Maestría: Dirección de Empresas, Gerencia Empresarial, Gestión Bancaria y Financiero y Derecho Económico.

Plan Estratégico para la Dirección Financiera de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del

AgroAgrocalidad 2014 - 2016

Ing. María del Carmen CajamarcaParalelo “A”

Marzo 2014

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CONTENIDO

1. Antecedentes 3

2. Marco Legal 4

3. Metodología 5

4. Plan Estratégico De La Dirección Financiera De Agrocalidad Para El 2014-2016 5

4.1. Principios Y Valores Institucionales 5

4.1.1. Misión 6

4.1.2. Visión 6

4.2. Objetivos. 7

4.2.1. Objetivo General. 7

4.2.2. Objetivos Específicos 7

4.3. Meta 7

4.4. Indicadores 7

4.5. Matriz Foda 8

4.6. Estrategia General 9

4.6.1. Estrategias A Nivel Funcional.-

4.6.2. Estrategias De Producción 9

4.6.3. Estrategias Globales 9

4.7. Diseño De Estructura De La Dirección Financiera A Nivel Nacional 9

4.7.1. Administración Central Como Udaf 9

4.7.2. Unidades Desconcentradas Por Regionales: Unidades Ejecutoras Ue 10

4.7.3. Orgánico Estructural 10

4.7.4. Mapa De Proceso 10

4.7.5. Productos Por Procesos 11

4.7.6. De Las Funciones De Los Actores De La Dirección Financiera 11

4.8. Formulación De Procedimientos Frecuentes 15

4.9. Evaluación 16

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Plan Estratégico para la Dirección Administrativa Financiera de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro-Agrocalidad 2014 – 2016

1. Antecedentes

Se encuentra elaborado un Plan Macro para la institución, siendo necesario que la Dirección Financiera mantenga un plan estratégico propio de manera que optimice su gestión, el mismo que debe estar alineado al plan macro diseñado para AGROCALIDAD, por lo cual se describe a continuación los antecedentes generales:

Estructura Organizacional por Procesos.- La estructura organizacional de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD, se alinea a la misión y Visión.

Visión

La Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD será un ente oficial de reconocido prestigio, confianza y credibilidad en el ámbito nacional e internacional, por su excelencia en la prestación de servicios a los diferentes actores de las cadenas agro productivas, su capacidad para responder por el manejo sanitario, fitosanitario y de la inocuidad de los alimentos, su apoyo al acceso de mercados internacionales y su contribución a la sostenibilidad ambiental, constituyéndose en un pilar fundamental del Sistema Nacional de Calidad, Sanidad e Inocuidad de los Alimentos.

Misión.

La Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD, es la Autoridad Nacional Sanitaria, Fitosanitaria y de Inocuidad de los Alimentos, encargada de la definición y ejecución de políticas, y de la regulación y control de las actividades productivas del agro nacional, respaldada por normas nacionales e internacionales, dirigiendo sus acciones a la protección y mejoramiento de la producción agropecuaria, la implantación de prácticas de inocuidad alimentaria, el control de la calidad de los insumos, el apoyo a la preservación de la salud pública y el ambiente, incorporando al sector privado y otros actores en la ejecución de planes, programas y proyectos específicos.

Procesos de AGROCALIDAD.- Los procesos que elaboran los productos y servicios de Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD, se ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o valor agregado al cumplimiento de la Misión Institucional.

Los Procesos Gobernantes, orientan la gestión institucional a través de la formulación de políticas y la expedición de normas e instrumentos para poner en funcionamiento a la Organización;Los Procesos Agregadores de Valor, implementan políticas, administran y controlan la generación de los productos y servicios destinados a usuarios externos y permiten

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cumplir la Misión Institucional, denotan la especialización de la misión consagrada en la ley y constituyen la razón de ser de la institución;

Los Procesos Habilitantes, implementan políticas, generan productos y servicios para los Procesos Gobernantes, Agregadores de Valor y para sí mismos, contribuyendo a la consecución de la Misión Institucional.

Direccionamiento Estratégico.- El Ministro de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca es el encargado del direccionamiento estratégico de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD.

Puestos Directivos.- Los puestos directivos establecidos en la Estructura Organizacional son: Director Ejecutivo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD, Director de Sanidad Animal, Director de Sanidad Vegetal, Director de Inocuidad de Alimentos, Director de Laboratorios, Director de Gestión y Administración del Talento Humano, Director Financiero/a y Director Jurídico. En la Estructura Organizacional de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD en los procesos habilitantes se encuentra situada la Dirección Financiera.

Procesos Habilitantes

a. DE APOYO i. ADMINISTRATIVO,

ii. GESTIÓN FINANCIERAiii. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOSiv. GESTIÓN TECNOLÓGICA

Considerando que esta Dirección es una de las más álgidas donde se consolidan los procesos mediante la ejecución de los recursos, para que se cristalicen lo planificado, es decir es el corazón de las instituciones, lamentablemente no es reconocida como tal por considerar que son procesos de apoyo.

2. Marco Legal

Mediante Decreto Ejecutivo No. 1449 de fecha 22 de noviembre del 2008, publicado en el Registro Oficial No. 479 del 2 de diciembre del 2008, se dispone la reorganización del Servicio Ecuatoriano de Sanidad Agropecuaria, transformándola en Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD;

LEY No 2002-73 , LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, la presente Ley tiene por objeto establecer y mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del Estado y la utilización de recursos,

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administración y custodia de bienes públicos. Las disposiciones de esta ley rigen para las instituciones del Estado, previstas en el artículo 118 de la Constitución Política de la República; su aplicación se extenderá a las entidades de derecho privado, exclusivamente respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter público de que dispongan.

Ley Orgánica de Servicio Público Publicada en el Segundo Suplemento del Registro Oficial 294, 6 de Octubre DE 2010. Las disposiciones de la presente ley son de aplicación obligatoria, en materia de recursos humanos y remuneraciones, en toda la administración pública, que comprende:

Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial y Justicia Indígena, Electoral, Transparencia y Control Social, Procuraduría General del Estado y la Corte Constitucional

Acuerdo 039 - CG - 2009 (16/11/2009) R.O. 78 (01-12-2009) Y Suplemento R.O. 87 (14/12/2009), Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos, El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.

3. Metodología.

Realizar el análisis de la situación actual de la Dirección Financiera de la institución.

Plantear objetivos factibles de alcanzar de acuerdo a los recursos disponibles y al plazo previsto.

Asegurar una visión integral y compartida de todas las Coordinaciones Provinciales a nivel nacional.

Gestionar los instrumentos metodológicos y herramientas que permitan dar continuidad al proceso de Planificación Estratégica y sus futuras actualizaciones.

4. Plan Estratégico de la Dirección Financiera de Agrocalidad para el 2014- 2016

4.1. Principios y Valores Institucionales.

La conducta de todos y cada uno de los miembros de la Dirección Financiera, se mantendrá siempre bajo la práctica de los siguientes principios y valores institucionales:

a) Compromiso: Honramos todas nuestras responsabilidades como un deber, impulsados por nuestra lealtad con la misión de AGROCALIDAD, La mejor medida de nuestro trabajo, es la consecución de los objetivos buscados, en el marco de las políticas institucionales y de nuestros valores y principios.

b) Trabajo en equipo: Actuamos en la unidad, sabiendo que la integración sin barreras y coordinada de nuestros esfuerzos es superior a la suma de los aportes

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individuales. El poder de nuestra inteligencia colectiva es superior a la magnitud de nuestros retos.

c) Integridad: Nuestras acciones, decisiones y resultados están siempre enmarcados en la legalidad, oportunidad y ética, enfrentando con decisión la corrupción en todas sus formas.

d) Responsabilidad Socio-ambiental: Proveemos bienestar y desarrollo a nuestros clientes, a todos los colaboradores de la entidad y sus familias, a nuestros proveedores y socios de negocios, a las comunidades en que actuamos y a la sociedad en general, equilibrando el progreso con la preservación de la naturaleza y el ambiente cuando generamos los servicios .

e) Pasión por la excelencia: Generamos ideas para la eficacia, eficiencia e innovación de nuestros servicios y gestión. Nos exigimos nuestro mayor esfuerzo a nivel técnico, administrativo y directivo. Estamos permanentemente aprendiendo y actualizando nuestras competencias. Actuamos proactivamente en nuestras decisiones.

f) Respeto a las personas: Mejorar el nivel de satisfacción de los clientes internos y externos.

g) Búsqueda permanente de la calidad: Delimitando reglas claras sobre cada proceso, aplicando tecnología.

h) Responsabilidad: El manejo de los recursos exige personas que trabajen enmarados en resultados y objetivos.

i) Liderazgo y emprendimiento, El proceso de enseñanza aprendizaje va siempre orientado a formar en cada sevidor/a un líder.

j) Pensamiento crítico, cada proceso es analizado legal con integridad de manera que las actividades no se realicen mecánicamente, sino buscando el beneficio institucional.

k) Orden y disciplina conscientes.- El manejo financiero exige orden y disciplina para que el cliente interno y externo se sienta satisfecho de los productos que exige de la Gestión Financiera.

4.1.1. Misión.

Administrar, coordinar y gestionar los recursos financieros, tanto de la institución como de programas, proyectos y actividades a cargo de la organización, sean estos financiados con recursos nacionales y/o internacionales provenientes de organismos multilaterales en el ámbito interno y externo; que permitan cumplir con los objetivos y metas institucionales y disposiciones legales vigentes.

4.1.2. Visión.

La Dirección Financiera será considerada como una unidad de excelencia, confiable, integra y comprometida con AGROCALIDAD, con Talento Humano profesional, capacitado y probo.

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4.2. Objetivos.

4.2.1. Objetivo General.Administrar, coordinar y ejecutar actividades a nivel nacional para el manejo con excelencia de los recursos financieros a fin de cumplir con la misión, objetivos y metas propuestas por la Institución.

4.2.2. Objetivos Específicos.1. Seleccionar Talento Humano especializado en materia financiera o afines.2. Capacitar permanentemente en las Normas Legales aplicables a la gestión

Financiera.3. Organizar unidades Financieras independientes en las provincias4. Determinar funciones a las responsables Financieras en provincias.5. Capacitar en desarrollo del Talento Humano.6. Determinar procedimientos de los procesos que se gestionan en cada provincia.7. Comunicar permanente de las decisiones que se tomen en la Administración

Central.8. Ejecutar el presupuesto bajo los lineamientos planeados en el PAPP.9. Emitir informes periódicos para la evaluación de los directivos

4.3. Meta.

Alcanzar una ejecución sobre el noventa por ciento del presupuesto asignado sobre el Plan operativo anual planificado.

4.4. Indicadores.

1. Porcentaje de ejecución de gastos permanentes

FORMA DE CÁLCULO:PRESUPUESTO DEVENGADO GASTOS PERMANENTES

(Corrientes)PRESUPUESTO CODIFICADO GASTOS PERMANENTES

(Corrientes)

2. Porcentaje de ejecución por gastos no permanentes

FORMA DE CÁLCULO:PRESUPUESTO DEVENGADO GASTOS NO PERMANENTES

(Inversión o Capital )PRESUPUESTO CODIFICADO GASTOS NO PERMANENTES

(Inversión o Capital )

3. Porcentaje de ejecución por ingresos

FORMA DE CÁLCULO:PRESUPUESTO DEVENGADO INGRESOS (Autogestión)

PRESUPUESTO CODIFICADO DE INGRESOS, (Autogestión)

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4.5. MATRIZ FODAMATRIZ FODA DE LA DIRECCION FINANCIERA

FACTOR INTERNOFORTALEZAS DEBILIDADES

Presupuesto de autogestión Unidades financieras no estructuradasNormas ISO en algunos procesos Falta de personal en las provinciasServicios Técnicos costeados Falta de técnicos con conocimiento de CostosAutoridades con conocimiento del área Talento Humano sin experiencia y sin capacitación  Procesos financieros no definidos.  No existe evaluaciones de la ejecución presupuestaria  Inestabilidad del personal financiero  Falta de personal en la Administración Central  No se vincula la planificación con el presupuesto

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO (MAXI-MAXI) ESTRATEGIAS DO (MINI-MAXI)Sistema eSIGEF, para los registros presupuestarios, contables y pago

Implementar un sofware para el control de ingresos integrado a nivel nacional

Gestionar ante SENPLADES el cambio de modelo de gestión, para establecer UE en las regionales.

Normativa general del sector público actualizada Actualizaciones trimestrales sobre la normativa Asignar por lo menos 2 servidores / as para la Unidad FinancieraSistema de comunicación VIDEO CONFERENCIAS Evaluaciones mensuales de la ejecución Desarrollo del Talento HumanoEstructura Presupuestaria definida a nivel nacional capacitar mensualmente al personal financiero Definir procedimientos por cada proceso de adquisiciónImpulso del Gobierno   Gestionar creación de partidas presupuestarias para nombramientos.AMENAZAS ESTRATEGIAS FA (MAXI-MINI) ESTRATEGIAS DA (MINI-MINI)Cambio de autoridades Políticas bien establecidas Integrar personal capacitado en Planta CentralReducción del presupuesto Plan de Marketing para promocionar los servicios técnicos Instrumentar un sistema de Planificación

Políticas gubernamentalesEstablecer requisitos afines a la gestión financiera para las autoridades Determinación de funciones al personal financiero.

 Actualizar costos anualmente y mantener las tarifas por servicios Elaborar un plan de evaluación mensual

    Elaborar un plan de capacitación mediante alianzas estratégicas.

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FACTOR EXTERNO

4.6. ESTRATEGIA GENERAL

Innovar y mejorar continuamente los procesos de la Dirección Financiera de Agrocalidad, trabajando con transparencia y proactivamente.

4.6.1. ESTRATEGIAS A NIVEL FUNCIONAL.-

a) Implementar un sofware para el control de ingresos integrado a nivel nacionalb) Gestionar ante SENPLADES el cambio de modelo de gestión, para establecer

UE en las regionales.c) Asignar por lo menos 2 servidores/as en cada regional para la Unidad

Financierasd) Definir procedimientos por cada proceso de adquisicióne) Políticas bien establecidas sobre las responsabilidadesf) Instrumentar un sistema de Planificacióng) Elaborar un plan de evaluación mensual dirigido a las autoridadesh) Elaborar un plan de capacitación mediante alianzas estratégicas.i) Determinación de funciones al personal financiero.

4.6.2. ESTRATEGIAS DE PRODUCCION

a) Capacitar mensualmente al personal financiero, para las actualizaciones sobre la normativa

b) Evaluaciones mensuales de la ejecuciónc) Plan de Marketing para promocionar los servicios técnicos d) Actualizar costos anualmente y mantener las tarifas por serviciose) Integrar personal capacitado en Planta Central

4.6.3. ESTRATEGIAS GLOBALES

a) Desarrollo del Talento Humanob) Establecer requisitos mínimos para los servidores de las Unidades financieras

4.7. DISENO DE ESTRUCTURA DE LA DIRECCION FINANCIERA A NIVEL NACIONAL

Con el fin de regenerar la estructura Financiera Nacional se diseña una estructura a nivel nacional de la siguiente manera:

4.7.1. ADMINISTRACION CENTRAL COMO UDAF:

Compuesta de :

Gestión de ContabilidadGestión de PresupuestoGestión de Administración de Caja o Tesorería.

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4.7.2. UNIDADES DESCONCENTRADAS POR REGIONALES: UNIDADES EJECUTORAS UE

Regional 1.- Esmeraldas, Carchi, Imbabura y Sucumbíos.Regional 2.- Pichincha, Napo y OrellanaRegional 3.- Cotopaxi, Tungurahua, Chimborazo y PastazaRegional 4.- Manabí y Santo Domingo de los Tsachilas.Regional 5.- Santa Elena, Guayas, Los Ríos y BolívarRegional 6.- Cañar, Azuay, Morona Santiago.Regional 7.- El Oro, Loja y Zamora Chinchipe

Compuestas de:

Gestión de ContabilidadGestión de PresupuestoGestión de Administración de Tesorería.Son las siguientes:

4.7.3. ORGANICO ESTRUCTURAL

4.7.4. MAPA DE PROCESO

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ADMINISTRACION

CENTRAL COMO UDAF

Regional 1.- Esmeraldas, Carchi, Imbabura y Sucumbíos.

Regional 6.- Cañar, Azuay, Morona Santiago.

Regional 7.- El Oro, Loja y Zamora Chinchipe

Regional 5.- Santa Elena, Guayas, Los Ríos y Bolívar

Regional 4.- Manabí y Santo Domingo de los Tsachilas.

Regional 3.- Cotopaxi, Tungurahua, Chimborazo y Pastaza

Regional 2.- Pichincha, Napo y Orellana

GESTION FINANCIERA

Gestión de Presupuesto

Gestión de Contabilidad

Gestión de Tesorería

4.7.5. PRODUCTOS POR PROCESOS

PRESUPUESTO.-

1. Presupuesto2. Proforma Presupuestaria.3. Reforma Presupuestaria.4. Estado de Ejecución presupuestaria.5. Certificación Presupuestaria.6. Evaluación Presupuestaria.7. Informe de análisis de costos

CONTABILIDAD.

8. Registros Contables9. Estados Financieros10. Control previo de la nómina11. Informe consolidación Ingresos de Gestión12. Informe inventarios activos valorados13. Liquidaciones Cesaciones14. Consolidación declaraciones presupuestarias15. Solicitud de Devolución de Impuesto al Valor agregado16. Informes de Facturación

ADMINISTRACION DE CAJA O TESORERIA

17. Control Previo a los procesos de Pago18. Administración de Caja19. Flujo de caja actual y proyectado20. Pagos y transferencias21. Control de las cuentas bancarias.22. Retenciones Tributarias.23. Registro de Garantías y/o Fianzas.

4.7.6. DE LAS FUNCIONES DE LOS ACTORES DE LA DIRECCION FINANCIERA

DIRECTOR FINANCIERO

El director financiero será un profesional a nivel superior con título de Economista o Ingeniero Comercial, contador público a nivel superior o su equivalente y deberá reunir los requisitos de idoneidad profesional en materia financiera, así como poseer amplia experiencia sobre el área.

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En caso de ausencia del Director financiero lo reemplazara el funcionario que sea designado por el Director Ejecutivo, servidor que será l caucionado en base al organigrama estructural de la Dirección Financiera.

AMBITO DE ACCION.- El ámbito de la Dirección financiera cuenta con las siguientes Secciones: Presupuesto, Contabilidad, y Tesorería, más la Coordinación y dirección a nivel nacional.

FUNCIONES:

a) Asesorar al Director Ejecutivo de AGROCALIDAD, y a las diferentes autoridades para la toma de decisiones en materia financiera y para la adopción del sistema de administración financiera;

b) Coordinar las actividades presupuestarias que incluyen la formulación, administración y evaluación del presupuesto;

c) Dirigir la ejecución financiera de AGROCALIDAD de acuerdo a las disposiciones legales vigentes;

d) Planificar, organizar, dirigir y controlar el sistema financiero de AGROCALIDAD asegurando su correcto funcionamiento de conformidad con las normas legales vigentes;

e) Organizar, dirigir y coordinar el sistema de contabilidad de conformidad con las normas, reglamentos y técnicas vigentes;

f) Coordinar con la Dirección de Planificación la proforma presupuestaria, alinead conforme a las disposiciones legales vigentes; y,

g) Organizar, dirigir , coordinar y controlar todas las actividades de la administración financiera

h) Vigilar la incorporación de los procesos específicos dentro del control interno dentro del sistema financiero.

i) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero.

j) Adoptar medidas para el funcionamiento del sistema de administración financiera.

k) Entregar oportunamente la información financiera a la máxima autoridad y a los organismos que lo requieran.

l) Controlar a nivel nacional el correcto funcionamiento y ejecución financiera.

m) Evaluar las actividades financieras a nivel nacional.

n) Velar porque el Talento Humano se encuentre alineado a los objetivos y Metas de esta Dirección y a la Misión y Visión institucional.

o) Administración de las claves del Esigef.

p) Formular normativa interna para aprobación de la Dirección Ejecutiva.

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q) Evaluar al personal a su cargo.

r) Otras asignaciones que lo deleguen sus superiores.

COORDINADOR DE PRESUPUESTO

El Coordinador de esta Sección será nivel superior con título de Economista o Ingeniero Comercial, contador público a nivel superior o su equivalente y deberá, contar con experiencia en administración financiera y presupuestaria.

Establecer procedimientos específicos de control interno previo al compromiso y al desembolso, para la buena marcha de los procesos financieros y velar por el fiel cumplimiento en el área de su competencia;

AMBITO DE ACCION.- Su ámbito de acción es a nivel nacional y central con los procesos de Control Previo, Registro Contable en el Esigef, Control de Bancos.

FUNCIONES:

a) Elaborar conjuntamente con la Dirección de Planificación la proforma presupuestaria, alineada conforme a las disposiciones legales

b) Elaborar la estructura presupuestaria

c) Realizar el control previo al compromiso y de acuerdo al presupuesto asignado

d) Controlar la ejecución del Plan anual de la Política Pública para el 2014.

e) Elaborar informes financieros mensualmente, cuatrimestralmente y anualmente para presentar a las autoridades.

f) Levantar los procesos de Costos ABC de las tarifas que se cobra por servicios.

g) Controlar y Coordinar las actividades a nivel nacional.

h) Realizar el Control previo de los procesos de ejecución financiera

i) Controlar los presupuestos de Proyectos.

j) Realizar las Reformas presupuestarias

k) Realizar las gestiones en el Ministerio de Finanzas

l) Cumplir con las demás funciones que le asigne el Director Financiero

COORDINADOR DE CONTABILIDAD

El jefe de esta sección es el contador General, quien debe poseer título de contador público federado y tener amplia Experiencia en materia de contabilidad gubernamental y presupuestos.

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AMBITO DE ACCION.- Su ámbito de acción es a nivel nacional y central con los procesos de Control Previo, Registro Contable en el Esigef, Control de cuentas .

FUNCIONES:

a) Administrar el sistema esigef en el módulos de Contabilidad b) Registrar las operaciones diariamente, a fin de que la contabilidad informe en

cualquier momento el estado económico financiero así: Registro de Contribuyentes, registros de ingreso y egreso de especies y títulos de crédito, mayor general, mayor auxiliar;

c) Preparar todos los componentes de ingreso y egreso en base a la documentación y justificación pertinentes;

d) Coordinar los Registros Contables a Nivel nacional e) Mantener actualizados los inventarios AGROCALIDAD como el estado y notas

de cargo y crédito de los funcionarios responsables de la custodia de bienes;f) Controlar las Conciliaciones de la Cuentas Bancarias de la institución g) Cumplir con la disposiciones legales y las que le asigne el Director Financiero.

CORDINADOR DE TESORERIA.-

El tesorero debe tener título e idoneidad profesional en materia financiera y poseer amplia experiencia sobre ella.

AMBITO DE ACCION.- Coordinará acciones de las Unidades Ejecutoras a nivel nacional, establecerá políticas y directrices en el tema de Tesorería.

FUNCIONES:

a) Enviar a contabilidad los comprobantes por depósitos bancarios, cheques girados y demás documentos pertinentes en forma oportuna y sistemática;\

b) Mantener bajo custodia los títulos de crédito, especies valoradas y más valores a su cargo;

c) Informar diariamente sobre los resultados generados en el parte diario del movimiento de caja a la Dirección Financiera adjuntando documentos de respaldo;

d) Control del GPR.e) Control Previo al pago y consolidación de los justificativos que avalan los

procesos.f) Informes de los procesos de pagos.g) Determinar y llevar un adecuado registro de ingresos, depósitos y egresos de

dinero, especies valoradas y otros documentos de interés institucionalh) Cumplir con las disposiciones legales, reglamentos, y las que dispongan el

Director Financiero.

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4.8. FORMULACION DE PROCEDIMIENTOS FRECUENTES:

SERVICIOS BASICOS

PROCEDIMIENTO:

1. Previo la proyección anual de gastos por cada servicio básico, se realiza la certificación presupuestaria para todo el año, de manera que cada mes vaya restando los valores devengados.

2. Cumplido el mes del servicio básico debe solicitar o retirar según la modalidad las planillas de servicios básicos y solicitar el pago al Coordinador Provincial.

3. El Coordinador Provincial con el pedido autorizará el pago y con lo cual se procederá a realizar el compromiso, partiendo de la certificación inicial elaborada.

4. El o la responsable financiera elabora el CUR de devengado, en el cual se describe claramente la transacción realizada registrando el número de la factura, fechas, destino y otros datos que identifique claramente la transacción.

5. Procesado el pago hace legalizar el CUR DEV y consolidad en la solicitud de pago que envía a Planta Central debidamente firmado por los servidores que intervienen en el proceso.

ADQUISICION DE BIENE O SERVICIOS:

PROCEDIMIENTO:

1. El técnico o el encargado tiene que realizar el requerimiento de la necesidad, con la proforma respectiva

2. El Coordinador aprueba la necesidad y autoriza o niega a la responsable financiera

3. Si autoriza verifica si se encuentra planificado en el PAPP está financiado en el presupuesto con lo cual emite la certificación presupuestaria, fechas que deben ser coherentes con el proceso, es decir jamás puede elaborarse una certificación posterior al haber contratado y emitido la factura, bajo los siguientes parámetros:

Si el gasto es hasta $399,oo Solicita 1 proforma Si el gasto pasa de $400,oo Solicita 3 proformas Si el gasto pasa de $400,oo Con las 3 proformas elabora el

cuadro comparativo para seleccionar la mas conveniente a los intereses institucionales

La certificación presupuestaria en la cual compromete recursos para la adquisición, aplicando las partidas acorde al gasto.

Realiza la orden de compra

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4. Cumplido este proceso se solicita el pago5. El coordinador aprueba el pago 6. Con los justificativos la responsable financiera solicita al proveedor la entrega

del bien o el servicio y la emisión de la factura.7. De la entrega del bien o el servicio se elabora un acta de entrega recepción o un

documento que avale la recepción y conformidad de lo recibido lo cual es documento indispensable para procesar el pago en el Esigef.

8. Se elabora el CUR de compromiso, CUR devengado, en el cual se describe claramente la transacción realizada registrando el número de la factura, comunicación, fechas, destino y otros datos que identifique claramente la transacción.

9. Procesado el pago hace legalizar el CUR DEV y consolidad en la solicitud de pago que envía a Planta Central debidamente firmado

ADQUISICION DE COMBUSTIBLE:

PROCEDIMIENTO:

1. El requerimiento lo realiza el conductor quien conoce sobre la administración de los vehículos, previo el informe donde detalla el número de vehículos y los galones a consumir proyectados por un tiempo estimado.

2. Solicita la autorización del gasto con el presupuesto respectivo.3. El coordinador aprueba o niega el pago y envía a la unidad Financiera.4. La servidora del proceso verifica el presupuesto y emite la certificación

presupuestaria.5. Solicita la factura, realiza la orden de compra y entrega a la responsable

financiera para que solicite la autorización de pago.6. El coordinador autoriza el pago y envía para que realicen el proceso en la

Unidad Financiera.7. En Financiero la servidora realiza el compromiso y envía el proceso a la

responsable financiera8. La Responsable Financiera tramita el devengado y registra facturas.9. Cumplido el proceso entrega al Coordinador para que revise y legalice la

transacción.10. Con esta información procede a elaborar la solicitud de pago, para escanear a

planta central.

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4.9. EVALUACION

Para comprobara el cumplimiento del plan estratégico propuesto, debemos hacer el seguimiento de los objetivos propuestos en el Plan estratégico.

1. Evaluaciones semestrales del Talento Humano especializado en materia financiera.

2. Verificar el cumplimiento del Plan de Capacitación en temas financieros y Desarrollo del Talento Humano.

3. Comprobar el número de unidades Financieras se encuentran conformadas4. Verificar el cumplimiento de las Normas de Control mediante la asignación de

funciones al personal financiero.5. Control previo a los procesos que se gestionan en cada provincia.6. Verificar la línea de comunicar entre la UDAF y las UE.

Revisar los informes emitido por las UDAF y las UE referente a la ejecución presupuestaria y al PAPP.

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2014-2016

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Misión

Administrar, coordinar y gestionar los recursos financieros, tanto de la institución como de programas, proyectos y actividades a cargo de la organización, sean estos financiados con recursos nacionales y/o internacionales provenientes de organismos multilaterales en el ámbito interno y externo; que permitan cumplir con los objetivos y metas institucionales y disposiciones legales vigentes

Visión

La Dirección Financiera será considerada como una unidad de excelencia, confiable, integra y comprometida con AGROCALIDAD, con Talento Humano profesional, capacitado y probo

ESTRATEGIA GENERAL

Innovar y mejorar continuamente los procesos de la Dirección Financiera de Agrocalidad, trabajando con transparencia y proactivamente

Principios

• La conducta de todos y cada uno de los miembros de la Dirección Financiera, se mantendrá siempre bajo la práctica de los siguientes principios y valores institucionales:

• Compromiso . Trabajo en equipo

• Responsabilidad Socio-ambiental

• Pasión por la excelencia itegridad

Establecer requisitos mínimos para los servidores de las Unidades financieras

Capacitar mensualmente al personal financiero, para las actualizaciones sobre la normativa

Implementar un sofware para el control de ingresos integrado a nivel nacionalDefinir procedimientos por cada proceso de adquisición