

La información consultada durante el desarrollo de la auditoría y los resultados del trabajo serán revelados únicamente a la Alta Dirección de la Empresa o a su Representante.

Registros de la auditoría

Los papeles de trabajo de la auditoría y el informe serán entregados a la Alta Dirección de la Empresa o a su Representante.

AREA DE PERSONAL

1° AUDITOR: FERNANDO OSPINA

2º AUDITOR: DIEGO RUBIO

OBJETIVO: Determinar si la empresa cuenta e implementa los procesos adecuados para el reclutamiento, capacitación, remuneración, bienestar e higiene para sus empleados.

Se aplicara solo al departamento de talento humano

CRÍTERIOS DE AUDITORIA.

Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase.

METODOLOGÍA.

Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa; de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores.

SECUENCIA NUMERICA

DE LAS PREGUNTAS

PREGUNTAS A REALIZAR

HALLAZGO OBSERVACIONES

1 ¿En cuánto a la mano de obra, hay reglas establecidas con respecto a:

- La contratación de personal nuevo.

Contratación de personal nuevo si, utilizando los perfiles laborales y demás habilidades requeridas para los puestos de trabajo.

La terminación del empleo se da por insuficiencias en la producción,

Formular y establecer una escala salarial dentro de la empresa.

Implementar un control que permita tener una estadística de la terminación de las relaciones laborales en la empresa..

- La terminación del empleo.- Mejoras de sueldos o salario.- Mejoras de rango o posición.

comportamientos inapropiados y el incumplimiento de sus funciones.

Mejoras de sueldos o salario: si, a los empleados se brindan incentivos de acuerdo a la eficiencia en el cargo utilizando las comisiones a los vendedores, y si hay un vendedor con bonificaciones que se excedan están se reparten de manera equitativa.

En la parte de ascensos no se tienen políticas definidas para estas.

Le empresa implementa la parte de comisiones pero se debe definir estableciendo porcentajes sobre las ventas o cumplimiento de metas.

2

¿Se lleva estadística del porcentaje de los trabajadores que renuncian en forma voluntaria a su empleo dentro de la empresa?

No, debido a que en la empresa los empleados nunca renuncian de forma voluntaria, los colaboradores actuales llevan en los puestos más de dos años.

En las hojas de vida de los colaborares que han tenido vínculos laborales con la empresa, no se evidencia la causa de la terminación del contrato

3 ¿Se lleva estadística del porcentaje que representan las horas de trabajo perdidas por ausencia de los trabajadores con respecto

No, en el sentido que cuando un colaborador se ausenta de su puesto de trabajo, otra persona lo reemplaza por el tiempo necesario en el cumplimiento de sus

No existe evidencia necesaria para verificar la veracidad de la respuesta.

al total de horas trabajadas?

funciones.

4

¿Hay una política establecida para adiestrar a los trabajadores y lograr así una mejor ejecución en los puestos de la empresa?

Sí, hay una política donde se les capacita a los empleados y se mantiene un control adecuado de su rendimiento.

´

En la organización si se implementa de la forma adecuada, se debe tener una evidencia escrita para poder saber cuál es la política y que el proceso como tal se encuentre plasmado.

5

¿Hay una persona o comité responsable de las medidas que deban tomarse para prevenir accidentes?

Sí, hay una reacción inmediata de trasladar los empleados, los empleados están capacitados contra accidentes laborales y afiliaciones a ARL, eps etc.

Dentro de la empresa no existe mecanismo de seguridad ocupacional, por lo tanto las acciones que se toman siempre van a estar ligadas cuando sucede algún evento inesperado.

6

¿Hay una política establecida para fomentar la prestación de servicios al trabajador?

No, es necesaria esa política, debido a que todos los trabajadores entran de una vez con todo lo legal.

Difundir a los colaboradores las ventajas que tiene la obtención de un trabajo formal y los beneficios propios y familiares que por ejemplo ofrece la caja de compensación.

7 ¿Durante los últimos 3 meses ha surgido algún

No, se maneja un ambiente laboral agradable, por lo que los

conflicto o ha aumentado notablemente la tensión entre los trabajadores y los superiores?

empleados respetan y estiman sus superiores.

8

¿Se realiza en la empresa una presentación del personal de nuevo ingreso con los principales jefes departamentales?

Si se hace una presentación de personal a toda la empresa, y con el gerente encargado de cada departamento.

De acuerdo al organigrama la empresa tiene unas áreas funcionales definidas, con una persona encargada, que en este caso no tiene la figura de jefe si no de gerente.

9

¿Se realiza en la empresa una presentación del personal de nuevo ingreso con sus compañeros de trabajo?

Si a toda la empresa

10 ¿Se provee al nuevo personal de los útiles necesarios para la realización eficiente de su trabajo?

Si, en cuanto a dotación y a herramientas

Al verificar la vestimenta de los colaboradores se evidencio que si se encuentran debidamente uniformado y cumplen con todos los implementos de

seguridad personal.

11

¿Se determina una persona específica como instructor del personal de nuevo ingreso?

.

Si para el dpto. de producción lo tiene el gerente y cuando es administrativa la tiene la gerente administrativa

El gerente de cada área es el encargado de realizar la inducción a los colaboradores nuevos.

12

¿Se califica al personal durante el período de prueba?

Sí, no hay mucho formalismo pero se le hace un seguimiento.

La calificación se realiza de forma subjetiva de acuerdo a las capacidades demostradas por el colaborador durante su desempeño.

13

¿Se han establecido gratificaciones anuales? Decir cuáles.

Por el cumplimiento de las metas al fin de año se le entrega una bonificación monetaria a cada uno, se premian con integraciones o viajes para toda la empresa, por ejemplo el año pasado fue a San Andrés.

14 ¿Se tiene constituida una política sobre incentivos por mejorar el trabajo realizado?

Si, se les da un obsequio, bonificación y un presente.

La política no es clara, y no existe por escrito.

15

¿Se cuenta con seguros de accidente y de vida? Verificar las pólizas.

Si para cada trabajador las pólizas se hicieron por medio de seguros Bancolombia

16

¿Se han determinado los períodos de vacaciones? Revisar la programación de vacaciones

Si de acuerdo a las fechas de vacaciones, son fijas y así mismo salen. Las vacaciones se otorgan a medida que

el colaborador las solicita, pero no existe determinado como tal un plan de vacaciones global para la organización.

17

¿Se utiliza la calificación de méritos? Obtener los métodos de calificación y revisarlos. no

La empresa nunca ha implementado un sistema de calificación de méritos no medición del desempeño de los cargos.

18 ¿Se realizan exámenes médicos periódicos a todo el personal por lo menos cada dos años? Comprobar el plan.

Si, se realizan de forma anual pero no existe un plan por escrito que permita verificar los resultados de la política.

Al consultar con los colaboradores efectivamente si se implementa el examen médico, pero no más la organización no solicita al personal copia de los resultados médicos, solo les pregunta si se encuentra bien de salud no más.

19

¿Se han establecido comités de Higiene, seguridad y salud ocupacional? Revisar las actas del COPASO.

no La salud de los colaboradores en áreas de organización como producción de alto riesgo.

20

¿Se difunde mediante carteles, folletos o conferencias la prevención de enfermedades profesionales? Comprobar la difusión.

NO, en la organización no existe personal encargado para dichas funciones además no existe el comité paritario de seguridad ocupacional.

Ninguna

21

¿Se cuenta con un programa para la realización de actividades deportivas? Analizar el plan, comprobar su difusión, comprobar la contribución de la empresa

Si, la empresa ha participado en campeonatos de futbol, ciclo paseos pero son eventos esporádicos no existen un plan por escrito para su realización,

Las integraciones deportivas se realizan de manera repentina en la empresa y no existe una planificación para su realización.

22   ¿Se conceden becas por parte de la empresa?

No existen becas como tal, pero existen oportunidades de progreso

La organización otorga créditos a los colaboradores para estudiar, con formas de

Analizar las becas disponibles, estudiar los criterios de otorgamiento.

académico al personal que lo requiera.

pago flexibles, descontado directamente de la nómina.

23 ¿Se cuenta con un programa para la realización de actividades sociales tales como juegos de salón, sesiones de música, lectura, obras teatrales, etc.? Analizar el plan, comprobar su difusión y la contribución de la empresa.

no

AREA DE MERCADEO

1° AUDITOR: DIEGO FABIAN MEDINA VIZCAYA

2º AUDITOR:

OBJETIVO: Evaluar si el área de mercadeo, cuenta con procesos idóneos para la producción, comercialización y distribución

de productos especializados en revestimientos y pinturas para acabados arquitectónicos e industriales

ALCANCE:

Esta Auditoria aplica al departamento de Mercadeo.

CRÍTERIOS DE AUDITORIA.

Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase

METODOLOGÍA.

Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa; de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores.

#PREGUNTAS A

REALIZARHALLAZGO OBSERVACIONES

1 ¿Qué políticas establecidas hay sobre descuentos?

Los descuentos se manejan bajo las siguientes condiciones:

20% de descuento para

Esta establecida en documentos que soportan dicha política.

mayoristas. 10% de descuento para

minoristas. 5% de descuento para

clientes ocasionales.

2

¿Qué políticas establecidas hay sobre la fijación de precios?

Los precios establecidos van de acuerdo a los costos unitarios y variables de cada componente que procede de proveedores ya establecidos y a la transformación que requiere los revestimiento y las pinturas asi mismo se asignada el valor del producto buscando una utilidad del 30%, dependiendo el tipo de producto.

Es de importancia recomendar a Sinteplas y vinilos que la competencia es una variable que puede determinar los precios y que estos no deben ser desleales al incurrir en precios más bajos o más altos

3 ¿Qué políticas establecidas hay sobre la asignación de créditos?

Requerimientos para la asignación de créditos

Solicitud formato de crédito establecido por Sinteplas y vinilos

Estudio del crédito Fotocopia de la cedula

(ampliación al 150%) Tres últimos extractos

bancarios Certificación de ingresos Fotocopia del RUT, Un (1) codeudor si la compra

supera un valor de

La política de créditos está definida con claridad tanto por la empresa como establecida en documentos que puede solicitar el cliente.

$1.000.000

4

¿El número de los clientes es estático o va en aumento?

El marketing establecido proyecta un posicionamiento que va conforme a la misión y que periódicamente conlleva una estadística que revisa el cumplimiento de ingreso de clientes.

Cuenta con una base de datos de clientes

5

Hubo alguna posibilidad de disminuir los precios de venta sin presión apremiante de la situación competidora?

Se han presentado épocas en que los precios de los proveedores han disminuido y por ende nuestra producción ha aumentado y se otorgan descuentos en líneas de producto

Cambios esporádicos en el mercado

6

¿Son los precios reales de venta ligeramente más altos o bajos que los precios de los principales competidores en la misma área?

Los precios de venta son establecidos claramente sin perjudicar el mercado y conforme a la elaboración de los productos que lleva a estar en la línea de precios que ofrecen la competencia

7 ¿En caso de que un miembro de su cuerpo de vendedores deje la empresa para ir a trabajar con algún competidor, se dispone de un registro de los clientes a los que el

Existe rutas establecidas de los vendedores las cuales están en la base de datos de la empresa con la información de los clientes

Cuenta con base de datos de los clientes

regularmente atendía?

8

¿Se discute mensualmente el informe de ventas?

Hay reunión quincenal o mensual conforme con los resultados que se pretendan obtener o para retroalimentar a los vendedores de los nuevos precios o productos

Se lleva un acta de reuniones que preside el gerente, aprueba el secretario delegado y contiene las firmas de los integrantes de la reunión y se archiva en la carpeta de reuniones de ventas

9¿Se elabora el pronóstico mensual de ventas?

Se tiene un tope de ventas mensuales que se deben cumplir conforme a meses

Se debe contar con un sistema financiero que ayude a simular las ventas posibles para tener un referente.

10

¿Existe una adecuación de los canales de distribución utilizados? Analizar los canales utilizados

Los procesos de distribución de Sinteplas se manejan directamente por medio de un furgón de la empresa que se encarga de la distribución en el municipio de Ibagué, la distribución fuera del municipio se realiza por TCC

Los canales de distribución son los adecuados conforme al crecimiento de la empresa.

11

¿Ha sido correcta la selección de los canales de distribución? Evaluar los resultados obtenidos.

El utilizar un canal de distribución contratado es una opción que no es la más adecuada pero que responde al momento inmediato de la empresa.

La empresa debe concretar un plan de acción que permita manejar solo internamente el proceso de distribución

12 ¿Se ha prestado el apoyo necesario a los canales de distribución?

Los canales de distribución utilizados tanto internamente como externamente se desarrollan conforme a los pedidos y son apoyados por los trabajadores

Cumple con el apoyo necesario

designados en el área de distribución

13

¿se ofrecen rebajas por compra de volumen? revisar los procedimientos utilizados

La empresa cuenta con precios fijos ya que nuestro ideal no es competir tan solo con precios si no con la calidad de los productos, se ofrece es garantía de 60 días des pues de la compra

No se cuenta con procedimientos de descuentos por volumen pero se está tratando de implantarlo

14

¿se realizan descuentos por pronto pago? Revisar los procedimientos utilizados

Cartera de crédito ofrece descuentos que van desde el 15% hasta el 5% conforme a los vencimientos de pago de la factura ya que en esta está relacionada la información para los productos que aplica

Cuenta con políticas de descuento por pago anticipado.

15

¿se conocen los precios de la competencia? Obtención de datos

La inteligencia empresarial conlleva a la empresa a estar en una investigación constante de los precios del sector

No suministraron información ni evidencia

16Existe una identificación de la marca o símbolo distintivo de la empresa

Si la marca ya se encuentra posicionada

Ok

17 ¿Existe un registro legal de la empresa? Obtener la copia del registro

Sinteplas y vinilos está legalmente constituido en la cámara y comercio, la superintendencia de industria y comercio y esta

Cuenta con los registros pertinentes y los suministran para su verificación

soportada por notaria

18

¿existe relación entre la publicidad usada y la del mensaje que demanda el producto? Evaluar la publicidad usada

La publicidad que se esta utilizando contiene el logo de la compañía y relación de los productos que se ofrecen (tarjetas de presentación, volantes, calendarios)

Se debe implantar un sistema de publicidad que permita generar recordación del producto. (cuñas radiales, comerciales en televisión municipal)

19

Es adecuado el medio de publicidad utilizado? Estudiar los medios utilizados en cuanto a sus costos financieros y posibles resultados

La publicidad que Sinteplas y vinilos utiliza es participativa en el mercado, los costos en los que incurre son moderados pero generan recordación en nuestros clientes.

La empresa pretende relanzar la marca en el año 2015 con una campaña agresiva según lo indicado por el gerente. Que incluye cuñas radiales, patrocinio de eventos culturales, deportivos y comerciales de la empresa en el canal de Ibagué

20

¿se han utilizado en forma adecuada recursos disponibles para la publicidad?

Si, los recursos están destinados conforme al plan publicitario adoptado

Plan de publicidad adoptado.

Nota: Si requiere hojas adicionales, use hojas en blanco y por favor continué el consecutivo de las preguntas.

FIRMA AUDITORES:

AREA DE INVENTARIOS

1° AUDITOR: DIEGO RUBIO

2° AUDITOR: KATHERINE HERNANDEZ

Objetivo: Determinar si el área de inventarios cuenta son mecanismos adecuados para el su control en cuando a manejo y tratamientos que se le debe dar dentro dela organización.

ALCANCE: Esta Auditoria aplica para el área de inventarios. CRÍTERIOS DE AUDITORIA. Se tendrán en cuenta los conocimientos vistos en clase METODOLOGÍA.La auditoría se llevara a cabo mediante entrevista a los responsables y colaboradores de cada proceso, revisión de los documentos, registros e indicadores por muestreo.

Numero PREGUNTAS A REALIZAR

CUMPLE OBSERVACIONES

1

¿Se hace un registro oportuno de todo lo que se recibe?

SI

Bodega de materiales: Cuando ingresa la mercancía se firma un documento y queda una copia como comprobante.

Bodega de producto terminado: Se maneja un formato para el registro de unidades producidas y están ingresan a la bodega y se registran como producto terminado.

Bodega comercial (mostrador): Se lleva un registro desde que la mercancía ingresa en este se registran las cantidades y la descripción de la mercancía.

2

¿Se realiza una custodia física adecuada de los inventarios?

NO

En la bodega de materiales no ahí custodia, en la bodega comercial y la del producto terminado si hay personas pendientes custodiando.

3

¿Hay registros adecuados para el control de las SI

Si, mediante fichas técnicas de control, verificándose por medio del jefe que custodia las bodegas, y cada jefe de producción de acuerdo al

AREA DE VIGILANCIA

1° AUDITOR: FERNANDO OSPINA

OBJETIVO: determinar si la organización cuenta e implementa los procesos adecuados de custodia y seguridad privada dentro la compañía.

ALCANCE

Se aplicara solo a lo que compete al área de seguridad y resguardó de la organización.

CRÍTERIOS DE AUDITORIA.

Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase

METODOLOGÍA.

Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa; de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores.

SECUENCIA NUMERICA

DE LAS PREGUNTAS

PREGUNTAS A REALIZAR

HALLAZGO OBSERVACIONES

1

¿Existe un programa de vigilancia?

No, no se cuenta con el servicio de vigilancia contratada. Solo existen cámaras de vigilancia que se monitorean en horarios laborales.

Las cámaras de vigilancia no ofrecen la suficiente seguridad para prevenir posibles robos en la empresa, además de que el monitoreo no se hace las 24 horas hace más difícil la vigilancia.

2

¿Hay un plan de crisis o emergencias?

No, porque hasta el momento no se ha presentado ninguna clase de emergencia que pueda poner en riesgo la integridad de las personas.

El personal del área de producción está continuamente expuesto a cualquier clase de accidentes laborales, además pueden suceder sucesos naturales o sociales como robos.

3

¿Existen controles de entrada y salida a la empresa?

No, no se cuenta con ninguna clase de control al momento de entrar o salir de la empresa, tampoco de un guarda de seguridad que inspeccione maletas o equipaje que ingrese a la compañía

Debido a que no hay una persona encargada de la seguridad de la empresa esta queda expuesta a que se presenten robos y que cualquier persona que no sea parte de la empresa pueda entrar y salir sin ninguna clase de control

AREA DE MANTENIMIENTO:

1° AUDITOR: DIEGO RUBIO

OBJETIVO: determinar si la organización cuenta e implementa los procesos adecuados de mantenimiento de los equipos de la organización

ALCANCE

Aspectos relacionados con el mantenimiento de la maquinaria de producción y demás equipos de la organización.

CRÍTERIOS DE AUDITORIA.

Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase

METODOLOGÍA.

Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa; de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores.

SECUENCIA NUMERICA

DE LAS PREGUNTAS

PREGUNTAS A REALIZAR

HALLAZGO OBSERVACIONES

1

¿Hay un programa de mantenimiento preventivo?

No, cuando alguna maquina presenta algún daño se hace la respectiva reparación

Como la maquinaria y los equipos de cómputo hace poco tiempo aun no presentan fallas

2

¿Existe presupuesto asignado para el programa de mantenimiento preventivo?

No, por el momento no se ha diseñado un programa para realzar los respectivos mantenimientos a las maquinas.

Dentro del presupuesto de la empresa este rubro no se encuentra estipulado.

AREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:

1° AUDITOR: LIZETH MARIN

OBJETIVO: determinar si la organización cuenta e implementa los procesos adecuados para la recepción y envió de la correspondencia.

ALCANCE

Se aplicara solo a la relacionado con la recepción y respuesta de correspondencia.

CRÍTERIOS DE AUDITORIA.

Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase

METODOLOGÍA.

Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa; de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores.

SECUENCIA NUMERICA DE

LAS PREGUNTAS

PREGUNTAS A REALIZAR

HALLAZGO OBSERVACIONES

1

Existe un área específica para la recepción de correspondencia?

No existe un conducto regular al momento de recibir la correspondencia.

Esto puede ser un problema puesto que se puede perder o llegar a personas ajenas a la empresa información o documentos importantes.

2

¿Hay una adecuada tramitación de la correspondencia??

No, la correspondencia puede pasar primero por otras personas o demorarse mucho tiempo antes de que llegue al destinatario final.

Se evidencia que no hay un manejo adecuado con la correspondencia y eso es un riesgo grande porque se maneja información privada que requiere un manejo especial

3

¿Existe un sistema interno de comunicación ágil?

No, porque muchas veces se presentan problemas de comunicación

Aunque la compañía tiene un buen sistema de gestión documental y correo electrónicos actualizados, presenta problemas de comunicación.

4

¿Existe un correcto manejo y control del archivo?

No, puesto que no existe una persona que maneje los archivos dentro de la compañia

Aunque las secretarias tengan un buen manejo de los archivos como tal no existe un sitio adecuado para el almacenamiento de los mismo ni una persona responsable

5 ¿Se protege la documentación en el archivo?

Si, solo las secretarias están encargadas del manejo de la documentacion

Las secretaias son las únicas personas autorizadas para llevar los documentos

1° AUDITOR: LIZETH MARIN

OBJETIVO: determinar si la organización cuenta e implementa los mecanismos adecuado para llevar todo los relacionado con los aspectos legales

ALCANCE

Se aplicara solo lo correspondiente a los aspectos légales de la organización

CRÍTERIOS DE AUDITORIA.

Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase

METODOLOGÍA.

Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa; de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores.

SECUENCIA NUMERICA

DE LAS PREGUNTAS

PREGUNTAS A REALIZAR

HALLAZGO OBSERVACIONES

1

Están todas las actas de asambleas de accionistas y de sesiones de la junta directiva transcritas al libro de actas

No, en la compañía Ninguna

2

Se encuentra al día la renovación de la matrícula mercantil

Si la evidencia se encuentra en la matricula mercantil del año 2015.

Ninguna .

3

Los libros de contabilidad están impresos por lo menos hasta el 31 de julio de 2014

No Todo reposa en el archivo contable por medio del software contable.

Recomendaciones Desarrollar una política que permita darle la oportunidad al personal antiguo, y al que cumpla con ciertas

características la oportunidad de aspirar a cargos superiores dentro de la organización. La inducción de los colaboradores no debe estar a cargo solamente de los gerentes de cada área se deben

diseñar mecanismos más eficaces para la capacitación del personal nuevo por ejemplo convenios con el Sena. Se debe implementar dentro de la organización el SISTEMA PARITARIO DE SEGURIDAD OCUPACIONAL, de

tal forma que diseñe e implemente toda la estrategia relacionada con la seguridad ocupacional dentro de la compañía.

La implementación de mecanismos de medición de desempeño de los cargos es de vital importancia para lograr efectividad en la empresa.

Se debe diseñar de la mano con el departamento del talento humano todo lo relacionado con la capacitación, motivación e higiene para los colaboradores de la empresa.

Diseñar además programas culturales, teatrales, deportivos, lúdicos, etc. Para los colaboradores y e hijos que conforman la empresa.

Se debe delegar la responsabilidad del manejo y control de la correspondencia a una sola persona en este caso se podría designar a la secretaria general.

El diseño de todo los relacionado con la prevención y mantenimiento de los equipos de cómputo y de producción deben ser delegados a una persona en específico de la empresa.