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Manual Ambiental Código M-SGA-01

Sistema de Gestión Ambiental BCU Versión 1220

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MORELOS

BIBLIOTECA CENTRAL

UNIVERSITARIA

MANUAL AMBIENTAL 1. OBJETIVO

El objetivo del presente manual es describir los procesos que interactúan en el Sistema de Gestión Ambiental (SGA-BCU) aplicables a la Biblioteca Central Universitaria (BCU) tomando como marco de referencia la norma internacional ISO 14001:2015, con el compromiso de mejorar el desempeño ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y el logro de los objetivos ambientales acordes a la política ambiental.

2. ALCANCE

Aplica a la BCU de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos (UAEM). El alcance en el edificio de la Biblioteca Central Universitaria (BCU) aplica: Procesos administrativos, De soporte para Telecomunicaciones, De cómputo, Servicios Bibliotecarios, Mantenimiento de Infraestructura y Mantenimiento de Áreas verdes.

Elaboró

Mtro. Edgar Iván Sotelo Sotelo

Responsable del SGA-BCU

Revisó

Mtra. Georgina Rosales Ariza

Directora General de Desarrollo Institucional

Autorizó

Dr. Alvaro Zamudio Lara Coordinador General de

Planeación y Administración

Manual Ambiental Código M-SGA-01

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ÍNDICE

1. OBJETIVO ........................................................................................................... 1

2. ALCANCE ............................................................................................................ 1

3. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 3

4. REFERENCIAS .................................................................................................... 5

5. RESPONSABILIDADES....................................................................................... 5

Marco legal y normativo ...................................................................................... 7

6. PROCEDIMIENTO ............................................................................................. 10

Contexto de la UAEM ....................................................................................... 10

Interacción del SGA-BCU ................................................................................. 12

Comité de Gestión Ambiental ........................................................................... 12

Política ambiental .............................................................................................. 13

Planificación ...................................................................................................... 14

Gestión de recursos .......................................................................................... 14

Mantenimiento preventivo y correctivo .............................................................. 14

Competencia ..................................................................................................... 15

Comunicación interna y externa ........................................................................ 15

Estructura documental del SGA-BCU ............................................................... 16

Planificación y control operacional .................................................................... 18

Preparación y respuesta ante emergencias ...................................................... 19

Evaluación del desempeño ............................................................................... 19

Auditoría interna ................................................................................................ 19

Mejora continua ................................................................................................ 20

7. ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO ......................................................... 23

Manual Ambiental Sistema de Gestión Ambiental BCU

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3. INTRODUCCIÓN

A lo largo de la historia, la actividad humana ha transformado la naturaleza, a medida que sus

necesidades se han visto incrementadas y diversificadas, generando con ello, impactos

negativos y considerables deterioros sobre el medio ambiente, cambio climático, pérdida de la

Biodiversidad, alterando con ello, el equilibrio de los ecosistemas, formas de organización y

culturas de las sociedades. Es por ello que las instituciones deben impulsar y promover el

Desarrollo Sustentable, lo que implica necesariamente una respuesta integral y global ante los

complejos problemas ambientales y sus repercusiones sociales y económicas en la actualidad

y evitar heredar a las generaciones venideras limitaciones y carencias en sus posibilidades de

desarrollo y bienestar a futuro.

Considerando esta problemática, es que los países han centrado su atención en disminuir los

niveles de contaminación, mediante la normatividad ambiental que obliga a las instituciones y

a la sociedad a cumplirla.

Cada día cobra mayor interés y preocupación lo que el medio ambiente y su adecuada

conservación provoca en nuestro entorno y en la sociedad. Las organizaciones de todo tipo

están cada vez más interesadas en alcanzar y demostrar un sólido desempeño ambiental

mediante el control de los impactos de sus actividades, productos y servicios sobre el medio

ambiente, acorde con su política y objetivos ambientales. En la UAEM, se hace necesario

planear, diseñar e implementar el Sistema de Gestión Ambiental SGA-BCU para identificar los

aspectos e impactos ambientales y darle de esta forma, cumplimiento a la política ambiental y

sus objetivos. Para ello, es menester generar acciones para prevenir y mitigar los impactos

negativos generados por la misma.

El manual ambiental, muestra la convicción de establecer un compromiso para impulsar y

difundir una cultura hacia el cuidado del medio ambiente tanto en el personal, como estudiantes

y las partes interesadas, al promover la comprensión de la sustentabilidad conforme a la norma

ISO 14001:2015.

El Sistema Universitario de Bibliotecas, está integrado por 26 bibliotecas distribuidas en las

diferentes, escuelas, facultades, institutos y centros de investigación y una Biblioteca Central

Universitaria BCU, ubicada en el Campus Chamilpa. Construida en una superficie de 2 060 M.,

en un edifico de dos plantas, un sótano dos estacionamientos. Fue inaugurada el 2 de abril de

2014. La Biblioteca Central Universitaria, atiende a estudiantes, docentes e investigadores del

Campus Norte de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos, así como público en



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general. Su acervo está integrado por más de 40, 000 ejemplares, constituido por libros, tesis

y videos.

Cuenta con los servicios básicos de: consulta en sala, préstamo a domicilio, préstamo

interbibliotecario, orientación e información a usuarios, cubículos de estudio, tesiteca,

videoteca, centro de cómputo y servicio de impresión y servicios especializados tales

como: descubridor y catálogo en línea, talleres de desarrollo de habilidades informativas,

referencia presencial y en línea y servicios complementarios: expedición de constancias de

no adeudo de material bibliográfico y de recepción de tesis,

Además, cuenta con acceso a internet inalámbrico en todas las áreas y conexiones eléctricas,

donde pueden ser consultados, a través de nuestro descubridor, los recursos de información

impresos, de acceso abierto, repositorio de tesis y los recursos electrónicos proporcionados

por el Consorcio Nacional de Recursos de Información Científica (CONRICyT).

Por otro lado, es importante mencionar que también se realiza el proceso de ingreso, por

diversas vías, registro y catalogación de todos los recursos de información que habrán de ser

incorporados a los acervos para satisfacer las necesidades de información de los usuarios de

la BCU.

Referente a su estructura orgánica y funcional, la Dirección de Desarrollo de Bibliotecas, cuya

sede se encuentra en la BCU, consta de una Dirección y cuatro departamentos: Servicios

Bibliotecarios, Servicios Digitales, Desarrollo de Colecciones y Procesos Técnicos, con una

plantilla de 63 trabajadores. Cabe hacer mención que en los últimos años se han logrado

certificar y mantener tres procesos bajo la Norma ISO 9001:2015: Servicios Bibliotecarios,

Desarrollo de Colecciones y Gestión e Integración de Recursos de Información.

Algunos aspectos que cabe destacar es la vinculación a la Asociación Nacional de

Universidades e Instituciones de Educación Superior Red de Bibliotecas de la Región Centro

Sur REBICS-ANUIES, participando en las acciones de colaboración y fortalecimiento de

proyectos de desarrollo regional, así como formar parte del Consejo Nacional para Asuntos

Bibliotecarios CONPAB y estar integrado al Repositorio Nacional de Acceso abierto del

Conacyt, para el depósito de tesis, revistas, publicaciones y libros producidas en la UAEM

(Repositorio Institucional de Acceso Abierto RIAA-UAEM.



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4. REFERENCIAS

P-SGA-01. Procedimiento de Evaluación y Planificación.

P-SGA-02. Procedimiento de Control de Información Documentada.

P-SGA-03. Procedimiento de Acciones Correctivas.

P-SGA-04. Procedimiento de Auditorías Ambientales Internas.

P-SGA-05. Procedimiento de Gestión Integral de Residuos.

P-SGA.06. Procedimiento de Gestión Integral del Agua.

P-SGA-07. Procedimiento Atención de Emergencias Ambientales

P-SGA-08. Procedimiento de Términos, Definiciones y Abreviaciones.

C-SGA-01. Compendio de Formularios

CO-SGA-01. Control Operacional de Descarte de Libros

5. RESPONSABILIDADES

CARGO RESPONSABILIDAD

Comité de Gestión Ambiental

Establecer, implementar y mantener un SGA-BCU eficaz y eficiente para mejorar el desempeño ambiental, asegurando la disponibilidad de los recursos necesarios. Designar al Responsable del SGA-BCU. Establecer, mantener y revisar anualmente la Política Ambiental y los Objetivos Ambientales del SGA-BCU, que permita incrementar la toma de conciencia, la motivación y la participación. Analizar y aprobar el Programa Anual de Auditorías Ambientales y el Programa Anual de Capacitación. Revisar periódicamente el SGA-BCU y el desempeño ambiental, así como establecer acciones para su mejora.

Responsable del SGA Representar al Comité de Gestión Ambiental en el SGA-BCU, tanto dentro como fuera de la UAEM. Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGA-BCU y el desempeño ambiental. Gestionar ante el Comité de Gestión Ambiental los recursos necesarios para la implementación y mantenimiento del SGA-BCU y del desempeño ambiental. Autorizar la identificación del contexto de la UAEM. Asesorar al Responsable Ambiental acerca de los procesos ambientales, lo cual puede realizarse a través de reuniones de trabajo, cursos, talleres, comunicados impresos y electrónicos, así como actividades de verificación. Informar al Comité de Gestión Ambiental sobre el desempeño del SGA-BCU y de cualquier propuesta de mejora ambiental. Vigilar que se implementen y difundan los documentos del SGA-BCU. Reunir periódicamente la información de los resultados obtenidos cuando menos dos veces al año.



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Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de las Partes Interesadas en todos los niveles de la UAEM. Atender las sugerencias, comentarios y propuestas de las Partes Interesadas conforme al proceso de Mejora Continua. Programar cursos de capacitación para todo el personal en materia ambiental. Comunicar los resultados obtenidos del SGA-BCU al responsable ambiental.

Responsable Ambiental BCU

Identificar el contexto de la UAEM. Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos del SGA-BCU incluido el desempeño ambiental en su edificio. Promover la toma de conciencia sobre la política, objetivos, contribución a la eficacia del SGA-BCU y las implicaciones del incumplimiento a los requisitos. Difundir los documentos del SGA-BCU al personal de cada área que forma parte de su alcance. Realizar las acciones que sean necesarias para mantener la mejora continua para el SGA-BCU y el desempeño ambiental. Asistir a las capacitaciones en materia ambiental e integrar a las mismas, al personal que intervengan en los procesos del SGA-BCU y en el desempeño ambiental. Integrar, mantener y resguardar los expedientes de cada una de las personas que intervienen en los procesos y procedimientos correspondientes. Entregar los resultados al Responsable del SGA-BCU en tiempo y forma. Comunicar al personal los resultados del SGA-BCU y del desempeño ambiental de su alcance. Proporcionar al Responsable del SGA-BCU, en los primeros cinco días de cada mes los resultados obtenidos por el desempeño de su edificio. Dar seguimiento a los requisitos legales de las partes interesadas del SGA-BCU.

PERSONAL Participar en las acciones necesarias para mantener la mejora continua del SGA-BCU y el desempeño ambiental en su área de trabajo. Asistir a las capacitaciones en materia ambiental. Proponer acciones de mejora al SGA-BCU, de acuerdo a los resultados obtenidos.



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Marco Legal y Normativo

COMPETENCIA INSTRUMENTO REGULATORIO

FEDERAL

Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente. Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos. Ley de Aguas Nacionales. Reglamento de la Ley General del Equilibrio y la Protección al Ambiente en Materia de Evaluación del Impacto Ambiental. Reglamento de la Ley General del Equilibrio y la Protección al Ambiente en Materia de Residuos Peligrosos. Reglamento de la Ley General del Equilibrio y la Protección al Ambiente en Materia de Prevención y Control de la Contaminación de la Atmósfera. Reglamento de la Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos. Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo. Reglamento de Aguas Nacionales. Ley General de Vida Silvestre. Reglamento de la Ley General de Vida Silvestre. Ley General de Cambio Climático. Reglamento de la Ley General de Cambio Climático en Materia del Registro Nacional de Emisiones. Ley de Adquisición, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Responsabilidad Ambiental.

NORMAS OFICIALES MEXICANAS

NOM-001-SEMARNAT-1996, Que establece los límites máximos permisibles de contaminantes en las descargas de aguas residuales en aguas y bienes nacionales. Proyecto de Modificación de la Norma Oficial Mexicana Nom-001- Semarnat-1996, Que establece los Límites Máximos Permisibles de Contaminantes en las Descargas de Aguas Residuales en Aguas y Bienes Nacionales para quedar como Proyecto de Modificación de la Norma Oficial Mexicana Proy-Nom-001- Semarnat-2017, que establece los Límites Permisibles de Contaminantes en las Descargas de Aguas Residuales en Cuerpos Receptores Propiedad de la Nación. NOM-005-SCT-2008, Información de emergencia para el transporte de substancias, materiales y residuos peligrosos. Modificación al numeral 4.1.1 inciso 10 de la NOM-005-SCT/2008 Información de Emergencia para el Transporte de Substancias, Materiales y Residuos Peligrosos. NOM-002-SEMARNAT-ECOL-1996. Que establece los límites máximos permisibles de contaminantes en las descargas de aguas residuales a los sistemas de alcantarillado urbano o municipal.



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NOM-003-SEMARNAT-ECOL-1997. Que establece los límites máximos permisibles de contaminantes para las aguas residuales tratadas que se reúsen en servicios al público. NOM-052-SEMARNAT-2005. Que establece las características, el procedimiento de identificación, clasificación y los listados de los residuos peligrosos. NOM-054-SEMARNAT-1993, Que establece las características de los residuos peligrosos y el listado de los mismos y los límites que hacen a un residuo peligroso por su toxicidad al ambiente. NOM-087-SEMARNAT-SSA1-2002, Protección ambiental, Salud ambiental, Residuos peligrosos biológicos infecciosos. Clasificación y especificaciones de manejo. NOM-161-SEMARNAT-2011, Que establece los criterios para clasificar a los Residuos de Manejo Especial y determinar cuáles están sujetos a Plan de Manejo; el listado de los mismos, el procedimiento para la inclusión o exclusión a dicho listado; así como los elementos y procedimientos para la formulación de los planes de manejo. NOM-005-STPS-1998, Relativa a las condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo para el manejo, transporte y almacenamiento de sustancias químicas peligrosas. NOM-018-STPS-2015, Sistema armonizado para la identificación y comunicación de peligros y riesgos por sustancias químicas peligrosas en los centros de trabajo. NOM-002-STPS-2010, Condiciones de seguridad, prevención y protección contra incendios en los centros de trabajo. NOM-007-SCT2-2010, Marcado de envases y embalajes destinados al transporte de substancias y residuos peligrosos. NMX-AA-015-1985. Residuos sólidos municipales - muestreo - método de cuarteo. NMX-AA-019-1985. Protección al ambiente-Contaminación del suelo-Residuos sólidos municipales-peso volumétrico ¨in situ¨. NMX-AA-022-1985. Residuos sólidos municipales-selección y cuantificación de subproductos.

ESTATAL

Ley de Residuos Sólidos para el Estado de Morelos. Reglamento de la Ley de Residuos Sólidos para el Estado de Morelos. Ley del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente del Estado de Morelos. Reglamento de la Ley del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente del Estado de Morelos, en materia de Prevención y Control de la Contaminación generada por los vehículos automotores que circulan por el Estado de Morelos.



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Reglamento de la Ley Del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente del Estado de Morelos en Materia de Residuos Sólidos Municipales y Especiales (Industriales No Tóxicos). Reglamento de la Ley del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente del Estado de Morelos en Materia de Evaluación del Impacto y Riesgo Ambiental. Ley Estatal de Fauna. Reglamento de la Ley Estatal de Fauna. Ley de Desarrollo Forestal Sustentable del Estado de Morelos. Reglamento de la Ley de Desarrollo Forestal Sustentable del Estado de Morelos. Ley Estatal de Agua Potable. Programa de Verificación Vehicular Obligatoria para el Estado de Morelos. Reglamento de la Ley del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente del Estado de Morelos, en materia de Prevención y Control de la Contaminación generada por los vehículos automotores que circulan por el Estado de Morelos.

MUNICIPAL

Reglamento de Ecología y Protección al Ambiente del Municipio de Cuernavaca, Morelos. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca. Reglamento de Aseo Urbano del Municipio de Cuernavaca. Reglamento de Ecología y Protección al Ambiente del Municipio de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Municipal de Salud. Reglamento de Construcción del Municipio de Cuernavaca, Morelos.

UAEM

Ley Orgánica de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos. Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos. Plan Institucional de Desarrollo 2018-2023. Acuerdo por el que se establecen políticas transversales de sustentabilidad y de inclusión de personas con discapacidad y atención a la diversidad para la Universidad Autónoma del Estado de Morelos. Órgano Informativo Universitario “Adolfo Menéndez Samará”, Número 90, Año XXI, 27 de abril 2016. Acuerdo por el que se establecen las políticas institucionales en materia ambiental de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos. Órgano Informativo Universitario “Adolfo Menéndez Samará”, Número 73, Año XVIII, 27 de mayo 2013. Reglamento General de Obras y Servicios de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos. Reglamento General de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos.



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Reglamento General de Protección Civil, Seguridad y Asistencia de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos. Programa Interno de Protección Civil de la Biblioteca Central Universitaria (PIPC-BCU).

6. PROCEDIMIENTO

Contexto de la UAEM El Responsable Ambiental BCU determinará las cuestiones internas y externas pertinentes al propósito de la UAEM, con la finalidad de lograr el cumplimiento de los objetivos y resultados previstos del SGA-BCU, considerando las condiciones ambientales que puedan afectar o verse afectadas. La identificación del contexto de la UAEM se realizará en el mes de noviembre de cada año calendario, en un formato libre y posteriormente en el formulario Contexto de la UAEM F-SGA-18. El personal que interviene en el SGA-BCU forma parte del siguiente organigrama:

Las partes interesadas, así como las necesidades y expectativas que son pertinentes al SGA-BCU, se encuentran definidas en la siguiente tabla:

PARTE INTERESADA NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

(REQUISITOS) ¿REQUISITO

LEGAL?

COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Consejo Universitario

1. Que se cumplan satisfactoriamente las disposiciones aprobadas por el Consejo, en materia ambiental.

SI



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Sindicatos (SITAUAEM / STAUAEM

2. Que el personal sindicalizado que participa en el SGA-BCU, reciba capacitación en materia ambiental y temas relacionados, para mejorar el desempeño ambiental en la realización de sus actividades laborales.

NO

Usuarios/ FEUM 3. Que el SGA-BCU fomente la conciencia ambiental a los

usuarios a través de la difusión de información referente al sistema de gestión.

NO

Trabajadores Universitarios (Personal de confianza)

4. Que el SGA-BCU promueva acciones necesarias para mantener la mejora continua y el desempeño ambiental en las áreas de trabajo.

NO

5. Que el SGA-BCU capacite a los trabajadores universitarios para mejorar el desempeño ambiental en la BCU.

NO

Prestadores de Bienes y Servicios

6. Que el SGA-BCU asegure la contratación, seguimiento y el pago correspondiente por el bien o servicio facilitado.

NO

7. Conocer la política ambiental del SGA-BCU, con el fin de ajustar sus procesos para concursar y obtener nuevos contratos de bienes o servicios.

NO

GOBIERNO

Federal

8. Que el SGA-BCU cumpla con todas las disposiciones normativas aplicables en materia ambiental, y de competencia federal, que se encuentran identificados en el Marco Legal y Normativo de este documento.

SI

Estatal

9. Que el SGA-BCU cumpla con todas las disposiciones normativas aplicables en materia ambiental, y de competencia estatal, que se encuentran identificados en el Marco Legal y Normativo de este documento.

SI

10. Que haya vinculación con la SGA-BCU para fortalecer los programas de capacitación en materia ambiental.

NO

Municipal

11. Que el SGA-BCU cumpla con todas las disposiciones normativas aplicables en materia ambiental, y de competencia estatal, que se encuentran identificados en el Marco Legal y Normativo de este documento.

NO

12. Que haya vinculación con el SGA-BCU para fortalecer los programas de capacitación en materia ambiental.

NO

SOCIEDAD CIVIL

Sociedad civil en su conjunto

13. Que la UAEM a través del SGA-BCU prevenga y mitigue la contaminación de las actividades realizadas en la Biblioteca Central Universitario.

NO

14. Que el SGA-BCU fomente la conciencia ambiental a los usuarios que visitan la BCU.

NO

15. Que la UAEM, a través del SGA-BCU establezca relaciones de colaboración con organizaciones de la Sociedad Civil para desarrollar trabajos en favor del ambiente y la sustentabilidad, con la participación de

NO



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estudiantes de diferentes niveles educativos, personal y la sociedad civil en general.

El Responsable Ambiental BCU será el encargado de dar seguimiento a los requisitos legales de las partes interesadas del SGA-BCU, en un formato libre, sólo atenderá aquellos requisitos legales que no se cumplen.

Las necesidades y expectativas de las partes interesadas serán revisadas y en su caso modificadas, cuando menos, durante el onceavo mes de cada año calendario por el Responsable del SGA-BCU.

Interacción del SGA-BCU La interacción del SGA-BCU se sustenta en la secuencia base: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), como generador de la mejora continua del SGA-BCU:



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Comité de Gestión Ambiental La UAEM ha instituido un Comité de Gestión Ambiental conformado por:

• Coordinador General de Planeación y Administración (Presidente)

• Director General de Desarrollo Institucional (Suplente)

• Director de Desarrollo de Bibliotecas

• Responsable del SGA-BCU

El Comité de Gestión Ambiental, se reunirá de forma anual o cuando sea necesario, a convocatoria del Presidente del Comité, con la finalidad de analizar y proponer nuevas estrategias de implementación y medición de la efectividad del SGA-BCU.

Política ambiental La Política Ambiental de la UAEM será revisada, cuando menos, durante el onceavo mes de cada año calendario por el Comité de Gestión Ambiental, en caso de ser necesario, se adecuará a las expectativas de la UAEM; la cual se expresa a continuación:

LA UAEM ASUME EL COMPROMISO DE PROTEGER AL MEDIO AMBIENTE, PREVENIR O MITIGAR LA CONTAMINACIÓN DERIVADA DE SUS ACTIVIDADES SUSTANTIVAS, CUMPLIENDO CON LA LEGISLACIÓN APLICABLE Y OTROS REQUISITOS, ASUMIENDO LA RESPONSABILIDAD DE TRANSMITIR Y FORTALECER VALORES AMBIENTALES EN LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA, PROMOVIENDO UN ENFOQUE BASADO EN RIESGOS, LA MEJORA CONTINUA Y EL USO EFICIENTE DE LOS RECURSOS, COADYUVANDO A MANTENERNOS COMO UNA UNIVERSIDAD DE EXCELENCIA.

Fecha de emisión: 13 de noviembre de 2020

Con base en la Política Ambiental del SGA-BCU, se han establecido cuatro Objetivos Ambientales:

1. Mejorar su desempeño ambiental para disminuir los impactos negativos al ambiente. 2. Mejorar el cumplimiento de la legislación ambiental aplicable. 3. Desarrollar una Cultura Ambiental en la Comunidad Universitaria. 4. Contar con los recursos necesarios para implementar y mantener el SGA-BCU.

Estos Objetivos Ambientales serán revisados, en el onceavo mes de cada año calendario por el Comité de Gestión Ambiental.



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Planificación Con la finalidad de que el Comité de Gestión Ambiental analice de forma anual el SGA-BCU y promueva las acciones causales de los resultados esperados; junto con la determinación de riesgos y oportunidades relacionados con los aspectos ambientales, requisitos legales y otros requisitos y la planificación de acciones, se ha desarrollado el Procedimiento de Evaluación y Planificación (P-SGA-01). Gestión de recursos A través de reuniones de acuerdos y seguimiento del SGA-BCU, se identifican las necesidades de los recursos que se requieren para implementar, mantener y mejorar el SGA-BCU. a) Humanos: Personal de la organización designado para participar en las diversas

actividades (capacitación, difusión y/o operativas) propuestas por el SGA-BCU. b) De Infraestructura: Mobiliario, equipo de oficina y/o cómputo asignado al personal de la

organización que realiza alguna de las actividades planteadas en el SGA-BCU. c) Financieros: El Responsable del SGA-BCU será el responsable de gestionar el recurso

financiero, en caso necesario.

El Responsable Ambiental de la BCU en coordinación con el Director de Desarrollo de Bibliotecas y el área de mantenimiento de la UAEM, verificarán el óptimo estado y funcionamiento de la infraestructura de la BCU, durante el mes de mayo de cada año.

Mantenimiento preventivo y correctivo El Responsable Ambiental de la BCU elaborará un Programa de Mantenimiento Anual con la finalidad de asegurar el óptimo funcionamiento de la infraestructura y equipos de la BCU, a través del Formulario Programa de Mantenimiento Anual (F-SGA-15). El servicio de mantenimiento preventivo o correctivo se solicitará vía electrónica en el portal (http://mantenimiento.uaem.mx/helpdesk/WebObjects/Helpdesk.woa). En caso de que la actividad genere residuos, éstos se manejan de acuerdo con el Procedimiento de Gestión Integral de Residuos (P-SGA-05). En caso de emergencia ambiental, El Responsable ambiental de la BCU notificará al personal del área de mantenimiento de la UAEM. para dar seguimiento al procedimiento de Atención de Emergencias Ambientales (P-SGA-07). En caso de que el personal de mantenimiento no pueda dar el mantenimiento preventivo o correctivo, se procederá a contratar a una empresa externa para que se lleve a cabo, la

http://mantenimiento.uaem.mx/helpdesk/WebObjects/Helpdesk.woa)

http://mantenimiento.uaem.mx/helpdesk/WebObjects/Helpdesk.woa)



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empresa subcontratada será responsable del manejo de los residuos que se generen, conforme a las normas y disposiciones establecidas para la adquisición de servicios en la UAEM. Preferentemente, se contratarán las empresas que cuenten con la certificación ambiental en la norma ISO 14001. Competencia El personal involucrado del SGA-BCU deberá contar con la competencia necesaria, ésta se evaluará a través del formulario Evaluación de la Competencia Laboral (F-SGA-01), y en caso de aplicar incluye el programa de capacitación requerido para completar la competencia laboral requerida. Se integrará un expediente incluyendo las evidencias del cumplimiento y se actualizará conforme se fortalezca la competencia, el Responsable Ambiental BCU será el encargado de su resguardo.

Comunicación interna y externa

El SGA-BCU implementa el cuadro de comunicación interna y externa con la finalidad de transmitir entre los diversos niveles y funciones de la organización, la información pertinente del mismo; contribuyendo de esa forma a la mejora continua.

QUIÉN

COMUNICA QUE

COMUNICAR CUÁNDO

COMUNICAR A QUIÉN

COMUNICAR CÓMO

COMUNICAR

Comité Ambiental Eventos / cambios

Por evento Responsable del SGA-BCU

Documento Oficial

Responsable del SGA-BCU

Eventos / cambios

Por evento

Comité de Gestión Ambiental / Responsable Ambiental / Personal

Documento Oficial

Responsable Ambiental

Eventos / cambios

Por evento Responsable Ambiental / Personal

Documento Oficial / Verbal

Personal Eventos / cambios

Por evento Responsable Ambiental / Personal

Documento Oficial / Verbal

Parte Interna UAEM Eventos / cambios

Por evento Proveedor/Institución Documento Oficial / Verbal



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A continuación, se presenta el comportamiento de la revisión del Comité de Gestión Ambiental:

ENTRADAS RESULTADOS

1. Retroalimentación de las Partes Interesadas.

1. La Mejora Continua de la eficacia del SGA-BCU y sus procesos.

2. Desempeño de los procesos, productos y servicios.

3. Estado anual de acciones correctivas.

4. Cambios internos y externos que podrían afectar al SGA-BCU.

5. Cambios internos y externos que podrían afectar al SGA-BCU.

2. La Mejora Continua del SGA-BCU con relación a los requisitos de las Partes Interesadas y las necesidades de la UAEM.

6. Resultado de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.

7. Recomendaciones para la Mejora Continua.

8. Seguimiento de Acuerdos de reuniones semestrales anteriores.

Estructura documental del SGA-BCU El SGA-BCU está conformado por una serie de documentos donde se describen las diferentes actividades que se realizan, con el propósito de mantener y mejorar la calidad de sus procesos. La siguiente figura muestra la estructura documental:

Manual Ambiental

Procedimientos Documentados

Registros

Manuales, Planes y Procedimientos para la Planificación, Operación y Control de los Procesos,

Instrucciones de Trabajo y Formularios



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Manual Ambiental: Documento que contiene los procesos que interactúan con el SGA-BCU. Procedimientos Documentados: Son los documentos que se encuentran incluidos en la carpeta documental del SGA-BCU: 1. Evaluación y Planificación 2. Control de Información Documentada. 3. Acciones Correctivas 4. Auditorías Ambientales Internas. 5. Gestión Integral del Residuos 6. Gestión Integral del Agua 7. Atención a Emergencias Ambientales 8. Términos, Definiciones y Abreviaturas.

ALCANCE DEL SGA-BCU

DOCUMENTO ENTRADA SALIDA

Procesos administrativos

Procedimiento de Evaluación y Planificación (P-SGA-01)

Identificación del contexto de la organización. Matriz de Identificación y Evaluación de Aspectos, Impactos y Riesgos Ambientales (F-SGA-04).

Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales Significativos y por situación de emergencia (F-SGA-04a) (F-SGA-04b) Planificación de Metas y Acciones (F-SGA-06)

De soporte para telecomunicaciones

Mantenimiento preventivo y correctivo (Manual Ambiental (P-SGA-01)

Programa de Mantenimiento Anual (F-SGA-15).

Reporte de atención a servicios de mantenimiento (F-SGA-16)

Servicios bibliotecarios Control Operacional de Descarte de Libros (CO-SGA-01)

Listado de Descarte (F-COD-01)

Acta de Descarte con firmas

Mantenimiento de Infraestructura

Mantenimiento preventivo y correctivo (Manual Ambiental P-SGA-01)

Programa de Mantenimiento Anual (F-SGA-15)

Reporte de atención a servicios de mantenimiento (F-SGA-16)

Mantenimiento de Áreas verdes

Procedimiento Gestión Integral del Agua (F-SGA-06)

Programa de Mantenimiento Anual (F-SGA-15)

Bitácora de riego de áreas verdes Reporte de atención a servicios de mantenimiento (F-SGA-16)



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Manuales, Planes y Procedimientos para la Planificación, Operación y Control de los

Procesos, Instrucciones de Trabajo y, Formularios:

Son todos aquellos documentos propios de los procesos y actividades que se utilizan para

realizar los procesos del SGA, con los niveles de calidad definidos por la UAEM y en

complemento con las NOM’s y Lineamientos Oficiales que en su momento pudiera aplicarle.

Registros:

Son los documentos que presentan los resultados obtenidos o que proporcionan evidencia de

las actividades desempeñadas.

Una vez autorizados los documentos que se utilizan en el proceso, el Responsable del SGA-BCU coordinará la actualización del Manual o Procedimiento correspondiente, una vez que se hayan acumulado un mínimo de 10 documentos autorizados, o bien, a los seis meses de haber autorizado el primer documento de acuerdo al Procedimiento de Control de Información Documentada (P-SGA-02). Para las cuestiones internas y externas que puedan afectar la integridad del SGA-BCU, el Responsable del SGA-BCU dará a conocer dicha información en el Comité de Gestión Ambiental. Planificación y control operacional El SGA-BCU, ha establecido la aplicación de controles operacionales para los procesos identificados, con la finalidad de cumplir con la política ambiental, objetivos y metas, además de satisfacer de esta forma, los requisitos del sistema, a través del establecimiento de criterios de operación. Estos controles operacionales deberán siempre ser sistematizados para que sean efectivos en su aplicación. Para ello, se han elaborado procedimientos y formularios, donde se definen los criterios de operación para asegurar la correcta ejecución sobre todos los aspectos ambientales que tengan relación con las etapas el Ciclo de Vida del producto o servicio identificado, como el Control Operacional de Descarte de Libros (CO-SGA-01). El Responsable del SGA-BCU y el Responsable Ambiental BCU deben determinar la forma de ejecución de las actividades, redactar los procedimientos, difundirlos interna y externamente, realizar la revisión periódica, la actualización de actividades y procedimientos. Todo ello con la finalidad de mejorar el SGA-BCU.



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Preparación y respuesta ante emergencias

El SGA-BCU ha establecido, implementado y conservado procedimientos para identificar situaciones de emergencia y accidentes potenciales que puedan representar un riesgo para el ambiente; así como responder ante ellos para prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados. Revisa periódicamente, y modifica, cuando es necesario, tanto sus procedimientos de respuestas ante emergencia como los documentos que se derivan de éste, especialmente después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. Además, el SGA-BCU ha establecido un programa de capacitaciones y de simulacros, preparando brigadas y comités para dar respuesta a derrames de materiales y residuos peligrosos, fugas de gases, incendios, sismos entre otros.

Evaluación del desempeño

El SGA-BCU realiza el seguimiento, la medición, análisis y evaluación del desempeño ambiental, a través del cumplimiento de los objetivos ambientales, las metas y actividades de las diversas áreas de la BCU. Para ello, ha establecido indicadores en relación a la generación de residuos, el consumo de agua y energía y el tratamiento de aguas residuales.

El seguimiento y medición se realizará de forma mensual, el Responsable Ambiental BCU entregará el Informe de Indicadores (F-SGA-07), Evaluación del Marco Legal y Normativo (F-SGA-05), al Responsable del SGA-BCU durante los primeros cinco días hábiles de cada mes. El Responsable del SGA-BCU será quien reúna los resultados de los indicadores de desempeño ambiental y la eficacia, para informar sobre el cumplimiento del desempeño ambiental y del SGA-BCU ante el Comité de Gestión Ambiental.

En caso de incumplimiento de indicadores en la fecha establecida, el Responsable Ambiental BCU deberá detonar el Procedimiento de Acciones Correctivas, notificando al Responsable del SGA-BCU para informarlo al Comité de Gestión Ambiental.

Los resultados obtenidos del SGA-BCU, se comunicarán de manera anual y posterior a la revisión por el Comité de Gestión Ambiental a todos los Responsables Ambientales de las áreas a través de la página web www.biblioteca.uaem.mx/sga por el Responsable del SGA-BCU. Auditoría interna Con la finalidad de determinar la conformidad del SGA-BCU con la norma ISO 14001:2015 y por la UAEM, de manera eficaz, se contempla la planificación y realización de Auditorías Internas Ambientales, mismas que son programadas y coordinadas por el Responsable de la Gestión del Programa de Auditorías Ambientales. Anualmente, se programan las Auditorías

http://www.biblioteca.uaem.mx/sga



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Internas Ambientales, tomando en cuenta el estado y la importancia de los procesos, las áreas a auditar y los resultados de las anteriores auditorías. Los registros generados como resultado de las actividades de auditoría son tratados de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Auditorías Ambientales Internas (P-SGA-04). El Comité de Gestión Ambiental revisa periódicamente el SGA-BCU para asegurar su eficacia y su mejora continua mediante la revisión, incluyendo: a) Las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al SGA-BCU. b) Las necesidades y expectativas de las partes interesadas. c) Los requisitos legales; d) Los aspectos ambientales significativos e) Los riesgos y oportunidades. f) El grado en el que se han logrado los objetivos ambientales g) Las tendencias relativas a los resultados de las Auditorías h) Sobre la adecuación de los recursos i) La comunicación con las Partes interesadas, incluidas las quejas. j) Las oportunidades de mejora continua. El Responsable del SGA-BCU, dará a conocer a los miembros que integran el Comité de Gestión Ambiental del SGA-BCU los avances de la implementación del SGA-BCU, mediante una reunión informativa, donde se informen de los cambios que sean oportunos, en la política ambiental, objetivos y las metas ambientales. Los resultados de la revisión del sistema se registran en el Formulario Revisión al Sistema de Gestión Ambiental (F-SGA-02). Mejora continua Para que el SGA-BCU sea adecuado y eficaz y, se realice con mayor facilidad, es importante tener en cuenta la retroalimentación de las partes interesadas. Para contribuir a la mejora continua se procederá de la siguiente manera:



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Las sugerencias, comentarios o propuestas por una Parte Interesada, se envían al Responsable del SGA-BCU, en cualquier momento a través de la dirección de correo electrónico [email protected], o por un escrito en formato libre. Una vez recibidas, por escrito o verbalmente, éstas continúan con el flujo del anterior Plan de Mejora Continua.

PARTE INTERESADA

PERSONAL

RESPONSABLE

AM BIENTAL BCU

RESPONSABLE DEL

SGA-BCU

COM ITÉ DE GESTIÓN

AM BIENTALPROCEDIM IENTO REGISTRO INDICADORES

1. Propuesta

1. # No. de

Acciones de

M ejora

1. Revisión del

Responsable del

SGA-BCU

1. Oficio de

Retroalimentación

1. Revisión del

Responsable del

SGA-BCU

1. # No. de

Acciones de

M ejora

1. # No. de

Propuestas de

M ejora

1. Escrito de

propuesta

MEJORA CONTINUA

Inicio

Puede

autorizar

NO

Coordina la implementación de

ls Propuesta

SI

Propuesta del Personal

Sugerencia, comentario o

Propuesta de la parte

interesada

Recepciona y analiza Propuesta

Recepciona Retroalimentación

Analiza la Propuesta

Coordina implementación de

la Propuesta

Verifica Resultados

Recepciona y revisa Propuesta

Fin

Autoriza

Fin

Recepciona Retroalimentación

Elaboración de Retroalimentación

SI

NO



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Todas las propuestas por el personal de los edificios en el SGA-BCU se presentan por escrito al Responsable Ambiental del Edificio para el análisis correspondiente, mismo que debe contener:

• Objetivos de la propuesta de mejora.

• Diagrama de flujo operativo (en su caso).

• Áreas de la UAEM o las Partes Interesadas que se beneficiarán con la mejora.

• Indicadores que se utilizarán para evaluar los resultados de la mejora. Posteriormente, si el Responsable Ambiental BCU no cuenta con las facultades para autorizar la propuesta, lo turna al Responsable del SGA-BCU para su inclusión en la información que será revisada y analizada por el Comité de Gestión Ambiental. A su vez, el Comité de Gestión Ambiental analizará la propuesta considerando los siguientes puntos:

• Justificación y demanda de solicitud en la mejora.

• Alineación con la Política Ambiental y los Objetivos Ambientales.

• Inversión económica requerida.

• Acciones correctivas realizadas previamente.

• Indicadores de evaluación.

• Resultados de las Auditorías Ambientales. El Comité de Gestión Ambiental dictamina el resolutivo y lo notifica mediante un escrito firmado por el Responsable del SGA-BCU, al Responsable Ambiental BCU, para coordinar la implementación de la propuesta si fuera el caso. Posteriormente, el Responsable del SGA-BCU, verifica que se hayan obtenido los resultados esperados y cual fuesen los resultados, los comunica al Comité de Gestión Ambiental para en su caso, determinar las acciones pertinentes.



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7. ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO Este documento controlado ha sufrido las siguientes actualizaciones respecto a su versión anterior:

Apartado Motivo de la actualización

Objetivo N/A

Alcance Se actualizó el alcance.

Referencias N/A

Responsabilidades Se agregaron otras responsabilidades al Responsable Ambiental BCU.

Procedimiento

Se actualizó la tabla del marco legal y normativo respecto a los títulos y versiones vigentes. Se actualizó el cuadro de las partes interesadas y sus requisitos. Se actualizó la política ambiental atendiendo los requerimientos de la ISO 14001. Se modificó la redacción correspondiente a la competencia requerida del personal involucrado en el SGA-BCU. Se agregó una tabla con las entradas y salidas de los procedimientos documentados del SGA-BCU.

Formularios N/A

Otras actualizaciones N/A

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