Desarrollo Ejercicio 2. Work Breakdown Structure Evolutiva

5/10/2018 Desarrollo Ejercicio 2. Work Breakdown Structure Evolutiva - slidepdf.com

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TECNICOTA Ingenieria y construcción auto sostenible 1

Tema 2

Desarrollo Ejercicio 2. Workbreakdown Structure Evolutiva

Unidad didáctica: Proceso Iterativo de Planeación

Autor

Gustavo Salazar Longas

[email protected]

PROGRAMA DE FORMACION

SENA VIRTUAL

(COMPLEMENTO)

CURSO:

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO DE SOFTWARE - 270658 (270658)>ACTIVIDADES

www.senavirtual.edu.co

2011

http://sena.blackboard.com/bin/common/course.pl?course_id=_148836_1

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INTRODUCCION

Descripción del ejercicio 2

Construir una WBS evolutiva a partir de una WBS convencional utilizando el caso ejemplo: Eldespacho de abogados.Construyendo la EDT

Una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo que implementará la oficina deabogados como un despacho suponiendo que de tal manera completaremos el proyecto. Partiendosabiendo que existen muchas opciones organizadas de la presentación en este trabajo.

Inicialmente

WBS, es una descomposición jerárquica orientada al entregable, del trabajo a ser ejecutado por elequipo de proyecto para implementar el despacho de abogados, cumplir con los objetivos de este ycrear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando unadefinición con un detalle incrementado del trabajo del proyecto. Ademas partiendo de la definiciónbásica del proyecto como "una secuencia de actividades complejas e interconectadas que tienenun objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuestoy de acuerdo con unas especificaciones" estaremos conscientes de el inicio y el fin con el ambiente




desarrollador; un fin especifico para producir un producto único, en el que intervienen diferentesparámetros, con el fin de conseguir la satisfacción del cliente.

Estamos involucrando la razón de tiempo de construcción un ciclo de vida para el proyecto

de implantación

Este proyecto puede dividirse, de acuerdo a la prioridad, en diversas partes según la fase del ciclovital del proyecto donde nos encontremos:

1. Definición de las especificaciones2. Planificación del proyecto3. Implementación del proyecto4. Control del proyecto5. Evaluación del proyecto6. Finalización




Lógicamente debe ser hallado dentro del plan de trabajo las pautas generales previstas para laespecificación, planificación y control del proyecto.

Los requerimientos especifican cómo debe ser el producto del proyecto, divididas en doscategorías básicas:

1. Requerimientos funcionales2. Requerimientos técnicos

Las especificaciones funcionales describen las características del producto en lenguaje corrienteno técnico, resultará ser comprensible por el cliente, quien desempeña un papel importante ydirecto en su elaboración.

Técnicamente el producto (solución) es en lenguaje técnico.

Las especificaciones del proyecto son importantes al menos en dos aspectos. En primer lugarinvolucra lo tangible de las tareas que relacionan al cliente. En última instancia, la planificación delproyecto se reduce a determinar cuál es la mejor manera de satisfacer las exigencias de lasespecificaciones, y si éstas son erróneas o están mal expresadas, el proyecto será defectuoso.




En segundo lugar las especificaciones son importantes porque definen las obligaciones que elequipo tiene con EL CLIENTE. Las especificaciones bien presentadas darán buena impresión deresponsabilidad que debe tener el equipo de trabajo

Los problemas relacionados con las especificaciones tienen un nivel importante como fuente desobrecostos y de incumplimiento del organigrama de un proyecto y pueden contribuirsustancialmente al "peor" fracaso de un proyecto: la producción de un bien que se usa mal o no

se usa nunca.

Con relación a este grafico de decir que el gráfico Gantt representa la herramienta tradicional porexcelencia para la representación de las actividades o tareas que conforman la totalidad de unproyecto. Dichos gráficos Gantt fueron diseñados por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt,utilizándose desde la 1ª guerra mundial hasta nuestros días.

Una estrategia positiva de esta cuestión es que muchos de los problemas vinculados con laespecificación de los requisitos pueden ser minimizados si las personas que participan en estaimplantación prestan la suficiente atención a ciertas reglas básicas:

1. Formular claramente los requerimientos y firmar el documento por todos los miembros delequipo de trabajo. La enumeración explícita de los requerimientos tendrá el aspecto de uncontrato que especifica lo que el cliente quiere y lo que el equipo de trabajo acepta realizar.

2. Ser realista: dar por sentado que si un requerimiento puede ser mal interpretado será malinterpretado.




3. Reconocer que en cualquier proyecto hay cambios y que las cosas no saldrán tal y comolas habíamos planeado.

4. Establecer un sistema para controlar cuidadosamente todos los cambios que seintroduzcan en las especificaciones; establecer unos procesos de gestión de cambios.

Por supuesto la “Solución tecnológica para un despacho de abogados” la micro empresa

Tecnicota ingeniería y construcción auto sostenible ha sido contratada para hacer esta

implementación de la organización de abogados como oficina despacho. El equipo de trabajoofrece servicios de consultoría (outsourcing ) en soluciones tecnológicas para las pequeñas ymedianas empresas en Colombia.

El equipo de trabajo presenta los servicios de implantación de software para la oficina de abogadoscomo consultor en gestión acorde a las normas internacionales ISO 9001; 14000; 17025; OHSAS18000, así como en los diversos estándares colombianos apoyados por QGestión Plataformatecnológica de sistemas de gestión.

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Seguridad y confidencialidad de los documentosAdministración de los recursos de la empresaAdministración de los procesos de la empresaCentralización de la información de las unidades físicas/productivas

Notificaciones por e-mail para un mejor seguimiento de los eventos del sistema de gestión

Mi trabajo lo he desarrollado como miembro interno de una organización y como consultor externo,con un 100% de éxito. Todos mis proyectos se han implementado dentro de los plazos y costosestipulados.

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Módulos de administración:

Recursos de la empresaProcesos y subprocesosDocumentos y registros del procesoDistribución electrónica de la informaciónAdministración del sistemaDesempeño del sistema

Agenda de actividades

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que elcliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste conel sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor oservicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con lossistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, gobierno electrónico,telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; asimismo, es un sistema que tratadirectamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa conellos (SRM).

Plan de recursos

La gestión de recursos humanos del proyecto incluye los procesos necesarios para obtener elmayor partido posible del grupo de trabajo involucrado en el proyecto.

1. Identificar, documentar, y asignar perfiles y responsabilidades.2. Definir una estructura de flujo de información dentro del proyecto.3. Asignación de recursos a las tareas que se ajusten a sus conocimientos y experiencia.4. No obstante, se recomienda la rotación de recursos con el fin de obtener una visión global

del proyecto y preparar a los recursos para futuras responsabilidades.




5. Realización de los informes que relacionen las tareas del proyecto con las cargas detrabajo previstas por cada perfil.

Organigrama

Director del proyecto:Es la persona encargada de todas las tareas de coordinación de las actividades y de gestionar losrecursos necesarios de la oficina despacho de abogados. El director de proyecto pertenecerá alDepartamento Técnico y es el intermediario técnico con el cliente y con el Comercial Responsablede la cuenta del cliente.

Responsable comercial:

Será el encargado de la oferta, cambios en la misma, facturación y cierre del proyecto

Grupos de trabajo:Personas dependientes de las distintas áreas del departamento técnico de la empresa deabogados y la micro – empresa que hace la implementación del sistema (Redes, sistemas,seguridad, Gestión de red, seguridad, desarrollo, etc...) involucradas en el proyecto dependientesdel director de proyecto.

Técnicos asociados:Departamento Técnico encargado de la realización del proyecto.




En determinados proyectos, dependiendo de la envergadura de los mismos será necesaria lacreación de una oficina técnica del proyecto (Tecnicota como contratista del proyecto y los

servicios de consultoría (outsourcing )). (Con independencia de que esta disponga o no de una

ubicación física determinada, nos estamos refiriendo a un grupo multidisciplinar encabezado por un

jefe de proyecto que se responsabilizará de las tareas de planificación y control del proyecto.

Esta cubriría las siguientes funciones:

1. Coordinación del análisis de los sistemas actuales.2. Planificación de:

o Trabajos de análisis, implantación y migración.o Recursos.o Control de cambios.o Riesgos y contingencias.o Seguimiento.o Pruebas.

3. Seguimiento de todas las actividades del proyecto de forma que se puedan descubrir losconflictos y desviaciones producidas, recopilando la información necesaria para que elequipo del proyecto pueda obrar en consecuencia.

4. Realización y/o revisión de los informes de seguimiento, control de cambios, ajuste de laestructura de descomposición de trabajo EDT (WBS) (Work Breakdown Structure ), etc.

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La OTP estará encabezada por el director de proyecto asignado, que cubrirá las siguientesfunciones:

1. Revisión de los informes realizados por su equipo y su presentación a la dirección técnicadesignada por el CLIENTE.

2. Mantener informado al CLIENTE de la evolución del proyecto y convocar las reunionesnecesarias para la toma de decisiones oportunas que se presenten.

3. Disponer de una visión global del curso del proyecto.4. Coordinar el equipo de trabajo para la consecución de los objetivos marcados.5. Mantener la coordinación del equipo de trabajo con el equipo técnico designado por EL

CLIENTE.

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Dentro de las responsabilidades de la OPT se encontrarán, entre otras:

1. Análisis de requisitos - Esta área se encargará de la recepción y elaboración del plan de

diseño detallado para la ejecución del proyecto.2. Consultoría - El área de consultoría se encargará de apoyar al personal del proyecto

resolver las dudas recibidas. Bien directamente o bien encargándoselas al grupo dedespliegue y mantenimiento.

3. Despliegue - Será responsabilidad de este grupo la coordinación de las tareas deinstalación y mantenimiento a lo largo de todo el proyecto.

4. Pruebas - Este grupo se encargará de la elaboración y ejecución del plan repruebaselaborado conjuntamente entre la OTP y los responsables del CLIENTE en el proyecto.

5. Formación - Será responsabilidad de la OTP la elaboración de un plan de formaciónacorde con las necesidades de EL CLIENTE, dicho plan de formación constará comomínimo de dos orientaciones, tanto para la operación y explotación de la solución como laadministración de la misma.

Responsabilidades

Las responsabilidades del consultor son:

1. Estudio técnico de proyectos complejos.2. Selección de productos para cubrir necesidades concretas de los proyectos.3. Propuesta de integración de componentes heterogéneos como solución del proyecto

completo.4. Propuestas de metodologías, tecnologías, definición de interfaces en proyectos.5. Estudios de viabilidad, oportunidades de negocio.

6. Propuesta de soluciones concretas, realizables, óptimas y escalables, basadas (total oparcialmente) en experiencias anteriores.

Planes de trabajo

El plan de trabajo estará compuesto por las diferentes fases

1. Planificación y análisis de requisitos.




2. Ejecución (implantación). 3. Documentación.

Planificación y análisis de requisitos

Se posicionan el conjunto de reuniones y documentos que permitan configurar la definicióncompleta al proyecto, el seguimiento objetivo y evite todos los errores de interpretación.

Como ejemplo se detalla las estructuras de descomposición de trabajo (EDT) programadas. Vande acuerdo a las estimaciones iniciales previstas según las necesidades planteadas por el cliente ycerradas en las reuniones preliminares.

Ejecución (implantación).

Durante esta fase, se celebrarán las reuniones periódicas acordadas y aquellas extraordinariasconvocadas bien por el Jefe de Proyecto, bien por la Dirección del proyecto por parte del cliente enfunción de las circunstancias imprevistas que se puedan encontrar durante la ejecución.

Reuniones de Seguimiento

Se realizarán reuniones periódicas en las que intervendrán el personal definido en las reunionespreliminares para determinar y velar por la correcta marcha del proyecto y analizar las

desviaciones, si las hubiera.

Reuniones de Trabajo

Se establecerán todas aquellas reuniones propias de trabajo y definidas dentro de la metodologíacon objeto de recabar información, consultar dudas entregar documentos. Estas reuniones seestablecerán previamente en el calendario de proyecto, pero podrán ser añadidas aquellas que se




consideren necesarias, para ello deberán ser promovidas por el Jefe de proyecto o personal delcliente y convocadas con anterioridad.

La entrega de la documentación deberá quedar formalmente reconocida por EL CLIENTE.

Plan de control de cambios

Contendrá las modificaciones realizadas sobre los planes de trabajo originales y sobre el planinicial de recursos, así como las causas que justifiquen las mismas.

Se acordarán con el cliente en un documento, firmado por ambas partes, que cubra, al menos, lossiguientes detalles:

1. Fecha de solicitud del cambio.2. Nombre del solicitante.

3. Descripción del cambio solicitado.4. Descripción de la influencia del cambio sobre el proyecto.5. Enumeración de las tareas y el personal que se verán afectados por el cambio.6. Estimación del coste del cambio.

Análisis de riesgos y contingencias

Aunque pese la clara definición del CLIENTE del objeto del proyecto, no se puede negar queexisten incertidumbres.

De pronto se trabaja en un entorno de permanente de "inestabilidad" con frecuentes cambios y con

períodos en los que se altera el ritmo de actividad previsto, se producen hechos imprevistos, seincorporan nuevos recursos o se retiran. Es posible que esta incertidumbre venga condicionada porfactores exógenos, derivados del entorno social, político y económico, inevitablemente, envuelve eldesarrollo del proyecto.

De acuerdo a la metodología de trabajo planeada se incluye una estrategia proactiva en la que,antes del comienzo de los trabajos técnicos, se identificarán los riesgos potenciales, se valorará suprobabilidad e impacto, y se establecerá una prioridad según su importancia. Finalmente seestablecerá un plan de contingencia para controlar el riesgo.

El objetivo que buscamos es controlar el riesgo si este, arroja su condición incierta, es inevitable.

Durante las fases de análisis preliminares y definición de especificaciones detalladas, el equipo detrabajo, en colaboración con el cliente, acordará los mecanismos de gestión del riesgo. Estosincluirán:

1. Identificación de riesgos. Se definirán listas de chequeo y de cobertura a partir de lainterlocución del equipo de la OTP con los expertos designados por el cliente, queayudarán con su experiencia aportando información útil sobre problemas presentados en lepasado. Asimismo se realizarán sesiones de Brainstorming con las partes interesadas y el




equipo de la OTP para la determinación de problemas potenciales. También se tendrán enconsideración los riesgos identificados por la experiencia del equipo de la OTP enproyectos similares. Se prestará especial atención a los riesgos potenciales presentes encualquier proyecto. En concreto:

o Los derivados de la posible vaguedad en la formulación de las necesidades oanálisis de requisitos.

o Los derivados de conflictos interpersonales.o Los derivados del exceso o defecto de información.o Los puramente técnicos como:

Defectos en el software/hardware presente o nuevo. Variación de funcionalidades de los productos entregados por los

fabricantes: cambios en la tecnologíao Los derivados de suministros defectuosos o fuera de los plazos previstos.o Los derivados por la trampa común de ofertas prematuras de soluciones a

problemas que no hayan sido sometidos a un riguroso análisis previo.

2. Proyección de riesgos. Evaluar cada uno de los riesgos identificados, esto es, tratar deconocer la probabilidad de que ocurran y prever las consecuencias (positivas o negativas)en caso de producirse. Se podrán emplear diversas técnicas para la proyección de riesgos:tablas de probabilidad-impacto, diagramas de influencia, árboles de sucesos y fallos (FTA,Fault Tree Análisis), juicio experto, etc.

3. Evaluación de riesgos. Se desarrollarán las respuestas más apropiadas de forma que seaprovechen las oportunidades presentadas y se dé respuesta a las amenazas.

Plan de seguimiento

El seguimiento o verificación del plan de trabajo consiste en comprobar si los resultados obtenidos(plazo, coste, calidad) coinciden con los objetivos previstos en el proyecto.

Todo esto se realiza con el objeto de adoptar las medidas correctoras o de control (plan de controlde cambios) para reconducir el desarrollo del proyecto. El seguimiento de cada fase vendrá dadopor el análisis de los diagramas Gantt de seguimiento, donde se compararán los desarrollos de lasactividades con las previstas en la línea base (baseline ).

En las reuniones que hemos efectuado conjuntamente con el equipo de trabajo, equipo de laempresa y las consultorías del outsourcing; Mediante la plataforma tecnológica QGestión®

facilitamos la implementación y la administración de un sistema de gestión de la calidad. Asimismose determinarán el tipo/nivel de problemas que debe ser notificado y resuelto en cada nivel y seproporcionará el marco adecuado para que el cliente pueda seguir los hitos del proyecto. (Análisis

de riesgo y plan de contingencias).

Será la OTP (los sistemas de autenticación fuerte, de dos factores) junto con el Director deProyecto la encargada de la elaboración de una serie de informes de seguimiento, que contendrán:

1. Grado de avance del proyecto (según el diagrama de Gantt).2. Desviaciones sobre la planificación.3. Incidencias y riesgos en la ejecución.

http://www.aquiline.es/Aquiweb/statico.show.como.action.do#_Plan_de_control_de%20cambios


http://www.aquiline.es/Aquiweb/statico.show.como.action.do#_An%C3%A1lisis_de_riesgos_y%20contingencias









4. Cambios realizados en el proyecto.5. Entregables e informe de pruebas realizadas.6. Actas de las anteriores reuniones de seguimiento

Plan de pruebas

Es de vital importancia en el ciclo de vida de este proyecto. Establecer la estrategia de verificacióndesde el comienzo de la implementación. Conviene fijar la metodología, el alcance, los formatos depresentación, etc... Y deben ser siempre consensuados entre el CLIENTE y el outsourcing .

Dentro de las tareas a realizar dentro de un plan de pruebas se pueden considerar las siguientes:

1. Diseño detallado del plan de pruebas por subsistema.2. Diseño detallado del plan de pruebas de integración.

3. Diseño detallado del plan de pruebas global.4. Implantación de los distintos planes de pruebas por servicio.5. Implantación del plan de pruebas de integración.6. Implantación del plan de pruebas global.

Una vez aprobado el plan de pruebas de integración se realizará el plan de pruebas global para laposterior puesta en marcha del servicio ofertado.




Una vez comenzado el proyecto, el cronograma de pruebas a realizar se puede observar en lasiguiente figura, que iremos explicando progresivamente.

Aprobación e Implantación del Sistema

Como parte previa a la aprobación, se comprueba que los manuales de operación y de usuario se handescrito de forma clara y concisa, ajustándose a los criterios y normativa establecida.

Se revisa que se han definido los esquemas de formación a los usuarios finales de Operación y que se hanidentificado los distintos perfiles de usuario en función a sus capacidades, habilidades, experiencia yresponsabilidades; así como los recursos necesarios para llevarlo a cabo.

El Gestor de Calidad en este proceso es responsable de revisar la existencia de un Plan de Implantación quese habrá elaborado conforme a la estrategia de implantación determinada y teniendo en cuenta los requisitosde implantación establecidos en el proceso de Diseño.

En concreto, se verifica que se ha establecido un plan de trabajo para la implantación que permita determinarlas actividades a realizar por el Gestor de Calidad durante el proceso de implantación. Este proceso debeincluir pruebas de implantación.

En caso de existir casos de prueba adicionales, incorporados como consecuencia de las acciones correctivastomadas para solventar los errores detectados, el Gestor de Calidad revisará que se han resuelto de formacorrecta.

Finalmente se comprueba la realización de las pruebas de aceptación del sistema. En esta fase se lleva acabo la revisión de las verificaciones y casos de prueba que se hayan determinado para cada sistemaimplicado en la implantación del sistema.

Finalmente, como objetivo de Calidad se obtendrán los siguientes documentos:

1. Registro de Aceptación de la Documentación.




2. Registro de Aceptación de la Formación de Usuarios Finales.3. Revisión de Plan de Implementación del Sistema.4. Pruebas de Implantación del Sistema.5. Registro de Aceptación del Plan de Implementación.6. Registro de Aceptación de las Pruebas de Implantación.

Mantenimiento en el Plan de Calidad

En el proceso de Implantación y Aceptación del Sistema (además de la propia propuesta del cliente) se habrádeterminado la necesidad de llevar a cabo un seguimiento y control de la calidad de los sistema, su evolucióny correcto funcionamiento; una vez se encuentren en el entorno de producción.

El Gestor de Calidad intervendrá durante el mantenimiento, efectuando revisiones de seguimiento periódicas,más o menos frecuentes según los casos, que sirvan para constatar que el mantenimiento establecido para elsistema se realiza de forma correcta.

Puede ser necesario revisar:

1. El contenido del Plan de Pruebas.2. Las verificaciones y casos de prueba.3. Las incidencias detectadas con el fin de determinar si puede verse afectado algún parámetro de

calidad.

Con todo, los documentos (opcionales) a obtener son los siguientes:

1. Revisión de Mantenimiento.

2. Plan de Pruebas.3. Ejecución de las Pruebas.

Conclusiones

Al querer cambiar el hecho interactivo y expresar la documentación con mis propias palabras puedo caer enproblemas cruciales que ocasionarían conflictos empresariales.

Cada día aumentan los interesados en aprender de la nueva filosofía, como herramienta para aumentar laproductividad en sus empresas. Con los resultados obtenidos, creemos que cada día aumentarán losprofesionales y expertos en construcción que implementarán mejores métodos de planificación de proyectosy control de producción.

Bibliografía y referencias de enlace

1. Aquiline computer S.L2. Planificación de proyectos con el diagrama Gantt3. Proyecto Gestión de Gantt4. www.smartsheet.com 5. www.softwaregestionempresarial.com

http://www.smartsheet.com/


http://www.softwaregestionempresarial.com/







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