Diciembre Servicios y Productos DIVADdocumentos.minvu.cl/min_vivienda/PAEI_2012_2/Registro de...Cata...

Catálogo Base de

Servicios y

Productos DIVAD

Diciembre

2011

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Compromiso

Diciembre 2011

La DIVAD se

compromete a brindar

una disponibilidad de

servicio de acuerdo con

lo estipulado en el

presente Catálogo Base,

excluidas las

interrupciones por

causas de fuerza mayor

o casos fortuitos o por

causas no imputables a

la DIVAD. Este

protocolo se revisará

anualmente en función

de las mediciones y

evaluaciones del servicio

prestado.

Cata logo Base de Servicios y Productos DIVAD Diciembre 2011

Introduccio n

El presente Catálogo Base, describe doce servicios o productos que la

División Administrativa (DIVAD) provee a la Comunidad del MINVU, los

cuales se priorizaron por su impacto e importancia considerando un

total de 58 entregables asociados a dos macro procesos del MINVU:

Gestión de Personas y Gestión de Recursos Físicos y Servicios

Generales.

Su objeto principal es comunicar y transparentar a nuestros usuarios y

usuarias, una descripción estandarizada de cada uno de los servicios o

productos de los cuales pueden hacer uso, considerando su ámbito de

acción, responsables y los canales formales que se deben utilizar.

También, busca dar a conocer los compromisos establecidos para

cada uno de éstos, con el propósito de aportar en su gestión, así como

evaluar la efectividad de los servicios y tomar acciones correctivas en

un ámbito de mejora continua.

Bajo estos lineamientos, el Catálogo Base de Servicios y Productos de

la División Administrativa ofrece el compromiso de proveer a nuestros

usuarios soluciones y servicios con un nivel de calidad y confiabilidad

conocido.

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Contenido

Introducción ....................................................................................................................................... 1

1) Ingreso de Nuevo Personal a un Puesto de Trabajo ................................................................. 3

2) Cometidos Funcionarios ............................................................................................................. 7

3) Entrega de Certificados ............................................................................................................ 11

4) Resolución de Sumarios .......................................................................................................... 15

5) Pago de Remuneraciones ......................................................................................................... 19

6) Contratos de Honorarios .......................................................................................................... 23

7) Actividades de Capacitación ..................................................................................................... 27

8) Bien / Servicio Contratado ....................................................................................................... 29

9) Servicio Recepción y Despacho de Documentos Internos y Externos. .................................... 33

10) Provisión de Materiales e Insumos para Funcionamiento ....................................................... 37

11) Servicio de Mantención ............................................................................................................ 41

12) Servicio de Transporte de Personal .......................................................................................... 45

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Compromiso

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Obtener personal

competente en relación a

los perfiles de cargos

predefinidos por la

institución, realizando un

proceso de selección con

criterios técnicos

conocidos y utilizando

herramientas objetivas y

transparentes, para

procesos de selección del

MINVU central y aquellos

cargos de tercer nivel

jerárquico grado 4 y 5 de

las SEREMI y SERVIU.

Nota: Se excluye de este

compromiso los procesos de

selección de la alta dirección

pública Directores SERVIU y los

procesos que se externalicen.

También el personal a Honorarios.

1) Ingreso de Nuevo Personal a un Puesto de Trabajo

Descripción del servicio y/o productos

Obtener personal idóneo en relación a los perfiles de

cargos predefinidos por la institución, efectuando un

proceso de selección con criterios técnicos y conocidos

por quienes postulan y utilizando herramientas objetivas

y transparentes.

Proceso de Ingreso y Provisión

Cupos de personal: el procedimiento ingreso de personal

se inicia cuando existe la necesidad de proveer un

determinado cargo, se dispone del cupo en la dotación

autorizada y de recursos presupuestarios para solventar

la contratación.

Ingreso de personal: la DIVAD realiza un proceso

estandarizado de ingreso y provisión de personal para

aquellos cargos de jefaturas de Departamento y Sub

Departamento para el MINVU Central, SEREMI y SERVIU.

Asimismo, aplica un proceso estandarizado para personal

de los estamentos profesional, técnico, administrativo y

auxiliar en calidad jurídica a contrata, del nivel central de

la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo. Para aquellas

contrataciones que tengan alta prioridad efectúa un

proceso más breve, realizando la fase de reclutamiento

sobre la base de currículum referenciado.

Manual de Reclutamiento y Selección: la Institución mantiene un

Manual de Reclutamiento y Selección de Personal a Contrata y

Honorarios que se revisa anualmente, a disposición de todos los

Encargados de las Unidades de Recursos Humanos con el objeto de

orientar eficazmente en el desarrollo de un proceso estandarizado y

objetivo de selección de personal.

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Identificación del cliente

Cliente Tipo (interno /externo)

Autoridad Interno

Jefes de División/ SEREMI/ Directores SERVIU Interno

Jefaturas de Departamentos y Encargados de

Unidades / Programas

Interno

Actores relacionados

Actor relacionado Participación

Jefe unidad demandante Plantea la necesidad, realiza la solicitud,

actualiza o define perfil de cargo, participa

en el proceso (última entrevista).

Ministro Selecciona los jefes de departamento de los

postulantes propuestos por el comité de

selección.

SEREMI y Directores SERVIU En los concursos de cargos de tercer nivel

jerárquico.

Equipo de la unidad de Gestión del

Desempeño, de la División Administrativa.

Planifica, organiza, coordina y ejecuta el

proceso.

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Estándar de calidad del producto o servicio

Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro

Oportunidad:

Jefaturas de

Departamento y Sub

Departamento.

Tres meses desde la

publicación de la

convocatoria hasta el

envío de la propuesta

de candidato(s) a la

autoridad.

Dar cumplimiento

a la normativa

legal.

Disponibilidad del

cargo.

1 mes Unidad de

Gestión del

Desempeño

Sitio web del MINVU

Banner “Trabaje con

Nosotros” y/o

MINVULETIN.

Acta de cierre del concurso.

Oportunidad: cargos

del estamento

profesional, técnico,

administrativo y

auxiliar. Dos meses,

desde la publicación

de la convocatoria

hasta el envío de la

propuesta de

candidato(s) a la

jefatura requirente.

Que la jefatura

realice la solicitud

del proceso de

selección.

Disponibilidad

presupuestaria y

de dotación

autorizada.

2 semanas Unidad de

Gestión del

Desempeño

Sitio web del MINVU.

Banner “Trabaje con

Nosotros” y/o

MINVULETIN.

Acta de cierre del proceso.

Oportunidad: cargos

de alta prioridad con

currículum

referenciado del

estamento

profesional, técnico,

administrativo y

auxiliar. Un mes,

desde la solicitud

hasta el envío de la

propuesta de

candidato(s) a la

jefatura requirente.

Que la jefatura

demandante

realice

requerimiento de

evaluación

psicolaboral y/o

técnica y

disponga de

candidato(s).

Disponibilidad

presupuestaria.

1 semana Unidad de

Gestión del

Desempeño

Solicitud de la jefatura.

Minuta de cierre del

proceso.

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Última modificación

VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento

Elaborado por: Eliana Canelo Rojas, Unidad Gestión del Desempeño, DIVAD

Revisado por: Eduardo Catalán Molina, Jefe Departamento Recursos Humanos, DIVAD

Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD

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Compromiso

Diciembre 2011

Dictar oportunamente la

resolución que designa o

sanciona las solicitudes de

cometidos funcionarios de

planta y contrata.

Nota: Se excluyen de este

compromiso.

• Días de caídas del nivel de

servicio del sistema OFPA y SARH,

debidamente documentadas e

informadas a la mesa de ayuda.

• Situaciones de alta demanda, las

cuales serán documentadas.

2) Cometidos Funcionarios


Cometido Funcionario

Se refieren al desempeño de ciertas tareas específicas

propias del cargo que requieren que el funcionario se

desplace dentro o fuera de su lugar habitual de trabajo,

sin que ello dé origen a una designación formal y que

pueden o no generar pago de viáticos.

Características del Cometido Funcionario

• Requieren ser ordenados formalmente, y debe dictarse

la respectiva resolución que los designa o sanciona.

• Puede ser dentro o fuera de su lugar de desempeño

habitual para realizar labores específicas inherentes al

cargo que sirven.

• Tienen un plazo definido de término.

¿Qué se entiende por lugar de desempeño habitual?

Se entenderá, para todos los efectos del pago de viáticos,

por lugar de desempeño habitual del trabajador, la

localidad en que se encuentran ubicadas las oficinas de la

entidad en que preste su servicio, atendida su

destinación.

Sobre Cometidos Funcionarios

Los Cometidos Funcionarios, y en especial con el Pago de

Viáticos, se refiere al cumplimiento de lo dispuesto en el

Estatuto Administrativo, esto sin perjuicio de la aplicación

de normas internas del Servicio. Para ello se han

dispuesto los controles para cada paso del trámite de

acuerdo al Estatuto Administrativo y Dictamen 37.493 de

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la Contraloría General de fecha 15.06.1977, sobre Comisiones de Servicio y Cometidos

Funcionarios con Derecho a Viático.

Sobre los Viáticos

Es el subsidio destinado a costear gastos de alojamiento y alimentación que tienen derecho a

percibir todos los funcionarios de la administración del Estado que se encuentren en Comisión de

Servicio o Cometido Funcionario. El viático se calcula sobre la base del sueldo asignado al grado

de cada cargo; sin embargo, no se considera como sueldo para ningún efecto legal.

Cálculo de Viático

El monto diario del viático correspondiente a cada funcionario se calcula de un porcentaje sobre

el sueldo base mensual, porcentaje que varía de acuerdo al grado en que se encuentre clasificado.

De acuerdo a las condiciones en que el funcionario deba desempeñar sus funciones, la Ley

distingue los siguientes tipos de viático:

• Viático total: asignación del 100% del viático correspondiente que se otorga cuando el

trabajador debe costear el total de los gastos de alojamiento y alimentación.

• Viático parcial: asignación del 40% del viático correspondiente que se otorga cuando el

trabajador no tiene que pernoctar fuera del lugar de su desempeño habitual, o en caso

que reciba alojamiento por cuenta del servicio, o pernoctase en trenes, buques y

aeronaves.

• Viático parcial: asignación del 60% del viático correspondiente que se otorga cuando el

trabajador se ve obligado a pernoctar fuera del lugar de su desempeño habitual, pero que

no incurra en gastos de alimentación se los proporciona por cuenta del Servicio.



Autoridad Interno

Jefes de División/ Interno



Interno

Funcionario Interno

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Jefe unidad demandante Solicita y autoriza realización Cometido.

Analista de personal Gestiona autorización cometido de jefatura vía correo

electrónico de solicitudes de cometidos ingresadas en

el sistema SARH.

Valoración del monto del viático asociado al cometido.

Confección de resolución e ingreso sistema OFPA.

Jefe Departamento de Recursos Humanos Quien autoriza las resoluciones que sancionan o

designan cometidos.



Oportunidad:

Tramitar las

solicitudes de

cometidos

funcionarios de

planta y contrata

en un plazo

máximo de siete

días hábiles,

contados desde la

fecha de recepción

hasta su ingreso en

el SARH.

SARH y OFPA

operativos.

Jefe directo debe

confirmar cometido

en el sistema SARH

para dar inicio al

conteo de plazos.

2 días Depto. Recursos

Humanos

DIVAD.

Sección Partes y

Archivos DIVAD.

Solicitud de cometido

confirmado por el Jefe

directo a través del SARH.

Registro en OFPA.

Resolución numerada.

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Elaborado por: German Rivas Osorio / Natalia Rebolledo Robert, Sección Personal, DIVAD



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Compromiso

Diciembre 2011

Proporcionar

oportunamente a los

funcionarios de planta y

contrata de la

Subsecretaria de Vivienda

y Urbanismo los

certificados de antigüedad

simple, antigüedad

completa, total haberes y

horario.

3) Entrega de Certificados


La Sección Personal del Departamento de Recursos

Humanos de la División Administrativa proporciona a los

funcionarios de planta y contrata del Nivel Central de la

Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo los siguientes

certificados:

1. Antigüedad simple

2. Antigüedad completa

3. Total haberes

4. Horario

Estos certificados pueden ser solicitados por correo

electrónico o a través del formulario publicado en la

Intranet, directamente a la Sección Personal, por el

propio funcionario o quien cuente con la autorización

expresa de quien esté solicitando los antecedentes.

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Autoridad Interno

Funcionario Interno



Analista de la Sección Personal - DIVAD Elabora el certificado.

Jefatura de la Sección Personal Revisa y da V°B° al certificado.

Jefatura Sección Remuneraciones Revisa y da V°B° para los certificados de total haberes.

Ministro de Fe Valida el contenido y veracidad de los antecedentes.

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Oportunidad.

Disponer del

certificado de

antigüedad simple

para ser entregado al

solicitante en un

plazo máximo de

hasta tres días

hábiles.

Historia Principal

del SARH

completa y

validada.

Carpeta de

funcionario

disponible.

2 días Sección

Personal del

Depto. Recursos

Humanos

DIVAD.

Ministro de Fe.

Fecha de ingreso del

formulario de solicitud a

la sección.

Fecha de recepción del

certificado al funcionario.

Fecha firma Ministro de

Fe.

Oportunidad.

Disponer del

certificado de

antigüedad

completa en un

plazo máximo de

hasta cinco días

hábiles.

Historia Principal

del SARH

completa y

validada.

Carpeta de

funcionario

disponible.

3 días Sección Personal del Depto. Recursos Humanos DIVAD Ministro de Fe

Fecha de ingreso del formulario de solicitud a la Sección. Fecha de recepción del certificado al funcionario. Fecha firma Ministro de Fe.

Oportunidad. Disponer del certificado Total Haberes en un plazo máximo de hasta cinco días hábiles.

Visto Bueno de la Sección remuneraciones.

2 días Sección Personal y Sección Remuneraciones del Depto. Recursos Humanos DIVAD Ministro de Fe

Fecha de ingreso del formulario de solicitud a la Sección. Fecha de recepción del certificado al funcionario, formulario. Fecha firma Ministro de Fe.

Oportunidad. Disponer del certificado Horario en un plazo máximo de hasta tres días hábiles.

Que en el Sistema Gestión de Tiempos del SARH, exista marca de registro de asistencia.

3 días Sección Personal del Depto. Recursos Humanos DIVAD Ministro de Fe

Fecha de ingreso del formulario de solicitud a la Sección. Fecha de recepción del certificado al funcionario. Fecha firma Ministro de Fe.

Nota: Tiempos comprometidos, se contabilizan desde la fecha de ingreso de la solicitud a la Sección Personal.

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Elaborado por: Natalia Rebolledo Robert, Encargada Sección Personal, DIVAD

Revisado por: Eduardo Catalán Molina, Jefe Departamento Recurso Humanos, DIVAD


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Compromiso

Diciembre 2011

Gestionar

oportunamente los

actos administrativos

asociados a sumarios.

4) Resolucio n de Sumarios


La División Administrativa presta el servicio de preparar y tramitar las resoluciones que disponen la instrucción de sumarios administrativos, de sobreseimiento del proceso, de absolución o sanción del inculpado, de reapertura del sumario y de aplicación de medidas disciplinarias. Proceso de Sumarios Administrativos

Los funcionarios de la Administración del Estado están sujetos a determinados deberes y obligaciones que derivan directamente de su cargo. En este contexto, es donde el sumario administrativo se transforma en una herramienta destinada a investigar y establecer los hechos que podrían constituir una infracción o falta a estas obligaciones y deberes, junto con aplicar una medida disciplinaria, si los hechos investigados constituyesen efectivamente una infracción o falta punible. Las normas, plazos y procedimientos para los sumarios administrativos están contenidos en el Titulo V de la Ley Nº 18.834 de Estatuto Administrativo, siendo sus etapas: a) El inicio del sumario administrativo

La instrucción del sumario se inicia por la resolución de la

autoridad facultada para ello, cuando existen antecedentes

de la ocurrencia de ciertos hechos graves, que sean

susceptibles de constituir una infracción o falta

administrativa.

La referida resolución designa un fiscal, encargado de la

tramitación del sumario. Una vez que el fiscal acepta el cargo,

designa un actuario que es el encargado de certificar las

actuaciones del procedimiento.

b) La etapa de investigación

La etapa de investigación del sumario administrativo tiene una duración determinada con un plazo máximo de 60 días hábiles para la tramitación de dicho proceso. Durante esta

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etapa, el fiscal goza de amplias facultades para llevar a cabo la investigación, teniendo la prerrogativa de revisar documentos y citar a declarar a otros funcionarios, que estarán obligados a prestar su colaboración, o a terceros. La etapa de investigación es secreta hasta la formulación de cargos, oportunidad en la que el inculpado puede tomar conocimiento de ella para poder formular sus descargos. c) La formulación de cargos

Una vez concluida la investigación, el fiscal puede formular cargos, es decir, circunscribir los hechos acreditados por el sumario a la calificación jurídica de una infracción o falta administrativa determinada, según corresponda a la participación del inculpado. Al no formular cargos o ser innominada la instrucción del sumario, el fiscal podrá disponer del sobreseimiento del proceso, cuando por diversas razones resulte improcedente la imposición de alguna sanción; esto ocurrirá cuando no se logren acreditar los hechos materia del sumario, cuando habiéndose probado no constituyan una falta o infracción administrativa, o la participación del funcionario no resulte comprobada, o la responsabilidad ya esté prescrita, entre otras.

d) Los descargos, defensas y pruebas

Hasta la formulación de los cargos, el procedimiento es unilateral; el fiscal no encuentra oposición a su criterio respecto a los hechos investigados, su calificación jurídica y la participación que le pudo caber al inculpado. Sin embargo, luego de formulados los cargos, este procedimiento adquiere el carácter de bilateral y contradictorio, ya que el inculpado puede presentar sus descargos, defensas y pruebas, destinadas todas a desvirtuar o a aminorar la responsabilidad administrativa derivada de los cargos efectuados. Una vez contestados los cargos, o vencido el plazo para ello, el fiscal emite un dictamen en el que propone la absolución del inculpado o la sanción que a su juicio corresponde aplicar en relación con los cargos que fueron formulados, ya que al funcionario no puede sancionársele por hechos que no hayan sido materia de cargos. e) La resolución del Jefe del Servicio

Emitido el dictamen, el fiscal envía los antecedentes del sumario a la autoridad competente para resolver, quien deberá resolver sobre la aplicación de una medida disciplinaria según ésta sea expulsiva o no expulsiva, o bien la absolución del inculpado. Dicha autoridad podrá ordenar la realización de nuevas diligencias o corregir vicios de procedimiento, para posteriormente resolver. f) Los recursos La resolución que se adopte debe notificarse al inculpado, el cual podrá impugnar la decisión por medio de los recursos que correspondan y en los plazos que contempla el Estatuto Administrativo. Una vez resuelto el recurso, se dicta la resolución definitiva, que podrá ser absolutoria o sancionatoria.

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Autoridad Interno

Jefes de División Interno



Interno

Funcionario Interno



Jefe Asesoría Jurídica Revisa jurídicamente las resoluciones y actos

administrativos asociados al proceso.

Encargado Nacional Sistema de Sumarios

NET

Administración Sistema de Sumarios NET en el que se

lleva el registro y seguimiento de los procesos

disciplinarios.

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Oportunidad: Preparar las

resoluciones que disponen

la instrucción de sumarios

administrativos, de

sobreseimiento del

proceso, de absolución o

sanción del inculpado, de

reapertura del sumario y

de aplicación de medidas

disciplinarias en un plazo

máximo de 3 días hábiles.

Disponer de

todos los

antecedentes

para

fundamentar la

dictación del

acto

administrativo.

1 día Asesoría Jurídica –

DIVAD.

Sección Personal.

Dpto. Recursos

Humanos DIVAD.

Carpeta del

Sumario

Notas:

1) El compromiso considera los tiempos desde que se recibe petición de sumario por escrito en Asesoría Jurídica DIVAD, hasta la

fecha de envío a trámite de la resolución para ser firmada por Jefe DIVAD.

2) Se excluyen de estos tiempos aquellas resoluciones que requieran la toma de razón de la Contraloría General de la República.



Elaborado por: Ivonne Valdivia Galindo, Profesional Departamento Estudios, DIVAD

Revisado por: Bernardo Garrido Valenzuela, Jefe Asesoría Jurídica, DIVAD


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Compromiso

Diciembre 2011

Pago oportuno, correcto e

informado de las

remuneraciones a los

funcionarios de planta y

contrata del Ministerio de

Vivienda y Urbanismo a

nivel nacional.

Nota: se excluyen los pagos

realizados vía cheque.

5) Pago de Remuneraciones


Este servicio consiste en el pago de las remuneraciones

en forma automática y segura, abonando cuentas

corrientes y/o cuenta vista de los funcionarios de planta y

contrata de la Subsecretaría de Vivienda y Urbanismo y

sus Servicios Regionales.

Se identifica a la Sección Remuneraciones, dependiente

del Departamento de Recursos Humanos de la DIVAD,

como el responsable de llevar a cabo el cálculo de las

remuneraciones; y a la Sección Personal del MINVU y las

unidades de personal de los SERVIU y SEREMI como los

responsables de la entrega oportuna de la información

para un efectivo cálculo de las remuneraciones.

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Proceso de Remuneraciones Pago Normal

El proceso termina para el funcionario con el envío de un archivo para el pago de sus

remuneraciones al Banco, efectuándose un solo cargo en la cuenta corriente por el monto total

del proceso, y disponiendo los fondos en las cuentas de los funcionarios el día del pago a más

tardar a las 09:00 horas.



Autoridad Interno

Jefes de División Interno



Interno

Funcionario Interno

Apertura del Mes Levantar roles 1ª Bajar

Roles

2ª Bajar

Roles

Acceso a

cambios

Regional SERVIU - SEREMI Horas y tareas. Asig. Familiar SERVIU - SEREMI

Ingreso de

Información

Central Remun.

Subsecretaria

Mod. previsionales; Dstos;

Modificaciones de Haberes

Remun.

Subsecretaria

Rem. Serviu Metro Permisos; Contrataciones; Bajas;

Mod.Previsionales; Dstos.; Mod.

Haberes; Horas y Tareas.

Rem. Serviu

Metro

Sección Personal Horas; contrataciones; Cambios de

Grado; preparación Matriz

Sección Personal

OFIBECH Incorpación, modificación y bajas

para forma de pago

Controladores Controladores

Calculo pago

normal

Primer Cálculo

Masivo

Segundo Cálculo

Masivo

Revisión Diferencial

Haberes y Dctos.

Consolidado de

Liquidos

Genera Archivo de

Cheques

Cálculos por modificaciones de algunos funcionarios

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Jefe Depto. Contabilidad DIFIN Autorización de transferencias bancarias.

Jefe Sección Remuneraciones DIVAD A cargo del proceso sectorial.

Jefe Sección Remuneraciones SERVIU

Metropolitano

A cargo del proceso en SERVIU Metropolitano.

Encargados de las Unidades de Recursos

Humanos SERVIU/SEREMI

Ingreso de datos para liquidación de sueldos.

Jefes Unidad Finanzas SERVIU Autorización de transferencias bancarias.

Jefe Sección Personal MINVU Ingreso de datos para liquidación de sueldos.



Oportunidad:

Disposición de los

sueldos de los

funcionarios en la

fecha establecida en

el calendario de pago

de remuneraciones.

Disponibilidad de

recursos

presupuestarios.

0 día Jefe Sección

Remuneraciones

DIVAD.

Oficio de

transferencia

electrónica.

Oportunidad: Para

los ingresos de

nuevos funcionarios

al sector, pagar

sueldos a más tardar

al mes siguiente de la

fecha de ingreso del

funcionario.

Recepción de la

resolución de

contratación o

decreto de

nombramiento

firmado por la

autoridad

competente.

0 Jefe Sección

Remuneraciones

DIVAD.

Oficio de

transferencia

electrónica

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Elaborado por: Paola Sanchez Tapia, Encargada Sección Remuneraciones Personal, DIVAD



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Compromiso

Diciembre 2011

Gestionar oportunamente

el acto administrativo de la

contratación de honorarios

a suma alzada en la

Subsecretaría de Vivienda

y Urbanismo.

Nota: el compromiso considera

desde la recepción conforme en

DIVAD de los antecedentes

completos hasta la fecha de envío

del acto administrativo al Gabinete

Subsecretaría

6) Contratos de Honorarios


La División Administrativa gestiona la contratación de personas, en calidad de honorarios a suma alzada, con cargo a los Programas o Subtítulos presupuestarios que lo autoricen y con la finalidad de apoyar el cumplimiento de las metas ministeriales y objetivos estratégicos del Servicio. Contratación de Honorarios.

1. Solicitud de contratación Honorario a Suma Alzada: La Unidad de Honorarios del Departamento de RR.HH. recibe la solicitud de contratación, debidamente autorizada por el Encargado del Programa Presupuestario o quien haga sus veces, verificando se adjunte toda la documentación exigida para estos efectos:

Currículum Vitae actualizado.

Certificado de antecedentes de la persona a contratar.

Copia legalizada ante notario del titulo. Si se trata de una persona que no dispone de título profesional o técnico, se adjunta certificado que acredita la experticia laboral.

Fotocopia de cédula de identidad por ambos lados.

Declaración Jurada simple disponible en la intranet ministerial.

Si la persona trabaja para otra entidad pública o privada, resolución, decreto o finiquito que formalice el término de la relación contractual.

Certificado de adhesión a mutual o copia de la póliza de seguro contra accidentes personales, según corresponda.

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2. Convenio Ad-Referéndum: La Unidad de Honorarios del Departamento de RR.HH. prepara el documento y lo envía al Encargado de Personal, Jefe Administrativo o quien corresponda del nivel central para la revisión y firma de la persona que será contratada como honorario asimilado a grado.

3. Certificado de disponibilidad presupuestaria: La Unidad de Honorarios elabora el certificado de disponibilidad presupuestaria que envía a la División de Finanzas para su registro contable, firma y posterior devolución a esta misma Unidad.

4. Acto administrativo de contratación: Con el Convenio Ad-Referéndum firmado y el certificado de disponibilidad presupuestaria a la vista, la Unidad de Honorarios prepara el decreto o resolución que lo sanciona. Posteriormente lo despacha para su tramitación, previa recepción y revisión de los documentos ya indicados anteriormente.

5. Visar Acto Administrativo: Luego de firmado el Convenio Ad-Referéndum, recibido el

certificado de disponibilidad presupuestaria y redactado el decreto o resolución, controlan

y visan el acto administrativo el Encargado(a) de Honorarios del Departamento de RR.HH,

el Asesor Jurídico DIVAD, la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos y Jefatura

División Administrativa.



Jefaturas Solicitantes Interno

Personal a contratar Externo

Autoridad Interno

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Jefe Departamento Contabilidad DIFIN Valida, registra y timbra certificados de disponibilidad

presupuestaria.

Jefe División Finanzas Firma certificado de disponibilidad presupuestaria.

Encargado(a) del Programa Presupuestario

o del Proyecto

Confecciona y aprueba solicitud de contratación.

Analista de Honorarios Redacta convenio, decreto o resolución y gestiona el

proceso de contratación de personal.

Encargado(a) Equipo de Honorarios DIVAD Gestiona y controla el proceso de contratación de

personal.

Asesor Jurídico DIVAD Revisa legalidad de acto administrativo de contratación

de honorarios y sus antecedentes de respaldo.

Jefatura Departamento RR.HH. Visto bueno a decreto o resolución de contratación y

control general del proceso.

Jefatura DIVAD Visto bueno a decreto o resolución de contratación.



Oportunidad:

Decreto o

resolución de

contratación de

honorarios

tramitado en un

plazo de hasta

Solicitud de

contratación con

antecedentes

completos.

Disponibilidad

presupuestaria.

3 días Encargado de

Honorarios

Jefe Asesoría

Jurídica

Jefe

Departamento

Planilla Electrónica.

OFPA

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18 días hábiles. RR.HH.

Jefe DIVAD

Nota: El tiempo comprometido en el estándar se cuenta desde la recepción conforme en DIVAD de los antecedentes

completos hasta la fecha de envío del acto administrativo al Gabinete Subsecretaría para trámite de visto bueno y firmas de

Contraloría Interna, Subsecretario y/o Ministro.



Elaborado por: Raúl Guerrero Espinoza, Encargado Unidad de Honorarios, DIVAD



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Compromiso

Diciembre 2011

Proveer a los funcionarios

de la Subsecretaría de

Vivienda y Urbanismo los

cursos, talleres, seminarios

y otras actividades

aprobadas en el Plan Anual

de Capacitación (PAC) y

aquellas emergentes no

programadas que se

fundamentan en el

cumplimiento de los

programas y metas

Ministeriales.

7) Actividades de Capacitacio n

Descripción del servicio y/o productos La División Administrativa, a través de su Unidad de Capacitación (UCAP) provee el servicio de detección de requerimientos, planificación y programación de actividades de capacitación, gestionando su realización y evaluando sus resultados. Etapas del Proceso de Capacitación. 1) Detección: definir y efectuar las acciones para conocer las necesidades del MINVU en materia de capacitación, de tal modo de identificar las actividades que permitan el desarrollo de competencias laborales (conocimiento, habilidades y destrezas); manifestadas por los funcionarios, sus jefaturas y las brechas de competencias identificadas en diferentes instancias de la Subsecretaría de Vivienda y Urbanismo. 2) Planificación: elaborar un plan anual de capacitación (PAC) y una programación de las actividades a ejecutar, que se sustente en la integración de las necesidades de capacitación identificadas en la etapa de detección. La planificación se realiza en diciembre de cada año y puede ser modificada en marzo de acuerdo a nuevas solicitudes y/o prioridades emanadas de la autoridad. 3) Ejecución: efectuar todas las acciones para llevar a cabo las capacitaciones contenidas en el PAC y aquellas emergentes (no programadas), de acuerdo a la normativa vigente y los recursos disponibles para dicha ejecución. Esta etapa se inicia con la petición y confirmación de contratación de las actividades de capacitación y finaliza con el envío de la resolución y documentos de respaldo para el pago de los cursos contratados. 4) Evaluación: analizar el cumplimiento de los objetivos y metas del PAC y la gestión anual de capacitación. Se inicia con el diseño y aplicación de instrumentos tales como encuestas, evaluaciones de aprendizaje y aplicabilidad;

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termina con la elaboración de informes para cada caso, los que a su vez se integran al Informe de Gestión Anual.



Autoridades Interno

Jefe de área (División, Dpto., Unidad) Interno

Funcionario Interno



Sección Compras Realiza compras necesarias para apoyar la logística y

aquellas asociadas a jornadas de capacitación internas.

Abogados del Departamento de compras y

Servicios Generales

Revisión de actos administrativos que autorizan

licitaciones y adjudicaciones de cursos.

Contraloría Interna Revisión de actos administrativos que autorizan

licitaciones y adjudicaciones de cursos.

Estándar de calidad del producto o servicio Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro

Calidad del Plan:

Ejecutar al menos

el 60% de las

actividades del

Plan Anual de

Capacitación

(PAC).

Plan Anual de

Capacitación

aprobado por

Subsecretario

a marzo.

0 UCAP Informe de Gestión Anual.

Plan anual aprobado por

Subsecretario.

Nota: se excluyen de la medición aquellas actividades emergentes no programadas en el PAC.



,

Elaborado por: Cristina Ojeda Flores, Encargada Unidad de Capacitación, DIVAD

Revisado por: Hugo Solari Martini, Jefe Departamento Estudios y Desarrollo, DIVAD.


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Compromiso

Diciembre 2011

Proveer con eficacia y

oportunidad de todos

aquellos bienes y servicios

que sean necesarios para

el funcionamiento de la

Subsecretaría de Vivienda

y Urbanismo, mediante la

utilización de los recursos

disponibles y la ejecución

de procedimientos

administrativos conforme

a la normativa vigente.

Nota: Se excluyen del

compromiso las siguientes

situaciones:

1.- Las compras cuyas resoluciones son de firma del Subsecretario o Ministro, tales como capacitación, software o hardware y contratación de servicios personales y especializados, licitaciones mayores a 400 UTM. 2.- Las compras de las SEREMI y las adquisiciones de Servicio de Bienestar. 3.- Procesos que signifiquen sancionar pago, sin otro acto administrativo previo. 4.- Demoras por caídas en el sistema informático, SELICO y OFPA. 5.- Procesos de compra realizados el último trimestre del año.

8) Bien / Servicio Contratado


Proveer los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento en el Nivel Central de la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo, mediante la utilización de los recursos disponibles y la ejecución de procedimientos administrativos conforme a la normativa vigente, con la oportunidad requerida y de acuerdo a la modalidad de contratación.

Modalidades de Compras.

Convenio Marco: Es la primera opción de compras si los productos están disponibles en el catálogo electrónico de Convenio Marco, sin importar el monto de las contrataciones. Si el monto de la adquisición es superior a 1.000 UTM se considera como “grandes compras” y en estos casos se debe informar a todos los proveedores que tengan adjudicado en Convenio Marco el tipo de producto requerido y la intención de compra.

Trato Directo: Esta modalidad se utiliza en casos excepcionales y procede en las circunstancias previstas en el artículo 10 del Decreto N° 250/2004 MINHAC Reglamento de Compras, tales como: emergencias, imprevistos, cuando existe un único proveedor, contratación de servicios conexos, etc.

Licitación Pública < 10 UTM: Esta modalidad de compra procede si el monto del requerimiento es igual o menor a 10 UTM y el producto o servicio no se encuentra en Convenio Marco. Este proceso es un llamado participativo abierto simplificado (no requiere de un acto administrativo que apruebe la publicación, y no se confeccionan Bases de Licitación, sino Términos de referencia, los que revisten menor complejidad) en el que todos los proveedores que lo deseen pueden ofertar.

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Para adjudicar este tipo de procesos deben haber ofertado al menos tres proveedores.

Licitación Pública > 10 UTM: Esta modalidad de compra procede si el valor total del requerimiento es superior a 10 UTM y el producto o servicio no se encuentra en convenio marco, este proceso es un llamado participativo abierto en el que todos los proveedores que lo deseen pueden ofertar.

Todas las contrataciones se inician con la recepción de la solicitud de contratación en el Departamento de Compras y Servicios Generales y finalizan con la emisión de una Orden de Compra. Para aquellas compras que sean Servicios personales o habituales finalizan con la adjudicación y/o aprobación del contrato, por ejemplo, contratos de mantención, prestación de servicios especializados y consultorías.



Usuario requirente Interno

Jefe Unidad requirente Subsecretaría de V y

U

Interno



Departamento Contabilidad DIFIN Compromete los recursos presupuestarios involucrados en

una adquisición y/o contratación de servicios. Además, se

confirma la imputación presupuestaria a la cual se realizarán

estas adquisiciones/contrataciones de acuerdo a las

Instrucciones para la ejecución de la Ley de Presupuestos del

Sector Público.-

Jefa División Administrativa Debe aprobar y/o firmar, cuando corresponda, aquellos actos

administrativos que autorizan la contratación o adquisición.

Corresponde firmar, cuando se trate de compras o

contrataciones que su valor esté entre 100 y 400 UTM, no se

clasifique como Software o Hardware ni Servicios Personales.

Corresponde aprobar y dar V°B° aquellas solicitudes de

compra que su valor esté sobre 400 UTM que corresponda a

Software o hardware y servicios personales.

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Proceso Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro

Convenio

Marco

< a 3 UTM,

sin

resolución.

Oportunidad:

Ingreso de solicitud

de compra y emisión

de orden de compra

en un plazo de hasta

6 días hábiles.

Convenio Marco: - Entrega de formulario de compras con las especificaciones completas del producto requerido. - Disponibilidad de recursos. - Proveedores posean stock de productos. - Proveedores y productos vigentes en el catálogo electrónico de Convenio Marco. - Considera tiempos de refrendación DIFIN.

2 días

hábiles.

Jefe Depto.

Compras y

SS.GG.

Sistema

SELICO

Convenio

Marco.

> a 3 UTM y

hasta 400

UTM

< a 3 UTM

sólo en caso

de mobiliario

o equipos.

Oportunidad:

Ingreso de solicitud

de compra y emisión

de orden de compra

en un plazo de hasta

30 días hábiles.

3 días

hábiles.

Trato Directo

< a 3 UTM

Oportunidad:

Aprobación de

solicitud de compra y

emisión de orden de

compras en un plazo

de hasta 8 días

hábiles.

Trato Directo:

- Entrega de

formulario de

compras con

fundamentos que

avalen trato directo.

- Disponibilidad de

recursos.

-La adquisición

cumpla con algunas

de las causales de

trato directo.

-Considera tiempos

de refrendación DIFIN

2 días

hábiles.

Jefe Depto.

Compras y

SS.GG.

Sistema

SELICO Trato Directo

>a 3 UTM y

delegado a

Jefe DIVAD

Oportunidad:

Aprobación de

solicitud de compra y

emisión de orden de

compra en un plazo

de hasta 30 días y en

el caso que generen

contrato hasta 60

días hábiles.

2 días

hábiles.

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Nota: Tiempos comprometidos consideran desde la recepción de la solicitud de compras en el

Departamento de Compras y Servicios Generales hasta la emisión de orden de compra.

Proceso Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro

Generar Licitación Pública < a 400 UTM

Oportunidad: Generar la resolución que aprueba contrato plazo de hasta 90 días hábiles.

Licitación Pública -Entrega de formulario de compras con las especificaciones completas del producto requerido -Disponibilidad de recursos. -Claridad en la confección de términos de referencia y criterios cuantitativos de evaluación. - Considera tiempos de refrendación DIFIN y de la comisión evaluadora

15 días hábiles.

Jefe Depto. De Compras y SS.GG.

Carpeta de la Compra.



Elaborado por: Emilia Bustamante Ibarra, Encargada Sección Programación y Presupuesto, DIVAD

Revisado por: Osvaldo Villarreal Gomez, Jefe Departamento Compras y Servicios Generales,

DIVAD


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Compromiso

Diciembre 2011

Mantener un servicio

oportuno y expedito de

registro, distribución y

administración de los

documentos y

correspondencia que

ingresan o salen de

esta Secretaría de

Estado.

Nota 1: Se excluyen de este

compromiso:

•Días de caídas del nivel de

servicio del sistema OFPA,

debidamente documentadas e

informadas a la mesa de

ayuda.

•Situaciones de alta demanda:

fin de año, fecha de entrega

de subsidios, recepción de la

ciudadanía en forma masiva y

otras que comprometan el

servicio prestado, las cuales

serán documentadas.

Nota 2: En el caso de

documentación interna, cuando falte una firma o no

esté creado el documento en

OFPA, o su versión en OFPA no

coincida, se devolverá dicha

documentación en el

momento a la Unidad de

origen.

9) Servicio Recepcio n y Despacho de Documentos Internos y Externos.


La Sección Partes y Archivos de la División Administrativa de esta Subsecretaría, realiza el registro, distribución y administración de los documentos y correspondencia que ingresan o salen de esta Secretaría de Estado. Proceso de Recepción y Despacho de Documentos El proceso está centralizado y la documentación digitalizada, y los usuarios habilitados del sistema pueden consultar el archivo a través de la Intranet Ministerial, obteniendo información en línea y delimitada por un control de accesos. El proceso de Oficina de Partes Central posee las siguientes funcionalidades:

Registrar y clasificar en forma automatizada los documentos que ingresan al MINVU, como los que se despachan a instancias internas y externas.

Almacenar copias digitalizadas de los documentos, lo que disminuye el flujo físico de los papeles y favorece su distribución expedita y oportuna.

Facilitar el control de la documentación: para ello el sistema asigna, maneja, consulta, verifica y modifica los distintos estados y cuenta con mecanismos para identificar y localizar cualquier documento.

Distribuir en forma electrónica la documentación, con el envío por correo electrónico a su destinatario e interesados, con el objeto de eliminar el flujo físico de los papeles.

Administrar y registrar las publicaciones en el diario Oficial.

Control de acceso a la documentación mediante la asignación de privilegios a los distintos perfiles de usuarios, mediante el Framework MINVU.

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Procedimiento ante fallas:

Ante un error de aplicación, debe contactarse con la mesa de ayuda. En caso de un error en el ingreso de información debe contactarse al 351-3175 o con

algún funcionario de la Oficina de Partes.



Funcionario Interno

Autoridad Interno

Otros servicios públicos Externo

Ciudadanía Externo

Empresas y organizaciones no

gubernamentales

Externo



Oficial de Partes, Subsecretaria de Vivienda y

Urbanismo

Gestiona el proceso de recepción y despacho de

documentos.

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Oportunidad:

Numerar y

despachar

documentación

interna durante

el día hábil

correspondiente

a su recepción,

en horario de

atención laboral

Venir con todos

los V°B° y firmas

correspondientes

y los respectivos

antecedentes.

Creado en OFPA.

1 día Funcionarios de

la Sección Partes

y Archivos DIVAD

OFPA

Oportunidad:

ingreso al

sistema OFPA de

los documentos

externos y

despacho

durante el día

hábil

correspondiente

a su recepción,

en horario de

atención laboral

Documento

externo con clara

identificación del

destinatario.

1 día Funcionarios de

la Sección Partes

y Archivos DIVAD

OFPA

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Elaborado por: Pablo Zambrano, Jefe de Sección Partes y Archivos, DIVAD

Revisado por: Osvaldo Villarreal, Jefe Depto. Compras y Servicios Generales, DIVAD


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Compromiso

Diciembre 2011

Atender la demanda por

materiales e insumos en

forma oportuna, de

acuerdo a los

requerimientos del cliente,

previa evaluación y análisis

de su pertinencia, basado

en estándares de

consumos.

10) Provisio n de Materiales e Insumos para Funcionamiento


La Unidad Administración de Insumos dependiente del

Departamento de Compras y Servicios Generales, es la

responsable de proveer insumos para el funcionamiento

de las Unidades del Nivel central de la Subsecretaría de

Vivienda y Urbanismo, permitiendo tener disponibilidad

permanente de materiales y suministros, con stock

suficiente y adecuado a la operación del Servicio.

Estos servicios deben ser solicitados directamente a la

Unidad Administración de Insumos a través del

formulario “Solicitud Material de Bodega” publicado en la

Intranet, por la jefatura correspondiente o a quien ésta

autorice.

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Secretaria y/o Funcionario Interno

Jefaturas Interno



Jefe Departamento Compras y Servicios

Generales

Controla la gestión logística asociada a la

administración de insumos.

Encargado Unidad Administración de

Insumos

Responsable de la gestión asociada a la administración

y control de la bodega de insumos.

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Oportunidad:

Para pedidos

extraordinarios,

entrega de

material en 1

día hábil

Solicitud debidamente

autorizada por la

jefatura.

Existencia de stock en

bodega.

1 día Encargado Unidad

Administración de

Insumos

Solicitud Material de

Bodega

Oportunidad:

Para pedidos

habituales,

entrega de

material, en

tres días

hábiles.

Solicitud debidamente

autorizada por la

jefatura.

Existencia de stock en

bodega

1 día Encargado Unidad

Administración de

Insumos

Solicitud Material de

Bodega

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Revisado por: Osvaldo Villarreal Gómez, Jefe Departamento Compras y Servicios Generales,

DIVAD


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Compromiso

Diciembre 2011

Atender la mantención

continua del edificio

MINVU y dependencias

anexas, así como también

dar solución de las

necesidades cotidianas en

materia de mejoramiento

de ambientes laborales.

11) Servicio de Mantencio n


El producto denominado “Servicio de Mantención”, está

orientado a atender la mantención continua del edificio

MINVU y dependencias anexas, así como también dar

solución de las necesidades cotidianas en materia de

mejoramiento de ambientes laborales, con el objetivo de

contar con espacios de trabajo acorde a los

requerimientos del Ministerio de Vivienda y Urbanismo y

sus servicios dependientes.

El alcance físico del servicio corresponde a las

instalaciones de la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo

y sus dependencias anexas: Servicio de Bienestar, Jardín

infantil, Casa y Departamento de Huéspedes, Colonia

Pelancura, Hogar Universitario, Movilización y Club de

Niños.

Las peticiones pueden ser formuladas por los Jefaturas de

las distintas unidades del MINVU Central; o por quien

este autorice, los distintos Comités Paritarios de Higiene y

Seguridad y los proyectos que se desarrollen a nivel

institucional.

El requerimiento se solicita a la casilla electrónica

denominada “Infraestructura”.

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Jefe de Unidad requirente Interno

Encargado denominado por jefatura Interno

Comités Paritarios de H. y S. Interno

Autoridad Interno



Depto. Compras y SS.GG. Adquisición de productos

Proceso de Licitaciones

Depto. Prevención de Riesgos Detección de Necesidades

Comités Paritarios Detección de Necesidades

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Oportunidad: Dar

solución a los

requerimientos de

emergencia de

electricidad en 2

horas.

- Disponibilidad de

mano de obra,

materiales en

bodega y Fondos

Fijo.

- Disponibilidad de

movilización para

traslado a las

dependencias

anexas que lo

requieran.

-0 Unidad de

Infraestructura

y Mantención

- Casilla de

Infraestructura.

- Orden de trabajo.

Oportunidad: -

Solicitudes por

requerimientos de

gasfitería,

carpintería,

climatización y

electricidad.

Evaluación en

terreno y entrega

de respuesta por

escrito en un día

hábil.

- Disponibilidad de

servicio de correo

electrónico.

- Disponibilidad de

movilización para

traslado a las

dependencias

anexas que lo

requieran.

1 día Unidad de

Infraestructura

y Mantención

Casilla de Infraestructura.

Calidad:

cumplimiento de al

menos el 60% del

programa anual

preventivo de

mantención de

techumbres y

equipos de

climatización.

- Disponibilidad de

mano de obra,

materiales en

bodega y recursos

presupuestarios.

- Unidad de

Infraestructura

y Mantención

Programa anual

preventivo de mantención

de techumbres y equipos

de climatización.

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Elaborado por: Miguel Ancamil Ramos, Profesional Departamento Estudios, DIVAD

Revisado por: Elisa Fuentes Salinas, Encargada Unidad Infraestructura DIVAD


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Compromiso

Diciembre 2011

Proveer con oportunidad

el servicio de transporte,

por razones de servicio, al

personal de planta,

contrata y honorarios de la

Subsecretaria de Vivienda

y Urbanismo, Nivel Central.

Nota: Se excluyen de este

compromiso:

Las solicitudes de traslado dentro

del mismo día que serán atendidas

según disponibilidad de vehículo

existente en el momento.

12) Servicio de Transporte de Personal


La Sección Movilización del Departamento de Compras y

Servicios Generales, es la unidad responsable de

transportar al personal de planta, contrata y honorarios

de la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo, cuando por

razones de servicio deban desplazarse desde un punto de

origen hasta otro establecido por la Unidad requirente.

Este servicio puede ser solicitado por la jefatura del área

requirente directamente a la Sección Movilización, por

correo electrónico o a través del formulario “Solicitud

Uso de Vehículo Institucional”, publicado en la Intranet,

indicando claramente el nombre del personal a trasladar,

el día y el tiempo estimado para éste.

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Autoridad Interno

Jefaturas / Autoridades Interno

Funcionario Interno



Encargado Sección Movilización Autoriza petición de usuario y asigna al conductor

responsable del traslado.

Responsable de la Dotación vehicular asignada en Nivel

Central de la Subsecretaría, asegurando su

disponibilidad y adecuada mantención.

Responsable de solicitar los cometidos funcionarios de

los conductores, si corresponde.

Jefe Depto. Compras y Servicios

Funcionarios

Responsable de supervisar la gestión de la flota

vehicular.

Responsable de autorizar el cometido funcionario de

los conductores.

Conductor Responsable del traslado.

Responsable del cuidado del vehículo.

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Oportunidad

Disponibilidad

del servicio en el

día, hora y lugar

acordado.

La Unidad

requirente

formule la

solicitud al

menos un día

antes del

traslado.

Confirmación de

disponibilidad de

vehículo al

menos un día

antes del

traslado.

-0 Encargado

Sección

Movilización.

Planilla electrónica de

control de traslados.




Revisado por: Osvaldo Villarreal Gómez, Jefe Departamento Compras y Servicios Generales,

DIVAD

Aprobado por Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD

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Catálogo de Productos y Servicios DIVAD

Versión 1.0 Diciembre 2011

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