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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCION ADMINISTRATIVA -STCNS-

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad Página 1

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Octubre de 2,012

ELABORADO APROBADO FECHA

SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD GUATEMALA C.A.



CONTENIDO

PRESENTACIÓN

1. MISION INSTITUCIONAL

2. VISIÓN INSTITUCIONAL

3. VALORES

4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL

CAPÍTULO I GENERALIDADES

1. MISION 2. OBJETIVOS 3. AMBITO DE APLICACIÓN 4. FUNDAMENTO LEGAL 5. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA

CAPITULO II DIRECCION ADMINISTRATIVA

1. DEFINICIÓN 2. FUNCIONES 3. RED DE PROCESOS

CAPITULO III DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES 2. UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACÓN PÚBLICA 3. ALMACEN 4. RECEPCIÓN 5. MENSAJERO 6. PILOTO

GLOSARIO DE TÉRMINOS SIMBOLOGÍA



PRESENTACIÓN

El Manual de Procedimientos Administrativos permite a los funcionarios de

los distintos niveles jerárquicos, así como al Coordinador, como máxima

autoridad, facilitar cualquier consulta en los procesos, a su vez, nos da a

conocer el responsable en cada paso para podernos abocar de forma

precisa y directa para que la gestión en trámite, sea ágil y concreta.

Así mismo, contiene los procedimientos administrativos generales más

utilizados en la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.

Con el Manual de Procedimientos Administrativos se está estabilizando

las funciones el desempeño de los distintos puestos de la Administración,

eliminando cualquier factor que pueda entorpecer el adecuado desarrollo

del mismo.

Se debe considerar éste Manual, como un instrumento técnico de consulta

permanente, el cual facilita y guía cualquier trámite administrativo que deba

realizarse y los pasos respectivos dentro del proceso en las distintas

instancias administrativas que conforman esta Secretaría.



MISIÓN INSTITUCIONAL

Consolidar los mecanismos de apoyo técnico y administrativo, dar seguimiento a

la Política, planes, directivas; mantener la comunicación con las instituciones del

Sistema y apoyar a la Comisión de Asesoramiento y Planificación para el

funcionamiento del Consejo Nacional de Seguridad.

VISIÓN INSTITUCIONAL

Coordinar e integrar los recursos y capacidades de las instituciones del Sistema

Nacional de Seguridad; para garantizar la vida, la libertad, la justicia, la seguridad,

la paz, el desarrollo integral de la persona, el Estado de Derecho, los Derechos

Humanos y la Seguridad Democrática.

VALORES

Profesionalismo

Confiabilidad

Compromiso

Eficiencia

Disponibilidad Permanente

Transparencia



ORGANIGRAMA FUNCIONAL



CAPÍTULO I

GENERALIDADES

MISIÓN

Gestión y ejecución de los asuntos administrativos de la Secretaría Técnica

del Consejo Nacional de Seguridad y la coordinación de la atención a las

comisiones de trabajo, y el personal para asegurar la eficiencia en la

prestación de los servicios que sean necesarios.

OBJETIVOS

Mantener actualizadas las normativas y procedimientos de cada una de las

principales unidades administrativas de la Secretaría Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad, estableciendo criterios técnicos, para obtener

eficiencia y transparencia en la administración de esta Institución de

acuerdo con la aplicación de la Ley Marco y su Reglamento.

Propiciar un manejo técnico, transparente, flexible y eficiente de sus

recursos en forma ordenada y cuidadosa.

Implementar la aplicación del manual de procedimientos para agilizar los

trámites que deben seguir las diversas unidades administrativas de la

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.



EL AMBITO DE APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

Las unidades que intervienen de manera directa o indirecta en los Procesos de Planificación son las siguientes:

1. Secretario Técnico 2. Dirección de Recursos Humanos 3. Dirección Administrativa

4. Dirección Financiera 5. Dirección de Asuntos Jurídicos

6. Dirección de Política y Estrategia 7. Dirección de Monitoreo y Comunicación

8. Auditoría Interna

9. Unidad de Información Pública

10. Comisión de Asesoramiento y Planificación



FUNDAMENTO LEGAL

Los Manuales constituyen un normativo básico, fundamentados en la Constitución

Política de la República de Guatemala. El presente manual constituye un

normativo de ordenamientos o mandatos jurídico-administrativos, de las cuales se

derivan las funciones de la Institución y de las diferentes unidades administrativas

comprendidas en la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad, como

lo es la Dirección Administrativa, que están fundamentadas en:

Constitución Política de la República de Guatemala

Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, y su reglamento, Acuerdo Gubernativo número 166-2011 de fecha 30 de mayo de 2011;

Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y su Reglamento, acuerdo Gubernativo 1056-92 del 22 de Diciembre de 1992.

Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 18-98

Leyes, reglamentos y demás disposiciones aplicables a la administración pública



ORGANIGRAMA DIRECCION ADMINISTRATIVA



CAPÍTULO II

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DEFINICIÓN:

La Dirección Administrativa es la responsable de Administrar el recurs material, financiero

e instalaciones de las unidades ejecutoras bajo su cargo con el objeto de lograr un

funcionamiento eficiente y eficaz de acuerdo a las políticas, normas y procedimientos

establecidos. Planificar, coordinar, supervisar y evaluar las acciones de mantenimiento

del equipo, vehículos y edificio de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de

Seguridad, el funcionamiento, programación y mantenimiento de los vehículos y participar

en el diseño, creación y mantenimiento de ambientes saludables de trabajo velando por la

protección del recurso humano. Coordinar el resguardo y seguridad para el recurso

humano, infraestructura y bienes de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de

Seguridad.

FUNCIONES:

Artículo 23. Acuerdo Gubernativo 174-2012. Dirección Administrativa: La Dirección

Administrativa es la responsable de la administración de los recursos materiales, de

infraestructura y servicios generales de la Secretaría Técnica; y le corresponden las

siguientes funciones:

a. Fortalecer a la Secretaría Técnica para desarrollar las labores administrativas para

el funcionamiento del Consejo Nacional de Seguridad.

b. Desarrollar las actividades administrativas para la correcta administración de los

recursos asignados a la Secretaría Técnica

c. Administrar a la Unidad de Información Pública

d. Brindar soporte, dentro del ámbito de su competencia a la Comisión de

Asesoramiento y Planificación y

e. Dirigir, coordinar y Supervisar la ejecución de los procedimientos de seguridad

Interna de la Secretaría Técnica.



RED DE PROCESOS:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MACRO PROCESOS CÓDIGO PROCESOS CÓDIGO

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

1

LICITACION

1.1

COTIZACION

1.2

COMPRA DIRECTA

1.3

CASOS DE EXCEPCIÓN

1.4

CONTRATO ABIERTO

1.5

UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA

2

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO

2.1

PAGO DE COPIAS O REPRODUCCIONES

2.2

SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE OFICIO

2.3

SOLICITUD DE INFORMACIÓN QUE NO ES DE OFICIO

2.4

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE SOLICITUDES

2.5

PRORROGA

2.6



RECURSO DE REVISIÓN

2.7

UNIDAD DE ALMACEN 3

RECEPCION Y REGISTRO DE MATERIALES, BIENES Y SUMINISTROS

3.1

CONTROL DE EXISTENICIAS Y ABASTECIMIENTO DE MATERIALES, BIENES Y SUMINISTROS

3.2

DESPACHOS Y REGISTRO DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS

3.3

UNIDAD DE RECEPCIÓN 4 RECEPCIÓN AL PÚBLICO 4.1

RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA Y MENSAJES

4.2

SOLICITUDES 4.3

CONTROLES

4.4

UNIDAD DE MENSAJERÍA

5

ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

5.1

COMBUSTIBLE 5.2

MANTENIMIENTO 5.3

SERVICIO GENERAL 5.4

PILOTO 6 RECIBO DE VEHICULO 6.1

REPORTE EN RECEPCIÓN 6.2

REPARTO DEL PERSONAL 6.3



CONSERJE 7 SOLICITUD DE MODIFICACIONES

7.1

MANTENIMIENTO VARIOS 7.2



CAPITULO III DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

Nombre del proceso:

LICITACIÓN

Código: 1

Código: 1.1

Trámite que origina el proceso: De

compras por Licitación.

No. De Actividades: 47

No. DESCRIPCION DE LA FASE O ETAPA RESPONSABLE

1 Solicitud debidamente llena la cual deberá presentarse al Departamento de Adquisiciones y Contrataciones

JEFE DE LA OFICINA SOLICITANTE

2

Justificación de la compra

SOLICITANTE CON VISTO BUENO DE JEFE

INMEDIATO

3 Descripción y especificación de lo que se requiere SOLICITANTE

4 Especificaciones Generales SOLICITANTE

5 Especificaciones Técnicas

SOLICITANTE

6 Disposiciones especiales SOLICITANTE

7 Estudios, diseños y planos si se tratare de obras SOLICITANTE

8 Lugar donde se construirán las obras, deberán ser entregados los bienes o suministros o prestarse los servicios

SOLICITANTE

9 Designación del personal especializado que emitirá el DICTAMEN TÉCNICO

SOLICITANTE / DIRECCION ADMINISTRATIVA

10 Emisión de DICTAMEN TÉCNICO ESPECIALISTA DESIGNADO

11 Preparación de criterios de calificación SOLICITANTE

12 Asignación de la partida presupuestaria SOLICITANTE

../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/AppData/Local/Microsoft/Recepcion/Desktop/MANUALES%20DE%20PROCEDIMIENTOS/2%20MP%20ADQUISICIONES%20Y%20CONTRATACIONES/PROCEDIMIENTO%20COMPRA%20DIRECTA%20Y%20ANEXOS/Formas%20para%20el%20Proceso%20Compra%20Directa/2%20MODELO%20SOLICITUD%20DE%20COMPRA.xlsx





13

Modelo de oferta COMPRAS

14 Elaboración de proyecto de contrato COMPRAS

15 Preparación de proyecto de Bases COMPRAS

16 Publicación del proyecto de Bases en GUATECOMPRAS

COMPRAS

17 Dictámenes Técnicos previo a la aprobación de la documentación


18 Aprobación de la documentación


19 Publicación de documentación en GUATECOMPRAS convocando a ofertar

COMPRAS

20 Publicación en el Diario de Centro América COMPRAS

21 Nombramiento de Junta de Licitación


22 Traslado de expediente a Junta de Licitación COMPRAS

23 Recepción de ofertas y apertura de plicas en acto público JUNTA DE LICITACIÓN

24 Faccionamiento de Acta de Recepción de Ofertas JUNTA DE LICITACIÓN

25 Publicación de Acta de Recepción de Ofertas COMPRAS

26 Adjudicación del negocio o rechazo de ofertas, lo que deberá constar en Acta

JUNTA DE LICITACIÓN

27 Notificación de adjudicación, a través de GUATECOMPRAS

COMPRAS

28 Inconformidades OFERENTES

29 Respuesta a inconformidades JUNTA DE LICITACIÓN

30 Traslado de expediente a la Autoridad Administrativa Superior

JUNTA DE LICITACIÓN

31 Aprobación o desaprobación de la adjudicación




32 Constancia de Disponibilidad Presupuestaria COMPRAS

33 Redacción de Contrato por adjudicación COMPRAS

34 Revisión de Contrato ASESORÍA JURÍDICA

35 Solicitud de delegación de firma para suscripción de contrato ASESORÍA JURÍDICA

36 Suscripción de Contrato CONTRATISTA / STCNS

37 Nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora AUTORIDAD

ADMINISTRATIVA SUPERIOR

38 Presentación de Fianza de Cumplimiento CONTRATISTA / STCNS

39 Aprobación de Contrato ASESORÍA JURÍDICA /

SECRETARÍA GENERAL

40 Notificación de Contrato COMPRAS

41 Remisión de contrato a Contraloría General de Cuentas

COMPRAS

42 Publicación en GUATEMCOMPRAS COMPRAS

43 Recepción de lo contratado, se hace contar en acta

COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA

44 Pago de lo Contratado FINANCIERO

45 Liquidación de Contrato COMISIÓN RECEPTORA Y

LIQUIDADORA

46 Aprobación de la liquidación DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

47 Publicación en GUATECOMPRAS COMPRAS

OBSERVACIÓN En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas



Nombre del proceso:

COTIZACIÓN

Código: 1.2

Código: 1.2.1

Trámite que origina el proceso:

Compras por Cotización. No. De Actividades: 47


PROCEDIMIENTO DE COTIZACIÓN

No.

ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Solicitud debidamente llena la cual deberá presentarse al Departamento de Adquisiciones y Contrataciones

Jefe de la oficina solicitante

2 Justificación de la compra Solicitante con visto bueno de jefe inmediato

3 Descripción y especificación de lo que se requiere

Solicitante

4 Especificaciones Generales Solicitante

5 Especificaciones Técnicas Solicitante

6 Disposiciones especiales Solicitante

7 Estudios, diseños y planos si se tratare de obras

Solicitante

8 Lugar donde se construirán las obras, deberán ser entregados los bienes o suministros o prestarse los servicios

Solicitante

9 Designación del personal especializado que emitirá el DICTAMEN TÉCNICO

Solicitante / Autoridad Administrativa Superior

10 Emisión de DICTAMEN TÉCNICO Especialista designado

11 Preparación de criterios de calificación Solicitante

12 Asignación de la partida presupuestaria Solicitante

13 Modelo de oferta Compras






14 Elaboración de proyecto de contrato Compras

15 Elaboración de proyecto de Bases Compras

16 Publicación del proyecto de Bases en GUATECOMPRAS

Compras

17 Dictámenes Técnicos previo a la aprobación de la documentación

Dirección Administrativa

18 Aprobación de la documentación Dirección Administrativa

19 Publicación de documentación en GUATECOMPRAS convocando a ofertar

Compras

20 Nombramiento de Junta de Cotización Dirección Administrativa

21 Notificación de nombramiento a integrantes de la Junta Cotización

Compras

22 Traslado de expediente a Junta de Cotización

Compras

23 Recepción de ofertas y apertura de plicas en acto público

Junta de Cotización

24 Faccionamiento de Acta de Recepción de Ofertas


25 Publicación de Acta de Recepción de Ofertas

Compras

26 Adjudicación del negocio o rechazo de

ofertas, lo que deberá constar en Acta Junta de Licitación

27 Notificación de adjudicación, a través de GUATECOMPRAS

Compras

28 Inconformidades Oferentes

29 Respuesta a inconformidades Junta de Cotización

30 Traslado de expediente a la Autoridad Administrativa Superior




31 Aprobación o desaprobación de la adjudicación

Autoridad Administrativa Superior

32 Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

Compras

33 Redacción de Contrato por adjudicación

Compras

34 Revisión de Contrato Asesoría Jurídica

35 Solicitud de delegación de firma para suscripción de contrato

Asesoría Jurídica

36 Suscripción de Contrato Contratista / STCNS

37 Nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora

Autoridad Administrativa Superior

38 Presentación de Fianza de Cumplimiento

Contratista / Compras

39 Aprobación de Contrato

Asesoría Jurídica / Secretaría General

40 Notificación de Contrato Compras

41 Remisión de contrato a Contraloría General de Cuentas

Compras

42 Publicación en GUATEMCOMPRAS Compras

43 Recepción de lo contratado, se hace contar en acta

Comisión Receptora y Liquidadora

44 Pago de lo Contratado Financiero

45 Liquidación de Contrato

Comisión Receptora y Liquidadora

46 Aprobación de la liquidación

Dirección Administrativa

47 Publicación en GUATECOMPRAS Compras

OBSERVACIÓN

En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.



Nombre del proceso:

COMPRA DIRECTA DE Q. 0.01 HASTA Q.1,000.00

Código: 1.3

Código: 1.3.1


De compras por Cotización. No. De Actividades: 6

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

Y CONTRATACIONES

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA DE Q. 0.01

HASTA Q.1,000.00

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Solicitud de vale a Caja Chica Solicitante

2 Liquidación. Deberá acompañarse la documentación que se describe a continuación

Solicitante

3 Justificación de la compra Solicitante con visto bueno de jefe inmediato


Solicitante

5 Una cotización o proforma como mínimo, requerida directamente a proveedores que se dediquen al giro comercial relacionado con lo requerido

Solicitante

6 Recepción de lo requerido Almacén

OBSERVACIÓN: En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.

../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/AppData/Local/Microsoft/Recepcion/Desktop/MANUALES%20DE%20PROCEDIMIENTOS/7%20MP%20DIRECCIÓN%20FINANCIERA



../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/AppData/Local/Microsoft/Recepcion/Desktop/MANUALES%20DE%20PROCEDIMIENTOS/MP%20ALMACEN/Manual%20de%20procedimiento%20para%20ALMACEN.xlsx




PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA DE Q.1,000.01 A

Q.10,000.00


1



2 Justificación de la compra Solicitante con autorización de jefe inmediato


Solicitante


5

Dos cotizaciones o proformas requeridas directamente a proveedores que se dediquen al giro comercial relacionado con lo requerido

Compras

6 La decisión de la compra se tomará con base al precio más bajo

Compras

7 Autorización por parte de la Dirección Administrativa, solicitada por el Jefe de Compras

Director Administrativo


Jefe de Compras


10 Pago y liquidación Jefe de compras

OBSERVACION: En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.

Nombre del proceso:

COMPRA DIRECTA DE Q.1,000.01 A Q.10,000.00

Código: 1.3.1

Código: 1.3.2


De compra Directa.





../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/AppData/Local/Microsoft/Recepcion/Desktop/MANUALES%20DE%20PROCEDIMIENTOS/MP%20ALMACEN/Manual%20de%20procedimiento%20para%20ALMACEN.xlsx

../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/AppData/Local/Microsoft/Recepcion/Desktop/MANUALES%20DE%20PROCEDIMIENTOS/MP%20DIRECCIÓN%20FINANCIERA/Manual%20de%20procedimiento%20Dirección%20Financiera.xlsx




Y CONTRATACIONES

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA DE Q.10,000.01

HASTA Q.90,000.00


1



2 Justificación de la compra Solicitante con autorización de jefe inmediato


Solicitante


5 Bases de la compra directa Compras

6 Publicación en GUATECOMPRAS convocando a ofertar

Compras

7

La decisión de la compra se tomará con base al precio más bajo, siempre que el oferente haya cumplido con los requisitos y especificaciones técnicas establecidas en las bases

Compras

8 Autorización de parte de la Autoridad Administrativa Superior

Jefe de compras


Jefe de Compras


11 Pago y liquidación Solicitante

OBSERVACION: En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.

Nombre del proceso:

COMPRA DIRECTA DE Q.10,000.01 HASTA Q.90,000.00

Código: 1.3.

Código: 1.3.3


compra Directa.





../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/AppData/Local/Microsoft/Recepcion/Desktop/MANUALES%20DE%20PROCEDIMIENTOS/3%20MP%20ALMACEN/Manual%20de%20procedimiento%20para%20ALMACEN.xlsx

../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/AppData/Local/Microsoft/Recepcion/Desktop/MANUALES%20DE%20PROCEDIMIENTOS/6%20MP%20DIRECCIÓN%20FINANCIERA/Manual%20de%20procedimiento%20Dirección%20Financiera.xlsx




Y CONTRATACIONES

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR EXCEPCIÓN

OBSERVACIÓN

Es un procedimiento que se desarrollará conforme a lo establecido en los Artículos 44 y 45 de la Ley de Contrataciones

del Estado; y del 18 al 24 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado


Y CONTRATACIONES

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR CONTRATO

ABIERTO

OBSERVACIÓN

Es un procedimiento realizado en el Ministerio de finanzas Públicas, a través de la Dirección Normativa de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Nombre del proceso:

COMPRAS POR EXCEPCIÓN

Código: 1.4

Código: 1.4


De compra por Excepción.


Nombre del proceso:

COMPRAS POR CONTRATO ABIERTO

Código: 1.5

Código: 1.5.1


De compras por Contrato abierto




2. UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA

Nombre del proceso:

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

PÚBLICA DE OFICIO

Código: 2

Código: 2.1


Actualizar el sitio Web de la

Secretaría Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Se inicia el proceso con la elaboración de un listado de

temas de información pública de oficio pendientes de

actualizar. Según lo establecido en el Art. 7 LAIP de

información. Y Art. 10 LAIP información pública de

oficio.

ppppppppppppppppppppppppppppp


2

Identifica el área que genera o administra la información

pendiente de actualizar


3

La UIP solicita la información a cada enlace por medio de

una solicitud por escrito, cada enlace lo firma de recibido;

la UIP recopila y prepara la información que será

entregada a la UIP por escrito, ésta firma de recibida la

información.


4

La UIP envía la información capturada a la Dirección de

Asuntos Jurídicos para que esta Dirección evalúe la

información y dar el visto bueno para que la información

sea publicada.


5

La dirección de Asuntos Jurídicos devuelve la información

con el visto bueno de la máxima autoridad a la UIP para

que esta pueda ser publicada en la página Web de esta

Institución

DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS



6

La UIP envía la información pública de oficio a la Dirección

de Monitoreo y Comunicación que ésta recibe por medio

de un oficio2 el cual debe firmar de recibido para que la

información de oficio sea publicada por los medios que la

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

tenga para tal fin, que en este caso se publique en la

página de internet de dicha secretaría. Como lo establece

en su Art. 10 LAIP Información pública de oficio:7.

“que podrá ser consultada de manera directa o a

través de los portales electrónicos de cada sujeto

obligado”.

UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA / DIRECCIÓN DE

MONITOREO Y COMUNICACIÓN

Nombre del proceso:

PAGO DE COPIAS O

REPRODUCCIONES

Código: 2

Código: 2.2

Trámite que origina el proceso: Procedimiento de pago de copias o reproducciones de información de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Se analizan el número de copias y tipo de documento a reproducir


2

Se calcula el costo con base a la información requerida por el solicitante o ciudadano responsable.


3

Si el costo es menor al límite de costo sin cobro: se le informa por escrito al enlace sobre modificación en la solicitud y solicita continuar el trámite para dar respuesta.




4

Si el solicitante debe pagar por la solicitud requerida se informa al ciudadano el costo de la reproducción de documentos, el usuario deberá informar si quiere hacer el pago. Se informa vía teléfono o e-mail. Se sugiere no cobrar ya que la Institución no cuenta con fondos privativos.


5

Si el solicitante decide hacer el pago se le entregará una orden de pago, cuando realiza dicho pago. Se recomienda que la Inst. absorba los costos de reproducción de la información

SOLICITANTE/UIP

6

Si la información solicitada es información de oficio la UIP hace las copias de dicho documento o como el solicitante las haya solicitado.


7

Si la información solicitada no es información de oficio la UIP informa por escrito al enlace sobre el pago y solicita continuar el trámite para dar respuesta. No se recomienda cobrar.


8

Todo este procedimiento lleva el aval de la Dirección de Asuntos Jurídicos.




Nombre del proceso:

SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE

OFICIO

Código: 2

Código: 2.3


solicitud de información de oficio No. De Actividades: 6

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Inicio: Solicita la información en forma verbal, escrita o por medio electrónico.

CIUDADANO O RESPONSABLE

2

UIP orienta y analiza la solicitud. Art. 10 LAIP

Información pública de oficio.


3

¿Es información de oficio?: sí, pago de copias art. 18 LAIP Gratuidad: solo se cobrarán los gastos de reproducción de la información, hacer copias de documentos, entrega copia de documentos y se registra la entrega con fines estadísticos.


4

Si el ciudadano solicitó consulta directa: se permite la consulta directa de la información.

UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA/ENLACE

5

Si el ciudadano solicitó archivo en CD, DVD, USB ó correo electrónico: se genera y entregan copias en el medio solicitado.


6

Luego se registra la entrega con fines estadísticos.




Nombre del proceso:

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

PÚBLICA QUE NO ES DE OFICIO

Código: 2

Código: 2.4


Solicitud de información que no es de

Oficio.


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Inicio: Solicita la información en forma verbal, escrita o por medio electrónico, si el ciudadano solicitó archivo en CD, DVD, USB o correo electrónico conforme el art. 18 LAIP que establece la gratuidad: cuando lo se aporten se cobrará el valor de los mismos.

CIUDADANO

2

UIP orienta y analiza la solicitud. Art. 10 LAIP Información pública de oficio.

UNIDAD DE INFORMACIÓN

PÚBLICA

3 El solicitante llena el formulario de solicitud y asigna un número correlativo. Anexo: ver formulario de solicitud

CIUDADANO

4

La información solicitada corresponde a datos personales de alguien distinto al solicitante?: si la respuesta es afirmativa procede: informar al ciudadano que solo los titulares o sus representantes legales podrán solicitar datos personales, según el art. 33 LAIP Acceso a los datos personales.


5

En caso negativo: se calcula la fecha máxima de respuesta y se le informa al ciudadano que según lo establece el art. 42 LAIP tiempo de respuesta es de 10 días hábiles.


6

Se entrega el comprobante de solicitud al ciudadano, la

contraseña de su solicitud de información. UNIDAD DE INFORMACIÓN

PÚBLICA

7

Luego la solicitud se traslada a la Dirección de Asuntos Jurídicos para el análisis, si se procede a dar la información solicitada, con el aval del Coordinador General de la Secretaría Técnica.


8

Se informa por escrito al enlace o a la unidad que le

compete dar la información con copia de recibido sobre

la información requerida.




9

El enlace firma de recibido la solicitud, analiza la misma si la información existe de acuerdo al art. 4 LAIP ámbito de aplicación, información contenida en registros, archivos, fichas o cualquier otra forma de almacenamiento, o art. 42 núm. 4 LAIP inexistencia de información.

ENLACE RESPECTIVO

10 Si la información no existe se informa por escrito sobre la inexistencia de dicha información. ENLACE RESPECTIVO

11

Si la información que requiere si existe y se requiere ampliar/subsanar la solicitud, según los establece el art. 42 numeral 2 LAIP, se pide la aclaración o ampliación de la solicitud, la UIP firma de recibido del enlace o la unidad competente la UIP pide al ciudadano aclarar o subsanar la solicitud.

UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA /CIUDADANO

12

Si la información requerida para copilar los datos, para esto es necesario ampliar el plazo, según lo establece el art. 43 LAIP prórroga del tiempo de respuesta máximo 10 días cuando el volumen de información o la extensión de la respuesta así lo justifique, se notifica la prorroga para recopilar y preparar la información. Anexo: formato de notificación


13

Si el ciudadano solicita copia?: la UIP informa al enlace el número de copias y tipo de documento a copiar.


14

Se entrega por escrito a la UIP copia de documentos, la UIP firma de recibido, si el ciudadano solicito la información en CD, DVD, o correo electrónico, se prepara para entregarlo por el medio solicitado. Como lo establece el art. 36 LAIP Salvaguarda de documentos. Art. 37 LAIP archivos administrativos. Art. 17 LAIP consulta personal si la copia o la consulta directa se realizan en la UIP se requiere llevar registro minucioso de la custodia de documentos para garantizar su conservación en contenido, calidad, etc., por esa razón se sugiere que las copias y las consultas directas sean hechas en el área que tiene a cargo la custodia permanente de los documentos.

ENLACE ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN/UIP

15

Si el ciudadano solicitó consulta directa: se informa por escrito a la persona de contacto, horario y sitio de consulta. Vía telefónica o e-mail.




16

Si la información requerida por el ciudadano es de carácter “RESERVADA” que éste dictamen lo deberá emitir la Dirección de Asuntos Jurídicos, se le notifica al ciudadano lo que esta Secretaría dictamina en relación a la Información requerida, según lo estipula el art. 23 LAIP en el plazo de tiempo que la ley lo estipula.


17

Si la información requerida por el ciudadano es de carácter “CONFIDENCIAL” que éste dictamen lo deberá emitir la Dirección de Asuntos Jurídicos, se le notifica al ciudadano lo que esta Secretaría dictamina en relación a la Información requerida, según lo estipula el art. 22 LAIP en el plazo de tiempo que la ley lo estipula.


18

Luego de toda resolución emitida por esta Secretaría para la UIP se debe de enviar un informe actualizado a la PDH.


19

Se archivan los expedientes


20

Fin del proceso




Nombre del proceso:

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE

SOLICITUDES

Código: 2

Código: 2.5


Control y Seguimiento de solicitudes

para información en la UIP


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Inicio: Se identifican en el archivo de solicitudes las que esta a 3 días de vencer. Art. 43 LAIP prorroga del tiempo de respuesta. Se debe poner en conocimiento del interesado dentro de los 2 días anteriores al vencimiento del plazo inicial.


2

Se identifica el archivo de solicitudes las que requieren ser aclaradas o subsanadas por el ciudadano y cumplen 10 días.


3

Se elabora la resolución notificando la negativa al cumplirse los 10 días. Ver anexo formato de resolución de negativa por tiempo


4

Se identifican las solicitudes vencidas en el archivo de solicitudes: si el enlace ya entregó la información: Se elabora una resolución; Se actualiza el informe a la PDH; Se archiva el expediente


5

Si el enlace no entregó la información se informa por escrito a la Dirección de Administración por ser el órgano superior de la UIP esa dirección firma de recibido el informe y se aplica la sanción administrativa de conformidad con la LAIP y demás leyes aplicables. Arts. 61. Sistema de Sanciones. 62. Aplicación de sanciones y 63. Procedimiento sancionatorio administrativo. De la Ley de acceso a la información pública.

UNIDAD DE INFORMACIÓN PUBLICA

6 Fin del proceso




Nombre del proceso:

PRÓRROGA A LAS SOLICITUDES

DE INFORMACION PÚBLICA

Código: 2

Código: 2.6


Procedimiento de prórroga para la

solicitudes de información pública


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Inicio: el enlace informa a la UIP por escrito sobre la necesidad de prorroga

ENLACE DE LA INSTITUCUIÓN

2

La Unidad de Información Pública firma de recibido el documento de prorroga y calcula nueva fecha para dar la respuesta, según lo establece el art. 43 LAIP Prorroga del tiempo de respuesta que máximo es de 10 días hábiles.


PÚBLICA

3

Se informa por escrito y telefónicamente si es posible, al ciudadano sobre la prórroga y dar una nueva fecha de respuesta. El art 43 LAIP prórroga del tiempo de respuesta. Se debe poner en conocimiento del interesado dentro de los 2 días anteriores al vencimiento del plazo inicial. Por calidad del servicio, se sugiere que en el formulario de solicitud se registre el número de teléfono del ciudadano para hacer este tipo de notificaciones.


4 Se registra en el sistema la prórroga y nueva fecha de

respuesta


5 Se actualiza el informe a la PDH


6 Fin del proceso




Nombre del proceso:

RECURSO DE REVISIÓN

Código: 2

Código: 2.7

Trámite que origina el proceso: Procedimiento del Recurso de Revisión


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Inicio: se entrega por medio del ciudadano a la UIP la solicitud del Recurso de Revisión. El art. 57 LAIP nos habla de los requisitos del recurso de revisión 1. La dependencia o entidad ante la cual se presentó la solicitud; 2. El nombre del recurrente y del tercero interesado si lo hay, así como el domicilio, lugar o medio que señale para recibir notificaciones; 3. La fecha en que se le notificó o tuvo conocimiento del acto reclamado; 4. El acto que se recurre y los puntos petitorios; 5. Los demás elementos que considere procedentes someter a juicio de la máxima autoridad.

CIUDADANO O RESPONSABLE

2

La UIP traslada la solicitud de Recurso de Revisión a la Dirección de

Asuntos Jurídicos la cual analiza sobre dicha solicitud, el artículo 58

de LAIP procedimiento del recurso de revisión: Interpuesto el

recurso de revisión la autoridad máxima resolverá en definitiva

dentro de los 5 días hábiles siguientes Art. 56 del mismo cuerpo

legal este artículo nos habla de la sencillez del procedimiento: la

máxima autoridad subsanará inmediatamente las deficiencias de los

recursos impuestos.


PÚBLICA

3

Si se confirma la decisión a la UIP: se elabora resolución informando

las decisiones del Coordinador de la Secretaría Técnica. Art. 59

LAIP Sentido de la resolución de la máxima autoridad. Las

resoluciones de la autoridad máxima podrán: a. Confirmar la

decisión de la UIP; b. Revocar o modificar las decisiones de la UIP y

ordenar a la dependencia o entidad que permita al particular el

acceso a la información solicitada, la entrega de la misma o las

modificaciones, correcciones o supresiones a los datos personales

sensibles solicitados.

DIRECCION DE ASUNTOS JURÍDICOS

4

Se elabora la resolución informando la decisión de la máxima autoridad. Art. 59 LAIP Sentido de la resolución de la máxima autoridad. Las resoluciones deben constar por escrito y establecer el plazo para su ejecución y los procedimientos para asegurar la ejecución.


5

Se notifica el contenido de la resolución al ciudadano. Art. 58 LAIP. Procedimiento del Recurso de Revisión las resoluciones de la máxima autoridad serán públicas.




6 Notifica el contenido de la resolución a la UIP y a los funcionarios que estén a cargo de cumplirla.


7 Se ejecutan las acciones que estén a cargo para el cumplimiento de la resolución.


8 Luego se actualiza el informe a la PDH. Art. 48 LAIP


9

Si se revoca o modifica la decisión de la Secretaría se deciden las acciones que se deben ordenar, el funcionario que debe ejecutarlas y el plazo para hacerlo. Art. 60 LAIP Resolución del Recurso de revisión. La máxima autoridad exigirá al obligado que dé exacto cumplimiento a lo resuelto dentro del plazo de 5 días. En caso de incumplimiento se iniciarán los procesos judiciales pertinentes y se tomarán las medidas administrativas y las que conduzcan a la inmediata ejecución de lo resuelto.


10 Expiden órdenes e instrucciones necesarias para el cumplimiento de la resolución de la Máxima autoridad.


11 Se ejecutan las acciones que esta a su cargo para el cumplimiento de la resolución de la máxima autoridad.


12 Se actualiza el informe a la PDH


13 Fin del proceso




3. UNIDAD DE ALMACEN

Nombre del proceso: Recepción y Registro de materiales, bienes, y suministros

CODIGO: 3

Código: 3.1

Tramite que origina el proceso: Ingreso de Mercadería a Almacén


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Recepción de materiales, bienes y suministros ppppppppppppppppppppppppppppp

AUXILIAR DE ALMACEN

2

Verificación de la Factura, que los datos coincidan con datos de la orden de compra y pago, con las características y cantidades solicitadas de los bienes, y suministros físicos y que la factura cumpla con los requisitos de ley.

AUXILIAR DE ALMACEN

3 Sellar y firmar la factura de recibido, sacarle dos fotocopias, una para contraseña de pago al proveedor y otra para el archivo del almacén.

JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN

4 Codificar los materiales bienes y suministros recibidos

AUXILIAR DE ALMACEN

5 Almacenarlos en el espacio asignado AUXILIAR DE ALMACEN

6 Razonar, firmar y sellar la factura indicando que los materiales, bienes y suministros se recibieron a satisfacción.


7 Asignar una constancia de ingreso a Almacén, e inventarios, (Forma 1H) por cada ingreso de materiales bienes y suministros.


8 Registrar en la fotocopia de la factura los números de formulario de orden de compra y pago, formulario de


9 Pedido y compra, formulario de pedido y remesa, formulario 1-H y renglón presupuestario.


10 ELABORAR IMPRIMIR FIRMAR Y SELLAR EL FORMULARIO 1-H


11

Registrar la forma 1-H en el libro de control de constancias de ingreso a almacén e inventarios

JEFE DE UNIDAD DE

ALMACEN



12 Registrar ingreso de bienes suministros y materiales en tarjetas cardes


13 Trasladar el original y cuatro copias del formulario 1-H autorizados y factura original a la dependencia correspondiente.

AUXILIAR DE ALMACEN

14 Archivar las copias del formulario 1-H que corresponde al almacén y distribuir las restantes, contabilidad, inventarios.


FIN PROCESO



Nombre del proceso: Control de existencias y abastecimiento de bienes, materiales y suministros.

Código: 3

Código: 3.2

Trámite que origina el proceso: Control de Existencias y abastecimiento


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Controlar las existencias de materiales, bienes y suministros. 1.1 Elaboración de reportes de existencias a través de inventarios periódicos ppppppppppppppppppppppppppppp


2

Trasladar reportes a la Dirección administrativa 2.1 Inventarios 2.2 Reporte de existencias

DIRECCION ADMINISTRATIVA

3 Elaborar pedido de compra listando los productos que se necesita comprar. Sellar y firmar pedidos


4 Trasladar pedido de compra firmado y sellado a Dirección Administrativa para su visto bueno

AUXILIAR UNIDAD DE ALMACEN

5 Entrega de pedido a Director Administrativo DIRECCION

ADMINISTRATIVA

6 Autorizados, trasladar los formularios de pedido de compra a la Unidad de Compras, y copia digital de pedido a la Dirección Administrativa.


7 Archivar los pedidos de compra AUXILIAR DE UNIDAD DE

ALMACEN

8 Llevar control de los pedidos de compra pendientes de ingresar al almacén




Nombre del proceso: DESPACHO Y

REGISTRO DE MATERIALES, BIENES Y

SUMINISTROS

CODIGO: 3

Código: 3.3

Trámite que origina el proceso: Despacho y

Registro de materiales y suministros. No. De Actividades: 6

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

RECEPCION DE SOLICITUD DE PEDIDO Y REMESA ppppppppppppppppppppppppppppp

AUXILIAR DE UNIDAD DE ALMACEN

2 ASIGNACION DE CODIGOS DE ALMACEN A LOS PRODUCTOS


3 ASIGNACION DE CANTIDAD A ENTREGAR A LA UNIDAD. ENTREGAR PEDIDO


4 ENTREGAR LO SOLICITADO A LA UNIDAD, ADJUNTANDO COPIA DEL FORMULARIO PEDIDO Y REMESA CORRESPONDIENTE


5 DAR DE BAJA DENTRO DE LAS TARJETAS KARDEX LO ENTREGADO.


6 ARCHIVO, HOJAS DE PEDIDO Y REMESA AUXILIAR DE UNIDAD DE

ALMACEN

FIN DE PROCESO



4. UNIDAD DE RECEPCIÓN

Nombre del proceso:

RECEPCIÓN AL PÚBLICO

CODIGO: 4

Código: 4.1

Trámite que origina el proceso: RECEPCION DEL PUBLICO


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Bienvenida o saludo Correspondiente. Recepción

2 Se ofrece atención al visitante. Recepción

3 Se solicita información al visitante, nombre, a quién visita, motivo de la visita.

Recepción

4 Registra datos del visitante en “Hoja control de visitas”. Recepción

5 Registrar datos del visitante con; nombre, número de identificación, hora de ingreso, a quién visita y motivo de la visita.

Recepción

6 Le entrega gafete de visitante. Recepción

7 Informa vía web o telefónica al funcionario o empleado. Recepción

8 Le orienta acerca de la ubicación del puesto de trabajo o lugar de visita.

Recepción

9 Al salir el visitante, recoge el gafete y entrega el documento de identificación personal.

Recepción

10 Registra la hora de salida de las instalaciones. Recepción



Nombre del proceso: RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA Y MENSAJES

CODIGO: 4

Código: 4.2

Trámite que origina el proceso: MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Recibe la correspondencia de la empresa enviada o particulares.

Recepción

2 Verifica que el destinatario labore o sea referente a la Secretaría Técnica del CNS.

Recepción

3 Registra en “Hoja control de visitas” los datos del remitente y mensajero.

Recepción

4 Entrega correspondencia al destinatario. Recepción



Nombre del proceso SOLICITUDES

CODIGO: 4

Código: 4.3

Trámite que origina el proceso: Apoyo a las Distintas Unidades


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Realizar cualquier tipo de digitalización solicitada por algún Director de la Secretaría Técnica del CNS.

Recepción

2 Realizar redacción de documentos, como oficios, memos, etc.

Recepción

3 Brindar apoyo en general con distintas actividades, a las Direcciones de la Secretaría Técnica del CNS.

Recepción



Nombre del proceso: CONTROLES

CODIGO: 4

Código: 4.4

Trámite que origina el proceso: Manejo de correspondencia y manejo de Fotocopiadora


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Solicita verbalmente y por escrito el envío de correspondencia

Funcionario o Empleado

2 Registra en “Hoja control envío de correspondencia” datos del remitente, fecha y hora de envío.

Recepción

3 Registra con hora de salida y llegada, todas las salidas y visitas que realiza mensajero.

Recepción

4 Está pendiente del buen funcionamiento de la Fotocopiadora.

Recepción

5 Si la fotocopiadora estuviese presentando algún inconveniente, lo reporta al lugar correspondiente.

Recepción



5. UNIDAD DE MENSAJERÍA

Nombre del proceso:

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y

RECEPCION DE DOCUMENTOS

Código: 5

Código: 5.1

Trámite que origina el proceso: ENVIAR MENSAJERÍA A DIFERENTES DEPENDENCIAS


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Recepción de documentos o encomiendas para llevar a otras dependencias u organismos del Estado

MENSAJERO

2 Entrega de documentos o encomiendas a su

destino

MENSAJERO

3

Regreso de constancia firmada y sellada de

recibido del documento o encomienda entregada,

para su archivo


4 Se dirige al lugar de destino a donde se dirige la

información.

MENSAJERO

5 Recepción de documentos o encomiendas de otras

dependencias u organismos

MENSAJERO



Nombre del proceso:

PROCEDIMIENTO DE

COMBUSTIBLE

Código: 5

Código: 5.2

Trámite que origina el proceso: Enviar la mensajería a diferentes dependencias


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Solicitar vale de gasolina al Director Administrativo

MENSAJERO

2

Presentar informes de Kms. recorridos para que

sea evaluado el rendimiento de dicho combustible

MENSAJERO

3

Llenar el formulario de solicitud el cual deberá

firmar el Director Administrativo


4

Presentar dicha solicitud, adjuntando los informes

de Km. Recorridos, a Dirección Financiera

MENSAJERO

5

Ya obtenidos los vales se procede a canjearlos en

cualquier gasolinera Shell

MENSAJERO



Nombre del proceso:

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA

MOTOCICLETA

Código: 5

Código: 5.3


MANTENIMIENTO DE MOTOCICLETA No. De Actividades: 6

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Revisar que el vehículo o motocicleta no esté

sucio, y si está, proceder a darle limpieza

MENSAJERO

2

Velar que las luces, bocina y frenos estén en

óptimas condiciones, así como también el engrase

de la cadena en el caso de ser

MENSAJERO

3

Si la motocicleta sufre algún desperfecto avisar a

jefe inmediato superior del mismo, para la

inmediata compostura MENSAJERO

4

Se procede a hacer la solicitud con la autorización

para el pago de la compostura de la motocicleta MENESAJERO

5

Autorizada la solicitud pase a Dirección Financiera

para autorización del pago DIRECTOR

ADMINISTRATIVO

6

Recoger el cheque en Dirección Financiera y

proceder a la compostura de la motocicleta MENSAJERO



Nombre del proceso:

SERVICIO GENERAL

Código: 5

Código: 5.4


Mantenimiento del vehículo o motocicleta No. De Actividades: 12

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Se deberá reportar a la Administración el servicio

general del vehículo o motocicleta

MENSAJERO

2

Se procede a llevar el vehículo o motocicleta al

centro de servicio para realizarle el servicio

adecuado

MENSAJERO

3

Se deberá realizar cambio de aceite de motor,

autolub, candelas, fricciones, cables de frenos,

cable de clutch, Sistema eléctrico, batería como

nivel de ácido, shocks, aros y masa central

MENSAJERO

4

De acuerdo con el recorrido del vehículo se

informa a la Dirección Administrativa la necesidad

del servicio por escrito antes de sobrepasar el

limite permitido.

MENSAJERO

5

La dirección administrativa realizará la solicitud a la

Dirección Financiera para el pago del servicio del

vehículo, de acuerdo con la disponibilidad

presupuestaria.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

6

La Dirección Financiera aprueba o no el pago para

el servicio del vehículo, informando a la Dirección

Administrativa.

DIRECCIÓN FINANCIERA

7

Se procede a informar al responsable del vehículo

para que éste proceda a realizar el servicio

correspondiente en el lugar que se le indique.




8 Procede a trasladar el vehículo al teller indicado

MENSAJERO

9

Terminado el trabajo de mantenimiento del

vehículo, retorna a las instalaciones de ST y

entrega el comprobante o factura del servicio

realizado.

MENSAJERO

10

Recibe la factura y procede a realizar el trámite en

la Dirección Financiera para liquidar el gasto.


11

La Dirección Financiera recibe y da por terminado

el procedimiento.

DIRECCION FINANCIERA

12

Se realiza la anotación respectiva para el control

del proximo servicio de acuerdo a las

especificaciones del producto y proveedor.




6. PROCEDIMINETO DE PILOTO

Nombre del proceso:

RECIBO DE VEHICULO

Código: 6

Código: 6.1

Trámite que origina el proceso: Recibir el

vehículo de la STCNS para comisiones

oficiales.


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Anotación de kilometraje al recibir el vehículo a las 8:00

a.m.

PILOTO RESPONSABLE

2 Limpieza del vehículo, lavado, aspirado

PILOTO RESPONSABLE

3 Revisión de niveles de lubricantes

4 Revisión de combustible y componentes

PILOTO RESPONSABLE

5 Recibir instrucciones del recorrido del día DIRECTOR

ADMINISTRATIVO

6 Realizar Solicitud de combustible PILOTO RESPONSABLE

8 Requerimiento de vales de combustible DIRECCION

ADMINISTRATIVA

9 Estacionar vehículos y ordenar el parqueo

PILOTO RESPONSABLE



Nombre del proceso:

REPORTE EN RECEPCIÓN

Código: 6

Código: 6.2

Trámite que origina el proceso: Uso del


oficiales


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Solicitar agenda de comisiones

PILOTO RESPONSABLE

2 Agenda de comisiones entregada al piloto responsable DIRECCION

ADMINISTRATIVA

3 Establecer la ruta, con el recorrido recibido

PILOTO RESPONSABLE

4 Solicitud de combustible si es necesario

PILOTO RESPONSABLE

5 Anotación de hora de salida PILOTO RESPONSABLE

6 Anotación de la persona que solicita la comisión PILOTO RESPONSABLE

7 Anotación de kilometraje de salida PILOTO RESPONSABLE

8 Anotación del destino de la comisión PILOTO RESPONSABLE

9 Anotación de hora de entrada al retornar a la Secretaría PILOTO RESPONSABLE

10 Anotación de kilometraje de entrada PILOTO RESPONSABLE

11 Bitácora de la comisión PILOTO RESPONSABLE



Nombre del proceso:

REPARTO DEL PERSONAL

Código: 6

Código: 6.3

Trámite que origina el proceso: Uso del


oficiales


No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Anotación de la hora de salida de la STCNS, como el

kilometraje

PILOTO RESPONSABLE

2 Conducir a las persona al lugar de destino y esperarlos

PILOTO RESPONSABLE

3 Anotación de la hora de retorno y kilometraje recorrido

PILOTO RESPONSABLE

4 Reporte de retorno en recepción

PILOTO RESPONSABLE

5

En caso de una emergencia de salir en el vehículo se

puede llenar la solicitud al regresar de la comisión

oficial


6

Entrega de bitácora cada semana de las comisiones

realizadas PILOTO RESPONSABLE

7

Sella de recibido la bitácora de comisiones oficiales

realizadas durante la semana DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA



DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA

Nombre del proceso:

SOLICITUD DE MODIFICACIONES

Código: 7

Código: 7.1

Trámite que origina el proceso

Modificaciones



1

Establece la necesidad de efectuar una modificación a las instalaciones (eléctrica, telefónica, tuberías para agua potable, drenajes, mantenimiento y limpieza, etc.), llena solicitud con el detalle de las Modificaciones.

SOLICITANTE

2 Traslada la solicitud escrita en forma detallada a la Dirección Administrativa

SOLICITANTE

3

Recibe la solicitud y verifica si hay disponibilidad presupuestaria para hacer la modificación Solicitada por medio de aprobación de Dirección Financiera.


4

Establece si la modificación se puede hacer con el personal disponible o si hay necesidad de Contratar personal externo.


5

Traslada la solicitud ya aprobada, al Sub Director administrativo para su trámite.


6 Traslada la solicitud ya aprobada, al encargado de Compras para su trámite y sigue paso 9.

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

7 Recibe la solicitud y establece Conjuntamente con el personal de apoyo lo siguiente: que corresponda que materiales necesitaran para la ejecución de la modificación.

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO



8 Realizan trabajos y modificaciones de la unidad solicitante, va a paso 13 y 15. JEFATURA DE

MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

9 Recibe la solicitud y procede a la contratación del servicio (paso 6) o compra de materiales (paso7), de acuerdo al monto puede ser directo, por cotización o licitación (ver procedimientos de compras).

JEFATURA DE COMPRAS

10 Informa a Asistente Administrativo, de la contratación del proveedor o compra de materiales para la supervisión de los trabajos o para el retiro de materiales de almacén.

JEFATURA DE COMPRAS

11 Con apoyo del personal de mantenimiento (retira materiales, si corresponde) y/o supervisa que las modificaciones se hagan de conformidad con lo solicitado.


12 Elabora informes de aprobación del trabajo y actualiza el registro de las modificaciones Realizadas.


13 Traslada informe a Compras (con visto bueno del Encargado Administrativo), si corresponde para el pago del proveedor


14 Hace entrega de las modificaciones a la unidad solicitante SUBDIRECCION

ADMINISTRATIVA

15 Archiva expediente, para futura consulta.


FIN DEL PROCEDIMIENTO



DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA

Nombre del proceso:

MANTENIMIENTO VARIOS

Código: 7

Código: 7.2


Mantenimientos varios



1

Recibe solicitud verbal o por escrito y verifica si requiere de materiales para realizar el servicio


2

Solicita el servicio al Jefe de Mantenimiento, por medio de forma verbal y escrita, para atender un servicio de acción inmediata.


3 Si es de acción inmediata solicita a un empleado de mantenimiento para que realice el servicio, sigue paso 12 y/o 15.


4 Si requiere de materiales, contratación de personal o empresa que realice el servicio, Solicita autorización para realizar compra.


5 Recibe la solicitud y verifica si procede DIRECTOR ADMINISTRATIVO

6 Instruye al asistente administrativo para proceder a iniciar gestión para compra de Materiales o contratación de personal y/o empresa y posterior ejecución del solicitado.


7 Recibe la instrucción y establece el monto del servicio de mantenimiento para proceder a realizar gestión de la compra de los materiales y/o contratación.




8 Envía solicitud a compras. SUBDIRECTOR

ADMINISTRATIVO

9 Recibe la solicitud y procede a la contratación del servicio o compra de materiales (paso7), de acuerdo al monto puede ser directo, por cotización o licitación (ver procedimientos de compras).

JEFATURA DE COMPRAS

10 Informa a Asistente Administrativo, de la contratación del proveedor o compra de materiales para la supervisión de los trabajos o para el retiro de materiales de almacén.

JEFATURA DE COMPRAS

11 Realizan los trabajos en la modificación de la unidad solicitante, va a paso 15.

PROVEEDOR

12 Con apoyo del personal de mantenimiento (retira materiales, si corresponde) y/o supervisa que el mantenimiento se haga de conformidad con lo solicitado.


13 Elabora informes de aprobación del trabajo y actualiza el registro de mantenimientos realizados.


14 Traslada informe a Compras (con visto bueno del Encargado Administrativo), si corresponde para el pago del proveedor


15 Hace entrega de lo solicitado


16 Archiva expediente, para futura consulta. SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

FIN DEL PROCEDIMIENTO.



GLOSARIO DE TÉRMINOS

ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA: la unidad gubernamental con funciones

operativas, presupuestarias y de decisión independiente, que tendrá por objeto promover

el ejercicio del derecho a la información y proteger los datos personales en poder de la

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.

ACTIVIDAD: Agrupación de tareas que hace parte de un proceso.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: El Estado y demás entes públicos, a los cuales el

ordenamiento jurídico les reconoce personalidad jurídica y capacidad de derecho público

y privado, los cuales realizan actividad o función administrativa; por consiguiente emiten

actos administrativos que constituyen la expresión del uso de las potestades públicas que

le ordenamiento jurídico les asigna para alcanzar los fines.

AFIRMATIVA FICTA: ante la falta de respuesta a la solicitud de información, se entiende

que la autoridad la concede.

CARACTERIZACIÓN DE MACRO PROCESOS: Documentos que tienen como finalidad

describir cada proceso, estableciendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable,

normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su control.

CLASIFICACIÓN: acto en el que se establece que la información tiene carácter de

reserva o confidencial.

DERECHO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA: es la prerrogativa que tiene toda persona

individual o jurídica, para acceder a la información pública gubernamental, sin necesidad

de acreditar interés directo sobre la misma.

DESCLASIFICACIÓN: acto por el que se determina la publicidad de un documento que

anteriormente fue clasificado como reservado o confidencial.

DOCUMENTO: se refiere a los expedientes, escritos, oficios, reportes, estudios, actas,

resoluciones, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,

instructivos, notas, memorandos, estadísticas, mapas, cartas, correspondencia o bien,

cualquier otro registro que documente información de los sujetos obligados y sus

servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos

podrán estar en medio escrito, impreso, fotográfico, electrónico, digital, magnético,



sonoro, visual, informático, holográfico o cualquier otro elemento técnico que haya sido

creado por los sujetos obligados.

ESTRUCTURA ORGÁNICA: Es el producto de un conjunto de relaciones ordenadas

entre diversos elementos, el que a su vez posee la característica de modificarse a medida

en que los elementos varían en el espacio y el tiempo. Es la estructura que se encuentra

avalada por la normativa, las autoridades de la Institución y los funcionarios, es decir, se

fundamenta en las relaciones funcionales de autoridad y responsabilidad, y a las líneas

lógicas de comunicación y coordinación horizontal y vertical.

FUNCIONARIO: Servidor público

FUNDADA: señalar el o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción y/o párrafo que

encuadre al caso concreto.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: límite al derecho de acceso a la información, que no

tiene carácter público y está restringida por ley o por derecho.

INFORMACIÓN RESERVADA: se refiere al límite del derecho de acceso a la información

que tiene carácter público y que al cabo de un tiempo puede darse a conocer.

INFORMACIÓN: es el conjunto de datos, hechos, sucesos, documentos, expedientes,

fotografías, materiales magnéticos, fichas, fotocopias, etc.

INSTITUCIÓN: Comprende las entidades públicas o entes descentralizados, ministerios y

demás órganos.

MACRO PROCESO: Agrupación de procesos de una organización.

MECANISMO: Manera de producirse un actividad, una función o un fenómeno

MISIÓN INSTITUCIONAL: Declaración concisa sobre la razón de ser o el propósito último

de la Institución (qué somos, qué hacemos y para quién?)

MOTIVADA: señalar las razones, motivos o circunstancias especiales que llevan a

concluir que el caso concreto encuadra en el supuesto previsto por la norma legal

invocada como fundamento.

NORMAS: Reglas de obligado cumplimiento. Regla sobre la manera como se debe hacer

o está establecido que se haga cierta cosa.

POLÍTICAS: Principios que sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una organización

para alcanzar sus objetivos.



PRINCIPIOS: Normas o ideas fundamentales que rigen la conducta de los Servidores

Públicos.

PROCESO: Conjunto de actividades que realiza una organización, mediante la

transformación de unos insumos, para crear, producir y entregar sus productos, de tal

manera que satisfagan las necesidades de sus clientes.

SERVICIOS PÚBLICOS: Medio por el cual el Estado cumple los fines esenciales de servir

a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los

principios, derechos y deberes constitucionales.

SERVIDORES PÚBLICOS: Son los miembros de las corporaciones públicas, los

empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente

y por servicios.

SOLICITANTE: persona individual o jurídica, que por sí misma o a través de su legítimo

representante, formule o presente una solicitud de acceso a la información pública

gubernamental.

SOLICITUD: petición escrita, verbal o vía electrónica que cualquier persona individual o

jurídica, sin formalidad rigurosa alguna, para acceder a la información pública ante la

Unidad de Acceso a la Información Pública.

SUJETOS ACTIVOS: se refiere a la persona individual o jurídica, pública o privada que

tiene derecho a solicitar, tener acceso y obtener la información pública que hubiere

solicitado.

SUJETOS OBLIGADOS: se refiere a los poderes públicos u órganos de El Estado, a los

que se refiere el artículo seis de la Ley de Libre Acceso a la Información Pública.

TRANSPARENCIA: principio de hacer del dominio público la información que posean las

entidades de El Estado y ponerla a disposición de la sociedad.



SIMBOLOGÍA

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

INICIO O TÉRMINO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o

lugar, además se utiliza para indicar que una unidad recibe o proporciona

información.

ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

DOCUMENTO: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

DECISIÓN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o mas opciones.

ARCHIVO: Indica que se guarde un documento en forma temporal o

permanente.

CONECTOR DE PÁGINA: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

TRANSPORTACIÓN: Indica movimiento de personas, material o equipo.

CONECTOR DENTRO DE LA PÁGINA: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

LLAMADA A PROCEDIMIENTO: Se utiliza para enlazar un procedimiento con otro.

RETRASO: Representa la demora, retraso o tiempo de espera que debe cumplirse para que continúe la recuenta del procedimiento.

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