32Informe integrado 2019Capital intelectual, tecnología e innovación

Para Garrigues, tanto la innovación como la aplicación de la tecnología tienen un alto valor. Es por ello que durante el ejercicio

2019 Garrigues ha seguido en la misma línea de crecimiento en investigación e implementación de nuevos sistemas, con el claro sentido de avanzar, diferenciándonos y crear valor añadido para

nuestros clientes y profesionales.

Durante este ejercicio se ha dado continuidad al plan de seguridad, fortaleciendo cada vez más nuestros sistemas,

desarrollando nuevas aplicaciones y funcionalidades que aportan valor y eficiencia a nuestros profesionales. Unido a ello, hemos avanzado en la formación de los empleados con el objetivo de

expandir la cultura de la innovación a toda la organización.

Capitalintelectual,

tecnologíae innovación

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Principales actuaciones del ejercicio 2019Transformación digital: avance en la sustitución de la intranet por un entorno de trabajo digital que agilice los procesos, mejore el acceso a los contenidos, impulse la colaboración, la comunicación y la transferencia de conocimiento.

Ciberseguridad: cumplimiento del 100% del Plan Director de Seguridad 2019-2020.

Inteligencia artificial y automatización de procesos: formación de un equipo con la capacidad de automatizar procesos con tecnologías RPA.

Aplicaciones corporativas: implantación de la herramienta BIZ para la gestión integral de credenciales.

Formación IT y Knowledge: impulso a la adopción de las herramientas legaltech a través de una línea de formación y un itinerario específico en la plataforma de e-learning del despacho.

Sistemas y canales audiovisuales: implantación de sistema de comunicación Webex a todo Garrigues.

Sistemas, infraestructuras y comunicaciones: sustitución de switches centrales que dan acceso a toda la plataforma y sistemas de Garrigues.

Desktop empowerment: modernización del puesto de trabajo, sustitución de equipos por otros de sexta generación, convertibles en tablets, táctiles, más eficientes y sostenibles.

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TransformaciónEn 2019 comenzó el proyecto de Garrigues NET, que marcará un antes y un después en la transformación del despacho hacia un entorno de trabajo digital con nuevas herramientas y recursos que propiciarán más colaboración, más agilidad y más eficiencia.

Además, hemos seguido impulsando la cultura de la innovación con la celebración del III Digital Innovation Day de Garrigues, una jornada interna difundida vía streaming para debatir y aprender sobre innovación en el ámbito empresarial con especial interés en el sector legal. El objetivo de esta iniciativa, además de dar a conocer los proyectos más novedosos del año, es inspirar y motivar a todos los empleados para que formen parte de la cultura innovadora del despacho. También se presentó el programa piloto Spur Innovation Program (SIP), que pretende impulsar la transformación digital de los perfiles más analógicos.

Por último, hemos seguido promoviendo la participación de nuestros profesionales en entornos innovadores. Un ejemplo de ello es el Global Legal Hackathon (GLH), una competición mundial que se celebra de manera simultánea en todo el mundo y que en España fue acogida por la Universidad Francisco de Vitoria (Madrid). Garrigues participó en este evento con un equipo interno de diferentes departamentos y perfiles que idearon y diseñaron una solución tecnológica seleccionada como finalista.

CiberseguridadEn 2019 hemos continuado trabajando en la seguridad de nuestros sistemas de gestión y documentación conforme a los avances del mercado. En este contexto, hemos renovado la certificación en la norma ISO/IEC 27001:2013.

Adicionalmente, hemos implementado un nuevo sistema de seguridad para la protección de las cuentas privilegiadas (PAM) y aplicado doble factor de autenticación para el acceso de los usuarios a todos los sistemas.

En materia de protección de datos, se ha mantenido el cumplimiento de la normativa y se ha establecido una Oficina DPO y una red europea de soporte DPO, encargados del aseguramiento de dicho cumplimiento.

Aplicaciones corporativasA lo largo de este ejercicio se han implementado nuevas herramientas, y desarrollado nuevas funcionalidades que agilizan el trabajo trayendo mayor eficiencia a los profesionales, y resultando en beneficio para nuestros clientes. Algunas de estas aplicaciones han surgido del Garrigues Innovation Think Tank, fuente principal de detección de necesidades e innovación en el despacho.

Biz, es la nueva herramienta de gestión de operaciones disponible para el Departamento Mercantil, se trata de una base de datos de credenciales que reúne las operaciones reportadas en Mercantil durante 2019 y que seguirá creciendo tanto con futuras operaciones como con las de años anteriores. El objetivo en 2020 es extender BIZ al resto de áreas.

Nuestra app corporativa, Garrigues Work, ha seguido evolucionando con la implementación del proceso de facturación, el cual permite emitir una factura en tiempo real desde el móvil. Esta evolución, junto con el resto de funcionalidades ya movilizadas, han sido reconocidas en 2019 por Expansión con el premio al proyecto más innovador del año.

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Inteligencia artificial y RPAEn este ejercicio se ha puesto en marcha un equipo especializado en la automatización de procesos de negocio mediante tecnología RPA. Este equipo identifica tareas susceptibles de ser automatizadas y busca la forma de realizar ese proceso de forma automática, evitando procesos manuales, y aumentando la calidad con la que se realizan determinadas tareas.

Legaltech, nuevas habilidades y nuevo conocimientoDurante 2019 los departamentos de Tecnología y Gestión del Conocimiento han seguido trabajando en tecnologías propias o de terceros que, aplicadas a los procesos de la práctica jurídica, agilizan el trabajo de los abogados y aportan un plus de calidad al servicio que se presta al cliente.

Tres son las líneas que se han llevado la mayor parte de los esfuerzos:

■ Impulso a la adopción de las herramientas legaltech.

■ Evolución de las herramientas de las que ya disponíamos.

■ Identificación e incorporación de nuevas herramientas al trabajo de los abogados.

Impulso a la adopción de herramientas legaltech:

Su adopción supone un cambio en la manera de trabajar tradicional que no siempre es fácil. Por ello hemos creado una línea específica de formación contextualizada en la formación jurídico-técnica de los abogados. El entender qué puede aportar cada herramienta en procesos o tareas concretas ayuda a su adopción, mucho más que las sesiones de formación a la manera tradicional. A lo largo del año, además, hemos ido identificando referentes (expertos), abogados que con su ejemplo explican a sus iguales las ventajas que les aportan estas herramientas en su trabajo diario.

Adicionalmente hemos generado nuevos contenidos (vídeos, ejemplos, casos de éxito) y un itinerario legaltech en la plataforma de e-learning del despacho. La formación de herramientas legaltech es desde 2019 parte fundamental de la formación interna de Garrigues, transversal a todos los departamentos y categorías. Está presente, además, en todos los encuentros departamentales que se celebran a lo largo del año.

Evolución de las herramientas de las que ya disponíamos:

Nuestro robot Proces@ sigue en continua evolución; a lo largo del año hemos acometido nuevos desarrollos. Algunos están orientados a mejorar el rendimiento de la herramienta de cara a los usuarios. Otros facilitan la gestión de los administradores. Pero los más importantes son los que aportan nuevas funcionalidades a los usuarios en la visualización y manejo de sus expedientes y transcripciones.

Además en 2019 hemos incorporado los servicios cognitivos para el idioma portugués, ampliando la transcripción de los audios a español y portugués. Para ello se le ha incorporado un diccionario de terminología legal portuguesa y un nuevo software de STT (speech-to-text) que permite el procesamiento de archivos multimedia en portugués y/o en español, o combinados.

Se ha estudiado también la posibilidad de extender las funcionalidades de nuestro Anonimizador a documentos PowerPoint y a correos electrónicos.

Objetivos próximos ejerciciosTransformación digital: implantación y lanzamiento de Garrigues NET como nuevo entorno de trabajo digital de Garrigues para facilitar la colaboración y la eficiencia.

Ciberseguridad: creación de un equipo respuesta a incidentes de seguridad (CSIRT).

Inteligencia artificial y automatización de procesos: continuar detectando procesos de negocio susceptibles de ser automatizados mediante tecnologías RPA.

Sistemas y canales audiovisuales: Implantación de licencias Webex Events para eventos y streaming.

Infraestructuras y comunicaciones: cambio de la infraestructura virtual dotándola de más capacidad.

En cuanto a nuestras herramientas de document assembly, hemos ampliado el número de modelos estandarizados e identificado y trabajado en nuevos casos de aplicación junto con los abogados. El contar con un abanico de soluciones nos ha llevado a formar un equipo interno en Knowledge para profundizar en la integración entre herramientas de legaltech, a través de buenas prácticas y estandarización de procesos. Trabaja en coordinación con el equipo RPA, valida las mejores soluciones de automatización y sirve de “banco de pruebas” de nuevas herramientas.

Identificación e incorporación de nuevas herramientas:

En 2019 hemos integrado un software de monitorización activa de novedades legislativas (regulatory tracking tool) en los procesos de información y puesta al día de nuestros abogados. Ayuda tanto al departamento de gestión del conocimiento como a los propios abogados al seguimiento de las novedades publicadas en fuentes de datos públicas externas, siempre que sean tratables de manera automática.

Hemos incorporado nuevas herramientas muy ágiles para la colaboración interna, como por ejemplo Teams. Su adopción está siendo muy rápida, tanto en departamentos de soporte interno como de línea. El objetivo es espolear el intercambio del conocimiento dentro del despacho, generando cauces para las comunidades y redes informales preexistentes, y facilitando el contacto entre los que tienen el conocimiento y los que lo demandan.

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