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Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CENTRO PROVINCIAL DE GESTION MINERO AGROEMPRESARIAL ALTO

NORDESTE ANTIOQUEÑO


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INTRODUCCION

El Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño es

una entidad descentralizada del orden municipal, es una asociación conformada por los

municipios de El Bagre, Remedios, Segovia, Yalí y Zaragoza.

Las series y subseries documentales se construyeron con base en la estructura orgánica

de la entidad, la cual se compone de Asamblea, Consejo Directivo, Gerente y Unidad de

Gestión y así dar cuerpo a las tablas de retención documental, la cual nos indica cómo

organizar los archivos de gestión, archivo central y como conservarlos.

Las tablas de retención son una herramienta fundamental para El Centro Provincial de

Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño ya que permiten tener un

conocimiento sobre los documentos que produce cada unidad documental y determinar el

tiempo que permanecerá en el archivo de gestión y en el archivo central y que documentos

son de conservación permanente.

Dada la importancia de conservar la documentación producida en la entidad, ya que ella da

cuenta del accionar en el tiempo de la misma, para el cumplimiento de su misión y visión;

se hace necesario disponer de un lugar que cumpla con las exigencias de la normativa para

la conservación de los documentos.

Es por esto que el Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste

Antioqueño de acuerdo a las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación

elabora las tablas de retención documental y con base en su estructura orgánica y con la

participación de las personas que la componen.


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METODOLOGIA APLICADA PARA LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE

RETENCION DOCUMENTAL

Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación según instructivo del mini manual

de tablas de retención y transferencias documentales, se aplica los pasos metodológicos

para la elaboración de las tablas de retención documental de la entidad, haciendo este

proceso participativo, involucrando a todas las personas de las unidades productoras de

documentación, ya que son estas las que conocen que información se produce, permitiendo

tener claridad y certeza para el desarrollo del ejercicio.

De acuerdo al mini manual los pasos metodológicos están establecidos de la siguiente

manera:

PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución

Es importante tener conocimiento de la entidad, su funcionamiento y con base en su

estructura orgánica vigente, actos administrativos elaborar las tablas de retención

documental; ya que de este proceso se identifican las secciones y sub secciones , series y

sub series documentales a presentar.

De acuerdo al mini manual de tablas de retención y transferencias documentales en su

anexo 9, se realiza una encuesta de estudio unidad documental con los productores de los

documentos de las unidades productoras de la entidad, para determinar los tipos de

documentos generados en cada unidad productora.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada

En esta etapa se realizó un análisis a la investigación realizada a la entidad y sobre la

realidad actual de la documentación de la entidad, y poder así aplicar los procedimientos

archivísticos vigentes de acuerdo con la normatividad desde su producción hasta su

disposición final, identificando las series y sub series y tipos documentales, teniendo en

cuenta el tiempo de retención y el sitio de permanencia según su ciclo vital.

Con base a esta investigación y posterior análisis se establecieron las posibles series y sub

series que permitieron construir el cuadro de clasificación documental y se estableció la

codificación de las unidades productoras.

Es el comité interno de archivo el encargado de velar por el cumplimiento de los

lineamientos propuestos en las tablas de retención documental y acorde con la

normatividad vigente.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de las tablas de retención documental

En esta etapa se procede a presentar al comité interno de archivo de la entidad la propuesta

de tablas de retención documental del Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial

del Alto Nordeste Antioqueño.


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El Comité hace el estudio y evaluación correspondiente para su aprobación mediante un

acta, después de su aprobación por parte del comité interno de archivo, el gerente remitirá

a la instancia evaluadora correspondiente el proyecto de las tablas de retención documental

para su evaluación y aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación de las tablas de retención documental

Una vez que el comité interno de archivo apruebe las tablas de retención documental el

Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño deberá

hacer su difusión indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento

Instructivo para su aplicación

Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con las

TRD de la entidad

La eliminación de documentos deberá estar basada en las TRD y debe ser aprobado por el

comité interno de archivo de la entidad

1. INVESTIGACION PRELIMINAR DE LA INSTITUCION

1.1. COMPILACIÓN INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

1.1.1. Reseña histórica CPGMAE

Misión: El Centro Provincial de Gestión Minero Agro-empresarial (CPGMAE), promoverá

la participación de los municipios y la Gobernación de Antioquia en la cooperación contribuyendo a la solución de los problemas ligados al desarrollo regional. Coordinará con los organismos regionales, departamentales y nacionales, mediante el acceso a la oferta institucional y los recursos de política pública las acciones pertinentes que permitan resolver sus grandes necesidades y mejorar las condiciones económicas, sociales y ambientales y avanzar en la construcción del territorio.

Visión: Para el año 2020 el CPGMAE, se consolidará como una corporación líder en la región y el país, en el fomento y desarrollo de los sectores minero, agropecuario y ambiental, con responsabilidad social y aplicación de tecnologías apropiadas para mejorar los índices de productividad y competitividad

Naturaleza Jurídica: El Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto

Nordeste es una organización civil sin ánimo de lucro, que se sujeta a las disposiciones

legales del Código Civil, nace en el marco jurídico de la Ley 489 de 1998, y la Ley 136 de

1994, esta última en sus artículos 148 al 153, en desarrollo de los artículos 64 y 65 de la

Constitución Nacional,}.

Objeto Social: El Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste

Antioqueño es una empresa de servicios mineros, ambientales y agropecuarios, cuyo


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objetivo principal es el fortalecimiento de la competitividad del territorio y el desarrollo rural, mediante la prestación del servicio público obligatorio de asistencia técnica directa rural y minero Agroempresarial, en la búsqueda por la articulación entre la oferta y la demanda de los instrumentos de política del estado en los territorios, para garantizar la efectividad de los recursos financieros, administrativos, humanos y técnicos de los municipios del área de influencia y recurrentes del Departamento, la Nación y de los organismos Internacionales, de carácter público o privado, en el marco de las funciones de los Centros Provinciales de Gestión Minero Agroempresariales.

1.1.2. Estructura Orgánica:

1.2. ENCUESTA PRODUCTORES DOCUMENTOS

Se realizó una encuesta a los productores de documentos de la entidad según el anexo 9

del mini manual de tablas de retención documental y transferencias y se aplicó siguiendo el

instructivo del respectivo anexo, de tal forma que en la primera parte de la encuesta se

obtuvo conocimiento de la unidad productora y en la segunda parte de la unidad

documental.

La encuesta se aplicó a cada una de las unidades administrativas, según el organigrama

actos administrativos de la entidad.


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1.3. ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA

Se realizó un análisis a la información institucional y sus fuentes documentales tales como

actos administrativos, organigrama y encuesta realizada a las unidades administrativas

productoras de documentos, para posteriormente elaborar las TRD.

2. CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUB SERIES DOCUMENTALES

De acuerdo con la información recolectada se establecieron los tiempos de retención de las

series y sub series documentales en cada fase de archivo, con el fin de propender por la

protección documental desde su producción hasta su disposición final.

2.1. Codificación:

De acuerdo a la estructura orgánica del Centro Provincial de Gestión Minero

Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño, la codificación es la siguiente.

UNIDAD ADMINISTRATIVA CODIGO

GERENCIA 01

UNIDAD DE GESTION 02

2.2. Cuadro de clasificación documental:

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE DEPENDENCIA

01

Actas

01.01

Consejo Directivo

Gerencia

01.02

Actas Asamblea

Gerencia

01.03 Actas Varias Gerencia

01

Actos Administrativo

02.01

Decretos Gerencia

02.02

Resoluciones

Gerencia

01

Comunicaciones

03.01

Circulares

Gerencia

03.02

Oficios

Gerencia

01

Informes

04.01

De gestión

Gerencia


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02

Actas

01.01 Comité interno de archivo

Unidad de Gestión 01.02 Comité seguridad y

salud en el trabajo

01.03 Otras Actas

02 Comunicaciones 02.01 Oficios Unidad de Gestión

02

Certificados

03.01 Gestión transparente

Unidad de Gestión

03.02 Ingresos y retenciones

03.03 Laborales

03.04 Presupuestales

03.05 Otros

02 Conciliaciones Bancarias

04.1 Conciliaciones bancarias

Unidad de Gestión

02

Comprobantes

05.01 De egreso

Unidad de Gestión

05.02 De ingreso

05.03 Boletín de Tesorería

06.01 De circulares

06.02 De contratos de prestación de servicios

06.03 De contratos de mínima cuantía


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02

Consecutivos

06.04 De contratos de selección abreviada

Unidad de Gestión

06.05 De invitaciones públicas

06.06 De resoluciones de procesos contractuales

06.07 De resoluciones

06.08 Oficios

02

Contratos

07.01 De arrendamiento

Unidad de Gestión

07.02 De mínima cuantía

07.03 De prestación de servicios

07.04 De selección abreviada menor cuantía

07.05 Concurso de méritos

02

Controles

08.01

De comunicaciones oficiales

Unidad de Gestión

08.02

De préstamo de documentos

08.03 De quejas y reclamos

08.04 Salida de documentos

08.05 De préstamo de equipos

08.06 De suministros

02 Derechos de petición

09.01 Derechos de petición Unidad de Gestión


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09.02 Acción de tutela

02 Ejecuciones presupuestales

10.01 De egresos Unidad de Gestión 10.02 De ingresos

02

Encuestas

11.01 Barequeros

Unidad de Gestión

11.02 Caracterización minera

11.03 Caracterización herramientas barequeros y chatarreros

11.04 Compraventas

11.05 Chatarreros

11.06 Entables

11.07 Joyerías

11.08 Negritudes

11.09 Paneleros

11.10 Piscicultura

11.11 Productivas agropecuarias

11.12 Unidades de beneficio

11.13 Unidades productivas mineras

02 Estados financieros

12.01 Estados financieros Unidad de Gestión

02

Informes

13.01 Control interno

Unidad de Gestión

13.02 Entes de control

13.03 Plan anticorrupción

13.04 Técnicos

13.05 Actividades contratistas

02

Inventarios

14.01 Bienes muebles Unidad de Gestión 14.02 Documental

02

Libros

15.01 Auxiliar Unidad de Gestión 15.02 Diario de caja

15.03 Mayor y balance

15.04 Presupuestal

02

Manuales

16.01 De archivo

Unidad de Gestión

16.02 De atención al ciudadano

16.03 De contratación

16.04 De control interno

16.05 De funciones

16.06 De procesos

16.07 De políticas contables

17.01 De Acción


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02 Planes 17.02 Anticorrupción y de atención al ciudadano

Unidad de Gestión

17.03 Estratégico

02 Presupuesto 18.01 Presupuesto entidad Unidad de Gestión

02

Programas

19.01 Gestión documental Unidad de Gestión 19.02 Salud y seguridad en

el trabajo

02 Requerimientos 20.01 Entes de control Unidad de Gestión 20.02 Otras entidades

02 Tablas de retención

documental

21.01 Tablas de retención documental

Unidad de Gestión

02 Tablas de valoración

documental

22.01 Tablas de valoración documental

Unidad de Gestión

02 Cuentas de pago 23.01 Cuentas de pago Unidad de Gestión

02 Hojas de vida 24.01 Hojas de vida Unidad de Gestión 24.02 Requisitos

2.3. Instructivo tablas de retención documental

2.3.1. Tablas de retención documental

Son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

El Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño se

verá beneficiado con la elaboración de las tablas de retención documental ya que estas.

Facilitan el manejo de la información

Contribuyen a la racionalización de la producción documental

Permiten al Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste

Antioqueño proporcionar un servicio eficaz y eficiente

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención

en ellas estipulados

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos

2.3.2. Componentes tablas de retención documental

Entidad productora: corresponde al nombre de la entidad


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Oficina productora: corresponde al nombre de la dependencia productora de los

documentos

Hoja _ de _: Corresponde al número individual y total de las hojas utilizadas

Código: corresponde al código de la dependencia, el cual resulta del número asignado de

acuerdo a la estructura orgánica de la entidad y el código asignado a la respectiva serie o

sub serie documental.

Serie: conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos

emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus

funciones

Subserie: conjunto de unidades documentales que hacen parte de una serie identificada

de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tipos documentales: unidad documental simple originada de una actividad administrativa

con formato y contenidos distintos que sirve como elemento para cumplir los procedimientos

de una serie y sub serie.

Retención en años: Es el tiempo que deben permanecer las Series y Sub series documentales en el archivo de gestión, una vez cumplida su vigencia se realiza la transferencia al archivo central de acuerdo a lo estipulado en la Tablas de Retención Documental. Disposición final: determina el mecanismo a utilizar una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central. Para la disposición final se tienen las siguientes: CT: se aplica a los documentos que tienen valor permanente, ya que dejan ver la actuación

de la entidad, poseen valor histórico. E: es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. S: proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. M: proceso mediante el cual se fotografían los documentos y se obtienen pequeñas imágenes en películas

3. ELABORACIÓN Y PRESENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Con base a la información compilada y de acuerdo al cuadro de clasificación se construyó las tablas de retención documental, adoptando el formato establecido por el Archivo General de la Nación.


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El Gerente convocó al Comité Interno de Archivo para presentar la propuesta de las tablas de retención documental. El Comité Interno de Archivo procedió al estudio y evaluación correspondiente para su aprobación mediante un acta avaló la propuesta de las tablas de retención para el Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del Alto Nordeste Antioqueño. El Gerente remitirá al Consejo Departamental de Archivo del departamento de Antioquia para su convalidación. Las tablas de retención documental requieren de revisión y actualización periódica.

4. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL


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ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO PROVINCIAL DE GESTION MINERO AGROEMPRESARIAL DEL ALTO NORDESTE

ANTIOQUEÑO

UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 01

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

D S SB Archivo Gestión

Archivo Central

CT E M/D S

01 01 ACTAS

3 19 X

Son documentos que forman parte de la memoria institucional por lo tanto son de conservación total. Cumplido el tiempo en el Archivo Central se microfilma para la conservación permanente

01 01 01

Consejo Directivo

*Acta

*Citación

*Orden del día

*Registro Asistencia

01 01 02

Asamblea

3 19 X

*Acta

*Citación

*Orden del día


01 01 03

Varias

3 19 X *Acta

*Orden del día


01 02 ACTOS ADMINISTRATIVOS


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01 02 01 Decretos 4 10 X X

Documento de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en la entidad. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas

01 02 02 Resoluciones 4 10 X X

01 03 COMUNICACIONES

01 03 01 Circulares 2 5 X X Documentos de carácter informativo, se selecciona una muestra representativa del 10% cada año 01 03 02 Oficios 2 5 X X

01 04 INFORMES

01 04 01 De Gestión 2 18 X

Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retencion en el archivo central, seleccionar el 10% de la produccion para futuras consultas

CONVENCIONES

CT: Conservación Total E: Eliminación

S: Selección M/D: Microfilmación - Digitalización

Firma Responsable: _________________________________

Fecha: Septiembre de 2017


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ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO PROVINCIAL DE GESTION MINERO AGROEMPRESARIAL DEL ALTO NORDESTE

ANTIOQUEÑO

UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE GESTION

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE GESTION

CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 02

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

D S SB Archivo Gestión

Archivo Central

CT E M/D S

02 01 ACTAS

02 01 01 Comité Interno de Archivo 5 19 X Son documentos que forman parte de la memoria institucional por lo tanto son de conservación total. Cumplido el tiempo en el Archivo Central se microfilma para la conservación permanente

* Citación

* Orden del día

* Acta

* Control de asistencia

02 01 02 Comité Seguridad y Salud en el Trabajo 5 19 X

* Citación

* Orden del día

* Acta

* Control de asistencia

02

01

03

Otras Actas 5 19 X

*Citación

*Orden del día

*Acta

*Control de asistencia


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02 02 COMUNICACIONES

02

02

01

Oficios

2

10

X

Documentos que tienen soportes de diferentes asuntos, los cuales pueden servir para esclarecer en algún momento dado, actuaciones de la gestión de la entidad, Se conserva diez años por posibles requerimientos, transcurrido el tiempo de retención , eliminar los documentos teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa

02 03 CERTIFICADOS

02

03

01

Gestión Transparente

2

10

X

Cumplido el tiempo en el archivo de gestión se eliminan porque pierden vigencia administrativa

02 03 02 Ingresos y retenciones 2 10 X

02 03 03 Laborales 2 10 X

02 03 04 Presupuestales 2 10 X

02 03 05 Otros 2 10 X

02 04 CONCILIACIONES BANCARIAS

02

04

01

Conciliaciones Bancarias

5

19

X

Documentos de carácter contable y Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central

* Control

* Extractos bancarios


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* Conciliaciones se eliminan, debido a que ha

cumplido el tiempo establecido en la normatividad Colombiana

* Notas contables

* Consignaciones

02 05 COMPROBANTES

02

05

01

De Egreso

5

19

X

Documentos de carácter presupuestal y Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan los comprobantes de ingreso, debido a que ha cumplido el tiempo establecido en la normatividad Colombiana

* Comprobantes

* Orden de pago

* Soportes

02

05

02

De Ingreso

5

19

X

* Comprobantes

* Consignaciones

02 05 03 Boletín de tesorería 5 19 X

02 06 CONSECUTIVOS

02 06 01 De circulares 1 2 X Se eliminan en el archivo de gestión porque los documentos originales hacen parte de Los procesos

02 06 02 De contratos de prestación de servicios 1 2 X

02 06 03 De contratos de mínima cuantía 1 2 X

02 06 04 De contratos de selección abreviada 1 2 X

02 06 05 De invitaciones públicas 1 2 X

02 06 06 De resoluciones procesos contractuales 1 2 X

02 06 07 De resoluciones 1 2 X

02 06 08 Oficios 1 2 X

02 07 CONTRATOS

De arrendamiento


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02

07

01

* Estudio del sector

5

20

X

X

Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención es de 20 años. Pasado el tiempo de retención se digitalizan y eliminan. Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención

* Estudios previos

* Disponibilidad presupuestal

*Fotocopia documento identidad

* Certificado cámara de comercio

* RUT

* Certificado antecedentes disciplinarios

* Certificado antecedentes fiscales

* Certificado antecedentes judiciales

* Certificado de libertad y tradición

* Acta de inicio

* Certificado o planillas pago seguridad social

* Registro presupuestal

02

07

02

De mínima cuantía

5

20

X

X

* Ficha técnica

* Estudios previos

* Estudios del sector

* Invitación pública


* Observaciones invitación pública

* Respuesta observaciones

* Adendas

* Propuestas

* Acta de cierre

* Informe de evaluación

* Observaciones informe de evaluación


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* Oferta seleccionada es de 20 años. Pasado el tiempo

de retención se digitalizan y eliminan.

* Comunicación aceptación

* Adjudicación

* Minuta contrato



* Copia cédula

* RUT


* Certificaado antecedentes fiscales



* Copia libreta militar personas naturales

* Certificados acreditación idoneidad y experiencia

* Garantía única de cumplimiento

* Aprobación garantía

*Acta de inicio

* Entrega de suministros

* Informe de supervisión

* Acta de liquidación

De prestación de servicios

* Estudios previos



* Propuesta

* Copia documento de identidad


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02

07

03 * RUT

5

20

X

X Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención es de 20 años. Pasado el tiempo de retención se digitalizan y eliminan.





* Declaración de bienes y rentas función pública

* Formato único hoja de vida función pública

* Copia libreta militar personas naturales

* Certificado antecedentes (ingenieros)

* Certificado antecedentes (abogados)

* Certificados estudio

* Certificados experiencia

* Tarjeta profesional

* Afiliación y pago seguridad social

* Examen pre ocupacional

* Minuta contrato




* Acta de inicio

De selección abreviada menor cuantía

* Aviso convocatoria

* Estudios previos


* Proyecto pliego condiciones


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02

07

04


5

20

X

X

Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención es de 20 años. Pasado el tiempo de retención se digitalizan y eliminan

* Observaciones proyecto pliego condiciones


* Pliego de condiciones definitivo

* Acto apertura

* Manifestación de interés

* Sorteo ( si aplica)

* Observaciones proyecto pliego condiciones definitivo


* Adendas

* Propuestas

* Acta de cierre




* Adjudicación

* Propuesta seleccionada

* Minuta contrato




*Carta presentación propuesta


* Acta junta de socios



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* Inhabilidades e incompatibilidades




* Copia cédula

* RUT

* Certificado RUP

* Certificados idoneidad y experiencia

* Acta de inicio

02 07 05 Concurso de Méritos 5 20 X X Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo por lo cual el tiempo de retención es de 20 años. Pasado el tiempo de retención se digitalizan y eliminan

* Estudios previos


* Proyecto pliego condiciones


* Observaciones proyecto pliego condiciones


* Pliego de condiciones definitivo

* Acto apertura

* Observaciones proyecto pliego condiciones definitivo


* Adendas

* Propuestas

* Acta de cierre





Página 23 de 1


* Adjudicación

* Propuesta seleccionada

* Minuta contrato




*Carta presentación propuesta


* Acta junta de socios


* Inhabilidades e incompatibilidades




* Copia cédula

* RUT

* Certificado RUP

* Certificados idoneidad y experiencia

* Acta de inicio

02 08 CONTROLES

02

08

01

De comunicaciones oficiales

2

5

X

Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otro expediente

* Planillas de control

* Solicitud

* Respuesta

* Guía de envío por correo


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* Control correo certificado

* Constancia envío por correo electrónico

02

08

02

De préstamo de documentos

2

5

X

Se eliminan por que pierden vigencia

* Solicitud

* Formato

02

08

03

De quejas y reclamos

2

2

X

Eliminar el archivo central transcurrido el tiempo de retención

* Formato de control

* Informe

02

08

04

Salida de documentos 2

0

X

Se eliminan por que pierden vigencia

* Requerimiento

* Formato

02 08 05 De préstamo de equipos 2 0 X Se eliminan por que pierden vigencia

* Requerimiento

* Formato

02 09 DERECHOS DE PETICION

02

09

01

Derechos de petición

5

10

X

X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se microfilma o digitaliza para conservación permanente y se eliminan los físicos

* Respuesta

02 09 02 Acción de tutela 5 10 X X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se microfilma o digitaliza para conservación permanente y se eliminan los físicos

02 10 EJECUCIONES PRESUPUESTALES

02

10

01

De egresos 5

19

X

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se microfilma o digitaliza para conservación permanente y se elimina los soportes físicos

02

10

02

De ingresos 5

19

X

X


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02 11 ENCUESTAS

02 11 01 Barequeros 5 10 X X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se microfilma para conservación permanente y se elimina los soportes físicos

02 11 02 Caracterización minera 5 10 X X

02 11 03 Caracterización herramientas barequeros y chatarreros

5 10 X X

02 11 04 Compraventas 5 10 X X

02 11 05 Chatarreros 5 10 X X

02 11 06 Entables 5 10 X X

02 11 07 Joyerías 5 10 X X

02 11 08 Negritudes 5 10 X X

02 11 09 Paneleros 5 10 X X

02 11 10 Piscicultura 5 10 X X

02 11 11 Productivas agropecuarias 5 10 X X

02 11 12 Unidades de beneficio 5 10 X X

02 11 13 Unidades productivas mineras 5 10 X X

02 12 ESTADOS FINANCIEROS

02

12

01

Estados financieros

5

19

X

X

Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica y social de la entidad, se microfilma para conservación permanente y se elimina los soportes físicos

* Balance general

* Estado de pérdidas y ganancias

* Certificación estados financieros

* Notas a los estados financieros

02 13 INFORMES

02

13

01

Control interno

5

10

X

X

Se conservan totalmente porque consolidan la información y se convierte, en fuente de consulta

* Informes

* Soportes

Entes de control


Página 26 de 1


02

13

02

* Requerimiento

2

10

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta

* Informes

* Anexos

* Comunicación

02

13

03

Plan anticorrupción

5

10

X

X

Adquieren valor secundario por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta

* Informes

* Soportes

02

13

04

Técnicos 5

10

X

X

Se conservan totalmente porque consolidan la información y se convierte en fuente de consulta

* Informes

* Soportes

02

13

05

Actividades Contratistas 5

10

X

X

Se conservan totalmente porque consolidan la información y se convierte en fuente de consulta

*Informes

*Soportes

02 14 INVENTARIOS

02

14

01

Bienes muebles

5

15

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se conserva por poseer valor secundario

* Inventario

* Registro entrada

* Factura

02

14

02

Documental 5

15

X

* Formato

02 15 LIBROS

02 15 01 Auxiliar 5 19 X X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

02 15 02 Diario de Caja 5 19 X X

02 15 03 Mayor y balance 5 19 X X


Página 27 de 1


02 15 04 Presupuestal 5 19 X X microfilma y se eliminan los

soportes físicos

02 16 MANUALES

02 16 01 De archivo 5 10 X Se eliminan porque pierde vigencia

02 16 02 De atención al ciudadano 5 10 X Se eliminan porque pierde vigencia

02 16 03 De contratación 5 10 X Se eliminan porque pierde vigencia

02

16

04

De control interno

5

10

X

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se microfilma o digitaliza y se conserva

02

16

05

De funciones

5

20

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central se debe digitalizar el original y eliminar las copias

02 16 06 De procesos 5 20 X X Se eliminan porque pierde vigencia

02 16 07 De políticas contables 5 10 X Se eliminan porque pierde vigencia

02 17 PLANES

02

17

01

De Acción

5

17

X

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se conserva por poseer valor secundario y se digitaliza para consulta

* Plan

02

17

02

Anticorrupción y de atención al ciudadano

5

15

X

X

Adquieren valor secundario por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta * Plan

02 17 03 Estratégico 5 15 X X Adquieren valor secundario por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta

*Plan

02 18 PRESUPUESTO


Página 28 de 1


02

18

01

Presupuesto entidad

5

15

X

X

Adquiere valor secundario, por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta

02 19 PROGRAMAS

02

19

01

Gestión documental

2

5

X

La información se actualiza

permanentemente en el Archivo de Gestión, los documentos desactualizados se transfieren al archivo central para consulta por cinco (05) años y después se eliminan

* Programa

* Instructivos

* Procedimientos

* Formatos

02

19

02

Seguridad y salud en el trabajo

5

10

X

La información se actualiza constantemente. Los documentos desactualizados se eliminan en el archivo central

* Programa

* Formatos

* Mapa de riesgos

* Procedimientos

* Soportes

02 20 REQUERIMIENTOS

02 20 01 Requerimientos entes de control 2 10 X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario

* Copia comunicación

* Requerimiento

* Copia respuesta

02

20

02

Otras entidades 2

10

X

Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario

* Copia comunicación

* Requerimiento

* Copia respuesta

02 21 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL


Página 29 de 1


02

21

01

Tablas de retención documental

3

5

X

La información se actualiza permanentemente en el Archivo de Gestión, los documentos desactualizados se transfieren al Archivo Central para conservación total

* Formato TRD

* Cuadro clasificación de series y sub series

* Actas comité interno de archivo

* Resolución aplicación TRD

* Informes de seguimiento y aplicación

02 22 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

02

22

01

Tablas de valoración documental

3

5

X

Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registrada la disposición final de los documentos, por lo tanto adquieren valor secundarios

* Formato TVD

* Acta comité interno de archivo

* Resolución aplicación TVD

* Informes de seguimiento y aplicación

02 23 01 Cuentas de Pago 5 19 X X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se microfilma y se eliminan los soportes físicos

*Soportes

02

24

01

Hojas de vida 5

X

Se eliminan porque pierde vigencia

*Hojas de vida

*Requisitos

CONVENCIONES

CT: Conservación Total E: Eliminación

S: Selección M/D: Microfilmación - Digitalización

Firma Responsable: _________________________________

Fecha: Septiembre de 2017

Centro Provincial de Gestión Minero Agroempresarial del ... · municipios de El Bagre, Remedios,...

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