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AYUDA

Aplicaciones Web de Gestión, en Modelo SAAS.

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1. Presentación de NEMON

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Una vez hayas dado de alta la aplicación (ya sea FREE o de pago), accederás a la pantalla principal de NEMON, desde dónde podrás gestionar toda la información.

En este documento de ayuda te explicaremos las funcionalidades generales del programa.

Si tienes dudas sobre algunos detalles de la aplicación en la que estés trabajando, podrás consultar el documento de ayuda específico.

Pantalla Principal de NEMON


Pantalla Principal 1


2. Opciones Superiores


Los enlaces de Administración y Soporte, te permiten:

Mejorar Versión (Upgrade) : Actualizar el Tipo de Cuenta.Gestión de tu Cuenta : Permite acceder a la Gestión de Cuentas.Soporte y Ayuda : Cuando tengas dudas o problemas. Con el primero enviarás un correo electrónico a nuestro equipo de Soporte, y con el Segundo accedes a esta Ayuda.

En la parte superior ves en todo momento: el Usuario y Organización con la que estás conectado y el Rol que te han asignado, la Aplicación con la que estás trabajando ahora mismo y el Tipo de Cuenta contratada. Además te indicamos el espacio de base de datos que está ocupando tu Organización.

Opciones Superiores2


Cuando estés trabajando, verás el Tipo de Cuenta contratada (FREE en este caso), de color verde. En el momento que se vuelva en rojo, significará que has sobrepasado la cuenta y no podrás realizar ninguna introducción de datos más hasta que realices un UPGRADE.

Mejorar Versión (Upgrade)



Realizar un Upgrade

Upgrade (o Downgrade)

Opción que permite actualizar la cuenta con una versión más alta o más baja, según sean las necesidades. Sólo lo puede hacer el Administrador de la Organización.



Cuando se sobrepasa el uso que se tiene contratado de la Aplicación, se recibe una notificación en cada una de las Acciones para que se actualice la Cuenta (UPGRADE).El usuario que se encuentre en esta situación, podrá consultar y eliminar datos, pero no podrá Insertar ni Actualizarlos.

Cuenta Sobrepasada

Para perder la condición de Cuenta Sobrepasada, también se puede conseguir Eliminando el contenido de la Entidad/Tabla que ha provocado que se sobrepase la Cuenta.Para la cuenta de Registros, se cuentan los activos y los Eliminados (ya que se pueden Recuperar). Se tiene que eliminar Físicamente el Registro para que deje de contar (opción sólo disponible para el administrador).



Con esta opción, accederás a un menú dónde podrás gestionar tus datos, las organizaciones de las que eres Administrador, aplicaciones que tienes contratadas, usuarios de tus aplicaciones y accesos públicos.

Las aplicaciones que tienes acceso pero no eres el Administrador, no se listarán en la opción aplicaciones. Para acceder a ellas tendrás que seleccionar la aplicación que desees en Aplicación por Defecto (opción General de Gestión de tu Cuenta).

Además, si eres el Administrador (has contratado NEMON) podrás invitar a otros usuarios para que compartan tu información y definir los roles de cada usuario para controlar a qué información tienen acceso.

Gestión de tu cuenta



3. Gestión de tu Cuenta


General3.1

Administración de datos .

Podrás introducir los datos de contacto y elegir el idioma de tus aplicaciones.


General3.1

Aplicación por Defecto

Puedes definir la Aplicación de la Organización con la que trabajarás cada vez que entres.


Aplicación por Defecto

En esta opción están listadas TODAS las Aplicaciones a las que tienes acceso, aunque no seas el Administrador de ellas.

General3.1


Cambio de Contraseña

Desde esta pantalla, podrás realizar el cambio de Contraseña, introduciéndola 2 veces para confirmar.

General3.1


Creación de Nuevas Organizaciones

Desde este punto de Gestión de tu Cuenta , podrás dar de Alta Nuevas Organizaciones, editar las que ya tienes creadas o Dar de Baja aquellas que ya no necesites.

Organizaciones3.2


Exportación de Datos

Mediante el Botón Exportar, puedes descargar Todos los Datos, en un fichero ZIP, por cada una de las Tablas de tu Base de Datos.

Organizaciones3.2


Administrador de la Organización

El ADMINISTRADOR de la organización es la persona que contrata NEMON y será nuestro contacto.La Plataforma NEMON, te permite tener la misma Aplicación Contratada para N Organizaciones (para cada caso, se trata de una Contratación Distinta – consulta los descuentos aplicables en www.nemon2ib.com ).

Cualquier usuario puede ser Administrador de una Organización y usuario con rol Manager a Invitado de otras.

En el Apartado General del Gestor de Cuentas (Aplicación por Defecto ), tendrás listadas todas las organizaciones (y aplicaciones) en las que tienes permiso de acceso, ya seas el Administrador o no. Cuando quieras cambiar de Organización, lo deberás hacer también, cambiando la Aplicación por Defecto.

Sólo el Administrador podrá agregar usuarios y definirles los roles.

Organizaciones3.2


Una Organización, puede ser: una empresa, un colectivo, o los datos de cualquier particular profesional. Cada Organización creada, corresponde a una Base de Datos en nuestro Sistema, y el nombre de la Organización tiene que ser único en todo nuestro Sistema, por este motivo, cuando intentes crear una nueva Organización te indicaremos si el nombre ya existe.

Cada Organización, tiene UN Administrador , que corresponde al Usuario que ha creado la Organización. El Administrador, es la persona de referencia para NEMON dentro de una Organización y será nuestro contacto.

Todos los Usuarios de NEMON, pueden crear nuevas Organizaciones, contratando las Aplicaciones que necesiten.

Organizaciones

Organizaciones3.2

Organizaciones con Aplicaciones de Pago

Si decides Contratar una Aplicación de Pago, necesitamos que tengas registrado correctamente tu NIF/CIF, para poder emitirte una Factura por cada pago que nos realices.


Borrar Organizaciones

Podrás dar de baja las organizaciones que ya no te sean útiles.

Organizaciones3.2


Borrar una Organización

Pulsando el botón Borrar, no borras físicamente una Organización, le aplicas un Estado de Baja. Sólo el Administrador puede borrar la organización.

Estando en estado de Baja, no podrás trabajar con la Aplicación, aunque si que podrás Exportar tu datos.

Podrás Reactivar tu Organización durante los 90 días posteriores (consulta las condiciones de Reactivación). Pasado ese tiempo eliminaremos la Organización (notificándotelo previamente).

Organizaciones3.2


Contratación de Aplicaciones

Puedes tener todas las aplicaciones que quieras contratadas para una Organización. Aunque una misma Aplicación, sólo puede estar una vez por Organización.Sólo el Administrador de la Organización puede contratar o dar de baja aplicaciones.

Aplicaciones3.3


Usuarios

Para cada Aplicación que has contratado cómo Administrador, podrás añadir usuarios y asignarles los roles.

Aplicaciones3.3


Aplicaciones3.3

Añadir Usuarios

Siempre que seas el Administrador de la Organización, podrás añadir Nuevos Usuarios. Indica el correo electrónico del usuario y el rol dentro de la aplicación (para establecer los niveles de seguridad de la información que desees compartir).


Lista de Usuarios

El Administrador de la Organización, pulsando el enlace correspondiente al número de usuarios que tienen acceso a la Aplicación, podrá ver qué Usuarios son, administrar sus Roles o Quitar el Acceso a la Aplicación a determinados Usuarios.

Aplicaciones3.3


Disponibilidad del servicio

Este campo indica la fecha hasta cuando tendrás acceso a la Aplicación contratada. Para poder seguir utilizando la aplicación más allá de la fecha, deberás renovar la subscripción de tu cuenta, realizando el Pago del Servicio (consulta toda la información referente al pago en www.nemon2ib.com).

Aplicaciones3.3


Borrar Aplicaciones

Podrás dar de baja todas las aplicaciones que no se adapten a tus necesidades y dejar de pagar por ellas.

Aplicaciones3.3


Sólo el Administrador puede borrar aplicaciones.

Las Aplicaciones que Borres, no son Eliminadas físicamente, sino dadas de Baja. Mientras se encuentren en este estado, no las podrás utilizar, ni tu ni ninguno de los Usuarios que tengan permiso. Lo que sí podrás hacer será Exportar los datos de las tablas.

Podrás Reactivar tu Aplicación durante los 90 días posteriores (consulta las condiciones de Reactivación). Pasado este tiempo eliminaremos la Aplicación (notificándotelo previamente).

Borrar Aplicaciones

Aplicaciones3.3


Añadir Usuarios

Para cada usuario que introduzca el Administrador de la Organización, se puede definir las Aplicaciones a las que podrá tener acceso y seleccionar el Rol para cada caso.

Usuarios3.4


Definir el Rol

El Administrador de la Organización, puede definir los niveles de seguridad de la información con los roles. De esta manera, será él quien decidirá a que tipo de información puede acceder cada usuario.

Usuarios3.4


Es muy importante que el Administrador de la Organización tenga bien definidos los roles de los usuarios, ya que estará definiendo los niveles de seguridad de la información.

Cómo las limitaciones son diferentes para cada aplicación, en la pantalla principal (INICIO) del Administrador de la Organización se le explicará qué límites tiene cada rol en la aplicación contratada. Sólo el Administrador podrá definir o modificar el rol de cada usuario. Pueden existir distintos usuarios con el mismo rol.

Cada usuario, cuando acceda a su pantalla principal (INICIO), se le explicará qué es lo que puede modificar y lo que sólo puede consultar (en función de los Roles que le haya definido el Administrador).

Los roles entre los que se podrán elegir son: MASTER, MANAGER, STAFF, EXTERNO, INVITADO y PUBLICO.

Definir el Rol

Usuarios3.4


El Administrador de la Organización, puede decidir qué tipo de rol quiere tener. Por defecto se le asignará el rol de Máster, pero puede modificarlo.

En general, el usuario con rol de Máster tendrá acceso a toda la información y podrá modificarla. Además, tendrá unos privilegios que ningún otro usuario con otro rol tendrá.

El usuario con rol de Manager, por lo general, tendrá menos permisos de acceso que el Máster pero más que los usuarios con roles inferiores. En determinadas aplicaciones, el Manager podrá tener los mismos permisos y privilegios que el Máster.

El rol de Staff, por lo general, se le asignaría a los trabajadores de una organización. Los usuarios con este rol podrán modificar e introducir ciertos datos referente a ellos, y otros sólo los podrán consultar, si bien puede ser que en cada aplicación tengan permisos diferentes.

Definir el Rol

Usuarios3.4


El rol de Externo, se le asignaría a los clientes de una organización. Los usuarios con este rol pueden consultar, introducir y modificar ciertos datos referente a ellos, si bien puede ser que en cada aplicación tengan permisos diferentes.

El rol de Invitado, esta pensado para que determinados usuarios puedan acceder a cierta información en un momento determinado.

El rol de Público se define para que los usuarios puedan tener acceso des de determinadas webs. Los usuarios con este rol sólo podrán tener acceso a ciertas informaciones.

Es muy importante consultar, para cada aplicación, qué permisos tiene cada ROL.

Definir el Rol

Usuarios3.4


Accesos públicos3.5

Accesos Públicos

Para que los usuarios tengan más facilidades de acceso a las aplicaciones que han contratado, NEMON permite crear un acceso público para que se pueda poner un enlace directo a una web. Por seguridad, NEMON te facilitará una clave de conexión.


Entorno de ejecución3.6

Entorno de ejecución te permite acceder directamente a tu página principal dónde encontrarás las herramientas de trabajo.


4. Entorno de Ejecución


Entorno de Ejecución4

El Selector de Aplicaciones, te muestra todas las Aplicaciones que tienes Contratadas para tú Organización. Para cada una de las Aplicaciones, te muestra un Árbol con cada una de las Opciones que puedes ejecutar directamente.

Para cambiar la Aplicación con la que estás trabajando, simplemente, tienes que pulsar sobre la Aplicación, y a continuación sobre la Opción, y ya te encontrarás trabajando con otra Aplicación.

Todas las Aplicaciones de la Organización

En la página principal de NEMON, encontrarás unas herramientas que te permitirán trabajar cómodamente.


Herramientas - INICIO4.1

Muestra una descripción del Objetivo de la Aplicación.Explica el Significado de cada Entidad/Tabla, y permite el acceso rápido vía enlaces a las Principales funcionalidades. Cada usuario, en función del Rol que tenga asignado, tendrá explicado a qué tendrá acceso.

Botón INICIO


Herramientas - BUSCAR4.2

Permite buscar rápidamente entre toda la informaciónde la aplicación. Busca entre todos los campos de lasEntidades o Tablas.Además, permite filtrar entre tus archivos seleccionandolas opciones que se listan.

Botón BUSCAR

En Resultado de la Búsqueda es listado en tablas, con una descripción de dónde se ha encontrado y un Enlace, a partir del cual, podrás acceder al Elemento encontrado.


Herramientas – ELEMENTOS RECIENTES4.3

El Sistema, almacena los últimos elementos que has modificado o consultado para que puedas volver rápidamente a ellos con un soloclick.

Elementos Recientes


Los Informes y Tableros, son una forma rápida de ver información estadística sobre distintos aspectos de la Aplicación.

En la parte superior tienes disponible un desplegable a partir del cual podrás seleccionar el Tablero que quieres consultar.

Dependiendo de la información, puede constar de una Tabla, un gráfico (Líneas, Columnas, Pastel) o ambos. Para las Tablas, puedes exportar el contenido a CSV.

Informes y Tableros

Herramientas – INFORMES Y TABLEROS4.4


Herramientas – IMPORTADOR 4.5

El primer paso que tienes que realizar es seleccionar el origen de datos. Puedes indicar un Fichero (de contenido texto), o bien copiar y Pegar, en la caja de texto.En ambos casos, el contenido tiene que ser Texto, separado por un Carácter (ver el siguiente paso).

Selección del Origen de Datos

El contenido, tiene que contener la información a Importar desde la primera fila.No tiene que contener los Nombres de Columnas.


Herramientas – IMPORTADOR

Selección del Carácter Separador

El Siguiente paso, es indicar el carácter separador. Para las importaciones desde EXCEL, utilizando la técnica de Copiar y Pegar, el carácter separador, será siempre el Tabulador.

Cuando se ha indicado el carácter separador, te mostramos como queda la división a partir de la información que nos has facilitado para los primeros 4 registros.

4.5



Opciones Avanzadas para el tratamiento de las Column asCuando se importa contenido entre sistemas, es necesario en muchas ocasiones, transformar el contenido leído en una relación con una Tabla, para garantizar la información contenida en la Aplicación.

En este caso, tiene que indicar la Columna que corresponda, indicar la Entidad con la que se tiene que vincular y el Campo de Referencia que se utilizará para obtener otro valor (normalmente el Identificador de la Entidad Relacionada, campo nemonid).

Cuando tengas que realizar este tipo de importaciones, por favor, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte y te ayudaremos.

4.5



Correspondencia entre Campos

El último paso es indicar a que Entidad/Tabla se tienen que importar los datos.

Te mostramos el contenido que nos has facilitado, separado por columnas, pintando en función del tipo de contenido (texto, número, fecha).

Encima del contenido que nos has facilitado, te mostramos los campos que forman la Entidad/Tabla en la que quieres Importar los datos, pintando las columnas, en función del tipo de campo. Los campos Obligatorios para la Importación son indicados en color rojo.

Debes arrastrar los campos, a la cabecera de la lista, a la zona indicada con el texto, “Mueve un campo aquí ”. Asignados, los campos, puedes pulsar el botón Importar, para proceder a la Importación de datos.

4.5


Herramientas – PAPELERA

Eliminación de un registroEn las Aplicaciones de NEMON, cuando Eliminas, mueves el registro a la Papelera.

Desde la Papelera únicamente el Administrador de la Organización podrá hacer la Eliminación Física del Registro. En este momento, ya no se podrá recuperar la información del registro eliminado.

La información que puedes ver de los registros eliminados es: la fecha de Eliminación, el Usuario Eliminador, un botón para Recuperar el Registro, y otro, disponible únicamente para el Administrador de la Organización, para Eliminar definitivamente el contenido del registro.

4.6


5. Detalle de la Información


Gestión de ListasLas listas te permiten consultar los Elementos que tienes para una Entidad/Tabla, visualizando rápidamente los principales campos.

Listas de Información5.1


Gestión de ListasMediante los botones de Acciones, situados a la Izquierda de la lista, puedes acceder rápidamente, al detalle (botón llave), o Eliminar el registro (papelera).



Gestión de ListasEl desplegable, Vistas Contextuales, te permite aplicar distintos filtros predefinidos, sobre el conjunto de datos.



Gestión de ListasCon estas opciones podrás personalizar las vistas contextuales que desees consultar.



Gestión de ListasCon estas opciones podrás aplicar criterios de búsqueda (lupa), actualizar la tabla (flechas) o bien exportar datos (exportar).



Detalle de Información

Detalle de un Registro

Rellena los campos del Registro y guárdalo mediante los botones que tienes en la parte superior e inferior.

5.2


Detalle de Información

Detalle de un Registro

Rellena los campos del Registro y guárdalo mediante los botones que tienes en la parte superior e inferior.

En la parte inferior del control detalle, tienes información de quién creó el registro y cuándo, así como quién lo modificó por última vez.

5.2


Detalle de Información – Tipos de Campo

Desplegables

Permiten la vinculación entre datos de distintas Entidades/Tablas. Desde el Detalle, puedes Crear un Nuevo registro (botón Más) o bien, Editar el registro seleccionado, mediante el botón Editar.

Numéricos

Para la introducción de contenido únicamente numérico.

Fecha

Información referente a fechas.

5.2


NEMON Seguimiento de Incidencias y Tareas

AYUDA POR ROLES


MASTER


¿Puedo recibir notificaciones en varias direcciones de cor reo,cuando la incidencia está asignada a un técnico concreto?

Sí. En la opción Crear Técnicos (apartado 3.7.2) insertando más direccionesen el campo Notificación Adicional . Cuando se produce un cambio enuna Incidencia/Tarea asignada a este técnico, además de recibirla elpropio Técnico y el Creador de la Incidencia, la recibirán las Direccionesde Correo indicadas.


¿Puedo realizar una Planificación, asignando la Fech a de Finalización Prevista automáticamente?

Sí. Indicando en el apartado Prioridad el campo Días Para Finalizar, cuando se cree o modifique una Incidencia/Tarea que no tenga informado el campo Fecha Finalización Prevista, ésta será informada, a partir de la fecha de hoy, más los Días Para Finalización.


¿Puedo controlar las incidencias que se están retra sando?

Sí.Cuando se introduce una incidencia con una Fecha de Finalización Esperada anterior a la fecha de hoy, y aún no se ha registrado la Fecha de Finalización ( no está finalizada), se puede consultar en el apartado INFORMES Y TABLEROS el tablero Gestión de Fechas y así controlar qué incidencias se están retrasando y cuántos días.


¿Puedo gestionar la calidad del trabajo de mis técn icos?

Sí.A través de informar la Valoración, podemos obtener un cálculo de las Valoraciones de cada técnico.A cada Valoración, le podemos indicar un valor numérico con el que podremos realizar este control. En el apartado de INFORMES Y TABLEROS , podremos consultar las Valoraciones para cada técnico para un determinado intervalo de tiempo


¿Puedo limitar el número de horas que se dedican a un Proyecto Concreto?

Sí.En el apartado Proyectos , informando el campo Máximo Número de Horas imputables, limitamos que no se puedan asignar más horas a un determinado Proyecto. Además, si se han registrado direcciones de correo electrónico en el campo Notificación Máximo Horas, cuando se supere el Máximo de una imputación, dicha imputación no se permitirá realizar advirtiendo con un error en pantalla al técnico, y además se enviará un correo para notificarlo en las direcciones registradas.


¿Puedo Anexar Documentos a las Incidencias?

Sí.En cada Incidencia podemos Anexar los Documentos que nos hagan falta para completar la información.


¿Recibiré un informe cada día que me permita contro lar las Tareas e Incidencias de los Técnicos?

Sí.Cada día, los roles de Master y Manager recibirán un correo electrónico con las Tareas e Incidencias en un estado de no finalización, así como un resumen de las últimas imputaciones.


¿Puedo controlar cuántas incidencias y cuánto dedic o para cada cliente?

Sí.En el apartado de INFORMES Y TABLEROS , puedes consultar informes detallados sobre la ocupación que te produce cada uno de tus clientes


¿Puedo indicar que todas las incidencias para un Cl iente concreto sean Facturables?

Sí.Informando el Campo Facturable del Cliente, todas las incidencias o tareas que se le asignen serán marcadas como facturables.


MANAGER


¿Puedo recibir notificaciones en varias direcciones de cor reo,cuando la incidencia está asignada a un técnico concreto?

Sí.En la opción Crear Técnicos (apartado 3.7.2) insertando más direccionesen el campo Notificación Adicional . Cuando se produce un cambio enuna Incidencia/Tarea asignada a este técnico, además de recibirla elpropio Técnico y el Creador de la Incidencia, la recibirán las Direccionesde Correo indicadas.


¿Puedo realizar una Planificación, asignando la Fech a de Finalización Prevista automáticamente?

Sí.Indicando en el apartado Prioridad el campo Días Para Finalizar, cuando se cree o modifique una Incidencia/Tarea que no tenga informado el campo Fecha Finalización Prevista, ésta será informada, a partir de la fecha de hoy, más los Días Para Finalización.


¿Puedo controlar las incidencias que se están retra sando?

Sí.Cuando se introduce una incidencia con una Fecha de Finalización Esperada anterior a la fecha de hoy, y aún no se ha registrado la Fecha de Finalización ( no está finalizada), se puede consultar en el apartado INFORMES Y TABLEROS el tablero Gestión de Fechas y así controlar qué incidencias se están retrasando y cuántos días.


¿Puedo gestionar la calidad del trabajo de mis técn icos?

Sí.A través de informar la Valoración, podemos obtener un cálculo de las Valoraciones de cada técnico.A cada Valoración, le podemos indicar un valor numérico con el que podremos realizar este control. En el apartado de INFORMES Y TABLEROS , podremos consultar las Valoraciones para cada técnico para un determinado intervalo de tiempo


¿Puedo limitar el número de horas que se dedican a un Proyecto Concreto?

Sí.En el apartado Proyectos , informando el campo Máximo Número de Horas imputables, limitamos que no se puedan asignar más horas a un determinado Proyecto. Además, si se han registrado direcciones de correo electrónico en el campo Notificación Máximo Horas, cuando se supere el Máximo de una imputación, dicha imputación no se permitirá realizar advirtiendo con un error en pantalla al técnico, y además se enviará un correo para notificarlo en las direcciones registradas.


¿Recibiré un informe cada día que me permita contro lar las Tareas e Incidencias de los Técnicos?

Sí.Cada día, los roles de Master y Manager recibirán un correo electrónico con las Tareas e Incidencias en un estado de no finalización, así como un resumen de las últimas imputaciones.


¿Puedo controlar cuántas incidencias y cuánto dedic o para cada cliente?

Sí.En el apartado de INFORMES Y TABLEROS , puedes consultar informes detallados sobre la ocupación que te produce cada uno de tus clientes


¿Puedo indicar que todas las incidencias para un Cl iente concreto sean Facturables?

Sí.Informando el Campo Facturable del Cliente, todas las incidencias o tareas que se le asignen serán marcadas como facturables.


STAFF


¿Cada Técnico, puede controlar las incidencias que tienePendientes?

Sí.En la lista de Incidencias/Tareas, tiene una vista Contextual, que indicaMis Pendientes, que le muestra las Incidencias que tiene Pendientes.Además recibe una notificación Diaria, de recordatorio con lasIncidencias/Tareas que aún no ha solucionado.


¿Recibiré un informe diario que me recuerde las inc idencias que no tengo finalizadas?

Sí.Cada día, los técnicos, reciben una notificación, con todas las incidencias con un estado de no Finalización, en la que ven la Fecha de Fin Esperada, y la Prioridad para su gestión.


EXTERNO


¿Puedo consultar todas las incidencias de la Organi zación?

No.Sólo puedes consultar la información referente a ti.


INVITADO


¿Puedo consultar todas las incidencias de la Organi zación?

No.Sólo puedes consultar la información referente a ti.


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