PLAN DE PROYECTO DE MEJORA CONTINUA DEL

SISTEMA DE MATRICUA DE LA UCSM

NOMBRES:

ACOSTA CATACORA, KARINA ROSARIO

CAMPOS CHARALLA, DUBER ALEJANDRO

GONZALES PAREDES, JOSE CARLOS

LLERENA FERNANDEZ, RUCXY SHERIL

RIVERA VALLEJOS, JOSUE ELFER

GRUPO: 10

SECCION:A

PASO 1 :ESTABLECER EL PROYECTO

INTRODUCCIONEN LA ACTUALIDAD LA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA CUENTA CON UN SISTEMA DE MATRÍCULA DE PLATAFORMA VÍA WEB EL CUAL PRESENTA ALGUNOS INCONVENIENTES A LA HORA DE QUE LOS ALUMNOS REALIZAN SU MATRÍCULA EN CADA SEMESTRE DEL AÑO.

ESTO OCASIONA INNUMERABLE NÚMERO DE QUEJAS DURANTE EL PROCESO DE MATRÍCULA GENERÁNDOSE DESORDEN EN CADA UNA DE LAS FACULTADES DE LA UNIVERSIDAD, EL CUAL NO PUEDE SER ATENDIDO DE MANERA RÁPIDA Y EFICAZ POR LA FALTA DE PERSONAL DE ATENCIÓN EN DICHAS FACULTADES YA QUE SOLO SE CUENTA CON UNA SECRETARIA POR CADA UNA DE ELLAS.

 

EN OTRO ASPECTO EL ÁREA DE INFORMÁTICA BRINDA UN SERVICIO DE CALIDAD MUY BAJO ES CUANTO A TEMAS DE SOPORTE Y ACTUALIZACIONES EN EL PROCESO MENCIONADO, POR LO CUAL TANTO COMO EN ESTA ÁREA COMO EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA SE RECONOCE UN MAL MANEJO DE LAS HERRAMIENTAS PUESTAS A SERVICIOS DE LOS CLIENTES DE ESTO MODO TENIENDO UN PÉSIMO SISTEMA DE CALIDAD.

VISION• LA VISIÓN DEL PROYECTO DEL PLAN DE

MEJORA CONTINUA DE SISTEMA DE MATRÍCULA DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA ES REDUCIR EN UN 60% EL NÚMERO DE QUEJAS Y CLIENTES AFECTADOS; BRINDAR UNA INTERFACE MÁS AMIGABLE Y DE FÁCIL USO DÁNDOLE LA POSIBILIDAD A LOS USUARIOS EL ACCESO MEDIANTE CUALQUIER DISPOSITIVO ELECTRÓNICO MEJORANDO DE ESTA MANERA LA CALIDAD DE SERVICIO BRINDADA POR LA UNIVERSIDAD Y DE ESTA MANERA SATISFACER LAS NECESIDADES DE NUESTROS CLIENTES

MISION

• NUESTRO PROYECTO ESTA CREADO PARA PRESTAR UN SERVICIO DE CALIDAD QUE SATISFAGA LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS DE LA UNIVERSIDAD Y ASÍ PODER AGILIZAR EL SISTEMA ACTUAL BRINDANDO UNA MEJOR ATENCIÓN Y DE ESTA MANERA DISMINUYENDO LA CARGA LABORAL DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO PARA SÍ OBTENER UN MEJOR Y RÁPIDO FUNCIONAMIENTO DE LA UNIVERSIDAD.

ESTRATEGIAS Y METASESTRATEGIAS• DETERMINAR EL NIVEL DE SATISFACCIÓN Y EXPECTATIVAS DE

LOS USUARIOS DE LA UNIVERSIDAD.

• REVISAR Y ENCONTRAR LOS ERRORES ACTUALES EN EL PROCESO PARA SU POSTERIOR MEJORA Y FUTURAS ACTUALIZACIONES

• POTENCIAR EL ÁREA DE INFORMÁTICA PARA SU MEJOR DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS.

• ESTABLECER UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO CON MEDICIONES ANUALES DE DATOS OBTENIDOS MEDIANTE INDICADORES QUE SE USARAN EN ESTE PROCESO.

• MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIONES DE LA PÁGINA WEB.

• CONTACTO CONSTANTE CON EL USUARIO PARA PODER RECOGER SUS DUDAS Y TRABAJAR EN ELLAS.

• TRABAJAR EN EQUIPO CON MÉTODO Y DE FORMA COORDINADA.

• OBTENER RECURSOS Y EQUIPAMIENTOS ADECUADOS A LA GESTIÓN DE INFORMÁTICA

METAS• DURANTE EL PRIMER AÑO INCREMENTAR LA

SATISFACCIÓN DE NUESTROS USUARIOS.

• ESTABLECER LA GESTIÓN POR PROCESOS Y SUS PROCEDIMIENTOS EN EL PRIMER AÑO DE IMPLEMENTACIÓN

• FOMENTAR LA CULTURA DE LA CALIDAD DENTRO DE LA UNIVERSIDAD A LARGO PLAZO

• EN UN PERIODO DE 2 AÑOS REDUCIR EN SU TOTALIDAD LOS INCONVENIENTES DE LOS PROCESOS DE MATRÍCULAS DENTRO DE LA UNIVERSIDAD.

• DISMINUIR LA CARGA LABORAL DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO.

• AGILIZAR EL PROCESO REDUCIENDO EN UN ALTO PORCENTAJE LOS TIEMPOS DE ESPERA.

• ELIMINAR LA BUROCRACIA QUE EXISTE DENTRO DE LA UNIVERSIDAD

PASO 2. IDENTIFICAR A

CLIENTES

PROCESO DE AMPLIACION

DE CREDITOS U OTRO

TRAMITE

Identificar a Clientes y Proveedores Externos

CLIENTES PROVEEDORES

CLIENTES POTENCIALES

Alumno de pregrado:

Alumno de postgrado:

Alumno de Centro de Idiomas

CLIENTES OCULTO

Padres de los alumnos( generalmente de primeros ciclos de pregrado)

Entidades Financieras: Banco BCP

 

CLIENTES PROVEEDORES

Personal docente

 

Personal Docente

Tesorería

Programa Profesional

Informática

Identificar a Clientes y Proveedores Internos

PASO 3. DESCUBRIR NECESIDADES DEL

CLIENTE

LISTA DE NECESIDADES DE LOS CLIENTES EN SU LENGUAJE

• TENER UNA PLATAFORMA VIRTUAL BASADA EN WEB, ASÍ LOS ESTUDIANTES PODRÍAN USARLO DESDE CUALQUIER NAVEGADOR, DE ESTA MANERA PODRÍAN LOS ESTUDIANTES ACCEDER AL SISTEMA DE LA UCSM DESDE SUS MÓVILES, O DESDE UNA MAC, SIN LA NECESIDAD DE INSTALAR NINGÚN PROGRAMA (SILVERLIGHT).

ANÁLISIS Y PRIORIZACIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS CLIENTES

• ACTUALMENTE EL SISTEMA DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA SE PUDE ACCEDER DESDE UNA COMPUTADORA O LAPTOP CON WINDOWS Y QUE EN ELLAS ESTE INSTALADO EL INTERNET EXPLORER ADEMÁS TAMBIÉN TIENE QUE ESTAR INSTALADO EL PROGRAMA DE SILVERLIGHT, LO CUAL GENERA UNA INCOMODIDAD A LOS ALUMNOS, YA QUE NO ES FÁCIL Y RÁPIDO PODER MATRICULARSE, VER NOTAS, HORARIOS, ETC.

1.- Acceso al sistema de matriculas de la U ,mediante una plataforma basada en web, así los estudiantes podrían usarlo desde cualquier navegador.

TRADUCIR NECESIDADES A LENGUAJE DE LA ORGANIZACIÓN

• CON ESTA NUEVA IMPLEMENTACIÓN DE LA NUEVA PLATAFORMA VIRTUAL BASADA EN WEB , LA UNIVERSIDAD BUSCA SATISFACER LA NECESIDAD DE LA MAYOR PARTE DE SUS ESTUDIANTES , YA QUE ELLOS PODRÍAN TENER MAYOR ACCESIBILIDAD AL SISTEMA DE LA UNIVERSIDAD DESDE CUALQUIER APARATO MÓVIL Y ASÍ SATISFACER SUS NECESIDADES DE MATRÍCULA, VER HORARIOS, ETC.

• TAMBIÉN LA UNIVERSIDAD PODRÍA DISMINUIR LAS QUEJAS DE LOS ESTUDIANTES YA QUE EXISTIRÍA MAYOR ACCESIBILIDAD A LA PÁGINA DE MATRÍCULAS DE LA UNIVERSIDAD POR SER DIVERSA, PORQUE PUEDE SER DESDE CUALQUIER NAVEGADOR, MÓVIL, SISTEMA OPERATIVO, ETC.

ESTABLECER UNIDADES DE MEDIDA Y SENSORES

PASO 4. DESARROLLAR EL

PRODUCTO

DETERMINAR CARACTERÍSTICAS QUE PROPORCIONAN AL CLIENTE UN BENEFICIO ÓPTIMO

• UNA PLATAFORMA QUE PERMITE COMPATIBILIDAD CON LA MAYORÍA DE SISTEMAS OPERATIVOS.

• FACILIDAD DE ACCESO Y USO DESDE CUALQUIER DISPOSITIVO INTELIGENTE.• UN SOPORTE DE PROCESOS AMPLIO, QUE EVITE LA CAÍDA EN EL SISTEMA.• RAPIDEZ EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS A REALIZAR

AGRUPAR NECESIDADES RELACIONADAS AL CLIENTE

• LA FACILIDAD DE PODER ACCEDER DESDE CUALQUIER DISPOSITIVO INTELIGENTE.

• NO TENER QUE INSTALAR PROGRAMAS PARA PODER USAR LA PLATAFORMA.• PODER REALIZAR SUS PROCEDIMIENTOS EN UN MENOR TIEMPO.• EVITAR QUE FALLE EL SISTEMA, ES DECIR ASEGURAR LA DISPONIBILIDAD DEL

SERVIDOR O NO SE PUEDA ACCEDER POR UNA SATURACIÓN DE USUARIOS.

SELECCIONAR LAS CARACTERÍSTICAS Y METAS DE ALTO NIVEL DEL PRODUCTO

Características Metas

Compatibilidad con la mayoría de exploradores. Compatibilidad con exloradores.

Compatibilidad con los distintos sistemas operativos Compatibilidad con S.O. del mercado

Facilidad de acceso y uso desde cualquier dispositivo inteligente

Los comandos a un solo clic

Un soporte de procesos amplio, que evite la caída en el Sistema.

capacidad del servidor para 1500 usuarios de forma simultánea

Poder realizar sus procedimientos en un menor tiempo. 

1 segundo por clic

DESARROLLAR LAS CARACTERÍSTICAS Y METAS DETALLADAS DEL PRODUCTO

Características MetasCompatibilidad con los exploradores como: Microsoft EDGE, FIREFOX, GOOGLE CHROME, SAFARI Y OPERA.

Compatibilidad con la mayoría de exploradores que existen en el Mercado.

Compatibilidad con sistemas operativos como: todos los WINDOWS, LINUX, MAC, SYMBIAN, ANDROID, IOS, UBUNTU

Compatibilidad con S.O. del Mercado que permita elimar las restricciones del actual servidor de la Universidad.

Facilidad de acceso y uso desde cualquier dispositivo inteligente. Los comandos a un solo clic, reduciendo además algún clic innecesario.

Un soporte de procesos amplio, que evite la caída en el Sistema. Capacidad del servidor para 1500 a 1800 usuarios de forma simultánea para asegurar la disponibilidad del Sistema.

Poder realizar sus procedimientos en un menor tiempo. 

0.8 segundo por clic, como tiempo máximo de respuesta al hacer clic en alguna de las opciones de la plataforma.

PASO 5. DESARROLLAR EL

PROCESO

IDENTIFICAR CONDICIONES DE OPERACIÓN

Condición Razón

Aplicativo WebLos aplicativos basados en web (Hmtl5, CSS3, php, etc.) se pueden visualizar en todos los dispositivos y sistemas operativos comunes, esto permite mayor conectividad de parte no solo del usuario externo sino también del interno.

Sistema Multiplataforma

Al ser el sistema aceptado por todas las plataformas comunes para su visualización, tenemos la ventaja de darle al cliente externo conectividad desde casi cualquier lugar donde tenga acceso a internet y a un dispositivo que pueda acceder a este servicio. No son necesario programas específicos para poder hacer uso del sistema.

Servidores dedicadosAlojamiento del sistema en un servidor dedicado para evitar ataques o minimizar estos, encriptar los datos y hacer sistemas de seguridad robustos para evitar la pérdida o modificación de la información. Además de que estos evitarán el colapso por conexiones numerosas.

Condición Razón

Servidores en la nubeHacer una copia sincronizada de los servidores dedicados en servidores en la nube. Así se tiene un respaldo en caso de ataques físicos que pueda sufrir el servidor dedicado.

MantenimientoEquipo que se mantenga al tanto de posibles ataques al sistema y que le de mantenimiento al mismo, haciendo que este esté libre de código basura o inútil y cerrando bugs que se puedan detectar.

DesarrolloEl desarrollo debe estar basados en lenguajes de programación que permitan seguridad y facilidad.

RECOGER INFORMACIÓN SOBRE PROCESOS ALTERNATIVOS

Alternativa: Seguir con el Sistema Actual

• Actualmente se cuenta con un sistema cerrado basado en Windows, es por esto que sólo se puede acceder desde este sistema operativo Windows y con el navegador Internet Explorer e instalando el complemento Silverlight.

Alternativa: Migrar a un Sistema SAP

• Actualmente la universidad cuenta con licencia SAP (ORACLE), la cual permite realizar sistemas específicos que podrían usarse para el sistema que proponemos. Esto daría ventajas ya que el uso de SAP de por si brinda un ambiente seguro y se podría usar en multiplataformas como se propone.

SELECCIONAR EL DISEÑO GENERAL DEL PROCESO

Registro

Coincidencia de datos de registro

Consulta a base de datos

Matriculas Visualización de datos

Configuración de datos

Ficha Académica

Horarios

Consolidado de matrícula

Grabar en base de datos

Configurar datosMatricularse

Grabar en base de datos los

datos de matrícula

Consulta en base de datos

Aviso de Coincidencia

incorrecta

Si

No

Salir del sistema

Salir del sistema

PASO 6.  DESARROLLO DE

CONTROLES Y TRANSFERENCIA A

OPERACIONES

DISEÑAR EL CICLO DE RETROALIMENTACIÓN• SE PRESENTARAN PERIÓDICAMENTE PREGUNTAS DE RETROALIMENTACIÓN

SOBRE EL PROCESO BRINDADO AL CLIENTE POTENCIAL, LAS CUALES ESTE SI DESEA PUEDE RESPONDER CON FINES PRODUCTIVOS

• EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS PROPUESTAS

cliente

proceso

retroalimentacion

mejorar Bucle de realimentación reforzada (positivo)

cliente

proceso retroalimentacion

Actuar, o cambiar

Bucle de realimentación compensadora (negativa)

PROGRAMAR AUDITORIAS

• EL PROCESO DE LA AUDITORIA ES EVALUAR SI LA TRANSFERENCIA HA TENIDO ÉXITO PARA QUE LA AUDITORIA TENGA SIGNIFICADO REAL, SE ESTABLECERÁN LAS METAS ESPECÍFICAS BASÁNDONOS EN CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO.

METAS • Reducir en una 60% las quejas en un plazo de

1 año• Subir en un 30% la satisfacción de los

alumnos en un plazo de 1 año.

COMO EVALUAR EL CUMPLIMIETNO DE METAS• Analizar las quejas en el plazo de un año

agruparlas por causa y analizarlas • Almacenar las respuestas de las encuestas de

retroalimentación y analizarlas

RITMO DE METAS • Las metas se renovaran en un periodo inicial (

de introducción) de un año, luego de esto se ajustara de acuerdo a lo necesitado y se propondrán nuevas metas semestralmente

AUDITOR• Algún representante del área de Informática

INFORMES• Se realizaran informes semestrales a cargo de

un representante de informática dirigidos al director de informática.

QUIEN SE ENCARGARA DE LA ACCION CORRECTORA• Los informes se elevaran hasta dirección de

informática donde se podrá tomar decisiones y si amerita en algún caso coordinar con autoridades superiores

PLANIFICAR TRANSFERENCIA A OPERACIONES• ES LA ACTIVIDAD FINAL DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD

CONSISTE EN APLICAR EL PLAN VERIFICAR QUE TODO FUNCIONA BIEN POR MEDIO DE LOS ENCARGADOS DE CADA ÁREA

• EN ESTE EL CAMBIO SE HARA DIRECTAMENTE EN INFORMATICA Y LUEGO SE COMUNICARA A TODOS LOS RELACIONADOS.

DESARROLLO (3 MESES)

ETAPA DE PRUEBA (1 AÑO)

TOMA DE DESICIONES