AUDITORIA PROCESOS DE NOTIFICACION SUPERINTEDENCIA ... · ocasión del acto administrativo...

EVALUACIÓN A PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO

AUDITORIA PROCESOS DE NOTIFICACION SUPERINTEDENCIA

NACIONAL DE SALUD

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá D. C. Abril de 2014

1. OBJETIVO

El ejercicio de Auditoria tiene como objetivo ilustrar a la Alta Dirección, respecto, de la

gestión que desarrolló durante la vigencia de 2013, el Grupo de Notificaciones adscrito

a Secretaría General, en el marco de sus competencias, en relación con los procesos

de notificación de actos administrativos expedidos por todas las dependencias y el

Despacho de la Superintendencia Nacional de Salud, con excepción de la Oficina de

Control Disciplinario Interno y aquellos expedidos en ejercicio de la facultad

jurisdiccional de la Entidad, de acuerdo con el Numeral 15 del Artículo 31 del Decreto

2462 de 2013, además de los actos emitidos por el Grupo de Talento Humano de la

Entidad.

2. ALCANCE

El alcance de la Auditoría, se circunscribe a realizar la verificación, respecto, del

despliegue laboral efectuado en la vigencia de 2013.

3. METODOLOGÍA La metodología utilizada es la usualmente utilizada para este tipo de ejercicios, debiendo agotar para ello las siguientes instancias. Realización de Auditoria in situ. Análisis de la información solicitada y suministrada por la Coordinadora dell grupo

auditado. Presentación, traslado y/o conciliacion de Informe Preliminar, en ejercicio del

derecho de defensa y contradicción y materialización del principio del debido proceso.

Presentación de Informe Final de auditoría.

4. JUSTIFICACIÓN

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de

2011 y los Decretos Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras,

corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno

esté formalmente establecido dentro de la Organización y que su ejercicio sea

intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también,

verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la

organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren

permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad.

Aunado a lo anterior, justifica efectuar el presente ejercicio, en la necesidad de realizar

control posterior, donde se pueda dar cuenta de la legal y oportuna actuación

desplegada por la Entidad, al notificar sus actuaciones administrativas en ejercicio de

sus funciones de Inspección, Vigilancia y Control.

5. INFORME

El equipo auditor de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de

Salud, con el propósito de cumplir con el objetivo propuesto en el desarrollo de la

presente auditoría, en principio ilustrará lo relativo al marco legal que regula el proceso

objeto de monitoreo.

Una vez se determine cuál es la normatividad a tener en cuenta para ejecutar la función

notificadora, se hará cotejo entre lo evidenciado por el equipo auditor, respecto, de la

normatividad vigente, lo cual permitirá obtener las conclusiones respectivas, y de ser

necesario elevar las recomendaciones a que hay lugar.

5.1 Marco Legal

Decreto 01 de 1984

Anterior Código Contenciosos Administrativo

Ley 1437 de 2011

“Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”

Resolución No. 1212 de 2007

“Por medio de la cual se señalan los procedimientos aplicables a los vigilados de la Superintendencia

Nacional de Salud respecto de las investigaciones administrativas sancionatorias.”

Resolución No. 3140 de 2011

“Por medio de la cual se desarrolla el procedimiento administrativo sancionatorio previsto en el artículo 128 de la Ley 1438 de 2011, aplicable por la Superintendencia Nacional de Salud a sus vigilados.”

Resolución No. 002104 del 28 de

Diciembre de 2010

“Por medio de la cual se crean, reorganizan y conforman los Grupos Internos de Trabajo en la Secretaría General, se determinan sus funciones y se dictan otras disposiciones.”

Resolución No. 000182 del 13 de

Febrero de 2013

“Por la cual se delega una función en la Coordinación del Grupo de Notificaciones.”

Norma Técnica de Calidad en la

Gestión Pública (NTCGP 1000:2009)

Cuadro No. 1

Procedimiento:

A continuación el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, da muestra del

proceso que ejecuta el Grupo de Notificaciones en ejercicio de sus funciones.

Cuadro No. 2

Despacho Superintendente

Superintendencias Delegadas

Secretaria General

Oficina Asesora Jurídica

Cita

Comunica

Fija Estados

PROCESO DE NOTIFICACIONES

Dependencias que

elaboran y notifican

sus actuaciones por

intermedio del Grupo

de Notificaciones

Secretaria

General

1. 1. Numera Acto.

2. 2. Fecha el Acto

3. Incluye en SIAD

Grupo de

Notificaciones

1. Recepciona

2. Realiza Reparto

N

O

T

I

F

I

C

A

C

I

O

N

E

S

PERSONAL

(5) DIAS

POR AVISO

(5) DIAS

Desde el recibo

SI recibe, día siguiente se surte

notificación

Acude, se surte la Notificación

SI recibe, pero hace caso omiso

NO recibe aviso, pero recibió

personal, se vuelve a enviar (1)

vez

Pagina

Web

En caso de

no recibo

(10) días

Pagina

Web en

caso de no

recibo (10)

días

POR EDICTO

(10) DIAS

En caso de no comparecer a la

notificación Personal; ò

devolución del correo certificado

por la causal anotada

POR ESTADO Autos de Pruebas

Ahora bien, una vez dispuesto el procedimiento que agota el Grupo de Notificaciones

de la Entidad, lo cotejaremos con la muestra aleatoriamente escogida y con el marco

legal que regula el proceso auditado.

De la muestra.

El equipo auditor de la Oficina De Control Interno, determino tomar una muestra

aleatoria, tomando procesos de notitificaciòn de todas las áreas o dependencias de la

Entidad, incluido el Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud.

A continuación se describe la muestra, señalando que la misma se determinó, con

ocasión del acto administrativo notificado (Autos, resoluciones o mandamientos de

pago), por cada una de las dependencias de la Entidad que notifican actuaciones

administrativas por intermedio del Grupo de Notificaciones de la Secretaria General.

Cuadro No. 3

DESPACHO SUPERINTEDENTE NACIONAL DE SALUD

ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA

Auto No. 001572

Auto No. 001810

Resolución No. 001321




SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA

ATENCIÓN EN SALUD.


Auto No. 000009

Auto No. 000310

Auto No. 000640

Auto No. 000870

Auto No. 001100

SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCION AL USUARIO Y LA

PARTICIPACION CIUDADANA


Auto No. 000090

Auto No. 000290

Auto No. 000420



SUPERINTEDENCIA DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES


Auto No. 000201

Auto No. 000217

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÒN


Acto Administrativo No. L-000182





OFICINA ASESORA JURIDICA


Auto No. 000090

Auto No. 000290

Auto No. 000420



SECRETARIA GENERAL







Aunado a lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, dio cuenta de

una serie de procesos de notificación suspendidos en su trámite, los cuales serán

objeto de verificación, con el fin de determinar el estado actual de los mismos, asi como

las causas que originaron la referida suspensión.

Una vez descrita la muestra, se entrará a efectuar la verificación de todos y cada uno

de los procesos notificatorios escogidos en forma aleatoria, uno a uno, de tal manera

que se pueda percibir el proceso en su totalidad.

Despacho Superintendente Nacional De Salud

No. de Acto

Administ.

Fecha de Creación del

Acto

Fecha de Recepción del acto a notificar

Fecha de Notificación

Tipo de Notificación

Envió a la dependencia

de origen

001572 24/09/2013 25/09/2013 14/11/2013 Edicto 22/11/2013

De lo anterior se puede concluir, que desde la fecha de creación del acto

administrativo, a la fecha de recepción del mismo por parte del Grupo de

Notificaciones, transcurrió un (1) día, y de esta a la fecha de notificación (desfijacion de

Edicto), transcurrieron treinta y tres (33) días hábiles, pasando seis (6) días hábiles

mas, para efectuar la entrega a la dependencia de origen, lo que permite colegir, que la

notificación en razón a que no fue posible surtirla personalmente tardo un tiempo

razonable, teniendo en cuenta que fue notificado por edicto, termino aceptable para

efectuar el envío.

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

001810 19/12/2013 20/12/2010 17/01/2014 Personal 29/01/2014

De la anterior descripción se puede observar, que entre la fecha de creación del acto

administrativo y la recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones, una vez

numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrió un (1) día; y de esta fecha a la

elaboración de la comunicación (03/01/2014), transcurrieron ocho (8) días hábiles y de

esta a la notificación nueve (9) días hábiles, lo que en sentir del equipo auditor son

términos razonables para surtir la notificación, no concluyendo lo mismo respecto de la

elaboración de la comunicación, la cual se puede elaborar en menor tiempo al

empleado.

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

001828 30/09/2013 02/10/2013 16/10/2013 Personal 23/10/2013

De la anterior descripción se avizora, que desde la fecha de creación del acto


Notificaciones, transcurrieron dos (2) días hábiles y de esta fecha a la de notificación,

transcurrieron nueve (9) días hábiles. Ahora bien, llama la atención del equipo auditor

el hecho de que a la fecha de realización de la presente auditoria en la base de datos

suministrada por el grupo de trabajo, se registro allí, como que aún no se ha efectuado

la devolución de la notificación a la dependencia de origen; sin embargo, una vez

revisado el Sistema de Gestión Documental SUPERCOR, se evidencio memorando

NURC 3-2013-018054 de fecha 23 de Octubre de 2013, en el cual se formaliza la

entrega de la notificación; indicando que el documento se entrego cinco (5) días hábiles

después de efectuada la misma, aspecto este, que motiva a recomendar al Grupo de

Notificaciones de la Entidad, realizar labor de actualización de la base de datos que

lleva como Control de sus actividades (Autocontrol)

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

002279 26/11/13 27/11/2013 20/12/2013 Personal 30/12/2013

De lo anterior se puede colegir, que desde la fecha de creación del acto administrativo,

a la fecha de recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones una vez

numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrió un (1) día. Ahora bien, revisado el

memorando NURC 2-2013-109158 de fecha 11 de Diciembre de 2013, se observa que

en esa fecha se elaboró la citación, es decir, diez 10 días hábiles luego de recibido el

acto administrativo, lo que resulta ser excesivo.

De otro lado se evidencio que transcurrieron siete (7) días hábiles en surtirse la

notificación, contados desde la elaboración de la referida citación, y cinco (5) más para

su devolución a la dependencia de origen, etapa del proceso que se agoto en tiempos

razonables.

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

000470 21/03/2013 26/03/2013 24/04/2013 Personal 24/04/2013

En este proceso de notificación se pudo establecer, que desde la fecha de recepción

del acto administrativo a la práctica de la notificación personal, transcurrieron

diecinueve (19) días hábiles, y el mismo día en que se surtió la notificación, se devolvió

a la dependencia de origen, lo que es muestra de una actuación diligente.

Superintendencia Delegada para la Atención en Salud

No. de Acto

Administ.

Fecha de Creación del Acto





de origen

000009 22/01/2013 24/01/2013 30/01/13 Comunicación 11/02/13

De lo anterior se puede evidenciar, que desde de creación del acto administrativo a la

fecha de entrega al Grupo de Notificaciones, una vez numerado, fechado, e incluido en

el SIAD, transcurrieron dos (2) días hábiles, de esta a la notificación cuatro (4) días

hábiles, y de esta, a la devolución a la dependencia de origen transcurrieron ocho (8)

días hábiles, lo que es muestra de un despliegue del proceso diligente.

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

000120 15/02/13 18/02/13 19/02/13 Estado 20/02/13

De lo anterior se puede colegir, que desde la creación del acto administrativo, hasta la

entrega del mismo al Grupo de Notificaciones, una vez numerado, fechado, e incluido

en el SIAD, transcurrió un (1) día hábil, del recibo, a la notificación mediante fijación en

el Estado en los términos del Art. 321 del C.P.C, otro día hábil, lo que es muestra de

una diligente notificación de la actuación.

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

000510 27/03/2013 01/04/2013 02/04/2013 Personal 03/04/2013

De la descripción del proceso de notificación, se percibe que desde la creación del acto


Notificaciones, una vez numerado, fechado e incluido en el SIAD, transcurrió un (1) día

hábil, y del recibo a la fecha de notificación personal, otro día hábil, al igual que del

envió a la dependencia de origen, lo que evidencia que el proceso se agoto

eficientemente.

No. de Acto

Administ.






de origen

00640 05/07/2013 10/07/2013 27/08/2013 Comunicación 16/10/2013


administrativo, a la fecha de recepción del mismo una vez numerado, fechado, e

incluido en el SIAD, transcurrieron tres (3) días hábiles, y de esta a la fecha del

entrega de la comunicación transcurrieron treinta y dos (32) días hábiles, y de esta a la

fecha de devolución a la dependencia de origen transcurrieron treinta y cinco (35) días

hábiles.

Ante la evidente mora en surtirse la notificación, y su posterior devolución a la

dependencia de origen, resulta pertinente señalar, que la comunicación fue realizada

por el Grupo de Notificaciones el día 12 de Julio de 2013, esto es, dos (2) días luego de

recibido el acto administrativo, lo cual resulta ser oportuno, no presentándose allí una

situación que genere reproche al grupo; no siendo así, para efectos de la entrega o

devolución a la dependencia del acto administrativo, ya que pasaron treinta y cinco (35)

días hábiles, sin aparente justificación, lo que podría generar situaciones en el avance

efectivo del proceso administrativo sancionatorio que generó la actuación que ahora

nos ocupa. (Subrayado fuera de texto es nuestro)

No. de Acto

Administ.






de origen

00870 01/08/2013 05/08/2013 04/09/2013 Comunicación 09/09/2013

De lo anterior se puede colegir, que desde la fecha de creación del acto administrativo

y la recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones, transcurrieron cuatro

(4) días hábiles, y de esta a la fecha de recibido de la comunicación veinte (20) días

hábiles y tres días hábiles más en la devolución a la dependencia de origen, dando

cuenta de que en lo que refiere a la entrega de la comunicación no se pude pregonar

diligencia en el proceso, aspecto en el que tiene injerencia un tercero ajeno al Grupo

Auditado, en este caso la empresa de correos Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

001100 12/08/2013 15/08/2013 11/10/2013 Personal 16/08/2013

De la descripción anterior se puede concluir, que desde la creación del acto

administrativo, hasta la recepción por parte del Grupo de Notificaciones, una vez

numerado, fechado, e incluido en SIAD, transcurrieron tres (3) días, y de esta a la fecha

de notificación, transcurrieron cuarenta (40) días hábiles, lo cual es excesivo, y que de

la notificación a la devolución a la dependencia de origen cuatro (4) días hábiles.

(Subrayado Fuera de Texto es nuestro)

Tal y como se evidencia en el historial obtenido del portal web de la página de Servicios

Postales Nacionales 4-72, el documento se entrego el día 09 de Octubre de 2013, lo

que conlleva a deducir que la mora podría ser imputable a la empresa de correos.

Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos

Económicos para la Salud

No. de Acto

Administ.






de origen

000008 22/01/13 24/01/2013 31/01/2013 Comunicación 11/02/2013

Se establece que desde la fecha de creación del acto administrativo, a la fecha de

recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones una vez numerado, fechado

e incluido en SIAD, transcurrieron dos (2) días. Ahora bien, revisado el memorando

NURC 2-2013-010223 del 29 de enero de 2013, fecha en que se elaboró la

comunicación, la misma se notificó dos (2) días después, evidenciándose celeridad en

la actuación.

La devolución a la dependencia de origen se hizo a los once (11) días siguientes a la

fecha de Notificación, es decir dentro de un tiempo razonable, ya que era necesario

recibir la guía de la empresa de correo por haberse notificado por Comunicación.

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

000133 19/02/13 20/02/2013 14/03/2013 Personal 18/03/2013



e incluido en SIAD, transcurrió un (1) día.

Ahora bien, revisado el memorando NURC 2-2013-015882 del 21 de febrero de 2013,

se observa que el 22 de febrero de 2013 se entrega a la empresa de correos.

La empresa de correo la envía al destinatario el 01 de marzo de 2013, y se recibe por

el destinatario el 14 de marzo de 2013, transcurriendo veintidós (22) días para la

entrega, siendo excesivo el termino para la entrega, en tratándose de una ciudad

capital como Popayán. (Subrayado Fuera de Texto es Nuestro)

La devolución a la dependencia de origen se hizo el dieciocho (18) de marzo de 2013,

lo cual evidencia que se realizó dentro de un tiempo prudencial.

No. de Acto

Administ.






de origen

000550 28/06/2013 03/07/2013 16/07/2013 Comunicación 06/09/2013



e incluido en SIAD, transcurrieron dos (2) días hábiles.

Analizada la trazabilidad del documento en la empresa de correos, se establece que

habiéndose notificado al vigilado el 16 de julio de 2013, la empresa lo digitalizó el 23 de

agosto (30 días después), e inició el proceso de devolución a la Superintendencia

Nacional de Salud el 06 de septiembre de 2013, transcurriendo treinta y siete (37) días

hábiles para la entrega, siendo excesivo, teniendo en cuenta que es un Auto que se

corre traslado para Alegatos de Conclusión por el término de cinco (5) días hábiles.

(Subrayado Fuera de texto es Nuestro)

La devolución a la dependencia de origen se hizo por parte del Grupo de

Notificaciones, inmediatamente fue recibido el soporte de la empresa de correos.

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

000100 24/01/2013 25/01/2013 05/02/2013 Personal 06/02/2013

Se establece que desde la fecha de creación del acto administrativo, a la fecha de recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones una vez numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrió un (1) día. Ahora bien revisado el memorando NURC 2-2013-010023 del 28 de Enero de 2013, se establece que esta notificación se surtió en forma eficiente y rápida. La devolución se hizo a la dependencia al día siguiente en que se surtió la notificación personal.

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

000800 14/05/2013 15/05/2013 29/05/2013 Personal 04/06/2013

Se establece que desde la fecha de creación del acto administrativo, a la fecha de recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones una vez numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrió un (1) día. Ahora bien revisado el memorando NURC 2-2013-037018 del 28 de mayo de 2013, se establece que esta notificación se surtió en forma eficiente y rápida.

La devolución a la dependencia de origen 6 días después de haberse surtido la notificación personal.

No. de Acto

Administ.


Acto





de origen

001394 25/07/13 29/07/2013 09/08/2013 Personal 23|/08/2013


administrativo, a la fecha de recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones

una vez numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrieron dos (2) días hábiles.

Ahora bien revisado el memorando NURC 2-2013-058631 del 29 de julio de 2013, se

observa que en esa fecha se elaboró la citación, es decir, en forma inmediata.

La devolución se hizo catorce (14) días después de la notificación personal, término

que se considera excesivo, dado el tipo de notificación (Notificación Personal).

Oficina Asesora Jurídica

No. de Acto Administ.






de origen

Mandamiento de Pago 0096

25/04/2013 27/04/2013 26/07/2013 Por Correo 17/09/2013

De lo anterior se puede concluir, que desde la fecha de creación del acto administrativo, a la fecha de recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones una vez numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrieron dos (2) días hábiles. Ahora bien, revisada la documentación se observa: con la comunicación con radicado NURC 2-2013-067538 del 04/09/2013, se hace la citación para la notificación personal del mandamiento, no asistiendo a la misma, nuevamente con NURC 2-2013-044639 del 27/06/2013, notifica por correo, la cual se hace efectiva el día 26/07/2013 y se procede a la devolución el 17/09/2013.

Se observa que La devolución se hizo a la dependencia el 17/09/2013, en un tiempo aproximado de dos (2) meses, lo cual es excesivo.(Subrayado Fuera de Texto es Nuestro)







de origen


28/08/2013 28/09/2013 24/09/2013 Por Correo 04/10/2013

De lo anterior se puede concluir, que desde la fecha de creación del acto administrativo, a la fecha de recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones una vez numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrió un (1) día hábil. Ahora bien, revisada la documentación se observa: con la comunicación con radicado NURC 2-2013-067538 del 04/09/2013, se hace la citación para la notificación personal del mandamiento, la cual fue devuelta, nuevamente con NURC 2-2013-072719 del 24/09/2013, notifica por correo y es digitalizada el 30/09/2013.

La devolución se hizo a la dependencia el 04/10/2013, en un tiempo prudencial.

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución 001720

17/09/2013 18/09/2013 07/10/2013 Personal 09/10/2013

De lo anterior se puede concluir, que desde la fecha de creación del acto administrativo, a la fecha de recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones una vez numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrió un (1) día hábil. Ahora bien revisada la documentación se observa: con el memorando NURC 2-2013-73724 del 26/09/2013, se hace la citación para la notificación personal del acto administrativo.

Se observa que el trámite de la citación, notificación y la devolución se efectuó con la debida celeridad.







de origen


26/09/2013 27/09/2013 10/10/2013 Personal 25/10/2013

De lo anterior se puede concluir, que desde la fecha de creación del acto administrativo, a la fecha de recepción del mismo por parte del grupo de Notificaciones una vez numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrió un (1) día hábil. Ahora bien revisada la documentación se observa: con la comunicación con radicado NURC 2-2013-075695 del 01/10/2013, se hace la citación para la notificación personal del mandamiento, notificándose personalmente el vigilado el día 10/10/2013.

Se observa que el trámite de la citación, notificación y la devolución se hizo en un tiempo prudencial.

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución 002324

05/12/2013 19/12/2013 Sin notificar

De lo anterior se puede concluir, que desde la fecha de creación del acto administrativo, a la fecha de recepción del mismo por parte del Grupo de Notificaciones una vez numerado, fechado e incluido en SIAD, transcurrieron diez (10) días hábiles. Ahora bien revisada la documentación se observa: con el memorando NURC 2-2013-114136 del 27/12/2013, se hace la citación para la notificación personal del acto administrativo.

Verificada la trazabilidad de la empresa de correos Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 el 02/01/2014 el destinatario no se pudo notificar y se procede a la devolución el 09/01/2014, conforme se demuestra en el siguiente pantallazo:

La empresa de Correos devuelve la documentación solo hasta el día 03 de febrero de 2014, después de catorce (14) días hábiles.

El Grupo de Notificaciones procedió buscar nuevas direcciones para el proceso de notificación del Acto Administrativo.

No obstante las diligencias adelantadas por el Grupo de Notificaciones para proceder a la notificación, la Oficina de Control Interno, respetuosamente recomienda al Grupo de Notificaciones, proceda a implementar los mecanismos legales contenidos en el artículo 68 de la Ley 1437 de 2011posibiliotando practicarla en razón a que han transcurrido cuatro (4) meses desde la recepción del citado acto administrativo.

El referido artículo prevé:

Ley 1437 de 2011

Articulo 68 Citaciones para notificación personal

(…) Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días. Subrayado es Nuestro.

Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales

En lo referente a esta dependencia de la Entidad, debe señalarse, que en la vigencia

de 2013, se notificaron por intermedio del Grupo de Notificaciones dos (2) actos

administrativos, los cuales se describen a continuación.

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución 000201

19/02/2013 19/02/2013 22/02/2013 Personal 25/02/2013

De la descripción anterior se puede colegir, que el proceso notificatorio se surtió

diligentemente, dado que el mismo día de creación del acto administrativo se numero,

fecho, y se entrego al Grupo de Notificaciones, realizando dos (2) días después la

citación para intentar la notificación personal, la cual se llevo a cabo el mismo día.

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución 000217

19/02/2013 19/02/2013 22/02/2013 Personal 25/02/2013

De la descripción anterior se puede colegir, que el proceso notificatorio se surtió

diligentemente, dado que el mismo día de creación del acto administrativo se numero,

fecho, y se entrego al Grupo de Notificaciones, realizando dos (2) días después la

citación para intentar la notificación personal, la cual se llevo a cabo el mismo día.

Oficina Asesora De Planeación

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución L-000182

23/10/2013 24/10/2013 17/02/2014 Por Aviso ------------------ (Observar Nota)

De conformidad con lo descrito, se percibe que el proceso de notificación demoro en

surtirse tres (3) meses y diecisiete (17) días hábiles, luego de su recepción, lo cual es

altamente excesivo, y de la consulta efectuada por el equipo auditor, se percibe que

esto ocurrió por causas imputables a la empresa de correos Servicios Postales

Nacionales S.A. 4- 72, tal y como se describe a continuación, donde se evidencia la

entrega de la citación hasta el día 23 de Enero de 2014. (Subrayado Fuera de Texto es

Nuestro)

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución L- 000349

23/10/2013 24/10/2013 17/02/2014 Personal ----------------- (Observar Nota)


surtirse tres (3) meses y diecisiete (17) días, luego de su recepción, lo cual es

altamente excesivo. De la consulta efectuada por el equipo auditor se establece que el

tramite no oportuno, obedeció a la mora en la entrega de la citación por parte de la

empresa de correos, tal y como se describe a continuación, donde se evidencia que la

entrega se efectuó hasta el día 23 de Diciembre de 2013, y el proceso de devolución a

la Entidad hasta el día 09 de Enero de 2014.(Subrayado Fuera de Texto es Nuestro)

No. de Acto

Administ.






de origen




surtirse tres (3) meses y diecisiete (17) días, luego de su recepción, lo cual es

altamente excesivo. De la consulta efectuada por el equipo auditor se pudo establecer

que hasta el día 15 de Enero de 2014 la empresa de correos realizo la entrega de la

citación, es decir, la mora es imputable a la referida empresa, tal y como se describe a

continuación.(Subrayado Fuera de Texto es Nuestro)

No. de Acto

Administ.






de origen


23/10/2013 24/10/2013 28/11/2013 Personal ------------------ (Observar Nota)


surtirse un (1) mes y dos (2) días hábiles, luego de su recepción, término excesivo De

la consulta efectuada por el equipo auditor, se pudo establecer que hasta el día 27 de

Noviembre de 2013, se efectuó la entrega del aviso de notificación, surtiendo se la

misma al día siguiente. (Subrayado Fuera de Texto es Nuestro)

No. de Acto

Administ.






de origen



Este proceso de notificación tardo en surtirse un (1) mes y nueve (9) días hábiles, lo

que se considera excesivo acotando que, respecto, de los anteriormente analizados

pertenecientes a esta dependencia, el tiempo fue mucho menor. (Subrayado Fuera de

Texto es Nuestro)

NOTA: En cuanto a la devolución de los Actos Administrativos remitidos para notificación por parte de la Oficina Asesora de Planeación y que corresponden a Resoluciones de

Liquidación de Tasa, estos se devolvieron por el Grupo de Notificaciones al Grupo de Cartera durante los meses de Marzo y Abril de 2.014 para que procedan al cruce de

cuentas; y así realizar el cobro persuasivo y coactivo a los vigilados que aún no han cancelado el tributo.

Ahora bien, estas devoluciones al Grupo de Cartera, realizadas por el Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones fueron remitidas sin constancia de ejecutoria. Si se toma la

decisión de iniciar un proceso de cobro coactivo, es necesario contar con aquella (Constancia de Ejecutoria del Acto Administrativo notificado). (Subrayado fuera d eTexto es

nuestro)

Al consultar el equipo auditor a la Coordinadora del Grupo de Notificaciones sobre el particular, la contestación dada fue que no era su competencia expedirla, sin embargo al

examinar la Resolución No. 000180 de 2.014 “Por la cual se conforman los Grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y

Coordinador”, en su Artículo 5º que regula las funciones que debe ejecutar el Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de Secretaria General, en su numeral 4º se expone: “

Remitir las constancias de ejecutoria en forma oportuna a las dependencias solicitantes y devolver los respectivos soportes”

En el caso que ahora nos ocupa, la dependencia solicitante de la Notificación es la Oficina Asesora de Planeación, sin embargo, al encontrarse el proceso de Tasa en cabeza

de Secretaria General; y remitirse las Resoluciones ya notificadas al Grupo de Cartera adscrito a Secretaria General para lo pertinente (Esto es para el cobro persuasivo o

coactivo en los casos que a ello hubiere lugar), lo más práctico, y acatando las funciones del Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de Secretaria General, es que se

remitan los actos administrativos notificados, con la debida constancia de ejecutoria, reiteramos, cumpliendo la función contemplada en el Artículo 5 Numeral 4º de la

Resolución 000180 de 2.014.

Ahora bien, dado que la muestra tomada para la auditoria que ahora se reporta con este informe lo fue de actos administrativos de la vigencia 2.013, en aras de discusión

sobre la entrada en vigencia de la Resolución 000180 del 17 de Enero de 2.014, en todo caso, al estar el proceso de tasa en cabeza de Secretaria General, deben tomarse

acciones tendientes a expedir las constancias de ejecutoria de los actos administrativos antes mencionados, por lo que se recomienda a Secretaria General impartir las

instrucciones del caso para que ello ocurra y que las acciones de cobro coactivo puedan agilizarse.

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación

Ciudadana

No. de Acto

Administ.






de origen

Auto 0090 05/02/2013 05/02/2013 14/02/2013 Personal 20/02/2013

De la descripción anterior se puede establecer, que el mismo día se número, fecho y

entrego al Grupo de Notificaciones el acto administrativo, enviando la citación para

notificación personal un (1) día hábil después de recibida, y entregada al área de origen

tres (3) días hábiles después de surtida la notificación, es decir, el proceso se llevo a

cabo en un lapso de tiempo razonable.

No. de Acto

Administ.






de origen

Auto 0290 17/04/2013 18/04/2013 29/04/2013 Personal 30/04/2013

Adicional a la trazabilidad expuesta, cabe señalar que el día 19 de Abril de 2013, se

envió la comunicación, esto es, un (1) día después de su recepción, en la cual se le

concedió el termino de cinco (5) días para efectuar la notificación, es decir, entre los

días 22 al 26 de Abril de 2013, y tal como se observa en la evidencia aportada por el

grupo de notificaciones, la notificación personal se surtió el día 29 de Abril de 2013, lo

que permite inferir que la notificación se practico en tiempos razonables.

No. de Acto

Administ.






de origen

Auto 0420 05/06/2013 06/06/2013 12/06/2013* Por comunicación

17/06/2013

Tal y como se evidencia la notificación no se surtió, la comunicación fue enviada un (1)

día después de haberse recibido por el Grupo de Notificaciones, con constancia de

entrega de la empresa de Correos Servicios Postales Nacionales 4-72 el día 12 de

Junio de 2013, y devuelta el día 17 del mismo mes. Es decir la notificación se surtió

diligentemente en la medida de que transcurrió en un lapso de tiempo razonable.

No. de Acto

Administ.






de origen

Auto 001553

19/09/2013 19/09/2013 30/09/2013 Estado 24/09/2013

Se evidencia que el acto administrativo por el cual se corre traslado para alegar de

conclusión, en una actuación administrativa sancionatoria, se notifico por Estado y en

un lapso de tiempo razonable y sin dilaciones.

No. de Acto

Administ.






de origen

Auto 01597 30/08/2013 02/09/2013 16/09/2013 Personal 24/09/2013

El equipo auditor percibe, que este proceso de notificación se surtió diligentemente, ya

que entre la fecha de recepción del acto administrativo y la notificación transcurrieron

once (11) días hábiles.

Secretaria General

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución 000033

14/05/2014 16/05/2013 18/06/2013 Personal 20/06/2013

De la anterior descripción se pudo establecer, que el proceso de notificación se

desarrollo diligentemente, ya que entre la fecha de recepción del acto administrativo,

notificación del mismo y devolución al despacho de origen transcurrieron dos (2) días

hábiles.

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución 001388

25/07/2013 25/07/2013 09/08/2013 Personal 14/08/2013

Se puede ahora concluir, que este proceso de notificación se desarrollo diligentemente,

y en tiempos razonables hasta el surtimiento de la notificación personal por parte del

vigilado, al transcurrir diez (10) días hábiles en agotase el proceso.

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución 002499

27/12/2013 27/12/2013 07/02/2014 Personal 11/02/2014

De la descripción anterior, en lo referente a este proceso de notificación, en principio se

puede establecer que la citación para efectuar la notificación personal se realizo dos (2)

días hábiles después de haberse recibido el acto administrativo, donde se le indico al

vigilado que debía acercarse dentro de los cinco (5) días siguientes contados a partir

del envió de la citación para realizar la notificación personal; tal como se observa, esta

se realizo el día 07 de Febrero de 2014, esto es, veintiún (21) días hábiles después de

vencerse el término. Tal y como lo ha reiterado la jurisprudencia, siempre y cuando no

se haya vencido el término contemplado en la notificación por aviso luego de haber

intentado la notificación personal, si comparece en este caso a la Entidad el vigilado, se

puede surtir la notificación personal, como aconteció. Ahora bien, lo que genera un

hallazgo negativo, es el hecho de que en esos veintiuno (21) días hábiles, no se

hubiese realizado el aviso ante la no concurrencia del vigilado dentro del término

señalado en la citación inicial, no pudiendo ahora establecer, que esta notificación se

hubiese desarrollado con la diligencia que debe caracterizar los procesos notificatorios

de la Entidad. (Subrayado fuera de Texto es Nuestro)

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución 2542

30/12/2013 31/12/2013 13/01/2014 Personal 03/02/2014

Se puede ahora colegir, que el proceso de notificación se surtió diligentemente, desde

el momento en que se recepciono el acto administrativo y la fecha en que se realizo la

devolución a la dependencia de origen la notificación practicada.

No. de Acto

Administ.






de origen

Resolución 2646

31/12/2013 31/12/2013 23/02/2014 Aviso 28/02/2014

Aunado a la anterior descripción de este proceso notificatorio, resulta pertinente

señalar, que el día 22 de Enero de 2014 se realizo la citación para surtir la notificación

personal, la cual fue recibida el día 24 de Enero (se adjunta copia de guía de

recibido), esto es, dos (2) días después, en la que se indico que dentro de los cinco (5)

días al envío de la comunicación debía comparecer, y que de no ser así se notificaría

por aviso.

Ante la no comparecencia del vigilado a notificarse personalmente, se realizo el aviso el

día 21 de Febrero de 2014, es decir, diecisiete (17) días hábiles luego de que había

vencido el término de la citación inicial. (Subrayado Fuera de Texto es Nuestro)

Si bien el notificado lo fue en manera legal, mediante el aviso emitido por el grupo

auditado, luego de haber intentado la notificación personal, mediante la citación

enviada utilizando la empresa de correos Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, se

evidencia que el tiempo en que se produjo la notificación por aviso no fue el más

eficiente dentro de las labores que debe ejecutar el Grupo de Notificaciones.

Otros Procesos Notificatorios de la vigencia 2013

El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, considero relevante en esta

oportunidad, practicar verificación de treinta (30) procesos de notificación, que se

encontraron por parte de la actual coordinadora del Grupo de Notificaciones,

posteriormente a la posesión del cargo, los cuales se encontraban con tramite

suspendido y que hacen parte de la vigencia de 2013 (Alcance de la auditoria).

Con el propósito entrar en contexto con lo acontecido con estos procesos de

notificación, resulta ahora pertinente recordar a la Alta Dirección, el hecho de que una

vez entregado el cargo por parte del Doctor Luis Gabriel Arango Triana a la Doctora

Luz Nidia Sánchez, posteriormente se encontraron procesos de notificación en número

de diecinueve (19) en dos (2) cajas que no hicieron parte del inventario entregado al

momento de realizar el empalme de entrega del cargo, aunado, a once (11) más que se

entregaron inventariados con estado “pendiente”, para un total de treinta (30).

De la documentación allí contenida, así como de otros elementos personales del Doctor

Arango Triana, se levantó relación por parte de la nueva coordinadora del grupo

Doctora Luz Nidia Sánchez, asesor de la Secretaria General Doctor Fernando Mantilla,

diligencia a la cual asistió la Oficina de Control Interno como invitada, por intermedio de

uno de sus profesionales, quien ahora funge como auditor designado, realizando

acompañamiento, de conformidad con la solicitud que elevara el Secretario General de

la Entidad, procediendo en su momento a tomar material fotográfico y presentar

informe sobre el particular al Doctor Chaid Franco Secretario General de la Institución.

contenido en el Memorando con Radicado Nurc 3-2014-002972, que tiene todas las

evidencias del caso en archivos digitales.

A continuación se describe el estado actual de esos procesos de notificación.

No. Acto

NURC y fecha recibido

Citación Trámite realizado Estado Actual Observaciones OCI

Auto No. 000976 30 Dic 2011

3-2012-000126

10-01-2012

NURC 2-2012-001545

13-01-2012

Citación NURC 2-2014-004949 de 30

Enero de 2014, Notificado por Edicto fijado el 20/02/2014 y

desfijado el 05/03/204

Devuelto al área con NURC 3-

2014-003448 el 06/03/2014

Se elaboró el Edicto el día 10 de Feb de 2012, pero nunca se fijó, por cuanto no se tenían las guías de correo. Se volvió a citar el 30 de Enero de 2014, y se fijó el Edicto en la fecha ya referenciada (20/02/2014). Ante la no recepción de la guía no era posible fijar el Edicto.

Auto No. 000969 30 Dic 2011

3-2012-000126

10-01-2012

NURC 2-2012-001538

13-01-2012

Notificado en forma personal el 03/02/2014


2014-001858 el 06/02/2014

No se realizó Edicto, y se volvió a citar el 30 de Enero de 2014, con NURC 2-2014-004948, el cual fue notificado personalmente. Debe señalarse que el motivo de la mora en el trámite de notificación obedeció a que no llegaron las correspondientes guías de recibido de la citación.

Auto No. 000979 30 Dic 2011

3-2012-000126

10-01-2012

NURC 2-2012-1548

13-01-2012

Notificado por Edicto fijado el 17/02/2014 y



2014-003314 el 04/03/2014

Se realizó la citación el 13 de Enero de 2012, con el NURC 2-2012-001548, pero nunca se fijó, por cuanto no se tenían las guías de correo, y se volvió a citar el día 30 de Enero de 2014, con el NURC 2-2014-004947., notificándose por edicto fijado el 17 de Enero de 2014.

Auto No. 000022 25 Ene 2012

3-2012-000900

26-01-2012

NURC 2-2012-005359

02-02-2012



Devuelto al área con NURC 3-2014-004204 el 21/03/2014

No se pudo efectuar la notificación o fijación del Edicto, en la medida de que no habían llegado las guías por parte de la empresa de correos, y se volvió a citar el día 30 de Enero de 2014 con el NURC 2-2014-004953, y se notificó por Edicto el 04 de Marzo de 2014.

Auto No. 000090 07 Feb 2012

3-2012-001845

08-02-2012

NURC 2-2012-007951

14-02-2012




2014-003448 el 06/03/2014

No se pudo efectuar la notificación o fijación del Edicto, en la medida de que no habían llegado las guías por parte de la empresa de correos, y se volvió a citar el día 30 de Enero de 2014 con el NURC 2-2014-004957, y se notificó por Edicto el 20 de Febrero de 2014.

Auto No. 000088 07 Feb 2012

3-2012-001845

08-02-2012

NURC 2-2012-007949

14-02-2012

Notificado personalmente el

17/02/2014


2014-002521 el 18/02/2014

No se pudo efectuar la notificación o fijación del Edicto, en la medida de que no habían llegado las guías por parte de la empresa de correos, y se volvió a citar el día 30 de Enero de 2014 con el NURC 2-2014-004956, y se notificó personalmente el día 17 de Febrero de 2014.

Auto No. 000058 26 Ene 2012

3-2012-001212

01-02-2012

NURC 2-2012-006080

07-02-2012




2014-003448 el 06/03/2014

No se pudo efectuar la notificación o fijación del Edicto, en la medida de que no habían llegado las guías por parte de la empresa de correos, y se volvió a citar el día 30 de Enero de 2014 con el NURC 2-2014-004954, y se notificó por Edicto el20 de Febrero de 2014.

Auto No. 001007 30 Dic 2011

3-2012-000126

10-01-2012

NURC 2-2012-001588

13-01-2012


25/02/2014


2014-003028 el 27/02/2014

No se pudo efectuar la notificación o fijación del Edicto, en la medida de que no habían llegado las guías por parte de la empresa de correos, y se volvió a citar el día 30 de Enero de 2014 con el NURC 2-2014-004951, y se notificó personalmente el 25 de Febrero de 2014.

Auto No. 001001 30 Dic 2011

3-2012-000126

10-01-2012

NURC 2-2012-001582

13-01-2012z




2014-003448 el 06/03/2014

No se efectuó la notificación o fijación del Edicto, en la medida de que no habían llegado las guías por parte de la empresa de correos, y se volvió a citar el día 30 de Enero de 2014 con el NURC 2-2014-004950, y se notificó por Edicto el 20 de Febrero de 2014

Auto No. 001277 14 Ago 2012

3-2012-011900

15-08-2012

NURC 2-2012-080805

15-11-2012

Notificado por Aviso con NURC 2-2014-

004952 el 31/01/2014


2014-003212 el 03/03/2014

No se pudo efectuar la notificación o fijación del Edicto, en la medida de que no habían llegado las guías por parte de la empresa de correos; la empresa 4-72 certifico el 07 de Diciembre de 2012 el recibido y se notificó por aviso el día 11 de Diciembre de 2012 Se envió la notificación por aviso, del cual no llegaron las guías, y se volvió a notificar por aviso el 30 de Enero de 2014 con el NURC 2-2014-004952, recibido por el vigilado el10 de Febrero de 2014, al ser recibido el aviso.

Auto No. 002453 28 Dic 2012

3-2013-000032

03-01-2013

NURC 2-2013-00452 y 2-

2013-00449 04-01-2013

Aviso 11-12-2012

Pendientes guías de correo de citaciones

enviadas nuevamente el 31/01/2014

Pendientes guías.

Solicitadas a 472

Se debían notificar a seis (6) vigilados, tal y como se describe, se realizaron y enviaron las citaciones respectivas el día 04 de Enero de 2013 surtiéndose la notificación de cuatro (4) vigilados, quedando pendientes dos (2) sin que se recibieran las guías de recibido en el Departamento del Vichada, lo que obligo a efectuar nuevas citaciones el 31 de Enero de 2014, con los NURC 2-2014-005137 Y 2-2014-005138 y a la fecha aún se encuentra pendiente su recibo, el cual se ha requerido por parte de la Coordinadora actual del grupo de trabajo, al grupo de correspondencia, mediante correos electrónicos de fechas 10 de Marzo y 09 de Abril de 2014 Es de acotara que, en caso de que la certificación requerida contenga información que dé cuenta del no recibo de las citaciones, se realizara la respectiva notificación del acto administrativo en la página web de la Entidad; en caso contrario de que se certifique el recibido de las citaciones se procederá a fijar los respectivos Edictos.

Res. 003835

19 de Dic. 2011

3-2011-023742

21-12-2011

NURC 2-2011-091446

22-12-2011


18/03/2014


2014-004204 el 21/03/2014

Se citó oportunamente, el día 22 de Diciembre de 2011, con salida de correspondencia el 23 de Diciembre de 2011, sin que se tenga conocimiento de si se recibió o no. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo. Ante tal situación, se optó por volverlo a citar el 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010115, notificado personalmente el día 18 de Enero de 2014. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno ante esta situación, recomienda respetuosamente, con el propósito aclarar y entender que paso, se solicite a la Oficina de Correos las guías respectivas, que den cuenta de que aconteció con este proceso notificatorio.En todo caso es de exaltar la gestión de nuevo envió, en la medida de que se requería surtir la notificación, a pesar del ostensible tiempo transcurrido

Res. 003805 19 de

Dic.2011

3-2011-023742

21-12-2011

NURC 2-2011-091344

22-12-2011


21/03/2014


2014-004204 el 21/03/2014

Se citó oportunamente, el día 22 de Dic de 2011, con salida de correspondencia el 23 de Dic. De 2011, sin que se tenga conocimiento de si se recibió o no. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo. Ante tal situación, se optó por volverlo a citar el 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010117, notificado personalmente el día 21 de Marzo de 2014. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno ante esta situación, recomienda respetuosamente, con el propósito aclarar y entender que paso, se solicite a la Oficina de Correos las guías respectivas, que den cuenta de que aconteció con este proceso notificatorio. En todo caso es de exaltar la gestión de nuevo envió, en la medida de que se requería surtir la notificación, a pesar del ostensible tiempo transcurrido

Res. 003776

15 de Dic 2011

3-2011-023712

22-12-2011

NURC 2-2011-091348

22-12-2011


13/03/2014


2014-003892 el 17/03/2014

Se citó oportunamente, el día 22 de Diciembre de 2011, con salida de correspondencia el 23 de Diciembre de 2011, sin que se tenga conocimiento de si se recibió o no. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo. Ante tal situación, se optó por volverlo a citar el 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010110, notificado personalmente el día 13 Marzo de 2014. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno ante esta situación, recomienda respetuosamente, con el propósito aclarar y entender que paso, se solicite a la Oficina de Correos las guías respectivas, que den cuenta de que aconteció con este proceso notificatorio. En todo caso es de exaltar la gestión de nuevo envió, en la medida de que se requería surtir la notificación, a pesar del ostensible tiempo transcurrido

Res. 003635

07 de Dic 2011

3-2011-023350

15-12-2011

NURC 2-2011-090387

19-12-2011


04/03/2014


2014-003314 el 04/03/2014

Se citó oportunamente, el día 22 de Dic de 2011, con salida de correspondencia el 21 de Dic. De 2011, sin que se tenga conocimiento de si se recibió o no. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo. Ante tal situación, se optó por volverlo a citar el 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010119, notificado personalmente el día 04 de Marzo de 2014.El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno ante esta situación, recomienda respetuosamente, con el propósito aclarar y entender que paso, se solicite a la Oficina de Correos las guías respectivas, que den cuenta de que aconteció con este proceso notificatorio. Se exalta, la gestión de nuevo envió, en la medida de que se requería surtir la notificación, a pesar del ostensible tiempo transcurrido.

Res 003608 05 de

Dic.2011

3-2011-023346

19-12-2011

NURC 2-2011-090080

19-12-2011


13/03/2014


2014-003892 el 17/03/2014

Se citó oportunamente, el día 19 de Dic de 2011, con salida de correspondencia el 20 de Dic. De 2011, sin que se tenga conocimiento de si se recibió o no. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de febrero de 2014, por la Coordinadora actual del Grupo. Ante tal situación, se optó por volverlo a citar el 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010143, estando al pendiente del recibo de las guías. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno ante esta situación, recomienda respetuosamente, con el propósito aclarar y entender que paso, se solicite a la Oficina de Correos las guías respectivas, que den cuenta de que aconteció con este proceso notificatorio

Res. 004009

22 de Dic. 2011

3-2012-000473

17-01-2012

NURC 2-2012-002647

20-01—2012


13/03/2014


2014-004204 el 21/03/2014

Se citó oportunamente, el día 20 de Ene de 2012, con salida de correspondencia el 23 de Ene. De 2012, sin que se tenga conocimiento de si se recibió o no. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo. Ante tal situación, se optó por volverlo a citar el 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010150, notificado personalmente el día 08 de Marzo de 2014. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno ante esta situación, recomienda respetuosamente, con el propósito aclarar y entender que paso, se solicite a la Oficina de Correos las guías respectivas, que den cuenta de que aconteció con este proceso notificatorio.

Res. 003831

19 de Dic. De 2011

3-2011-023742

21-12-2011

NURC 2-2011-091450

22-12-2011


11/03/2014


2014-003892 el 17/03/2014

Se citó oportunamente, el día 22 de Dic de 2011, con salida de correspondencia el 23 de Dic. De 2011, sin que se tenga conocimiento de si se recibió o no. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo. Ante tal situación, se optó por volverlo a citar el 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010154, notificado personalmente el día 11 de Marzo de 2014. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno ante esta situación, recomienda respetuosamente, con el propósito aclarar y entender que paso, se solicite a la Oficina de Correos las guías respectivas, que den cuenta de que aconteció con este proceso notificatorio.

Auto No. 000054

22 de Ene 2013

NURC 2-2013-

009954 28-01-2013


010157 el 27/02/2014

Pendiente guías de correo

Se citó oportunamente, el día 28 de Ene de 2013, con salida de correspondencia el 29 de Ene. De 2013, se notificó por aviso el 22 de Marzo de 2013 con el NURC 2-2013-023961, sin que se tenga conocimiento de si se recibió o no al no llegar guías, volviéndolo a enviar el 27 de Febrero de 2014 con el NURC 2-2014-010157, sin que a la fecha se hayan recepcionado las guías. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno ante esta situación, recomienda respetuosamente, con el propósito aclarar y entender que paso, se solicite a la Oficina de Correos las guías respectivas, que den cuenta de que aconteció con este proceso notificatorio

Auto No. 000052 22 de

Ene. 2013

NURC 2-2013-

009952 28-01-2013


010160 el 27/02/2014

Pendiente guías de correo

Se citó oportunamente, el día 28 de Ene de 2013, con salida de correspondencia el 29 de Ene. De 2013. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo. Se remitió aviso el día 22 de Marzo de 2013, presuntamente por haberse recibido la citación inicial, sin tener guías, obligando a volverlo a enviar el 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010160, notificado por aviso el 13 de Marzo de 2014.

Auto No. 000050 22 de

Ene. 2013

3-2013-000912

21-01-2013

NURC 2-2013-009950

28-01-2013


010161 el 27/02/2014

Se citó oportunamente, el día 28 de Ene. de 2013, con salida de correspondencia el 29 de Ene. De 2013, enviando el aviso el día 19 de Febrero de 2013, con el NURC 2-2013-015464, volviendo a enviar el aviso el día 27 DE Feb. De 2014 con el NURC 2-2014-010161, surtiéndose la notificación el día 06 de Marzo de 2014, ya devuelto al área. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo.

Auto No. 002223 30 de

Nov. De 2012

3-2012-018650

06-12-2012

Con NURC 2-2012-

100461Se hizo

Comunicado el

10-12-2012

Se hizo Comunicación con NURC 2-2014-

010163 el 27/02/2014

Se realizó comunicación el día 10 de Dic. de 2012, con salida de correspondencia el 11 de Dic. de 2012, sin que llegaran las respectivas guías. Se volvió a enviar el 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010163, se surtió la comunicación el 25 de Marzo, y ya fue devuelto al área el día 09 de Abril.. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo.

Auto No. 001797

05 de Oct. 2012

3-2012-015359

11-10-2012

NURC 2-2012-074067

16-10-2012


010166 el 27/02/2014

Aparece entregado

02/04/2014. Pendiente Guía

Se notificó por aviso el 26 de Dic. De 2012, con el NURC 2-2012108019, sin tener guías, y se volvió a notificar por aviso el 27 de Febrero de 2014, con NURC 2-2014-010166, y ya se encuentra notificado desde el día 03 de Abril de 2014. Este es un proceso de notificación encontrado en una caja el día 24 de Febrero de 2014, por la Coordinadora actual del grupo

Auto No. 002073 09 de

Nov. De 2012

3-2012-017407

14-11-2012

NURC 2-2012-081053

15-11-2012


010178 el 27/02/2014


2014-003448 el 06/03/2014

Se notificó por aviso el 26 de Dic. De 2012, con el NURC 2-2012-108020, y se volvió a enviar EL 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010178, Y notificado el 03 de marzo de 2014.

Auto No. 000068 26 de

Ene.2012

NURC 2-2012-

006067 del 07/02/2012

Citado por NURC 2-2014-010179 el

27/02/2014

Pendiente guía de citación para

fijar Edicto

Al parecer no llegaron guías, volviendo a citar el día 27 de Febrero de 2014, con el NURC 2-2014-010179, sin que llegue la guía para poder fijar el correspondiente Edicto.

Auto No. 000053 22 de

Ene.2013

NURC 2-2013-

009953 28-01-2013


023959 el 22/03/2013


2014-003478 el 07/03/2014

Se notificó por aviso el 22 de Marzo de 2013, con el NURC 2-2013-023959, es decir, lo que hacía falta era devolverlo al área, lo cual ya ocurrió el 07 de Marzo con el NURC 3-2014-003478.

Auto No. 000057 22 de

Ene.2013

NURC 28-01-

2013


010282 el 28/02/2014

Aparece entregado

12/03/2014. Pendiente devolver

Se procedió a enviar nuevamente la citación remitida inicialmente el día 28 de Enero de 2013, para notificar personalmente, sin que se practicara la misma, lo cual obligo a enviar el aviso realizado el día 28 de Febrero de 2014, el cual ya fue entregado, estando a la espera de la respectiva guía para efectuar la devolución al área correspondiente.

Mandamiento No.

0066 2013

3-2013-006773

27-04-2013 30-04-2013

Por encargo de funciones de cobro

coactivo al correspondiente

Grupo de devolvieron los actos pendientes que se encontraban

en Notificación

Devuelto con NURC 3-2014-

003304 el 04/03/2014

Se devolvió a la Oficina Asesora Jurídica el 04 de Marzo de 2014, con el 3-2014-003304.

Cuadro No. 4

Se precisa que una de las funciones de las Oficinas de Control Interno, a la luz de la

Ley 87 de 1993, es la de proponer mecanismos para corregir desviaciones que se

presenten y afecten los objetivos de la Entidad, así:

Ley 87 de 1993

Artículo 2º.- Objetivos del sistema de Control Interno. Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

F. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.."

El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, puede concluir, que la coordinadora

actual del Grupo de Notificaciones de la Entidad, Doctora Luz Nidia Sánchez actuó

eficientemente al adelantar nuevamente los procesos de notificación desde la citación

para intentar efectuar las notificaciones personales de esos actos administrativos.

De otro lado, tal y como se ha señalado la causa del estancamiento o suspensión del

trámite de esos procesos de notificación, si bien es cierto, se debió al no reporte de las

guías por parte de la empresa de correos Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72,

también lo es, que además de efectuar requerimiento de las mismas, no se adelantaron

acciones proactivas tendientes a cumplir el cometido al cual estaba llamado el

coordinador del grupo(notificar los actos administrativos que ahora nos ocupan), tal y

como aconteció con la gestión que adelanto la nueva coordinadora del grupo; al remitir

nuevamente las citaciones, causando los efectos esperados en casi la totalidad de

esos procesos administrativos, de conformidad con lo ilustrado en el cuadro dispuesto

para tal fin.

Los requerimientos antes mencionados efectuados por el entonces Coordinador del

Grupo de Notificaciones, se identifican bajo los NURCs, 3-2013-000285 de fecha 11 de

Enero de 2013, 3-2013-003483 de 06 de Marzo de 2013 y 3-2013-006003 de 17 de

Abril de 2013.

Ahora bien, el equipo auditor realizo cotejo de todos los actos administrativos

contenidos en esos requerimientos, respecto, de las treinta (30) actuaciones objeto de

análisis, y se pudo determinar qué:

Del total de actos administrativos (30) a que ahora nos referimos, se requirieron por

parte del entonces Coordinador del Grupo de Notificaciones, un total de diecinueve

(19) guías de envío de actos administrativos.

De los restantes once (11) no existe evidencia que dé cuenta, de haberse requerido

al grupo de correspondencia las guías de envío.

NOTA: El equipo auditor efectuó cotejo uno a uno, de las guías solicitadas en los

memorandos de requerimiento, respecto, de los treinta (30) actos administrativos analizados,

lo cual permitió obtener las anteriores conclusiones.

Las guías de los actos administrativos de los cuales no se efectuó ningún requerimiento

a la empresa de correos Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, y consecuentemente

ninguna gestión luego de su envío inicial fueron:

Numero de Acto Nurc de Citación.

Auto No. 001277 14 Ago. 2012

NURC 2-2012-080805 15-11-2012

Auto No. 002453

28 Dic. 2012

NURC 2-2013-00452 y 2-2013-00449

04-01-2013 Aviso 11-12-2012

Auto No. 000054 22 de Ene 2013

NURC 2-2013-009954 28-01-2013

Auto No. 000052 22 de Ene. 2013

NURC 2-2013-009952 28-01-2013

Auto No. 000050 22 de Ene. 2013

NURC 2-2013-009950 28-01-2013

Auto No. 002223 30 de Nov. De 2012

Con NURC 2-2012-100461

Auto No. 001797 05 de Oct. 2012

NURC 2-2012-074067 16-10-2012

Auto No. 002073 09 de Nov. De 2012

NURC 2-2012-081053 15-11-2012

Auto No. 000068 26 de Ene.2012

NURC 2-2012-006067 del 07/02/2012

Auto No. 000053 22 de Ene.2013

NURC 2-2013-009953 28-01-2013

Mandamiento No. 0066 2013

3-2013-006773 27-04-2013

Cuadro No. 5

Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72

Ante los inconvenientes señalados en la auditoría realizada que trata el presente

informe, el Grupo de Notificaciones llevó a cabo dos (2) reuniones con la Empresa

Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, el día 27 de febrero de 2014 de adquisición

de compromisos, y otra posterior de verificación, el 10 de marzo de 2014.

En la reunión del 27 de febrero se plasmaron las siguientes falencias:

1.- Guías pendientes: Respecto al análisis y evaluación, para encontrar una pronta

solución:

Pruebas de entrega pendientes de los meses de octubre, noviembre y diciembre de

2013 y enero de 2014.

Guías pendientes a la fecha, las cuales han sido requeridas por las dependencias en

fecha posterior al 5 de febrero de 2014 y el consolidado de guías solicitadas por las

dependencias en fechas anteriores febrero de 2014.

Pruebas de entrega sobre las cuales se ha requerido el pago de indemnización, toda

vez que Servicios Postales Nacionales ya reconoció la pérdida de la prueba de entrega

o la pérdida del envío

2.- Requerimientos: Los tiempos de respuesta son muy demorados, identificados en

los siguientes casos:

Demora en las respuesta de los requerimientos que se realizan con relación a la

pruebas de entrega de las vigencias 2012 y anteriores. Sobre este particular ya se

trató con la ejecutiva de cuenta y con el Ingeniero Cristian López de Servicios

Postales Nacionales S.A. 4-72, quienes manifestaron que la información requerida

se había vuelto información de carácter privado para ellos, pero que sin embargo

tratarían de buscar mecanismos de solución.

Se continúa pendiente de una solución que permita que la Counter - Natalia

Ramírez Bastidas de Servicios Postales Nacionales 4-72, pueda ingresar a dicha

información de manera inmediata, bien sea mediante la asignación de claves de

acceso u otra modalidad.

Se analizó el caso descrito en el oficio dirigido a Servicios Postales Nacionales S.A.

4-72 radicado con NURC 2-2013-109020 del 10 de diciembre de 2013, por posible

adulteración de documento (Guía), y al fecha no se ha obtenido respuesta.

3.- Recolección. Los servicios especiales de recolección fuera de la ciudad, son muy

demorados. Cuando se solicita la recolección de cajas, bien sea por las Jornadas de

pre conciliación o de conciliación, se están demorando aproximadamente nueve (9)

días hábiles, cuando realmente el plazo máximo debe ser de cuatro (4) días hábiles,

razón por la cual se vieron obligados a que cada vez que se hace este tipo de

requerimiento se debe comunicarse con Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 para

recomendar la prontitud en los tiempos.

4.- Facturación. Existe un desconocimiento de las condiciones contractuales para la

facturación, lo que genera muchos reprocesos en la autorización de la cuenta.

Con base en los compromisos adquiridos con el Secretario General de la empresa

Servicios Postales Nacionales y como resultado de la reunión con el Vicepresidente de

Servicio al Cliente el viernes 28 de febrero de 2014, se adquirieron los siguientes

compromisos:

1. Se asignó un nuevo ejecutivo de cuenta, temporal, para atender directamente y con

prelación, a la Superintendencia Nacional de Salud.

2. Al equipo de facturación le quedaron claras las condiciones del contrato con la

Superintendencia Nacional de Salud, en el sentido de que no se puede facturar sino

únicamente los servicios que cuentan con la prueba de entrega; y que máximo a los

dos (2) meses siguientes, puede cobrarse las guías pendientes de entrega. Igualmente

se aclaró el procedimiento de cobro de las devoluciones y de las guías de meses

anteriores.

3. El jueves 6 de marzo se deben solucionar las 27 guías pendientes de octubre; y dar

un avance de las 1.009 guías pendientes de noviembre, diciembre y enero.

4. El jueves 6 de marzo nos darán un informe sobre las guías del 2011 - 2012 que

quedaron pendientes, según listado entregado.

5. El jueves 6 de marzo se tendrán identificadas las guías que quedarían pendientes

para hacer la nota crédito y poder tramitar la factura del mes de enero, descontando las

guías no entregadas.

6. Para el proceso de facturación, se estableció un procedimiento, con cortes, para

solucionar el PAC

7. Todas las guías o pruebas de entrega deben estar digitalizadas. Con lo anterior, se

agiliza el proceso y se aporta al programa de "0" papel.

8. Se dieron a conocer los oficios en los cuales, Servicios Postales reconocen la

pérdida de pruebas de entrega y de documentos. Lo anterior, debe ser indemnizado.

9. Se deja la base de datos de 30 imposiciones que fue necesario volver a remitir de los

años 2011 y 2012, dado el riesgo de caducidad. Servicios Postales hará seguimiento

para garantizar la entrega.

10. Para los envíos masivos, entendido "masivo" cuando son más de 100 imposiciones,

se utilizará el servicio de Georeferenciación que permite garantizar que la dirección

existe en la base de datos de Servicios Postales, disminuyendo el riesgo de devolución.

Esta verificación debe hacerse (1) día antes del envío y se utiliza, a título de ejemplo,

para los envío de tasa, revista monitor, etc.

11. Para las Jornadas de Conciliación en las que se requiere la recolección de cajas, se

estableció como procedimiento, un aviso previo al ejecutivo de cuenta, identificando la

persona encargada de la entrega y número de cajas, para coordinar el envío.

12. Se entrega la base de datos de unos envíos que se registran como rechazados.

Servicios Postales verificará.

13. Se hace el cambio de uno de los auxiliares.

14. Se habilitará a la supervisora de Servicios Postales en San Martín, para que pueda

acceder al sistema, con claves y usuario. Se brindará una nueva capacitación.

15. Se revisará el procedimiento actual de cobro de las cajas que se recogen en las

jornadas de conciliación, dado que no se tiene claro la forma de cobro.

Evaluados los compromisos adquiridos por la Empresa Servicios Postales Nacionales

S.A. 4-72, con el fin de mitigar y solucionar los inconvenientes y falencias descritas

anteriormente, se evidenció que se cumplieron trece (13) de ellos, quedando pendiente

la número 5, en razón a que se ha venido avanzando en este compromiso, y se trata de

guías pendientes para hacer la nota crédito y la número 11., respecto de la Pre

jornadas y Jornadas de Conciliación, las cuales se están llevando a cabo y se está

evaluando esta situación.

A pesar que el presente informe corresponde al proceso de notificación, se quiso dejar

constancia de las actividades adelantadas con la empresa Servicios Postales

Nacionales S.A. 4-72 y se incorporaron los datos anteriormente expuestos sobre los

respectivos seguimientos a las actividades propias del contrato con la mencionada

firma, en procura de resaltar la labor del Grupo de Notificaciones por conducto de su

nueva Coordinadora, Doctora Luz Nidia Sánchez y de la Subdirección Administrativa de

la Entidad, al procurar una mejora sustancial del proceso de notificación contratado con

la Empresa antes mencionada, con el cumplimiento de la empresa de los compromisos

adquiridos en la reunión celebrada el 28 de febrero de 2014, hecho que redunda en la

celeridad, economía, publicidad y cumplimiento de la eficacia y efectividad de los actos

administrativos, además que evita caducidades futuras y se cumple con el

mandamiento constitucional del Debido Proceso contemplado en el artículo 29 de la

Constitución Política

CONCLUSIONES

PRIMERA: En atención a que para el ejercicio de auditoría, el equipo auditor de la

Oficina de Control Interno requirió continuamente de diversa de información, la cual fue

suministrada en forma precisa e inmediata, se puede concluir que en la actualidad el

Grupo de Notificaciones de la Entidad, tiene pleno autocontrol de la información y

documentación a su cargo, corrigiendo de esta manera falencias presentadas y que se

resaltan en el informe de situaciones acaecidas en la vigencia 2.013.

SEGUNDO: Que los procesos de notificación, que practica la Entidad, se surten de

conformidad con la normatividad vigente, en especial la Ley 1437 de 2011. A pesar de

ello, se encontró una falencia que hace referencia a la remisión al Grupo de Cartera de

los actos administrativos de liquidación de tasa, sin la constancia de ejecutoria,

situación a la que se recomienda dar inmediata solución, informando por escrito la que

se determine adoptar a la Oficina de Control Interno.

TERCERO: Que el Grupo de Notificaciones de la Entidad, notifica los actos

administrativos emitidos por las áreas de la institución, exceptuando, los que proviene

de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliacion, la

Oficina de Control Disciplinario Interno y Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva

desde el mes de Octubre de 2013.

CUARTO: Conforme al flujograma del proceso de notificación de los actos

administrativos descrito en el presente informe de auditoría, se establece que

producido el acto administrativo en la dependencia correspondiente y enviado a

Secretaría General para la respectiva numeración, producida esta, el mismo es enviado

inmediatamente al Grupo de Notificaciones, actividad que no tarda más de dos (2) días,

actuación que, en concepto de la Oficina de Control Interno se hace en forma diligente

QUINTO: Que del total de la muestra escogida en forma aleatoria, la mayoría de

procesos notificatorios se practicaron diligentemente, excepto, en los que en el cuerpo

del presente informe se pudo determinar lo contrario y que se encuentran debidamente

resaltados, y en los casos en que se presentaron atrasos, un alto porcentaje obedeció

a situaciones de un tercero, como lo es la empresa de correos Servicios Postales

Nacionales S.A. 4.-72, aspecto que se ha venido tratando en coordinación con la

Subdirectora Administrativa, en compañía d ela cual se han surtido reuniones con el

contratista, a quien se le viene realizando seguimiento en procura que las actuaciones

de notificación de la Entidad no se vean afectadas.

SEXTA: Que de los treinta (30) procesos de notificación encontrados con posterioridad

a la diligencia de entrega del anterior coordinador al actual, pendientes de tramite once

(11) obedecen a un listado de pendientes que entregó el anterior Coordinador del

Grupo a la actual Coordinadora, al momento de efectuar el respectivo empalme. Que

estos treinta (30) procesos pendientes por tramitar, se evidencio que el entonces

Coordinador del grupo para la vigencia de 2013, efectuó requerimientos para obtener

las guías de envío, respecto, de diecinueve (19) de ellos, no siendo así para los

restantes once (11), tal y como se demostró en el presente informe.

SEPTIMA: Que ante la negativa en enviarle las guías de envío, una vez las requirió el

entonces coordinador del grupo, este debió reiniciar nuevamente los procesos de

notificación, o acudir a algún mecanismo legal si a ello hubiese lugar para remediar la

situación, lo cual no aconteció, sino hasta tanto, la coordinadora actual lo hiciera en la

presente vigencia de 2014.

OCTAVA: Del total de procesos de notificación pendientes (30), y reactivados al volver

a enviar las citaciones iniciales en la presente vigencia de 2014, hace falta culminar el

proceso únicamente respecto de tres (3) de ellos, por cuanto aún no se reciben las

guías de recibido por parte de la empresa de correos Servicios Postales Nacionales

S.A. 472, debiendo indicar, que esos actos administrativos deben ser notificados en

zonas de difícil acceso en el territorio nacional, lo cual aunque debe tenerse en cuenta,

no justifica la no entrega de las guías. Los actos administrativos en mención son:

Auto No. 00245328 Dic. 2012, el cual es un acto administrativo a notificar en el Departamento del Vichada.

Auto No. 000054 22 de Ene 2013 el cual es un acto administrativo a notificar en el Departamento del Choco.

Auto No. 000068 26 de Ene.2012, el cual es un acto administrativo a notificar en el Departamento del Choco.

NOVENA: El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, estableció que la

Superintendencia Nacional de Salud, intenta practicar las notificaciones personales,

concediendo para ello el término de cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo

de la respectiva citación.

Sobre este particular la Ley 1437 de 2011, preceptúa:

Ley 1437 de 2011.

Artículo 68. Citaciones para notificación personal. Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días.

En principio podría deducirse que los términos se estarían contando en forma errada;

sin embargo, ante las evidentes dificultades operativas en la práctica de las

notificaciones, por causas imputables a la empresa de correos Servicios Postales

Nacionales S.A. 4-72, se optó, por contar los términos desde el día siguiente al recibo

por parte del vigilado de la respectiva citación, ante lo cual el equipo auditor de la

Oficina de Control Interno, realizo el respectivo análisis, avocando a otras fuentes

formales de derecho como lo es la jurisprudencia, de la Corte Constitucional que ahora

se extracta.

Sentencia C-640/02 NORMA ACUSADA-Sentido dentro del contexto legal al que pertenece

ACTUACION ADMINISTRATIVA-Etapa que antecede al acto

ACTO ADMINISTRATIVO PARTICULAR QUE TERMINA

ACTUACION ADMINISTRATIVA-Notificación personal

“..conocimiento de los interesados el contenido de los actos que en ellas se produzcan, tiene como finalidad garantizar los derechos de defensa y de contradicción como nociones integrantes del concepto de debido proceso a quien se refiere el artículo 29 de la Constitución Política. En efecto, la notificación permite que la persona a quien concierne el contenido de la determinación administrativa la conozca, y con base en ese conocimiento pueda utilizar los medios jurídicos a su alcance para la defensa de sus intereses. Pero más allá de este propósito básico, la notificación también determina el momento exacto en el cual la persona interesada ha conocido la decisión, y el correlativo inicio del término preclusivo dentro del cual puede interponer los recursos para oponerse a ella. De esta manera, la notificación cumple dentro de cualquier actuación administrativa un doble propósito: de un lado, garantiza el debido proceso permitiendo la posibilidad de ejercer los derechos de defensa y de contradicción, y de otro, asegura los principios superiores de celeridad y eficacia de la función pública al establecer el momento en que empiezan a correr los términos de los recursos y acciones que procedan en cada caso. También la notificación da cumplimiento al principio de publicidad de la función pública (…)”.

(…) Una deficiente regulación al respecto, que impida que los administrados conozcan efectivamente el contenido de las decisiones que les incumben, atenta directamente contra sus derechos fundamentales, concretamente contra los de defensa y contradicción involucrados en la noción de debido proceso. Pero además, una deficiente regulación de la notificación, que arroje incertidumbre sobre el momento en el cual queda surtida o sobre el real conocimiento del acto por parte de los posibles afectados por su contenido, impide que los actos administrativos cobren firmeza, con lo cual la celeridad y eficacia de la función pública, amén de la publicidad de la misma, quedan comprometidas (…)”.

Sentencia C-012 del 23 de enero de 2013 Referencia: Expediente D-9195 Magistrado Ponente: MAURICIO GONZÁLEZ CUERVO.

“..Uno de los elementos esenciales del debido proceso es el principio de publicidad. Los artículos 209 y 228 de la C.P., lo reconocen también como uno de los fundamentos de la función administrativa. La jurisprudencia ha considerado que este principio no es una mera formalidad, ya que consiste en dar a conocer, a través de publicaciones, comunicaciones o notificaciones, las actuaciones judiciales y administrativas a toda la comunidad, como garantía de transparencia y participación ciudadana, así como a las partes y terceros interesados en un determinado proceso para garantizar sus derechos de contradicción y defensa, a excepción de los casos en los cuales la ley lo prohíba por tratarse de actos sometidos a reserva legal. La realización del principio de publicidad, considerado como un mandato de optimización que “depende de las posibilidades fácticas y jurídicas concurrentes”, compete al Legislador y varía de acuerdo con el tipo de actuación. Asimismo, requiere de las autoridades y de la administración, una labor efectiva y diligente para alcanzar el objetivo de dar a conocer el contenido de sus decisiones a los ciudadanos.

Precisamente, una de las formas en las que se concreta el principio de publicidad es a través de las notificaciones, actos de comunicación procesal que garantizan el “derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción”. A través de la notificación se materializan los principios de publicidad y contradicción en los términos que establezca la ley, de modo que sólo cuando se da a conocer a los sujetos interesados las decisiones definitivas emanadas de la autoridad, comienza a contabilizarse el término para su ejecutoria y para la interposición de recursos. En otras palabras, los actos judiciales o de la administración son oponibles a las partes, cuando sean realmente conocidos por las mismas, a través de los mecanismos de notificación que permitan concluir que tal conocimiento se produjo. Adicionalmente, este procedimiento otorga legitimidad

a las actuaciones de las autoridades administrativas y judiciales. (…) (Subrayado fuera de texto)

DECIMA: Evaluados los compromisos adquiridos por la Empresa Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, con el fin de mitigar y solucionar los inconvenientes y falencias descritas anteriormente, se evidenció que se cumplieron trece (13) de ellos, quedando pendiente la número 5, en razón a que se trata de guías pendientes para hacer la nota crédito y se ha venido avanzando en el tema, y la número 11., respecto de la Pre jornadas y Jornadas de Conciliación, las cuales se están llevando a cabo y se está evaluando esta situación.

RECOMENDACIONES

PRIMERO: La Oficina de Control Interno, se permite recomendar que con base en las situaciones acontecidas en los procesos de notificación descritos, en los cuales la práctica de las notificaciones no fue eficiente y/o oportuno, se definan los mecanismos de conformidad con la normatividad vigente que permita dar pronta y adecuada solución a ese tipo de dificultades, sea reiniciando el proceso de notificación, o el que surja del estudio que realice el grupo de trabajo como dueños del proceso ahora auditado.

SEGUNDO: Que los tres (3) procesos de notificación que hacen falta por recibir las

guías de entrega, de los treinta que se encontraban pendientes por notificar por parte

del anterior Coordinador del Grupo Auditado, se requiera ingente e incansablemente a

la empresa de correos con el objeto adelante la entrega de las citaciones y avisos,

dado que esos procesos se suspendieron por mucho tiempo, y no se puede permitir

que la situación inicial que origino el retraso, se materialice nuevamente.

TERCERO: Que de conformidad con el mapa de Riesgos de la Entidad, se consulten

las formas o métodos de mitigación de los riesgos en el proceso de notificaciones de la

Entidad, lo cual podrá coadyuvar para que ante la ocurrencia de situaciones como las

aquí relatadas, el grupo sepa cómo afrontarlas.

CUARTA: Que el Grupo de Notificaciones o Secretaria General expida las Constancia

de Ejecutorias de los actos administrativos de liquidación de tasa debidamente

notificados, cumpliendo de esta manera con el Artículo 5º Numeral 4 de la Resolución

000180 de 2.014, a fin que el proceso de cobro coactivo no se vea dilatado ante la

carencia de estas.

QUINTA: Teniendo en cuenta la serie de falencias encontradas en el proceso de

notificación, las que como expusimos anteriormente en su gran mayoría obedecieron a

situaciones con la empresa de correos Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, se

recomienda continuar efectuando las reuniones de seguimiento pertinentes, que eviten

que el no aporte de guía o la entrega de correspondencia que tienen que ver con el

proceso de notificación, en tiempos desproporcionados, afecten el debido proceso

adelantado por la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones de

Inspección Vigilancia y Control, continuando con la política de levantar actas en la que

se establezcan claramente los compromisos, mejoramiento que debe reflejarse con un

proceso ágil, eficiente, efectivo y eficaz, no solo al interior de la Institución a cargo del

correspondiente coordinador del grupo, si no en lo que tiene que ver con el tercero

fundamental en el mismo, es decir, la empresa de correos, que si bien es una Entidad

Estatal, debe cumplir a cabalidad con las obligaciones contractuales derivadas del

contrato suscrito con la Superintendencia Nacional de Salud, no solamente entregando

las correspondiente comunicaciones, si no que estas se ajusten en los tiempos

establecidos en el mismo.

SEXTA: A pesar de lo expuesto en la recomendación anterior, la Oficina de Control

Interno recomienda que se implementen acciones tendientes a una mayor utilización de

medios electrónicos para notificar los actos administrativos.

Para ello, conforme a la normativa vigente, debe existir autorización del vigilado para

notificar por esta vía (medios electrónicos), por lo que recomendamos que el Grupo de

Notificaciones emprenda acciones a mediano y largo plazo tendientes a que cada día el

número de vigilados a los que se pueda notificar por medios electrónicos sea mayor, ya

que esto repercute en una disminución de costos por concepto de correo físico y agiliza

las actuaciones administrativas que desarrolla la Institución, sin que se violente el

debido proceso, teniendo en cuenta que esta clase de notificaciones están

expresamente autorizadas por la legislación vigente.

Cordialmente,

_____________________________ JUAN DAVID LEMUS PACHECO Jefe de la Oficina de Control Interno Superintendencia Nacional de Salud. Proyecto: Dr. Guillermo Alberto Corredor Martínez – Profesional Especializado OCI Dr. Pedro Antonio Cruz Navas - – Profesional Especializado OCI

AUDITORIA PROCESOS DE NOTIFICACION SUPERINTEDENCIA ... · ocasión del acto administrativo...

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