Cómo participar en Ferias, Ruedas de Negocios y Misiones ...

Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma.

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Cómo participar en Ferias, Ruedas de Negocios y Misiones Comerciales

Autor: Mauricio Molina Actualización: Marvel Borbón Huérfano

Contenido resumen

Bogotá, D. C., diciembre de 2010


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Contenido

Introducción

Glosario

I. Ferias nacionales

A. ¿Qué son?

B. Objetivos de participación

C. Clasificación

D. ¿Cómo elegir la feria en la que quieres participar?

1. La feria

2. El mercado

3. El producto

4. La empresa

5. Análisis costo/ beneficio

E. Maneras de participar

1. Como visitante

a. Beneficios

b. ¿Cómo lograr el éxito en una feria como visitante?

c. Preparación

d. Desarrollo

e. Posferia

2. Como expositor

a. Beneficios

b. Preparación de la exhibición en la feria

El presupuesto

El stand

F. Representación de la empresa en la feria

1. Personal de promoción

2. Material de promoción

3. Muestras


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G. Logística de traslados y alojamiento

1. Transporte de mercancía

2. Alojamiento

H. Desarrollo

1. Apertura de la feria

2. Promociones en el stand

I. Posferia

II. Misiones comerciales

A. ¿Qué son?

B. Objetivos

C. Características

D. Clases

E. Criterios para participar

F. Cómo elegirla

G. Cómo participar

1. Preparación

2. Desarrollo

H. Pos-misión comercial

I. Compromisos de las empresas en una misión comercial

III. Ruedas de negocios

A. ¿Qué son?

B. Beneficios

C. Características

D. Criterios para participar

E. Cómo participar

1. Preparación

2. Desarrollo

F. Pos-rueda de negocios

IV. Citas de negocios especializadas

A. ¿Qué son?

B. Beneficios


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C. Características

V. Vitrinas comerciales

A. ¿Qué son?

B. Ventajas

C. Requisitos para exhibir

VI. Muro de oportunidades

A. ¿Qué es?

B. Características

VII. Conclusiones

Referencias


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Introducción

Cada día, las empresas conocen o son testigos de numerosos

cambios en los diferentes sectores de la economía, que las obligan a

buscar estrategias para enfrentar la competencia que las intenta

sacar del mercado, si no cumplen las exigencias de los clientes.

Por esta razón, la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) y la Alcaldía

Mayor de Bogotá, a través del Centro de Emprendimiento Bogotá

Emprende, se propone apoyar a los emprendedores y empresarios a

identificar y aprovechar las oportunidades que ofrecen los mercados y

a fortalecer las entidades tanto públicas como privadas para el

desarrollo económico de la ciudad y el mejoramiento de la calidad de

vida de sus habitantes.

En esta cápsula de conocimiento se les informa a los participantes los

pasos que deben seguir antes, durante y después de participar en

una feria, una rueda de negocios y/o una misión comercial nacional,

para lograr los objetivos de la empresa, además de constituirse en

una guía de consulta frecuente para participar con éxito en estas

estrategias comerciales.

Entonces, este documento pretende:

Proporcionarles a los empresarios y emprendedores información

práctica que les permita identificar y aprovechar las

oportunidades que ofrece el mercado.

Dotar a los empresarios y emprendedores de herramientas que

les faciliten la toma de decisiones comerciales.


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Proveer una visión más clara sobre la importancia de ampliar

sus mercados a otras regiones del país y de los pasos que debe

seguir para realizar negociaciones exitosas.

Suministrarles a los empresarios y emprendedores los

conocimientos que les permitan evaluar si la empresa está

preparada para participar en ferias, ruedas y misiones

nacionales.

A la vez, quiere proveerles a los empresarios y emprendedores los

conocimientos para participar eficazmente en eventos comerciales

que les permitan cumplir sus expectativas de mercadeo y ventas en

actividades masivas de alto impacto como ferias, ruedas de negocios

y misiones nacionales.


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Glosario

Acceso al Mercado: Capacidad de productores, proveedores y

comercializadores de bienes y servicios para ingresar al mercado

correspondiente de nuevos mercados ya sea locales, nacionales ó

internacionales.

Acuerdo Comercial: Es un entendimiento bilateral de intercambio

entre oferentes y demandantes. Ponerse de acuerdo para el

intercambio de productos y servicios.

Agenda: Programa de actividades, de trabajo o de citas en un

periodo de tiempo determinado.

Agente: Persona o firma, que a base de comisión, se encarga de

promover las ventas de productos o servicios.

Avería: Pérdida o daño que sufre la mercancía, durante su traslado

de un lugar a otro.

Beneficiario: Persona o empresa que tiene derecho a percibir ciertas

prestaciones económicas o al reconocimiento de ciertos derechos en

función de un contrato suscrito.

Bienes de Consumo: Bienes que son utilizados para satisfacer las

necesidades individuales de quienes los adquieren, es decir, cuya

utilidad está en satisfacer la demanda final de los consumidores.

Bienes de Producción: Son bienes que sirven para producir otros

bienes o dar servicios productivos.

Bienes Intangibles: Se denominan así a los servicios.


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Cámara de Comercio: Asociación o institución que agrupa a los

comerciantes a fin de proteger sus intereses comunes.

Canal de Distribución: Medio mediante el cual los productos llegan

al consumidor final.

Carga: Mercancía para ser transportada por cualquier medio de

transporte mediante el pago de un precio.

Catálogo: Herramienta de promoción de una empresa. En ellos se

describe la empresa y los productos y servicios que esta ofrece.

Citas de Negocios: Actividades mediante las cuales se brinda apoyo

a las empresas en la búsqueda y selección de proveedores de los

productos y servicios que ella demanda, ofreciéndole alternativas de

calidad, precio y cantidades que mejor se adapten a las necesidades

de la organización.

Cliente: Persona que adquiere los productos y/o servicios que ofrece

una empresa.

Código de Barras: Sistema de codificación de bienes de consumo,

compuesto por líneas negras verticales, con una numeración en su

base. Esta información facilita la gestión de control en los puntos de

venta.

Comercialización: Procesos necesarios para llevar los bienes del

productor al consumidor. Las grandes empresas tienen áreas

especializadas en la comercialización de sus productos y/o servicios.


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Comercio: Actividad propia del intercambio, representa la

negociación que hacen las personas comprando, vendiendo o

permutando toda clase de bienes.

Compañía: Contrato por el cual dos o más personas se asocian para

desarrollar actividades mercantiles contribuyendo cada una con la

propiedad o el uso de las cosas, o con su propio trabajo, a la

realización de un fin económico común.

Competencia: Rivalidad entre productores, comercializadores por un

determinado mercado.

Compra: Operación por la cual una persona o institución, adquiere

por un precio en dinero algún bien o servicio.

Consolidación: Combinación de varias cargas pequeñas en un

embarque unitario para beneficiarse de las tasas aplicables a

contenedores completos de carga.

Consumo: Utilización de productos y/o servicios para satisfacer

necesidades primarias y secundarias.

Contenedor: Embalaje metálico grande y recuperable, en el cual se

consolida la mercancía para ser transportada.

Costo-beneficio: Herramienta del análisis económico usada para

tomar una decisión comparando los beneficios con los costos

asociados con una acción determinada.

Cotización: Oferta de venta.


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Demanda: Cantidad de mercancía o servicio que se compra a un

precio determinado y en un tiempo dado.

Distribución Física: Movimiento y manejo de la mercancía desde el

punto de producción hasta el lugar de consumo.

Distribuidor: Persona o empresa que compra directamente al

productor para vender a mayoristas y minoristas.

Economía: Ciencia que investiga la producción de bienes y servicios,

asi como también la oferta y la demanda.

Embalaje: Objeto en el que se envuelve un producto o conjunto de

productos para protegerlo durante su manipulación desde que sale de

la fábrica hasta que llega al consumidor final.

Empaque: Caja de cartón, paca o tambor que se utiliza para

proteger y conservar la mercancía desde el punto de origen hasta el

destino final.

Envase: Recipiente en que se conservan y transportan ciertos

alimentos. Recipiente en el cual se presentan las mercancías.

Etiqueta: Elemento que hace parte del producto y suministra

información acerca de este y del fabricante. Sirve para orientar al

consumidor sobre su uso y consumo.

Exposición: Es una exhibición organizada donde las empresas,

asociaciones, gobiernos o alguna otra entidad prepara una muestra

de sus productos o servicios


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Expositor: Organismo, Industrial o comerciante que concurre a una

feria o exposición para exhibir y vender sus productos.

Feria Comercial: Es una exhibición organizada para hacer posible

que los industriales y proveedores den a conocer sus productos o

servicios a los compradores potenciales.

Feria Comercial Especializada: Lugar donde concurren los

productos y comerciantes a exponer productos similares, de un

mismo sector económico ó industrial: Ej. Alimentos, cueros, plásticos,

químicos, etcétera.

Feria Comercial General: Actividad en la que industriales y

comerciantes exponen toda la oferta de productos y servicios de

todos los sectores de la economía.

Franquicia: Licencia exclusiva de venta o fabricación bajo patente.

Sistema de cooperación entre empresas diferentes, pero ligadas

mediante un contrato, en virtud del cual una de ella otorga a otra el

derecho a explotar una marca o y/o formula comercial a cambio de

una contraprestación.

Fuerza Mayor: Cláusula que limita las responsabilidades de los

proveedores y transportistas bajo ciertas circunstancias.

Inscripción: Información que debe suministrar un expositor al

organizador o promotor de una feria, exposición, misión o rueda de

negocios.

Intercambio: Transferencia de una mercancía o servicio de una

persona a otra.


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Lista de Precios: Lista de artículos para la venta y sus precios.

Logística de Distribución: Proceso de abastecimiento de un

producto en el lugar y tiempo en que se requiere

Marca: Es un signo, un nombre, un término y/o un diseño especial

para la identificación de un producto o un servicio en el mercado. Una

marca diferencia un producto de sus competidores.

Marca Registrada: Es aquella marca que, de acuerdo con la ley, se

ha convertido en propiedad de quién la registra, por lo tanto está

protegida legalmente.

Materia Prima: Materia utilizada para la producción de un bien. Los

procesos productivos alteran su estructura original.

Mercado: Lugar público que se utiliza de manera permanente ó en

determinados días para vender y comprar mercancías.

Misiones Comerciales: Son actividades de negocios colectivas, en

las cuales un grupo de empresarios de un mismo sector o diferentes

sectores se desplazan a un mercado objetivo (región o ciudad), con el

fin de contactar empresarios locales o compradores potenciales para

los productos o servicios que la empresa participante ofrece.

Módulo: Estructura básica suministrada por el promotor de una feria

o exposición.


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Muestra Comercial: Artículo representativo de una categoría

determinada de mercancías que permite conocer las características y

la calidad del mismo.

Muro de Oportunidades: Es un espacio diseñado para dar a

conocer una necesidad específica del negocio o empresa, mediante la

publicación de un aviso o anuncio.

Negociación: Hacer propuestas y recibirlas para llegar a un acuerdo

sobre preciso, condiciones, plazos de entrega.

Oferta: Cantidad de bienes o servicios que se ofrecen al mercado a

un precio dado.

Pabellón: Espacio que hace parte de un conjunto. En este caso los

pabellones de una feria utilizados para la exhibición de sus productos.

Participantes: Instituciones, industriales y comerciantes que

concurren a una feria a exponer sus productos y servicios.

Pedido: Es la solicitud de mercancía que el comprador formula al

vendedor. Contrato de compraventa de mercancías.

Plaza: Espacio público, amplio y descubierto, en el que confluye la

oferta y la demanda con el fin de lograr un intercambio comercial.

Precio: Valor que se da a un producto o servicio.

Presupuesto: Cálculo anticipado de ingresos y gastos de una

actividad económica durante un período de tiempo, por lo general

anual.


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Producto: Mercancías y servicios puestos a disposición de los

consumidores.

Promoción: Incentivos de corto plazo que la empresa realiza para

fomentar la venta de un producto o servicio.

Promotor: Persona que promueve o promociona profesionalmente

algo.

Proveedor: Persona ó empresa que se dedica a proveer o abastecer

a otra persona lo necesario o conveniente para un fin determinado.

Recinto Ferial: Espacio donde se realiza una feria.

Ruedas de Negocios: Son actividades para fomentar el intercambio

comercial, donde un comprador y un vendedor potencial con

intereses comunes se reúnen de acuerdo con un programa de citas

previamente establecidas.

Sala de Conferencias: Lugar disponible dentro del complejo ferial

para que los expositores, instituciones, fabricantes, comerciantes

puedan dar a conocer sus productos, mediante charlas o

conferencias.

Stand: Espacio donde cada expositor exhibe sus productos.

Tendencia: Orientación hacia una dirección determinada, precios,

consumo, moda.


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Transporte: Traslado de un lugar a otro de personas, mercancías o

bienes, fluidos.

Visitante: Son los industriales, comerciantes y cualquier persona que

visita un recinto ferial o una exposición.

Vitrinas: Son pequeños espacios, diseñados para facilitar la

exhibición los productos y servicios.

Vitrinismo: Técnicas de montaje de vitrinas con el fin de obtener los

mejores resultados posibles en la exhibición de productos.


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I. Ferias nacionales

A. ¿Qué son?

Son actividades en las que los empresarios tienen la oportunidad de

exhibir, promocionar y vender sus productos o servicios y realizar

contactos comerciales con los diferentes actores de la cadena

productiva. Se constituyen en un punto de encuentro muy importante

entre productores y clientes.

B. Objetivos de participación

Una adecuada participación en una feria debe producir un incremento

en el ROI (retorno de inversión), por lo que la planeación para hacer

presencia debe tener los objetivos precisos, implementar la

metodología que se sugiere y desarrollar los elementos diferenciales

que hacen de su empresa un negocio exitoso.

Los objetivos de participar en una feria deben ser coherentes con los

recursos económicos, humanos y logísticos con los que cuenta tu

empresa. Deben cumplir las expectativas de la compañía por lo que

se debe evitar participar en ferias que no correspondan al mercado de

sus productos y/o servicios.

Igualmente, los objetivos condicionan la planeación y su ejecución y

al fijarlos es necesario tener presente que en una feria no solamente

se va a vender productos o servicios.


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Algunos objetivos de participar en una feria son:

Contactar nuevos clientes

Fidelizar los clientes actuales

Incursionar en nuevos mercados

Lanzar nuevos productos y relanzar los que están en el

mercado

Conocer nuevas tecnologías y tendencias

Posicionar una marca

Hacer inteligencia de mercados

Incrementar las ventas

Buscar agentes o distribuidores para nuevos mercados

C. Clasificación

Las ferias son canales de ingreso en nuevos mercados y hacer

presencia en los que ya cuenta la empresa. Son una forma eficiente

de contactar clientes potenciales de manera masiva, por tanto, es

necesario seleccionar adecuadamente el evento en el cual va a

participar.

Para escoger la feria acorde con los intereses de la empresa, es

necesario tener en cuenta la clasificación que se consigna en el

cuadro 1.1.


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Cuadro 1.1 Clases de ferias

CLASES DE FERIAS PÚBLICO COBERTURA FRECUENCIA SECTORES ACTIVIDAD

Profesionales Están orientadas a un determinado sector o actividad específico. Están abiertas a un público específico. Los productos se venden al por mayor.

Locales Están orientadas a expositores y visitantes de la ciudad donde se realizan.

Anuales Se realizan una vez por año.

Generales o multisectoriales Están orientadas a todos los sectores y clases de productos o servicios.

Comercial

Abiertas a todo público No hay restricción para el ingreso y los productos que se exhiben están a la venta.

Nacionales Confluyen expositores y compradores procedentes de diferentes regiones del país.

Bienales Se realizan cada dos años.

Sectoriales o especializadas Dirigidas a expositores de un determinado sector. Son visitadas por potenciales compradores; por tanto, son más efectivas.

Industrial

Mixtas Son visitadas por profesionales y público en general.

Internacionales Participan expositores y compradores provenientes de distintos países.

Monográficas Son aquellas especializadas en un solo producto o en un subsector específico de la cadena.

Artesanal

Algunos ejemplos de clases de ferias son:

Sectoriales o especializadas: Feria del Libro, Alimentec, Feria del

Automóvil, Agroexpo, Artbo, Expoconstrucción, Leather Show,

Expoartesanías.

Generales o multisectoriales: Jóvenes Emprendedores, Feria del

Hogar, Feria de las Colonias, Expoempresaria.


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Internacionales: Feria Internacional de Bogotá.

D. ¿Cómo elegir la feria en la que quieres participar?

Debes tener en cuenta algunos factores que permitan precisar cuál es

el evento que ofrece mayores posibilidades de alcanzar los objetivos

de tu empresa.

Algunos criterios sugeridos para la selección de la feria incluyen:

1.La feria

Clase de feria: la clasificación anterior te ayudará a precisar en

qué feria debes participar. Busca la promoción masiva de tus

productos o de contactos comerciales.

Lugar donde se realizará la feria.

Fecha de realización: fecha adecuada, si tienes producto

suficiente para exhibición y entrega de muestras, si es

necesario.

Visitantes: origen de los visitantes. Los visitantes son

productores, distribuidores, proveedores y los sectores o

subsectores que representan.

Expositores: ¿los expositores son productores o

comercializadores?¿A qué sectores pertenecen?


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Frecuencia:¿cada cuánto se realiza la feria? ¿Cuántas veces se

ha realizado? ¿Cuántos visitantes y expositores han participado,

por lo menos en las dos últimas versiones?

Organizadores de la feria: ¿son organismos reconocidos, con

experiencia en la organización de este tipo de actividades?

¿Conoces su poder de convocatoria y los servicios que ofrece?

2. El mercado

¿Es el mercado apropiado para tus productos? ¿La feria coincide

con los productos que vas a ofrecer?

¿Tu producto tiene demanda en el mercado de tu interés?

¿Las condiciones de oferta precio, cantidad, calidad, tiempos de

entrega, etcétera, que ofrece la competencia pueden ser

superadas por tu producto?

3. El producto

¿Cuenta con los requisitos formales: etiquetado, registro

sanitario, contenido nutricional, cantidad, etcétera?

¿Cumple los requisitos de calidad y cantidad para

comercializarlo a gran escala?

¿El producto forma parte de la imagen corporativa de tu

empresa?


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4. La empresa

¿Cuenta con los recursos financieros suficientes para cubrir los

gastos de participación en la feria (stand, producto, promoción,

publicidad, etcétera)?

¿Cuenta con el personal calificado que atenderá el stand?

5. Análisis costo/ beneficio

En este análisis se debe proyectar el nivel de inversión y la utilidad

esperada en un lapso de tiempo predeterminado para recuperarla.

Adicionalmente, hay otros beneficios intangibles como consecución de

clientes, posicionamiento de marca e imagen de la empresa que

monetizados justificarán la inversión en la participación en las ferias.

E. Maneras de participar

Existen dos maneras de participar en una feria. Cada una requiere un

proceso de preparación antes, durante y después de la actividad,

para lograr los resultados esperados.

1. Como visitante

a. Beneficios

Libre movilidad con mínimo nivel de riesgo financiero.

Visión del mercado.


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Reunir la mayor cantidad y variedad de información a corto

plazo y en el mismo espacio, en torno del mercado.

Conocer las novedades del sector al asistir a demostraciones y

presentaciones de productos y servicios.

Conocer las tendencias del sector al participar en eventos

paralelos (congresos, seminarios, desfiles, muestras,

degustaciones, etcétera) e intercambiar información con

expertos y otros agentes representantes del sector.

Examinar los productos antes de adquirirlos.

Analizar la oferta del sector, comparando precios, condiciones y

características técnicas de los productos y servicios.

Encontrar soluciones técnicas a problemas y necesidades

existentes.

Generar ideas para aplicarlas a nuestros productos.

Establecer contactos y redes de cooperación con otros agentes

del sector.

Conocer la competencia y compararse con ella.

Visitar a proveedores actuales, establecer contactos con

proveedores nuevos.

Buscar representaciones o distribuciones de productos

Examinar la posibilidad de participar como expositor en futuras

ferias.

b. ¿Cómo lograr el éxito en una feria como visitante?

Cuando los resultados obtenidos por el visitante son iguales o

mayores que los objetivos y expectativas, la participación se puede

calificar como exitosa. Ten en cuenta los siguientes aspectos:


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No improvises la participación en una feria. Fija objetivos

claros, concretos y planificar la visita con suficiente tiempo de

anticipación.

Los resultados de la participación en una feria no son

inmediatos, a mediano y largo plazo también se aprecian los

beneficios de asistir a ella.

Prioriza las visitas de acuerdo con el nivel de interés.

Toma nota sobre los productos y sus características: precio,

forma de pago, garantías, asistencia técnica, etcétera para

clasificar y evaluar las propuestas una vez haya terminado la

feria.

Asiste a las actividades paralelas: seminarios, congresos,

presentación de nuevos productos para conocer las tendencias

y novedades del sector.

Evalúa la participación en la feria con base a todos los

beneficios que reporta su participación. Además de los pedidos

realizados, debes tener en cuenta valores agregados como las

ideas que se obtienen para aplicarlas en tu empresa, el

intercambio de opiniones, el contacto con otros profesionales

del sector, ver directamente los productos y conocer los nuevos

productos y tendencias.

c. Preparación

Es necesario planificar y preparar adecuadamente las actividades por

desarrollar. Se sugiere que elabores una lista de comprobación, como

herramienta de seguimiento a la programación establecida. Adquiere

un directorio ferial para apoyar la planeación del recorrido y la

elaboración de agendas.


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Tres o cuatro meses antes:

Define los objetivos de tu participación en la feria.

Infórmate sobre la feria. Solicítale al organizador datos

sobre los sectores representados, empresas expositoras,

actividades paralelas, etcétera.

Organiza el viaje. Medio de transporte, adquiere pasajes,

haz reservas de hospedaje, regístrate y solicita tarjeta de

visitante profesional.

Dos meses antes:

Traza un plan de actividades diario.

Define un programa de visitas a empresas expositoras.

Establece el tiempo que vas a dedicar a actividades

paralelas (recorrido de los diferentes pabellones para

encontrar nuevos productos, nuevos proveedores).

Prepara las entrevistas con los empresarios que vas a

contactar, con preguntas que respondan lo que desees

saber.

Organiza encuentros con visitantes conocidos

previamente para aprovechar el punto de encuentro en

negociaciones directas en campo neutral.


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Un mes antes:

Diseña la ficha comercial: nombre de la empresa, nombre de

contacto, ubicación en la feria (pabellón, stand, hora de la cita).

Deja un espacio para hacer las anotaciones de lo más

importante de la reunión, acuerdos y compromisos a los que

llegaste.

d. Desarrollo

Recopila y registra información para futuras participaciones

como visitante o como expositor.

Recolecta muestras de productos y materias primas.

Analiza las mejores prácticas de exhibición, muestreo,

vitrinismo, promotoras de ventas. Contacta estos expositores.

Afianza tus relaciones con clientes actuales.

e. Posferia

Contacta los nuevos clientes o proveedores de interés que

estableciste durante la feria.

Cumple los compromisos adquiridos.

Envía cartas de agradecimiento.

Analiza la información recopilada y compara las diferentes

alternativas que ofrecen los nuevos clientes y/o proveedores.

Evalúa los resultados obtenidos durante la actividad.


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2. Cómo expositor

a. Beneficios

El encuentro entre la oferta y la demanda en un mismo tiempo y

mismo lugar, hace más eficiente el intercambio comercial y genera

sinergias entre los diferentes actores de la cadena. La participación

en ferias constituye un ahorro importante para la compañía debido a

la facilidad de encontrar en un mismo lugar a compradores y

proveedores. Los beneficios que ofrecen las ferias son los siguientes:

Contactos comerciales: los contactos realizados en el marco de

una feria requieren menos tiempo, esfuerzos e inversión que los

que se realizan a través de otros medios.

Contacto personal: permite analizar la reacción del cliente al

apreciar el producto que tú ofreces.

Eficiencia comercial: las ferias, por sus características

especiales, se convierten en un instrumento de marketing que

favorece y acelera el proceso de venta.

Marketing: la participación en ferias conlleva muchas

actividades de: publicidad, promoción, comunicación,

relaciones públicas e investigación de mercados. Las ferias,

después de la publicidad, constituyen un medio importante de

promoción de la marca e imagen de las empresas.

Tendencias: son el lugar idóneo para enterarse de las últimas

tendencias y novedades de producción y de consumo.


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Nuevos productos: ideales para lanzar nuevos productos y

relanzar los que están en el mercado.

Competencia: excelente espacio para obtener información sobre

la competencia y realizar inteligencia de mercados.

b. Preparación de la exhibición en la feria

El logro de los objetivos planteados por la empresa, al participar en

una feria, depende de una adecuada preparación, labor que requiere

inicialmente un mínimo de cuatro (4) a seis (6) meses de anticipación

y gradualmente por la curva de aprendizaje no más de dos meses. Se

sugiere conformar un equipo de trabajo integrado por representantes

de áreas claves como: gerencia, financiera, producción, mercadeo y

ventas y logística, a fin de coordinar las actividades que conduzcan a

un excelente desempeño en la feria seleccionada. Los pasos por

seguir incluyen:

El presupuesto: elaborar el presupuesto de inversión con los rubros

más representativos, permite establecer el esfuerzo económico por

realizar y, a su vez, determinar las metas de corto y mediano plazo

que faciliten la toma de decisión de la conveniencia y beneficios de

participar en la feria.

En el cuadro 1.2 se presenta un modelo de presupuesto básico.


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Cuadro 1.2 Presupuesto básico para la participación en ferias

EMPRESA: FERIA:

Lugar y fecha:

ÍTEM COSTO ÍTEM

Stand Costo M2 Diseño montaje y desmontaje

Muebles y enseres (básicos y adicionales) Total stand $

Servicios

Teléfono / fax Internet Agua Luz

Aseo Seguridad

Total servicios $

Otros Otros Transporte y embalaje de mercancía

Total otros $

Recurso humano

Personal interno atención stand Personal externo atención stand Pasajes

Hospedaje Manutención Transporte local

Total recurso humano $

Promoción

Folletos y catálogos

Tarjetas de presentación Invitación a clientes Pendones, dumies

Total promoción $

Muestras promocionales

Producto Rifas

Total promocionales $

Publicidad ferial Directorio de la feria Revista

Total publicidad ferial $ Gastos de representación $ Imprevistos 5% $

TOTAL PRESUPUESTO $


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El stand:

El stand es el espacio dentro de una feria en el que una empresa

expone sus productos o servicios ante los clientes y la competencia,

por lo que debe reflejar un ambiente agradable y atractivo. El tamaño

depende en gran medida del presupuesto asignado así como del tipo

de producto o servicio que se quiere exponer.

Inscripción a la feria y selección del stand:

La inscripción a la feria debe hacerse con bastante tiempo de

anticipación para lograr una buena ubicación del stand. El precio

depende de la ubicación, del tamaño y del momento de compra del

espacio. Se sugieren los stands ubicados sobre los corredores

laterales, pues son los más visitados.

Diseño y decoración del stand:

Debe ser atractivo visualmente y funcional, para llamar la atención

del público. Se sugiere contratar expertos en el tema para su

decoración y la utilización de diferentes clases de materiales. En el

diseño deben sobresalir los productos y servicios, así como la imagen

corporativa de la empresa. Para ello, se recomienda colocar en una

zona alta y muy visible el logotipo y marca de la compañía en los

colores que identifican la organización.

F. Representación de la empresa en la feria


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El contacto directo con el cliente es muy importante para identificar

sus necesidades, ofrecerles soluciones y alternativas y mantener una

relación comercial permanente.

El empresario, emprendedor o representante de la empresa en una

feria debe contar con los siguientes aspectos:

Conocimiento técnico de los productos y servicios, sus

características y el proceso de producción.

Poder de decisión y potestad para negociar en nombre de la

empresa

Habilidad en el trato con las personas, amabilidad, excelente

presentación.

Ser activo, tener iniciativa y demostrar entusiasmo.

Estar informado sobre el mercado donde se va a realizar la

feria, conocer el sector al cual pertenece la empresa que

representa, canales de distribución, productos competidores y/o

sustitutos; objetivos comerciales de la empresa en el mercado

de destino, diferenciación del producto de los demás.

Conocimiento de los precios y condiciones de pago, tiempos de

entrega, perfil de los visitantes a la feria, etcétera.

De otro lado, los representantes de la empresa deben conocer el

reglamento general del recinto ferial, en el que se establecen las

obligaciones y compromisos que debe cumplir la empresa, fechas de

montaje, desmontaje, horarios, distribución de material de

promoción, así como tener conocimiento sobre planes de seguridad

industrial y salud ocupacional, como rutas de evacuación, localización

de extintores, etcétera.


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La representación en la feria debe ser mínimo de dos personas, de

manera que una se dedique a atender al público mientras la otra

visita los clientes actuales, realiza inteligencia de mercados y

contacta clientes potenciales y proveedores entre los demás

expositores.

1. Personal de promoción

El personal de promoción en una feria debe estar identificado con la

empresa y conocer los detalles técnicos del producto. Debe ser

amable y creativo y estar en capacidad de presentar el producto o

servicio que está promocionándose, ampliar información y aclarar

dudas; capaz de despertar el interés, tanto de los visitantes de paso

como de los clientes verdaderamente interesados. Suminístrale al

personal uniformes y carnés que facilite su identificación con la

empresa que está representando.

2. Material de promoción

La promoción es uno de los medios para llegarle al público objetivo,

para estimular o fomentar la compra o venta de un producto o

servicio, por tanto, se deben utilizar herramientas para describir

adecuadamente la empresa, la calidad y atractivos de los bienes que

ésta ofrece.

En general, para este tipo de eventos se utiliza material promocional

impreso:

Folletos: deben contener información breve y concisa que

describa el producto o servicio, el mercado objetivo y beneficios

que ofrece; datos de la empresa. Su diseño debe ser creativo,

atractivo y fácil de leer. Se sugiere utilizar colores que


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armonicen entre sí y la impresión debe ser de muy buena

calidad. Estos son distribuidos masivamente, por tanto, se

requiere imprimir una gran cantidad.

Catálogos: su tamaño puede ser un poco más grande que el de

un folleto. Aparte de las características y bondades del producto

debe contener fotografías y datos técnicos de los productos y

servicios, el papel y la impresión debe ser de la más alta

calidad. Su distribución es más restringida, se acostumbra

entregarlos a clientes con los cuales hayan probabilidades de

negocios.

Tarjetas de presentación: deben guardar coherencia con el

resto del material promocional, fáciles de leer, diseño

agradable, impresas en papel de buena calidad. En ellas se

incluyen todos los datos de la empresa como: nombre y logo de

la empresa, nombre del representante, cargo, teléfono, fax,

(código de área) e-mail, dirección, ciudad y país y página web,

si tiene la empresa.

Otras herramientas promocionales son los volantes, avisos de

prensa, videos, etcétera.

3. Muestras

Las muestras en una feria son un factor fundamental; deben ser de la

misma calidad de los productos que se exhiben. Las muestras pueden

ser de exhibición y de consumo; si son de consumo se deben hacer

presentaciones más pequeñas sin variar las propiedades del producto

(calidad, sabor, olor, textura, etcétera). El empaque debe ser de las

mismas características del empaque original con la advertencia


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impresa de “muestra no comercial”, “prohibida su venta” u

“obsequio”.

G. Logística de traslados y alojamiento

1. Transporte de mercancía

La logística consiste en colocar los productos que se exhibirán en el

tiempo que se requiere y en el sitio donde se realizará la feria. A fin

de evitar percances a la hora del transportar la mercancía, se

recomienda contratar una agencia de transporte que le asegure que

la mercancía llegará en buen estado a su destino. Igualmente se

aconseja designar una persona responsable de esta actividad,

además de seguir y respetar las reglas establecidas por los

organizadores de la feria, entre las cuales se pueden citar:

Seguir la señalización de la feria.

Parquear los camiones para su descargue en el sitio establecido

para tal fin.

Tener la lista de la mercancía a la mano para su comprobación,

de modo que haya certeza de que lo que se cargó sea lo que

llegó, su estado (verificar que no esté roto o dañado).

Verificar que el sitio donde se descargará la mercancía esté en

buenas condiciones climáticas y de humedad.

2. Alojamiento

Adquiere pasajes y haz tu reservación hotelera con anticipación. Esto

te ahorra tiempo y dinero y te evita contratiempos.


34

Consulta y benefíciate de las tarifas corporativas y precios

promocionales por grupo que ofrecen las aerolíneas y sitios de

hospedaje.

H. Desarrollo

El desarrollo de la feria es la etapa más corta de todo el proceso, la

más importante y representativa. En esta fase se refleja toda la

dedicación puesta en la organización, planeación y preparación.

1. En la apertura de la feria

El personal que va a atender el stand debe estar presente.

El stand debe estar montado en su totalidad.

El material promocional debe estar ubicado en el sitio destinado

para esto.

Las líneas telefónicas, fax, equipos informáticos e internet

deben estar debidamente instalados y conectados.

Los datáfonos y cajas registradoras deben estar habilitados.

Conocer la disponibilidad de inventarios de productos y

ubicación en bodegas.

2. Promociones en el stand

El material promocional está orientado a despertar verdadero interés

de compra actual o futura, por lo que debe ser de muy buena calidad,

divertidos, de fácil portabilidad y recordación para mantener

conectado al cliente con la necesidad y el proveedor.

Las técnicas promocionales más comunes que tiene un empresario

para estructurar una campaña de promoción son:


35

Cupones: otorgan a los compradores un ahorro cuando compran los

productos especificados.

Descuentos: son una reducción del precio sobre el valor normal del

producto.

Bonificaciones: son artículos que se ofrecen gratuitamente o a costo

muy bajo como incentivo para comprar un producto.

Muestras gratuitas: se distribuyen cantidades pequeñas del producto

con el propósito de que un cliente potencial pruebe el producto.

Concursos o sorteos: son aquellas actividades mediante las cuales los

consumidores tienen la oportunidad de ganar algo, como dinero en

efectivo, viajes o mercancía.

Demostraciones del producto: son una manera de presentar al

público en general o clientes potenciales las bondades de un producto

(cómo funciona y la mejor manera de usarlo).

Degustaciones: muestra las características y beneficios del producto

mediante entregas masivas de una presentación reducida (muestras

gratis) o bien con degustaciones o demostraciones en el punto de

venta. Se recomienda en el lanzamiento de nuevos productos.

Programa de rifas, concursos y juegos: se utilizan para despertar el

interés y animar a que los clientes adquieran el nuevo producto o

nueva línea de productos o servicios que la empresa esté lanzando al

mercado.

Artículos publicitarios: son artículos que se obsequian a los

consumidores. Estos llevan impresos el nombre de la empresa. Los

más comunes: esferos, calendarios, llaveros, bolsas para compras,

camisetas, gorras, tazas para café, etcétera.


36

I. Posferia

La feria no termina en el punto en que se cierra. De aquí en adelante

comienza una tarea esencial.

Cierra negocios: la venta y comercialización es la actividad

posferia; de lo contrario, todo el esfuerzo realizado sería inútil,

Hazles seguimiento a los contactos logrados durante la feria

inmediatamente termine la actividad; hazlo en caliente. No

esperes a que transcurra el tiempo ni a que la contraparte te

contacte antes que tú.

Evalúa resultados frente a objetivos (retorno de la inversión):

esto solo se puede hacer unos meses después de finalizada la

feria.

Evalúa costo versus beneficio.

Envía información y cumple compromisos.

Invita a conocer tu empresa.

Construye base de datos con los contactos realizados durante la

actividad.

Envía mensajes de agradecimiento por la atención y el interés

manifestados en los productos.


37

II. Misiones comerciales

A. ¿Qué son?

Son actividades de negocios colectivas, en las cuales un grupo de

empresarios de un mismo sector o diferentes sectores se desplazan a

un mercado objetivo (región o ciudad), con el fin de contactar

empresarios locales o compradores potenciales para los productos o

servicios que la empresa participante ofrece.

Los empresarios asistentes a una misión comercial cuentan con una

agenda de citas previamente elaboradas, con base en las necesidades

concretas de la empresa, el perfil de las empresas participantes y las

posibilidades de mercado para los productos ofrecidos.

La realización de una buena agenda de reuniones depende, en gran

medida, de la información que la empresa brinde sobre el producto o

servicio que ofrece y el perfil de las empresas que desee contactar.

B. Objetivos

Conocimiento de canales de distribución en el mercado

objetivo.

Colocación de tus productos en nuevos mercados.

Posicionamiento de tus productos en el mercado de interés.

Conocimiento de las características de producción y distribución

en el mercado.


38

C. Características

Las agendas se elaboran en función de las necesidades de las

empresas. De aquí la importancia de brindar información

precisa y detallada sobre la actividad de tu compañía, los

productos y servicios que ofrece/demanda y el tipo de relación

comercial que deseas en el mercado por visitar.

Se optimiza el tiempo. En tres (3) días puedes realizar hasta

dieciséis (16) contactos con clientes potenciales y recolectar

información sobre el mercado, que te servirá de base para

tomar la decisión de iniciar relaciones comerciales con la

contraparte.

Se concretan las citas de negocios de manera individual en las

instalaciones de las empresas o con clientes potenciales.

Asesoramiento en la organización y preparación del empresario,

por la entidad organizadora de la actividad, antes de salir a una

misión comercial.

Acompañamiento y apoyo de un asesor especializado durante el

desarrollo de la actividad.

D. Clases

1. Misiones receptivas


39

Son aquellas en las cuales un grupo de empresarios oferentes, de una

determinada región, se desplaza a la ciudad de Bogotá para conocer

posibles clientes. En esta misión se busca que los empresarios que

viajan promuevan y den a conocer sus productos o servicios.

2. Misiones emitivas

En estas misiones los empresarios de Bogotá se desplazan a otras

regiones o ciudades para contactar clientes potenciales y presentar

sus productos o servicios.

3. Misiones comerciales exploratorias

No son de tipo comercial, son más bien un trabajo de campo, cuyo

objetivo principal es conocer nuevas tecnologías, tendencias de la

oferta y la demanda, probabilidades de negocios en el mercado

visitado.

4. Misiones comerciales de compradores

Facilita la identificación de productos y/o servicios de interés para la

empresa con el propósito de compras futuras.

E. Criterios para participar

Se debe tener en cuenta que las misiones comerciales:

Son una excelente estrategia comercial para ingresar a nuevos

mercados.

Son el escenario ideal para presentar nuestros productos y

servicios.


40

Son el contacto directo con un gran número de empresas

interesado en tu producto.

Amplían las cuotas del mercado, fortalecen los vínculos con

clientes actuales y captan potenciales compradores.

Proporcionan conocimiento de las costumbres del mercado

(hábitos de consumo, cómo compran en la región, tendencias

del mercado).

Facilitan la identificación de las fortalezas y debilidades para

competir en otros mercados.

Facilitan la realización de inteligencia de mercados.

Dan experiencia empresarial y comercial.

F. Cómo elegirla

Para esto, considera los siguientes aspectos:

Objetivos.

Demanda de tu producto en el mercado objetivo.

¿Tus productos satisfacen las exigencias del mercado?

¿Tu empresa está en condiciones de atender la demanda en

cuanto a calidad, precio y cantidad permanentemente?


41

Canales de distribución en el mercado de destino.

Revisa las visitas anteriores a ese mercado.

G. Cómo participar

1. Preparación

Fija los objetivos de tu participación en la actividad.

Genera ventas.

Obtén contactos de interés.

Promueve productos y servicios de tu empresa.

Contacta a tus clientes actuales y amplía la red de ventas.

Analiza el mercado de tu competencia.

Identifica fortalezas y debilidades para competir en el mercado

destino.

Busca información sobre las necesidades de tus clientes

potenciales y la empresa que visitarás; esto demostrará tu

interés en ella.

Organiza tu agenda o plan de visitas. El tiempo es limitado, por

tanto, una agenda de encuentros bien diseñada te permitirá

optimizar la visita al mercado objetivo.

Prepara la logística de muestras.

Cuenta con un mapa de la ciudad que visitarás.

Documéntate sobre aspectos que tienen que ver con tu

mercado.

Conoce tus competidores regionales, locales y/o nacionales.

Prepárate para la negociación.

Conoce la cultura de negocios, costumbres, y diferencias

culturales de la región o ciudad donde se va a realizar la misión

comercial, lo cual redundará en una imagen profesional seria en

beneficio de tu compañía.


42

Prepara folletos, catálogos de la empresa, tarjetas de

presentación y lista de precios.

Planea tu viaje. Ten en cuenta el desplazamiento, itinerario,

medios de transporte pr utilizar en la ciudad de destino, el

alojamiento e incluso el clima.

2. Desarrollo

*La negociación debe girar en torno a:

Captar el interés del potencial comprador.

Destacar las características más sobresalientes de tu empresa.

Resaltar las características más importantes de tu producto.

Enfatizar la capacidad de producción de tu empresa.

Acentuar la calificación de tu personal.

Protocolo: sé puntual. Procura estar, mínimo cinco minutos

antes en el lugar de la cita. Si no alcanzas a llegar, llama,

ofrece disculpas y reprograma la cita.

*Escucha atentamente y toma nota de las observaciones que te

hace la contraparte sobre el producto o servicio que tu empresa

ofrece.

H. Posmisión

Una vez finalizada la misión comercial:

Cumple los compromisos adquiridos, envíos de muestras,

documentación, cotizaciones.


43

Elabora un informe que te permita evaluar el cumplimiento de

los objetivos planteados. Recuerda que después de la misión

comercial se reflejan los resultados.

Evalúa tu producto y toma en cuenta los comentarios que

recibiste para realizar mejoras.

Elabora un plan post evento

Hazle seguimiento a los contactos realizados (vía e-mail,

teléfono), inmediatamente después de terminada la actividad.


Evalúe tu gestión con los organizadores del evento.

I. Compromisos de las empresas en una misión comercial

Las empresas participantes en una misión comercial adquieren el

compromiso de cumplir los requisitos y las actividades que implica

participar en ella.

Diligenciar completamente el formulario de inscripción con

información clara, concreta y veraz de la empresa, producto y/o

servicio que ofrece y lo que busca en la misión comercial.

Asistir a las actividades de coordinación previas a la salida a la

misión.

Conocer y respetar los requisitos de participación en una misión

comercial.

Facilitar la información que se te solicite ya que esta es de

suma importancia para la elaboración de la agenda.


44

Respetar los tiempos, responder con la celeridad que requiere

este tipo de actividad, los requerimientos que te formule el

organizador.

Asistir a las reuniones logísticas que cite el organizador con el

fin de conocer a los demás empresarios que participarán en la

misión y aclarar las inquietudes que tenga en relación con esta

actividad.

Mostrar una actitud positiva y abierta durante la actividad.

III. Ruedas de negocios

A. ¿Qué son?

Son actividades para fomentar el intercambio comercial, donde un

comprador y un vendedor potencial con intereses comunes se reúnen

de acuerdo con un programa de citas previamente establecidas.

B. Beneficios

Facilidad para ofrecer sus productos a una demanda

previamente identificada.

Contactos y relaciones directas con empresarios de manera

rápida y eficiente.

Promoción de su portafolio de productos y/o servicios.

Oportunidad de conocer los productos de la competencia,

condiciones de oferta, calidad y tendencias del mercado.

Oportunidad para abrir espacio a nuevos negocios.

Ampliación de la información acerca del mercado.

Facilidad de negociaciones directas con compradores,

inversionistas y distribuidores.


45

Espacio para conocer la competencia y sus productos.

C. Características

Agenda: el empresario selecciona las empresas y prepara la agenda

con aquellas que le llama la atención reunirse, de acuerdo con las

necesidades de su propia compañía.

Duración: se realizan entre uno y dos días, por tanto, se maximiza el

tiempo en la aproximación con clientes potenciales.

Lugar: se realizan en un mismo recinto, dispuesto por el organizador

para tal fin.

Contactos: en un mismo lugar tiene la oportunidad de realizar

dieciséis (16) contactos, por agenda, y otros tantos esporádicos,

durante dos (2) días de actividad.

Propósito: el objetivo primordial de una rueda de negocios es hacer

contactos, por tanto, debe estar abierto a escuchar diferentes

propuestas de negocios. Esto quiere decir que un participante puede

actuar como oferente o demandante a la vez.

D. Criterios para participar

El evento: infórmate sobre la actividad en páginas web, catálogos,

revistas u otros medios.

Organizadores: averigua sobre la capacidad y experiencia de la

entidad que organiza el evento y el apoyo que ofrece a las empresas

participantes.


46

El mercado: asegúrate de que el mercado sea de interés para tu

empresa.

Asistentes: deben ser los clientes con los que deseas hacer negocios

o alianzas.

Desarrollo de la actividad: organización logística, cuántas citas de

negocios te garantizan durante el desarrollo de la actividad.

E. Cómo participar

1. Preparación

Inscripción. Diligencia la ficha de inscripción con la información de la

empresa y los productos o servicios que ofreces. Esta información

debe ser clara, concisa y veraz, ya que es clave para la concertación

de citas y la elaboración de la agenda.

Selecciona las empresas con las que quieres reunirte. Para ello,

consulta el catálogo (software) de empresas participantes publicado

en la página web del organizador.

Prepárate para la actividad. Para eso es recomendable asistir a la

capacitación previa preparada por la empresa organizadora del

evento.

Conoce el mercado, clientes, competencia, productos y servicios,

procedimientos internos, legislación y factores que inciden en la

venta.


47

Investiga las necesidades reales de las empresas con las que te

reunirás (cantidades, entregas, ficha técnica del producto, etcétera).

Elige los productos o servicios que consideres competitivos para

promover durante la actividad y lleva muestras de alta calidad.

Prepara el material promoción que entregarás en las citas de

negocios (tarjetas de presentación, folletos, catálogos, fotografías,

etcétera). Estos deben vender la imagen o marca de tu empresa.

Igualmente debes preparar la información técnica de los productos

y/o servicios.

Las listas de precios deben incluir el valor de los fletes y seguros.

Prepara papelería y sello de tu empresa para entrega de cotizaciones.

Cuenta con un computador portátil y las ayudas audiovisuales

necesarias para la presentación de tu empresa. Lleva una calculadora

de mano.

2. Desarrollo

Regístrate en el punto de información y reclama la carpeta que

contiene la agenda definitiva y la escarapela que te identificará como

participante en la rueda de negocios.

Si eres comprador, ubica la mesa asignada para atender las citas.

Esta está identificada con el nombre de la empresa y un número que

tú debes conocer previamente.


48

Agenda de citas. Durante la jornada de encuentros debes cumplir el

horario, el orden establecido para citas y el tiempo destinado para

cada acercamiento que es de 20 minutos. Durante el desarrollo de la

actividad te pueden surgir citas de última hora.

No te apresures a hacer ventas pequeñas y de poco impacto a corto

plazo; es más valioso un negocio estable a mediano y largo plazo.

Entrega muestras sin valor comercial.

Registra los contactos y toma nota de los aspectos más relevantes de

cada reunión. Esta información es el insumo para el informe final y de

evaluación de la actividad.

Diligencia los formatos de registro y evaluación de citas, una vez

termines cada reunión, y el formato de evaluación de la actividad

entregados por el organizador antes de iniciarse el evento. Estos dos

formatos serán recogidos al finalizar la actividad.

F. Posrueda de negocios

Cumple los compromisos adquiridos, envía la información solicitada,

cotizaciones, muestras, fichas técnicas; despacha a tiempo los

pedidos.

Hazle seguimiento a los contactos realizados una vez termine el

evento.


Elabora un informe de resultados para evaluar el cumplimiento de los

objetivos (número y calidad de los contactos, número de negocios

realizados, expectativas de negocios).


49

IV. Citas de negocios especializadas

A. ¿Qué son?

Son actividades mediante las cuales se brinda apoyo a las empresas

en la búsqueda y selección de proveedores de los productos y

servicios que ella demanda, ofreciéndole alternativas de calidad,

precio y cantidades que mejor se adapten a las necesidades de la

organización.

B. Beneficios

Dinamizar y optimizar la búsqueda de proveedores para la

gestión o el desarrollo de tu empresa o proyecto.

Generación de nuevos contactos.

Intercambio comercial a costos favorables para la organización.

Reducción de gastos.

Descubrimiento de novedades que ofrece el mercado.

C. Características


50

La promoción, consecución de las empresas oferentes,

elaboración de las agendas y la organización logística está a

cargo de la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB), mediante las

siguientes actividades:

La empresa anfitriona entrega a la CCB el perfil de empresarios

con los cuales desea reunirse.

Recepción de las inscripciones y evaluación conjunta con la

empresa demandante.

Preparación de la agenda. No se incluirán empresas que ya

tengan relación comercial con la empresa anfitriona.

Acompañamiento durante la actividad.

Preparación y capacitación de los empresarios para que las

entrevistas sean más productivas.

Evaluación de los resultados obtenidos tanto por la empresa

anfitriona como por las empresas oferentes.

Servicio sin costo para ninguna de las empresas participantes

(demandantes y oferentes).

V. Vitrinas comerciales

“…. Espacios pequeños negocios grandes”

A. ¿Qué son?


51

Son pequeños espacios, diseñados para facilitar la exhibición

multisectorial, itinerante, de la mejor pieza, proceso y/o acabado de

los productos y servicios de emprendedores y empresarios vinculados

a Bogotá Emprende.

Las vitrinas comerciales hacen visibles los productos y/o servicios a

los visitantes del Centro de Emprendimiento Sedes Chapinero y

Kennedy.

Participantes Sede Chapinero: mínimo 16 empresas.

Participantes Sede Kennedy: mínimo 44 empresas.

Duración: un (1) mes.

B. Ventajas

A través de la participación en este servicio, el emprendedor y/o

empresario podrá desarrollar competencias de decoración y

exhibición, ya que es el mismo expositor quien decora el nicho

asignado, con los elementos necesarios para el manejo adecuado de

la imagen corporativa de la empresa.

Intercambio de conocimiento y experiencias.

Se conocen y establecen alianzas estratégicas con los demás

expositores y visitantes del Centro de Emprendimiento, y así mismo

se hacen contactos; se consiguen clientes potenciales y nuevos

proveedores.


52

C. Requisitos para exhibir

• Estar vinculado al Programa Bogotá Emprende.

• Acudir a la Sesión de Selección en la cual se verifica que el

producto/servicio que se va a exhibir, cumpla los requisitos de

presentación y calidad que exige el servicio.

• Asistir a la reunión logística y asesoría grupal sobre vitrinismo.

• Firmar la carta de compromiso de la utilización del espacio.

• Los cupos son limitados, por tanto, las personas que no

alcanzaron a clasificar quedan seleccionadas para el mes

siguiente.

• Hacer el montaje en la fecha y hora establecidas, los

participantes deben llevar las muestras de los productos a

exhibir y los materiales que requieran para la decoración del

espacio asignado. Los espacios se agrupan por sectores

económicos.

• Recoger las muestras en la fecha y hora fijadas para el

desmontaje. El no retiro de la mercancía se entiende como

abandono de la mercancía y Bogotá Emprende no se

responsabiliza por pérdida, daños y almacenamiento.

Igualmente se comprometen a dejar los nichos en las mismas

condiciones en que fueron recibidos.

• Utilizar material publicitario para promocionar el producto.


53

VI. Muro de oportunidades

A. ¿Qué es?

Es un espacio diseñado para que tanto emprendedores y/o

empresarios vinculados al Centro de Emprendimiento Bogotá

Emprende den a conocer una necesidad específica del negocio o

empresa, mediante la publicación de un aviso o anuncio.

El muro de oportunidades es un complemento a las actividades de

negocios y de contacto de Bogotá Emprende.

También se concientiza a los emprendedores y empresarios sobre la

importancia de aprovechar los espacios comerciales que le brinda el

Centro de Emprendimiento Bogotá Emprende.

B. Características

Los empresarios y/o emprendedores vinculados a Bogotá Emprende

colocarán sus avisos de ofertas o demandas en el muro y revisarán

los que sean de su interés para hacer los contactos.

El tiempo de permanencia de las ofertas y/o demandas es de

quince (15) días calendario; al finalizar cada quincena en el


54

mes se quitan los avisos para darle espacio a nuevas ofertas y

demandas.

En tamaño de cada anuncio será máximo media hoja carta por

empresa participante.

Bogotá Emprende, la Cámara de Comercio de Bogotá y la

Alcaldía Mayor de Bogotá no se hacen responsables por la

información y/o contenidos exhibidos, mostrados y/o

presentados en el muro de las oportunidades de Kennedy y

Chapinero.

No está permitido el anuncio de oferta o demanda de interés

personal; por ejemplo: arriendos, ventas de vehículos, casas,

permutas, entre otros, así como anuncios que utilicen niños

como medio de explotación, entre otros.

No se permite dejar material promocional extra al publicado ya

en el muro (material puesto en los bordes del muro).

VII. Conclusiones

Las ruedas, ferias y misiones nacionales constituyen una excelente

herramienta para la promoción de los productos y/o servicios que las

empresas productoras ofrecen.

Estas estrategias son la puerta de entrada a diversos mercados

regionales y/o nacionales.


55

Un adecuado conocimiento de los factores que inciden directamente

en la realización de cada una de estas actividades se reflejará gen el

resultado de las mismas.

Los objetivos que se plantee la empresa al participar en estas

actividades inciden en su planeación y preparación.

Estas actividades comerciales brindan la oportunidad de conocer,

analizar, comparar y mejorar el trabajo de la empresa y los productos

y/o servicios que ofrece.

Referencias

Departamento Administrativo Nacional de Estadística

www.dane.gov.co

Cámara de Comercio de Bogotá, www.ccb.org.co

Proexport, www.proexport.com.co

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

www.mincomercio.gov.co

Organización de Naciones Unidas- International Trade Center

www.intracen.org

Expodatabase www.expodatabase.com

Red de expositores www.redexpo.at

Corferias www.corferias.com.co

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