CARPETA DE TRABAJO

DIRECTORA DEL PROYECTO: CARRILLO SALCEDO PATRICIA

COMPRA VENTA DE MAQUINARIA (COVEMAQ)

EQUIPO AUDITOR:CECILIO CRUZ MARIOCIRILO PEÑA MARCO ANTONIODOMÍNGUEZ CÁRDENAS MARÍA DEL CARMENHERNANDEZ MARTÍNEZ ESTEFANÍAHERNANDEZ RODRÍGUEZ ALEJANDRORAMOS HERNANDEZ ALEJANDROSÁNCHEZ BENITO ANGELVARGAS HERNANDEZ ARISBETSÁNCHEZ VALENCIA JONATHAN RUBÉNMARTÍNEZ MARTÍN LIZBET

Noviembre   de 2009

EMPRESA AUDITADA

COMPRA VENTA DE MAQUINARIA(COVEMAQ)

ÍNDICE  I. INTRODUCCIÓN  II. CARTA DE PRESENTACIÓN Y DE ACEPTACIÓN.  III. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA  IV. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA  a) Misión  b) Visión  c) Objetivo  d) Organigrama  e) Servicios que ofrece  f) Productos que ofrece  V. DIAGNÓSTICO PREELIMINAR  1. OBJETIVOS INSTITUCIONALES  A. OBJETIVO DE SERVICIO  B. OBJETIVO SOCIAL  a) Con el gobierno  b) Con los colaboradores  c) Con la comunidad  2. OBJETIVOS ECONÓMICOS  a) Con la institución  b) Con los acreedores  c) Con los inversionistas  VI. NIVELES JERÁRQUICOS  1. DIRECCIÓN

  a) Consejo de administración  b) Dirección y gerencia general  c) Vigilancia  d) Planeación y control  VII. FUNCIONES BÁSICAS  A. PRODUCCIÓN  B. MERCADOTÉCNIA  VIII. FUNCIONES COMPLEMENTARIAS  A. RELACIONES HUMANAS  B. RELACIONES PÚBLICAS  C. FINANZAS  D. COMPRAS Y ALMACÉN  E. INVESTIGACIÓN  F. PROCESAMIENTO DE DATOS  G. SERVICIOS GERENCIALES  IX. PAPELES DE TRABAJO APLICADOS A LA EMPRESA COVEMAQ PARA SU ANÁLISIS  1. CEDULAS DE OBSERVACIÓN  A. INFORME DE LA OBSERVACIÓN  2. ENCUESTA  A. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECABADA  B. GRAFICAS DE LA ENCUESTA  C. INFORME DE LA ENCUESTA  3. CUESTIONARIO  A. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA  B. INFORME DEL CUESTIONARIO  4. ENTREVISTA  A. CEDULA DE LA ENTREVISTA  B. INFORME DE LA ENTREVISTA  X. CRUCE DE LA INFORMACIÓN  XI. INFORME DE AUDITORÍAANEXOS

  I. INTRODUCCIÓNLa presente auditoría administrativa realizada en “Compra Venta de Maquinaria COVEMAQ”, tiene como finalidad la evaluación sistemática de esta entidad, dicha evaluación permite determinar si la organización está operando eficientemente. Por lo tanto, constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización.

Compra venta de maquinaria “COVEMAQ” es una empresa cuyo giro comercial es principalmente la compra-venta de maquinaria dirigida a la industria panificadora y empresas dedicadas a la repostería, así mismo se dedica al ensamble y al mantenimiento de dicha maquinaria.

La presente carpeta de trabajo, contiene una serie de documentos que sustentan la evidencia de cada una de las actividades de trabajo generadas por el equipo auditor, tales como: cuestionarios, entrevistas, encuestas y cédulas de observación aplicados a la empresa COVEMAQ.

Igualmente, se presentan los diversos documentos que la empresa facilitó para el desarrollo de la auditoría. Se podrá observar el diagnóstico preliminar que sirvió como base para el inicio del análisis y peritaje de los resultados generados por el grupo auditor. Finalmente, se muestran los estudios específicos que permitieron al grupo auditor determinar la situación de la empresa y los sustentos del informe final que presenta algunas buenas prácticas de negocio, aplicadas y reconocidas a nivel mundial, el cual será entregado a la empresa como resultado del trabajo realizado y como requisito solicitado por la misma empresa al inicio del proyecto para permitir el acceso a las instalaciones e información.Esta carpeta tiene como objetivo ser el sustento del diagnóstico administrativo y de las propuestas de mejora presentadas, antecedente para futuras auditorías y base para cualquier argumentación de tipo jurídico-administrativo.

  II. CARTA DE PRESENTACIÓN      Y DE ACEPTACIÓN

  ||  III. ANTECEDENTES DE LA EMPRESALos antecedentes de la empresa Compra Venta de Maquinaria “COVEMAQ” inició sus operaciones en 1993, cuyo fundador es el Sr. Horacio Sánchez Ocaña. Al comenzar sus actividades, su ubicación inicial radicaba en Río Frío #128, Delegación Iztapalapa, desempeñándose como una empresa dedicada al servicio de mantenimiento y reparación de maquinaria a empresas dedicadas a la industria panificadora y de repostería.En 1996, debido al crecimiento de operaciones, la empresa decide cambiar de domicilio a Av. San Rafael Atlixco #40, Delegación Iztacalco, la cual le permitió aumentar la cartera de clientes, tales como: Pastelerama, Lecaroz, Restaurantes Matice, Hotel Real del Sur y   Pastelería Madrid.Posteriormente el nivel de ventas disminuyó a causa de la incursión de la competencia asiática en el mercado que abastece COVEMAQ. Debido al decremento de sus utilidades y al constante crecimiento de sus competidores, COVEMAQ incorporó como parte de sus actividades la compra–venta de maquinaria, así como la fabricación de refacciones para la maquinaria de la industria panificadora y de repostería.Uno de los beneficios adicionales que propició el cambio de domicilio, fue la negociación con la empresa NECTA (actualmente uno de sus mejores clientes), con la cual se logró incorporar al mercado las cafeteras de autoservicio de marca VENDING.En el 2005, con la ayuda de la Cámara   Nacional de la Industria del Pan “CANAINPA” en México, se le dio a COVEMAQ la oportunidad de acudir al “Pabellón Mexicano” en Chicago, Estados Unidos, en la que realizó una exposición de maquinaria de la industria panificadora. Gracias a esto, le fue otorgado un reconocimiento por su participación,   mediante el cual, la empresa adquiere reconocimiento internacional.Actualmente COVEMAQ se desarrolla como una empresa 100% mexicana, esforzándose para competir   a nivel nacional e internacional.

  IV. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA.

COVEMAQ es una empresa joven, fundada en 1993, enfocada a la compra-venta, servicio de mantenimiento, y ensamble de maquinaria para la industria panificadora y

de repostería.  a) MISIÓNSomos una empresa comprometida con nuestros clientes, ofreciendo equipo, accesorios y servicio de mantenimiento a la industria del pan y la repostería, teniendo como prioridad la calidad y el servicio al cliente.  b) VISIÓNSer la empresa de mayor preferencia por los clientes dedicados a la elaboración del pan y la repostería a nivel nacional, y que nuestro producto sea exportado y distribuido a otros países.  c) OBJETIVOBrindar un servicio basado en la calidad, eficiencia y buen precio, cumpliendo con los requerimientos que el cliente establece.  d) ORGANIGRAMANo existe.

  e) SERVICIOS QUE OFRECE| |  |   |  | | Estamos conscientes de lo importante que es mantener sus equipos en buen estado de funcionamiento, por eso le ofrecemos nuestros servicios especializados.Mantenimiento Preventivo:Para cualquier Marca y Capacidad     * Batidoras, Amasadoras, Revolvedoras, laminadoras etc. || |  |   |  | | Sabemos que la producción no se puede detener, esto implica costos y retraso de entregas.Le ofrecemos nuestro servicio de reparación para equipos de cualquier Marca y Capacidad.   * Refacciones fabricadas con materiales de la mejor calidad.   * Personal capacitado, con amplia experiencia.   * Entrega de trabajo en el menor tiempo posible. |

  f) PRODUCTOS QUE OFRECE:| |   ||   |   |   || | || |  |   |  | |     * Engranes     * Flechas     * chumaceras |  |   |  | |     * Coronas de bronce y colado     * Sinfines |  | ||   |   || | | Fabricación y Reparación Batidores:   * Globos - Paletas - Ganchos   * Cualquier marca y capacidad   Tazones:   * Estañados   * Acero inoxidable   * Cualquier marca y capacidad ||||  |   |

  V. DIAGNÓSTICO PREELIMINAREl presente diagnóstico preliminar que se realizó a la empresa COVEMAQ, para su

análisis fue elaborado bajo la metodología del autor J. Antonio Fernández Arenas, tocando los siguientes puntos:1) OBJETIVOS INSTITUCIONALES

A) OBJETIVO DE SERVICIO:Cumplir con los requerimientos que el cliente espera al momento de adquirir alguno de los productos o al solicitar servicio especial. Además de brindar un servicio basado en la calidad, eficiencia y precios accesibles, comprometiéndose con los clientes dedicados a la elaboración de pan o repostería así como clientes particulares.

B) OBJETIVO SOCIAL:a) Con el gobierno:Mantener fuentes de empleo que permitan a los empleados consolidar una economía estable.b) Con los colaboradores:Brindarles la posibilidad de mantener una fuente de ingresos estable, que les permita mejorar su nivel de vida.   c) Con la comunidad:Contribuir con el desarrollo de nuevas empresas y más fuentes de empleo.

2) OBJETIVOS ECONÓMICOS

a) Con la InstituciónAlcanzar una posición en el mercado de maquinaria y herramientas   para la industria panificadora y repostería en el transcurso del año 2010, siendo el principal adepto, la visión compartida con su cartera de colaboradores, manteniendo el firme compromiso con sus clientes meta en la enajenación de su gama de productos así como su presentación de servicios de mantenimiento de los mismos.  b) Con Los Acreedores

Establecer una campaña de promoción de   ventas en el ejercicio 2010 que fomente la entrada de ingresos respecto a los pasivos a cort0 plazo y aumente los niveles de solvencia económica.  c) Con Los Inversionistas

Proporcionar descuentos a precios de mayoreo y menudeo que generen flujos netos de efectivo sobre la inversión haciendo frente al concepto de riesgo sobre la inversión. Además de expandir la imagen corporativa de COVEMAQ creando nuevas oportunidades en el mercado a precios por debajo de los competidores con excelentes niveles de calidad.

VI.     NIVELES JERÁRQUICOS1) DIRECCIÓN a) Dirección   y Gerencia GeneralLa dirección general está a cargo el dueño de la empresa. No existen accionistas.La gerencia es por parte del hijo del dueño Carlos Sánchez Mora quien es muy participativo dentro de todas las actividades   ya que él apoya a los empleados, revisa los pedidos de los clientes, atiende el teléfono tanto llamadas personales como de atención a clientes, empaca piezas de un pedido en cajas de cartón, recibe a los clientes en la instalación y atiende solicitudes de requerimientos de materiales por parte de los

trabajadores.

b) VigilanciaCorre a cargo de 2 personas, el supervisor de turno dedicado a verificar el buen desarrollo de los procesos y el vigilante general quien ve que todo se lleve a cabo dentro de   de manera correcta y cuida las instalaciones de la empresa.

c) Planeación y Control.No existe departamento encargado de una planeación correcta. La misión, visión y objetivos están redactados de manera conjunta. En cuanto a las metas solo se contempla un mercado meta Respecto a los puntos que contempla el nivel de control cuentan con un sistema de control de calidad el cual permite que los productos sean procesados con la calidad suficiente para cubrir los requisitos que solicita el cliente.

VII.   FUNCIONES BÁSICAS

A) PRODUCCIÓN La empresa COVEMAQ se enfoca a la producción de maquinaria para la industria panificadora y de repostería. Al revisar su funcionamiento en la producción se destaca que:  * Se sabe que el material necesario para llevar a cabo su trabajo cuenta con las normas de calidad de la empresa las cuales no se encuentran documentadas.  * Hay mucho desperdicio de material.  * Cuenta con almacenaje limitado.  * Realizan sus entregas puntuales a sus clientes, sin embargo, no existe un   programa de entrega definido, solo los registros.   * Excelente recibimiento y cumplimiento con respecto a las necesidades que requiere el cliente con base al producto, las cuales no se encuentran documentadas, sin embargo las conocen.  * No existe un cronograma de producción.

B) MERCADOTECNIA La empresa COVEMAQ   no cuenta con un departamento de mercadotecnia, sin embargo cuenta con página Web y la participación mensual en la revista PAN en las cuales se da a conocer la variedad de productos, además de hacer mención sobre la disponibilidad de precios en cuanto a sus productos. Sin embargo no contiene información detallada, ya que está enfocado hacia la cartera de clientes que posee.

VIII.   FUNCIONES COMPLEMETARIAS

A) RELACIONES HUMANAS COVEMAQ a través del tiempo ha mantenido la debida preocupación por las relaciones que entabla con su personal, por ello les ofrece un paquete de prestaciones superiores a las de la ley para que su empleado se sienta motivado además de incluirlo como una pieza importante para el exitoso funcionamiento que ha tenido hasta estos días.

B) RELACIONES PÚBLICAS.Las relaciones publicas para COVEMAQ son una pieza clave e indispensable en su estructura organizacional, ya que sin ella no habría sido factible obtener la posición e

identidad de marca que posee en el mercado actual en el que se desenvuelve, por palabras del gerente general la empresa cuenta con relaciones más fuertes, apegadas y sólidas con sus clientes más cercanos y los que no lo son tanto, ya que de ellos depende la razón de ser de toda empresa.

C) FINANZAS.

COVEMAQ se mantiene al margen y toma la debida precaución al momento de tocar el tema de finanzas, prefieren dejar en claro que se encuentran en una posición financiera un poco inestables de mucha incertidumbre; pero no revela la situación con todo el detalle demandado.

  D) COMPRAS Y ALMACÉN

Con lo que respecta a estas actividades el gerente general ha delegado la responsabilidad de efectuarlas a una persona en particular, la cual está al día en cuanto al chequeo y control de todas aquellas situaciones que aquejan a la empresa con respecto a la categoría de proveedores prioritariamente, debido al poco espacio con el que cuenta la empresa y a que no se tiene un espacio como tal denominado almacén.Todos sus productos terminados o materia prima se colocan preferentemente cerca de los puestos de trabajo para que no exista retraso que afecten las funciones diarias de la empresa y su producción.

E) INVESTIGACIÓN

Las actividades que se tomarían como investigación   van de la mano con el proceso de selección ya que en ello se basa la investigación. De hecho, dedica una gran cantidad de tiempo en busca de personal para que éste posea los conocimientos básicos y necesarios para el inicio de actividades como un colaborador más para obtener buenos resultados con y para la empresa.

F) PROCESAMIENTO DE DATOS

El gerente al frente de COVEMAQ desconoce o no interpreta adecuadamente el tipo de actividades que podrían recaer en este apartado ya que ellos no identifican actividades que puedan ser de categoría diferente a lo tradicional.

G) SERVICIOS GENERALES

En este apartado menciona o toma como servicios generales aquellos que brinda el sector gubernamental al momento de la adquisición de dicho espacio para la creación de la empresa y sobre esto declara que el espacio lo recibió en condiciones un poco inhabitables ya que el tuvo que poner de su tiempo y dinero para la reparación y acondicionamiento   del lugar para que en con su socio comenzaran con la ejecución de actividades.

  VI. PAPELES DE TRABAJO APLICADOS A LA EMPRESA COVEMAQ PARA SU ANÁLISIS

  1. CEDULAS DE OBSERVACIÓN

EMPRESA: __COVEMAQ_______FOLIO: ____S/F_____________FECHA: ___2009-10-15_______CEDULA DE OBSERVACIÓNFECHA DE REALIZACIÓN:10       /     OCTUBRE     / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 | NOMBRE DEL AUDITOR:SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL |AREA OBSERVADA:   AREA COMUN   COMPRENDIDA DE RECEPCION Y PRODUCCION |    1. No está físicamente la misión, visión.   2. En el lugar de trabajo se encuentran un mecánico industrial y un tornero realizando engranes y barrenos.     3. Se van realizando las actividades dirigidas por el gerente conforme las va indicando.   4. Las máquinas se encuentran funcionando ya que el obrero del torno está haciendo un barreno y el obrero de la fresadora realiza un engrane con medidas precisas   5. Se tienen varias actividades por parte de todo el personal ya que emplayan y cargan las maquinas, reparan batidoras, lijan máquinas para pintarlas, se trasladan al almacén por otra máquinas     6. Las máquinas se encuentran repartidas en las instalaciones debido a que no existe un aparador o mostrador. |REVISO:   FIRMA |NOMBRE:   SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL | FECHA:           10     / OCTUBRE   /2009 |

EMPRESA: __COVEMAC_______FOLIO: ____S/F_____________FECHA: ___2009-10-15_______CEDULA DE OBSERVACIÓN

FECHA DE REALIZACIÓN:10       /     OCTUBRE     / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 | NOMBRE DEL AUDITOR:SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL |PERSONA OBSERVADA:C. CARLOS SÁNCHEZ MORA   (GERENTE GENERAL) |    1. El gerente atiende el teléfono tanto llamadas personales como de atención a clientes.   2. Empaca piezas de un pedido en cajas de cartón.   3. Recibe a los clientes en la instalación debido a que no hay un área específica para visitas.   4. Revisa los pedidos de los clientes.   5. Atiende solicitudes de requerimientos de materiales por parte de los trabajadores. |REVISO:   FIRMA |NOMBRE:   SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL | FECHA:             10     / OCTUBRE   /2009 |

EMPRESA: __COVEMAQ_______FOLIO: ____S/F_____________FECHA: ___2009-10-15_______CEDULA DE OBSERVACIÓN

FECHA DE REALIZACIÓN:10       /     OCTUBRE     / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 | NOMBRE DEL AUDITOR:SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL |

PERSONA OBSERVADA:RECEPCIONISTA |    1. La recepcionista llega a las 2 pm, realiza actividades de acomodar los pedidos de los clientes y revisa en la computadora pedidos pendientes den entrega.   2. La recepcionista al llegar atiende las llamadas telefónicas y toma los recados necesarios; de ser necesario comunica la llamada al gerente.   3. Mientras se realiza la observación recepcionista se levanta de su lugar y pregunta a los trabajadores a qué hora van a salir a comer para informarle al gerente la hora de salida y llegada. |REVISO:   FIRMA |NOMBRE:   SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL | FECHA:             10     / OCTUBRE   /2009 |

EMPRESA: __COVEMAQ_______FOLIO: ____S/F_____________FECHA: ___2009-10-15_______CEDULA DE OBSERVACIÓN

FECHA DE REALIZACIÓN:10       /     OCTUBRE     / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 | NOMBRE DEL AUDITOR:SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL |PERSONA OBSERVADA: PERSONAL EN EL AREA OBSERVADO EN EL MOMENTO DE LA VISITA |    1. El pintor realiza actividades en la batidora en la banqueta de la calle.   2. Los trabajadores salen a comer dependiendo de la carga de sus actividades.   3. El chofer y el repartidor se encuentran en ruta.   4. Se tienen varias actividades por parte de todo el personal ya que emplayan y cargan las maquinas, reparan la batidora, lijan la máquina para pintarla, se trasladan al almacén por otra máquina.   5. Todos ayudan a mover una batidora con un patín ya que la maquinaria es pesada.   6. El repartidor regresa para enviar a paquetería pedidos al interior de la república.   7. El tornero realiza un barreno en una pieza. |REVISO:   FIRMA |NOMBRE:   SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL | FECHA:           10     / OCTUBRE   /2009 |

EMPRESA: __COVEMAQ_______FOLIO: ____S/F_____________FECHA: ___2009-10-15_______CEDULA DE OBSERVACIÓNFECHA DE REALIZACIÓN:10       /     OCTUBRE     / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 | NOMBRE DEL AUDITOR:CIRILO PEÑA MARCO ANTONIOMARTÍNEZ MARTÍN LIZBETH |PERSONA OBSERVADA:C. CARLOS SÁNCHEZ MORA   (GERENTE GENERAL) |AREA OBSERVADA:   ALMACÉN GENERAL En nuestra evaluación realizada dentro de la empresa COVEMAQ, pudimos observar varias anomalías dentro y fuera del almacén general como son:   1. Perfecto desorden en el almacén de productos terminados, ya que no pueden saber que productos están a disposición para ser puestos en venta.   2. No cuentan con un control de materia prima disponible, solo se compra y se utiliza en el momento, los trabajadores le piden el material al gerente general y el gerente la compra unos instantes después   3. No tienen un control de entradas y salidas

de materia prima.   4. Las herramientas no están contabilizadas y están en malas condiciones además de que solo las depositan en unos estantes que ya están deteriorados y que en cualquier momento pueden colapsar.   5. Los trabajadores cuentan con un escaso material de protección.   6. No cuenta con señalamientos de seguridad y protección para los obreros |REVISO: MARTÍNEZ MARTÍN LIZBETH FIRMA |NOMBRE:   CIRILO PEÑA MARCO ANTONIOMARTÍNEZ MARTÍN LIZBETH | FECHA:             10     / OCTUBRE   /2009 ||

EMPRESA: __COVEMAQ_______FOLIO: ____S/F_____________FECHA: ___2009-10-15_______CEDULA DE OBSERVACIÓN

FECHA DE REALIZACIÓN: 05     /     OCTUBRE     / 2009 | HORA DE INICIO:10:35 | NOMBRE DEL AUDITOR:CIRILO PEÑA MARCO ANTONIOMARTÍNEZ MARTÍN LIZBETH |PERSONA OBSERVADA:C. CARLOS SÁNCHEZ MORA   (GERENTE GENERAL) |ÁREA OBSERVADA:   ÁREA DE PRODUCCIÓNEN LA EVALUACIÓN REALIZADA EN LA EMPRESA COVEMAC S.A. DE C.V. TUVIMOS LAS SIGUIENTES OBSERVACIONES DE SUS PROCESOS DE PRODUCCIÓN   1. En el proceso de empaste y soldadura se observó que su área de trabajo se encuentra en la cera de la calle por que como empastan y luego lijan con lija de esmeril, después se le incorpora lo que es plaste y se lija con lija de agua y todo esos residuos los mandan al alcantarillado   2. Después de reparar   la maquina, todo residuo de material que se desperdicia se recoge, pero por el tiempo de que la dejan acumular, se distribuye por toda la calle   y por lo tanto contamina el agua del alcantarillado     3. Las tareas de trabajo no cuentan con la limpieza correspondiente estan sucias y en desorden y por lo tanto podrían ser causa de accidentes.Las herramientas de trabajo, no se tiene un conteo total de las mismas |REVISO: MARTÍNEZ MARTÍN LIZBETH FIRMA |NOMBRE:   CIRILO PEÑA MARCO ANTONIOMARTÍNEZ MARTÍN LIZBETH | FECHA:     09     / OCTUBRE   /2009 |

  A. INFORME DE LA OBSERVACIÓN

Lo que comprende a misión, visión y objetivos están redactados de manera conjunta por lo que se tiene que realizar una división de los elementos que comprenden cada una de las definiciones así como complementarlas.En cuanto a las metas solo se contempla un mercado meta por lo que se concluye que carece de una visión.   Respecto a las políticas se encuentran mescladas con los valores.En estrategias, procedimientos, programas y enfoques no se cuenta con la información.Respecto a la estructura organizacional, la división y distribución de funciones, cultura organizacional, recursos humanos, cambios organizacionales y estudios administrativos no se cuenta con la información. El lliderazgo es paternalista y la comunicación es

informal.Respecto a motivación hay falta de incentivos. No crean equipos de trabajo sino que todos cooperan en grupo no como equipo.Se requiere inversión en tecnología. Los trabajadores creen que no se requiere la innovación ni la creatividad ya que lo que realizan es específico.Respecto a los puntos que contempla el nivel de control solo se cuenta con las herramientas adecuadas para la realización del producto.

2)   ENCUESTA

  A. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN RECABADA

Realizó: Hernández Martínez Estefanía Fecha: 2009-10-20Hernández Rodríguez Alejandro

Objetivo: conocer tanto la noción como la opinión del trabajador sobre aspectos de la empresa, así como su ambiente de trabajo, y con base a ello realizar una evaluación sobre el ambiente interno de la empresa, además de entender su actuar con respecto a la consecución de los objetivos de la organización.

INFORMACIÓN OBTENIDA

TABULACIÓN DE DATOS OBTENIDOS MEDIANTE LA ENCUESTA APLICADA A LOS TRABAJADORES DE COVEMAQ

PREGUNTA | SI | NO | PARCIALMENTE | SIN RESPUESTA |1. ¿Conoce la misión y visión de la empresa? | 0 | 4 | 3 | 0 |2. ¿Conoce los objetivos que persigue la empresa? | 0 | 4 | 3 | 0 |3. ¿Conoce los valores de la empresa? | 0 | 3 | 4 | 0 |4. Si su respuesta anterior es si, ¿Se identifica con dichos valores? | 3 | 2 | 0 | 2 |5. ¿Su puesto tiene actividades específicas? | 1 | 6 | 0 | 0 |6. ¿Existen manuales de bienvenida, organización y procedimientos, y además recibe capacitación? | 1 | 6 | 0 | 0 |7. ¿Usted recibe órdenes sobre sus actividades a realizar de una sola persona? | 5 | 2 | 0 | 0 |8. ¿La comunicación que hay entre jefe y subordinado es únicamente para asignar y/o delimitar sus actividades? | 7 | 0 | 0 | 0 |10. ¿Se siente satisfecho de su puesto? | 6 | 1 | 0 | 0 |12. ¿Conoce la existencia de un esquema de organización (organigrama) que indique los puestos que requiere la empresa? | 0 | 7 | 0 | 0 |13. ¿El manejo de maquinaria y herramientas es el adecuado? | 7 | 0 | 0 | 0 |14. ¿Para ingresar a la empresa, fue sometido a pruebas de distinta índole con el fin de analizar si cumplía con los requisitos de la vacante? | 1 | 6 | 0 | 0 |15. ¿Se tiene constituida una política sobre incentivos para mejorar el trabajo realizado? | 3 | 4 | 0 | 0 |18. ¿Existe un programa de seguridad e higiene en el trabajo? | 6 | 1 | 0 | 0 |¿Considera que se lleva a cabo? | 4 | 2 | 0 | 1 |

PREGUNTA | VERBALMENTE | POR ESCRITO |

9. ¿De qué manera la gerencia le comunica cambios en sus actividades? | 7 | 0 |

PREGUNTA | DE LA EMPRESA | DE MI DEPTO. Ó ÁREA | NINGUNA |11. ¿En cuál de las siguientes decisiones es tomado en cuenta? | 1 | 3 | 3 |

PREGUNTA | ECONÓMICOS | POR ESCRITO | VERBALMENTE |16. ¿Qué tipo de incentivos maneja la empresa para usted? (puede marcar más de una) | 1 | 0 | 3 |

PREGUNTA | EXCELENTE | REGULAR | MALO |17. ¿Cómo calificaría a los incentivos recibidos? | 3 | 1 | 0 |

PREGUNTA | FRECUENTEMENTE | ALGUNAS VECES | CASI NUNCA |19. ¿Qué tan frecuente existen contratos, despidos de personal y/o actividades que impliquen rotación de personal? | 0 | 0 | 7 |

PREGUNTA | DIRECTOR Ó JEFE | CUALQUIER EMPLEADO | SIEMPRE EL MISMO EMPLEADO | NO SE RESUELVEN |20. ¿Los problemas internos de la empresa se resuelven mediante la participación imparcial del jefe o de los empleados? | 7 | 0 | 0 | 0 |

B) GRÁFICAS DE LA ENCUESTA

C) INFORME DE LA ENCUESTA

Con base en la información obtenida a través de la encuesta aplicada a los empleados de COVEMAQ, se deduce que el actuar de la empresa de manera general, se define de manera implícita, es decir, esta empresa es una organización que tiene como finalidad obtener beneficios económicos, por lo cual el enfoque de la gerencia en aspectos afines a la administración, a continuación mencionados, no le da la importancia necesaria como aquí se describe. Por ejemplo, en cuanto el fomento de una cultura corporativa que defina el ambiente de trabajo de la empresa que, a su vez, permita proyectar a ésta hacia la prosperidad de la misma, es pobre, ya que los empleados en su mayoría, desconocen los principales lineamientos a seguir (misión, visión, objetivos y valores concretos, así como pasos a seguir planteados por la alta dirección para la consecución de sus actividades), al momento de realizar sus actividades; por lo tanto es obvio contemplar que la competitividad y actualización por parte de los empleados para beneficio de la empresa y de ellos mismos no representa una meta a alcanzar; incluso si analizamos el origen de las contrataciones por parte de la organización, al momento de incorporar elementos a la empresa, éstos ingresan sin llevar a cabo un plan de reclutamiento detallado que permita seleccionar al mejor personal disponible.

Cabe mencionar que al respecto, la dirección cumple con la labor de asignar actividades de manera verbal, y resolver problemáticas de cualquier índole dentro de la empresa; sin embargo, ésta es paupérrima con respecto al desarrollo de los empleados como aspectos fundamentales del funcionar de la empresa, de hecho, la motivación para cada empleado varía, lo cual significa que la dirección no dirige imparcialmente la atención a todos los empleados, además de ser insuficiente como medio para desarrollar valor adicional a la empresa, esto es, que la empresa se convierta en una organización que sea capaz de sobrepasar cualquier amenaza externa, y aprovechar cualquier oportunidad, mediante la

colaboración de sus empleados como un equipo.

Por lo anterior y con base en la encuesta, también se concluye que el ambiente organizacional es estable, tomando en cuenta que la rotación del personal es escasa, además de la seguridad con la que cuentan los empleados en relación a sus labores y permanencia dentro de la empresa.

Ahora bien, si tomamos en cuenta las bases administrativas y la aplicación de éstas dentro de una organización, se puede observar que el proceso de planeación dentro de esta empresa, es en realidad de manera operativa, es decir, que las actividades dentro de la organización son fundamentadas en los objetivos cuantitativos que al parecer, solamente la alta gerencia conoce de forma detallada, sin embargo éstos no representan para la administración una herramienta de comunicación con el personal. Por consiguiente, la organización de la empresa se enfoca en la continuidad de las labores de los recursos humanos y en la eliminación de todas aquellas barreras que impidan el logro de los objetivos lucrativos de COVEMAQ. Como consecuencia, la dirección no representa ningún factor clave para el desarrollo de la compañía, sino solamente como medio de control de las actividades diarias de la empresa.

3)   CUESTIONARIO

  A. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA

1.- ¿Conoce usted la misión y visión actual de la empresa?

              a) Si                                   b) No

2.- ¿Cuáles diría que son los objetivos principales de su empresa?  * El crecer   * abrir un negocio nuevo bien diseñado   * tener superación constante día a día   * mejorar a su competencia   * satisfacer a los clientes

3.-   ¿Conoce la empresa su posicionamiento en el mercado?               a) Si                                   b) No

4.-   ¿Se investigan permanentemente las necesidades de nuestro público objetivo?

                a) Efectivamente                                 b) No se investiga

5.- ¿Se hacen estudios comparativos: mercados, productos, servicios, precios...?

                a) Si                                   b) No

6.- ¿Los productos de la empresa cuentan con algún valor añadido sobre la competencia?

                a) Si                                   b) No

7.- ¿Cuentan con instructivos de trabajo? ¿Los empleados los conocen?

                a) Si                                   b) No

8.- ¿Se tienen medidas estándar para controlar el nivel de calidad en la fabricación del producto?

                a) Si   hay estándares de calidad                                 b) No se cuenta con ello

9.- ¿Cómo cree usted que valora el cliente el precio de los   productos que se ofrecen?  * Excelente por la calidad que se ofrece  * Por los precios que se les dan   * Por la garantía que se les brinda  

10   ¿Existen sistemas de control de calidad de los productos?                a) Si                                   b) No

11.- ¿Cuáles son algunos de los problemas o dificultades por los que atraviesa actualmente la empresa?

  * Bajas ventas  * Problemas con la luz   * La crisis económica

12.- ¿El clima general del trabajo es favorable para realizar sus actividades?

13.- ¿Considera que las condiciones para desarrollar su trabajo son óptimas?

  a) Si                                     b)No

14.- ¿Considera que el personal con el que se cuenta es suficiente para ejecutar las actividades diarias? ¿Por qué?

  a) Si                                     b)No

15.- ¿Qué métodos utilizan para realizar las descripciones y los requisitos de los puestos de trabajo?Entrevista con el jefe directo

16.- ¿Cómo reclutan a las diferentes categorías de empleados y cuál es el tiempo medio para cubrir un puesto?a) Con experiencia     70%                 a) 6 a 8 horas diarias 80%b) Sin experiencia     30%                 b) 10 a 12 horas           20%

17.- ¿Cuáles son los puestos más fáciles y más difíciles de cubrir? ¿Qué estrategias innovadoras ha utilizado para cubrir los puestos más difíciles?

  Puestos más fáciles: ayudante general, pintor de las revolvedoras

Puestos más difíciles: maquinista, jefe de la empresa

18. -¿Se consideran y valoran las aportaciones que realiza el personal sea cual sea su categoría?

                a) Siempre                               b) Nunca

19.- ¿Qué políticas y de la empresa respecto de la prevención de accidentes y de las enfermedades laborales? ¿Está satisfecho con los sistemas actuales emplean?

Ninguna,   todo es bajo su responsabilidad del operario.

20.- ¿Quisiera hacer algún otro comentario sugerencia respecto de la seguridad e higiene en el trabajo?

Que cada quien se responsabilicé de limpiar su lugar y tener más espacio para trabajar

B) INFORME DEL CUESTIONARIO

Con este estudio de campo se ha comprobado que las actividades que realiza la empresa son dirigidas, controladas y delegadas respecto al rendimiento rutinario de su personal, así mismo, se encontró que el personal conoce la misión y visión a la que va enfocada la organización, sin embargo, ésta no ha sido documentada y no ha sido presentada dentro de la organización como uno de los requisitos que así estipula los principios de la administración.Por otra parte, su personal se siente en un clima adecuado, definiendo este como, un sitio donde no se trabaja bajo presión, sino que se disfruta el ejecutar actividades de tipo operativo puesto que   su trabajo es fuente de estimulación, lo cual produce la eficacia en las operaciones que realiza.

Además, este estudio nos brinda conocimiento para asegurar que los empleados a pesar de no contar aun con un manual de procedimientos tienen la capacidad de realizar sus actividades mediante producción en serie y con base a la experiencia. Para esto, se toman en cuenta las normas de cumplimiento de estándares de calidad, de esta forma los clientes potenciales con los que cuenta no tengan quejas o reclamaciones por los productos ofrecidos en el mercado.Ante ello, encontramos que COVEMAQ ofrece un plus en relación a sus competidores, el cual, está en función de la garantía por descompostura o daño defecto de fabricación.

4) ENTREVISTAOBJETIVO: Conocer acerca del proceso operativo y administrativo que se lleva a cabo en la empresa COVEMAQ.

1.- ¿Podría mencionarme el tiempo de antigüedad que lleva desempeñando su puesto dentro de la Organización?8 años aproximadamente

2.- ¿Conoce usted la misión y visión actual de la empresa?Sí, es de mi total conocimiento

3.- Mencione los fundamentos en los cuales está basada la misión y visión de la Empresa.

Principalmente, es el brindarle el mejor servicio al cliente, ya que éste es el soporte principal de éxito de Covemaq en 11 años.

4.- ¿Cuenta usted con un documento físico que nos muestre que lo antes mencionado se encuentra plasmado y es del conocimiento de los trabajadores de la Empresa?

Sí, claro, en un folleto de Bienvenida para el trabajador

5.- ¿Conoce los objetivos que persigue Covemaq?   Podría Mencionarme 3 como mínimo

Pues básicamente, los objetivos que tiene son:  1) Inexistencia de competencia al momento de iniciarse  2) Que de ser una empresa formada con esfuerzos familiares llegue a ser una empresa posicionada en el mercado.  3) Alcanzar un alto posicionamiento en el mercado y ser reconocidos por los clientes.

6.- ¿Cuáles son algunos de los problemas o dificultades por los que atraviesa actualmente la empresa? ¿Cuáles son sus causas? ¿Qué grado de difusión tiene entre los empleados que aquí laboran?

Hay una gran expansión en el mercado, también hay una falta de clientes a nivel mayoritario, y lo que causa esto son: las vías de comunicación, inestabilidad económica, y la ubicación de la empresa.

7.- ¿Cuáles son las principales actividades que realiza dentro de su cargo?Diversas actividades, entre las que destacan: actividades administrativas, checar envíos foráneos, aspectos financieros que son con la ayuda de un auxiliar.

8.- ¿Cuáles son los puestos que dependen directamente de usted?El jefe o supervisor de mecánicos y el supervisor general.9.- ¿Considera que el cargo que está asumiendo delega muchas responsabilidades?Sí, ya que soy quien debe saber qué responsabilidades delegar a cada persona de acuerdo con sus habilidades y capacidades, para el buen funcionamiento de la empresa.10.- ¿Se considera apto para desempeñar el cargo?Sí, ya que tengo 10 años de experiencia en este tipo de cargos, además de que asisto a diversos tipos de cursos que me ayudan a ser mejor cada día para con la empresa.

11.- ¿Tiene actualizadas las descripciones y requisitos de los puestos de trabajo?

Sí, ya que dan revisión de acuerdo al nivel de modernización de la tecnología en el mercado.

12.- ¿Cuentan con instructivos de trabajo? ¿Los empleados los conocen?

SI,   los instructivos son digitales ya que se imparten a través de un curso que por

periodo de cada mes les imparten alumnos del CETMA (Centro de Estudios   Tecnológicos México – Alemán)

13.- ¿Cómo reclutan a las diferentes categorías de empleados y cuál es el tiempo medio para cubrir un puesto?

Se recluta por medio de un convenio que se tiene con escuelas de nivel medio superior especializadas en el manejo de maquinaria   utilizada en el ramo además que el candidato cubra un perfil y un   nivel de conocimientos   para desenvolverse plenamente en covemaq ya que el periodo de capacitación y adiestramiento es casi cerca de 6 meses.

14.- En relación al proceso de producción y enfoque al cliente se investiga permanentemente las necesidades de sus consumidores?

Desafortunadamente este apartado es considerado una debilidad muy fuerte que posee la empresa ya que no se realiza una investigación a fondo   para conocer las necesidades que tiene un posible consumidor de covemaq debido a la carencia de tiempo   y así atender de manera importante las necesidades de el cliente.

15.- ¿Cuenta con sistemas de Control de Calidad en los Proceso de producción de de los productos?

Principalmente los sistemas de calidad con los que se trabaja son aquellos que ya fueron publicados por una organización de estandarización y Normalización para maquinaria del ramo de las Batidoras  

16.- ¿Finalmente explique el Panorama (Laboral, Fiscal   y Externo con otras Cía.)   en el que cree usted que se encuentra Covemaq

Actualmente Covemaq se encuentra en una etapa de desarrollo   para lograr la excelencia laboral mediante estándares ya proporcionados , en los aspectos tales como los   fiscales se tiene referencia   por parte de la SHCP que notifica que es una organización que se encuentra al corriente en el derecho de ejercer la declaración anual y en cuanto a competencia se consideran de 2 formas, una debilidad   en cuanto a recursos ya que su competencia son empresas ya grandes y constituidas formalmente, pero solida a su vez por contar con personal altamente calificado y capacitado por los mejores centros estudiantiles quienes son los que le proveen la gente a dicha empresa y confían crecer todos como un equipo de trabajo.

      A) CEDULA DE LA ENTREVISTAFECHA DE REALIZACIÓN:20/Octubre/2009 | HORA DE INICIO:11:00 am | NOMBRE DEL AUDITOR (es):Ramos Hernández AlejandroVargas Hernández Arisbet |PERSONA ENTREVISTADA:Carlos Sánchez MoraGerente General |AREA EVALUADA:Gerencia General |REVISO: FIRMA |NOMBRE: | FECHA:         20/10/2009 |

      B) INFORME   DE LA ENTREVISTA

La presente entrevista antes ya citada, se le aplicó al Gerente General de COVEMAQ, que es el señor Carlos Sánchez Mora, quien es el encargado de todas las funciones administrativas entre otras actividades dentro de la empresa. Lo que se puede determinar para COVEMAQ es, que debido a que es una empresa pequeña, no tiene muchos puestos o departamentos, y es por eso que realmente son pocas las personas que integran esta empresa, pero eso sí, cuenta con un Gerente General que es el dueño de esta empresa, así como de sus colaboradores que son sus empleados.El Gerente General, se encarga de rendirle cuentas solamente al Director de la empresa que es su padre, pero al que se le delegan más funciones es al Gerente, ya que el director no tiene asignadas actividades para con la empresa más que revisar las cuentas que le entrega el Gerente General.También se nota que tanto el director y el gerente general (padre e hijo) no existe mucha comunicación con respecto a los procedimientos que se llevan a cabo dentro de la empresa, solo se limitan al aspecto financiero, dejando atrás el aspecto estratégico.El señor Carlos Sánchez Mora, es una persona que esta capacitada para estar en ese cargo, ya que tiene 8 años de experiencia que lo respaldan, pues ha trabajado en este tipo de empresas y además conoce ampliamente el ámbito de COVEMAQ; así   también es una persona que se preocupa por mejorar su conocimiento y poder transmitírselos a sus empleados, y es por eso que continuamente asiste a cursos de maquinarias, de motivación, y asuntos relacionados con esta.La situación por la actualmente esta atravesando la empresa es un tanto inestable, ya que por aspectos económicos que se viven en el país, en este momento no hay una amplia gama de clientes, aparte que por la ubicación de la empresa es muy difícil que los clientes puedan llegar hasta allá, es por eso que los integrantes de COVEMAQ son los encargados de ir en busca de los clientes para poder tener una mayor cantidad de clientes.Por otra parte, presenta una gran debilidad en cuanto a cubrir las necesidades del cliente, ya que no se preocupa por hacer algo para conocer si el cliente esta satisfecho con el producto o servicio que le brindan, si no que simplemente se dedican a producir con calidad, pero nunca a llevar o realizar un estudio que les arroje información acerca de cuáles son los aspectos que les faltan para tener satisfecho a sus clientes.

Actualmente COVEMAQ se encuentra en una etapa de desarrollo   para lograr la excelencia laboral mediante estándares ya proporcionados , en los aspectos tales como los   fiscales se tiene referencia   por parte de la SHCP que notifica que es una organización que se encuentra al corriente en el derecho de ejercer la declaración anual, y en cuanto a competencia se consideran de 2 formas, una debilidad   en cuanto a recursos ya que su competencia son empresas ya grandes y constituidas formalmente, pero solida a su vez por contar con personal altamente calificado y capacitado por los mejores centros estudiantiles quienes son los que le proveen la gente a dicha empresa y confían crecer todos como un equipo de trabajo.