CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA AUDITORÍA...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

El Control Fiscal en sus Manos

INFORME PRELIMINAR AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL, MODALIDAD ESPECIAL A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA VIGENCIA FISCAL 2011

Elaboro:Juan P Castellanos, Hernando F, Esneider S, Karen C y Juliana M Reviso: Miryam T Página 1 de 70 Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

1. PRESENTACIÓN La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993 presenta el siguiente informe, el cual fue elaborado aplicando las normas sobre auditoria gubernamental con enfoque integral adoptado por este organismo de control, tomando como fuente principal de información el Balance General Consolidado, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, las notas explicativas a los Estados Financieros, la evaluación al Sistema de Control Interno Contable y el concepto sobre la efectividad, cumplimiento y avance del Plan de Mejoramiento, para el período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2011 Con este informe se espera contribuir al mejoramiento del proceso contable, tanto en el registro, la responsabilidad y confiabilidad de las operaciones económicas y financieras desarrolladas por la entidad, como en la utilidad social que debe reflejar la información contable, razón por la cual se evaluaron algunas de las operaciones financieras reveladas en los estados contables y que estén presentadas de conformidad con los principios y normas prescritas por la Contaduría General de la Nación, analizando los documentos que soportan las cuentas más representativas o las que fueron objeto de planes de mejoramiento en

vigencias anteriores, información que ha sido aportada por la Alcaldía de Tunja a través del Sistema Integral de Auditoría -SIA-. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría.






2. Estados financieros consolidados

ALCALDIA MAYOR DE TUNJA BALANCE GENERAL CONSOLIDADO Y COMPARATIVO

AL31 DE DICIEMBRE DE 2011 (Cifras en miles de pesos)

Análisis Horizontal

Análisis Vertical

Variación relativa

Variación absoluta %

Código ACTIVO DIC 2011 DIC 2010

CORRIENTE

113,302,993

105,844,778 7%

7,458,215 32

1 Efectivo 55,211,909 47,919,541 15%

7,292,368 15

1105 Caja

20,000 - 0%

20,000 0.01

1110 Bancos y Corporaciones

55,191,909

46,619,180 18%

8,572,729 15

1120 Fondos en Transito -

1,300,361 -100%

(1,300,361) 0

12 Inversiones 379,810 379,810 0% - 0.11

1201 De renta fija

363,460

363,460 0% - 0.10

1202 Inversiones administración de liquidez

16,350

16,350 0% - 0.00

13 RENTAS POR COBRAR

1,853,317

1,853,317 0% - 0.52

1310 Vigencia Anterior

1,853,317

1,853,317 0% - 0.52

1380 Provisión para rentas por Cobrar - -

- 0.00

14 Deudores 17,463,829 22,730,989 -23%

(5,267,160) 4.89

1401 Ingresos No Tributarios

891 3,454 -74%

(2,563) 0.00

1407 Prestación de Servicios

73,295

58,289 26%

15,006 0.02

1413 Transferencias por Cobrar

1,217,255

2,515,931 -52%

(1,298,676) 0.34

1420 Avances y anticipos entregados

13,085,076

18,102,398 -28%

(5,017,322) 3.66

1424 Recursos Entregados en Admón.

570,436 -

570,436 0.16

1470 Otros deudores

2,516,303

2,050,344 23%

465,959 0.70

1475 Deudas de Difícil Cobro

573

573 0% - 0.00

1480 Provisión para deudores - - 0% - 0.00

15 Inventarios 1,724,822

2,468,514 -30%

(743,692) 0.48

1510 Mercancías en existencias

1,724,822 2,468,514 -30%

(743,692) 0.48

-

19 OTROS ACTIVOS

36,669,306

30,492,607 20%

6,176,699 10.27






1901 Reserva Financiera

36,669,306

30,492,607 20%

6,176,699 10.27

NO CORRIENTE 243,790,488 228,757,999 7%

15,032,489 68.27

12 Inversiones

389,802

389,802 0% - 0.11

1207 Inversiones Patrimoniales met costo

599,873

599,873 0% - 0.17

1280 Provisión Protección

210,071

210,071 0% - 0.06

16 Propiedades, planta y equipo 108,503,387 108,604,940 0%

(101,553) 30.39

1605 Terrenos

46,738,589 47,031,213 -1%

(292,624) 13.09

1615 Construcciones en Curso

507,524 - 0%

507,524 0.14

1635 Bienes Muebles en bodega - -

- 0.00

1640 Edificaciones

43,858,433

46,368,579 -5%

(2,510,146) 12.28

1645 Plantas Ductos y Túneles

13,033,566

9,273,242 41%

3,760,324 3.65

1650 Redes, líneas y cables

5,352,802

5,569,616 -4%

(216,814) 1.50

1655 Maquinaria y equipo

3,026,581

2,875,768 5%

150,813 0.85

1660 Equipo médico y científico

30,162

29,048 4%

1,114 0.01

1665 Muebles, enseres y equipos de oficina

2,432,345

2,114,235 15%

318,110 0.68

1670 Equipos de comunicación y computa

4,522,820

4,254,733 6%

268,087 1.27

1675 Equipo de Transporte Tracción y eleva

1,898,936

1,279,085 48%

619,851 0.53

1680 Equipo de comedor, cocina, desp.

92,107

74,621 23%

17,486 0.03

1685 Depreciación acumulada

12,988,630

10,263,352 27%

2,725,278 3.64

1695 Provisión protección planta

1,848

1,848 0% - 0.00

17 Bienes de beneficio y uso público 74,531,181 61,255,214 22%

13,275,967 20.87

1705 Bienes de benef. y uso público en const.

14,560,015 2,610,382 458%

11,949,633 4.08

1710 Bienes de uso público

69,198,233

66,606,294 4%

2,591,939 19.38

1715 Bienes históricos y culturales

435,618

340,618 28%

95,000 0.12

1785 Amortización Acumulada

9,662,685

8,302,080 16%

1,360,605 2.71

19 Otros activos 60,366,118 58,508,043 3%

1,858,075 16.90

1905 Gastos pagados por Anticipado

204,773 19,080 973%

185,693 0.06

1910 Cargos diferidos

240,548

4,899 4810%

235,649 0.07

1915 Obras Y mejoras en Propiedad Ajena

503,634

78,535 541%

425,099 0.14

1920 Bienes entregados a Terceros

76,870,088

74,148,758 4%

2,721,330 21.53

1925 Amortización acumulada de Bi.

19,892,481

18,246,301 9%

1,646,180 5.57






1960 Bienes de arte y cultura

285,010

283,627 0%

1,383 0.08

1970 Intangibles

1,386,197

1,278,896 8%

107,301 0.39

1975 Amortización acumulada de intangibles

715,363

473,526 51%

241,837 0.20

1999 Valorizaciones

1,483,712

1,414,075 5%

69,637 0.42

TOTAL ACTIVO 357,093,481 334,602,777 7%

22,490,704 100.00

PASIVO

CORRIENTE 22,860,518 32,818,375 -30% -9,957,857 25.19

22 Deuda Pública 0

2208 Operaciones de Crédito Publico Interna L.P - -

0.00

24 Cuentas por pagar 16,223,768 26,412,009 -39% -10,188,241 17.88

2401 Adquisición de Bienes y Servicios

7,676,601

17,706,165 -57% -10,029,564 8.46

2403 Transferencias

41,296 -100% -41,296 0.00

2422 Intereses por Pagar

118,398

54,562 117% 63,836 0.13

2425 Acreedores

4,762,283

5,817,010 -18% -1,054,727 5.25

2430 Subsidios Asignados

176,277 176277 0% 0 0.19

2436 Retención en la fuente e impus.

284,390

237,978 20% 46,412 0.31

2440 Impuesto Contribuciones y Tasas

2,765

1,748 58% 1,017 0.00

2445 Impuesto Al Valor Agregado IVA

9,418

22,703 -59% -13,285 0.01

2450 Avances y anticipos recibidos

-

0 0.00

2460 Créditos judiciales

-

0 0.00

2480 Administración y prestación

3,193,636

2,354,270 36% 839,366 3.52

2490 Otras cuentas por Pagar -

0 0.00

25 OBLIGACIONES LABORALES

6,041,236

5,711,728 6% 329,508 6.66

2505 Salarios y prestaciones sociales

5,866,014

5,520,635 6% 345,379 6.46

2510 Pensiones por pagar

175,222

191,093 -8% -15,871 0.19

27 Pasivos Estimados - -

0

2715 Provisión para Prestaciones Sociales - - 0% 0 0.00

29 Otros pasivos

595,514

694,638 -14% -99,124 0.66

2905 Recaudos a favor de terceros

512,471

249,811 105% 262,660 0.56

2910 Ingresos recibidos Por anticipado

18,763

431,961 -96% -413,198 0.02






2917 Anticipos de Impuestos

64,280

12,866 400% 51,414 0.07

NO CORRIENTE 67,885,787 28,790,903 136% 39,094,884 74.81

22 Deuda Pública 42,172,573

10,647,064 296% 31,525,509 46.47

2208 Interna

42,172,573

10,647,064 296% 31,525,509 46.47

27 Pasivos Estimados

25,713,214

18,143,839 42% 7,569,375 28.34

2720 Provisión Para Pensiones

14,040,808

8,949,149 57% 5,091,659 15.47

2721 Provisión para Bonos

11,672,406

9,194,690 27% 2,477,716 12.86

TOTAL PASIVO 90,746,305

48,108,620 89% 42,637,685 100.00

PATRIMONIO

31 Hacienda Pública 266,347,176 272,993,499 -2% -6,646,323

3105 Capital fiscal

267,862,181

239,978,061 12% 27,884,120 100.6

3110 Resultados de ejercicio

1,667,772

8,370,513 -80% -6,702,741 0.6

3115 Superávit por valorización

1,483,712

1,414,075 5% 69,637 0.6

3117 Superávit por el método de participación

-

0 0.0

3120 Superávit por Donación

18,771

18,771 0% 0 0.0

3125 Patrimonio Publico Incorporado

1,236,874

28,438,753 -96% -27,201,879 0.5

3128 Provisiones, agotamiento depreciaciones

(5,922,134)

(5,226,674) 13% -695,460 -2.2

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 357,093,481 334,602,777 7% 22,490,704

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS - -

81 DERECHOS CONTRACTUALES

31,763,543

20,758,284 53%

11,005,259

8128 Garantías Contractuales

31,763,543

20,758,284 53%

11,005,259

-

83 Deudores de Control 5,021,861 3,821,861 31%

1,200,000

8347 Bienes Entregados a Terceros

115,901

115,901 0% -

8355 Ejecución Proyectos de Inversión

1,200,000 -

1,200,000

8390 Otras Cuentas Deudoras

3,705,960

3,705,960 0% -

-

89 DEUDORAS POR EL CONTRA

36,785,404

24,580,145 50%

12,205,259

8905 Derechos Contingentes por el contra

31,763,543

20,758,284 53%

11,005,259

8915 Deudores por Contra

5,021,861

3,821,861 31%

1,200,000






CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS - -

91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES

3,717,712

4,806,704 -23%

(1,088,992)

9120 Litigios y Mecanismos alternativos

3,717,712

4,806,704 -23%

(1,088,992)

99 ACREEDORAS POR CONTRA

3,717,712

4,806,704 -23%

(1,088,992)

9905 Responsabilidades por el contrario

3,717,712

4,806,704 -23%

(1,088,992) Fuente: Estados financieros reportados al SIA por la Alcaldía Municipal de Tunja

Según el análisis realizado al Balance General Comparativo (2010-2011) del Municipio de Tunja, se observó que la cuenta por cobrar por concepto de ingresos no tributarios disminuyó en un 74% equivalente a $2,563 millones, lo que indica que probablemente la Alcaldía gestionó el cobro ó los contribuyentes quisieron ponerse al día con sus obligaciones. De igual forma disminuyó la cuenta de transferencias en un 52% por lo que se evidencia que se obtuvo más liquidez. Se evidencia disminución del 30% en los inventarios, lo cual se debe a que se han escriturado los lotes a los a los beneficiarios de las viviendas de interés social. La reserva presupuestal aumento en un 20% debido a que durante el año 2011giraron (Municipio y la Nación) $6,176,699 millones para cubrir el pasivo pensional. El activo corriente representa el 62,27% del total del activo, lo que indica que la mayor parte de éste se concentra en propiedad planta y equipo; 12,28%, bienes de beneficio y uso público; 20,87%, otros activos; 16,90%, conformados principalmente por los bienes entregados a terceros que constituyen el 21,53% El pasivo a largo plazo representa el 74,81% del total del pasivo, el cual se encuentra constituido principalmente por la deuda interna con un 46,47%, generando un aumento de $31,525,509 millones en el 2011 con respecto al año anterior. La provisión para bonos y para pensiones representa un porcentaje importante del total de pasivo 28,34%; esto obedeció un aumento del 57% en provisión para pensiones en el 2011, según nota a los Estados Financieros este aumento se debió a actualización de este pasivo según liquidación y soporte del MHCP. Se observa una disminución en el patrimonio en un 2.43%, debido principalmente a que el excedente por el año 2011 disminuye con relación al 2010 en un 80,08%, equivalente a $27.884.120.miles, lo cual indica una mayor gestión en el gasto del municipio. Así mismo se observa que la cuenta 3.1.28 correspondiente a las provisiones, agotamiento y depreciaciones, aumentó en $695.460 miles, correspondiente a un 13.31% de aumento con relación al año






anterior, esto debido al aumento en la propiedad planta y equipo del municipio, los cuales son objeto del cálculo y contabilización de la depreciación.

ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL CONSOLIDADO

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 (Cifras en miles de pesos)

Análisis Horizontal

Análisis Vertical

Variación relativa

Variación absoluta %

CODIGO CONCEPTO Dic.2011 Dic.2010

INGRESOS OPERACIONALES 125,194,301 118,466,552 6,727,749 5.68%

41 INGRESOS FISCALES 47,877,712 44,152,038 3,725,674 8.44%

38.24

4105 Tributarios 42,818,933 38,964,937 3,853,996 9.89%

34.20

4110 No Tributarios 5,058,779 5,187,101 (128,322) -2.47%

4.04

43 VENTA DE SERVICIOS 1,319,999 1,182,573 137,426 11.62%

1.05

4305 Servicios Educativos 1,326,354 1,184,442 141,912 11.98%

1.06

4395 Devoluciones Rebajas en Venta de Servicios (6,355)

(1,869) (4,486) 240.02%

(0.01)

44 TRANSFERENCIAS 75,996,590 73,131,941 2,864,649 3.92%

60.70

4408 Sistema General de participaciones 69,087,797 60,454,054 8,633,743 14.28%

55.18

4421 Del Sistema General de seguridad 777,243 3,156,028 (2,378,785) -75.37%

0.62

4428 Otras Transferencias 6,131,550 9,521,859 (3,390,309) -35.61%

4.90

GASTOS OPERACIONALES 128,210,189 113,226,536 14,983,653 13.23%

51 De Administración 31,405,107 29,866,794 1,538,313 5.15%

24.50

5101 Servicios Personales 12,463,020 10,068,782 2,394,238 23.78%

9.72

5102 Contribuciones imputadas 10,511,096 12,639,146 (2,128,050) -16.84%

8.20

5103 Contribuciones efectivas 1,922,530 1,676,726 245,804 14.66%

1.50

5104 Aportes sobre la nómina 425,775 380,072 45,703 12.02%

0.33

5111 Generales 6,043,004 5,070,549 972,455 19.18%

4.71

5120 Impuestos Contribuciones y Tasas 39,682 31,519 8,163 25.90%

0.03

52 DE OPERACIÓN 2,944,606 2,115,246 829,360 39.21%

2.30

5202 Sueldos Y Salarios 12,940

12,940






5211 Generales 2,923,501 2,108,911 814,590 38.63%

2.28

5220 Impuestos Contribuciones y tasas 8,165 6,335 1,830 28.89%

0.01

53

Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortización 1,128 210,071 (208,943) -99.46%

0.00

5302 Provisiones para protección de inversiones - 210,071 (210,071) -100.00%

-

5304 Provisión para deudores 1,128

1,128

54 TRANSFERENCIAS 2,783,804 774,084 2,009,720 259.63%

2.17

5401 Programas con el Sector Privado 1,055,375 653,642 401,733 61.46%

0.82

5423 Otras transferencias 1,728,429 120,442 1,607,987 1335.07%

1.35

55 GASTO SOCIAL 89,496,789 78,744,531 10,752,258 13.65%

69.80

5501 Educación 48,118,187 46,818,648 1,299,539 2.78%

37.53

5502 Salud 20,885,485 14,035,010 6,850,475 48.81%

16.29

5503 Agua Potable y Saneamiento Básico 36,027 353,293 (317,266) -89.80%

0.03

5504 Vivienda 5,222,909 4,336,926 885,983 20.43%

4.07

5505 Recreación y Deporte 1,432,870 1,614,409 (181,539) -11.24%

1.12

5506 Cultura 2,292,821 1,477,082 815,739 55.23%

1.79

5507 Desarrollo Comunitario Bienestar social 8,407,677 8,316,909 90,768 1.09%

6.56

5508 Medio ambiente 1,013,778 48,406 965,372 1994.32%

0.79

5550 Subsidios asignados 2,087,035 1,743,848 343,187 19.68%

1.63

COSTOS DE VENTAS

63 Costo de Ventas de Servicios 1,578,755 1,515,810 62,945 4.15%

6305 Servicios Educativos 1,578,755 1,515,810 62,945 4.15%

EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL (3,015,888) 5,240,016 (2,224,128) -42.45%

48 OTROS INGRESOS 6,939,621 4,469,125 2,470,496 55.28%

4805 Financieros 1,811,939 869,838 942,101 108.31%

26.11

4808 Otros Ingresos Ordinarios 1,218,840 1,290,870 (72,030) -5.58%

17.56

4810 Extraordinarios 3,807,235 869,402 2,937,833 337.91%

54.86

4815 Ajuste de ejercicios anteriores 101,607 1,439,015 (1,337,408) -92.94%

1.46

58 OTROS GASTOS 2,255,961 1,338,628 917,333 68.53%

5801 Intereses 2,257,976 828,200 1,429,776 172.64%

100.09

5802 Comisiones 4,003 1,289 2,714 210.55%






0.18

5805 Financieros 124,251 19,022 105,229 553.20%

5.51

5808 Otros gastos Ordinarios 478,515 656,254 (177,739) -27.08%

21.21

5810 Extraordinarios - 47,433 (47,433) -100.00%

-

5815 Ajuste Ejercicios Anteriores (608,784) (213,570) (395,214) 185.05%

(26.99)

EXCEDENTES (DÉFICIT) 1,667,772 8,370,513 (6,702,741) -80.08%

Fuente: Estados financieros reportados al SIA por la Alcaldía Municipal de Tunja

Rrealizado el análisis financiero al estado de actividad financiera, económica y social consolidado del municipio de Tunja (2010-2011), se evidenció que: Los ingresos del municipio obtuvieron un aumento significativo en el sector financiero (108,315%), en las devoluciones y rebajas en venta de servicios (240,02%), y por concepto de ingresos extraordinarios (337,91%). La reducción más significativa respecto a los ingresos, se vio reflejada en las transferencias del sistema general de seguridad que varió en un 75,37%. Los gastos del municipio de Tunja de la vigencia 2011 en comparación con la de 2010, aumentaron significativamente en los siguientes aspectos: transferencias (1335,07%), lo que indica que dispuso más recursos a sus entidades dependientes; intereses, comisiones y servicios financieros aumentó su gasto en 172,64%, 210,55%, 553,20% respectivamente; lo que indica que probablemente parte de los ingresos extraordinarios recibidos provienen del sector financiero y por esto el gasto en dicho sector aumentó. Aunque aumentó su gasto social en medio ambiente en un 1994,32%, disminuyó su inversión en agua potable y saneamiento básico en un 89,80%. 3. Alcance de la auditoría Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoría como: El análisis y evaluación de la Rendición de la cuenta enviada por la entidad auditada a través del Sistema Integral de Auditoría (SIA), la información reportada a la Contaduría General de la Nación a través del CHIP y los documentos soporte solicitados directamente al Municipio, de donde se tomaron los datos fuente para la ejecución de la auditoría. Se examinó la línea de Auditoría Financiera que involucra el Proceso Contable y Control Interno Contable. En desarrollo de esto, se consideró la siguiente documentación: Informes enviados a la página del SIA, presentado por la Alcaldía Mayor de Tunja, dentro

de la cuenta anual consolidada vigencia 2011.

Información contable pública reportada a través del CHIP. CGN2005-001 Saldos y Movimientos(los cuatro informes enviados durante el 2011), CHIP. CGN2005-003 notas






de carácter especifico, informe de control interno contable y notas generales a los estados financieros.

Ordenes de pago de los meses de marzo, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y

diciembre.

Libros oficiales en medio físico.

Conciliaciones Bancarias mes de diciembre de 2.011.

Inventarios de bienes inmuebles, parque automotor.

Caja menor con sus respectivas resoluciones y soportes contables.

Reporte de saldos por tercero de la cuenta 1.4.20.13, anticipos para proyectos de inversión.

Reporte Auxiliar de movimiento de la cuenta 1.6 propiedad planta y equipo.

Acceso a las carpetas del historial de bienes inmuebles.

Copia de manuales de procedimientos de las áreas de contabilidad, tesorería, presupuesto y almacén.

Copia de las certificaciones y títulos valores de las inversiones que posee la Alcaldía en la Empresa de Energía de Boyacá, Servitunja, CDT en Infiboy, CDT en el banco BBVA, CDT en Construyecoop y títulos que representan las acciones en el Banco Popular.

Planillas de pago de parafiscales y seguridad social de la Alcaldía Municipal de Tunja y de la Secretaria de Educación Municipal del año 2011.

Contrato con la aseguradora y pólizas que amparan la propiedad planta y equipo. Durante la vigencia 2012.

4. Cobertura La Situación financiera Económica y Social de la Alcaldía Mayor de Tunja está integrada por 12 entidades educativas, el Concejo Municipal, la Personería y la Contraloría Municipal, lo que constituye el universo objeto de estudio catalogado como 100%. Para el caso, la cobertura aplicada en el proceso de la auditoria se encuentra ubicada en el rango del 91-100%, en relación a los activos consolidados de la entidad, lo que constituye una calificación excelente. Los criterios con los cuales se establecieron las cuentas que se auditaron fueron:

Análisis horizontal






Análisis vertical

Calculo de la materialidad, y

Racionamiento de los estados financieros Aplicando los criterios antepuestos se seleccionaron las siguientes cuentas: CUENTA

1105 Caja

1110 Bancos

12 Inversiones

13 Rentas por cobrar

1420 Avances y anticipos entregados

1470 Otros deudores

15 Inventarios

1901 Reserva financiera

1605 Terrenos

1640 Edificaciones

1645 Plantas, ductos y túneles.

1650 Redes, líneas y cables.

1685 Depreciación acumulada

1695 Provisión protección planta

1705 Bienes de beneficio y uso público en construcción.

1710 Bienes de uso público

1920 Bienes entregados a Terceros

1925 Amortización acumulada de Bi.

1905 Gastos pagados por Anticipado

2208 Deuda interna Lp

2401 Adquisición de Bienes y Servicios

2425 Acreedores

2480 Administración y prestación

2505 Salarios y prestaciones sociales

2917 Anticipos de Impuestos

2720 Provisión Para Pensiones

311533 Superávit por valorización – Inv. empresas industriales y comerciales del estado

4105 Ingresos tributarios

5104 Aportes sobre la nómina

510302 Aportes a Cajas de compensación familiar

555001 Subsidios asignados – Para vivienda






5. Resultado de la auditoría a los estados financieros consolidados De acuerdo a la revisión a los Estados Financieros de la Alcaldía Municipal de Tunja, la cual es posterior y selectivo en concordancia con la Constitución y la Ley, se obtuvieron los siguientes hallazgos en las diferentes cuentas auditadas así: Caja Menor Representa el valor de los fondos en dinero y equivalentes a dinero o asimilables, de disponibilidad inmediata. En la auditoria se revisó las resoluciones de constitución, adición y liquidación de caja menor, al igual que los soportes (Facturas y documentos equivalentes) que respaldan los gastos que se efectuaron por está. La Contraloría Municipal de Tunja detecto que la caja menor no presenta ningún movimiento crédito durante el año que evidencie la legalización de gastos parciales, excepto en el mes de diciembre cuando se liquida definitivamente la caja menor para la vigencia 2011 según resolución No. 0188 de 2011. Con este hecho se evidencia la violación al principio contable de causación. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: No se realizo movimiento crédito en el año debido a

que la Resolución No.0010 de 2011 fue constituida para toda la vigencia de 2011 y según la misma se liquida a fin de año. Se anexa copia de la Resolución en 3 folios.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: De conformidad con lo indicado en la parte motiva inciso 1 de la Resolución 0010 de 2011, por medio de la cual se constituye la caja menor del Municipio de Tunja, para la vigencia fiscal del año 2011 y se delega su manejo a la almacenista general del Municipio, en el articulo 15 de la resolución 001 del 3 de enero de 2011 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, hace referencia a los rembolsos en forma mensual o cuando se haya consumido mas de un 70% de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados, con el fin de efectuar un corte de numeración y fechas. Rembolsos que no se evidencian en la Alcaldía. Además, la norma hace mención sobre la apertura de libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la caja menor, si bien la persona responsable de la caja menor lleva un cuadro en Excel en donde se evidencia fecha, No. de la factura, nombre, concepto, valor y saldo que se tiene por cada rubro presupuestal de la caja, pero ese control no se ve reflejado en la contabilidad sino hasta la legalización definitiva de la caja menor que se realiza en el mes de diciembre. No se levanta el hallazgo pues al no realizar legalizaciones periódicas se está vulnerando la parte motiva de la resolución 0010 de 2011 de la Alcaldía Municipal de Tunja y también la Entidad esta incurriendo en la no declaración de impuestos que retiene en los periodos correspondientes, esto sin tener en cuenta que se ponen en riesgo los recursos públicos al no tener control y no hacer rembolsos.






Además se evidenció que no se están practicando deducciones de impuestos en los pagos realizados por caja menor, ya que el control es posterior y selectivo se muestra algunos terceros y el valor dejado de deducir por retención en la fuente así:

Tercero Valor dejado de deducir s/g CMT

Jera Servicios varios $141,299

Sistemas & recargas 129,650

Floricentro 188,300

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Ninguno de los gastos de Caja menor daba lugar a descuento de impuesto por cuantía del mismo gasto.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Según los documentos que soporta la legalización de caja menor se evidenció que para Jer servicios varios, todas las facturas sobre pasan la base gravable que para el año 2011 fue de $101,000 y para el concepto de servicios generales prestados por personas naturales no declarantes de renta el porcentaje que se debía retener era el 6%, como se evidencia en la relación del cuadro siguiente todas las facturas sobre pasan este monto, por lo tanto no se acepta la respuesta. Otro claro ejemplo esta en las recargas de tinta de los cartuchos, servicio que lo presta sistemas & recargas que igual que el anterior ejemplo, supera los montos establecidos. Como último ejemplo esta las compras de las coronas a Floricentro, pues si se suman todas las facturas de un mismo mes superan los topes establecidos; además, cabe mencionar que como es el mismo vendedor y el mismo comprador siempre y es constante la compra debe practicarse rete fuente a todas las compras que se hagan con esta entidad, lo anterior teniendo en cuenta el concepto de la Dian numero 66945 del 26 de agosto de 1998. Para terminar no solo se estaría dejando de practicar retención en la fuente a título de renta, sino que además reteiva y reteica que para estos impuestos no se necesita determinar un monto mínimo. El grupo auditor hace énfasis que estos son solo unos ejemplos pues el control que se realiza es selectivo y posterior.

Jer servicios varios Sistemas & recargas Floricentro

Fecha de factura

Valor de la factura

Fecha de factura

Valor de la factura

Fecha de factura

Valor de la factura

Fecha de factura

Valor de la factura

02-Jun 272,850 29-Jun 220,000 26-Jan 160,000 04-May 160,000

25-Aug 272,850 24-Jun 200,000 27-Jan 160,000 09-May 80,000

08-Aug 272,850 15-Jun 400,000 31-Jan 160,000 12-May 80,000

22-Aug 272,850 15-Jun 80,000 03-Feb 160,000 18-May 160,000

05-Sep 272,850 02-May 80,000 04-Feb 160,000 26-May 80,000

26-Sep 272,850 25-Apr 155,000 16-Feb 160,000 02-Jun 160,000

15-Apr 140,000 21-Feb 160,000 07-Jun 160,000






07-Apr 220,000 01-Mar 160,000 10-Jun 160,000

04-Apr 400,000 07-Mar 160,000 14-Jun 80,000

28-Mar 200,000 12-Mar 80,000 20-Jun 80,000

15-Mar 220,000 16-Mar 160,000 21-Jul 160,000

08-Mar 220,000 23-Mar 160,000 27-Jul 160,000

04-Mar 180,000 25-Mar 160,000 28-Jul 160,000

03-Mar 75,000 04-Apr 160,000 01-Nov 200,000

29-Jun 320,000 08-Apr 160,000 03-Nov 100,000

15-Apr 160,000 09-Nov 100,000

19-Apr 160,000 16-Nov 100,000

25-Apr 180,000 18-Nov 200,000

29-Apr 80,000 24-Nov 100,000

También se evidenciaron pagos constantes a Jer Servicios Varios, por concepto de la desinfección y fumigación de tanques de la Alcaldía, Inspección Quinta de Policía, Casa de Justicia, entre otras entidades, gastos que bien se podrían realizar mediante un contrato de mantenimiento de mínima cuantía. Además, para realizar los pagos por caja menor no se piden los pagos de parafiscales y seguridad social, por lo que no se puede saber si el señor que realiza las labores de fumigación y desinfección de los tanques cumple o no con el pago de riesgos profesionales y en caso de un accidente seria responsabilidad de la Alcaldía Municipal de Tunja. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: En cuanto a los recibos para la desinfección de

tanques, se realizo debido a que en la ola invernal hubo proliferación de insectos y por ser prioritario para evitar infecciones.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Se acepta la respuesta debido a que las circunstancias se pueden presentar, pero no se levanta el hallazgo ya que este servicio debe adquirirse mediante una contratación directa. Además, de ser una labor de alto riesgo, y en caso de una caída de la persona que fumigue los tanques, la Alcaldía Municipal de Tunja sería la responsable, ya que en los pagos por caja menor no se evidencia si la persona que va desarrollar dicha labor esta afiliada a riesgos profesionales. Para terminar la parte motiva de la Res. 001 de 2011 de la Alcaldía Municipal de Tunja, en su articulo 9 menciona las prohibiciones y en el numeral 1 indica que no se podrá fraccionar compras de un mismo elemento o servicio, por lo cual se esta vulnerando la parte motiva de la mencionada resolución. Por último se evidenciaron facturas a nombre de terceros diferentes a la Alcaldía Municipal de Tunja así:

Tercero No. De factura

Fecha de factura Nombre del comprador Valor

Funeraria San Francisco 001-22648 30/08/2011 Arturo Montejo Niño

$20,000






Funeraria San Francisco 001-22647 30/08/2011 Arturo Montejo Niño 20,000

Central de Vidrios 5230 20/02/2011 Polideportivo San Antonio

70,000

Dialumcor S.A.S TJA2 8643 16/03/2011 Pedro USSA

4,800

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: En cuanto a las facturas a nombre de terceros

corresponde a Funcionarios de la Administración que por error involuntario recibieron las facturas así, pero en el plan de mejoramiento se corrigió esta situación.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Si se ha venido corrigiendo pero no en su totalidad, ya que dentro de la auditoría se evidenciaron al menos cuatro facturas que se relacionan en el cuadro anterior en donde se evidencia la irregularidad, por tal motivo el hallazgo no se levanta. Cuentas Bancarias Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. La verificación del saldo en libros de bancos se realizó a través de confirmaciones enviadas a las diferentes entidades bancarias y un análisis a éstas en el mes de diciembre de 2011, con lo que se evidenció:

Las conciliaciones bancarias no se encuentran firmadas por el responsable de prepararlas.

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: No se considera relevante la firma toda vez que el

funcionario asignado tiene como función principal esta actividad y se encuentra dentro de las funciones, sin

embargo a partir de la fecha se tendrá en cuenta dicha observación.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Si bien se evidencia en el manual de procesos y procedimientos la descripción de las actividades de la persona que concilia, es de vital importancia que éstas sean firmadas por la funcionaria encargada de desarrollar esta actividad pues así se asegura la responsabilidad, integridad y confiabilidad en la información reflejada en cada conciliación bancaria. Por tanto el hallazgo se mantiene.

Diferencia en el saldo de la confirmación vs. Saldo tomado de la conciliación, tales son:

No. De Cuenta Tipo de Cuenta

Entidad Bancaria

Saldo Bancos Conciliación

Bancaria Saldo

Confirmación

Diferencia

110250021466 Cta Corriente Banco Popular $ 593,926 $598,483

$(4,556)

15030001380 Cta Corriente Banco Agrario 483,771

102,326

381,445

291017355 Cta de Ahorros Banco Santander 5,574

-

5,574






*Valores en miles de pesos colombianos

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: No existe soporte que evidencie dicho hallazgo toda

vez que la conciliación se realiza teniendo en cuenta el extracto bancario suministrado en su momento por la entidad bancaria, soporte de movimiento diario del mismo, conciliación del mes anterior y libro auxiliar bancario del municipio del mes correspondiente, en este caso el mes de diciembre de 2011; cuyos documentos fueron suministrados para su respectiva verificación en el momento de la visita; como se evidencia en el siguiente cuadro: La diferencia según la corresponde a dos cheques que están girados y el beneficiario no los ha cobrado mas un debito por una transferencia:

No. de cuenta Tipo de cuenta Entidad Bancaria

Saldo Extracto bancario Saldo de libro

Diferencia s/g Conciliación

No. de folios que se aportan

110250021456 Corriente Banco popular No. de cuenta no existe

15030001380 Corriente Banco Agrario 483,770,866 369,242,737 114,528,129 6

291017355 Ahorros Banco Santander 5,573,882 5,573,822 3

453,205

(+) 94,074,924

(+) 20,000,000

= 114,528,129

Donde :

Diferencia s/g conciliación 114,528,129

(+) Saldo en libros 369,242,737

= sumas iguales 483,770,866

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: La cuenta corriente No. 110250021466 del Banco Popular existe pues en el oficio del 30 de marzo de 2012 la entidad financiera reporta esta cuenta con saldo a 31 de diciembre de 2011 de $ 598,482,873.00, Además, el grupo auditor verificó que la conciliación de esta cuenta existe a 31 de diciembre de 2011, por lo cual la respuesta no es concordante con los documentos auditados. Con oficio SUCTUN-000470 la Entidad Financiera reporta un saldo de $102,325,639.81 a 31 de diciembre de 2011 de la cuenta corriente No. 15030001380 del Banco Agrario. Además, el Banco Santander con oficio del 4 de Mayo de 2012 reporta la cuenta de Ahorros No. 291-01735-5 con saldo de $0.00. Las entidades bancarias reportan un saldo diferente al que el grupo auditor verificó en los extractos bancarios soporte de las conciliaciones. Diferencia sobre la cual se solicitaba la aclaración en el informe preliminar, y la cual no se explicó, en consecuencia el hallazgo se mantiene.






Cuentas bancarias que están en la relación de conciliaciones y la entidad bancaria no las reporta, tales son:

No. De Cuenta Tipo de Cuenta Entidad Bancaria

Saldo Bancos Conciliación

Bancaria 585046113 Cta de Ahorros Banco de Bogotá $ 113,612

76000843 Cta de Ahorros Banco de Bogotá 2,863,422

76046697 Cta Corriente Banco de Bogotá 712

76048818 Cta Corriente Banco de Bogotá 694

76046655 Cta Corriente Banco de Bogotá 13,397



76001437 Cta de Ahorros Banco de Bogotá 2,600

390054237 Cta Corriente Banco de Occidente 10,000,000

291036457 Cta Corriente Banco Santander 0

720000876 Cta Corriente Banco Sudameris -

15030000242 Cta Corriente Banco Agrario 154,152


Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Se considera desacertado este hallazgo toda vez que como puede observarse el paquete que soporta la conciliación bancaria esta dada por los documentos enunciados en los descargos del hallazgo No. 6. y si existe el extracto es porque el banco lo suministró y cuyos saldos coinciden como puede observarse en los anexos que se suministran:

No. de Cuenta

Tipo de Cuenta

Entidad Bancaria Saldo bancos ¡Conciliación Bancaria

No de folios que se aportan como evidencia

585046113 Ahorros Banco Bogotá 113.611.698.50 4

76000843 Ahorros Banco de Bogotá 2,863,422,374.78 4

76045697 Corriente Banco de Bogotá Esto cuenta no existe o

76043655 Corriente Banco de Bogotá Esta cuenta no existe o

76046838 Corriente Banco de Bogotá 3.354,721.00 3

76047034 Corriente Banco de Bogotá 4,847323.50 3

76001437 Ahorros Banco de Bogotá 2,599,937.67 3

39005423-7 Corriente Banco de Occidente

10,000,000,000.00 3






29103645-7 Corriente Banco santander 2.00 3

720000876 Corriente Banco Sudameris

3

1503000024-2 Corriente Banco Agrario

Ex=1541 52222.47 Conci=74033438.47

5

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: No es desacertado el hallazgo ya que en las respuestas que se obtuvieron de las diferentes Entidades Bancarias, no reportan dichas cuentas, inconsistencia que como Contraloría era necesario aclarar con la titular de cuenta, cual es la Alcaldía, siendo ella quien debía solicitar explicación a la Entidad Bancaria. Por otra parte el extracto que acompaña la conciliación del mes de diciembre de 2011 de la cuenta No. 76047034 del Banco de Bogotá tiene fecha de octubre de 2011. Se anexa a los hallazgos este punto para que lo incorporen en el plan de mejoramiento.

En consecuencia se mantiene el hallazgo para que sea aclarado dentro del Plan de Mejoramiento

Cuentas que en la confirmación reportan las entidades bancarias y que la Alcaldía Municipal no tiene en la relación de conciliaciones.

No. De cuenta Tipo de cuenta Entidad Bancaria

390043685 Cta Corriente Banco Occidente




110250020724 Cta Corriente Banco Popular

112891800846 Cta recaudo empresarial Confiar

198918008463 Cta de recaudo Confiar

245891800846 Cta de recaudo Confiar

1505759199 Cta de Ahorros Davivienda

1505759199 Cta Corriente Davivienda














29101555-0 Cta Corriente Santander

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Con respecto a las 19 cuentas bancarias, me

permito informarles que 15 cuentas no existen en el sistema en razón a que tienen saldo cero y corresponde a cuentas de años anteriores de las cuales nuevamente se envió carta de cancelación a las entidades bancarias. La cuentas No.45891800846 de Confiar y 371074559 de Davivienda, se hizo la consulta a las entidades bancarias y no existen por lo tanto no hay conciliación. En cuanto a las cuentas Nos198918008463 corresponde a la cuenta No. 197025398 de Confiar denominada recursos propios la cual se encuentra activa, tiene conciliación y se encuentra en Libros; el banco Confiar la tiene referenciada con otro código seguido del Nit del municipio. La cuenta No. 371-08162-1 de DAVIVIENDA, denominada SGP Propósito General se encuentra activa y aparecen dentro de las conciliaciones Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Respecto a las 15 cuentas que hacen referencia no anexan la carta de cancelación por lo tanto el hallazgo no se levanta ya que en las respuestas que se obtuvieron de las Entidades Bancarias aún las siguen reportando. La cuenta No. 24589180046 según oficio de 2 de abril de 2012 confiar reporta que el 14 de marzo de 2003 se le dio apertura, para el pago de nómina de empleados de la Alcaldía Municipal de Tunja por lo que no es cierto que no exista y por tal motivo no la concilian. Con relación a la cuenta No. 371041659 del Banco Davivienda, esta entidad con oficio del 30 de marzo de 2012 reporta que esta cuenta posee a 31 de diciembre de 2011 un saldo de $ 4,918.27 por lo que no es cierto que no exista y por tal motivo no la concilian. Confiar reporta como cuenta de recaudo la cuenta No. 198918008463 con apertura desde el 4 de febrero de 2002 para el recibo del pago de facturas del Impuesto predial e ICA y aparte reporta como cuenta de Ahorros la No. 197025398 denominada Confiadiario cuyo saldo a 31 de diciembre era de $1,457,023,621, de la cual si se evidenció conciliación, pero de la cuenta de recaudo no se evidencia ninguna conciliación. Teniendo en cuenta que la Entidad la reporta como otra cuenta no se levanta el hallazgo hasta tanto no se allegue documento de la entidad financiera que refleje que se trata de las mismas cuentas tal y como lo indican en su respuesta. El grupo auditor efectivamente observo que existe conciliación de la cuenta No. 371-08162-1 del Banco Davivienda. Por lo cual se levanta la observación de este número de cuenta. Por tanto el hallazgo se mantiene para que la Alcaldía aclare la situación de cada cuenta con la entidad financiera de tal forma que coincida la información.

Según el artículo 721 del Código de Comercio un cheque caduca después de 6 meses contados a partir de la fecha de expedición. Con relación a lo anterior se evidencia que no






se ha anulado el cheque girado al Banco de Occidente pues hace más de 1 año que se giro y no se ha cobrado.

Banco Numero Fecha Beneficiario Valor

Sudameris 3133 2010/12/28 Banco de occidente $ 613,371.00

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Revisada la conciliación del mes de diciembre de

2010, el cheque No. 3133 girado de la cuenta No. 720000264 fue pagado por el banco en el mes de Enero de 2011 según extracto. Por lo tanto se revisara nuevamente la conciliación para hacer los ajustes pertinentes. Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: El hallazgo queda en firme. Inversiones En esta denominación se incluyen las cuentas de los recursos representados en valores con el objeto de aumentar los excedentes disponibles por medio de la percepción de rendimientos, dividendos y participaciones, variaciones del mercado y otros conceptos. En la auditoria se revisó la totalidad de la cuenta, 12 Inversiones e instrumentos derivados encontrando que: En Sertivunja:

Las acciones que posee la Alcaldía Municipal de Tunja en esta entidad no están

valorizadas a 31/12/11.

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Como se le explico al grupo auditor y en el oficio DC

033 dirigido a la doctora Myriam Tocarruncho de fecha abril 10-2012, donde se les adjunto copia del oficio a

Serví Tunja y respuesta de esta entidad, donde nos informa que la certificación de las acciones solo se puede

dar al año siguiente en el mes de abril fecha en la cual la Junta Directiva aprueba los Estados Financieros. Es

hasta esta fecha que la oficina de contabilidad cuenta con este soporte para efectuar los ajustes.

Adjunto nuevamente soportes en dos folios.

Con fecha junio 21 del 2012 se recibe la Certificación por parte de Sentí Tunja se efectuara la actualización en

el mes de junio.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las razones por las cuales

estas acciones no se valuaron ya que se evidencia que la administración con oficio DC.002

del 11 de enero de 2012, solicito que le certificaran las utilidades o perdidas

correspondientes al Municipio de Tunja con corte a 31 de diciembre de 2011. Pero no se

levanta el hallazgo pues la Alcaldía como accionista debe realizar las gestiones necesarias

para que le certifiquen antes de que se cierre la contabilidad del año anterior.






La contabilización de la provisión de la inversión que la Alcaldía posee en esta entidad

esta registrada erróneamente, pues en Colombia se valoriza o provisiona una acción con

el valor intrínseco si no cotiza en bolsa; si cotiza es por el valor del cierre del mercado.

La Alcaldía Municipal de Tunja esta registrando como provisión el valor que le certifican

como pérdida acumulada, y como valorización, el valor que le certifican como utilidad. La

CMT realizó los cálculos que se pueden observar a continuación y de los cuales se

concluye que tiene una sobre estimación en la cuenta 1280 provisión para la protección de

inversión de $14,675 mil y una sub estimación en la cuenta 3115 Superávit por

valorización de $ 13,755 mil.

Cálculo Provisión

Concepto Certificación a

31/12/10

Número de acciones 45000

Valor intrínseco 5,638

*Valor Total 253,704

*Valor en libros a 31/12/11 450,000

* Provisión calculada s/g CMT

-

196,296

Diferencia de la provisión Servitunja s/g CMT 14,675


Valor en libros

Entidad Saldo a diciembre/11

Inversiones

Saldo a

diciembre/11

Provisión

Saldo a

diciembre/11

Valorizaciones

Valor CMT

S/g

Certificación Diferencia

Servitunja 450,000

-210,971

13,775

253,704

900 *Valores en miles de pesos colombianos

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: En Colombia también existe el método de

Actualización de inversiones por participación patrimonial y la Contaduría General de la Nación lo menciona en

el “Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las inversiones e instrumentos derivados con

fines de cobertura de activos” SECCION 1 CAPITULO 1.

No obstante tomando las utilidades o perdidas de la entidad en el porcentaje que le corresponde a la Alcaldía

el resultado es igual a si se toma por el valor intrínseco, vale la pena decir que se reclasificara el valor de la

valorización disminuyendo la provisión.

Adjunto NT 20120046 y auxiliar cuenta dos folios.

En el cuadro elaborado por la Contraloría Municipal hay inconsistencia en el valor de la provisión $210.971 y el

real es $210.071 es así que no existe la diferencia de 900.

Valor Pérdida año 2010 reportada

210,071






Valor Utilidad reportada por Serví Tunja

13,775

Valor Neto de la Provisión

196,296

Acciones 45.000 x 5.637.86 =

253,704

Valor de la Inversión

450,000

Valor provisión

196,296

Por lo tanto solicito se levante el Hallazgo por cuanto fue subsanado.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: La forma que se les describe que se

valoriza o provisiona una acción en Colombia es precisamente la valorización patrimonial.

La Alcaldía Municipal de Tunja si tienen razón al decir que el cuadro elaborado por la CMT

presenta inconsistencias en el valor de la provisión y también es cierto que no existiría

diferencia, pero la contabilización de la valorización si fue realizada erróneamente pues se

registra en la contabilidad una valorización o provisión pero no las dos al mismo tiempo; y

definitivamente a 31 de diciembre de 2011 debió registrarse solamente una provisión de

$196,296 mil, razón por la cual no se levanta el hallazgo porque no se evidenció dicho

registro a 31 de diciembre de 2011.

En el Banco Popular

Las acciones del banco popular cerraron el 31/12/11 en $520 en la bolsa de valores y no

se encuentra registrada la respectiva valorización.

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Con varias comunicaciones se solicito esta

información al Banco Popular y es ahora con fecha de abril del 2012 que dan respuesta, la División de

Contabilidad con fecha 10 de mayo recibe el soporte para proceder a efectuar el comprobante de actualización

y es así que con la Nota de Contabilidad No.20120033 se registra la valorización. Es de anotar que el soporte

para el registro de actualización es el que nos remite la entidad bancaria en este caso Banco Popular.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Al ser un tipo de acción que cotiza en

Bolsa es de fácil consulta el valor al cual cierra cada día y por ser estos unos datos

confiables no se acepta las razones por las cuales no se contabilizó la respectiva

valorización. Además, se les solicito verbalmente la carta en que se oficio al banco el valor

de cierre de la acción al 31 de diciembre de 2011 la cual no se allegó. Motivos por los cuales

no se levanta el hallazgo pues no se evidencia registro de la valorización a 31 de diciembre

de 2011.

Se les envía copia de 3 folios en donde se evidencia que la acción del Banco Popular cotiza

en Bolsa y en donde se refleja el valor de cierre de la acción al 27 de diciembre de 2011






reportado por la Bolsa de Valores de Colombia.

Solo se pudieron verificar 16 títulos valores que representan 1.629.442 acciones. Por lo

cual se toman dichas acciones para calcular la valorización. En el siguiente cuadro se

evidencia el cálculo realizado por la Contraloría Municipal de Tunja (CMT) de la

valorización que no realizó la Alcaldía Municipal de Tunja, lo cual genera una

subestimación en la cuenta de inversiones y patrimonio de $ 830,960 millones.

Concepto Valores

Número de acciones 1629442

Valor intrínseco 520

*Valor Total

847,310

*Valor en libros a 31/12/10

16,350

*Valorización calculada s/g CMT

830,960

Diferencia de la valorización Banco Popular s/g CMT

830,960


Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: La Tesorería Municipal con oficio TG.157 de

mayo 4 del 2012 dirigido al Banco Popular solicita copia de este Titulo. No obstante el Numero de las

Acciones de este Titulo es por de 5.550 según certificación. Se adjunto un folio.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Cuando se realizó la verificación del

número de acciones que representaba cada titulo, se evidenció con los títulos originales

que la Alcaldía Municipal de Tunja no posee el titulo No. 11984-A que soporte las 5.550

acciones que según la administración este titulo representa. Por lo anteriormente descrito

no se levanta el hallazgo.

En CDT Construyecoop

El CDT de construyecoop esta registrado por menos valor de lo que se evidencia en el

titulo. Presentando una sub estimación de $ 41,121 mil

Cálculos CMT

Entidad Saldo a

diciembre/11

Inversiones

Saldo a

diciembre/11

Provisión

Saldo a

diciembre/11

Valorizaciones

Valor CMT

S/g

Certificación Diferencia






CDT Construyecoop

10,897 0 0

52,018

41,121 *Valores en miles de pesos colombianos

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: El CDT de Construyeccop No.12823 fue

constituido el 8 de junio de 1998 por valor de $52.018.124.85; en los años 2000, 2002 esta entidad que se encuentra en liquidación reconoció y reintegro los siguientes valores:

Valor CDT $ 52,018,125.85

Valor Reintegrado a la Cuenta No. Documento fecha Valor

Bco AVVillas Conciliación (Archivo Central)

Nov.1999 13.004.531

Bco Santander Conciliación (Archivo Central)

Junio 1999 12.325.809

Bco Bta 61610900-5 NC.45 Dic/31/2000 11.937.999

Bco Bta 61610900-5 NC.220118 Dic/17/2002 3.452.951

Total Reintegrado

41.121. 290

Valor registrado en libros $10,896,834.85

Por lo anterior se observa que el valor registrado en contabilidad es el real. Se solicita se levante el hallazgo. Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: No se levanta el hallazgo ya que en ninguna entidad se invierte en un CDAT y le van reintegrando el dinero parcialmente, la naturaleza de las inversiones en CDAT es que la entidad captadora le devuelve el dinero invertido más intereses en un plazo convenido. Además, el decreto 1525 del 9 de mayo de 2008 en el art. 3 menciona que la disponibilidad generada por la liquidación de los activos financieros, así como cualquier otro excedente de liquidez, podrá permanecer en cuenta corriente por un tiempo superior al de cinco días hábiles, establecido en el artículo 29 del Decreto 359 de 1995, o en depósitos de ahorro o certificados de ahorro a término pero que en ningún caso podrá exceder del tercer día hábil anterior al cierre del mes respectivo. Por lo cual se concluye que este tipo de inversión esta permitida por ley pero por un tiempo determinado. Al parecer, Construyeccop ya no existe, por lo que presumiblemente existe una perdida de $10,896,834.85 por falta de gestión para recuperar dicha cuantía, negligencia que ocasiono a hoy que la acción prescribiera.

Por último según el decreto 1525 del 9 de mayo de 2008 por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y






territorial, no contemplan inversiones en acciones por lo que la Alcaldía Municipal de Tunja estaría infringiendo la ley. Rentas Por Cobrar Esta cuenta representa el valor de los derechos a favor de la entidad contable pública, por concepto de ingresos tributarios, directos e indirectos, nacionales o territoriales, determinados en las disposiciones legales, por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes. Para la revisión de esta cuenta se solicito relación por tercero, la cual no fue entregada al grupo auditor por lo que, al parecer no hay soporte de las rentas por cobrar. Además, según se observa en los balances, el saldo de esta cuenta es el mismo desde el año 2006; y si bien, estas rentas no son objeto de provisión, el derecho a cobrarlas se extingue por causas diferentes a cualquier forma de pago y esto afecta directamente el patrimonio. Estas inconsistencias han venido siendo evidenciadas desde auditorias anteriores, sin tener ningún tipo de corrección, reflejando un valor irreal de la cartera en los Estados Financieros de la Alcaldía Municipal de Tunja a 31 de diciembre de 2011, por lo que se concluye que este rubro presenta incertidumbre por valor de $ 1,853,317 mil pesos. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Con el oficio S.H -120 de fecha 11 de abril de 2012,

se le dio respuesta a su oficio No, 05085 de fecha 27 de Marzo de 2012, en donde informamos que se sigue adelantando el proceso de depuración de rentas por cobrar, así mismo, que dicha consolidación de las rentas por cobrar y su revelación se realizará en el plan de mejoramiento en los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2011. Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: El hallazgo queda en firme y se evaluara la depuración a que hacen referencia en su respuesta, en la auditoria vigencia 2012 y en el plan de mejoramiento. Avances y anticipos entregados Esta cuenta representa los valores entregados por la entidad contable pública, en forma anticipada, a contratistas y proveedores para la obtención de bienes y servicios. A partir de los saldos auxiliares a nivel de tercero de la cuenta 1.4.20.13 (Anticipos para proyectos de inversión) y de los comprobantes de egreso girados a favor de los contratistas durante los meses de junio, septiembre, octubre y diciembre se pudo constatar el valor entregado por concepto de anticipos a los contratistas y su amortización en el pago de los avances de obra. Según comprobante de egreso EG20113855, se gira un anticipo por valor de $108.431.105,98 a la empresa CALING LTDA, identificada con Nit 900.173.496, este valor corresponde al 50% del valor del contrato 553 de 2011, el cual es de $216.862.211,95, aunque en la clausula tercera del






contrato se pacta un anticipo igual al 40% de su valor, el valor del anticipo debería ser de $86.744.884,78. Por lo tanto hay una sobre estimación en el valor de la cuenta del anticipo por valor de $21.686.221.20. Respuesta de la Alcaldía: Dentro del expediente del contrato No 553 de 9 de noviembre de 2011, se encontró lo siguiente:

1. Estudios previos (FOLIO 42 TOMO 1): FORMA DE PAGO: El Municipio de Tunja, pagara al contratista: 1) El 15% del valor del contrato, en calidad de anticipo, previo perfeccionamiento del mismo. 2) un 75% del valor del contrato se cancelara de acuerdo a las actas de la obra finalizada, aprobadas por el interventor 3) el 10 % correspondiente al último pago, se efectuará una vez el contratista cumpla con los requisitos para la liquidación del contrato.

2. Proyecto pliego de condiciones (folio 6 tomo 1) Forma de pago: El Municipio de Tunja pagaría al contratista: El 30 % del valor del contrato, en calidad de anticipo, previo perfeccionamiento del mismo, la aprobación de la garantía única pactada y la presentación de la documentación correspondiente y la aprobación de los mismos por parte el interventor y el supervisor delgado por el Municipio.

3. Pliego de condiciones definitivo (folio 106 tomo 1) El 30 % del valor del contrato, en calidad de anticipo, previo perfeccionamiento del mismo, la aprobación de la garantía única pactada y la presentación de la documentación correspondiente y la aprobación de los mismos por parte el interventor y el supervisor delgado por el Municipio.

4. Contrato de Obra 553 de 9 de noviembre de 2011. Clausula tercera: FORMA DE PAGO El valor del presente contrato se cancelara al contratista de la siguiente forma a) el cuarenta (40%) del valor del contrato, en calidad de anticipo, perfeccionamiento del mismo, la aprobación de la garantía única pal presentación de la documentación correspondiente y la aprobación de los mismos por parte del interventor y del supervisor delegado por el municipio.

Teniendo en cuenta la orden de pago No 1978 por el valor de 108.431.105,98 la cual se adjunta y de la factura No 0248 por el mismo valor allegada por el contratista, se efectúa el pago de dicho valor. El software el Municipio (finanzas plus), arrojo el valor de 108.431.105,98 sin detectar el descuento del 40 %, ya que antes de efectuar el pago la oficina de contratación reporta el pago un el sistema PECOM. En consecuencia, se encuentra que se comete error en le cargue de los datos al sistema por parte de la oficina de contratación al momento de reportar el pago de dicho valor y no teniendo en cuenta el pago solamente del 40% deI contrato. Por tal motivo se genera la orden de pago del 50% y no del 40% como se establece en el contrato. Para efectos de subsanar el hallazgo, la oficina de contratación requerirá al supervisor para tramitar que en el próximo avance del contrato, el descuento del 10% que se pago como anticipo del contrato. Adjunto orden de pago donde se evidencia lo anterior. Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: El hallazgo se mantiene, debido a que se evidencia una falencia en el control de la información por parte de la dependencia encargada. Los documentos anexos a la orden de pago del anticipo son entre otros la minuta del contrato, póliza de buen manejo e inversión del anticipo, factura que emite el contratista, los cuales deben ser sometidos a verificación minuciosa e individual por el funcionario encargado en cada dependencia. Así como se presento en este caso, pudo haber sucedido también para cualquier otro contrato cuyo monto fuera mayor y por tanto esta diferencia del 10% girado en exceso podría ser aun mas representativa.

Existe incertidumbre por valor de $27.547.839, pues se encuentra un saldo crédito para la cuenta de 1.4.20.13, Anticipos para proyectos de inversión, a nombre del Consorcio Constructores 2010, identificado con Nit 800.331.038.






Reserva Financiera Actuarial La reserva financiera actuarial representa el valor que Las entidades territoriales poseen en el

FONPET (Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales ), suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999. En el análisis a esta cuenta se verificó que el valor de la reserva fuera el mismo que el FONPET pública a través de la página web http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/FONPET_SCH.consultasaldospasivos encontrando que existe una sobre estimación de $ 5,628 mil así:

Valor en libros a 31/12/11 Valor en Fonpet Sobreestimación

36,669,306 36,663,678 5,628 *Valores en miles de pesos Colombianos

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: El valor correspondiente a la Reserva Financiera

Actuarial que el municipio de Tunja posee en el FDNPET se registra en al subcuenta 190102 Denominada Recursos entregados en administración _FONPET; en la cual a la fecha de diciembre 31/ 2011 se registra por valor de $36.663.677.506,65 coincidiendo con el reportado por el Ministerio de Hacienda en su linK del Fonpet en la misma fecha, La Contraloría Municipal en su auditoria realizada, toma el valor de la cuenta General 1901 denominada Reserva Financiera Actuarial en la cual se incluyen otras subcuentas diferentes a la subcuenta 190102 Recursos Entregados en Admon FONPET, siendo un valor superior ya que suma los diferentes ítems que integran esta cuenta general. Por lo anterior se constata que no existe sobre estimación en el registro de la Reserva Actuarial. En este orden de ideas se solicita se levante el Hallazgo. Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Efectivamente no existe diferencia si se toma a nivel de sub cuenta; por lo que el hallazgo se levanta. Deudores Esta cuenta representa el valor de los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de deudores, conceptos tales como: los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros. Teniendo en cuenta lo anterior, los valores reflejados en la cuenta de deudores son los derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios y estos se deben reconocer por su importe original o por el valor convenido, el cual es susceptible de actualización, por lo menos al final del cierre contable según evaluación técnica que le permita al Municipio determinar la contingencia

http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/FONPET_SCH.consultasaldospasivos






de pérdida o riesgo en el grado de incobrabilidad originados en factores tales como antigüedad e incumplimiento. La Alcaldía Municipal de Tunja no esta realizando provisión a esta cuenta y esta entidad debe provisionar el valor de los derechos que se estimen incobrables y realizar ajustes permanentemente de acuerdo con su evolución. Es decir que debe existir cartera totalmente identificable la cual soporte el saldo que refleja la contabilidad. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: El municipio de Tunja no efectúa provisión para

deudores pues no amerita, por las siguientes razones que se explican a continuación: Las subcuentas que el municipio utiliza en el grupo de Deudores son: • Transferencias por Cobrar: Según instructivo de la Contaduría General de la Nación en diciembre se causa la última doceava del Sistema Geu Participación, siendo girados estos recursos por los Ministerios en los primeros meses del año siguiente. Es de anotar que es de obligatorio cumplimiento dicho giro ya que se encuentra establecido en el CONPES. • Avances y Anticipos esta cuenta esta respaldada por las pólizas de tos contratos es por esto que no amerita provisión llegado el caso se hace efectiva la póliza. • Recursos entregados en Administración allí se registra los ingresos sin situación de fondos recibidos del Ministerio de Educación y es una cuenta control que se cruza con la legalización de los pagos. • Otros Deudores aquí se registra el valor de las Cuotas Partes de Pensiones por cobrar que en lugar de provisionar se van actualizando de acuerdo al cálculo que efectúa la secretaria Administrativa. Se solicitase levante el Hallazgo Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: El hecho de que se mencione provisión para deudores no quiere decir que debe hacerse a la totalidad de las subcuentas si bien las trasferencias no se provisionan, pero los avances y anticipos entregados, recursos entregados en administración, ingresos no tributarios, prestación de servicios y deudas de difícil cobro, si deben aprovisionarse. Poe esta razón se mantiene el hallazgo. En su respuesta nos hace referencia que no provisionan avances y anticipos entregados a terceros porque los respalda una póliza, teniendo en cuenta que el cubrimiento de las pólizas es por el tiempo de ejecución del contrato es indispensable realizar un análisis a esta cuenta que permita determinar si definitivamente se requiere o no de provisión.

Otros Deudores

Existe incertidumbre por valor de $27.547.839, pues se encuentra un saldo crédito para la cuenta de 1.4.20.13 ANTICIPOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN, a nombre del Consorcio Constructores 2010, identificado con nit 800.331.038. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Por un error involuntario se descargo el Pago de la

cuenta 142013 anticipo y no del Pasivo 2401010001, una vez se detecto se efectúo la reclasificación con Nota de Contabilidad No.20120019 de Febrero 28 del 2012; quedando subsanado este descargue. Se adjunta Nota de Contabilidad NT 20120019 y auxiliar tres folios. Se solicita levantar el hallazgo.






Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo.

Cuotas partes de pensiones

Representan el mecanismo de soporte financiero de la pensión que permite el recobro que tienen que efectuar el Municipio de Tunja, con cargo a las entidades en las cuales el trabajador cotizó o prestó sus servicios. Según oficio S.A Nº0-003, del 03 de enero de 2012, las cuotas partes pensiónales que le deben al Municipio se dividen en dos: Las que fueron remitidas a las entidades deudoras, por valor de $1.517.155.114,96 y las de las entidades con cuenta de cobro, revisión y trámite por valor de $161.749.042,54, para un total de $1.678.904.157,5. El valor final es concordante con el saldo final registrado en los estados financieros de la vigencia 2011. Propiedad, Planta Y Equipo

Representa el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública y los recibidos de terceros para el uso permanente y sin contraprestación, que se utilizan para la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Con base en los auxiliares entregados por el área de contabilidad del Municipio y la relación de bienes entregada por almacén, se verificó el valor de las cuentas 1.6.05 Terreno, 1.6.15 Construcciones en curso, 1.6.40 Edificaciones, 1.6.45 Plantas, ductos y túneles, 1.6.50 Redes, líneas y cables, 1.6.55 Maquinaria y equipo, 1.6.65 Muebles, enseres y equipo de oficina, 1.6.70 Equipos de comunicación y computación, 1.6.75 Equipos de transporte, tracción y elevación y 1.6.85 Depreciación acumulada (cr). De acuerdo a la nota de contabilidad NT-20110028 del 30 de mayo de 2011, se ajustaron los valores sobrestimados de la depreciación conforme hallazgo de la auditoria a los estados financieros vigencia 2010 aplicada a los bienes, camioneta Chevrolet Blazer roja 99 (cuenta 1.6.85.08.0046) y Moto Yamaha modelo 96 (cuenta 1.6.85.08.0048). Sin embargo, durante los meses de enero, febrero, marzo y mayo de 2011, se siguieron depreciando según lo observado en los folios 08, 24, 39 y 79 del libro diario y notas contables DP-2011001, DP-2011002, DP-2011003 y DP-2011005. Esta depreciación debió haberse ajustado también. Por lo tanto existe una sobrestimación por valor de $4.154.972 en la cuenta 1.6.85.08 Equipo de transporte tracción en su correspondiente auxiliar.






Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Como se le explico al grupo Auditor la depreciación se

hace manual en la oficina de contabilidad y no se puede escapar estos inconvenientes; no obstante cada año se hace la revisión de la planilla y se hacen los ajustes necesarios es por esto que en el mes de Abril del 2012 se efectúo el ajuste respectivo a la camioneta Blazer. Se adjunta Nota de Contabilidad No.20120036 y auxiliar de la cuenta de depreciación. Quedando de esta manera subsanado este punto. Se solicita levantar el hallazgo.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Se acepta la respuesta y se levanta el

hallazgo, sin embargo se considera necesario incluir un modulo que se encargue del cálculo automático de la depreciación a partir del valor que a final de cada mes presente cada activo depreciable, puesto que esta clase de hallazgos se vienen repitiendo durante varias vigencias y en caso de no tomarse los correctivos necesarios, seguirá presentándose.

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Igual a la respuesta del punto anterior en la Nota de

Contabilidad No. 20120036 quedo subsanado este punto, adjunto auxiliar de la cuenta 1685080048. Se solicita levantar el hallazgo.


hallazgo

El Municipio no cuenta con un software que permita el manejo adecuado de la propiedad, planta y equipo y tampoco cuenta con una interface entre el SFR y el Finanzas Plus software contable del Municipio, por lo tanto, el proceso de cálculo de la depreciación y de la amortización debe hacerse manualmente en la oficina de contabilidad, corriendo los riesgos ya evidenciados en cuanto a la correcta aplicación a la depreciación de los bienes nuevos incorporados al Municipio. Esto genera inexactitud en el cálculo de la depreciación y amortización, puesto que el valor base para el cálculo de éstas es el que se encuentra registrado en los libros a 01 de enero o en algunos casos simplemente no se calcula. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Con la oficina de sistemas, se han hecho

socializaciones involucrando a diferentes dependencias y con diferentes empresas de software para verificar las necesidades de los procesos que se deben sistematizar.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: El hallazgo se mantiene, debido a que

la integración de los diferentes software que alimentan al Finanzas Plus de contabilidad, disminuye la posibilidad de error y garantizan la calidad en la información financiera del municipio. Igualmente y con relación a los hallazgos 26, 27, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 36 y 37, se levantan los hallazgos pero se deja la observación en cuanto a la necesidad imperiosa de sistematizar todos los procedimientos que afecten el resultado final de la información contable.

Las cuentas 1.6.45 Plantas ductos y túneles, 1.6.65 muebles, enseres y equipos de oficina y 1.6.75 Equipo de transporte y elevación, presentan movimiento debito producto de la compra de nuevos bienes durante la vigencia 2011, sin embargo a éstos no se les calcula depreciación. A






continuación se muestran los movimientos de estas cuentas, según lo observado en el libro mayor y balances y en el balance presentado al SIA.

Mes Plantas Ductos y

Túneles Muebles, enseres y equipos de oficina

Equipo de Transporte Tracción y elevación

1.6.45 1.6.65 1.6.75

Mayo 114,529,536.47 0 0

Junio 0 0 464.000.000,00

Julio 4,566,674.95 0 0

Septiembre 0 60,507,298.00 0

Noviembre 0 0 142,000,000.00

Diciembre 3,641,227,094.09 0 0

TOTAL 3,760,323,305.51 60,507,298.00 619,851,224.00

Al analizar la información contable presentada entre los años 2010 y 2011, se puede observar que la cuenta 1.6.45.02 Plantas de tratamiento, tuvo un aumento neto de $3.760.324.000, equivalente a una variación porcentual del 40.55%, pero al revisar la depreciación aplicada mes a mes, se observa que siempre fue igual, lo cual genera incertidumbre, puesto que no se hizo ningún ajuste a los valores base para el cálculo de ésta. Si bien en diciembre es cuando se presenta un mayor aumento en la cuenta, también lo es el hecho de que en mayo, aumentó en $114.529.536,47, por lo tanto desde este mes debió haberse afectado el valor base para el cálculo de la depreciación y esta debió haber aumentado desde dicho mes. En caso de que la planta se encuentre en construcción y no se haya puesto en funcionamiento, esta debe clasificarse en la cuenta 1.6.15 Construcciones en curso (1.6.15.04 plantas, ductos y túneles) debido a que al incorporarse directamente a la propiedad planta y equipo del Municipio, se debe incluir en el valor base para el cálculo de la alícuota de depreciación. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Con fecha Mayo 17/2012 NT 20120039 Se

reclasifico lo que se había registrado en la cuenta 164502 ya que pertenece a los contratos de la construcción del primer modulo de la Planta de Tratamiento llevándolo a la cuenta 1615040001 Planta de Tratamiento en construcción. Es por esta razón que no se ha efectuado amortización hasta que el bien entre en funcionamiento. Adjunto NT.20 120039.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Aunque su valor es significativo,

obedece a una simple reclasificación y no afecta el valor final del activo del municipio. Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo.

Para el mes de junio se observa la contabilización de los siguientes vehículos, a los cuales no se les ha aplicado la depreciación, por lo tanto hay subestimación en la cuenta 1.6.85.08 Equipo de transportes y tracción, en un nuevo auxiliar para cada uno de los bienes:






Cuenta Descripción Valor Debito

1.6.75.02.0061 Volqueta Chevrolet 2011 Blanco $ 270.000.000

1.6.75.02.0062 Camioneta Mazda 2011 Blanco neva bicapa

$ 76.000.000

1.6.75.02.0063 Camión Estacas Hyundai 2011 Blanco $ 118.000.000

TOTAL $ 464.000.000

Total aliquot annual $ 46,400,000.00 Valor aliquot diaria $ 127,123.29 Total días en que no se deprecio el bien 190 Valor total de la depreciación que no se

contabilizó $ 24,153,424.66

SUBESTIMACION

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Como se explico en el punto No. 26 la planilla de

depreciación ya se actualizo en el año 2012 teniendo en cuenta todas las nuevas compras, allí aparece la depreciación de estos vehículos y de los muebles y enseres no obstante se hará la contabilización de la depreciación no registrada.


hallazgo. Aplica para los hallazgo 29, 30, 31, 32, 33 y 34

Para el mes de noviembre se observa la contabilización de los siguientes vehículos, a los cuales no se les ha aplicado la depreciación, por lo que existe una subestimación en la cuenta 1.6.85.08 Equipo de transportes, tracción, en un nuevo auxiliar para cada uno de los bienes:


1.6.75.02.0097 Camioneta Mazda blanco N M.2012OCJ 736

$ 71.000.000

1.6.75.02.0098 Camioneta Mazda blanco N mo2011 OCJ 737

$ 71.000.000

TOTAL $ 142.000.000

Total alícuota anual $ 14,200,000.00 Valor alícuota diaria $ 38,904.11

Días en que no se deprecio

51.00 Valor total de la depreciación que no se


SUBESTIMACION

La cuenta 1.6.65.01.0001 Muebles y enseres de la Alcaldía, tuvo un movimiento debito por valor de $60.507.298,00 en el mes de septiembre, el cual debió tenerse en cuenta durante los meses de octubre, noviembre y diciembre para el cálculo de la depreciación. El valor no depreciado correspondiente a estos tres meses es de $1.512.683,49 el cual debe llevarse a la cuenta 1.6.85.06.0001 Muebles, enseres y equipos de oficina.







1.6.65.01.0001 Muebles y enseres Alcaldía $60.507.298

TOTAL $ 60.507.298

Total alícuota anual $ 6.050.723.00 Valor alícuota diaria $ 16.577,34

Días en que no se deprecio

93.00 Valor total de la depreciación que no se


SUBESTIMACION

Al hacer el análisis mensual de la depreciación se encuentra que ni la Escuela Nueva Baron Gallero (1.6.40.09.0011), ni el Puesto de salud Runta (1.6.40.10.0001.0002) han sido depreciados durante el año 2011, lo cual genera una subvaloración de la cuenta depreciación por valor de $ 10.713.673,40.

CUENTA DESCRIPCION SALDO EN

LIBROS DEPRECIACIÓ

N (AÑOS) ALÍCUOTA

ANUAL

ALÍCUOTA MENSUAL (PESOS)

1.6.40.09.0011 Escuela Nva Barón

Gallero 115.683.670,0

0 50

2.313.673,40

192.806,00

1.6.40.10.0001.0002

Puesto de salud Runta

420.000.000,00 50

8.400.000,00

700.000,00

TOTAL 535.683.670,0

0

10.713.673,4

0

892.806,00

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Ya se corrigió la plantilla para el año 2012 y se hicieron

los ajustes se registro contable de lo correspondiente al año 2011.


hallazgo.

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: En la plantilla de depreciación del año 2012 ya se

incorporo este bien para efectuarle la correspondiente depreciación. Lo del año 2011 se hará el respectivo ajuste.


hallazgo.

Para terminar no se ven reflejados en la contabilidad los avalúos a la propiedad del municipio, pese a que se suscribió el contrato interadministrativo No. 162-2011 con el IGAC. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: En el año anterior dentro del Convenio suscrito con el

IGAC se dio prioridad a avalúos de predios de interés hídrico y algunos para el proyecto de la Megavia, en el nuevo convenio del 2012 suscrito por $20.000.000, se solicitará actualización del avalúo a algunos relacionados con el saneamiento contable.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Se mantiene el hallazgo debido a que






como se observa no se ha adelantado el proceso de re avaluó de la propiedad, planta y equipo del municipio en su totalidad.

Cuentas por pagar – adquisición de bienes y servicios nacionales Representa el valor de las obligaciones autorizadas por vía general, contraídas por la entidad contable pública por concepto de adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Debido a que es la más representativa dentro de las cuentas por pagar, se revisó específicamente la cuenta 2.4.01.02 proyectos de inversión Alcaldía. A partir de los auxiliares entregados por contabilidad y comprobantes de egreso facilitados por tesorería, se encuentra que la cuenta presenta incertidumbre por valor de $83.300.227,96, pues existen saldos negativos para dos de sus terceros.

NOMBRE NIT CONTRATO VALOR

CONSORCIO IPSILON 900.330.410 Contrato de obra No 504 DE 2009

$ 79.506.038,61

CONSORCIO INTERMEGAVIAS

900.397.562 Contrato de Interventoría No.

478 de 2010

$ 3.794.189,35

TOTAL SUBESTIMACIÓN $ 83.300.227,96

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Con Nota de Contabilidad NT 20120047 de abril

30 del 2012 se realizo el ajuste. Este ajuste se origino por que con el documento CB1 20110078 se descargo el valor de $79.506.038,61 de la cuenta 142013 de anticipo cuando se debió cargar al pasivo de la cuenta 240102. Se adjunta NT 20120047ylos auxiliares en tres folios. De esta manera queda subsanado el saldo en rojo de la Cuenta Anticipo. Se solicita levantar el Hallazgo


hallazgo.

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: El contrato 478 del 2010 no fue celebrado con el

Consorcio Ipsilon, este fue suscrito con el Consorcio Intermegavias. Sin embargo se aclara que con Nota de Contabilidad NT 20120028 de fecha Enero 17/2012 se hizo la reclasificación valor que fue descargado de la cuenta 142013 Anticipo siendo el asiento un cargo al pasivo 240102 Adjunto 4 folios. Se solícita levante el hallazgo.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Se acepta la respuesta y se levanta

el hallazgo.






Bienes entregados a terceros Representa el valor de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad contable pública entregados a terceros mediante contrato, para su uso, administración o explotación que deberán restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos. En esta cuenta se registran los bienes que se entregan en comodato a las empresas así como los que entreguen las empresas a entidades del gobierno general. En el transcurso de la auditoria se solicito al detalle los bienes que conforman esta cuenta, la entidad o persona que los posee y contrato o documento por el cual se entrego el bien, información que no fue puesta a disposición del equipo auditor durante la etapa de ejecución de la auditoria, por lo que los bienes entregados a terceros cuenta 1920 no se pudo analizar generando incertidumbre por valor de $ 76,870,088 mil pesos. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: El oficio AF 0518 se contesto con el oficio DC.049 de

mayo 8 -2012 dirigida a la Doctora Myriam Tocarruncho y se adjunto la relación de Almacén de los Vehículos entregados a Terceros y copia del acta de entrega a SeraQA. Nuevamente enviamos copias en 5 folios. Se solicita se levante el Hallazgo Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se

levanta el hallazgo. Amortización acumulada de Bienes Entregados a Terceros La resolución 237 de 2010 establece que los bienes entregados a terceros se amortizarán durante la vida útil estimada de los bienes y en las entidades contables públicas del gobierno general, ésta afecta directamente el patrimonio. Los bienes entregados a terceros bajo la modalidad de contratos de concesión no son objeto de amortización mientras se encuentren en tal situación. Auditada la amortización de los bienes entregados a terceros cuenta 1925, se encontró que la base para el cálculo de la amortización anual, es el saldo a 31 de diciembre del año anterior; lo que indica que no cuentan con costo histórico que permita determinar si la amortización acumulada que se presenta en el balance es la correcta, o si hay bienes totalmente amortizados que deban reclasificarse. Se observa que no se están amortizando las siguientes subcuentas:

CODIGO NOMBRE VIDA UTIL (AÑOS)

VALOR AMORTIZACIÓN ANUAL

1.9.20.05.0001 Bienes Muebles en Comodato 10 $2.500.000 $250.000,00

1.9.20.05.0003 Volqueta Chevrolet entre SRQ.A

10 $15.844.320 $1.584.432,00

1.9.20.05.0004 Ambulancia Bomberos 10 $25.212.870 $2.521.287,00






1.9.20.05.0007 Vehículo Chevrolet Luv camino 10 $5.789.000 $578.900,00

1.9.20.05.0008 Microbús JAC modelo 06 color Blanco

50 $59.738.418

10 $73.500.000

$7.350.000,00

1.9.20.05.0009 Microbús Chevrolet OQF 298 10 $121.000.000 $12.100.000,00

1.9.20.05.0011 Nissan PICQ OQF024 Orden 10 $13.851.224 $1.385.122,40

1.9.20.06.0004 Pozos profundos 50 $1.271.095.517 $25.421.910,34

1.9.20.06.0008 Acueducto Fuente Grande 50 $499.362.240 $9.987.244,80

1.9.20.06.0010 Casa Calle 28 No.10-91 50 $ 48.400.000 $968.000,00

1.9.20.06.0011 Casa Museo Juan de Vargas 50 $133.531.200 $2.670.624,00

1.9.20.06.0012 Edificación sede Administrativa San Antonio

50 $230.175.860

$4.603.517,20

1.9.20.90.0001 Muebles entregados terceros computadores

10 $34.990.147

$3499014,7

1.9.20.90.0002 Bienes entregados a Colegios 10 $80.582.828

$8058282,82

VALOR NO AMORTIZADO: $80.978.335,27

Por esta razón se considera que la cuenta 1925 Amortización Acumulada Bienes entregados a terceros presenta una subestimación de: $80.978.335,27

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Algunos bienes como se muestra a continuación no

se les practica amortización por encontrarse totalmente amortizados y las que faltan se tendrán en cuenta para el ajuste a partir de la fecha.

1920050001 corresponde a un computador entregado al DAS que se encuentra totalmente amortizado y en el año 2012 se reclasifico como gasto de acuerdo al Régimen de Contabilidad Publica.

1920050003 Volqueta Chevrolet Modelo 1989 entregada a SERQA totalmente amortizada.

1920050004 Ambulancia entregada a bombero modelo 1994 totalmente amortizada.

1920050007 Vehículo Chevrolet modelo 1985 totalmente amortizada

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: En el respectivo plan de mejoramiento se

hará seguimiento a los ajustes propuestos. Si bien hay bienes que están totalmente amortizados se recomienda la reclasificación a cuentas de orden, ya que estos afectan la razonabilidad en la cifras de los estados financieros; es de aclarar, que al equipo auditor no se le suministro la fecha de adquisición de dichos bienes, por cuanto no fue posible hacer un cálculo de cuales bienes estaban totalmente amortizados y por ende debían reclasificarse. El hallazgo se mantiene.






Bienes de Beneficio y uso público en Construcción Se auditó la cuenta bienes de beneficio y uso público en construcción, encontrando que se están ejecutando obras de:

Diseño, construcción y mantenimiento del plan vial Sector 2, esta cuenta presentó un saldo final a diciembre 31 de 2011 de $3.139 millones, aumentando en un 212% respecto al año anterior.

Diseño, construcción y mantenimiento del plan vial Sector 3, esta cuenta presentó un saldo final a diciembre 31 de 2011 de $3.829 millones, aumentando en un 142% respecto al año anterior.

Diseño, construcción y mantenimiento del plan vial Sector 4,la cual aumentó durante el año en $3.544 millones y a 31 de diciembre de 2010 no tenía saldo.

Megaproyectos, la cual aumentó durante el año en $4.025 millones y a 31 de diciembre de 2010 no tenía saldo.

Se observó que la cuenta ha registrado correctamente los movimientos de acuerdo a sus correspondientes soportes y no presenta ninguna inconsistencia. Bienes de Beneficio y uso público en Servicio Según el artículo primero de la resolución 237 de 2010 expedida por la Contaduría General de la Nación, los bienes de beneficio y uso público son bienes destinados para el uso y goce de los habitantes del territorio nacional, orientados a generar bienestar social, incluidos los bienes construidos en virtud de la ejecución de contratos de concesión, así como los destinados a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución. La relación de los bienes de beneficio y uso público en servicio no se encuentra en el software de almacén; la Oficina de Contabilidad es el que dispone de dicha información. La cuenta 1710 Bienes de beneficio y uso público en servicio, presentó aumentos en las subcuentas: 1.7.10.01.003 Terrenos mega vía centro, la cual aumentó en $1.088 millones por concepto de compra de lotes para la futura construcción de esta vía, a 31 de diciembre de 2010 esta cuenta no presentaba saldo; y la cuenta1.7.10.01.0005 Parque Bosque de la República, el cual tuvo un contrato de obra para mejoramiento del mismo aumentando en $783 millones, pasando de un saldo a 31 de diciembre de 2010 de $1.643 millones a un saldo final de $2.426 a 31 de diciembre de 2011; dicha obra fue terminada y entregada. El parque se encuentra a disposición de la comunidad. Debido a la resolución 237 de 2010 Se reclasificaron: la cuenta puentes dejándola como subcuenta 1.7.10.01.0005 dentro de las vías de comunicación, la terminal de transportes






ingresándola en la cuenta 1.7.10.01.0004 , la Red Férrea acreditándola de la propiedad planta y equipo e ingresándola en la cuenta 1.7.10.06 ; se verificaron los movimientos y los registros se encuentran realizados correctamente. Se permutó con la Arquidiócesis parte de las zonas verdes, por un lote junto al jardín el Consuelo por un valor de $130.000 millones; dicho lote se encuentra registrado dentro de la propiedad planta y equipo del Municipio de Tunja. Se observó que la cuenta bienes de beneficio y uso público ha registrado correctamente los movimientos de acuerdo a sus correspondientes soportes y no presenta ninguna inconsistencia. Amortización Acumulada Bienes de Beneficio y uso público La resolución 237 de 2010 establece que los bienes de uso público e históricos y culturales deben reconocerse por el costo histórico y que el registro de la amortización afecta directamente el patrimonio. La base para el cálculo de la amortización de los mismos es el saldo a 31 de diciembre del año anterior de dicha cuenta, lo que evidencia que no se tiene un registro del costo histórico; por tal motivo no es posible determinar la amortización acumulada. La auditoría tomo como base el saldo a 31 de diciembre de 2010 para el cálculo de la amortización anual; la amortización se realiza por el método de línea recta. Auditada la amortización de los bienes de beneficio y uso público cuenta 1785, se observa que no se están amortizando:



1.7.10.01.0004 Terminal de Transportes 50 $624.042.710 $6.240.427

1.7.10.01.0005 Puente Las Quintas 50 $543.338.611 $10.866.772

1.7.10.04.0010 Complejo Servicios del Sur 50 $300.860.000 $6.017.200

1.7.10.05.0002 Polideportivos Barrio San Lázaro

50 $28.167.364 $563.347

1.7.10.05.0009 Plazoleta Comfaboy 50 $59.738.418

50 $59.738.418 $1.194.768

1.7.10.05.0025 Parque Bochica 50 $30.772.488 $615.449,76

1.7.10.05.0026 Parque florida 50 $22.462.278 $449.245,56

1.7.10.05.0027 Parque prados de San Luis 50 $15.337.337 $306.746,74

1.7.10.05.0028 Polideportivo la Granja 50 $6.832.899 $136.657,98

1.7.10.05.0030 Polideportivo Ciudad Jardín Pinos oriente

50 $63.707.009 $1.274.140,18







Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Como ya se informo en los puntos anteriores

para el año 2012 se reviso la plantilla de Depreciación y amortización y se incluyeron los bienes que no se venían amortizando; en cuanto al terminal de trasportes si se amortizo durante todo el año.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Si bien si se observa que se esta depreciando, se esta haciendo erróneamente pues se verifica el movimiento contable en la cuenta 1.6.85 y según el plan de cuentas y la reclasificación la amortización, ésta debía ir en la cuenta 1.7.85 desde el mes de julio y a 31 de diciembre no se evidenció, generando un saldo por reclasificar de la totalidad del año.

Por tal motivo, aunque efectivamente si se depreció no se hizo en la cuenta indicada y el valor acumulado no se reclasificó oportunamente, por tanto se mantiene el hallazgo.

Terminal de transportes: Reclasificación de la cuenta 1.6.40.16 a la 1.7.10.01.0004 el día30 de junio de 2011, según resolución 237 de 2010 expedida por la contaduría general de la nación. Por lo cual se amortizó seis meses, de julio a diciembre de 2012. En esta cuenta se evidenció que no se reclasificó la amortización acumulada por valor de $12.480.854,20 a 31 de diciembre de 2011; más $6.240.427 correspondiente a la amortización de enero a junio de 2012; para un total por reclasificar de $18.721.281,20.

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: El valor a reclasificar en la cuenta de amortización

es de $12.480.852 y no el valor por ustedes mencionado.

Con Nota de Contabilidad NT 20120048 de abril 30 del 2012 se reclasifico la depreciación que se tenía en la cuenta 1685010001 del año 2011 por valor de $12.480.852 a la cuenta 178501 Amortización Red de Carretera.

En este orden de ideas queda subsanado este punto, por lo que se solicita Levantar el Hallazgo.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: La Alcaldía Municipal de Tunja tiene

razón al decir que el cálculo elaborado por la CMT presenta inconsistencias en el valor de la reclasificación, dado que el valor a reclasificar es $12,480,852; pero la contabilización de la amortización si fue realizada erróneamente pues se siguió amortizando dicho bien en la propiedad planta y equipo, y la respectiva reclasificación no se realizó oportunamente; por lo cual no se levanta el hallazgo y se deja para hacerle el seguimiento adecuado y corroborar los ajustes en el respectivo plan de mejoramiento.

Se encontró que se esta amortizando la cuenta1.7.10.01.0002 terrenos viaducto avenida oriental, por un valor anual de $12.208.030, incurriendo en un error, porque según la normatividad contable los terrenos no se amortizan.






Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: No es cierto que se esté amortizando la cuenta

1710010002 terrenos Viaducto igualmente hay incertidumbre del valor de $12.208.030 que ustedes están mencionando, no se sabe a que corresponde.

Se Solicita se levante el hallazgo

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Según el reporte auxiliar de la cuenta

17 Bienes de beneficio y uso público suministrado por la Alcaldía Municipal de Tunja durante el desarrollo de la Auditoría, se evidenció que la subcuenta 1.7.05.01 Vías de Comunicación presentaba un saldo a 31 de diciembre de 2010 (Año base para el calculo de la amortización) de: $20.940.539.442, discriminado de la siguiente manera:

NOMBRE VIDA UTIL VALOR LIBROS

2010

AMORTIZACIÓN

MENSUAL

VIAS COMUNICACIÓN $20,940,539,442 $34,900,899

Vías de Comunicación 50 20,330,137,938 33,883,563

Terrenos viaducto avenida Oriental 50 610,401,504 1,017,336

Terrenos Mega Vía Centro 50 0 0

Terminal de Transportes 50 0 0 Datos tomados del reporte auxiliar de la cuenta

En la auditoría realizada se revisó el libro diario para determinar el valor por el cual se estaba amortizando dicha cuenta mensualmente; en el mismo se evidencia que la cuenta 1.7.85.01 Vías de comunicación se estaba registrando por un valor mensual de $34,900,899.

Es ahí donde se evidencia que se están amortizando dichos terrenos, ya que si solo se amortizará la cuenta vías de comunicación, la amortización mensual sería de $33,883,563; como se ve reflejado en el cuadro anterior.

Con respecto al valor de $12,208,030 que se menciona, este corresponde a la amortización anual de los terrenos viaducto avenida oriental, calculado de la siguiente manera:

$1,017,336 X 12 meses = $12,208,030.

Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito no se levanta dicho hallazgo

Por esta razón se considera que la cuenta 1785 Amortización Acumulada Bienes de Beneficio y uso público presenta una subestimación de: $34.178.005. Es de aclarar que no se cuenta con un software que ejecute la amortización, y que por tal motivo las mejoras que tenga un bien de beneficio y uso público se empiezan amortizar en la siguiente vigencia.

Terrenos

La cuenta 151002 Terrenos en el año 2011, registró créditos por la suma de $711.178.376, que corresponde a los descargos por escrituración a los inmuebles del proyecto de Vivienda de interés social, denominado la Estancia del Roble. De igual modo presenta un registro por






$32.514.160, que corresponde a un saldo del proyecto denominado Ciudad Jardín para un total de $743.692.536. Por lo tanto se observó que la cuenta ha registrado correctamente los movimientos de acuerdo a sus correspondientes soportes y no presenta ninguna inconsistencia. En el año 2010 su saldo era de $2.468.514.000 y en el 2011 $1.724.822.000 por lo que el movimiento fue de $743.692.536

Gastos pagados por anticipado

La cuenta 1905 gastos pagados por anticipado, esta soportada básicamente en lo que corresponde a la amortización de la adquisición de pólizas de seguros, en la suma de $19.076.360 y un saldo según el contrato 699 de 2011, por valor de $204.772.694, suscrito entre el Municipio de Tunja y la Previsora de Seguros S.A, para amortizar en el año 2012, los soportes correspondientes al contrato 699 de 2011, se encuentran representados en las diferentes pólizas. Operaciones de crédito público internas de largo plazo – Cuenta 2.2.08.

En la subcuenta 2208 “Operaciones de Crédito Público Internas de Largo Plazo”, que representa el valor de las obligaciones originadas en la contratación de empréstitos, con plazo para su pago superior a un año, en esta subcuenta se registran los valores causados por amortización de los créditos contratados por $12.000 millones y $ 35.000 millones en las vigencias anteriores. Al cotejar los saldos suministrados por las entidades bancarias Banco Agrario de Colombia y Banco de Colombia, con los registrados en los libros auxiliares se presenta una sobre estimación en la contabilidad por valor de $1.563 mil así:

Banco Saldo s/g

Libros Saldo s/g Bancos

Diferencia s/g CMT

Agrario de Colombia 37,294,762 37,294,709 52

Bancolombia 4,877,813 4876301.727 1,511

Totales 42,172,574 42,171,011 1,563 *Cifras expresadas en miles de pesos Colombianos

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: No obtuvimos respuesta Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Aunque este hallazgo quedo fuera del resumen que se hace al final del informe preliminar estaba incorporado en el cuerpo del informe, por lo cual se mantiene el hallazgo. Intereses

Representa el valor de los gastos por intereses originados en la obtención de recursos necesarios para el financiamiento de las actividades u operaciones de la entidad contable pública.






Con base en las certificaciones enviadas por los bancos se cotejó el valor pagado por el Municipio de Tunja por concepto de intereses de los préstamos adquiridos; sin embargo de las tres (3) entidades bancarias con las que el Municipio tenia obligaciones bancarias en el año 2011, solo el Banco Agrario de Colombia certificó el valor pagado por concepto de intereses, donde se presenta una sobrestimación en la contabilidad por valor de $30 mil entre el valor registrado en libros auxiliares y el valor certificado por el banco como a continuación se relaciona:

Banco Saldo s/g

Libros Saldo s/g Bancos

Diferencia s/g CMT

Agrario de Colombia 1,810,058 1,810,028 30

Bancolombia 280,561 No reporto

Davivienda 156,492 No reporto *Cifras expresadas en miles de pesos Colombianos

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: No obtuvimos respuesta Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Aunque este hallazgo quedo fuera del resumen que se hace al final del informe preliminar estaba incorporado en el cuerpo del informe por lo cual se mantiene el hallazgo. Cuenta por pagar salarios y prestaciones sociales

Representa el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como resultado de la relación laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho adquirido por acuerdos laborales, de conformidad con las disposiciones legales.

De la cuenta 2505 “Salarios y Prestaciones Sociales” se verificó especialmente el registro de las subcuentas 250506 “Prima de Servicios” y la subcuenta 250507 “Prima de Navidad”. Para verificar el correcto registro de la subcuenta 250506 “Prima de Servicios” se tuvo acceso al cuadro resumen de la nómina prima de servicios año 2011 en el que se relacionan todas las dependencias de la Alcaldía Mayor de Tunja incluyendo las nóminas de prima de servicios de los pensionados de la administración central como los pensionados de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Tunja “EAAT”. La prima de servicios de los funcionarios activos se registró en la subcuenta 250506 “Prima de Servicios” y la prima correspondiente a los pensionados de la Alcaldía y la EAAT se registró en la subcuenta 251001 “Pensiones de Jubilación Patronales”, quedando bien registrada por cuanto los pensionados no devengan prima de servicios sino una mesada pensional adicional.

Prima de Servicios






La contrapartida de la subcuenta del pasivo 250506 “Prima de Servicios” corresponde en el gasto a la subcuenta 510152 “Prima de Servicios” y se constató que los valores están bien registrados.

Prima de Navidad

Los registros de esta subcuenta se verificaron con los contenidos en el resumen de la nómina de prima de navidad 2011 suministrado por la Alcaldía, donde en el libro auxiliar por esta subcuenta se registran los valores pagados a los funcionarios activos del Municipio de Tunja; el valor pagado a los pensionados del Municipio y la EAAT por concepto de prima de navidad se registra por la subcuenta 251001 “Pensiones de Jubilación Patronales”, que de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública se encuentra bien registrado. . Provisión calculo actuarial La provisión para pensiones cuenta 2720 no registra todo el pasivo pensional que el Fonpet muestra a 31 de diciembre de 2011. Este valor genera incertidumbre debido a que los estados financieros no reflejan la realidad económica pues se está dejando de reconocer un pasivo que la entidad adeuda por valor de $ 187,592,589 mil pesos.

Valor en Fonpet

$

Valor en libros a 31/12/11

$

Sub Estimación

$

187,592,589 14,040,808

173,551,781

*Valores en miles de pesos Colombianos

Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Como se le explico al profesional de la Contraloría

Municipal esta actualización se hace una vez la Contaduría General de la Nación envíe la ayuda o instructivo con los ajustes que ellos sugieren y teniendo en cuenta el saldo que reporta el Ministerio de Hacienda, para el caso del año 2011 el ajuste se efectúo en marzo del 2012 con la NT.20120018 Esta ayuda o instructivo que envía la Contaduría viene formulada, se le coloca el valor registrado en libros, el valor reportado por el Fonpet y arroja las diferencias que se debe registrar, con las cuentas a donde se debe contabilizar.

Cabe aclarar los valores que se encuentran registrados en Libros a diciembre 3 1-2011 son:

272003 Calculo actuarial pensiones actuariales 153,983,833

272007 Calculo actuarial cuotas partes 26,362,887

Total provisión pasivo pensional a Dic 31/2011 180,346,720

La Contraloría Municipal tienen en cuenta en su auditoria el valor de la cuenta General y no la de las subcuentas como se explica en el cuadro anterior. El Pasivo pensional especialmente la cuenta (272003) también se afecta con los pagos de las cuotas partes que se hace a las diferentes entidades Publicas, con el pago de la nomina mensual de pensionados y los auxilios funerarios de los pensionados, es por esto que no va a dar igual al valor reportado por el Fonpet. Adjunto copias (3 folios) del instructivo de la Contaduría y de






la ayuda y la Nota de Contabilidad de la actualización.

Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo

Régimen subsidiado En el libro auxiliar cuenta 248002 Régimen Subsidiado, registra el movimiento que corresponde a los pagos por aseguramiento en salud a la población afiliada a las EPS´S, mediante una muestra selectiva según los egresos, se pagaron servicios prestados en el mes de Noviembre de 2011 por COMFABOY, CAPRECOM Y SALUDVIDA, y de acuerdo a los soportes allegados dentro del egreso, no existen irregularidades en los movimientos de la cuenta.

Amortización acumulada de Bienes Entregados a Terceros

La Resolución 237 de 2010, establece que los bienes entregados a terceros se amortizarán durante la vida útil estimada de los bienes y en las entidades contables públicas del gobierno general, ésta afecta directamente el patrimonio. Los bienes entregados a terceros bajo la modalidad de contratos de concesión no son objeto de amortización mientras se encuentren en tal situación.

Auditada la amortización de los bienes entregados a terceros cuenta 1925, se encontró que la base para el cálculo de la amortización anual, es el saldo a 31 de diciembre del año anterior; lo que indica que la Alcaldía no cuenta con el costo histórico, que permita determinar si la amortización acumulada que se presenta en el balance es la correcta, o si hay bienes totalmente amortizados que deban reclasificarse. Se observa que no se están amortizando las siguientes subcuentas:



1.9.20.05.0001 Bienes Muebles en Comodato

10 $2.500.000 $250.000,00

1.9.20.05.0003 Volqueta Chevrolet entre SRQ.A

10 $15.844.320 $1.584.432,00

1.9.20.05.0004 Ambulancia Bomberos 10 $25.212.870 $2.521.287,00

1.9.20.05.0007 Vehículo Chevrolet Luv camino

10 $5.789.000 $578.900,00

1.9.20.05.0008 Microbús JAC modelo 06 color Blanco

50 $59.738.418

10 $73.500.000

$7.350.000,00

1.9.20.05.0009 Microbús Chevrolet OQF 298 10 $121.000.000 $12.100.000,00

1.9.20.05.0011 Nissan PICQ OQF024 Irdet 10 $13.851.224 $1.385.122,40






1.9.20.06.0004 Pozos profundos 50 $1.271.095.517 $25.421.910,34

1.9.20.06.0008 Acueducto Fuente Grande 50 $499.362.240 $9.987.244,80

1.9.20.06.0010 Casa Calle 28 No.10-91 50 $ 48.400.000 $968.000,00

1.9.20.06.0011 Casa Museo Juan de Vargas 50 $133.531.200 $2.670.624,00

1.9.20.06.0012 Edificación sede Administrativa San Antonio

50 $230.175.860

$4.603.517,20

1.9.20.90.0001 Muebles entregados terceros computadores

10 $34.990.147

$3499014,7

1.9.20.90.0002 Bienes entregados a Colegios

10 $80.582.828

$8058282,82


Por esta razón se considera que la cuenta 1925, Amortización Acumulada Bienes entregados a terceros, presenta una subestimación de: $80.978.335,27

Ingresos En esta denominación se incluyen los grupos que representan los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario, en cumplimiento de las funciones de cometido estatal. Ingresos Tributarios Esta cuenta representa los recursos que percibe la entidad contable pública a través de la aplicación de las leyes que sustentan tales como el cobro de impuestos derivados del poder impositivo del Estado, obtenidos en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Según el Régimen de Contabilidad Pública los ingresos deben reconocerse por el principio de devengo o causación, es decir, que estos se debe contabilizar cuando nace el derecho o la obligación más no cuando se haga efectivo el pago. Por lo anterior la suma de $ 42,818,933 mil, valor expresado en el estado de resultados, en la cuenta 41 Ingresos Fiscales, genera incertidumbre, pues estos los contabilizan cuando efectivamente realizan el pago más no cuando se genera la facturación, como por ejemplo en el impuesto predial unificado. El régimen también menciona que si la entidad contable pública en desarrollo de sus operaciones realiza devoluciones, rebajas y/o descuentos debe reconocerlos por el precio o el valor convenido, según corresponda. Esto no se evidencia, pues analizando el Estado de Resultados de la Alcaldía Municipal de Tunja no se observa la cuenta 4195 de naturaleza Débito, en la cual






debería reconocerse el descuento, por ejemplo el que se realiza por pronto pago del impuesto predial unificado. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: El Régimen de Contabilidad Publica en la Sección

VII Principios de Contabilidad Publica enuncia el Principio de Prudencia que dice: “En relación con los Ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el periodo contable y no los potenciales o los sometidos a condición alguna. No obstante la Administración Municipal esta replanteando el sistema de impuestos adelantando las medidas necesarias para fortalecer los procesos tributarios y contables para poder registrar por el sistema de devengo. Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: El principio de prudencia según el plan general de contabilidad pública en la parte de ingresos menciona que son los intereses de mora derivados de los derechos, por estar sometidos a situaciones inciertas, son los que se deben reconocerse atendiendo el principio de prudencia. Aunque existen algunos ingresos como los tributarios y no tributarios que se deben reconocen una vez hayan quedado en firme. Es el caso del impuesto de ICA porque el ingreso de este impuesto esta condicionado a los ingresos de cada empresa, en cambio para el impuesto predial la Alcaldía Municipal de Tunja es la que liquida y sabe primero que el contribuyente cuanto debe cancelar. Además, como se les hizo saber en el informe preliminar se debe reconocer las devoluciones, rebajas y/o descuentos en la cuenta contable que establece el plan de Contabilidad Pública para tal fin; cuenta que el grupo auditor evidencio que tiene saldo cero, pues la administración de la Alcaldía Municipal de Tunja no contabiliza los descuentos que por ejemplo se realizan por pronto pago del impuesto predial. Por los motivos expuestos anteriormente no se levanta el hallazgo. Gastos

En esta cuenta se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública susceptibles de reducir el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario. El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo, causación o medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de la entidad contable pública en el periodo contable. Norma que se esta violando en la Alcaldía Municipal de Tunja ya que en la auditoria a la cuenta 5104 se evidenció que en los meses de Enero y Septiembre no se causo los gastos correspondientes a parafiscales y seguridad social, hecho que ocasiona que cuando se reportó al CHIP en el tercer trimestre de 2011 no se presentó la realidad financiera de la entidad. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: La observación se tendrá en cuenta y a partir de la

fecha se tomaran los correctivos necesarios para que en el mismo mes queden contabilizados los aportes parafiscales.






Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: Queda en firme el hallazgo y se hará el seguimiento en el plan de mejoramiento. Aportes sobre la nómina Son los gastos que se originan en pagos obligatorios sobre la nómina de las entidades contables públicas, con destino al ICBF, SENA, ESAP y Escuelas Industriales e Institutos Técnicos. El grupo auditor solicitó los comprobantes de pago de las planillas integradas de las autoliquidación de aportes de Enero a Diciembre del 2011, de las cuales tomo el valor cancelado a cada entidad por mes comparándolo con los saldos en libros, como resultando de este análisis se obtuvo diferencias por mes, así:

Mes de causación

Saldo en libros - ICBF 5104010001

Valor que debió quedar causado s/g CMT Diferencia s/g CMT

Enero - 15,373,240 (15,373,240)

Febrero 15,373,240 16,814,300 (1,441,060)

Marzo 16,814,300 18,493,590 (1,679,290)

Abril 16,614,290 17,092,190 (477,900)

Mayo 15,834,730 19,886,390 (4,051,660)

Junio 18,290,690 19,409,380 (1,118,690)

Julio 23,088,630 19,470,430 3,618,200

Agosto 36,082,060 19,501,230 16,580,830

Septiembre - 19,685,440 (19,685,440)

Octubre 17,926,540 20,663,000 (2,736,460)

Noviembre 18,986,800 19,449,450 (462,650)

Diciembre 40,694,380 24,924,080 15,770,300 *Datos tomados de los auxiliares suministrados por la Dra. Soraya H y de las planillas integradas autoliquidación de aportes suministradas por Nidia S del área administrativa.

Mes de

causación Saldo en libros - SENA

5104020001 Valor que debió quedar

causado s/g CMT Diferencia s/g CMT

Enero - 2,562,905 (2,562,905)

Febrero 2,562,905 2,802,800 (239,895)

Marzo 2,802,800 3,085,480 (282,680)

Abril 2,772,280 2,851,985 (79,705)

Mayo 2,642,285 3,315,275 (672,990)

Junio 3,048,845 3,236,725 (187,880)

Julio 3,849,383 3,246,160 603,223

Agosto 6,101,990 3,252,030 2,849,960

Septiembre - 3,281,715 (3,281,715)

Octubre 6,152,880 3,444,765 2,708,115

Noviembre 6,620,705 3,242,840 3,377,865

Diciembre - 4,124,875 (4,124,875) *Datos tomados de los auxiliares suministrados por la Dra. Soraya H y de las planillas integradas autoliquidación de aportes suministradas por Nidia S del área administrativa.






Mes de causación

Saldo en libros - ESAP 5104030001


Enero - 2,562,905 (2,562,905)

Febrero 2,562,905 2,802,800 (239,895)

Marzo 2,797,700 3,085,480 (287,780)

Abril 2,780,380 2,851,985 (71,605)

Mayo 2,662,285 3,315,275 (652,990)

Junio 3,048,845 3,236,725 (187,880)

Julio 3,958,763 3,246,160 712,603

Agosto 6,015,590 3,252,030 2,763,560

Septiembre - 3,281,715 (3,281,715)

Octubre 2,987,915 3,444,765 (456,850)

Noviembre 3,177,765 3,242,840 (65,075)

Diciembre 4,370,445 4,124,875 245,570 *Datos tomados de los auxiliares suministrados por la Dra. Soraya H y de las planillas integradas autoliquidación de aportes suministradas por Nidia S

del área administrativa.

Mes de causación

Saldo en libros - AMEDU COMFABOY 510404001


Enero - 5,123,130 (5,123,130)

Febrero 5,123,130 5,604,300 (481,170)

Marzo 5,604,300 6,164,380 (560,080)

Abril 5,538,080 5,696,990 (158,910)

Mayo 5,277,870 6,628,150 (1,350,280)

Junio 6,096,250 6,467,860 (371,610)

Julio 7,669,871 6,487,230 1,182,641

Agosto 12,021,750 6,497,820 5,523,930

Septiembre 5,972,780 6,559,080 (586,300)

Octubre - 6,885,150 (6,885,150)

Noviembre 6,351,950 6,481,740 (129,790)


Contribuciones Efectivas

Representa el valor de las contribuciones sociales que la entidad contable pública paga, en beneficio de sus empleados, a través de las entidades responsables de la administración de los sistemas de seguridad social o de proveer otros beneficios. De la planillas integradas, autoliquidación de aportes de Enero a Diciembre del 2011, suministradas por el aérea administrativa de la Alcaldía Municipal de Tunja, el grupo auditor tomo el valor cancelado a la Caja de Compensación Familiar-Comfaboy por mes, para luego cruzar éste con el saldo en libros de la cuenta 510302 (Aportes a Cajas de Compensación Familiar), como resultando de este análisis se obtuvo diferencias por mes así:

Mes de Saldo en libros - Valor que debió quedar Diferencia






causación COMFABOY 510302001 causado s/g CMT

Enero - 20,497,640 (20,497,640)

Febrero 20,497,640 22,417,100 (1,919,460)

Marzo 22,417,100 24,657,560 (2,240,460)

Abril 22,151,560 22,787,280 (635,720)

Mayo 21,110,600 26,515,260 (5,404,660)

Junio 24,387,620 25,879,940 (1,492,320)

Julio 30,809,913 25,960,660 4,849,253

Agosto 48,108,620 26,000,560 22,108,060

Septiembre 23,901,480 26,246,680 (2,345,200)

Octubre - 27,550,920 (27,550,920)

Noviembre 25,418,220 25,932,660 (514,440)


Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja: Dentro de los aportes parafiscales que líquida la

administración municipal se encuentran incluidos los correspondientes a Inspecciones de Policía, Umata, Comisarias de familia, Secretaria de Protección Social los del área de salud, los cuales son contabilizadas en las cuenta No.5507030001, 5507030002, 550203003 y Planta Global registrados en la cuenta 5104010001. Este Registro en las diferentes cuentas obedece a la clasificación de los rubros: Gastos de administración y Gastos de Inversión. La Contraloría Municipal en su auditoria solamente analizo la cuenta 5104010001, desconociendo los valores contabilizados en las demás cuentas. Adjunto Orden de Pago donde se evidencia lo anterior 8 folios. En este orden de ideas se solicita levantar el hallazgo ya que no se presenta subestimación. Pronunciamiento Contraloría Municipal de Tunja: El grupo auditor cuando realizó la etapa de ejecución preguntó a la administración como contabilizaban los gastos parafiscales y de seguridad social y el proceso se realizó tal y como fue explicado por funcionarios de la Alcaldía Municipal de Tunja pues ellos son los que conocen los procesos al detalle. Además, el grupo auditor reviso que el proceso se ajustara a la normatividad aplicable. Por otro lado, los soportes que allegan en la réplica solo pertenecen a un mes del año por lo tanto no se puede determinar que el valor de la diferencia cruce con los soportes anexados a la réplica; motivos por los cuales no se levanta el hallazgo.

6. Seguimiento a las glosas contables de la vigencia anterior Realizando el seguimiento al avance de plan de mejoramiento suscrito como resultado de los hallazgos establecidos en la Auditoría sobre la razonabilidad de los Estados Financieros vigencia 2009 y 2010 entregado a la Contraloría Municipal de Tunja (CMT) el 11 de Mayo de 2012, se evidencia que de las 57 observaciones incluidas, se ha cumplido el 25%, quedan 30 observaciones que no han implementado su acción de mejora, lo que equivale al 53% y se han cumplido parcialmente 13 acciones de mejora, que representan el 23%. Así:

# Descripción Responsable Plazo Observaciones CMT

Estado

Cumplida Parcialmente

cumplida Pendiente






1

En la legalización de la caja menor se adjuntan facturas de compra a nombre del funcionario y no a nombre de la Alcaldía

Almacén Inmediato

Según lo reportado en el avance del plan de mejoramiento esta acción ya se encuentra cumplida, sin embargo durante la ejecución de la auditoria se pudo observar que aun existen facturas a nombre de terceros diferentes a la Alcaldía Municipal, aunque en menor medida que en la vigencia 2010.

X

2

No se realizan rembolsos mensuales de caja menor, y al cierre presupuestal no están dentro de la vigencia

Almacén 1 año

En la vigencia 2011 no se evidencio rembolsos mensuales de caja menor. Se encuentran dos movimientos giros para la caja menor uno para la apertura en enero y otro mas correspondiente a una adición en el mes de mayo por el rubro de suministros.

X

3

No se evidencian soportes de auditoria practicadas a caja menor por parte de la oficina de control interno de la entidad

Control interno de

gestión 4 meses

Se evidencio la realización de tres arqueos a la caja menor en la vigencia 2011

X

4

La totalidad de los ingresos reportados en los extractos bancarios no están siendo contabilizados en los libros auxiliares

Tesorero - Nancy García

1 mes

Se han venido solicitando a las entidades financieras el recudo de los soportes efectuados en otras ciudades.

X

5

Existe un gran numero de cuentas bancarias (55) que no presentan movimiento durante la vigencia 2010, además no se identifica la destinación a que pertenece

Secretarias ejecutoras - Oficina de

Planeación - Luis F.

Cepeda - Luz Marina

Bermúdez - Olga Medina

6 meses

Se han venido adelantando la cancelación de las cuentas bancarias, a fecha 11 de mayo de 2012, se adjunta la carta de cancelación de 8 cuentas bancarias.

X

6

No se han renombrado las cuentas bancarias de entidades que ya fueron fusionadas

Judith Soraya Hernández -

Nancy García - Lucia

Aguirre - Fernando Cepeda -

Olga Medina

5 meses

En el avance del plan de mejoramiento se menciona un cuadro anexo el cual no se encuentra, por lo que no s posible verificar la migración de saldos a las nuevas cuentas creadas a partir de la fusión de las entidades bancarias.

X

7

En el cruce de cuentas de bancos de la Alcaldía de Tunja y sus entidades agregadoras se evidencia un menor valor reportado por $33.004 miles de pesos

Contabilidad

Se realizo el cruce con los estados financieros consolidados a 31 diciembre de 2011 de las entidades agregadas (12 entidades educativas, contraloría, consejo y personería), los cuales fueron suministrados por la Dra. Soraya, Vs. El consolidado reportado al SIA, en cuyo análisis no se evidenció diferencia

X

8

En la carpeta de extractos y conciliaciones se encontró la cuenta 585003957 del Banco de Bogotá por valor $1.384 miles, esta figura a nombre de la alcaldía, su existencia no esta reflejada en libros auxiliares ni se encuentra conciliación

Tesorería - Gerente

Liquidador empresa matadero

2 meses

Según avance al plan de mejoramiento, tesorería informa que se encuentra en proceso de cancelación de dicha cuenta

X






9

En la cuenta 112004001 Fondos de transito-cuenta consignaciones bancarias, presenta saldo por valor de $899.032.623,71 sin reclasificar

Contabilidad/Tesorería

1 año Se evidencia en el balance general de la vigencia 2011, que la cuenta 11205 esta en ceros.

X

10

Identifican la subcuenta 112004002 cajas sin situación de fondos como activo corriente por valor de $401.328 miles de pesos, recursos que no serán girado

Contabilidad Inmediato Se evidencia en el balance general de la vigencia 2011, que la cuenta 11205 esta en ceros.

X

11

Las notas explicativas a la entidad no especifican la cuenta 112005

Contabilidad 6 meses

La Cuenta 112005, no se reporta en la notas especificas a los estados financieros, porque a 31 de diciembre de 2011, no hay saldo en esta cuenta.

X

12

Se incumplen con las notas explicativas a los E.F en el numeral 2.2 que trata sobre el reconocimiento de activos (causación) tratamiento que no se da en lo concerniente a las rentas por cobrar, de igual forma no se realizan provisiones para descargar las rentas prescritas para evitar mostrar datos irreales

Secretaria de hacienda - sistemas -

impuestos y contabilidad

6 meses

El proceso de depuración de las cuentas por cobrar se esta adelantando, por lo que en los estados financieros de la vigencia 2011, no se encuentra revelado el valor real de la cuenta. según plan de mejoramiento, este valor se revelara correctamente en los estados financieros de la vigencia 2012. Si bien las rentas por cobrar no se provisionan, si se puede perder el derecho a hacer efectivo el cobro de la obligación.

X

13

La cuenta 151002001 no especifica la descripción del bien incorporado por valor de $32.514 miles e igualmente este inmueble no esta en los registros de inventarios de almacén.

Contabilidad - Ecovivienda

1 año Se reviso la cuenta por la vigencia 2011 y no se encontró ninguna inconsistencia

X

14

La institución educativa piloto y la casa Juan de Vargas no identifican el valor de la construcción, aun cuando existe área construida.

El valor de la edificación de estas dos entidades se encuentra registrados correctamente en la cuenta 19

X

15

Existen algunos bienes inmuebles que no se encuentran ingresados en el inventario de la oficina de almacén

Almacén 1 año El municipio se encuentra en proceso de depuración de los bienes pendientes de legalización.

X

16

No se identifica de forma individual en la contabilidad los terrenos pendientes de legalizar, tanto rurales como urbanos, así como las edificaciones

Contabilidad - Jurídica

1 año

El municipio ha individualizado la cuenta 1.6.05.04 TERRENOS PENDIENTES POR LEGALIZAR, en cada uno de los predios que la conforman

X

17

No existe coherencia de las cuentas por pagar registradas en los libros auxiliares frente al decreto de cuentas por pagar, el de reservas y el de déficit.

No presenta avance en el plan de mejoramiento a los hallazgos del dictamen sobre la razonabilidad de los Estado Financieros vigencia 2009-2010. Presentado 11 de mayo de 2012 a la CMT

X






18

Las declaraciones tributarias canceladas presentan inconsistencia en sus valores frente a los registros contables por concepto de retención en la fuente e IVA.

Judith Soraya Hernández -

Nancy García - Olga Medina

2 meses

No se encuentra anexa la NT20110031 de ajuste que menciona el avance en el plan de mejoramiento a los hallazgos del dictamen sobre la razonabilidad de los Estado Financieros vigencia 2009-2010. Presentado 11 de mayo de 2012 a la CMT por lo que no se levanta hallazgo.

X

19

A la cuenta superávit por valorizaciones, no se realizo la correspondiente actualización de rentabilidad con corte a 31 e diciembre de 2010

Contabilidad Anual

El valor de la inversión en la EBSA se ajusto, sin embargo a 31 de diciembre de 2011 no se hizo el respectivo ajuste de las inversiones en SERVITUNJA Y BANCO POPULAR.

X

20

Las cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras no tienen el tratamiento adecuado en cuanto a actualización e incorporación de todos los conceptos que allí deben figurar.

Contabilidad Anual Las cuentas de orden se ajustaron con las notas 20110033, 20110062, 20110061

X

21

Los estados financieros reportados por la alcaldía al portal SIA no coinciden con lo enviado a la Contaduría General de la Nación en el portal CHIP, debiendo ser la información financiera única e idéntica para todos los casos.

Jefe de contabilidad

Anual

La información enviada a la Contaduría General de la Nación, fue corregida posteriormente, ajustada con lo presentado al SIA. La información presentada al SIA y a la Contaduría General de la Nación para el año 2011 es consistente entre si.

X

22

El plan de mejoramiento entregado con corte a 31 de marzo no presenta avance alguno, pues las actividades planteadas no se han desarrollado en los términos establecidos

Áreas involucradas en el plan de mejoramiento

2 meses

En el plan de mejoramiento entregado en mayo de 2012, se evidencia el avance de muchos de los puntos de revisión de los planes de mejoramiento anteriores

X

23

La presentación del informe de control interno contable es muy sencilla pues nos e evidencia un análisis eficiente de los componentes de la entidad que sirva de herramienta para lograr la evaluación por parte del grupo auditor

Contabilidad - Tesorería -

Control interno de

gestión

1 año

El informe de control interno contable para la vigencia 2011, se ha desarrollado de acuerdo a lo exigido por la Contaduría General de la Nación, sin embargo es necesario aclarar que la columna observaciones debe diligenciarse de acuerdo a lo observado en el avance o estancamiento para cada una de las actividades, no solamente son el N.A (No Aplica), que permite la validación del formulario. Esto con el fin de hacerlo más especifico y efectivo para el cumplimiento de metas y objetivos.

X

24

No se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable

Oficina de planeación - secretaria

administrativa, financiera

12 meses En los archivos no reposan autoevaluación periódicas en la oficina de control interno.

X






25 El manual de procedimientos no se encuentra actualizado

Oficina de planeación - secretaria

administrativa, financiera

12 meses El manual de procedimientos no se ha actualizado

X

26

Aun no se han actualizado los costos históricos de los bienes inmobles

Jefe de oficina

asesora de planeación y

oficina de contabilidad

1 año

Si bien se suscribió un convenio interadministrativo con el IGAC, este convenio se encuentra suspendido, y por lo tanto el avaluó no se ve reflejado aun en los libros auxiliares contables del municipio para la vigencia 2011.

X

27

No existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y fiscales.

Contratación, administrativa, educación,

almacén, planeación, hacienda

12 meses

A la fecha en que se adelanto la auditoria, no se ha implementado ninguna política que permita realizar de forma adecuada el cierre integral de la información producida por todas las áreas.

X

28

No se cuenta en todos los casos con seguridades como foliado de la carpetas o el manejo de consecutivo de documentos

Tesorería - Gerente

Liquidador empresa matadero

1 mes Los documentos verificados durante la presenta auditoria se encontraron foliados y correctamente archivados

X

29

Se observan falencias en el sistema de control interno contable y fallas de autocontrol

Oficina de planeación, secretaria

administrativa, hacienda

12 meses

Dentro del proceso de mejoramiento continuo del MECI, se observa que se esta trabajando en disminuir las falencias encontradas, sin embargo aun no se han actualizado el manual de procedimientos

X

30

No se revela en las notas explicativas la metodología aplicada para la actualización de los bienes y fecha de avaluó.

Contabilidad 8 meses

En la nota N4.1, perteneciente a las notas generales a los estados financieros, se indica que no se ha realizado el avaluó a los bienes inmuebles del municipio

X

31

Se encuentran sin cancelar 50 cuentas bancarias que no presentan movimiento durante 2009 y están en estado inactivo por un valor que asciende a $664.923.170,89

Tesorería, secretaria de

infraestructura, desarrollo, educación, protección social, y oficina

asesora de planeación

1 año Las observaciones correspondientes un las mismas que para el ítem 5.

X

32

En los comprobantes de egreso no se indica el numero de registro presupuestal.

Tesorería, planeación,

sistemas 6 meses

En las ordenes de pago revisadas se evidencia el numero de registro presupuestal y su código

X

33

Las cuentas del banco del estado 710-056147-3 pasivos EAAT con saldo a 31 de diciembre de 2009 de $17.608 y banco uconal 3-0350001431-2 "Otros ingresos DITT" con saldo $2.977.970,89 aparecen reportado en el boletín de caja y bancos de tesorería

Contabilidad, tesorería

6 meses

Se evidencia soporte adjunto del Banco Davivienda en donde se explica que la cuenta No. 710056147-3 del Banco del Estado fue trasladada al Bancafé y posteriormente al Banco Davivienda con cuenta No. 371-077801-1. Pero aún no se evidencia que sucedió con la cuenta del Banco Uconal.

X






pero no en el auxiliar de tesorería.

34

No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones confrontándolos con los registros contables para hacer los ajuste pertinentes.

6 meses Se revisaran las actas o informes en donde se evidencien las acciones que la administración se propuso.

X

35

El proceso contable no se encuentra aun integrado con tesorería, presupuesto y almacén, entre otras áreas que lo amerita

Oficina asesora de planeación, almacén,

presupuesto, contabilidad,

tesorería

6 meses

No se ha integrado cada uno de los programas de las dependencias que alimentan la información contable con el Finanza Plus de contabilidad

X

36

No existen espacios o documentos (reuniones, informes, etc.) en los que se evalúa y verifique el cumplimiento individual de las responsabilidades establecidas en el manual de funciones y se determina exactamente en que dependencia o funcionario recae la responsabilidad de adelantar determinada actividad que forma parte del proceso contable.

Secretaria administrativa, secretaria de

hacienda

6 meses No se evidencian evaluaciones de seguimiento al desempeño

X

37

Las políticas contables, procedimientos y demás practicas que se aplican internamente se encuentran parcialmente documentadas ya que existe el manual de procedimientos de la administración municipal que abraca ciertas actividades del proceso contable pero no están allí todas las políticas y actividades contables que se llevan a cabo.

La observación del municipio para este ítem es igual a la entregada para el avance a septiembre de 2011, lo cual evidencia que no se han adelantado acciones de mejoramiento.

X

38

La Alcaldía mayor de Tunja tiene asignada a la Asertoria de control interno de gestión (ACIG) la función de auditoria interna mediante resolución 290 de 2007 que establece el manual de

No se presenta avance en el plan de mejoramiento a los hallazgos del dictamen sobre la razonabilidad de los Estados Financieros Vigencia 2009-2010 presentada el 11 de Mayo de 2012

X






procedimientos de esta asesoría, aunque este manual no se encuentre actualizado.

39

Durante 2008 la ACIG desarrollo un trabajo mas ordenado planteando un plan de auditoria para la vigencia aunque esta labor aun no se desarrolla siguiendo estrictamente una metodología de auditoria reconocida.


X

40

Es necesario advertir que el objeto de los recursos públicos no es permanecer en las cuentas bancarias de las entidades sino satisfacer oportunamente las necesidades de la comunidad por lo que se requiere tomar correctivos frente a las cifras representativas en este sentido.

Secretarias ejecutoras,

contratación y planeación

1 año


X

41

Se debe realizar en oportunidad el cierre de tesorería para cada vigencia pues actualmente este proceso finaliza varios meses después de terminada la vigencia.

Contratación, administrativa, educación, planeación, hacienda

12 meses


X

42

En las gestiones para la depuración e las rentas por cobrar se requiere incluir todos los conceptos que sean susceptibles de cobro y encajen dentro de este concepto.

Secretaria de hacienda - sistemas -

impuestos y contabilidad

6 meses

En el plan de mejoramiento entregado en mayo de 2012, se menciona que esto se revelara en los Estados Financieros 2012.

X

43

A pesar de que existen predios rurales o urbanos con riesgos de invasión o uso indebido, no se conocen de visitas que se hayan programado para el control de todos los predios y su eventual cerramiento y protección. Se requiere que la administración municipal realice verificaciones periódicas para cotejar que el área con que cuenta cada predio en su verificación física sea la misma que figura en las escrituras.

Almacén, secretarias de infraestructura

, desarrollo, educación, gobierno, jurídica y oficina

asesora de planeación.

1 año

El municipio se encuentra en continuo proceso de legalización de los bienes de los cuales no hay claridad si son o no propiedad del municipio, pero hasta tanto no se hay terminado el proceso no se adelantar procesos de revisión d los predios.

X






44

Es necesario tener claridad sobre el total de los predios que pueden ser de propiedad del municipio ya que en la base de datos de impuesto predial figuran 1150 (aunque varios de ellos corresponden a zonas de cesión) sin embargo esta cifra difiere mucho de los bienes legalizados (51).

Secretaria de hacienda, jurídica,

oficina de planeación,

infraestructura, almacén

18 meses

El municipio se encuentra en continuo proceso de legalización de los bienes de los cuales no hay claridad si son o no propiedad del municipio, pero hasta tanto no se hay terminado el proceso no se puede adelantar procesos de revisión d los predios.

X

45

Se requiere comunicación constante entre la oficina asesora de planeación y la división de contabilidad para ajustar la información relativa a las zonas verdes, vías, parques y demás espacios públicos cedidos al municipio por constructores privados en años anteriores

oficina de planeación

2 años

Aunque se esta adelantando el proceso, aun no se ven reflejados los saldos en los estados financieros vigencia 2011.

X

47

Los costos históricos registrados en la contabilidad fueron actualizados dentro el proceso de saneamiento contable con el ultimo avaluó según un estudio realizad, sin embargo desde esa actualización han pasado mas de cuatro vigencias.

Planeación, contabilidad,

almacén 1 año

la respuesta es la misma que para el ítem 26.

X

48

Los funcionarios de almacén y de contabilidad no conocen el manual de procesos y procedimientos, expresan que el ejercicio de sus funciones aplican las disposiciones y reglamentación de orden general.

Secretaria administrativa

6 meses

La administración lo puede actualizar pero si no lo socializan con sus funcionarios de nada sirve. El hallazgo va encaminado a que los funcionarios no lo conocen.

X

49

El hecho de no haberse implementado la sistematización del almacén, no hay interface entre el SRF y el finanzas plus de contabilidad

Secretaria administrativa

6 meses

No se ha integrado cada uno de los programas de las dependencias que alimentan la información contable con el Finanza Plus de contabilidad

X

50

La depreciación que viene calculando la oficina de contabilidad no se esta aplicando de acuerdo con las normas en cuanto a depreciación individual, lo cual seria posible si el control de las adquisiciones e inventarios los llevara la oficina de almacén

secretaria de planeación (sistemas), secretaria

administrativa (almacén),

secretaria de hacienda

(contabilidad)

1 año

No se ha integrado cada uno de los programas de las dependencias que alimentan la información contable con el Finanza Plus de contabilidad y de esta manera se puedan individualizar los bienes, para su correcta depreciación. Este hallazgo viene desde el año 2009, y no se evidencia ninguna acción correctiva.

X






51

No se reclasificaron las cuentas de orden de los bienes que se encuentran totalmente depreciados, lo que puede ocasionar sobrestimación de las cuentas.

secretaria de planeación (sistemas), secretaria

administrativa (almacén),


(contabilidad)

1 año No se ha dado cumplimiento a la acción de mejoramiento.

X

52

Dentro de la consolidación de los estados financieros, para efectos de consistencia de estos, no se verifican o concilian las cifras de los balances de la inst. educativa, concejo, personeria y contraloria.

Secretaria de hacienda

(contabilidad) 1 año

Los balances de cada una de las instituciones agregadas, son entregados a la contadora del municipio para su inclusión en los estados financieros

X

53

Existen deficiencias en cuanto a la presentación y manejo de maquinaria y equipo totalmente depreciados, los cuales se muestran en cuentas de orden pero en forma global y no se maneja ningún registro individual.

Secretaria de hacienda

(contabilidad) 1 año

No se ha cumplido en su totalidad, igual que en la acción 49.

X

54

Contrato 139-2006 con objeto "suministro de mobiliario para oficina para el componente de vigilancia en salud publica" por $8.3 millones, el 30 de marzo/07 se contabilizo anticipo por 50% equivalente a 4.1 millones en la partida 550216 gatos de salud

Secretaria de contratación,

secretaria jurídica,


(contabilidad)

1 año X

55

Esta sobrestimada la cuenta "equipos de comunicación y computación" debido a la depreciación por grupos (De. equipos de ocmputo por $6.7 millones, Dep líneas telefónicas por $1.3 millones y Dep. de quipos de computo $1.7 millones)


X

56

No son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación y valorización de lo bienes muebles, es decir de manera individual y según el estado de conservación de cada elemento, lo cual se debe a la falta de sistematización.


X






57

No se hace confrontación de la toma física de bienes muebles (inventario) con los registros contables para efectos de lo ajustes pertinentes, cuya labor se permitiría si el área de almacén estuviera en interface con contabilidad.


X

58

Las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte no son adecuadas ni completas, situación que se da tanto en los registros de contabilidad como en el control de inventarios de los bienes devolutivos.


X

Cabe mencionar que la Alcaldía Municipal de Tunja elimina la observación No. 46 sin que esta se haya levantado por parte la Contraloría Municipal de Tunja. 7. La opinión contable al consolidado

Opinión con Salvedades

En nuestra opinión excepto por lo expresado en los párrafos antepuestos, los estados contables de la Alcaldía Mayor de Tunja, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2011 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptadas o prescritos por la Contaduría General de la Nación. La opinión sobre los Estados Financieros de la Alcaldía Mayor de Tunja para el año 2011 se presenta CON SALVEDADES, toda vez que los hallazgos generaron sobrestimaciones, subestimaciones o incertidumbres que afectan la razonabilidad de los mismos en un valor de $80,654 millones, valor que representa el 22.59% del Total del Activo cuyo valor asciende a los $357,093 millones de pesos m/cte. 8. Análisis financiero de las cuentas con alto impacto Aun cuando las rentas por cobrar no son objeto de provisión si puede extinguirse el derecho a hacer efectivo el pago y esto afecta directamente el patrimonio. Además, al no llevarse los






ingresos y gastos por el sistema de causación se estarían dejando de reconocer derechos y obligaciones que pueden afectar el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social y por ende el Balance General, pues debe recordarse que el superávit o difícil se lleva a una cuenta del patrimonio. También es importante mencionar que al no tener la entidad sus bienes con un avalúo actualizado, en concordancia con la norma, se esta dejando de reconocer valorizaciones que afectan directamente el patrimonio de la entidad. Otro registro que representa gran impacto en el Balance General es el reconocimiento del total del pasivo pensional, ya que esta es una deuda real que tiene la entidad. 9. Evaluación del control interno contable Dentro del proceso de Evaluación del Control Interno Contable y conforme a lo establecido en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación, mediante la cual se establece los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable en las entidades públicas, en materia de Control Interno, se verificaron los siguientes aspectos contables:

PREGUNTAS CONTROL INTERNO CONTABLE

COMPONENTE GENERAL CALIFICACION Observaciones

# DESCRIPCION PREGUNTA 0 1 2 3 4

1 Según lo dispuesto en el articulo 5 de la ley 298 de 2000, la entidad cuenta formalmente con un área contable y financiera?

X

Si se cuenta con área contable y financiera

2 La entidad tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera? X

Se tiene definidos, sin embargo no son socializados permanentemente

3 La entidad aplica el Régimen de Contabilidad Pública vigente y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones?

X

Si, sin embargo el principio de causación no es utilizado en todos los registros

4 Se llevan libros oficiales de contabilidad? X si se tienen libros de oficiales

5 La entidad cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables? X

Si se tienen, sin embargo no son de consulta constante por parte de los involucrados

6 Archivos organizados relacionados con la documentación contable. X

Los archivos se encuentran organizados, se están actualizando los bienes pendientes por legalizar.

7 Conciliación de operaciones reciprocas con las entidades públicas con las cuales se efectuaron transacciones.

X Se hacen conciliaciones frecuentemente

8 Integración de dependencias que conforman el área contable y financiera (Planeación, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad). x

Si bien la mayoría de las dependencias cuentan con un software para su normal funcionamiento, entre ellos no están integrados, lo cual dificulta la consolidación de la información






contable.

9 Las notas a los Estados Contables se ajustan a las normas técnicas del Régimen de Contabilidad Pública vigente?

X

Si se ajustan

COMPONENTE ESPECÍFICO - ACTIVO

1 Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente? X

Se efectúan mensualmente

2 En caso de presentarse saldos de conciliaciones bancarias, se efectúan los ajustes correspondientes? X

Si se efectúan

3 Se cuenta con un manual de procedimientos para la adquisición y/o realización de inversiones de portafolio? X

No existe

4 Se valorizan las inversiones de acuerdo a las disposiciones legales, esto es Valoración a Precios de Mercado? X

No se valorizan

5 Se realizan conciliaciones periódicas con las entidades donde se poseen inversiones con el fin de establecer los saldos reales en este grupo?

X

No se realizan

6 En las rentas por cobrar, existen registros contables auxiliares por contribuyente?

X

No se tiene registro por terceros

7 En las rentas por cobrar, los archivos relacionados con la documentación contable, permiten a las Secretarías de Hacienda u organismo Recaudador conocer los estados de cuenta de cada uno de los contribuyentes?

X

No lo permite

8 En las rentas por cobrar, existe un procedimiento para hacer un seguimiento a la extinción de obligaciones tributarias, en la modalidad de "Dación de Pago"? X

No existe

9 En las rentas por cobrar, existe procedimiento para depurar los saldos contrarios a su naturaleza, a nivel de contribuyente, por vigencia, por subcuenta y por áreas o fuentes que reportan la información?

X

No existe

10 Se encuentran registradas todas las propiedades, planta y equipo?

X

Se encuentran registradas, pero aun hay varios predios pendiente por legalizar

11 La entidad cuenta con los respectivos títulos de propiedad de sus propiedades, planta y equipo reflejados en sus estados financieros?

X

Se encuentran registradas, pero aun hay varios predios pendiente por legalizar

12 La entidad calcula la depreciación acumulada en forma individual?

X

Si, sin embargo es un proceso manual y puede generar errores

13 Se encuentran debidamente valorizados y actualizados los registros de esta cuenta?

X

Si bien durante 2011 se contrato con el IGAC el avaluó de todas las propiedades del municipio, estos no se reflejan en el balance






14 La entidad dispone de un inventario físico de sus propiedades, planta y equipo debidamente valorizado y conciliado con la contabilidad?

X

De todo lo que esta legalizado

15 Se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y se concilian con la contabilidad? X

No se realiza la conciliación

16 En la cuenta Deudores, los avances y anticipos entregados son legalizados a 31 de Diciembre como lo establece la norma?

X

En su mayoría si, aunque existe un saldo negativo para un anticipo

17 En la cuenta Deudores, se concilian los registros contables con las diferentes áreas administrativas?

X

Las cuotas partes pensiónales fueron conciliadas en su mayoría, según oficio S.A Nº0-003, del 03 de enero de 2012

18 Para los bienes de beneficio y uso publico se tienen los títulos de propiedad y se encuentran debidamente registrados con su respectivo avaluó técnico?

X

No hay avaluó técnico

19 Para los recursos naturales y del medio ambiente, se cuenta con los documentos donde se estimen, cuantifiquen y clasifiquen?

X

No se encuentran documentos

20 Para los recursos naturales y del medio ambiente, se realizan inventarios físicos de estos recursos?

X

No hay reportes de inventarios

21 Aplica procedimientos de conciliación de transacciones entre las distintas secciones de la entidad? X

Solamente las conciliaciones bancarias entre tesorería y contabilidad

COMPONENTE ESPECÍFICO - PASIVO

1 Los programas de endeudamiento (Deuda Publica) se hacen de acuerdo con la norma de aprobación del Presupuesto?

X

Totalmente

2 Se encuentra adecuadamente registrada la Deuda Publica en la contabilidad?

X

Aunque hay una sobrestimación por valor de $1.573.142, la cual no es material

3 Los registros de Deuda Publica coinciden con los de la Dirección de Crédito Publico del Ministerio de Hacienda y con los de la Contraloría General de la República? X

Si coinciden

4 Las cuentas por pagar están debidamente respaldadas con sus documentos soportes?

X

Completamente

5 La entidad realiza el cálculo de sus pasivos pensiónales? X

Son hechos por el FONPET

6 Se encuentran registrados y consolidados con sus estado financieros?

X

No en su totalidad

7 En la cuenta Bienes en Investigación Administrativa, la entidad revela en sus estados financieros los bienes que se encuentran en esta cuenta?

X

COMPONENTE ESPECÍFICO - PATRIMONIO

1 Tiene el ente público un registro de beneficiarios y se consolida y circularía periódicamente con la información de los entes inversionistas?

X






2 Las reservas constituidas por el ente público están soportados por normas vigentes, estatutarias y de junta directiva?

X

3 Se tienen controles adecuados para el manejo de los grupos de cuentas del patrimonio?

X

Si se tienen

4 Se hace previo análisis y depuración al incorporarse bienes, derechos y obligaciones de las entidades que se fusionan o se liquidan?

X

Si se tienen

COMPONENTE ESPECÍFICO - CUENTAS DE RESULTADO

1 Los ingresos y los gastos se registran oportunamente en la vigencia a la cual corresponden?

X

Se registran oportunamente

2 Se aplica el principio de causación para estas cuentas? X

No para todos los ingresos

3 Es confiable el mecanismo para el reconocimiento o causación de los ingresos fiscales?

X

No porque son reconocidos en el momento del pago, no cuando se origina el ingreso

4 Se concilian las operaciones reciprocas que el ente tiene con otros organismos?

X

Si se realizan

5 Se cuenta con sus respectivos soportes? X Se cuenta con los soportes necesarios

PONDERACION

0 Sin riesgo

1 Riesgo bajo

2 Riesgo medio

3 Riesgo alto

4 No aplica

Como resultado de la aplicación de los diferentes componentes la entidad obtuvo una calificación adecuada, debe mejorar aquellas actividades que se encuentran en riesgo alto y mediano con el fin de generar información contable confiable, comprensible y relevante, en procura de lograr una gestión eficiente, transparente, de control a los recursos públicos y rendición de cuentas. 10. Plan de mejoramiento contable y financiero Como resultado de la presente Auditoría se han detectado hallazgos que deben dar origen a la presentación de un Plan de Mejoramiento que incluya las acciones mínimas a realizar por parte de la administración; para su presentación cuentan con un termino de 10 días hábiles, según lo establecido en el artículo 27 de la Resolución 020 de 2.011, emanada de la Contraloría Municipal de Tunja. 11. CONCLUSIONES






No se evidencia que las conciliaciones bancarias estén firmadas por lo que esto puede generar falta de confiabilidad en la información allí reportada.

Si bien las notas a los estados financieros están de acuerdo a los paramentos del Chip, no son claras ni detallan la información de tal forma que sean de fácil compresión.

No se están valorando y/o provisionando las inversiones de forma correcta, pues en Colombia se valorizan y/o provisionan con el valor del mercado si cotizan en bolsa, el cual se puede consultar en la página de la Bolsa de Valores de Colombia, y si la acción no cotiza en Bolsa es con el valor intrínseco el cual se obtiene de dividir el saldo del patrimonio al cierre contable entre el numero de acciones en circularización o en poder de socios. Por lo que es errada la contabilización que se evidencia de las acciones de Servitunja.

No existe un análisis de las rentas por cobrar que evidencie el control por parte de la administración sobre éstas, se corre el riesgo de que a falta del análisis algunas de éstas ya ha prescrito en algún porcentaje.

No existe cartera detallada de los deudores en donde se refleje valor, tercero, concepto y fecha desde la cual nació el derecho, datos importantes para confirmar el monto de la deuda y existencia de esta. Además, para el cálculo de la provisión.

No se evidencia un compromiso por parte de las diferentes dependencias (almacén, administrativa, etc… ) con el área de contabilidad.

Se esta vulnerando la norma contable, en cuanto a la causación tanto en los ingresos como en los gastos.

Al no registrar el total del pasivo pensional se esta mostrando una realidad financiera irreal.

No se esta realizando deducciones de impuestos en los pagos realizados por caja menor.

El municipio no cuenta con un software que permita el manejo adecuado de la propiedad, planta y equipo y realice adecuadamente el cálculo de las depreciaciones y amortizaciones de este.

Si bien se suscribió un contrato con el IGAC, para que realice los avalúos de los bienes inmuebles del Municipio, estos aun no se ven reflejaos en la contabilidad.






Los documentos que soportan los pagos se encuentran debidamente foliados, archivados e identificados lo cual facilita su ubicación y búsqueda.

Se encuentra la nota específica a los Estados Contables de la cuenta 1.6.05.02 “Terrenos” en donde se registra que se incorporó el terreno denominado finca Malmo por valor de $1.734.749.000 y en la cuenta 3.1.25 “Patrimonio Público Incorporado” se relaciona el mismo predio “Finca Malmo”, pero con un valor de $1.112.874.000.

12. RECOMENDACIONES

La dependencia de almacén debe tener una relación de los bienes entregados a terceros y enviar información actualizada periódicamente a contabilidad.

La persona responsable de las conciliaciones debe firmarlas y detallar la información de las consignaciones que quedan pendientes por registrar en contabilidad .

Realizar un análisis periódicamente de las rentas por cobrar.

Realizar los rembolsos de caja menor mensualmente de tal forma que los gastos queden registrados en el mismo mes en el que se efectúan para darle cumplimiento al principio de causación y ejercer mayor control sobre estos recursos.

Conciliar mensualmente los diferentes software que existen en la entidad con el software contable.

Establecer una política en donde se establezca una fecha de cierre en donde las diferentes dependencias tengan que enviar a contabilidad la información que debe quedar registrada en el mes.

Dar mayor celeridad a lo requerido por el IGAC en cuanto a la recopilación de planos arquitectónicos de los inmuebles del municipio, para de esta manera poder tenerlos en cuenta en la información del municipio.

Explicar con más claridad las notas a los Estados Financieros.






Si bien dentro de la muestra seleccionada para el análisis de los anticipos girados, tan solo en un contrato se gira incorrectamente, es necesario ejercer un control más estricto para evitar el giro de sumas mayores a las contratadas.

Adoptar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, y demás activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable.

Realizar una constante actualización del software utilizado para procesar información contable con base en los nuevos desarrollos normativos de la contabilidad, expedidos por la Contaduría General de la Nación

Seguir fomentando la cultura del autocontrol en todas las dependencias que hacen parte del área contable del municipio, para hacer más eficiente este proceso.

Hacer una revisión de las amortizaciones de los bienes de beneficio y uso público y de los entregados a terceros, para realizar las respectivas correcciones.

Encaminar el Sistema de Control Interno Contable a subsanar las debilidades presentadas en la evaluación realizada por el grupo auditor, y a lograr el fortalecimiento de la entidad.

13. CUADRO CONSOLIDACION DE HALLAZGOS

No. HALLAZGO H.A H.D H.F H.S

1 La caja menor no presenta ningún movimiento crédito durante el año que evidencie la legalización de gastos parciales

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2 En la legalización de caja menor se adjunta algunas facturas de compra a nombre de terceros diferente a la Alcaldía Municipal de Tunja.

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3 Se evidenció que no se están practicando deducciones de impuestos en los pagos realizados por caja menor.

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4 Se evidenciaron pagos constantes a Jer Servicios Varios por la desinfección y fumigación de tanques del municipio, inspección quinta de policía, casa de justicia… etc. que bien se podrían realizar un contrato de mantenimiento de mínima cuantía.

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5 Las conciliaciones bancarias no se encuentran firmadas por el responsable de prepararlas

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6 Existe diferencia en el saldo de la confirmación vs. Saldo tomado de la conciliación suministrada por la administración en 3 Cuentas bancarias.

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7 Existen 12 cuentas bancarias que están en la relación de las conciliaciones suministrada por la administración y que las entidades bancarias no las reportan.

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8 Existen 19 cuentas bancarias que las entidades bancarias reportaron en respuesta al oficio de confirmación que se les envío y que no se evidenció conciliación realizada por la administración de estas.

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9 Según muestra se evidenció 1 cheque que fue emitido el 28/12/2010 y que según el articulo 721 del Código de Comercio este ha caducado.

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10 No se valoro las acciones que posee la Alcaldía Municipal de Tunja en el Banco Popular a precio del mercado a 31/12/2011 aun cuando estas cotizan en la Bolsa de Valores de Colombia.

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11 Las acciones que posee la Alcaldía Municipal de Tunja en Servitunja no están valorizadas a 31/12/11. El valor existente en contabilidad es a 31/12/10 según certificación del 29/septiembre/11

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12 La contabilización de la provisión de la inversión que la Alcaldía posee en Servitunja esta registrada erróneamente pues en Colombia se valorizan o aprovisiona una acción con el valor intrínseco si no cotiza en bolsa. Si cotiza es por el valor del cierre del mercado

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13 No se evidencia cuantas acciones representa el titulo 11984-A del Banco Popular.

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14 El CDT de construyecoop esta registrado por menos valor de lo que se evidencia en el titulo.

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15 En oficio AF 05085 del 27 de marzo de 2012 se solicito al detalle las rentas por cobrar pero nunca fue entregada la información solicitada por lo que el valor nos genera incertidumbre.

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16 Existe sobrestimación en el registro de la Reserva Financiera Actuarial por $ 5,628 mil.

Se levanta el hallazgo

17 No se evidenció soporte ni política en la cual se refleje como se realiza el cálculo de la provisión para deudores.

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18 Los bienes entregados a terceros no se pudieron analizar pues se solicito la información con oficio A.F. 0518 del 27 de abril de 2012 y nunca recibimos respuesta alguna, por lo que el valor de este rubro nos genera incertidumbre por valor de $ 76.870.088 mil pesos







19 No se evidencia en el pasivo el total de la deuda por pensiones según cálculos del FONPET. Si bien esta es un pasivo real que la Alcaldía Municipal debe.


20 No se están reconociendo los ingresos por el principio de devengo o causación .

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21 El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación o medición.

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22 Existe una subestimación de $ 27,662 mil pesos en los Aportes del ICBF, SENA, Cajas de compensación familiar, Esap y Escuelas indust. E Institutos técnicos.

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23 Se giro un anticipo por el 50% del valor del contrato 553 de 2011 con CALING LTDA, aunque se estipulaba un anticipo del 40%. Este 10% extra corresponde a $21.686.221.20. Según comprobante de egreso EG20113855

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24 Se encuentra un saldo negativo por valor de $27.547.839, lo cual indica que se amortizó más de lo que se había girado en calidad de anticipo a nombre del Consorcio Constructores 2010.


25 No se ven reflejados en la contabilidad, los avalúos a la propiedad del municipio, pese a que se suscribió el contrato interadministrativo No. 162 de 2011 con el IGAC.

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26 La vida útil del bien camioneta Chevrolet Blazer roja 99 (1.6.85.08.0046) ya se había cumplido por lo que según nota de contabilidad NT-20110028 del 30 de mayo de 2011 se ajustó la sobre depreciación de los años anteriores, sin embargo se siguió depreciando durante enero (ajuste contable DP-2011001), febrero (ajuste contable DP-2011002), marzo (DP-2011003) y mayo (ajuste contable DP-2011005), por valor de $1.675.352.


27 La vida útil del bien Moto Yamaha modelo 96 (1.6.85.08.0048) ya se había cumplido por lo que según nota de contabilidad NT-20110028 del 30 de mayo de 2011 se ajusto la sboredepreciacion de los años anteriores, sin embargo se siguió depreciando durante enero (ajuste contable DP-2011001), febrero (ajuste contable DP-2011002) y marzo (ajuste contable DP-2011003), por valor de $2.479.620.


28 El municipio no cuenta con un software que permita el manejo adecuado de la propiedad, planta y equipo y tampoco cuenta con una interface entre el SFR y el Finanzas Plus software contable del municipio, por lo tanto, el proceso de calculo de la depreciación y de la amortización debe hacerse manualmente en la oficina de contabilidad, corriendo los riesgos ya evidenciados en cuanto a la correcta aplicación a la depreciación de los bienes nuevos incorporados al municipio. Esto genera inexactitud en el cálculo de la depreciación y amortización, puesto que el valor base para el cálculo de estas es el que se encuentra registrado en los libros a 01 de enero o en algunos casos simplemente no se calcula

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29 Se compra volqueta Chevrolet 2011 que se incluye en el activo en junio, según contrato de suministro 470 de 2010 con Lyra Motors Ltda, pero no se deprecia durante el resto del año, son 190 días. El valor no depreciado es de $14.054.794,52


30 Se compra camioneta Mazda 2011 que se incluye en el activo en junio, según contrato de suministro 470 de 2010 con Lyra Motors Ltda, pero no se deprecia durante el resto del año, son 190 dias. El valor no depreciado es de $3.956.164,38


31 Se compra camión Estacas Hynduai 2011 que se incluye en el activo en junio, según contrato de suministro 470 de 2010 con Lyra Motors Ltda, pero no se deprecia durante el resto del año, son 190 días. El valor no depreciado es de $6.142.654,75


32 Se compra camioneta mazda blanco N M.2012OCJ 736 que se incluye en el activo en noviembre, según contrato de suministro 504 de 2011 con Carrazos Ltda, pero no se deprecia durante el resto del año, son 51 días. El valor no depreciado es de $992.054,79


33 Se compra camioneta mazda blanco N mo2011 OCJ 737 que se incluye en el activo en noviembre, según contrato de suministro 504 de 2011 con Carrazos Ltda, pero no se deprecia durante el resto del año, son 51 días. El valor no depreciado es $992.054,79.


34 Se compran muebles y enseres que se incluye en el activo en noviembre. Contrato de suministro No. 199 de 2011 con Fernando Bohórquez y CIA S.A.S, pero no se deprecia durante el resto del año, son 93 días. El valor no depreciado es de $1.541.692,80.


35 Al analizar la información contable presentada entre los años 2010 y 2011, se puede observar que la cuenta 1.6.45.02 PLANTAS DE TRATAMIENTO tuvo un aumento neto de $3.760.324.000, equivalente a una variación porcentual de 40.55%, pero al revisar la depreciación aplicada mes a mes, se observa que siempre fue igual, lo cual genera incertidumbre, puesto que no se hizo ningún ajuste a los valores base para el cálculo de esta. Si bien en diciembre es cuando se presenta un mayor aumento en la cuenta, también lo es el hecho de que en mayo, aumento en $114.529.536,47, por lo tanto desde este mes debió haberse afectado el valor base para el cálculo de la depreciación y esta debió haber aumentado desde dicho mes. En caso de que la planta se encuentre en construcción y no se haya puesto en funcionamiento, esta debe clasificarse en la cuenta 1.6.15 CONSTRUCCIONES EN CURSO (1.6.15.04 PLANTAS, DUCTOS Y TÚNELES) debido a que al incorporarse directamente a la propiedad planta y equipo del municipio, se debe incluir en el valor base para el cálculo de la alícuota de depreciación.


36 La Escuela Nueva Barón Gallero (1.6.40.09.0011), no se depreció durante el año 2011. el valor no depreciado es de $2.313.673,40.


37 El Puesto de salud Renta (1.6.40.10.0001.0002), no se depreció durante el año 2011, el valor no depreciado es de $8.400.000.







38 Se presenta un saldo negativo para el tercero, Consorcio Ipsilon, esto indica que se pago mas de lo causado inicialmente para el contrato de obra No 504 DE 2009, el valor la incertidumbre es de $79.506.038,61


39 Se presenta un saldo negativo para el tercero Consorcio Ipsilon, esto indica que se pago mas de lo causado inicialmente para el contrato No 478 DE 2010. el valor de la incertidumbre es de $ 3.794.189,35


40 No se han amortizado la totalidad de los bienes de beneficio y uso público, el valor asciende a $27.664.754,22.

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41 No se reclasificó la amortización acumulada de la Terminal de transportes por un valor de $18.721.281,20.

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42 Se esta amortizando la cuenta 1.7.10.01.0002 terrenos viaducto avenida oriental por un valor anual de $12.208.030, incurriendo en un error; debido a que la normatividad contable estipula que los terrenos no se amortizan.

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43 La cuenta 1925 Amortización Acumulada Bienes entregados a terceros presenta una subestimación de: $80.978.335,27, debido a que no se están amortizando algunos de estos bienes.

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44 Al cotejar los saldos suministrados por las entidades bancarias Banco Agrario de Colombia y Banco de Colombia, con los registrados en los libros auxiliares se presenta una sobre estimación en la contabilidad por valor de $1.563 mil

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45 Según la certificación enviada por el Banco Agrario de Colombia sobre el valor pagado por concepto de intereses, se presenta una sobrestimación en la contabilidad por valor de $30 mil entre el valor registrado en libros auxiliares y el valor certificado por la Entidad Bancaria.

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HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HS: Hallazgo Sancionatorio

MIRYAM R. TOCARRUNCHO PEDRAZA HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditora Fiscal Profesional Especializado






JUAN PABLO CASTELLANOS ESNEIDER EDGARDO SOLER GALINDO Profesional Especializado Secretario Auditoria

KAREN LORENA CASTIBLANCO JULIANA MEDINA ESPINOSA Pasante UPTC Profesional Especializado (Líder comisión)

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA AUDITORÍA...

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