Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la droguería … · 2020. 4. 17. · Diseño...

Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la droguería Farmashaio, basado en categorización

multicriterio ABC/VEN y ABC/ROTACIÓN

María Camila Labrador Bocanegra y Gustavo Andrés Medina Reyes

Facultad de Ingeniería

Programa de Ingeniería Industrial

Ibagué, 2019

Diseño de un Modelo de Gestión de Inventarios para la Droguería Farmashaio

Trabajo de grado, Programa de ingeniería industrial, 2019. III

Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la droguería Farmashaio, basado en categorización

multicriterio ABC/VEN y ABC/ROTACIÓN

María Camila Labrador Bocanegra y Gustavo Andrés Medina Reyes

Trabajo de grado que se presenta como requisito parcial para optar al título de:

Ingeniero (a) industrial

Director (a):

PhD. Andrés Alberto García León

Facultad de Ingeniería

Programa Ingeniería Industrial

Ibagué, 2019


Trabajo de grado, Programa de ingeniería industrial, 2019. V

Dedicatoria

Este proyecto está dedicado a la persona que

más me ha influenciado en mi vida, dándome

los mejores consejos, guiándome y

haciéndome una persona de bien, con todo mi

amor y afecto se lo dedico a: mi papá.


Trabajo de grado, Programa de ingeniería industrial, 2019. VII

Agradecimientos

Al ingeniero Andrés Alberto Garcia León por depositar su confianza en nosotros y

transmitirnos su conocimiento y experiencias generosamente.

A la señorita Maria Jose Reyes Martínez, Gerente de recursos humanos de Farmashaio

por abrirnos las puertas de su empresa, y así mismo brindarnos toda la información

necesaria para realizar esta investigación.

A los colaboradores de la droguería por el tiempo que invirtieron en explicarnos el

funcionamiento de los puntos de ventas.

Por último, a nuestros padres por ser nuestro motor de vida y siempre tenernos presentes

en sus oraciones.


Trabajo de grado, Programa de ingeniería industrial, 2019. IX

Resumen

Para la realización de esta investigación, se obtuvo información a través de un análisis del

sistema de control de inventarios, con el propósito de determinar el motivo de la falla en la

gestión de inventarios de Farmashaio, para ello se diagnosticaron las actividades de

control durante los procesos de requerimiento, recepción, verificación y almacenamiento.

Según los resultados del diagnóstico, se determinó que la empresa realiza sus funciones

y procedimientos de forma empírica, lo cual conlleva a un inadecuado control interno de

sus inventarios. El principal objetivo de este trabajo fue diseñar e implementar un modelo

de gestión de inventarios, para lo cual se estableció una jerarquización de los productos,

en función de la rotación, el costo y su importancia dentro de la salud pública. No obstante,

se evaluó el software, verificando que posee todas las características para llevar un buen

control de inventarios, y así, finalmente, establecer políticas y estandarizar procesos dentro

de la empresa.

Palabras clave: (Gestión de inventarios, jerarquización, modelo de inventarios, políticas,

estandarización de procesos).

Abstract

For the conduct of this investigation, information was obtained through an analysis of the

inventory control system, with the purpose of determining the reason for the failure in the

inventory management of Farmashaio, For this purpose, control activities were diagnosed

during the requisition, reception, verification and storage processes. According to the

results of the diagnosis, it was determined that the company performs its functions and

procedures empirically, which leads to an inadequate internal control of its inventories. The

main objective of this work was to design and implement an inventory management model,

for which a hierarchy of products was established, based on rotation, cost and importance

within public health. Nevertheles, the software was evaluated, verifying that it has all the

features to maintain good inventory control, and thus finally establish policies and

standardize processes within the company.

Keywords: inventory management, inventory policies, inventroy models, standardize

processes, prioritization.

X Diseño de un Modelo de Gestión de Inventarios para la Droguería Farmashaio

X Labrador María Camila y Medina Gustavo Andrés.

Contenido

Capítulo 1: Marco teórico ............................................................................................... 5 1.1. Logística ............................................................................................................. 5 1.2. Cadena de suministro ......................................................................................... 5 1.3. Gestión de inventarios ........................................................................................ 6

1.3.1 Control interno de inventarios .......................................................................... 7 1.4. Control de inventarios en el servicio farmacéutico .............................................. 7

1.4.1 Control en las fechas de vencimiento .............................................................. 8 1.4.2 Control en el almacenamiento de medicamentos ............................................ 8

1.5. Sistemas de gestión de inventarios ................................................................... 14 1.5.1 Clasificación de inventarios ........................................................................... 15

1.6. Modelos Teóricos de inventarios ....................................................................... 17 1.6.1 Modelos de inventario determinísticos ........................................................... 17 1.6.2 Modelo de inventario probabilístico ............................................................... 17

1.7. Conclusiones del marco teórico ........................................................................ 24

Capítulo 2: Descripción de casos empíricos .............................................................. 25 2.1. Análisis comparativo de la descripción de los casos empíricos ......................... 31

Capítulo 3: Formulación de políticas y diseño del modelo de gestión de inventarios 33

3.1. Análisis de la situación actual de la Droguería Farmashaio .............................. 34 3.1.1 Proceso de Compra ...................................................................................... 34 3.1.2 Proceso de almacenaje y manejo de inventarios ........................................... 34 3.1.3 Proceso del Servicio Farmacéutico ............................................................... 36 3.1.4 Evaluación y análisis del software que maneja la droguería Farmashaio ...... 39

3.2. Sistema de clasificación .................................................................................... 40 3.2.1 Clasificación ABC/VEN .................................................................................. 40 3.2.2 Clasificación ABC/ROTACIÓN ...................................................................... 43

3.3. Formulación de políticas con base al sistema de la clasificación ...................... 45 3.4. Aplicación del modelo de inventarios con base al sistema de clasificación ....... 49

3.4.1 Modelo de inventario de revisión continúa con base a la categorización ABC/VEN ................................................................................................................. 49 3.4.2 Modelo de inventario de revisión periódica con base a la categorización ABC/AMB................................................................................................................. 52

3.5. Diseño del modelo de gestión de inventarios .................................................... 54 3.5.1 Procedimientos de pedido ............................................................................. 54 3.5.2 Procedimientos de compra ............................................................................ 55 3.5.3 Procedimientos de venta ............................................................................... 55 3.5.4 Procedimientos de Almacenaje ..................................................................... 55 3.5.5 Políticas de utilización del sistema ................................................................ 56

Conclusiones y recomendaciones .............................................................................. 61 4.1. Conclusiones .................................................................................................... 61 4.2. Recomendaciones ............................................................................................ 63


Trabajo de investigación. Programa ingeniería industrial, 2019. XI

5. Referencias bibliográficas ..................................................................................... 64


Trabajo de grado, Programa de ingeniería industrial, 2019. XII

Lista de Ilustraciones

Pág.

Ilustración 1-1. Triangulo de la planeación logística .......................................................... 5

Ilustración 1-2. Combinación matricial ABC/VEN ............................................................ 11

Ilustración 1-3. Importancia de productos por categoría .................................................. 13

Ilustración 1-4. Combinación AMB /ABC ......................................................................... 13

Ilustración 1-5. probabilidad de que se agote la existencia.............................................. 19

Ilustración 1-6. Modelo probabilístico de inventario con faltante ...................................... 20

Ilustración 1-7. . Almacenamiento y faltante de inventario en modelo de un solo periodo 22

Ilustración 1-8. Gráfica de inventario para un modelo de revisión periódica con demanda

probabilística ................................................................................................................... 23

Ilustración 3-1. Diagrama del proceso de aprovisionamiento Actual de la droguería

Farmashaio ..................................................................................................................... 35

Ilustración 3-2. Diagrama de Proceso Actual del servicio Farmacéutico.......................... 37

Ilustración 3-3. Diagrama del Proceso Actual del Servicio de Domicilio .......................... 38

Ilustración 3-4. Diagrama de actividades propuesta para la droguería Farmashaio ........ 57

Gráfico 3-1. Fases para la formulación de las políticas y diseño del modelo de gestión de

inventarios ...................................................................................................................... 33

Gráfico 3-2. Clasificación ABC por valor de inversión ..................................................... 41

Gráfico 3-3. Resultados de la Clasificación ABC por valor de Inversión .......................... 44


Trabajo de grado, Programa de ingeniería industrial, 2019. XIII

Lista de tablas

Pág.

Tabla 1-1. Símbolos claves para el modelo de cantidad de ordenar fija y punto de re-orden

variable............................................................................................................................20

Tabla 1-2. Símbolos para el modelo de un periodo .........................................................21

Tabla 1-3. Símbolos para el modelo de revisión periódica (cantidad de ordenar variable,

ciclo fijo) ..........................................................................................................................22

Tabla 2-2-1. Descripción de Casos Nacionales ...............................................................25

Tabla 2-2-2. Descripción de Casos Internacionales .........................................................28

Tabla 3-1. Resultados de la Clasificación ABC por valor de inversión .............................41

Tabla 3-2. Resultados de la Clasificación VEN ................................................................42

Tabla 3-3. Resultados de la Combinación ABC/VEN .......................................................42

Tabla 3-4. Resultados de la Clasificación ABC por valor de inversión .............................43

Tabla 3-5. Resultados de la Clasificación AMB ...............................................................45

Tabla 3-6. Resultados de la Combinación AMB/ABC ......................................................45

Tabla 3-7. Políticas con base al sistema de clasificación ABC/VEN ................................46

Tabla 3-8. Nivel de Servicio para cada categoría de la Combinación ABC/VEN ..............47

Tabla 3-9. Probabilidad propia de cada nivel de servicio dado en la tabla 7 ....................47

Tabla 3-10. Políticas con base al Sistema de Clasificación AMB/ABC.............................47

Tabla 3-11. Nivel de Servicio para cada categoría de la Combinación AMB/ABC ...........48

Tabla 3-12. Probabilidad propia de cada nivel de servicio establecido ............................48

Tabla 3-13. Características y políticas del Artículo ..........................................................49

Tabla 3-14. Resultados del procedimiento .......................................................................51

Tabla 3-15. Características del articulo AM .....................................................................52

Tabla 3-16. Resultados del procedimiento .......................................................................53

Tabla 3-17. Propuesta de procedimientos de pedido .......................................................54

Tabla 3-18. Propuesta de procedimientos de compra......................................................55

Tabla 3-19. Propuesta de procedimientos de venta .........................................................55

Tabla 3-20. Propuesta de procedimientos de almacenaje ..............................................55


Trabajo de grado, Programa de ingeniería industrial, 2019. XIV

Lista de Símbolos

Símbolos con letras latinas Símbolo Término

Cc Costo de compra (o producción) por unidad Ce Costo de preparación por pedido

Ca Costo de almacenamiento por unidad conservada durante el pedido

D Demanda anual F Faltantes de pedidos anuales

F(D) Distribución de la función de la probabilidad de la demanda durante el periodo

LT Tiempo de entrega respecto al nivel del servicio NS Nivel de servicio N Número de pedidos anuales PR Punto de re-orden

p Penalización por unidad faltante durante el periodo.

Q Cantidad óptima a pedir Ss Stock de seguridad T Tiempo considerado para el pronóstico x Cantidad a la mano, antes de hacer un pedido y Cantidad pedida z Factor de seguridad respecto al nivel del servicio

Desviación estándar

Inventario promedio

Inventario máximo

Inventario físico al momento de la revisión

Ordenes en tránsito al momento de la revisión


Trabajo de grado, Programa de ingeniería industrial, 2019. 1

Introducción

Actualmente en la sociedad, aumentan los diferentes cambios en todos los contextos que

tenemos a nuestro alrededor, en el ambiente laboral las transformaciones son aceleradas

y de manera relevante. Los inventarios juegan un papel de suma importancia para la

productividad y rentabilidad, en consecuencia, las empresas hoy en día invierten en la

implementación de planes de acción para la mejora continua de sus procesos y de esta

manera competir en el mercado laboral con garantías para la compañía.

Cuando se habla de los planes de acción para la mejora continua de los procesos de una

empresa, los inventarios son un principio decisivo en dichos planes. Sin embargo, es de

aclarar que el manejo de los inventarios puede perjudicar o beneficiar el negocio. El exceso

de inventario puede generar mayores costos de almacenamiento, lo contrario de no tener

los mismos, puede implicarse como pérdida de clientes, incurrir en gastos por faltantes,

disminución en ventas e incluso el prestigio de nuestra empresa. Con esta arma de doble

filo, nace la necesidad de buscar un equilibrio entre estas dos partes y debido a esto, se

encuentra la gestión de los inventarios.

El definir que, cuánto y cuando pedir hace parte del equilibrio que se busca encontrar en

la gestión de inventarios, en atención a lo cual, toda empresa debe ser competitiva e

implementar un buen sistema de gestión del inventario y de esta manera sobreponer un

control eficaz a sus materias primas o productos en almacén.

Por lo tanto la gestión de inventarios se puede definir como la eficiencia en el manejo

adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a su respectiva

clasificación y el tipo re-inventario de la empresa, a consecuencia de todas estas

características se determinaran los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera

razonable, donde se podrá establecer la situación financiera de la empresa e instaurar las

medidas necesarias para mejorar y llevarlas a cabo para mantener dicha situación.

(Cardona, 2012).

La característica principal de la gestión de inventarios es una actividad transversal a la

cadena de suministro debido a que está relacionado con el área de aprovisionamiento, la

cual debe garantizar la disponibilidad oportuna de productos y la rotación de los

inventarios. De esta manera se evita la acumulación de productos que pueden llegar a

ocupar bastante espacio y se incurre en gastos elevados debido a un tema donde dichos

gastos se pueden minimizar.

Las características mencionadas anteriormente y el logro de ser competitivos en la

prestación de servicio al cliente, posicionan de una manera obligatoria a las empresas a

realizar una gestión eficiente de sus inventarios para poder penetrar el nicho de mercado.

Por consiguiente, el presente trabajo tiene como objetivo proponer una metodología para

la gestión de inventarios para la cadena de droguerías Farmashaio. El propósito es diseñar


2 Labrador María Camila y Medina Gustavo Andrés.

e implementar un modelo de inventario que disminuya faltantes, mejore la atención al

cliente, reduzca las pérdidas por vencimiento y aminorar costos asociados a los inventarios

(costo de almacenamiento y costo de mantenimiento).

Partiendo de lo anterior, este documento se estructura de la siguiente manera: el capítulo

1, se hará una revisión de literatura que permita identificar los parámetros que caracterizan

la gestión de inventarios. El capítulo 2, se presenta un análisis crítico comparativo de casos

empíricos nacionales e internacionales, del cual tuvo como propósito buscar los

procedimientos o políticas más relevantes en la operación y control de inventarios

proyectados a garantizar una adecuada gestión de inventarios. El capítulo 3, se procede a

realizar un análisis de la situación actual de la empresa y se evaluará el software de

Farmashaio (SMART) con el fin de ratificar que este, brinde todas las herramientas para

las buenas prácticas de administración en inventarios. Seguido a ello, se establece una

jerarquización de los productos, en función de la rotación, el costo y su importancia dentro

de la salud pública y finalmente establecer políticas, aplicar modelos teóricos con base a

la jerarquización y estandarizar procesos dentro de la empresa.


Trabajo de investigación. Programa ingeniería industrial, 2019. 3

Descripción del problema

La cadena de droguerías Farmashaio, se encuentra ubicada al Noroccidente de la ciudad

de Bogotá. Actualmente cuenta con cinco puntos, ubicados estratégicamente en los

barrios; Santa rosa, Pontevedra y Floresta, esta estrategia de ubicación permite que cada

punto tenga acceso al inventario de cada sucursal.

La empresa maneja un software llamado SMART, el cual es apto para mantener un

inventario sistemático, registrar productos y otras múltiples funciones necesarias para

realizar buenas prácticas en los procesos. Sin embargo, existen diferentes problemáticas

que entorpecen la agilidad de los procesos y el buen funcionamiento de la empresa; la

diferencia de inventario sistemática y física, faltantes de medicamentos indispensables

para la salud de los clientes, entre otras. Lo anterior implica la pérdida de la credibilidad

por parte de los clientes.

Farmashaio realizó una encuesta para evaluar su desempeño en servicio al cliente y se

evidenció que gran parte de ellos no se encuentran del todo satisfechos con el tiempo de

entrega de domicilio, esto se debe a que algunos productos no se encuentran en el punto

donde se realizó el pedido, lo que implica adicionar tiempo de operación al proceso de

despacho y por esa razón hace que el tiempo de envió aumente y simultáneamente el

estrés laboral crece por parte de los operarios por la presión por parte de los clientes.

La empresa planea extenderse a nivel local y ser reconocida por sus altos estándares de

servicio al cliente, lo anterior, genera la necesidad de crear un sistema de inventarios que

le permita a cada sucursal disponer el inventario suficiente para que no se presente ningún

tipo de escasez y de esta manera aumente la satisfacción del cliente y mejore la operación

de despachos.



Objetivos

Objetivo general

Diseñar un modelo de gestión de inventarios para la cadena de droguerías Farmashaio,

que conlleve a mejorar el sistema de control.

Objetivos específicos

Construir un marco teórico para el diseño del modelo gestión de inventarios para

establecimientos del sector farmacéutico

Caracterizar casos empíricos donde identifiquen la operación y el control de

inventarios disponibles en la literatura científica a nivel nacional e internacional.

Analizar de la situación actual de la empresa.

Evaluar el software actual de Farmashaio.

Formular políticas para la gestión de inventarios en Farmashaio.

Diseñar el modelo de gestión de inventarios para la cadena de droguerías

Farmashaio.

1. Capítulo 1: Marco teórico

En el presente marco teórico se presenta un esquema conceptual para identificar el tema

objeto de estudio que es el manejo y control de inventarios en droguerías / farmacias. Para

ello, se debe estudiar la logística, cadena de suministro, gestión de inventarios y control

de inventarios en el servicio farmacéutico, sistemas y los modelos de inventarios.

1.1. Logística

La logística es la parte del proceso de la cadena de suministros que planea, lleva a cabo y

controla el flujo y almacenamiento eficientes y efectivos de bienes y servicios, así como de

la información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el fin

de satisfacer los requerimientos de los clientes (Ballou, 2004).

Para Quiroga, 2018, el objetivo principal de la logística es proveer los materiales

necesarios a la empresa, teniendo en cuenta los factores de demanda, costo y tiempo, con

el fin de lograr el balance económico de dichos factores y al mismo tiempo, reducir los

riesgos de agotamiento. (Ballou, 2004) Plantea que, para el logro de este objetivo de

direccionamiento logístico, que específicamente es planear la forma de tomar decisiones

en base a la localización, transporte y el servicio al cliente, necesariamente se deben

abordar las estrategias claves del triángulo de la planeación logística. (Ver ilustración 1-1)

Ilustración 1-1. Triangulo de la planeación logística

Fuente: (Ballou, 2004).

1.2. Cadena de suministro

En las organizaciones de salud, la cadena de suministro es una nueva manera de concebir

la gestión medica la definen como "una red virtual que facilita el movimiento de los

productos desde su producción, distribución y consumo” y al considerarla, las entidades

prestadoras de salud no solo están preocupadas por el número de productos que se debe

comprar, el tiempo en el que se debe adquirir y posteriormente el tiempo que toma llevarlo



a sus almacenes para así poder servir eficazmente a sus pacientes; sino que también en

su relación con las diferentes empresas que sirven como fuente de suministros (Ballou,

2004).

En otras palabras, las cadenas de suministro abarcan todas las funciones que participan

en la recepción y el cumplimiento de una petición del cliente. Estas funciones incluyen, el

desarrollo de nuevos productos, la mercadotecnia, las operaciones, la distribución, las

finanzas y el servicio al cliente (Chase, Aquilano, & Jacobs, 2009). Por lo que, debido a

este tipo de definición, las droguerías/farmacias que son establecimientos farmacéuticos

dedicado a la compra y venta al detal de productos para la salud, están encaminados a

analizar y a estar informados de todas las funciones que incluyen el manejo y control de

inventarios.

1.3. Gestión de inventarios

La gestión de los inventarios se considera como una de las funciones administrativas más

importantes en virtud que requiere una buena parte del capital de la organización y afecta

la entrega de los bienes al consumidor final. La administración y control de los inventarios

tienen un fuerte impacto en las áreas del negocio, particularmente en la producción y las

finanzas (Heizer & Render, 2004).

Para Guerrero Salas H, (2010) el inventario es un conjunto de recursos que se mantienen

ociosos hasta el instante mismo en que se necesiten. Por lo tanto, dichos recursos que no

ofrecen ningún beneficio a la firma o empresa hasta antes de ser utilizados, lo único que

generan son inversiones en algo que no está rindiendo ninguna contribución y, por el

contrario, si está generando un sinnúmero de costos asociados a los inventarios. Lo cual

el manejo del inventario implica equilibrar la disponibilidad del producto (o servicio al

cliente), por una parte, con los costos de suministrar un nivel determinado de disponibilidad

del producto, por la otra.

El principal objetivo del manejo de inventarios es asegurar que el producto esté disponible

en el momento y en las cantidades deseadas. Normalmente, esto se basa en la

probabilidad de la capacidad de cumplimiento a partir del stock actual. A esta probabilidad,

o tasa de surtimiento del artículo, nos referiremos como el nivel de servicio, y para un único

artículo puede definirse como: (Ballou, 2004, pág. 356)

Ecuación 1-1

𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒𝑙 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜 = 1 −

𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑎𝑔𝑜𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒

𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙

Capítulo 1: Marco teórico 7


El nivel de servicio se expresa como un valor entre O y 1. Dado que un nivel de servicio

objetivo está típicamente especificado, nuestra tarea será controlar el número esperado de

unidades agotada (Ballou, 2004).

1.3.1 Control interno de inventarios

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de

verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por

diversos departamentos o centros operativos. (Villamil Torres, 2015). El sistema de control

de inventarios determina los costos de la toma de inventarios físicos en un periodo, los

costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventario, del cual

se puede desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y tiene como ventaja reducir

los riesgos de Fraudes, robos o daños físicos, reducir perdidas por bajas de precios, entre

otros.

Con frecuencia, la alta gerencia está más interesada en la cantidad total de dinero

destinada a los inventarios y a los niveles de servicio para amplios grupos de artículos que

en el control de artículos individuales. Aunque la fijación cuidadosa de la política para cada

artículo suministra un control preciso de los inventarios de artículos individuales, así como

de inventarios tomados conjuntamente, el manejo a este nivel de detalle para los

propósitos de planeación general, suele ser demasiado engorroso. Por lo tanto, los

métodos que controlan colectivamente los artículos en grupos han tenido un lugar entre

los procedimientos de control de inventarios. Las tasas de coeficientes de rotación, la

clasificación de productos ABC, y la agrupación de riesgos son unos cuantos métodos

usados para controlar inventarios agregados (Ballou, 2004).

1.4. Control de inventarios en el servicio farmacéutico

Las instituciones prestadoras de servicios de salud, establecimientos farmacéuticos y

personas autorizadas que realizan actividades y/o procesos del servicio farmacéutico

contarán con un conjunto de normas, procesos, procedimientos, recursos, mecanismos de

control y documentación, de carácter técnico y/o administrativo, que aseguren el

cumplimiento del objeto de la actividad o el proceso respectivo. (Ministerio de la protección

social, 2007).

Por ende, los procedimientos más relevantes que deben de desarrollar para una operación

administrativa u operativa son los siguientes:

Inspección por atributo durante el proceso de recepción y criterios de aceptación de

los productos.

Revisión del cumplimiento de normas de etiquetado y vigencia del registro sanitario.

Registro de entrada y salida de insumos para la salud.



Criterios de almacenamiento.

Control y monitoreo de los insumos durante su almacenamiento en el

establecimiento incluyendo los criterios para la separación del producto por

caducidad o daño durante el almacenamiento.

Criterio de aceptación y devolución de cliente o usuarios y destino de estos

productos.

Revisión periódica de los inventarios.

1.4.1 Control en las fechas de vencimiento

En el servicio farmacéutico debe contar con criterios, procedimientos, métodos como el

FEFO o FIFO y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de

los insumos para la salud, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha de

vigencia o se solicite con la debida antelación la devolución o cambio al proveedor, de

acuerdo con las condiciones de negociación (Villamil Torres, 2015; Villamil Torres, 2015).

1.4.2 Control en el almacenamiento de medicamentos

Para el proceso de almacenamiento de medicamentos deberá estar acorde al artículo 13

del Decreto 2200 de 2005, modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, la

resolución número 1403 y las demás normas aplicables. Ya que este tipo de proceso

maneja medicamentos perecederos del cual, deberán estar realizados bajos unas

condiciones constantes que tiene como fin prever los controles sanitarios para garantizar

la seguridad, la confiablidad y evitar riesgos sanitarios.

La organización Deliver en colaboración con la Organización Mundial de la salud (2003),

sustentan que los almacenes de medicamentos deben contar con un sistema para

clasificar u organizar todos los insumos para la salud, además se debe contar con un

personal capacitado en dichos sistemas.

Entre los sistemas más comunes para clasificar los medicamentos están:

Ordenamiento alfabético, según el nombre genérico.

Por categoría farmacéutica o farmacológica.

Clasificación por forma farmacéutica: los medicamentos se presentan en diferentes

formas: comprimidos, jarabes e inyectables, los de uso externos pueden ser

ungüentos y cremas.

Según la frecuencia de uso.

Celda de estantería aleatoria.

Codificación de productos: Ubicación propia teniendo en cuenta el código del

artículo.



Para mejorar cada vez más la gestión de aprovisionamiento, se dará a conocer con más

profundidad los sistemas de categorización para productos farmacéuticos:

Sistema de categorización ABC

La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos mono-criterio,

tales como el costo unitario y/o el volumen anual demandado. En esta metodología se

divide al inventario en tres categorías (ABC) en términos del porcentaje que representa el

número de artículos y el porcentaje del valor total (Bhagwat & Kumar, 2007). También es

denominada la “regla 80-20” y corresponde al principio de Pareto, la cual expresa que el

80% del valor total está representado por el 20% de los artículos. Los artículos A

normalmente son los que se mueven rápido, los artículos B los que se mueven en término

medio y los artículos C los que se mueven despacio. No hay una forma precisa para

agrupar los artículos, si en una categoría o en otra, o incluso de determinar el número de

categorías por usar. Sin embargo, clasificar los artículos por grado de ventas y luego

dividirlos en unas cuantas categorías es una forma de comenzar. Algunos artículos se re-

asignan a otras categorías según su importancia. Los niveles de servicio de inventario se

asignan luego a cada categoría. El desarrollo del esquema de la clasificación ABC de

productos se comenta las clases con más detalle:

Tipo A: dentro de este tipo se involucran los artículos que, por su costo elevado,

alta inversión en el inventario, nivel de utilización o aporte a las utilidades necesitan

de un 100% en el control de sus existencias. La clase A representa el 20% del

material en inventario y corresponde aproximadamente el 75% - 80% del valor del

inventario.

Tipo B: esta clasificación comprende aquellos productos que son de menor costo

y menor importancia los cuales requieren un menor grado de control. La clase B

representa el 30% del material en inventario y corresponde aproximadamente el

15% del valor del inventario.

Tipo C: en esta última clasificación se colocan los productos de muy bajo costo,

inversión baja y poca importancia para el proceso productivo; que tan solo

requieren de muy poca supervisión sobre el nivel de sus existencias. La clase C

representa el 50% del material en inventario y corresponde aproximadamente el

10% - 5% del valor del inventario.

Aunque la categoría ABC tiende a ser completa en términos de análisis de inventario,

cuando se habla del sector farmacéutico generalmente se usa una clasificación adicional

que ayuda a minimizar las distorsiones en el proceso de adquisición de productos

farmacéuticos y a su vez maximiza el manejo de los fondos disponibles, esta clasificación

recibe el nombre de Categorización VEN (Musgrove, y otros, 2000).



Dentro de los sistemas más comunes utilizados para realizar esta clasificación se

encuentran:

Clasificación por precio unitario.

Clasificación por valor total.

Clasificación por utilización y valor.

Clasificación por su aporte a las utilidades.

Sistema de categorización VEN

A diferencia del sistema ABC donde el análisis se basa en el valor de los productos. El

sistema VEN hace énfasis en la criticidad de los medicamentos; donde V es sinónimo de

elementos vitales, E representa los elementos esenciales y N son los artículos que se

consideran no esenciales pero que deben estar en stock para el buen funcionamiento del

proceso (Rama Murthy, 2007)).

Vital – Según la OMS, son los que satisfacen las necesidades prioritarias de salud

en la población. La selección viene dada por: pertinencia para la salud pública,

prueba de su eficacia y seguridad, así como su eficacia comparativa en relación

con su costo. Se recomienda que estén disponibles en los sistemas de salud en

todo momento, en cantidades suficientes, con presentación farmacéutica

adecuada, con las garantías de calidad e información y un precio que los pacientes

y la comunidad puedan pagar (World Healt Organization., 1988)

Esenciales-En esta se ubican las drogas que son necesarias para tratamientos y

enfermedades frecuentes pero que son requeridas con un grado menor de

urgencia que no afecta al paciente (World Healt Organization., 1988)

No esenciales- Estos artículos son básicos, si no están disponibles, no se

detendrá el sistema de trabajo ni reducen la eficiencia del sistema. Pero es mejor

tenerlos en stock para ejecutar el sistema sin ninguna dificultad (Rama Murthy,

2007).

Sistema de categorización por rotación

El sistema de rotación por productos ayuda a la diferenciar el grado de variación de

mercancías en el stock; se clasifica en tres zonas Alta, Media y Baja.

Alta rotación - “Esta clase de productos tienen un ritmo elevado de entradas y

salidas. Además, los productos de alta rotación se deben colocar en la zona menos

transitada, es decir, en la zona fría del retailer. De esta manera se lleva al cliente a



esa zona y se puede convertir en una zona templada” (Cortés, 2017). Algunos

ejemplos de productos de alta rotación en Farmashaio son: leches de formulación,

Jarabe abrilar, pedialyte, pediasure, etc.

Baja Rotación - “Estos productos se caracterizan por registrar menores

movimientos de entrada y salida. Por eso su ubicación está sujeta a una

localización preferente en el Punto de Venta, dado que, es seguro que sean vistos

y despierten el deseo de ser adquiridos” (Cortés, 2017). Algunos ejemplos de

productos de baja rotación en Farmashaio: pañales de piscina, agua micelar, etc.

Media rotación - “Son aquellos que no corresponden a ninguna característica de

las anteriormente mencionadas. Es decir, son productos que no tienen una

producción masiva porque su compra es habitual, y constantemente se encuentran

en las cabeceras de las góndolas, sobre todo, su precio es llamativo para incentivar

su adquisición” (Cortés, 2017). Algunos ejemplos de productos de media rotación

en Farmashaio son: Pañales Huggies Autoajustables, Entero-germina, Shampoo

H&S ETC.

Para tener un análisis más eficiente en los sistemas de clasificación es la combinación de

ellos mismos. La combinación de las categorías ABC y VEN y la combinación de las

categorías ABC Y Rotación resultan una nueva matriz con nueve categorías. Estas

combinaciones se basan en prestar atención a los grupos que se generan en las esquinas

de la matriz ya que estos requieren diferentes grados de gestión y políticas de control

acorde a su grado de importancia.

Combinación de la categoría ABC/VEN

De la combinación de las categorías ABC y VEN resulta una nueva matriz con nueve

categorías. Esta combinación se basa en prestar atención a los grupos que se generan en

las esquinas de la matriz (Ver Ilustración 1-2.) ya que estos requieren diferentes grados de

gestión y políticas de control acorde a su grado de importancia (Murthy, 2007).

Ilustración 1-2. Combinación matricial ABC/VEN

Fuente: (Rama Murthy, 2007)

Para determinar las políticas de control que se generan a partir de cada una de las

combinaciones (AV, AE, AN…), se hace necesario basarse en las características propias

https://www.informabtl.com/7-ideas-atraer-clientes-vender-productos/https://www.informabtl.com/7-ideas-atraer-clientes-vender-productos/https://www.informabtl.com/7-ideas-atraer-clientes-vender-productos/https://www.informabtl.com/7-ideas-atraer-clientes-vender-productos/https://www.informabtl.com/7-ideas-atraer-clientes-vender-productos/https://www.informabtl.com/7-ideas-atraer-clientes-vender-productos/https://www.informabtl.com/7-ideas-atraer-clientes-vender-productos/



de cada combinación, con el fin de encontrar un punto de equilibrio que represente una

ventaja del valor económico del producto (Melendez & Lambis, 2013).

Categoría AV: Esta categoría representa las drogas que siempre deben estar

disponibles en el inventario y que tienen un alto impacto financiero. De acuerdo al

principio fundamental de Sipper (1998), se recomienda un estricto cuidado para

este tipo de productos ya que generalmente son los que presentan mayor rotación

y tienen un alto costo. La ocurrencia en faltantes de medicamentos AV tendrá un

impacto prejudicial tanto para el desempeño económico del inventario, como para

la calidad del servicio prestado por la farmacia. Los sistemas de inventarios deben

establecer controles estrictos de revisión y de exactitud para esta clase de

medicamentos. (Melendez & Lambis, 2013)

Categoría AN: En este grupo se incluyen las medicinas cuyo costo para el valor

total del inventario es alto y que además son consideradas como drogas no

esenciales. La eficacia de los medicamentos no esenciales para tratar

enfermedades es todavía cuestionable y estas pueden ser sustituidas por otros

tipos de medicamentos, si a esto se le agrega el hecho de representar un alto costo

para la empresa, esta categoría es entonces perjudicial para el correcto

funcionamiento de la misma. En lo posible, se deben eliminar los artículos AN de

los inventarios o por lo menos restringir su uso al mínimo (Melendez & Lambis,

2013).

Categoría CV: Dentro de esta categoría se incluyen los medicamentos vitales y

que no representan altos costos para la empresa. Las órdenes de estos tipos de

artículo deben hacerse en grandes cantidades, debido a que no solo tienen un bajo

costo para la empresa, sino que, como ventaja adicional, son importantes para

cumplir con la razón social de la misma. Se pueden incluso obtener descuentos por

cantidad para esta categoría de medicamentos; sin embargo, se debe tener mucho

cuidado con la caducidad de los mismos a la hora de determinar las cantidades a

ordenar (Melendez & Lambis, 2013).

Categoría CN: Representa los medicamentos casi innecesarios y que no

representan altos costos para la empresa. Esta es la categoría menos importante

de la combinación ABC/VEN. Es una categoría con la que se debe mantener

niveles mínimos de inventario y en la que se le debe aplicar el mínimo control

(Melendez & Lambis, 2013).

Otras Categorías: Los medicamentos pertenecientes a las categorías AE y BV no

deben tener controles estrictos sino más bien en términos medios, AE es importante

en términos de valor y BV es importante en términos médicos. Políticas ligeramente

diferentes deben aplicarse para el grupo AE en cuanto a los inventarios de

seguridad ya que se deben mantener bajos niveles de inventarios, pero realizar



pedidos de forma más frecuente. El grupo BV que representa costos de inventario

un poco más bajo pueden mantenerse en mayores cantidades que el grupo AE

(Melendez & Lambis, 2013).

Combinación de la categoría AMB/ABC

La combinación de esta matriz se hace con el fin de darle una clasificación diferente a

todas estas líneas de productos de venta libre, lo cual se procederá a establecer una

organización por nivel de rotación (Alta, Media y Baja) en función a su valor de consumo

ABC.

Ilustración 1-3. Importancia de productos por categoría

Fuente: (Melendez & Lambis, 2013).

Ilustración 1-4. Combinación AMB /ABC

El criterio en el cual se basan la mayoría de expertos en la materia es el valor de

los inventarios y los porcentajes de clasificación son relativamente arbitrarios, donde a

continuación, se exponen cada una de las posibles combinaciones AMB/ABC.

AA – Estratégicos: Alto valor de salida y poca variabilidad. Es recomendable

aprovisionarse de forma frecuente en pequeñas cantidades para tener bajos

niveles de stock. Es fácil conseguir un buen nivel de servicio con poco stock de

seguridad.

AB - Principal: Alto valor de salida y variabilidad media. Se recomienda

reaprovisionamientos frecuentes y en cantidades pequeñas como en el punto

anterior, pero hay que establecer el compromiso entre nivel de servicio y stock

de seguridad.

A B C

A AA AB AC

M MA MB MC

B BA BB BC



MA y MB- Principal: Valor medio y baja variabilidad. No es necesario

reaprovisionar tan frecuentemente ya que el impacto del inventario es menor.

Es posible garantizar un nivel de servicio alto con un stock de seguridad bajo.

AC y MC – Volátil: Alto valor de salida y alta variabilidad. Se recomienda el

suministro bajo pedido. De otra forma, el costo de un nivel de servicio razonable

sería muy alto, generando altos niveles de obsolescencia.

BA, BB y BC - Secundario: Bajo valor y baja o media variabilidad. Bajo impacto

en el costo del stock, se recomienda minimizar los costos operativos tratando

de minimizar el número de pedidos y de transacciones.

1.5. Sistemas de gestión de inventarios

Un sistema de inventario proporciona la estructura organizacional y las políticas operativas

para mantener y controlar los bienes en existencia. El sistema es responsable de pedir y

recibir los bienes: establecer el momento de hacer los pedidos y llevar un registro de lo

que se pidió, la cantidad ordenada y a quién. Además, el sistema también debe realizar un

seguimiento para responder preguntas como: ¿El proveedor recibió el pedido? ¿Ya se

envió? ¿Las fechas son correctas? ¿Se establecieron los procedimientos para volver a

pedir o devolver la mercancía defectuosa? (Aguilar, 2012).

Para responder a estas preguntas es necesario conocer el comportamiento de la demanda,

los factores que inciden en ella, su naturaleza, entre otras.

Para Krajewski, Ritzman, & Malhotra,( 2008) existe unos tipos de inventarios que hay que

tener en cuenta aparte de los factores que inciden para sistema de inventarios, el cual son

lo sisguientes:

Inventario de ciclo: Es la porción del inventario que varía en forma directamente

proporcional con el tamaño de lote.

Inventario de seguridad: es un excedente de inventario que se emplea para

protegerse contra la incertidumbre que tiene la demanda, los tiempos de espera y

los cambios en el abastecimiento.

Inventario de previsión: utilizado para absorber las irregularidades que se

presentan en las tasas de la demanda y la oferta.

Inventario en tránsito: es aquel que se mueve de un punto a otro en el sistema de

flujo de materiales.

Para Calderón (1985) los sistemas de inventarios poseen una serie de propiedades que

caracterizan a los sistemas de inventarios:



Propiedades de la demanda: el principal objetivo de mantener existencias de un

artículo es satisfacer la demanda que tenga en un futuro dicho producto. La

demanda es considerada el elemento más importante de un sistema de inventarios.

Propiedades del abastecimiento o suministro: el abastecimiento corresponde a

aquellas cantidades que se programan para tener en inventario.

Propiedades de los costos relevantes: en un sistema de inventarios solo son

significativos 3 tipos de costos: costos de adquisición, de mantenimiento de

inventario y de escasez, de los cuales 2 deben estar controlados.

1.5.1 Clasificación de inventarios

La clasificación general de inventario depende del tipo de demanda que tenga el artículo.

Esta demanda solo puede ser de dos tipos: determinística o probabilística; en el primer

caso la demanda del articulo para un periodo futuro es conocida con exactitud (esto solo

se puede dar en el caso de empresas que trabajan bajo pedido) y probabilística en el caso

que la demanda del articulo para un periodo futuro no se conoce con certeza, pero se le

puede asignar una distribución de probabilidad a su ocurrencia. Sin lugar a dudas todo

artículo se clasifica en alguna de las dos anteriores categorías; pero se pueden sub

clasificar en un determinado modelo dependiendo de otras condiciones que se relacionan

a continuación: (Guerrero Salas , 2010)

Tipo de producto: pueden ser productos perecederos, productos sustitutos o

durables en el tiempo (metales).

Cantidad de productos: existen modelos para un solo producto o para varios

(multiproductos).

Modelos que permiten o no déficit.

Los tiempos de entrega (tiempos de anticipación) pueden ser al igual que la

demanda determinísticos o probabilísticos.

Modelos que involucran o no costos fijos.

Tipo de revisión: la revisión de un determinado artículo puede ser continua o

periódica.

Tipo de reposición: dependiendo del tipo de reposición se dice que un modelo

puede ser de reposición instantánea cuando el artículo es comprado y de

reposición continua cuando el artículo es producido en una planta manufacturera.

Horizonte de planeación: puede incluir un solo periodo o varios.

El concepto de demanda es similar al de consumo, la diferencia radica en que la demanda

hace referencia a la cantidad de unidades solicitadas y el consumo a las despachadas. Si



existe suficiente inventario, el consumo es igual a la demanda; ya que cada unidad

solicitada es despechada. Si se presenta una ruptura de inventario y durante ese periodo

se requieren materiales, la demanda será superior al consumo (Mongua & Sandoval, 2009)

Existen varios tipos de demanda, las cuales se clasifican de la siguiente manera:

Demanda dependiente: Se refiere a una dependencia conocida de la demanda de un

producto con otro. Además, está compuesta por la materia prima, los componentes y sub-

ensambles que son usados en la producción de artículos que sirven para la fabricación de

productos finales. Cuando se realiza un proceso de planeación de producción, esta

demanda debe precisarse. Sin embargo, en ocasiones no es necesario predecirla ya que

se puede calcular a partir de la demanda de artículos finales y las decisiones de producción

(Mongua & Sandoval, 2009).

Demanda Independiente: Son aquellas en las cuales se desconoce la dependencia de la

demanda con otro artículo o producto. Esta demanda está influenciada por las condiciones

del mercado fuera del control de operaciones; además consta de los productos terminados,

partes de repuestos y ciertos artículos cuya demanda aumenta más directamente del

ambiente incierto del mercado. Por lo general requiere de alguna clase de pronósticos. La

demanda independiente puede ser:

Determinístico y constante (estático) con el tiempo. La demanda del artículo se

conoce con certeza y permanece constante durante el transcurso del tiempo.

Determinístico y variable (dinámico) con el tiempo. En esta la demanda del

artículo se conoce, pero esta varía con el transcurso del tiempo.

Probabilístico y Estacionario a lo largo del tiempo. En esta categoría la

demanda está sujeta a incertidumbre y variabilidad; generalmente es descrita en

términos de función de probabilidad y por ser estacionaria la demanda se sostiene

sin cambio en el tiempo.

Probabilístico y no estacionario a lo largo del tiempo. Al igual que la

estacionaria por ser probabilística está sujeta a incertidumbre y variabilidad y esta

descrita por una función de probabilidad; pero en esta la función de densidad de

probabilidad varia con el tiempo (Taha, 2012).

En función del desarrollo de modelos de inventario, la primera categoría es la más sencilla

analíticamente, y la cuarta es la más compleja. Por otra parte, la primera categoría es la

menos probable que ocurra en la práctica, y la cuarta es la más prevalente. En la práctica,

el objetivo es balancear la sencillez y la precisión del modelo (Taha, 2012).



1.6. Modelos Teóricos de inventarios

1.6.1 Modelos de inventario determinísticos

De acuerdo Gutiérrez (2007) los modelos que se caracterizan por tener una demanda y

unos tiempos de entrega constantes y conocidos son los siguientes:

Modelo de lote económico de pedido EOQ: es un modelo de cantidad fija de re-orden.

Este a su vez puede presentar en dos modalidades que son, sin faltante que son aquellos

en donde el tiempo de reposición es instantáneo y con faltantes que permite tiempos de

espera entre pedidos.

Modelo de lote económico de producción LEP: es el modelo en el que la cantidad de

inventario que debe producirse, para satisfacer una demanda futura, de tal manera que el

costo por fabricar, mantener el inventario y por pedidos pendientes sea el mínimo posible.

Con el modelo LEP sin faltantes la demanda siempre será cubierta por la producción y el

modelo LEP con faltantes se permite aun necesitando más cantidades para satisfacer la

producción que cubrirá la demanda.

EOQ con descuentos: es una extensión del modelo EOQ revisado y mantiene varios

supuestos. Uno de estos es que el costo de adquisición disminuye en la medida que

aumenta el tamaño de lote. Además, se considera que el costo de almacenar una unidad

de inventario es un porcentaje del costo de adquisición.

Modelos híbridos: estos modelos combinan las ideas de los modelos tradicionales para

dar respuesta a necesidades específicas o características especiales del sistema de

producción que se pretende gestionar.

1.6.2 Modelo de inventario probabilístico

Son aquellos en los cuales no se conoce ni la demanda ni el tiempo de entrega, pero sus

variables tienen un comportamiento similar a una distribución de probabilidad. Por tanto,

las técnicas más aplicadas y trabajados por (Taha, 2004; Vega y Ríos; Zapata, 2011) son

las siguientes:

Modelos de revisión continua

Modelo “probabilidad” de cantidad económica de pedido: usa una aproximación que

sobrepone una existencia constante de reserva que va por encima del nivel de inventario.

El tamaño de la reserva es definido por medio de que la probabilidad de que se agote la

existencia durante el tiempo de entrega no sea superior a un valor que se especifique

(Taha, 2004).



Las variables empleadas en este modelo son:

Tiempo de entrega entre la colocación y la recepción de un pedido.

Variable aleatoria que representa la demanda durante el tiempo de entrega.

Demanda promedio durante el tiempo de entrega.

Desviación estándar de la demanda durante el tiempo de entrega.

Tamaño de la existencia de la reserva.

Probabilidad máxima admisible de que se agote la existencia durante el tiempo de

entrega.

Hipótesis principal del modelo 𝑥𝐿~𝑁(𝜇𝐿 , 𝜎𝐿), esto es, la demanda durante el tiempo de

entrega L, tiene una distribución normal con promedio 𝜇𝐿 y desviación estándar 𝜎𝐿.

Para determinar B se emplea la siguiente formulación de probabilidad:

Ecuación 1-2

𝑃{𝑥𝐿 ≥ 𝐵 + 𝜇𝐿} ≤ 𝛼

Se puede convertir 𝑥𝐿 en una variable aleatoria normas estándar N(0,1) con la sustitución:

Ecuación 1-3

𝑧 =𝑥𝐿 − 𝜇𝐿

𝜎𝐿

Entonces,

Ecuación 1-4

𝑃 {𝑧 ≥ 𝐵

𝜎𝐿} ≤ 𝛼



Ilustración 1-5. probabilidad de que se agote la existencia

Fuente: Taha, 2004

El tamaño de la reserva debe satisfacer:

Ecuación 1-5

𝐵 ≥ 𝜎𝐿𝐾 𝛼

La demanda durante el tiempo de entrega puede escribirse con una función de densidad

de probabilidad por unidad de tiempo, a partir de esta se puede determinar la distribución

de la demanda durante L. La media de la demanda (𝜇𝐿) y la desviación de la demanda (𝜎𝐿),

pueden calcularse de la siguiente manera:

Ecuación 1-6

𝜇𝐿 = 𝐷𝐿

Ecuación 1-7

𝜎𝐿 = √𝜎2𝐿

Donde, L es el tiempo de entrega, D es la media y 𝜎 la desviación estándar de la demanda

por unidad de tiempo normal. En la fórmula 𝜎𝐿 es necesario que sea un valor (redondeado

a) entero.

Modelo probabilístico de cantidad económica de pedido: este modelo es más exacto

que el anterior, ya que se considera la naturaleza probabilística de la demanda de manera

directa; además permite faltantes durante la demanda como se ilustra en la figura 1-6

(Taha, 2004, p. 562, 563).



Ilustración 1-6. Modelo probabilístico de inventario con faltante

Fuente: Taha, 2004

Este modelo tiene 3 hipótesis que lo define:

La demanda no satisfecha durante el tiempo de entrega se acumula.

No se permite tener más de un pedido vigente.

La distribución de la demanda durante el tiempo de entrega no cambia con el tiempo,

es decir, permanece estacionaria.

Modelo de cantidad de ordenar fija y punto de re-orden variable: este modelo se

encargar de vigilar de manera permanente cuál es el nivel de inventario. El lead- time o

tiempo de entrega se considera desde que se comienza a elaborar una orden hasta que

se ingresa al almacén (Zapata, 2011), en este lapso de tiempo es en el cual se corre riesgo

de presentar faltantes, por esto se asume un inventario de seguridad.

Tabla 1-1. Símbolos claves para el modelo de cantidad de ordenar fija y punto de re-orden variable

Símbolo Término Unidad SI

D Demanda anual unidades/año F Faltantes de pedido anuales faltantes/anules LT Tiempo de entrega respeto al nivel del servicio días NS Nivel de servicio % N Número de pedidos anuales ordenes/anules PR Punto de re-orden unidades Q Cantidad óptima a pedir unidades Ss Stock de seguridad unidades T Tiempo considerado para el pronóstico semanas

Desviación estándar unidades

Inventario promedio unidades

Inventario máximo

unidades



Las ecuaciones del modelo son:

Ecuación 1-8

𝑁𝑆 = 𝑁 − 𝐹

𝑁∗ 100%

Ecuación 1-9

𝑁 = 𝐷

𝑄

Ecuación 1-10

𝑆𝑠 = 𝜎𝑧√𝐿

𝑇

Ecuación 1-11

𝜎 = √∑(𝐷 − 𝐷)2

𝑛 − 1

Ecuación 1-12

𝑃𝑅 = 𝐷𝐿 + 𝑆𝑠

Ecuación 1-13

𝐼𝑝 =𝑄

2+ 𝑆𝑠

Ecuación 1-14

𝐼𝑚𝑎𝑥 = 𝑄 + 𝑆𝑠

Modelos de un periodo: En este modelo se presenta, la cantidad optima a pedir solo una

vez para satisfacer la demanda del periodo. Por tanto, los símbolos a emplear en este

grupo de modelos son:

Tabla 1-2. Símbolos para el modelo de un periodo

Símbolo Término

Cc Costo de compra (o producción) por unidad Ce Costo de preparación por pedido

Ca Costo de almacenamiento por unidad conservada durante el pedido

D Variable aleatoria que representa la demanda durante el periodo

F(D) Distribución de la función de la probabilidad de la demanda durante el periodo

p Penalización por unidad faltante durante el periodo.

x Cantidad a la mano, antes de hacer un pedido

y Cantidad pedida

Modelo sin preparación:

Este modelo tiene dos hipótesis:



La demanda es presentada de manera instantánea al comenzar el periodo e

inmediatamente después de que se recibe el pedido.

No se incurre en un costo relacionado con la preparación.

Ilustración 1-7. . Almacenamiento y faltante de inventario en modelo de un solo periodo

Fuente: Taha, 2004.

Modelo con preparación: se difiere del modelo anterior en que adicionalmente se incurre

en un costo de preparación.

Modelo de revisión periódica (cantidad de ordenar variable, ciclo fijo): los ciclos de

abastecimiento están definidos, pero el tamaño de la orden varía ya que se generan

fluctuaciones periodo a periodo por causas externas e internas que modifica el consumo

por lo que no se puede establecer una cantidad a ordenar fija (Carbajal, Martínez, 2010).

La notación asociada a este modelo y las ecuaciones se muestran a continuación:

Tabla 1-3. Símbolos para el modelo de revisión periódica (cantidad de ordenar variable, ciclo fijo)

Símbolo Término

D Demanda anual F Faltantes de pedidos anuales LT Tiempo de entrega respecto al nivel del servicio NS Nivel de servicio N Número de pedidos anuales PR Punto de re-orden Q Cantidad óptima a pedir Ss Stock de seguridad T Tiempo considerado para el pronóstico Y Tiempo o tipo de revisión z Factor de seguridad respecto al nivel del servicio

Desviación estándar

Inventario promedio

Inventario máximo

Inventario físico al momento de la revisión

Ordenes en tránsito al momento de la revisión

Ecuación 1-15

𝑁𝑆 = 𝑁 − 𝐹

𝑁∗ 100%

Ecuación 1-16

𝑆𝑠 = 𝜎𝑧 √𝐿 + 𝑌

𝑇

Ecuación 1-17

𝐼𝑝 =𝐷

2𝐿 + 𝑆𝑠

Ecuación 1-18

𝐼𝑚𝑎𝑥 = 𝐷(𝑌 + 𝐿) + 𝑆𝑠

Ecuación 1-19

𝑄 = 𝐼𝑚𝑎𝑥 − 𝑂𝑌 − 𝐼𝑓

Ilustración 1-8. Gráfica de inventario para un modelo de revisión periódica con demanda

probabilística

Fuente: Anderson, Sweeney, Williams, 200



1.7. Conclusiones del marco teórico

A partir de la investigación de algunos autores reconocidos se llegó a las siguientes

conclusiones:

En la administración, las estrategias de inventario es una actividad muy

importante que está relacionada con la logística, su metodología de gestión de

inventarios permite reducir costos, incrementar la satisfacción del cliente,

construir nuevos ingresos y mejorar la utilidad de los activos. Por esta razón, hoy

en día las farmacias están acudiendo a mejorar su metodología de inventarios

todo con el fin de adquirir ventajas competitivas sostenibles en la prestación del

servicio.

Una de las estrategias de inventario, es el diseño de un modelo de gestión de

inventarios, del cual se debe tener en cuenta el comportamiento de demanda del

artículo y unas condiciones como el tipo de producto, tipo de revisión, tipo de

reposición, entre otros. Una vez diseñado e implementado sugieren estimar y

establecer un tiempo para actualizar dicho modelo, todo con fin de evaluar el

control y proponer estrategias de mejora en el proceso de aprovisionamiento.

Para la gestión de inventarios los aspectos claves de impacto fuerte son

particularmente las Finanzas, el mercado y control de inventarios. Lo cual hacen

énfasis para aplicar técnicas de control y seguimiento a dichos aspectos.

Según la investigación, para el manejo y control de medicamentos es muy

importante aplicar técnicas como el método FEFO y sistemas de clasificación de

inventarios, ya que estos establecimientos farmacéuticos manejan productos que

requieren de un almacenamiento adecuado y con condiciones estrictas de

seguridad al paciente o cliente.

2. Capítulo 2: Descripción de casos empíricos

En este capítulo se presenta un análisis crítico comparativo de casos empíricos nacionales e internacionales, del cual tuvo como

propósito buscar los procedimientos o políticas más relevantes en la operación y control de inventarios proyectados a garantizar una

adecuada gestión de inventarios. Para ello, se tomaron 4 casos nacionales y 4 casos internacionales que será evidenciado en las

siguientes tablas:

Tabla 2-1. Descripción de Casos Nacionales

Casos Nacionales

1 (Melendez Bolaño & Lambis

Perez , 2013)

2 (Ramírez Daza, 2013)

3 (Marín Pataquiva &

Monte Várgas, 2013)

4 (Villamil Torres, 2015)

Planeación de Compra

-Asignar políticas diferentes al grupo AE ya que se debe mantener bajos niveles de inventario. -Eliminar o restringir el uso al mínimo a los artículos de la categoría AN.

-Diseño de una macro que soporta el proceso de compra y trae como beneficio la disminución en los tiempos de operatividad a la hora de planear la compra y arroja el comportamiento real de la demanda. -Planeación de compras es mensual (analizan los históricos de consumo, los consumos actuales y el inventario).

-Capacitación periódica con medios adecuados al personal que tienen cargo de planificación y control de inventarios.

-Se maneja mercancía por referencias a precios de venta a partir del costo de compra y del margen de utilidad bruta deseada. -Método Retail o Menudeo para determinar costo. - Se usa Kardex para controlar las unidades y el encargado de operar será el auxiliar de bodega. -El valor neto realizable debe ser comparado



-Gestión del conocimiento para la información de compra.

con el importe de libro de inventarios de acuerdo a los principios de medición de los inventarios.

Control en el Almacenamiento

-Sistema de marcaje por semaforización para medicamentos próximos a vencerse. -Ubicación de los medicamentos según el criterio FIFO y según el orden alfabético. Política: - Mantener un estante para medicamentos próximos a vencerse (M.P.V).

-Método FEFO para ubicar los medicamentos. -Para conteos generales, se planeó realizar 4, uno cada trimestre del año. -Inventario aleatorio cada 15 días para tener un control sobre las existencias del almacén.

-Herramienta Pareto (80/20) para un control de inventarios, obteniendo un nivel alto y bajo, relacionado directamente con el costo de cada uno de los artículos. Política de distribución: -Análisis de Gastos por presupuesto, especialmente los gastos para realizar pedidos y gastos para mantener.

Técnicas, Criterios Y métodos basados con el artículo 13 del Decreto 2200 de 2005, modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, la Resolución 1403 y las demás normas aplicables.

Control en las Fechas de Vencimiento

-Devolver los medicamentos antes de fecha de caducidad a los proveedores respectivos para que realice el manejo adecuado y realice la reposición respectiva

Políticas: -Fecha límite de entrega de dispositivos y medicamentos se encuentran en un rango entre uno y tres meses antes del vencimiento. -En caso de que el proveedor no tiene las existencias necesarias para reponer la cantidad

No se hace referencia -Aplicar como factor de análisis básico el método FEFO y el respectivo control periódico de los productos a vencerse. Identificando número de lote, fecha de vencimiento y proveedor. -Reconocimiento de las pérdidas para

Diseño de un Modelo de Gestión de Inventarios para la Droguería Farmashaio:


que devolvió la clínica, se hace una nota a crédito para ser utilizada en un momento posterior.

determinar el valor neto de la realización.

Control en el Servicio Farmacéutico

-Sistema de registro de artículo por scanner. - Tomar productos de estantería teniendo predilección por los ubicados en M.P.V.

-Responsable de preparar los requerimientos de medicamentos e identifica faltante e informa a compras aquellas referencias. -Sistema de dispensación por dosis unitarias y se rotula los medicamentos de manera individual.

-Sistema de revisión continúa para artículos clasificados en A. -Sistema de revisión periódica para artículos clasificados en B. -Sistema de revisión esporádica para artículos clasificados en C. Beneficios: -Mejorar la administración de la política actual de inventarios, a su vez, lograra incrementar el nivel de servicios ofrecidos por las mismas.

-Procedimiento de auditoria para evaluar los riesgos y llevar un control para mitigar los errores significativos en los estados financieros. -Para analizar el comportamiento del mercado es importante tener en cuenta los siguientes criterios de clasificación: Modalidad de venta, tipo de producto, clase terapéutica, lugar de fabricación.

Métodos o sistemas de clasificación de inventarios

-De orden alfabético y en base al nombre genérico de los medicamentos. -Sistema de Clasificación ABC/VEN

-De orden alfabético y por formula farmacéutica en medicamentos y para los dispositivos se agrupan según la característica.

-Sistema de clasificación ABC logrando una selección puntual de los artículos que tienen relevancia dentro del inventario por su costo y utilización.



Modelos de Inventario

-Modelo de inventario de revisión continúa con un nivel de servicio determinado.

-Modelo probabilístico de revisión periódica debido a que la demanda varia. -Técnica de pronóstico de la demanda con suavización exponencial simple.

-Análisis de prueba de bondad y ajuste y análisis de normalidad para determinar la distribución de la demanda.

Modelo de revisión periódica y deberá ser implementado en el software con los requisitos establecidos.

Fuente: Elaboración propia

En la siguiente tabla se muestra la descripción de los casos internacionales. Una vez descrito los casos se realizará un análisis

comparativo de la tabla 2-1 y 2-2, donde se observará los aspectos claves que sirven de apoyo para la formulación de políticas de la

Droguería Farmashaio.

Tabla 2-2. Descripción de Casos Internacionales

Casos Intr.

1 (Liu, Ru, Zhang, &

Zhou , 2018)

2 (Weraikat, Kazemi

Zanjani , & Lehoux, 2019)

3 (San José, Sicilia , &

López de Pablo , 2018)

4 (Cappanera, Nonato, &

Rossi, 2019)

Planeación de Compras

-Para la toma de decisión de compra se debe tener en cuenta el proceso de movimiento browniano geométrico (GBM) para modelar las fluctuaciones de los precios.

-Órdenes de compra mensualmente. -Calcular los niveles SS para administrar medicamentos esenciales y no esenciales.

-Para políticas de inventarios se utilizaron algoritmo eficiente que encuentre el precio de venta óptimo, el nivel máximo del stock, el ciclo de inventario óptimo y la ganancia máxima por unidad de tiempo.

No se hace referencia

Diseño de un Modelo de Gestión de Inventarios para la Droguería Farmashaio:


-Análisis de sensibilidad para implicaciones gerenciales.

Control en el Almacenamiento

-Para la cantidad óptima de almacenamiento se decide comparando las ganancias marginales de vender una unidad de producto en el periodo actual y mantenerla hasta el próximo periodo.

-La criticidad de medicamentos se considera de acuerdo al cálculo del nivel SS


-Modelo en un entorno cooperativo que sirve para reducir las posibles interrupciones que pueden surgir cuando se produce un agotamiento.

Control en las Fechas de Vencimiento

-Política de recuperación de inventario optimo, el cual, determinan el nivel de almacenamiento mínimo para cada periodo en base al nivel de stock.

-Se revisan indicadores de rendimiento periódicamente como los porcentajes de medicamentos vencidos, giros de inventario, los desabastecimientos y los días de suministro.


Procesos de reposición de medicamentos se estudia, el modelo de optimización donde se utiliza como un componente de una política híbrida, contemplando tanto las órdenes de empujar como las de tirar y se basan en la demanda prevista.

Control en el Servicio Farmacéutico

-Aceptar o rechazar la demanda de un consumidor se decide comparando el beneficio actual de recibir la solicitud ahora y el beneficio marginal esperado de reservar

-En situaciones de agotamiento de existencias se comunican con otra compañía farmacéutica para satisfacer la demanda con

-Se implementó un generador de instancias realista para obtener un conjunto de instancias de entrenamiento en el que se calculan los umbrales de satisfacción.



una capacidad para vender en el futuro.

medicamentos equivalentes.

Métodos o sistemas de clasificación de

inventarios No se hace referencia No se hace referencia No se hace referencia No se hace referencia

Modelos de Inventario

-Modelos de la gestión tradicional de ingresos basados en la cantidad. -Modelo de programación dinámico de múltiples periodos, basado en la política de ventas y el nivel de almacenamiento mínimo correspondiente. Del cual da como resultado una posibilidad de compra y precios de mercado en unos futuros inciertos y altamente volátiles.

Modelo VMI determinística junto con escenarios de demanda aleatorios con entrada.

-Modelo de inventario de cantidad de orden económica. La demanda es una función bivariada que depende del precio y el tiempo. -Método de Newton-Raphson o el método de bisección para soluciones óptimas.

-Modelo MILP recientemente desarrollado que programa de manera óptima los eventos de los pedidos (cuándo y cuánto pedir), teniendo en cuenta las restricciones reales (capacidad de almacenamiento) y realistas (relacionadas con el presupuesto).


2.1. Análisis comparativo de la descripción de los casos

empíricos

En el análisis comparativo se pudo apreciar, las principales áreas operativas donde

manifiestan mayor énfasis para mejorar la metodología de gestión de inventarios,

estableciendo políticas, técnicas, métodos de análisis e indicadores de rendimiento. De

cual, se darán a conocer en las siguientes observaciones evidenciadas en la tabla 21- y 2-

2:

Según lo observado, el 50% de los casos nacionales (ver tabla 2-1) proponen una

adecuada gestión de conocimiento al personal encargado de la planeación y control de

inventarios, con el propósito de mejorar las prácticas en el manejo integrado de las

herramientas encargadas de llevar el registro y control. El caso 3 (ver tabla 2-1)

propone capacitación periódica con medios adecuados al personal teniendo como

propósito, conseguir desempeñar su labor con mucha más efectividad para obtener

mayores beneficios. Mientras que, los casos internacionales en la planeación de

compra, le dan más importancia a la evaluación y análisis de los métodos aplicados

para determinar los comportamientos de la demanda, de los proveedores, los costos

asociados. Para luego, aplicar estrategias de mejora en dicho proceso de planeación.

En el control de almacenamiento (ver tabla 2-1 y 2-2), para determinar la cantidad

optima ponen como política analizar los gastos que incurren mantenerlos hasta el

próximo periodo. E igual, se observa la importancia de aplicar técnicas, criterios y

métodos como el FEFO que fue reiterado en tres casos nacionales y que sirve de apoyo

para la ubicación y el análisis de los productos próximos a vencerse.

Para el control en las fechas de vencimientos las empresas suelen colocar políticas y

planes de recuperación. Por ejemplo, en el caso 2 (ver tabla 2-1) tienen muy en cuenta

la fecha límite de entrega al proveedor que se encuentra en un rango entre uno y tres

meses antes de caducar y en el caso 4 (ver tabla 2-2), proponen al proveedor planes

de reposición e implementan políticas hibridas del cual, contemplan tanto las órdenes

de empujar como las de tirar y se basan en la demanda prevista.

En el control de inventarios, los casos estudiados en la tabla 2-1 proponen aplicar

sistemas de revisión y lo hacen acorde a la categoría del medicamento e igual se

incorpora métodos para analizar la demanda y el mercado de acuerdo a unos criterios

que se establecen. En la tabla 2-2, le dan importancia a la satisfacción de la demanda.

Por tanto, implementan generadores de instancias que sirve de apoyo para observar

el comportamiento de satisfacción o aplican otros métodos que sirven para analizar

dicho comportamiento.

En los casos nacionales (ver tabla 2-1), 2 de 4 casos implementaron un modelo

probabilístico de revisión periódica debido a que la demanda varia y proponen que

dicho modelo este instalado en el mismo software que manejan la empresa. Mientras

que, en los casos internacionales diseñaron su propio modelo de programación de

acuerdo a la restricción real y da como resultado la fecha y la cantidad a comprar. Por



otro lado, se recomiendan aplicar modelos de revisión continua, pero especifican que

dichos modelos incurren a generar mayores gastos.

3. Capítulo 3: Formulación de políticas y diseño del modelo de gestión de inventarios

Metodología

En este apartado, se busca formular políticas para la gestión de inventarios en la droguería

Farmashaio. E igualmente, diseñar un modelo de gestión inventario que conlleve a

disminuir faltantes, mejorar la atención al cliente, reducir las pérdidas por vencimiento y

disminuir costos asociados a los inventarios. Para lograr esto, con base a los postulados

teóricos y descripción de casos empíricos descritos en los capítulos anteriores, se realizó

un proceso de extracción de información relativo al manejo y control de inventarios de la

droguería que conlleva analizar la situación actual de la empresa, se aplicaron técnicas de

gestión de conocimiento a los colaboradores y administrativos, que de acuerdo a su

conocimiento y experiencia describen los procesos y procedimientos de la gestión

inventarios. Además, se tomaron datos históricos de ventas que sirvieron de apoyo para

aplicar el sistema de clasificación y simulación del modelo. Del cual, tiene como fin mostrar

mediante técnicas estadísticas, el mejoramiento de eficiencias en los procesos de gestión.

Con base a las técnicas y metodologías de análisis y diseño, las fases para el objetivo del

presente capitulo son las siguientes:

Gráfico 3-1. Fases para la formulación de las políticas y diseño del modelo de gestión de inventarios


• Identificar los problemas en los procesos y procedimientos de gestion de inventarios.

•Evaluacion y análisis del software que maneja la drogueria farmashaio

1. Analisis de la situacion actual de la drogueria farmashaio

•Recopilación de datos históricos de inventarios que sirven de apoyo para el sistema de clasificación.

•Sistema de Clasificación ABC/VEN y ABC/ROTACIÓN

2. Analisis y formulacion de politicas con base al sistema de clasificacion.

•Aplicación de técnicas estadísticas para el modelo.

•Evaluar el impacto del modelo de revisión en el Excel.

3. Modelo de revision de invetario con base a la categorizacion ABC/VEN y ABC/ROTACION

•Clasificación de requisitos para el diseño

•Estructura del diseño mediante diagramas

•Procedimientos estandarizados para mejorar la gestión de inventarios

4. Diseño del modelo de gestion inventarios



3.1. Análisis de la situación actual de la Droguería

Farmashaio

De acuerdo a los instrumentos investigativos aplicados a la droguería Farmashaio (Ver

anexo A), que fue vital importancia para la establecer las políticas y diseñar el modelo para

la gestión de inventarios, se describe mediante diagramas el proceso de compra,

almacenaje y servicio farmacéutico y posterior a ellos, se indican las observaciones y fallas

que se identificaron en los resultados de las técnicas aplicadas.

3.1.1 Proceso de Compra

En el proceso de adquisición el administrador es el encargado de identificar los

requerimientos de compra, generar las órdenes, realizar seguimiento a productos

agotados, establecer las pautas del proceso y programar con el gerente planes de

negociación con laboratorios.

La orden de compra se genera dos veces al día (de lunes a jueves), una se consolida

durante toda la mañana (medicamentos que se vayan agotando), se espera que el pedido

llegue en el trascurso de la noche. La segunda orden de compra se consolid

Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la droguería … · 2020. 4. 17. · Diseño...

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