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CAPITULO IV

ANÁLISIS Y RESULTADO DE LA INVESTIGACIÓN. PROPUESTA DEL DISEÑO. OBJETIVOS DEL DISEÑO.

GENERAL.

Controlar de los procesos administrativos de la agencia de viaje

Kunana Tours por intermedio de un ambiente web para alcanzar un

sistema de información eficiente.

ESPECÍFICOS.

Establecer accesos por pantalla y páginas web que permiten a los

usuarios manejar la información en forma interactiva.

Agilizar la ejecución de tareas cotidianas u otras actividades

generada por la agencia, permitiendo dar una respuesta inmediata.

• Ofrecer el servicio de información web para la permisología, tramites y

requisitos para la salidas al exterior con su correspondiente visado

además de horarios de entrada / salidas de tours, cruceros,

aviones,(Paquetes Turísticos); entre otros.

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Ejecutar criterio administrativo que garanticen el manejo de los

datos, generando salidas como; reporte de ventas, balances,

facturación, entre otros documentos.

Establecer estándares automatizados que permitan la ejecución de

tareas además de facilitar el trabajo repetitivo a los usuarios.

Apoyar la toma de decisiones, solventado, evaluando y controlando

problemas rutinarios en la agencia de viaje Kunana Tours.

Evaluar la estructura de funcionamiento integral del sistema con el

objeto de verificar sus mecanismos (mantenimiento preventivo).

ESTRUCTURA DE DESARROLLO

SITUACIÓN ACTUAL

Se analizó la problemática existente en la Agencia Kunana Tours a través

de técnicas de recolección de datos como la observación directa y el sondeo

de opinión (Ver Anexos). Los procesos administrativos tales como; ventas

de paquete turístico, facturación, boleto aéreo, caja chica, entre otros se

llevan a cabo de forma manual y simultáneamente con las labores diarias de

sus empleados . A través del siguiente gráfico se explicar los procesos que se

llevan en la Agencia de Viaje Kunana Tours.

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De la aplicación de las técnicas de recolección antes señaladas se obtuvo

como resultado: detección da errores en los cálculos que efectúa la empresa

objeto de estudio a cerca de los balances, retrasos por pago de impuesto y

aranceles a la aerolíneas; así como del e incremento de gastos en papelería

y en otros prototipos.

A través del sondeo de opinión realizado a los empleados de la agencia de

viaje estudiada se determinó que hay retardo en los procesos administrativos

propios de las tareas de este tipo de empresa; además el procedimiento de

los datos manualmente acusa información confusa e iinconfiable en muchas

ocasiones. De este aspecto se infiere que la fase operativa de estos procesos

se hace inefectiva y por vía de consecuencia reduce sistemáticamente las

ganancias de la empresa y apertura la posibilidad de una crisis que puede

culminar en el cierre de sus actividades comerciales.

ESTRUCTURA DEL DISEÑO.

Según la metodología de James Senn (1992) se tomaron Seis (6) Fases

explicada en los capitulo II y III de la presente investigación.

A continuación se describen los resultados del mismo.

FAS I: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.

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Luego de haber realizado la entrevista semi-estructurada con la Gerente

Sra. Luz Maria de Añez (ver el anexos # ), surge la necesidad de mejorar y

cambiar la pasos que se llevar a cabo en los procesos administrativos en la

referida empresa. Por otra parte, luego de haber utilizado las técnicas de

recolección de datos mencionadas, surge como respuesta la implantación del

sistema automatizado de los procesos administrativos manejados dentro de la

empresa en estudio, para alcanzar de esta manera el óptimo funcionamiento

de los mismos.

La metodología seleccionada hace referencia dentro de la investigación

preliminar de tres (3) pasos indispensables como lo son: aclaración de la

solicitud, estudio de la factibilidad y la aprobación de la solicitud, a

continuación se explicaran los resultados obtenidos de cada una de estas

pautas en la investigación.

CLARIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO.

Se investigó la problemática existente en la Agencia de Viaje, la cual

consiste en examinar lo que la empresa desea del sistema, de manera que se

hizo un análisis claro de las actividades realizadas en la organización en

relación con el manejo de procesos administrativos.

Dicha aclaración fue definida por los empleados y gerentes de la empresa

con el fin de mejorar los procesos manuales que se realizaban en la

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organización. Llevando a cabo, la automatización de los procesos

administrativos se minimizarán recursos económicos y humanos, facilitando

el trabajo diario y permitiendo la toma de decisiones precisa cuando se

requiera. Durante el estudio realizado a la agencia de viaje, se observaron

ciertos problemas entre los que resaltaron.

Pérdida de Información: Se presenta debido a que la agencia no

supervisa los procesos administrativos en tiempo real, como son la

emisión de facturas, relación bancaria, balance del mes, balance de

venta, caja chica, entre otros, que requieren de supervisión

constante, la cual es necesaria para plasmar al momento de realizar

auditorias administrativos en los procesos.

Con el desarrollo del sistema propuesto se obtendrá un mejor control de

los procesos administrativo, donde los datos son almacenados al momento

ejecutar actividades administrativas puede ser usados en tiempo real para

presentar informes, reporte de venta y balances actuales además de

garantizar información contable y segura a los usuarios finales.

Retardo en los Procesos Administrativo: Se detectó que los

procesos anteriormente mencionados, se llevan en forma manual por

los empleados de la empresa, lo cual produce retardo en la entregas

de balances y pagos de impuestos. Es por esto, que la organización

requiere implantar un sistema, el cual ofrezca estabilidad en la

ejecución de las tareas realizadas constantemente en la organización,

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facilitando el manejo de las actividades realizadas por los usuarios,

así como permitiendo mejorar el tiempo de respuesta en cada uno de

sus procesos.

En conclusión, se pretende crear una base de datos la cual posee niveles

de seguridad tales como; la encriptación de data donde se almacenara la

información de la tarjeta de crédito, venta del mes, depósitos bancarios,

entre otros, clave de seguridad los usuarios entraran al sistemas con

atributos para realizar las actividades rutinarias del sistema.

Esto permitirán realizar de manera optima y automatizada los procesos,

garantizando la integridad de los datos, veracidad en la información

presentada, actualización autorizada por los niveles de seguridad y

contabilidad financiera del sistema.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Luego de justificar el desarrollo de un sistema de información se realizó

un estudio de factibilidad para determinar si la relación costo-beneficio, da

como resultado lo viabilidad del proyecto.

Por otra parte, al recopilar la información necesaria para el desarrollo del

sistema propuesto, se fueron evaluando tres aspectos relacionados los cuales

se aplicaron a la empresa para determinar su posición ante el desarrollo de

este proyecto. Los aspectos son los siguientes;

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ü FACTIBILIDAD TÉCNICA.

Se utilizaron técnicas de recolección de datos (inventario) para

evaluar la tecnología existente (hardware y Software) en la Agencia

de viaje Kunana Tours, este inventario se describe a continuación.

Software Hardware

Windows 98/95 Sun StarOffice 5.2

Sistema de reservación Sabre 2000 Internet Explore 5.0

La agencia de viaje cuenta con tres computadoras conectados en red, cada una tiene una configuración distinta.

Compaq Presario Pentium II 600 celeron, disco de 10 Gb, 64 ram, tarjeta de red, fax-modem. Compaq Pentium I 200, disco de 2.0 Gb, 32 ram, tarjeta de red. Compaq Pentium I 160, disco de 1.2, 16 ram, tarjeta de red. Tres impresora matriz de punto, de las cuales dos son del sistema sabre para uso exclusivo en reservación, conectada por puerto serial y una Epson lx-300.

ü FACTIBILIDAD ECONÓMICA.

Al desarrollar el sistema de información propuesto Kunana Tours

realizará una reducción de costos ya que, disminuirán las gasto en

papelería, espacio físico en el almacenamiento y ahorro de tiempo /

hombre para los ajuste de los balance mensuales, todo esto permite

apoyar el alcance de la presente investigación. Es importante destacar

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que el sistema facilitará el ahorro intangible para obtener la

información de manera más rápida, confiable y segura, realizando sus

actividades más eficientes, concluyendo así una factibilidad

económica segura.

ü FACTIBILIDAD OPERACIONAL.

Se propuso el diseño de un sistema automatizado para el control

de los procesos administrativos con apoyo web que permita

solucionar el problema y así beneficiará tanto a los usuarios como a

la empresa, la misma contó con el apoyo total por parte de la

Gerencia y los usuarios finales.

Esto traerán mayor rapidez en la realización de las actividades

diarias, optimizando así la calidad de respuesta, apoyando a la misma

a iniciar la recuperación del espacio perdido y haciéndose más

competitiva en el mercado actual.

Por otra parte se realizó un adiestramiento al personal

(descripción del mismo en la fase VI) con respecto a la operación

del sistema para evitar la resistencia al cambio y permitir hacer que

los usuarios se adaptaran al sistema.

APROBACIÓN DE LA SOLICITUD.

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Luego de haber realizado el estudio preliminar y realizado el estudio de

factibilidad del sistema de información automatizado para los procesos

administrativos; se muestra un listado donde se plantea las necesidades que

el sistema debe cubrir para su aprobación, dicha solicitud fue aprobada por la

gerente de la Agencia de Viaje Kunana Tours, para el desarrollo del sistema

ordenándose de inmediato el diseño del sistema (fase III) para obtener mayo

resultado de los procesos.

FASE II: DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Así mismo, se hizo una recopilación de información que se obtuvieron en

los formatos de los procesos manuales, los mismo son; listados, formas,

reportes, entre otros, del sistema actual el cual fueron analizados sirviendo de

apoyo para diagnosticar las necesidades de la organización.

Para determinar los requerimientos del sistema el personal que labora en

la empresa se les solicito mediante un dialogo informal, no estructurado,

contribuir con sus opiniones a encontrar los problemas y fallas propias de los

procesos administrativos en general que destacan en la empresa. A la vez, se

procedió a la observación directa del funcionamiento general de la agencia

de viaje. De ambas técnicas y su aplicación, se lograron describir aspectos

importantes como: la desviación de información, redundancia en datos,

información incoherente, repetición de cálculos, entre otros. los mismos

fueron analizados detalladamente y sirvieron de apoyo para ampliar el

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diagnostico acerca de la empresa para precisar necesidades y formular la

propuesta.

FASE III: DISEÑO DEL SISTEMA.

Para realizar el diseño del sistema propuesto se utilizaron técnicas

estructuradas, tales como; diagrama entidad relación en las base de datos,

diagramas hipo para la estructura del sistema y un mapa de navegación para

el contenido de la pagina web.

Para esta fase, se tomo la herramienta Visual Studio de Microsoft por

ser una aplicación Cliente-Servidor que combina ambiente web. Esta

herramienta se divido en dos aplicaciones;

En la forma de introducir y visualizar los datos se tomo el lenguaje de

programación Visual Fox Pro 6.0 que permite crear base de datos con

aplicaciones que incluyan sonidos, animaciones, menú, entre otros.

En otro sentido, el contenido de las páginas Web, se adoptaron las

aplicaciones HTML y XML con el lenguaje Visual J++ por ser herramienta

Web permitiendo construir la; base de dato, información y hipermedia en un

navegador de la Internet.

Con estas finalidad, la herramienta Visual Studio de Microsoft fue

seleccionada por cumplir con el objetivo de la presente investigación como

es, diseñar la estructura lógica-física asociativa entre el sistema automatizado y el

ambiente web para la interconexión de información.

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DIAGRAMA DEL SISTEMA.

Se establece la estructura de cada módulos con el sistema con las

bases de datos y su visualización en pantalla.

Los módulos representa las actividades diarias se realizan en la agencia

de viaje Kunana Tours donde se establece todos los procesos

administrativos que será supervisado en tiempo real por el usuario.

De esta forma, se muestra la estructura el sistema y sus diferentes

módulos.

figura # 06, Fuente: Mejias, José. Zambrano, Zulesis

El diagrama hipo representa todos procesos que se realizan en la agencia

de viaje Kunnana Tours, Asimismo es apoyado con otros elementos como

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son los siguientes;

Diseño de Pantallas.

Se muestran la organización de las pantallas en el monitor, se

comprende de la siguiente manera:

figura # 07, Fuente: Mejias, José. Zambrano, Zulesis

Pantalla de presentación; Contiene la información el nombre de

la empresa, la versión del sistema y los derecho de autor.

Clave de acceso; Permite el acceso al sistema de información, el

personal contara con nivel de seguridad para poder modificar,

eliminar o crear un información que no fue ingresada en fecha

correspondiente.

Pantalla principal; Es la pantalla se realizan el proceso de

facturación de boleto, aquí se engloba los procesos administrativos de

la agencia.

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Menú principal; Se consideraron siete (7) submenú tales como:

Mantenimiento, Reporte , Consulta, Aerolíneas, Impuestos, Servicios

y Ayuda.

La descripción de los módulos son descritos en el desarrollo del sistema

además el diseño de la pantalla son detallas en los anexos (manual de

Usuario) de la presente investigación.

Diseño de Reportes.

Este genera diferentes reportes al sistema tales como son venta,

boletos, facturas, balance del mes, balance de boletos, aerolínea, entre

otros.

figura # 08, Fuente: Mejias, José. Zambrano, Zulesis

Diseño de la Base de Datos.

Para el diseño de las bases de datos se utilizó el diagrama entidad-

relación para lograr la planificación de los datos almacenados, se crearon los

campos de las tablas para a base de datos así mismo se aplico la

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normalización a las tablas y se establecieron las clave primarias según el nivel

de importancia en cada tabla.

Figura # 09, Fuente: Mejias, Jose, Zulesis Zambrano

MAPA DE NAVEGACIÓN.

La pagina web representan la información de los vuelos aéreos nacional o

internacionales, promociones, paquetes turísticos, envió de itinerario a la

agencia para que se encarguen de buscar y desarrollar las mejores opciones

a la hora del viaje, además de apoyar al sistema con consulta de los usuario

o empresa en información de boleto, hora de salida y llegada o si los prefiere

directamente puede reservar un vuelo hotel o auto por Internet bajos un

hipervínculo con el sistema SABRE.

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Figura # 10, Fuente: Mejias, Jose, Zulesis Zambrano FASE IV: DESARROLLO DEL SOFTWARE.

Para el desarrollo se utilizaron el diagrama hipo y el diagrama entidad-

relación (Figura 09) como estructura del sistema, el lenguaje de

programación a utilizar (Visual Fox Pro), permitió generar el sistema y sus

distintos elementos descritos anteriormente en las fase de diseño.

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El enfoque de los módulos (ver el manual de usuario) del sistema es

descendiente ya que cada submenú contempla una serie de opciones, que a

su vez se despliegan otros submenús que permite a los usuarios visualizar las

mismas en forma más detallada, con la finalidad de captar la operación del

sistema de forma más fácil. El sistema administrativo para la Agencia de Viaje

y Turismo (SAVYT) se compone de las siguiente funciones;

Mantenimiento; se compone de los procesos del sistema como son;

los controles de ventas para boletos y controles administrativos. Su

función principal es poder corregir los errores que se produzcan en la

venta, cancelación o modificación de algún boleto , en módulos solo

puede tener acceso el personal autorizado por el gerente de la

empresa.

Reporte; Se generan los reporte por impresora tales como; los

balance de ventas, boletos, aerolíneas, conciliación bancaria, impuestos

de venta / gastos, reportes de créditos de las empresas, entre otros.

Estos son generados de manera mensual, quincenal y semanal.

Consultas; Se compone del mismo proceso de reporte pero son por

pantallas para su consulta lo que permite un ahorro de papel y tiempo

en la necesidad de información.

Aerolíneas; Tiene toda la información de las aerolínea como son su

nomenclatura y comisiones, este módulos permite agregar nueva

aerolínea que surjan en el ciclo de vida del sistema.

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Impuestos; Todos ingreso que genera la agencia posee deducciones

de impuestos de consumo, como son; empresa de servicios básicos,

aerolíneas, empresas, y otros

Servicios; se componen de las siguientes actividades; manejo de

personal, información de empresas / personas naturales que

mantienen relaciones comerciales con la agencia además de contactos

con las aerolíneas, finalmente se agrego una pantalla donde puede

llevar nota de pedidos de boletos.

• Ayuda; Aquí se pose un manual de uso del sistema donde el usuario

puede consultar alguna duda del sistema.

La documentación del software se realizo a través del manual de usuarios,

ya que describe en forma mas detalla el funcionamiento del mismo.

La estructura de la paginas diseñada posea un conjunto de herramienta

tales visual J++ y XML en las base de datos, frontpages y HTML para diseño

de las páginas web, además de otras herramientas de diseño gráficos para los

dibujos y animaciones.

Estas paginas tiene una capacidad de 5 Mega de espacio físico en su

totalidad además estar hipervinculada con la dirección del sistema SABRE de

reservación por Internet (www.xxxxx.com) para realizar las reservaciones de

vuelos aéreos, hoteles, autos y cruceros, entre otros.

FASE V: PRUEBA DEL SISTEMA.

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Se efectuaron varias pruebas tales como; Individual, integración y

verificación, el cual esta constituida por dos tipos que fueron hecha en la

desarrollo e implantación del sistema:

• Desarrollo. (Fase IV)

Como se a descrito anteriomente, el sistema se componen de 7

modulos que integra el sistema SAVYT. En esta parte, se obtuvieron

pruebas individuales, cada modulo del sistema fue comprobado

con su procedimiento en la interacciòn del usuario con la base de

datos y los distintos reportes.

En esta parte, se aplico prueba de integración, se comenzo

por interactual todo el sistema como el llamado de tabla de diferentes

pantallas y la impresion de reporte para poder comprobar su

funcionamiento y posibles errores de integridad de modulos a

modulos.

Estas pruebas fueron realizadas con el objetivo de detectar y corregir

todos los errores presentes en el Sistema SAVYT y su diferente módulos,

ademas de comprobar los objetivos que debe cumplir el sistema.

• Implantación. (Fase VI)

Finalmente, se realizaron la Prueba de Verificación esta se

realizaron en la empresa (ambiente real) con los equipos descritos en

las factibilidad técnica, la puerta en marcha del sistema se realizo en

paralelo con el sistema manual para poder suministrarón datos, con

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el fin de comparar los resultados de los dos sistema (manual-

automatizado) y poder detectar las diferencias que existenten entre

ellos.

En conclusión, las fase de pruebas de sistema, se detectadon diferencias

que entre los dos sistema, como son; la agilización de las tareas cotidianas y

otras actividades, tiempo de respuesta y la integridad de los datos. Ademas

de la depuración del sistema se definierón politicas ya descritas anteriomente

como son las pruebas Individual, integración y verificación, para la

comprobación de los datos.

FASE VI: IMPLANTACIÓN

Luego de haber desarrollado el sistema de información para el control de

los procesos administrativos para la agencia de viaje Kunana Tours, se

procedió a su implantación, realizando los siguientes pasos;

− Adiestramientos: este proceso de enseñaza, se dio al personal de la

empresa Kunana Tours (la presidenta y dos operadoras de trafico), se

comenzó por investigar el conocimiento del personal en el manejo del

computador y el ambiente windows para poder adaptar el manual de

usuario a un lenguaje mas entendible para el personal. Este

adiestramiento se basado sobre el aprendizaje cognoscitivos, se llevo a

cabo una planificación, donde se programaron sesiones de

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adiestramiento sobre el uso correcto del sistema y posible sus errores

además de sugerir al personal como se pueden solucionar algunos

problemas de hardware en la impresión de los reportes.

− Instalación: En el Hardware se conectaron los tres computadores

en red tipo bus donde las configuraciones fueron explicada en la

factibilidad técnica de la presente investigación, este sistema de red se

basada un computador donde se guardar todo los datos que se

generen en la empresa, los dos restante tienen la función de ser

operadores del sistema. La parte de Software; se instalo el sistema

de información (SAVYT) que manejara los proceso como son; los

reportes, balance, impuesto, ventas, etc. Asimismo, se implanto la

base de datos que almacena la información que se requieren para

apoyar las funciones de las empresa.

Mantenimiento: se realizo mantenimientos correctivo al sistema

para la implantación, asimismo un mantenimiento preventivo para

la modificación de los reporte y otros proceso que cambien en trascurso

del tiempo para poder mantener un ciclo de vida útil. Finalmente, la

pagina se realizara actualizaciones al meno una vez al mes, para la

promociones y cambios de tarifas.