DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS PARA LA CONVERSIÓN DE...
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS PARA LA CONVERSIÓN DE SISTEMAS DE COMBUSTIÓN EN VEHICULOS AUTOMOTORES QUE FUNCIONAN A GASOLINA, A VEHICULOS QUE UTILICEN ALTERNATIVAMENTE GASOLINA GAS NATURAL VEHICULAR LIC. MERVIN C. RAMOS APONTE UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” BARQUISIMETO, 1998
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS PARA LA CONVERSIÓN DE SISTEMAS DE COMBUSTIÓN EN VEHICULOS AUTOMOTORES
QUE FUNCIONAN A GASOLINA, A VEHICULOS QUE UTILICEN ALTERNATIVAMENTE GASOLINA
GAS NATURAL VEHICULAR
LIC. MERVIN C. RAMOS APONTE
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
BARQUISIMETO, 1998
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS PARA LA CONVERSIÓN DE SISTEMAS DE COMBUSTIÓN EN VEHICULOS AUTOMOTORES
QUE FUNCIONAN A GASOLINA, A VEHICULOS QUE UTILICEN ALTERNATIVAMENTE GASOLINA
GAS NATURAL VEHICULAR
Por
Lic. MERVIN C. RAMOS APONTE
Trabajo de grado para optar al grado de Especialista en Costos
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
Decanato De Administración y Contaduría
Barquisimeto, 1998
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS PARA LA CONVERSIÓN DE SISTEMAS DE COMBUSTIÓN EN VEHICULOS AUTOMOTORES
QUE FUNCIONAN A GASOLINA, A VEHICULOS QUE UTILICEN ALTERNATIVAMENTE
GASOLINA-GAS NATURAL
Lic. Mervin C. Ramos Aponte.
RESUMEN El presente estudio está dirigido a proponer el diseño de la estructura de un Sistema de Costos para la conversión de sistemas de combustión de vehículos automotores que funcionen a gasolina, a vehículos que utilicen alternativamente gasolina-gas natural. Debido a ello se estudió la situación actual de la empresa en su aspecto productivo, administrativo y contable analizando los documentos y formularios que a tal efecto utiliza la empresa en el flujo de su información, que le permite el registro, control y evaluación de los elementos del costo (materiales, mano de obra y carga fabril) inmersos en el proceso de prestación del servicio. La naturaleza de la investigación es tipo estudio de proyecto, dirigido a estudiar la prestación del servicio y los procedimientos de costeo aplicados por la empresa a nivel descriptivo, ya que el fenómeno mide y analiza cuantitativamente y cualitativamente los datos directamente de la organización. Se empleó la entrevista estructurada, la observación directa y la revisión documental como técnica de recolección de datos, con la finalidad de determinar el flujo de la información, recolectar información relativa a los centros de costos, los costos de producción y las etapas del proceso productivo para la prestación del servicio. Los datos recolectados se clasificaron y registraron mediante una matriz de análisis, arrojando como resultado la inexistencia de formularios y la necesidad de diseñar e implementar un sistema para el control de los costos en que incurre la empresa, que permita un control de los pedidos, de las compras, del inventario, de la fabricación o servicio y de la mano de obra; donde las órdenes de los clientes alimentan al sistema de control de inventarios, el cual considera las unidades en existencia y las unidades ordenadas generando nueva acción de compras, fabricación o servicio.
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ÍNDICE GENERAL
Capítulo Página
AGRADECIMIENTO ................................................................................. iv
DEDICATORIA ........................................................................................... v
CURRICULUM VITAE DEL AUTOR ...................................................... vi
INDICE DE FIGURAS Y FORMULARIOS ............................................. ix
INTRODUCCIÓN .........................................................................................
03
I. EL PROBLEMA ........................................................................................... 06
A. Planteamiento del Problema ......................................................................... B. Objetivos ....................................................................................................... C. Justificación .................................................................................................. D. Alcances y Limitaciones ...............................................................................
06 11 12 14
II. MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 15
A- Antecedentes ............................................................................................... B- Base Legal ................................................................................................. C- Bases Teóricas ............................................................................................
15 19 25
III. MARCO METODOLOGÍCO ........................................................................ 56
A- Naturaleza de la Investigación .................................................................... B- Población y muestra ................................................................................... C- Técnicas de recolección de datos ............................................................... D- El instrumento operacional ......................................................................... E- Procedimientos utilizados para el procesamiento de los datos .................... F- Viabilidad del Proyecto ...............................................................................
56 57 58 61 61 62
IV. ÀNALISIS DE LOS RESULTADOS .............................................................. 63
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 155
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 160
ANEXOS ............................................................................................................ 162
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Página
1. Instalación Típica cilindros GNV .................................................................... 69
2. Sistema dual Gasolina /GNV ........................................................................... 71
INDICE DE FORMULARIOS
Requisición de Materiales ................................................................................ 85
Orden de Compra ............................................................................................. 87
Listado de Proveedores ................................................................................... 90
Entrada de Materiales y Repuestos ................................................................. 92
Seguimiento del Inventario ............................................................................. 94
Toma Física del Inventario ........................................................................... 96
Nota de Entrega ............................................................................................... 98
Requerimiento de Personal ............................................................................. 100
Informe del Supervisor ................................................................................... 103
Tarjeta de Tiempo .......................................................................................... 105
Estructura de Sueldos y Salarios .................................................................... 108
Rotación de Personal ..................................................................................... 110
Maestro de Activos Fijos ............................................................................... 113
Tarjeta de Mantenimiento Operativo de Activos Fijos ................................... 115
Uso de la Carga Fabril ..................................................................................... 117
Orden de Servicio ............................................................................................ 121
Hoja de Costos Unidad de Preconversión ...................................................... 124
Hoja de Costos Unidad de Conversión ........................................................... 127
Hoja de Costos Unidad Postconversión ......................................................... 130
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INTRODUCCIÓN
El sistema económico nacional atraviesa por momentos difíciles y de gran
incertidumbre, conllevando a la realización de una serie de cambios operativos, técnicos,
productivos, administrativos y organizacionales en los sectores empresarial e industrial,
productores y transformadores de bienes y servicios; sectores éstos, que en tiempos no
muy lejanos estaban caracterizados por la abundancia de recursos físicos, financieros,
humanos y materiales, limitándose exclusivamente a la maximización de beneficios sin
importar los mecanismos, métodos y procedimientos que se utilizaran.
Esta realidad actual ha obligado a los empresarios a adoptar y desarrollar nuevos
procesos, en función de un conjunto de modernas técnicas: productivas, administrativas,
estadísticas, económicas, e investigativas; necesarias para administrar, dirigir y
controlar una empresa, que necesariamente, debe estar en plena capacidad de producir,
transformar, suministrar y comercializar un bien.
La complejidad de esta situación, aunada a la importancia que reviste para las
empresas adaptar las viejas estructuras operantes en sus sistemas productivos, a los
cambios y transformaciones que requiere el entorno.
Las ha llevado a diseñar, desarrollar, adoptar e implementar tecnologías de
producción y métodos de costeo de producción, para satisfacer la demanda de sus
productos en un tiempo determinado, desarrollando a su vez métodos, procedimientos,
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técnicas y una serie de operaciones para el control de los costos, que les permita
permanecer en un mercado cada vez más competido.
La industria energética no escapa a esta realidad, por cuanto se ha visto en la
necesidad de adoptar políticas en pro de la conservación del ambiente y prevención del
agotamiento del petróleo (recurso no renovable), para dinamizar la estructura económica,
buscando disminuir los costos de producción en el ámbito general, tanto para el Estado
como para los empresarios y consumidores.
Así, el Gobierno Nacional promotor de estas acciones, ha desarrollado como política
energética el PROYECTO Gas Natural Vehicular. En este sentido, la política energética
nacional tiende a optimizar el uso de los recursos energéticos en función de su
disponibilidad, agotamiento, costo e impacto ambiental, otorgando una mayor
participación al Gas Natural en pro de disponer de mayores volúmenes de combustible
líquido para escenarios internacionales.
A tal efecto, como consecuencia de la crisis económica y los elevados precios que
hoy día alcanza este recurso y el financiamiento que otorga el Estado para los
empresarios que se incorporen al Proyecto GNV, muchos de ellos, han considerado la
posibilidad de establecer empresas dedicadas a la conversión de vehículos de gasolina a
vehículos que empleen gas natural, (como una manera de disminuir los costos de
utilización)
Tomando en consideración lo antes planteado, este trabajo pretende dar una
contribución a dichas empresas, realizando un análisis de la estructura de costos, para el
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caso concreto de una de éstas empresas, con la finalidad de establecer un sistema de
costos por órdenes específicas que le permita, determinar los costos incurridos en la
conversión del sistema de combustión de vehículos a gasolina a vehículos que empleen
en forma dual gasolina/gas natural para vehículos.
El contenido del mismo es presentado en tres capítulos que abarcan los siguientes
aspectos: El capítulo I, describe el planteamiento y justificación del problema objeto de
estudio, señalando los objetivos generales y específicos que se persiguen en la
investigación, así como el alcance y las limitaciones. El capítulo II, contempla el marco
teórico donde se hace un esbozo general de los antecedentes de la investigación y las
bases teóricas que le sirvieron de fundamento. El capítulo III, abarca la metodología
utilizada en la investigación y los procedimientos utilizados para la realización de la
investigación. El capítulo IV, presenta el análisis de los resultados obtenidos en la
investigación, y finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones que a tal
efecto se sugieren, así como la bibliografía consultada.
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Desde los primeros decenios del siglo XX, los gobiernos y los hombres de ciencia en el ámbito mundial, han visto la necesidad de buscar formas de energía que permitan el movimiento de un cuerpo como medio de
transporte seguro, poco contaminante y de fácil acceso a los individuos mediante la explotación de recursos energéticos, tales como la energía
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nuclear, energía solar, la helioenergía y los derivados de hidrocarburos. Este panorama universal señala que las demandas aumentarán sobre los
recursos energéticos más accesibles, en particular hacia los no renovables derivados del petróleo, gas natural, carbón e hidroeléctricos,
dado que la energía nuclear, la solar y la helioenergía requieren de procesos muy sofisticados y costosos, con alto riesgo en el manejo. De allí, que en el ámbito mundial desde la década de los cuarenta en países tales
como: Estados Unidos, Italia, Alemania, Francia, Escocia, Irlanda, Nueva Zelandia,
Brasil y Colombia, existen empresas dedicadas a convertir vehículos que utilicen gas
natural como sustituto de la gasolina; debido a su disponibilidad, costo, seguridad y
protección al ambiente; ya que el gas natural, como hidrocarburo compuesto
fundamentalmente por metano, una vez separado del crudo, tratado y procesado es más
liviano que el aire y se disipa rápidamente, representando un combustible mas seguro,
que impide la acumulación de mezclas potencialmente explosivas.
A este respecto, Venezuela como productor de gas natural, y siguiendo la
perspectiva de estos países, crea el PROYECTO GNV. El Proyecto GNV es una política
energética, que consiste en promover el consumo de gas natural como combustible
automotor alterno a la gasolina y al diesel, a fin de disponer de mayores volúmenes de
combustible líquido para exportar a escenarios internacionales, incluyendo como
estrategia, otorgar financiamiento a aquellas empresas que se incorporen al mismo.
A tal efecto, motivado al incremento constante que ha venido experimentando el
precio de la gasolina, por la contracción económica interna que hoy en día sufre el país,
muchos empresarios han considerado la posibilidad de consumir gas natural como
sustituto de la gasolina y de establecer empresas dedicadas a convertir vehículos que
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funcionan con gasolina a vehículos que utilicen gas natural, incorporándose así, al
“PROYECTO GNV”.
En este sentido, las empresas dedicadas a la conversión del sistema de combustión de
vehículos automotores que funcionan a gasolina, prestan el servicio de:
• El diagnóstico automotriz, que comprende la revisión y evaluación del motor del
vehículo, el cual debe estar en perfecto estado para proceder a la posterior instalación
del equipo.
• La instalación del equipo de conversión, integrado por los siguientes elementos: un
cilindro de almacenamiento, un regulador de presión, un mezclador de aire/gas,
válvulas de llenado y componentes eléctricos, que permitan el uso en forma dual
GNV/ Gasolina. La instalación de este equipo no involucra modificación del motor o
remoción de algún componente.
• Entonación del motor una vez instalado el equipo de conversión. y,
• Garantía por la instalación del equipo de conversión, que consiste en prestar el
mantenimiento por un año al equipo de conversión, a fin de corregir fallas debidas a
mala instalación del equipo o defectos de una o alguna de las partes o elementos que
componen el equipo de conversión, que aseguren el buen funcionamiento del
vehículo.
Cabe señalar, que las empresas dedicadas a la conversión de vehículos de gasolina a
gas natural vehicular, al prestar los servicios antes mencionados, incurre en costos y
gastos, tanto de mano de obra por la capacitación, adiestramiento y horas hombre
requeridas para el proceso de conversión, como los generados en la adquisición de
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materiales, herramientas y equipos empleados en los procesos y los ocasionados por las
desviaciones en las fechas de entrega.
Así mismo, es importante resaltar, que al ser este proceso de conversión un sistema
especializado y particular, el costo de mantener la garantía al cliente, generalmente es
mayor que el costo estimado en prestar el servicio; por cuanto la corrección de las fallas
de funcionamiento una vez instalado el equipo, acarrea un incremento del esfuerzo en
horas hombre que se traducen en un punto negativo del factor calidad y afecta la
productividad y rentabilidad de la empresa.
De ahí que estas empresas, para lograr posicionamiento, estabilidad en el mercado y
ser competitivas, requieran de información relevante y exacta en cuanto a los costos de
producción referidos a cantidad y calidad de: materiales, mano de obra, y carga fabril
(herramientas, maquinaria, equipos), invertidos en el desarrollo del producto y en el
control de los mismos, que sirva de base para la toma de decisiones. Con frecuencia las
empresas implantan sistemas de control de producción, inventario, administrativos,
financieros y contables. Sin embargo, es raro encontrar empresas de servicios que
apliquen un sistema para determinar los costos en que incurren. No considerar
elementos del costo, tales como los que inciden en la carga fabril, desvirtúan el margen
de utilidad a obtener por estas empresas y más aún, cuando se encuentran inmersos en
un periodo inflacionario.
Al respecto, en las empresas de servicio dedicadas a la conversión del sistema de
combustión de los vehículos automotores, el implantar un sistema de costos les permite,
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establecer la naturaleza, alcance, estructura y comportamiento de los costos de
producción, con la finalidad de planificar el control del servicio, reducir los costos, y
proyectar los beneficios futuros, mediante la valoración del inventario, la determinación
del punto de equilibrio y la fijación de los precios de venta.
En la actualidad, dentro de las empresas que prestan este servicio, existen en el país
veinticuatro talleres o centros de conversión, cuatro de ellos, localizados en
Barquisimeto, y entre los cuales se encuentra la empresa “PROYECTO GNV”, C.A.,
ubicada en la zona Industrial III de Barquisimeto, desde el año de 1996 dedicada a la
prestación del servicio para convertir el sistema de combustión de los vehículos que
funcionan a gasolina, a un sistema que incorpore en forma dual gasolina/ gas natural.
A tal efecto, la empresa “Proyecto GNV, C.A.” para prestar un servicio que
satisfaga económicamente al cliente y por otro lado, sea rentable, necesita conocer los
costos de materiales, mano de obra y carga fabril en que incurre y registrarlos a través de
un sistema de acumulación de costos. Sin embargo, la empresa actualmente no posee
dicho sistema, ya que determina los costos en forma empírica. Los costos de
producción en los que realmente incurre se registran mediante una transcripción histórica
incorporada al sistema de contabilidad general sin presentar detalles de costos, reportes o
listados de información contables, que lleguen oportunamente a manos de los gerentes
para permitir la asignación de precios de venta acordes. Estos precios se han mantenido
desde sus inicios hasta el presente, sin considerar la incidencia de los elementos del costo
para la toma de decisiones que garantice un buen nivel de productividad y rentabilidad,
si se toma en consideración que “La productividad medida en términos de costos
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salariales por unidad de producción y los costos de nómina como un porcentaje de la
rotación total, es factor clave en la medición de la efectividad de los recursos humanos”
como lo señala Armstrong (1993).
Un sistema de acumulación de costos acorde con la naturaleza de las operaciones que
las empresas realizan, reporta información sobre los costos de: adquisición y uso de
materiales, herramientas y equipos empleados; capacitación, adiestramiento y horas
hombre utilizada; carga fabril; mantenimiento de la garantía; y la rentabilidad entre
fabricar una pieza, subcontratar su fabricación o comprarla a un determinado proveedor.
La carencia de un sistema de costos en la empresa Proyecto GNV, C.A. que no procese
dicha información oportunamente, incide en la toma de decisiones y trae consigo un
continuo cuestionamiento sobre la productividad y rentabilidad de la empresa.
El diseño de un sistema automatizado de acumulación de costos en la empresa
Proyecto GNV, C.A debe satisfacer las exigencias de información procesadas por la
empresa para la toma de decisiones gerenciales. El sistema, debe cumplir con un
conjunto de características operacionales, tales como: funcionalidad, viabilidad,
eficiencia, facilidad de uso, facilidad de mantenimiento y adaptabilidad de nuevos
entornos de la empresa.
Por lo antes expuesto, el objetivo principal de esta investigación es diseñar un sistema automatizado de acumulación de costos por órdenes
específicas para la conversión del sistema de combustión de vehículos que funcionan a gasolina, a vehículos que utilicen alternativamente
gasolina /gas natural vehicular, que permitan un mayor control de los costos para la toma de decisiones gerenciales, basadas en el análisis de
los costos de la prestación del servicio en que incurre la Empresa Proyecto GNV C.A.
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OBJETIVOS
Objetivo General
Diseñar un sistema de acumulación de costos por órdenes específicas para la
conversión del sistema de combustión en vehículos que funcionan a gasolina a vehículos
que utilicen alternativamente gasolina-gas natural vehicular en la empresa “Proyecto
GNV”, C.A.
Objetivos Específicos
1. Describir el proceso de prestación del servicio de la empresa “Proyecto GNV, C.A.”
2. Diagnosticar los procedimientos que actualmente emplea la empresa “Proyecto GNV”
para determinar sus costos.
3. Identificar los centros de costos que permitan controlar los elementos de costo para la
prestación del servicio.
4. Definir los requerimientos de datos.
5. Elaborar formularios para la recolección de datos que permitan la acumulación de
costos en un sistema por órdenes específicas.
6. Diseñar la estructura del sistema de acumulación de costos por órdenes específicas.
JUSTIFICACIÓN
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La definición de una eficaz estructura de costos que maneje y facilite la
proporcionalidad de cada uno de los elementos del costo en el servicio (materiales, mano
de obra y carga fabril), permite establecer una base exacta y justa para la toma de
decisiones y la plataforma ideal para la implantación de controles que permitirán
comparar los resultados esperados con los obtenidos. Así mismo, los resultados que
refleja el análisis de las estructuras de costos, para la toma de decisiones, originan
información necesaria que se traduciría en la administración eficiente de los recursos,
cuyo objetivo final estaría orientado a la maximización de sus utilidades.
Por tanto, un sistema de acumulación de costos se justifica en toda empresa ya que la
información que reporta, en virtud de su adecuada utilización, produce economía a la
empresa y un acelerado movimiento en los bienes y servicios, ganando una mayor cuota
en el mercado e incrementando significativamente la ganancia de la empresa.
De ahí que un estudio de esta naturaleza, representa una alternativa metodológica
funcionalmente operativa para la empresa, ya que permitirá su tratamiento contable de
los costos y manejar en forma racional la política de administración de la producción,
orientados los mismos desde una óptica objetiva y real de su estructura de gastos y costos.
Por otra parte, se considera importante porque permitirá:
1. La adecuación de un sistema de información de costos para la conversión de
vehículos de gasolina a vehículos que utilicen alternativamente gas natural vehicular,
que registre los costos de materiales, mano de obra, y carga fabril en que incurre la
empresa.
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2. Suministrar información a la Gerencia, que le permita determinar con mayor
exactitud el margen de utilidad y los costos en que incursiona para un mayor control
de los mismos.
3. Ofrecer una guía metodológica para la empresa a fin de establecer y determinar los
costos de conversión de vehículos con alternativa dual gasolina/gas natural
4. Establecer un marco de referencia para posteriores investigaciones en el área de
aplicación del gas natural en los vehículos automotores y al mismo tiempo, garantiza
una fuente de información y orientación para futuras investigaciones abocadas a
problemas de igual índole y relevancia.
De lo antes expuesto se deriva la importancia de este trabajo para las empresas
dedicadas a la conversión del sistema de combustión de vehículos que funcionan a
gasolina a vehículos que utilicen en forma dual gasolina/gas natural como alternativa
para reducir y controlar sus costos.
ALCANCE Y LIMITACIONES
Se trata de una modalidad de investigación tipo estudio de proyecto, que se pretende
determinar el costo de los insumos en que incurre la empresa “Proyectos GNV, C.A.”
para la prestación del servicio durante el período mayo - agosto de 1997, mediante el
diseño de un sistema de acumulación de costos por órdenes específicas para la conversión
del sistema de combustión de vehículos automotores que funcionan a gasolina, a
vehículos que utilicen alternativamente gasolina-gas natural.
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El alcance del estudio llegará hasta el diseño del sistema y los formularios que a tal
fin se requieran dentro del proceso de prestación del servicio, lo que implica el análisis y
diagnóstico de la situación actual del proceso de prestación del servicio, como primer
paso para un estudio de esta naturaleza. Por tanto, excluye la programación, instalación,
implantación de dicho sistema y su evaluación, tomando en consideración su pertinencia
para otros estudios de tal naturaleza. El estudio sólo reflejará la situación o fenómeno
para el período mencionado, y no pretende establecer comparaciones con otros años, ni
establecer tendencias o proyecciones.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
En este capítulo se establece un marco de referencia sobre la conceptualización de
las empresas de servicio, a fin de ubicarlas en el contexto económico y la política
nacional, que las relacione con el Proyecto GNV y la normativa legal que a tal efecto ha
desarrollado el estado venezolano, con base a algunas experiencias acaecidas en otros
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países y las investigaciones realizadas por la Empresa Corpoven como empresa del
estado venezolano y filial de PDVSA. Así mismo, se hace un esbozo sobre los sistemas
de costos, objeto, clasificación y elementos que lo componen, para determinar el sistema
de costos a emplear por las empresas que prestan el servicio para la conversión del
sistema de combustión de vehículos que funcionen a gasolina, a vehículos que utilicen
alternativamente, gasolina/gas natural.
Antecedentes
Debido a la naturaleza de la investigación, se ha revisado bibliografía referente a los
estudios que sobre el uso del gas natural en vehículos automotores se han efectuado a
nivel, internacional y nacional; así como diagnósticos de costos efectuados a empresas de
servicios, los cuales servirán de fundamento a este estudio.
Dentro de estos estudios se pueden mencionar entre otros:
CORPOVEN (1988), empresa del Estado, filial de PDVSA, realizó visitas en el
ámbito internacional para recabar experiencias sobre el uso del gas natural y la
fabricación de equipos para su utilización; obteniendo información que desde la década
de los cuarenta, en el ámbito mundial, existe una positiva experiencia, tanto desde el
punto de vista técnico, como el de seguridad y protección al ambiente, que demuestran la
eficiencia y conveniencia del uso del gas natural como sustituto de la gasolina. Países
como: Estados Unidos, Italia, Alemania; Francia, Escocia, Irlanda, Nueva Zelandia,
Australia, Canadá, Argentina, Rusia, Indonesia, Malasia, India, Pakistán, Irán,
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Bangladesh, Brasil, Colombia y muchos otros, respaldan decididamente el uso del gas
natural como combustible automotor.
Las razones que motivaron a estos países, se centraron en dos aspectos: protección
ambiental y no-disponibilidad del combustible líquido (gasolina). En tal sentido, dichos
países promovieron y apoyaron proyectos de índole económica que financien la
constitución de empresas de servicios dedicadas a convertir vehículos que utilicen gas
natural, como sustituto de la gasolina.
En la tabla anexa, se aprecian los datos relativos a los países en los cuales el uso del
GNV está más generalizado. En la cual se observa que el número total de vehículos a
GNV en el mundo está en el orden de 875 mil, siendo principalmente vehículos de alto
consumo de combustible, pertenecientes a flotas de servicios públicos y empresas
privadas.
EXPERIENCIA INTERNACIONAL EN LA UTILIZACIÓN DEL GNV
País Usuario Inicio Uso GNV
Vehículos GNV (Miles)
Parque A GNV ( % )
Estaciones GNV
Italia 1945 270 1,0 250 Unión Soviética 1938 250 1,0 300 Argentina 1983 150 4,0 200 Nueva Zelandia 1979 60 4,0 450 Estados Unidos 1945 70 0,05 350 Canadá 1980 25 0,15 150 Otros (1) - 50 - 100
Total 875 0,15 1.800 Fuente: Corpoven 1988. informe de visitas
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(1) Incluye otros 20 países, entre ellos Australia, Bélgica, Chile, China, Colombia, Pakistán, Hungría, Indonesia, Dinamarca y Finlandia, cuya relación vehículos GNV/Parque Automotor es mínima.
Este panorama universal señala que las demandas aumentarán sobre los recursos
energéticos más accesibles, y en particular hacia los no renovables tal como el gas
natural.
MERCANÁLISIS (1988), realizó estudios de mercado e ingeniería, para conocer la
opinión y aceptación del producto, así como estimar el mercado potencial para el GNV;
parte del estudio consistió en realizar entrevistas en las 20 principales ciudades del país a
2.700 conductores, 85 empresas flotilleras, 74 asociaciones de taxistas y 6 ensambladoras
de vehículos. Los resultados permitieron diseñar la estrategia de comercialización y
definir un plan de desarrollo del GNV para mediano plazo. La estrategia de
comercialización abarcó aspectos relacionados con el producto, la distribución, las
inversiones, los precios, el mercado y la promoción. A fines de 1988 se inició la
actividad de desarrollo comercial a través de tres frentes: divulgación del proyecto y del
producto a nivel de empresas y organismos con flotillas de vehículos, evaluación y
selección de las primeras estaciones para el suministro de GNV, acciones dirigidas a
promover en el sector privado la instalación de talleres de conversión.
PROYECTA (1988), realizó el estudio de ingeniería sobre instalaciones mecánicas,
eléctricas y construcción de obras civiles para el uso del gas natural, que sirvió de base
para la elaboración de la normativa técnica y legal a ser aplicada en el uso del GNV y
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para la elaboración de los manuales de diseño e instalación de estaciones mediante la
creación de infraestructura para el suministro del GNV en estaciones públicas y consumos
privados.
La presencia de redes de gas en estaciones de suministro garantizó la posibilidad de
crear centros de conversión de vehículos de GNV y estimar el mercado potencial que
emplee el sistema GNV en vehículos automotores, dadas las limitaciones asociadas al
vehículo en cuanto a modelos que no pueden ser convertidos y a las condiciones
mecánicas del mismo. El equipo instalado por los centros o talleres de conversión
generan a los usuarios beneficios económicos, a través de la recuperación de la inversión
en un tiempo razonable, por el ahorro que representa el uso del gas natural con respecto al
diferencial del precio en el combustible y al subsidio del 80% en el financiamiento del
costo de instalación otorgado por el gobierno. Sin embargo, no se conocen estudios sobre
la rentabilidad que tienen estas empresas y los costos en que ellas incurren.
A- Base Legal
Proyecto Gas Natural Vehicular.
Política energética nacional, consiste en promover el consumo del gas natural como
combustible automotor alterno a la gasolina y al diesel, a fin de disponer de mayores
volúmenes de combustible liquido para exportar a escenarios internacionales, incluyendo
como estrategia, otorgar financiamiento aquellas empresas que se incorporen al mismo.
Objetivos y Alcance del Proyecto GNV:
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El objetivo fundamental del proyecto fue iniciar la implantación en Venezuela el uso
del producto gas natural para vehículos.
Desde la creación del proyecto se definió que el programa de implantación del GNV
en Venezuela, se defino que abarcaría dos grandes etapas: Una etapa propiamente de
proyecto y una etapa llamada operativa, en la cual el GNV sería un producto más en el
mercado interno.
Los objetivos específicos definidos para la etapa del proyecto, previstos a alcanzar en
tres años, fueron los siguientes:
• Sentar las bases necesarias para asegurar un desarrollo comercial rápido, seguro y
confiable del GNV en la etapa operativa.
• Obtener experiencias en las diversas actividades relacionadas con el uso instalación,
operación y mantenimiento de estaciones; evaluación de equipos y pulsación del
mercado.
• Promover una “cultura” hacia el GNV.
Como alcance del proyecto se contempló crear una infraestructura básica, para ello
se estimó construir y poner en servicio catorce puntos de suministro, entre públicos y
privados, de características diferentes y con dispersión geográfica apropiada, e impulsar
la creación de cuatro empresas privadas para la conversión de vehículos, contemplados en
la campaña promocional de lanzamiento del producto, en Empresas y Asociaciones de
Transportes, así como en la flota de Corpoven y otras filiales de PDVSA.
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En virtud de tal proyecto, el Estado apoya a las empresas o talleres que se adhieran al
proyecto de conversión del sistema de combustión de vehículos que funcionen a gasolina,
a vehículos que utilicen en forma dual gasolina/gas natural, mediante la capacitación y el
adiestramiento del personal que labora en dicho proceso de conversión.
Normativa Legal.
Corpoven en su carácter de parte esencial del programa de implantación al proyecto
del gas natural como combustible, procedió a desarrollar toda la normativa según
Resolución No. 200 del MEM en fecha 26-09-96, publicado en Gaceta Oficial No.
36054 del 30-09-96, que regula la conversión de los vehículos, la construcción de los
expendidos y la operación de los talleres de conversión.
Dentro de los requisitos para la instalación del equipo de conversión de vehículos se
tiene que:
• Uno o varios cilindros de almacenamiento de acero de alta resistencia.
• Un regulador para reducir la alta presión del gas en el cilindro.
• Un mezclador de aire-gas
• Válvulas para el llenado
• Indicador eléctrico
• Selector de Combustible
• Modulo de control de encendido
• Identificar apropiadamente el vehículo como autorizado para usar gas natural.
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• Entregar al propietario un manual del usuario del equipo, que incluya descripción
general de lo que es GNV, características, componentes, operación instrucciones y
recomendaciones en situaciones de emergencia.
• Revisiones anuales obligatorias. Para el suministro del GNV se requiere principalmente que la estación se encuentre
cercana a la red existente red de distribución de gas y que esta ultima tenga presión y
flujo adecuado estos puntos de suministro deben estar compuestas fundamentalmente
por:
• Estación para la medición de gas tomado de la red.
• Equipo de Compresión
• Cilindros de almacenamiento
• Surtidores
• Sistemas de llenado rápido e individual similar al de gasolina
• Llenado múltiple simultaneo El trabajo fue realizado por una empresa de ingeniería venezolana y se tomó como
referencia toda la información técnica y de normativa recopilada en países con
experiencia en el uso del gas, como Canadá, Italia, Argentina y Nueva Zelandia. Cabe
mencionar que todo el estudio fue revisado por asesores internacionales, especialistas en
esta materia, así como por los diferentes niveles aprobatorios dentro de la industria
petrolera.
Centros de Conversión.
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Definición:
Se definen como centros de conversión, las empresas o talleres inscritos y
debidamente autorizados por el Ministerio de Energía y Minas, previo cumplimiento de la
normativa existente, dedicados a la conversión del sistema de combustión de vehículos
que funcionan a gasolina, a sistemas de combustión que utilicen alternativamente
gasolina/gas natural, mediante la instalación de equipos de conversión de reconocida
calidad y homologados en el ámbito internacional, que posean personal altamente
adiestrado y calificado por el Ministerio de Energía y Minas para la conversión del GNV
y cuenten con instalaciones, equipos y herramientas apropiadas; los cuales son revisados
anualmente por el MEM, para garantizar una mayor seguridad al usuario.
Evolución en Venezuela:
Durante el periodo 1989-1991, el Proyecto GNV contempló la creación de cuatro (4)
centros o talleres de conversión, como etapa promocional en el lanzamiento de los
productos para convertir 400 vehículos contemplados en el proyecto, y adicionalmente
para 1991 habían convertido aproximadamente 600 vehículos por el esfuerzo comercial
propio y la incorporación al proyecto de otro centro de conversión.
En la próxima tabla se detallan los datos de las cinco empresas instaladas para el
año de 1991, dedicadas a la conversión de vehículos y las marcas de los equipos que
estas representan:
EMPRESAS EQUIPOS REPRESENTADOS
PROCEDENCIA EQUIPOS
173
Naturgas Impco Turbogas
Estado Unidos Argentina
Gasmovil 91 Ansi Argentina Corporación Mesa Landi Renzo Italia Covenal Tartarini Italia Corporación Acuarium Oyrsa Argentina
En la actualidad el país cuenta con 26 centros de conversión agrupados en cinco
grandes representaciones:
Corporaciones Representantes Talleres
Internacional de Tecnología C.A. 1
Naturgas C.A. 9
Importaciones Gasmóvil 91 C.A. 7
Tartarini de Venezuela C.A. 6
Representaciones Caico C.A. 3
En este sentido, por ser la conversión del sistema de combustión a gas natural, un
sistema sofisticado, al cual no todas las empresas están autorizadas ni en capacidad de
prestar este servicio, exige de dichas empresas establecer un control de calidad y un
eficiente sistema de control de costos para la producción y el servicio.
Si se pretende establecer una política de prestación del servicio, comparar los
sistemas de control de calidad entre las empresas, los costos en que incurren, los sistemas
de información y de planificación, el significado de las cuentas del balance y sus
diferentes estrategias comerciales, proporcionarán a las empresas la información
necesaria para cumplir con su misión en la sociedad y competir con otras empresas que
ofrezcan mejor servicio.
174
No obstante, con la finalidad de lograr una actividad eficiente y productiva, estas
empresas deben emplear a través de la contabilidad de costos, los principios generales de
la contabilidad para registrar la carga fabril de manera tal que, con los datos obtenidos
en la prestación y la venta del servicio, la gerencia pueda utilizar las cuentas para
determinar los costos de producción totales y unitarios de todos los servicios prestados.
175
Bases Teóricas
La Contabilidad de Costos:
La Contabilidad de Costos es un instrumento de información indispensable para la
conducción de toda la empresa. Sus reportes están destinados a aportar la información
necesaria para que la gerencia formule los cálculos de producción de toda la unidad, las
proyecciones operativas para el presente período y los futuros en forma de pronósticos
de ventas, presupuestos o estimaciones generales de costos y gastos operativos, los
presupuestos de adquisición de inventarios, y de modo esencial, el pronóstico del efectivo
necesario para financiar el periodo.
Algunos autores la definen como:
El arte o la técnica empleada para recoger, registrar y reportar la información relacionada con los costos y, con base en dicha información, tomar decisiones adecuadas relacionadas con la planeación y el control de los mismos, Hargadon (1995).
Una herramienta de trabajo indispensable para la gerencia, y que los gastos que ocasiona quedan resarcidos, por los múltiples beneficios que aporta”, Gómez Rondón (1990).
En tal sentido se puede definir, que la contabilidad de costos se basa en el registro
analítico de todas las operaciones de una empresa de acuerdo a su estructura y constituye
una herramienta eficaz para controlar, coordinar y planificar:
176
• Para controlar, porque con una contabilidad de costos actualizada se dispone de las
cifras en su oportunidad, lo que permite establecer comparaciones con los costos
preestablecidos.
• Para coordinar, pues a través del control de los costos se puede conciliar, armonizar y
mejorar la eficiencia, tanto física como económica, en el complejo modelo operativo
de la empresa.
• Para planificar, ya que conociendo las cifras reales de las operaciones de la empresa y
las desviaciones, favorables o no en relación con los estándares y presupuestos, puede
aplicárseles los correctivos y ajustes necesarios tanto a la planificación en curso como
la futura; todo lo cual redundará en un administración eficiente.
Para planear la prestación del servicio con eficacia, se debe tener información sobre
los costos inmersos en las operaciones de fabricación. Información en cuanto a los
elementos de costos correspondientes a cantidad y uso de los materiales, mano de obra y
carga fabril, de acuerdo a, la capacidad de la fábrica.
Elementos del Costos:
Al prestar el servicio de conversión deben considerarse en el sistema de costos los
elementos en los cuales se incurre tales como: la materia prima, mano de obra y carga
fabril e incluir además, todos los insumos que forman parte integral del producto, como
las piezas terminadas y otros materiales que integran físicamente un producto.
177
Los Materiales.
Se conoce por “materiales” a los elementos básicos que se transformarán en
productos terminados a través del uso de las maquinarias y la mano de obra en el proceso
de producción; representan aquellos elementos que forman parte del producto.
Cabe señalar que en la adquisición de los materiales, se requiere buen juicio y
criterio o experiencia de quienes toman decisiones con respecto a cuándo o cuánto
comprar, para mantener un nivel balanceado de inventarios con la mínima inversión y al
menor costo posible.
A tal efecto, el sistema de acumulación de costos constituye una herramienta muy
útil para manejar las políticas de la empresa que ayuden a correlacionar las fluctuaciones
de la demanda y el abastecimiento de inventarios; la información generada por el sistema
permite tomar decisiones sobre los costos de materiales, la calidad y el tamaño óptimo de
los lotes de inventarios, establecer políticas de máximos y mínimos, puntos de reorden,
listado de proveedores e informes comparativos de costos por tipos de proveedor. Así
también se pueden analizar los riesgos de excesos y/o faltantes de inventario.
El sistema de costos permite una mejor planificación de la producción y compra de
los materiales.
En la fabricación de un producto, existen diferentes tipos de materiales, que de
acuerdo al uso que se le asigne, y la dificultad de aplicarlos, permiten clasificarlos en
directos e indirectos.
178
Materiales Directos: Son aquellos materiales que pueden ser identificados
plenamente con el producto y cuyas condiciones propias de producción en cada empresa,
determinarán claramente cuáles materiales pueden catalogarse en este primer elemento
del costo también se pueden identificar claramente y de forma precisa.
Materiales Indirectos: Son aquellos materiales que aunque no se identifican en el
servicio, son indispensables dentro del proceso de fabricación. Bajo esta categoría entran
igualmente algunos materiales directos, dada la dificultad de aplicarlos en el producto y
de cuantificarlos.
La Mano de Obra
Está representada por el pago o remuneración dado a los trabajadores que laboran en
una empresa, que a través de un proceso de transformación, convierten el material en un
nuevo producto. A fin de lograr dicha transformación, un trabajador o grupo de ellos
tienen que realizar un trabajo manual y/o manejar maquinarias y herramientas. En otras
palabras, el costo de los salarios de los obreros de producción y sus correspondientes
prestaciones sociales, constituyen el segundo elemento de costos.
En una empresa de servicio, el proceso para el registro de los costos obvia el concepto de materia prima y pasa a ser el costo de la mano de obra –generalmente especializada- el componente principal, ya que en esencia, cada servicio prestado esta en función de la inversión de tiempo incurrido por las personas asociadas a un servicio...... Catacora (1996).
179
En este sentido, dependiendo de la índole del trabajo realizado, el esfuerzo y la
intervención en el proceso de transformación del material, la mano de obra se clasifica en
mano de obra directa y mano de obra indirecta.
Mano de obra directa: Es la que interviene directamente en el proceso de
transformación de la materia prima. Está representada por las remuneraciones de los
trabajadores que realmente laboran en un artículo manufacturado y durante una extensión
de tiempo tal, que el costo de su labor puede ser económicamente identificado en una
orden o lote específico de producto, como por ejemplo: los que intervienen en el proceso
de ensamblaje de automóviles, operadores de máquinas tejedoras, etc.
Mano de obra indirecta: está representada por el salario y las prestaciones sociales
que se pagan a los trabajadores y empleados que ayudan en forma indirecta a la
elaboración del servicio. Los trabajadores cuyos servicios están indirectamente
relacionados con la prestación del servicio son los trabajadores de mantenimiento,
supervisión y reparación, etc.
Igualmente, se considera como costos indirectos de mano de obra, los salarios que se
paguen a los obreros de producción que se encuentren laborando en un momento dado, en
trabajos que nada tienen que ver con la producción o el servicio. Por ejemplo, si por
alguna circunstancia uno de estos obreros es utilizado durante algún tiempo a trabajos de
limpieza o a realizar mantenimiento de las máquinas, los salarios equivalentes que le
correspondan durante ese tiempo, se considerarán como un costo indirecto y se
contabilizará como una carga fabril.
180
Sin embargo, en las empresas existen otros tipos de labores realizadas por los
obreros cuya clasificación como mano de obra directa o indirecta puede ser motivo de
discusión. El criterio de la gerencia o de los ejecutivos de la empresa deberá privar en
estos casos. Sin embargo, se considera mano de obra indirecta, junto con sus prestaciones
sociales, las horas utilizadas por los supervisores de fábrica, los del personal que laboran
en la oficina de fábrica, las horas utilizadas en tiempo ocioso, y la tasa adicional utilizada
en las horas extras tanto diurnas como nocturnas.
La Carga Fabril:
La carga fabril constituye el tercer elemento del costo de producción, conociéndosele
también como costos indirectos, gastos generales de fabricación o producción.
Representa todo aquel desembolso en el que tiene que incurrir la empresa para el proceso
productivo, no identificados como mano de obra directa, material directo, gastos
administrativos o de ventas. Como algunos ejemplos de ellos, se pueden citar:
• Mano de obra indirecta y material indirecto.
• Gastos de seguros causados.
• Vigilancia interna y externa.
• Energía eléctrica y teléfono de planta.
• Alquiler de planta o fábrica, gastos de depreciación de planta si es propia.
• Depreciación de la maquinaria y equipos de planta.
• Mantenimiento, limpieza y reparación del edificio fábrica o planta y de las
maquinarias y equipos de planta.
181
• Impuestos a la propiedad inmobiliaria, etc.
Todas estas erogaciones no se relacionan directamente con el producto, pero son
indispensables para lograr el proceso de manufactura y mantener la fábrica en
condiciones de operar.
Por otra parte se tiene, que de acuerdo al comportamiento de las partidas que
conforman la carga fabril con respecto al volumen de producción y, considerando que el
comportamiento de los costos, se define con relación a un período de tiempo y a un nivel
de actividad o volumen de producción, y teniendo presente que el conocimiento del
comportamiento de los costos es de gran importancia tanto para él costeo del producto,
como para el proceso de presupuesto y control, la carga fabril se clasifica en: carga fabril
variable y carga fabril fija.
La Carga Fabril Variable: está constituida por aquellas partidas que permanecen
constantes en su totalidad, cualquiera sea el volumen de producción, es decir, que no
fluctúan con los cambios de volumen de producción, por lo que no están directamente
relacionados con la producción, pueden estar presente aunque no haya producción alguna.
La Carga Fabril Fija: está representada por aquellas partidas de costos que no
varían con los cambios en el volumen de ventas o actividad productiva, dentro de una
escala pertinente de operaciones, se acumulan con el transcurso del tiempo y permanecen
relativamente constantes a largo plazo.
Tomando en consideración que la carga fabril no se asocia convenientemente con los
productos o el servicio ha de calcular con anticipación la carga fabril de un periodo a
182
través de una tasa predeterminada de carga fabril y aplicárselo a cada uno de los
productos que se fabrican, para obtener el costo total del producto o servicio y poder
asignarle el precio de venta que permita un margen de utilidad razonable
La tasa predeterminada de carga fabril representa la relación establecida entre el
presupuesto de carga fabril y el presupuesto del volumen de producción o nivel de
producción.
Matemáticamente puede expresarse mediante la siguiente formula
Costos de fabricación presupuestados Tasa Predeterminada =
Presupuesto de volumen de producción
El presupuesto del volumen de producción es el volumen de producción al que
puede trabajar una fábrica en función de su capacidad instalada, considerando espacio
físico, la disponibilidad de recursos humanos y materiales; las condiciones de equipos e
instalaciones. Dicho volumen de producción se puede medir o expresar en unidades de
producto, horas máquina, horas hombre, costo del material directo, costo de la mano de
obra directa y cualquier otro factor acorde con la producción, que tenga relación directa
con la carga fabril, y se pueda aplicarse uniformemente a todos los productos.
A fin de expresar el volumen de producción y determinar la cuota de aplicación de
gastos más apropiada, entre otras las más comúnmente usadas:
• Unidades de producto
183
• Costo de material directo
• Horas de mano de obra directa
• Costo de la mano de obra directa
• Costo primo
• Horas –máquina
Base de la unidad de producto: esta base se fundamenta en la unidad de producto,
de la cual se tiene información disponible, ya que siempre se debe realizar el
presupuesto de unidades a producir, el cual dependerá del presupuesto de ventas.
Se aplica en aquellas empresas pequeñas, que fabrican un solo producto o cuando se
trate de unidades de producción homogéneas y poco variables.
En aquellas empresas, donde se procesan unidades de gran variedad, resulta
contraproducente ya que no concurrirá el requisito de la universalidad de la base de
aplicación.
A- Costo de material directo: esta base se escoge cuando el
material directo representa un costo constante y
significativo del costo total, es decir la carga fabril se
encuentra relacionada con el material directo y se
materializan en proporción a los materiales utilizados.
Cuando los materiales fluctúan mucho en precios, tendrá poca utilidad el empleo de
esta base de distribución de los gastos
Esta base es utilizada cuando la totalidad de la carga fabril se consume a base de
tiempo, por lo que los materiales deben guardar relación con el tiempo usado en la
184
producción, razón por la cual se señala que es posible usar esta base cuando la producción
está mecanizada y el costo de los materiales es más o menos del mismo valor, de lo
contrario no es posible usarla.
Costo de la mano de Obra directa: esta base se aplica en empresa donde sus
trabajadores en labores directos tienen el mismo salario por hora. Esta base es utilizada en
forma masiva, porque el costo de la mano de obra directa está generalmente relacionado
con la carga fabril y la información de los salarios es accesible fácilmente, resultando una
base económica, sencilla y fácil de utilizar.
Costo Primo: Esta base es una mezcla de las dos anteriormente descritas por lo que
representa las mismas dificultades, su aplicación no es muy recomendable, aún cuando
algunas empresas la utilizan por su sencillez, más que por su validez. Sustentándose de
que el costo primo es uniforme y constante a lo largo del proceso productivo, y que
cuando un aumento en el costo del material directo se compense con una disminución
proporcional en el costo de la mano de obra directa por unidad. Condiciones estas que
rara vez ocurren en la empresas, además de que gran parte de la carga fabril se incurre en
función del tiempo, más que otros factores.
Horas de Mano de obra Directa: La carga fabril está relacionada generalmente,
con el tiempo y no con los costos. Para su utilización se requiere que se tenga un control
en el registro y cálculo de las horas invertidas realmente en la producción.
185
Está base se utiliza en aquellas empresas donde el trabajo manual predomina sobre
el automatizado, cuando los salarios de los trabajadores son heterogéneos, y el tiempo
empleado en la producción es un factor predominante.
Está base no debe ser aplicada en aquellas empresas donde la carga fabril contiene
diversidad de partidas que no guardan relación con las horas de mano de obra directa.
Horas Máquina: Es utilizada ampliamente cuando el proceso de fabricación es
automatizado, es decir predomina el trabajo mecánico sobre el manual, recomendándose
este método porque la carga fabril estará compuesta por depreciaciones y
mantenimientos.
Para la utilización de este método se requiere de llevar un control estricto de las
horas máquinas invertidas en la producción.
Luego de escoger la base más apropiada con las actividades que desarrolla la
empresa se estima el nivel de actividad o volumen de producción y posteriormente se
establece el presupuesto de carga fabril fija, carga fabril variable, y se calcula la tasa
predeterminada de carga fabril
Tomando en consideración los elementos del costo antes expuestos, el interés por
parte de la administración de tener información detallada acerca de los resultados
concernientes a dichos elementos, les ha conducido a exigir y mantener un control sobre
ellos, de manera tal, que cubra la incertidumbre en tomar decisiones de inversión
comparativamente elevadas, en cuanto a la fabricación de un producto, como
186
consecuencia de un escaso conocimiento sobre situaciones que tengan que ver con la
adquisición de los mismos.
Control de los Elementos del Costo
A fin de implantar una buena política de administración y producción, que implica
una eficiente política de compras, para la prestación del servicio hay que empezar por
hacer un buen pronóstico a largo y corto plazo de la demanda. Además, de la instalación
y el funcionamiento de registros y un personal adecuado para el manejo de los
materiales; esto es, la sistematización de la recepción, el almacenamiento y la entrega de
materiales. Y, por último, debe existir un método eficaz para planear y distribuir la
producción de artículos terminados, de modo que las compras puedan planearse de
acuerdo con esa producción.
A menos que lo planteado anteriormente se haga de manera coordinada y unificada,
será inevitable inmovilizar cuantiosas sumas en inventarios con pérdidas frecuentes
debido a vencimiento, daños y obsolescencia de los materiales almacenados.
Para ello debe existir un adecuado control de los materiales, que permita la
aplicación de dichas políticas.
El Control de los Materiales
Los materiales constituyen uno de los elementos más costosos en la mayoría de los
procesos de producción. Resulta imperativo entonces, mantener adecuados controles en
el almacenamiento y el uso de los materiales. Por ejemplo, en el almacenamiento de
187
determinados materiales se debe tomar toda clase de precaución, porque requieren
condiciones de seguridad muy especiales o seguridad para evitar pérdidas de los mismos.
Son numerosos los factores que pueden incidir en las perdidas de materiales
resultantes de su uso durante las labores de producción. En consecuencia son importantes
los controles que se ejerzan para evitar su hurto.
Ahora bien, como la producción es el proceso mediante el cual las materias primas se
convierten en un producto terminado, puede decirse que, con anterioridad a la compra de
los materiales se debe determinar no solamente la cantidad de material que llevará cada
unidad, sino también la calidad más indicada. Igualmente se determinarán las técnicas y
métodos de producción más adecuados.
A tal fin, el control de la producción está dividido en cuatro subsistemas principales:
• El Subsistema de control de pedidos.
• El Subsistema de control de compras.
• El Subsistema de control de inventarios.
• El Subsistema de control de fabricación.
Todos estos, representan un flujo normal del sistema de producción, donde las
órdenes de los clientes alimentan un sistema de control de inventarios, el cual considera
las unidades en existencia y las unidades ordenadas generando nueva acción de compras,
fabricación o servicio.
188
En este sentido, el subsistema de control de pedidos tiene como objetivo principal
proporcionar información respecto a:
• Requerimientos de órdenes firmes que sirvan para calcular las existencias regulares
de artículos o inventarios.
• Artículos terminado asignados y control de la situación actual de embarques.
• Inventarios de productos terminados asignados.
• Embarques vencidos, haciendo referencia al número de orden, número de pieza,
grupo de producto, etc.
El Subsistema de control de compras tiene como objetivo principal proporcionar
información referente a:
• Qué comprar, cuánto y cuando.
• La situación de las ordenes de compra.
El subsistema de control de inventarios tiene como objetivo principal es
proporcionar información sobre:
• Excesos de inventario, para evitar cancelar una orden si el excedente habrá de
utilizarse en el período específico.
• La situación en que exista un faltante (dentro o fuera del tiempo de espera) para
evitar que haya interrupción en las futuras órdenes haciendo uso, hasta donde sea
posible, del inventario de seguridad. Cuando se requiera actuar dentro de un programa
189
se habrá de ajustar el tamaño del pedido de la siguiente orden, en vez de modificar
todo el programa.
El Subsistema control de fabricación produce información acerca de:
• Requisiciones de materiales y faltantes de inventario
• Control del estado actual de las órdenes de servicio
• Control de órdenes de salida
Control de la Mano de Obra
Mucho antes de que se inicie el proceso de fabricación de un producto, se requiere
una serie de estudios sobre el tiempo y los movimientos necesarios para cada una de las
operaciones de producción, a fin de obtener la máxima eficiencia con los costos más
bajos posibles.
Este estudio preliminar permitirá medir una de las operaciones que conlleva la
elaboración de un artículo, evitando desplazamientos innecesarios de los trabajadores en
sus actividades, a fin de lograr perdida de tiempo.
El control de la mano de obra está basado en dos aspectos primordiales:
• El tiempo trabajado
• El salario que se paga por cada hora trabajada.
El control del tiempo es una de las formas más utilizadas por las empresas para
controlar el tiempo laborado por los trabajadores mediante la tarjeta de tiempo en la cual
190
se registra la hora de entrada y salida de cada trabajador, sirviendo de base para constatar
la jornada de trabajo que ha sido cumplida.
Cada obrero o empleado al entrar o salir de la fábrica, introduce en el reloj especial
la tarjeta de tiempo en la cual se registrará el día y hora exacta, de esta forma al finalizar
la semana se totalizarán las horas tanto normales como extra laboradas. No obstante esta
información no es suficiente ya que sólo se indican las horas laboradas sin indicar si la
jornada trabajada ha sido en labores directas de producción o en labores indirectas, por lo
que se requiere que el supervisor suministre la información adicional.
Dependiendo de la empresa y la actividad que realice, el supervisor podrá informar
sobre las actividades realizadas tanto en las horas invertidas directamente o
indirectamente sobre la producción, y llenar en los formularios Informe del Supervisor ó
Tarjeta de tiempo esta información semanalmente.
Esta forma de control es muy efectiva, por cuanto permite conocer con exactitud el
tiempo invertido por el obrero en sus diferentes labores, directas o indirectas, durante un
período determinado.
Una metodología para controlar los sistemas de costos de mano de obra en empresas de servicios es la organización matricial y por proyectos, en la cual diferentes servicios pueden ser prestados por equipos multidisciplinarios. Catácora (1996).
La organización matricial o de malla, o administración por proyecto o por producto,
normalmente radica en la combinación de una departamentalización funcional y por
producto en la misma estructura de la organización. En ella, hay gerentes funcionales
encargados, que cubren las funciones de los gerentes de proyectos encargados del
191
producto final. Y así mismo, este tipo de organización amerita de un responsable por el
cumplimiento del servicio.
El sistema de control de costo de mano de obra debe contener:
• El archivo maestro por empleado, que suministre información referente a datos
personales (código, nombre, fecha de ingreso, etc.), ubicación en la empresa, jornal de
trabajo, asignaciones, así como las dotaciones de implementos de seguridad,
deducciones y beneficios que reciba el empleado por el servicio que presta.
• Archivo maestro por centro de costos, que informe sobre el personal asignado a cada
centro y su ubicación.
• Creación de una tarjeta de tiempo y salarios: en ella se indica la asistencia, la
asistencia el tiempo de horas efectivas de trabajo, el sobretiempo diurno o nocturno, y
las tarifas, el salario.
• Nómina, recoge la información del archivo maestro de empleado de los centros de
costos y de las tarjetas de tiempo y salarios para realizar los cálculos necesarios
sobre las asignaciones y deducciones por empleado, al cual se le realizan los
pagos, así como también para calcular los beneficios que deben ser pagados al
personal por efectos de contratos o ley laboral, y controlar además los préstamos o
anticipos entregados a los empleados. Tiene por objetivo suministrar información
sobre la estadística de costos de personal, por centro de costo y, promedios de
sueldo y rotación de personal.
192
• La contabilización de la mano de obra, permite verificar con los estándares
establecidos para la prestación del servicio, permitiendo generar informes sobre la
eficiencia de la mano de obra.
Control de la carga fabril:
En la carga fabril surge una dificultad y es que este elemento del costo no siempre es
directamente proporcional con la producción, en algunos casos el costo será inversamente
proporcional, o sea que a mayor producción de unidades será menor el costo por unidad
producida a los cuales llamaremos costos fijos
Para estimar los costos en que incurre una empresa en su proceso de fabricación es
importante clasificar los costos tanto fijos, como variables, aplicados a la producción.
A tal efecto, se debe estimar una rata o tasa predeterminada de carga fabril aplicable
a la producción antes del comienzo de proceso. Esta tasa se obtiene dividiendo el costo
de fabricación presupuestado para el periodo o ciclo contable, por una base presupuestada
también para el mismo periodo. En el caso de la empresa Proyecto GNV C.A, esta base
de las horas hombre de mano de obra directa, es muy apropiada ya que predomina el
trabajo manual sobre el mecánico, los salarios son heterogéneos y el tiempo es el factor
predominante en la prestación del servicio.
El cálculo se realiza a través de la siguiente formula:
Presupuesto de Carga Fabril Tasa predeterminada = Presupuesto de horas hombre de M.O.D
193
El resultado de esta división es la rata o tasa que debe aplicársele, a las horas reales
de mano de obra directa utilizadas por cada orden, para obtener la porción de carga fabril
aplicable a cada orden.
Es de hacer notar, que el cálculo de la tasa o rata de Carga Fabril, se hace sobre la
base de datos presupuestados y posteriormente se aplica a una producción.
Esta tasa puede ser aplicada para toda la fábrica o para cada departamento de
producción que posea la empresa. De ahí que, se pueda hablar de una rata global o tasa
departamentales, que varían de acuerdo a las necesidades de la empresa. De esta manera,
sólo una tasa presupuestada y una tasa histórica o real permiten el cálculo.
Lo antes expuesto, indica los elementos teóricos que deben ser considerados
administrativamente por las empresas para el control de la producción o del servicio y los
costos en que incurre, a fin de estimar los beneficios y las circunstancias o condiciones
que presenten cambios en el transcurso de la dirección y planificación de la empresa.
Los gerentes para guiar los propósitos de la empresa en cualquier sentido, requieren
dentro de la información que manejan, conocer sus costos, que pueden ser el servicio, el
producto, las horas hombres, las horas máquina u otra actividad o dato pertinente a la
producción o las operaciones de la empresa.
La medición separada, individualmente o a través de la agrupación de datos, que
puedan ser recopilados y acumulados en forma organizada y rutinaria, puede ser tan
194
económica, como costosa, dada la complejidad del sistema contable que se maneje para el
registro de las operaciones.
De ahí que, la información de sobre los costos cumplen una función real, veraz y
oportuna. Sin embargo, éstos sólo se logran a través de los sistemas de costos bien
concebidos, que proporcionen la información necesaria para controlar el funcionamiento
de la empresa, eliminar las imperfecciones y elevar su rendimiento.
Frente a esta realidad el diseño de un sistema de acumulación de costos, otorga
ventajas competitivas a las empresas que lo emplean, ya que le permiten controlar y
reducir sus costos, y establecer políticas para el control y la productividad de la mano de
obra.
Los Sistemas de Costos.
Desde los últimos 50 años la contabilidad de costos se ha venido desarrollando casi
en su totalidad, bajo procedimientos y prácticas que se consideran útiles para la
administración y donde una de sus funciones ha sido referente a la determinación de la
utilidad periódica. Actualmente el enfoque moderno mira el obtener el costo del
inventario de productos terminados y obtener una base para predecir las consecuencias
económicas de una multitud de decisiones.
Para cumplir con la determinación de los costos unitarios de los productos fabricados y otros fines administrativos como son la planeación, el control de la producción y la toma de decisiones, se tienen que seguir con una serie de normas y procedimientos contables, Hargadon (1995).
195
De ahí que una etapa importante en las políticas de administración, es conocer los
diferentes tipos de sistemas de costos.
Clasificación de los Sistemas de Costos
De acuerdo con el tipo de empresas
En industriales, comerciales y de servicio.
“Las empresas comerciales tienen costos representados por el valor de compra de las mercancías que se comercializan o mercadean, y cualquier otro costo que sea imputable a la compra de los bienes disponibles para la venta. Así como se debe tener en cuenta los costos que incrementen valor base de las mercancías, debe considerarse cualquier otra disminución que se relacione con los productos para la venta.
Las empresas industriales son todas aquellas entidades para las cuales la actividad de costos, está determinada por la aplicación y transformación de los tres elementos del costo de un producto. En este tipo de empresas, el manejo de los inventarios de productos terminados, en proceso, materia prima y suministros representan un aspecto crítico desde el punto de vista de los estados financieros.
Empresas de Servicios se caracterizan por aplicar al costo de su producto, mano de obra generalmente especializada y costos indirectos relacionados a la prestación del servicio. En razón de que el producto final para este tipo de empresas está constituido por el servicio final que se presta, no se aplica propiamente el concepto de materia prima. El control de los costos para este tipo de empresas se complica debido a los controles que deben establecerse para la determinación de los costos corrientes para un periodo “ Catacora (1996).
El término servicio es una manera más exacta del producto que la empresa ofrece,
pues la definición del servicio que pretende ofrecer la empresa condicionará, toda su
estructura y objetivos.
196
Para penetrar en la esencia empresarial y entender el presente y el futuro de los
productos de la empresa, es necesario subrayar la palabra servicio dentro de cualquier
empresa, tanto si se trata de una empresa industrial o comercial, como si es una de las
empresas a las que normalmente se califica como simples empresas de servicio.
Cualquiera que sea la empresa en cuestión, hay que plantearse las preguntas siguientes:
¿ En qué consiste el proceso de conversión de esta materia prima en producto
acabado?
¿ Qué materia prima utiliza?
¿Cómo se define con más plenitud el producto final?
A través de la producción, el control y la comercialización, las empresas planifican
los servicios o productos acabados, los cuales son obtenidos cuando la materia prima
entra a la empresa, y recibe un proceso de transformación; conformando esto, el proceso
empresarial.
A este respecto, las empresas o talleres de conversión, por encontrarse ubicadas
dentro del sector servicio, cumplen con una serie de características que las distinguen.
1. No es claramente identificable cada uno de los elementos que intervienen dentro del
proceso.
2. Implica la conversión de recursos en un resultado intangible.
3. La forma de consumo del producto es inmediata.
4. No existe almacenamiento de producto terminado.
5. El momento de la venta es al principio del proceso.
197
6. La prestación del servicio conlleva a operaciones previas al proceso de transformación.
7. Contacto directo del consumidor con el proceso de transformación.
De acuerdo a la fecha o momento del cálculo de los costos unitarios:
EN LA CONTABILIDAD DE COSTOS, PARA EMPRESAS MANUFACTURERAS, LOS COSTOS SE
ACUMULAN SIEMPRE DESPUÉS DE INCURRIDOS, NO OBSTANTE PARA EFECTOS DE
PLANIFICACIÓN SE ACOSTUMBRA DETERMINAR LOS COSTOS UNITARIOS Y TOTALES DE LOS
PRODUCTOS POR ANTICIPADO, LO CUAL SE HACE CON DIFERENTES OBJETOS ENTRE LOS
CUALES TENEMOS:
a) CONTROL DEL COSTO, PARA COMPRAR LO PLANIFICADO CON LO EJECUTADO Y TOMAR
LAS PREVISIONES NECESARIAS DE ACUERDO A LOS RESULTADOS
b) Para fijar precios de venta antes de fabricar un producto, se debe predeterminar el
costo del producto al cual agregándole el margen de utilidad da como resultado el
precio de venta.
c) Para acumular los costos estimados.
Los costos de manufactura se clasifican en:
Costos históricos que son calculados antes de comenzar la producción y los métodos
para determinarlos se dividen en costos estimados y costos estándar.
198
Costos Estándar, estos se determinan científicamente y representan un criterio
especial que pudiera fijarse como “Costos en buenas condiciones de ejecución o
eficiencia satisfactoria”
Los costos Estimados se establecen valiéndose de métodos que pueden emplearse de
inmediato: pueden o no representar una eficiencia de operación satisfactoria aún cuando
se determinen los costos predeterminados, es indispensable el cálculo de los costos
históricos por las siguientes razones
a) Para comparar lo planificado con lo ejecutado y establecer variaciones
b) Para determinar el resultado real de las operaciones.
c) Para cumplir con las disposiciones legales, ya que en Venezuela el Impuesto sobre la
renta no acepta costos predeterminados para la determinación de la utilidad neta.
“Base Histórica los sistemas con base en costos reales, es decir, costos en que ya se han incurrido y cuya cuantía es conocida. Equivale a decir que los costos que se contabilizan en las distintas cuentas, son los que realmente ocurrieron. Bases Predeterminada: Un sistema funciona principalmente con base en costos que han sido calculados con anterioridad a la ocurrencia de los costos reales” Hargardon (1988).
De acuerdo con la naturaleza de las operaciones de fabricación:
Las empresa de acuerdo con la naturaleza de las operaciones de fabricación se
clasifican en:
• Por ordenes especificas.
• Por procesos
199
Por órdenes específicas: se denomina sistema de contabilidad de costos por ordenes
específicas de producción, aquel en el cual se recopilan los costos de producción para un
lote previamente identificados con un número y para la elaboración de una cantidad
definida de productos o servicios.
En este sistema se controla la materia prima, la mano de obra directa y la carga fabril
utilizada para cada pedido. La mano de obra directa y el material asociados a cada
trabajo y la carga fabril aplicada en base a una tasa predeterminada se identifican y
acumulan en la hoja de costos por cada orden de producción.
Por proceso, la empresa acumula los costos para un determinado período, que puede
ser un día, una semana ó un mes. Este método permite la acumulación de los costos por
departamento en el período establecido por la empresa. Los costos de materiales, mano
de obra y carga fabril se distribuyen entre los productos fabricados en el período,
dividiendo el costo del departamento entre el número de unidades fabricadas para obtener
el costo unitario.
No obstante pueden integrarse estos dos sistemas para conformar un Sistema de
Contabilidad de Costos Mixtos, como afirman otros autores:
Los costos se determinan por órdenes y por períodos, a la vez. Estos costos son
utilizados cuando las empresas tienen suscrito un contrato de abastecimiento a largo
plazo, con el compromiso de efectuar entregas parciales de producción a un ritmo de
tracto sucesivo” Gómez Rondón. (1990).
200
De acuerdo al método de costeo:
Algunos autores plantean que los costos fijos de fabricación no deben capitalizarse
en los inventarios, por que ellos ocurren haya o no haya producción o sea que no están
relacionados con el volumen de producción. Cuando se acepta ésta teoría, se está
aplicando un método que se denomina método de costeo Directo: el cual se caracteriza
por considerar los costos fijos de producción como costos extinguidos en el periodo
contable. Por consiguiente se le da el mismo trato a los costos fijos de fabricación que a
los gatos venta y de administración; o sea que se representan como un egreso en el Estado
de Resultados.
Se denomina Costeo por Absorción o Total, aquel que capitaliza tanto los costos
fijos, como los costos variables de producción y se llama por absorción porque absorbe
los costos fijos.
La actividad o el volumen del objetivo del costo puede medirse en unidades de
productos terminados o vendidos, horas trabajadas, millas recorridas, galones
consumidos, pacientes atendidos servicios prestados o cualquier otro índice de volumen.
Si un costo dado cambia en su valor total, en proporción a los cambios en el nivel de
la actividad es un costo variable
Si un costo permanece invariable en su valor total, por un cierto periodo de tiempo a
pesar de una amplia fluctuación en el nivel de actividad es un costo fijo.
Comportamiento a medida que el volumen varia
201
Costo Total Costo por Unidad
Costo Variable Cambia No cambia
Costo fijo No cambia Cambia
Para los costos fijos, desde el punto de vista unitario a medida que la producción
aumenta, el costo se vuelve progresivamente más pequeño.
El Sistema de Costos por Ordenes Específicas:
Este sistema permite a la empresa conocer lo que cuesta la manufactura y venta de
una cierta cantidad de productos.
Como quiera que, en un momento dado cualquiera, la empresa tendrá en proceso de
fabricación varios lotes de productos, para satisfacer órdenes diferentes; entonces se hace
necesario emitir una Orden de Producción para cada lote; habiendo necesidad de abrir una
hoja de costos para cada una; en las cuales se cargarán, respectivamente, todas las
erogaciones por concepto de materiales, mano de obra y carga fabril; hasta el momento
mismo de ser terminados los productos y pasados al almacén, como productos
terminados.
Con la emisión de la orden de fabricación se inicia el proceso, en esta hoja se
especificarán todos los detalles de fabricación, al ser enviados a producción para procesar
una determinada cantidad de productos; bien para satisfacer el pedido de un cliente, o
restituir el nivel de las existencias, próximas a agotarse en el almacén.
202
En el departamento de Contabilidad se prepara una hoja de costos, en la cual se
llevará un registro minucioso de todos los gastos, por concepto de materiales, mano de
obra y carga fabril, para cada orden de producción en particular. Al terminarse de
manufacturar la cantidad de artículos, indicados en la respectiva orden, se totalizará la
referida hoja de costos, a fin de presentar en la misma el resultado de los costos por
elemento del costo.
Esta información se hará mas completa e integral si le añadimos a las hojas de costos
los espacios suficientes para recoger los datos referentes a los costos de distribución y
venta del lote producido; poder de esta manera hacer acopio completo de todos los datos
necesarios para poder conocer la incidencia de los costos de producir y vender cada
unidad de producto; base principal de las actividades industriales, mercantiles y de
servicio.
En tal sentido, como la información representa hoy día una de las preocupaciones
fundamentales en la organización debido a que la misma constituye la materia prima del
proceso de toma de decisiones y que el diseñador de sistemas de costos pueda conocer el
objetivo de un sistema, y éste debe relevar información sobre las necesidades de los
diferentes tipos de usuarios y sobre las restricciones o exigencias de otros entes o
personas que tienen relación con el mismo.
En cuanto a los usuarios éstos se dividen en:
“Usuario operador. Es todo aquel personal administrativo que hace que los sistemas funcionen, es el que ejecuta todas las actividades concebidas por los analistas y diseñadores para que los sistemas logren los objetivos para los cuales fueron diseñados.
203
Usuario Responsable. Es la persona que supervisa o dirige la unidad en la cual se desarrolla el sistema. Usuario Dueño. Es la persona de más alto rango dentro de la organización, la que toma las decisiones o aprueba en ultima instancia.” Felix Morales Bueno 1991.
Entre otras personas que tienen relación con el sistema podemos mencionar:
• Los programadores.
• La gente de estándares.
• La gente de control de calidad.
• Los Auditores.
• Los Abogados.
• Otros.
Cada una de las personas mencionadas anteriormente, tienen exigencias,
restricciones, solicitudes que hacer y las cuales deben ser satisfecha por el nuevo sistema.
Denominamos requerimientos a estas solicitudes.
“Requerimientos: las diferentes solicitudes acerca de las características de la información que los usuarios desean obtener del sistema que va a ser diseñado. Se denominan requerimiento de usuarios los requerimientos son clasificados por los analistas como: Requerimientos operacionales: relacionados con las exigencias de exactitud, precisión, disminución de errores, etc. y generalmente sólo son satisfechos en la fase de programación. Requerimientos de consulta y reporte: relacionados con las exigencias de tipo de información que se quiere obtener por las pantallas de los terminales o de los micros y con el tipo, cantidad, frecuencia y forma de los reportes o listados que el usuario quiere que el sistema le proporcione.
204
Requerimientos de investigación: relacionados con determinados tipos de archivos o reportes, gráficos, estadísticas, o de otro tipo que pudiesen servir al usuario para hacer comparaciones, investigaciones, etc. Requerimientos decisión: cierto tipo de información la cual será utilizada por el usuario para la toma de decisiones. En el momento del levantamiento tal vez no está claro cómo va a relacionar o cómo va a utilizar este tipo de información, pero el analista debe tratar de obtener el mayor número posible de especificaciones para poder incluir en el sistema el tipo de datos que permita al usuario en el futuro, obtener la información deseada. Requerimientos de transacción: estos generalmente no los formulan los usuarios sino los auditores (ejemplo archivos trampa, pistas de auditoria, etc.)” Felix Morales Bueno 1991.
Como puede observarse, el usuario juega un papel muy importante en el
levantamiento de la información, si él está consciente de esa importancia se transformará
en el principal colaborador del diseñador del sistema para que el levantamiento sea un
éxito.
Si la información se levanta en forma deficiente o incompleta se presentarán
problemas y retrasos en la fase de desarrollo y puesta en marcha del sistema.
Pero por más cuidadoso que sea el diseñador del sistema en el levantamiento, y por
mas colaboradores que sean los usuarios, no podemos olvidar que se trata de
comunicación entre seres humanos. Esto lleva implícito que una cosa puede decir el
usuario y otra e la que entiende el diseñador, o pudiese ser que el usuario se le olvidó
alguna información o el diseñados del sistema no la preguntó etc. Entonces el diseñador
debe realizar una sesión de trabajo en la cual presenta a los usuarios unos diagramas o
dibujos (utilizando símbolos muy sencillos) mediante los cuales se ilustra lo ello
entendieron o cómo interpretaron la información que les fue proporcionada; de esta
205
manera los usuarios pueden hacer las observaciones y correcciones pertinentes, hacer
aclaratorias y proporcionar nueva información, hasta que todos estén de acuerdo sobre el
funcionamiento real del sistema actual.
La información levantada por el diseñador, se representa mediante los llamados
diagramas de flujos de datos, éstos se dividen en diagrama contextual y diagramas
expandidos.
Diagrama contextual solamente contiene: a) Las unidades externas: las organizaciones, personas, unidades administrativas que
envían o reciben flujos de información o materiales del sistema en estudio.
b) Los flujos de información: que entran o salen del sistema (mediante documentos, oral, telefónicamente o de cualquier otra forma).
c) La identificación o nombre del sistema.” Félix Morales Bueno 1991.
El diagrama expandido representa todas las transformaciones a las cuales se ven
sometidos los flujos de información esta constituidos por:
a) Los flujos de información (orales, escritos o de cualquier otra forma) de entrada salida al sistema y por los flujos que se generan internamente en otro proceso.
b) Los subprocesos o transformaciones que sufren los flujos.
c) Los archivos o depósitos de datos que se utilizan en el sistema.
Los símbolos utilizados para dibujar los diagramas contextuales y expandidos son los
que se presentan a continuación:
206
Proceso Unidad Externa
Archivo Flujo de Datos
207
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza del Estudio
TIPO DE INVESTIGACIÓN
La modalidad de investigación adoptada es la tipo estudio de proyecto, que plantea
una propuesta sustentada en un modelo viable de sistema de costos como alternativa para
resolver la carencia de un sistema que controle los costos en que se incurren durante el
proceso de la prestación del servicio. De acuerdo a su propósito, la misma implica un
análisis técnico-descriptivo del proceso de acumulación y determinación de los costos en
la empresa “Proyecto GNV. C.A.”, su factibilidad y el modelo operativo correspondiente.
Para tales efectos, el proceso de investigación está basado y orientado en la revisión, análisis y evaluación de los documentos y formularios
contentivos de datos históricos (Estados Financieros, libros contables, formularios, manuales de procedimiento) presentes en la empresa y los procedimientos para la determinación de los costos, concernientes a las transacciones que se relacionen con el proceso productivo a partir de
los cuales se diseña el modelo viable del sistema de costos para la conversión del sistema de combustión de vehículos que funcionen a
gasolina, a vehículos que utilicen alternativamente gasolina/ gas natural.
208
Para la consecución de los objetivos, el método de investigación estudia la prestación del servicio, los procedimientos de costeo aplicados por la empresa a nivel descriptivo, debido a que el fenómeno mide y analiza cuantitativa y cualitativamente, los datos directamente en la propia organización, empleando la observación directa como primer paso
dentro del proceso de investigación, con la finalidad de determinar la forma en que fluye y se recoge la información relativa a los costos de producción y las etapas del proceso productivo para la prestación del
servicio.
Población
Partiendo de la premisa, que la población es el objeto bajo estudio, y que el presente
proyecto estuvo dirigido al análisis y revisión de los costos que involucra el proceso
prestación del servicio de la empresa Proyecto GNV, C.A.; la situación planteada, llevó
al investigador a examinar el 100% del proceso, ya que el mismo no puede bajo ningún
concepto ser parcelado. A tal fin, se tomó como fuentes de información al: Gerente
General, Gerente de Planta, el Supervisor de planta y el Administrador.
La información está basada en los costos de mano de obra, materia prima utilizada y
costos de la carga fabril en que incurre la Empresa Proyecto GNV C.A para la prestación
del servicio de conversión del sistema de combustión en vehículos automotores que
funcionen a gasolina a vehículos que utilicen en forma dual gasolina/gas natural.
Técnicas de recolección de datos
209
La recolección de información estuvo orientada a la aplicación de entrevistas, la
observación directa y a la revisión documental.
Mediante la revisión documental y la observación de campo, se reforzaron los datos
obtenidos en la entrevista de campo efectuada, siendo necesaria la revisión de los
documentos y formularios con los que trabaja la empresa, para recopilar información
relacionada en el aspecto contable con:
1. Los costos de materiales en cuanto a órdenes de compra, notas de entrega, control de
inventario, etc.
2. Los costos de mano de obra, tomando en consideración las nóminas de personal,
control de entradas y salidas del personal, asignaciones, deducciones, dotaciones e
implementos de seguridad, así como los formularios empleados para su registro y
control.
3. Los elementos constitutivos de la carga fabril tales como consumo de energía
(electricidad, gas, combustible), lubricantes, servicios de reparación y mantenimiento,
etc., así como los formularios que empleara la empresa para su registro, determinación
y control.
La entrevista estructurada y la observación directa miden fundamentalmente
aquellos elementos que afectan el desarrollo del proceso en el área de fabricación, y el
registro, control y evaluación de los costos, analizando con especial interés:
210
Aspectos a consultar
Revisión Documental
Entrevistas
Observación Directa
Datos de la empresa
Razón social, obje-to, área económica, Organigrama.
Estructura Orgánica, Centros de Costos. Unidades que soportan costos y gastos.
Unidades que acu-mulan costos y tienen actividades que los soportan
Trabajadores Asignaciones, deducciones y dotaciones. Formu-larios empleados
Ubicación por áreas, Número de trabajadores Estructura de salarios, Control de las horas hombres
Ubicación, canti-dad y tiempo efectivo y ocioso
Producción Ordenes de servicio. Formularios em-pleados en el proceso.
Descripción del proceso Tiempo del proceso.
Material utilizado
Compras, Alma-cenamiento y Costo en Bs. Formularios de control.
Cantidad utilizada, calidad, unidad de medida, precio, proveedor, control del inventario.
Uso
Carga Fabril Consumo de Ener-gía, agua, combus-tibles, métodos de depreciación, servi-cios contratados. Formularios.
Elementos que la integran. Elementos que la integran.
Impuestos Cantidad, base de imposición.
Tipo de Impuestos.
Potencial de Planta
Costos Laborales Factores que determinan la no utilización plena de la capacidad instalada.
Capacidad utilizada
211
En este sentido, la entrevista estructurada permitió obtener información
concerniente al proceso productivo, la carga fabril y los costos de material y mano de
obra, de acuerdo a la información suministrada y disposición de los entrevistados. A tal
efecto se aplicó una entrevista al gerente general, para obtener información en cuanto a la
organización de la empresa, sistemas contables que utiliza, capacidad instalada de la
empresa, proceso de prestación del servicio, número de trabajadores empleados en el
mismo y controles establecidos a los elementos del costo y proveedores de los materiales.
Al gerente de planta y al supervisor de planta para obtener información relativa al proceso
de la conversión de vehículos de gasolina a gas natural, control de los materiales, mano
de obra y carga fabril considerando para esta última, el uso y desgaste de los activos,
control establecido para el consumo de energía, mantenimiento de los equipos, etc. Al
administrador para obtener información sobre los aspectos administrativos y contables en
cuanto a la estructura orgánica y al registro y control de los inventarios, la mano de obra,
los activos fijos, los proveedores y la carga fabril.
La observación directa, permitió percibir activamente la realidad externa e interna
para conocer el desarrollo del proceso en el área de fabricación de la empresa
“PROYECTO GNV, C.A.” y la forma en que fluye y se recoge la información relativa a
los costos inmersos en el proceso de prestación del servicio.
La revisión documental se efectuó con la documentación suministrada por la
empresa “Proyecto GNV C.A.” para identificar las actividades realizadas por el personal,
permitiendo la categorización de dichas actividades; los movimientos de entrada y salida
de material; así como también, los costos que involucran carga fabril y mano de obra,
212
todos los cuales se pudieron ubicar en documentos tales como nóminas de pago, compra
de materia prima, hojas depreciación de las maquinarias y equipos, etc.
El instrumento operacional
Con relación a la determinación y adecuación de un sistema de costos, se aplicó la
entrevista como instrumento operacional, diseñado a los fines de este estudio, en seis
ítems que arrojaron un total de treinta preguntas dirigidas a los entrevistados, con la
finalidad de obtener información acerca del proceso en general e indagar las dificultades
y necesidades observadas en la empresa “Proyecto GNV C.A.”.
La entrevista fue estructurada sobre la base de preguntas abiertas cuyo orden y
redacción se mantuvo invariable para obtener una información más completa y variada
con relación al tema objeto de estudio.
Procedimientos utilizados para el procesamiento de datos
Técnica de Análisis:
Después de obtener la información a través de la entrevista estructurada se procedió
a agrupar y analizar la información sobre la base de las repuestas por categoría de ítems,
para posteriormente proceder al procesamiento de los mismos, diagnosticar la situación
actual y establecer los requerimientos de datos del nuevo sistema.
213
Para el diagnóstico de la situación actual se procedió al cruce de información
obtenida a través de las respuestas de los entrevistados, complementada con la revisión
documental de los formularios y registros empleados por la empresa; realizando un
análisis mediante una matriz comparativa de la situación actual y la situación propuesta.
Análisis e interpretación de los datos
Al obtener la información por medio de la entrevista estructurada, se procedió a
realizar un análisis lógico y sistemático de las respuestas obtenidas mediante los ítems
diseñados en la entrevista, y posteriormente tomar en cuenta su resultado, para diseñar
un sistema de costos y elaborar las conclusiones pertinentes a esta investigación que
sirvan de fundamento para propuestas de alternativas de solución en el control de los
costos que posibiliten el funcionamiento efectivo de un sistema de acumulación de
costos.
Viabilidad del proyecto
El estudio para su viabilidad contó con una metodología dividida en siete etapas,
cuyo resultado fue producto de la revisión de documentos y aplicación de instrumentos
llevados a cabo durante el período determinado.
214
A. CAPÍT
ULO IV
ÁNALISIS DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se presentan los resultados de la investigación, donde se da
repuesta a las interrogantes planteadas en el estudio, y se analiza el sistema existente
en la empresa “Proyecto GNV, CA.”, con la finalidad de diseñar la estructura de un
sistema de costos por órdenes específicas, que permita el registro, control y
evaluación de los costos en que incurre la empresa para la prestación del servicio,
fundamentados en el marco teórico de esta investigación.
El análisis de la información permitió identificar a la empresa, su ubicación, la estructura organizativa, la situación actual a nivel de los procedimientos administrativos y sistemas contables para el registro y
flujo de la información; así como la descripción del proceso productivo, con la finalidad de determinar los requerimientos de datos necesarios en
el diseño de un sistema de costos en la conversión del sistemas de combustión de vehículos automotores que funcionan a gasolina a vehículos que utilicen alternativamente gasolina/gas natural para
vehículos
Identificación de la Organización
La empresa PROYECTO GNV C.A., fundada en el año 1996, por los Ingenieros
Mecánicos Olivero Bottiglione y Gladys Pérez, con el objeto de prestar el servicio
215
mecánico para la conversión de sistemas de combustión en vehículos automotores que
funcionan a gasolina a vehículos que utilicen alternativamente gasolina/gas natural, se
encuentra ubicada en la avenida Moyetones con calle 7 de la zona industrial III, en la
ciudad de Barquisimeto – Estado Lara, ocupando un área física de 940 m2.
La empresa PROYECTO GNV C.A., opera bajo las especificaciones técnicas
establecidas por el Ministerio de Energía y Minas y la empresa CORPOVEN filial de
PDVSA, prestando el servicio tanto a vehículos del transporte público, como privado.
Su estructura organizativa se encuentra conformada por una Gerencia General a
cargo del socio Ingeniero Olivero Bottiglione, una gerencia de planta a cargo de la
Ingeniero Gladys Pérez, a la cual está adscrito el centro de costos de producción
conformado por las unidades de preconversión, conversión y postconversión; una
Gerencia de Logística a cargo de un Administrador quien tiene bajo su responsabilidad
todo los aspectos concernientes a la administración contable y financiera de la empresa,
recibiendo apoyo de un ente externo, encargado de la comercialización del servicio.
A fin de diagnosticar la situación actual y establecer los requerimientos de
información para el sistema de costos se procedió a realizar una matriz de análisis que
generó la siguiente información:
216
Matriz de Análisis
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN PROPUESTA
La empresa no cuenta con manuales de normas y procedimientos, lo que dificulta la rapidez en las operaciones.
Se propone que se diseñe y se adopten manuales de normas y procedimientos que satisfagan las necesidades y cubran las expectativas.
La empresa no posee de un sistema de costos ni manual ni automatizado para el registro, control y evaluación El registro lo hacen a través de una contabilidad histórica a cargo de un contador responsable.
El registro control y evaluación requiere un sistema automatizado de costo que permita procesar los costos por elementos en que incurre la empresa para la prestación del servicio.
El proceso de toma de inventario físico no se realiza como debe ser, mediante formularios o soportes para la ayuda en la toma del mismo.
La toma de inventario debe prepararse en formularios específicos y que no sean las facturas que den soporte a la información.
La empresa no cuenta con formularios para la recolección, registro y control de los datos relacionados con los materiales, mano de obra y carga fabril.
Requiere el diseño de formularios que puedan recopilar de manera más rápida, información concerniente a los materiales, mano de obra y carga fabril.
Los productos existentes no se identifican por ningún tipo de codificación, sino que es por su nombre común.
Cada rubro de producto debe contar con una codificación que lo identifique.
Los procesos de conteo de los bienes se realizan manualmente, lo que conlleva a un retraso o perdida de tiempo y exige mas dedicación en el proceso.
Los procesos de conteo de los bienes deben ser computarizados debido al volumen, evitando la pérdida de tiempo en la ubicación del bien.
El control que se tiene sobre el inventario es escaso y como consecuencia de esto, hay perdida de recursos, así mismo no cuenta con un registro de proveedores lo que redunda en perdida de tiempo al contactarlo.
El control del inventario debe ser más eficaz y la mejor manera es crear uno que se adapte a las exigencias de la empresa
La tarjeta de tiempo empleada por la empresa muestra únicamente el nombre del trabajador y las horas de entrada y salida.
Para el control de la mano de obra, la tarjeta de tiempo deberá ser modificada a fin de que contenga datos sobre horas extras, labores directas e indirectas.
No existe un tabulador de cargos y sueldos. Estructurar un tabulador de cargos y sueldos.
No existen formatos para el control uso y desgaste de los activos fijos excepto el mayor auxiliar de activos.
Diseñar un formato donde se controle el uso desgaste de los activos de la empresa.
217
Proceso de prestación de Servicio de la Empresa
El primer objetivo de esta investigación referente a describir el proceso de
prestación de servicio de la empresa “Proyecto GNV, CA”, fue obtenido a través de
la revisión documental, la aplicación del cuestionario y la observación directa como
técnicas de recolección de datos.
La revisión documental proporcionó información en cuanto a la razón social, el
objeto y área económica de la empresa; mediante la entrevista se obtuvo la descripción
del proceso, el material utilizado en cuanto a cantidad y calidad, la mano de obra y los
elementos de carga fabril implícitos en el proceso; todo ello, corroborado a través de la
observación directa, para conocer y medir el tiempo de proceso de prestación del servicio,
así como el personal involucrado en el mismo.
En este sentido “Proyecto GNV, C.A.”, empresa de servicio, que tiene por objeto la
conversión e instalación de un sistema dual de combustión en vehículos que funcionen a
gasolina a vehículos que funcionen alternativamente con gas natural, efectúa el proceso
de prestación del servicio en tres etapas, a saber:
• Una etapa de preconversión,
• Una etapa de instalación del sistema de combustión,
• Una etapa de postconversión.
La etapa de preconversión consiste en realizar un diagnóstico (a través de un equipo denominado Sistema Electrónico de Diagnóstico, junto con un personal de mecánicos y dos ayudantes), de las condiciones en que se
encuentra el vehículo y el estado de funcionamiento del motor, para
218
determinar las condiciones del carburador, verificar la presión del motor, el sistema de enfriamiento, la cámara de combustión, el estado de las válvulas de escape y admisión, los cilindros del motor, el cigüeñal, las
bujías, etc. así como también establecer la capacidad de almacenamiento que permita indicar el sitio de instalación del cilindro
de almacenamiento de gas.
Los resultados de este diagnóstico son remitidos al cliente. Si el vehículo se
encuentra en perfecto estado de funcionamiento se procede a la instalación del equipo de
conversión; de lo contrario el proceso culmina entregando el vehículo al cliente para su
reparación.
El proceso de instalación del sistema de conversión consiste en colocar al vehículo:
Uno o más cilindros de almacenamiento de gas, que dependiendo de la disponibilidad
de espacio y capacidad de carga del vehículo, se instalan en la cantidad suficiente para
garantizar la máxima autonomía posible en la operación del vehículo. En la práctica
generalmente se instalan de acuerdo a las condiciones y características del vehículo: tres
(3) bombonas si el vehículo es un autobús o camión, dos (2) bombonas si es un minibús o
camioneta y una bombona si corresponde a un automóvil. Los cilindros de GNV son de
diseño especial, fabricados sin costura, con una sola conexión de entrada y salida, y
construidos con materiales de alta resistencia. Así, se tienen cilindros de acero, que son
los más frecuentes; de aluminio, revestidos con fibras especiales; y cilindros fabricados
más recientemente con resinas epóxicas y fibras especiales, que poseen menor peso que
los anteriores. Todos estos cilindros están equipados con dispositivos de seguridad como
discos de ruptura, tapones, fusibles y válvulas de exceso de flujo. En virtud de su diseño
mecánico, pueden operar a presión de 3.000 LPC (libras por pulgadas cuadradas), con
219
presión de prueba de 4.500 LPC, y presión de ruptura en el orden de las 7.500 LPC. En
su diseño, los mismos están elaborados a prueba de impactos, tracción, aplastamiento y
cargas cíclicas. (Ver Figura 1)
• Un regulador para reducir la alta presión en el cilindro.
• Un mezclador de aire-gas adaptado al carburador existente de gasolina.
• Un sistema de válvulas para el llenado y control del sistema que es colocado en el
compartimento del motor.
• Componentes eléctricos:
• El selector del combustible, que es ubicado en el tablero, y va a permitir operar los
selenoides de corte de gasolina y GNV, dependiendo del combustible seleccionado
(sistema dual).
• Indicador eléctrico de nivel.
• Módulo de control de encendido, que adapta la curva de encendido del vehículo a las
características del gas natural.
220
En el caso de que los cilindros sean colocados en compartimentos cerrados,
como la maleta del vehículo, se instala a la válvula de cierre del tanque, un sistema
de ventilación. Así mismo, el regulador de presión es ubicado en el motor, con la
finalidad de reducir la alta presión del gas almacenado hasta la presión de
alimentación del motor.
FIGURA Nº 1
221
La instalación del equipo requiere de un servicio de herrería. Para ello, la
instalación tarda de un día y medio a tres días, dependiendo del modelo de vehículo.
(Ver Figura 2 )
Un factor crítico en la instalación del equipo en un vehículo es la forma del
carburador. Cuando la forma del carburador coincide con el modelo estándar, el tiempo
de instalación se reduce a un día; de otra forma, es necesario fabricar la pieza a la medida.
Cuando se trata de instalar las bombonas en automóviles o minibuses se emplean dos
herreros que tardan dos días en la labor, mientras que en un autobús, se emplean dos
herreros que tardan en la labor tres días. En algunos casos cuando las piezas estándares
(soportes) no coinciden, las mismas son elaboradas o ajustadas a la medida dentro de la
empresa y en otros casos se contratan los servicios de empresas especializadas para su
elaboración. .
222
Es de hacer notar que la conversión de un motor a gasolina para operar a GNV,
no involucra ninguna modificación del motor o remoción de algún componente, sino
sólo la incorporación de los elementos adicionales antes señalados.
El proceso de postconversión consiste en surtir de gas el vehículo, realizarle la entonación y prueba del
sistema. En esta etapa, el sistema es alimentado con gas natural a través de la válvula de llenado colocada
en el compartimento del motor. Estas válvulas son normalizadas en su dimensión a fin de que las mismas
se acoplen al pico de llenado de los surtidores. El gas alimentado es llevado al cilindro de almacenamiento
a través de una tubería de alta presión, siendo la máxima presión de llenado de 3.000 LPC (libra por
pulgada cuadrada), de acuerdo a la normativa venezolanaFIGURA Nº2
223
Una vez alimentado el cilindro de almacenamiento con gas natural, el vehículo ingresa nuevamente al
taller, para su entonación y posterior prueba de funcionamiento del sistema dual de conversión. Esta prueba
consiste en verificar la combustión, fluido y expansión del gas, el nivel de presión de gas y enfriamiento;
así como el funcionamiento del mezclador dosificador de aire GNV y del selector de combustible.
Una vez cumplido con los requisitos de instalación del equipo en todas las etapas del
proceso, se entrega el vehículo al cliente, y se le brinda para su seguridad, una garantía
por el lapso de un año, que cubre cualquier desperfecto en el funcionamiento del sistema
dual de conversión (gasolina/GNV).
Diagnóstico del Procedimiento para Determinación de los Costos
El segundo objetivo del presente trabajo es diagnosticar los procedimientos que
actualmente emplea la empresa “Proyectos GNV, C.A.” para determinar los costos. Los
mismos se obtuvieron mediante la aplicación y análisis de las entrevistas y la revisión de
los documentos, por cuanto en la empresa no existen manuales de procedimientos.
A tal efecto, los costos que genera la empresa en la prestación del servicio son recolectados, clasificados y codificados para su registro
contable, como erogaciones o gastos de operación.
La compra del equipo y los materiales empleados en la instalación del sistema dual de
conversión gasolina/gas natural, son registrada en los libros diarios, mayor y el de
inventarios y balances, como compras de material directo de fabricación.
La carga de trabajo efectuada directamente por la mano de obra que labora en la prestación del servicio (instalación del equipo) es calculada
a través de una nómina de taller y contabilizada como gastos de personal clasificados como un gasto de operación.
224
Los gastos ocasionados por la carga fabril, tales como la depreciación de los activos
usados en la prestación del servicio, los gastos de energía eléctrica consumido por la
planta, teléfono, sueldo de los supervisores, vigilancia de la fábrica, agua, el suministro de
gas en el llenado del equipo, los materiales utilizados durante el proceso de instalación y
en la herrería, los gastos incurridos en la limpieza y el mantenimiento de la fábrica, así
como los de reparación de equipos de planta, son codificados y contabilizados como
gastos de operación.
Los ingresos que obtiene la empresa son producto de las ventas por la prestación del servicio y se registran contablemente en los libros diario y
mayor como una cuenta de ingresos. Sobre este particular, las ventas son efectuadas a través de una comercializadora, sobre la base de unos
precios preestablecidos.
Para la prestación del servicio se genera una orden de servicio, la cual es enviada
desde la comercializadora donde se especifican las características del vehículo, el
propietario y monto de la venta.
En cuanto a las necesidades de materiales, equipos y herramientas, producción le
notifica a logística de los materiales que requiere para la prestación del servicio. De
existir el equipo de conversión adquirido a las empresas representantes, autorizadas para
tal efecto y los materiales que se requieren se envían a producción; de no existir los
mismos el Administrador se encarga de adquirir el equipo de conversión requerido y
comprar los materiales indirectos a utilizar en el proceso, tales como: electrodos, gas
propano, acetileno, lubricantes, esmeril, etc.
225
La incorporación del personal se realiza mediante una entrevista efectuada al mismo,
quien de ser aceptado llena una planilla de ingreso. Una vez incorporado a la empresa, el
trabajador es sometido a un programa de adiestramiento para la instalación del sistema de
conversión de gasolina/gas natural.
Administración se encarga de realizar semanal y quincenalmente la nómina de
obreros y empleados. La primera a partir de las tarjetas de tiempo y el segundo de los
reportes de entrada y salida de los empleados.
La nómina semanal de los obreros se elabora tomando en cuenta la tarjeta de tiempo de cada trabajador, en las cuales se especifica nombre
y código del trabajador, horas de entrada y salida, horas extras, sábados, domingos y días feriados laborados.
El sistema de nómina realiza los cálculos y determina las deducciones respectivas, los
aportes patronales y las asignaciones de ley. Entre las deducciones tenemos las
retenciones a el Seguro Social Obligatorio (S.S.O), Seguro Paro Forzoso (S.P.F.), Ley
de Política Habitacional ( L.P.H.), Prestamos y Ahorro Opcional.
B. Centros de Costos que permiten controlar los elementos del
Costo
El tercer objetivo propuesto en este trabajo está referido a identificar los Centros de
Costos que permiten controlar los elementos de costos para la prestación del servicio.
En este sentido, de los datos obtenidos en la entrevista, el cuestionario y por medio de
la observación directa, se pudo obtener que los Centros de Costos que maneja la empresa
son Producción y Logística, conformados a su vez, por un grupo de unidades a las cuales
226
se les asignan recursos y presentan la característica de acumular costos, dada las
actividades que soportan, ayudando a una función relacionada con las áreas principales
(comercialización, producción, logística y/o administración) establecidas en la empresa.
Los centros de costos antes mencionados, tienen la responsabilidad de controlar los
costos (material o equipo, mano de obra y carga fabril) que generan cada uno en forma
individual.
El centro producción del servicio, como centro de costos está conformado por tres
unidades a saber:
La unidad de preconversión, cuya actividad es el diagnóstico del vehículo, ayuda a
realizar la función de producción o prestación del servicio. En esta unidad, se emplea de
la mano de obra del mecánico y su ayudante para la realización de dicha actividad, junto
con el uso de la maquinaria y equipo de diagnóstico, genera un consumo de tiempo y
dinero a cancelar a los trabajadores por su labor, así como también la aplicación del
desgaste (depreciación), por uso de la maquinaria, el consumo de energía eléctrica,
supervisión de la mano de obra, dotación de uniformes, herramientas y equipo de trabajo,
que se traducen en costos para la empresa. Todo lo cual puede ser controlado
individuamente por dicha unidad, a excepción de la carga fabril que en el caso de
consumo de la energía eléctrica y el desgaste de la maquinaria, sólo puede aplicarse sobre
la base de las horas de trabajo del equipo y de la planta o taller.
La unidad de conversión o instalación cuya actividad es la instalación del equipo y el
servicio de herrería, también ayuda a completar la función de producción o prestación del
227
servicio. En esta unidad, el empleo de la mano de obra del mecánico, del herrero y sus
respectivos ayudantes, dotados de las herramientas y el equipo necesario para la
realización de dicha actividad, igualmente genera un consumo de tiempo y dinero a
cancelar a los trabajadores por su labor, así como también la aplicación del desgaste
(depreciación), por uso de la maquinaria y herramienta el consumo de energía eléctrica,
supervisión de la mano de obra, dotación de uniformes e implementos de seguridad y
equipo de trabajo, que se traducen en costos para la unidad y la empresa. A su vez,
dichos costos también pueden ser controlados individuamente por la unidad, a excepción
de la carga fabril que en el caso de consumo de la energía eléctrica y el desgaste de la
maquinaria y las herramientas, son de difícil aplicación, aún tomando en consideración
las horas de trabajo del equipo y de la planta o taller.
La unidad de postconversión, acumula costos por el empleo de mano de obra directa
en el servicio, el uso de herramientas y equipos (depreciación de los mismos) la
supervisión y los implementos de seguridad entre otros, otorgados al personal para
cumplir con la actividad de suministro de gas al vehículo, la entonación del motor y
prueba del sistema, para completar la función de producción en la prestación del servicio.
Así mismo, en esta unidad se acumulan de igual forma costos aplicables a la carga fabril.
Por otra parte el centro de costo Logística, agrupa como unidad de acumulación de
costos el departamento de administración, encargado de manejar los recursos financieros
y llevar el control y la acumulación de los costos y gastos administrativos en conjunto con
información de los costos en que incurren los otros centros costos. Esta unidad de
administración a su vez posee un personal laborando que para la realización de sus
228
actividades también requiere de materiales, maquinaria y equipos de oficina, generando
así mismo gastos de energía eléctrica, agua, limpieza y mantenimiento de oficina, entre
otros.
De igual forma, el depósito de materiales quién es manejado por el administrador en
el centro de logística requiere de un trabajador encargado de llevar el control y custodia
de los materiales, equipos, herramientas e implementos de seguridad que se requieran
para la prestación del servicio. Este trabajador a la vez genera costos por su labor, que
también se van acumulando junto a los costos y gastos de almacenamiento.
Requerimiento De Datos e Información Del Sistema
El cuarto objetivo propuesto en este trabajo está referido a establecer los
requerimientos de datos que debe contener el sistema de acumulación de costos, en
función de satisfacer las exigencias, restricciones y solicitudes de información que los
usuarios desean obtener.
Requerimientos Operacionales.
A continuación se presentan los requerimientos operacionales que deben ser
satisfechos por el sistema de acumulación en la fase de programación que permitan, la
precisión y disminución de errores en el procesamiento de los datos a fin de obtener una
información más exacta y oportuna
a) Reemplazar el tiempo empleado y la propensión a error, producto de las operaciones
manuales, para registrar los costos y gastos de material, mano de obra y carga fabril
229
(cantidad, consumo, pago) con medios alternativos eficientes de registro de las
operaciones y transacciones.
b) Sistematización de la recepción, almacenamiento y entrega del material y equipo
empleado en el sistema de conversión.
c) Chequear el suministro del equipo, materiales, herramientas e implementos al
trabajador de un centro de costos, para evitar un desembolso no correspondiente y
llevar el control de los costos y gastos incurridos.
d) Chequear las órdenes de compra de los insumos, materiales y equipo empleados en el
sistema de conversión, con la respectiva entrada al almacén en el momento de saldar
una cuenta para evitar pagos dobles, dolos o fraudes.
e) Mantener información de los inventarios (tarjeta de inventario) de equipo de
conversión y materiales con relación a: cuánto, cuándo y a quién comprar.
f) Mantener informes sobre niveles máximos y mínimos de inventario del equipo de
conversión y los insumos empleados para el mismo.
g) Mantener listado de proveedores, artículos y precios.
h) Mantener informes comparativos de artículos sobre la base de los costos por
proveedores.
i) Planificación y compra de equipos de conversión, materiales y herramientas de
acuerdo al servicio que presta la empresa.
j) Requisición, reclutamiento y selección e ingreso del personal.
k) Informe de Inducción al Personal de nuevo ingreso.
l) Mantenimiento de tarjetas de control de tiempo trabajado, asistencia y salario de la
mano de obra.
230
m) Mantenimiento de una estructura de salario para la mano de obra empleada en la
prestación de un buen servicio.
n) Mantenimiento de un sistema de beneficios contractuales: planificación de las
utilidades, bonificaciones, vacaciones, prestaciones sociales y bono vacacional que
otorga la empresa a su personal.
o) Mantenimiento de un sistema de préstamos al personal.
p) Mantenimiento de un sistema de nómina: asignaciones, deducciones y pago.
q) Mantenimiento de un sistema de información sobre nómina: estadísticas de personal
por área de actividad, rotación de personal, promedio de sueldos.
r) Mantenimiento y planificación de cursos de entrenamiento, capacitación y
actualización de la mano de obra empleada por la empresa para la eficiente prestación
del servicio.
s) Evaluación del desempeño de la mano de obra.
t) Manual de Inducción de Personal en las etapas de prestación del servicio y atención al
cliente.
u) Control de higiene y seguridad industrial
v) Control de salud ocupacional del personal de la empresa.
w) Controlar la mano de obra en un sistema de costos por órdenes específicas de trabajo.
x) Mantenimiento de un maestro de activos fijos.
y) Control y registro del consumo de energía: electricidad, combustibles y lubricantes.
z) Control y registro de los egresos por servicios recibidos e impuestos cancelados.
231
Requerimiento de Reportes y Consultas.
A continuación se especifican las exigencias de información en cuanto a reportes o
listados que debe presentar por pantalla e impresora el sistema de acumulación de costos
en función de lo que quiere el usuario.
Preparar un reporte de:
a) Archivo maestro de equipos y materiales utilizados en la prestación del servicio.
b) Valorización de Inventario de materiales y equipos empleados en el sistema de
conversión.
c) Requerimiento de Compra de insumos, materiales u equipos para la prestación del
servicio de conversión de vehículos de gasolina a gas natural.
d) Compras de insumos, materiales directos e indirectos.
e) Actualización de existencias por ingresos.
f) Actualización de existencias por egresos.
g) Movimiento mensual de entrada/salida de materiales.
h) Informes sobre niveles máximos y mínimos de inventario.
i) Listado de proveedores, artículos y precios.
j) Listado comparativo de artículos sobre la base de los costos por proveedores.
k) Maestro de empleados
l) Reporte de tiempo laborado.
m) Costo de mano de obra.
n) Maestro de nómina.
232
o) Dotación de implementos de seguridad y/o herramientas al trabajador.
p) Maestro de códigos contables.
q) Maestro de activos fijos.
r) Maestro de egresos por servicios recibidos
s) Maestro de ingresos.
t) Reportes de asientos contables.
u) Garantías Otorgadas.
v) Mantenimiento por Garantías.
w) Garantías Vencidas.
x) Otros egresos.
Requerimiento de Decisión.
A continuación se indica la información a suministrar por el sistema de acumulación
de costos que le permitan al usuario la toma de decisión.
Proveer capacidad de consulta, para ser usada por el personal operacional, gerencial
y administrativo, a los archivos automatizados.
Esto deberá proporcionar datos detallados y resúmenes sobre:
− Maestro de trabajadores u empleados
− Maestro de nómina
− Costo de mano de obra
− Maestro de activos fijos
− Depreciación de activos
233
− Ordenes de compras
− Compras efectuadas
− Inventario
− Aplicación de los elementos de Carga fabril
− Maestro de egresos.
− Maestro de trabajos entregados.
− Listado de comprobantes.
234
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Este capítulo contiene las conclusiones organizadas conforme a las etapas del estudio
y los objetivos de la investigación. En función de los resultados, se sugiere una serie de
recomendaciones a fin de ayudar a la empresa Proyecto GNV C.A. en el control de sus
costos.
Del análisis realizado en la empresa Proyecto GNV C.A., se pudo diagnosticar que
la misma, presenta serias fallas en el control de compras y el inventario, lo que en
consecuencia, imposibilita a la empresa el establecer parámetros que permitan un correcto
y eficiente manejo de sus existencias, fuente principal de sus actividades.
De igual forma constituye su principal falla, la carencia de normas y procedimientos
que identifiquen claramente las actividades a fin de garantizar un óptimo manejo
administrativo que redunde en la prestación de un eficiente servicio a los clientes.
La inexistencia del sistema de costos hace que la gerencia utilice más horas para
procesar información en cuanto a la gestión de planta, ocasionando esto, que la
información carezca de relevancia, ya que no son realizados los informes oportunamente,
razón por la cual no sirve de herramienta para evaluación de los resultados de las
operaciones de cada período cerrado, ni se pueden establecer por parte de la gerencia
correctivos en las desviaciones que americen mejorar el desempeño en el periodo
siguiente.
235
Por otra parte no existe un sistema de costos computarizado, que pueda agilizar las
actividades que realiza la empresa, a fin de obtener información rápida y oportuna de los
materiales, suministrados y activos que se encuentran en funcionamiento de prestación
del servicio.
El retardo que presenta la información, genera que a menudo se incurra en errores en
la determinación del costo del servicio prestado, lo cual incide en la toma de decisiones.
No está demás, señalar la importancia de que la empresa incluya en sus planes de
inversión, la adquisición de un sistema de costos que se adapte a las crecientes
necesidades de la organización, lo cual es una herramienta indispensable para asegurar un
manejo eficiente de la información.
Ahora bien, considerando el primer objetivo del estudio para conocer el proceso de
prestación del servicio, cuyo objeto es la conversión e instalación de un sistema dual de
combustión en vehículos que funcionen a gasolina a vehículos que funcionen
alternativamente con gas natural vehicular, se puede establecer que el mismo se realiza en
tres etapas a saber: Una etapa de preconversión ó diagnóstico de las condiciones del
vehículo para proceder a su conversión. Una segunda etapa que es la instalación del
equipo para el sistema de combustión, si el vehículo se encuentra en perfecto estado de
funcionamiento; y finalmente una etapa de Postconversión para surtir de gas natural al
vehículo, realizarle la entonación y hacerle prueba al sistema, otorgándosele un año de
garantía para el mantenimiento y funcionamiento del sistema.
236
En cuanto al segundo objetivo, referido al diagnóstico de los procedimientos que
actualmente emplea la empresa es de acotar, que los costos que genera la empresa son
recolectados, clasificados y codificados para su registro contable, como erogaciones o
gastos de operación. Las compras del equipo y los materiales e insumos empleados para
la instalación del sistema son registrados en los libros contables como compras de
materiales. La carga de trabajo efectuada directamente por la mano de obra que labora en
la prestación del servicio, es calculada a través de una nómina y contabilizada como gasto
de personal clasificado como un gasto de operación. Los gastos ocasionados por la carga
fabril tales como depreciación, energía eléctrica, sueldo del supervisor y vigilancia, etc.
son clasificados y contabilizados como gastos de operación.
A tal efecto se recomienda la reclasificación de las cuentas que identifique
plenamente con los elementos de los costos, a fin de poder determinar la cuantía de los
costos fijos y variables y de esta manera poder establecer la relación Mano de Obra
Directa- Carga Fabril con el menor margen de error posible. Así mismo, para lograr
exactitud en el cálculo de los costos unitarios, se recomienda a la gerencia la
implementación de un sistema de costos.
En relación al tercer objetivo del estudio, referido a identificar los centros de costos
que maneja la empresa se pudo establecer que son: Producción del Servicio y Logística;
centros éstos, a los cuales se les asignan recursos y presentan la característica de acumular
costos, dadas las actividades que soportan y la responsabilidad que tienen de controlar
sus costos.
237
El análisis de la situación actual del sistema que emplea la empresa para el registro
de sus costos, generó como cuarto objetivo los requerimientos operacionales, de reportes
y de decisión relacionadas con el control de orden del servicio, control de las compras e
inventario, control de la mano de obra y control de prestación del servicio; así como el
diseño de formularios adecuados para el cumplimiento de tales controles, los cuales en
algunos casos no existían y en otros no recopilaban la información necesaria.
Con el propósito del costeo de los costos para proporcionar el control de todos sus
elementos como son sus materiales, la fuerza de trabajo y la carga fabril, encaminados
hacia una mejor utilización de los mismos que evite pérdidas o descuido por parte del
personal en cuanto a su uso y tiempo empleado en cada orden de servicio procesada, el
quinto objetivo estuvo dirigido a elaborar los formularios para la recolección de datos que
permitan la acumulación de costos en un sistema por órdenes específicas.
El diseño de los formularios y su aplicación dentro del proceso facilitará el control de
las actividades. Por ejemplo, al comprar, la orden de compra debe estar respaldada por la
requisición de materiales en función de la necesidad del centro de producción, además del
formulario seguimiento del inventario y la tarjeta de toma física del inventario; que son
necesarios para darle curso a una orden de servicios, lo que evitaría el mal uso o pérdidas
de los materiales y suministros.
También es de suma importancia la tarjeta de tiempo, el informe del supervisor y las
hojas de costos, ya que las dos primeras llevan el control de las horas empleadas en la
238
prestación del servicio y la tercera es para acumular los costos de cada proceso como son
los materiales, mano de obra y carga fabril.
Al respecto, se recomienda implementar el uso de los formularios, los cuales
permitirá recopilar los datos y procesar fácilmente la información para la determinación
de los costos; el emplear estos formularios mejorara la comunicación formal, dándole
legalidad a cada proceso o transacción efectuada en la empresa y acentuando la
responsabilidad en cada trabajador involucrado en el proceso.
Finalmente, como la empresa no dispone de instrumentos que le permitan establecer
controles sobre el manejo de inventarios de materiales, insumos y equipos utilizados en el
sistema de conversión, así como en la mano de obra y carga fabril aplicables en un
sistema de costos por órdenes específicas que contribuya a la continuidad eficiente de sus
operaciones, se sugiere el diseño de la estructura de un sistema de costos que contemple
un control de los pedidos del servicio y de la mano de obra, donde las órdenes de servicio
de los clientes alimenten al sistema de control de inventarios, el cual considera las
unidades en existencia y las unidades ordenadas generando nueva acción de compras y de
prestación del servicio.
BIBLIOGRAFÍA
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fabricación de equipos para su utilización.
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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO. 1990 Manual
para la Elaboración del Trabajo y Tesis de Grado de los Postgrados de la UCLA.
ccxli
A N E X O S
ccxlii
ENTREVISTA APLICADA AL GERENTE GENERAL, GERENTE DE PLANTA, SUPERVISOR Y ADMINISTRADOR
1. ¿ Cuál es la estructura organizativa de la empresa?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Describa las funciones de cada centro de costos
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. ¿ La empresa posee manuales de normas y procedimientos en el área administrativa, contable y de producción?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. ¿ La empresa lleva un registro, control y evaluación de los costos?. ¿ Cómo lo hace?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. ¿ Qué área o departamento se encarga del registro y control de los costos de la prestación del servicio?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. ¿Quién es la persona responsable del registro de los costos del servicio?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. ¿ Que tipo de formularios emplea la empresa para registrar, controlar y evaluar los costos de materiales, mano de obra y carga fabril?
ccxliii
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿En cuantas etapas se desarrolla el proceso de conversión?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. ¿Descríbame el proceso por etapas?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. ¿ Cuánto tiempo dura el proceso de conversión?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
11. ¿Qué tipo de material utiliza para el proceso de conversión?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
12. ¿ Cómo acumula los costos de materiales?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
13. ¿Mantiene la empresa un registro para el control de los proveedores, su lista de precios, plazos de entrega de los materiales y condiciones de pago?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
14. ¿Cumplen los proveedores con los plazos de entrega de los productos, cual es su demora promedio y que condiciones de pago establecen?
ccxliv
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
15. ¿La empresa posee algún mecanismo o formulario para los precios de los materiales en base a los costos por proveedores?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
16. ¿Cuenta la empresa con una codificación de los materiales o insumos para una adecuada clasificación de los mismos, y bajo que parámetros la establecen?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
17. ¿Están establecidos los niveles máximos, mínimos, e inventario de seguridad, y bajo que condiciones se establecen estos niveles?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
18. ¿Con qué regularidad se realiza la toma física del inventario, que parámetros utilizan, y quienes participan en el conteo físico?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
19. ¿Se conoce la existencia física de cada uno de los rubros del inventario, para poder cumplir con la prestación del servicio al cliente?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
20. ¿Con qué frecuencia se repone el inventario?. ¿ Existe algún formulario de control?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ccxlv
21. ¿Qué operaciones están establecidas para el control y manejo de los inventarios? ¿ Están definidas las operaciones de compra, almacén y venta?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
22. ¿Cuántos trabajadores tiene la empresa?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
23. ¿ Los trabajadores están asignados a una área especifica?
______________________________________________________________________________________________________________________________________
24. ¿ Posee la empresa una estructura de salarios en base a los cargos?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
25. ¿ Cómo recoge y acumula los costos de mano de obra?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
26. ¿ Existe un estricto control de las horas hombre empleadas en el proceso de conversión?. ¿ Quién es la persona responsable?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
27. ¿ Existe rotación de la mano de obra durante la prestación del servicio?. ¿Cómo lo registra y controla?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
28. ¿ Utiliza la empresa algún sistema para la selección, ingreso y evaluación del personal empleado en el proceso de conversión?. ¿Qué Formularios emplea?
ccxlvi
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
29. ¿Existe un control de los activos fijos?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
30. ¿Los activos fijos están asignados a cada área específica o existe una rotación de los activos?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
31. ¿ Mantiene la empresa un control de las horas máquinas empleadas en el proceso de conversión?. ¿ Cómo lo hace?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
32. ¿ Mantiene la empresa un control de las horas máquinas empleadas en el proceso de conversión?. ¿ Cómo lo hace?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
33. ¿Cuál es el potencia de la planta?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
34. ¿Qué factores determinan la capacidad de la planta?
______________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________
84
84
PROPUESTA
Como la empresa PROYECTO GNV C.A., no dispone de instrumentos que le
permitan establecer controles sobre el manejo de inventarios de materiales, insumos
y equipos utilizados en el sistema de conversión, así como en la mano de obra y
carga fabril aplicables en un sistema de costos por órdenes específicas que
contribuya a la continuidad eficiente de sus operaciones, se le propone aplicar los
formularios que a continuación se describen, para la recolección y registro de la
información a fin de realizar una eficiente gestión de las actividades de
almacenamiento, producción y una eficiente utilización de los recursos de mano de
obra en aras de minimizar los costos en la prestación del servicio de conversión de
vehículos que funcionen con gasolina a vehículos que utilicen alternativamente gas
natural.
85
85
Formularios para la Recolección de Datos que permitan la
Acumulación de los elementos del Costos por Ordenes
Especificas.
86
86
PROYECTO GNV C.A.
Zona Industrial No. III Barquisimeto – Edo. Lara
SOLICITANTE:
CANTIDAD
PEDIDA DESPACHADA UNIDAD DE
MEDIDA CARACTERISTICAS MARCA
OBSERVACIONES:
Departamento de Compras Elaborado Por: Solicitado Por
Recibido Por Revisado Por
REQUISICIÓN DE MATERIALES
Requisición No. Fecha Orden de Compra No
/ /
87
87
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Requisición de Materiales
OBJETO: Documento de uso interno para solicitar materiales.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa
• Número de la requisición, debe llevarse con números consecutivos.
• Fecha de elaboración, indicar día, mes y año en el que se efectúa el pedido.
• Número de la orden de compra a que da lugar.
• Nombre del solicitante.
• Cantidad de material, insumo, repuesto u equipo solicitada y despachada por
almacén.
• Unidad del material (Piezas , litros etc.)
• Características (descripción del material, repuesto, o equipo solicitado. Ejemplo:
bombona de gas, regulador de alta presión, etc.)
• Marca del material.
• Observaciones
• Firma del solicitante y del encargado de compras.
88
88
PROYECTO GNV C.A.
Zona Industrial No. III Telf. 051-000000 Fax: 051-000000 Barquisimeto – Edo. Lara RIF: J-00000000-0 NIT: 0000000000
Nombre o Razón Social: RIF: NIT:
Domicilio Fiscal: Telf:
Sírvanse despacharnos los materiales solicitados de acuerdo a las siguientes condiciones:
Condiciones de Pago Material o Repuesto
Días 30 días 60 días 90 días Nacional Importado
CANTIDAD
PEDIDA UNIDAD PRECIO UNITARIO
CARACTERISTICA MARCA PRECIO TOTAL
OBSERVACIONES:
Para Uso Exclusivo del Departamento de Compras Procesado Por:
Fecha / / /
Preparado Por Aprobado Por Recibido Por:
ORDEN DE COMPRA Orden No. Fecha Requisición No.
/ /
89
89
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Orden de Compra
OBJETO: Documento utilizado para solicitar a los proveedores los artículos necesarios
para el funcionamiento de las operaciones de la empresa.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa
• Número de la orden de compra, debe llevarse con números consecutivos.
• Fecha de elaboración.
• Número de la requisición de materiales y equipos que originó la orden de compra.
• Nombre de la empresa proveedora a quien va dirigida la orden de compra.
• Colocar número de registro de identificación tributaria (RIF y NIT) asignado por el
SENIAT a la empresa proveedora.
• Domicilio fiscal, debe escribirse la dirección de la empresa, inscrita en el SENIAT.
• Colocar código de área y el número de teléfono de la empresa proveedora.
• Indicar las condiciones de pago o crédito que dará el proveedor.
• Marcar con una X si el material o repuesto solicitado es nacional o importado.
• Cantidad de material solicitado (pedido).
• Unidad de medida del material (ejemplo Pieza)
90
90
• Indicar el precio unitario del material.
• Especificación de las características y tipo material a comprar. (aceite multigrado)
• Marca del artículo a ser comprado (aceite MOBIL)
• Precio total, representa el monto que resulta de multiplicar las columnas cantidad
pedida por el precio unitario.
• Observaciones
• Firma de la persona que elabora la orden de compra.
• Firma de la persona que autoriza la compra
• Fecha y sello de la empresa.
• Firma y sello del Proveedor.
91
91
PROYECTO GNV C.A. Zona Industrial No. II LISTADO DE PROVEEDORES Barquisimeto – Edo. Lara
Código Empresa Empresa Proveedora
Telf. Vendedor Código
Artículo
Plazo de Entrega
Artículo Marca Precio Unitario
% ICSVM
Días de Crédito a
% Descuento
92
92
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Listado de Proveedores
OBJETO: Documento de uso interno utilizado a fin de conocer con prontitud las
características del proveedor y los beneficios que otorgan para así poder
establecer comparaciones en cuanto a los beneficios que otorgan y artículos
que suministran.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa
• Identificación del Código de la empresa.
• Nombre o Razón Social de la empresa proveedora.
• Número de teléfono donde contactar al proveedor.
• Nombre del vendedor que frecuenta la empresa.
• Número de Código que identifica el producto.
• Plazo de entrega en días para recibir del proveedor la mercancía.
• Descripción del artículo que suministra el proveedor.
• Marca del artículo que suministra.
• Precio por Unidad del artículo que suministra el proveedor.
• Porcentaje de ICSV que incorpora.
• Días de Crédito que otorga el proveedor para cancelar la mercancía.
• Porcentaje de Descuento que otorga el proveedor por la mercancía suministrada.
93
93
PROYECTO GNV C.A. Zona Industrial No. II ENTRADA DE MATERIALES Y REPUESTOS Barquisimeto – Edo. Lara
Orden de Compra No. Recibido el día de de
Proveedor: Entregado por:
Descripción de los materiales recibidos
Código Nombre del Material o Repuesto Cantidad Ubicación
Revisado por: Recontado por: Recibido en almacén por
94
94
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Entrada de Materiales y Repuestos.
OBJETO: Documento utilizado para mantener un inventario permanente de los
materiales en almacén.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Número correlativo de la orden de compra .
• Fecha en día, mes y año de recibido los materiales al almacén
• Nombre del proveedor.
• Nombre de la persona que hace entrega de la mercancía.
• Identificación del Código del material, según codificación establecida por la empresa.
• Descripción del artículo que ingresa al almacén.
• Monto de las unidades que entran al almacén.
• Lugar donde será depositada la mercancía.
• Firma de la persona que revisa la mercancía y coteja los pedidos.
• Firma de la persona que verifica el conteo de la mercancía que ingresa al almacén.
• Firma de la persona quien recibe la mercancía en el almacén.
95
95
PROYECTO GNV C.A. Zona Industrial No. III SEGUIMIENTO DEL INVENTARIO Barquisimeto – Edo. Lara
Código Ref.
Descripción
Proveedor Cantidad Máxima
Cantidad Mínima
Existencia al / /
Ubicación Existencia Física
Total Cotejado
Sobrante Faltante Entrada Inventario
Salida Inventar
io
Total Existencia
Revisado por: Firma Elaborado por: Firma
96
96
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Tarjeta de seguimiento del Inventario
OBJETO: Documento utilizado para mantener un inventario permanente de los
materiales en almacén, con el fin de asegurar las existencias mínimas.
INSTRUCCIONES:
• Membrete • Código de referencia: escriba el código asignado por la empresa el bien.
• Descripción : escriba la descripción del bien (ejemplo Bujías)
• Proveedor: escriba el nombre del proveedor que suministra él articulo.
• Cantidad Máxima: escriba la política de la empresa referente a los niveles máximos de
inventario
• Cantidad Mínima: escriba la política de la empresa referente a los niveles mínimos de
Inventario.
• Existencia al: escriba el día, mes y año que se realiza el movimiento.
• Ubicación: escribir donde esta localizado el bien.
• Existencia física: escribir el número de unidades existentes al momento de realizar el
seguimiento.
• Total cotejado: escribir el monto que sé ha cotejado con el mayor auxiliar de inventario.
• Sobrante: escriba la diferencia existente entre la existencia física y el cotejado.
• Faltante: escriba la diferencia existente entre la existencia física y el cotejado.
• Entrada al inventario: escriba el número de unidades que se han registrado como entrada
• Salida al inventario: escriba el número de unidades que se han registrado como salidas del
inventario
• Total existencia: escriba él número de unidades contadas según existencia física.
• Revisado por: Nombre y firma de la persona quien revisa el seguimiento.
• Revisado por: Nombre y firma de la persona quien elabora el seguimiento.
97
97
PROYECTO GNV C.A. Zona Industrial No. II TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO Barquisimeto – Edo. Lara
Fecha: / /
Código del Material o Repuesto.
Descripción del Material Ubicación Conteo Físico Comparación con el Mayor auxiliar
Diferencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por
98
98
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Toma física del Inventario
OBJETO: Formulario de uso interno que se utiliza con la finalidad de conocer la
cantidad disponible de cada uno de los productos para su reposición, y
establecer controles sobre los movimientos de la mercancía.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa
• Código del material o repuesto: escriba el código asignado al bien que se va a
controlar.
• Descripción del material: escriba una breve descripción del material a inventariar.
• Ubicación: escriba la localización donde se encuentra el bien.
• 1er conteo: escriba la cantidad en unidades que se originaron en el primer conteo.
• 2do. Conteo: escriba el número de unidades realizadas en un segundo conteo.
• Diferencia: es el resultante en unidades que existe entre el 1er conteo y 2do conteo.
• Revisado Por: escriba el nombre de la persona que realizo el conteo físico.
99
99
PROYECTO GNV C.A. Zona Industrial No. III NOTA DE ENTREGA Barquisimeto – Edo. Lara
Pedido No. Salidas al día de de
Factura No. Entregado por:
Descripción de los materiales recibidos
Código Nombre del Material o Repuesto Cantidad
Entregado por Recibido por
100
100
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Nota de Entrega
OBJETO: Documento utilizado para mantener un inventario permanente de los
materiales en almacén, con el fin de asegurar las existencias mínimas.
INSTRUCCIONES
• Membrete de la empresa.
• Pedido No: escribir él numero correlativo del pedido.
• Salidas al día: escribir el día mes y año que sé esta realizando la salida.
• Factura No. Escribir el número de la factura que genera la salida.
• Entregado por: escribir el nombre de la persona quién realiza la entrega.
• Código: escribir el código asignado para el material por la empresa.
• Nombre del material o repuesto: escribir una breve descripción del material o
repuesto.
• Cantidad: indicar la cantidad de material que se le esta dando salida.
• Entregado por: escribir el nombre de la persona quién entrega.
• Recibido por escribir el nombre de la persona quién recibe mercancía.
PROYECTO GNV C.A. REQUERIMIENTO DE PERSONAL Zona Industrial No. III Barquisimeto – Edo. Lara
Fecha Área Solicitante
/ /
101
Ubicación del Cargo: Status del Cargo Cargo Solicitante:
Nuevo Vacante
Aumento de Actividad
Tipo de Contratación Especifique
Permanente Temporal Otros
PERFIL DEL CANDIDATO
Edad Comprendida entre:
Y
Nivel de Instrucción
Bachiller Universitario
` Técnico Medio Postgrado
Técnico Superior Otro
Sexo
Masculino
Femenino
Estado Civil
Soltero
Casado
Divorciado Idioma:
Años y Tipo de Experiencia:
Conocimientos Requeridos y Manejo de Equipos:
Observaciones:
APROBACIÓN DEL REQUERIMIENTO Supervisor:
Fecha: / /
Solicitante del Área
Fecha: / /
Gerencia General
Fecha: / /
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Requerimiento de Personal
OBJETO: Documento utilizado para solicitar ante la administración, el personal
requerido en un área determinada.
102
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Fecha en día, mes y año de la solicitud.
• Nombre del área que elabora el Requerimiento Personal.
• Nombre del cargo solicitado.
• Nombre de la unidad solicitante.
• Status del cargo marque con una equis (x) según sea el caso.
• Tipo de contratación: marque con una equis (x) según sea el caso.
• Nivel de Instrucción: marque con una equis (x) según sea el caso.
• Sexo: marque con una equis (x) según sea el caso.
• Estado Civil: marque con una equis (x) según sea el caso.
• Edad comprendida: escriba en cada una de casilla en blanco el rango de edad entre
las cuales debe estar comprendido el personal que sé esta solicitando (edad mínima,
edad máxima).
• Idioma: señale otro idioma que debe manejar además del Español.
• Años y tipo de experiencia: explicación detallada de la preparación y experiencia que
debe poseer el trabajador para poder ocupar el cargo.
• Conocimientos requeridos y Manejo de Equipos: Espacio para explicar y describir
los conocimientos que debe poseer el personal requerido.
• Supervisor: Espacio para colocar firma y fecha del supervisor.
• Solicitante de área: Espacio para colocar firma y fecha la unidad solicitante.
103
• Gerencia General: Espacio para colocar firma y fecha la Gerencia en señal de
aceptación.
PROYECTO GNV C.A. Zona Industrial No. III INFORME DEL SUPERVISOR Barquisimeto – Edo. Lara
ORDEN No.: FECHA: ------/-------/-------- AREA DE ACTIVIDAD:
104
Labor prestada
Código del Trabajador
Nombre del Trabajador Naturaleza del
Trabajo D I
Hora de Inicio
Hora de Terminación
Horas Trabajadas
Tasa por
Hora
Total Bs.
Observaciones:
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Informe del Supervisor.
105
OBJETO: Documento de uso interno utilizado diariamente para conocer con exactitud
el tiempo utilizado por el trabajador en las diferentes labores tanto directas
como indirectas, durante un periodo determinado.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Orden No. Número de la orden de prestación del servicio.
• Area de actividad: nombre del área de la prestación del servicio.
• Código del trabajador: Número asignado al trabajador.
• Nombre del Trabajador: Nombre y apellido del trabajador que prestó sus labores.
• Naturaleza del trabajo: Actividad realizada por el trabajador.
• Labor prestada: marque con una equis (x) de acuerdo a la naturaleza de la labor
directa si es en la instalación del sistema de conversión o indirecta si es en otra labor
diferente.
• Hora de inicio- terminación: Indicar la hora exacta en que inició y terminó las
labores.
• Horas trabajadas: Número de horas invertidas directamente en la prestación del
servicio.
• Tasa por hora: Costo en Bolívares de la hora trabajada.
• Total Bs. Multiplicación del número de horas trabajadas por la tasa por horas.
Tarjeta de Tiempo
PROYECTO GNV C.A Tarjeta Control de Tiempo del Personal
106
Fecha del: XX / XX / XX al XX / XX / XX Semana No.
Nombre: Cargo: Turno: D N
Valor de la Hora
Sueldo: Normal: Extra Diurna Extra Nocturna
Horas Normales Laboradas Horas Extras Laboradas Diurnas Nocturnas Ida
Entrada Salida Entrada Salida Entrada Salida Entrada Salida Lunes Martes
Miércoles Jueves Viernes
Sábado Domingo
Autorización a Laborar Horas Extras: Firma
Total Horas Normales Laboradas: X VHn =
Total Horas Extras Diurnas Lab. : X VHn =
Total Horas Extras Nocturnas Lab: X VHn =
Total Horas Laboradas Devengado
Horas en Labores Directas Horas en Labores Indirectas
Supervisor Administración
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Tarjeta de Tiempo
107
OBJETO: Documento de uso interno utilizado para conocer las horas laborados por el
personal y el número de horas invertidas en la producción.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Fecha del período: Indique el día, mes y año que comenzó y terminó el período.
• Semana No.: Indique el número de la semana del año.
• Nombre y Apellidos: Escriba el nombre y apellidos completos de la persona.
• Cargo: Cargo que ocupa el trabajador de acuerdo a la nómina,
• Turno al cual esta asignado a su jornada de trabajo.
• Sueldo: monto en bolívares del sueldo diario.
• Valor de la hora: Costo por hora normal, Extra diurna, extra nocturna, según sea el
caso.
• Día: asignar el día que corresponde a la semana.
• Horas Normales laboradas: Indicar según sea el caso:
• Entrada –Salida: Hora de entrar y salir según reloj de la empresa.
• Horas extras laboradas Indicar según sea el caso:
• Diurnas – Nocturnas: Indicar la hora de entrada y salida de la hora extra.
• Autorización a laborar horas extras: Nombre y firma del supervisor que autoriza el
trabajo extra.
108
• Total horas normales laboradas: Sumar el número de horas trabajadas de lunes a
domingo dentro del jornal de trabajo ordinario y multiplicarlo por el valor de la hora
normal, y colocar el resultado la casilla en blanco.
• Total horas extras diurnas laboradas: Sumar el número de horas extras diurnas
(horario comprendido de 6 a.m. a 7 p.m.), trabajadas de lunes a domingo y
multiplicarlo por el valor de la hora normal, y colocar el resultado la casilla en blanco.
• Total horas extras nocturnas laboradas: Sumar el número de horas extras nocturnas
(horario comprendido de 7 p.m. 6 a.m.), trabajadas de lunes a domingo y
multiplicarlo por el valor de la hora normal, y colocar el resultado la casilla en blanco.
• Total horas laboradas: Sumar el número de horas normales más horas extras tanto
diurnas como nocturnas.
• Devengado: la sumatoria de devengado en horas normales más horas extras tanto
diurnas como nocturnas.
• Horas en labores directas: el total de horas realmente invertidas en la orden de
servicio.
• Horas en labores indirectas: La diferencia resultante entre total horas laboradas y las
horas en labores directas.
• Supervisor: Nombre del Supervisor inmediato.
• Administración: Firma de administración en señal de conformación para efectos del
pago.
PROYECTO GNV C.A. Zona Industrial No. III ESTRUCTURA DE SUELDOS
109
Barquisimeto – Edo. Lara Y SALARIOS
Costo Complementario Aportes Patronales
Cargo Condición de
Contrato
Sueldo Base
Valor Hora
Normal
Valor Hora Extra
Diurna
Valor Hora Extra
Nocturna
Bonificación O
Aguinaldo SSO y LPF
LPH Ince
Bienes y Servicios Suminis-
trados
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
110
TITULO: Estructura de Sueldos y Salarios
OBJETO: Documento de uso interno utilizado para conocer con exactitud los cargos
existentes en la empresa.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Cargo: Nombre asignado a la labor u oficio desempeñado en la empresa.
• Condición de contrato: escriba el tipo de condición en que se encuentra el cargo si es
fijo o contratado.
• Sueldo Base: escriba sueldo base asignado al cargo.
• Valor hora normal: escriba el cálculo asignado a la hora normal de trabajo.
• Valor hora extra diurna: escriba el cálculo asignado por hora extra diurna.
• Valor hora extra nocturna: escriba el cálculo asignado por hora extra diurna.
• Bonificación o Aguinaldo: escriba él cálculo asignado por concepto de aguinaldo o
bonificación fin de año.
• Costos complementarios: coloque el cálculo para cada caso del aporte que le
corresponde a la empresa de acuerdo al sueldo base mensual.
• Bienes y servicios suministrados: Coloque el monto en bolívares asignados por bienes
tales como botas, implementos de seguridad etc.
PROYECTO GNV C.A. Zona Industrial No. III ROTACIÓN DE PERSONAL
111
1. Movimiento 2. Fecha:
3. Razón del movimiento:
4. Nombre del Empleado:
5. Cédula: 6. Nacionalidad V E
Descripción del cambio 7. Datos anteriores 8. Datos nuevos
Código: Código: Grado de Instrucción:
Grado de Instrucción:
No. Nómina No. Nómina
a) Identificación del Cargo Título
Título
Año:
Titulo
Año: Adscrita a Area de: Adscrita a Area de: Gerencia/Dpto. Gerencia/Dpto. Zona: Zona: División: División: Oficina: Oficina:
b) Dependencia
Ubicación Geográfica Ubicación Geográfica c) Tipo de Contratación Fija
Temporal Traslado
Suplencia Fija
Temporal Traslado
Suplencia
Código Detalle Bs. Código Detalle Bs. Sueldo Base Sueldo
Base
Total Primas Total Primas Deducciones Deducciones Impuesto Impuesto Caja de
Ahorro Caja de
Ahorro
S.S.O. S.S.O. L.P.F L.P.F L.P.H L.P.H Otros Otros
d) Remuneraciones
TOTAL TOTAL 9. Persona Reemplazada Nombre
Cédula Identidad
No. Nómina
Contrato Fija Temp. Sup-
10. Preparado Por
11. Revisado Por 12. Autorizado Por 13. Fecha D M A
Firma: Firma: Firma: (Sello)
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
112
TITULO: Rotación de Personal
OBJETO: Documento de uso interno utilizado para indicar cualquier tipo de movimiento
que afecte a los trabajadores al servicio de la empresa.
INSTRUCCIONES:
Casilla No. 01: Número interno de movimiento. La numeración comprenderá las dos
cifras del año y el número correspondiente al movimiento en forma
secuencial de acuerdo a los cambios de los trabajadores.
Casilla No. 02: Fecha de preparación del formulario
Casilla No. 03: Espacio para justificar, explicar y describir la acción tomada que motivó
el cambio.
Casilla No. 04: Nombre y apellido del trabajador a remover.
Casilla No. 05: No. De cédula del trabajador a mover.
Casilla No. 06: Indique con una equis (x) la nacionalidad del trabajador a mover ( V sí
es venezolano o E sí es extranjero).
Casilla No. 07: Estas casillas con sus respectivas sub casillas. (de la letra a hasta la letra
d) se llenará para explicar todo lo relacionado al cargo que ocupó el
trabajador antes del cambio e información sobre el nuevo cargo
Casilla No. 08: Estas casillas con sus respectivas sub casillas. (de la letra a hasta la letra
d) se llenará para explicar todo lo relacionado al nuevo.
Casilla No. 09: Persona remplazada indique el nombre y apellido, No. De cédula de
identidad, No, nómina, el tipo de contratación del trabajador que deja el
cargo.
Casilla No. 10 : Firmas autorizadas. Espacio para registrar las firmas de empleados
11 y 12 autorizados para preparar, revisar y autorizar el movimiento de personal.
Casilla No. 13: Espacio para colocar la fecha de autorización del movimiento y sello.
113
PROYECTO GNV C.A Zona Industrial No. III MAESTRO DE ACTIVOS FIJOS
Código: Nombre: Ubicación:
114
Costo Histórico: Costo Reexpresado Método de Depreciación utilizado Existencia
DETALLES PARCIALES
SERIAL MARCA FECHA DE
COMPRA
FECHA DE INCORPORACIÓN
VIDA UTIL
VALOR RESIDUAL
ADICIÓN REPARACIÓN EXTRA
ORDINARIA
ESTADO DEL ACTIVO
ESPECIFICACIONES TECNICAS: ______________________________________________
115
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Maestro de Activos Fijos
OBJETO: Documento de uso interno que permite al usuario contar con información
sobre los bienes que posee la empresa para su operación.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa
• Código: Escriba el número asignado tanto para ubicación como para contabilización
• Nombre: escriba el nombre del bien
• Ubicación: Escriba el sitio donde se encuentra localizado el bien.
• Costo histórico: escriba el costo de adquisición del activo.
• Costo Reexpresado: escriba el costo reexpresado al índice de inflación.
• Método de depreciación: escriba el método escogido para depreciar el activo
• Existencia: monto total en Bs. de los activos.
• Serial: número del serial que identifica el activo
• Marca: escriba la marca del activo.
• Fecha de compra: escriba el día, mes y año de adquisición del bien.
• Fecha de incorporación al proceso: escriba el día, mes y año de puesta en
funcionamiento.
• Vida útil: escriba la vida útil estimada del activo.
• Valor residual: escriba el monto en Bs. Asignado como valor residual.
• Adición: escriba el monto en bolívares si ha sido objeto alguna adición.
• Reparación extraordinaria: escriba el monto en bolívares si ha sido objeto alguna
reparación extraordinaria.
• Estado del Activo: escriba el estado o condiciones en que se encuentra el activo.
• Especificaciones técnicas: escriba los detalles en cuanto a uso, capacidad, medidas
etc. más relevantes del bien
116
PROYECTO GNV C.A Zona Industrial No. III TARJETA DE MANTENIMIENTO OPERATIVO DE ACTIVOS FIJOS
Tipo de Activo: Código: Nombre del Archivo:
Ubicación: Serial: Marca: Proveedor:
HORAS DE USO CONTINUO FECHA:
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
UNIDADES PRODUCIDAS
B- MANTENIMIENTO FECHA TIEMPO DE SERVICIO TIPO DE MANTENIMIENTO
___/__ /___ Adición de Repuesto Costo Bs. :___________
Reparación Costo Bs.______
Limpieza y Conservación Costo Bs. _______
Correctivo Detectivo Preventivo
CONSUMO DE ENERGÍA: ELECTRICIDAD Electricidad Generada: KWH _________ Electricidad Comprada: KWH____ Total Consumido:
KWH __________ Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
COMBUSTIBLE Und. Bs. Und Bs. Und. Bs. Und. Bs. Und. Bs. Und. Bs. Und. Bs.
GAS NATURAL GLP KEROSÉN GASOLINA GASOIL OTROS AGUA
SUPERVISOR
FIRMA FECHA
OBSERVACIONES :
117
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Tarjeta Mantenimiento Operativo de Activos Fijos
OBJETO: Documento de uso interno que permite medir el uso, mantenimiento y
consumo de los bienes para medir sus costos de operación.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa
• Tipo de activo: escriba la clasificación dentro de los activos.
• Código: Escriba el número asignado
• Nombre del activo: escriba el nombre del bien.
• Ubicación: Escriba el sitio donde se encuentra localizado el bien.
• Serial: número del serial que identifica el activo
• Marca: escriba la marca del activo.
• Proveedor: Escriba el proveedor a quien fue adquirido el activo
• Horas de uso continuo: escribir el número de horas en un ida identificando el día.
• Unidades producidas: escriba el número de unidades producidas.
• Fecha: escriba el día, mes y año del de realizado el mantenimiento.
• Tiempo de servicio: escriba el monto en Bs. asignado en cada uno de los ítems tales
como Adición de repuesto, Reparación o limpieza y mantenimiento.
• Tipo de mantenimiento: marque con una equis (x) el tipo de mantenimiento realizado
Correctivo, detectivo o preventivo.
• Consumo de energía: Escriba el número de KWH consumido de acuerdo al tipo de
electricidad utilizado.
• Combustible: escriba el número de combustible consumido en unidades (m3, Lts.)y
costo en Bs. para cada día de la semana.
• Cantidad de agua consumida: escriba la cantidad de M3 y monto en Bs. consumidos.
• Supervisor: Nombre del supervisor fecha que realiza el informe y firma.
B- PROYECTO GNV C.A Zona Industrial No. III USO DE LA CARGA FABRIL
PRODUCCIÓN DEL SERVICIO LOGÍSTICA TOTAL CARGA FABRIL
COSTOS
PRECONVERSIÓN INSTALACIÓN POSTCONVERSIÓN ADMINISTRACIÓN
MATERIALES
INDIRECTOS
EQUIPOS
REPUESTOS
SUMINISTRO
ELECTRODOS
ESTOPA
COMBUSTIBLES
ART . ASEO
MANO DE OBRA
INDIRECTA
SUELDO SUPERVISOR
SUELDOS Y SALARIOS
APORTE PATRONAL
119
PRESTACIONES
SOCIALES
PRODUCCIÓN DEL SERVICIO LOGÍSTICA TOTAL CARGA FABRIL
COSTOS
PRECONVERSIÓN INSTALACIÓN POSTCONVERSIÓN ADMINISTRACIÓN
VIGILANCIA
TIEMPO OCIOSO
DOTACIÓN DE UNIFORMES E IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD
GASTOS
INDIRECTOS
ARRENDAMIENTO
SERVICIOS TÉCNICOS Y PROFESIONALES
DEPRECIACIÓN DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS
ENERGÍA ELÉCTRICA
AGUA TELÉFONO
120
DEPRECIACIÓN INSTALACIONES
PRODUCCIÓN DEL SERVICIO LOGÍSTICA TOTAL CARGA FABRIL
COSTOS
PRECONVERSIÓN INSTALACIÓN POSTCONVERSIÓN ADMINISTRACIÓN
DEPRECIACIÓN
EQUIPOS DE OFICINA
SEGUROS CAUSADOS
VIÁTICOS T GASTOS DE
REPRESENTACIÓN
TRANSPORTE
REPARACIONES Y
MANTENIMIENTOS
PATENTE INDUSTRIA Y
COMERCIO
OTROS IMPUESTOS
MUNICIPALES
IMPUESTOS A LAS
VENTAS
TOTAL POR
CENTRO DE COSTO
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Uso de la Carga Fabril
OBJETO: Documento utilizado para conocer los montos realmente incurridos en los
elementos que conforman la carga fabril para así poder imputar realmente los
costos reales por carga fabril.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Materiales Indirectos: clasifique de acuerdo al centro de costo el monto consumido
por estos conceptos
• Mano de Obra Indirecta: clasifique de acuerdo al centro de costo el monto consumido
por estos conceptos
• Gastos Indirectos: clasifique de acuerdo al centro de costo el monto consumido por
estos conceptos
• Total por Centro de Costos: sume por cada centro de costos los ítems asignados.
122
C- PROYECTO GNV C.A Zona Industrial No. III
ORDEN DE SERVICIO
ORDEN DE SERVICIO No. :
CLIENTE : FECHA INICIO:
FECHA CULMINACIÓN:
MATERIALES MANO DE
OBRA CARGA FABRIL
UNIDAD
BOLIVARES Horas -Hombres
TASA
APLICACIÓN
BOLIVARES
TOTAL Bs.
PRECONVERSION
CONVERSION
POSTCONVERSION
TOTALES
OBSERVACIONES
RESUMEN
MATERIALES Bs. MANO DE OBRA Bs.:
CARGA FABRIL Bs.
FECHA: FIRMA
COSTO TOTAL Bs.
123
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Orden de Servicios
OBJETO: Documento de uso interno utilizado para recoger los costos en que se incurre
en la prestación del servicio.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Número de la orden de servicio: en esta columna se coloca el número asignado a la
orden de servicio.
• Nombre del cliente: en esta columna se coloca el nombre del cliente que solicita la
orden.
• Fecha de inicio: en esta columna se coloca el día mes y año en que se inicia la orden
de servicio.
• Fecha de culminación: en esta columna se coloca el día mes y año en que se culmina
la orden de servicio.
• Unidad Preconversión:
• Mano de Obra Preconversión: en esta columna se colocan las horas hombres
invertidas en el proceso de preconversión.
• Unidad Conversión:
• Material Directo: en esta columna se coloca el costo del material directo utilizado en
el proceso de conversión
• Mano de Obra: en esta columna se colocan las horas hombres invertidas en el
proceso de conversón.
• Carga Fabril Tasa de aplicación: en esta columna se coloca la tasa de aplicación
escogida previamente por la empresa que viene expresada en HH-Bs.
124
• Carga Fabril Bolívares: en esta columna se multiplican las horas hombres invertidas
en la unidad conversión por la tasa de aplicación.
• Unidad Postconversión:
• Material Directo: en esta columna se coloca el costo del material directo utilizado en
el proceso de potconversión
• Mano de Obra: en esta columna se colocan las horas hombres invertidas en el
proceso de potconversón.
• Carga Fabril Tasa de aplicación: en esta columna se coloca la tasa de aplicación
escogida previamente por la empresa que viene expresada en HH-Bs.
• Carga Fabril Bolívares: en esta columna se multiplican las horas hombres invertidas
en la unidad postconversión por la tasa de aplicación.
• Totales: es esta columna se totalizan en forma horizontal los costos invertidos en cada
una de las unidades ( Total materiales, total mano de obra, total carga fabril Bs.)
• Resumen: es estas columanas se totalizan los costos invertidos en toda la orden por
cada uno de los elementos del costo para luego totalizar los costos de los tres
elementos.
• Fecha: en esta columna se indica la fecha en que se recoge la información
• Firma: en esta columna se recoge la firma de la persona responsable de recoger la
información
125
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Hoja de Costos Unidad de Preconversión
OBJETO: Documento utilizado para recoger los costos en que incurre la unidad de
Preconversión en cuanto a la mano de obra directa utilizada y la carga fabril
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Mano de obra Directa: en estas columnas se anota el cargo del trabajador que labora
directamente en la prestación del servicio, el costo por hora, el monto invertido en
horas extras tanto diurnas como nocturnas y las incidencias en cuanto aportes de ley
que genera la remuneración recibida.
• Carga fabril en esta casilla esta los elementos que integran la carga fabril de cada
unidad como son:
• Mano de obra indirecta: en estas columnas se anota el cargo del trabajador que labora
indirectamente en la prestación del servicio, el costo por hora, el monto invertido en
horas extras tanto diurnas como nocturnas y las incidencias en cuanto aportes de ley
que genera la remuneración recibida
• Costos Indirectos: en esta columna se anotara la cantidad de materiales indirectos o
insumos enviados a la prestación del servicio describiendo el insumo, la unidad de
medida la cantidad utilizada y el costo unitario del mismo.
126
• Equipos: esta columna recoge la información referente al equipo utilizado para la
prestación del servicio las horas en las cuales fue utilizado y el costo por concepto de
depreciación.
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Hoja de Costos Unidad de Conversión
OBJETO: Documento utilizado para recoger los costos en que incurre la unidad de
Conversión en cuanto a los elementos del costo.
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Mano de obra Directa: en estas columnas se anota el cargo del trabajador que labora
directamente en la prestación del servicio, el costo por hora, el monto invertido en
horas extras tanto diurnas como nocturnas y las incidencias en cuanto aportes de ley
que genera la remuneración recibida.
• Carga fabril en esta casilla esta los elementos que integran la carga fabril de cada
unidad como son:
• Mano de obra indirecta: en estas columnas se anota el cargo del trabajador que labora
indirectamente en la prestación del servicio, el costo por hora, el monto invertido en
horas extras tanto diurnas como nocturnas y las incidencias en cuanto aportes de ley
que genera la remuneración recibida
127
• Costos Indirectos: en esta columna se anotara la cantidad de materiales indirectos o
insumos enviados a la prestación del servicio describiendo el insumo, la unidad de
medida la cantidad utilizada y el costo unitario del mismo.
• Equipos: esta columna recoge la información referente al equipo utilizado para la
prestación del servicio las horas en las cuales fue utilizado y el costo por concepto de
depreciación.
• Materiales Directos en ésta columnas se recoge la información referente a los
materiales que fueron enviados al proceso de la prestación del servicio se detalla la
cantidad utilizada el costo unitario y el costo total de los materiales.
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO
TITULO: Hoja de Costos Unidad de Postconversión
OBJETO: Documento utilizado para recoger los costos en que incurre la unidad de
Postconversión en cuanto a la mano de obra directa utilizada y la carga fabril
INSTRUCCIONES:
• Membrete de la empresa.
• Mano de obra Directa: en estas columnas se anota el cargo del trabajador que labora
directamente en la prestación del servicio, el costo por hora, el monto invertido en
horas extras tanto diurnas como nocturnas y las incidencias en cuanto aportes de ley
que genera la remuneración recibida.
128
• Carga fabril en esta casilla esta los elementos que integran la carga fabril de cada
unidad como son:
• Mano de obra indirecta: en estas columnas se anota el cargo del trabajador que labora
indirectamente en la prestación del servicio, el costo por hora, el monto invertido en
horas extras tanto diurnas como nocturnas y las incidencias en cuanto aportes de ley
que genera la remuneración recibida
• Costos Indirectos: en esta columna se anotara la cantidad de materiales indirectos o
insumos enviados a la prestación del servicio describiendo el insumo, la unidad de
medida la cantidad utilizada y el costo unitario del mismo.
• Equipos: esta columna recoge la información referente al equipo utilizado para la
prestación del servicio las horas en las cuales fue utilizado y el costo por concepto de
depreciación.
129
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE
ACUMULACIÓN DE COSTOS POR ÓRDENES
ESPECÍFICAS
PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE COSTO PRESTACION DEL SERVICIO EN LA
EMPRESA PROYECTO GNV C.A.
Como la empresa, en función del servicio solicitado por los clientes, puede en
cualquier momento tener en proceso de conversión uno o varios vehículos que satisfagan
las diferentes órdenes de servicio, se hace necesario emitir los formularios de: orden de
prestación del servicio (para cada vehículo) y crear por cada unidad del centro de costos,
una hoja de costos para cada orden.
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En los formularios se cargarán respectivamente, todas las erogaciones por concepto
de costos totales y unitarios de materiales, mano de obra directa y carga fabril aplicada;
hasta el momento de ser terminado el servicio de conversión del vehículo y entregado el
mismo al cliente como servicio prestado u orden terminada.
Para cumplir con la prestación del servicio, el proceso de conversión del sistema de
combustión en vehículos que funcionen alternativamente con gasolina/gas natural, se
lleva a cabo en tres etapas que son preconversión, conversión y postconversión,
asignando a sus respectivas unidades, costos de materiales, mano de obra y carga fabril.
Motivado a la naturaleza de estas operaciones y de acuerdo a las exigencias y
necesidades del cliente, el sistema de acumulación de costos que se adapta al caso en
estudio es el sistema de costos por órdenes específicas, siendo necesario recolectar la
información que alimente la contabilidad de costos, y a través de la aplicación de los
formularios y mayores auxiliares adecuados que permitan el control de los elementos de
costos.
Para registrar contablemente las operaciones efectuadas por cada unidad del centro
de costos, el sistema de contabilidad de costos recolecta los costos por cada elemento
(materiales, mano de obra y carga fabril) de la siguiente manera:
El proceso se inicia con la emisión del formulario orden de servicio elaborado en el
centro de logística por el administrador. La orden de servicio permitirá por un lado,
procesar la prestación del servicio y por otro lado conocer la existencia de materiales y
equipos de conversión, ó restituir el nivel de existencias agotadas o por agotarse, lo que
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va a requerir de un control de inventario a través de un seguimiento y toma física del
mismo.
El centro de logística envía dicha orden con las especificaciones de detalles hacia el
centro de costos producción, donde es recibida por el gerente de producción a fin de que
la distribuya a las diferentes unidades de costos a su cargo y de que se ejecute el proceso
de prestación del servicio (Preconversión, conversión y postconversión). A su vez en el
centro de logística se procesa la orden para su contabilidad en lo referente al control de
inventario, compras y otros costos involucrados
COSTOS DE MATERIAL DIRECTO
A fin de recoger, registrar y mantener un control de los materiales, el sistema de
contabilidad de costos requiere que el centro de logística autorice la orden de servicio.
La orden de servicio autorizada, genera en el almacén la revisión de las existencias
de materiales y equipos empleados de forma directa e indirecta en la prestación del
servicio. El chequeo de las existencias en el almacén inducen al mantenimiento de un
control del inventario por parte del administrador (centro de logística).
Del centro de logística, el administrador envía la orden de servicio autorizada al
gerente de producción para dar inicio a la prestación del servicio.
El gerente de producción al recibir la orden de servicio solicita materiales al
administrador (centro de logística), mediante el formulario denominado requisición de
materiales.
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El administrador, en el centro de logística, recibe la requisición de materiales y del
equipo de conversión que van a ser empleados en el cumplimiento de la orden de servicio
y verifica la existencia de los materiales.
De no existir los materiales y el equipo de conversión solicitado, la requisición de
materiales es procesada por el administrador en el centro de logística para efectuar la
orden de compra y llevar un control de las compras.
Para que el administrador elabore la orden de compra, debe revisar el listado de
proveedores con la finalidad de seleccionar el proveedor que otorgue mejores precios,
plazos de entrega satisfactorios y condiciones de financiamiento acordes con las
necesidades de la empresa.
En el formulario de orden de compra, se detallan la cantidad, el precio pactado, fecha
de entrega y especificaciones (cuánto, cuándo y características) del material.
El administrador en el centro de logística, lleva el control de las compras, mediante
una relación de las órdenes de compras emitidas y un control del estado de situación en
que se encuentran las mismas.
Una vez recibido el material del proveedor, el administrador en el centro de logística
incorpora los materiales al inventario mediante el formulario entrada de materiales y
repuestos.
La recepción de los materiales genera para la administración el seguimiento del
inventario, el cual es registrado en el formulario denominado seguimiento del inventario
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donde se constata el número de unidades que conforman el inventario, los máximos y
mínimos, las existencias físicas, los sobrantes, faltantes y entradas o salidas del material.
El seguimiento del inventario origina la toma física del inventario por parte del
administrador, a fin de comparar las existencias obtenidas con los registros del mayor
auxiliar y determinar las diferencias que serán ajustadas en contabilidad. Los resultados
de la toma física del inventario son vaciados en el formulario toma física del inventario.
Al tener existencia de los materiales solicitados, en el almacén el administrador les
da salida mediante una nota de salida, formulario éste, que recoge los datos sobre
cantidad y tipo de material que van a ser enviados por el administrador al gerente de
producción en el centro de costos de producción (unidad de conversión).
Recibido los materiales en el centro de producción, el gerente de producción imputa
el costo de los materiales directos a la orden de servicio y el de lo materiales los
indirectos serán registrados como costo de carga fabril real, tomando en consideración la
cantidad y el costo unitario por unidad de medida.
COSTOS DE MANO DE OBRA DIRECTA
Para recoger los costos de mano de obra y contabilizarlos en el sistema de costos, se
calculan las horas empleadas por el personal en cada una de las etapas de prestación del
servicio. Las horas hombres son registradas en la tarjeta de tiempo.
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La tarjeta de tiempo indica la hora de entrada y salida del jornal diario de trabajo
durante una semana, la cual es medida a través del reloj de tiempo que se encuentra en el
centro de logística.
La tarjeta de tiempo es revisada por el supervisor quién chequea las horas de
trabajadas. El supervisor firma dicho formulario en señal de conformidad y autoriza su
procesamiento para la nómina.
Con la información obtenida en las tarjetas de tiempo el supervisor realiza
diariamente un informe que indica la naturaleza del trabajo, labor prestada (directa –
indirecta), hora de inicio y hora de terminación de la labor por cada trabajador de acuerdo
a la orden de servicio; información ésta que es registrada en el formulario informe del
supervisor. Los datos contenidos en el informe del supervisor deben coincidir con lo
marcado en la tarjeta de tiempo.
Las tarjetas de tiempo junto con el informe del supervisor son ordenadas y
clasificadas por el supervisor y entregadas al administrador en el centro de logística.
Con las tarjetas de tiempo y el informe del supervisor, el administrador calcula
la nómina, lleva el control de la mano de obra y determina las horas hombres
empleadas en la prestación del servicio, que servirán de base para la aplicación de
la carga fabril.
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C- CARG
A FABRIL
Para contabilizar la carga fabril del período, el sistema de costos requiere:
1) Contabilizar la carga fabril aplicada, realizando los cargos en las órdenes de
producción y realizando el asiento contable.
2) Contabilizar la carga fabril real, registrándola en un auxiliar por unidad de
costos (hoja de costos), distribuyendo los costos reales sobre la base
empleada en el presupuesto y registrando el asiento contable.
Para estimar la carga fabril en que incurre la empresa en su proceso de
prestación del servicio, es importante conocer las unidades que intervienen en la
prestación del servicio y la porción de costos indirectos aplicables a la prestación del
servicio. A tal efecto se tiene:
C. D. ESTA
BLECIMIENTO DE LAS UNIDADES PRODUCTIVAS Y DE
SERVICIO
D- nidades Productivas
E- nidades de Servicio
Gerencia de Producción: Gerencia de Logística: - Preconversión - Administración - Conversión Control de compras - Postconversión Control del inventario Control de mano de obra y Nómina
Presupuesto Control de Activos Fijos Contabilidad de Costos
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La aplicación de los costos que no se identifican directamente con la unidades
atendidas o el servicio prestado, requiere dos presupuestos: un presupuesto en bolívares
del monto de la carga fabril y un presupuesto en unidades de la base de distribución.
En la empresa la base de distribución seleccionada para la asignación de las
partidas indirectas fue de horas de mano de obra directa, en virtud de que
predomina el trabajo manual sobre el automatizado, y lo que la tarifa de salario por
horas es heterogénea y el tiempo es el factor predominante en el servicio. Esta base
requiere que se tenga un registro y cálculo de las horas de mano de obra directa por
cada unidad, la cual es recogida a través del informe del supervisor y las tarjetas de
tiempo.
Escogida la base de horas de mano de obra directa, se estima el volumen del servicio
a prestar (producción) y se establece el presupuesto de carga fabril, en función del
promedio de las variaciones obtenidas en el comportamiento de los costos en los tres
meses anteriores, multiplicado por la variación del índice de precios al consumidor del
mes anterior.
Antes de elaborar el presupuesto de carga fabril se requiere tener previamente el
estudio de la fábrica para determinar los metros cuadrados que ocupa cada unidad en la
planta y cuántos ocupa la totalidad de la planta, el número de trabajadores y el valor de
los activos; y realizar un listado de las partidas de carga fabril en las que se piensa
incurrir. En este sentido se tiene:
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ESTUDIO DE LA FÁBRICA
Unidades Productivas F-
t
s
.
2
No. de Trabajadores
Costo Activos Fijos
Preconversión 150 3 4.500.000,00 Conversión 150 5 Postconversión 150 2 2.200.000,00 Totales 450 10 6.700.000,00 Unidades de servicio Mts. 2 No. de
Trabajadores Costo Activos
Fijos Administración (Supervisión de almacén y compras)
40 1 3.684.900,00
Nómina 12 1 Gerencia de logística Totales
12 64
1 3
3.684.900,00
Tomando en consideración las erogaciones que normalmente realiza la empresa con
respecto a la carga fabril, a continuación se presenta el listado de las partidas de carga
fabril:
LISTADO DE LAS PARTIDAS DE CARGA FABRIL
MATERIALES
INDIRECTOS
MANO DE OBRA
INDIRECTA
OTROS COSTOS INDIRECTOS
Equipos Sueldo supervisor Arrendamiento
Repuestos Sueldos y salarios Servicios técnicos y profesionales
Suministros Aporte patronal Depreciación de maquinarias y
equipos
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Electrodos Prestaciones sociales Energía eléctrica
Estopas Vigilancia Agua
Combustibles Tiempo ocioso Teléfono
MATERIALES
INDIRECTOS
MANO DE OBRA
INDIRECTA
OTROS COSTOS INDIRECTOS
Artículos de Aseo Dotación de uniformes e
implementos de seguridad
Depreciación equipos de oficina
Seguros causados
Viáticos y gastos de representación
Transporte
Reparaciones y mantenimientos
Patente industria y comercio
Otros impuestos municipales
Impuestos a las ventas
Depreciación instalaciones
Efectuado el estudio de la planta y elaborado el listado de carga fabril se estima el
volumen de producción mediante el presupuesto de producción y el presupuesto de mano
de obra, como sigue:
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN
Para elaborar el presupuesto de prestación del servicio durante el período Julio
Septiembre del año de 1997, se tomó la información correspondiente a los datos
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obtenidos en el trimestre anterior y en base a ello se planificó la cantidad de unidades a
atender.
El presupuesto de la capacidad que tiene la empresa para laborar fue dado por el
gerente de planta, considerando que la unidades a atender son las mismas unidades a
prestar el servicio. Este estudio permitirá calcular el presupuesto en unidades atendidas.
PRESUPUESTO DE PRODUCCION
Unidades Mensual Tercer trimestre año 1997 (Julio- Septiembre)
Diagnostico 25 75
Conversión: Automóvil Van Autobús
05 03 03
15 09 09
Total 36 108
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PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA
TRIMESTRAL
UNIDAD CANTIDAD HORAS REQUERIDAS POR
UNIDAD
TOTAL
PRECONVERSION DIAGNOSTICO
75
6
450
CONVERSION AUTOMOVIL VAN AUTOBUS
15 09 09
40 60 100
600 540 900
POSTCONVERSION AUTOMOVIL VAN AUTOBUS
15 09 09
6 6 6
90 54 54
TOTAL 2.688
Una vez determinada la base de distribución por horas de mano de obra
directa, y elaborados los presupuesto de producción y mano de obra, se procede
a clasificar los costos indirectos del listado de carga fabril, para con ello elaborar
el presupuesto de carga fabril. En tal sentido se tien
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G- PARTIDAS DE CARGA FABRIL
Partidas Directas Partidas Indirectas
Suministro de Producción Servicios Internos Selección y Adiestramiento de Personal Viáticos y Gastos de Representación
Suministros Bujías Cables de Bujías Filtros
Higiene y Seguridad Industrial Uniformes Seguridad Industrial Mantenimiento y Reparaciones
Aceites y Lubricantes Gasoil Gasolina Aceites y Lubricantes Gas para Vehículo
Suministros Generales Repuestos
Mano de Obra Indirecta
Sueldos y Salarios Salarios Sueldos a empleados Horas extras Vacaciones Utilidades Intereses sobre prestaciones Pasantías
Contribuciones Seguro Social Obligatorio Seguro Paro Forzoso INCE Ley Política Habitacional
Servicios Internos Mantenimiento y Reparación
Edificios e Instalaciones
Maquinaria y Equipo Mobiliario y Equipo de oficina Vehículos
Aceites y Lubricantes Gasoil Gasolina Aceites y Lubricantes Kerosén
Suministros Electrodos Estopas Herramientas Gas Propano Nitrógeno Oxigeno Argón Otros Materiales Indirectos Papelería Material de Aseo y Limpieza Protección de Planta Vigilancia Servicios Externos Electricidad y Aseo Agua Teléfono Seguros Causados Servicios Técnicos y Profesionales Arrendamiento Transporte
Depreciaciones Edificio Maquinarias y Equipos Mobiliarios y equipos Mobiliario y equipos de taller Accesorios y herramientas Moldes metálicos Instalaciones
Impuestos Patente industria y comercio Otros impuestos Municipales Impuestos a las ventas
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PRESUPUESTO TRIMESTRAL DE LA CARGA FABRIL
Partidas Directas
Suministro de Producción
Suministros Bujías Cables de Bujías Filtros
Aceites y Lubricantes Gasoil Gasolina Aceites y Lubricantes Gas para Vehículo
Suministros Generales Repuestos
Mano de Obra Indirecta
Sueldos y Salarios
Presupuesto en Bs.
540.000,00 194.400,00 108.000,00
75.000,00 54.000.00 75.000,00 5.106,00
36.000,00
Salarios Sueldos a empleados Horas extras Vacaciones Utilidades Intereses sobre prestaciones Pasantías
Contribuciones Seguro Social Obligatorio Seguro Paro Forzoso INCE Ley Política Habitacional
Servicios Internos Mantenimiento y Reparación
TOTAL
300.000,00
3.750.000,00 36.000,00 78.750.00 675.000.00 486.000.00 75.000,00
162.000,00 20.250,00 81.000,00 40.500,00
450.000,00
7.242.006.00
143
PRESUPUESTO TRIMESTRAL DE LA CARGA FABRIL PARTIDAS INDIRECTAS
PRESUPUESTO EN BS. Servicios Internos
Selección y Adiestramiento de Personal
150.000,00
Higiene y Seguridad Industrial Uniformes Seguridad Industrial
60.000,00 24.000,00
Mantenimiento y Reparaciones Edificios e Instalaciones
Maquinaria y Equipo Mobiliario y Equipo Vehículos
Aceites y Lubricantes Gasoil Gasolina Aceites y Lubricantes Kerosén Suministros Electrodos Estopas Herramientas Gas Propano Nitrógeno Oxigeno Argón Otros Materiales Indirectos Papelería Material de Aseo y Limpieza Protección de Planta Vigilancia Servicios Externos Electricidad y Aseo Agua Teléfono Seguros Causados Servicios Técnicos y Profesionales Arrendamiento Transporte
1.050.000,00
750.000,00 90.000,00 135.000,00
60.000,00 36.000,00 108.000,00 30.000,00
540.000,00 90.000,00 240.000,00 450.000,00 222.000,00 240.000,00 150.000,00
75.000,00 150.000,00
300.000,00
375.000,00 15.000,00 150.000,00 249.999.99 210.000,00 25.000,00 105.000,00
144
Depreciaciones Edificio Maquinarias y Equipos Mobiliarios y equipos Mobiliario y equipos de taller Accesorios y herramientas Moldes metálicos Total partidas indirectas Total partidas directas
Total General
1.249.999.98 750.000,00 90.000,00 45.000,00 30.000,00 15.000,00
8.309.999.97 7.242.006.00
15.552.005.97
Una vez determinada la base de distribución y elaborado el presupuesto de carga
fabril, se procede a establecer la tasa predeterminada de carga fabril aplicable al servicio
antes de comenzar el proceso de prestación del servicio.
La tasa predeterminada se obtiene, dividiendo el presupuesto de carga fabril entre la
base de distribución (presupuesto de horas de mano de obra directa)
TASA PREDETERMINADA
Tasa Predeterminada = 15.552.005.97 = 5.786.46 Bs. / HH 2.688
En el centro de logística se procede a asignar los costos de mano de obra directa en
la orden de servicio, datos contenidos en la tarjeta de tiempo y en el informe del
supervisor, y a aplicar la tasa predeterminada de carga fabril, de Bs. 5.786.46 por cada
hora utilizada en el proceso.
145
Para la contabilidad se preparará una hoja de costos como se indica en el formato de
la página XX: en dicha hoja se llevará un registro de todos los gastos o erogaciones por
concepto de materiales, mano de obra y carga fabril, para cada orden de servicio en
particular que minuciosamente se han obtenido en las hojas de costo por unidad del centro
de costo producción.
Al terminar el proceso de la prestación del servicio, indicado en una determinada
orden, se totalizarán los referidas hojas de costos, a fin de presentar un resumen de los
tres elementos del costo.
Los costos de la carga fabril real para la prestación del servicio, relacionados con el
uso de los activos son recogidos por el supervisor en la tarjeta de mantenimiento
operativo de activos fijos.
Los datos que recoge la tarjeta de mantenimiento operativo de activos fijos están
referidos a:
1. El consumo en KWH de la electricidad utilizada por las máquinas en el proceso
de prestación del servicio;
2. La depreciación de la maquinaria, calculada por el método de las horas máquinas
utilizadas en el servicio;
3. Los insumos requeridos por la maquinaria; y
4. El mantenimiento que se le presta para que ésta pueda operar satisfactoriamente.
Todos estos costos son recogidos de la siguiente forma:
146
El supervisor llenará la tarjeta de mantenimiento operativo de activos fijos para
cada una de las unidades operativas del centro de producción. Este formulario recogerá
los datos relativos a las horas de uso continuo utilizadas en las máquinas semanalmente,
el número de unidades atendidas, el costo del mantenimiento realizado (adición,
reparación, limpieza y conservación) que permitan determinar el tipo de mantenimiento
(preventivo, detectivo o correctivo): así mismo, recopila los datos sobre el consumo en
KWH de electricidad.
El supervisor envía la tarjeta de mantenimiento operativo de activos fijos al
administrador en el centro logístico para que la información en él contenida sea
registrada en la contabilidad.
Así mismo, el supervisor enviará al administrador, un informe de los costos de
suministro de gasolina y limpiadores que fueron utilizados en la prestación del servicio
una vez terminada la orden en cada unidad de costos. Con este informe el administrador
en el centro logístico, registra en el formato de uso de carga fabril, los costos reales.
En el centro logístico, al finalizar el período, el administrador procede al cierre de
las cuentas de carga fabril real y carga fabril aplicada. La diferencia obtenida entre ellas
determinará la sub o sobreaplicación de carga fabril. El resultado será ajustado al costo
de los servicios prestados, para elaborar el Estado de Costos del Servicio Prestado.
147
Proceso Productivo
PRECONVERSION
El proceso de prestación del servicio se inicia con el diagnóstico del vehículo una
vez que el gerente de producción recibe la orden de servicio por parte del administrador.
En la unidad de preconversión únicamente se incurre en costos de mano de obra y
carga fabril. A tal efecto, la orden de servicio en esta unidad sólo va a recabar estos dos
elementos del costo (mano de obra y carga fabril aplicada).
En cuanto a la mano de obra la unidad de preconversión requiere un (1) mecánico y
dos (2) ayudantes, cuyas horas efectivas de trabajo son recogidas en los formularios de
tarjeta de tiempo y el informe del supervisor. Las horas laboradas por el personal de esta
unidad, en función a sus cargos, determinan salarios que son cancelados a través de una
nómina.
El uso de la maquinaria y equipo de diagnóstico, genera consumo de electricidad,
aplicación del desgaste por uso de la maquinaria (depreciación), requiere de
mantenimiento preventivo, detectivo y correctivo, uso de herramientas y equipos de
trabajo, dotación de uniformes para el personal que trabaja en la labor de diagnóstico,
supervisión de mano de obra, aseo y limpieza del área; así como el consumo de algunos
materiales indirectos tales como gasolina, kerosén, lubricantes, jabón mecánico,
empleados por el personal para el aseo personal y de las herramientas y/o equipos. Estos
costos de carga fabril real son recogidos en la tarjeta de mantenimiento operativo de
activos fijos y registrados en las hojas de costos por el administrador.
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Si los resultados del diagnóstico en cuanto a las condiciones en que se encuentra el
vehículo, el estado de funcionamiento del motor y la capacidad de almacenamiento de los
cilindros de gas resultan favorables para instalar el sistema de combustión gasolina/gas
natural, se procede a la instalación del equipo de conversión; de lo contrario el proceso
culmina entregando el vehículo al cliente para su reparación.
Obtenido los resultados favorables del diagnóstico, la unidad de preconversión
envía la orden de servicio a la unidad de conversión para continuar el proceso de
prestación del servicio y que sea instalado el equipo de conversión.
E. CONVERSIÓN
Recibida la orden de servicio por parte de la unidad de preconversión, la unidad de
conversión procede a la instalación del equipo de conversión.
En la unidad de conversión se incurre en costos de materiales directos e indirectos,
mano de obra directa e indirecta y otros costos indirectos.
En cuanto a la mano de obra, la unidad de conversión requiere un (1) mecánico, dos
(2) herreros y dos (2) ayudantes cuyas horas laboradas, en función a sus cargos,
determinan salarios que son cancelados a través de una nómina. Las horas hombres
empleadas en la labor, son recogidas a través de la tarjeta de tiempo y el informe del
supervisor. Esta mano de obra usa en su labor una máquina de soldar, herramientas para
la instalación del equipo de conversión y moldes para la elaboración de piezas, cuando el
modelo del carburador así lo requiere.
149
El uso de maquinaria y herramientas consume costos indirecto que son
contabilizados en la carga fabril real.
F. POSTCONVERSIÓN
Esta unidad es la encargada de realizarle la entonación al vehículo, el llenado de los
tanques de gas y la prueba del funcionamiento del sistema dual de combustión
gasolina/gas natural para vehículos.
En la unidad de postconversión para la prestación del servicio se incurre en costos,
tanto de mano de obra como de carga fabril. En esta unidad laboran un (1) mecánico y
un (1) ayudante que utilizan para su labor, una máquina de entonación para la prueba de
funcionamiento del sistema dual, herramientas y/o equipos; todo lo cual genera costos
directos e indirectos, que son contabilizados en el sistema de costos.
Los costos de mano de obra directa y carga fabril son recogidos en la orden de
producción de la misma forma que se utilizó en el proceso de la preconversión.
DIAGRAMA CONTEXTUAL
SOLICITUD DE PRESUPUESTO PRESUPUESTO DIAGNÓSTICO ORDEN DE SERVICIO ORDEN DE SERVICIO
FACTURA
GARANTÍA
PRESUPUESTO SOLICITUD DE
PRESUPUESTO
DIAGNÓSTICO
FACTURA FACTURA ORDEN DE SERVICIO TERMINADA
INFORME DE COSTOS
GARANTÍA MANTEN.
CLIENTE
CLIENTE
COMERCIALIZADORA
SISTEMA DE COSTOS
PARA LA CONVERSIÓN
DE VEHICULOS A
GASOLINA / GAS
NATURAL
COMERCIALIZADORA
GERENCIA
151
DIAGRAMA EXPANDIDO
Presupuesto Informe Costo del Servicio Terminado
Control Orden Terminada de Pedido u Orden de Servicio
Detalle Detalle Informe Diagnóstico del Vehículo
Control de Detalle
Fabr. Del Servicio M R A E Depreciación
T Q Horas Máquinas U Control Control- y S De las de Activos I Compras Fijos E C Requer. M.O. Q I Nota Entrega Horas Máq P O Requis. Compra Inform Superv
N Unid. En Exist Tarj Tiempo Control Detalles Reporte Mano de Obra Detalles Nota de Salida Control Mat. Directos Mano Obra Ind Aplicación de Gastos de
Inventario Mat. Indirectos Mano Obra Ind. Fabricac. Infor. GFR
Orden de Servicios
Existencias
Ord. Servicio Terminadas
Diagnóstico
Uso Activo
Serv. Recibidos
Concentración GFR
Mano de Obra Ind.
Nómina
Maestro Activos
Sistema de Costos por Ordenes Específicas para la Conversión de Vehículos al Sistema Dual Gasolina/Gas Natural
