EDITORIALFLIX VARELA

La Habana, 2008

M.Sc. Ral de Armas Garca

conceptos y mtodosDE GESTINAUDITORA

Edicin y correccin: Lic. Mirialis Cceres MalagnDiseo de cubierta e interior: Arsenio Fournier CuzaDiagramacin: Yohanka Morejn Rivero

Ral de Armas Garca, 2008

Sobre la presente edicin:Editorial Flix Varela, 2008

ISBN 978-959-07-0421-5

Editorial Flix VarelaCalle A No. 703, esq. a 29,Vedado, La Habana, Cuba.

III

NDICE

PREFACIO / 1PARTE 1. INTRODUCCIN A LA AUDITORA DE GESTIN / 3Tema 1. Introduccin a la auditora de gestin / 5

1.1. Antecedentes histricos / 61.2. Concepto de auditora / 71.3. Concepto de auditora de gestin / 71.4. Objetivos de la auditora de gestin / 81.5. Diferencias entre la auditora financiera y la auditora

de gestin / 81.6. Beneficios de la auditora de gestin / 91.7. Normas que rigen la actividad de auditora / 10Resumen / 11

PARTE 2. LA FASE DE PLANEACIN DE LA AUDITORADE GESTIN / 13

Tema 2. La fase de planeacin / 152.1. La fase de planeacin / 152.2. Anlisis organizacional / 162.3. Evaluacin del control interno / 192.4. Elaboracin del cronograma de trabajo / 192.5. Preparacin del programa de auditora / 20Resumen / 22

PARTE 3. LA FASE DE EJECUCIN DE LA AUDITORADE GESTIN / 25

Tema 3. Introduccin a la fase de ejecucin / 273.1. Introduccin / 283.2. La fase de ejecucin de la auditora de gestin / 28Resumen / 30

Tema 4. Aplicacin de pruebas en la auditora de gestin / 314.1. Las pruebas de la auditora de gestin / 314.2. Las pruebas de cumplimiento o acatamiento / 324.3. Las pruebas sustantivas / 32

IV

4.4. Los procedimientos analticos / 334.5. Las pruebas de proceso de las actividades primarias

de la cadena de valor (Insumo-proceso-producto) para evaluarla economa, la eficiencia y la eficacia / 35

Resumen / 36Tema 5. Las tcnicas de recoleccin de informacin / 37

5.1. Introduccin / 385.2. Tcnicas de recoleccin de informacin / 385.3. Aplicacin de las tcnicas / 41Resumen / 45

Tema 6. Estudio y evaluacin de la visin sistmica de las entidades / 466.1. Introduccin / 466.2. Factores internos de la organizacin / 476.3. Factores del entorno / 556.4. Anlisis de la visin sistmica de la organizacin / 556.5. Estudio y evaluacin de la gestin de los procesos

de produccin y de servicios / 57Resumen / 58

Tema 7. Estudio y evaluacin de la visin estratgica de las entidades / 607.1. Definicin de la visin / 607.2. Formulacin de objetivos estratgicos / 617.3. Formulacin de polticas y estrategias / 617.4. Construccin de indicadores de los objetivos estratgicos / 61Resumen / 69

Tema 8. Evaluacin de la gestin basada en indicadores / 718.1. Introduccin / 718.2. Indicadores de gestin / 728.3. Indicadores medidores de la economa / 748.4. Indicadores medidores de la eficiencia / 808.5. Indicadores medidores de la eficacia / 818.6. Ficha tcnica de los indicadores / 84Resumen / 85

Tema 9. El hallazgo en la auditora de gestin / 869.1. Introduccin / 869.2. Requisitos bsicos en los hallazgos de auditora / 879.3. Pasos para desarrollar un hallazgo de auditora / 879.4. Anlisis causa-efecto en el hallazgo de auditora / 889.5. Atributos del hallazgo de auditora / 899.6. Priorizacin de los hallazgos de auditora / 91Resumen / 92

VTema 10. La evidencia y los papeles de trabajo / 9310.1. Introduccin / 9310.2. La evidencia de auditora / 94

10.2.1. Atributos de la evidencia / 9410.2.2. Interrogantes de la evidencia / 9410.2.3. Tipos de evidencia / 9510.2.4. Atributos de la evidencia / 96

10.3. Diferencia entre la evidencia en la auditora financieray en la auditora de gestin / 99

10.4. Fuentes de la evidencia / 10010.5. Los papeles de trabajo / 100Resumen / 102

PARTE 4. LA FASE DE INFORME EN LA AUDITORA DE GESTIN / 105Tema 11. Fase de informe / 107

11.1. Introduccin a la fase de informe / 10811.2. El informe de auditora de gestin / 10811.3. Contenido del informe de auditora de gestin / 11311.4. La estructura del informe de la auditora de gestin / 11411.5. El informe preliminar o borrador / 11711.6. Las conclusiones de la auditora / 11711.7. Las recomendaciones de la auditora / 11811.8. Presentacin de resultados / 11811.9. El informe definitivo / 120Resumen / 121

PARTE 5. LA FASE DE CONTROL DE LA CALIDADY EL SEGUIMIENTO A LA AUDITORA DE GESTIN / 123

Tema 12. Fase de aseguramiento de la calidad y el seguimiento / 12512.1. Introduccin / 12512.2. El sistema de aseguramiento de la calidad / 12612.3. Aseguramiento de la calidad en las fases de la auditora

de gestin / 12612.4. Aplicacin de las pruebas para documentar

el seguimiento / 12712.5. Informe de seguimiento / 127Resumen / 128

Sitios web visitados en el 2005 y 2006 / 131

Bibliografa / 132

1PREFACIO

En la mayora de los textos actuales sobre la disciplina de Auditora seaborda la Auditora Operacional o de Gestin, ms bien para reconocer suexistencia y divulgar su contenido, pero al hacerlo no se profundiza en eltema y, o son muy pocos, o no se brindan ejercicios que entrenen a losestudiantes, bien bajo la base de situaciones de la vida real o simuladas.Tampoco se tratan con la necesaria profundidad los recursos tericos yprcticos que les permitan la realizacin de auditoras de gestin.

En los tiempos que vivimos, donde el propio devenir de la humanidad haceque cambien las mentalidades, las normas, los valores y los estilos de vida, elmarco conceptual de la Auditora de Gestin se vislumbra como un instrumentoideal para la deteccin de las causas que propician un desempeo deficiente. Aprofundizar en estas cuestiones nos convoca el Marco Integrado de ControlInterno para Latinoamrica (MISIL), preparado por el Committee of SponsoringOrganizations of the Treadway Comisin, que fue aprobado en 2003 por la Fe-deracin Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI).

Nuestro trabajo surge como una necesidad de dotar a los estudiantes de unmaterial que, de forma condensada e integral, los provea de los conocimientosrequeridos para conocer y posteriormente desarrollar la auditora de gestintanto en entidades del sector pblico como del sector privado.

Muchas de las tcnicas que se utilizan en la auditora de gestin tienen susorgenes en la auditora financiera, en el anlisis financiero y de costos, as comoen la direccin estratgica y la mercadotecnia, lo que nos indica que para poderser contraparte mediante el enjuiciamiento independiente, la evaluacin, el an-lisis y las recomendaciones constructivas, se requiere tener cultura de la activi-dad de que se trate.

Nos hemos apoyado en el informe sobre control interno que emiti enseptiembre de 1992 el Committee of Sponsoring Organizations of theTreadway Comisin (COSO) con la asistencia tcnica permanente de lafirma Coopers & Librand, difundido como Informe COSO, el cual se con-sidera un punto de referencia importante cuando se tratan materias de con-trol interno; el Marco Integrado de Control Interno para Latinoamrica(MISIL), preparado por el propio Committee of Sponsoring Organizationsof the Treadway Comisin, que fue aprobado en 2003 por la FederacinLatinoamericana de Auditores Internos (FLAI), y la aplicacin del concep-to de administracin de riesgos empresariales, divulgado como Enterprise

2Risk Management (ERM); las Normas y Directrices para Auditora de Ges-tin emitidas en 1997, basadas en las Normas de Auditora emitidas porINTOSAI y en su experiencia prctica; las experiencias plasmadas en eldocumento emitido durante el taller celebrado en el ao 2004 por laOLACEFS en el que participaron representantes de diferentes pases comoCosta Rica, Colombia, Cuba y Venezuela, con el apoyo de la GAO y utili-zando material otras naciones entre las que se encuentran Brasil, Pery Mxico. Adems hemos tomado aporte de diferentes autores en la mate-ria y del curso realizado en ASOSAI. Tambin consultamos el conveniofirmado entre el BID-GAO-IDI- OLACEFS, con base en los resultados deuna encuesta que se realiz en Latinoamrica y en la cual se seal lanecesidad de implementar actividades de capacitacin relacionadas conla auditora en sistemas de informacin, ambiental y por supuesto, en ges-tin, las experiencias de los cursos dictados en Bolivia (noviembre 2002)y Panam (febrero 2003) as como la consulta a las obras que citamos enla bibliografa.*

He agregado consideraciones personales de evaluacin con el fin de culmi-nar con un producto lo ms amplio y didctico posible que pudiera ser aplicadoen cualquier pas con la nica posibilidad de que este se adapte a las normaslocales exigidas y con el objetivo beneficiar a la regin.

RAL DE ARMAS GARCA

* INTOSAI: International Organization of Supreme Audit InstitutionsOLACEF: Organizacin Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadores SuperioresGAO: General Accounting OfficeIDI: Iniciativa de Desarrollo de INTOSAIBID: Banco Interamericano de DesarrolloASOSAI: Asian Organization of Supreme Audit Institutions

PARTE 1Introduccin a la Auditora de Gestin

Se presenta la Auditora de Gestin en el contexto general de la auditora.

5TEMA 1INTRODUCCIN A LA AUDITORADE GESTIN

OBJETIVO GENERAL

Comprender lo que representa la auditora de gestin en el contextogeneral de la auditora considerada como ciencia social, que en su fun-cin de contraparte y no parte de las administraciones de los sectores p-blico y privado, contribuye a la correcta administracin de los fondospuestos a disposicin de sus representantes y a la elevacin de la eficien-cia, la eficacia y la economa de los procesos econmicos en su sentidoms amplio.

OBJETIVOS DE ESTUDIO

1.1. Conocer los antecedentes histricos de la auditora de gestin.1.2. Definir los conceptos de auditora y de la auditora de gestin.1.3. Explicar los objetivos de la auditora de gestin.1.4. Establecer las diferencias entre la auditora financiera y la auditora de

gestin.1.5. Destacar los beneficios que brinda la auditora de gestin.1.6. Beneficios de la auditora de gestin.1.7. Dar a conocer en qu consisten las normas que rigen la actividad de

auditora.

61.1. ANTECEDENTES HISTRICOSEl origen exacto de la auditora es muy controvertido, se conoce que en

Inglaterra en el siglo XV se precisaba de las opiniones de auditores paraasegurarse de que no se produjeran fraudes en los registros. Hay eviden-cias del surgimiento de la auditora independiente en Inglaterra por losaos 1840.

La Contabilidad como profesin fue introducida por los britnicosen Norteamrica en la segunda mitad del siglo XIX, los contadores nor-teamericanos adoptaron la forma de auditar y los procedimientos dellevar a cabo la revisin de los informes financieros de los britnicos.Estas auditoras eran llevadas a cabo fundamentalmente en entidadesde capitales individuales.

A partir del ao 1900, con la creacin de las corporaciones, surgi lanecesidad de auditar sus estados financieros y, sobre el 1917, apareci enlas leyes el establecimiento del dictamen de los mismos.

Hasta aqu el desarrollo de la auditora se circunscriba a contar conuna opinin independiente que diera fe de la exactitud de la informacinfinanciera.

Por el ao 1957 surgi la auditora administrativa con la finalidad deevaluar la calidad de la administracin, esto es la planificacin, la organi-zacin, la direccin y el control de las entidades. Durante la dcada del 70,apareci el inters por parte de las administraciones gubernamentales deconocer acerca del desempeo de sus entidades, ya que a travs de losinformes financieros esto no era viable y naci la auditora de gestin,basada en dos importantes principios de la administracin pblica: el pri-mero relativo a que esta deba ser dirigida de manera que hiciera el mejor usoposible de los fondos pblicos y el segundo relativo a que las personas quedirigan los fondos pblicos deban ser responsables por la prudente y efec-tiva administracin de los recursos que les haban sido confiados.

Con posterioridad, dado el grado de socializacin de la propiedad bajoasociaciones de diferentes matices y caractersticas, lo cual provoc que laadministracin de los negocios cada vez ms recayera en manos de directivosgerenciales que raras veces eran a su vez los propietarios principales de lasmismas, naci la necesidad de conocer, con un carcter totalmente inde-pendiente, acerca del desempeo de las administraciones bajo la influen-cia de las complejas relaciones y el entorno en que se movan las entidadesdel sector privado y se reconoci la utilidad de la auditora de gestin.

71.2. CONCEPTO DE AUDITORALa palabra auditora viene del latn auditorios, y de esta proviene auditor

(el que tiene la virtud de or), pero se asume que esa virtud de or y revisarcuentas est encaminada a la evaluacin de la economa, la eficiencia yla eficacia en el uso de los recursos, as como al control de los mismos.

Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones fi-nancieras o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin,como servicio a los rganos de gobierno que responden por la correctautilizacin de los fondos puestos a su disposicin y a los propietarios delas entidades privadas. Se realiza por personal completamente independientede las operaciones de la entidad evaluada, con la finalidad de verificarlas,evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones yrecomendaciones.

1.3. LA AUDITORA DE GESTINEs la revisin sistemtica de las actividades de una organizacin o de

un segmento de ella en relacin con objetivos especficos. Tal revisintiene tres propsitos esenciales: estimar el funcionamiento, identificar opor-tunidades de perfeccionamiento y desarrollar recomendaciones de mejo-ras o fomentar acciones. Dicho en otras palabras, es un proceso para exa-minar y evaluar las actividades realizadas, en una entidad, programa,proyecto u operacin, con el fin de determinar su grado de eficiencia,eficacia y economa, y por medio de las recomendaciones que al efecto seformulen, promover la correcta administracin del patrimonio pblico oprivado.

En el mbito internacional se le han conferido diferentes nombres a laauditora de gestin, pero en esencia sus objetivos coinciden.

La base de la auditora de gestin se enmarca, principalmente, en lostrminos de medicin de eficiencia, eficacia y economa, aunque tambinse extiende su aplicacin a cuestiones relacionadas con la ecologa y laequidad.

El auditor debe obtener datos que le permitan evaluar y analizar la enti-dad, con el fin de obtener evidencia del manejo organizacional, para ellodebe trabajar con indicadores de gestin dirigidos al anlisis de la gestin

8organizacional. En caso de que la entidad cuente con ellos, el auditor debesaber correlacionar la informacin suministrada, lo que equivale a realizarla evaluacin y su respectivo anlisis. De no ser as, el auditor debe darse a latarea de disear y aplicar los indicadores, previo consenso, que le permitan(con la informacin suministrada), realizar el proceso de evaluacin y an-lisis para obtener conclusiones claras sobre el comportamiento de la enti-dad en el cumplimiento de su misin.

La eficacia de la gestin administrativa, el cumplimiento de la misin yde los objetivos institucionales, de los planes y de los programas, de lasmetas y de la legalidad, es la responsabilidad primaria de los directivos ygerentes de la organizacin, y este desempeo se evala por la auditora degestin, que al retroalimentar a la alta direccin con sus observaciones yrecomendaciones, obtiene mecanismos efectivos para la salvaguarda del pa-trimonio y el logro de las polticas, objetivos y metas.

1.4. OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE GESTIN Evaluar la economa, la eficiencia y la eficacia de las entidades. Evaluar el cumplimiento de las polticas gubernamentales. Evaluar el cumplimiento de metas y resultados sealados en los progra-

mas, proyectos u operaciones de los organismos sujetos a control. Analizar el costo de la actividad y el correcto uso dado a los recursos

aprobados.

1.5. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORAFINANCIERA Y LA AUDITORA DE GESTIN

La auditora financiera, entendida como el examen de estados finan-cieros realizado por un profesional independiente, con la finalidad de emi-tir una opinin tcnica y profesional de estos estados, de acuerdo con lasnormas de auditora aceptadas, difiere de la auditora de gestin, encon-trndose entre las diferencias las siguientes:

9Aspecto Auditora financiera Auditora de gestinEstados financieros Son un fin Son un medioObjetivos Emitir una opinin acerca Ayudar a la administracin

de la razonabilidad de los a aumentar su economa, suestados financieros. eficiencia y su eficacia.

Insumos Emplea los estados financie- Emplea los planes estratgi-ros, y los principios y normas cos, los presupuestos.de contabilidad generalmenteaceptados.

El control interno Est orientado a lograr esta- Evala el control interno endos financieros confiables en forma integral, relacionadoel marco legal. con el cumplimiento de

metas y objetivos.Las personas que Participan fundamentalmente Participa un equipo multidis-la realizan profesionales del rea ciplinario integrado por pro-

econmica. fesionales de las especialida-des afines a la actividad quese audita.

Las recomendacio- Mejoras en el sistema Erradicar las causas de lasnes se orientan a contable. desviaciones y al logro de las

metas y los objetivos de laorganizacin.

1.6. BENEFICIOS DE LA AUDITORA DE GESTIN Permite identificar las reas problemticas, las causas relacionadas y las

soluciones para mejorar. Localizar las oportunidades para eliminar derroches e ineficiencias, lo

que es significativo en las auditoras de gestin, sin embargo, hay quetener cuidado con las reducciones de costos a corto plazo que causanproblemas a largo plazo.

Identificar los criterios para medir el logro de metas y objetivos de laorganizacin.

Habilitar un canal adicional de la comunicacin entre los niveles deoperacin y la alta gerencia.

Generalmente el personal que trabaja en operaciones es ms conscientede los problemas y las causas que el personal de la gerencia, por lo que

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una de las ventajas de la auditora de gestin es la capacidad de los auditoresde transmitir preocupaciones operacionales a la gerencia.

Emitir una evaluacin independiente y objetiva de las operaciones.

1.7. NORMAS QUE RIGEN LA ACTIVIDADDE AUDITORA

Las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, tanto las que se es-tablecen por los organismos globales, a nivel internacional, como las que seestablecen a nivel de los respectivos pases, por sus entidades fiscalizadorassuperiores, en sentido general, se estructuran y consisten en:

a) NORMAS GENERALESEstn referidas a la tica y a la capacidad profesional del personal, a la

independencia de la organizacin de auditora y de sus trabajadores, al de-bido cuidado profesional con que debe practicarse la auditora y prepararselos informes respectivos, y a la aplicacin de controles de calidad.

b) NORMAS DE EJECUCIN DEL TRABAJOEstas normas tienen el objetivo de establecer los criterios o pautas gene-

rales que constituyen las reglas que el auditor debe seguir en la ejecucinde la auditora.

Las Normas de Ejecucin constituyen el marco de referencia para ejecu-tar y dirigir las auditoras. Estn relacionadas con las Normas Generales ycon las de preparacin de informes, pues los resultados que se obtienencuando se aplican las Normas de Ejecucin, son la fuente principal del con-tenido del informe de auditora.

c) NORMAS DE ELABORACIN Y PRESENTACINDE INFORMES

Estas normas tienen como objetivo establecer criterios o pautas acercade la informacin que rinden los auditores y deben cubrir aspectos relacio-nados con: Comunicar los resultados de la auditora a los dirigentes o funcionarios

de los niveles de direccin que correspondan.

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Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados. Poner los resultados a disposicin de las entidades o personas facultadas

para su conocimiento y efectos pertinentes. Facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas

correctivas apropiadas.

RESUMEN

El origen exacto de la auditora es muy controvertido. La auditora es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las ope-

raciones financieras o administrativas efectuado con posterioridad a suejecucin, como servicio a los rganos de gobierno que responden dela correcta utilizacin de los fondos puestos a su disposicin y a lospropietarios de las entidades privadas.

Por los aos 1970, surge el inters por parte de las administraciones guber-namentales de conocer acerca del desempeo de sus entidades.

La auditora de gestin es un proceso para examinar y evaluar las acti-vidades realizadas en una entidad, programa, proyecto u operacin, con el finde determinar su grado de eficiencia, eficacia y economa, y por medio delas recomendaciones que al efecto se formulen, promover la correcta admi-nistracin del patrimonio pblico o privado.

Se define con el trmino control a toda actividad dirigida a verificar elcumplimiento de los planes, programas, polticas, normas y procedi-mientos, con la finalidad de detectar desviaciones e identificar posiblesacciones correctivas.

El control de gestin es la actividad gerencial que se desarrolla dentrode las organizaciones, dirigida a asegurar el cumplimiento de su mi-sin, objetivos, planes, programas, metas y disposiciones normativasque regulan su desempeo; de tal forma que la gestin sea eficaz yajustada a parmetros de calidad.

La auditora financiera difiere de la auditora de gestin fundamental-mente porque la primera tiene como objetivo emitir una opinin inde-pendiente sobre la informacin financiera, en tanto que la de gestin serefiere, bsicamente, a brindar una evaluacin de la economa, la efi-ciencia y la eficacia con que se ha desempeado la entidad objeto deauditora y brindar recomendaciones para su mejora.

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Los beneficios de la auditora de gestin, fundamentalmente, estn en:identificar las reas problemticas, las causas relacionadas, las solucio-nes para mejorar; localizar las oportunidades para eliminar derroches eineficiencias; identificar los criterios para medir el logro de metas y objeti-vos de la organizacin as como habilitar un canal adicional de la comu-nicacin entre los niveles de operacin y la alta gerencia.

Atendiendo a su filiacin las auditoras pueden ser: externas o internas.Las externas son las que se realizan por las entidades fiscalizadorassuperiores, por los rganos de administracin tributarios (fiscales), opor las entidades de auditora independientes.

Las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, son las encargadasde regular el desempeo del trabajo de auditora y en la mayora de lospases se estructuran en: Normas Generales, Normas de Ejecucin delTrabajo y Normas de Informacin.

PARTE 2

La fase de planeacin de la auditora de gestin

El propsito de esta fase es conocer el quehacer de la entidad, identificarlos pasos y mtodos requeridos para llevar a cabo la auditora y calcular losrecursos tcnicos, materiales, humanos y financieros necesarios; los plazosde tiempo requeridos para llevar a cabo las comprobaciones y la defini-cin de las actividades que se van a realizar.

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TEMA 2LA FASE DE PLANEACIN

OBJETIVO GENERAL

Explicar la importancia que tiene el estudio, la evaluacin de los facto-res internos y del entorno, as como el control interno de la entidad objeto de auditoracon los objetivos de conocer acerca de la misma y establecer el grado de confianzaque se depositar en los controles que tenga establecidos.

OBJETIVOS DE ESTUDIO

2.1. La fase de planeacin.2.2. Anlisis organizacional.2.3. Evaluacin del control interno.2.4. El cronograma de trabajo de la auditora de gestin.2.5. El programa de la auditora de gestin.

2.1. LA FASE DE PLANEACINEn la fase de planeacin el auditor traza la estrategia planificada que

est condensada en el cronograma de actividades y en los programas detrabajo.

Con esta fase se recopila la evidencia de orientacin necesaria para queel auditor conozca el quehacer de la entidad y su sistema de controlesinternos.

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En la fase de planeacin de la auditora, se concretarn los siguientesaspectos:a) Anlisis organizacional para la auditora de gestin.

Visin sistmica de la organizacin. Anlisis de factores internos. Anlisis de factores del entorno.

Visin estratgica de la organizacin. Visin, misin, objetivos y metas.

b) Evaluacin preliminar del control interno.c) Plan de la auditora.

Objetivo y alcance de la auditora.d) Programas de auditora.

Definicin de las actividades que se van a desarrollar. Tiempos estimados. Recursos de la auditora organizados.

Entre las actividades que se desarrollan en la fase de planeacin se en-cuentran las siguientes:

Actividades ProductosVisita exploratoria para analizar la Determinacin del universo de anlisis,visin sistmica y estratgica de la conocimiento de la entidad y del controlentidad y el control interno. interno establecido en la misma.Evaluacin de los estndares Determinacin de los riesgos: inherente,de auditora. de control y de deteccin. Seleccin de

las reas que se van a evaluar.Evaluacin analtica para determinar Cronograma de trabajo, plan y programasobjetivos y alcance de la auditora. de auditora.

2.2. ANLISIS ORGANIZACIONALConocer el negocio va ms all de entender las operaciones internas de

la empresa. Para ello, el auditor debe desarrollar una visin sistmica, esdecir, comprender a la entidad y su entorno, adems debe lograr una visinestratgica, analizar y comprender su misin, objetivos y metas as comocualquier otro elemento que defina la estrategia de la organizacin paragenerar los productos o servicios que de ella se requieren.

El auditor debe conocer y profundizar en el quehacer de la organiza-cin, para ello consultar los archivos permanentes, realizar visitas preli-minares revisar la base de datos, etctera.

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Esta identificacin de la gestin, orientar al auditor a efectuar una evalua-cin del sistema de control interno del ente, con el fin de orientarse hacia laconfiabilidad y oportunidad de la informacin financiera, determinandolos sistemas de comunicacin y de registro de dicha informacin, as comoidentificar los riesgos potenciales. Luego, la evaluacin del control internoen esta etapa va dirigida a entender la estructura y otorgar una visin inicialde los procesos de gestin que se van a controlar.

Por lo tanto el anlisis organizacional comprende:a) Conocimiento y comprensin de la entidad auditada.

Visin sistmica. Visin estratgica.

b) Evaluacin del control interno. Ambiente de control. Actividades de control. Evaluacin de riesgos. Informacin y comunicacin. Supervisin.El fin es obtener una visin sistmica y estratgica de la entidad auditada,

permitiendo al auditor un conocimiento global de la organizacin y su entorno,lo cual es de suma importancia para el desarrollo de los siguientes pasos dela auditora.

Esta actividad se realiza mediante la bsqueda de informacin relevantesobre la organizacin auditada, a travs de la aplicacin de tcnicas y prc-ticas de auditora de general aceptacin. El anlisis de dicha informacin esenriquecido, con la evaluacin y comprensin del sistema de control inter-no de la entidad, culminando con la determinacin de los componentes oreas que sern objeto de examen durante la auditora.

Normalmente todo este anlisis, que nos lleva a comprender y cono-cer la empresa auditada, se inicia en la entidad que llevar a cabo laauditora. El auditor, utilizando el archivo permanente y las bases de da-tos existentes, encuentra la informacin necesaria para cumplir con laexpectativa de entender el contexto global de la entidad, trabajo que pos-teriormente verifica y complementa en la propia organizacin. El xito deun proceso de auditora y de cualquier proceso en s, est basado en elconocimiento y esto se logra a travs de un buen sistema de informacin,por ello la razn de iniciar la etapa de planeacin con la familiarizacin dela entidad a auditar.

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2.3. EVALUACIN DEL CONTROL INTERNOLa evaluacin del control interno en esta etapa est orientada a conocer

la estructura y otorgar una visin inicial de los procesos de gestin que sedeben controlar.

Para el auditor, el objetivo de su trabajo en esta etapa, ser evaluar yprobar el grado de la calidad que el sistema de control interno de la entidadauditada posee. Lo anterior con el propsito de depositar su confianza en larealizacin de las pruebas de auditora. De esta manera, para el auditor, lossistemas de control interno de mayor calidad implicarn ms confiabilidady generarn una menor necesidad de obtencin de pruebas de auditora.Por el contrario, los sistemas de control de menor calidad, generarn me-nos confiabilidad y consecuentemente, una mayor necesidad de aplicacinde pruebas de auditora.

Es importante indicar, que las entidades implementan sus sistemas decontrol interno, como un proceso que aporta grados de seguridad razonableen la consecucin de los siguientes objetivos: Eficiencia y eficacia de las operaciones. Confiabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de leyes, reglamentos y polticas.

2.4. ELABORACIN DEL CRONOGRAMA DE TRABAJOEl proyecto de auditora debe ser planeado utilizando un cronograma.

Esto ayuda a concluirla dentro de un perodo razonable de tiempo y conun nmero especfico de horas/auditor. Al mismo tiempo, el cronogramapermitir vincular entre s las diferentes actividades de la auditora. Algu-nas de ellas probablemente se basarn en los resultados de otras activida-des y, consecuentemente, deben ser ejecutadas en la secuencia correcta.Un cronograma puede plantearse en la forma de un plan de actividadeso de una hoja de planeacin de tiempos.

Con base en la informacin sobre el tiempo asignado (horas/auditor) yla/s persona/s que lo ejecutarn, deber determinarse el tiempo por activi-dad, subprograma y proyecto de auditora segn los das, semanas o perodoque se considere pertinente. Dicha informacin permitir preparar uncronograma o resumen de las actividades que se van a realizar, el cual debe-r ser aprobado por los niveles respectivos, previa iniciacin de la etapa deejecucin.

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES U HOJA DE PLANEACINDE TIEMPOS

Entidad_________________________________________Perodo que abarca desde el ________ hasta el_________

N/O Detalle Das de trabajo Ejecutor o H/D H/Dde las ejecutores Plan Real

actividades 1 2 3 n123.

n

Total

2.5. PREPARACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORALa etapa de planificacin cierra con la preparacin y aprobacin de los

programas detallados que el auditor preparar, con el fin de establecer laconexin entre los objetivos y los procedimientos que seguir en la fase deejecucin o trabajo de campo. Es un esquema secuencial y lgico que nopor ello puede ser modificado y que adems permite el seguimiento y su-pervisin de la labor.

Los programas de auditora son las guas de accin durante la fase deejecucin de la auditora. Estos programas contienen los procedimientos deta-llados de auditora por costo de la recopilacin efectiva de evidencia.

PROPSITO DEL PROGRAMA DE AUDITORALos programas de auditora son un vnculo clave entre el desarrollo de

los objetivos y de la conducta de un reporte sustentable de auditora. A esterespecto, sirven como: Una gua para obtener evidencia competente, relevante y suficiente, durante

la fase de la ejecucin de la auditora de una manera rentable. Un marco para asignar trabajo, entre los miembros del equipo de

auditora.

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Un medio de transferencia de conocimiento al personal nuevo. Una base para documentar el trabajo hecho y el ejercicio de la debida pre-

caucin.

FACTORES QUE SE DEBEN CONSIDERAREN LOS PROGRAMAS DE AUDITORA DE GESTINComplejidad y tamao.Los programas de auditora generalmente incrementan el tamao y la

complejidad (procedimientos ms detallados, cuestionarios y listas de che-queo) con incrementos en el tamao de la auditora.

Dispersin geogrfica.La dispersin y localizacin de los sitios que deben ser visitados afecta-

rn el programa de la auditora.Procedimientos detallados.Se pueden requerir para asegurar la consistencia, cuando diferentes per-

sonas estn realizando la misma auditora en diversas localizaciones.Ambiente de la auditora.La receptividad de la gerencia que va a ser auditada, si es la primera

auditora del rea, y la sensibilidad del rea en la organizacin afectar lamanera en la cual se desarrollan y se aplican los procedimientos.

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL PROGRAMADE AUDITORA DE GESTINLos elementos importantes de un programa de auditora detallado son:

El nombre de la entidad que se refiere al proyecto, programa, sector, pro-ceso, operacin o dependencia sobre la cual se realiza el programa.

El objetivo de auditora para el cual el programa est diseado. Se pue-den hacer diferentes programas para diferentes objetivos.

Los criterios de la auditora previamente investigados para el objetivoestablecido. Debemos dejar claro los estndares y el criterio con el cualvamos a comparar las condiciones que encontremos en el proceso deauditora.

Los tipos de evidencia requeridos. Debemos saber qu vamos a buscar conla aplicacin de las tcnicas y procedimientos que programamos.

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Las fuentes probables de la evidencia que indican los libros, per-sonas,dependencias o lugares donde recopilaremos dicha evidencia.

Las tcnicas y procedimientos de auditora (o pasos de la accin), con indi-cacin expresa de las referencias de papeles de trabajo y del nombre delauditor as como la fecha en la cual se prev la aplicacin del procedimiento.En la prctica, las personas que desarrollan los programas de auditora

deberan haber tenido una idea justa de cmo sus tcnicas trabajan y decundo deben ser utilizadas. Este conocimiento es importante para desarro-llar programas eficaces.

FORMATO GENERAL PARA PROGRAMA DE AUDITORAOrganizacin auditadaProyecto de auditoraObjetivoAlcanceCriterios y/o estndaresque se deben considerar

Tipo de evidencia requerido Fuentes probables de laevidencia

Procedimientos de auditora Referencia P/T Auditor y fecha

RESUMEN

El anlisis organizacional contempla una evaluacin de los factores in-ternos de la organizacin, as como de los elementos de su entorno.

El anlisis interno, se refiere a una evaluacin de sus sistemas de admi-nistracin y operacin de la organizacin.

Los sistemas de administracin considerados son: planificacin operacional,organizacin administrativa, personal, bienes y servicios, administracinfinanciera, informacin y gerencia (direccin).

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Los sistemas de operacin, se refieren principalmente a los procesos quepermiten transformar los insumos en productos finales, cumpliendo la mi-sin organizacional.

Y finalmente, el anlisis organizacional contempla la visin estratgicaen el marco de la planificacin.

El auditor, cuando efecta el anlisis de la organizacin en unaauditora de gestin, debe evaluar estos aspectos que se analizan tan-to en la visin sistmica como en la estratgica, para poder compren-der la organizacin, evaluar su gestin y determinar las causas de losincumplimientos.

El propsito de la fase de planeacin es conocer la entidad, identi-ficando los pasos y mtodos requeridos para llevar a cabo la auditoray calcular los recursos tcnicos, materiales, humanos y financieros nece-sarios. Es necesario tener en cuenta los plazos de tiempo requeridos parallevar a cabo las comprobaciones y la definicin de las actividades que se vana realizar.

PARTE 3La fase de ejecucin de la auditora de gestin

El propsito de esta fase es recopilar la informacin necesaria que evi-dencie el juicio que se forme sobre la gestin de la entidad.

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TEMA 3INTRODUCCIN A LA FASE DE EJECUCIN

OBJETIVO GENERAL

Suministrar los conocimientos bsicos sobre el proceso de la fase deejecucin en la auditora de gestin, hasta el punto que se pueda com-prender la secuencia de actividades que se deben seguir.

Dadas las definiciones sobre auditora de gestin de diferentes autoresy pases, las diferencias entre los tipos de auditora y los elementos bsicospara llevar a cabo una auditora de gestin, identificar los aspectosgene- rales de la misma (objetivos y criterios) hasta el grado de poderllevarla a cabo.

La fase de ejecucin es en la que el auditor desempea la estrategiaplanificada durante la fase anterior y que est condensada en los progra-mas de trabajo.

Con esta fase se recopila la evidencia comprobatoria necesaria para queel auditor emita un juicio sobre la gestin de la organizacin, referida a loscriterios previamente seleccionados y del cumplimiento de las metas yobjetivos institucionales.

OBJETIVOS DE ESTUDIO

3.1. Introduccin.3.2. La fase de ejecucin de la auditora de gestin.

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3.1. INTRODUCCINEn la fase de ejecucin es donde el auditor desempea la estrategia planifica-

da en la fase anterior y que se concreta en el plan y los programas de auditora. Enesta fase se recopila la evidencia necesaria para que el auditor emita un juiciosobre la gestin de la organizacin, referida a los criterios previamente seleccio-nados y del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

3.2. LA FASE DE EJECUCIN DE LA AUDITORADE GESTIN

Entre las actividades principales de esta fase se encuentran las siguientes: Aplicacin de las pruebas de control, analticas y sustantivas planifica-

das para la recoleccin de la evidencia. Formulacin e interpretacin de indicadores de gestin, de conformi-

dad con la economa, la eficiencia y la eficacia. Anlisis y formulacin de los hallazgos de la auditora. Evaluacin de la evidencia cualitativa o cuantitativa obtenida de acuer-

do con los criterios previamente estipulados. Organizacin de los papeles de trabajo. Validacin de los resultados con la administracin.

El propsito de esta fase es lograr los objetivos, identificando los pasosy mtodos requeridos para llevar a cabo la auditora.

Entre las actividades que se desarrollan en la fase de ejecucin se en-cuentran las siguientes:

Actividades ProductosSeleccin de la muestra a evaluar Determinacin del universo de anlisisAplicacin de los programas de audito- Papeles de trabajo y evidenciasra, pruebas sustantivas y de cumpli-miento as como la recopilacin dela evidenciaDeterminacin de desviaciones Hallazgos de la auditoraDeterminacin de causa y efecto de los Identificacin de las posibles causas dehallazgos los problemas y sus responsablesOrganizacin de la evidencia Legajos

Papeles de trabajo

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RESUMEN

La fase de ejecucin es en la que el auditor desempea la estrategiaplanificada en la fase anterior y que est condensada en los programasde trabajo.

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TEMA 4APLICACIN DE PRUEBAS DE LA AUDITORADE GESTIN

OBJETIVO GENERAL

Dar a conocer la informacin sobre las pruebas de cumplimiento o deacatamiento, las pruebas sustantivas, los procedimientos analticos y laspruebas de proceso que le permiten al auditor cumplir el plan y programade auditora, as como concluir en hallazgos bien sustentados con eviden-cias suficientes, competentes y pertinentes.

OBJETIVOS DE ESTUDIO

4.1. Las pruebas de la auditora de gestin.4.2. Las pruebas de cumplimiento o acatamiento.4.3. Las pruebas sustantivas.4.4. Los procedimientos analticos.4.5. Las pruebas de proceso de las actividades primarias de la cadena de

valor (insumo-proceso-producto) para evaluar la economa, la eficien-cia y la eficacia.

4.1. LAS PRUEBAS DE LA AUDITORA DE GESTINLas pruebas que se aplican en la fase de ejecucin podemos clasificar-

las en pruebas de cumplimento o de acatamiento, pruebas sustantivas yprocedimientos analticos.

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Las pruebas de cumplimiento o de acatamiento se aplican para obtenerevidencia sobre la efectividad del control interno. Las pruebas sustantivasse aplican para confirmar la efectividad del funcionamiento del sistema decontrol interno, tambin para comprobar y recopilar evidencias relacionadas conel objeto de la auditora, se realizan posterior o simultneamente a la apli-cacin de las pruebas de cumplimiento o de acatamiento. Los procedi-mientos analticos son aquellos que permiten al auditor juzgar la condicinencontrada, en relacin con los criterios establecidos, elaborar las conclu-siones y determinar los hallazgos de la auditora de gestin, aunque por smismos los procedimientos analticos no identifican evidencia suficiente ycompetente, sino que necesitan de otros mtodos de documentacin paraque se constituya la evidencia efectiva.

4.2. LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTOO DE ACATAMIENTO

Consisten en la revisin de los sistemas establecidos por la entidad paraver que tan efectivamente funciona. Su resultado unido al criterio de auditoraque se haya obtenido mediante la aplicacin de las pruebas de control que serealizaron en la etapa de anlisis y evaluacin, previo a la realizacin de laauditora, sirven para determinar el objetivo y alcance de las pruebassustantivas que se realizarn.

4.3. PRUEBAS SUSTANTIVAS

Una vez determinado el riesgo en el control interno, se aplican las prue-bas sustantivas programadas en el plan y en los programas de trabajo, enla densidad y segn la muestra que la confiabilidad de los sistemas decontrol permitan, de manera tal que, a mayor confiabilidad, menor serla muestra.

Las pruebas sustantivas nos permiten precisar y comprobar la informa-cin referida a los procesos misionales o de apoyo de la organizacin, con el finde obtener la informacin y evidencia que analizaremos mediante una o variasde las tcnicas o procedimientos analticos que sean pertinentes utilizar.

Las siguientes tcnicas, entre otras, se aplican como pruebas sustantivas: Comparacin. Clculo.

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Confirmacin. Inspeccin. Examen fsico. Rastreo.

4.4. LOS PROCEDIMIENTOS ANALTICOSLa informacin recopilada a travs de la aplicacin de las pruebas

de cumplimiento o de acatamiento y las pruebas sustantivas, deberser analizada y evaluada por el equipo de auditora, hasta el grado enque les permita determinar problemas e inferir desviaciones en los pro-cesos de la unidad sujeta a auditora, y definir los hallazgos de auditora.Son muchas las pruebas que se pueden aplicar, entre ellas podemosmencionar:

BENCHMARKING

Esta tcnica administrativa sirve para estimular una revisin objetiva deprocesos, prcticas y sistemas importantes para la gestin de una entidadauditada mediante la comparacin de su desempeo con una organizacinconsiderada lder en su campo. Le es til al auditor para el desarrollo decriterios y la identificacin de mejoras potenciales en las operaciones alpresentar una meta comn que contribuya al mejoramiento de la organiza-cin auditada. Adems, sirve para obtener datos objetivos fuera de la organi-zacin y es evidencia de auditora competente para dar ms credibilidad alas recomendaciones.

ANLISIS COMPARATIVO USANDO NDICESE INDICADORES

Sirve para comparar valores reales (condicin) con los esperados (me-tas), para calificar o cuantificar un hallazgo de auditora en el contexto, demanera tal de observar sus causas y efectos, para ver o detectar un cambioextraordinario, producto del anlisis comparativo del desempeo histricoal interior de la misma organizacin o comparndola con indicadores deentidades similares, para establecer el grado con el cual se satisfacen loscriterios.

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ANLISIS ESTADSTICO

Ayuda a decidir si una variable de ejecucin satisface un criterio deauditora o para interpretar distribuciones de probabilidad con el fin de eva-luar riesgos o determinar tendencias. Adems, para evaluar si una muestrade datos es representativa de la poblacin.

ANLISIS DE REGRESIN

Implica revisar el comportamiento histrico de una situacin, mediantela desagregacin en el tiempo de las variables que lo componen. Sirvepara probar una relacin que se supone existente, para identificar y eva-luar valores inusuales o extremos (desviaciones) que no se ajustan a larelacin regular entre dos variables, para hacer predicciones o proyeccio-nes (inferencias) a partir de una relacin observada que se ha dado en elpasado, y para construir modelos de las operaciones de la entidadauditada.

ANLISIS DE COSTO BENEFICIO

Sirve para tener certeza de que un anlisis realizado por el equipo audi-tor satisface las normas profesionales.

Se basa en la comparacin de costos y beneficios cuando ambos son cono-cidos o pueden ser razonablemente estimados; y la comparacin de costosalternativos cuando los beneficios pueden ser asumidos como invariables.

SIMULACIONES Y MODELOS

Consiste en formular modelos o escenarios lgicos hipotticos, definiendoun criterio basado en el deber ser de procesos y productos sobre el aspectoevaluado. Permite valorar la idoneidad de los modelos encontrados al com-pararlos con los que el auditor usa para la toma de decisiones importantes yresponder la pregunta qu importancia tiene?, acerca del impacto de losproblemas de auditora, observaciones y recomendaciones.

MAPEO DE FLUJOS DE TRABAJO Y DE COMUNICACIONES

Consiste en realizar un mapa de los procesos que se efectan, identifi-cando los puntos crticos, cuellos de botella, las tomas de decisiones, las

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unidades de gasto, la oportunidad de las comunicaciones y cualquier otroaspecto que se considere importante para definir, sobre la base de un pro-blema de auditora, las causas y efectos probables. Sirve para adquirir unacomprensin de cmo una organizacin o sistema funciona, particular-mente cuando el sujeto de la auditora involucra muchos departamentos,unidades, o pasos complicados. Puntualiza los puntos claves de control ydnde deben ampliarse la aplicacin de pruebas de auditora.

4.5. LAS PRUEBAS DE PROCESO DE LAS ACTIVIDADESPRIMARIAS DE LA CADENA DE VALOR(INSUMO-PROCESO-PRODUCTO) PARA EVALUARLA ECONOMA, LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA

La medicin de la economa, la eficiencia y la eficacia en un procesomisional o de apoyo de una gestin, conforman la plataforma terica de laauditora de gestin. Para evaluar estos tres criterios se toma informacino variables del proceso y se construyen o evalan los mismos con losindicadores de gestin. Debemos primero analizar los procesos determi-nando las entradas (insumos) y salidas (productos) de los mismos, revi-sando las actividades y tareas que se realizan. Conocidos estos aspectos,podemos identificar variables de insumo, proceso y producto, para, encomparacin con las metas y objetivos de la organizacin as como convariables del entorno, formular o interpretar indicadores de gestin.

La evaluacin de la eficiencia se centra en la formulacin o interpreta-cin de indicadores que consideran variables de insumo y variables deproducto, es decir, medimos, mediante las variables que intervienen en elindicador el uso de los recursos en relacin con el producto, bien o servi-cio que se deriva de los procesos.

La evaluacin de eficacia se centra en la formulacin o interpretacinde indicadores que consideran variables de producto con los objetivos ymetas que la organizacin auditada se plantea, medimos entonces si elbien o servicio que se produce cumple total o parcialmente con los objeti-vos y metas que se formula el ente auditado, de acuerdo a su misin y a losrequerimientos que la sociedad le exige.

La evaluacin de economa relaciona variables de insumo y de produc-to, pero en correspondencia con los costos de los insumos o los procesospara generar el producto, bien o servicio que se requiere.

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RESUMEN

En la fase de planeacin, se aplican las pruebas de control; en la fase deejecucin se practican pruebas de cumplimiento o de acatamiento de lossistemas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas que lepermiten al auditor precisar y comprobar la informacin referida a losprocesos misionales o de apoyo de la organizacin y los procedimien-tos analticos, todo cuanto se requiere para cumplir tanto con el plan comocon los programas de auditora y concluir en hallazgos bien sustentados,con evidencias relevantes, suficientes, competentes y pertinentes.

Las pruebas de control de los sistemas establecidos, tienen por ob-jeto conocer acerca de los controles en que se basa la evaluacin delriesgo de control en la etapa de preparacin de la auditora con lafinalidad de conocer el quehacer de la entidad.

Las pruebas de cumplimiento o de acatamiento de los sistemas estable-cidos tienen por objeto verificar que los controles en que se basa laevaluacin del riesgo de control estn operando efectivamente. Consis-ten en la revisin de los sistemas establecidos por la entidad paraver que tan efectivamente funciona.

Las pruebas sustantivas con que se establece el riesgo de deteccinnos permiten precisar y comprobar la informacin referida a los proce-sos misionales o de apoyo de la organizacin, con el fin de obtener la infor-macin y evidencia. Tienen por objeto detectar posibles errores en lastransacciones.

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TEMA 5LAS TCNICAS DE RECOLECCINDE INFORMACIN

OBJETIVO GENERAL

Que los estudiantes sealen las principales caractersticas de estos tiposde tcnicas, haciendo nfasis en qu permiten verificar con su aplicacin.

El trabajo que debe realizar el auditor en una auditora especfica, re-quiere conocer cules son las tcnicas que se aplican para obtener infor-macin, por lo que este tema tratar acerca de las tcnicas que se puedenutilizar y su aplicacin.

Al final de la sesin, el participante estar en condiciones de seleccio-nar y aplicar las tcnicas ms apropiadas, hasta el grado en que se formeun juicio profesional y objetivo sobre la materia que examina, a partir deconocer las herramientas informticas y no informticas, para la recolec-cin de informacin.

OBJETIVOS DE ESTUDIO

5.1. Introduccin.5.2. Tcnicas de recoleccin de informacin.

5.2.1. Verbales.5.2.2. Oculares.5.2.3. Documentales.5.2.4. Fsicas.5.2.5. Escritas.

5.3. Aplicacin de las tcnicas.5.3.1. Pruebas selectivas.

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5.3.2. Muestreo estadstico.5.3.3. Entrevistas.5.3.4. Encuestas.5.3.5. Determinacin de sntomas.5.3.6. Sospecha.5.3.7. Intuicin del auditor.5.3.8. Herramientas informticas.

5.1. INTRODUCCINLas tcnicas de auditora son procedimientos especiales utilizados por los

auditores, para obtener las evidencias necesarias y suficientes, que le permitanformarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada.

El examen de cualquier operacin, actividad, rea, programa, proyecto otransaccin, se realiza mediante la aplicacin de tcnicas, y el auditor debeconocerlas para seleccionar la ms adecuada, de acuerdo con las caractersti-cas y condiciones del trabajo que realiza.

En la auditora de gestin, se pueden utilizar las tcnicas de general acepta-cin en auditora, las cuales se clasifican generalmente sobre la base de laaccin que se va a efectuar.

5.2. TCNICAS DE RECOLECCIN DE INFORMACINBasados en el trabajo que debe realizar el auditor, se nos hace necesario

conocer cules son las tcnicas que se aplican para obtener informacin.Las tcnicas de auditora para la recoleccin de informacin se clasifi-

can por la generalidad de las entidades fiscalizadoras superiores en: Verbales. Oculares. Documentales. Fsicas. Escritas.

5.2.1. VERBALES

Consisten en obtener informacin oral mediante averiguaciones o inda-gaciones, dentro o fuera de la entidad, sobre posibles puntos dbiles en la aplica-cin de los procedimientos, prcticas de control interno u otras situacionesque el auditor considere relevantes para su trabajo.

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La evidencia que se obtenga a travs de esta tcnica, debe documentar-se adecuadamente mediante papeles de trabajo preparados por el auditor,en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados.

Las tcnicas verbales pueden ser: Indagacin: Consiste en la averiguacin mediante la aplicacin de en-

trevistas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyasactividades guarden relacin con las operaciones de esta.

Encuestas y cuestionarios: Es la aplicacin de preguntas, relacionadascon las operaciones realizadas por el ente auditado, para conocer laverdad de los hechos, situaciones u operaciones.

5.2.2. OCULARES

Consisten en verificar en forma directa y paralela, la manera en que losresponsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos,mediante los cuales la entidad auditada ejecuta las actividades objeto de control.

Esta tcnica permite tener una visin de la organizacin desde el nguloque el auditor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones fsicas, losmovimientos diarios, la relacin con el entorno, etctera.

Las tcnicas oculares pueden ser: Observacin: Consiste en la contemplacin a simple vista, que realiza

el auditor durante la ejecucin de una actividad o proceso. Comparacin o confrontacin: Es cuando se fija la atencin en las ope-

raciones realizadas por la entidad auditada y en los lineamientos nor-mativos, tcnicos y prcticos establecidos, para descubrir sus relacionese identificar sus diferencias y semejanzas.

Revisin selectiva: Radica en el examen de ciertas caractersticas im-portantes que debe cumplir una actividad, informes o documentos,seleccionndose as parte de las operaciones, que sern evaluadas overificadas en la ejecucin de la auditora.

Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operacin,con el objetivo de conocer y evaluar su ejecucin.5.2.3. DOCUMENTALES

Consisten en obtener informacin escrita para soportar las afirmacio-nes, anlisis o estudios realizados por los auditores. Estas pueden ser: Comprobacin: Consiste en verificar la evidencia que apoya o susten-

ta una operacin o transaccin, con el fin de corroborar su autoridad,

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legalidad, integridad, propiedad y veracidad mediante el examen de losdocumentos que las justifican.

Computacin: Es el anlisis de documentos, datos o hechos asistidos porcomputador y los software especializados.

Revisin analtica: Consiste en el anlisis de ndices, indicadores, tenden-cias as como la investigacin de las fluctuaciones, variaciones y relacionesque resulten inconsistentes o se desven de las operaciones pronosticadas.

Estudio general: Esta tcnica se aplica al inicio del trabajo del auditor,sobre la base de su experiencia y juicio profesional. En la mayora delos casos requiere la aplicacin de otras tcnicas. Consiste en la evalua-cin general de la informacin de la entidad, sobre su naturaleza jurdi-ca, objeto social, estados contables, informacin presupuestal, sistemasde informacin, sistemas de control, plan indicativo de gestin, contra-tacin, etctera.

5.2.4. FSICAS

Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempoy espacio determinados y se emplea como tcnica la inspeccin. Inspeccin: Consiste en el reconocimiento mediante el examen fsico y

ocular, de hechos, situaciones, operaciones, activos tangibles, transac-ciones y actividades, aplicando para ello otras tcnicas como son: inda-gacin, observacin, comparacin, rastreo, anlisis, tabulacin ycomprobacin.

5.2.5. ESCRITAS

Consisten en reflejar informacin importante, para el trabajo del auditor.Esta tcnica se aplica de las formas siguientes: Anlisis: Consiste en la separacin de los elementos o partes que con-

forman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el prop-sito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios deorden normativo y tcnico. Permite identificar y clasificar para su pos-terior anlisis, todos los aspectos de mayor significacin y que, en unmomento dado, pueden afectar la operatividad de la entidad auditada.

Conciliacin: Consiste en confrontar informacin producida por dife-rentes unidades administrativas o instituciones, en relacin con una mismaoperacin o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite

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determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informesy resultados objeto de examen.

Confirmacin: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad dehechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o informacinobtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros queparticipan o ejecutan las operaciones sujetas a verificacin.

Clculo: Consiste en la verificacin de la exactitud aritmtica de lasoperaciones, contenidas en los documentos tales como: informes, con-tratos, comprobantes y presupuestos.

Tabulacin: Se realiza mediante la agrupacin de los resultados impor-tantes, obtenidos en las reas y elementos analizados, para arribar osustentar las conclusiones.

5.3. APLICACIN DE LAS TCNICASLa aplicacin de las tcnicas de auditora, conduce al desarrollo de des-

trezas y habilidades por los auditores y para lo cual se emplean:

5.3.1. PRUEBAS SELECTIVAS

Consisten en simplificar la labor total de medicin, evaluacin o verifi-cacin, mediante la seleccin de muestras que a juicio del auditor, seanrepresentativas de todas las operaciones realizadas por la institucin, uni-dad administrativa, programa o actividad examinada.

Se puede utilizar el clculo de probabilidades, para determinar cul debeser el tamao de la muestra o el auditor puede efectuar dicha determina-cin sobre la base de su juicio profesional.

5.3.2. MUESTREO ESTADSTICO

Consiste en que la seleccin de la muestra se realiza mediante mtodosestadsticos, lo que permite una mayor confianza y que se puedan lle-gar a conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo opoblacin.

El muestreo estadstico requiere de que el auditor defina claramente losestndares utilizados, para precisar la amplitud de la muestra, dando lugar aque sea representativa de todo el grupo.

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Su utilizacin no elimina el juicio del auditor pero s lo complementa,en cuanto permite a los auditores medir y controlar el riesgo de muestreo,as como la confiabilidad y suficiencia de las pruebas selectivas de auditora.

5.3.3. ENTREVISTAS

Las entrevistas son una de las fuentes primarias de informacin para losequipos de auditora, por lo que se deben preparar con anticipacin, teniendoen cuenta lo siguiente:a) Seleccin cuidadosa de los entrevistados.b) Elaboracin y coordinacin del calendario con suficiente anticipacin,

para asegurar la participacin de los entrevistados.c) Revisin de la informacin disponible.d) Preparacin de preguntas especficas y lneas de investigacin.

Preguntas de la entrevista

Las preguntas son la herramienta ms valiosa para alcanzar los objeti-vos de la entrevista, por lo que, en su formulacin, deben tener en cuenta:a) Qu tipo de informacin quiere usted? (general, especfica)b) Qu alcance le dar a la informacin deseada?c) Qu necesita el entrevistado saber y sentir para entender y querer con-

testar la pregunta?

El auditor debe evaluar y validar la calidad de la informacin obtenida,lo cual incluye:a) Qu hechos respaldan los puntos principales sealados?b) El entrevistado est describiendo un hecho o dando una opinin?c) Qu tan reciente es la informacin?d) Qu tan completa es la informacin?e) Tiene la informacin el nivel apropiado de detalle?f) Hay reas que hayan sido omitidas?g) Cmo se compara con informacin de otras fuentes?h) Qu tan importante es esta informacin?

5.3.4. ENCUESTAS

Se utilizan para la recoleccin de informacin, mediante un formato decuestionario formado por un conjunto de preguntas.

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La encuesta sirve bsicamente para investigar, indagar o sondear sobreun asunto determinado y medir una o ms variables dentro de una inves-tigacin o estudio que se analice en una poblacin que rena las condicionesrequeridas, de acuerdo con el objeto del proyecto o tema.

Las personas que contesten las encuestas, pueden estar asociadas con elprograma o rea de la auditora directa o indirectamente como beneficiarios,usuarios, administradores, contratistas o simplemente como posibles fuentesde informacin que podran servir de ayuda en la labor de auditora.

Las ventajas principales de la utilizacin de encuestas, son su conve-niencia y economa en trminos de costo y tiempo, comparndolas conentrevistas formales de los auditores con muchas personas. La informa-cin obtenida puede ser tabulada ms fcilmente, debido a su especifici-dad y uniformidad. Son ms ventajosas cuando el grupo que es cubierto esnumeroso.

Algunos principios bsicos que se deben tomar en cuenta al disear lasencuestas son los siguientes: Considerar el nivel de educacin y la experiencia de las personas a las

cuales se les enviarn. Prepararlas de un tamao conveniente. Las preguntas deben ser fciles de contestar. Agrupar las preguntas en forma lgica. Utilizar preguntas en las cuales haya que escoger una de las respuestas

dadas, dejando un espacio para otras respuestas. Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Las preguntas deben estar ideadas, para evitar reacciones defensivas

por parte de las personas que responden. Se recomienda probar la encuesta en un grupo limitado de personas antes

de enviarla, ya que es posible que sea necesario hacerle variaciones.

5.3.5. DETERMINACIN DE SNTOMAS

El sntoma es la seal derivada de determinados hechos y le advierte alauditor la existencia de un rea crtica o problema. Su utilizacin le permitehacer nfasis en el examen de determinados rubros, hechos y aspectos.

5.3.6. SOSPECHA

Consiste en la accin, costumbre o actitud de desconfiar de alguna in-formacin que por diversas circunstancias, no permite que se le otorgue el

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crdito suficiente. El auditor no debe demostrar una actitud negativa, perosiempre debe exigir las aclaraciones pertinentes.

5.3.7. INTUICIN DE AUDITOR

Es la reaccin ante la presencia de seales que inducen a pensar en laposibilidad de la existencia de fallas, deficiencias o irregularidades, por la deter-minacin de sntomas y la sospecha. Se aplica frecuentemente por los au-ditores experimentados. El auditor no debe mostrar una actitud negativaabierta, pero siempre debe exigir una prueba adecuada de lo examinado.

5.3.8. HERRAMIENTAS INFORMTICAS

Las entidades auditadas generalmente tienen informacin considerableen sus sistemas de almacenamiento de datos, la cual puede ser extrada yalmacenada en softwares con el fin de facilitar el anlisis, y a la vez, explo-tar el potencial que estos poseen.

Tener acceso a los datos en cualquier momento, permite una disminu-cin en el tiempo dedicado al acceso y estudio de stos; de igual forma, laentidad auditada tambin se ve beneficiada, ya que evita el acceso directo alos sistemas de la entidad o que se solicite continuamente un gran nmerode reportes e interrogatorios.

En este proceso es posible identificar los siguientes pasos claves que sedeben seguir:a) Adquirir un entendimiento confiable y comprensivo, sobre las bases de datos

y sistemas de soporte de la entidad que se audita, y determinar qu informa-cin se necesita.

b) Establecer un acuerdo con la entidad auditada, para extraer la informa-cin relevante de sus sistemas de informacin. A la vez, se debe determi-nar y acordar el medio a travs del cual se realizar la extraccin de losdatos, esto depende directamente del tamao de los archivos que serntransferidos.

c) Una vez que se ha realizado la transferencia de la informacin, es necesarioverificarla con el fin de asegurar que se transfiri correctamente y que no sepresent algn cambio.

Las herramientas informticas permiten el uso de diferentes softwarespara el anlisis y evaluacin de datos de la entidad durante la realizacinde la auditora.

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RESUMEN

Las tcnicas de auditora son procedimientos especiales utilizados porlos auditores, para obtener las evidencias necesarias y suficientes queles permitan formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materiaexaminada. Son un instrumento imprescindible para el trabajo del audi-tor. Estas se clasifican en verbales, oculares, documentales, fsicas yescritas. Se aplican de acuerdo con las caractersticas y condiciones deltrabajo que se realiza.

El criterio profesional del auditor debe determinar la combinacin delas tcnicas y prcticas ms adecuadas que le proporcionen la evidencianecesaria y suficiente certeza para fundamentar sus opiniones y conclu-siones, garantizando su objetividad y profesionalidad.

En las auditoras de gestin, se debe seleccionar la tcnica ms apropia-da para examinar cualquier operacin, actividad, rea, programa, pro-yecto o transaccin de la entidad bajo examen.

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TEMA 6ESTUDIO Y EVALUACIN DE LA VISINSISTMICA DE LAS ENTIDADES

OBJETIVO GENERAL

A partir de las bases conceptuales de la planificacin estratgica de lainstitucin, el marco legal en el que se desenvuelven las entidades y elenfoque sistmico organizacional, analizar la organizacin interna hastaidentificar los resultados de la auditora, su misin interna y los factoresdel entorno.

OBJETIVOS DE ESTUDIO

6.1. Introduccin.6.2. Factores internos de la organizacin.6.3. Factores del entorno.

6.3.1. Entorno prximo.6.3.2. Entorno remoto.

6.4. Anlisis de la visin sistmica de la organizacin.6.5. Estudio y evaluacin de la gestin de los procesos de produccin y de

servicios.

6.1. INTRODUCCINSiempre que se comienza una auditora de gestin es necesario tener

una idea general de la organizacin como sistema, es decir su contextointerno y externo.

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Para la implementacin de un sistema integral de control de gestin,se debe realizar el anlisis sistmico, con sus factores internos y exter-nos, apoyados con el recurso del esquema Acumulacin-Inversin-Insumo-Proceso-Producto. Esta labor inicial nos permitir conocerintegralmente el sistema y disear, posteriormente, los indicadorescorrespondientes.

El anlisis sistmico involucra que el equipo auditor previamente de-termine: qu hace realmente la organizacin?, cmo lo hace?, paraqu lo hace?, quines son sus propietarios?, cules sus clientes? yquines (externos a la organizacin) afectan su proceso? Para ello elanlisis se divide en factores internos y del entorno.

6.2. FACTORES INTERNOS DE LA ORGANIZACINEl anlisis interno de una organizacin no es un simple estudio de los

recursos con que cuenta una empresa o de sus reas funcionales y de apo-yo. Dicho anlisis debe ir orientado a profundizar en su capacidad global,como un sistema que incluye todas las posibilidades especficas desarrolla-das por cada funcin bsica que se refuerzan unas a otras y generan, portanto, sinergias (coordinacin de varias actividades).

EL ANLISIS FUNCIONAL

Consiste en una descripcin de los factores claves que condicionan eldesempeo y su evaluacin. Dichos factores, que constituyen sistemas ens mismos, son los siguientes:

I. Planificacin operacional (programacin y presupuesto).II. Organizacin administrativa.

III. Administracin de personal.IV. Administracin de bienes y servicios.V. Administracin financiera.

VI. Informacin.VII. Gerencia.

Para realizar una evaluacin de gestin se debe ver la organizacincomo un conjunto de reas y funciones que tienen propsitos especficos,pero interrelacionados entre s, de tal manera que uno afecta al otro a

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travs de los insumos que requieren o de los productos que se generan,estas funciones son:

I. Sistema de Planificacin Operacional (Programacin de Opera-ciones y Presupuesto)

Consiste en evaluar los objetivos de gestin (formulacin y seguimiento)y su relacin con los propsitos estratgicos y la ejecucin de las operacio-nes definidas para el logro de los fines.

Entre los procesos que deben ser revisados se encuentran:a) Programacin fsica (elaboracin de la formulacin de operaciones me-

diante planes).b) Programacin presupuestaria (formulacin presupuestaria requerida para

sufragar la programacin fsica).c) La ejecucin de ambas.d) El seguimiento y evaluacin de su comportamiento.

II. Sistema de Organizacin Administrativa

Corresponde a un anlisis de la organizacin, los procesos de cambio aque es sometida, su desarrollo y problemas. Se mide la eficiencia de laorganizacin y la influencia que sobre ella tiene la forma de conduccin.En sntesis, se refiere a la manera de analizar el estado de la organizacin.

Entre los procesos que deben ser revisados se encuentran:a) El anlisis organizacional.b) El diseo organizacional.c) La implantacin.

Aqu se comienza por definir la estructura formal establecida por laorganizacin, analizando su organigrama, el manual de funciones u orga-nizacin, el manual de procesos y procedimientos, entre otros aspectos.

En esta etapa se pueden encontrar, entre otras, algunas de las deficien-cias siguientes: Funciones no cubiertas o innecesarias. Relaciones de autoridad mal definidas. Asignacin de funciones con inters opuesto, a un mismo departamento. Amplitud de control excesiva o muy reducida. Funciones con sobrecarga de trabajo.

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Muchos niveles o muy pocos. Centralizacin excesiva o muy reducida. Relaciones de uno sobre uno innecesarias. Falta de funciones de asesoramiento.

En todos los casos es necesario analizar cules son las relaciones deautoridad existentes, los grados de delegacin, qu tareas realiza cadapersona y cul es la adaptacin del personal en sus puestos.

El anlisis de la organizacin permite tener una idea del grado dedelegacin (autoridad-responsabilidad) hacia los distintos niveles deconduccin.

Tambin es necesario listar los distintos sectores o personas que pue-den tener relacin con las decisiones que se tomen, ya sea en formaejecutiva o prestando asesoramiento. As mismo, verificar qu partici-pacin real tienen los responsables en la toma de decisiones.

De este anlisis se pueden sacar algunas conclusiones: Concentracin excesiva del poder de decisin en algn puesto o nivel. Falta de especializacin en quin decide. Falta de asesoramiento especializado. Falta de participacin de los responsables directos en la ejecucin de lo

resuelto. Consultas excesivas. Exceso de personas en la toma de decisiones.

Estas deficiencias podran producir los efectos negativos siguientes: Decisiones no analizadas tcnicamente. Lentitud en la decisin. Dilucin de responsabilidad en los resultados de las acciones dispuestas. Desconocimiento de las decisiones tomadas.

III. Sistema de Administracin de Personal

Corresponde a un anlisis del recurso humano para lograr la eficienciaen la funcin pblica y su contribucin al logro de los objetivos de laorganizacin.

De igual manera se emplea, para evaluar las polticas que permitanconsiderar a los empleados como factor importante en el logro de mejorasen la calidad y productividad de la organizacin, garantizando la bsque-da, seleccin, permanencia y bienestar del recurso humano necesarioe idneo.

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Entre los procesos que deben ser revisados se encuentran:a) Programacin de puestos.b) Dotacin del personal.c) Evaluacin del desempeo.d) Capacitacin.e) Movilidad.f) Remuneracin.g) Registro.

De forma complementaria al sistema de organizacin administrativa,ser importante materializar los resultados del proceso organizativo me-diante ndices de estructura de personal y otras estadsticas, adems demedir la rotacin, el ausentismo y el nivel de remuneraciones.

Tambin se debe evaluar la estructura de personal (clasificacin depuestos) que consiste en la clasificacin de los puestos en niveles: superior,asesor, directivo, mando medio, profesional, tcnico-administrativo y auxi-liar, y de servicios.

Por otra parte, es importante evaluar el ausentismo y sus causas. Exis-ten varias formas de calcular el ndice de ausentismo. Con el fin de anali-zar la tendencia y evitar la influencia de las variaciones estacionales, sepuede calcular este ndice mediante totales anuales mviles.

Otro aspecto que debe considerarse es la rotacin de personal, ya quecuando supera ciertos lmites y, especialmente, cuando se trata de personalespecializado, es un problema importante dentro la organizacin. Implicaadaptacin y entrenamiento de nuevo personal, con los riesgos que puedeinvolucrar.

No se puede dejar de lado un anlisis de la seleccin, promocin ydesarrollo. Un ndice de rotacin elevado puede estar ntimamente relacio-nado con los mtodos de seleccin y promocin de personal.

Es posible que la organizacin no consiga el personal adecuado a susnecesidades, debido a factores externos. Tambin puede suceder que laentidad no sepa buscar a ese personal o no analice en detalle los mto-dos aplicables en su promocin y capacitacin.

IV. Sistema de Administracin de Bienes y Servicios

Consiste en una evaluacin de los procesos de contratacin de bienes yservicios (modalidades de contratacin), el manejo y la disposicin.

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Entre los procesos que deben ser revisados se encuentran:a) La contratacin de los recursos.b) El manejo de los recursos materiales y/o servicios.c) La disposicin de los recursos adquiridos.

Las compras o contrataciones de lo requerido deben ser bajo determi-nados parmetros de calidad y cantidad necesarias, en la oportunidad solicitaday al ms bajo costo posible, considerando a los proveedores como integrantesdel sistema productivo para el logro eficiente de las metas propuestas.

Entre otras consideraciones, se pueden examinar: Los procesos de contratacin existentes. La existencia de registros de proveedores, los mtodos de seleccin y

calificacin de los mismos. Efectuar un anlisis en detalle del procedimiento utilizado en los pedi-

dos de compra, quines y hasta qu montos estn autorizados para emi-tirlos, la calidad de la descripcin de los elementos en los pedidos.

Los mecanismos de precios, en la asignacin de las rdenes de compra, laemisin de stas, datos que contiene, a quin se informa y, finalmente, losprocedimientos aplicados en el seguimiento y activacin del proveedor.

En el manejo de bienes, el control de los almacenes, el registro de acti-vos fijos muebles e inmuebles.

Finalmente, las diferentes modalidades para la disposicin de bienes.

V. Sistema de Administracin Financiera (Contabilidad, Presupues-to, Tesorera y Crdito Pblico)

Consiste en una evaluacin de los registros y el procesamiento de lastransacciones con incidencia econmica y financiera como son:a) Registro presupuestario: Captura las transacciones con incidencia eco-

nmica y financiera que afectan al mdulo de presupuesto.b) Registro patrimonial: Contabiliza las transacciones que afectan activos,

pasivos, patrimonio y los resultados, con el propsito de proveerinformacin de su posicin patrimonial, resultados de sus operaciones, cam-bios financieros y en su patrimonio neto.

c) Registro de tesorera: Registra las transacciones de efectivo o equiva-lentes a travs de caja o banco, con el propsito de facilitar la progra-macin de flujos financieros, producir informacin sobre los flujos de

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caja y mejorar la administracin de los recursos. As mismo, el regis-tro de las operaciones relativas a la captacin y administracin derecursos financieros, obtenidos por la va del endeudamiento pblicointerno o externo.

Entre los componentes que deben ser revisados se encuentran:a) La contabilidad: Los datos que reflejan el balance general, el estado de

resultados y la evolucin del patrimonio.b) El presupuesto: Los estados de ejecucin presupuestaria.c) La tesorera: Los flujos de efectivo.

Es importante evaluar lo siguiente: La captura de la informacin debe ser completa por fuente de financia-

miento, organismo financiador, entidad de transferencia y rubros-partidas(ingresos y gastos respectivamente).

El registro debe ser en un sistema nico, comn y oportuno que afecte,de forma separada o integral, a los componentes del sistema integrado.

El registro de las operaciones debe estar en funcin del cumplimientocon una normativa especfica que lo oriente.

El registro de las operaciones debe estar en funcin de ciertos requisitosde un sistema integrado.

Para efectos de control, el control presupuestario es una de las tcnicasde control de gestin importantes. Es imprescindible en las organizaciones, en lasque se trata de establecer objetivos correctos, planear las operaciones, verificarlos resultados y tomar acciones correctivas.

La contabilidad es uno de los aspectos bsicos en el anlisis de la efi-ciencia organizacional pues brinda informacin para el control de gestin.

En funcin de la informacin que genera la contabilidad se definen lasopciones ms convenientes en trminos de planes que se deben seguir.

Una parte importante de la informacin requerida se encuentra resumidaen los estados financieros, cuya informacin debe ser exacta y completa.

VI. Sistema de Informacin

Se refiere a un anlisis particular de la informacin que se genera en laorganizacin con el fin de conocer: Para qu y en qu extensin se utiliza? Dnde se origina?

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Cules son sus caractersticas? Qu modalidades de procesamiento se utilizan?

La organizacin para desarrollarse debe fijar y concretar sus objeti-vos y polticas, estructurar planes, programas y presupuestos que seancontrolados para verificar su cumplimiento. El proceso de control ori-gina por su lado, la necesidad de contar con informacin.

El desarrollo de la organizacin est condicionado por factores exter-nos e internos. La realidad externa es un dato importante y debe ser cono-cidos. Estas necesidades de informacin (externa e interna) han originadola creacin de sistemas especiales. Las principales fuentes de informacinse refieren a los registros contables, extracontables y la informacin exter-na provista por el gobierno.

Otro aspecto importante en este proceso es la evolucin de la modali-dad de procesamiento. Las tareas manuales fueron remplazadas por siste-mas de procesamiento electrnico de datos, lo que ha permitido el manejode volmenes crecientes de datos y la generacin de informacin actuali-zada en tiempo real y oportuno.

Entre los aspectos que debeb ser evaluados se encuentran:

a) La calidad.b) La oportunidad.c) La piramidacin.d) El alcance.e) El procesamiento.

VII. Sistema de Gerencia (Direccin)Se refiere a la capacidad de los niveles estratgicos y gerenciales de la

organizacin para analizar y lograr una visin sistmica de la misma que lepermita dar direccionalidad y control a los procesos de una manera efectiva.

Contiene los mecanismos de evaluacin y reajuste de la organizacinque le permiten avances seguros hacia el logro de los objetivos y las me-tas, dentro del marco legal y normativo que la regula.

En este mbito se consideran, entre otros, los aspectos siguientes:

a) El estilo de liderazgo.b) La comunicacin.c) La cultura organizacional.

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6.3. FACTORES DEL ENTORNO

Este anlisis permite caracterizar el entorno donde desarrolla sus activi-dades la organizacin y parte del estudio de la informacin en dos mbitosimportantes: prximo y remoto.

Estos aspectos son indivisibles e interactan entre s de manera tal queuno afecta al otro y deben analizarse sus vinculaciones con los factoresinternos antes descritos.

6.3.1. FACTORES DEL ENTORNO PRXIMO (ACTORES) Clientes. Destinatarios o usuarios de los productos (bienes y servicios)

de la organizacin. Competidores. Entidades o sistemas que poseen objetivos y metas simi-

lares o parecidas a la organizacin, y sirven a los mismos clientes. Proveedores. Entidades o sistemas que suministran insumos a la orga-

nizacin.

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6.3.2. FACTORES DEL ENTORNO REMOTO (FUERZAS)

Sociales: Son las caractersticas y costumbres sociales que pueden afectara los factores internos de la organizacin.

Econmicas: La evolucin econmica del pas, sus condiciones de cre-cimiento y desarrollo, as como las relaciones internacionales.

Polticas: Decisiones de nivel gubernamental o legislativo que afectana la organizacin.

Demogrficas: El crecimiento de la poblacin, entre otros, son factoresque pueden afectar el desarrollo organizacional.

Regulatorias: Instrumentos legales, as como entidades o sistemas queregulan la realizacin de los procesos de la organizacin o al sector alque pertenece.

Cientfico / tecnolgicas: Avances de la ciencia y herramientas tecnolgi-cas aplicables a los procesos de la organizacin en un tiempo determinado.

6.4. ANLISIS DE LA VISIN SISTMICADE LA ORGANIZACIN

Definicin de la misin organizacionalLa misin, el objetivo supremo de toda entidad, es la razn de ser de

la organizacin, lo que se debe hacer para que se convierta en realidad lavisin. Esta debe ser bien redactada y clara, con el fin de que todos losniveles, desde el operativo hasta el mximo ejecutivo, se sientan inspiradosa cumplirla.

La misin puede incluir los aspectos ms relevantes de la organizacin,entre los cuales estn: Definir el negocio, es decir, los servicios que suministra o produce la

organizacin. Precisar el mercado al cual se dirige su actividad, el grupo o sector de la

poblacin al que sirve y su alcance geogrfico. Indicar el cliente (usuario). Explicar la calidad y el valor que se otorga al cliente o usuario, definido

en las caractersticas del producto. Declarar la imagen pblica que aspira la organizacin. Concluir su fortaleza, su ventaja competitiva, el conocimiento bsico

que le permite el xito.

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Para lograr una apreciacin general del sistema productivo o de ser-vicios de la organizacin, es necesario tener en cuenta la repercusin desus productos en la poblacin a la cual van dirigidos, relacionndoloscon la planificacin en la organizacin y analizados en sus procesos.

Los elementos que integran la visin sistmica de referencia sonlos siguientes: Objetivos: Son los fines o propsitos generales que las organizaciones

pretenden alcanzar. Metas: Fines o propsitos especficos que se desean alcanzar. En gene-

ral, conllevan la cuantificacin de los resultados esperados en un lapsodeterminado. Las metas deben estar siempre orientadas a la materializa-cin de la misin y de los objetivos de la organizacin.

Proveedores: Sujetos externos a la organizacin que suministran losinsumos requeridos para la produccin de bienes o servicios.

Insumos: Conjunto de recursos, materiales e informacin, de loscuales debe disponer y requerir la organizacin para iniciar su pro-ceso productivo.Los insumos deben cumplir con las especificaciones definidas por la

organizacin para garantizar el adecuado funcionamiento de los procesosy la calidad del producto final. Estos deben ser mensurables en forma cuan-titativa y cualitativa. Procesos: Serie de pasos, actividades o tareas con una secuencia lgi-

ca, para agregar valor a los insumos a fin de transformarlos en el pro-ducto deseado en la cantidad y calidad requeridas, con la infraestructura,personal y tecnologa que utiliza la organizacin, es decir, su capacidadinstalada.

Productos: Bienes o servicios que resultan de utilizar los insumos y deagregarle valor mediante los procesos.Los productos deben cumplir las especificaciones y costos estipulados,

las metas trazadas en relacin con los objetivos planteados, y satisfacer a lossectores de la poblacin a los cuales van dirigidos. En ocasiones, los resul-tados de la unidad son productos parciales o intermedios que inciden enlos bienes o servicios finales que produce la organizacin.

De acuerdo con los conceptos de calidad y productividad, se puededefinir la capacidad productiva de las organizaciones como aquellaque tienen para transformar adecuadamente los recursos (insumos), enlos bienes y servicios (producto) que necesita el cliente o usuario.

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Efectos: Grado o nivel de repercusin, a corto plazo, originado por losproductos en el usuario inmediato.

Impacto: Nivel de repercusin a mediano o largo plazo originado porlos productos en el entorno econmico, social y ambiental.

Usuarios/Clientes: Personas o sujetos a quienes va dirigido el productofinal del proceso realizado.

Entorno: Ambiente o comunidad afectada por el producto generado porla organizacin.

6.5. ESTUDIO Y EVALUACIN DE LA GESTINDE LOS PROCESOS DE PRODUCCINY DE SERVICIOS

Para lograr una apreciacin general del sistema productivo o de servi-cios de la organizacin, es necesario tener en cuenta la repercusin de susproductos en la poblacin a la cual van dirigidos, relacionndolos con laplanificacin en la organizacin y analizndolos en sus procesos, para lo quese utiliza el esquema Insumo-Proceso-Producto.

Para construir este esquema, en primer lugar, se debe determinar ini-cialmente, cules son los procesos sustantivos o medulares de la organiza-cin, es decir, aquellos cuyos productos estn directamente vinculadoscon sus objetivos y metas.

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LA CADENA DE VALOR

Cada empresa es un conjunto de actividades que se desempean paradisear, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar sus productos. Es-tas actividades las relacion Michael Porter en 1980 bajo la denominacinde la cadena de valor.

La cadena de valor de una empresa y la forma en que desempea susactividades individuales es un reflejo de su historia, de su enfoque paraimplementar su estrategia y las economas mismas.

En trminos competitivos, el valor es la cantidad que los compradoresestn dispuestos a pagar por lo que una empresa les proporciona. Se midepor el ingreso total, que es un reflejo del alcance del producto en cuanto alprecio y las unidades que puede vender. Una empresa es lucrativa si el valorque impone excede los costos incurridos al crear el producto. El crear elvalor para los compradores que exceda el costo de hacerlo es la meta decualquier estrategia genrica.

El valor, en lugar del costo, debe ser usado en el anlisis de la posicincompetitiva, ya que las empresas con frecuencia elevan deliberadamente sucosto para imponer un precio superior por medio de la diferenciacin.

RESUMEN

El anlisis interno, se refiere a una evaluacin de sus sistemas deadministracin y operacin de la organizacin.

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Los sistemas de administracin considerados son: planificacin opera-cional, organizacin administrativa, personal, bienes y servicios, admi-nistracin financiera, informacin y gerencia (direccin).

Los sistemas de operacin, se refieren, principalmente, a los procesosque permiten transformar los insumos en productos finales, cumpliendola misin organizacional.

El auditor, cuando efecta el anlisis de la organizacin en unaauditora de gestin, debe evaluar estos aspectos para poder com-prender a la organizacin, evaluar su gestin y determinar las causasde los incumplimientos.

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TEMA 7ESTUDIO Y EVALUACIN DE LA VISINESTRATGICA

OBJETIVO GENERAL

Suministrar conocimientos bsicos sobre la visin estratgica de las enti-dades, analizar las proyecciones estratgicas de las mismas y precisar aspec-tos que deben ser tenidos en cuenta por la auditora de gestin referidos a la:planificacin, organizacin, dinamizacin, revisin y reajuste.

OBJETIVOS DE ESTUDIO

7.1. Definicin de la visin.7.2. Formulacin de objetivos estratgicos.7.3. Formulacin de polticas y estrategias.7.4. Construccin de indicadores de los objetivos estratgicos.

7.1. DEFINICIN DE LA VISINLa visin es lo que podra ser, lo que se espera en un cierto plazo, lo que

se quisiera que fuera la organizacin en un futuro definido. Debe ser unsueo compartido por todos los integrantes de la entidad y aun de las perso-nas del entorno vinculadas a ella. El grupo se mover a alcanzarla si estbien estructurada y es compartida por todos.

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7.2. FORMULACIN DE OBJETIVOS ESTRATGICOSLos objetivos estratgicos son la expresin de lo que la organizacin

quiere alcanzar en un plazo determinado (mediano y largo), con el cumpli-miento de la misin y la concrecin de la visin.

Estos deben ser parte de todos los niveles de la organizacin, y es nece-sario que se redacten en prrafos claros e inspiradores o establecidos enuna o dos palabras, tales como: productividad, calidad, eficiencia, econo-ma, etc. Son alcanzables en modo directo a travs de los objetivos degestin y las metas.

7.3. FORMULACIN DE POLTICAS Y ESTRATEGIASLas polticas consisten en guas de pensamiento, en la toma de decisio-

nes para orientar de mejor forma el logro de los objetivos.Por su parte, las estrategias consisten en los movimientos y los enfo-

ques que se disean para