1

Universidad Nacional Experimental De Guayana

Vice Rectorado Académico

Coordinación General De Pregrado

Coordinación De Pasantías

Cosméticos Génesis Ramírez C.A

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN

EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA

EMPRESA COSMÉTICOS GÉNESIS RAMÍREZ C.A.

Lapso comprendido: 01/11/2012 a 01/02/2012

Informe de Pasantía presentado como Requisito parcial para optar al título de

Licenciado en Administración De Empresas .

Tutor Académico: Bachiller: M.Sc. Gilberto Moreno María Guevara C.I: 19.871.310 Tutor Industrial: Lcdo. Efrain Curiel

Ciudad Bolívar, Mayo 2012

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Universidad Nacional Experimental De Guayana

Vice Rectorado Académico

Coordinación General De Pregrado

Coordinación De Pasantías

Cosméticos Génesis Ramírez C.A

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN

EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA

EMPRESA COSMÉTICOS GÉNESIS RAMÍREZ C.A.

Lapso comprendido: 01/11/2012 a 01/02/2012

Informe de Pasantía presentado como Requisito parcial para optar al título de

Licenciado en Administración De Empresas .

Tutor Académico: Tutor Industrial: M.Sc. Gilberto Moreno Lcdo. Efraín Curiel

Ciudad Bolívar, Mayo 2012

3

ÍNDICE

Pág.

Introducción ----------------------------------------------------------------------------------01

BREVE DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1. Antecedentes de la Organización----------------------------------------------02

1.2. Misión----------------------------------------------------------------------------------04

1.3. Visión----------------------------------------------------------------------------------04

1.4. Valores--------------------------------------------------------------------------------04

1.5. Objetivo General de la Empresa------------------------------------------------05

1.6. Objetivos Específicos De La Empresa----------------------------------------05

1.7. Estructura Organizativa de Cosméticos Génesis Ramírez---------------06

1.8. Objetivos Del Departamento Cuentas Por Pagar---------------------------07

1.9. Objetivos Del Departamento De Auditoria De Caja------------------------07

1.10. Objetivos Del Departamento De Auditoria de Banco----------------------07

1.11. Objetivos Del Departamento De Comercialización-------------------------08

1.12. Objetivos Del Departamento De Recursos Humanos---------------------08

1.13. Objetivos Del Departamento Del Dpto. Contabilidad----------------------08

1.14. Estructura Organizacional Cosméticos Génesis Ramírez C.A---------09

1.15. Departamento donde se realizó las Pasantías------------------------------09

4

Pág.

2.1 Breve explicación de los problemas observados en la empresa o

institución--------------------------------------------------------------------------------------10

3.1 Señalar el o los objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial de

trabajo acordado---------------------------------------------------------------------------- 10

4.1 Especificar los logros del plan de trabajo acordado, indicando el método

aplicado (cómo lo hizo) --------------------------------------------------------------------11

5.1 Desglosar las facilidades y dificultades encontradas durante el proceso

del desarrollo de las pasantías-----------------------------------------------------------13

6.1 Señalar su apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el

proceso de pasantías tanto a nivel teórico como práctico-------------------------15

Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------17

Recomendaciones---------------------------------------------------------------------------18

Referencias Bibliográficas-----------------------------------------------------------------19

Anexos-----------------------------------------------------------------------------------------20

5

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Pág.

1.14. Estructura Organizacional Cosméticos Génesis Ramírez C.A………08

6

ÍNDICE DE TABLAS

Pág.

5.1 Desglosar las facilidades y dificultades encontradas durante el proceso

del desarrollo de las pasantías, señalando las acciones emprendidas para

solventar los inconvenientes (de ser procedente)…………………………….13

1

INTRODUCCIÓN

De acuerdo con el reglamento interno de pasantías de la Universidad

Nacional Experimental De Guayana, esta tiene por objeto:

Colocar al estudiante en el ámbitode trabajo, que le permita aplicar

los conocimientos habilidades y destrezas, en los planes de estudio de

los proyectos de carrera.

Vincular al estudiante con la dinámica del sector empresarial e

institucional de acuerdo al perfil profesional.

El presente trabajo se desarrollo en el departamento administrativo de

la empresa “Cosméticos Génesis Ramírez C.A.”, en el lapso comprendido

entre 01/11/2011 al 01/02/2012, como requisito para optar al título de

Licenciado en Administración; este trabajo se encuentra estructurado de la

siguiente manera:

Breve reseña de la empresa donde se explica cómo se constituyo, y

su filosofía de gestión; la misión, visión, valores de la empresa, su

objetivo general, sus objetivos específicos y su estructura organizativa.

Breve explicación de los problemas observados en la empresa o

institución. Es decir, cuál es la situación presente o necesidad de la

organización y que se requiere sea resuelto por el pasante.

Objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial de trabajo

acordado. (ver anexo 1)

Verificación de las actividades establecidas en el plan de trabajo.

2

Desglose de las facilidades y dificultades encontradas durante el

proceso del desarrollo de las pasantías

Apreciación sobre los conocimientos adquiridosdurante el proceso de

pasantías en la empresa Cosméticos Génesis Ramírez C.A. tanto a

nivel teórico comopráctico.

Breve Descripción De La Empresa:

1.1 . Antecedentes de la Organización

La Compañía denominada Cosméticos Génesis Ramírez, C.A. fue

constituida el 13 de mayo de 1996, por el señor Felipe DoucasMaliou quien

es el presidente de esta empresa, se encuentra ubicada en la calle C con

transversal 6, CC 321, Galpón Nº 7 Puerto Ordaz, Estado Bolívar,

Venezuela, Pudiendo sin embargo establecer agencias, sucursales y

representaciones en cualquier otro lugar del país o del extranjero a juicio de

la asamblea de accionistas. El Objeto de la compañía lo constituyen las

actividades de distribución, venta y comercialización al mayor y detal,

además de la importación de productos de los siguientes rubros:

Alimentos: toda clase de alimentos apto para el consumo humano,

perecedero y no perecedero, enlatado, derivado de lácteos, aceites

comestibles, embutidos, envasados, granos, harinas, etc.

3

Farmacia: Todos aquellos artículos y productos farmacéuticos no

sujetos a récipes ni prescripción médica, entre ellos: algodón, alcohol,

fármacos genéricos de libre venta, toallas sanitarias, etc.

Cosméticos: Todos aquellos artículos relacionados con el área

cosmética, entre ellos: Champús, enjuagues, set de maquillajes, tintes

para el cabello, desrices, labiales, pinturas, y accesorios para uñas,

removedores y cualquier otro producto que tenga conexidad o relación

con este rubro.

Perfumería: Toda clase de fragancias para damas y caballeros,

nacionales o importados, desodorantes, cremas para el cuerpo, etc.

Hogar: Artículos y materiales de limpieza, jabones, ceras, enjuagues,

detergentes, papel sanitario, artículos y accesorios para el baño.

Regalos, juguetes y quincallería: Toda clase de artículos para regalos,

juguetes para niños y adolescentes de todas las edades, aparatos

electrónicos y toda la rama de quincallería en general.

Librería y Papelería: Artículos para la oficina, papelería en general,

cuadernos, lápices, morrales, accesorios.

Áreas de bebes: Coches, andaderas, cunas, pañales, teteros,

aparatos esterilizantes, pañaleras, etc.

En general la compañía, en procura de su objeto social antes

especificado, podrá ejecutar cualquiera otra similar o conexa con su objeto,

4

social, libre comercio y de licita contratación. La duración de la compañía es

de 20 años, contados a partir de la fecha de su inscripción en el registro

mercantil correspondiente y podrá ser prorrogada por periodos iguales o

inferiores, o disuelta antes del vencimiento. La misma posee cinco

sucursales en diferentes sitios en donde se lleva a cabo el proceso de

distribución venta y comercialización.

Filosofía de Gestión

1.2. Misión

Ofrecer productos de calidad a un precio justo en forma competitiva para

satisfacer la demanda de los consumidores para tener una alta rentabilidad y

un buen crecimiento.

1.3. Visión

Avanzar en su posicionamiento competitivo convirtiéndose en líder de

calidad en la comercialización de sus productos ofreciendo una diversidad de

marcas reconocidas para la satisfacción del público en general.

1.4. Valores

Los valores y principios están referidos a las relaciones que fundamentan

los vínculos sujeto-sujeto que se expresan en los valores y constituyen el

referente moral y sujeto-objeto respectivamente que se expresa a través de

5

los principios y constituyen el referente ético. Se constituyen en el soporte

para el cumplimiento de la Misión y Visión. Los Valores y Principios, son en

última instancia, simultáneamente, los medios y fin último de la empresa. Se

asumen los siguientes:

Tolerancia

Respeto a la diversidad y la pluralidad

Justicia y cultura de paz

Honestidad

Libertad empresarial

Solidaridad

Equidad

Responsabilidad social.

Auto-reflexión crítica

Integralidad

Intelectualidad

1.5. Objetivo General de la Empresa

Orientar nuestra gestión a satisfacer las necesidades de los clientes,

consciente del compromiso en desarrollar una organización encaminada a

lograr que nuestros productos sean de calidad a mejor precio.

1.6. Objetivos Específicos De La Empresa

Captar Clientes.

Satisfacer las necesidades de los clientes.

6

Dar estricto cumplimento a los compromisos contraídos con nuestros

clientes.

Mantener la calidad en los productos ofrecidos.

Responder ante terceros con sus compromisos.

Planificar en pro del consumidor y de la sociedad.

Brindar colaboración en el medio donde se desenvuelve.

1.7. Estructura Organizativa de Cosméticos Génesis Ramírez

Constituye un sistema articulado, coherente y dinámico, estructurado en

subsistemas flexibles e integrados funcionalmente, cuya finalidad es el logro

de los objetivos empresariales.

La empresa, en razón de su departamento de recursos humanos tiene

una organización estructural y funcional enmarcada dentro de una

concepción vertical o lineal.

En este organigrama se ve denominado por las líneas que van de manera

vertical, indicando autoridad sobre las líneas horizontales que señalan

especialización y correlación, también posee una línea al lado derecho lo que

indica relación de apoyo. Con este se refleja de forma objetiva las jerarquías

del personal; arriba hacia abajo en una graduación descendente, en donde

se especifica el subordinado que se encuentra en la parte superior.

Está integrado por un sistema administrativo, éste opera a base de las

funciones de planificación, coordinación, supervisión y evaluación del

sistema empresarial que regulan el funcionamiento de la empresa.

7

La presente información recoge todos los lineamientos estructurales y

funcionales. El mismo lleva por finalidad el orden organizacional de todos los

procesos que se dan en el ámbito operativo. Así como también contribuye a

consolidar esfuerzos en las actividades que realiza cada unidad organizativa,

permitiendo así lograr los objetivos establecidos por la empresa de una

manera más eficaz y eficiente.

1.8. Objetivos Del Departamento Cuentas Por Pagar

Pago de Proveedores y gastos Fijos

Retenciones de facturas que pasen de 20ut (1.520)

Compra de artículos de oficina

Hacer el cheque de la declaración de ISLR

1.9. Objetivos Del Departamento De Auditoria De Caja

Reciben transacciones de las tiendas diariamente.

Cuadre de caja

Comprobante de caja diario.

Revisar que el efectivo de las cajas ya sea cesta ticket, tarjetas de

débito, crédito, entre otros estén correctamente resguardado.

1.10. Objetivos Del Departamento De Auditoria de Banco

Conciliaciones bancarias.

Control de cobro en la cesta ticket

8

Verificación de la auditoria de caja

Verificar la disponibilidad financiera diaria

1.11. Objetivos Del Departamento De Comercialización

Codificar productos

Actualizar precios

Recepcionar las facturas

Ofertas y promociones

1.12. Objetivos Del Departamento De Recursos Humanos

Pagar nomina, cesta ticket, Seguro social, Ley política habitacional,

Ince, ley de vivienda, fidecomiso, bonos, honorarios etc.

Selección y reclutamiento del personal

Cumplimiento de la LOT

1.13. Objetivos Del Departamento Del Departamento Contabilidad

Declaración del impuesto

Retención del IVA y ISLR

Hacer los estados financieros

9

1.14. Estructura Organizacional Cosméticos Génesis Ramírez C.A

Figura: 01

Fuente: Gerencia de Administración de Cosméticos Génesis Ramírez, C.A. (2011)

1.15. Departamento donde se realizó las Pasantías

La pasantía se realizó en el departamento de administración de

empresas de Cosméticos Génesis Ramírez C.A; específicamente en el área

de auditoría de caja y recursos humanos.

Presidente

Vice - Presidente

Administrador

Asistente

Administrativo

Dpto.

Auditoria

de Banco

Dpto.

Cuentas

por Pagar

Dpto.

Auditoria

de Caja

Dpto.

Comerciali

zación

Dpto.

Recursos

Humanos

Dpto.

Contabilidad

10

2.1 Breve explicación de los problemas observados en la empresa o

institución. Es decir, cuál es la situación presente o necesidad de la

organización y que se requiere sea resuelto por el pasante.

Una de las dificultades que observe; fue el de que la nómina no tenía una

información fiable, es decir; la administradora de la empresa se guiaba por

un cuaderno, donde podía faltar a sus labores diarias el empleado y la

administradora no podría darse cuenta. También observe que existía un

biométrico (capta huellas) y no era utilizado por la mayoría del personal.

Porque no era obligatorio. Me dispuse hablar con la administradora de la

empresa y le propuse que se pasara la información mediante un comunicado

a todos los empleados, de tal forma que ellos se comprometieran a registrar

su huella cada vez que se entrara o saliera a la empresa.

3.1Señalar el o los objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial

de trabajo acordado. (Ver anexo 1)

El objeto de la pasantía es el de vincular a los estudiantes en

situaciones real de trabajo que le permita desarrollar los conocimientos

adquiridos durante el proyecto de carrera de administración de empresas. Y

a la vez consolidar la relación universidad-empresa.

De acuerdo con el plan inicial de trabajo se derivan los siguientes

objetivos:

Analizar las diferentes áreas que conforman al departamento

administrativo de la empresa “Cosméticos Génesis Ramírez”

C.A.

11

Analizarlas actividades realizadas en el departamento de

auditoría de caja, así como, el control de cuadre de caja

detallado, correspondiente a los meses terminados noviembre

2011 hasta febrero 2012.

Analizar El movimiento de caja chica, manipulacióndel sistema

administrativo de la empresa “Cosméticos Génesis Ramírez

C.A. correspondiente a los meses terminados noviembre 2011

hasta febrero 2012.

4.1 Especificar los logros del plan de trabajo acordado, indicando el

método aplicado (cómo lo hizo). En caso de variantes en relación al

plan inicial expresa cuáles fueron, señalando las razones del cambio.

Las actividades que se detallan a continuación cumplen con el

cronograma establecido en el plan de trabajo. (Ver anexo 1)

Inducción al departamento administrativo. Mis primeras semanas

en la empresa “Cosméticos Génesis Ramírez C.A” comenzaron con el

conocimiento básico de las diferentes áreas del departamento administrativo;

como lo son el área de auditoría de caja, el área de recursos humanos, el

área de cuentas por pagar, y el área o de auditoría de banco.

Actividades del área de auditoría de caja mediante la observación y

práctica experimenté la elaboración del control de caja detallado, donde se

revisa todas las operaciones diarias de las diferentes sucursales de la

12

empresa antes mencionada. A fin de emitir un boletín al área de auditoría de

banco de toda las transacciones que se llevaron a cabo en las diferentes

sucursales. (Ver anexo 2-3)

Actividades en el área de cuentas por pagar, donde se lleva a cabo

la facturizacion y cobranza de los diferentes proveedores que colaboran con

la empresa. Dichas facturas deben contar con la razón social “Cosméticos

Génesis Ramírez C.A.” su respectivo RIF y su dirección fiscal correcta

Para este procedimiento, se hace uso de la contabilidad de costo, y se

crea la factura mediante los cálculos a partir de la cantidad de mercancía y

su respectivo precio. Este procedimiento se hace de forma manual y también

automatizada. (Ver anexo 4)

En el departamento de recursos humanos, adquirí los

conocimientos del cálculo de la nomina y las horas extras. Todos los meses

la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del salario que

les ingresa y esto lo hace a través de la nómina. En este sentido, la nómina

no es más que un recibo donde se informa al trabajador acerca de cómo

está estructurado el salario que en su día pactó con la compañía que lo

emplea. En Cosméticos Génesis Ramírez existen dos tipos de empleados los

que están en nomina (Fijos) que se les paga depositándoles en sus

respectiva cuentas de banco, además cada primero de cada mes se les

deposita su credilab; y están los contratados que se les paga en efectivo

cada 15 días y los primeros de cada mes se les paga su cesta ticket.

Manejo de la caja chica esta controla los gastos menores del día a

día que se deben pagar en efectivo, al igual que todos aquellos pagos que

13

deben hacerse por medio de cheques o bien por transferencia bancaria. Para

manejar una caja chica debemos tener en cuenta cuáles son los tipos de

gastos que pasan por una caja chica, entre ellos están compra de material de

oficina, reparaciones menores, combustible, peajes, parqueos, tarifas de

transporte público entre otros, tengamos siempre presente que la caja chica

es para salir de apuros diarios y no para gastos por montos que sobrepasen

el límite establecido, en este caso el monto no debe pasar de las 20ut.

Al final de cada mes se debe emitir unarelación de gastos donde se

establezcan todos los gastos que hubo en la empresa, con sus respectivas

facturas para que el departamento de cuentas por pagar lo analice y revise y

emita un cheque restableciendo los fondos de la misma realice el cheque

correspondiente. (Ver Anexo 5)

Retail Soft. Es un sistema administrativo que lleva a cabo toda las

transacciones o movimientos de la empresa; en mi caso lo utilice para

registrar todas las transacciones del el control de caja detallado. (Ver Anexo

6)

5.1 Desglosar las facilidades y dificultades encontradas durante el

proceso del desarrollo de las pasantías, señalando las acciones

emprendidas para solventar los inconvenientes (de ser procedente).

Durante el desarrollo de mi trabajo de pasantía se encontraron varios

puntos tanto como positivos como negativos; me pareció pertinente la

aplicación del FODA, que es la herramienta analítica que me permitió trabajar

con toda la información que obtuve en el transcurso de dicha pasantía, ya

14

que es un instrumento que examina las Fortalezas, Oportunidades,

Debilidades y Amenazas de cualquier negocio.

Fortaleza

Respecto en las

relaciones

interpersonales

Instalaciones optimas

Cumplimiento de las

normas establecidas

por la LOT

Debilidades

Asignación de las

funciones

administrativas

Debilidad a la hora de

entrenar a un personal

nuevo ingreso

Desigualdad en el

trato del personal

Oportunidades

Personal más capacitado para

el del entrenamiento del

personal.

Aplicación de estrategias

administrativas

Amenazas

Abuso de las relaciones

interpersonales.

Organización deficiente en el

entorno laboral.

Tabla:01. Fuente: María Guevara

15

6.1 Señalar su apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante

el proceso de pasantías tanto a nivel teórico como práctico.

Como práctica teórica y rutinaria se aplico el conocimiento del

proceso administrativo que es un conjunto de pasos o etapas necesarias

para llevar a cabo una actividad.La administración comprende varias fases,

etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de

aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina,

correctamente.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una

estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma

de obtener los resultados esperados, y otra operativa, en la que se ejecutan

todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo

de estructuración.

El proceso administrativo está conformado por la planificación,

organización, dirección, y control.

Planificación: Es la definición de los objetivos o metas de la

organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas

metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar

las actividades.

Organización: Es la estructuración técnica de las relaciones que

deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los

elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de

lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos

señalados.

16

Dirección: Es el elemento de la administración en el que se logra la

realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del

administrador, ejercida a base de decisiones. Se trata por este medio

de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado.

Control: Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que

aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y

corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los gerentes

deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades

estén desempeñándose como se proyectó.

17

CONCLUSIONES

Al finalizar la realización de este trabajo se pudo vislumbrar que las

pasantías son indispensables para cualquier estudiante universitario, ya que

logra que el estudiante demuestre sus competencias, asociadas con los

conocimientos adquiridos a lo largo de su carrera.

Además de fomentan las relaciones humanas, producto del contacto

directo y de compartir de manera cotidiana con el personal de la empresa

Cosméticos Génesis Ramírez C.A; así como también con el público en

general (clientes, proveedores) que acuden a las instalaciones para realizar

las compras necesarias día a día.

Por lo tanto se considera que los objetivos planteados se cumplen

gracias a la colaboración brindada por el Tutor Empresarial, Académico y

personal que labora en Cosméticos génesis Ramírez C.A., por sus consejos

en el trabajo, ayudando a afianzar la formación en el área administrativa y de

recursos humanos durante el periodo de pasantías.

Entre las virtudes que posee La empresa “Cosméticos Génesis

Ramírez” C.A. podemos mencionar que presenta una organización funcional,

ya que cuenta con la definición de sus objetivos, su misión y su visión; lo que

contribuye a su desarrollo económico, social en referencia a los objetivos que

persigue en la prestación de servicios.

18

RECOMENDACIONES

A la empresa:

Personal capacitado para el entrenamiento de los nuevos pasantes.

Creación de una manual de procedimientos o estrategias

administrativas.

A la universidad:

Al departamento de pasantías mayor información para los

próximos pasantes.

Digitalizar la información y colocarlas en su página web, en

relación con los cambios de horarios.

19

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Koontz, H. &Weirich, H. (2.001)Administration. Una perspectiva Global.

11º Edicion. Mexico Editorial Mc grawhill

Arias, Fidias G. (2006). Proyecto de Investigación: Introducción a la

metodología científica. (5ª ed.) Caracas: Episteme.

Artículos en Internet

Alfonso, (1995). Fundamentos De La Investigación Documental Y La

Monografía de

http://webdelprofesor.ula.ve/odontologia/oscarula/publicaciones/articulo18.pdf

.

20

ANEXOS

21

Anexo 1

22

Anexo 2

23

Anexo 3

24

Anexo 4

Dirección Fiscal

Razón Social

RIF

25

Anexo 5

26

Anexo 6