Gestin de los Costos

Gestiona la estimacin, presupuesto y

control de los costos de manera que el

proyecto pueda culminar dentro del

presupuesto aprobado.

Determinar el Presupuesto

Suma los costos estimados de las

actividades individuales y paquetes

de trabajo, para establecer una

lnea base autorizada de costos.

Plan de Gestin del Costo

Stakeholders tienen diferentes visiones del costo.

Considera una visin del costo a largo plazo.

Generalmente el anlisis prospectivo de la

perfomance financiera del producto del proyecto

est fuera del proyecto.

Estimar los Costos: Desarrolla una aproximacin de los

recursos monetarios necesarios para completar las

actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto: Suma los costos estimados de

las actividades individuales y paquetes de trabajo, para

establecer una lnea base autorizada de costos.

Controlar los Costos: Monitorea el estado del proyecto

para actualizar el presupuesto del proyecto y gestionar los

cambios a la lnea base del costo.

Plan de Gestin del Costo

ESTIMAR LOS COSTOS

2

Herramientas y Tcnicas:

Expertos, Juicio de Expertos.

Estimacin Anloga.

Estimacin Paramtrica.

Estimacin Ascendente.

Estimacin por Tres Valores.

Anlisis de Reserva.

Costo de la Calidad.

Software de estimacin de costos para la direccin de

proyectos.

Licitaciones

Anlisis de Propuestas para Licitaciones.

Determinar el Presupuesto

Herramientas y Tcnicas:

Suma de Costos. Anlisis de Reserva. Juicio de Expertos. Relaciones Histricas. Conciliacin del Lmite del Financiamiento

Controlar los Costos

Monitorea el estado del proyecto para

actualizar el presupuesto del proyecto y

gestionar los cambios a la lnea base

del costo

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas:

Gestin del Valor Ganado (EVM). Proyecciones. ndice de Desempeo del Trabajo por Completar

(TCPI).

Revisiones de Desempeo. Anlisis de Variacin. Software de Gestin de Proyectos.

9

Qu le piden y que responde Usted

como Jefe de Proyectos

Schedule Status Reporting

(reporte de estado actual del

cronograma)

Cost Status Reporting (reporte

de estado actual)

Forecasting (proyeccin)

Qu es?

Por qu necesito hacerlo?

Cmo lo hago?

Anlisis del Valor Ganado(Earned Value)

11

Situacin Hoy da

Necesidad de informacin precisa y consistente

Numerosos proyectos complejos (e interrelacionados)

Proyectos con muchas actividades del WBS

Oficinas Virtuales

Diversas plataformas tecnolgicas

Podra mejorarse

70% of los proyectos son: Sobre el presupuesto

Detrs del cronograma

52% de todos los proyectos

terminan al 189% de su

presupuesto inicial

Source:The Standish Group

13

Cmo responder la pregunta: Hemos hecho lo que dijimos que haramos?

% estimacin completa (complete

estimating)

% presupuesto gastado (Budget spent)

% trabajo realizado (work done)

% tiempo transcurrido (time elapsed)

subjetivo, incompleto

Dibuja falsas conclusiones

Earned Value Analysis es: Un estndar de la industria para:

Medir el progreso de un proyecto, Pronosticar su fecha de termino y costo final,

y Proporcionar las variaciones del cronograma

y presupuesto a lo largo del proyecto.

Integrando estas tres medidas, provee indicadores numricos y consistentes con los cuales Usted puede evaluar y comparar proyectos.

Anlisis del Valor Ganado(Earned Value)

15

Qu es ms importante?

Saber dnde estamos en el

cronograma?

Saber dnde estamos en el

presupuesto?

Saber dnde estamos

respecto al trabajo

realizado?

EVA Integra los Tres

Este compara el monto de trabajo PLANEADO con

el que realmente ha sido COMPLETADO, para

determinar si el COSTO, CRONOGRAMA, y

TRABAJO REALIZADO estn progresando como es

planeado.

El trabajo es ganado cuando est completado.

17

Earned Value se necesita porque ...

Diferentes medidas de progreso para diferentes tipos de actividades

Necesidad de agrupar todo el progreso de muchas tareas en un estado general del proyecto

Necesidad de una Unidad uniforme de medida (dolares o horas de trabajo).

18

Provee una seal de Alerta temprana para una

inmediata correccin:

Las malas noticias no envejecen bien.

An es tiempo de recuperar

Requerimiento oportuno de fondos adicionales

Earned Value se necesita porque ...

Cmo est el proyecto?

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

Jan-03 Feb-03 Mar-03 Apr-03 May-03 Jun-03 Jul-03 Aug-03 Sep-03 Oct-03 Nov-03 Dec-03

Projected

Actual

Permitanos mirar debajo de la capota

But First! Debemos estar organizados

EVA trabaja mejor cuando el trabajo es segmentado.

Segmentacin es mejor lograda con un bien planeado Work Breakdown Structure.

Diseo apropiado de WBS

Una WBS Orientado al Entregable No trabajar en el WBS es estar fuera del alcance Cada descenso de nivel representa ms detalle

Full (y exacto) definicin es clave Entregable(s) definido(s) Marco de tiempo para entrega del producto Costo Total (directo e indirecto) para entregar el

producto

Ejemplo Work Breakdown Structure

Serve Pizzas to Customers

Provide the Place Cook the Food Serve Customers (Others)

Cook the Sauce Make the Dough Build the Pizza

Presupuesto (BAC) : Presupuesto total del proyecto

Valor planificado (PV): es el valor presupuestado de una actividad planificada o componente de la EDT a una fecha de corte

PV = (% Avance Planificado) x Costo Presupuestado

Costo real (AC): es el costo realmente incurrido en la realizacin de una actividad planificada o ejecucin de un componente de la EDT

Conceptos Bsicos

25

Earned Value Qu es?

El costo presupuestado (ejemplo, dlares, horas-hombre o personas por da) en trminos de su baseline plan (linea base)/presupuesto del trabajo realizado a un punto especificado en el tiempo

Tambin conocido como Budgeted Cost of Work Performed (BCWP)

Cada tarea en el Work Breakdown Structure (WBS) es asignada a un BCWP basado sobre su costo individual.

El BCWP del proyecto es el total de todos los BCWP de todas las tareas/actividades requeridas para completar el proyecto

Qu es el Valor Ganado?

El valor de una actividad realizada o componente

de la EDT a una fecha de corte, expresado en

trminos del presupuesto asignado a dicha

actividad o componente

EV = (% Avance real) x Costo Presupuestado

Algunos Trminos BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled

PV Planned Value (valor planeado)

ACWP - Actual Cost of Work Performed

AC Actual cost (costo real)

BCWP - Budgeted Cost of Work Performed

EV Earned Value (valor ganado)

Earned Value Definiciones

BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduled PV Planned Value (valor planeado)

Costo previsto de la cantidad total de trabajo programado para llevarse a cabo en la fecha hito.

Cuanto trabajo podra haber sido completado a un punto en el tiempo basado en el planeamiento. Derivado de la medicin del trabajo planeado completado a un punto en el tiempo.

BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled PV Valor planeado

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000Jan-0

3

Feb-0

3

Mar-

03

Apr-

03

May-0

3

Jun-0

3

Jul-03

Aug-0

3

Sep-0

3

Oct-

03

Nov-0

3

Dec-0

3

BCWS

Earned Value Definiciones (cont.)

ACWP: Actual Cost of Work Performed AC Actual cost (costo real)

Costos incurridos para realizar el trabajo que se ha hecho hasta la fecha.

El dinero gastado en un perodo de tiempo.

Se obtiene: suma de los costos en el perodo de tiempo.

ACWP - Actual Cost of Work Performed AC Actual Cost (costo real)

49000

56000

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000Jan-0

3

Feb-0

3

Mar-

03

Apr-

03

May-0

3

Jun-0

3

Jul-03

Aug-0

3

Sep-0

3

Oct-

03

Nov-0

3

Dec-0

3

BCWP

ACWP

Earned Value Definiciones (cont.)

BCWP: Budgeted Cost of Work Performed

EV - Earned Value (valor ganado)

Cuanto trabajo fue realmente completado en

un periodo de tiempo.

BCWP - Budgeted Cost of Work Performed EV Earned value

49000

55000

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000Jan-0

3

Feb-0

3

Mar-

03

Apr-

03

May-0

3

Jun-0

3

Jul-03

Aug-0

3

Sep-0

3

Oct-

03

Nov-0

3

Dec-0

3

BCWP

BCWS

55000

49000

56000

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000Jan-0

3

Feb-0

3

Mar-

03

Apr-

03

May-0

3

Jun-0

3

Jul-03

Aug-0

3

Sep-0

3

Oct-

03

Nov-0

3

Dec-0

3

BCWS

BCWP

ACWP

La historia completa

Mtricas de Varianza

SV: Schedule Variance (BCWP-BCWS)

Una comparacin de la cantidad de trabajo realizado durante un determinado perodo de tiempo a lo que estaba programado para llevarse a cabo.

Una varianza negativa significa que el proyecto est detrs del cronograma.

CV: Cost Variance (BCWP-ACWP)

Una comparacin del costo presupuestado del trabajo realizado con el costo real.

Una varianza negativa significa que el proyecto est sobre el presupuesto.

Schedule Variance & Cost Variance

Schedule Variance = BCWP-BCWS

$49,000

- 55,000

SV = - $ 6,000

Cost Variance = BCWP-ACWP

$49,000

56,000

CV = - $7,000

Anlisis del Proyecto con Valor

Ganado (EV) V

alo

res a

cu

mula

dos (

$)

Tiempo

Presupuesto

la conclusin (BAC)

Valor planificado (PV)

Valor ganado (EV)

Costos reales (AC)

Fecha de corte

A B C D E F G

Costo Total

(1000$)

Planeado

Completar

(% )

Real

Completado

(%)

Valor ($)

Planeado

(C x B)

Valor ($)

Ganado

(D x B)

Gasto

Efectuado

($)

Producto 1 80,000 15.8 10.8 12,640.0 8,667.0 14,300

Producto 2 33,000 34.8 29.1 11,484.0 9,613.0 13,120

Producto 3 35,000 43.6 34.1 15,260.0 11,932.0 18,000

Proyecto

total 148,000 26.6 20.4 39,384.0 30,212 45,420

Gestin del Valor Ganado (EV)

$ Millones

148

45.4

39.4

30.2 EV

AC

VALOR GANADO vs. VALOR

PLANIFICADO

26.6%

100%

%

Avance

Planificado

20.4%

%

Avance

Real

PV

BAC

Fecha de

corte

2008 2009 2013

020

40

60

80

100

120

140

160

2008 2009 2010 2011 2012 2013

Millions U

S $

Project Plan Value vs execution

PV EV AC

INDICADORES DE PERFORMANCE

Nombre Frmula Resultado Interpretacin

ndice de

Rendimiento de

Costo

CPI = EV / AC 0.67

Cuntos $ se

obtienen por cada $

gastado

ndice de

Rendimiento de

Cronograma

SPI = EV / PV 0.77

% de progreso

respecto a planeado

ndice de

Performance del

Proyecto

PI = CPI x SPI 0.51

Rendimiento del

proyecto en trminos

de tiempo y costo

0.00

0.20

0.40

0.60

0.80

1.00

1.20

1.40

2008 2009 2010 2011 2012 2013

Performance Indexes

SPI CPI PI

SPI: Schedule Performance Index

SPI=BCWP/BCWS SPI

Mtricas de Performance

SPI: BCWP/BCWS

49,000/55,000 = 0.891

CPI: BCWP/ACWP

49,000/56000 = 0.875

Haciendo proyecciones

Una vez que el 10% del proyecto est completo,

el exceso en la terminacin,

no ser menor que el exceso actual.

Una vez que un proyecto esta al 20% completo,

El CPI no varia de su valor actual por ms de 10%.

CPI y SPI son indicadores estadsticamente precisos de los

resultados finales de costos Source: Defense Acquisition University

102000

90882

103865

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000ene-0

3

feb-0

3

mar-

03

abr-

03

may-

03

jun-0

3

jul-03

ago-0

3

sep-0

3

oct

-03

nov-

03

dic

-03

BCWS

BCWP

ACWP

Haciendo Proyecciones

Today

102000

116,571

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

Jan-

03

Mar

-03

May

-03

Jul-0

3

Sep

-03

Nov

-03

Jan-

04

Mar

-04

BCWS

BCWP

ACWP

Estimate to Complete

Today

Cmo hago todo esto?

Con un sistema de Earned Value Management

Formulas

Formulas

Formulas

Otros Criterios

El valor ganado es el WBS con sus costos presupuestados de la actividad completada a la fecha.

Costo Fijo: Estos costos no cambian conforme cambia la produccin.

Ejemplos: alquiler, servicios, pblicos, etc.

Costo variable: Cambian de acuerdo con la cantidad de Produccin o

la cantidad de trabajo. Ejemplo: costo de material, insumos, salarios, etc.

Costos Directos: se atribuyen directamente al trabajo en el proyecto.

Ejemplos: viajes, salarios, reconocimientos, material utilizado en el

proyecto.

Costos Indirectos: elementos generales o costos en los que se incurre en

ms de un proyecto,. Ejemplo: impuestos, servicios de limpieza, servicios

complementarios, etc.

Requerimientos de Earned Value

Apropiado diseo del WBS

Baseline o lnea base de las cuentas del presupuesto

Baseline o lnea base del Cronograma/Schedule

Medida del trabajo por cuentas de control

Horas-trabajo, dlares, unidades, etc.

Buenas prcticas de Gerencia de proyectos

Deficiencias del Valor Ganado (Earned Value)

Cuantificar/medir el progreso del trabajo puede

resultar dficil.

Tiempo requerido para medicin de los datos,

entradas y manipulacin puede ser considerable.

Ejemplos

56

Earned Value: Example

Da X:

PLANNED VALUE (Budgeted cost of the work scheduled - BCWS) =

18 + 10 + 16 + 6 = 50

EARNED VALUE (Budgeted cost of the work performed - BCWP) =

18 + 8 + 14 + 0 = 40

ACTUAL COST (of the work performed - ACWP) =

45 (proviene de su seguimiento al proyecto - no evidente en el chart mostrado)

18

8

14

57

Earned Value: Example C

osto

(P

ers

onas-H

ora

s)

Tiempo (Fecha)

Planned Value: what your

plan called for sending on the

tasks planned to be

completed by this date.

HOY

Earned Value: valor (costo)

de lo que usted ha cumplido a

la fecha segun el plan.

Actual Cost: Lo que usted

realmente gast a esta

fecha.

58

Earned Value: Example C

osto

(P

ers

onas-H

ora

s)

Tiempo (Fecha)

Today

Behind

Schedule

Over

Budget

59

Varianza

Cualquier desviacin de cronograma o costo de

un plan especfico.

Usado en una organizacin para verificar el

presupuesto y cronograma para un proyecto.

Frecuentemente usado como un componente

clave de las revisiones del plan y mediciones de

performance.

60

Varianza

Debe comparar varianza del cronograma y

presupuesto al mismo tiempo.

Schedule variance: desviacin del trabajo planeado

no es una medida de cambios en costos.

Cost variance: desviaciones del presupuesto no es una

medida de trabajo programado versus trabajo completado.

Ejemplo: Aplicar ms $$/personas a una tarea/actividad puede

mantener el cronograma, pero esto aade costos.cronograma

al da.sobre el presupuesto por gastos extras (costos)

61

ndices de Performance

Cost Performance Index

CPI = BCWP/ACWP=EV/AC

Schedule Performance Index

SPI = BCWP/BCWS=EV/PV

Analysis

CPI > 1.0 exceptional performance

CPI < 1.0 poor performance

Similar for SPI

62

Earned Value & Variance: Ejemplo

Da X:

PLANNED VALUE (BCWS) = 18 + 10 + 16 + 6 = 50

EARNED VALUE (BCWP) = 18 + 8 + 14 + 0 = 40

ACTUAL COST (ACWP) = 45 (from your project tracking)

Therefore:

Schedule Variance = BCWP BCWS = 40 - 50 = -10 (behind schedule)

Schedule Performance Index = 40 / 50 = 0.8, or 80% of plan

Cost Variance = BCWP - ACWP = 40 - 45 = -5

Cost Performance Index = 40/45 = .89, o usted obtiene un retorno de 89 por cada dlar $ (personas-hora) gastado en este proyecto

18

8

14

63

Determinando % Completado Cundo?

Asignacin basada sobre el tiempo gastado- pero que pasa si usted gasta ms tiempo que el asignado?

Asigne 50% al inicio de la tarea, 50% al final de la tarea Pero slo para pequeas tareas

Asigne 100% al inicio de la tarea

Asigne 100% al fin de la tarea Mejor solucin si usted mantiene tareas muy pequeas

Asigna un valor a Hitos Crticos Buena solucin cuando lo usa en un crontrato de trabajo

Otros?

64

Otro Ejemplo de Proyecto

Planes para gastar $100K en cada uno de las primeras 4 semanas (baseline presupuesto)

Real al final de la semana 4: $325K

BCWP =EV= $400K ($100K x 4)

ACWP =AC= $325K

Qu conclusiones puede extraer?

CV = BCWP ACWP=EV-AC

CV = $400K - $325K = $75K

Under budget

Is project on schedule?

65

Otro Ejemplo de Proyecto

Suponga BCWP(EV) es $300K

Cmo es determinado?

Qu conclusiones?

SV = BCWP BCWS=EV-PV

SV = $300k - $400K = -$100K

Behind schedule, pero que significan realmente los 100K en

la varianza?

66

Administracin del Earned Value

Cmo puedo usar esta informacin?

Anlisis cuidadoso de la varianza y tendencias

Reconfigurar el cronograma o presupuesto, cuando resulte

apropiado

Preguntas de Anlisis de Varianza

Cul es el problema que est causando la varianza?

Cul es el impacto sobre el tiempo, costo y performance?

Cul es el impacto sobre otros esfuerzos si los hubiera?

Qu acciones correctivas estn planedas o en camino?

Cules son los resultados esperados de esas acciones

correctivas?

67

Administracin del Earned Value

Varianzas extraordinarias o tendencias alarmantes

pueden ser causa para reiniciar o cancelar el proyecto,

pero donde dibujar la lnea?

Cunta varianza permitir depende de un nmero de

factores:

Fase del ciclo de vida

Longitud de la fase del ciclo de vida

Longitud del proyecto

Tipo de estimados

Precisin del estimado

68

Proyeccin de la Varianza

69

Tendencia de los ndices de Performance

70

ndices de Performance Ideales

71

Pensamientos de cierre: Administracin de la

Reserva

La reserva siempre es adicionada al proyecto

para costos no esperados que estn dentro del

Alcance.

No se debe asignar reserva para cambios al

Alcance

No debe ser parte del estimado de costos

Lo asigna o adiciona la alta direccin, no el

project manager.

72

Pensamientos de Cierre: Requerimientos de

Gobierno

Reportes de Costos del Gobierno del proyecto debe

incluir

BCWS/PV

BCWP/EV

ACWP/AC

Estimated cost at completion/EAC

Budgeted cost at completion/BAC

Cost and schedule variances with explanations/SV, CV

Trazabilidad

73

Sumario

Costo, en la forma de Earned Value or BCWP/EV

puede ser usado para analizar el progreso de un

proyecto.

Usar datos de Earned Value para tomar decisiones

crticas sobre el proyecto, deben estar basadas en

un cuidadoso anlisis de datos, varianzas y

tendencias.