COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO DEL

RISARALDA5 ConversatorioDiciembre, 2010

Se constituye en una herramienta de gestión

que permite dirigir y evaluar el desempeño

2

evaluar el desempeño institucional, en

términos de calidad y satisfacción social en la

prestación de los servicios a cargo de las

entidades.

La Ley 872/03 y su Norma Técnica (NTC GP 1000:2004)adoptada mediante Decreto 4110/2004, la versión 2009 seadopta mediante decreto 4485 de 2009.

Marco Normativo

3

Propende por mejorar el desempeño y lacapacidad de proporcionar productos y/oservicios que respondan a las necesidadesy expectativas de sus clientes.

Promover la adopción de un enfoque

basado en procesos.

Establecer el seguimiento y evaluación al

cumplimiento de los requisitos para

la satisfacción del cliente (percepción del cliente).

Fin

alidad

y Alcan

ce d

e la No

rma

4

la satisfacción del cliente (percepción del cliente).

Motivar la mejora continua, para aumentar la

satisfacción de los clientes

(fomentar la cultura del cambio y la calidad).

Fin

alidad

y Alcan

ce d

e la No

rma

El ciclo PHVA en el SGC

MEJORA CONTINUA DEL SGC

Clientes(y otras partes

Clientes(y otras partes

interesadas)

Responsabilidad de la Dirección

5

partes interesadas)

Requisitos

SatisfacciónMejora Mejora

Continua Continua del SGCdel SGC

ENTRADAS SALIDAS

Gestión de Recursos

Realización del producto o

prestación del servicio

Medición, análisis y

mejora

Producto o servicio

Principios NTC GP 1000:20091.2 Principios de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades

a. Enfoque hacia el cliente

b. Liderazgo

c. Participación activa de los servidores

d. Enfoque basado en los procesos

e. Enfoque del sistema para la gestióne. Enfoque del sistema para la gestión

f. Mejora continua

g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones

h. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios

i. Coordinación, cooperación y articulaciónj. Transparencia

6

Compatibilidad con otros sistemas

SGC

MECIOtros sistemas

7

MECI

HS (Seguridad y Salud)

Otros sistemas obligatorios

Ambiental

ObjetoObjetoEspecifica los requisitos para un SGC aplicable a una

entidad obligada por la ley 872.

Permite:

Dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de

8

calidad y satisfacción social

Campo de Aplicación

Entidades dentro del alcance de la ley 872 de 2003.

Exclusiones solo capitulo 7

Nuevos términos

� Gestión documental: conjunto de actividadesadministrativas y técnicas tendientes a laplanificación, manejo y organización de ladocumentación producida y recibida por lasentidades, desde su origen hasta su destino final,con el objeto de facilitar su utilización yconservación.

La norma trae una serie de términos ya conocidos en las ISO y otros nuevos que son propios de la función pública

conservación.

� Riesgo: toda posibilidad de ocurrencia de aquellasituación que pueda afectar el desarrollo normalde las funciones de la entidad y el logro de susobjetivos.

� Entidades: entes de la rama ejecutiva del poderpúblico y otros prestadores de servicioscubiertos bajo la Ley 872 de 2003.

9

� Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. - La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto –

� Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y sealcanzan los resultados planificados. -La medición de la eficacia sedenomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.-

� Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursosutilizados.utilizados.

� Sistema de Gestión de la Calidad para entidades: Herramienta de

gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el

desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en

la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado

en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

10

� Estructura de la entidad: Distribución de las diferentesunidades o dependencias con sus correspondientes funcionesgenerales, requeridas para cumplir la función de la entidaddentro del marco de la Constitución y la Ley. - La estructura

organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y

relaciones entre el personal de manera coherente con los procesos y

las estrategias de la entidad.

Función de una entidad: Se entiende como el objeto social o� Función de una entidad: Se entiende como el objeto social ola razón de ser de la entidad.

� Parte interesada: organización, persona o grupo que tiene uninterés en el desempeño de una entidad.

� Servidor público y/o particulares que ejerce funcionespúblicas

11

� Mecanismos de participación ciudadana

� Adquisición de bienes y servicios: cualquier modalidad de

contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios,

inherentes al cumplimiento de la misión de la entidad

� Selección Objetiva: se refiere a aquella selección en la cual la

escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los

fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de

interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

� Capacidad de una entidad: aptitud de una entidad, sistema o proceso

para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los

requisitos para ese producto o servicio.

12

1.2 Principios de gestión de la calidad para la ramaejecutiva del poder público y otras entidadesprestadoras de servicios

1.1 Generalidades

• Requisitos de Un SGC aplicable a la

rama ejecutiva del poder público y

otras entidades prestadoras de

servicios.

• NTCGP : “Norma Técnica de Calidad

en la Gestión Pública”.

• ISO 9000:2005 y la ISO 9001:2008

sobre gestión de la calidad

1. IN

TR

OD

UC

CIÓ

N

_________________ __ _____________ __ __________

__ __ ______ __ _________

__ __

14

1.3 Compatibilidad con otros sistemas de gestión, de control, normas y políticas

1.3.1 Compatibilidad con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo

1.3.2 Compatibilidad con otros sistemas de gestión, normas y políticas

1.2 Aclaraciones relativas a la primera actualización de la norma técnica de calidad en la gestión pública

1. IN

TR

OD

UC

CIÓ

N

2.1 Objeto

2. O

BJE

TO

Y C

AM

PO

• Especifica los requisitos para un SGC

aplicable a

entidades a que se refiere la Ley 872 de

2003,

• Los requisitos de esta norma deben

ser aplicados en conjunto con las

disposiciones

legales propias de la naturaleza de

cada entidad

2.2 Aplicación

2. O

BJE

TO

Y C

AM

PO

15

Las exclusiones, están restringidas a los

requisitos expresados en el Capítulo 7, y

tales exclusiones no deben afectar la

capacidad o responsabilidad de la entidad

para proporcionar productos y/o servicios

que cumplan con los requisitos del cliente

y los legales que le son aplicables.

Presenta 58 definiciones

3. T

ÉR

MIN

OS

Y D

EF

INIC

ION

ES

3. T

ÉR

MIN

OS

Y D

EF

INIC

ION

ES

16

4.1REQUISITOS GENERALES(Incluye el elemento deriesgos)

4. S

IST

EM

A D

E G

ES

TIÓ

N D

E C

AL

IDA

D

• Procesos

•Secuencia e interacción

•Operación y control

•Recursos e información

•Acciones de mejora

•Medir, analizar y monitoreo

•Riesgos

4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL4.2.1 Generalidades4.2.2 Manual de calidad4.2.3 Control de documentos(Ley 594 de 2000).4.2.4 Control de registros(Ley 594 de 2000).

17

4. S

IST

EM

A D

E G

ES

TIÓ

N D

E C

AL

IDA

D

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN(servidores públicos)

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

5.3 POLÍTICA DE CALIDAD(Plan de desarrollo, los planes sectoriales yde desarrollo administrativo, el sistema decontrol interno y los planes estratégicos

5. R

ES

PO

NS

AB

ILID

AD

DE

LA

DIR

EC

CIÓ

N

• Compromiso requisitos

•Mejoramiento continuo

•Comunicada y entendida

•Revisada

•Marco referencia Objetivos

•Adecuada al propósitocontrol interno y los planes estratégicosestablecidos)

5.4 PLANIFICACIÓN5.4.1 Objetivos de la calidad5.4.2 Planificación del SGC

5. R

ES

PO

NS

AB

ILID

AD

DE

LA

DIR

EC

CIÓ

N

•Adecuada al propósito

•Coherencia Plan de

desarrollo, planes

sectoriales, SCI y plan

estratégico

18

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD YCOMUNICACIÓN5.5.1 Responsabilidad y autoridad5.5.2 Representante de la dirección5.5.3 Comunicación interna

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN5.6.1 Generalidades(eficacia, eficiencia y efectividad)

5. R

ES

PO

NS

AB

ILID

AD

DE

LA

DIR

EC

CIÓ

N

ENTRADAS•Auditorias

•Retroalimentación cliente(eficacia, eficiencia y efectividad)(La revisión debe realizarse por lo menos una vez al año)

5.6.2 Información para la revisión(Riesgos identificados para la entidad)

5.6.3 Resultados de la revisión(Mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad)

5. R

ES

PO

NS

AB

ILID

AD

DE

LA

DIR

EC

CIÓ

N

•Retroalimentación cliente

•Desempeño Procesos

•Estado AC y AP

•Revisiones previas

•Cambios del SGC

•Mejoras

•Riesgos

SALIDAS•Mejora eficacia, eficiencia y

efectividad SGC

•Mejora producto o servicios

•Necesidad de recursos19

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS(Implementar y mantener el sistema de gestión de lacalidad y mejorar continuamente su eficacia,eficiencia y efectividad)

6.2 TALENTO HUMANO6.2.1 Generalidades(Servidores públicos y/o particulares que ejercenfunciones públicas)

6. G

ES

TIÓ

N D

E L

OS

RE

CU

RS

OS

• Educación

•Formación

•Experienciafunciones públicas)

6.2.2 Competencia, toma de conciencia yformación

6.3 INFRAESTRUCTURA

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO6. G

ES

TIÓ

N D

E L

OS

RE

CU

RS

OS

•Experiencia

•Habilidades

20

7.1 PLANIFICACIÓN DE LAREALIZACIÓN DEL PRODUCTO OPRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON

RE

AL

IZA

CIÓ

N D

EL

PR

OD

UC

TO

O

PR

ES

TAC

IÓN

DE

L S

ER

VIC

IO• Objetivos

•Requisitos

•Procesos y documentos

•Recursos

•Verificación, validación,

seguimiento, medición,

inspección y ensayo/prueba

•registros

REQUISITOS•Cliente7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON

EL CLIENTE7.2.1 Determinación de los requisitosrelacionados con el producto y/o servicio

7.2.2 Revisión de los requisitosrelacionados con el producto y/oservicio

7.2.3 Comunicación con el cliente(mecanismos de participación ciudadana)7.

R

EA

LIZ

AC

IÓN

DE

L P

RO

DU

CT

O O

P

RE

STA

CIÓ

N D

EL

SE

RV

ICIO

•Cliente

•Legales

•Implícitos

•De la entidad

COMUNICACION•Información del

producto o servicios

•Contratos

•Quejas y Reclamos

•Participación

ciudadana

21

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y

desarrollo7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo7.3.6 Validación del diseño y desarrollo7.3.7 Control de los cambios del diseño y

desarrollo

RE

AL

IZA

CIÓ

N D

EL

PR

OD

UC

TO

O

PR

ES

TAC

IÓN

DE

L S

ER

VIC

IO

desarrollo

7.

RE

AL

IZA

CIÓ

N D

EL

PR

OD

UC

TO

O

PR

ES

TAC

IÓN

DE

L S

ER

VIC

IO

22

7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios(Requisitos especificados en los pliegos de condiciones o en

las disposiciones aplicables)

7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios(Pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables)

7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos

(Inspección u otras actividades para asegurarse de que

RE

AL

IZA

CIÓ

N D

EL

PR

OD

UC

TO

O

PR

ES

TAC

IÓN

DE

L S

ER

VIC

IO PROVEEDORES•Selección

Objetiva

•Evaluación

Ley 80/1993

Ley 1150/2007

(Inspección u otras actividades para asegurarse de que

cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o

en las disposiciones aplicables)

(Cuando la entidad o su cliente quieran llevar a cabo la

verificación en las instalaciones del proveedor, la entidad

debe establecer en los pliegos de condiciones o en las

disposiciones aplicables)

7.

RE

AL

IZA

CIÓ

N D

EL

PR

OD

UC

TO

O

PR

ES

TAC

IÓN

DE

L S

ER

VIC

IO

23

7.5 PRODUCCIÓN YPRESTACIÓN DEL SERVICIO7.5.1 Control de la producción y dela prestación del servicio(Los riesgos de mayor probabilidad e impacto)

7.5.2 Validación de los procesosde la producción y de la prestacióndel servicio7.5.3 Identificación y trazabilidad7.5.4 Propiedad del cliente

RE

AL

IZA

CIÓ

N D

EL

PR

OD

UC

TO

O

PR

ES

TAC

IÓN

DE

L S

ER

VIC

IOTRAZABILIDADSeguir historia, aplicación o

localización del producto

PROPIEDAD CLIENTE•Identificar

•Verificar

•Proteger

•Salvaguardar

PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO•Identificación

•Manipulación7.5.4 Propiedad del cliente7.5.5 Preservación del productoy/o servicio.

7.

RE

AL

IZA

CIÓ

N D

EL

PR

OD

UC

TO

O

PR

ES

TAC

IÓN

DE

L S

ER

VIC

IO

7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DESEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN.

EQUIPOS DE MEDICIÓN•Calibrar y/o

verificar

•Ajustar o

reajustar

•Identificar

•Proteger

•Manipulación

•Embalaje

•Almacenamiento

•Protección

24

8.1 GENERALIDADES(Mejorar continuamente la eficacia, eficienciay efectividad del sistema de gestión de lacalidad)

8. M

ED

ICIÓ

N, A

NÁ

LIS

IS Y

ME

JOR

A

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN8.2.1 Satisfacción del cliente8.2.2 Auditoría interna(Se ha implementado y se mantiene de maneraeficaz, eficiente y efectiva)

•Conformidad

producto/servicio

•Conformidad SGC

•Eficacia, eficiencia y

efectividad del SGC

8. M

ED

ICIÓ

N, A

NÁ

LIS

IS Y

ME

JOR

A

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos(Debe facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesadas, y los resultados pertinentes deben estar disponibles y ser difundidos en las páginas electrónicas, cuando se cuente con ellas.)

8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio 25

8.3 CONTROL DEL PRODUCTOY/O SERVICIO NO CONFORME

8. M

ED

ICIÓ

N, A

NÁ

LIS

IS Y

ME

JOR

A

8.4 ANÁLISIS DE DATOS(incluir datos generados por el resultadodel seguimiento y medición)

•Reprocesar

•Reclasificar

•Conceder

•Rechazar

•Satisfacción del cliente

•Conformidad requisitos P&S

•Características y tendencias

de los procesos y P&S

•Proveedores

8.5 MEJORA

8.5.1 Mejora continua(Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia yefectividad del sistema de gestión de lacalidad)

8.5.2 Acción correctiva8.5.3 Acción preventiva

8. M

ED

ICIÓ

N, A

NÁ

LIS

IS Y

ME

JOR

A

26

Qué hay de nuevo en la versión 2009?

� No incluye nuevos requisitos ni reduce los de la versión 2004

� Aclara los requisitos existentes en la primera edición de la norma

(basados en la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001, la versión

2005 de la norma NTC-ISO 9000 y en las lecciones aprendidas durante

un primer periodo de uso de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión

Pública)Pública)

� Demuestra la compatibilidad entre el Sistema de Gestión de la Calidad

y el Sistema de Control Interno, resaltando los elementos comunes

entre los dos sistemas.

� Incluye recuadros con orientaciones y recomendaciones sobre los

aspectos comunes de los dos sistemas, los cuales se ilustran con el fin

de promover su implementación de forma que se evite duplicar

esfuerzos

27

Estructura de las tablas con orientaciones sobre los elementos comunes

Nombre de la sección Contenido

Modelo Estándar de Control Interno Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

Subsistema, componente o elemento del Modelo

Estándar de Control Interno para el cual se ha

identificado que existen aspectos comunes con el

requisito de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión

Pública inmediatamente anterior.

Identificación del numeral en donde se encuentra el requisito

de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

correspondiente al aspecto común identificado.

Intencionalidad del Modelo Estándar de Control Interno

Finalidad general del Subsistema, componente o elemento

específico bajo la perspectiva del Sistema de Control Interno.

Intencionalidad de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

Propósito general del requisito específico de la Norma

Técnica de Calidad en la Gestión Pública bajo la perspectiva

del Sistema de Gestión de la Calidad.

Aspectos comunes

Orientación sobre particularidades que son aplicables a los

dos sistemas y que es recomendable articular y trabajar de

manera unificada. Esta orientación se da para los numerales

y requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión

Pública y subsiste

28Su inclusión no ha sido concebida para su uso en certificación y no se debe considerar que

dichas orientaciones son requisitos de la NTCGP 1000.

� Ajustes de acuerdo a la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001 y la NTC ISO 9000:2005,Precisiones relativas a:

• Compatibilidad con otros sistemas de gestión y control

• Nuevas definiciones y precisión de algunas ya existentes

• El alcance que debe tener el SGC (todos los procesos

misionales)

• Medición de la eficacia, eficiencia y efectividad en los • Medición de la eficacia, eficiencia y efectividad en los

procesos

• Actualización de anexos (Análisis comparativo con otros

Sistemas de Gestión)

• Orientaciones sobre los elementos comunes entre el SGC y

MECI.

29

JUNTOS FORTALECEMOS EL CONTROL INTERNO

CICIR CICIR 2010

INSCRIPCIONES:

• beatriznv@hotmail.com

• sycalvo@utp.edu.co