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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DE LA DEFENSORÍA DEL ESPACIO PÚBLICO

Instructivo

Nómina

Código: 127-INSGT-02

Vigencia desde: 04/04/2019

Versión: 1

Instructivo Nómina

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Vigente desde: 04/04/2019

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Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Procedimiento y/o Documento: INSTRUCTIVO NÓMINA

Código: 127-FORDE-03 Versión: 2 Vigencia desde: 08/05/2018

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................................................................ 3

3. DEFINICIONES Y SIGLAS. ..................................................................................................................................................... 3

4. GESTION LIQUIDACION PAGOS Y OBLIGACIONES LABORALES ............................................................................................. 6

4.1. RECONOCIMIENTO DE HORAS EXTRAS .................................................................................................................................. 6 4.2. AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS A FAVORDE ENTIDADES FINANCIERAS ............................................................................ 7

4.3. RECONOCIMIENTO DE VACACIONES ..................................................................................................................................... 8

4.4. LIQUIDACION DE PRESTACIONES .......................................................................................................................................... 9

4.5. RECONOCIMIENTO PRIMA TÉCNICA ................................................................................................................................... 10

4.6. RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES O LICENCIAS POR MATERNIDAD Y PATERNIDAD .................................................. 10

4.7. LICENCIA NO REMUNERADA ............................................................................................................................................... 11

4.8. TRASLADOS EN SISTEMA SGSSS ........................................................................................................................................... 12

4.9. GESTIÓN DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA .............................................................................................................................. 12

4.10. GESTIÓN DE LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PATRONALES ..................................................................... 14

4.11. LIQUIDACION PERSONAL RETIRADO ................................................................................................................................... 15

4.12. RECONOCIMIENTO DE CESANTIAS EN INTERESES DE CESANTIAS ANUALES ........................................................................ 17

4.13. AUTORIZACIÓN RETIRO PARCIAL DE AUXILIO DE CESANTIAS .............................................................................................. 18

4.14. RECONOCIMIENTO DE COMPENSATORIOS ......................................................................................................................... 20

4.15. RECALCULO DE RETENCIÓN SEMESTRALPARA ASIGNAR PORCENTAJE PORCEDIENTO DOS ............................................... 21

4.16. CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES ..................................................................................................................... 22

4.17. INFORMACIÓN EXOGENA .................................................................................................................................................... 23

4.18. CERTIFICACION BONOS PENSIONALES ................................................................................................................................ 23

4.19. EXPEDICIÓN DE CERTIFICACION DE FUNCIONES .............................................................................................................. 24

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1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades a seguir en el proceso de preparación y liquidación de la nómina de los funcionarios del DADEP, de conformidad con las normas legales vigentes. 2. ALCANCE

Inicia: Recepción de Novedades (nombramientos, encargos, traslados, retiros de personal, vacaciones, retención en la fuente, embargos, primas, bonificaciones, licencias, incapacidades, horas extras, renuncias, libranzas, sanciones; traslados en seguridad social), clasificación de novedades, inclusión de novedades en el aplicativo de la nómina PERNO, liquidación, revisión, corrección de la pre nómina, liquidación definitiva de nómina con las firmas del ordenador del gasto y el responsable del área de presupuesto, elaboración de reportes para las diferentes áreas (presupuesto y contabilidad), elaboración de archivos planos para el pago de la nómina, elaboración de planillas para el pago de SGSSS y Parafiscales.

Termina: Remisión el pago digital del Ordenador del Gasto, archivo en carpeta de nómina correspondiente y en los casos que no requiere pago se da el trámite a la novedad según corresponda y se archiva en la serie documental correspondiente 3. DEFINICIONES Y SIGLAS. 3.1. DEFINICIONES

a. ACTO ADMINISTRATIVO: Toda manifestación de voluntad, de deseo, de conocimiento o de juicio realizada por la Administración Pública en el ejercicio de una potestad administrativa.

b. ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES – ARL: Entidad que tiene como objetivo prevenir, proteger y atender a los trabajadores contra Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan.

c. APORTES PARAFISCALES: Los aportes parafiscales son una contribución especial que realizan los empleadores al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, para que estas Entidades adelanten programas de naturaleza social, según su misión.

d. APORTES PATRONALES: Los aportes patronales son las sumas correspondientes a los recursos que las entidades territoriales y sus entes descentralizados, deben destinar como aportes patronales del sector salud, que se venían financiando con los recursos del Situado Fiscal, que deberán ser pagadas con cargo al Sistema General de Participaciones de salud y deben ser giradas directamente por la nación a los Fondos de Pensiones y Cesantías, Administradoras de Riesgos Profesionales y a las Entidades Promotoras de Salud a las cuales se encuentran afiliados los trabajadores.(Articulo 58 Ley 715 de 2001).

e. NÓMINA: es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones.

f. NOTIFICAR: Comunicar algo a alguien de forma oficial. g. NOVEDAD: Cambio en la situación administrativa de un servidor público generado por la

adquisición de un derecho que implica un pago.

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h. PERNO: Aplicativo para liquidar la nómina de la entidad. i. PRIMA TÉCNICA: Es el reconocimiento y posterior liquidación para efectos del pago de la prima

técnica del funcionario que ocupa cargos profesionales o directivos. j. RETENCIÓN EN LA FUENTE: mecanismo de recaudo anticipado de impuestos, que consiste en

restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos en cuenta.

k. SOCIEDAD ADMINISTRADOR A DE FONDOS DE PENSIONES Y DE CESANTÍA – AFP: Instituciones financieras de carácter previsional, vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, cuyo objeto exclusivo es la administración y manejo de fondos y planes de pensiones del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad y de fondos de cesantía.

l. LIBRANZA: La libranza es un instrumento financiero que consiste en un crédito o préstamo de dinero, facilitado por una entidad prestadora a un deudor, y respaldado en el flujo de caja proveniente del sueldo de ese deudor. En la práctica, esto significa que los pagos de cuotas e intereses de la libranza se debitan automáticamente del sueldo del deudor. Esto hace que la libranza sea un préstamo, en promedio, con menor riesgo para la entidad prestadora, comparado a otro tipo de préstamos. Debido a este respaldo basado en el sueldo, la libranza es muchas veces otorgada sin codeudor.

m. EMBARGO: El embargo salarial se entiende como la acción legal por la cual se le retiene al trabajador una parte de su pago en razón de haber incumplido obligaciones económicas como préstamos, alimentos o pagos de tarjetas de crédito, entre otros.

n. CERTIFICACIÓN DE BONOS PENSIONALES: Documento emitido donde se registran los aportes realizados por el empleador a los fondos de pensiones. destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones.

o. INCAPACIDADES: Se entiende la incapacidad por enfermedad general, como un estado de inhabilidad física o mental para que una persona desempeñe sus funciones laborales, originada en un accidente o enfermedad de origen común no profesional.

p. LICENCIA DE MATERNIDAD: es el reconocimiento de tipo económico que hace el Sistema General de Seguridad Social en Salud, a la progenitora del recién nacido, a la madre adoptante del menor de 7 años o al padre adoptante cuando éste carezca de cónyuge o compañera permanente.

q. LICENCIA DE PATERNIDAD: es el período remunerado de ocho (8) días hábiles, que se concede al empleado para acompañar a la cónyuge o compañera permanente, en los primeros días del nacimiento de su hijo, previo el cumplimiento de los requisitos legales.

r. PRESTACIONES SOCIALES: valor de los gastos que se originan en pagos obligatorios sobre la nómina de la entidad, por concepto de, vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, prima de vacaciones, prima de navidad, prima de servicios, y otras prestaciones.

s. RECONOCIMIENTO POR PERMANENCIA: Contraprestación directa y retributiva, que se paga a los empleados públicos, cuando hayan cumplido cinco (5) años o más de vínculo laboral continúo.

t. RIESGOS LABORALES: El Sistema General de Riesgos Laborales se define como el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

https://es.wikipedia.org/wiki/Instrumento_financiero

https://es.wikipedia.org/wiki/Cr%C3%A9dito

https://es.wikipedia.org/wiki/Pr%C3%A9stamo

https://es.wikipedia.org/wiki/Flujo_de_caja

https://es.wikipedia.org/wiki/Flujo_de_caja

https://es.wikipedia.org/wiki/Sueldo

https://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Codeudor&action=edit&redlink=1

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Normatividad Asociada

u. Factores salariales: Decreto 1042 del 7 de junio de 1978 “Por el cual se establece el sistema

de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones”, Artículo 42.

v. Horas Extras, Dominicales y Festivos: Decreto 1042 de 1978. w. Prima de Vacaciones: Decreto 1045 de 1978. x. Prima de Antigüedad: Acuerdo 6 de 1986, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., “Por el

cual se establece la escala de remuneración para los niveles y clases de empleos en el Distrito Especial de Bogotá y se dictan otras disposiciones”.

y. Gastos de Representación: Acuerdo 199 de 2005. z. Subsidio de Alimentación: Decreto 1042 del 7 de junio de 1978. aa. Cesantías: Ley 50 de 1990 – Ley 432 - Ley 6 de 1945, Decreto 1160 de 1947, Resolución No.

2 de 1975 de Junta Directiva de FAVIDI, se reglamenta el trámite de pago de cesantías a funcionarios y ex-funcionarios del Distrito “. Ley 50 de 1990, Ley 244 de 1995, Ley 344 de 1996 y Decreto 1453 de 1998, Ley 1071 de 2006.

bb. Prima Semestral: Acuerdo 25 de 1990 “Por el cual se expide el presupuesto ordinario de rentas e ingresos y de inversiones y gastos para la vigencia fiscal del 1º de Enero al 31 de diciembre de 1991, y se dictan otras disposiciones”.

cc. Bonificación por Servicios Prestados: Acuerdo 92 del 26 de junio de 2003, expedido por el Concejo de Bogotá D.C.

dd. Prima Secretarial: Acuerdo 92 de 2003. ee. Prima Navidad: Decreto 853 de 2012 en el artículo 17 establece que “Cuando el empleado

público o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el año civil, tendrá derecho a la mencionada prima de navidad en proporción al tiempo laborado, que se liquidará y pagará con base en el último salario devengado, o en el último promedio mensual, si fuere variable.”

ff. Reconocimiento por Permanencia: Acuerdo 276 de 2007 y el Acuerdo 336 del 2008, expedidos por el Concejo de Bogotá.

gg. Libranzas o Descuentos: Ley 1527 de 2012. hh. Retención en la Fuente: Estatuto Tributario y normas expedidas anualmente por el Gobierno

Nacional. ii. Decreto Anual expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., por el cual se fija el incremento

salarial para los empleados públicos del Distrito Capital. jj. Estimación reconocimiento por permanencia: Guía para la medición del reconocimiento por

permanencia en Entidades de Gobierno del Distrito Capital, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad.

3.2. SIGLAS

1. DADEP: Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público.

2. PERNO: Software de personal y nómina.

3. P.A.C: Plan Anual de Caja.

4. E.P.S: Entidad Promotora de Salud.

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5. A.R.L: Aseguradora Riesgos Laborales.

6. S.G.S.S: Sistema General de Seguridad Social.

7. P.I.L.A: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

8. S.A.F: Subdirección Administrativa Financiera.

3.3 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Remitir a través de memorando al área de contabilidad las relaciones de autorización e informes resumen de la liquidación de la nómina y aportes patronales y parafiscales. La información debe enviarse una vez se haya liquidado la nómina y los correspondientes aportes y antes de que se produzca el respectivo pago.

Enviar a más tardar el segundo día hábil de cada mes y a través de memorando al área de contabilidad el reporte de las alícuotas de los pagos no mensualizados.

Remitir al área de contabilidad el valor de la estimación del reconocimiento por permanencia, de conformidad con lo indicado por la Dirección Distrital de Contabilidad, a más tardar el 3 día hábil de enero de cada año.

Para el cálculo de la estimación por permanencia solo se tendrá en cuenta los funcionarios de carrera administrativa y provisionales que tengan vinculación laboral al 31 de diciembre de cada año.

Al cierre del periodo contable las horas extras que superen las 50 horas y que no se hayan podido cancelar a través de compensatorios, se informará el valor de dichas horas al área contable para la respectiva causación de la cuenta por pagar.

El deterioro de las cuentas por cobrar a las EPS o ARL por concepto de incapacidades se establecerá de acuerdo con el % de recuperación de la cartera para determinar el Flujo de Efectivo Futuro Estimado (FEFE) y el Valor Presente del FEFE.

4. GESTION LIQUIDACION PAGOS Y OBLIGACIONES LABORALES

4.1. RECONOCIMIENTO DE HORAS EXTRAS

ACTIVIDAD INSTRUCCION QUIEN LO HACE REGISTRO

Revisión y verificación de horas extras

Radicar la solicitud de pago de horas extras, mediante formato y previamente autorizado por el jefe inmediato. Recibir la solicitud mediante formato aprobado por el Subdirector o jefe de oficina, revisar la

Funcionario

Formato de autorización/ relación de horas extras del sistema

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Liquidación y revisión de horas extras.

autorización de horas extras en el respectivo mes para revisión y verificación. Ingresar al aplicativo PERNO para liquidación de las horas extras de acuerdo al tiempo, horarios y días laborados, revisar en la prenomina. Nota: Si el número de horas extras es superior al valor del 50% de la asignación básica, el excedente se relaciona como compensatorio. Archivar soportes.

Técnico Técnico Auxiliar Administrativo

Formato de autorización/ relación de horas extras del sistema Registro en la de datos de PERNO/ Prenomina Carpeta nómina

4.2. AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS A FAVOR DE ENTIDADES FINANCIERAS

ACTIVIDAD INSTRUCCION QUIEN LO

HACE REGISTRO

Autorizar libranzas y otros descuentos

Entrega libranza al área de Talento Humano para aprobación, de acuerdo con los requisitos de la Entidad Financiera.

Funcionario/ Entidad Financiera

Solicitud/ Libranza/ Soporte descuento

Recibir libranza, pagaré o Solicitud descuento por aportes. Verificar si el solicitante tiene cupo disponible. Si no tiene cupo se informa al Servidor Público. Si tiene cupo Registrar Vo.Bo. Técnico y Firma del Subdirector SAF. (Tiempo para aprobación 4 días). Entregar original y copias a la cooperativa, entidad crediticia o funcionario para el respectivo desembolso. Una vez realizado el desembolso la entidad cooperativa, entidad crediticia o funcionario debe radicar ante el DADEP. Incluir y revisar libranza en el PERNO en la nómina del mes que corresponda para descuento.

Técnico / Subdirector SAF Técnico Funcionario/ Entidad Financiera Técnico

Libranza/ Soporte descuento/Revisión base de datos de PERNO/ Firma de aprobación Devolución de libranza o soporte para descuento Radicar libranza o soporte para descuento Libranza/ Registro en la de datos de PERNO/ Prenomina

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4.3. RECONOCIMIENTO DE VACACIONES


Programación, elaborar proyección de acto administrativo y liquidación.

Solicitar en el mes de noviembre a los jefes inmediatos programación anual de disfrute de vacaciones vacaciones para la vigencia siguiente.

Técnico/ Subdirector SAF y/o Director

Memorando de solicitud Programación

Enviar por memorando a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, la programación anual de disfrute de vacaciones para la vigencia desde el mes de febrero de año siguiente y hasta el mes de enero del subsiguiente año.

Jefes de oficina/ Subdirectores/ Director

Memorando de Programación Diligenciada

Elaborar la relación de programación del disfrute de vacaciones y registrar en la base de datos de PERNO.

Técnico

Consolidado de Programación/ Registro en la de datos de PERNO

Elaborar el Acto Administrativo de reconocimiento de vacaciones, para aprobación de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, la firma de la Dirección y su posterior comunicación al funcionario en el mes de para reconocimiento y pago.

Técnico/ Subdirector SAF/ Directo

Acto Administrativo

Ingresar a PERNO y realizar la liquidación. Archivar de acto administrativos y soportes Nota: La reprogramación de disfrute de vacaciones, se debe informar a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario con 2 meses de anticipación por parte de los Subdirectores y/o jefes de oficina.

Técnico Auxiliar Administrativo Jefes de oficina/ Subdirectores/ Director

Registro en la de datos de PERNO / Prenomina/ Historia laboral/ Carpeta nómina Memorando de solicitud Reprogramación

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4.4. LIQUIDACION DE PRESTACIONES


Liquidar primas de navidad, semestral, Reconocimiento de Permanencia

PRIMA SEMESTRAL:

En el mes de mayo hacer la proyección de liquidación de prima semestral de acuerdo a la normatividad vigente.

Liquidación y revisión de la prima semestral en la nómina del mes de junio.

Técnico

Técnico/

Subdirector SAF

Archivo de Proyección y pre liquidación base de datos de PERNO

Base de datos PERNO/

Prenomina


Base de datos PERNO/Prenomina


Base de datos PERNO/

Prenomina

PRIMA NAVIDAD:

En el mes de noviembre hacer la proyección de liquidación de prima navidad de acuerdo a la normatividad vigente.

Liquidación y revisión de la prima semestral en la nómina del mes de diciembre.

Técnico

Técnico/

Subdirector SAF

RECONOCIMIENTO POR PERMANENCIA:

En el mes de noviembre hacer la proyección de liquidación de Reconocimiento de Permanencia de acuerdo a la normatividad vigente.

Liquidación y revisión del reconocimiento por permanencia en la nómina del mes de enero.

Técnico

Técnico/

Subdirector SAF

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4.5. RECONOCIMIENTO PRIMA TÉCNICA


Elaborar proyecto de acto administrativo de Prima Técnica y liquidación.

Solicita mediante oficio radicado el reconocimiento de prima técnica, adjuntando los respectivos soportes (20 días para revisión y reconocimiento).

Funcionario

Oficio/ Soportes de acreditación

Revisa y verifica la historia laboral para el cumplimiento de reconocimiento de prima técnica de acuerdo a la normatividad vigente.

Técnico

Soportes/ Historia laboral/ Normatividad

Solicitar certificación de recursos para pago el área de presupuesto certificación.

Técnico / Subdirector SAF/ Dirección

Memorando de solicitud

Elaborar el Acto Administrativo de reconocimiento de vacaciones, para aprobación de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, la firma de la Dirección y su posterior comunicación al funcionario en el mes de para reconocimiento y pago.


Acto administrativo

Ingresar la novedad al aplicativo de PERNO para su pago en la nómina, a partir del mes de reconocimiento.

Técnico

Acto administrativo/ Registro en la de datos de PERNO

Archivar soportes generados. Auxiliar Administrativo

Historias laborales/

Carpeta de nomina

4.6. RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES O LICENCIAS POR MATERNIDAD Y PATERNIDAD


Radicar incapacidad o licencia de maternidad o paternidad. (Una vez superada la urgencia).

Funcionario Incapacidad/licencia EPS o ARL

Revisa y verifica se incluye en el PERNO en el mes que corresponde.

Técnico

Incapacidad/licencia EPS o ARL/ Registro en la de datos de PERNO

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Elaborar proyecto de licencia por incapacidad/ cobro de incapacidades o licencias de maternidad o paternidad.

Elaborar el Acto Administrativo mensual de incapacidades superiores a 3 días o licencias de maternidad o paternidad para aprobación de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, la firma de la Dirección y su posterior comunicación al funcionario.


Acto administrativo

Realizar el cobro de la incapacidades o licencias de acuerdo a la normatividad y reglamento EPS o ARL.

Técnico / Subdirector/ Director

Oficios o formatos establecidos por la administradora a la que se realizará el cobro

Solicitar el reintegro al presupuesto de nómina a la SDH de los dineros consignados por las administradoras a favor de la entidad.

Técnico / Subdirector/ Director

Oficio

Archivar soportes generados

Auxiliar Administrativo

Historia laboral/

Carpeta de nomina

4.7. LICENCIA NO REMUNERADA


Elaborar Proyecto de Licencia no remunerada.

Solicita mediante oficio radicado licencia no remunerada, adjuntando los respectivos soportes.

Funcionario

Solicitud y soportes

Estudia la solicitud, de acuerdo a documentos soporte para el reconocimiento de la licencia no remunerada y remite a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario. Con aprobación o desaprobación de solicitud.

Director

Solicitud aprobada o desaprobada/ Documentos soportes

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Elaborar el Acto Administrativo de reconocimiento de Licencia no remunerada, para aprobación de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, la firma de la Dirección y su posterior comunicación al funcionario (10 días para revisión y reconocimiento). Nota: En caso de no de desaprobación, se dará respuesta escrita de la solicitud al funcionario.

Técnico / Subdirector SAF/ Dirección Técnico / Subdirector SAF

Acto administrativo Memorando

Ingresar en el aplicativo de la nómina PERNO.

Técnico

Registro en la de datos de PERNO

Archivar soporte generado. Auxiliar Administrativo

Historia laboral/

Carpeta de nomina

4.8. TRASLADOS EN SISTEMA SGSSS


HACE REGISTRO

Traslados en sistema SGSSS

Tramitar los traslados solicitados con las EPS, fondo de pensión y cesantias, entregados por los Funcionarios dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes.

Una vez realizado el trámite, devolver copia del formulario al funcionario, para radicar y legalizar el traslado.

Realizar actualización en el aplicativo PERNO.

Técnico Técnico/ Funcionario Técnico

Formulario Oficio remisorio/ Copia afiliación de traslado Inclusión de la novedad en el PERNO

4.9. GESTIÓN DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

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HACE REGISTRO

Hacer la actualización de normativa vigente.

Verificar la actualización de normatividad vigente correspondiente al procedimiento de nómina.

Técnico

Norma/ Actualización de aplicativo PERNO

Creación en los aplicativos el perfil del funcionario

Recibir carpeta de documentos soporte de ingresos de servidores públicos, debidamente legalizados, en el procedimiento vinculación al DADEP: Resolución numerada y firmada por Dirección, Acta de Posesión y hoja de vida con la documentación soportes.

Verificar que los documentos soportes de hoja de vida cumplan requisitos y no contengan errores.

Ingresar en el aplicativo de Terceros y PERNO.

Técnico

Registro en la base de datos del PERNO y TERCEROS

Revisión aplicativo de correspondencia

Dar trámite a las novedades radicadas en el mes (las fechas establecidas para radicación de novedades son los 5 primeros días del mes exceptuando los meses de junio y diciembre que solo será el primer dia del mes).

Técnico

Afectar nómina para inclusión de las Novedades en el PERNO

Consolidar Novedades e incluir en aplicativo PERNO, para liquidación de la nómina y revisión.

Incluir todas las novedades del mes en el aplicativo PERNO y liquidar las novedades, imprimir la pre-nomina.

Revisar la pre-nomina con el fin de verificar, controlar y realizar ajustes necesarios del mes en el PERNO.

Revisar cálculo de retención mensual

Una vez definida la Prenomina, Imprimir la nómina final definitiva, para aprobación y firma de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario y la Dirección.

Técnico Técnico/ Profesional de Apoyo/ Subdirector SAF Técnico/ Profesional de Apoyo contabilidad Técnico/ Subdirector SAF/ Director

Registro de todas las novedades en aplicativo PERNO Prenómina Prenómina Nómina final

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HACE REGISTRO

Generar los archivos planos y documentos soportes complementarios de la Nómina para liquidación y pago.

Solicitud de CDP Y RP al área de presupuesto para pago de la nómina, pasar a revisión, aprobación y firma.

Generar y verificar los archivos planos soportes del PERNO

Subir planos al aplicativo OPGET para su respectiva validación, y generar los soportes para aprobación, firma de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, posterior pago del responsable de presupuesto y firma física y digital del ordenador del gasto.

Archivar en las hojas de vida de los funcionarios y/o en las respectivas carpetas la nómina todas las novedades físicas que fueron la entrada para el proceso de nómina.

Remitir físicamente al área de contabilidad los soportes de resumen general de los aportes para que sean incluidos en la contabilidad.

Técnico/ Subdirector SAF/ Director Técnico/ Técnico/ Subdirector SAF/Director Auxiliar Administrativo Técnico

Memorando de solicitud/ Archivos planos/ Soportes Nomina aplicativo PERNO Archivos planos/RA y Soportes Nomina OPGET/Planilla de pago Historia laboral/ Carpetas de Archivo Nomina Copia de RA y anexos

4.10. GESTIÓN DE LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PATRONALES


HACE REGISTRO

Generar archivos y soportes de los aportes de SGSS y parafiscales para liquidación y pago.

Generar archivo plano, verificar y realizar los ajustes de acuerdo a novedades presentadas en el trascurso del mes vigencia.

Subir a la PILA el archivo plano de consolidación de aportes correspondientes al mes, para generar la Planilla de pago y comparar con los soportes y archivo plano generados por PERNO.

Técnico Técnico

Archivo plano Archivo plano/ PERNO/ PILA – Planilla de Autoliquidación.

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HACE REGISTRO

Solicitud de CDP Y RP al área de presupuesto para pago de la SGSS y parafiscales, pasar a revisión, aprobación y firma.

Cargar en el aplicativo OPGET para su respectiva validación, generar los soportes para aprobación, firma de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, posterior pago del responsable de presupuesto y firma física y digital del ordenador del gasto.

Enviar planilla PILA a SDH por correo electrónico.

Archivo de soportes.


Técnico/ Subdirector SAF/Director Técnico/ Subdirector SAF/ Director Técnico Auxiliar administrativo Técnico

Memorando de solicitud/ RA Archivo planos/RA y Soportes Seguridad social y parafiscales OPGET/Planilla de pago Correo electrónico/ Planilla seguridad social y parafiscales Carpeta nómina Copia de RA y anexos

4.11. LIQUIDACION PERSONAL RETIRADO

ACTIVIDAD INTRUCCION QUIEN LO HACE REGISTRO

Proyectar el acto administrativo de retiro del funcionario para la respectiva, aprobación y firma de la Dirección.

Técnico/ Subdirector SAF /Director

Acto Administrativo

De acuerdo al soporte de la hoja de Vida hacer la pre liquidación del funcionario, teniendo en cuenta la normatividad vigente, y certificarla para la aprobación y firma de la Subdirección, Administrativa y de Control Disciplinario (45 días hábiles).

Técnico/ Subdirector SAF

Registro de la novedad en el aplicativo PERNO/Soporte de Pre liquidación.

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Proyección de acto administrativo y tramitar la liquidación de personal retirado.

Solicitud de CDP al área de presupuesto para pago liquidación de prestaciones sociales y Auxilio de cesantías en intereses de cesantías definitivas, pasar a revisión, aprobación y firma.

Técnico/ Subdirector SAF/ Director


Proyectar el acto administrativo de reconocimiento de prestaciones sociales y Auxilio de cesantías en intereses de cesantías definitivas, para pasar a revisión, aprobación, firma y su posterior Notificación.

Solicitud de RP al área de presupuesto para pago liquidación de prestaciones sociales y cesantías en intereses de cesantías definitivas pasar a revisión, aprobación y firma.

Hacer y cargar en el aplicativo OPGET los archivos planos para su respectiva validación, generar los soportes aprobación, firma de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, posterior pago del responsable de presupuesto y firma física y digital del ordenador del gasto.


Técnico/

Subdirector SAF/

Director Técnico/ Subdirector SAF/ Director Técnico/

Subdirector SAF/

Director

Técnico

Acto Administrativo Memorando de solicitud/ RA

Archivos planos/RA y soportes de pago/Planilla pago.

Copia de RA y anexos


Carpeta de nomina

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4.12. RECONOCIMIENTO DE CESANTIAS EN INTERESES DE CESANTIAS ANUALES


Proyección de acto administrativo y tramitar la liquidación y pago de Auxilio de Cesantias e intereses de censatias.

En el mes de diciembre hacer la proyección de liquidación de Cesantías e intereses de acuerdo a la normatividad vigente.

Liquidación y revisión de auxilio de cesantías e intereses de cesantías.

Solicitud de CDP al área de presupuesto para pago Auxilio de cesantías en intereses de cesantías definitivas, pasar a revisión, aprobación y firma.

Proyectar el acto administrativo de reconocimiento de Auxilio de cesantías e intereses de cesantías definitivas, para pasar a revisión, aprobación, firma y su posterior Notificación.

Solicitud de RP al área de presupuesto para pago Auxilio de cesantías en intereses de cesantías definitivas, pasar a revisión, aprobación y firma.

Generar archivo plano y subir al operador de pago y realizar revisión.


Técnico

Técnico/ /Subdirector SAF Técnico/

Subdirector SAF/

Director

Técnico/

Subdirector SAF/

Director

Técnico/

Subdirector/

Director

Técnico

Técnico/

Subdirector/

Director


Base de datos PERNO


Acto administrativo

Memorando de solicitud/RA

Archivo plano/planilla SOI Cesantias.

Archivos planos/RA y soportes de pago/Planilla

Instructivo Nómina

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Envío por correo electrónico planilla SOI para pago a SDH.


Archivar soportes generados

Nota Uno: En caso de insuficiencia de recursos para realizar la liquidación del auxilio de cesantías e intereses de cesantías y emitir la cuenta por pagar en el mes de diciembre, se generar un nuevo proceso en el mes de enero para pago de intereses de cesantías y en febrero para pago de cesantías.

Nota dos: Los intereses de cesatias se verán reflejados en la prenomina del mes de enero.

Técnico

Técnico


pago.

Planilla SOI operador


Historias laborales/

Carpeta de nomina

4.13. AUTORIZACIÓN RETIRO PARCIAL DE AUXILIO DE CESANTIAS


Tramitar autorización para retiro de cesantías.

Solicitar mediante formato establecido, el retiro de cesantías con sus respectivos soporte (estudios – vivienda) de acuerdo a las normatividad vigente y reglamentos de los fondos según sea el caso.

Funcionario

Formato de Solicitud/ Soportes de solicitud

Fondos: Verificar la documentación anexa que cumpla con los requerimientos y este

Técnico / Subdirector SAF

Carta Autorización,

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actualizada; se emite el oficio de autorización o formato web y/o formulario de retiro de cesantía, con el VºBº del Técnico de nómina para aprobación y firma de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario (Tiempo para aprobación 8 días). Se radica y se le entrega original al funcionario para que realice el trámite de pago de cesantías.

Técnico/ Auxiliar Administrativo

formato y/o formulario Carpeta de nómina/Historia laboral

Dadep: Verificar la documentación anexa que cumpla con los requerimientos y este actualizada. (Tiempo para aprobación 15 días). Realizar el cálculo y liquidación del anticipo del auxilio de cesantías causadas a la fecha de solicitud.

Solicitud de CDP al área de presupuesto para pago del anticipo del Auxilio de cesantías, pasar a revisión, aprobación y firma.

Proyectar el acto administrativo de reconocimiento de Auxilio de cesantías e intereses de cesantías definitivas, para pasar a revisión, aprobación, firma y su posterior Notificación.

Solicitud de RP al área de presupuesto para pago del anticipo del Auxilio de cesantías, pasar a revisión, aprobación y firma.


Técnico/ Subdirector SAF Técnico Técnico/ Subdirector SAF/ Director Técnico/ Subdirector SAF/ Director Técnico/ Subdirector SAF/ Director Técnico/ Subdirector SAF/ Director

Formato de solicitud y Soportes de solicitud Soporte aplicativo PERNO Memorando de solicitud CDP Acto administrativo Memorando de solicitud RP/RA y soportes PERNO

Archivos planos/RA y soportes de pago

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Archivar soportes generados. Nota: Solo aplica para compra de vivienda, pago de créditos hipotecarios y mejora de la vivienda.


Carpeta de nómina/Historia laboral

FONCEP: Verificar la documentación anexa que cumpla con los requerimientos y este actualizada; se realiza la liquidación en los formatos de FONCEP teniendo en cuenta información actualizada, se solicita el VºBº de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, y la firma de autorización de la Dirección (tiempo de tramite 15 días). Archivar soportes generados.

Técnico/ Subdirector SAF/ Director Auxiliar Administrativo

Liquidación y Formulario de retiro Carpeta de nómina/Historia laboral

Entrega de soportes de buen uso de la cesantías (30 días después de autorizado el retiro).

Funcionario

Copia de soportes de legalización/ Historia laboral

4.14. RECONOCIMIENTO DE COMPENSATORIOS


Proyección de acto administrativo y tramitar la liquidación de

Solicitud de reconocimiento de los compensatorios de acuerdo al Decreto vigente.

Funcionario

Oficio de solicitud

Realizar la liquidación de los días compensatorios.

Técnico

Registro de la novedad en formato

Solicitud de CDP al área de presupuesto para pago liquidación de compensatorios, pasar a revisión, aprobación y firma.

Técnico/ Subdirector SAF/ Director


Técnico/

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personal retirado.

Proyectar el acto administrativo de reconocimiento de compensatorios, para pasar a revisión, aprobación, firma y su posterior Notificación.

Solicitud de RP al área de presupuesto para pago liquidación de compensatorios pasar a revisión, aprobación y firma.



Subdirector SAF/

Director Técnico/ Subdirector SAF/ Director Técnico/

Subdirector SAF/

Director

Técnico

Acto Administrativo Memorando de solicitud/ RA

Archivos planos/RA y soportes de pago/Planilla pago



Carpeta de nómina/ Historia laboral

4.15. RECALCULO DE RETENCIÓN SEMESTRALPARA ASIGNAR PORCENTAJE PORCEDIENTO DOS


Liquidación de nómina de recalculo, asignación de porcentaje

Revisión y verificación de soportes radicados por los funcionarios para diminución de base retención para la vigencia (plazo último día hábil del mes marzo del año corriente).

Técnico

Soportes

Ingreso de la información soportada al aplicativo PERNO para vigencia.

Técnico

Registro de novedades en el aplicativo PERNO

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Generar acumulados correspondientes al periodo a recalcular.

Técnico

Informes de PERNO

Generar liquidación de nómina para recalculo de retención de acuerdo al periodo que corresponda. Revisar que el porcentaje asignado a cada funcionario para ese semestre corresponde a los soportes entregados para disminución de base de retención, acumulados del periodo y requisitos establecidos por la ley. Nota: este recalculo se realiza en los meses de diciembre y junio de cada año.

Técnico Técnico/ Profesional de Apoyo Contabilidad

Nómina recalculo perno PERNO Informe de PERNO/ Soportes

Archivar soportes generado Auxiliar Administrativo

Carpeta de nomina

4.16. CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES


Elaborar certificados de Ingresos y Retenciones

Ejecutar informe de acumulados de los devengados para el periodo a certificar.

Técnico

Informe de PERNO

Revisa y verifica acumulados por funcionarios, realizar verificación de información a reportar.

Técnico

Informe de PERNO

Actualizar formato de acuerdo a la normatividad vigente (Si se requiere).

Técnico / Ingeniero soporte de Perno

Formato Certificado de Ingresos y Retenciones de PERNO

Generar certificados de Ingresos y Retenciones. (Estos se entregan de acuerdo a

Técnico

Generar formato de Certificados

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las fechas límites establecidas por la normatividad vigente).

de Ingresos y Retenciones de PERNO

Revisión del Certificado de Ingresos y Retenciones.

Técnico / Subdirector SAF

Certificado de Ingresos y Retenciones

Entrega y archivo de soportes generados.


Historia laboral/

Carpeta de nomina

4.17. INFORMACIÓN EXOGENA


Elaborar formatos de Reporte de información Exógena

Generar archivos planos para consolidación de la información.

Técnico / Ingeniero Perno

Archivos

Generar informe con consolidados de información de funcionarios y terceros para validación.

Técnico

Informe de PERNO

Diligenciamiento y revisión de los formatos de reporte de información exógena.

Técnico

Formato de la DIAN

Envío por correo electrónico de la información al área Contable para validación en plataforma DIAN y consolidación, para envío SHD.

Técnico/ Profesional de Apoyo Contabilidad

Formato de la DIAN

4.18. CERTIFICACION BONOS PENSIONALES


Recibir la solicitud de certificación para trámite de bono pensional (tiempo de trámite 15 días).

Auxiliar administrativo/ Técnico

Solicitud

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Expedir Bonos Pensionales.

Soportando la información con la hoja de vida, la nómina, y la normatividad vigente diligenciar los formatos 1,2 y 3 establecidos por el Ministerio de Hacienda.

Auxiliar administrativo/ Técnico/Profesional

Formatos de certificación de Bonos pensionales

Revisión y verificación que la información sea consistente para aprobación y firma de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, y hacer el oficio remisorio de respuesta.

Técnico/ Profesional/ Subdirector

Oficio/ Formatos de certificación de Bonos pensionales

Entregar en correspondencia y archivar soportes generados.


Historia laboral

4.19. EXPEDICIÓN DE CERTIFICACION DE FUNCIONES

ACTIVIDAD INSTRUCION QUIEN LO HACE REGISTRO

Expedir certificaciones laborales con funciones

Expedir las certificaciones solicitadas por Servidores, Exservidores y entes de Control teniendo como soporte la hoja de vida y nóminas, están deben contener nombres, apellidos, cedula, fecha de ingreso y/o retiro, tipo de vinculación, y funciones (tiempo de trámite 8 días o solitud del ente de control). Revisión y firma de la certificación.

Auxiliar administrativo/ Profesional Subdirector SAF

Certificación

Elaboró: Diana Marcela Rodríguez Castaño, Joimer Alcid Toro Mantilla. Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario. Revisó: Luis Fernando Arango Vargas, Profesional Oficina Asesora de Planeación. Isaías Sánchez Rivera, Jefe Oficina Asesora de Planeación. Aprobó: Marelvi Montes Arroyo, Subdirectora Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario. Código de archivo: 400-135-55

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIÓN

1 04/04/2019 N.A.

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