DFOE-GOB-IF-00002-2021 Inf Correos

INFORME N.° DFOE-GOB-IF-00002-2021

15 de julio, 2021

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DE LAGESTIÓN FINANCIERA EFECTUADA POR

CORREOS DE COSTA RICA S.A.ORIENTADA A GARANTIZAR SU SOSTENIBILIDAD FINANCIERA

2021

CONTENIDOIntroducción 6

Origen de la Auditoría 6

Objetivos 7

Alcance 7

Criterios de Auditoría 7

Metodología aplicada 7

Limitaciones que afectaron la ejecución de la auditoría 7

Generalidades acerca del objeto auditado 7

Comunicación preliminar de los resultados de la auditoría 8

Siglas 9

Resultados 9

El Estado como Propietario de Correos de Costa Rica S.A. 9

Necesidad de fortalecer las acciones para promover el desarrollo y la prestación del servicio socialpostal 9

Debilidades relacionadas con el direccionamiento financiero de Correos de Costa Rica S.A. 12

Gestión Financiera de Correos de Costa Rica S.A. 14

Estrategia, planificación y ejecución de la gestión financiera de Correos de Costa Rica S.A. 14

Debilidades relacionadas con el seguimiento y evaluación en cuanto a la calidad de la informaciónfinanciera 17

Conclusiones 23Disposiciones y recomendaciones 24

DISPOSICIONES 24

AL LIC. CARLOS ELIZONDO VARGAS EN SU CALIDAD DE JEFE DE LA UNIDAD ASESORA DE LA PROPIEDADACCIONARIA DEL ESTADO O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 24

AL LIC. JORGE SOLANO MÉNDEZ EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE CORREOS DE COSTA RICA S.A. O AQUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 25

A LA JUNTA DIRECTIVA DE CORREOS DE COSTA RICA S.A. 26

RECOMENDACIONES 26

AL CONSEJO DE GOBIERNO 26

- 2 -Contraloría General de la República

T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected]://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

http://www.cgr.go.cr/

Cuadros

Cuadro N.° 1: Efectos de los ajustes realizados por la Dirección de Centro de Negocios (DCN)en la utilidad acumulada de las 111 sucursales del sistema contable NAF en el periodocomprendido entre 2018 y 2020 21Cuadro N.° 2: Efectos de los ajustes realizados por la Dirección de Centro de Negocios (DCN)en la información financiera de las sucursales deficitarias del sistema contable NAF en elperiodo comprendido entre 2018 y 2020 22




Resumen Ejecutivo

¿QUÉ EXAMINAMOS?La presente auditoría de carácter especial tuvo como propósito determinar si la gestiónfinanciera efectuada por Correos de Costa Rica S.A. se lleva a cabo de conformidad con elmarco normativo y buenas prácticas aplicables, y se orienta a garantizar su sostenibilidadfinanciera. El período evaluado comprendió entre el 1° de enero de 2019 y el 30 de junio de2020.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?Correos de Costa Rica S.A., es el operador postal designado por el Estado, encargado debrindar el servicio social de comunicación postal en todo el territorio nacional. Dados loscambios en el entorno y la baja demanda de los servicios tradicionales, Correos haincursionado en el desarrollo de nuevos servicios, con el fin de cumplir con el mandatoconstitucional y sostenerse financieramente.

Además, Costa Rica recientemente se integró a la Organización para la Cooperación y elDesarrollo Económicos, producto de este proceso surgió la Unidad Asesora para laPropiedad Accionaria del Estado, instancia llamada a asesorar al Estado en cuanto a lacoordinación de las empresas públicas estatales.

¿QUÉ ENCONTRAMOS?Se determinó que Correos cuenta con mecanismos para orientar la gestión financierainstitucional tales como un Plan Estratégico Institucional, el cual incluye objetivoscuantificables e indicadores; análisis y valoración de riesgos, proyecciones financieras,presentación mensual de los estados financieros y presupuestarios a la Junta Directiva.Como parte de sus acciones operativas y comerciales, elabora y analiza su flujo de efectivoy valora el comportamiento del entorno; además, trimestralmente presenta a la JuntaDirectiva los resultados obtenidos de los indicadores de éxito de la empresa; aspectos queen conjunto se constituyen en mecanismos que permiten orientar la gestión financiera de laempresa.

No obstante, se observaron debilidades en la fase de seguimiento y evaluación que limita latoma de decisiones orientadas a garantizar la sostenibilidad financiera de la empresa. Talesdebilidades se relacionan con la calidad y la transparencia de la información financiera, porcuanto se presentan diferencias entre el módulo de cuentas por cobrar del sistema contabley la balanza de comprobación; los estados financieros al 31 de diciembre de 2019, sufrieronajustes en abril de 2020, sin embargo estos cambios no se comunicaron a todas las partesinteresadas y los estados financieros ajustados a la fecha de la auditoría no se reflejancomo parte de la información disponible en su página web; el proceso de costeo presentadebilidades en cuanto a su formulación y la periodicidad de los resultados, lo que evidenciala falta de información oportuna aspecto que limita la toma de decisiones; finalmente lainformación que genera el sistema contable NAF para efectos de obtener la rentabilidad delas sucursales, requiere con posterioridad, la aplicación de ajustes manuales por parte de laDirección de Centro de Negocios para reflejar en definitiva los resultados asociados condicha rentabilidad.




Por otro lado, dado el modelo de propiedad accionaria del Estado, el Poder Ejecutivo tieneun rol activo en el direccionamiento, seguimiento y valoración de la gestión de las empresaspúblicas estatales; como parte del referido modelo, la Unidad Asesora para la PropiedadAccionaria del Estado tiene una función de asesoría permanente de la Presidencia de laRepública y del Consejo de Gobierno. Al respecto, se determinó que esa Unidad no haconsiderado los insumos generados por diferentes actores, al momento de ejercer su rolasesor en la formación de criterio para la toma de decisiones, por parte de la Presidencia yel Poder Ejecutivo y que éste último no ha emitido la correspondiente definición deexpectativas y direccionamiento a corto plazo para Correos de Costa Rica S.A., la cualconstituye un insumo de alto nivel para orientar la gestión financiera de dicha empresahacia su sostenibilidad.

¿QUÉ SIGUE?Se emiten disposiciones al Gerente General de Correos orientadas a la implementación decontroles para solventar: las diferencias entre el módulo de cuentas por cobrar del sistemaNAF y la balanza de comprobación; ajustar dicho sistema para que el módulo de cuentaspor cobrar permita la aplicación del impuesto al valor agregado; realizar una valoración deriesgos sobre el proceso de generación de información para la determinación de larentabilidad de las sucursales, y con base en dichos resultados ajustar el sistema contableNAF; que la información financiera sea revelada oportunamente a las partes interesadas;incorporar en la página web el estado financiero al 31 de diciembre 2019 ajustado; asícomo desarrollar el proceso de costos de manera que se cuente con información recurrentepara la toma de decisiones y a la Junta Directiva de Correos de Costa Rica S.A.,reconsiderar la periodicidad con la cual la Gerencia General le presenta los resultados derentabilidad de las sucursales.

Por otra parte se emite una disposición conjunta al Gerente General de Correos y al Jefe dela Unidad Asesora para la Propiedad Accionaria del Estado, para que se implementenespacios de coordinación con el fin de analizar los insumos emitidos por los diferentesactores, orientados a promover mejoras en la actividad postal; y se le dispone a la UnidadAsesora para la Propiedad Accionaria del Estado, diseñar e implementar los controlesnecesarios para que los insumos requeridos estén disponibles para la generación de lasnotas de expectativas, y su emisión anual en el mes de abril de cada año.

Finalmente se le recomienda al Consejo de Gobierno, resolver en lo que corresponda, apartir de la información generada por la Unidad Asesora para la Propiedad Accionaria delEstado, lo pertinente a la emisión de las notas de expectativas.




INFORME Nro. DFOE-GOB-IF-00002-2021

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVAÁREA DE FISCALIZACIÓN PARA EL DESARROLLO

DE LA GOBERNANZA

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DE LAGESTIÓN FINANCIERA EFECTUADA POR

CORREOS DE COSTA RICA S.A.ORIENTADA A GARANTIZAR SU SOSTENIBILIDAD FINANCIERA

1. IntroducciónORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La auditoría se efectuó de conformidad con las competencias conferidas a la ContraloríaGeneral de la República (CGR) en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, y losnumerales 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N.° 7428, en cumplimiento del Plan Anual Operativodel Área de Fiscalización para el Desarrollo de la Gobernanza de la División de FiscalizaciónOperativa y Evaluativa (DFOE).

1.1. Correos de Costa Rica S.A.(en adelante Correos), como operador postal designado por elEstado para brindar el servicio social postal en todo el territorio nacional1, ha diversificado susactividades más allá del servicio postal, con tal de mantenerse en un mercado competitivo anivel nacional.

1.2. La Contraloría General, como parte de sus funciones ha llevado a cabo una serie demonitoreos y análisis que permitieron identificar riesgos a nivel de las instituciones que estánbajo su ámbito de fiscalización. Producto de ese análisis se determinó que Correos presenta unnivel de vulnerabilidad medio y podría tener un impacto negativo en el 85% de sus ingresosdebido a la disminución de las actividades económicas de los consumidores producto de laDeclaratoria de Emergencia Nacional2 y del cierre de fronteras a nivel mundial que en sumomento se dio producto de la referida emergencia.

1.3. Por lo anterior, es necesario determinar si Correos es capaz de ajustarse a la realidad de suentorno y si su gestión financiera se realiza de conformidad con el marco regulatorio aplicable ylas buenas prácticas administrativas.

2 Decreto Ejecutivo N.° 42227-MP-S, del 12 de abril de 2020.1 Ley de Correos N.° 7768, del 24 de abril de 1998.




OBJETIVOS

1.4. Determinar si la gestión financiera efectuada por Correos de Costa Rica, se encuentra orientadaa garantizar su sostenibilidad financiera, y cumple razonablemente con el marco normativo ybuenas prácticas aplicables.

ALCANCE

1.5. La auditoría comprendió la revisión del accionar del Estado como propietario de Correos; asícomo, la gestión financiera realizada por dicha empresa pública para garantizar susostenibilidad financiera, durante el periodo comprendido entre el 1° de enero de 2019 y hastael 30 de junio de 2020, el cual se amplió en los casos que se consideró necesario.

CRITERIOS DE AUDITORÍA

1.6. Los criterios de auditoría fueron presentados el 9 de abril de 2021 al Gerente General, a laGerente de Administración y Finanzas a.i. y a la Asesora Financiera de la Gerencia General.Estos criterios se comunicaron el 15 de abril de 2021 formalmente, mediante el oficioDFOE-PG-0255 (5377)-2021.

METODOLOGÍA APLICADA

1.7. La auditoría se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el SectorPúblico, Resolución R-DC-064-2014, con el Manual General de Fiscalización Integral de la CGRy el Procedimiento de Auditoría vigente, establecido por la División de Fiscalización Operativa yEvaluativa (DFOE), de la Contraloría General de la República.

1.8. La metodología aplicada contempló el diseño de una matriz para evaluar los aspectosrelacionados con la estrategia, la planificación, ejecución, seguimiento y evaluación de lagestión financiera de Correos de Costa Rica. Asimismo, se aplicaron entrevistas, verificacionesdocumentales y procedimientos analíticos.

LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

1.9. Durante la ejecución de la auditoría hubo una alta rotación en el puesto de la Gerencia deAdministración y Finanzas, situación que incidió levemente en la coordinación de algunos de losespacios necesarios para la atención de consultas y en la búsqueda de información paragenerar las respuestas requeridas, por parte de quienes provenían de fuera y ocuparon elcargo.

GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO

1.10. Costa Rica realizó un proceso de integración a la OCDE3, dentro del cual se elaboró, enconjunto con la Secretaría de ese Organismo, un plan de acción, que contempló la realizaciónde estudios y la revisión de políticas públicas, con el objetivo de apoyar al país en elmejoramiento y acercamiento de las políticas nacionales a las mejores prácticas de laorganización.

3 Dicho proceso culminó con la adhesión de Costa Rica como miembro N.° 38 del Organismo, en mayo del 2020.




1.11. Al respecto, el Ministerio de Economía, Industria y Comercio emitió en diciembre de 2017 eldocumento denominado Regulación y Competencia en el Sector Postal4, en el cual se analizó elsector, con el fin de mejorar la normativa atinente, en aras de que los beneficios de lacompetencia puedan llegar a los consumidores.

1.12. Adicionalmente, se creó la Unidad Asesora para la Propiedad Accionaria del Estado (UAPA)5,con el objetivo de asesorar a la Presidencia de la República y de coordinar la propiedadaccionaria de las empresas públicas y la gestión de las instituciones autónomas. Como partedel ejercicio de sus funciones emitió en setiembre de 2019 el Protocolo de Entendimiento de lasRelaciones entre el Estado y las Empresas Propiedad del Estado, cuyo propósito es clarificar elrol del Poder Ejecutivo como rector en el direccionamiento de las empresas propiedad delEstado (EPEs), así como definir objetivos generales y prioridades del Estado en las empresasde su propiedad.

1.13. Correos fue creado como sociedad anónima en 1998,6 este cambio provocó su desvinculacióndel presupuesto del Estado y le abrió la posibilidad de crear nuevas modalidades de negociocon el objetivo de generar ingresos que le permitieran sostener los servicios regulados mediantela creación de nuevos servicios como el comercio electrónico, la distribución y entrega depaquetes, entre otros. Además, forma parte de la Unión Postal Universal (UPU), organizaciónque, entre otras funciones, cumple con asesorar y regular las actividades relacionadas con elservicio postal, para los 192 países miembros7.

1.14. Actualmente, la empresa cuenta con más de 110 sucursales en el territorio nacional,8 para laprestación de dichos servicios.

1.15. En cuanto a los resultados económicos se denota una variabilidad en los mismos, por cuantoCorreos generó en 2019 una utilidad de ₡472.857.5679 (cuatrocientos setenta y dos millonesochocientos cincuenta y siete mil quinientos sesenta y siete colones con cero céntimos) y en2020 cerró con una pérdida de ₡337.317.55510 trescientos treinta y siete millones trescientosdiecisiete mil quinientos cincuenta y cinco colones con cero céntimos).

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.16. La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones que se derivan de laauditoría a la que se hace alusión en el presente informe, se efectuó de forma virtual el 15 dejunio de 2021 al personal de Correos de Costa Rica S.A. y de la Unidad Asesora para laPropiedad Accionaria del Estado.

10 Tomado de los Estados Financieros de Correos de Costa Rica S.A. al 31 de diciembre de 2020, suministradomediante correo electrónico el 24 de marzo de 2021, suscrito por la Asistente de la Gerencia de Administración de yFinanzas de Correos de Costa Rica S.A.

9 Tomado de los Estados Financieros Auditados de Correos de Costa Rica S.A. al 31 de diciembre de 2019.Suministrado mediante el oficio N.° GAF-306-2020 del 20 de agosto de 2020, suscrito por la Gerencia deAdministración y Finanzas de Correos de Costa Rica S.A.

8 Tomado de la página web de Correos de Costa Rica S.A.: www.correos.go.cr, consultada el 21 de enero de 2021.

7 Tomado de la página web de la UPU: https://www.upu.int/en/Universal-Postal-Union, consultada el 24 de marzo de2021.

6 Artículo 1 de la Ley de Correos, N.° 7768, del 24 de abril de 1998.5 Decreto Ejecutivo N.° 40696-MP, del 20 de octubre de 2017.

4 En atención a lo dispuesto en el instrumento jurídico C (79)155/FINAL referente a la “Recomendación del Consejoen Política de Competencia y Sectores Exceptuados o Regulados”.



http://www.correos.go.cr

https://www.upu.int/en/Universal-Postal-Union


1.17. La remisión del informe borrador respectivo se realizó mediante los oficios N.° DFOE-GOB-0051y N.° DFOE-GOB-0052, ambos emitidos el 09 de junio de 2021, para Correos de Costa RicaS.A. y la Unidad Asesora para la Propiedad Accionaria del Estado, respectivamente. Lasobservaciones al borrador del informe fueron remitidas por Correos de Costa Rica S.A.,mediante el oficio N.° GAF-384-2021 del 16 de junio de 2021. Lo resuelto sobre lasobservaciones efectuadas se comunicó en el oficio 10447 (DFOE-GOB-0115-2021) del 15 dejulio de 2021.

1.18. La Unidad Asesora para la Propiedad Accionaria del Estado por medio del oficio N.°SCG-UA-083-2021 del 16 de junio de 2021, manifiesta su anuencia para atender lasconclusiones y recomendaciones del informe.

SIGLAS

1.19. A continuación se incluye el significado de las siglas utilizadas en el presente documento.

Sigla Significado

Aresep Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos.

EPE Empresa Pública Estatal.

MEIC Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

NIC Normas Internacionales de Contabilidad.

OCDE Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos.

PEI Plan Estratégico Institucional.

UAPA Unidad Asesora de la Propiedad Accionaria del Estado.

2. ResultadosEL ESTADO COMO PROPIETARIO DE CORREOS DE COSTA RICA S.A.

Necesidad de fortalecer las acciones para promover el desarrollo y la prestación delservicio social postal

2.1. El sector postal se encuentra regulado mediante la Ley de Correos, N.° 7768, en donde seestablece la actividad postal como de interés público, la cual deberá prestarse asegurando elsecreto postal, la inviolabilidad de la correspondencia, la libertad de acceso y las normasaduaneras vigentes.11

11 Artículo 1 de la Ley de Correos, N.° 7768, del 24 de abril de 1998.




2.2. La citada Ley también señala que el Estado por medio de Correos deberá prestar en todo elterritorio nacional el servicio social de comunicación postal,12 declarado como servicio público;además, establece la facultad de otorgar concesiones a personas físicas o jurídicas, nacionaleso extranjeras, para brindar ese servicio. Los ingresos resultantes de las concesiones deberánser depositados a la orden de Correos, quien los podrá utilizar, prioritariamente, para financiar laprestación del servicio postal social en las áreas rurales del país.13

2.3. La norma también define a la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep), como laentidad responsable de regular las tarifas de los servicios sociales de correos, y de los otrosservicios que se brinden de forma monopólica u oligopólica; así como, cobrar el canoncorrespondiente a las empresas que presten el servicio social postal.

2.4. La Ley General de Control Interno señala que la Administración activa debe establecer accionespara proteger y conservar el patrimonio público, así como garantizar la eficiencia y eficacia delas operaciones.14

2.5. Por su parte, el Poder Ejecutivo instruyó a Correos15 a adoptar e implementar el Protocolo deEntendimiento de las Relaciones entre el Estado y las Empresas Propiedad del Estado,elaborado por la UAPA. En dicho protocolo se establece que la Presidencia de la República y elPoder Ejecutivo deben, entre otras funciones:16

■ Identificar y valorar la implementación de acciones que promuevan la igualdad decondiciones y la competencia leal en los mercados en los que las EPEs desarrollanactividades económicas en condiciones de competencia con actores privados.

■ Velar porque las leyes generales, códigos y normas tributarias no discriminenindebidamente entre las EPEs y sus competidores en el mercado.

2.6. Producto de la auditoría realizada, la Contraloría General determinó que en el contexto de laprestación del Servicio Postal Universal, diferentes actores han identificado debilidades, queinciden en la prestación del servicio en igualdad de condiciones.

2.7. En 2009 se elaboró el Proyecto de Ley del Sector Postal de Costa Rica, expediente N.º 17497,el cual tenía como objetivos, entre otros aspectos, fortalecer el marco normativo para eloperador designado por el Estado para prestar el Servicio Postal Universal; promover lacompetencia efectiva en el mercado postal y garantizar el derecho de los habitantes a obtenerservicios postales.

16 Sección IV.3 Orientaciones para el Estado en la conducción de las empresas propiedad del Estado del Protocolode Entendimiento de las Relaciones entre el Estado y las Empresas Propiedad del Estado, septiembre 2019.

15 Directriz N.° 058-MP, Adopción e implementación del protocolo de entendimiento de la relaciones entre el Estado ylas empresas propiedad del Estado, del 11 de octubre de 2019.

14 Artículo 8 de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, del 31 de julio de 2002.13 Artículo 10 de la Ley de Correos, N.° 7768, del 24 de abril de 1998.

12 Artículo 6 de la Ley de Correos, N.° 7768, del 24 de abril de 1998. Comprende, únicamente, las cartas clasificadascomo correspondencia "LC" según el convenio de la Unión Postal Universal.




2.8. Al respecto, la Junta Directiva de Correos de Costa Rica acordó solicitar el archivo de dichoproyecto de ley, en virtud de estar trabajando en una nueva propuesta, razón por la cual en2015 fue dictaminado negativamente17 en la corriente legislativa. No obstante, a la fecha de esteestudio, no se ha desarrollado ni presentado ante la Asamblea Legislativa, ningún proyecto deley.18

2.9. Por su parte, el Órgano Contralor, en noviembre de 2012, emitió el informe N.°DFOE-PG-IF-06-2012,19 en el cual señaló, entre otros aspectos, que uno de los riesgos queenfrentaba Correos de Costa Rica, S.A. ante la carencia de un marco normativo claro, era laausencia de una fuente de financiación sostenible a largo plazo para brindar el servicio social decomunicación postal, y así cubrir los gastos de operación generados por la estructuradisponible; así como, la falta de acciones por parte del Estado para garantizar la prestación delservicio social de comunicación postal en igualdad de condiciones para los agentes económicosen el territorio nacional. A la fecha de este informe, las situaciones descritas persisten en laprestación de los servicios que lleva a cabo Correos.

2.10. Producto de atender lo señalado por la OCDE,20 en cuanto a la revisión de los regímenesregulatorios de los Sectores Exceptuados o Regulados, dentro de los cuales se encuentra elSector Postal, el MEIC en 2017, elaboró el estudio sobre la Regulación y Competencia en elSector Postal, mediante el cual se concluyó21 entre otros aspectos que, en veinte años devigencia de la Ley de Correos, no se había otorgado ninguna concesión para brindar el serviciosocial de comunicación postal y el canon respectivo solamente había sido cancelado porCorreos; además, señaló que el marco jurídico, no define el rol de los diferentes agentes,tampoco se adapta a las tendencias de mercado, ni establece un ente supervisor de laregulación.

2.11. Como parte de las conclusiones citadas en el referido estudio, se recomendó al Poder Ejecutivolo siguiente:

… a) la conveniencia de liberar a la empresa estatal de algunas restricciones quele impiden competir más eficientemente en el mercado y que a su vez le permitanadoptar nuevas maneras de prestar el servicio y b) la necesidad de preparar algúnfondo para la prestación del servicio universal, o si más bien, las ganancias quecomo empresa pueda generar sean las que se utilicen para ese financiamiento, siéstas fueran suficientes para ello.

21 Estudio emitido por el MEIC en diciembre 2017, sobre la Regulación y Competencia en el Sector Postal, SecciónVII Conclusiones y recomendaciones. Consultado el 12 de enero de 2021 en el sitio web de la Comisión parapromover la Competencia: https://www.coprocom.go.cr/publicaciones/Estudios_Mercado.html

20 Instrumento jurídico C (79)155/FINAL que se refiere a la “Recomendación del Consejo en Política de Competenciay Sectores Exceptuados o Regulados” de la OCDE.

19 Informe de la auditoría operativa realizada en Correos de Costa Rica S.A. sobre la eficacia de la estrategia de lagestión de negocios del área comercial para contribuir a la sostenibilidad financiera, emitido el 6 de noviembre de2012.

18 Oficio N.° GAF-0224-2021, del 26 de marzo de 2021, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

17 Dictamen Unánime Negativo, del Proyecto de Ley del Sector Postal de Costa Rica. Expediente N.° 17497, emitidoen mayo de 2015.



https://www.coprocom.go.cr/publicaciones/Estudios_Mercado.html


2.12. Al respecto, el Consejo de Gobierno indicó no conocer ni haber recibido el estudio en mención,razón por la cual no ha considerado las recomendaciones planteadas por el MEIC,22 pese aque la Ministra de ese entonces remitió al referido Consejo dicho estudio por medio del oficioN.° DM-305-2018 del 7 de mayo de 2018. No obstante, el Secretario del Consejo de Gobierno leconsultó al MEIC, por medio del oficio N.° SCG-081-2018 del 4 de junio de 2018, si el temadebía ser expuesto ante el Consejo, a lo cual no obtuvo respuesta de ese despacho.

2.13. Además, la Unidad Asesora de la Propiedad Accionaria del Estado en los Reportes Agregadossobre el conjunto de empresas propiedad del Estado emitidos en el 2019 y el 2020, no incluyecomo parte de sus resultados los aspectos señalados, tanto por el MEIC como por el ÓrganoContralor.

2.14. Lo señalado denota una falta de coordinación por parte de los actores involucrados, a nivel delPoder Ejecutivo, de Correos y la UAPA; debido a que estas instancias no han considerado losinsumos orientados a promover mejoras en la actividad postal que permitan garantizar laeficacia, eficiencia, calidad, seguridad y oportunidad en la prestación de dicho servicio.

2.15. Una revisión integral del Sector Postal, en la cual se consideren los criterios técnicos que seemitan, le permitirá a la UAPA asesorar y sugerir recomendaciones a la Presidencia de laRepública, con el fin de tomar decisiones que fortalezcan el desarrollo de un mercado enigualdad de condiciones, en aras de garantizar la sostenibilidad financiera de Correos.

Debilidades relacionadas con el direccionamiento financiero de Correos de Costa RicaS.A.

2.16. El Estado como propietario de la totalidad del capital accionario de las empresas públicas debemantenerse informado y con un rol activo que le permita evaluar y dar seguimiento aldesempeño de las EPEs, con tal de maximizar los beneficios que se puedan generar.23

2.17. El modelo de propiedad accionaria de las empresas públicas en Costa Rica incluyó la creaciónde la UAPA, cuya naturaleza jurídica es fungir como una dependencia asesora permanente dela Presidencia de la República y del Consejo de Gobierno. Dentro de sus funciones seencuentra el desarrollo de insumos para la toma de decisiones.24

2.18. El Protocolo de Entendimiento de las Relaciones entre el Estado y las Empresas Propiedad delEstado,25 señala que la Presidencia de la República y el Poder Ejecutivo deben, entre otrasfunciones:26

■ Propiciar rendimientos económicos positivos de sus actividades comerciales bajouna visión de sostenibilidad financiera, como requisito indispensable para que éstaspuedan cumplir con su mandato de creación de valor público en el mediano y largoplazo.

26 Sección IV.3 Orientaciones para el Estado en la conducción de las empresas propiedad del Estado del Protocolode Entendimiento de las Relaciones entre el Estado y las Empresas Propiedad del Estado, septiembre 2019.

25 Directriz N.° 058-MP, Adopción e implementación del protocolo de entendimiento de la relaciones entre el Estado ylas empresas propiedad del Estado, del 11 de octubre de 2019.

24 Artículos 2, 3 y 5 del Decreto Ejecutivo N.° 40696-MP, del 20 de octubre de 2017.

23 OCDE (2016), Directrices de la OCDE sobre el Gobierno Corporativo de las Empresas Públicas, Edición 2015,Éditions OCDE, París. Tomado de la página web: http://dx.doi.org/10.1787/9789264258167-es

22 Oficio N.° SCG-UA-0049-2021, del 25 de marzo de 2021, suscrito por la UAPA.



http://dx.doi.org/10.1787/9789264258167-es


■ Proteger y preservar el patrimonio del Estado, entendido como conjunto de susbienes, recursos y activos propios.

■ Definir y comunicar las metas generales de política pública y de desempeño de lasEPEs.

2.19. El Protocolo señalado establece que el Poder Ejecutivo deberá remitir anualmente a cada unade las EPEs una nota de expectativas, en la cual debe considerar la sostenibilidad financiera,los resultados esperados por el Estado y los indicadores que permitan valorar el cumplimientode dichas expectativas,27 aspecto que está estrechamente relacionado con la función orientadaa la definición y comunicación de las metas generales de la política pública y de desempeño delas EPEs.

2.20. La Contraloría General determinó que, a la fecha de esta auditoría, el Estado no ha elaboradolas notas de expectativas con los objetivos y las metas que Correos debe cumplir.

2.21. La UAPA elaboró el Primer y Segundo Reporte agregado sobre el conjunto de empresaspropiedad del Estado para el 2019 y el 2020, respectivamente. Es importante señalar que dichoReporte es un insumo para la elaboración de las citadas notas de expectativas, así como parala toma de decisiones, puesto que contempla, entre otros temas, información financierarelacionada con la estrategia de la empresa, los estados financieros auditados e indicadoresfinancieros.28

2.22. En 2020, el Consejo de Gobierno,29analizó los resultados del Segundo Reporte y, mediante laUAPA, comunicó formalmente a Correos aquellos aspectos que requerían especial atenciónpara obtener una mejora en su gestión.30

2.23. Como parte de las comunicaciones entre el Estado y sus EPEs, con antelación alestablecimiento del protocolo señalado, en diciembre de 2018, el Consejo de Gobierno sostuvouna reunión con el Presidente de la Junta Directiva de Correos, cuyo objetivo fue conoceraspectos relacionados con la gestión y el desempeño de la empresa, así como para identificarsituaciones que necesitaban de una acción conjunta, en aras de contar con insumos paraejercer sus potestades de coordinación y dirección de atención.31

2.24. La emisión de las notas de expectativas no se realizó en abril de 2020, debido a que el Consejode Gobierno decidió suspender el proceso debido a la emergencia por Covid-19.32

2.25. Contar con dichas notas le permite al Estado fortalecer su potestad de direccionamiento comopropietario de Correos, y facilitar la definición de los roles y responsabilidades de cada uno delos actores que intervienen, así como el establecimiento de indicadores para valorar elcumplimiento de las expectativas en aras de la sostenibilidad financiera.

32 Idem.

31 Oficio N.° SCG-UA-0049-2021, del 25 de marzo de 2021, suscrito por la Unidad Asesora para la PropiedadAccionaria del Estado.

30 Oficio N.° SCG-UA-014-2021, del 15 de febrero de 2021, suscrito por la Unidad Asesora para la PropiedadAccionaria del Estado.

29 Oficio N.° SCG-UA-0049-2021, del 25 de marzo de 2021, suscrito por la Unidad Asesora para la PropiedadAccionaria del Estado.

28 Tomado del Reporte agregado sobre el conjunto de empresas propiedad del Estado 2020, suministrado medianteel oficio N.° SCG-UA-0036-2021, del 26 de febrero de 2021, suscrito por la UAPA.

27 Sección V.2 Establecimiento de objetivos y metas de desempeño del Protocolo de Entendimiento de las Relacionesentre el Estado y las Empresas Propiedad del Estado, septiembre 2019.




GESTIÓN FINANCIERA DE CORREOS DE COSTA RICA S.A.

Estrategia, planificación y ejecución de la gestión financiera de Correos de Costa RicaS.A.

2.26. La gestión pública debe ser sostenible, transparente y responsable, y basarse en lapresupuestación plurianual, en aras de dar continuidad a la prestación de sus servicios.33 Enese sentido, la Administración activa debe proteger y conservar el patrimonio público ygarantizar que las operaciones sean desarrolladas con eficiencia y eficacia.34

2.27. Las buenas prácticas señalan que la planificación estratégica debe considerar la estrategia y losplanes de acción, con el fin de potenciar el desempeño y la capacidad de la organización degenerar valor público; así como, del seguimiento que se debe brindar al cumplimiento de laplanificación institucional.35

2.28. Al respecto, la Junta Directiva es responsable de aprobar la estrategia y los objetivosinstitucionales, asegurar la solvencia financiera y gestionar los riesgos.36

2.29. De igual manera, la gestión pública orientada hacia resultados sostenibles, debe apoyarse enun proceso integral de valoración de riesgos vinculado con la estrategia y la planificacióninstitucional, que le permita de manera continua identificar, analizar, administrar y mitigar losriesgos, con tal de responder anticipadamente ante eventos capaces de afectar el logro de losobjetivos y vulnerar la sostenibilidad financiera.37

2.30. Para tal efecto, el jerarca y los titulares subordinados deberán diseñar, adoptar, evaluar yperfeccionar las actividades de control, las cuales tendrán que documentarse por medio de suincorporación en las políticas, los procedimientos, entre otros documentos relevantes de lainstitución.38 Además, tienen bajo su responsabilidad la documentación, actualización ydivulgación de las políticas que garanticen el cumplimiento de los objetivos y las metas trazadaspor la institución.39

2.31. Correos en el desarrollo de sus actividades, debe conducirse bajo un enfoque que le permitagarantizar el uso eficiente de sus recursos financieros, materiales y humanos, en concordanciacon los objetivos institucionales.40

2.32. Por otra parte, para la administración de los recursos financieros, es útil contar con un flujo deefectivo, dado que permite evaluar la capacidad de la organización para generar efectivo y susequivalentes, y determinar la necesidad de utilizar dichos recursos.41

41 Norma Internacional de Contabilidad N.° 7, Estado de Flujos de Efectivo.40 Artículo 4 inciso d) de la Ley de Correos, N.° 7768, del 24 de abril de 1998.39 Artículo 15, inciso a) de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, del 31 de julio de 2002.

38 Apartados 4.1 y 4.2 de las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) publicado en LaGaceta N.° 26, del 6 de febrero de 2009.

37 Artículos 14 y 18 de Ley General de Control Interno, N.° 8292, del 31 de julio de 2002; apartado 3.3 de las Normasde Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) publicado en La Gaceta N.° 26, del 6 de febrero de2009.

36 Artículo 4 de la Política de Revisión de las funciones de órganos de dirección y fortalecimiento de su rol estratégicoen las empresas propiedad del estado e instituciones autónomas. Directriz N.° 099-MP, del 19 de febrero de 2018.

35 Modelo para el mejoramiento de la gestión institucional, emitido por el Ministerio de Planificación Nacional y PolíticaEconómica en julio de 2017, página 58.

34 Artículo 8 incisos a) y d) de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, del 31 de julio de 2002.33 Artículo 176 de la Constitución Política.




2.33. Además, las buenas prácticas recomiendan la elaboración de pronósticos de flujo de caja neto,donde se determinen los rangos mínimos y máximos de recursos, con el fin de tomar decisionesanticipadamente. Asimismo, señala la necesidad de formular proyecciones con una frecuenciadiaria, semanal o mensual, las cuales deben estar asociados con las metas y capacidadadministrativa.42

2.34. A partir de la auditoría realizada, se determinó que Correos elabora un Plan EstratégicoInstitucional, una valoración de riesgos y desarrolla mecanismos para medir su sostenibilidadfinanciera; asimismo, lleva a cabo acciones operativas y comerciales, tales como la elaboracióny el análisis de flujos de efectivo, la valoración del comportamiento del entorno, entre otros, quele permiten administrar sus recursos financieros.

2.35. Si bien Correos, en su planificación estratégica del 2016-202043 realizó un diagnósticoinstitucional, alineó sus objetivos estratégicos con su marco filosófico; llevó a cabo la valoraciónde los riesgos estratégicos asociados; y determinó sus iniciativas y proyectos; pese a ellocarecía de mecanismos orientados a medir el avance de los objetivos de cara a los resultadospara dar seguimiento continuo a su planificación, tampoco definió indicadores estratégicos nimetas de desempeño que permitieran evaluar su cumplimiento. Dicha situación impidiódeterminar el porcentaje de avance en la consecución de los objetivos estratégicos, una vezalcanzados los objetivos operativos que debían atender las diferentes gerencias de lainstitución.

2.36. Sobre el particular, la Contraloría General determinó que, en julio de 2020, la Dirección deEstrategia emitió procedimientos para la elaboración de la planificación estratégica,44 donde secontempla la generación de objetivos cuantificables e indicadores estratégicos, cuya aplicaciónestá considerada en el PEI 2021-2025,45 aspecto que fue atendido por la Administración, con locual se subsanaron las debilidades identificadas en el plazo de vigencia de la auditoría.

2.37. Por su parte, la valoración de riesgos se realiza una vez al año, a través de autoevaluaciones, yla elaboración de matrices para cada una de las áreas de la empresa, de acuerdo consolicitudes. Asimismo, el Comité de Riesgos evalúa la efectividad de los controlesimplementados, que posteriormente comunica a la Junta Directiva para su aprobación.46

2.38. En cuanto a la administración de riesgos institucional, Correos ha instaurado un proceso bajo elcual rige su gestión financiera y, en cumplimiento con la normativa aplicable, ha desarrollado lassiguientes políticas:47

■ Política para la Gestión de Riesgo Empresarial.

47 Oficio N.° GG-DGIR-96-2020, del 7 de octubre de 2020, suscrito por la Directora de Gestión Integral de Riesgos deCorreos de Costa Rica S.A.

46 Oficio N.° GG-DGIR-05-2021, del 22 de enero de 2021, suscrito por la Directora de Gestión Integral de Riesgos deCorreos de Costa Rica S.A.

45 Plan Estratégico 2021-2025 de Correos de Costa Rica S.A., aprobado en la Sesión Ordinaria N.° 1652, del 1° dediciembre de 2020, según Acuerdo N° 9834, remitido vía correo electrónico el miércoles 10 de febrero de 2021, por laDirectora de Estrategia.

44 Oficio N.° GG-DE-070-2020, del 22 de septiembre de 2020, suscrito por la Directora de Estrategia de Correos deCosta Rica S.A.

43 Oficio N.° GAF-306-2020, del 20 de agosto de 2020, suscrito por la Gerencia de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

42 Gestión financiera pública en América Latina, la clave de la eficiencia y la transparencia, emitido por el BancoInteramericano de Desarrollo, 2015.




■ Lineamientos para Administrar el Sistema de Gestión de Riesgo Empresarial.

■ Procedimiento para la Declaración del Apetito de Riesgo.

2.39. La gestión financiera de Correos cuenta con mecanismos para evaluar el crecimientoinstitucional y la sostenibilidad financiera, tales como proyecciones financieras, presentaciónmensual de los estados financieros y presupuestarios a la Junta Directiva, y planes decongelamiento de los gastos, los cuales se han ejecutado en 2019 y 2020.48 Además, la JuntaDirectiva aprobó la presupuestación plurianual para el periodo 2021-2025,49 la cual incluyeingresos, gastos y posibles inversiones, relacionados con el PEI.

2.40. Para enfrentar la situación económica nacional a inicios de 2020 y los efectos producidos por lapandemia, y como parte de las acciones implementadas, Correos ejecutó el Plan decontingencia para la gestión de riesgo de liquidez,50 su puesta en marcha inició en febrero de202051 y su abordaje comprendió la definición de controles y lineamientos, el establecimiento decursos de acción y la determinación de estrategias financieras.

2.41. Por otro lado, para realizar la evaluación de la situación de liquidez general de la empresa, setomaba como insumo una proyección del flujo de efectivo a partir de informaciónpresupuestaria, motivo por el cual los análisis de las necesidades de efectivo solo se podíanllevar a cabo mensualmente.52

2.42. La Dirección Financiera, encargada del control del flujo de efectivo operativo, tenía la prácticade generar información sobre los saldos en las cuentas corrientes y de las necesidades deefectivo para atender las obligaciones contractuales en lapsos de una o dos semanas, sin queexistiera un enfoque sistemático para la inclusión de todos los compromisos de la empresa, porsemana en un mes determinado.53 No obstante, a partir de octubre de 2020, Correosimplementó, la utilización de una matriz para la formulación del flujo de efectivo proyectado,54

hecho que viene a subsanar, en el plazo de vigencia de la auditoría, lo antes mencionado.

54 Oficio N.° GAF-721-2020, del 9 de diciembre de 2020, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

53 Idem.

52 Oficio N.° GAF-146-2020, del 27 de abril de 2020, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas de Correosde Costa Rica S.A.

51 De acuerdo con lo indicado por la Gerente de Administración y Finanzas en correo del 20 de enero de 2021.

50 Aprobado mediante acuerdo de Junta Directiva de Correos de Costa Rica S.A. N.° 9558, del 19 de febrero de2020.

49 Aprobado mediante acuerdo de Junta Directiva de Correos de Costa Rica S.A. N.° 9763, del 22 de setiembre de2020.

48 Oficio N.° GAF-596-2020, del 10 de noviembre de 2020, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.




2.43. Con respecto a los ingresos de Correos, éstos provienen principalmente de la prestación de susservicios, es por ello que, por medio de los Planes Comerciales de 2019 y 2020, se establecenmetas comerciales para atender el objetivo estratégico institucional correspondiente a Gestionarel crecimiento sostenido y la diversificación de las fuentes de ingresos, a cargo de la GerenciaComercial,55 la cual implementó una serie de acciones con el propósito de alcanzar las metasestablecidas.56

2.44. Cabe mencionar que dentro de los cambios provocados por la pandemia en 2020, la empresamodificó su accionar para responder a los nuevos requerimientos del mercado, por lo cual seenfocó principalmente en los servicios de comercio electrónico, y reforzó el servicio dedistribución a nivel nacional de las Pymes.57

2.45. Contar con nuevas herramientas como las antes mencionadas, le permite a Correos fortalecersu gestión y optimizar la toma de decisiones, al disponer de información periódicamente, a raízde la implementación de elementos tales como objetivos cuantificables, indicadores, metas einformación relevante para responder de manera anticipada a eventos que podrían afectar lasostenibilidad financiera de Correos.

2.46. Las acciones realizadas por Correos relacionadas con la gestión del flujo de efectivo, lepermiten mantener un mayor control sobre sus recursos, al identificar periódicamente aumentoso disminuciones en los ingresos y gastos que puedan desencadenar en problemas de liquidez,lo cual facilitará la toma de decisiones oportunas.

2.47. La ejecución del Plan Comercial en congruencia con los objetivos estratégicos está orientada apropiciar la optimización del uso de los recursos, el establecimiento de prioridades, así como ellogro de los objetivos propuestos.

Debilidades relacionadas con el seguimiento y evaluación en cuanto a la calidad de lainformación financiera

2.48. El seguimiento y la evaluación contemplan el establecimiento de indicadores para medir losresultados obtenidos en los procesos institucionales y propician la generación de informaciónque contribuye con el mejoramiento continuo, la transparencia y la rendición de cuentas.58

2.49. Al respecto, se requiere de una supervisión constante por parte de la Administración activasobre el desarrollo de la gestión institucional59 y, además debe aplicar mediciones que facilitenla detección oportuna de limitaciones o aspectos sujetos de mejora, en aras de aumentar eldesempeño. De igual forma, es necesario disponer de información confiable, relevante,pertinente, oportuna y de calidad para fortalecer el proceso de toma de decisiones

59 Apartado 4.5.1 de las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) publicado en LaGaceta N.° 26, del 6 de febrero de 2009.

58 Marco Conceptual y Estratégico para el fortalecimiento de la Gestión para Resultados en el Desarrollo en CostaRica; Modelo para el mejoramiento de la gestión institucional, emitido por el Ministerio de Planificación Nacional yPolítica Económica en julio de 2017.

57 Oficio N.° GG-307-2020, del 8 de diciembre de 2020, suscrito por el Gerente Comercial de Correos de Costa RicaS.A.

56 Oficio N.° GAF-721-2020, del 9 de diciembre de 2020, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

55 Plan Comercial 2019, aprobado por la Junta Directiva de Correos de Costa Rica S.A. en sesión ordinaria N.° 1535del 17 diciembre de 2018, mediante acuerdo N.° 9073 y el Plan Comercial 2020 aprobado por Junta Directiva deCorreos de Costa Rica S.A. en sesión ordinaria N.° 1604 del 30 de enero de 2020, mediante acuerdo N.° 9538.




institucional,60 así como, propiciar el aprovechamiento de las tecnologías de información paragenerar insumos útiles para los usuarios.61 Es por ello que comprobar la exactitud de losregistros contables, mediante conciliaciones, comprobaciones u otras verificaciones periódicastoma especial relevancia.62

2.50. Por otro lado, la Junta Directiva, con el objetivo de resguardar los intereses de la empresa y dela población debe conocer los cambios significativos en el mercado para adaptarseoportunamente a ellos. 63

2.51. De la fiscalización realizada por la Contraloría General, se determinó que el seguimiento yevaluación de la gestión financiera de Correos presenta debilidades en cuanto a la generaciónde información financiera.

2.52. La Gerencia de Administración y Finanzas emite mensualmente los Estados Financieros deCorreos, los cuales son presentados ante la Junta Directiva, acompañados de análisisfinancieros que incluyen, entre otra información, razones financieras, comparativos de saldos ycomportamiento de las cuentas de ingresos para cada uno de los servicios prestados.64

2.53. Con la emisión de los Estados Financieros, la Gerencia Comercial presenta explicaciones a lasdesviaciones en cuanto al cumplimiento de las metas de ingresos establecidas en el PlanComercial y el presupuesto institucional, así como el detalle de las principales afectaciones delos servicios y los clientes.65

2.54. Además, trimestralmente se presentan a la Junta Directiva los resultados obtenidos de laaplicación de los indicadores de éxito del Balanced Score Card, los cuales consideran, entreotros, la medición de la utilidad financiera, el porcentaje de crecimiento de los gastos conrespecto a los ingresos, cumplimiento de ingresos proyectados.66 También, señala Correos queel establecimiento de indicadores en el PEI 2021-2025, le permitirá analizar los alcances ydesviaciones presentadas en cada periodo, en aras del cumplimiento de la estrategiainstitucional.67

2.55. Sin embargo, se observó que en enero de 2020 se presentaron diferencias por un monto de 600millones de colones entre el módulo de cuentas por cobrar del sistema contable NAF y labalanza de comprobación,68 al cierre de ese periodo, las diferencias ascendieron a 1.886

68 En la sección B Estados financieros de Correos de Costa Rica S.A. al 31 de enero de 2020 del acta N.° 1609, del 5de marzo de 2020.

67 Mediante correo electrónico del 17 de mayo de 2021, suscrito por la Asistente de la Gerencia de Administración yFinanzas de Correos de Costa Rica S.A.

66 Oficio N.° GAF-596-2020, del 10 de noviembre de 2020, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

65 Oficio N.° GC-296-2020, del 17 de noviembre de 2020, suscrito por el Gerente Comercial de Correos de CostaRica S.A.

64 Oficio N.° GAF-306-2020, del 20 de agosto de 2020, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

63 Artículo 4, incisos 9) y 14) Directriz de Revisión de las funciones de órganos de dirección y fortalecimiento de su rolestratégico en las empresas propiedad del estado e instituciones autónomas, Directriz N.° 099-MP, del 19 de febrerode 2018.

62 Apartado 4.4.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) publicado en LaGaceta N.° 26, del 6 de febrero de 2009.

61 Apartados 5.6.3 y 5.9 de las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) publicado enLa Gaceta N.° 26, del 6 de febrero de 2009.

60 Artículo 16, inciso a) Ley General de Control Interno; N.°8292 y Apartado 5.6 de las Normas de Control Internopara el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) publicado en La Gaceta N.° 26, del 6 de febrero de 2009.




millones de colones.69 Sobre el particular, Correos manifiesta que para conciliar las diferenciasque se presentan en el sistema, se requiere de una inversión importante a nivel presupuestarioy en horas de trabajo, motivo por el cual no ha sido posible llevar a cabo esta revisión.70

2.56. Adicionalmente, Correos indicó que, desde diciembre de 2020, se encuentra trabajando en unproceso de atención de requerimientos de sistemas, denominado Mega requerimiento,71 el cualpresenta un avance del 29% al 13 de abril de 2021 y se proyecta su ejecución para agosto delaño en curso.72

2.57. En lo que respecta a los estados financieros al 31 de diciembre de 2019, se presentarondebilidades en la revelación de su información, dado que se efectuaron ajustes con el fin decorregir errores que afectaban los resultados de dicho ejercicio económico,73 los cuales fueroncomunicados únicamente a la Caja Costarricense de Seguro Social y a la Comisión Nacional deEmergencias,74 a pesar de existir otras partes interesadas en conocer la información financiera.

2.58. Sobre el particular, la Junta Directiva aprobó la reemisión de los Estados Financieros al 31 dediciembre de 2019,75 con los ajustes antes mencionados; sin embargo, a la fecha de esteinforme, en la página web de Correos se muestran los estados financieros publicados en sumomento y que no revelan la información correspondiente a esas correcciones.76

2.59. De acuerdo con Contabilidad Nacional,77 el procedimiento realizado por la Administración seaparta de lo establecido en la NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las EstimacionesContables y Errores, situación que también fue señalada por la Auditoría Interna de Correos.78

Ambas instancias se han manifestado en reiteradas ocasiones sobre la necesidad de revelar enlas notas explicativas de los estados financieros la gestión de los recursos, en concordancia conla normativa contable.79

79 Oficio N.° DCN-UCC-0414-2021, del 23 de marzo de 2021, y Oficio N.° DCN-UCC-1120-2020, del 24 deseptiembre de 2020, ambos suscritos por el Subdirector General de Contabilidad Nacional. Informe N.°JD-AI-ICI-014-2020, emitido por la Auditoría Interna de Correos de Costa Rica S.A. el 27 de octubre de 2020.

78 Informe N.° JD-AI-ICI-014-2020, emitido por la Auditoría Interna de Correos de Costa Rica S.A. el 27 de octubre de2020.

77 Oficio N.° DCN-UCC-1530-2020 del 7 de diciembre de 2020, suscrito por la Subdirectora General de ContabilidadNacional.

76 Consulta realizada el 17 de mayo de 2021, en la página web de Correos de Costa Rica S.A.75 Acuerdo de Junta Directiva Correos de Costa Rica S.A., N.° 9602, del 1 de abril de 2020.

74 Mediante correo electrónico del 26 de abril de 2021, suscrito por la Asistente de la Gerencia de Administración yFinanzas de Correos de Costa Rica S.A.

73 Informe N.° JD-AI-ICI-014-2020, emitido por la Auditoría Interna de Correos de Costa Rica S.A.,el 27 de octubre de2020.

72 Oficio N.° GAF-0261-2021 del 14 de abril de 2021, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

71 Idem.

70 Oficio N.° GAF-0224-2021, del 26 de marzo de 2021, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

69 Informe N.° JD-AI-IAs-001-2021, emitido por la Auditoría Interna de Correos de Costa Rica S.A. el 27 de enero de2021.




2.60. Al respecto, la Administración indicó80 que lo realizado fue una reemisión de los estadosfinancieros, lo cual correspondió a la sustitución de la información financiera con el fin decorregir los errores de meses anteriores; los ajustes respectivos fueron revelados como hechosposteriores al cierre del ejercicio 2019. Además, indicó que, a partir del cierre financiero de abrily hasta diciembre de 2021, se incluirá dicha revelación en las notas de los estados financieros.

2.61. En lo que respecta a la información asociada con costos, la Gerencia de Administración yFinanzas, cuenta con un Contador de Costos, el cual lleva a cabo, como parte de su dinámica,la contabilidad de costos a nivel empresarial, el análisis de costos tanto en el corto como en elmediano plazo, así como la coordinación con las diferentes áreas que suministran informaciónpara el desarrollo del proceso de costos.81

2.62. El Contador de Costos con la información recibida de diferentes instancias de la empresa, entreotros análisis, realiza el Estudio Económico de la empresa, el cual consiste en el desarrollo deproyecciones para la determinación de los costos y la rentabilidad por línea de servicio,actividad que dura de cuatro a seis meses para su elaboración debido a la complejidad delproceso.82

2.63. La Contraloría determinó que el proceso de costeo se lleva a cabo por un único funcionariomediante una hoja de cálculo de Microsoft Excel, y que los resultados correspondientes alEstudio Económico citado están disponibles una vez al año,83 situación que evidencia la falta deinformación oportuna para la toma de decisiones sobre los costos de la empresa.

2.64. Para solventar dicha particularidad, la empresa adjudicó, en el 2017, el desarrollo de un sistemapara el Costeo de Servicios de Correos,84 con el objetivo de minimizar la digitación de datos enlos cálculos de costos globales, automatizar la integración de los datos generados en lasdistintas aplicaciones informáticas y acortar los tiempos en los cálculos que deben realizarse, aefectos de contar con la información de manera oportuna para la toma de decisiones. Cabeaclarar que en 2020 el sistema fue sometido a pruebas de calidad y rendimiento y se proyectóque para el segundo cuatrimestre de 2021 sea ejecutable.85

2.65. Adicionalmente, se consultó la información relacionada con los ingresos y gastos de las 111sucursales de Correos,86 generados por el sistema contable NAF, correspondientes a losperiodos 2018, 2019 y 2020.87 Del análisis realizado se determinó que el sistema contable no

87 Oficio N.° GAF-709-2020, del 7 de diciembre de 2020, suscrito por la Gerencia de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A. y correo electrónico del 24 de marzo de 2021, suscrito por la asistente de la Gerencia de

86 Oficio N.° GAF-0267-2021, del 20 de abril de 2021, suscrito por la Gerencia de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

85 Oficio N.° GAF-731-2020, del 15 de diciembre de 2020, suscrito por la Gerencia de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

84 Contratación Directa N.° 2016CC-000017-01 “Desarrollo de los Sistemas de Punto de Venta, Rastreo ySeguimiento de Envíos, Costeo de Servicios y Cuentas por cobrar del Servicio de Box Correos, Adaptación delNúcleo Administrativo Financiero (NAF) a la Versión Oracle Forms and Reports 11g, Adquisición y Soporte de losSistemas WMS, Inteligencia de Negocios para Ventas Finanzas, CRM, Auto Servicio de Nómina y Mantenimiento deFlotilla Vehicular”.

83 Idem.

82 Oficio N.° GAF-709-2020 del 7 de diciembre de 2020, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

81 Conforme al Manual descriptivo de clasificación de puestos, para la clase de puesto de Contador de Costos deCorreos de Costa Rica S.A.

80 Mediante correo electrónico del 12 de abril de 2021, suscrito por la Asistente de la Gerencia de Administración yFinanzas de Correos de Costa Rica S.A.




presenta información confiable, puesto que no contempla todos los ingresos necesarios yasigna ingresos y gastos que no corresponden a las sucursales.88

2.66. Al respecto, la Administración indicó que se realizan ajustes manuales, tanto de ingresos comode gastos, con el objetivo de determinar la rentabilidad real de cada una de las sucursales,información que es presentada anualmente a la Junta Directiva dentro de la exposición delcierre comercial de la Empresa para cada año.

2.67. La metodología utilizada por la Dirección de Centro de Negocios (DCN) consiste en lossiguientes ajustes:89

■ Inclusión de ingresos adicionales, que no son considerados en el sistema contable,relacionados con seguros, paquetería asiática a domicilio y apartados postalesinteligentes.

■ Exclusión de ingresos que se muestran en el sistema contable, relacionados contrámites de pasaportes, carné de portación de armas y cédulas de residencia.

■ Exclusión de los egresos que no son parte de la operativa de las sucursales,asociados a los gastos de planilla de carteros.

2.68. Producto de la aplicación de los ajustes antes mencionados, se obtienen los siguientesresultados:

Cuadro N.° 1Efecto de los ajustes realizados por la Dirección de Centro de Negocios (DCN) a la

información del sistema contable NAF, para determinar la utilidad acumulada de las 111sucursales en el periodo comprendido entre 2018 y 2020

Fuente: Elaboración propia a partir de la información suministrada por laGerencia General de Correos de Costa Rica S.A.

89 Idem.88 Oficio N.° GAF-384-2021, del 16 de junio de 2021, suscrito por el Gerente General de Correos de Costa Rica S.A.

Administración y Finanzas de Correos de Costa Rica S.A. Se recibieron los estados financieros actualizados al 31 dediciembre de 2020.




2.69. En el cuadro N.° 1 se observa que la utilidad acumulada, correspondiente al total de sucursalesentre 2018 y 2020, luego de la aplicación de ajustes por parte de la DCN, aumentó en₡3.201.897.794 (tres mil doscientos un mil millones ochocientos noventa y siete, setecientosnoventa y cuatro colones), lo que representa un 27% con respecto a los registros del sistemacontable NAF.

2.70. Analizada la información para cada una de las sucursales se evidencia que los datos generadosen el sistema contable NAF muestran una cantidad considerable de sucursales que presentanresultados deficitarios para los períodos 2018, 2019 y 2020; no obstante, una vez que se llevana cabo los ajustes por parte de la DCN disminuyen significativamente tanto la cantidad desucursales que muestran pérdidas como los montos asociados a las mismas, tal y como semuestra en el cuadro siguiente:

Cuadro N.° 2Efecto de los ajustes realizados por la Dirección de Centro de Negocios (DCN)

a la información del sistema contable NAF de las sucursales deficitariasen el periodo comprendido entre 2018 y 2020

Fuente: Elaboración propia a partir de la información suministrada por la GerenciaGeneral de Correos de Costa Rica S.A.

2.71. Cabe indicar que la Auditoría Interna mediante el Informe N.° JD-AI-ICI-022-2017 del 4 de enerode 2018, hizo el mismo señalamiento sobre las inconsistencias en la información relacionadacon dicha rentabilidad.

2.72. Las diferencias entre la balanza de comprobación y el módulo de cuentas por cobrar delSistema NAF, se deben a que dicho módulo no permite la aplicación del impuesto al valoragregado al momento de recibir el pago de un cliente o de realizar una nota de débito o crédito,lo cual provoca que el monto de dicho impuesto quede registrado en una línea de “otrosmovimientos”, no considerada en el reporte del auxiliar correspondiente.90

2.73. Las debilidades relacionadas con la revelación de la información financiera obedecen a la faltade oportunidad por parte de la Administración en hacerla de conocimiento de todas las partesinteresadas.

90 Oficio N.° GAF-0224-2021. del 26 de marzo de 2021, suscrito por la Gerente de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.




2.74. Correos no cuenta con un sistema que le permita realizar el proceso de costos de la empresade forma ágil, pese a haber realizado, desde marzo de 2017, la firma del contrato para laimplementación del Sistema para el Costeo de Servicios de Correos.91

2.75. Si bien, Correos realiza distintas mediciones, monitorea la gestión de las sucursales y estableceindicadores de desempeño de ingresos por línea de servicio, por sucursal y por región;92 elsistema contable NAF no contempla toda la información necesaria para generar el resultadoreal de cada una de las sucursales, lo cual conlleva la aplicación de ajustes manuales.

2.76. Las situaciones señaladas tienen un impacto sobre la toma de decisiones y podrían incidirdirectamente sobre el logro de los objetivos de la empresa, pues la información financieracarece de calidad, en cuanto a lo siguiente:

■ Disponibilidad, pues no se cuenta con información de manera oportuna.

■ Confiabilidad, dado que los datos presentan inconsistencias.

■ Exactitud, porque los datos no coinciden con los hechos que representan einforman.

■ Utilidad, ya que la información no responde a las necesidades de los usuarios.

2.77. Además, la información no es transparente, porque omite hechos relevantes para quienes lautilizan, tanto a nivel interno como externo de Correos, lo cual podría inducir a una toma dedecisiones errónea.

2.78. Por último, el Estudio Económico no permite realizar comparativos entre las proyeccionesefectuadas y los datos reales, lo cual limita la capacidad de la empresa para desarrollar unanálisis integral.

2.79. La ejecución de ajustes manuales conlleva una serie de riesgos relacionados con erroreshumanos y de registro, tales como la omisión y/o duplicidad de datos, que van en detrimento dela normativa atinente al control interno.

3. Conclusiones3.1. Correos dispone de mecanismos para orientar la estrategia, la planificación, la ejecución; así

como el seguimiento y evaluación de su gestión financiera. No obstante, presenta debilidadesen la fase de seguimiento y evaluación relacionadas con la calidad y la transparencia de lainformación, aspecto que limita la toma de decisiones orientadas a garantizar la sostenibilidadfinanciera de la empresa.

3.2. La Unidad Asesora de la Propiedad Accionaria del Estado se constituye en un apoyo para laPresidencia y el Poder Ejecutivo, dado que contribuye a la formación de criterio para la toma dedecisiones; sin embargo, no ha logrado fortalecer el direccionamiento de Correos, ni garantizarque la prestación del servicio postal se lleve a cabo en igualdad de condiciones.

92 Oficio N.° GAF-0248-2021, del 7 de abril de 2021, suscrito por la Gerencia de Administración y Finanzas deCorreos de Costa Rica S.A.

91 Informe N.° JD-AI-IA-018-2019, emitido por la Auditoría Interna de Correos de Costa Rica S.A., el 27 de diciembrede 2019.




4. Disposiciones y recomendaciones4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución

Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y elartículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientesdisposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro deltérmino conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal deresponsabilidad.

4.2. Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los“Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidaspor la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos medianteresolución N.° R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta N.° 242 del 14 de diciembre de 2015,los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.

4.3. Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considerepertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar elestablecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimientoinjustificado de tales disposiciones.

DISPOSICIONES

AL LIC. CARLOS ELIZONDO VARGAS EN SU CALIDAD DE JEFE DE LA UNIDADASESORA DE LA PROPIEDAD ACCIONARIA DEL ESTADO O A QUIEN EN SU LUGAROCUPE EL CARGO

4.4. Implementar en conjunto con el Gerente General de Correos, espacios de coordinación entre laUAPA, Poder Ejecutivo y Correos, con el fin de que se analicen los insumos, emitidos por losdiferentes actores, orientados a promover mejoras en la actividad postal, así como definir elmedio para documentar los acuerdos tomados. Remitir a la Contraloría General a más tardar el30 de setiembre de 2021, una certificación que acredite la implementación de los espacios decoordinación, y la definición de su periodicidad de los espacios de coordinación solicitados, asícomo el mecanismo utilizado para asentar los acuerdos tomados en dichas reuniones. Una vezrealizada la primera reunión, remitir una certificación mediante la cual se acredite laimplementación de los espacios de coordinación definidos.(Ver párrafos del 2.1 al 2.15 de esteinforme).

4.5. Diseñar e implementar los controles necesarios para que los insumos requeridos esténdisponibles para la generación de las notas de expectativas, y su emisión anual en el mes deabril, con el fin de que coincida con la planificación institucional; lo anterior en cumplimiento delo señalado en el Protocolo de Entendimiento de las Relaciones entre el Estado y las empresaspropiedad del Estado. Remitir a la Contraloría General a más tardar el 30 de setiembre de 2021,una certificación que acredite el diseño de dichos controles. Además, a más tardar el 15 dediciembre de 2021, enviar una certificación donde se acredite que dichos mecanismos han sidodebidamente implementados.(Ver párrafos del 2.16 al 2.25 de este informe).




AL LIC. JORGE SOLANO MÉNDEZ EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DECORREOS DE COSTA RICA S.A. O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.6. Implementar en conjunto con el Jefe de la UAPA, espacios de coordinación entre la UAPA,Poder Ejecutivo y Correos, con el fin de que se analicen los insumos, emitidos por los diferentesactores, orientados a promover mejoras en la actividad postal, así como definir el medio paradocumentar los acuerdos tomados. Remitir a la Contraloría General a más tardar el 30 desetiembre de 2021, una certificación que acredite la implementación de los espacios decoordinación, y la definición de su periodicidad de los espacios de coordinación solicitados, asícomo el mecanismo utilizado para asentar los acuerdos tomados en dichas reuniones. Una vezrealizada la primera reunión, remitir una certificación mediante la cual se acredite laimplementación de los espacios de coordinación definidos. (Ver párrafos del 2.1 al 2.15 de esteinforme).

4.7. Implementar controles a efecto de mitigar las diferencias entre el módulo de cuentas por cobrardel sistema NAF y la balanza de comprobación de previo a la implementación del denominadoMega requerimiento. Remitir a la Contraloría General a más tardar el 31 de agosto de 2021 unacertificación que acredite su funcionamiento.(Ver párrafos del 2.48 al 2.50, 2.55 al 2.56, 2.72 y2.76 de este informe).

4.8. Ajustar el módulo de cuentas por cobrar del Sistema NAF, para que permita la aplicación delimpuesto al valor agregado, a fin de eliminar las diferencias que se presentan entre dichomódulo y la balanza de comprobación. Remitir a la Contraloría General a más tardar el 15 dediciembre de 2021, una certificación mediante la cual se acredite que no existen diferenciasentre ambos registros.(Ver párrafos del 2.48 al 2.50, 2.55 al 2.56, 2.72 y 2.76 de este informe).

4.9. Diseñar e implementar los controles necesarios para que la información financiera sea reveladaoportunamente a las partes interesadas. Remitir a la Contraloría General a más tardar el 30 desetiembre de 2021, una certificación que acredite el diseño de dichos controles. Además remitira más tardar el 30 de noviembre de 2021, una certificación que acredite la implementación delos mismos.(Ver párrafos del 2.48 al 2.50, 2.57 al 2.60, 2.73, 2.76 y 2.77 de este informe).

4.10. Incorporar en la página web de Correos el estado financiero al 31 de diciembre de 2019 quecontemple los ajustes realizados, con posterioridad al cierre contable de ese periodo, en aras dela transparencia y la comprensión de la información. Remitir a la Contraloría General a mástardar el 30 de setiembre de 2021 una certificación que acredite la publicación de los estadosfinancieros corregidos en el sitio web.(Ver párrafos del 2.48 al 2.50, 2.57 al 2.60, 2.73, 2.76 y2.77 de este informe).

4.11. Desarrollar el proceso de costos de manera tal que los resultados del Estudio Económico segeneren de forma ágil y oportuna en aras de contar con información recurrente para la toma dedecisiones. Remitir a la Contraloría General a más tardar el 15 de diciembre de 2021, unacertificación mediante la cual se acredite que el sistema de costeo permite la generación deinformación de forma regular para solventar los requerimientos de la empresa. (Ver párrafos del2.48 al 2.50, 2.61 al 2.64, 2.74, 2.76 y 2.78 de este informe).

4.12. Realizar una valoración de riesgos sobre el proceso de generación de información(automatizado y manual) para la determinación de la rentabilidad de las sucursales, con baseen los resultados de dicha valoración ajustar el sistema contable NAF y su priorización deatención, con el propósito de que dicho proceso no contemple, como parte de su desarrolloajustes manuales. Remitir a la Contraloría General a más tardar el 31 de enero de 2022, una




certificación mediante la cual se acredite que se realizó la valoración de riesgos solicitada, asícomo los ajustes correspondientes al sistema contable NAF. (Ver párrafos del 2.48 al 2.50, 2.65al 2.71, 2.75, 2.76 y 2.79 de este informe).

A LA JUNTA DIRECTIVA DE CORREOS DE COSTA RICA S.A.

4.13. Reconsiderar la periodicidad con la cual la Gerencia General hace de su conocimiento losresultados de rentabilidad de las sucursales, a efectos de definir la frecuencia con que esaJunta Directiva conozca dichos resultados. Remitir copia del acuerdo en donde consta loresuelto por ese órgano colegiado a más tardar el 30 de setiembre de 2021. (Ver párrafos del2.48 al 2.50, 2.65 al 2.71, 2.75, 2.76 y 2.79 de este informe).

RECOMENDACIONES

AL CONSEJO DE GOBIERNO

4.14. Resolver en lo que corresponda, a partir de la información generada por la UAPA, lo pertinenteen relación con la emisión de las notas de expectativas de Correos para que éste planifique suactuación en concordancia con los objetivos del Estado. Para acreditar el cumplimiento de estarecomendación, remitir a más tardar el 31 de agosto de 2021, una certificación que hagaconstar la emisión de las notas de expectativas de Correos para el 2021, así como unacertificación al 31 de mayo de 2022, acreditando la emisión de las notas de expectativascorrespondientes a ese periodo.(Ver párrafos del 2.16 al 2.25 de este informe).

______________________________Falon Stephany Arias Calero

Gerente de Área

______________________________Mario Alberto Pérez Fonseca

Asistente Técnico

_______________________________Tatiana García GutiérrezFiscalizadora Asociada

_______________________________Eduardo Pérez Ruiz

Fiscalizador Asociado

TGG/ghj/aamCe: ArchivoExp: CGR-INAU-2020004518G: 2020002576-1




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