diplomado proyectos

Cuestin de Excelencia

DIRECCIN DE PROYECTOS Y FINANCIERA

Repblica Bolivariana de VenezuelaColegio Universitario de Administracin y

MercadeoExtensin San Felipe

Econ. Gilberto Santana


Introduccin

Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.

Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha lmite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).


Introduccin

Parte de una idea que tiene como finalidad inicial, satisfacer las necesidades o deseos humanos a travs de un bien o servicio.


Necesidades (Abraham Maslow)

FISIOLOGICASFISIOLOGICAS

SEGURIDAD/ RESPETOSEGURIDAD/ RESPETO

AMOR/ AFECTO/ POSESINAMOR/ AFECTO/ POSESIN

PRESTIGIOPRESTIGIO

AUTORREALIZACINAUTORREALIZACIN


Deseos

Son la forma que adoptan las necesidades humanas, de acuerdo con la cultura y personalidad del sujeto; es decir, Anhelo de satisfactores especficos


La administracin de proyectos

Es el proceso de combinar sistemas, tcnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. (Baker,1999).



Los proyectos en comparacin con el trabajo ordinario

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto



Trabajo ordinario Proyectos

Responder a la solicitud Producir un boletn mensual de noticias para los clientes

Preparar el caf en la oficina Abastecer los banquetes del Director General en las ceremonias

Preparar una carta para un prospecto

Escribir y publicar un libro

Conectar una impresora a la computadora

Instalar una red de computadoras

Reunirse con un empleado para analizar un nuevo procedimiento

Contratar un equipo de ventas para una nueva oficina

Asistir a una conferencia Promover un producto en un programa de dos semanas en todo el pas



Cinco caractersticas de los proyectos Un proyecto tiene principio y fin definidos

Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero). Los resultados del proyecto tienen metas especficas de

calidad y desempeo. Los proyectos siguen una planeacin. Un proyecto incluye un equipo de personas



Cinco fases de la administracin de proyectos Inicio Planificacin Ejecucin Control Conclusin



Fase 1: Inicio Reconocimiento de que un proyecto puede

llevarse a cabo. Determinar lo que el proyecto debe lograr. Definir la meta global del proyecto. Definir las expectativas generales de los clientes,

de la administracin o de los interesados. Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros inciales del equipo



Fase 2: Planificacin Perfeccionamiento del alcance del proyecto. Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de

las metas del proyecto. Secuencia de actividades. Desarrollo de un calendario y presupuesto. Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros

apropiados.



Fase 3: Ejecucin Dirigir el equipo. Reunirse con los miembros del equipo. Comunicarse con los terceros involucrados. Resolver los conflictos o problemas que

puedan surgir. Asegurar los recursos necesarios (dinero,

personal, equipo, tiempo)..



Fase 4: Control Vigilar las desviaciones del plan. Emprender acciones correctivas. Recibir y evaluar cambios en los proyectos. Cambiar los calendarios del proyecto. Adaptar los niveles de recursos. Cambiar el alcance del proyecto. Regresar a la etapa de planeacin para hacer

ajustes.



Fase 5: Conclusin Reconocimiento de logros y resultados. Cierre de las operaciones y dispersin

del equipo. Aprendizaje de la experiencia del

proyecto. Revisin del proceso y resultados. Redaccin del informe final.


Project Management

Que es la Direccin de Proyectos La finalidad de la gestin es coordinar

todos los recursos disponibles para conseguir determinados objetivos; esto implica la interaccin entre conocimiento, tecnologa, entorno, estructuras, procesos, servicios y productos.


Project Management

Que es la Direccin de Proyectos En este sentido, las soluciones de la

gestin y la direccin de proyectos (metodologas, tcnicas, tecnologas, modelos, herramientas) debern dar soporte al proceso de gestin de proyectos.


Project Management

Qu es y para qu sirve el Project Management Nacido en la dcada del '60 en el

Departamento de Defensa de los Estados Unidos, el Project Management es una metodologa de planeamiento, organizacin y gestin de recursos para cumplir exitosamente con las metas de un proyecto.


Project Management

Las claves del Project Management Debe tener un alcance controlado. Debe existir una comunicacin constante y

efectiva entre las partes interesadas del proyecto.

El plan de proyecto es un camino para lograr los objetivos, responsabilidades y se utiliza para medir el progreso durante el proyecto.


Project Management

Las claves del Project Management Los objetivos han de ser acordados entre

el director del proyecto, el cliente y la direccin de la empresa.

Siempre tiene que existir el apoyo de la direccin.


Project Management


Project Management

Condiciones para la utilizacin del Project Management 1) Hay una multiplicidad de actores

(stakeholders) con algn inters (positivo o negativo) en la implementacin y/o el resultado del proyecto: clientes, miembros delequipo, o la poblacin de la comunidad afectada, por ejemplo, por la construccin de una planta de celulosa


Project Management

Condiciones para la utilizacin del Project Management 2) Existe una serie de actividades y

tareas interrelacionadas necesarias para cumplir con los requerimientos definidos al inicio


Project Management

Condiciones para la utilizacin del Project Management 3) Un presupuesto econmico y

financiero limitado


Project Management

Condiciones para la utilizacin del Project Management 4) La utilizacin de recursos humanos y

materiales. Aqu se encuentra elequipo multidisciplinarioque llevar adelante las actividades de cada especialidad y los equipos y materiales que servirn como parte del producto final o durante la implementacin del mismo


Project Management

Condiciones para la utilizacin del Project Management 5) Un Project Manager o Gerente del

Proyecto que ser el lder del equipo y de las relaciones con los stakeholders y coordinar los esfuerzos a lo largo de todas las etapas


Project Management

Condiciones para la utilizacin del Project Management Segn la envergadura de la tarea, el

Project Manager puede ser una nica persona o unaoficina de proyectos


Project Management

Ventajas del Project Management 1)El Project Management permite conseguir

un objetivo (en general, de alta complejidad) a travs del cumplimiento de una serie de hitos.

As, permite alcanzar la meta dentro de los lmites preestablecidos de tiempo y dinero, con un uso ms eficiente de los recursos


Project Management

Ventajas del Project Management 2)El Project Management minimiza

laburocraciae incrementa la velocidad de implementacin al crear una estructura matricial especfica para el proyecto.


Project Management

Ventajas del Project Management 3)La estructuracin del proyecto en fases

(evaluacin de factibilidad tcnica y econmico-financiera, planificacin, implementacin, cierre y control) donde cada una cumple una funcin especfica permite optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y financieros al tiempo que se minimizan losriesgos.


Project Management

Ventajas del Project Management 4)El Project Management permite

maximizar las sinergias y, por lo tanto, los resultados del equipo multidisciplinario y de cada miembro en particular.


Project Management

Ventajas del Project Management 5)El Project Management es una

metodologa efectiva para mantener alta lamotivacinde los empleados.


Project Management

Ventajas del Project Management 6)La metodologa minimiza y gestiona

efectivamente las tensiones y conflictos entre los stakeholders, ya sea entre los miembros del equipo o entre las organizaciones y otros interesados (por ejemplo, la comunidad aborigen afectada por la construccin de una represa.


Project Management

Ventajas del Project Management 7)El Project Management permite

identificar tempranamente los potenciales riesgos y definir anticipadamente planes de mitigacin y acciones correctivas.


Project Management

Ventajas del Project Management En definitiva, el Project Management es

una metodologa muy difundida en los Estados Unidos, donde se la utiliza prcticamente en todas las organizaciones (desde la industria de la construccin hasta las ONGs o el gobierno).


Project Management

Ventajas del Project Management Incluso, muchas empresas organizan

gran parte de sus actividades corrientes directamente bajo la forma de proyectos.


Project Management

Ventajas del Project Management En Amrica Latina, por el contrario, el

Project Management suele limitarse a ciertas industrias y es desconocido por muchos ejecutivos.


Project Management

Qu es una PMO? Una Oficina de Gestin de Proyecto es

una unidad, departamento o grupo dentro de la organizacin que se ocupa de centralizar y coordinar la direccin de proyectos.


Project Management

Qu es una PMO? Puede ser temporal o permanente y de

diferentes tipos de acuerdo a las necesidades de la organizacin. Su objetivo fundamental es generar valor en las organizaciones a travs de la ejecucin exitosa y eficiente de los proyectos.


Project Management

Qu es una PMO? A las PMOs se les ha dado diferentes

denominaciones adems de Oficina de Proyectos: Oficina de Soporte a Proyectos, Centros de Excelencia, pero el factor que las distingue son los diferentes grados de autoridad y propsito.


Project Management


Project Management

La PMO puede ser de diferentes tipos: Oficina de Proyectos(Libera Proyectos). PMO Bsica:provee metodologa repetitiva de

Project Management. PMO Estndar:establece la capacidad y soporte a

la infraestructura de proyectos


Project Management

La PMO puede ser de diferentes tipos: PMO Avanzada:aplica las capacidades

del Project Management para lograr los objetivos del negocio.

Centro de Excelencia:gestiona la mejora continuo para ejecutar las metas estratgicas del negocio.


Project Management

La PMO puede ser de diferentes tipos: Tctica:planificacin, programacin y

seguimiento en mltiples proyectos. Estratgica:asegura que los proyectos

estn alineados con la estrategia.


Project Management

La PMO puede ser de diferentes tipos: Negocio:garantiza que los proyectos

dirigidos por la empresa estn enfocados al ROI.

Consultora:ayuda como recurso a los project managers.


Project Management

Aspectos del seguimiento en la gestin El seguimiento activo es parte

fundamental de la Gestin de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administracin sobre la situacin del proyecto,


Project Management

Aspectos del seguimiento en la gestin Sirve para identificar oportunamente

cualquier desviacin sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y as evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan.


Project Management

Aspectos del seguimiento en la gestin Visibilidad: Hace referencia a la actitud

del lder, de cara a estar siempre enterado de cmo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parmetros establecidos como metas... y de los correctivos reguladores de la situacin a futuro... en diseo, diseados y/o implementndose.


Project Management

Aspectos del seguimiento en la gestin Desviaciones: Si hay desviaciones, se

deben cuantificar, en funcin del tiempo, dinero, talentos y recursos, adems se debe cuantificar el grado de desviacin, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto y cmo se lograra y cunto costara y se demorara...


Project Management

Aspectos del seguimiento en la gestin Frecuencia: Cuanto mas rpido se

identifique una deficiencia en el proyecto mas fcil ser enmendarla, por eso se recomiendan anlisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto... y regularlo continuamente


Project Management

Aspectos del seguimiento en la gestin Toma de decisiones: Despus de ver en

que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafo, se debe tener cuidado en la identificacin de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues a veces se esconden detrs de otros: no confundir causas con efectos ni medios con fines..


Project Management

Gestin de Riesgos Que es el riesgo Importancia de la gestin de

Riesgos Que es la gestin integral de

riesgos

TRABAJO GRUPAL


Project Management

Aspectos del seguimiento en la gestin Tcnicas de seguimiento: Las

herramientas mas usadas, en la Gestin de Proyectos son evaluaciones, reuniones de peticin y rendicin de cuentas, revisiones crtico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificacin, simulacin y control, sesiones de tormenta de ideas, etc.


Muchas Gracias

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