Costo de Mantenimiento

Los costos de mantenimiento son muy difíciles de estimar con anticipación. La evidencia de los sistemas existentes muestra que los costos de mantenimiento son lo más cuantioso del desarrollo y uso del sistema.

El precio del mantenimiento varía mucho de una aplicación a otra, pero en promedio, representan alrededor de cuatro veces los costos de desarrollo en grandes sistemas de software.

Para obtener los costos de mantenimiento se utiliza el TCA (Tráfico de Cambio Anual), el cual es un porcentaje de instrucciones que sufre un cambio por adición o modificación.

Además, se toma en cuenta el esfuerzo de desarrollo estimado o real por personas-mes para hallar el esfuerzo anual requerido para el mantenimiento de software. Se calcula de la siguiente manera:

EMA = 1.0 * TCA * TDS

EMA y TDS son el esfuerzo de mantenimiento anual y tiempo de desarrollo del software, y las unidades de cada uno son personas-mes (p.m.).

Por lo tanto, nuestro proyecto necesita 17 personas-mes de esfuerzo de desarrollo y se estima que un 15% del código podría ser modificado en un año, el esfuerzo de mantenimiento básico sería:

EMA = 1.0 * 0.15 * 17 = 2.55 p.m.

Este resultado nos sirve para calcular una cifra más precisa. La estimación de costos de mantenimiento se puede refinar si se juzga la importancia de cada factor que afecta al costo, multiplicando el costo de mantenimiento básico por un multiplicador que se le asigna a cada factor.

Se tomarán en cuenta los siguientes factores:

Confiabilidad alta (1.1)

Disponibilidad del personal de apoyo con experiencia en el lenguaje (.85) y aplicaciones alta (.90).

Uso de prácticas modernas de programación alta (.85).

Al aplicar estos factores como multiplicadores se obtiene lo siguiente:

EMA = 2.55 * 1.10 * 0.85 * 0.90 * 0.80 = 1.71 p.m.

Una vez que se obtiene el número de personas-mes para el mantenimiento, se busca el CMA (costo de mantenimiento), tomando en cuenta que se le pagan $5000 al mes a la persona encargada de mantenimiento:

CMA = 1.71 * 5000 = 8550

Es el precio pagado por concepto de las acciones realizadas para conservar o restaurar un bien o un producto a un estado específico. El sector de mantenimiento en la planta o en la empresa puede ser considerado por algunos gerentes como un gasto, para otros como una inversión en la protección del equipo físico, y para algunos como un seguro de producción. La actitud del gerente pasará a sus empleados (sean mecánicos u operarios) afectando directamente en los resultados

Costos en el Mantenimiento

Para tomar decisiones basadas en la estructura de costos, y teniendo presente que para un administrador una de sus principales tareas será minimizar los costos, entonces es importante conocer su componentes.

Los costos, en general, se pueden agrupar en dos categorías:

1) Los costos que tienen relación directa con las operaciones de mantenimiento, pueden ser: costos administrativos, de mano de obra, de materiales, de repuestos, de subcontratación, de almacenamiento y costos de capital.

2) Costos por pérdidas de producción a causa de las fallas de los equipos, por disminución de la tasa de producción y pérdidas por fallas en la calidad producto al mal funcionamiento de los equipos. Costo global del mantenimiento

El costo global de mantenimiento es la suma de cuatro costos:

Costos Fijos: La característica de este tipo de costos es que estos son independientes del volumen de producción o de ventas de la empresa, estos como su nombre lo dice son fijos, dentro de este tipo de costos podemos destacar la mano de obra directa, los alquileres, seguros, servicios, etc.

Los costos fijos en el mantenimiento están compuestos principalmente por la mano de obra y los materiales necesarios para realizar el mantenimiento preventivo, predictivo, hard time, así como todo gasto originado por el engrase de las máquinas o mantenimiento.

Desde el punto de vista del mantenimiento, estos costos son gastos que aseguran el mantenimiento en la empresa y la vida útil de la maquinaria a mediano y largo plazo. La disminución del presupuesto y recursos destinados a este gasto fijo limita la cantidad de inversiones programadas, y al principio representa un ahorro para la empresa que después se traduce en mayor incertidumbre y gastos mayores para mantener a la empresa en su nivel óptimo.

Costos Variables: Estos costos tienen la particularidad de ser proporcionales a la producción realizada. Podemos destacar dentro de estos a costos como mano de obra indirecta, materia prima, energía eléctrica, además de los costes variables que incluyen el mantenimiento.

Dentro de los costos variables de mantenimiento nos encontramos básicamente con el de la mano de obra y lo materiales necesarios para el mantenimiento correctivo. El mantenimiento correctivo será consecuencia de las averías imprevistas en la maquinaria, como de las reparaciones programadas por otros tipos de mantenimiento a la maquinaria.

Parecería que no fuera posible el reducir este tipo de gasto de mantenimiento, dado que este viene directamente de la necesidad de realizar una reparación para poder seguir produciendo. La manera de reducir este tipo de gasto no pasa por dejar de hacer mantenimiento correctivo, si no por evitar que se produzcan las averías inesperadas.

Costos Financieros: Los costos financieros asociados al mantenimiento se deben tanto al valor de los repuestos de almacén como a las amortizaciones de las máquinas duplicadas para asegurar la producción. El costo que supone los recambios de un almacén para realizar reparaciones, es un desembolso para la empresa que limita su liquidez. Si los recambios son utilizados con cierta frecuencia nos encontraremos con un mal menor, dado a que esto es una inversión que hace la empresa para mantener la capacidad productiva de la instalación. Sin embargo, cuando los recambios tardan mucho tiempo en ser utilizados, estamos incurriendo en un gasto que, en principio, no genera ningún beneficio para la empresa.

Dentro de estos gastos financieros debe tenerse en cuenta el coste que supone tener ciertas instalaciones o máquinas duplicadas para obtener una mayor disponibilidad. En determinadas circunstancias que se obliga a una disponibilidad total, es necesario montar en paralelo una máquina similar que permita la reparación de una de ellas mientras la otra está en funcionamiento. El coste de esta duplicidad puede olvidarse en el cómputo de los gastos de mantenimiento, pero debe tenerse en cuenta dado que el motivo de su presencia es el aumento de la disponibilidad y este concepto es responsabilidad de mantenimiento.

Costos De Fallo: El coste de fallo se refiere al coste o pérdida de beneficio que la empresa soporta por causas relacionadas directamente con el mantenimiento.

Normalmente, este concepto no suele tenerse en cuenta cuando se habla de los gastos de mantenimiento, pero su volumen puede ser incluso superior a los gastos tradicionales, costos fijos, costos variables y financieros. Este concepto es aplicable tanto a empresas productivas como a empresas de servicios.

Empresas Productivas: En las empresas productivas los costes por fallo en los equipos se deben principalmente a:

Pérdidas de materia prima. Descenso de la productividad del personal mientras se realizan las

reparaciones. Pérdidas energéticas por malas reparaciones o x no realizarlas Rechazo de productos por mala calidad Producción perdida durante la reparación, menores ventas, menores

beneficios Averías medioambientales que pueden suponer desembolsos importantes. Averías que puedan suponer riesgo para las personas o para la instalación. Costos indirectos Pérdidas de imagen, ventas, etc.

A los costos que pueden generar estos hechos, se debe sumar el importe de las reparaciones para volver a la normalidad.

Como se ha ido viendo a lo largo de esta explicación de los costos de mantenimiento, los costos fijos vienen a ser mínimos comparados con los costos variables y los costos de fallos.

Empresas De Servicios : En el caso de las empresas de servicios al no existir producción de coste de fallo, por lo tanto esta no será predominante, pero aun así no es menos importante, se relacionara con otros aspectos, como por ejemplo con la pérdida de clientes.

En el caso de las empresas de servicios es difícil cuantificar el coste de fallo, pero se pueden tomar indicadores del tiempo necesario para realizar las reparaciones desde que se conoce de estas hasta la culminación, tomando en cuenta que tipo de falla es para su comparación.

Coste integral: El costo integral es el resultante de la suma de los cuatro costos anteriormente descritos. Este costo nos da una idea más global de la gestión de mantenimiento que el análisis de cualquiera de los costos que la componen.

Con este costo se pretende relacionar no solo el gasto que el mantenimiento ocasiona a la empresa, sino también los posibles beneficios que pueda generar.

Como por ejemplo tenemos un caso que es representativo, el del aislamiento térmico. Si no se realiza un mantenimiento sobre el aislamiento, los gastos disminuyen, pero a su vez el consumo de energía aumentará. De ahí el buscar el equilibrio entre los costos y la cantidad de mantenimiento que se debe realizar.

Cg = Ci + Cf + Ca + Cs

IMPORTANCIA DE LOS COSTOS DEL MANTENIMIENTO.

En las industrias organizadas, en donde existen buenos sistemas de información sobre las variables que miden el desarrollo de la producción, se visualiza fácilmente costos de mantenimiento y manifiestan un grado de interés alto por varias razones: el costo mismo, la rapidez de su crecimiento; la falta de interés en los costos de mantenimiento en muchas de las empresas del medio es fruto solo de su ignorancia.

En otras sin embrago se conocen las sumas invertidas en el mantenimiento. Pero no se conoce en que rubros. Correctivo, sistemático, mano de obra, en repuesto y tampoco las posibilidades de su reducción.

Algunas gerencias tienen la sensación desafortunada y algunas veces acertada de que grandes cantidades de dinero se desperdician en mantenimiento; en algunos casos hasta un 60 % de los costos de mantenimiento pueden reducirse sustancialmente.

En economías infraccionarías como la de Colombia, el costo anual de mantenimiento pude incrementarse a ritmos menores que la inflación si se aplican estrategias que permitan controlar y disminuir este crecimiento, un buen gerente de mantenimiento debe manejar sus costos de manera que no tenga sorpresas en ningún momento.

El manejo adecuando de los costos de mantenimiento puede ayudar a visualizar para muchas empresas la barrera entre la competitividad y la crisis, como a sido el caso de empresas que han perpetuado anacrónicos equipos y las que han innovado tecnológicamente sin estar preparadas para el reto de asimilar los nuevos crecimientos y procesos. La infraestructura básica que permite adelantar tareas para controlar costos necesita de algunos elementos que facilite el tomar acciones concretas.

Un elemento fundamental es el sistema de información que permite conocer los costos a tiempo, con exactitud y veracidad; además de ello la información debe

ser oportuna es decir es necesario diseñar el flujo de datos para que, tan rápidamente como sea posible, ellos sean procesados y también rápidamente sean analizados para tomar acciones correctivas.

Otro elemento es la comunicación y el ambiente propicio que genera una organización adecuada y comprometida, se requieren controles precisos, personal calificado, capacitación, objetivos claros y gerentes competentes con capacidad para administrar la difícil operación de producción: el mantenimiento.Cualquier persona dentro de la organización debe estar concientizada de la responsabilidad de velar por los costos, permaneciendo informado de su estado y de su contribución para controlar el sistema de órdenes de trabajo: documento fundamental en el sistema de control de costos, pues debe diligenciarse con la mayor exactitud posible porque la sumatoria de sus datos permite conseguir la información necesaria en el sistema.

TIPOS DE COSTOS INVOLUCRADOS EN EL MANTENIMIENTO

El mantenimiento involucra cuatro tipos de costos: directo de mantenimiento, indirectos, generales y de posponer el mantenimiento.

El costo de posesión de un equipo comprende cuatro aspectos:

• El costo de adquisición: que incluye costos administrativos de compra, impuestos, aranceles, transporte, seguros, comisiones, montajes, instalaciones. etc.• El costo de operación: incluye los costos de mano de obra, de materia prima y todos los gastos directos de la producción.

• El costo de mantenimiento: que está compuesto por mano de obra (directo), repuestos (directo), tiempo perdido de producción (indirecto), que incluye producto perdido y horas extras de reparación.

• Costo de dar de baja al equipo: al hacerse obsoleto.

COSTOS DE MANTENIMIENTO DIRECTOS (CD)

Están relacionados con el rendimiento de la planta y son mejores si la conservación de los equipos es mejor. El costo directo asociado con cada tarea de mantenimiento (CMT), está relacionado con el costo de de los recursos de mantenimiento (CMR) utilizados durante la ejecución de la tarea:

CMT=f (Cs, Cm, CP, Cte, Cf, Cd)

Donde: Cs: costo de los repuestos

Cm: costo del material CP: costo del personal Cte: costo de las herramientas y el equipo Cf: costo de las instalaciones Cd: costo de datos técnicos

COSTO DIRECTO DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO

El costo directo asociado con cada tarea de mantenimiento correctivo, CMT, está relacionado con el costo de los recursos de mantenimiento necesarios para la conclusión con éxito de la tarea. La expresión general del costo de cada tarea de mantenimiento correctivo tendrá la forma siguiente:

CMTC=f Donde, HCP: costo del horario del personal empleado en la tarea de mantenimientoDMT: tiempo empleado en la tarea de mantenimiento

COSTO DIRECTO DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El costo directo asociado con cada tarea de mantenimiento preventivo, CMTp, está relacionado con el costo de los recursos de mantenimiento necesarios para la conclusión con éxito de la tarea. La expresión general del costo de cada tarea de mantenimiento preventivo tendrá la forma siguiente:

CMTp=f

Los costos de los servicios se calculan por estimación proporcional a la capacidad instalada

COSTOS INDIRECTOS:

Son aquellos que aunque no están relacionados directamente con mantenimiento, si están originados de alguna forma por esto; tales como paro de producción, baja deficiencia, deservicio de material, mala calidad, sanciones por demora de entrega del producto, perdidas en ventas etc.

Es importante resaltar que todos estos aspectos deben ser calculados por el área de costo de la empresa que debe tener las herramientas financieras necesarias para hacerlo.

Los costos financieros se pueden resumir de la siguiente manera:

• Paros de producción

• Bajo eficiencia

• Desperdicios de material

• Mala calidad

• Entregas en tiempo no prefijados

• Perdidas en ventas

COSTOS GENERALES.

Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operación o trabajo específico. En mantenimiento, es el costo que no puede reaccionarse a un trabajo específico. Por lo general, suelen ser: la supervisión, almacén, instalaciones, servicio de taller, accesorios diversos, administración.

COSTO DE POSPONER EL MANTENIMIENTO.

En ocasiones puede ser más ventajoso saber cuánto costaría posponer un trabajo incluso evitar realizarlo por costoso. Este tipo de cálculo suele involucrar una evaluación de reponer la producción perdida, así como es de posible de equipos y materiales. Esta información afecta de una manera directa decisiones importantes, tales como, autorizaciones de horas extras, paros, y números de trabajadores a emplear para el mantenimiento.

ASIGNACION DE COSTOS Y PRESUPUESTOS.

El objetivo básico del programa de costo es estimular la reducción de mano de obra, cantidad de materiales y tiempo de paro estableciendo objetivos con diferentes bases de comparación, compromisos entre un beneficio proporcional y el beneficio del mantenimiento.

1. ASIGNACION DE COSTOS.

Los costos se pueden asignar de la siguiente manera:

Por centros de costos Por equipos o conjuntos Por sistemas o subsistemas Por periodos de tiempo

Por oficios Por intervención a componentes Por actividad de mantenimiento Por asignación contable de la clasificación de repuestos Por tipo de mantenimiento

Estas relaciones son alcanzables con un sistema de información y que integrados al sistema general pueden proporcionar también los siguientes reportes:

Costos por unidad producidas Relación a los costos de producción totales Relación a los costos de ventas totales

2. PRESUPUETOS Y SU CONTROL

Los presupuestos son generalmente programas de inversiones y gastos que pretenden ajustarse a un comportamiento determinado de tiempo, considerando los altos porcentajes de gasto del costo de producción se justifican fácil mente y su elaboración no debe ser una costumbre administrativa sino que están de respaldado por un sistema de información y verificación ágil y veras.

Para garantizar un presupuesto confiable pueden utilizarse cifras de estado real o del presente y datos relativos a la maquinaria, a la gestiones de mantenimiento, a los costos de mano de obra y sus factores de recargo a los precios presentes y futuros de los materiales en el mercado, al conocimiento de los procesos que hay que realizar ya los tiempos necesarios, aplicando un buen criterio a todos sus elementos.

El control de gastos para disminuirlo, mantenerlos estables o para que crezcan lentamente año tras año, exigen conocerlo rápidamente y exactamente para no trabajar sobre bases poco confiables e inútiles.

La persona responsable de los costos de mantenimiento es aquella capacitada para tomar acción hacia el control de los costos, necesita conocerlos periódicamente por centros de costos, por tipo de mantenimiento, por actividad, por equipos y por componentes intervenidos, para ser comparados con la fracción de presupuesto que se a debido de ejecuta hasta es momento del correspondiente periodo

3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS

Esta clasificación aunque generalmente es mencionada para facilitar la comprensión de las ventajas y desventajas respectivas

4. TECNICAS INFORMALES

Estos métodos no son útiles para verificar tendencias en el tiempo; el pasado es una consideración esencial para la planificación en el presente pero como base para fijar criterios de falta de apoyo de información de cambios en el sistema.

5. PRESUPUESTO INVARIABLE UNIFORME

Propone que una empresa gaste tanto en el periodo a programar como lo hizo en el anterior. Sin considerar variaciones en factores económicos, tales como la inflación; ignora también cambios en factores internos tales como un área superficial, número de equipos y de cambios de mecanismos o servicios.

6. COSTOS DE MANO DE OBRA MAS CALCULO DE LAS ADQUISICIONES

Permite cierta adaptación a factores tales como precios, necesidades de artículos y servicios. Sin embargo, el criterio del costo de la nómina para la mano de obra Entonces al generarse aumentos de salarios, es necesaria una reducción en el número del personal.

7. TÉCNICAS ADAPTABLES

Se ajusta a las modificaciones periódicas y se preparan sin tener en cuenta necesaria- mente lo ocurrido el año anterior.

8. FACTORES FIJOS DE INVERSIONES

Relaciona los requisitos de mantenimiento al valor monetario de las inversiones de la planta. El método supone que existe una correlación entre lo que se gasta en mantenimiento y el monto de capital que se destine a las inversiones.

9. FACTOR AJUSTABLE DE LAS INVERSIONES

Sin las limitaciones de un presupuesto uniforme, proporciona adaptabilidad, supone que existe una correlación entre los costos de mantenimiento requeridos y la cantidad de las inversiones en la planta.

10. REGISTRO HISTÓRICO AJUSTADO

El método empieza determinando los costos anteriores incurridos por mantenimiento, este valor se ajusta con base en factores como:

Cambio en los precios, requisitos de los materiales, cambio en el costo directo e indirecto de la mano de obra y servicios comprados. Es un método muy efectivo por su apoyo en los datos reales de planta.

11. TÉCNICAS FORMALES

Basados en los tipos de costos, intervención y gestión, exigiendo cualquiera de estos mucho tiempo en la planificación.

Si se reduce el presupuesto propuestos pueden identificarse específicamente los requisitos que no podrán satisfacerse, exigiendo el compromiso y los riesgos para la ejecución de algunas tareas.

12. PRESUPUESTO POR TIPO DE COSTOS

Es establecer los distintos elementos de costos dentro del presupuesto total, los componentes seleccionados varían con base en las funciones ejecutadas por un área de mantenimiento dado y la capacidad del sistema de información contable y de mantenimiento para identificar los costos con los distintos elementos seleccionados.

13. PRESUPUESTO POR TIPOS DE INTERVENCIÓN

Los elementos de costos están orientados por el tipo de actividad. Es establecer las distintas categorías a emplear, las cuales varían dependiendo de los tipos de trabajo que ejecuta el área de mantenimiento.

14. PRESUPUESTO POR SECCIÓN

El jefe del taller del área de mantenimiento prepara su presupuesto, así los principales elementos de costos se basan en la estructura de la organización del área de mantenimiento.

15. PRESUPUESTO POR COSTO INCORPORADO AL PRODUCTO

Se basa en la determinación histórica y el correspondiente objetivo del precio incorporado al producto que se maneja debido a los costos de mantenimiento en todo el proceso.

16. PERSUPUESTO BASE CERO

Como concesión útil para lograr proceso basado en las necesidades de los equipos se debe implementar un presupuesto base cero, es decir aplicar una

técnica destinada a reducir los gastos generales, pero que exige identificar cada unidad de decisión.

Dicha técnica utiliza los siguientes elementos y métodos:

Clasifica conjunto de decisión por orden de prioridad y determina el presupuesto en cada caso.

Clasifica los conjuntos de decisión por orden de benéfico decreciente.Asigna recursos a las mayores prioridades que incrementan los beneficios.

Todo esto apoyado en un programa de costos de información confiable con diferentes variable o parámetro no totalizados en donde se pueda ubicar los factores primordiales.

17. NIVEL ECONOMICAMENTE ÓPTIMO DE MANTENIMIENTO

Expresado de diferentes formas es poder precisar que cantidad de mantenimiento debió hacerse durante el ciclo de vida de un equipo las labores productivas, para evitar un deterioro y desgaste indebido; así como el tiempo de paro y el desperdicio, generales periódicas, mantenimiento preventivo y sistemático, con el fin que el resultado refleje con exactitud la depreciación normal.

Para determinar este nivel es necesario conocer lo siguiente:

Cantidad de mantenimiento que debió realizarse al equipo durante su vida útil para prevenir el deterioro y el desgaste prematuro.

Tiempos de paros del equipo imputable a mantenimiento. Preparaciones modificaciones grandes realizadas. Mantenimiento sistemático y reparaciones menores. Desperdicios y reproceso por causa de mantenimiento. Esto con el fin de determinar el desgaste normal del equipo y establecer

mantenimiento necesario.

El nivel óptimo de mantenimiento es el punto en el que los costos totales de mantenimiento, tiempo de paro, desperdicio, reproceso y deterioro prematuro son mínimos. Para controlar el nivel real del mantenimiento, es necesario un instrumento que indique los cambios al posición relativa respecto al nivel ideal. Este instrumento debe ser un índice.

18. INDICES DEL MANTENIMIENTO

Son métodos para conocer y controlar costos independientemente del sistema de información usado, el objetivo del control es verificar contra el presupuesto el ejercicio periódico y los costos incurridos para la respectiva gestión.

19. INDICE GENERAL DE MANTENIMIENTO (IGM)

Inicialmente se fija un costo básico que presenta un valor de mantenimiento en un periodo normal, puede ser mensual, trimestral, semestral un promedio de varios periodos.

Luego se suman a parte los costos del periodo a evaluar.

CP: Costos del periodo CTP: Costo de tiempo de paro. CD: Costo por desperdicio por mantenimiento inadecuado. CDE: Costo de periodo excesivo. CP: CPT + CD +CDE. CB: Costo del periodo tomado como base o periodo normal.

Con estos datos se calcula el índice general de mantenimiento.IGM= CP/CB

Si el IGM>1 indica que el nivel de mantenimiento tuvo un deterioro y no es normal.SI IGM