INFORME FINAL DE AUDITORÍA...

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL, A LA LEGALIDAD, LA GESTION Y RESULTADOS DE LOS CONTRATOS DE

ARRENDAMIENTO SUSCRITOS POR LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA, VIGENTES PARA EL AÑO 2013.

Tunja, 9 de mayo de 2014.

JOSE ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFAN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

LINA MARCELA MARTÍNEZ SARMIENTO Profesional Especializada

DIANA STHEFANY REINA CUFIÑO Abogada Contratista

Comisionadas para realizar la Auditoría

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

NIT. 800107701-8 Control Fiscal un compromiso social

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL, A LA LEGALIDAD, LA GESTION Y RESULTADOS DE LOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO SUSCRITOS POR LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA, VIGENTES PARA EL AÑO 2013.

Elaboró: Grupo Auditor Revisó: Hernando Farfán Rubiano Auditor Fiscal.

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Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ......................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 4

CARTA DE CONCLUSIONES ................................................................................. 5

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ......................................................................... 8

1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN .......................................................................... 8

2. ANÁLISIS DE LEGALIDAD, GESTIÓN Y RESULTADOS A LOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO SUSCRITOS EN LA VIGENCIA 2013. .............................. 9

3. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ACTUANDO COMO ARRENDATARIO, VIGENCIA 2013. ..................... 9

4. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ACTUANDO COMO ARRENDADOR, VIGENCIA 2013 ...................... 25

5. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DEL EDIFICIO MUNICIPAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA. ............................................................................ 33

6. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ................................................................ 56

http://www.contraloriatunja.gov.co/

mailto:[email protected]





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INTRODUCCIÓN

La Contraloría Municipal de Tunja en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, como ente de control fiscal, realizó auditoría gubernamental modalidad especial a los contratos de arrendamiento suscritos por la Alcaldía Mayor de Tunja, en la vigencia 2013. La evaluación se realizó a los soportes de los contratos entregados por la Secretaria de Contratación, Licitaciones y Suministros de la Alcaldía Mayor de Tunja; asimismo se solicitó información a los establecimientos de comercio con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y a los supervisores de los contratos. Respecto de los contratos de arrendamiento de los inmuebles ubicados en el primer piso del edificio Municipal se presentan observaciones por cuanto la información que reposa en la Alcaldía Mayor de Tunja se encuentra incompleta, en otros contratos no existe información, retrasando con esto el ejercicio del control fiscal; también se evidencian los bajos precios en el canon de arrendamiento que se tienen en cada uno de ellos. La Administración Municipal de Tunja es responsable del contenido de la información suministrada a la Contraloría Municipal de Tunja; la responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la legalidad, la gestión y resultados de los contratos de arrendamiento suscritos por la Alcaldía de Tunja vigentes para el año 2013, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a disposiciones legales, eficiencia del Sistema de Control Interno, la calidad en los procesos y del análisis sobre la confiabilidad, consistencia, integridad y oportunidad de los resultados, a través de las diferentes etapas que incluye el proceso contractual.







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CARTA DE CONCLUSIONES

Doctor FERNANDO FLOREZ ESPINOSA Alcalde Mayor de Tunja Ciudad Respetado doctor Flórez Espinosa: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política de Colombia y la ley, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad especial, a la legalidad, la gestión y resultados de los contratos de arrendamiento suscritos por la Alcaldía Mayor de Tunja vigentes para el año 2013. Es responsabilidad de la Administración Municipal de Tunja el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen aplicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombiana (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIAS) y con las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT-, adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionara una base razonable para fundamentar el concepto. La Auditoría incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos que soportan el área auditada y el cumplimiento de las disposiciones legales, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en la Contraloría Municipal de Tunja. ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance:







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De acuerdo con el objeto de la auditoría, el cubrimiento es sobre la legalidad, la gestión y resultados de los contratos de arrendamiento suscritos por la Alcaldía Mayor de Tunja vigentes para el año 2013, entre ellos los inmuebles que hacen parte del edificio municipal, el arriendo de viviendas utilizadas para la reubicación preventiva de familias, los contratos del terminal de transportes, lo cual se evidencia en el informe. CONCLUSIONES Del estudio practicado se destaca lo siguiente:

Realizando un análisis a los cánones de arrendamiento pagados al Municipio de Tunja por los establecimientos de comercio ubicados en el Edificio Municipal se pudo evidenciar que el valor de los mismos es irrisorio, toda vez que la ubicación de los mismos es estratégica y de gran afluencia de personas razón por la cual el canon debe ser ajustado de acuerdo a la ubicación en que se encuentran y al volumen de ventas que cada uno de ellos debe producir e incrementar anualmente lo dispuesto en la Ley; esto debe ser estudiado de manera concienzuda por medio de profesionales que permitan avaluar los inmuebles y con ello determinar el valor real de los mismos.

La falta de organización por parte de la Administración municipal de Tunja, por la ausencia de una base de datos y otros mecanismos que permitan establecer la legalidad, estudios previos, soportes de contratos, recibos, facturas y demás documentos necesarios en el desarrollo de la auditoría impiden la plena ejecución de la misma, retardando el proceso auditor e incurriendo en faltas disciplinarias y sancionatorias al no poseer dicha información, constituida como la pérdida de documentos que deben ser custodiados por la persona delegada y encargada por la Alcaldía de Tunja para ello.

Se observa la ausencia de supervisión en los contratos objeto de estudio, debido al abandono en el control y vigilancia de los mismos; lo cual es perjudicial tanto para la administración municipal como para el patrimonio público mismo; puesto que al no tener certeza de la ejecución de éstos, se pueden establecer desórdenes frente al cumplimiento total o parcial de los contratos.

Revisando el valor del canon de arrendamiento de los contratos suscrito en la vigencia 2013, para el traslado de las oficinas de la Secretaria de Tránsito y Transporte de Tunja por un valor mensual de $8.352.000; el ente de control se cuestiona que teniendo en el edificio central los pisos quinto y sexto arrendados a la Contraloría General de Boyacá por un valor de $3.283.960 mensuales, ¿por qué en estas instalaciones no se ubica la dicha Secretaría?, en este orden de ideas la







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Alcaldía de Tunja podría evitar el pago del canon de arrendamiento del contrato No. 769 de 2013 toda vez que cuenta con la infraestructura para su reubicación.

En cuanto a los contratos suscritos para la reubicación preventiva de familias, por cuanto sus viviendas generan riesgo, se evidencia que la Administración si bien debe tener en cuenta las propuestas que presentan los beneficiarios, es también cierto que la Administración debe seleccionar la propuesta que vaya acorde con el valor real del inmueble que se encuentra en riesgo y no se seleccione a discrecionalidad del beneficiario.

Analizando los contratos de arrendamiento suscritos con el Hotel Hunza, se pudo evidenciar un elevado costo por este concepto, teniendo en cuenta que el Edificio Municipal cuenta con un auditorio con la capacidad y las especificaciones que requerían los eventos objeto de las suscripciones de dichos contratos. CONSOLIDACION DE OBSERVACIONES En desarrollo de la presente auditoría se establecieron once (11) hallazgos administrativos de los cuales cinco (5) tienen alcance fiscal, siete (7) con alcance disciplinario y tres (3) con alcance sancionatorio. Cordialmente, HERNANDO FARFAN RUBIANO Auditor fiscal (C.)







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RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Los contratos auditados fueron revisados teniendo en cuenta los siguientes lineamientos en cada una de las fases respectivas:

ETAPA DE PLANEACIÓN

Estudios previos

1. determinación necesidad

2. objeto

3. modalidad de selección

4. valor estimado contrato- indicando variables

5. justificación de los Factores selección

6. tipificación, estimación, y asignación de riesgos

7. análisis de garantías del contrato

ACTO ADTIVO-CONTRATACION DIRECTA

Certificado de disponibilidad presupuestal CDP

ETAPA PRECONTRACTUAL

Hoja de vida debidamente soportada

Antecedentes penales, disciplinarios y penales

Certificado de existencia y representación

Certificado de afiliación a SGSSI y aportes parafiscales

RUT

Propuesta debidamente soportada

Constancia de idoneidad y experiencia

ETAPA CONTRACTUAL

Contrato

Registro presupuestal RP

Acto administrativo por el cual se delega al supervisor

Acta iniciación

Factura o Cuentas de cobro con los soportes respectivos

Publicación en el SECOP

ETAPA POST CONTRACTUAL

ANÁLISIS AL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

Acta de terminación – liquidación

Acta de recibo a satisfacción







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El ítem de ANÁLISIS AL CUMPLIMIENTO DE OBJETO CONTRACTUAL, comprende la revisión de todos y cada uno de los soportes que permitían verificar el cumplimiento del contrato. 2. ANÁLISIS DE LEGALIDAD, GESTIÓN Y RESULTADOS A LOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO SUSCRITOS EN LA VIGENCIA 2013. 2.1. INFORME DE REVISION DE LA CUENTA Se confirmó el cumplimiento satisfactorio de la rendición de la cuenta por parte la Alcaldía de Tunja que fue rendida a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, para la vigencia fiscal 2013, relacionando la información contractual que se rinde en el formato F20_13. Se estableció que durante la vigencia 2013 se suscribieron un total de 77 contratos de arrendamiento, discriminados así:

ALCALDIA DE TUNJA

ACTUANDO COMO ARRENDATARIO: suscribió un total de 65 contratos por un valor total de $385.387.825.

ACTUANDO COMO ARRENDADOR: suscribió un total de 12 contratos por un valor total de $23.880.000.

El grupo auditor de un total de 77 contratos suscritos por valor de $416.767.825, seleccionó una muestra de 41 contratos de arrendamiento por un valor de $276.381.514; la muestra se realizó teniendo en cuenta aquellos contratos de arrendamiento con el hotel Hunza, los suscritos para adelantar actividades propias de la Administración Municipal, el arriendo de viviendas utilizadas para la reubicación de familias de manera preventiva por cuanto sus viviendas generan riesgo, alquiler de stand para promocionar la ciudad y además se revisó la legalidad a los contratos del terminal de transportes suscritos en la vigencia 2013. Además se estudiaron todos y cada uno de los 63 contratos de arrendamiento de los inmuebles que hacen parte del edificio municipal, que se encuentran vigentes para la vigencia 2013. 3. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ACTUANDO COMO ARRENDATARIO, VIGENCIA 2013. 3.1. CONTRATO No. 321 de 2013.







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OBJETO: ARRENDAR UN SALÓN DEL HOTEL HUNZA, PARA LA REALIZACIÓN DE UNA ACTIVIDAD DE CLIMA ORGANIZACIONAL, DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA.

VALOR: $2.154.600.

ARRENDADOR: A&S TURISTICOS S.A.S. Representante Legal: TERESA CALA RIOS

ARRENDATARIO MUNICIPIO DE TUNJA.

SUPERVISOR: CAMILO GAONA RODRIGUEZ.

No presenta observaciones. 3.2. CONTRATO No. 323 de 2013.

OBJETO: ARRENDAR UN SALÓN O AUDITORIO DEL HOTEL HUNZA, CON CAPACIDAD PARA CINCUENTA (50) PERSONAS PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO “HECHOS DE VERDAD”, EN REUNIÓN CON EL CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACIÓN.

VALOR: $2.000.000.


ARRENDATARIO: MUNICIPIO DE TUNJA.

SUPERVISOR: MARIA INES PARRA GALINDO.

No presenta observaciones 3.3. CONTRATO No. 335 DE 2013.

OBJETO: ARRENDAR UN SALÓN DEL HOTEL HUNZA, PARA LA CAPACITACIÓN DEL COMITÉ DE ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA DE TUNJA, DICTADA POR EL DEPARTAMENTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA “DANE”.

VALOR: $1.200.000.



SUPERVISOR: LUZ MARINA VEGA

No presenta observaciones 3.4. CONTRATO No. 700 DE 2013

OBJETO: ARRENDAR UN AUDITORIO DEL HOTEL HUNZA, PARA LLEVAR A CABO LAS REUNIONES DEL CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACIÓN PARA LA DISCUSIÓN Y FORMULACIÓN DE CONCEPTOS Y RECOMENDACIONES DEL PROYECTO DE MODIFICACIÓN EXCEPCIONAL DEL PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL EN CUMPLIMIENTO AL ARTÍCULO 24 DE LA LEY 388 DE 1997. M-395

VALOR: $16.000.000.









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SUPERVISOR: RAMIREZ AGUDELO NANCY ANDREA


OBJETO: ARRENDAR UN AUDITORIO DEL HOTEL HUNZA, PARA LAS REUNIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS DEL COMITÉ DE ESTRATIFICACIÓN M-395

VALOR: $2.000.000.



SUPERVISOR: VEGA CASTRO LUZ MARINA


OBJETO: ARRENDAR UN SALON DEL HOTEL HUNZA, PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS HASTA EL MOMENTO, DEL PROGRAMA LAS FAMILIAS PRIMIGESTANTES COMO ACTORES PRIMORDIALES EN EL DESARROLLO.

VALOR: $2.980.400.



SUPERVISOR: HURTADO NEIRA YAMITH NOE

No presenta observaciones 3.7. CONTRATO SMC-AMT 020 DE 2013

OBJETO: ARRENDAR LOS BIENES MUEBLES NECESARIOS PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO DE PROTOCOLIZACIÓN DE LA ENTREGA DE TABLET ELECTRÓNICAS A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES.

VALOR: $20.350.000.

ARRENDADOR: MESA LUIS DARIO


SUPERVISOR: LARROTA IZARIZA GLADYS MARLEN


OBJETO: ALQUILER UN STAND EN EL MARCO DE LA EXHIBICIÓN TURISTICA EXTURI CALI 2013, PARA PROMOCIONAR LAS ACTIVIDADES CULTURALES Y TURISTICAS, COMO FORTALECIMIENTO DEL SECTOR TURÍSTICO DEL MUNICIPIO DE TUNJA. M-91

VALOR: $10.000.000.







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ARRENDADOR: ASOCIACIÓN HOTELERA Y TURÍSTICA DE COLOMBIA - COTELCO CAPÍTULO BOYACA.


SUPERVISOR: PEREZ SUAREZ JHON ALEXANDER


OBJETO: ALQUILER DE UN STAND EN EL MARCO DEL CONGRESO NACIONAL HOTELERO Y LA XVIII FERIA EXPOCOTELCO Y TURISTAS COMO FORTALECIMIENTO DEL SECTOR TURÍSTICO DEL MUNICIPIO DE TUNJA

VALOR: $12.000.000.

ARRENDADOR: CAÍTULO BOYACÁ ASOCIACIÓN HOTELERA Y TURÍSTICA DE COLOMBIA - COTELO BOYACÁ




OBJETO: Desarrollo del proyecto “FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL A TRAVÉS DE LAS UNIDADES DE ORIENTACIÓN ESCOLAR” para mejorar la seguridad y convivencia ciudadana, ambientes escolares, permanencia escolar y protección y goce efectivo de derechos en instituciones educativas y su entorno de la Ciudad de Tunja, para lo cual se requiere el alquiler y/o arrendamiento de un salón o auditorio con capacidad para mil (1000) personas para la realización del evento “Lanzamiento del proyecto”

VALOR: $1.500.000.

ARRENDADOR: CÁMARA DE COMERCIO DE TUNJA

ARRENDATARIO: MUNICIPIO DE TUNJA

SUPERVISOR: VICTOR MANUEL LEGUÍZAMO DIAZ

No presenta observaciones 3.11. CONTRATO No. 231 de 2013

OBJETO: Alquiler y/o arrendamiento de un salón o auditorio, para el lanzamiento del Estado de avance de los objetivos de desarrollo del Milenio Tunja 2012 y la presentación de la política pública y el observatorio de primera infancia.

VALOR: $1.062.850.

ARRENDADOR: CÁMARA DE COMERCIO DE TUNJA


SUPERVISOR: CAMILO GAONA RODRÍGUEZ







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OBJETO: Arriendo de inmueble ubicado en la Cra. 8 No. 18-90, para poner en funcionamiento la inspección 6º del Municipio.

VALOR: $18.480.000

ARRENDADOR: LUIS GUILLERMO PINZÓN SOTO


SUPERVISOR: GLADYS MARLÉN LARROTA IZARIZA


OBJETO: ARRENDAR UN ESPACIO DE TELEVISIÓN EN “EL KANAL” DEL SISTEMA CLARO DE TUNJA.

VALOR: $4.000.000

ARRENDADOR: NELSON DE JESÚS MEDINA AMÉZQUITA


SUPERVISOR: JOHN HENRY BARRERA CHAPARRO


OBJETO: ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO PARA LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA.

VALOR: $9.000.000.

ARRENDADOR: REMBER EDUARDO BUITRAGO ORTEGA


SUPERVISOR: MARLEN LARROTA IZARIZA

No presenta observaciones

3.15. CONTRATO No. 030 de 2013

OBJETO: ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO PARA LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA.

VALOR: $8.280.000.

ARRENDADOR: REMBER EDUARDO BUITRAGO ORTEGA


SUPERVISOR: MARLEN LARROTA IZARIZA








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OBJETO: TOMAR EN ARRENDAMIENTO UN INMUEBLE DE DOS PLANTAS, UBICADO EN LA CALLE 19 #12-70 TUNJA, DE PROPIEDAD DEL AMPARO DEL NIÑO DE TUNJA, PARA QUE SE DESARROLLEN LOS DIFERENTES PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS, SOCIALES Y/O

CULTURALES DE LA ALCALDÏA MAYOR DE TUNJA. VALOR: $11.114.664.

ARRENDADOR: AMPARO DEL NIÑO


SUPERVISOR: JHON ALEXANDER PÉREZ SUÁREZ

DURACIÓN: 128 DIAS


OBJETO: TOMAR EN ARRENDAMIENTO UN INMUEBLE DE DOS PLANTAS, UBICADO EN LA CALLE 19 #12-70 TUNJA, DE PROPIEDAD DEL AMPARO DEL NIÑO DE TUNJA, PARA QUE SE DESARROLLEN LOS DIFERENTES PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS, SOCIALES Y/O

CULTURALES DE LA ALCALDÏA MAYOR DE TUNJA. VALOR: $10.420.000.

ARRENDADOR: AMPARO DEL NIÑO


SUPERVISOR: JHON ALEXANDER PÉREZ SUÁREZ

DURACIÓN: 4 MESES



OBJETO: ARRENDAMIENTO DE UNA CASA DE HABITACIÓN UBICADA EN LA CARRERA 2 ESTE No. 26A-97 BARRIO EL DORADO DEL MUNICIPIO DE TUNJA PARA REUBICAR A LA FAMILIA DE LA SEÑORA MARÍA DEL CARMEN SÁNCHEZ COMO MEDIDA PREVENTIVA POR CUANTO SU VIVIENDA GENERA RIESGO. M= 323

VALOR: $840.000.

ARRENDADOR: GABRIELINA SÁNCHEZ ABRIL


SUPERVISOR: DARIO ARNULFO MOJICA MOJICA








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OBJETO: ARRENDAMIENTO DE UNA VIVIENDA DE HABITACIÓN UBICADA EN LA CARRERA 10 No. 29-03 INT 1, DEL MUNICIPIO DE TUNJA, PARA REUBICAR A LA FAMILIA DE LA SEÑORA DORIS AURA DUARTE, COMO MEDIDA PREVENTIVA POR CUANTO SU VIVIENDA GENERA RIESGO. M= 323

VALOR: $1.376.000.

ARRENDADOR: LUIS JAVIER PIRACOCA PIRACOCA




OBJETO: ARRENDAMIENTO DE UNA VIVIENDA DE HABITACIÓN UBICADA EN LA TRANSVERSAL 21 No. 22-39 BARRIO EL MILAGRO DEL MUNICIPIO DE TUNJA, PARA REUBICAR A LA FAMILIA DE LA SEÑORA BLANCA MARINA SUAREZ SUAREZ, COMO MEDIDA PREVENTIVA POR CUANTO SU VIVIENDA GENERA RIESGO. M= 323

VALOR: $1.320.000.

ARRENDADOR: TRANSPORTES EL PINO SABOYA S.A. “TRANSPINO S.A.”




OBJETO: ARRENDAMIENTO DE UNA CASA HABITACIÓN UBICADA EN LA CALLE 21 No. 20A-30 BARRIO EL MILAGRO DEL MUNICIPIO DE TUNJA, PARA REUBICAR A LA FAMILIA DE LA SEÑORA CLEMENCIA LOPEZ NEIRA, COMO MEDIDA PREVENTIVA POR CUANTO SU VIVIENDA GENERA RIESGO. M= 323

VALOR: $1.056.000.

ARRENDADOR: LUIS ALEJANDRO QUINTANA CARO




OBJETO: ARRENDAMIENTO DE UNA VIVIENDA DE HABITACIÓN UBICADA EN LA CALLE 22 No. 20A-47 BARRIO EL MILAGRO DEL MUNICIPIO DE TUNJA, PARA REUBICAR A LA FAMILIA DE LA SEÑORA DEYANIRA FORERO MORALES COMO MEDIDA PREVENTIVA POR CUANTO SU VIVIENDA GENERA RIESGO. M= 323

VALOR: $1.665.000.







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ARRENDADOR: NUBIA RAQUEL PARRA GALINDO




OBJETO: ARRENDAMIENTO DE UNA CASA DE HABITACIÓN UBICADA EN LA CARRERA 21 No. 27-88 APARTAMENTO DEL SEGUNDO PISO BARRIO ALTAMIRA DEL MUNICIPIO DE TUNJA, PARA REUBICAR A LA FAMILIA DEL SEÑOR MILTON ALEJANDRO SANABRIA COMO MEDIDA PREVENTIVA POR CUANTO SU VIVIENDA GENERA RIESGO. M= 323

VALOR: $1.000.000.

ARRENDADOR: LUCÍA MOYA DE SANABRIA




OBJETO: ARRENDAMIENTO DE UNA CASA DE HABITACIÓN UBICADA EN LA CALLE 37 No. 8-58 URBANIZACIÓN LOS PARQUES DEL MUNICIPIO DE TUNJA, PARA REUBICAR A LA FAMILIA DE LA SEÑORA CLAUDIA PATRICIA MARTINEZ LEGUIZAMÓN COMO MEDIDA PREVENTIVA POR CUANTO SU VIVIENDA GENERA RIESGO. M= 323

VALOR: $1.440.000

ARRENDADOR: LUCRECIA ROA FERNANDEZ




OBJETO: ARRENDAMIENTO DE UNA CASA DE HABITACIÓN UBICADA EN LA CALLE 7A No. 15-133 DEL MUNICIPIO DE TUNJA, PARA REUBICAR A LA FAMILIA DE LA SEÑORA DELIS ANDREA MONROY RAQUIRA, COMO DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA INTERSECTORIAL

PARA LA PREVENCIÓN DE DESASTRES. VALOR: $2.400.000.

ARRENDADOR: GONZALO RODRIGUEZ GIL










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3.26. CONTRATO 153 de 2013

OBJETO: Arrendar el inmueble ubicado en la carrera 9 No. 17-96 del Municipio de Tunja, de propiedad de la señora Ana Beatriz Torres Quintero, para que se desarrollen los diferentes programas culturales de la Alcaldía Mayor de Tunja.

VALOR: $27.000.000.

ARRENDADOR: ANA BEATRIZ TORRES QUINTERO


SUPERVISOR: PEREZ SUAREZ JOHN ALEXANDER.

DURACIÓN: 6 MESES

OBSERVACIÓN No. 1.

No se allega acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: adjunto fotocopia de la última acta de seguimiento la cual da cuenta y evidencia que el municipio utilizó a satisfacción el bien objeto del arrendamiento

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta que según información dada por la Secretaria de Contratación, Licitaciones y Suministros de la Alcaldía de Tunja, el contrato se encuentra aún vigente, se procede a levantar la observación administrativa con alcance disciplinario que se le había dado.

3.27. CONTRATO NO. 674 de 2013

OBJETO: Arrendar el inmueble de dos plantas ubicado en la carrera 9 No. 17-96 del municipio de Tunja de propiedad de la señora Ana Beatriz Torres Quintero, para que se desarrollen los diferentes programas culturales de la Alcaldía Mayor de Tunja.

VALOR: $15.900.000.

ARRENDADOR: TORRES QUINTERO ANA BEATRIZ


SUPERVISOR: MONTAÑEZ MORENO ROSANA AIDE

DURACIÓN: 105 DÍAS

OBSERVACIÓN No. 2.

No se allega acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción y no se encuentra publicada en Colombia Compra Eficiente.







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De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: se remite con el presente documento, oficios y anexos enviados por la Supervisión del contrato. Adjunto fotocopia de la última acta de seguimiento la cual da cuenta y evidencia que el Municipio utilizó a satisfacción el bien objeto del arrendamiento. En lo que respecta a la publicación del acta, le informa que las mismas ya fueron publicadas en el SECOP.



OBJETO: Arrendamiento de una casa de habitación ubicada en la carrera 7 No. 20-92 del municipio de Tunja para reubicar a la familia de la señora Elsa Rojas Bernal como medida de atención de desastres M-323

VALOR: $6.000.000.

ARRENDADOR: AVILA AYALA FABIO


SUPERVISOR: MOJICA MOJICA DARIO ARNULFO

OBSERVACIÓN No. 3.

Revisando el contrato y los soportes entregados por la Alcaldía Mayor de Tunja, se pudo establecer que si bien se logró verificar el pago de canon de arrendamiento establecido en el contrato, para el grupo auditor sigue siendo elevado el valor del mismo, toda vez que no se evidencia la verificación por parte de la Administración Municipal de Tunja de las condiciones del entorno donde se encuentra ubicado el inmueble de propiedad de la señora Elsa Rojas Bernal para establecer el canon de arredramiento del inmueble tomado en arriendo, lo anterior teniendo en cuenta que la beneficiaria si bien puede presentar propuestas respecto de los posibles inmuebles a tomar, la Alcaldía debe verificar el valor real de su inmueble para establecer el canon del inmueble a tomar, de conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 820 de 2003. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: al respecto debo indicar que todos los contratos realizados con este propósito cumplen con la opinión del auditor ya que los valores corresponden de acuerdo a las condiciones o modo de vida de la familia que se está beneficiando del programa. Igualmente al referirse al contrato







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de arrendamiento No. 648 de 2013 donde se informó mediante oficio CMGRD-2014-048 sobre todas las condiciones que motivaron a que la familia de la señora Elsa Marina Rojas Bernal se beneficiara del programa de reubicación por sistema de arrendamiento, también vale la pena aclarar que las condiciones habitacionales, es decir, el nivel de vida que tiene esta familia es diferente a las demás que se acogieron al programa, ya que en el oficio mencionado se entregó un informe fotográfico, donde se puede deducir el nivel social que tiene esta familia, al cual el auditor indica que debe tomarse como referencia. La vivienda de la señora Elsa Rojas Bernal, es una vivienda de condiciones y acabados de estrato alto y que la reubican también en un nivel socioeconómico alto, como quiera que esta señora ejerce como juez de la República de Colombia, que le brinda la capacidad de tener el nivel de vida indicado, al cual no debemos desmejorar, según también está de acuerdo el auditor, además consideramos en el análisis del caso las condiciones de uno de los integrantes de la familia, quien es un adulto mayor, que tiene condiciones médicas especiales las cuales tampoco podemos desmejorar si se trata de atender a esta familia. Por otra parte es entendible la observación del auditor al indicar el artículo 18 de la Ley 820 de 2003, pero sigue siendo muy subjetivo toda vez que el avalúo catastral está muy desactualizado en Municipio de Tunja con respecto al avalúo comercial del inmueble en referencia, el cual supera ampliamente los 200 millones de pesos. Finalmente cabe destacar que el propósito de la Administración Municipal, como parte del Sistema Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres siempre ha sido brindar a la comunidad el apoyo apropiado y oportuno conforme a las disposiciones que la Ley 1523 de 2012 establece. Si en algo ha sido diligente la Administración Municipal es el de mantener un proceso de reubicación por sistema de arrendamiento precisamente, y ante todo, para salvaguardar la vida de los ciudadanos, cuidando en no desmedirse en los costos, pero tampoco quedarse quieto ante las consecuencias a que pueda incurrir el Municipio por no generar acciones que reduzca los perjuicios por las consecuencias de posibles desatenciones a la comunidad, para el caso en concreto el Municipio de Tunja envió múltiples solicitudes y contestaciones a la señora Elsa Rojas Bernal, para ello anexo uno de los oficios (CMGRD-2013-362) donde demuestra ha establecido un análisis juicioso del caso, insistiendo a la familia que se acojan al programa, e incluso ofreciendo análisis de otros lugares a los cuales pueden ellos habitar en reubicación; cuidando el presupuesto municipal, el manejo de realizar las acciones de rigor para preservar los derechos del ciudadano, sin extralimitarse de las acciones, pero también obrando con prudencia ante la necesidad inminente de atender a la comunidad ante los riesgos inminentes, que de no ser así incurrirían en negligencia administrativa con consecuencias mucho más altas por







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los posibles daños en reparaciones por la omisión en el deber de salvaguardar la vida de las personas.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Si bien se presentan circunstancias que obligan a la Administración al pago del canon de arrendamiento como consecuencia de la reubicación de la familia en mención, no se debe desconocer que es un costo elevado el valor mensual de la misma, ya que no se debe tener en cuenta solamente las propuestas que traiga el beneficiario, sino que debe corresponder a un estudio real del inmueble y de su ubicación, toda vez que no sólo es que el inmueble goce de unos acabados de estrato alto, sino que el inmueble en sí esté ubicado en un estrato alto, luego en ese orden de ideas se debe tener en cuenta el estrato del sector. La Administración Municipal de Tunja debe procurar por la protección y el bienestar de los ciudadanos, pero siempre debe conservar la austeridad en el gasto toda vez que son recursos públicos. Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo para que sea tenido en cuenta dentro del plan de mejoramiento.


OBJETO: ARRENDAR EL BIEN INMBUEBLE UBICADO EN LA AVENIDA NORTE No. 47 – 40, PARA TRASLADAR A LA SECRETARÍA DE TRANSITO Y TRANSPORTE Y SUS DIFERENTES DEPENDENCIAS

VALOR: $8.352.000.

ARRENDADOR: CENTRO COMERCIAL CENTRO NORTE P.H.


SUPERVISOR: RANGEL CRISPIN NELSON FABIAN

OBSERVACION No. 4.

Si bien a fecha 13 de febrero de 2014 el Tesorero General de la Alcaldía Mayor de Tunja, certificó que no se registra pago alguno por concepto de arrendamiento del inmueble del contrato en mención, y que se requiere la reubicación de la Secretaria de Tránsito y Transporte de la Ciudad de Tunja; para el grupo auditor no se justifica el traslado de la Secretaria al inmueble ubicado en la Avenida Norte No. 47-40, con un canon mensual de $8.352.000, toda vez que el edificio municipal cuenta con los pisos quinto y sexto que en la actualidad se encuentran arrendados a la Contraloría General de Boyacá por un valor de $3.382.501.95, luego puede presentarse un detrimento al patrimonio público, teniendo en cuenta que la Administración Municipal de Tunja incurre en un gasto que puede prevenir, utilizando sus propias instalaciones para la reubicación. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo.







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RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: En lo que tiene que ver expresamente con la justificación del traslado al inmueble localizado en el Centro Comercial Centro Norte y no a los pisos 5 y 6 del Edificio Municipal, me permito específicamente detallar en concordancia con el numeral 1 de la presente comunicación lo siguiente así:

El edificio de la Administración Municipal presenta deficiencias estructurales que requieren el reforzamiento y cumplimiento de las normas de NSR.

Es necesario el traslado de un número superior a 22.000 carpetas con sus soporte, lo cual conlleva a un peso superior a las 10 toneladas según cálculos previos, al no tener un sistema de gestión documental y de archivos que permita digitalizar la información, que se requiere en cada proceso de trámites, con el pero adicional se transfiere carga física a la estructura generando riesgos adicionales de colapso ante cargas sísmicas, eólicas u otras cargas no contempladas.

Para la destinación de archivos no se cuenta con un área suficiente en un solo cuarto u oficina para albergar el volumen del archivo y su manejo.

Se requiere un área de atención amplia para atender todos los servicios que son complementarios y secuenciales en lo que tiene que ver con trámites y conexión directa interna con el área de archivo, de acuerdo a los procesos y procedimientos, igualmente para minimizar el riesgo de pérdida y manipulación por personal no autorizado de los documentos en carpeta, para lo cual ninguna de las oficinas ofrece el espacio.

La adecuación de áreas acordes a los servicios requiere de adecuaciones, aperturas y modificaciones en muros y elementos estructurales que puede poner en riesgo la estructura y pórticos del edificio municipal.

Cada dependencia desde trasladar sus archivos con lo cual se complementa lo que corresponde a carga viva transmitida a la estructura.

No se tiene una subestación eléctrica y aspectos de redes para atender todos los requerimientos del registro único nacional de tránsito, de quien depende la mayor parte de procesos y procedimientos de la entidad.

No se cuenta con un área destinada por el edificio municipal para albergar los vehículos del alto número de visitantes.

Se generaría un centro de atracción de viajes en vehículos, lo cual va en contravía de las políticas de descongestión y reducción de emisiones de gases en el centro histórico.

Se hace necesario mantener descentralizados los servicios municipales y ofrecer condiciones de acceso desde la mayor zona de expansión urbana.

Se mantendría la prestación de servicios en una zona fuera del anillo vial de restricción de pico y placa.







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Ascensor con baja capacidad para atender la mayor demanda de servicios y público que se debe desplazar hasta los pisos 5 y 6, con demanda adicional por las instalaciones, donde ningún organismo de transito opera en un nivel tan alto de oficinas por su mismo carácter y funcionalidad.

Con la sede en CC Centro Norte se asegura el parqueo fuera de vía de visitantes y público general, disminuyendo la congestión en la vía, con un número adecuado de celdas de parqueo en el interior del centro comercial.

Implantación en el mismo centro Comercial de un Centro Integrado de Atención en Tránsito y Transporte, con lo cual se garantiza la asistencia a cursos y obtención de descuentos a la ciudadanía por órdenes de comparendo y se evitan desplazamientos adicionales.

Implantación en un centro de reconocimiento de conductores para la obtención y renovación de licencias de conducción, con lo cual se integra en una sola unidad física servicios a la ciudadanía.

Cercanía a una zona bancaria, comercial y de servicios conexos al tránsito y transporte.

Cercanía a los concesionarios de automóviles.

Ubicación estratégica sobre una vía de conexión entre ejes urbanos de mayor población y desarrollo regional.

Competitividad con otros Organismos de Tránsito ante la derogación del derecho de semaforización a partir del año 2014 que reducía la oportunidad de matrícula inicial en la ciudad de Tunja, en especial ITBOY con sede en el Municipio de Cómbita y sede administrativa sobre la antigua vía a Paipa.

Oferta de transporte público colectivo urbano con conexión a toda la ciudad y con el transporte intermunicipal con los mayores centros urbanos de la región.

Necesidad de vigilancia independiente para zona de patios y atención a público.

Amplia oferta de baterías sanitarias para público y funcionarios. Donde el servicio de acueducto y alcantarillado es asumido por el arrendador.

Un sistema eléctrico del Centro Comercial que sugiere menor consumo de energía al que presta la EBSA.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta las observaciones dadas por el Secretario de Tránsito y Transporte las cuales son válidas para el caso en concreto, se levanta la observación administrativa.


OBJETO: ARRENDAR UN STAND DE SESENTA (60) METROS CUADRADOS EN EL RECINTO DE CORFERIAS EN DESARROLLO DE BOYACA EN CORFERIAS 2013. EL ARRENDAMIENTO INCLUYE PROPIEDAD HORIZONTAL Y VERTICAL, INCLUÍDO MUEBLES TIPO CONTAC CENTER, TROPEZONES DE EXHIBICIÓN Y DISTRIBUCIÓN.







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MÓDULOS O EXTENSIÓN TROQUELADA, MÓDULOS LATERALES DE SOPORTE, LETREROS, LETREROS PLANOS, COMO FINANCIACIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO TURÍSTICO.

VALOR: $35,000,000.

ARRENDADOR: FONDO MIXTO PARA LA PROMOCIÓN DE LA CULTURA Y LAS ARTES DE BOYACÁ.



OBSERVACIÓN No. 5.

No se allega acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción y no se encuentra publicada en Colombia Compra Eficiente. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: se remite con el presente documento, oficios y anexos enviados por la supervisión del contrato. Adjunto fotocopia de la última acta de seguimiento la cual da cuenta y evidencia que el Municipio utilizó a satisfacción el bien objeto del arrendamiento. En lo que respecta a la publicación del acta, se informa que las mismas ya fueron publicadas en el SECOP.



OBJETO: ARRENDAMIENTO DE UNA BODEGA PARA EL ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS AGRICOLAS QUE PERMITAN LA COMERCIALIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS AGRICOLAS EN ESPECIAL LA PAPA, QUE BENEFICIE A PEQUEÑOS PRODUCTORES Y/O ASOCIACIONES DE PRODUCTORES DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

VALOR: $10.600.000

ARRENDADOR: SILVESTRE GARCIA CRUZ


SUPERVISOR: SAÚL FERNANDO TORRES RODRIGUEZ

OBSERVACIÓN No. 6.







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RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: se remite con el presente documento, oficio y anexos enviados por la supervisión del contrato, en el cual se da respuesta a la observación. En lo que respecta a la publicación del acta, se informa que las mismas ya fueron publicadas en el SECOP.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: revisando el grupo auditor que la Administración Municipal allega acta de recibo a satisfacción, acta de terminación, acta de liquidación, se levanta la observación.


OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA ARRENDAR ESPACIO DE TELEVISIÓN EN EL CANAL TELESANTIAGO DE TUNJA.

VALOR: $1.650.000

ARRENDADOR: ARQUIDIÓCESIS DE TUNJA


SUPERVISOR: JHON HENRY BARRERA CHAPARRO

OBSERVACIÓN No. 7.


RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: se remite con el presente documento, oficio y anexos enviados por la supervisión del contrato, en el cual se da respuesta a la observación. En lo que respecta a la publicación del acta, se informa que las mismas ya fueron publicadas en el SECOP

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: revisando el grupo auditor que la Administración Municipal allega acta de recibo a satisfacción, acta de terminación, acta de liquidación, se levanta la observación.


OBJETO: ARRENDAMIENTO DEL CENTRO INTERCOMUNITARIO CON EL FIN DE DESARROLLAR EL PROYECTO FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL A TRAVÉS DE LAS UNIDADES DE ORIENTACIÓN ESCOLAR PARA MEJORAR LA SEGURIDAD Y







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CONVIVENCIA CIUDADANA, AMBIENTES ESCOLARES, PERMANENCIA ESCOLAR Y PROTECCIÓN Y GOCE EFECTIVO DE DERECHOS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y SU ENTORNO DE LA CIUDAD DE TUNJA, AMBIENTES EN LOS CUALES SE DESARROLLARA EL PROGRAMA “VIDA FEST” (METAS 49, 50, 58, 59 y 60).

VALOR: $9.280.000.

ARRENDADOR: CENTRO INTERCOMUNITARIO ARQUIDIOCESANO DE TUNJA.


SUPERVISOR: PAULO FELIPE CANCELADO

OBSERVACION No 8.

No se aporta el pago de salud y parafiscales por parte de la entidad contratista.

El certificado de viabilidad se encuentra sin la firma de la asesora de planeación municipal.

De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: por la naturaleza del contrato, (arrendamiento de inmueble y no de servicios) no hay lugar al aporte a salud y pensión, por cuanto la actividad no está cobijada por esta obligación. Adjunto con el presente documento copia del certificado de viabilidad, suscrito por la asesora de planeación municipal.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta lo manifestado por la Administración Municipal y revisando el anexo del documento de viabilidad firmado, se procede a levantar la levanta la observación.

4. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA ACTUANDO COMO ARRENDADOR, VIGENCIA 2013. 4.1. CONTRATO No. 686 de 2013

OBJETO: ARRENDAMIENTO OFICINA No. 20, TERMINAL DE TRANSPORTE POR CARRETERA DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

VALOR: $4.440.000

ARRENDADOR: MUNICIPIO DE TUNJA

ARRENDATARIO: EL RÁPIDO DUITAMA LTDA









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OBJETO: ARRENDAMIENTO ÁREAS COMERCIALES TERMINAL DE TRANSPORTE POR CARRETERA DEL MUNICIPIO DE TUNJA.

VALOR: $1.560.000.


ARRENDATARIO: GLORIA MARINA DEDERLE SEPÚLVEDA


OBSERVACION No 9.

Dentro de la invitación de mínima cuantía se establece como requisito previo para realizar la contratación el certificado de inscripción en el registro mercantil, el cual no aporta la parte contratista, manifestando mediante oficio que cuando se le adjudicara el contrato procedía a la inscripción siendo este requisito previo. No se presenta soporte de afiliación a salud, ni RUT por la parte interesada en la adjudicación del contrato, siendo estos requisitos exigidos para legalizar la contratación por parte de la Alcaldía Mayor de Tunja.

No se allega acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción y no se encuentran publicadas en Colombia Compra Eficiente.

De no ser aclaradas las observaciones, conllevarán a establecerse como presuntos hallazgos administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: con relación al requisito de inscripción en el Registro Mercantil, aclaramos al despacho que este se predica únicamente respecto a aquel proponente que tenga la condición de comerciante ya prestablecida; valga decir que ya se conozca o sepa que establecimiento de comercio operara en el local objeto de arrendamiento. Como quiera que en el presente caso el oferente no había definido su condición de comerciante no había lugar a la aplicación del requisito. Dicho de otra forma si quien hubiera sido el oferente fuera la empresa de transporte rápido Duitama, o la empresa Drogas la Rebaja, o la empresa Don Alejo, etc., cualquiera de ellos si hubiere tenido la obligación de cumplir este requisito; pero cuando se trata de una persona natural que tiene la expectativa de una explotación económica cuya actividad todavía no ha definido ni consolidado, no es susceptible esa exigencia. Por la naturaleza del contrato, (arrendamiento de inmueble y no de servicios) no hay lugar al aporte a salud y pensión, por cuanto la actividad no está cobijada por esta obligación. Tampoco hay lugar a la exigencia del RUT en la medida que no se efectúa ningún pago por cuenta o cargo del municipio.







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Como quiera que el contrato se encuentra vigente todavía no hay lugar al acta de terminación. Igualmente adjunto documentos soporte presentados por el Almacén General del Municipio.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta la aclaración dada por la Administración Municipal, el ente de control procede a levantar la observación administrativa con alcance disciplinario.


OBJETO: ARRENDAMIENTO ESPACIO AL INTERIOR DEL TERMINAL DE TRANSPORTES DE TUNJA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE UN CAJERO AUTOMÁTICO.

VALOR: $3.600.000.


ARRENDATARIO: BANCO DE BOGOTÁ S.A. – OFICINA DE TUNJA

SUPERVISOR: GLADYS MARLÉN LARROTA ISARIZA

OBSERVACION No.10.

El Banco de Bogotá no presenta soporte de certificado de existencia y representación, aporte a parafiscales, ni RUT, requisitos exigidos para la adjudicación del contrato.

No se allega acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción y no se encuentran publicadas en Colombia Compra Eficiente. De no ser aclaradas las observaciones, conllevarán a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN por la naturaleza del contrato, (arrendamiento de inmueble y no de servicios) no hay lugar al aporte a salud y pensión, por cuanto la actividad no está cobijada por esta obligación. Como quiera que el contrato se encuentra vigente todavía no hay lugar al acta de terminación. En lo que refiere al certificado de existencia y representación legal en la carpeta folios 11 y siguientes aparece la documentación que acredita en forma suficiente la capacidad contractual de la oficina del Banco de Bogotá de Tunja.







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OBJETO: ARRIENDO DEL LOCAL 23 DEL SEGUNDO NIVEL, UBICADO EN EL PASILLO ACCESO PLATAFORMA SUR DEL TERMINAL DE TRANSPORTES POR CARRETERA DE LA CIUDAD DE TUNJA

VALOR: $1.800.000


ARRENDATARIO: MARISOL MEDINA RODRIGUEZ


OBSERVACION No.11.

Dentro de la invitación de mínima cuantía se establece como requisito previo para realizar la contratación el certificado de inscripción en el registro mercantil, el cual no aporta la parte a contratar manifestando mediante oficio que cuando se le adjudicara el contrato procedía a la inscripción, sin embargo le fue adjudicado el mismo. Asimismo, no se adjunta el RUT por la parte interesada en la adjudicación del contrato, siendo exigidos estos requisitos para legalizar la contratación de arrendamiento del local por parte de la Alcaldía Mayor de Tunja. No se allegan acta de iniciación del contrato, acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción y no se encuentra publicada en Colombia Compra Eficiente. De no ser aclarada la observación, conllevarán a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: con relación al requisito de inscripción en el Registro Mercantil, aclaramos al despacho que este se predica únicamente respecto a aquel proponente que tenga la condición de comerciante ya prestablecida; valga decir que ya se conozca o sepa que el establecimiento de comercio operara en el local objeto de arrendamiento. Como quiera que en el presente caso el oferente no había definido su condición de comerciante no había lugar a la aplicación del requisito. Dicho de otra forma si quien hubiera sido el oferente fuera la empresa de transporte rápido Duitama, o la empresa Drogas la Rebaja, o la empresa Don Alejo, etc., cualquiera de ellos si hubiere tenido la obligación de cumplir este requisito; pero cuando se trata de una persona natural







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que tiene la expectativa de una explotación económica cuya actividad todavía no ha definido ni consolidado, no es susceptible esa exigencia. Tampoco hay lugar a la exigencia del RUT en la medida que no se efectúa ningún pago por cuenta o cargo del municipio. Como quiera que el contrato se encuentra vigente todavía no hay lugar al acta de terminación. Igualmente adjunto documentos soporte presentados por el Almacén General del Municipio.




VALOR: $1.800.000.


ARRENDATARIO: ROSMELI ALVARADO AVILA


OBSERVACION No.12.

Dentro de la invitación de mínima cuantía se establece como requisito previo para realizar la contratación el certificado de inscripción en el registro mercantil, el cual no aporta la parte a contratar manifestando mediante oficio que cuando se le adjudicara el contrato procedía a la inscripción, sin embargo le fue adjudicado el mismo. Asimismo, no se adjunta el RUT por la parte interesada en la adjudicación del contrato, siendo exigidos estos requisitos para legalizar la contratación de arrendamiento del local por parte de la Alcaldía de Tunja. No se allegan acta de iniciación del contrato, acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción y no se encuentra publicada en Colombia Compra Eficiente. De no ser aclarada la observación, conllevarán a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario.







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RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: con relación al requisito de inscripción en el Registro Mercantil, aclaramos al despacho que este se predica únicamente respecto a aquel proponente que tenga la condición de comerciante ya prestablecida; valga decir que ya se conozca o sepa que el establecimiento de comercio operara en el local objeto de arrendamiento. Como quiera que en el presente caso el oferente no había definido su condición de comerciante no había lugar a la aplicación del requisito. Dicho de otra forma si quien hubiera sido el oferente fuera la empresa de transporte rápido Duitama, o la empresa Drogas la Rebaja, o la empresa Don Alejo, etc., cualquiera de ellos si hubiere tenido la obligación de cumplir este requisito; pero cuando se trata de una persona natural que tiene la expectativa de una explotación económica cuya actividad todavía no ha definido ni consolidado, no es susceptible esa exigencia. Tampoco hay lugar a la exigencia del RUT en la medida que no se efectúa ningún pago por cuenta o cargo del municipio. Como quiera que el contrato se encuentra vigente todavía no hay lugar al acta de terminación. Igualmente adjunto documentos soporte presentados por el Almacén General del Municipio.




VALOR: $3.000.000


ARRENDATARIO: MARTA INÉS CORTES GIRALDO


OBSERVACION No.13.

Dentro de la invitación de mínima cuantía se establece como requisito previo para realizar la contratación el certificado de inscripción en el registro mercantil, el cual no aporta la parte a contratar manifestando mediante oficio que cuando se le adjudicara el contrato procedía a la inscripción, sin embargo le fue adjudicado el mismo.







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Asimismo, no se adjunta el RUT por la parte interesada en la adjudicación del contrato, siendo exigidos estos requisitos para legalizar la contratación de arrendamiento del local por parte de la Alcaldía de Tunja. No se allegan acta de iniciación del contrato, acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción y no se encuentra publicada en Colombia Compra Eficiente. De no ser aclarada la observación, conllevarán a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario.





VALOR: $1.560.000








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ARRENDATARIO: CARMEN HERLINDA PEÑA ROBLES


OBSERVACION No.14.

Dentro de la invitación de mínima cuantía se establece como requisito previo para realizar la contratación el certificado de inscripción en el registro mercantil, el cual no aporta la parte a contratar manifestando mediante oficio que cuando se le adjudicara el contrato procedía a la inscripción, sin embargo le fue adjudicado el mismo. Asimismo, no se adjunta el RUT por la parte interesada en la adjudicación del contrato, siendo exigidos estos requisitos para legalizar la contratación de arrendamiento del local por parte de la Alcaldía de Tunja. No se allegan acta de iniciación del contrato, acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción y no se encuentra publicada en Colombia Compra Eficiente. De no ser aclarada la observación, conllevarán a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario.








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VALOR: $1.200.000


ARRENDATARIO: JAVIER ORLANDO SÁENZ PÁEZ


OBSERVACION No. 15.

No se adjunta el RUT por la parte interesada en la adjudicación del contrato, siendo exigidos estos requisitos para legalizar la contratación de arrendamiento del local por parte de la Alcaldía de Tunja. No se allegan acta de iniciación del contrato, acta de terminación, liquidación ni recibí a satisfacción y no se encuentra publicada en Colombia Compra Eficiente. De no ser aclaradas las observaciones, conllevarán a establecerse como presuntos hallazgos administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: se aclara que no hay lugar a la existencia del RUT en la medida que no se efectúa ningún pago por cuenta o a cargo del Municipio. Como quiera que el contrato se encuentra vigente todavía no hay lugar al acta de terminación. Igualmente adjunto documentos soporte presentados por el Almacén General del Municipio.


5. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DEL EDIFICIO MUNICIPAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA.

Al realizar la auditoria a los contratos de arrendamiento suscritos por la Alcaldía Mayor de Tunja vigentes para el año 2013, se pudo evidenciar la falta de







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supervisión en cada uno de éstos, toda vez que al parecer los encargados de la supervisión iniciaron sus obligaciones cuando el ente de control los requirió. Los deberes de los supervisores encuentran su sustento legal en la Ley 1474 de 2011, específicamente en los artículos 83 supervisión e interventoría contractual y 84 facultades y deberes de los supervisores y los interventores y la omisión a las

mismas se encuentran tipificadas en el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de

2000 el cual reza: “No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento”. (Subrayado fuera del texto)

Observación No.16.

El presunto incumplimiento de las obligaciones de los supervisores a los contratos de arrendamiento, conlleva a que se presente una observación administrativa con alcance disciplinario.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: observación 16 y 17

N° 011 de 2003 (supervisión Secretaria de Gobierno).


N° 734 de 2011 (La Gran Vía) existen soportes de pago, copia de contrato, que serán adjuntados a este oficio.

N° 288 de 2011 (Puerta de Alkala) soportes de pago ya anexados, según oficio S.A 0952 de 23 de abril de 2014 y están en cabeza de la Secretaria Administrativa.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta que lo contestado por la Administración Municipal de Tunja no aclara ni controvierte lo encontrado por el ente de control y además se logra verificar que los supervisores iniciaron sus obligaciones cuando el ente de control los requirió, teniendo en cuenta las fechas de los oficios que enviaron a los arrendatarios se mantiene el hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

En desarrollo de la auditoria a los contratos de arrendamiento No. 011 de 2003, 734 de 2011, contrato de cesión No. 01 de 2003, 288 de 2010 del Edificio Municipal, se pudo evidenciar que se presenta desorden en la Administración Municipal de Tunja al no encontrarse soporte alguno de los contratos, lo que podría conllevar a un posible detrimento patrimonial, toda vez que al no existir facturas o recibos no se pueden verificar los pagos realizados por el contratista (arrendatario).



http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0734_2002_pr001.html#48





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Del mismo modo, al no ser entregada información alguna respecto de los contratos en mención al ente de control, se presentó retraso en el desarrollo de la auditoria, toda vez que se tuvo que requerir a los contratistas y verificar cada uno de los recibos que expide la Secretaria de Hacienda Municipal desde el año 2010 hasta la actualidad para verificar el cumplimiento del desarrollo de los mismos, debido a que la Administración no cuenta con una base datos que permita verificar el pago de los cánones de arriendo de los contratos en mención. Esta conducta se encuentra tipificada en el Código Único Disciplinario, en su artículo 34 numeral 5 el cual reza: “Deberes. Son deberes de todo servidor público: “numeral 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

OBSERVACIÓN No. 17.

La ausencia de documentos referentes a los contratos de arrendamiento No. 011 de 2003, 734 de 2011, contrato de cesión No. 01 de 2003, 288 de 2010 del Edificio Municipal, tales como contrato, facturas, recibos y soportes conlleva al presunto incumplimiento de las obligaciones encomendadas a los servidores públicos que administran o manejan bienes o recursos del estado, para el caso en concreto estaría el Alcalde Mayor de la ciudad de Tunja y la Almacenista General, esta última teniendo como función esencial del empleo consagrada en el manual de funciones de la Alcaldía Mayor de Tunja. Asimismo, por entorpecer el proceso auditor al no suministrar la totalidad de la información solicitada en oficio No. A.F. 0091 del 29 de enero de 2014 y ratificada con oficio AF-0198 de fecha 18 de febrero de 2014, se procederá a dar aplicación al artículo 101 del de la ley 42 de 1993 el cual faculta a los contralores para imponer sanciones a los servidores públicos que: “…no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas…” De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y sancionatorio.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: observación 16 y 17



N° 734 de 2011 (La Gran Vía) existen soportes de pago, copia de contrato, que serán adjuntados a este oficio.







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N° 288 de 2011 (Puerta de Alkala) soportes de pago ya anexados, según oficio S.A 0952 de 23 de abril de 2014 y están en cabeza de la Secretaria Administrativa.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta que los documentos adjuntos allegados por la Almacenista General no se encuentran completos y se puede constatar por las fechas de los oficios enviados a los arrendatarios que sólo hasta que el ente de control inicio el proceso auditor del tema en mención se empezaron a ejercer las obligaciones propias del cargo e igualmente el retraso producto del desorden de la documentación de los contratos conllevaron al entorpecimiento en el ejercicio del control fiscal. Conlleva lo anterior a que se mantenga el hallazgo administrativo con alcance disciplinario y sancionatorio.


OBJETO: ARRENDAMIENTO DEL LOCAL UBICADO EN LA CALLE 19 No. 9 -57, BAJOS DEL EDIFICIO MUNICIPAL (TABORÉ)

VALOR: $15.000.000.


ARRENDATARIO: Álvaro Eduardo Godoy Pinzón

SUPERVISOR: ELINA ULLOA SAENZ (SECRETARIA DE GOBIERNO)

DURACIÓN: 2 AÑOS

Se solicitó información sobre el contrato a la Alcaldía Mayor de Tunja en repetidas ocasiones pero esta información no fue allegada, razón por la cual se ofició al contratista Álvaro Eduardo Godoy Pinzón, quien suministró el contrato de arrendamiento y las facturas correspondientes a los años 2003 al 2013, las cuales fueron cotejadas con los recibos expedidos por la Secretaria de Hacienda del Municipio de Tunja.


El grupo auditor realizó el estudio de los pagos de arrendamiento desde la suscripción del contrato y se evidenció que desde la fecha de suscripción no se pactó incremento alguno y éste se ha venido prorrogando desde el año 2005, pudiéndose causar un presunto detrimento patrimonial teniendo en cuenta que año a año el bien adquiere valorización pero no está siendo tenida en cuenta por parte de la Administración Municipal de Tunja al momento de fijar el canon de arrendamiento sin incremento anual, el cual ha podido ser estipulado unilateralmente antes de darse la prórroga del contrato. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario.







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RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: sobre el particular, es pertinente indicar que el control tanto administrativo como financiero que ejerce la figura de la supervisión sobre un contrato determinado, está limitada por lo pactado en el mismo, es decir, para el caso que nos ocupa, ante la falta de estipulación sobre el incremento en el canon de arrendamiento desde el mismo de la suscripción del contrato, no le es permitido al Municipio de Tunja, regular lo concerniente por vía del ejercicio de la supervisión. Así las cosas, la suscrita procederá de manera concomitante a la presentación de esta réplica, a oficiar a la Secretaria de Contratación Licitaciones y Suministros de la Alcaldía Mayor de Tunja, para que efectúe los trámites pertinentes a efectos de modificar el contrato No. 011 de 2003 con miras a incluir dentro del clausulado correspondiente, lo concerniente al incremento del canon de arrendamiento.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta lo expuesto por la Supervisora del contrato en mención se procede a levantar el alcance disciplinario de la observación, pero se mantiene el hallazgo administrativo para que lo propuesto por la misma sea llevado a cabo y por ende tenido en cuenta dentro del plan de mejoramiento.

5.2. CONTRATO No. 734 de 2011.

OBJETO: ARRENDAMIENTO DEL LOCAL UBICADO EN LA CALLE 19 No. 9 -69, EDIFICIO MUNICIPAL (LA GRAN VÍA).

VALOR: $2.300.000 mensual


ARRENDATARIO: LUISA FERNANDA CASTELBLANCO ROJAS

SUPERVISOR: MARLEN LARROTA IZARIZA (ALMACENISTA GENERAL)

DURACIÓN: 5 AÑOS

Se solicitó información sobre el contrato a la Alcaldía de Tunja en repetidas ocasiones pero esta información no fue allegada, razón por la cual se ofició a la contratista Luisa Fernanda Castelblanco Rojas, quien suministró el contrato de arrendamiento y las facturas correspondientes del año 2012, las cuales fueron cotejadas con los recibos expedidos por la Secretaria de Hacienda del Municipio de Tunja, encontrándose las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN No. 19. Revisadas las facturas correspondientes al contrato, se pudo verificar que para el año 2012 la arrendataria pagó el valor total establecido en el contrato de arrendamiento para esa vigencia, pero no ocurrió lo mismo para el año 2013, en donde al no encontrarse recibos de pago se presenta un presunto detrimento patrimonial por la suma de $28,333,268 por el total de la vigencia; lo anterior se expone en el siguiente cuadro:







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VALOR QUE DEBIA SER PAGADO

AÑO 2011 2012 2013

IPC ANUAL 2.44%

VALOR INCREM $61,732.00

VALOR MENSUAL $ 2,530,000 $2,591,732.00

VALOR ANUAL $ - $ 30,360,000 $31,100,784.00

VALOR CANCELADO SEGÚN RECIBOS

AÑO 2011 2012 2013

VALOR MENSUAL $ 2,530,000 $ 2,767,516

VALOR ANUAL $ - $ 30,360,000 $ 2,767,516

DIREFENCIA $ - $28,333,268

De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: en cuanto a la observación realizada por la Contraloría Municipal al contrato de arrendamiento N° 734 de 2011, es preciso aclarar que esta dependencia cuenta con copia del contrato, recibos de pago del canon de arrendamiento y diferentes oficios solicitándole al arrendatario allegar a esta oficina los respectivos pagos pendientes del canon de arrendamiento, asimismo se ofició al arrendatario hacer entrega del inmueble.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: los recibos de pago adjuntos en la réplica al informe son los mismos con los que cuenta el ente de control, razón por la cual se sigue presentando el detrimento patrimonial por el canon de arrendamiento dejado de cancelar en la vigencia 2013 por la arrendataria, como se puede verificar con los oficios que fueron enviados al arrendatario después de que se inició por la auditoria por parte de este ente de control, pero en los mismos no se evidencian las actuaciones que ejerza la administración municipal para recuperar el valor de los cánones dejados de percibir, razón por la cual se presenta un detrimento patrimonial por la suma de $28,333,268, el valor se toma del valor estipulado en el contrato con el incremento, menos la factura cancelada en el mes de enero de 2013. Por lo anteriormente expuesto se configura el hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal.







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5.3. CONTRATO DE CESIÓN No. 001 AL CONTRATO No. 024 de 2003.

OBJETO: CESIÓN CONTRATO DE ARRENDAMIENTO No. 024 DE 2003, ARRENDAMIENTO DEL TEATRO SUAREZ RENDÓN, CON LOS BIENES QUE LO CONFORMA, UBICADA EN EL EDIFICIO MUNICIPAL.

VALOR: $1.200.000 mensual


CEDENTE JORGE ENRIQUE ALARCON VILLAR

CESIONARIO: LUISA MARGARITA ARDILA ALMEYDA


FECHA SUSCRIPCION: 26 DE ENERO DE 2006

Se solicitó información sobre el contrato a la Alcaldía de Tunja en repetidas ocasiones pero esta información no fue allegada, razón por la cual se ofició a la cesionaria Luisa Margarita Ardila Almeyda, quien suministró solamente el contrato de cesión y las facturas correspondientes a los años 2012 y 2013, las cuales fueron cotejadas con los recibos expedidos por la Secretaria de Hacienda del Municipio de Tunja.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: respetuosamente me permito comunicar al ente fiscalizador que en atención al requerimiento efectuado mediante oficio A.F 0387 del pasado 14 de marzo por medio del cual, solicita el suministro de información relacionada con los contratos de arrendamiento suscritos entre el Municipio de Tunja y Luisa Margarita Ardila Almeyda y otros, la suscrita funcionaria supervisora mediante comunicación SG No. 0460/R 0665 del 25 de marzo procedió a suministrar la información, entre la que se cuenta el estado financiero de la cesión 001 del contrato 024 de 2003; aclara también en la referida comunicación que, las funciones de supervisión de los contratos de arrendamiento que observa el ente fiscalizador, fueron conocidas por este despacho justamente con ocasión de la radicación del oficio A.F 0387, pues como se observa, la asignación de la supervisión fue notificada personalmente a la persona natural que para el momento de la suscripción de los mismos fungía como Secretario (a) de Gobierno y ni de dicha asignación ni menos aún de las actuaciones que desplegaran en ejercicio de esta vigilancia, se halló evidencia documental alguna cuando se recibió el cargo.

DECISION DE LA CONTRALORIA: es claro para el ente de control que el ejercicio de supervisión no fue realizado sino hasta que éste inició la auditoria, y como consecuencia de ello se presentaron retrasos en la entrega de la información, desordenes y demás vicisitudes que trajeron consigo el ejercicio del proceso auditor.







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Según oficio S.C.L.S. 0085 allegado por la Alcaldía Mayor de Tunja al ente de control el 26 de marzo de 2014, se da a conocer que el pasado 12 de febrero la Administración Municipal de Tunja, notificó a la arrendataria Luisa Margarita Ardila Almeyda la restitución del inmueble objeto del presente contrato de arrendamiento, para el funcionamiento de las dependencias de la Alcaldía Mayor de Tunja; otorgando un plazo de un mes para hacer efectiva la entrega del local, sin embargo el mismo no ha sido entregado.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: tal y como se observa la contraloría Municipal de Tunja, el Municipio, una vez vencido el plazo pactado para la ejecución del contrato de arrendamiento 024 de 2003, llevó a cabo los trámites y las gestiones pertinentes, tendientes a obtener la restitución del inmueble arrendado, no obstante, y pese a los requerimientos, no se obtuvo respuesta favorable por parte de la arrendataria, por lo cual, la entidad territorial presentó solicitud de conciliación prejudicial ante la Procuraduría 69, con miras a agotar el requisito de procedibilidad para acudir a la jurisdicción contencioso administrativa.

DECISION DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta lo expuesto por la Administración Municipal, el ente de control espera y seguirá pendiente de que se sigan las actuaciones tendientes a cumplir con la restitución del inmueble como el ente territorial menciona.

5.4. CONTRATO No. 288 de 2010.

OBJETO: ARRENDAMIENTO DEL LOCAL UBICADO EN LA CALE 19 No. 9-87 EDIFICIO MUNICIPAL DE TUNJA (LA PUERTA DE ALCALA)

VALOR: $1.840.000 MAS IVA MENSUAL


ARRENDATARIO: LUDUIN FERNANDO LOPEZ RIVERA

SUPERVISOR: LINA CECILIA CHIQUILLO ORTIZ (SECRETARIA ADMINISTRATIVA)

DURACIÓN: CINCO AÑOS

FECHA SUSCRIPCION: 10 DE AGOSTO DE 2010

Se solicitó información sobre el contrato a la Alcaldía de Tunja en repetidas ocasiones pero esta información no fue allegada, razón por la cual se ofició al contratista Luduin Fernando López Rivera, quien suministró el contrato de arrendamiento y las facturas correspondientes a los años 2010, 2011, 2012 y 2013, las cuales fueron cotejadas con los recibos expedidos por la Secretaria de Hacienda del Municipio de Tunja, encontrándose las siguientes observaciones:

En desarrollo de la Auditoria de los contratos de arrendamiento No. 002 de 2007, 001 de 2007, 017 de 2003, contrato modificatorio No. 01 al contrato No. 01







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de 1993, 016 de 2003 y los 51 contratos del Centro Comercial Champion, se pudo evidenciar que se presenta desorden, al no encontrarse soporte alguno de los pagos de los cánones de arrendamiento, lo que podría conllevar a un posible detrimento patrimonial, toda vez que al no existir facturas o recibos no se pueden verificar los pagos realizados por el contratista. Del mismo modo se presentó retraso en el desarrollo de la auditoria, toda vez que se tuvo que requerir a los contratistas y verificar cada uno de los recibos que expide la Secretaria de Hacienda Municipal de Tunja desde el año 2010 hasta la actualidad para verificar el cumplimiento del desarrollo de los mismos. Esta conducta se encuentra tipificada en el Código Único Disciplinario, en su artículo 34 numeral 5 el cual reza: “Deberes. Son deberes de todo servidor público: “numeral 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.


La ausencia de documentos referentes al contrato de arrendamiento No. 288 de 2010, tales como contrato, facturas, recibos y soportes conlleva al presunto incumplimiento de las obligaciones encomendadas a los servidores públicos que administran o manejan bienes o recursos del estado para el caso en concreto estaría el Alcalde Mayor de la ciudad de Tunja y la Almacenista General, esta última teniendo como función esencial del empleo consagrada en el manual de funciones de la Alcaldía Mayor de Tunja. Asimismo, por entorpecer el proceso auditor al no suministrar la totalidad de la información solicitada en oficio No. A.F. 0091 del 29 de enero de 2014 y ratificada con oficio AF-0198 de fecha 18 de febrero de 2014, se procederá a dar aplicación al artículo 101 del de la ley 42 de 1993, el cual faculta a los contralores para imponer sanciones a los servidores públicos que: “…no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas…” De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y sancionatorio.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN: en cuanto a la observación realizada por la Contraloría Municipal al contrato de arrendamiento No. 288 de 10 de agosto de 2010, Café la Puerta de Alcalá, arrendatario Luduin Fernando López Rivera, es preciso aclarar que en esta dependencia se cuenta con copia del contrato, recibos de pago del canon de arrendamiento y servicio de energía allegados por







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el arrendatario, así mismo se cuenta con oficios de requerimiento realizados por la supervisora al arrendatario, y oficios dirigidos a la Secretaria de Contratación y Secretaría Jurídica del municipio informando sobre el incumplimiento de las obligaciones del arrendatario. Igualmente dichos reportes se encuentran en la carpeta original que reposa en la Secretaria de Contratación. Se adjunta en sesenta y cuatro (64) folios copia de los soportes antes enunciados.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta que los documentos adjuntos allegados por la supervisora del contrato no se encuentran completos y se puede constatar por las fechas de los oficios enviados a los arrendatarios que sólo hasta que el ente de control inicio el proceso auditor del tema en mención se empezaron a ejercer las obligaciones propias del cargo e igualmente el retraso producto del desorden de la documentación de los contratos conllevaron al entorpecimiento en el ejercicio del control fiscal. Conlleva lo anterior a que se mantenga el hallazgo administrativo con alcance disciplinario y sancionatorio.


OBJETO: ARRENDAMIENTO DEL LOCAL UBICADO EN LA CALLE 19 No. 9-79 DEL EDIFICIO MUNICIPAL (MODAS CLAUDIA)

VALOR: $1.500.000 MENSUAL


ARRENDATARIO: ANA CECILIA JIMENEZ DE BOCAREJO

SUPERVISOR: GLADYS MARLEN LARROTA IZARIZA (ALMACENISTA GENERAL)

DURACIÓN: CUATRO AÑOS


Se solicitó información del contrato a la Alcaldía Mayor de Tunja, se allegó carpeta del mismo sin soportes de pago de facturas o recibos de pago de canon de arrendamiento; el grupo auditor solicitó a la Secretaría de Hacienda los recibos de pago respectivos a los años 2010, 2011, 2012 y 2013. OBSERVACIÓN No. 21. Revisadas las facturas correspondientes al contrato se pudo verificar que para los años 2010 y 2011 la arrendataria adeuda la suma de $7.289.165, debido a que no se incrementó el valor total correspondiente al IPC tal como se especifica en el contrato; además la arrendataria no pagó los meses de enero, marzo, mayo, septiembre y octubre de 2011; sin embargo en los años 2012 y 2013 se encuentra un valor por encima de lo que la arrendataria debía haber equivalente a $345.339; obteniendo así un presunto detrimento patrimonial de $6.943.826 por la vigencia 2011; lo anterior se expone en el siguiente cuadro:

DEBER SER







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De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: dentro del contrato de arrendamiento No. 002 celebrado el 19 de enero de 2007, arrendataria Cecilia Jiménez, local “Modas Claudia”, se observa que se ha realizado incremento del IPC al canon de arrendamiento año a año, tal incremento se encuentra especificado en los recibos de pago presentados por la arrendataria, asimismo en dichos recibos se encuentra discriminado el valor correspondiente al canon de arrendamiento y al IVA. También se evidencia que la arrendataria realizó el pago del canon de arrendamiento de los meses de enero, mayo, septiembre y octubre de 2011, en el mes de marzo de 2011 canceló el valor del ajuste del canon de arrendamiento con el IPC correspondiente, adjuntamos diez (10) folios que soportan lo anteriormente expuesto.

DECISION DE LA CONTRALORIA: revisando los soportes allegados por la supervisora del contrato objeto de estudio, se pudo verificar el cumplimiento en el pago de los cánones de arriendo de los meses enero, mayo, septiembre y octubre de 2011 con sus respectivos incrementos, pero no se allegó el recibo de pago del mes de marzo solo se allego el pago del incremento, por lo cual se presenta un hallazgo fiscal por la suma de $1.426.492.13; valor tomado del canon dejado de percibir menos el incremento que si se canceló y valor adicional que canceló en los años 2012 y 2013.

AÑO 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

IPC ANUAL 4.48% 5.69% 7.67% 2% 3.17% 3.73% 2.44%

VALOR INCREM $ - $ 85,350.00 $ 121,596.35 $ 34,138.93 $ 55,192.40 $ 67,001.16 $ 45,464.00

VALOR MENSUAL $1,500,000.00 $1,585,350.00 $ 1,706,946.35 $1,741,085.27 $1,796,277.68 $ 1,863,278.83 $ 1,908,742.84

VALOR ANUAL $18,000,000.00

$19,024,200.00

$20,483,356.14

$20,893,023.26

$21,555,332.10 $22,359,345.99

$22,904,914.03

VALOR PAGADO SEGÚN RECIBOS

VALOR MENSUAL $ - $ - $ - $ 1,740,585.00 $1,788,500.00 $ 1,865,600.00 $ 1,935,200.00

VALOR ANUAL $ - $ - $ - $20,887,020.00

$14,272,170.00 $22,387,200.00

$23,222,400.00

DIFERENCIA $ 6,003.26 $ 7,283,162.10 $ (27,854.01) $ (317,485.97)

DIFERENCIA TOTAL $ 6,943,825.38







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Por lo anteriormente expuesto se presenta un hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal.

Según oficio S.C.L.S. 0087 allegado por la Alcaldía Mayor de Tunja al ente de control el 26 de marzo de 2014 se da a conocer que el pasado 12 de febrero del año en curso la Administración Municipal de Tunja notificó a la arrendataria Ana Cecilia Jiménez de Bocarejo, la restitución del inmueble objeto del presente contrato de arrendamiento, para el funcionamiento de las dependencias de la Alcaldía Mayor de Tunja; otorgando un plazo de un mes para hacer efectiva la entrega del local, sin embargo el mismo no ha sido entregado. 5.6. CONTRATO No. 001 de 2007.

OBJETO: ARRENDAMIENTO DEL LOCAL UBICADO EN LA CARRERA 10 No. 18-98 DEL EDIFICIO MUNICIPAL (FOTO JAPON)



ARRENDATARIO: ESTUDIOS DE VENECIA LTDA

SUPERVISOR: GLADYS MARLEN LARROTA IZARIZA (ALMACENISTA GENERAL)

DURACIÓN: UN AÑO


Se solicitó información del contrato a la Alcaldía municipal de Tunja, se allegó carpeta del mismo sin soportes de pago de facturas o recibos de pago de canon de arrendamiento; el grupo auditor solicitó a la Secretaría de Hacienda los recibos de pago respectivos a los años 2010, 2011, 2012 y 2013. OBSERVACIÓN No. 22. Revisando las facturas correspondientes al contrato en mención se pudo verificar que no se incrementó el canon de arrendamiento durante el año 2012; asimismo se pudo evidenciar que el arrendatario no pagó algunos cánones de arrendamiento toda vez que al sumar los recibos expedidos por la Secretaria de Hacienda del Municipio de Tunja, éstos no coinciden con el valor que efectivamente se debía pagar para las vigencias 2010, 2011, 2012, 2013, como se puede observar en el cuadro que se relaciona a continuación:

AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

VALOR CANON MENSUAL SEGÚN RECIBOS $ 3,250,025 $ 3,357,279 $ 3,357,280 $ 3,562,986







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VALOR TOTAL ANUAL CANCELADO $ 32,436,524 $ 30,122,733 $ 6,714,560 $ 24,940,902

VALOR TOTAL ANUAL QUE DEBIA SER CANCELADO $ 39,000,300 $ 40,287,348 $ 40,287,360 $ 42,755,832

DIFERENCIA $ 6,563,776 $ 10,164,615 $ 33,572,800 $ 17,814,930

DIFERENCIA TOTAL $ 68,116,121

De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal por la diferencia total en las vigencias auditadas, esto es la suma de $68.116.121.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: Contrato de arrendamiento No. 019 celebrado el 17 de enero de 2007, arrendataria Margarita Duque Román, local estudios Venecia (Foto Japón), se requirió a la arrendataria mediante oficio S.A 0836 del 26 de marzo de 2014, para que allegara copia de los soportes de pago de canon de arrendamiento y servicios públicos domiciliarios de los cuales la arrendataria solo allego copia del pago de canon de arrendamiento de los meses de julio de 2013 a marzo de 2014 y copia de los recibos de pago de servicios públicos domiciliarios del mes de marzo de 2014, de los cuales anexo copia en veinticinco (25) folios.

DECISION DE LA CONTRALORIA: el ente auditor revisó las facturas correspondientes a los meses de julio a diciembre de 2013 adjuntas en la réplica dada por la Administración Municipal, consolidándose un valor total por los seis meses de $21.377.916; pero debido a que no se adjuntaron los demás recibos de pago del canon de arrendamiento de las vigencias 2010, 2011 y 2012, se consolida un detrimento patrimonial por la suma de $46’738.205. Por lo anteriormente expuesto se consolida en hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal.


OBJETO: ARRENDAMIENTO DEL LOCAL COMERCIAL UBICADO EN LA CALLE 19 No. 9-81 EDIFICIO MUNICIPAL TUNJA (DROGUERIA ALFA)

VALOR: $642.000 MENSUAL


ARRENDATARIO: LUIS ALEJANDRO GARZÓN


DURACIÓN: TRES AÑOS







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FECHA SUSCRIPCION: 29 DE SEPTIEMBRE DE 2003

OTROSI ACLARATORIO:

PRÓRROGA DE TRES AÑOS MÁS A PARTIR DEL 19 DE JULIO DE 2006.

Se solicitó información del contrato a la Alcaldía municipal de Tunja, se allegó carpeta del mismo sin soportes de pago de facturas o recibos de pago de canon de arrendamiento; el grupo auditor solicitó a la Secretaría de Hacienda los recibos de pago respectivos a los años 2010, 2011, 2012 y 2013.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: la suscrita funcionaria supervisora mediante comunicación SG. No. 0460/R 0665 del 25 de marzo procedió a suministrar la información disponible, entre la que se cuenta el estado financiero del contrato 017 de 2003; aclara también en la referida comunicación que, las funciones de supervisión de los contratos de arrendamiento que observa el ente fiscalizador, fueron conocidas por este despacho justamente con ocasión de la radicación del oficio A.F 0387, pues como se observa, la asignación de la supervisión fue notificada personalmente a la persona natural que para el momento de la suscripción de los mismos fungía como Secretario de Gobierno y no de dicha asignación ni menos aún de las actuaciones que desplegaran en ejercicio de esta vigilancia, se halló evidencia documental alguna cuando se recibió el cargo. No obstante, adjunto a esta comunicación se aporta para examen de la Contraloría, los recibos de pago correspondientes a las anualidades 2010, 2011, 2012 y 2013, documentos obtenidos por gestión de esta sectorial.


OBSERVACIÓN No. 23. Revisando las facturas correspondientes al contrato en mención se pudo verificar que no se incrementó el canon de arrendamiento durante el año 2012; asimismo se pudo evidenciar que el arrendatario no pagó algunos cánones de arrendamiento toda vez que al sumar los recibos expedidos por la Secretaria de Hacienda del Municipio de Tunja, éstos no coinciden con el valor que efectivamente se debía pagar para las vigencias 2010, 2011, 2012, 2013, como se puede observar en el cuadro que se relaciona a continuación:

AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

CANON MENSUAL SEGÚN RECIBOS $955,900 $ 985,000 $ 1,116,060 $ 1,213,000







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VALOR PAGADO SEGÚN RECIBOS $ 10,514,900 $ 8,865,000 $ 13,392,720 $ 13,343,000

VALOR QUE SE DEBÍA PAGAR CON BASE EN LA LIQUIDACIÓN DE LOS RECIBOS $ 11,470,800 $ 11,820,000 $ 13,392,720 $ 14,556,000

DIFERENCIA $ 955,900 $2,955,000 $ - $1,213,000



RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: conforme con el ejercicio financiero efectuado por la Contraloría Municipal de Tunja en desarrollo de la Auditoría, la suscrita funcionaria supervisora, previo requerimiento efectuado al contratista, pudo establecer que:

1. De conformidad con lo estipulado en la cláusula Tercera del contrato 017 de 2003, el valor del contrato en referencia tiene como valor de canon de arrendamiento, para el primer año: siete millones setecientos cuatro mil pesos m/cte incluido IVA; el valor del arrendamiento mensual es de seiscientos cuarenta y dos mil pesos ($642.000) para el segundo y el tercer año, sobre este valor se harán los incrementos que la ley estipule tanto como para el canon de arrendamiento como para el IVA.

2. Efectuado el ajuste del canon de arrendamiento año a año de conformidad con el índice de precios al consumidor, se obtiene que para el año 2012, el contratista debía pagar la suma de un millón catorce mil seiscientos pesos ($1.014.060.00). por concepto de canon y por concepto de impuesto de valor agregado, la suma de ciento un mil cuatrocientos sesenta pesos ($101.460.00), es decir, para la vigencia 2012, el contratista, como bien lo observa la contraloría Municipal de Tunja, debía cancelar la suma de un millón ciento dieciséis mil sesenta pesos ($1.116.060.00)

3. El contratista, de conformidad con los recibos de pago aportados cumplió cabalmente con la obligación de pagar el canon de arrendamiento en el monto antes establecido para la vigencia 2012, cumplimiento que se acredita con la copia simple de los recibos de pago que se aportan a esta comunicación.







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4. El contratista, de conformidad con los recibos de pago que se aportan a esta respuesta ha dado cumplimiento a la obligación del pago de canon de arrendamiento en la oportunidad y el monto establecido.

5. Finalmente, en lo que respecta a la restitución, a la fecha en la fecha en la que se emite esta comunicación, la Secretaría Jurídica de la Alcaldía Mayor de Tunja, adelanta las acciones judiciales pertinentes para obtener la entrega del mismo.

DECISION DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta que fueron allegados la totalidad de los recibos del pago del canon de arrendamiento del contrato en mención de las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013, se procede a levantar la observación administrativa con alcance disciplinario y fiscal.

Según oficio S.C.L.S. 0088 allegado por la Alcaldía Mayor de Tunja al ente de control el 26 de marzo de 2014 se da a conocer que el pasado 12 de febrero del año en curso la Administración Municipal de Tunja notificó al arrendatario Luis Alejandro Garzón la restitución del inmueble objeto del presente contrato de arrendamiento para el funcionamiento de las dependencias de la Alcaldía Mayor de Tunja; otorgando un plazo de un mes para hacer efectiva la entrega del local, sin embargo el mismo no ha sido entregado. 5.8. CONTRATO MODIFICATORIO No. 01 al CONTRATO No. 01 de 1993.

OBJETO: ARRENDAMIENTO OFICINA 409 UBICADA EN EL CUARTO PISO DEL EDIFICIO MUNICIPAL Y DE LA TOTALIDAD DE LOS PISOS QUINTO Y SEXTO DE LA CALLE 19 No. 9-95 DE TUNJA (CONTRALORIA GENERAL DE BOYACA)



ARRENDATARIO: CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ

SUPERVISOR: LINA CECILIA CHIQUILLO ORTIZ (SECRETARIA ADMINISTRATIVA)

DURACIÓN: UN AÑO

FECHA SUSCRIPCION: 30 DE ABRIL DE 2004

Se solicitó información del contrato a la Alcaldía municipal de Tunja, se allegó carpeta del mismo sin soportes de pago de facturas o recibos de pago de canon de arrendamiento; el grupo auditor solicitó a la Secretaría de Hacienda los recibos de pago respectivos a los años 2010, 2011, 2012 y 2013 y se evidenció que el arrendatario ha cumplido con los cánones pactados. 5.9. CONTRATO No. 016 de 2003







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OBJETO: ARRENDAMIENTO DEL LOCAL COMERCIAL UBICADO EN LA CARRERA 10 No. 18-90 EDIFICIO MUNICIPAL DE TUNJA (DROGUERIA MADRID)

VALOR: $695.500 MENSUAL


ARRENDATARIO: SARA MORENO REY


DURACIÓN: TRES AÑOS

FECHA SUSCRIPCION: 29 SEPTIEMBRE DE 2003

Se solicitó información del contrato a la Alcaldía Mayor de Tunja, se allegó carpeta del mismo sin soportes de pago de facturas o recibos de pago de canon de arrendamiento; el grupo auditor solicitó a la Secretaría de Hacienda los recibos de pago respectivos a los años 2010, 2011, 2012 y 2013.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: la suscrita funcionaria supervisora mediante comunicación SG. No. 0460/R 0665 del 25 de marzo procedió a suministrar la información disponible, entre la que se cuenta el estado financiero del contrato 017 de 2003; aclara también en la referida comunicación que, las funciones de supervisión de los contratos de arrendamiento que observa el ente fiscalizador, fueron conocidas por este despacho justamente con ocasión de la radicación del oficio A.F 0387, pues como se observa, la asignación de la supervisión fue notificada personalmente a la persona natural que para el momento de la suscripción de los mismos fungía como Secretario de Gobierno y no de dicha asignación ni menos aún de las actuaciones que desplegaran en ejercicio de esta vigilancia, se halló evidencia documental alguna cuando se recibió el cargo. No obstante, adjunto a esta comunicación se aporta para examen de la Contraloría, los recibos de pago correspondientes a las anualidades 2010, 2011, 2012 y 2013, documentos obtenidos por gestión de esta sectorial.


OBSERVACIÓN No. 24. Revisadas las facturas correspondientes al contrato se pudo verificar que la arrendataria pago la totalidad de los cánones de arrendamiento del año 2010, pero en los año 2011, 2012 y 2013 adeuda la suma de $6.602.000 según recibos expedidos por la Secretaria de Hacienda del Municipio de Tunja, lo anterior se expone en el siguiente cuadro:

AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013







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CANON MENSUAL SEGÚN RECIBOS $ 1,021,900 $ 1,053,000 $ 1,085,000 $ 1,179,000

VALOR PAGADO SEGÚN RECIBOS $12,262,800 $ 9,477,000 $11,935,000 $ 11,790,000

VALOR QUE SE DEBÍA PAGAR CON BASE EN LA LIQUIDACIÓN DE LOS RECIBOS $ 12,262,800 $ 12,636,000 $ 13,020,000 $ 14,148,000

DIFERENCIA $ - $ 3,159,000 $ 1,085,000 $ 2,358,000



RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: con el propósito de desvirtuar la observación presentada por la Contraloría Municipal de Tunja, adjunto a la presente me permito remitir la totalidad de los recibos cancelados por la contratista por concepto de canon de arrendamiento durante las vigencias 2011, 2012 y 2013.

DECISION DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta que fueron allegados la totalidad de los recibos del pago del canon de arrendamiento del contrato en mención de las vigencias 2011, 2012 y 2013, se procede a levantar la observación administrativa con alcance disciplinario y fiscal.

Según oficio S.C.L.S. 0090 allegado por la Alcaldía Mayor de Tunja al ente de control el 26 de marzo de 2014 se da a conocer que el pasado 12 de febrero del año en curso la Administración Municipal de Tunja notificó a la arrendataria Sara Moreno Rey, la restitución del inmueble objeto del presente contrato de arrendamiento para el funcionamiento de las dependencias de la Alcaldía Mayor de Tunja; otorgando un plazo de un mes para hacer efectiva la entrega del local, sin embargo el mismo no ha sido entregado. 5.10. CONTRATO GELATTO MIO

OBJETO: VALOR:


ARRENDATARIO:







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SUPERVISOR:

DURACIÓN:

FECHA SUSCRIPCION:

Teniendo en cuenta que la Alcaldía Mayor de Tunja no allegó información alguna respecto del contrato en mención y además fue requerido el contratista en dos ocasiones y solo allegó las facturas pero éstas no pudieron ser revisadas toda vez que el contrato nunca fue allegado, la Contraloría Municipal de Tunja dará aplicación a lo contemplado en el artículo 101 del de la ley 42 de 1993 el cual faculta a los contralores para imponer sanciones a los servidores públicos que: “…no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas…”. Respecto de la pérdida de los documentos y soportes del contrato en mención, presuntamente la Administración Municipal de Tunja incurrió en una falta disciplinaria contemplada en el Código Único Disciplinario art. 34 numeral 5, que establece: “Deberes. Son deberes de todo servidor público 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”. Observación No. 25. Siendo deber del contratista atender los requerimientos realizados por el ente de control y teniendo en cuenta que fue requerido en dos ocasiones y no allegó el contrato de arrendamiento solicitado, impidiéndose así el ejercicio del control fiscal, se dará aplicación a la Ley 1474 de 2011 artículo 114 parágrafo 2o. la cual reza: “La no atención de estos requerimientos genera las sanciones previstas en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993. En lo que a los particulares se refiere, la sanción se tasará entre cinco (5) y diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes”. De no ser aclarada la observación conllevara a establecerse en hallazgo administrativo con alcance sancionatorio.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: la Administración Municipal no se pronunció sobre la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA: se mantiene el hallazgo administrativo con alcance disciplinario y sancionatorio, toda vez que la Alcaldía de Tunja, no cuenta con los soportes del respectivo contrato lo cual impidió el ejercicio del control fiscal.

5.11. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO CENTRO COMERCIAL CHAMPION







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De acuerdo al oficio SG No. 0460 enviado por la Alcaldía Mayor de Tunja, radicado en la Contraloría de Tunja el día 26 de marzo de 2014, se pudo establecer la existencia de 51 contratos de arrendamiento del Centro Comercial Champion; la supervisora del contrato manifiesta que se está llevando a cabo un estudio profundo de los estados actuales de cada contrato para establecer si se renuevan o se determina la restitución de cada stand. De igual manera manifiesta a través del mismo oficio la realización en los últimos meses de una reunión entre la Secretaría de Gobierno y los vendedores ambulantes con el objeto de verificar pagos de arrendamiento por parte de los arrendatarios y la permanencia de los mismos en los locales arrendados, por posibles subarrendamientos o cesiones a terceros, entre otros.

Se evidencia un presunto detrimento patrimonial al no contar la Alcaldía Mayor de Tunja con soportes que permitan verificar el cumplimiento del pago de canon de arrendamiento por parte de los arrendatarios, de lo anterior se concluye que: Según información suministrada por la supervisora, algunos stand pagaron sumas de dineros correspondientes a cánones de arriendos por los años 2010, 2011 y 2012, como se evidencia en los siguientes cuadros:

Año 2010

No. Stand

No. Meses cancelados

valor cancelado

valor que debía ser cancelado

valor adeudado

6 6 $ 42,900 $ 81,000 $ 38,100

1 12 $ 85,800 $ 81,000 $ -

2 12 $ 85,800 $ 81,000 $ -

15 12 $ 85,500 $ 81,000 $ -

8 9 $ 145,710 $ 81,000 $ -

Año 2011

No. Stand

No. Meses cancelados

valor cancelado

valor que debía ser cancelado valor adeudado

22 3 $ 21,000 $ 90,000 $ 69,000

7 12 $ 85,800 $ 90,000 $ 4,200

41 12 $ 90,000 $ 90,000 0

5 4 $ 60,000 $ 90,000 $ 30,000

Año 2012







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No. Stand

No. Meses cancelados valor

valor que debía ser cancelado valor adeudado

11 12 $ 99,000 $ 99,000 $ -

31 12 $ 99,000 $ 99,000 $ -

38 12 $ 99,000 $ 99,000 $ -

46 5 $ 57,750 $ 99,000 $ 41,250

44 12 $ 99,000 $ 99,000 $ -

43 12 $ 99,000 $ 99,000 $ -

5 7 $ 109,000 $ 99,000 $ -

Para las vigencias 2013 y los meses de enero, febrero y marzo de 2014, según información enviada por la Alcaldía Mayor de Tunja, no se ha efectuado pago alguno por concepto de cánones de arriendo de los 51 locales ubicados en el Centro Comercial El Champion. OBSERVACIÓN No. 26. Teniendo en cuenta la relación de pagos efectuados por los arrendatarios se presenta una observación administrativa con alcance fiscal por la suma de $18.351.390 como valor total adeudado en las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013.

AÑO VALOR

ADEUDADO

2010 $ 3,764,100

2011 $ 4,333,200

2012 $ 4,397,250

2013 $ 5,856,840

TOTAL $ 18,351,390

De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance fiscal.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: con el propósito de disminuir el impacto fiscal ocasionado por la falta de pago de los cánones de arrendamiento del Centro Comercial Champion de la Ciudad de Tunja, la Secretaria de Gobierno, a través de la Coordinación del Espacio Público, suscribió el pasado 23 de abril Acta de Compromiso con 38 de 51 arrendatarios de los stand del referido comercio, con el propósito de obtener de estos últimos compromiso de presentar los recibos de pago de los arriendos correspondientes a la anualidad 2012, de la cual me permito adjuntar copia simple para su conocimiento. La fecha de verificación del precitado compromiso era 25 de abril del corriente, fecha en la







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cual se radicaron en esta dependencia recibos correspondientes a 18 stand, los cuales ascienden a la suma de un millón setecientos ochenta y dos mil pesos ($1.782.000.00). Agotado dicho procedimiento, se requerirá a los contratistas ausentes y aquellos de los cuales no se obtuvo respuesta favorable, para que en un término perentorio de cinco (5) días se allanen a efectuar los pagos correspondientes, so pena de dar inicio a los procesos de restitución de inmueble arrendado. De los resultados de este trámite, se informará oportunamente a la Contraloría Municipal de Tunja.

DECISION DE LA CONTRALORIA: teniendo en cuenta los documentos enviados en la réplica realizada al informe, la cuantía del hallazgo fiscal queda en la suma de $16’533.990 disminuyendo el valor de las facturas adjuntas por la Administración Municipal. Por lo anteriormente expuesto se presenta hallazgo administrativo con alcance fiscal.


OBJETO: Contrato de arrendamiento entre el Municipio de Tunja (en calidad de arrendador) y el señor José Raúl Gutiérrez identificado con C.C 6.760.100 expedida en Tunja (en calidad de arrendatario), sobre el local ubicado en el piso 4° del Edificio Municipal donde funciona la Alcaldía de Tunja, denominado cubículo No.1

VALOR: $99.692 mensual incluido iva


ARRENDATARIO: JOSÉ RAÚL GUTIÉRREZ

SUPERVISOR: Secretaria Administrativa

DURACIÓN: 3 años

FECHA SUSCRIPCION: 23 de junio de 2011

Revisando los soportes allegados por el contratista, teniendo en cuenta que la Alcaldía Mayor de Tunja solamente suministro el número de cafeterías que se encuentran en el edificio municipal, se pudo establecer que para las vigencias 2011 y 2012 el arrendatario adjunta los recibos de pago y verificando los mismos se encuentra que efectivamente pago lo correspondiente a esas vigencias con el incremento del 10% estipulado en el contrato, no ocurre lo mismo en la vigencia 2013, toda vez que aunque pagó los 12 meses correspondientes, no se realizó el incremento dispuesto por las partes, presentándose una observación administrativa con0 alcance fiscal por el valor dejado de percibir por el Municipio respecto del incremento pactado.







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Observación No. 27.

De acuerdo con el incremento del 10% que no se hizo efectivo para el año 2013 se tiene un presunto detrimento patrimonial por la suma de $131.592. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance fiscal.

RESPUESTA DE LA ADMINISTRACION: en atención a los contratos de arrendamiento N° 230 y 231 de 2011, correspondientes a los locales donde funcionan las cafeterías del 4 piso del edificio municipal, mediante oficio S.A 0789 del 18 de marzo de 2014, se informó a la Contraloría Municipal sobre el estado financiero y administrativo actual de dichos contratos en atención a requerimiento realizado mediante oficio A.F389 del 14 de marzo de 2014, del cual se adjunta copia en veintidós (22) folios.

DECISION DE LA CONTRALORIA: verificando los documentos entregados por el ente auditado se puede evidenciar que efectivamente para el año 2013 el arrendatario no canceló el incremento del 10% estipulado en el contrato con lo cual se presenta un detrimento patrimonial por la suma de $131.592. En consecuencia se configura hallazgo administrativo con alcance fiscal.


OBJETO: CONTRATO DE ARRENDAMIENTO ENTRE EL MUNICIPIO DE TUNJA (EN CALIDAD DE ARRENDADOR) Y LA SEÑORA OLGA IMIRIDA PRIETO CIPAMOCHA IDENTIFICADA CON C.C 40.012.198 EXPEDIDA EN TUNJA (EN CALIDAD DE ARRENDATARIA), SOBRE EL LOCAL UBICADO EN EL PISO 4° DEL EDIFICIO MUNICIPAL DONDE FUNCIONA LA ALCALDÍA DE TUNJA, DENOMINADO CUBÍCULO NO.2

VALOR: $99.692 mensual incluido iva


ARRENDATARIO: OLGA IMIRIDA PRIETO CIPAMOCHA

SUPERVISOR: Secretaria Administrativa

DURACIÓN: 3 años

FECHA SUSCRIPCION: 23 de junio de 2011

Revisando los documentos allegados por la contratista se pudo evidenciar que de acuerdo al valor estipulado dentro del contrato y los pagos efectivamente realizados conforme a los recibos de pago se evidencia que para el año 2012 la arrendataria pagó un valor adicional al estipulado de $38.424 y para la vigencia 2013 la suma adicional de $42.876.







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6. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS HALLAZGOS: (F: Fiscales, P: Penales, D: Disciplinarios, A: Administrativos, S: Sancionatorios)

No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

F P D A S

3.

CONTRATO No. 648 de 2013 Revisando el contrato y los soportes entregados por la Alcaldía Mayor de Tunja, se pudo establecer que si bien se logró verificar el pago de canon de arrendamiento establecido en el contrato, para la reubicación preventiva de familias, por cuanto sus viviendas generan riesgo; para el grupo auditor sigue siendo elevado el valor del mismo, ya que si bien, la Administración Municipal debe procurar por la protección y el bienestar de los ciudadanos, siempre debe conservar la austeridad en el gasto toda vez que son recursos públicos.

X

16.

El presunto incumplimiento de las obligaciones de los supervisores de los contratos de arrendamiento.

X X

17.

La ausencia de documentos referentes a los contratos de

arrendamiento No. 011 de 2003, 734 de 2011, contrato de cesión

No. 01 de 2003, 288 de 2010 del Edificio Municipal, tales como

contrato, facturas, recibos y soportes conlleva al presunto

incumplimiento de las obligaciones encomendadas a los

servidores públicos que administran o manejan bienes o

recursos del estado,

Asimismo, por entorpecer el proceso auditor al no suministrar la

totalidad de la información solicitada en oficio No. A.F. 0091 del

29 de enero de 2014 y ratificada con oficio AF-0198 de fecha 18

de febrero de 2014.

X X X

18.

CONTRATO No. 011 de 2003 El grupo auditor realizó el estudio de los pagos de arrendamiento desde la suscripción del contrato y se evidenció que desde la fecha de suscripción no se pactó incremento alguno y éste se ha venido prorrogando desde el año 2005. X







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19.

CONTRATO No. 734 de 2011. Revisadas las facturas correspondientes al contrato, se pudo verificar que para el año 2012 la arrendataria pagó el valor total establecido en el contrato de arrendamiento para esa vigencia, pero no ocurrió lo mismo para el año 2013, en donde al no encontrarse recibos de pago se presenta un presunto detrimento patrimonial por la suma de $28,333,268. X

X X

20.

CONTRATO No. 288 de 2010 La observación a este contrato se encuentra dentro de la observación No. 17

X X X

21.

CONTRATO No. 002 de 2007 Revisando los soportes allegados por la supervisora del contrato objeto de estudio, no se pudo verificar el cumplimiento en el pago de los cánones de arriendo del mes de marzo solo se allego el pago del incremento, por lo cual se presenta un hallazgo fiscal por la suma de $1.426.492.13. Valor tomado del canon dejado de percibir menos el incremento que si se canceló y valor adicional que canceló en los años 2012 y 2013. X

X X

22.

CONTRATO No. 001 de 2007. Se pudo evidenciar que el arrendatario no pagó algunos cánones de arrendamiento toda vez que al sumar los recibos expedidos por la Secretaria de Hacienda del Municipio de Tunja, éstos no coinciden con el valor que efectivamente se debía pagar para las vigencias 2010, 2011, 2012, y 2013 configurándose en hallazgo disciplinario y fiscal por la suma de $46,738,205. X

X X

25.

CONTRATO GELATTO MIO La Alcaldía Mayor de Tunja no allegó información alguna

respecto del contrato en mención y además fue requerido el

contratista en dos ocasiones y solo allegó algunas las facturas

pero éstas no pudieron ser revisadas toda vez que el contrato

nunca fue allegado, se impidió con lo anterior el ejercicio del

control fiscal y se entrevió que en cuanto al tema la

Administración Municipal desconoce el estado del contrato y sus

respectivos pagos. X X X

26.

CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO CENTRO COMERCIAL CHAMPION Teniendo en cuenta la relación de pagos efectuados por los arrendatarios se presenta una observación administrativa con alcance fiscal por la suma de $16,533,990 como valor total adeudado en las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013. X

X







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27.

CONTRATO No. 230 de 2011 Verificando los documentos entregados por el ente auditado se puede evidenciar que efectivamente para el año 2013 el arrendatario no canceló el incremento del 10% estipulado en el contrato con lo cual se presenta un detrimento patrimonial por la suma de $131.592. X X

DIANA STHEFANY REINA C. Contratista-Abogada

LINA MARCELA MARTINEZ S Profesional Especializada



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