Clase 1 sem a z

SEMINARIO FINAL

Prof. Vera Santiago Martínez

OBJETIVOS

• Capacitar al participante en torno a los elementos

del proceso de preparación de una propuesta para

peticionar fondos.

• Compartir una metodología paso a paso que

comprende todo dicho proceso y provee herramientas

prácticas.

• Poner a prueba esta metodología como proponentes

de propuestas y evaluadores de las mismas.

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

• Curso medular para quienes toman la certificación en Preparación de Propuestas.

• Curso electivo para CEGER.

• Para los que toman ambos cuenta como ambos.

• 2 da sesión grabada. Disponible fin de semana.

• Prueba final 15 preguntas (cierto y falso, escoge, escribir). Abre el lunes y cierra el miercoles a las 11 p.m.

¿Qué es una propuesta?

Oferta – Propósito - Destinatario

Propuesta para peticionar

fondos Presentación escrita que describe la

actividad o proyecto que una organización,

grupo o individuo se compromete a realizar,

de cierta manera, en un período específico

de tiempo con unos resultados

pre-determinados y a un costo dado.

Tipos de Propuestas:

Programas de Servicio

Propuestas de Desarrollo

Propuestas de Planificación

Propuestas de Adiestramiento

Propuestas de Eventos

¿Cuál es el primer paso en el proceso

de preparar una propuesta y cuál es

el último? 8

•Identificar el problema.

•Pienso que el primer básico de una

propuesta es identificar una

necesidad (estudio de necesidades),

realizar un perfil de la comunidad

y/o población a impactar, establecer

los requisitos de elegibilidad para los

participantes y establecer las

alternativas para el mercadeo de la

misma.

•Estudio de necesidades

•Planificar en que se centrara el

proyecto

•Tener una idea de un proyecto.

¿Cuál es el primer paso? ¿Cuál es el primer último?

•Evaluación y conclusión

•El último sería utilizar métodos de

evaluación como:

-Evaluación de las actividades tanto por

el personal como por el participantes.

-Informe de logros y Resultados (incluye

cuestionarios y estadísticas)

De esta manera se medirá la efectividad

de la misma y dichos documentos

servirán para futuras modificaciones de

la propuesta.

•Evaluacion (incluye instrumentos)

•Revisarla y someterla

•Hacer un resumen ejecutivo que

explique de forma concisa la propuesta y

someterla.

Proceso Tipo

Semáforo

De la A la Z

11

1. Paso a paso por el proceso

2. Orden lógico

3. Se ha compartido para ponerla a

prueba.

4. Incorpora lo que se nos puede

quedar fuera.

PRE-PROPUESTA

• No se debe buscar la convocatoria y

entonces querer crear la propuesta.

• No se debe empezar a escribir sin tener

toda la información.

PRE-PROPUESTA

1. Analizar las ideas y plantear un concepto….

2. Buscar informacion

3. Conozcase a si mismo (autoevaluacion)

4. Decida a quien le presentara la propuesta

Analize las ideas

y plantee un

concepto….

14

• Casi todos los proyectos empiezan como una idea.

“IDEA: Es una imagen que existe o se halla en la mente.”

• La idea es muy diferente al proyecto.

• Algo que sucede (bueno o malo) / algo no sucede.

• Un problema sin solución (aparente).

• Se hace algo en otro lugar

• La existencia de unos recursos…

Analize las ideas y plantee un

concepto….

Una idea tiende a no ser final, pero es el inicio.

• El proyecto que se puede realizar puede diferir de la idea inicial

(generalmente es así).

• El concepto es la manera es la que atemperamos la idea a la realidad y

logramos concebir lo que será el proyecto en sí.

• Un proyecto no es necesariamente una propuesta, puede involucrar

más de una.

• La idea se asocia al sueño… el concepto se asocia al plan. El proyecto

materializa el plan… la propuesta es el vehículo para traer los recursos

del proyecto y cumplir con el plan.

Analize las ideas y plantee un

concepto….

EJERCICIO PARA SOÑAR

1

2

Busque información

18

• El punto de partida para transformar esa idea

y utilizarla es la información.

Busque información

Estadísticas

Tendencias

Soluciones

Cómo

Resultados

Recursos

Problema Solución

Donantes

Todo

Busque información

• La búsqueda requiere preparación:

• Nivel de conocimiento que se tenga

• Preguntas específicas vs Información específica

• Data primaria vs data secundaria

• Formato en que se puede obtener la información.

Busque información sobre el

problema o necesidad

Secundaria • Fácil de obtener

• Ahorra tiempo

• Menos costosa

• Credibilidad

• Propósito distinto • Formato no a la medida

• No actualizada

• Estudios/Informes

• Revistas/Periódicos

• Publicaciones/Estadísticas

Ejemplos:

Busque información sobre el

problema o necesidad

Primaria • Es pertinente

• Disponible en el formato preferido

• Actual

• Consume tiempo

• Costosa

Ejemplos:

• Entrevistas

• Cuestionarios

• Grupos Focales

Busque

información

sobre fuentes

de fondos…

Empiece por aquellas que conoce o de las que le han hablado.

• Oficina del Censo (http://www.censo.gobierno.pr)

• Tendencias (www.tendenciaspr.com)

• Páginas Amarillas (www.superpagespr.com)

• El Nuevo Día (www.endi.com)

• Empresa Social (www.empresasocial.uprm.edu)

Busque información:

Websites Recomendados

• Banca Comercial (Ley CRA)

• INSEC www.insec.org

• Compañías locales más grandes de Caribbean Business Book of Lists

• Todas las fundaciones locales

• Premio Hermanas Carvajal-FFC

• Premio Tina Hills- FAR


Fuentes Recomendadas

http://www.insec.org/

• Fundaciones norteamericanas de compañías con operaciones locales y viceversa

• Catholic Campaign for Human Development www.nccbusc.org

• Presbyterian Committee on the Self Development of People http://pcusa.org/

• CSBG del Departamento de la Familia

• Incentivos salariales del DTRH



http://www.nccbusc.org/

http://pcusa.org/

• CDBG de HUD y OCAM

• Youthbuild y Rural Housing and Economic Development Assistance de HUD

• Rural Business Enterprise Grant y Rural Business Opportunity Grant de USDA

• Corporation for National Community Service (Programas VISTA y Americorps)




• Grants Federales: www.grants.gov

• Fundaciones Norteamericanas: http://www.fundsnetservices.com; www.foundationcenter.org;

http://philanthropy.com;

• Agencias estatales: www.gobierno.pr

• Estadísticas: www.tendenciaspr.com ; http://www.censo.gobierno.pr

• Compañías manufactureras por municipio

www.pridco.com


Conocerse a sí mismo…

29

La organización debe estar claro sobre su identidad.

Conocer sus puntos fuertes y los débiles también.

Saber si posee una capacidad y experiencia que pueda respaldar el proyecto o programa que propone.

Capacidad administrativas que le permitan administrar la propuesta

Conocerse a sí mismo…

Conózcase a si mismo…

FORTALEZAS: Lo que nos hace buenos… los mejores.

DEBILIDADES: Lo que hace que otros sean mejores que nosotros.

I

N

T

E

R

N

O

OPORTUNIDADES: Lo que puede presentarse (o ya lo hay) y podemos aprovechar (ya lo estamos haciendo!)

AMENAZAS: Lo que ha sucedido, esta sucediendo o puede venir y nos afecta negativamente.

E

X

T

E

R

N

O

Decida quién será su

donante…

32

Decida quién será su donante…

• Para realizar una elección con buenos fundamentos

es necesario CONOCER AL DONANTE…

…es decir, entender aquello que él quiere en cuanto a

metas, misión e intereses.

Tipos de propuestas que auspicia (historial)

Perfil de las organizaciones que ha auspiciado

Requisitos Organizacionales y legales

Dinámica del desembolso de dinero

Auditoría, informes, sanciones…

Á Á reas Program reas Program á á ticas Compatibles con la Misi ticas Compatibles con la Misi ó ó n n

Requisitos Organizacionales Viables Requisitos Organizacionales Viables

Proyectos e Iniciativas Compatibles Proyectos e Iniciativas Compatibles

Cobertura o Inmediatez Cobertura o Inmediatez

Geogr Geogr á á fica fica

Pareo de Fondos Pareo de Fondos

Elegibilidad de Costos Elegibilidad de Costos

Contactos de Contactos de

Referencia Referencia

Pirámide de Cernimiento

Decida quién será su donante…

• Conocer sus procesos y detalles prácticos para que

otorgue fondos.

• Leer convocatoria

• Proyectos auspiciados anteriormente

• ¿Aplicación en línea?

• Requisitos Organizacionales

PRE-PROPUESTA

• Si se invierte tiempo de la convocatoria

para indagar todo lo anterior, es tiempo

perdido del necesario para escribir.

• Recomendación: actividades iterativas,

es decir, constante a lo largo del año.

PROPUESTA

• Tenemos un donante, una fecha, una

guía...

• Tangible: documento.

• Euipo (Team).

• Escribimos.

Empieze a escribir con

una estructura

39

Carta de trámite

Página titular

Tabla de contenido

Resumen

Situación

Objetivos

Método

Empieze a escribir: Componentes

Principales de una Propuesta

Evaluación

Presupuesto

Financiamiento

futuro

Certificaciones

Apéndices

Formule un título

41

• El título identifica la propuesta.

• Ojo! El nombre de la propuesta NO es el nombre de la organización.

• Recomendable que sea fácil de recordar.

• Evite la utilización de títulos sofisticados o rebuscados.

Formule un título

• Debe describir lo que se pretende hacer.

• Puede ser un acrónimo:

• Ej. Proyecto HIJOS (Hogar Integral para Jóvenes con Oportunidades de Servicio)

• Ej. Proyecto ERES (Empresa de Rehabilitación, Empleo y Servicios)

Formule un título

44

Gestione documentos

de apoyo

• Gana tiempo mientras escribe.

• Al escribir puede requerir información de algunos de ellos (citar).

• Los documentos puede requerir información de la propuesta.

Gestione documentos de apoyo

Haga el historial de su

organización

46

• Es cómo el resumé de la organización, argumenta la capacidad de la organización para implantar exitosamente el proyecto.

• TIPS:

• Tome como base algo ya creado (website, brochure).

• Recomienda crear un historial base y atemperarlo al propósito de la propuesta.

• Es la parte de la propuesta donde conviene hablar de usted y hablar bien.

• Para no extenderse… adjunte un folleto o «brochure» de su organización o invitando al lector a que visite su página web, si la tiene.

• Atemperarlo haciendo énfasis en la experiencia que importa para la propuesta en mención.

Historial de la Organización

• De forma breve:

• Cuándo fue fundada su organización.

• Misión y Visión.

• Programas y servicios (especialmente los que están relacionados al

contenido de su propuesta).

• Logros obtenidos (especialmente los que están relacionados al

contenido de su propuesta).

• Estructura de la organización (capacidad administrativa y

programática para el desarrollo de la propuesta).

• Información de la Junta de Directores y alianzas.

Historial de la Organización

Introduzca el problema o

necesidad a atender

49

• Es la razón de ser de la propuesta.

Recuerda como nació la idea?

• Presentar hechos y pruebas para apoyar la necesidad de lo

que se propone.

• Establecer cómo la organización entiende los problemas y

los puede resolver de una manera razonable.

Introduzca el problema o necesidad a atender

• Describa la magnitud del problema.

Introduce el problema o

necesidad a atender

“ El cáncer de seno mata. Factores de riesgo como la

edad, herencia o haber tenido la primera menstruación

antes de los 12 años o menopausia después de los 55

incrementan la probabilidad de que una mujer padezca

de esta enfermedad.”

• Documente (con fuentes confiables) y asegúrese de que los

datos que presente sean correctos y actualizados.


necesidad a atender

“Según la Liga Americana de Lucha

contra el cáncer el cáncer de mama mata

más mujeres en los Estados Unidos que

ningún otro cáncer, excepto el cáncer de

pulmón.”

• Evite exageraciones o explicaciones muy emocionales o

personales.


necesidad a atender

“ Nadie ni nada puede determinar con

certeza si una mujer desarrollará cáncer,

por tanto, todas y cada una de las mujeres

puertorriqueñas podrían padecer la

enfermedad, lo cual colapsaría nuestro

sistema de salud que no daría abasto”

• Plantee que la situación tiene solución


necesidad a atender

“Si bien es cierto que el cáncer de seno mata,

también es verdad que el porcentaje de curación

de los tumores de seno que se detectan en su

etapa inicial es superior al 95 por ciento. Esta

estadística es la motivación principal para el

desarrollo de programas dirigidos a la detección

temprana y prevención de este terrible mal.”

Justifique la “solución”

propuesta

55

• Demuestre que su aportación es creíble y manejable.

Justifique la solución propuesta

“…las estadísticas demuestran que las revisiones periódicas

pueden detectar los síntomas del cáncer de seno en sus fases

iniciales, lo cual reduce de forma considerable la

probabilidad de muerte. Un programa que promueva las

visitas periódicas al médico puede ayudar a reducir el riesgo

de morir a causa de cáncer de seno."

• Enfatizar si se a atender un grupo o área geográfica crítica o

que otras entidades no cubren.


“Entre el 2007 y 2008, Pueblo Bueno se ubicó entre

los primeros cinco lugares a nivel nacional en

casos de cáncer de seno, es por esta razón, que un

programa de prevención es más necesario en

Pueblo Bueno que en cualquier otro municipio."

• Evitar el razonamiento circular. En cambio, desarrolle

una forma persuasiva de presentar y demostrar su solución.


“El problema es que no hay un programa de

prevención de cáncer de seno en Pueblo Bueno,

es por eso que hacer un programa de prevención

resolverá el problema".

...demostrando el

59

Know-How

de la organización

justifique la solución propuesta

• Al presentar :

• Experiencia de la organización en este tipo de área,

servicios o programas.

• Experiencia del personal trabajando con la población

meta

• Haga referencia al anejo que contiene los resumé.

• Capacidad organizacional y administrativa para operar el

proyecto.

…demuestrar elKnow-How”

• Demostrar si el programa integra soluciones diferentes o

más acertadas que proyectos anteriores.

• No critique, enfatice en qué radica esa diferencia.

• Es posible que el donante al que somete haya auspiciado proyectos anteriores o concurrentes.

• Más que competidores, pueden ser aliados. Hoy en día, los donantes están muy interesados en fomentar alianzas entre organizaciones que atienden necesidades similares.

…demuestrar elKnow-How”

Lleve la propuesta a una frase:

la meta

62

META:

• Es un enunciado cuantificable de algo que

deseamos alcanzar en el largo plazo.

• Las metas indican el impacto que deseamos

obtener por las acciones de la propuesta a nivel

macro.

• Normalmente indican cambio.

Lleve la propuesta a una frase

META:

• Ejemplo: El programa de desarrollo empresarial

promoverá la creación de empleos mediante el

establecimiento de cinco nuevas microempresas.

• Cuantificable

• Nivel Macro

Lleve la propuesta a una frase

Materialice la meta en

objetivos inteligentes

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OBJETIVOS INTELIGENTES

• Tienen relación directa con la(s) meta(s) definida para el proyecto.

• Ejemplo 1: Lograr el establecimiento de cinco nuevas empresas en un período de 12 meses.

• Ejemplo 2: Al finalizar el curso sobre Preparación de Propuestas, el 70% de los participantes habrán redactado el borrador de una propuesta.

• Ejemplo 3: Se ofrecerán servicios de cuidado diurno a 22 niños pre-escolares y servicios de cuidado extendido a 27 niños durante un año.

Materialice la meta en unos objetivos

inteligentes

Nombre las actividades

que le llevarán a alcanzar

los objetivos trazados

68

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES:

• Constituyen los pasos específicos para lograr cada

objetivo.

• Explican el “cómo” se ejecutará el proyecto en

detalle.

• Se les asignan a personas específicas dentro de la

organización.

• Omitir alguna podría tener repercusiones graves en el

presupuesto asignado para el proyecto.


ACTIVIDADES:


• Son los “outputs” del proyecto porque generan un

producto que no constituye el resultado final que

espero lograr.

• Ejemplo 1: «Ofrecer 12 talleres de capacitación empresarial

a miembros de la comunidad». (Nota: Los talleres no son

resultados ni permiten medir si el Objetivo se cumplió, sólo

constituyen un producto que se desarrolla para obtenerlo.)

• Ejemplo 2: «Distribuir 1,500 hojas sueltas y promociones

de los comercios de la comunidad para atraer más clientes.»

Recuento:

• Pre-propuesta: actividades previas que debemos haber

realizado para darle forma a lo que será la propuesta.

A – D: IDEA, INFORMACION, AUTOEVALUACION

• Propuesta: documento / actividades relacionadas a

obtener el mismo

• E – R: ESCRIBIR

Tabla de contenido / documentos de apoyo

Se da uso a lo construido en la fase de pre-propuesta.

¿Preguntas?

[email protected]

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