INTRODUCCIÓN

Existe una gran oferta de sistemas de

administración de recursos digitales (DAM)

actualmente en el mercado. Muchos de

ellos son excelentes herramientas y

potentes repositorios, pero carecen de la

posibilidad de personalizar

funcionalidades, o la adaptación que

ofrecen es limitada a algunas

características superficiales.

El objetivo de este documento es

presentar un plan de acción para el

desarrollo integral de un Digital Assets

Management System (Sistema de gestión

de recursos digitales) y presentar las

características y opciones principales para

su consideración por parte del cliente.

El documento está dividido en cinco

secciones.

En la primera sección, haremos un análisis

pormenorizado de las herramientas

disponibles en

Internet, sus pro y contras, y cuales

consideramos indispensables para un DAM

comercial En la segunda sección

analizaremos pormenorizadamente cuáles

son las necesidades actuales del cliente y

delinearemos las funcionalidades mínimas

indispensables para satisfacerlas. En la

tercera sección analizaremos distintas

soluciones de Cloud Storage para integrar

el sistema en una sola solución escalable, y

veremos la planificación de la

escalabilidad. En la cuarta sección

haremos una presentación de los equipos

necesarios y un WBS (Work Breakdown

Structure) dividiendo el esfuerzo de

investigación y desarrollo entre los

equipos.

PROCESO DE DESARROLLO

El plan de desarrollo consistirá en varias etapas sucesivas e

iteraciones para la implementación del sistema.

La primera etapa consiste en la presentación de un Baseline

explayado mediante este documento. Su aprobación dispara la

siguiente etapa. La segunda etapa consiste en el análisis de los

requerimientos pormenorizados del cliente, su declaración y

puesta en casos de uso individualizados y la aceptación del

alcance general del proyecto.

En la siguiente etapa, comienza el armado del equipo de

desarrollo y la capacitación de los recursos en las necesidades y

alcance del proyecto. Con el inicio del desarrollo, se establecen

los ambientes de desarrollo, preproducción y producción y se

inician las iteraciones de acuerdo al alcance del proyecto.

Al final de cada iteración se produce un entregable que debe

haber implementado cada una de las funcionalidades esperadas.

El hito del proyecto puede ser aceptado o revisado por parte del

cliente en una etapa de testing, lo que puede suponer nueva

planificación en el desarrollo y alcance del proyecto. Al finalizarse

y aceptarse todos los hitos del proyecto, la solución instalable

queda en estado de soporte y mantenimiento, con un equipo

reducido de gente a cargo.

DAM: CARACTERÍSTICAS DESEABLES Si está buscando una solución de

administración de activos digitales (DAM),

probablemente ya haya hecho su

investigación con respecto a la selección

de proveedores. Además, probablemente

esté en la etapa en la que se ha dado

cuenta de que todos los proveedores

ofrecen diferentes características

orientadas a satisfacer diferentes

requisitos Esta guía de comparación tiene

como objetivo ayudarlo a comprender el

alcance del software DAM dándole una

idea de las diferentes características que

pueden ofrecer las soluciones en el

mercado actual y por qué es necesario un

desarrollo que contemple todas las

necesidades propias del cliente. También

es importante reconocer que la mayoría

de las empresas inicialmente no están

seguras de cuáles son realmente sus

necesidades de DAM y qué características

terminarán necesitando. Para poder

evaluar mejor sus propias necesidades de

DAM, debe tener en cuenta los siguientes

factores que entran en juego al seleccionar

una solución Establecer cuáles son las

características de las soluciones DAM

existentes deseables para su proyecto es a

menudo lo más difícil de evaluar. Esta guía

solo será útil una vez que esté seguro de

las necesidades de su empresa.

Analizaremos en las soluciones existentes

las siguientes características:

La solución debe presentar una forma

rápida de establecer versiones de archivos

de medios vigentes, de un modo seguro y

con una estructura fácilmente reconocible.

La solución debe tener facilidad de

compartirse dentro de la organización y

con sus socios comerciales, y permitir una

organización y visualización fácil en la

nube y en archivos locales a cada

organización. Lo ideal sería que una

solución DAM sea compatible con todos

los tipos de archivos que se ve usando en

el futuro inmediato, como videos,

documentos, archivos PDF, videos,

archivos creativos, etc, y que permita una

visalización rápida de de todos los recursos

en visualizadores en la nube.

OTRAS CARACTERÍSTICAS

ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS POTENCIALES, LAS

NECESIDADES DE INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS Y LA DISTRIBUCIÓN GEOGRÁFICA

DE LOS USUARIOS

La solución tiene que tener en cuenta el tipo de usuario que necesita usar la plataforma

DAM. De ese modo se podrá identificar qué tipos de problemas enfrentan a diario para

la administración de sus activos digitales, y las necesidades de infraestructura digital.

También se deben analizar las necesidades de integración con sistemas preexistentes y

con los softwares de gestión del cliente. Existen muchas integraciones, complementos y

middleware que garantizan que la solución DAM sea compatible con el proceso del ciclo

de vida del contenido de extremo a extremo. Por ejemplo, si necesita obtener imágenes

de su sistema DAM en su sitio web o sitio de comercio electrónico, asegúrese de que la

solución que está buscando tenga una integración plug & play con su administración de

contenido web, plataforma de comercio electrónico o que puede aprovechar la

documentación de las APIs involucradas.

Idealmente, una buena solución DAM es escalable, lo que significa que podrá expandirse

a medida que las necesidades de gestión de activos del cliente crezcan. Además, se debe

asegurar de considerar los costos directos e indirectos de la implementación de una

solución DAM, especialmente en materia de escalabilidad de espacios de

almacenamiento en la nube. Por último, los estándares de metadatos, como IPTC, Exif,

XMP, deben ser compatibles con la solución.

INFRAESTRUCTURA

DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN ¿SAAS O ON-PREMISE? SOLUCIONES HÍBRIDAS: VENTAJAS Y

DESVENTAJAS.

Hay dos tipos diferentes de soluciones DAM

disponibles en el mercado. Puede alojar su

propia solución DAM, lo que significa que se

alojará en el propio servidor de su empresa,

en las instalaciones.

Alternativamente, su proveedor de DAM

puede alojar la solución para usted. Este es el

modelo SaaS de “software como servicio”

(SaaS) que le permite acceder a su

herramienta DAM a través de un navegador

web. Como se puede esperar, ambos tipos de

soluciones tienen sus pros y sus contras.

Algunos proveedores también ofrecen

soluciones "híbridas" que combinan

funcionalidades locales con capacidades SaaS.

Para empresas con requisitos de nicho en

particular, una solución híbrida podría ser el

camino a seguir.

Las soluciones "On premise" no dependen de

una conexión a internet. Si su conexión a

Internet externa no es confiable o

generalmente es más lenta que la conexión

de su servidor, debe buscar una solución DAM

en cuestión. Una solución local se ejecutará

independientemente de su conexión a

Internet.

Su personal de TI estará en completo control

de la versión instalada, las actualizaciones de

funciones y la seguridad de los datos. Usted

es responsable tanto de las copias de

seguridad como de la protección de datos

contra intentos de piratería y otros riesgos de

seguridad. Sin embargo, si la seguridad de los

datos es más importante para usted que la

seguridad de los datos físicos, una solución en

sus propias instalaciones le dará tranquilidad.

Las soluciones SaaS por otra parte, son

escalables y basadas en suscripción. El DAM

basado en la nube no requiere

implementación física, lo que significa que no

es necesario invertir una gran suma por

adelantado para cosas como la infraestructura

del servidor, ni planificar escalado de

hardware. Simplemente se paga una cuota

anual / mensual. Además, se puede escalar

fácilmente si necesita más espacio de

almacenamiento. Si desea que su sistema

DAM sea accesible a terceros (es decir, las

personas que no tienen acceso a sus

servidores), debe elegir un DAM basado en la

nube. Las soluciones SaaS son accesibles a

través de navegadores web desde cualquier

lugar del mundo. La solución propuesta debe

tomar lo mejor de ambos mundos, para

permitir elegir entre ambas opciones la que

mejor se adapte a las necesidades del cliente.

Las búsquedas son la herramienta central de

cualquier Administrador de

Activos digitales

La búsqueda de archivos es la característica

principal de todo DAM. Ante el enorme

volumen de archivos guardados, la

posibilidad de encontrar los archivos

adecuados para la tarea que se está

realizando es la principal característica que

debe contemplar cualquier DAM. La

información de búsqueda debe ser

guardada como Metadata, y la metadata

debe contener tantos datos automatizados

como sea posible, y al mismo tiempo

asegurar que esos datos sean confiables y

actualizados en la base de datos

subyacente. Los datos automatizados

pueden ser obtenidos del tipo de archivo,

la carpeta elegida para subirlo, los datos de

login del usuario, la posición geográfica, los

proyectos en los que esté trabajando el

usuario, los colores utilizados, la resolución

del archivo, los colaboradores del proyecto,

y especialmente de la categoría o producto

referenciado en la herramienta del cliente,

que aportará gran cantidad de metadata.

Esos datos automatizados deben ser

verificados por el usuario antes de iniciar la

subida del archivo, porque sobre esos datos

se van a efectuar las búsquedas con

posterioridad. La metadata guardada para

el proyecto debe ser consistente y cumplir

con los estándares del mercado, de forma

tal de poder integrar la solución con otras

herramientas. La búsqueda debe detectar

rápidamente archivos duplicados, y ofrecer

la posibilidad de versionado o eliminar

duplicados. La herramienta de búsqueda

permitirá hacer un "full text search" en la

metadata de los archivos subidos,

sugiriendo las palabras más cercanas a lo

que busca el usuario de acuerdo a lo que ya

fue subido en los proyectos visibles para el

usuario.

La subida de archivos puede hacerse por

varios métodos, para aumentar la

confiabilidad y velocidad del sistema. Si el

CARACTERÍSTICAS

DE BÚSQUEDA

SUBIDA DE ARCHIVOS

archivo es de un tamaño pequeño (hasta

100 mb) se sube por el navegador con un

file upload estándar y al finalizarse la subida

se efectúan las verificaciones. En el caso de

que la subida sea mayor a 100 mb, o de

tener múltiples archivos divididos en varias

carpetas, la página sugiere la utilización de

una herramienta externa, a desarrollarse,

que comprime y divide los archivos en

varios archivos comprimidos de menor

tamaño, que se suben mediante

transferencia FTP en paralelo, de forma tal

de optimizar la velocidad de subida. Al

finalizar de subir cada parte informa a la

base de datos que se ha subido esa parte y

el checksum de la misma. Una vez finalizada

la subida total, se verifican todos los

checksum y se descomprime en el

repositorio las carpetas de las campañas en

la posición correspondiente asignada por el

cliente.

El proceso de subida finaliza con la

automatización de las versiones del archivo.

Si el archivo es de un formato comprimible,

como video, o imagen digital, la aplicación

genera automáticamente las versiones en

menores resoluciones para distintas

velocidades de navegación. Esta

automatización es configurable en cada

carga, para evitar duplicidad de archivos

con iguales resoluciones. Al trabajar

completamente en entorno windows,

también se puede automatizar la

optimización de los archivos de Office.

El sistema tiene que ser compatible con

Active Directory y cumplir los estándares de

LDAP para poder ofrecer una experiencia

de Single Sign On para todos los accesos.

Los usuarios pueden tener varios perfiles,

que son agrupaciones de roles. Los roles

controlan el nivel de visibilidad que los

usuarios tienen en los datos de la

organización. Dependiendo de la

Configuración de uso compartido que la

organización haya establecido, los roles

pueden ser funcionales. Los usuarios en

cualquier nivel de función pueden ver,

editar e informar sobre todos los recursios

y metadata que pertenecen o comparten

con los usuarios que se encuentran debajo

de ellos en la jerarquía. Single sign-on (SSO)

es un procedimiento de autenticación que

habilita al usuario para acceder a varios

sistemas con una sola instancia de

identificación. Su traducción literal sería

algo como "autenticación única" o

"validación única". Por las características

particulares de las necesidades del cliente,

se propone un sistema de Web Single Sign

On.

Web single sign-on (Web-SSO), también

llamado Web access

USUARIOS, PERFILES Y SEGURIDAD

management (Web-AM o WAM)

trabaja sólo con aplicaciones y recursos

accedidos vía web. El objetivo es permitir

autenticar a los usuarios en diversas

aplicaciones, sin necesidad de volver a

autenticar. Los accesos son interceptados

con la ayuda de un servidor proxy o de un

componente instalado en el servidor web o

en la aplicación web destino. Los usuarios

no autenticados que tratan de acceder son

redirigidos a un servidor o servicio web de

autenticación y regresan solo después de

haber logrado un acceso exitoso o con un

TOKEN de autenticación para la aplicación

destino. Se utilizan cookies, parámetros por

GET (más inseguro) o POST para reconocer

aquellos usuarios que acceden y su estado

de autenticación. Una vez obtenido el

token del usuario, éste sirve para validar la

autenticación del usuario en el frontend

web o mediante las aplicaciones auxiliares

de escritorio para subida o consumo de

recursos digitales.

NECESIDADES ESPECIALES

A LO LARGO DE LA INVESTIGACIÓN DEL REQUERIMIENTO FUERON SURGIENDO

ALGUNAS NECESIDADES ESPECIALES PARA EL CLIENTE.

Al hacer el relevamiento inicial de requerimientos del sistema, se detectaron algunas

necesidades específicas del cliente que resulta necesario detallar para comprender el

alcance global del proyecto.

Integración con APIs de Mercado Libre: A fin de cargar metadata adicional a los

recursos digitales, y luego poder vincularlos con campañas o recursos dentro del

sitio de Mercado Libre en forma transparente

Sistema Multitenant: El cliente debe poder permitirle el acceso al DAM a sus

proveedores de modo transparente para éstos. Los permisos de acceso de los

proveedores deben ser limitados a los recursos propios

Generación automática de Metadata. Análisis de todos los contenidos para

generación automática de metadata relevante para el sistema.

Integración con herramientas de diseño y gestión de contenidos. Los metadatos

tienen que poder consultarse desde cualquier aplicación compatible con los

estándares de metadata. Conversión automática de metadatos: la información de

búsqueda debe poder convertirse a los formatos necesarios para la comunicación

enunciada en el párrafo anterior, a requerimiento.

ALMACENAMIENTO EN LA NUBE

Al considerar soluciones de Cloud Storage

para almacenar los recursos digitales, se

debe tener en cuenta la posibilidad de que

los recursos se puedan acceder ágilmente

en cualquier lugar, que la seguridad del

Cloud Storage pueda integrarse con la

seguridad

de la Aplicación sin dificultades, y que el

espacio de almacenamiento se pueda

escalar en forma automática sin perder

información ni consistencia en la ubicación

de los archivos.

La integración con un Cloud Storage debe

poner especial énfasis en que el

intercambio de información entre el

sistema de Gestión de Recursos digitales

tenga la posibilidad de presentar los

recursos solicitados, ya sea a través de la

solución de gestión o a través de cualquier

herramienta que acceda a ella, de forma

inmediata y sin demoras en la búsqueda o

modificación del archivo original.

Por otra parte, la solución debe considerar

la seguridad para acceder a los activos

digitales. El perfil de usuario debe

determinar si el usario puede ver,

modificar o eliminar el archivo, y mediante

esa seguridad integrada, administrar

seguramente los recursos. También habrá

recursos no públicos, que no estarán

disponibles hasta tanto no hayan pasado

por un proceso de revisión de versiones

que los haga publicables.

Por último, la solución tiene que poder

escalarse fácilmente, en forma

transparente para el cliente. Dado el

enorme volumen de información que va a

manejar la aplicación, se sugiere establecer

un contrato especial con el proveedor de

Cloud Storage previo al despliege de la

solución en un servidor en la nube.

Al considerar estas características en

simultáneo, y pensando en Microsoft .Net

Framework como herramienta deseable

para el desarrollo de la solución,

consideramos que Microsoft Azure es la

solución de Cloud Storage que cumple

todos los requisitos.

EQUIPO DE DESARROLLO

LA GESTIÓN DE UN PROYECTO DE ESTA MAGNITUD REQUIERE UN EQUIPO

COMPROMETIDO Y CAPAZ

Al considerar la complejidad del proyecto, su alta misión crítica y la necesidad de

despliegue de solución que tiene el cliente, se propone un equipo de desarrollo

reducido, pero de alta capacidad y adaptabilidad y con un seniority acorde al tipo de

proyecto establecido.

Los roles propuestos son:

Project Manager. Son sus responsabilidades: establecer un plan de proyecto, gestionar

los entregables según el plan, reclutar personal del proyecto, dirigir y gestionar el

equipo del proyecto, determinar la metodología utilizada en el proyecto, establecer un

cronograma de proyecto y determinar cada fase, asignar tareas a los miembros del

equipo del proyecto y proporcionar actualizaciones periódicas a la alta gerencia

Solution Architect. Son sus responsabilidades: definir, documentar y comunicar las

mejores prácticas de arquitectura de software, asegurar que el equipo de desarrollo lo

esté usando y que lo usen correctamente, asegurar las etapas se cumplen de manera

oportuna para que el resto del equipo pueda avanzar antes de que se complete cada

etapa, asegurar que las arquitecturas del software y del sistema estén sincronizados,

asegurar que se está realizando el modelado correcto, para saber que se van a cumplir

cualidades como el rendimiento y la escalabilidadad, proporcionar información según

sea necesario para problemas como la selección de herramientas y entornos, entender y

planear caminos evolutivos, planificación de inserción de apis externas.

EQUIPO DE DESARROLLO

Gestionar la identificación de riesgos y las estrategias de mitigación de riesgos

asociadas a la arquitectura. Functional Analyst. Son sus responsabilidades: Realizar

un relevamiento funcional detallado de las necesidades del cliente, establecer casos

de uso para cada requerimiento funcional, generar la

documentación adecuada para presentar al analista funcional designado pro el

cliente. Generar la documentación y establecer junto al Project Manager las

responsabilidades de desarrollo y testeo de la aplicación. QA Manager: trabaja con

el analista funcional (FA) y el arquitecto de soluciones (SA) para convertir los

requisitos y diseñar documentos en un conjunto de casos de prueba y scripts, que se

pueden usar para verificar que el sistema cumple con las necesidades del cliente.

Esta colección de casos de prueba y scripts se denominan colectivamente como un

plan de prueba. El documento del plan de prueba en sí es a menudo simple y

proporciona una visión general de cada uno de los casos de prueba. Los casos de

prueba y los scripts también se utilizan para validar que no hay errores inexplicables

en el sistema. Developer. Responsabilidades principales: revisar, comprender

desarrollar y documentar las características dispuestas en cada sprint del plan de

desarrollo, respetando las pautas establecidas por el QA, el FA y el PM. Actualizar al

FA y al PM sobre el progreso de las reuniones con el equipo de desarrollo. Actualizar

las herramientas de seguimiento de desarrollo y alertar de posibles desvíos en el

plan de proyecto.