El arte y ciencia de dirigir proyectos

Francisco Romero Ingeniero Civil Químico (Utfsm)

Master of Science (Canadá)

ProyectoEs una tarea de carácter temporal dirigida a

crear un producto o servicio único.Un proyecto es un sistema y por lo tanto:Está compuesto de actividades

jerárquicamente integradas, interconectadas e independientes dirigidas al logro de un objetivo común.

Todo sistema está rodeado por otros sistemas, cuyas respectivas fronteras determina sus ámbitos de acción.

ProyectoEl sistema comprende subsistemas

dependientes de los cuales se desprende los diferentes componentes.

El conjunto sistémico depende de un sistema superior.

Propiedades de un ProyectoJerarquización: plan estratégico (objetivos),

planes de desarrollo, programas y proyectos.IntegraciónInterconexión e interdependencia, ejemplos:

organización matricial, quiebre jerárquico, CPM/PERT.

Fases del ProyectoGeneración de ideas.Evaluación.Implementación.Operación.

Project Management (PM)Es la aplicación de conocimiento, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del proyecto dirigidas a satisfacer requerimientos.

Corresponde a la fase de implementación de planes y programas de inversión de bienes de capital, incluyendo de proyectos de infraestructura, industriales de producción y servicios, I y D, desarrollos sociales, etc.-

Project Management, en español, admite varias traducciones: administración, dirección, gerencia, coordinación de proyectos.

Primeros AvancesCarta Gantt: gráfico de barras para la

planificación y control.Carta de Hitos: fecha de cumplimiento de

actividades selectas.Métodos de ruta crítica (1959): CPM (Critical

Path Method) propuesto por Du Pont, PERT (Program Evaluation Review Technique) por la NASA-

Creación del Project Management Institute (1969) y luego la International Project Management Association (IPMA)

Desarrollo del Project ManagementGestión de la integración.Gestión del alcance.Gestión del tiempo.Gestión del costo.Gestión de la calidadGestión de los Recursos Humanos.Gestión de las Comunicaciones.Gestión del Riesgo.Gestión de las Adquisiciones.

Gestión de la IntegraciónComprende los procesos requeridos para

asegurar que los diversos elementos del proyecto sean coordinados adecuadamente.

Consistencia entre planificación estratégica, planes de desarrollo, programas y proyectos.

Estructura de quiebre es la aplicación primaria de la planificación y control en forma integrada de la gestión de alcance, calidad, tiempo y costo.

Quebrar el proyecto significa dividirlo en: subproyectos, paquetes de obra, actividades y subactividades, etc.

Gestión de la integraciónIntegración del alcance, calidad, costo y

tiempo.Estructura matricial: autoridad dividida entre

el gerente funcional y director de proyecto.Grupo de trabajo integrado por especialistas

funcionales.Dirección empresarial de proyectos: bases de

datos, aplicaciones computacionales, etc.

Gestión del alcanceComprende los procesos que se requieren para

asegurar que el proyecto incluye todos los trabajos requeridos y sólo los trabajos requeridos para completar el proyecto exitosamente.

El alcance es el marco de referencia que define los límites del proyecto: naturaleza, proceso tecnológico, producto esperado, magnitud, plazo máximo, presupuesto oficial, etc. El marco así construido es la referencia para administrar los frecuentes cambios que se producen durante la implementación del proyecto.

Gestión del AlcanceLa herramienta básica es el modelo de

quiebre adoptado por el proyecto. Si existe una buena definición al respecto, es fácil identificar la fuente de atrasos, y sobregiros presupuestarios.

Control de Cambios. No hay proyectos sin modificaciones. Se requiere un procedimiento de regulación y administración del alcance del proyecto. Todo cambio significativo que escape al contexto original requiere una reformulación del presupuesto y del programa de tiempo.

Gestión del AlcanceLos cambios necesarios son indispensables

para asegurar la calidad del proyecto. El problema consiste en cómo financiarlos. Si el causante es el DP deberá cargarlo a la cuota de imprevistos, si son propuestos por el fabricante del equipo o el contratista de la construcción deberán éstos absorber el costo,

Gestión de tiempoComprende los procesos requeridos para

asegurar que el proyecto sea completado conforme al programa.

Técnicas de caminos críticos: CPM/PERT.Diagrama de barras por camino crítico.Método de cadena: presenta actividades con

holgura cero (críticas), escaza holgura (semicríticas) y en forma creciente.

Diagrama de deslizamiento: cumplimiento de hitos importantes.

Gestión del tiempoGert: para proyectos de alta incertidumbre,

por ejemplo mineros, exploraciones geológicas, I y D, etc.

Método de la Cadenas Críticas.

Gestión del CostoComprende los procesos requeridos para

asegurar que el proyecto sea completado conforme al presupuesto aprobado.

Ingeniería conceptual: estimación presupuestaria.

Ingeniería básica: presupuesto oficial que servirá de guía para implementar el proyecto

Ingeniería de detalles: presupuesto revisado para controlar costos y regular la contratación de equipos y obras de construcción.

Gestión del costoA medida que avanza el proyecto aumenta la

cantidad y calidad de la información y disminuye la incertidumbre, determina la cantidad asignada a imprevistos.

Buena asociación entre presupuesto y quiebre del proyecto.

Earned value (valor ganado).

Gestión de la calidadComprende los procesos requeridos para

asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades que fue llamado a atender.

Gestión de la calidad: TQM (total quality management). El proyecto está llamado a entregar un producto o servicio que deben cumplir las normas de calidad especificadas en las normas técnicas (funcionales y de diseño).

Normas ISO de aseguramiento de la calidad.

Gestión de los Recursos HumanosComprende los procesos requeridos para hacer más

efectivo el empleo del personal involucrado.Integración armónica entre cliente, gerente, jefes

funcionales, ingenieros de diseños, contratistas y subcontratistas, proveedores de equipos y materiales, personal laboral, etc.

El papel de la motivación laboral es esencial. Necesidades a satisfacer del ser humano: fisiológicas, seguridad, sentido de pertenencia, reconocimiento y autosatisfacción.(Maslow). Individuos altamente motivados (Y) y los poco motivados (X) (McGregor)-

Gestión de Recursos HumanosAtributos de Director de Proyectos:

LIDERAZGO, HABILIDAD DE COMUNICACIÓN Y DOMINIO DE LAS RELACIONES HUMANAS, CALIFICACIONES TÉNICAS Y GERENCIALES.

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONESComprende los procesos requeridos para

asegurar la oportuna y adecuada generación, recopilación, diseminación, almacenamiento, y disposición final de la información del proyecto.

El desarrollo de la informática ha permitido nuevas herramientas de comunicación: internet e intranet, programas software, etc.

Modelos de comunicación organizacional.

Gestión del RiesgoProceso sistemático de identificación, análisis

y respuesta al riesgo del proyecto. Comprende maximizar la probabilidad y consecuencia de eventos positivos y minimizar la probabilidad y consecuencia de eventos adversos a los objetivos del proyecto.

Riesgo: Rp=Po*MdRp riesgo del proyectoPo probabilidad de ocurrencia del dañoMd magnitud del daño

Gestión del RiesgoEl riesgo es función de la complejidad

tecnológica del proyecto y la variabilidad del mercado.

El riesgo afecta al alcance, calidad, costo y tiempo.

Matriz del riesgo.

Gestión de las adquisiciones.Comprende los procesos requeridos para

adquirir fuera de la organización ejecutora del proyecto los bienes y servicios necesarios que permitan cumplir el alcance.

Procurement (adquisiciones) comprende todos los bienes y servicios requeridos por el proyecto. Los bienes de ingeniería (consultoría, diseño, preparación de especificaciones, selección y análisis de propuestas, etc.) no son adquiridas, son contratadas.

Gestión de las adquisicionesOutsourcing: externalización de servicios.Partnering: el proveedor de bienes y

servicios es considerado como socio informal del usuario, ambos guiados por los mismos intereses y objetivos. La confianza es el valor central basados en honestidad y trato equitativo.

Carta de intención: es un documento sencillo, sin fuerza legal, basado en la confianza de las partes, en la cual los contratantes se comprometen a iniciar las obras de inmediato mientras se prepara el contrato.

Mirando al paísPlanes de desarrollo en Chile: proyectos de

mejoramiento social, infraestructura, minería, industria y protección ambiental. “Cartera de proyectos de la Corporación de Bienes de Capital”, “Catastro nacional de la Sofofa” programas en planificación y desarrollo ascendientes a 35.000 millones de dólares.

Ahorros significativos si se emplean las técnicas del Project Management.

Perspectivas de Inversiones TecnológicasNaciones desarrolladas han estimulado los

proyectos de innovación y I&D.Chile ha preferido la vía del crecimiento

económico a través de la transferencia de tecnología.

Siglo XXI, grandes cambios tecnológicos, especialmente en las comunicaciones y tecnologías de información.

Gran parte de los proyectos nuevos son en el área de la ciencia y de la tecnología.