ROL DEL AUDITOR INTERNO EN LA DETECCION DE FRAUDES Y

CORRUPCION

 

IMPORTANCIA DEL AUDITOR INTERNO EN LA DETEECCIÒN DE FRAUDES Y

CORRUPCION

Existe una influencia recíproca entre las buenas prácticas de gobierno corporativo

y la existencia de un manejo efectivo del riesgo de fraude en las organizaciones.

Una se apoya en la otra. Sin buenas prácticas de gobierno, los diseños de

sistemas de manejo de riesgo en general, y de fraude en particular, serán estériles

e inefectivos. Las mejores prácticas imaginables de gobierno no tendrían éxito si la

organización no ha hecho de la prevención del fraude un tema de convicción y

práctica efectiva. Las experiencias de los grandes fraudes contables de principio

de la década nos ilustran sobre el particular.

Con la aparición del trabajo remoto y la utilización masiva del correo electrónico e

innumerables nuevos canales de comunicación, han proliferado nuevas técnicas

para cometer delitos digitales. El fraude digital suele ser el más complejo de los

fraudes y el que requiere más cuidados en prevenir y más adiestramiento en

descubrir. Una forma típica y frecuente de estas maniobras consiste en el robo de

credenciales o de identidad de usuarios de la red. Dentro de las organizaciones,

las encuestas indican que sólo el 25% de los delitos digitales investigados han

concluido con la identificación de los perpetradores. La legislación de muchos

países todavía no se ha adaptado a este nuevo “modus operandi” del delito.

La ley contra las prácticas corruptas transnacionales (conocida como FCPA) fue

pionera en penalizar el soborno a gobiernos y políticos en el extranjero.

Sancionada inicialmente en EEUU, fue gradualmente adoptada por casi todos los

países desarrollados. Incluso la Convención de las Naciones Unidas ha

aconsejado su adopción a todos los países miembros. Este tipo de legislación ha

operado como un efectivo disuasor de estas prácticas de corrupción, tanto por las

penas que impone a organizaciones y/o a sus agentes (internos y externos), como

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por la enorme pérdida de imagen que implica para cualquier empresa que resulte

acusada y condenada dentro de los preceptos de la misma.

Las investigaciones forenses se orientan a la obtención de evidencias para su

eventual utilización en sede judicial. Un investigador eficiente debe conocer los

límites que plantean las expectativas razonables de protección de la privacidad de

los investigados así como la necesidad de una correcta preservación de las

evidencias para que mantengan su utilidad legal. La organización deberá

establecer políticas claras y precisas sobre la propiedad y seguridad de la

información y sobre el manejo y uso de las herramientas (fundamentalmente

tecnológicas) a través de las cuales es procesada. Se privilegia la conducción de

las investigaciones de fraude por expertos ajenos a la organización, para asegurar

objetividad e independencia de criterio.

La primera línea de investigación forense, aquélla orientada a determinar si un

fraude ha ocurrido o está ocurriendo, es habitualmente confiada a un órgano

interno de la organización. Las exposiciones sobre casos prácticos de fraude

perpetrados en distintas organizaciones nos han señalado la interesante

circunstancia de que las organizaciones han arbitrado políticas y prácticas

diferentes al respecto, confiando esa investigación preliminar a la Auditoria

Interna, en algunos casos, pero en otros, comités poli-funcionales suelen quedar a

cargo del seguimiento de los casos. Miembros habituales de esos comités son la

propia Auditoria Interna, el área de Recursos Humanos, la Dirección Legal y, en

ocasiones, algún área interna de Seguridad Industrial.

Desde hace un tiempo relativamente breve, la comunidad profesional incluye una

nueva especialización dentro del área de la Administración, cual es la del

“especialista en fraudes”. Esta nueva incumbencia profesional se ha nutrido de las

habilidades de los auditores (internos y externos) así como de las competencias

de abogados penalistas, investigadores, peritos calígrafos y varias otras áreas de

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conocimiento y práctica que son necesarias para atacar un fenómeno tan complejo

como el fraude. Una entidad profesional, reconocida en todo el mundo, como es la

Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) otorga certificados en esta

disciplina a quienes demuestren haber adquirido los conocimientos y estándares

profesionales que fija esta Asociación. Cada vez con más frecuencia, las

organizaciones recurren a los profesionales certificados (CFE, en sus siglas en

inglés) para conducir investigaciones en aquellas situaciones donde se sospecha

que un fraude ha ocurrido o está en curso de desarrollo.

En las empresas (públicas y privadas) prestatarias de servicios públicos

(electricidad, gas, telefonía, servicios de video, etc.) el fraude más frecuente las

golpea a través de la figura del robo del producto en sus lugares remotos de

consumo. Estas organizaciones suelen declarar su compromiso de prevenir e

investigar todos los ilícitos de que son objeto y, a tal efecto, diseñan esquemas de

control interno orientados a la prevención del fraude y a la mitigación de sus

efectos, cuando aquél tiene lugar, establecen un conjunto de canales de

información (call center, buzón de denuncias, y otros) para contar con alertas

tempranos sobre la posible comisión de fraudes, e implementan esquemas

organizativos multidisciplinarios responsables de esta tarea, esquemas que

habitualmente incluyen a la Auditoria Interna como protagonista. 

Es desde tiempos recientes que el lavado de dinero ha sido tipificado en el mundo

como delito. Su propósito es integrar al sistema económico legal bienes de origen

ilegal, procurando generar la apariencia de habérselos obtenido en forma lícita.

Este delito representaría entre un 2 y un 5% del PBI mundial, aunque algunos

expertos llevan ese porcentaje a un 10%. Un cuerpo intergubernamental fundado

hace unos 20 años, el GAFI, emitió un grupo de 40 recomendaciones para

combatir el lavado de dinero, consagrando los principios básicos de “conocer a su

cliente”, “reportar las operaciones sospechosas” y guardar confidencialidad. Al

mismo tiempo, el GAFI ha promovido entre sus países miembros, la sanción de

legislación con el mismo propósito. En nuestro país, la autoridad de aplicación es

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la “Unidad de Información Financiera” y los sujetos obligados a reportar

“operaciones sospechosas” incluyen al sistema financiero y cambiario, la AFIP, las

compañías de bolsa y de seguros, los remisores de fondos y la CNV, así como

también a abogados, notarios y “profesionales matriculados cuyas actividades

estén reguladas por los Consejos Profesionales de Ciencias Económicas”. A

diferencia del GAFI, que limita el alcance de las obligaciones de estos

profesionales a su intervención en la compraventa de bienes inmuebles, la

administración de dinero, valores y otros activos del cliente, la administración de

cuentas bancarias y la organización de aportes para crear, operar o administrar

compañías, nuestras regulaciones carecen de precisiones en cuanto a profesiones

y actividades alcanzados por ellas, con el consiguiente riesgo penal, administrativo

y reputacional. Los incidentes reportados hasta la fecha a la autoridad de

aplicación son relativamente escasos, aunque con tendencia creciente. Las

condenas, nulas.

EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES

La Auditoria Interna promueve la eficacia y eficiencia de las operaciones de la

Organización, revisando los procesos vigentes, detectando oportunidades de

mejoras susceptibles de ser puestas en práctica y estableciendo con el auditado

su compromiso en un plan de remediación que permite lograr la mejora continúa

en un proceso que se retroalimenta con la implementación de los planes de

acción.

La auditoria on line (AOL) o auditoria a distancia es una herramienta que permite

identificar indicadores cuyo monitoreo permanente alerta sobre la posibilidad de

concreción de ineficiencias e irregularidades, y cuya oportuna profundización

permite prevenir y detectar situaciones no deseadas. La auditoria a distancia

contribuye a extender en la Organización la cultura del Control Interno, a través del

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seguimiento oportuno de los indicadores actualizados en un Tablero de

Comando.- 

La Auditoria Interna genera valor agregado en los distintos procesos operativos y

administrativos de la Organización generando recupero de costos, alternativas de

ahorro y mitigando situaciones de ineficiencias , para ello asigna sus recursos

específicos que son limitados, cubriendo los factores de riesgo a los que esta

sujeta la Empresa.-

La implementación de un sistema de riesgo operacional reconoce los siguientes

beneficios: reduce incidentes y perdidas derivadas; mejorar la calidad del servicio

y de los productos; aumenta la eficacia de los procesos de la Organización;

eficientica la gestión del negocio con información oportuna para la toma de

decisiones; permite cumplir con la normativa vigente y mejora la imagen

reputaciones de la Empresa.-

El mapa de riesgo debe permitir evaluar la probabilidad y el impacto ponderado de

que un hecho ocurra, cubriendo las posibilidades de afectación de las actividades

inherentes a la Empresa y fijando umbrales de aceptación para lo considerado

riesgo residual.-

El riesgo de que el sistema de control interno falle y no evite o detecte alguna

contingencia o ineficiencia existe y es independiente de la función de auditoria, ya

que esta función colabora pero no es su responsabilidad la gestión del riesgo.

Pero existe el riesgo de detección que si esta vinculado directamente con el

auditor y se corresponde con que los procedimientos de auditoria aplicados no

sean los adecuados.-

La necesidad de la aplicación de un Programa de aseguramiento de la calidad de

auditoria (QAR), permite mejorar todos los aspectos inherentes a la evolución de

la actividad, asegurando los procesos y programas aplicados, la conformidad con

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las normas internacionales de auditoria, la comparación con las mejores practicas

y mejora de la Empresa a nivel de un adecuado gobierno corporativo.-

Contar con un adecuado cuerpo de Políticas, Norma y Procedimientos (PNP) en la

Organización, facilita la aplicación de un adecuado nivel Control Interno. Por su

parte una norma excelente requiere para ser eficaz que la comunicación de la

misma abarque a toda la Empresa. Existe una retroalimentación permanente entre

Auditoria y el área responsable de los Procedimientos , por cuanto Auditoria

detecta necesidades de normativas y el área responsable de la emisión de

Normas diseña controles que luego son verificados por Auditoria.-

La gestión de calidad y control en el sector público reconoce: definir y asegurar la

misión institucional, adoptar un enfoque de cambio planificado, privilegiar la

estructura simple e integrada, favorecer la contribución de los recursos

profesionales, trabajar sobre el concepto de satisfacción del ciudadano, evitar lo

pesado y complejo de los procesos y efectuar benchmarking de comparación con

otras Instituciones .-

NUEVAS TECNICAS DE AUDITORIA INTERNA

La realidad actual impone a los Auditores Internos la necesidad de ser más

eficiente, agregando valor a través de su labor, sin perder de vista el negocio. La

confección de un mapa de riesgos y la realización de auditorias específicas le

permiten al Auditor focalizar sus esfuerzos en los riesgos más importantes

aumentando la eficiencia en la utilización de los limitados recursos disponibles.

Asimismo la función del Auditor en la implementación de un programa de

responsabilidad social corporativa y sustentable es crucial para la proyección de

las empresas y entidades a futuro.

En el contexto de una coyuntura económica desfavorable es de vital importancia

para las organizaciones, y consecuentemente para la Auditoria Interna, el análisis

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y mejora de procesos, principalmente desde la perspectiva de la eficiencia. En

este orden se requiere profundizar sobre metodologías y marcos de optimización

de procesos con fuerte foco en técnicas para la mejora continua y reducción de

desperdicios en los procesos.

El uso de Tecnología en Auditoria al igual que para gestionar cualquier negocio ya

no es una opción, el uso de herramientas especializadas de análisis de datos

transforma la labor del auditor y analista de datos y le permite agregar un valor

diferencial y asegurar el Gobierno Corporativo de su organización

Actualmente la auditoria de legalidad es considerada una herramienta esencial

para identificar y detectar riesgos jurídicos y para diseñar aquellos controles

internos que los minimicen, preservando los activos e intereses comprometidos en

la gestión de cualquier tipo de organización. La función de Auditoria Interna

comprende la evaluación de la eficiencia y eficacia del área o servicio jurídico -

interno o externo - en tareas de asesoramiento y en el contencioso judicial y no

puede desentenderse de esta responsabilidad atento a que el descontrol del

contencioso judicial facilita y disimula cualquier acto de corrupción o irregularidad.

Toda transacción en una organización se lleva a cabo por medio de un sistema

informático que fue oportunamente diseñado e implementado para satisfacer los

procesos de negocios y las necesidades de información de los diferentes usuarios

de la organización. A su vez los proyectos de TI suelen no ser exitosos, están

sujetos a ataques a su seguridad tanto internos como externos y los sistemas son

objeto de continuas modificaciones. Estas consideraciones plantean la necesidad

de que la auditoria interactúe con la auditoria de sistemas tanto como la tecnología

informática interactúa con las actividades de la organización para cumplir con sus

metas.

Para una correcta administración del riesgo, es necesario identificar y reconocer

los riesgos del negocio, comprenderlos, medirlos y finalmente generar

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herramientas que faciliten la toma de decisión. Para colaborar en el proceso de

generar valor se debe utilizar un marco metodológico para identificar el mapa de

riesgos de la Compañía, minimizar las amenazas, administrar la incertidumbre y

optimizar las oportunidades Asimismo el Auditor Interno debe asegurarse que e

exista una adecuada estructura de Control Interno que esta embebida dentro del

concepto de Administración Integral de Riesgos y fuertemente alineada a la

estrategia de negocio.

Para poder aprovechar las oportunidades que otorga la ley 26.476 de blanqueo

laboral, es fundamental que las empresas realicen un análisis pormenorizado de

todas las situaciones irregulares existentes en ellas. Por otro lado es importante

analizar esta ley desde el punto de vista del Contrato de Trabajo y sus incidencias

en la misma, así es como surge la necesidad de realizar una Auditoria Laboral,

como una herramienta de diagnóstico para identificar todas las situaciones

irregulares existentes en la empresa que puedan subsanarse mediante el

acogimiento a la ley y para resguardar a la empresa contra los posibles reclamos

laborales.

El desafío que significa para los auditores en los tiempos actuales, cumplir con el

cada vez más exigente mandato de brindar un aseguramiento objetivo e

independiente de las actividades de toda la empresa y ofrecer observaciones

valiosas para mejorar el desempeño operativo, requiere de una evolución en las

herramientas de asistencia computacional.

Lograr amplia cobertura y presentación de resultados a destinatarios internos y

externos logrando productividad y eficiencia, accediendo a multiplicidad de

orígenes de datos de volúmenes siempre crecientes y extendiendo el uso de

estudios analíticos a todo el departamento de auditoría requiere poder avanzar de

procesos ad hoc manuales y personales, pasando por procesos repetitivos para

lograr implantar monitoreo continuo.

La Auditoría de Compras debe tener en cuenta un enfoque del punto de vista del

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negocio y la contribución que puede realizar el Auditor como Consultor. En la

revisión de una organización de Compras moderna el Auditor debe adecuar los

planes de auditoría basados en nuevas estructuras organizacionales, objetivos del

área y los principales riesgos que representan.

Auditoria Interna va ampliando su función pasando desde los roles tradicionales de

salvaguarda de activos y cumplimiento de normas, a un enfoque más proactivo de

generar valor a la Organización, evaluando efectividad y eficiencia de los procesos

y posibilidades de fraude, llegando al contenido más reciente que se suma a las

funciones anteriores, la de ser un asesor interno que evalúa riesgos y colabora

con la Alta Dirección de la Compañía en el cumplimiento de los objetivos de

control.

Hoy en día, las empresas se encuentran atravesando por un sin número de

cambios en su estructura organizativa como consecuencia de las variantes de una

económica global del mundo moderno, en donde los cambios se presentan cada

vez más aceleradamente en los ámbitos: sociopolíticos, económicos, comerciales,

culturales y tecnológicos lo que ha hecho que el Auditor Interno esté concentrando

sus labores en función principal de los controles, para compenetrarse cada vez

más en el análisis y monitoreo de los riesgos potenciales en las diferentes áreas

de operación de la organización. Los riesgos a los cuales se encuentra sometido

el control interno de la empresa que comercializa electrodomésticos al por menor

por medio de una cadena de tiendas, son tanto de origen interno como externo;

pero probablemente, la amenaza más preocupante es la de origen interno,

amenaza que no sólo procede de gente con malas intenciones, sino también de la

falta de experiencia o capacitación adecuada del personal para el desarrollo de

sus labores. De esta manera el Auditor Interno, al incursionar cada vez con mayor

decisión en la evaluación y estudio de riesgos, contribuye de manera más amplia y

profunda a satisfacerlos requerimientos existentes de la administración y a

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prevenir eventualidades que de suceder, repercutirían en perjuicio del patrimonio

de la empresa, mermando sus activos y también sus utilidades. Es importante

señalar que los riesgos están siempre implícitos en el desempeño de cualquier

actividad humana y dado que el riesgo no se elimina, se hace necesario mayor

acierto y pericia en las intervenciones del Auditor Interno para la prevención y

detección de errores e irregularidades, por medio del examen y evaluación de la

naturaleza y alcance del control interno de las áreas objeto de examen, ya que los

fraudes son el resultado de un riesgo cuando ocurre su contingencia.

ACTIVIDADES DE CONTROL PARA LA PREVENCIÓN Y DETECCIÓN DE

FRAUDES

"Son aquellos procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al

sistema contable, establecidos por la administración para proporcionar una

seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad".

Constituyen procedimientos de control los siguientes:

Debida autorización de transacciones y actividades.

Segregación adecuada de funciones, asignando a diferentes personas

responsabilidades de autorizar las transacciones, registrarlas y custodiar los

activos.

Diseño y uso de los documentos y registros apropiados que aseguren la

contabilización adecuada de las transacciones.

Medidas de seguridad adecuadas sobre el acceso y uso de los activos y registros.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y

encada una de las etapas de la gestión, son importantes no sólo porque en si

mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, sino debido a que son el

medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos. Las

actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o

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computarizadas, administrativas u operacionales, generales o especificas,

preventivas. Sin embargo, lo trascendente es que sin importar su categoría o tipo,

están orientadas primordialmente hacia la prevención y detección de los riesgos

en beneficio de la organización.

 

Por lo tanto, la función del Auditor Interno será determinar si:

Son necesarias recomendaciones para el establecimiento, funcionalidad y

productividad de los controles.

Las "Normas del Auditor Independiente para detectar e informar errores e

irregularidades" emitida por el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y

Auditores; el Auditor Interno debe planear y realizar su examen con una actitud de

escepticismo profesional, tomando en consideración que la auditoría podría

revelar condiciones o hechos que permiten presumirla existencia de errores e

irregularidades importantes. En consecuencia debe mencionarse también, que

debido a las limitaciones inherentes ala auditoría existe un riesgo inevitable de no

detección de una distorsión material, siendo mayor cuando esta proviene de un

fraude que cuando proviene de un error, porque el fraude comúnmente involucra

actos concebidos para ocultarlo, como la colusión, falsificación, deliberada omisión

del registro de transacciones, o tergiversaciones intencionales hechas al auditor.

 La Norma de Auditoría Generalmente Aceptada No.12, también da a conocer las

características más importantes de los errores e irregularidades y el efecto sobre

la capacidad del auditor para detectarlos, siendo las siguientes:

La importancia del efecto sobre los estados financieros:

Error: El efecto es cuantitativo, en forma individual y en conjunto.

Irregularidad: Puede ser causante de un nivel de corrupción de la administración /

o de los empleados.

El nivel jerárquico de la administración y/o empleados involucrados:

Irregularidad: Las irregularidades escapan de la prevención o detección descontrol

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es específicos, por estar la administración fuera del alcance de los mismos, o bien

los sobrepasa fácilmente.

El alcance y habilidad del ocultamiento:

Irregularidad: Generalmente se da una manipulación de los registros contables, su

detección será posible con base a la capacidad del auditor, la frecuencia de los

mismos y su cuantificación económica. El efecto del ocultamiento sobre la

capacidad del auditor para detectar, depende de las circunstancias.

La relación con la estructura de control interno establecido:

Error: La causa de que ocurra puede ser por falta de controles.

Irregularidad: Puede ocurrir por la falta de controles o al evadir controles

específicos, o bien, pueden efectuarse por medio de una administración que se

encuentra encima de los controles. Una vez determinado algún indicio de una

posible irregularidad, el Auditor Interno deberá de considerar los siguientes

factores para su tratamiento:

IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES

Los actos deshonestos que atentan contra los bienes de la empresa pueden ser

descubiertos por diferentes maneras: según estudios realizados un 10% es

deforma accidental, un 20% por informantes, y un 70% por los controles internos

adecuadamente establecidos y las revisiones periódicas a las que se encuentran

sometidas por parte del Auditor Interno las distintas áreas que conforman la

organización, en donde una de las fuentes de análisis será la información

contenida en los asientos de las operaciones, siendo a través de este proceso

donde pueden salir a luz registros, documentos, o la carencia de éstos que

resultarán cuestionables y que conduzcan al descubrimiento de irregularidades.

También podrá ser el propio Auditor Interno quien determine por medio de algunas

características personales de los individuos, como las señaladas en capítulo II,

algún indicio que le de a conocer irregularidades o indicadores de fraude; lo

anterior requiere mucho criterio para que se pueda distinguir entre lo normal y lo

anormal, por lo que al mantener el Auditor Interno una postura independiente a

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todos los asuntos relativos de su trabajo profesional le ayudará para reconocer

irregularidades en las operaciones y del personal que las realiza, así mismo poder

emitir una opinión totalmente objetiva.

INFORMAR A LA ADMINISTRACIÓN

Al momento de que el Auditor Interno tenga los suficientes indicadores de que un

fraude ha sido cometido en las operaciones de la empresa, debe proceder a

informar inmediatamente a los altos funcionarios de la organización debido a que

son los más interesados en este tipo de problemas.

Por lo tanto, cada vez que el Auditor Interno detecte un fraude será apropiado que

informe del asunto a un nivel de la estructura organizacional de la entidad que

tenga superior responsabilidad al nivel de las personas presuntamente implicadas.

Una vez dado a conocer el síntoma del problema se podrán tomar las medidas

oportunas y evitar cualquier tipo de difusión que entorpezca el proceso de

investigación que permita conocer la magnitud del problema y las personas

responsables del mismo, lográndose de esta manera manejar la investigación

desde su proceso inicial y adoptar las medidas o decisiones que requiera el caso.

Estos problemas se constituirán en un indicador para la administración del negocio

por medio de los cuales se conocerán las debilidades existentes de control y

contribuirán al fortalecimiento de los elementos para prevenir que estas

irregularidades vuelvan a presentarse

Una vez se hayan revisado los hechos preliminares, se debe de preparar un plan

de acción por parte del Auditor Interno, donde se requiere toda la habilidad

técnica, sano razonamiento, energía, independencia, imaginación e

integridad(elementos distintivos de la profesión) así mismo debe tenerse

claramente su objetivo, y cada procedimiento que se adopte debe de dirigirse

hacia ello.

Es importante iniciar la investigación tan pronto como sea posible, para prevenir la

destrucción o alteración de las evidencias que serán los elementos de prueba

delos acontecimientos y de las personas involucradas.

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 Para prevenir la necesidad de un chequeo detallado que implicaría mayor

inversión de tiempo, es conveniente que el auditor realice entrevistas con el

personal clave que conoce el caso, antes de iniciar la investigación. Esto

coadyuvará a determinar los tipos de registros y la documentación de soporte que

será examinada para la obtención de la evidencia suficiente y competente para

comprobar el caso.

 Los recursos disponibles para el proceso de recopilación de la información que

constituirá la evidencia de la deshonestidad cometida, deberán ser empleados de

manera cuidadosa. Habrá casos que requieran la participación de expertos

investigadores debido al tipo de cuestionamientos a hacer al sospechoso y otros

factores relativos; también será necesario considerar la asesoría de abogados

expertos en la materia. Además durante la etapa de planeación para la obtención

de informes y datos, se debe de recabar el número, nombre y posición de las

personas involucradas, para en seguida revisar sus expedientes de personal para

la identificación de sus antecedentes y conocer la existencia de algún indicativo de

problemas personal eso de cualquier otra índole.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA PARA CASOS DE FRAUDE

Los procedimientos de auditoría que utilizará el Auditor Interno para la conducción

de casos de fraude no se tienen previamente establecidos ya que debemos de

considerar que cada caso que se pueda presentar es diferente y por lo tanto

requiere de un estudio y análisis totalmente independiente para determinar cual

será el mejor enfoque para su tratamiento; el no contar con procedimientos de

auditoría preestablecidos para estos acontecimientos, puede deberse a la

inclusión de técnicas de auditoría que no se utilizan ordinariamente, o a una

extensión o expansión importante de los procedimientos normales de auditoría

debido a que cada suceso es diferente. Lo anterior, requiere que el Auditor Interno

tenga mucho juicio para seleccionar los mejores procedimientos para la obtención

de evidencia; debe ser lo suficiente imaginativo para detectar falsificación o

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alteración de documentos, inclusive de firmas, y síntomas de colusión. La rapidez

con que se actúe por parte del auditor en este tipo de casos es determinante para

prevenir la destrucción o desaparición de las evidencias por parte de los

defraudadores.

 CONDUCCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Al dar inicio a la conducción de la investigación es necesario la coordinación delos

esfuerzos de todas las partes involucradas en el proceso; como es el caso del

Auditor Interno quien realizará las pruebas de auditoría que considerará

necesarias, en donde se incluyen las pistas documentadas que conformarán la

evidencia para soportar el caso. Por otro lado, el auditor deberá contar con el

apoyo del asesor legal, investigadores, personal de seguridad y otros especialistas

de dentro y fuera de la organización, quienes proporcionarán el asesoramiento y

soporte técnico en la conducción del caso para los efectos que se consideren

pertinentes.

 

En cualquier investigación de fraude es importante tener claro, que no es posible

determinar en forma concluyente, el monto exacto del ilícito a pesar de lo completo

que haya sido la investigación, ya que los factores que pueden influir ella no

seguridad de la conclusión de la investigación pueden ser:

Los registros y documentos disponibles pueden ser insuficientes (por haber

sido destruidos o no haber existido) que impidan la determinación definitiva

dela cuantía del fraude.

La variedad de posibles métodos de fraude, particularmente donde hay

falsificación o colusión, hace difícil, si no imposible, la determinación de la

pérdida total

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

Como parte del trabajo del auditor una vez concluida la auditoría está la

elaboración y presentación del informe correspondiente, en donde se le dará a

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conocer a la administración de la empresa la evidencia obtenida y las

conclusiones a que se llegó, dicho informe servirá de base para decidir el

tratamiento que se le dará al caso.

 El informe deberá incluir una descripción del proceso que se siguió para cometer

el fraude, informará los montos y fechas de cada partida dispuesta ilícitamente,

identificará las causas de la irregularidad; en caso de requerirse acciones

correctivas ya que el fraude pudo haber tenido su origen por deficiencia en el

control interno, debiéndose presentar recomendaciones de acciones correctivas.

Generalmente, un informe escrito debe incluir los elementos que se dieran a

conocer en el capítulo III, en el subtema “Metodología de la Auditoría Interna”, y en

el caso de investigaciones de fraude no es la excepción el asegurarse de la

adecuada presentación del mismo por parte del Auditor Interno, ya que reviste una

gran importancia por la utilización que de esa información pueden hacer las

autoridades competentes, cuando el caso por decisión de la administración de la

empresa se turna a instancias penales para el seguimiento de acciones de

tipo jurídico al empleado que cometió el delito, por lo que el informe en su

contenido debe tener una descripción clara de lo sucedido.

ACCIONES CONTRA EL EMPLEADO DEFRAUDADOR

Una vez la administración haya obtenido por parte del Auditor Interno la evidencia

suficiente como también se tenga cuantificado con base a los hallazgos un monto

del ilícito cometido por parte del empleado deshonesto, deberá decidir lo

procedente, considerando si el caso se turna a las autoridades competentes, como

también la forma de recuperar lo faltante. Es importante tomar una actitud ante el

fraude, cumpliendo con tres elementos que se consideran básicos para

enfrentarlo, siendo los siguientes:

Resarcimiento del daño.

Despido directo y entablar acciones legales.

Reforzar procesos. Si cada vez que se suscita un fraude se cumple con

sólo uno de ellos y se dejan cualquiera de los otros dos abiertos, realmente

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no se está combatiendo efectivamente el fraude. Aunque en la realidad

debe de reconocerse que en algunos casos es muy difícil decidir si el

empleado deshonesto se pone en manos de la autoridad. La decisión

dependerá del monto de lo defraudado, del tipo de fraude, el tipo de

evidencia disponible para la conformación del expediente y las

circunstancias por las que ha defraudado. Todo lo anterior debe de ser bien

considerado por parte de la administración de la empresa ya que resulta

demasiado frustrante para el auditor concluir con una investigación,

entregar toda la evidencia a las autoridades y finalmente que no se haga

nada. Sí por parte de la empresa se cuenta con pólizas de fidelidad, debe

de notificarse a la aseguradora para que ésta participe para discutir las

condiciones y forma de restitución de lo defraudado, ya que es deseo

general aminorar lo más posible el monto de la pérdida. En virtud de que

una restitución pueda influir en las determinaciones y sanciones de tipo

jurídico, se debe informar acerca de ello a las autoridades competentes y a

la aseguradora.

DEFICIENCIAS DEL CONTROL INTERNO DEL ELEMENTO HUMANO

a) Continuo relevo de personal clave

b) La selección y contratación de personal no apto para los diferentes puestos.

c) No realizar una investigación minuciosa al personal, previo a ser contratado.

d) No mantener una capacitación y supervisión constante al personal sobre

lastareis que se le encomiendan.

e) No existe capacitación al personal para la prevención de fraudes.

f) Inexistencia reglamento interno de trabajo y código de ética.

g) No contar con política de ascensos entre los empleados.

h) Excesivas presiones laborales, como la imposición de objetivos

inalcanzables extensas jornadas de trabajo.

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i) Restricción al personal de los días de asueto y goce de vacaciones.

j) Falta de políticas salariales y de incentivos.

k) Inexistencia de pólizas de fianza para el personal.

RECOMENDACIONES PARA REFORZAR EL CONTROL INTERNO DEL

ELEMENTO HUMANO

 Los componentes de esta área que intervienen en un adecuado control interno

son los siguientes:

a) Selección y contracción adecuada de personal:

La selección y contratación de personal idóneo, es la base de buena parte del

éxito del sistema planeado y puesto en ejecución, debe buscarse el personal

siempre bajo el criterio de que reúna los requisitos mínimos para desempeñar

adecuadamente sus labores.

b) Investigación:

Debe realizarse una investigación minuciosa del candidato, no solamente

verificando la información que ha proporcionado, sino establecer aquellos

otros datos que por omisión involuntaria o de mala fe no pudo haber

proporcionado, lo cual únicamente se consigue, con un sistema adecuado de

investigación que involucre una entrevista y un estudio socioeconómico del

aspirante, en donde se consideren todos los factores que conforman al individuo,

como son: factores familiares, escolares, laborales, económicos y sociales

c) Capacitación:

Mientras mejores programas de capacitación estén establecidos, más apto será el

personal encargado de los diversos aspectos del negocio. El mayor grado de

capacitación alcanzado permitirá la identificación clara de las funciones y

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responsabilidades de cada empleado, así como la reducción de ineficiencia y

desperdicio.

d) Integridad:

La integridad del personal es una de las columnas sobre las que descansa la

estructura del control interno. Los requisitos de admisión y el constante interés de

los directivos por el comportamiento del personal son, en efecto, ayudas

importantes al control. Por lo tanto, la empresa debe de desarrollar un ambiente

laboral positivo que logre la motivación del empleado, estableciendo normas y

controles concertados y no impuestos. Además un complemento indispensable de

la integridad del personal como elemento de control interno se encuentra en las

fianzas de fidelidad que deben proteger al negocio contra manejos indebidos.

e) Retribución:

Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar

los propósitos de la empresa con entusiasmo y concertar mayor atención en

cumplir con eficiencia que en hacer planes en desfalcar al negocio. Los sistemas

de retribución al personal, planes de incentivos y permisos, pensiones por vejez y

oportunidad que se le brinda para plantear sus sugestiones y problemas

personales constituyen elementos importantes de control interno.

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BIBLIOGRAFIA

www.gestiopolis.com / Seminario Casos de Auditoria, Auditoria Interna ¿Detección

o Prevención?

www.usac.edu.gt / Tesis Detección de Fraude y Corrupción de Auditoria Interna /

Capitulo II

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