PRESENTADO POR: ngela Jannett Agudelo Ochoa Miriam Sofa Castro Nubia Esperanza Diego Andres Bejarano

ACUERDO N 005/2013

CLASIFICACIN

Articulo 5:CLASIFICACIN DOCUMENTALEl cuadro de clasificacin de documentos, es representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo,subfondo, seccin, subseccin, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad documental simple.

Artculo 6.Clasificacin documental en los archivos de gestin.Debe hacerse con fundamento en el cuadro de clasificacin documental y la tabla de retencin documental. Teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original

Artculo 7.Clasificacin documental en el archivo central.las entidades del Estado estn en la obligacin de conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestin de la entidad.

Pargrafo.La clasificacin documental en el archivo central institucional, debe responder al Cuadro de Clasificacin Documental, siguiendo de manera jerrquica la estructura orgnico-funcional de la entidad, reflejada en las distintas agrupaciones documentales y niveles,en virtud del principio de procedencia.

Artculo 8Clasificacin documental en el Archivo General Territorial y en el Archivo Histrico.Atendiendo a la conformacin de los archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los municipios, distritos y departamentos, podrn crear y conformar el Archivo General Territorial en concordancia con el artculo 5 del Decreto nmero 2578 de 2012. Cuando no se hayan creado Archivos Generales Territoriales, y ante la imposibilidad de realizar transferencias secundarias, las entidades pblicas debern conformar archivos histricos institucionales, para conservar sus acervos histricos y facilitar su consulta para el pblico.

La clasificacin de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo histrico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales compuestos de manera jerrquica, respecto de la estructura orgnico-funcional de la entidad respectiva, y que est representada de forma que refleje las secciones, subsecciones, Series,subseriesy/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicacin de la tabla de retencin o tabla de valoracin documental segn se trate de archivos de gestin o fondos acumulados.

Pargrafo 1.Los Archivos Generales Territoriales y los archivos histricos institucionales estn compuestos por los fondos documentales provenientes de los Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas, as como los fondos documentales de valor histrico entregados en custodia.

Pargrafo 2.Las entidades del Estado, deben transferir sus archivos de valor histrico al Archivo General dela Nacino al Archivo General Territorial, de acuerdo con su jurisdiccin: en ningn caso se pueden enajenar, donar, destruir documentos de valor histricos o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas de servicios archivsticos o terceros.

Pargrafo 3.Los Archivos Histricos conformados por documentos pblicos que estn administrados por academias, centros de historia y entidades acadmicas o cientficas privadas, solo podrn incrementar sus fondos documentales mediante la recepcin de documentos donados por particulares, la compra de archivos a entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales, los cuales ce todas formas mantienen su carcter de patrimonio documental del pas.

Muchas gracias