Ejecución del proyecto (Gerencia de Proyectos)
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Ejecución del proyecto Curso introducción a la gerencia de proyectos
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Curso introducción a la gerencia de proyectos módulo 4
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Agenda
Equipo del proyectoComunicación efectivaResolución de problemas
Asignación de costos
Luis Miguel Guerrero 2013
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Advertencia
Esta presentación contiene diapositivas en Ingles, en Español y en Espanglish
Luis Miguel Guerrero 2013
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Monitoreo y control
Ejecución del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.19
Inicio Planeación Ejecución Cierre
Ejecución del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.41
Ejecución del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.20-22
Áreas de conocimiento (PMI)
Integración Alcance Tiempo
Costo Calidad Recursos Humanos
Comunicaciones Riesgo Compras
Ejecución del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.56
Equipo del proyecto
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¿En que equipos has participado?
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
SUPUESTO«Las personas van a trabajar juntas y en armonía para
lograr los objetivos del proyecto»
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 252
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Construir
DesarrollarLiderar
Responsabilidades del gerente del
proyecto
*PMBOK 2004, p.229
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Retos de construir/Liderar equipos de proyectos
1. Los equipos se forman para resolver problemas complejos y deben resolverlos juntos.
2. Los equipos como los proyectos son temporales y en ese tiempo deben aprender a trabajar juntos.
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 254
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Construir equipos de proyectos
• El candidato ideal:• Habilidades y
conocimientos necesarios.• Alineado con sus
necesidades personales y profesionales
• Temperamento adecuado al equipo
• Alineado con necesidades del proyecto
*Fundamentals of Project Management 2007, p.130
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Liderar equipos de proyectos
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 257
Proyecto
Ambiente Positivo
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de
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Solución de Problemas
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Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 260
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Identidad de Equipo
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 269
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Habilidad de escuchar
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 270
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
El ABC de Escuchar
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 272
• Enfocarse• Lenguaje
corporal• Feedback• Pregunte• No juzgue
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Reuniones efectivas
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 276
Después
Enviar la minuta/acta reunión Dar seguimiento a pendientes
DuranteInicie a tiempo Revise la agenda Registre las decisiones Cierre reunión
AntesCitar la reunión Enviar la agenda
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Liderazgo (Gerente de Proyecto)
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 260
Formar el Equipo
Visión Estratégica
Atender al equipo Responsabilidad
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Liderazgo (Profesor)
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Análisis de problemas
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 280
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Ben
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Divergente
Divergente Convergente
Convergente
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¿Cómo tomo mis decisiones?
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p.
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Toma de decisiones
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p.282
Toma de decision
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Descripción Ventajas Desventajas
Consenso Todo el equipo discute y llega a un
acuerdo
Decisiones fuertes Puede tomar mucho tiempo
Votación Democracia, asume que se entienden las
opciones
Rápida e involucra a todos
Si hay opciones complejas no aplica.
Delegar Unos pocos toman la decisión (expertos)
Simplifica la toma de decisiones (menos
gente)
Los que toman decisiones deben
contar con la confianza del grupo
Autocrática
Gerente del proyecto decide
Rápida, solo decide una persona
Una decisión rápida puede ser un
desastre
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Toma de decisiones
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p.282
Toma de decisiones
¿Cuándo es mejor usar cada una?
Consenso Toma de decisiones complejas con alto impacto
Votación Conceptos claros y definidos, cuando se involucre un equipo grande
Delegar Cuando se requiera conocimiento especializado
Autocrática Cuando hay que tomar una decisión y no se cuenta con la información suficiente para aplicar las otras opciones
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Manejo del conflicto
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 285
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Manejo del conflicto
*Fundamentals of Project Management 2007, p.130
Objetivos
Roles
Responsabilidades
Procedimientos
Relaciones
«Los conflictos personales o los famosos choques de personalidades son el resultado de la falta de buenas
habilidades interpersonales»
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Estrategias Manejo del conflicto
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 286
Retirarse Suavizar
Forzar la solución «Compromise»
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Proceso Manejo del conflicto
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 286
Prevenir el conflicto
Reconocer el conflicto
Enmarcar el conflicto
Foco en interés del proyecto
Intercambiar lugares
Identificar alternativas
Acuerdo con el proceso
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Aprendizaje continuo
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 289
Ser accesible
Solicitar ayuda
Reconocer la necesidad de aprender
Ser un modelo a seguir
Promover participación
Eliminar el miedo a equivocarse
Reconocer los éxitos
Equipo del proyecto
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Desarrollar el equipo de proyectoFormando• Les preocupa como van a
encajar en el proyecto• Buscan estructura• ¿Quién toma las decisiones?
Cuestionando• Puede ser frustrante para
ellos• ¿Cuáles son sus objetivos?• Surgen los conflictos
Generando Normas• Resuelven conflictos (reglas
impliciticas)• Cada persona encuentra su
lugar en el grupo
Ejecutando• Trabajo mas fácil para el líder• Los miembros del equipo
trabajan cómodamente
*Fundamentals of Project Management 2007, p.135
Equipo del proyecto
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Luis Miguel Guerrero 2013
Desarrollar el equipo de proyectoFormando• Estilo directivo: generar puntos
de encuentro• Toma de decisiones
Cuestionando• Venta o influencia: tratar la
ansiedad de las personas• Tratan de evitarla por lo
incomodo del conflicto
Generando Normas• Liderazgo participativo: todos
aportan, todos opinan.
Ejecutando• Delegar: se reparten funciones
a los expertos de cada tema.• Delegar no implica renunciar al
liderazgo del equipo.
*Fundamentals of Project Management 2007, p.135
Equipo del proyecto
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Desarrollar compromiso
*Fundamentals of Project Management 2007, p.140
1. Interacción frecuente2. Satisfacción
necesidades3. Importancia del
proyecto4. Claridad en los
objetivos5. Evite la competencia
Comunicación efectiva
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¿Qué debo comunicar?
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 298
• Responsabilidades
• Coordinación• Estado actual• Autorizaciones
Comunicación efectiva
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Asignando tareas claras
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 301
Explicar el entregable
Aclarar el nivel de esfuerzo
esperado y las fechas de entrega
Identificar y comunicar
posibles obstáculos
Hacerlo personalmente
(preguntas y discusiones)
Comunicación efectiva
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Puntos de encuentro
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 302
Inicio oficial proyecto
(Kickoff Meeting)
Reportes de avance (Status Meetings)
Cierre oficial proyecto
(Closing Meeting)
Comunicación efectiva
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Kickoff Meeting
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 302
Liderada por el patrocinador Objetivo y alcance del proyecto Interacción equipo del proyecto Identidad del equipo (suvenires) Pequeña celebración
Comunicación efectiva
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Status Meetings
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 303
Mejorar la unión del equipo Informar avances proyecto Informar «issues» del proyecto y
planes de acción Asegurar que se comprenda el
nivel de avance
Comunicación efectiva
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Closing Meetings
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 306
Lista de chequeo (entregables) Entrega y cierre oficial del
proyecto Listado de logros y aprendizajes Entrega de reconocimientos Pequeña celebración
Comunicación efectiva
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¿Cómo gestionar el cambio?
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 308
Identificar el cambio
Generar entregables
Revisión Stakeholders
Validación Stakeholders
Actualizar el proyecto
Registrar el cambio
Evaluar aprendizajes generados
Resolución de problemas
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¿Cuáles son los principales
problemas de un proyecto?
Resolución de problemas
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Construcción escenarios
Resolución de problemas
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p.349
Responsabilidad mas allá de tu
autoridad
Resolución de problemas
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p.350
Recuperando desastres
Resolución de problemas
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p.351
Reducir tiempo al mercado
Resolución de problemas
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p.352
El cliente retrasa el proyecto
Resolución de problemas
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p.353
El sueño imposible
Resolución de problemas
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Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p.355
Factores de éxito Acuerdo en el objetivo del
proyecto (Stakeholders/Equipo de proyecto)
Plan detallado del proyecto (responsabilidades, progreso, ruta critica)
Comunicación efectiva constante Alcance del proyecto bajo control Apoyo directivo
Asignación de costos
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Agenda
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Equipo del proyecto Comunicación efectiva Resolución de problemas
Asignación de costos
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