Calidad en el servicio 2

CALIDAD EN EL SERVICIOCALIDAD EN EL SERVICIO


OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

El participante conocerá los conceptos básicos de calidad y servicio que le permitan eficiencias en la atención personal brindada a los clientes y con ello determinar estrategias para contribuir a su satisfacción, para así lograr mejoras en compras y servicios de los productos.


OBJETIVOS ESPECIFICOS:OBJETIVOS ESPECIFICOS:1. Reconocer los elementos que comprenden una cultura de calidad, para dar el valor justo a los clientes.

2. Elaborar un nuevo esquema de atención y servicio personalizado.

3. Comprender que el proporcionar servicios de calidad le facilitarán gozar con ventajas competitivas.


Contenido del curso.Contenido del curso.

1.1 El papel de los paradigmas en la organización. - Las tres E. - Evaluación inicial.1.2 Definición de Calidad, Servicio y Atención Personal. - Lluvia de ideas. - ¿Qué es servicio? - ¿Qué es calidad en el servicio? - Importancia del servicio al cliente. - Las 4´as del servicio. - Actitudes y tipos de servicios en las empresas. 1.3 La calidad personal es la base de la Calidad Empresarial. - Motivación personal. - Pirámide del servicio.1.4 El entorno del Negocio, sus clientes y sus proveedores. - Empresa y sus partes interesadas. - Clientes.

Capítulo 1 “Servicio al cliente y sus elementos”Capítulo 1 “Servicio al cliente y sus elementos”


Contenido del curso.Contenido del curso.1.5 Lo que valoran los clientes en los servicios y atención personal.

Capítulo 2 “Técnicas para otorgar servicios”Capítulo 2 “Técnicas para otorgar servicios”2.1 ¿Qué es un momento de la verdad?

- Concepto de momento de la verdad.

- Momento de magia.

- Momento de miseria.

- Los momentos de contacto con el cliente.

2.2 Proceso para manejar un momento de la verdad.

2.3 ¿Cómo atender una queja?

- El proceso para la atención de clientes difíciles.

- Manejo de situaciones especiales.

2.4 El ciclo del servicio en una empresa.


2.5 Un Modelo de excelencia en el servicio.

2.6 El estudio competitivo dentro de una empresa.

2.7 ¿Qué posición de competitivdad ocupa mi empresa en relación a la competncia?

2.8 Un modelo conceptual del servicio.

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El papel de los paradigmas en la organización.El papel de los paradigmas en la organización.

• Percepción: modelo a seguir, supuesto o marco de referencia que se acepta como válido y que marca el modo en que percibimos las cosas.

• Nuestra forma de pensar define cómo hacemos las cosas.

• Son actitudes definidas por la forma en que se han venido desarrollando las actividades.

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-La actitud por si sola no da resultados.

-La actitud no orientada, no logra resultados.

-La actitud sin ayuda de la empresa, no da resultados.

-La actitud del personal se pierde con el paso del tiempo.

-El personal con la actitud de servicio cambia de empleo cuando no logra los resultados ante el cliente, o cuando siente que su esfuerzo no es valorado. CPP006 (0)


Las 3 E Las 3 E

Competitividad

ficacia

fectividad

ficiencia

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ficiencia: En la administración de recursos.

ficacia: En el logro de objetivos.

fectividad: Comprobada para generar impacto en el entorno.

“Cualquier cambio involucra una transformación de las actitudes del personal”.

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Concepto de Calidad y Calidad en el Servicio.Concepto de Calidad y Calidad en el Servicio.

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¿Qué es el servicio?¿Qué es el servicio?Servir es hacer algo en favor de otra persona.

El servicio es como lo ve el cliente, no como lo ve el proveedor de dicho servicio.

Verificar la satisfacción con retroalimentación.

La clave del servicio es la RELACIÓN con las personas.

El servicio a veces se observa y se siente, pero es inmaterial.

Y son estos momentos los que en realidad nos permitirán o no, cumplir nuestra: M I S I Ó N.

Es la sensación (buena o mala) que tiene un receptor del servicio.


¿Qué es Calidad en el Servicio?¿Qué es Calidad en el Servicio?

Es el grado en el que el servicio satisface las necesidades o requerimientos del consumidor, y en lo posible excederlos, lo que implica hacer las cosas necesarias bien y a la primera, con actitud positiva y espíritu de servicio.

Éxito en el mercado

Ventaja competitiva

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Factores del Servicio (Evaluación del cliente)Factores del Servicio (Evaluación del cliente)

1. Elementos Tangibles: apariencia de instalaciones, del personal, baños, equipos, exhibidores.

2. Cumplimiento de promesa: Entrega correcta y oportuna.

3. Actitud de servicio: Disposición para escuchar y resolver problemas

4. Competencia del personal: Sí es cortés, conocimiento de la empresa y productos, si domina condiciones y políticas.

5. Empatía: Facilidad de contacto, comunicación, gustos y necesidades.

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Importancia del Servicio al ClienteImportancia del Servicio al Cliente

Atraer un nuevo cliente es aproximadamente más caro que mantener uno. Pero es diez veces más caro

recuperar un cliente que atraer uno.

Un buen servicio al cliente puede ser un elemento promocional tan poderoso como descuentos, publicidad o venta personal.

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Las 4 A´s del Servicio (etapas)Las 4 A´s del Servicio (etapas)

1. Atender al cliente: Identificación de las necesidades del cliente.

2. Aclarar la situación: Identificación de las necesidades del cliente.

3. Actuar: Satisfacer las necesidades.

4. Asegurese de la satisfacción: Cierre del proceso.

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1. "SOMOS INCOMPETENTES Y NO NOS IMPORTA SER ANTIPÁTICOS"

2. "LO HACEMOS MAL PERO SOMOS ENCANTADORES"

3. "SOMOS MUY EFICIENTES PERO MUY ANTIPÁTICOS"

4. "HACEMOS NUESTRO TRABAJO CON LA MÁXIMA CALIDAD"

Tipos de servicios en las empresasTipos de servicios en las empresas

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La calidad personal es la base de la calidad Empresarial.

La calidad personal es la base de la calidad Empresarial.

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Motivación personalMotivación personal

Dedicamos el 75% de nuestra vida adulta a actividades relacionadas con el trabajo. Si dedicamos tanto tiempo a trabajar deberíamos motivarnos y llenarnos de energía.

A todo mundo le gusta trabajar en un ambiente relajado, lleno de alegría y energía y donde se sientan valorados.

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Un empleado insatisfecho genera clientes insatisfechos.

Cuando se trata de satisfacer al cliente, todos somos un equipo.

•Valoración del trabajo. Valorar el trabajo personalizado.

•Motivación. A las personas que atienden a los clientes.

•Actitud. Positiva o negativa.

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Pirámide de servicios.Pirámide de servicios.

%

%

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%CPP006 (0)


El entorno del Negocio, sus clientes y sus proveedores.

El entorno del Negocio, sus clientes y sus proveedores.

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La Empresa y sus partes interesadas.La Empresa y sus partes interesadas.

Empresa

$$

Proveedores

Clientes

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Cliente Externo Proveedor Cliente interno

Satisfactores Esfuerzo

Dinero Satisfactores

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Afiliación Alimentación

Status

SaludCliente ext.

Ser

Transporte

Recreación

Autoestima

Alimentación

Seguridad

Afiliación

Autor

Cliente interno

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Clientes:Clientes:

Cliente Externo:Cliente Externo:

Cliente Interno:Cliente Interno:

Es toda aquella persona ajena que busca en nuestra empresa satisfacer una necesidad.

Es el compañero de la empresa que utiliza mi trabajo para realizar el propio.

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Lo que valoran los clientes en los servicios y atención personal.

Lo que valoran los clientes en los servicios y atención personal.

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CALIDAD EN EL SERVICIOCALIDAD EN EL SERVICIO• Seguridad

• Credibilidad

• Comunicación

• Comprensión

• Accesibilidad

• Cortesía

• Profesionalismo

• Capacidad de respuesta

• Fiabilidad

• Seguridad

• Credibilidad

• Comunicación

• Comprensión

• Accesibilidad

• Cortesía

• Profesionalismo

• Capacidad de respuesta

• Fiabilidad

Cliente Cliente SatisfechoSatisfecho

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¿Qué es un momento de la Verdad?

¿Qué es un momento de la Verdad?

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Definición de momento de la verdadDefinición de momento de la verdad

Es todo momento o experiencia en el que un cliente entra en contacto con nuestra empresa y que da como resultado su impresión o percepción sobre la calidad de nuestro servicio.

“Un cliente se forma 11 impresiones en los primeros 7 segundos de contacto con la

empresa”.CPP006 (0)


Momento de MAGIA.Momento de MAGIA.

Momento de MISERIA.Momento de MISERIA.

•Experiencia plenamente satisfactoria. •Capturan al cliente.•Generan credibilidad de la tienda.

•Experiencia insatisfactoria. •Alejan al cliente.•Generan descrédito en la tienda.

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Los momentos de contacto con el cliente requieren:Los momentos de contacto con el cliente requieren:

I. Actitud positiva hacia el cliente.I. Actitud positiva hacia el cliente.Apariencia.

II. Identificar las necesidades del cliente.II. Identificar las necesidades del cliente.Escuchar con atención.

III. Ocuparse de las necesidades del cliente.III. Ocuparse de las necesidades del cliente.

Lenguaje verbal.Lenguaje corporal.

Oportunidad en la atención.Obtener retroalimentación.

Satisfacer las necesidades básicas del cliente.Proporcionar el servicio ofrecido y solucionar los problemas del cliente.Terminar la venta adecuadamente.

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Proceso para manejar los momentos de la verdad.Proceso para manejar los momentos de la verdad.

•Atender la solicitud de servicio.•Aclarar la solicitud de servicio.•Dar el servicio.•Verificar la percepción o evaluación del servicio.

Expectativas de los clientes

Superación de expectativas

100%

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Cómo atender una quejaCómo atender una queja

ESCUCHARESCUCHAR

DISCULPARSEDISCULPARSE

RESOLVERRESOLVER

DAR SEGUIMIENTODAR SEGUIMIENTOCPP006 (0)


El proceso para la atención de clientes difíciles. El proceso para la atención de clientes difíciles.

• Identificación de alternativas de respuesta.

• Manejo de lenguaje corporal.

• Aceptación de las fallas.

• Persistencia.

• Manejo de críticas.

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Cuando hay conflicto se puede reaccionar de 3 maneras:

Cuando hay conflicto se puede reaccionar de 3 maneras:

1. Agrediendo1. Agrediendo

2. Actuando pasiva o sumisamente2. Actuando pasiva o sumisamente

3. Asertivamente3. Asertivamente

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Manejo de situaciones especiales.Manejo de situaciones especiales.

CLIENTES EXIGENTESCLIENTES EXIGENTES•Trátalos con el mismo respeto que a cualquier cliente, pero no acceda a sus demandas. •Concéntrese en sus necesidades y no en sus modos. •Sus exigencias suelen ser sus necesidades.

CLIENTES ABUSIVOSCLIENTES ABUSIVOS•Dirijase al cliente por su nombre (sí lo sabe).•No están molestos con usted sino con la situación. •Hable a una velocidad normal. •Maneje un tono de voz entre medio y bajo.

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Manejo de situaciones especiales.Manejo de situaciones especiales.

CLIENTES QUEJOSOS POR HÁBITO.CLIENTES QUEJOSOS POR HÁBITO.•El quejoso habitual no le gusta nada, “es su personalidad”.•No permita que este individuo lo desaliente o deprima.•Si el cliente tiene la razón, maneje la situación tal y como lo haría con cualquier otro cliente. •Intente separar las quejas legítimas de las falsas. •Evite ponerse a la defensiva. •Déjelo hablar.

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Manejo de situaciones especiales

CLIENTES PLATICADORES:•Considere las razones por las cuales hablan tanto. •Posiblemente son personas solitarias. •Muestre compasión e interes. •Sea cortés y mencione que cuenta con otros clientes a quien atender.

CLIENTES OFENSIVOS Y GROSEROS:

•Trata de identificar la causa de su molestia o enojo.•Sea amable, excepcionalmente amable.

•Son personas que se sienten solas e inseguras.

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Manejo de situaciones especiales.

CLIENTES ENOJADOS.•Ponga más atención en lo que puede y no en lo que no es posible responder. •No pierda la ecuaminidad.•Observe más allá del enojo.•Utilice un tono de voz tranquilo y amable.•Anticipe situaciones potencialmente irritables.•Mantenga a raya sus emociones.•Calme el enojo.•No haga promesas que no pueda cumplir.•Sea solidario.•Analice el problema.•Dé seguimiento.

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Manejo de situaciones especiales

CLIENTE INFELIZ•Ayúdelos a encontrar lo que están buscando.

•Tal vez no cambie su estado de ánimo, pero puede determinar lo que busca.

•Muestre compasión y calidez.

•“Estoy seguro que no tiene lo que busco”.

CLIENTE DISCUTIDOR•Hable suavemente. •Pídale su opinión. •Concéntrese en los puntos que estén de acuerdo.•“Cuente hasta diez”.

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EL QUE NO HABLA.•Sea paciente.•Ayúdelo a que se relaje.

Manejo de situaciones especiales.

•No formule preguntas que requiera de respuestas elaboradas.

CLIENTE INDECISO.

•Cree un ambiente relajado.•Limite las posibilidades.•Ofrezca una salida “alternativa”.•Sea paciente.

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Los siete pecados del servicioLos siete pecados del servicio

1. Tratar a los clientes con apatía.Tratarlos con un “me vale”.

2. Desairar a los clientes.Cuando se le da más importancia a otras labores y no al cliente.

“Me permite, no ve que estoy ocupado....”

3. Ser frío con los clientes.Es dar una recepción no adecuada a nuestro cliente.

“Pásele... Apúrese, haga fila.....”

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4. Tratar a los clientes con aire de superioridad.

No sentirse el dueño de la empresa, ni superior que cualquier persona.

“La verdad no te entiendo....” “¿Qué necesitas...?”

5. Trabajar como un robot.

Todo igual, no existe creatividad ni carisma.

“Su orden fue....” “Que tenga un buen día, ... Pase...”

6. Ceñirse al reglamento.

Ser muy lineal con las reglas de la empresa, que se sacrifica al cliente.

“Las políticas de la empresa no permiten dar descuentos por volumen....”

Dar evasivas al cliente.

Es una forma de deshacerse del cliente, para que el empleado haga algo distinto.

Los siete pecados del servicio.Los siete pecados del servicio.

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El ciclo del servicio.El ciclo del servicio.

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Ciclo del servicio.Ciclo del servicio.

1

5

37

28

6 4

Momentos de la verdad

Final Inicio

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Para ser exitoso no tienes que hacer cosas

extraordinarias. Haz cosas ordinarias,

extraordinariamente bien.

Para ser exitoso no tienes que hacer cosas

extraordinarias. Haz cosas ordinarias,

extraordinariamente bien.

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2.5 Un modelo de excelencia en el servicio

Cuál es la mejor forma de ofrecer los

servicios.

Qué servicios se ofrecerán.

Qué nivel de servicio se debe ofrecer.

Elementos del servicio al

cliente.

Políticas de Servicio.Concepto unificado

del cliente.

Estrategia del servicio al cliente.

Control de atención al cliente.

Gestión de ventas.Comunicación efectiva.

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El estudio competitivo dentro de una empresa

El estudio competitivo dentro de una empresa

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¿Qué es una FODA?

Es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

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F = Fortalezas (internas) son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por estas capacidades cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.

O= Oportunidades (externas) son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

D= Debilidades (internas) son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

A= Amenazas (externas) son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

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¿Qué posición de competitividad ocupa

mi empresa en relación a la

competencia (Benchmarking)?

¿Qué posición de competitividad ocupa

mi empresa en relación a la

competencia (Benchmarking)?

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Es una técnica gerencial basada en la comparación que puede definirse como el proceso sistemático de buscar e introducir las mejores prácticas (best practices) de negocio en una organización. Fue utilizado tradicionalmente para comparar los resultados o el desempeño de una empresa contra los líderes en ese campo, y promover mejoras sin tener que pasar por los desgastantes ejercicios de prueba y error por los que ya pasó el líder.

ETAPAS:

El proceso de adopción e implementación de BMK presenta las siguientes etapas:

a) Preparación.

b) Evaluación interna.

c) Comparación externa.

d) Diseño e implementación. CPP006 (0)


Ejemplos de uso:

· Observar mercados que ya han pasado por etapas que el nuestro no pasó.· Evaluar resultados de decisiones que se acaban de tomar, considerando. empresas que ya las tomaron antes.· Revisar modelos de organización para evaluar reestructuraciones. · Medir impacto de nuevas reglas de juego e indicadores.· Establecer referencias de cantidad de gente en empresas e instituciones públicas y privadas.· Comparar marcos regulatorios y anticipar impactos.· Revisar en forma cualitativa el resultado de tomar ciertas decisiones. · Desarrollo de nuevos productos.· Planificación estratégica.· Integración/desintegración de negocios por compra/venta de nuevas empresas o actividades. · Integración vertical/horizontal.· Cambios estatutarios y rol de juntas directivas en el proceso de toma de decisiones.· Clima organizacional ante estímulos de conflicto.

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2.8 Un Modelo Conceptual del Servicio.


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LADA sin costo 01 800 111 2000

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