Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2

4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 24

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 24

6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 24

7. APROBACION ............................................................................................................................. 25

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 25

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 2

1. OBJETIVO

Mostrar las actividades necesarias para realizar la creación de segmentos, logrando la generación

de los reportes de donaciones.

2. ALCANCE

La actividad inicia con la recepción de la solicitud de creación de segmento, por correo electrónico

por parte de la Dirección Financiera o la Dirección de Desarrollo, y finaliza con el transporte de la

parametrización a los ambientes de calidad y producción. La solicitud de creación de segmento se

realiza a través del formato correspondiente y debe contar con la aprobación de la Dirección

Financiera.

3. INSTRUCCIONES

A continuación se presentan las instrucciones necesarias para realizar la creación de segmentos.

3.1. Validar creación del segmento

Antes de iniciar la creación del segmento es necesario validar la solicitud recibida, con el

Jefe de Contabilidad y se debe contar con la aprobación de Dirección Financiera. Una vez

haya dado el visto bueno para la creación del segmento, se procede a realizar dicha

creación, la cual debe estar soportada con la justificación formal de parte de la unidad

solicitante

3.2. Verificar nombre del segmento

En la transacción se consulta el consecutivo numérico del segmento vs el nombre, con el

fin de verificar que no se repita el nombre, teniendo en cuenta la cantidad máxima de

caracteres permitidos por el sistema.

3.2.1. Ingresar al ambiente de producción en SAP

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 3

3.2.2. Ingresar a la transacción F.01

3.2.3. Ingresar los parámetros a continuación, para hacer la consulta del consecutivo del

segmento. Dicha información se encuentra en el ambiente Producción (sistema

financiero SAP):

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 4

PUC: Plan de Cuentas (Es la estructura que compone el balance)

Sociedad: UAND (Universidad de los Andes)

Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información. El ledger varía

de la siguiente forma, según sea el caso: ZL (Norma Colombiana) y 0L (Norma

Internacional), en el periodo transiccional

Estructura: Es el nombre como está creada: BP08, BP09, BP01. (Cualquiera que

se digite traerá la información)

Periodicidad: Año y mes actual al que se están consultando

3.2.4. Se debe hacer clic en el botón indicado para visualizar una nueva pantalla, donde se

muestra el campo segmento (los nombres y número consecutivo)

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 5

3.2.5. En la nueva pantalla se busca el campo segmento, se da clic en el campo segmento y se

oprime el botón f4 del teclado.

3.2.6. En la nueva pantalla se verifica manualmente, desplazándose de arriba hacia abajo, cual

número consecutivo debe continuar, y a la vez se valida que no se repita el nombre del

segmento

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 6

3.3. Crear segmento

3.3.1. Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 7

3.3.2. Ingresar a la transacción SPRO

3.3.3. Hacer clic en el botón “IMG referencia SAP”

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 8

3.3.4. Se despliega el árbol de Estructura haciendo clic en las siguientes opciones

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 9

Al dar clic en “Definir segmento” de la imagen superior, se despliega la pantalla a continuación, en

la que se debe revisar el último número del consecutivo, dependiendo si se va crear el segmento

27xxx, 25xxx y/o 26xxx. Ejemplo: si se va crear un segmento 27, en este caso seguiría el consecutivo

sería 27038.

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 10

3.3.5. Hacer clic en el botón “Entradas nuevas” para abrir una nueva pantalla

Se abre la pantalla a continuación:

3.3.6. Se digita la información como se muestra en la imagen a continuación (nombre y

número de segmento), según la secuencia:

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 11

Ejemplo: a) Segmento: 27038 (Es el consecutivo que seguiría) b) Descripción: Nombre del segmento

respetando lo indicado en el formato de solicitud enviado por el área de Apoyo Financiero y/o

Desarrollo, pero siguiendo el parámetro de los nombres de los segmentos anteriores creados en

SAP Fondo Programa XXXXX, (definido de las tablas de Presupuesto) de acuerdo al segmentó 25,

26, 27 (nombre solicitado).

3.3.7. Una vez digitado el Numero y el Nombre, se debe grabar haciendo clic en el botón

indicado

3.3.8. Se solicita por correo electrónico la creación de un documento de cambio en el módulo

Charm, a la persona del área de Contabilidad encargada.

3.3.9. Una vez se reciba por correo electrónico el número de documento de cambio asignado,

en la nueva pantalla que se desplegó del paso 3.3.7, se da clic en el siguiente botón:

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 12

3.3.10. Se selecciona el número de documento de cambio asignado:

3.4. Liberar la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 13

3.4.1. Ingresar en la transacción SE10 y en la nueva pantalla, dar clic en el botón “Visual”:

3.4.2. En la nueva pantalla se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro verde), y la

tarea inferior de la orden (cuadro rojo)

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 14

3.4.3. Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión

3.4.4. Se repite el paso anterior con la orden

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 15

3.5. Solicitar transporte

Vía correo electrónico se solicita al departamento de Contabilidad el transporte de la orden

a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización, indicando el número

de orden del transporte.

3.6. Verificación

Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, en la transacción

F.01 se valida que aparezca en el mandante de Producción,el segmento creado.

3.7. Completar formato de solicitud de creación segmento y objeto de costo y remitirlo a

Presupuesto

El formato de Creación de segmento y objetos de costo se debe completar con el número

del segmento creado. Una vez hecho esto se remite dicho formato al área de Presupuesto

por correo electrónico.

3.8. Actualización de tabla SEGMENTOS

3.8.1. Una vez el área de Presupuesto remita el formato de Creación de segmento y objetos

de costo con la información sobre los objetos de costo creados, se debe correr una

macro para así actualizar la tabla SEGMENTOS con las nuevas parametrizaciones.

3.8.2. El archivo consolidado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de

Información de la Dirección Financiera.

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 16

3.9. Actualización de tabla Categoria_Segmentos_Especiales

3.9.1. Una vez creado el segmento especial, se debe actualizar el archivo de Excel

Categoria_Segmentos_Especiales, indicando el número de segmento, el nombre y la

categoría correspondiente. Estos parámetros son definidos por la Dirección Financiera.

El archivo actualizado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de

Información de la Dirección Financiera.

3.10. Reutilización de segmentos

3.10.1. Modificar segmento:

Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 17

Ingresar a la transacción SPRO

Hacer clic en el botón “IMG referencia SAP”

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 18

Se despliega el árbol de Estructura haciendo clic en las siguientes opciones

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 19

Al dar clic en “Definir segmento” de la imagen superior, se despliega la pantalla a continuación, en

la que se debe ubicar el segmento a reutilizar. En la columna de descripción se procede a cambiar

el nombre al solicitrado.

Una vez digitado el Numero y el Nombre, se debe grabar haciendo clic en

el botón indicado

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 20

Se solicita por correo electrónico la creación de un documento de cambio

en el módulo Charm, a la persona del área de Contabilidad encargada.

Una vez se reciba por correo electrónico el número de documento de

cambio asignado, en la nueva pantalla que se desplegó del paso 3.3.7, se da

clic en el siguiente botón:

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 21

Se selecciona el número de documento de cambio asignado:

3.10.2. Liberar la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes

Ingresar en la transacción SE10 y en la nueva pantalla, dar clic en el botón

“Visual”

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 22

En la nueva pantalla se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro

verde), y la tarea inferior de la orden (cuadro rojo)

Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 23

Se repite el paso anterior con la orden

3.10.3. Solicitar transporte

Vía correo electrónico se solicita al departamento de Contabilidad el transporte de la orden

a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización, indicando el número

de orden del transporte.

3.10.4. Verificación

Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, en la transacción

F.01 se valida que aparezca en el mandante de Producción, el segmento creado.

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 24

3.10.5. Completar formato de solicitud de creación segmento y objeto de costo y remitirlo a

Presupuesto

El formato de Creación de segmento y objetos de costo se debe completar con el número

del segmento reutilizado. Una vez hecho esto se remite dicho formato al área de

Presupuesto por correo electrónico.

4. DEFINICIONES

Mandante: Ambiente del sistema en el que se realizan diferentes operaciones (ej: Desarrollo,

Calidad, Producción)

Segmento : Agrupador que tipifica la información financiera de un donante especifico

Segmentos especiales: No hacen referencia a un donante específico sino a recursos internos

de la Universidad.

Transacción F.1: Inicio de la consulta del Balance para identificar el Consecutivo del

segmento.

Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información.

Orden de transporte: Paquete que contiene los ajustes que se realizan a las

parametrizaciones en el sistema, y que es replicado en los diferentes ambientes o mandantes.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 27/10/2015

Publicación 23/06/2016

1

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

PRO-40-1-01-06 Configuraciones para registro de donación

Formato de solicitud de creación de segmento y objetos de costo

Archivo SEGMENTOS

Archivo Categoría_Segmentos_Especiales

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 23/06/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

0

Dirección de Planeación y Evaluación | 25

7. APROBACION

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ

Maritza León Analista Contable 30/10/2015

Carlos A. Castellanos Analista Contable 22/06/2016

REVISÓ Manuela Peña Ingeniera de procesos 22/06/2016

Manuel Romero Coordinador Contabilidad 22/06/2016

APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 22/06/2016

8. ANEXOS

No aplica.