CDG - Diagnóstico de gestión pública en el Congreso peruano (PERU, 2010)

8/9/2019 CDG - Diagnstico de gestin pblica en el Congreso peruano (PERU, 2010)

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Diagnstico sobre lagestin parlamentaria,

desde la perspectiva del

servicio parlamentario(un caso de evaluacin dela gestin estatal)

Csar Delgado Guembes7 Junio 2010


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Advertencia sobre el contenido y enfoques

En esta presentacin se proponen seis perspectivas de anlisis de los

problemas de gestin en el Congreso peruano. Las seis perspectivas

comprenden el entorno externo inmediato y remoto al servicio parlamentario

(los representantes de un lado, y los medios y la opinin pblica del otro);

los problemas de gestin desde la perspectiva de la gestin por procesos y

resultados; los problemas de gestin tecnolgica; los problemas de gestin

de recursos humanos; los problemas de logstica, presupuestos y gestin

financiera; y, finalmente, los problemas de control interno.

El anlisis comprende la descripcin, causas y efectos de cada uno de los

veintisiete (27) problemas de gestin detectados, as como la propuesta para

su solucin.

A partir de los problemas que se analiza cabe advertir (y presumir) un modelo

o visin de lo que debe ser la gestin parlamentaria desde la posicin que en

ella asume el servicio parlamentario y, por lo mismo, tambin un tipo de

diseo o estructura organizativa apropiada para alcanzar los objetivos y

metas estratgicos, as como de perfiles de puestos y de competencias

aptos para cumplir la misin institucional prospectivamente concebida,

aunque no explicitada en el diagnstico que se realiza en esta presentacin.

Ese modelo presunto no es objeto, por tanto, de la presentacin, anlisis ni

exposicin en este documento.


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A.Perspectivas problemticas en la gestin

del servicio parlamentarioB.Esquema de problemas de gestin segnlas perspectivas organizacionales

C.Anlisis de problemas de gestin segn latipologa de las perspectivas

organizacionales

ndice


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1. E

ntorno de interaccin con los representantes y laopinin pblica

A. Esferas problemticas en la gestindel servicio parlamentario

2. Gestin de procesos y resultados

3. Gestin tecnolgica

4. Gestin de recursos humanos

5. Logstica, presupuestos y gestin financiera

6. Gestin del control interno


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B.Esquema de problemas de

gestin segn perspectivasorganizacionales


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1.Entorno de interaccin con losrepresentantes y la opinin pblica

1.1 La interaccin de la organizacin parlamentaria con el manejo regular

de las actividades y tareas, debilita los canales institucionales y la lnea

de mando en el servicio parlamentario, y ocasiona el manejo irregular y

desprogramado de los recursos humanos y materiales

1.2 Estilos coyunturales en la direccin y accin institucional (definicin

intensamente coyuntural de metas y objetivos en la accin)

1.3 Desfase y falta de coincidencia entre el perodo fiscal y el perodo

legislativo

1.4 La dependencia excesiva de la imagen meditica y de la medicin de

popularidad, distorsiona el cumplimiento de los fines del Congreso como

rgano estatal1.5 Polticas de comunicacin deficientes, impiden mejor posicionamiento

del servicio parlamentario ante la opinin pblica


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3.

Gestin tecnolgica

3.1 La gestin de la organizacin est insuficientemente integrada

con el uso de la informacin tecnolgicamente disponible

3.2 Asincrona entre recursos tecnolgicos y la cultura

organizacional para utilizarlos3.3 Gestin de tecnologa en base a situaciones de coyuntura

3.4 Retraso en la gestin de adquisiciones en tecnologa de

informacin


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4. Gestin de recursos humanos

4.1 Inestabilidad de polticas de direccin y uso de recursos humanos

4.2 Reclutamiento y contratacin de personal sin anlisis de los puestos y

perfiles tcnicos para atender las reales necesidades institucionales, en

perjuicio de los recursos presupuestales de la institucin

4.3 Inexistencia de inventario de perfiles de competencias para puestos delpersonal del servicio parlamentario necesarios para alcanzar metas y

objetivos estratgicos

4.4 No se cuenta con herramientas de medicin sobre el desempeo,

logros, resultados y productividad del personal, que permita aplicar

incentivos remunerativos ms justos

4.5 Cultura de personalismo y dbil institucionalismo del personal

4.6 Inadecuado cumplimiento de funciones, procesos y uso de estndares y

metodologas de anlisis en el trabajo profesional


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5.Logstica, presupuestos ygestin financiera

5.1 Complejidad de las reglas de adquisicin de recursos, impide

solucin oportuna de problemas

5.2 Asignacin rutinaria de recursos independientemente de los

objetivos, de los resultados, del desempeo y del cumplimiento de

actividades

5.3 Desnivel en la asignacin de recursos y precariedad en la

infraestructura y recursos materiales


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6.1 Desconocimiento del rgano de Auditora Interna, de la singularidad

de la administracin parlamentaria con relacin a la administracin

de otros rganos pblicos y de la administracin en general.6.2 Control interno muy rgido y estricto sobre la administracin del

parlamento, sin considerar la dinmica particular de la institucin ni

el impacto en las exigencias de los objetivos, logros y resultados a

alcanzar

6. Gestin del control interno


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C.Anlisis de problemasde gestin segn tipologa

de las perspectivasorganizacionales


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Perspectiva 1

Entorno de interaccincon los representantes

y la opinin pblica


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Problema 1.1 La interaccin de la organizacin parlamentaria con el manejo regular de lasactividades y tareas debilita los canales institucionales y la lnea de mando en el servicio

parlamentario, y ocasiona el manejo irregular y desprogramado de los recursos humanos ymateriales

Descripcin del problema

La Mesa Directiva y los representantes en general desconocen los canales normales vigentes,deslegitimando la lnea de accin, y generando un clima de incertidumbre, ambigedad e

inestabilidad.

Las decisiones de los representantes se toman regularmente sin prever ni evaluar la disponibilidad

de recursos institucionales para implantarlas en los procesos corporativos que ellos ejecutan.

Causas del problema

Superposicin de lgicas de accin: la discrecionalidad del ejercicio del mandato por losrepresentantes, y la exigencia de cumplimiento con las normas a los funcionarios y servidores

pblicos

Efectos del problema

La accin del servicio parlamentario se realiza en un marco de ambivalencia, porque las premisas

de organizacin colisionan entre s.

El servicio parlamentario debe atender a dos valores antitticos (cumplir con una orden de

representantes, o cumplir con la norma que regula el desempeo de su funcin)

Valoracin de la importancia del problema 3

Solucin del problema

Prever un marco de accin del servicio menos rgido, donde la evaluacin y control no apliquen

criterios de desempeo sino al cumplimento de metas y resultados


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Problema 1.2 Estilos coyunturales en la direccin y accin institucional (definicinintensamente coyuntural de metas y objetivos en la accin)

Descripcin del problema Son los congresistas quienes tienen la titularidad de la direccin

organizacional y el criterio de accin se rige segn una agenda fijada segn sucesos cotidianos,negociados segn urgencias del da, o impuestos mediticamente.

Causas del problema

No existe visin prospectiva ni estratgica de direccin organizacional ni estatal.

La anualidad del perodo de los cargos directivos no permite la continuidad ni la estabilidad en la

definicin de objetivos institucionales

Efectos del problemaSe pierden de vista la continuidad de los objetivos estatales que debe alcanzar la institucin

parlamentaria.

Ausencia de sostenibilidad de los proyectos corporativos y la realizacin de metas a mediano y

largo plazo.

Reduccin de la posibilidad de contar con planes de mediano y largo plazo



Reforma del Reglamento del Congreso para que la duracin del mandato de las Mesas Directivas

igual al mandato constitucional.

Gestin estratgica institucional que priorice los objetivos a largo plazo. Diseo organizacional y

procesos institucionales definidos segn visin a largo plazo.


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Problema 1.4 La dependencia excesiva de la imagen meditica y de la medicin de popularidaddistorsiona el cumplimiento de los fines del Congreso como rgano estatal

Descripcin del problemaLas decisiones sobre polticas de accin institucional valoran desmedida y exageradamente la

reaccin de la opinin pblica, independientemente de la naturaleza de los problemas y las

soluciones que la gestin demanda.

Causas del problema

Perspectiva sobredimensionada del valor y percepcin de la opinin pblica respecto de las

exigencias en la eficiencia de la gestin.

Efectos del problemaLa direccin institucional se supedita y depende de la complacencia que los medios presten a las

medidas de gestin que se adoptan.

Las medidas organizacionales y administrativas se toman segn la insuficiente informacin con que

los medios cuentan respecto a la naturaleza de los problemas institucionales.



Comunicacin oportuna con los medios precisando la naturaleza de los problemas enfrentados.

Defensa eficaz de las posiciones institucionales a travs de voceros de prensa hbiles en la

comunicacin de las polticas institucionales.


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Problema 1.5 Polticas de comunicacin deficientes impiden mejor posicionamiento delservicio parlamentario ante la opinin pblica


El servicio parlamentario es inadecuadamente percibido por los medios de comunicacin y laopinin pblica en general, concibindolo como un grupo de privilegiado con un estatuto, beneficios

y remuneraciones injustificados, en relacin con los productos, resultados y beneficios que el

Congreso entrega a la sociedad.

Causas del problemaAusencia de canal de interlocucin eficaz que presente los argumentos institucionales antes los

medios de comunicacin.


Desmotivacin e insuficiente identificacin del personal al que se pretende inocular culpas o

vergenzas sin base alguna por la naturaleza de la institucin en la que se prestan servicios.


Solucin del problemaEstablecer canales y una poltica de comunicacin eficaz ante los medios, con voceros a quienes se

respalde institucionalmente para exponer y sustentar las polticas institucionales relativas a la

gestin del servicio parlamentario.

Establecer una poltica de gestin de riesgos comunicacionales, para evitar que los medios

desvirten las acciones inadecuadamente comprendidas por la opinin pblica


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Perspectiva 2

Gestin de procesos yresultados


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Problema 2.1 Ausencia de planeamiento y gestin prospectivos y estratgicos


Carencia y falta de cultura de planificacin estratgica y de gestin por resultados en la institucin

que no permite alcanzar metas a mediano largo plazo.

Causas del problema

Gestin del da a da insuficientemente diferenciada de los objetivos futuristas.

Muchas dificultades para balancear los recursos entre las actividades urgentes y las importantes.

Visin y planificacin estratgica vagas y dbilmente enlazadas a la organizacin.


Ausencia de seguimiento peridico y mejoramiento del proceso de planificacin.



Potenciar el sistema de planificacin a travs de la elaboracin e implementacin del Plan

Estratgico de del Congreso de la Repblica

Promover el desarrollo orgnico de la institucin en un horizonte de mediano plazo y el

fortalecimiento de las capacidades de gestin institucional.

Lineamientos de Poltica o Ejes Estratgicos que organicen los objetivos estratgicos, evidenciando

cambios o modificaciones para el mediano y largo plazo.

Implantacin del uso de herramientas de gestin como tableros de mandos estratgicos (BSC, o

CMI) que permitan controlar las actividades del personal relacionadas con los resultados y

objetivos estratgicos a alcanzar.


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Problema 2.2 Se carece de una base y diseo organizacional slido, efectivo, estable, ysostenible que asegure la capacidad para alcanzar resultados

Descripcin del problemaLa estructura organizacional se define y modifica cclicamente segn las preferencias

o prioridades anuales de cada Mesa Directiva.

Causas del problema

Anualidad de los cargos de la Mesa Directiva genera plazos cortos de gestin que

impiden visin de actividades y logros de la institucin en el mediano y largo plazo.


Proyectos y accin inconexos. El horizonte de gestin est limitado anualmente, y

depende de propsitos capacidad de las Mesas Directivas de alcanzar resultados

dentro de su perodo de direccin.



Reforma del Reglamento del Congreso para que los plazos de los rganos directivos

sea igual al del perodo constitucional.


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Problema 2.4 El diseo organizativo se realiza sin consideracin con objetivos y procesosinstitucionales, sino segn requerimientos coyunturales de la Mesa Directiva

Descripcin del problemaEl diseo organizativo se realiza segn impresiones, percepciones y propsitos derivados de las

preferencias de las Mesas Directivas, independientemente de los objetivos estatales por los que

es responsable el servicio parlamentario.

Causas del problema

Ausencia de anlisis del modelo organizativo ptimo para adaptarse a las tareas estatales de la

institucin y con el que mejor puede alcanzarse los logros estratgicos esperados.

Inadecuado conocimiento de los tipos de modelos organizativos y de las consecuencias que la

opcin por uno u otro ocasiona en la institucin.Desconocimiento de la naturaleza y dinmica propia de la institucin parlamentaria, y de los

alcances y canales propios de la representacin en ella.

Efectos del problemaVulnerabilidad institucional en la estructura institucional.

Incongruencia y disipacin ineficiente de esfuerzos y energas, que limitan los resultados que

potencialmente se deben alcanzar colectivamente.



Anlisis apropiado del sistema de interaccin organizacional que permita la congruencia de la

estructura, procesos y resultados, objeto de la medicin del xito y de la eficacia en el

desempeo y productividad de los procesos institucionales.


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Perspectiva 3

Gestintecnolgica


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Problema 3.1 La gestin de la organizacin est insuficientemente integrada con el uso dela informacin tecnolgicamente disponible

Descripcin del problemaNo existe una poltica institucional de gestionar en base al uso de la tecnologa deinformacin.

Causas del problema

Ausencia de un plan estratgico institucional

Baja cultura ciberntica

Efectos del problemaDesarrollo de sistemas de informacin como islas bajo un punto de vista vertical de lainstitucin.

Duplicidad de esfuerzos en la operacin de los sistemas de informacin.

Duplicidad de soluciones para un mismo objetivo.

Otras prioridades en la ejecucin presupuestal.

Falta de recursos con el adecuado conocimiento en manejo de tecnologas de informacin.



Disear y aprobar un plan estratgico institucional y un plan estratgico de tecnologa de la

informacin y dotar de los recursos necesarios para gestionar la accin del servicio

incorporando la tecnologa que permita ganar en eficiencia y efectividad.


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Problema 3.2Asincrona entre recursos tecnolgicos y la cultura organizacional parautilizarlos


Falta de cultura ciberntica que dificulta una visin en el buen uso de los recursos de

Tecnologa de Informacin .

Causas del problema

Falta de adaptacin al nuevo tiempo de gestin basada en el uso de tecnologas de la

informacin


Solicitud de aplicacin de tecnologa de Informacin basado en objetivos coyunturales de

la representacin nacional, o de las diversas unidades organizacionales, en vez de

intereses institucionales estratgica y prospectivamente concebidos


Importante. Cuando se implanta tecnologa de Informacin el usuario es pieza clave paradefinir el alcance y aprovechar las bondades de la tecnologa.


Capacitacin o rotacin en la unidades identificando lideres en aprovechar las bondades

de las tecnologas de la informacin


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Problema 3.3 Gestin de tecnologa en base a situaciones de coyuntura.

Descripcin del problemaNacimiento de proyectos de tecnologas de la informacin producto de algneventos o sucesos derivados de episodios coyunturales.

Causas del problema

Ausencia de un plan estratgico de tecnologas de la informacin con sus cuatro

componentes bsicos: procesos, bases de datos, sistemas de informacin y una

infraestructura adecuada.


Crecimiento desordenado en tecnologas de la informacin

Mala inversin en tecnologa de informacin

Desarrollo de sistemas de informacin que no se llegan a implantar


Muy importante para evitar inversin en tecnologa de informacin que queden enobsolescencia rpidamente


Implantacin de soluciones de tecnologas de la informacin en base a un plan a

largo plazo concertado y estratgico entre la representacin y el servicio.


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Perspectiva 4

Gestin de recursoshumanos


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Problema 4.1 Inestabilidad de polticas de direccin, contratacin y asignacin de recursos

humanos


Falta de polticas sostenibles, estables, claras y transparentes para el reclutamiento y asignacin de

recursos humanos a los rganos del parlamento peruano.

Causas del problema

Falta de planificacin en la distribucin de recursos humanos con equidad y desbalance,

principalmente en rganos estratgicos.

Prevalencia de contrataciones por carcter de confianza que por la meritocracia.


Limitaciones en la calidad y normalidad del servicio y resultados.

Ausencia de seguridad y estabilidad jurdica en los procesos parlamentarios.



Establecer, y mantener sostenidamente en el tiempo la vigencia y aplicacin de polticas

permanentes, estables claras y transparentes para el reclutamiento y asignacin de recursos

humanos, buscando contar con cuadros tcnicos de primera y de excelente calidad como en las

mejores empresas privadas .


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Problema 4.3 Inexistencia de perfiles de competencias para puestos del personal del servicio

parlamentario necesarios para alcanzar metas y objetivos estratgicos


No se cuenta con un perfil de competencias ni los puestos estratgicamente necesarios en elservicio Parlamentario para e cumplimiento de metas y objetivos estratgicos institucionales.

Causas del problema

No se cuenta con procesos administrativos y parlamentarios tcnicamente ptimos.

No se cuenta con una estructura orgnica funcional y estable para el cumplimiento de metas y

objetivos estratgicos.

No se cuenta con un Reglamento de Organizacin y Funciones actualizado y claramentediferenciado.

Un Cuadro de Asignacin de Personal que se reestructura por los permanentes cambios

organizacionales.


Ineficiencia orgnica por falta o exceso de personal y/o tcnicamente inapropiado para ejercer

funciones en dicho rgano.



Contando con un Plan Estratgico Institucional y optimizando procesos debera establecerse los

puestos y perfiles de competencias del Servicio Parlamentario para una estructura organizacional

estable.


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Problema 4.4 No se cuenta con herramientas de medicin sobre el desempeo, logros, resultados y

productividad del personal que permita aplicar incentivos remunerativos ms justos


No se cuenta con herramientas de medicin sobre el desempeo, logros, resultados y productividad del

personal que permita aplicar incentivos remunerativos ms justos y no basados en la confianza por parte

de los directivos.

Causas del problema

Falta de conocimiento de herramientas de gestin estratgica y de medicin del desempeo, logros y

resultados por parte de funcionarios.

Personal reacio y resistente al control y seguimiento de sus labores, sin embargo, exigente en requerir un

ajuste remunerativo (recategorizaciones, encargaturas, destaques, rotaciones y aumentos salariales) a su

favor.Falta de inters de la Alta Direccin por establecer mecanismos de medicin de desempeo.

No se cuenta con un Estatuto del servidor del Servicio Parlamentario


Descontento general del personal al considerar injusto los ajustes remunerativos que se otorgan.

Personal que realizan funciones y responsabilidades similares cuentan con diferentes niveles

remunerativos.



Establecer un estatuto del servidor del Servicio Parlamentario claro, ordenado y que reconozca la labor

desempeada.

La Alta Direccin debe impulsar la aplicacin de herramientas de medicin de desempeo laboral para

una gestin ms justa y equitativa.


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Problema 4.6 Inadecuado cumplimiento de funciones, procesos y uso de estndares y

metodologas de anlisis en el trabajo profesional

Descripcin del problemaDesfase y desactualizacin de instrumentos organizacionales y funcionales, respecto de la

actividad efectivamente cumplida por el personal.Las metodologas de trabajo especializado no se utilizan regularmente, ni se evala al personal

segn las competencias demostradas en su uso.

Causas del problema

Inaplicacinde las metodologas de anlisis por personal de asesoramiento

Falta de evaluacin del uso de metodologas incentiva descuido en el proceso de evaluacin de

polticas por personal responsable de su utilizacin

Efectos del problemaDeficiencia de productos institucionales resultante de inaplicacin de procesos y metodologas

de anlisis genera agregacin de errores en los productos institucionales.

Parte de dichos efectos es la baja calidad tcnica en las leyes



Asegurar efectivamente el cumplimiento de la evaluacin de los productos a cargo del

profesionales que realizan la evaluacin de las iniciativas legislativas

Implementacin de poltica de promocin del personal segn la evaluacin de su

productividad en el uso de estndares definidos en las metodologas de anlisis.


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Perspectiva 5

Logstica,presupuestos y

gestin financiera


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Problema 5.1 Complejidad de las reglas de adquisicin de recursos impide solucinoportuna de problemas

Descripcin del problemaNo es infrecuente que se caigan los procesos de adquisiciones o contrataciones por

rigidez de las reglas.

Los trminos de referencia limitan la capacidad de definir mejores ofertas tcnicas por

limitaciones en la disponibilidad de dinero.

Las reglas facilitan que las impugnaciones no permitan una compra o servicio necesario.

Causas del problema El Congreso no cuenta con un rgimen autnomo decontrataciones y compras estatales que facilite la adquisicin de bienes y servicios en

funcin del papel prioritario que tiene el sistema representativo en el Estado.

Efectos del problema Los bienes y servicios no se adquieren oportunamente en la

cantidad, o calidad, requerida para atender los objetivos institucionales estratgicos.


Este problema puede ser crtico y trascendental segn la prioridad del objetivo que debe

alcanzarse.

Solucin del problemaAprobacin del rgimen institucional de contrataciones segn

temas o criterios que apruebe la Mesa Directiva


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Problema 5.2Asignacin rutinaria de recursos independientemente de los objetivos, delos resultados, del desempeo y del cumplimiento de actividades


El planeamiento presupuestal se realiza, en general, mecnicamente, recalculando el gasto del

perodo anterior, sin mayor innovacin.

No hay priorizacin de objetivos institucionales segn los cuales quepa reestructurar la lgica

del planeamiento presupuestal de acuerdo a las metas y resultados planeados a mediano o a

largo plazo.

Causas del problema

Resistencia al cambio, o incompetencia tcnica, para planear con criterios estratgicos


Retrasos en la posibilidad de realizar cambios organizacionales.

Ineficacia institucional generada en la carencia de visin prospectiva del uso

prioritario de recursos disponibles o presupuestados.



Entrenamiento y capacitacin en elaboracin del presupuesto segn los resultados deseados.

Diseo de directivas para formular el presupuesto institucional con criterios estratgicos que

permitan alcanzar objetivos y resultados esperados en el largo plazo.

Previsin regular de contingencias y riesgos de la gestin.


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Problema 5.3 Desnivel en la asignacin de recursos y precariedad en la gestin derecursos materiales


Las partidas para las adquisiciones de recursos, y la adquisicin de stos,carecen de relacin con los objetivos institucionales identificados (incongruencia y

aleatoriedad entre medios y fines).

Causas del problema

Falta de identificacin priorizada y apropiada de los recursos necesarios para

alcanzar las metas y resultados estratgicos fijados

Asignacin mecnica o aleatoria de recursos, segn prioridades coyunturales ajenasa los objetivos institucionales.


Desbalances en la asignacin de recursos afecta la capacidad de alcanzar mejores

logros y resultados (la atencin de recursos depende de visin no integral de los

objetivos institucionales o colectivos).



Ajustar la asignacin de recursos segn una lgica integral y sistmica que enfatice

intensivamente en la congruencia entre fines y medios.


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Perspectiva 6

Gestin del controlinterno


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Problema 6.1 Desconocimiento del rgano de Auditora Interna, de la singularidad de la

administracin parlamentaria con relacin a la administracin de otros rganos pblicos y de la

administracin en general


Permanentes informes negativos u observaciones desfavorables a procesos parlamentarios por

falta de conocimiento o mala aplicacin de la prevalencia de las normas generales de la

administracin pblica sobre las normas internas del Congreso sin considerar su autonoma.

Causas del problema

Rigidez en la interpretacin de la normatividad sin considerar la particularidad de la dinmicaparlamentaria..


Sanciones a funcionarios y servidores por inadecuada aplicacin de la normatividad.

Informes pblicos desfavorables sobre la gestin administrativa del Congreso en perjuicio de la

imagen institucional.



Capacitacin e integracin del personal del rgano de Auditora Interna sobre el conocimiento de

la dinmica parlamentaria, su reglamento y su interpretacin; y el papel prioritario que tiene el

sistema representativo en el Estado.


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