EL AMBIENTE DE CONTROL Y LA AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

AUTOR MBA MACF JAVIER ÁNGEL MENDOZA ELÍAS

DOCENTE UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

ENSAYO “EL AMBIENTE DE CONTROL Y LA AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO”

ÍNDICE

1. Introducción2. Definiciones y objetivos de la auditoría de cumplimiento3. Características generales del control interno 4. Componentes y definiciones del Control Interno5. Normas del ambiente de control6. Evaluación del ambiente de control7. Conclusiones8. Bibliografía

1. Introducción

El Control Interno se define como un proceso integrado a las operaciones, que efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad, proporcionan una seguridad razonable al logro de determinados objetivos por parte de la empresa. Entre estos objetivos se fija alcanzar una confiabilidad de la información, la eficacia y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.

Un ambiente de control se puede instaurar adecuadamente si existe un cumplimiento de las leyes y políticas, las que deberán ser del dominio del personal dirigente y todos los trabajadores, no bastando solo el conocimiento, sino que deben estar cumplidas de forma escrita y organizada.

En realidad la auditoria de Cumplimiento no se ha incrementado con el transcurso del tiempo, manifestándose imperfecciones y deficiencias en su ejecución, por aquellos que la han llevado a efectos, dado nuestro criterio, por el desconocimiento del funcionamiento de este tipo de auditoría y por el marco legal en que se sustenta, por lo que se considera que el programa actual que se desarrolla para este tipo de auditoría carece de las normas para poder evaluar el ambiente de control de una entidad, siendo este el Problema a resolver en el presente trabajo.

Si se modifica el programa de Auditoria de Cumplimiento con un análisis del ambiente de control, esto permitirá proporcionar una seguridad razonable a los fines de lograr determinados objetivos, fijándose entre ellos la confiabilidad y la eficacia de las operaciones, el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas y control de los recursos de todo tipo a disposición de la entidad, así como la valoración de un ambiente de control sostenido en cada entidad. Este trabajo tiene como objetivo general, elaborar los elementos que permitan evaluar el ambiente de control dentro de la auditoria de cumplimiento.

2. Definiciones y objetivos de la Auditoría de Cumplimiento

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La Auditoría de Cumplimiento se conceptualiza por algunos teóricos como la comprobación o examen de operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias y de procedimientos que le son aplicables.

Esta auditoría se practica mediante la revisión de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.

El Programa para la Auditoría de Cumplimiento tiene como objetivo determinar las acciones y el contenido de los asuntos a verificar por los Especialistas Jurídicos que actúan como auditores en el examen y evaluación del cumplimiento de las leyes, decretos-leyes y demás disposiciones jurídicas inherentes a la actividad de la entidad sujeta a revisión.

La Auditoría de Cumplimiento tiene entre sus objetivos, asegurar que la entidad se conduzca de acuerdo con las Leyes y Reglamentos existentes; evaluar si las políticas y procedimientos reúnen adecuadamente todas las reglamentaciones existentes; verificar si el personal está consciente de su responsabilidad en cuanto al cumplimiento de las regulaciones establecidas.

El pleno conocimiento de las normativas legales que rigen la actividad de una entidad, la interpretación y aplicación correcta de las mismas contribuyen a la existencia de un ambiente de control aceptable, ya que en la medida en que se dominen por todos los implicados, se puede realizar un análisis de los riesgos principales y acometer las acciones necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.

En la etapa de ejecución, después de haber realizado el planeamiento correspondiente, se procede a ejecutar la auditoría, verificando toda la información obtenida, las certificaciones solicitadas y las confirmaciones realizadas, así como la verificación de la legalidad y el contenido de los documentos de la parte constitutiva y funcional, la actividad comercial y contractual y la observación del funcionamiento de la Entidad.

3. Características generales del Control Interno

A continuación se mencionan.

a) Es un proceso, es decir un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.b) Lo llevan a cabo las personas que actúan de todos los niveles y no se trata

solamente de manuales de organización y procedimientos.c) En cada área de organización, la persona encargada de dirigirla es

responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de la categoría ocupacional que tengan.

d) Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u operaciones en la empresa.

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e) Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con el logro de los objetivos fijados.

f) Debe proponer al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.

Un sistema de Control Interno en entidades pequeñas, establecimientos y unidades de base, deben ser sencillo, con el uso de pocos empleados que manejen y procesen poca información, previendo que el máximo dirigente o alguien designado por él, se responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.

4. Componentes y definiciones del Control Interno

La característica del proceso, adjudicada en el concepto de control interno, refiere que sus elementos se integran entre sí y deben implementarse de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de dirección.

Los Componentes de control son:

Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión y Monitoreo

Esas definiciones de los componentes de Control Interno, con un enfoque estratégico en el desarrollo de las entidades, deben incluir normas y procedimientos de carácter general para ser considerados en el diseño de los Sistemas de Control Interno en cada entidad, acompañados de criterios de control, y evaluación en algunas áreas de la organización.

El sistema de control interno se considera efectivo en la medida en que la autoridad a la que apoya cuente con la seguridad razonable en:

La información acerca del avance en el logro de sus objetivos y metas y en el empleo de criterios de economía y eficiencia - OPERACIONES.

La confiabilidad y validez de los informes y estados financieros – INFORMACIÓN FINANCIERA.

El cumplimiento de la legislación y normas vigentes, incluida las políticas y los procedimientos emanados de la propia entidad - LEGALIDAD.

El ambiente de control fija el tono de la organización al influir en la conciencia del personal. Este puede considerarse como la base de los demás componentes del control interno.

La dirección de la entidad puede crear un ambiente adecuado si existe una estructura organizativa efectiva, se aplican sanas políticas de administración y cumplimiento de las leyes y políticas que serán asimiladas de mejor forma si el personal las tiene a la vista o están por escrito.

El ambiente de control es de todos los componentes, la base para el desarrollo del resto de ellos y se basa en otros fundamentos claves, tales como:

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La filosofía y el estilo de dirección. La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los manuales de

procedimientos. La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso

de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.

El grado de documentación de políticas y decisiones y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicaciones de rendimiento.

En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de Unidades de Auditoría Interna con suficiente grado de independencia y calificación profesional.

5. Normas del Ambiente de Control

Las siguientes normas deben implementarse a objeto de lograr un ambiente de control adecuado y fuerte en las instituciones, en un manual del usuario que permita realizar el trabajo y que incluya formularios estándar para facilitar la recopilación y tabulación de los datos:

Integridad y valores éticos. La máxima autoridad del organismo debe procurar suscitar, difundir y vigilar la observancia de valores éticos, que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de los empleados y demás trabajadores, orientando su integridad, compromiso personal y sentido de pertenencia con su entidad. Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El sistema de Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo operan. Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por tanto, van más allá del mero cumplimiento de la Leyes, decretos, Regulaciones y otras disposiciones legales.

Competencia Profesional. Los empleados, funcionarios y demás trabajadores deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprendes la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de controles internos apropiados , a estos efectos deben contar con el nivel de competencia profesional en relación con sus responsabilidades; comprender, suficientemente, la importancia, objetivos y procedimientos del control interno y asegurar la calificación y competencia de todos los dirigentes y demás trabajadores.La dirección debe especificar el nivel de competencia requerido para las distintas tareas y traducirlo en requerimiento de conocimientos y habilidades. El Sistema de Control Interno operara más eficiente en la medida que exista personal competente que comprenda los principios de este.

Atmósfera de confianza mutua. Debe fomentarse una atmósfera de mutua confianza para consolidar el flujo de información entre las personas y su desempeño eficaz hacia el logro de los objetivos de la entidad. Para el control resulta esencial un nivel de confianza entre las personas, la cual coadyuva el flujo de información que las personas necesitan para tomar decisiones y entrar en acción. Propicia, además la cooperación y la delegación que se requiere para un desempeño eficaz tendente al logro de

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los objetivos de la entidad. La confianza está basada en la seguridad respecto a la integridad y competencia de la otra persona o grupo. Un alto nivel de confianza estimula para que se asegure que cualquier tema de importancia sea de conocimiento de más de una persona. El compartir tal información fortalece el control, reduciendo la dependencia del juicio, la capacidad y la presencia de una única persona.

Organigrama. Toda entidad debe desarrollar una estructura organizativa que atienda al cumplimiento de la misión y objetivos, la que deberá ser formalizada en un organigrama. Esta constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas. Lo apropiado de la estructura organizativa podrá depender, por ejemplo, del tamaño de la entidad: Estructuras altamente formales que se ajustan a las necesidades de una entidad de gran tamaño, pueden no ser aconsejables en una entidad pequeña.

Asignación de autoridad y responsabilidad. El organigrama de una entidad debe complementarse, con un manual de organización y funciones, en el cual debe asignarse la responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de estos. En la medida en que los miembros de una entidad conocen claramente sus deberes y responsabilidades, así será la fortaleza del Ambiente de Control. Existe una nueva tendencia a derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la operación. Una cuestión crítica de esta corriente es el límite de la delegación: hay que delegar tanto cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos. Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridades se requiere de un elevado nivel de competencia en los delegatorios, así como un alto grado de responsabilidad personal. Además se deben aplicar procesos efectivos de supervisión de la acción y los resultados por parte de la dirección.

Políticas y prácticas en personal. La conducción y tratamiento del personal de la entidad debe ser justa y equitativa, comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento ético y competencia. Los procedimientos de contratación, inducción, capacitación, calificación, promoción y disciplina, deben corresponderse con los propósitos enunciados en la política. El personal es el activo más valioso que posee cualquier entidad y se debe tratar y conducir de forma tal que se obtenga su más elevado rendimiento. Debe procurarse su satisfacción personal en el trabajo que realiza, propendiendo a que se consolide como persona y se enriquezca humana y técnicamente. La dirección asume su responsabilidad en tal sentido, en diferentes momentos:

o Selección: al establecer requerimientos adecuados de conocimientos, experiencia e integridad para las incorporaciones a la entidad.

o Inducción: al preocuparse para que los nuevos empleados sean metódicamente familiarizados con las costumbres y procedimientos del organismo.

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o Capacitación: Al insistir en que sean capacitados convenientemente para el correcto desempeño de sus responsabilidades.

o Rotación y promoción: al procurar que funcione una movilidad de organización que signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces e innovadores.

o Sanción: al aplicar, cuando corresponda, las medidas disciplinarias que transmitan con rigurosidad que no se toleraran desvíos del camino trazado.

Comité de Control. En cada entidad debe existir un comité de control integrado, al menos, por un ejecutivo del máximo nivel y el auditor titular, siempre que las condiciones lo permitan. Su objetivo general es la vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control interno y su mejoramiento continuo. El Sistema de Control Interno se refuerza, con la existencia de un Comité con tal objetivo, contribuyendo positivamente al Ambiente de Control. Para su efectivo desempeño debe integrase adecuadamente con miembros que generen respeto por su capacidad y trayectoria integral, que exhiban un apropiado grado de conocimientos y experiencias que les permita apoyar a la dirección de la entidad mediante su guía y supervisión.

6. Evaluación del ambiente de control

Para efectuar una adecuada evaluación del ambiente de control que forme parte de la Auditoría de Cumplimiento se debe utilizar cuestionarios de control interno para este componente, en los cuáles las respuestas estén debidamente documentadas y en relación a los siguientes aspectos:

a) Tener un conocimiento y aceptación consciente de las normas escritas (Código de Conducta) y de Ética establecidos en la entidad, que deben incluir cuestiones referidas a las prácticas empresariales de general aceptación, los conflictos de intereses y los niveles esperados de comportamiento ético.

b) Comprobar que las respuestas sean eficientes y contundentes en los casos de actuaciones no conformes con las reglas establecidas, sobre la base de lo establecido en la legislación vigente. Verificar que se comuniquen las medidas correctivas para que sean conocidas por toda la entidad.

c) Efectuar pruebas de cumplimiento de los procedimientos de selección, capacitación, formación, evaluación y promoción de los recursos humanos necesarios en la entidad, así como que estén definidos, de forma clara y explícita, los contenidos de cada puesto de trabajo y actividades que se vinculen.

d) Evaluar si la estructura organizativa es adecuada al tamaño de la entidad, tipo de actividad y objetivos aprobados, si se definen las líneas de responsabilidad y autoridad, así como los canales por los que fluye la información.

e) Valorar la utilización de estilos de dirección correctos en cualquiera de los niveles jerárquicos de la entidad, en lo referente a los procedimientos de control interno implantados.

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f) Verificar que el comité de control funcione adecuadamente y contribuya al mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno implantado.

7. Conclusiones

Se debe modificar el programa de Auditoria de Cumplimiento para que incorpore un análisis del ambiente de control, esto permitirá proporcionar una seguridad razonable a los fines de lograr determinados objetivos, fijándose entre ellos la confiabilidad y la eficacia de las operaciones, el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas y control de los recursos de todo tipo a disposición de la entidad, así como la valoración de un ambiente de control sostenido en cada entidad.

Con la evaluación del componente de control interno “Ambiente de Control”, se detectará las deficiencias en la ejecución de la auditoría de cumplimiento para hacer recomendaciones que lleven a la valoración del ambiente de control de la entidad objeto de revisión a partir de la comprobación de las normas del ambiente de control.

Para efectuar este trabajo es recomendable desarrollar un conjunto de modelos o formularios, para evaluar el componente “Ambiente de Control”, para facilitar la recopilación y tabulación de los resultados con el fin de utilizar los mismos en una evaluación global del Sistema de Control Interno.

Asimismo, se debe desarrollar un manual de referencia diseñado para ayudar al evaluador a complementar la "hoja de evaluación de riesgos y actividades de control".

Al instituirse obligatoriamente la evaluación del componente “Ambiente de Control”, se debe definir la finalidad de verificar el cumplimiento de las regulaciones vigentes, también se debe comprobar, si desde el punto de vista legal, los intereses de la entidad están correctamente defendidos y protegidos y si las normativas que la regulan, permiten que la entidad cumpla su objeto empresarial y social de forma económica, eficiente y eficaz. Asimismo, se debe comprobar para este componente la eficacia y eficiencia de los procesos inherentes al ambiente de control y la confiabilidad de la información procesada en este elemento del Sistema de Control Interno.

8. Bibliografía

Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA), Norma de Auditoría No. 14 Guatemala: IGCPA, 2000.

Fonseca Borja, René. Auditoría Interna: Un enfoque moderno de planificación, ejecución y control. Guatemala: Artes Gráficas Acrópolis, 2004.

Perdomo Salguero, Mario Leonel. Técnicas y Procedimientos de Auditoría I Guatemala: Ediciones Contables, Administrativas -ECA- Segunda edición 2006.

Whittington O. Ray y Kurt Panny, Principios de Auditoría. México: McGraw-Hill/Interamericana Editores, S.A. de C.V., 2005.

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