Universidad Nacional Experimental de Guayana

Vicerrectorado Académico

Coordinación General De Pregrado

Coordinación De Pasantía

BakerTilly Venezuela, Revilla, León & Asociados

Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al Título de Licenciado en Contaduría Publica

Tutor Académico: Bachiller:

Lcdo. Héctor Henríquez Jesús Israel Pérez Arzolais

Tutor Industrial:

Lcda. Doris Carballo

Puerto Ordaz, Febrero de 2013

Ejecutar y analizar el proceso de auditoría en el área de Inventario aplicado por la Firma Revilla León & Asociados en la empresa CVG Ferrominera Orinoco, 

Ubicada en el Estado Bolívar. 

 

DEDICATORIA

Trabajo dedicado a:

Dios por darme la vida e instrumentos necesarios para la realización de mis objetivos propuestos.

A mi Madre DIGNA DEL VALLE ARZOLAIS y a mi Padre JESUS RAFAEL PEREZ por su gran esfuerzo en sacarme adelante junto a mis hermanos y hacernos

personas de bien, gracias por su incondicional apoyo, dedicación y paciencia durante todos estos años, y gracias por todo el amor y el cariño que me han brindado a lo

largo de toda mi vida. Ustedes son la principal razón de este logro.

A mis hermanos JONATHAN Y ANDREINA por el apoyo permanente y fe en mi persona para la culminación de mis metas, los cuales durante toda mi vida han estado a mi lado en las buenas y en las malas a pesar de nuestras diferencias. Los

quiero enormemente

Y a todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron en la realización de este trabajo.

 

INDICE

INTRODUCCION 4

DESARROLLO 6

Descripción de la Empresa 6

Problemas Observados en la Empresa 10

Objetivos de la Pasantía y Explicación del Plan de Trabajo 12

Logros del Plan de Trabajo 29

Facilidades y Dificultades Durante la Pasantía 30

Aportes dados a la Organización 31

Adquisición de Conocimientos Teóricos Práctico 32

CONCLUSIONES 34

RECOMENDACIONES 36

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 38

ANEXOS 39

Anexo 1 40

Anexo 2 41

Anexo 3 42

Anexo 4 43

Anexo 5 46

Anexo 6 49

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INTRODUCCION

Con la finalidad de llevar a la práctica la enseñanza recibida a lo largo de los estudios universitarios en la carrera de Contaduría Pública y obtener nuevos conocimientos y herramientas indispensables para el crecimiento profesional, se procedió a realizar el periodo de pasantía profesional en la Empresa Revilla León & Asociados (Baker Tilly Venezuela), organización que me brindó la oportunidad de desarrollo en el campo laboral y con ello cumplir con el requisito exigido por la Universidad Nacional Experimental de Guayana para la obtención del Título Académico.

La auditoría es la actividad por medio de la cual se verifica la exactitud de las anotaciones contables, a través de la revisión de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la veracidad y razonabilidad de las cifras emanadas por una empresa en sus estados financieros.

Uno de los renglones más importantes del activo de una empresa son los inventarios, constituido por los bienes que posee, los cuales han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, usarlos en su proceso o transformarlos en otro tipo de bienes. Por tanto, es fundamental en la determinación del costo de venta y el resultado del ejercicio; de ahí la importancia de un adecuado sistema de control interno para dicho rubro.

La auditoría, el control contable, el control operativo y el análisis de inventario, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señalar las debilidades que ameritan la aplicación de acciones correctivas a fin de reducir los altos costos financieros, riesgo de fraude, robo o pérdida entre otros.

En el caso de éste informe, las pasantías ocupacionales, fueron realizadas en la División de Auditoria Externa de la empresa Revilla León & Asociados, con una duración de 14 semanas y 560 horas. En este informe se presenta de manera precisa

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y resumida la organización, estructura y funcionamiento de la empresa. Adicionalmente, se describe como fue el análisis e identificación del problema, la formulación de los objetivos, el plan de trabajo a seguir con la descripción de las actividades realizadas en la práctica profesional, las debilidades encontradas y las recomendaciones planteadas a la empresa que se auditó CVG Ferrominera Orinoco, C.A durante el periodo de pasantías. Asimismo, se explica el sistema de control interno de los inventarios, el cual facilitó la valuación objetiva acerca de los riesgos inherentes, la verificación de la integridad, existencia y veracidad administrativa de los registros. Por otra parte, se describen todos aquellos hallazgos encontrados, que proporcionaron enseñanzas que permitieron discernir acerca de cuál sería el aporte para la organización en pro de mejorar el proceso de auditoría del rubro de inventario.

Fue una experiencia enriquecedora en el campo laboral y también útil para la empresa, debido a que con la aplicación del Plan de Trabajo de Pasantía, se logró cumplir con los objetivos de verificación física del inventario de CVG Ferrominera Orinoco, se logró actualizar los procedimientos manejados en la revisión del área de éste rubro, lo que les será de mucha utilidad en conjunción con las recomendaciones que les fueron presentadas al final de mi trabajo.

 

 

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Identificación de la Empresa

Baker Tilly Venezuela (Revilla, León & Asociados por su denominación legal),

es una de las firmas de contadores públicos líderes en el mercado Venezolano, la cual cuenta con un grupo de profesionales altamente calificados con amplia experiencia en distintas áreas de negocios.

Fue fundada en el año 1994, desde entonces ha mantenido un proceso de

crecimiento sostenido convirtiéndose en una alternativa importante en el país, como firma de contadores públicos y consultores gerenciales para la mediana y grande empresa. La estrategia de negocios en esta organización, se ha enmarcado en dos objetivos fundamentales que han denominado su Misión y Visión, plataforma sobre la cual diseñan sus modelos de negocio.

Ubicación

La oficina está ubicada en el C.C Naraya, Mezzanina, Local 65, Av. Paseo

Caroní, Puerto Ordaz, Estado Bolívar.

Misión

Lograr que cada uno de sus clientes desarrolle un nivel de productividad superior, diseñando e implementando para ello soluciones integrales, con valor agregado, que les permita un alto nivel de rentabilidad en sus diferentes unidades de negocio.

Visión

Convertirse en la primera firma de auditoría y consultoría de negocios del país,

para la grande y mediana empresa, prestando servicios profesionales que satisfagan las expectativas de sus clientes a precios competitivos, con un alto nivel de rentabilidad para los empleados, socios y clientes.

 

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Objetivos de Revilla, León & Asociados.

• Brindar servicios profesionales de alta calidad que permiten

aportar soluciones de negociones a cada uno de sus clientes. • Ser una de las Firmas de Auditoría y Consultoría más

reconocidas en el mercado nacional. • Que Revilla, León & Asociados se convierta en una opción

diferente en el mercado de los servicios, que se traduzca en un crecimiento sostenido en rentabilidad mutua.

Estructura Organizativa

Baker Tilly Venezuela (Revilla, León & Asociados) tiene una Estructura Organizativa que está representada por cuatro Socios, cuatro Divisiones, un departamento de Apoyo Legal y un Departamento de Sistemas.

Ver Anexo N° 2

Unidad donde se Desarrolla la Pasantía La pasantía se llevó a cabo en la división de Auditoria Externa, conformada por

un equipo de profesionales en la Carrera de Contaduría Pública, capacitados con un entrenamiento técnico y habilidad ajustados para brindar los servicios de auditoría, consultoría, contabilidad y revisión, haciendo uso de las normas de ejecución del trabajo, basadas en una planificación adecuada, supervisión constante del staff de auditores y la obtención de evidencia suficiente a fin de proporcionar una base razonable para la conclusión y posterior emisión del informe y Carta a la Gerencia de la empresa auditada. Todo ello, a través de la inspección, verificación de los registros contables, evidencia documental, entrevistas y declaraciones a terceros (Confirmaciones, cartas a los abogados, informes de especialistas), evaluación del control interno, verificación física, cálculos efectuados independientemente para averiguar la corrección matemática de los análisis de los clientes y de sus registros, quedando cada una de estas actividades plasmadas en los papeles de trabajo como soporte de las revisiones efectuadas bajo las normas y políticas establecidas por la empresa.

La división de Auditoría Externa, tiene como objetivo brindar servicios de alta

calidad en el mercado, que permitan aportar soluciones de negocios a cada uno de sus clientes para lograr que cada una de las empresas auditadas desarrollen un nivel óptimo de productividad, contribuyendo a subsanar sus debilidades, diseñando y recomendando para ellos medidas correctivas integrales con valor agregado, que les

 

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permita alcanzar una alta rentabilidad en sus diferentes unidades de negocio, así como la presentación verás de las cifras en los Estados Financieros.

La Oficina de Auditoria de Revilla León & Asociados - Sede Pto. Ordaz está

constituida por el siguiente personal. (Ver figura 1)

Figura N° 1. (Estructura Organizativa)

Fuente: Manual de Normas y Procedimientos Revilla León Socios: Se encarga de asegurarse de que la auditoría se efectúa conforme a las normas

profesionales aplicables y de mantener contacto primario con sus clientes para discutir los objetivos y el alcance de la auditoría, resolver las diferencias que surjan sobre como presentar las cuentas en los estados financieros, asistir a las juntas de los accionistas o responsables del cliente para contestar las preguntas y aclarar las dudas referentes a los estados financieros e informe de auditoría.

Gerentes: Se encarga de supervisar los proyectos de auditoría, revisando los documentos

de trabajo, discutiendo con el personal de auditoría y con la empresa auditada cualquier problema de auditoría, contabilidad, itinerario que surja durante el proceso de revisión y emisión del informe. El Gerente es el responsable de determinar los

 

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procedimientos aplicables a la auditoría, mantiene normas uniformes en el trabajo de campo y realiza generalmente los trabajos administrativos de elaboración de propuestas, recopilar y obtener las facturas de los clientes y mantener un control de las horas utilizadas en la ejecución del trabajo. El Gerente debe conocer la legislación fiscal y las prácticas contables aplicables en el trabajo de campo.

Supervisor: Se encarga de inspeccionar constantemente la labor del staff de auditores

asignados a un proyecto, vigilando que las tareas y procedimientos aplicados estén acordes con las Normas de Auditoría, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas de Control Interno y los programas de auditoría establecidos por la Firma Revilla León & Asociados para cada área a revisar, con el objeto de que los mismos se estén aplicando efectiva y adecuadamente.

Auditor Senior: Se encarga de capacitar al personal en el trabajo, asignación de actividades a los

asistentes y semi- senior, explicándoles los objetivos en cuestión, la elaboración de la planificación de la auditoría que está bajo su cargo, evaluar los riesgos y revisar los papeles de trabajo para velar por el progreso del trabajo y que cada fase de la auditoría se ejecute oportunamente tratando en lo posible de no afectar las horas planificadas para cada una. Otra de las obligaciones del auditor senior, es la de la elaboración de los informes y Carta a la Gerencia, sujeto a la revisión y aprobación del Gerente y Socio.

Asistentes de Auditoría: Se encargan de auxiliar en la realización de los procedimientos de auditoría,

aplicación de pruebas de acuerdo a lo sugerido en los programas de auditoría, elaboración de papeles de trabajo, realizar entrevistas de control interno y todas aquellas actividades que contribuyan a la obtención de la evidencia suficiente y competente para poder emitir una opinión.

 

 

 

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los inventarios son los productos listos para venderse, ya sea en mercancía de

una empresa comercial o los productos terminados de un fabricante, también cabe dentro de éste concepto los bienes en proceso de producción y todos aquellos insumos que son consumidos directa o indirectamente en la producción como materias primas, piezas compradas y suministros. Basándose en ello, los métodos para auditar los inventarios se centran en comprobar su existencia física, verificar que sean propiedad de la empresa, comprobar su correcta valuación y examinar el riesgo inherente, entre otras cosas.

CVG Ferrominera Orinoco, C.A es una empresa cuyo objeto es la explotación

del mineral de hierro y su comercialización nacional e internacional. La Compañía opera en tres segmentos de negocios relacionados con explotación, producción y comercialización del Hierro: Mineral Fino y Grueso, Pellas y Briquetas. Los inventarios están valorados a su costo de adquisición expresado en valores constantes, neto de reservas, el cual no excede su valor neto de realización. Los costos de productos terminados, productos en proceso y materias primas se determinan por el método del costo promedio actualizado. El costo de los productos terminados y productos en proceso incluye materias primas, mano de obra directa y otros costos directos de explotación y producción excluye costos financieros.

En vista de que la empresa Revilla León & Asociados, C.A es auditor

recurrente de CVG Ferrominera, C.A, ya posee amplio conocimiento acerca del control interno y manejo de los Inventarios que posee, por lo que su programa de revisión en esta área se centró para éste periodo de revisión al 31 de Diciembre 2011, en observar, verificar e inspeccionar los inventarios de Materiales y Repuestos, por ser este uno de los que posee mayor movimiento y en el que se han generado ciertas debilidades de control. Dentro de este tipo de inventario se encuentran clasificados los siguientes:

• Inventario de Material General • Inventario de Repuestos • Inventario de Medicina y Material Quirúrgico • Inventario de Insumos

 

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El área de la Compañía encargada de la administración, logística y control de dichos inventarios, es la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado. La toma Física de Inventarios se realiza aplicando la metodología de toma rotativa semanal, y la selección de la muestra de los ítems que serán contados se enfocan en tomar aquellos rubros que tienen mayor rotación. Dichos ítems se encuentran dentro del sistema My Sap y tienen la oportunidad segura de ser sorteados para que caigan dentro de la revisión. La planificación de tales tomas de inventarios, son realizadas por personal administrativo de la misma Gerencia de Suministros pero es presenciada por el Jefe de Sección de Almacén y la Gerencia de Auditoría Interna a fin de hacer el proceso más transparente.

El control de los inventarios, está consolidado en la emisión de reportes de

máximos y mínimos con el objeto de que el personal que controla los inventarios esté en la capacidad de planificar los pedidos y llevar un control de las necesidades de todas las unidades de la compañía. Los pedidos deben efectuarse a través de un requerimiento formal a la Jefatura de Planificación de inventarios y dichas órdenes son emitidas vía el Sistema My Sap y previamente enumeradas.

Los repuestos y suministros se registran directamente en los costos de

producción del año en que se consumen. En cuanto al tema de obsolescencia y lento movimiento de los inventarios, se

registra en los resultados del año y se determina con base en los porcentajes de experiencia de pérdidas y la rotación de los inventarios.

Partiendo de la situación planteada, el trabajo de auditoría para este rubro del

balance se enfoca en la valoración de materiales y los repuestos, RIESGO ESPECÍFICO: Valuación, existencia y revelación. El trabajo como pasante a lo largo de esta auditoría se orientó en realizar las actividades de selección de ítems a verificar, toma física de inventario de los ítems seleccionados, evaluando el ambiente de control, las condiciones de almacenamiento, la validación y razonamiento de las diferencias encontradas, entre otras cosas, con el objeto de obtener información acerca de las debilidades existentes para posteriormente aportar a la empresa las medidas y acciones correctivas que se deben implementar para mejorar el control interno y disminuir las posibilidades de riesgo.

 

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OBJETIVOS DE LA PASANTÍA

Objetivos Generales Ejecutar y analizar el proceso de auditoría en el área de Inventario aplicado por

la Firma Revilla León & Asociados en la empresa CVG Ferrominera Orinoco, Ubicada en el Estado Bolívar.

Objetivos Específicos Evaluar los procedimientos de control interno aplicados por la empresa CVG

Ferrominera, C.A para los inventarios. Verificar que los inventarios sean propiedad de la compañía. Verificar que las cantidades de los inventarios hayan sido correctamente

determinados. Verificar que el método de valuación de los inventarios sea uniforme con el

utilizado el año anterior. Evaluar que se hayan creado los apartados necesarios para inventarios

obsoletos, vencidos, de lento movimiento. PLAN DE TRABAJO INICIAL Durante este periodo de pasantía profesional se llevó a cabo un plan de

actividades el cual sirvió como instrumento de planificación, orientado y evaluado por el tutor industrial asignado por la empresa y el tutor académico, dicho plan se basó en la ejecución de diversas actividades a realizarse en un plazo de 16 semanas.

El plan de trabajo establecido fue el siguiente:

Proceso de Inducción General en cuanto a normas de auditoría, papeles de trabajo e información referente al control interno (Charla y conocimiento de la Firma)

Obtener información bibliográfica sobre el control interno y costos de inventario.

Conocimiento y manejo de papeles de trabajo empleados en la elaboración de las pruebas de auditoría.

 

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Apoyar en el trabajo de Auditoría Financiera aplicado en la empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A

Evaluación del Control Interno de los Inventarios a través de técnicas como: Entrevista, observación directa en planta y almacenes y evaluación de manuales de control y procedimientos.

Apoyar en la toma física del inventario realizado en la empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A

Detectar los hallazgos y debilidades encontradas en el control interno de los inventarios e incorporarlas a los papeles de trabajo.

Plantear las modificaciones y recomendaciones que permitan elevar la efectividad en el registro y control interno de los inventarios.

Ver anexo N° 01

 

 

 

DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO

Proceso de Inducción General en cuanto a normas de auditoría,

papeles de trabajo e información referente al control interno (Charla y conocimiento de la Firma)

La primera semana del inicio de la pasantía en la empresa Revilla León &

Asociados, C.A, se enfocó en un proceso de inducción basado primeramente en conocer la misión y visión de la organización, sus políticas de control y los procedimientos establecidos para la ejecución del trabajo de auditoría, ello con la finalidad de capacitar a los pasantes y proporcionarnos información acerca de las normas de auditoría, los papeles de trabajo y su importancia, la independencia y ética profesional del auditor, así como también el perfil que deben poseer los asistentes de auditoría para la ejecución de las diversas actividades.

Por otra parte, se instruyó respecto a la importancia de conocer el control interno de sus clientes y sus principales componentes: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control y monitoreo, entre otros. Además adiestrarnos en las técnicas utilizadas para conocer el control interno en conjunto con la descripción de las principales pruebas de control, ello con el propósito de ampliar las expectativas en cuanto a facilitar el desenvolvimiento en la práctica laboral.

Obtener información bibliográfica sobre el control interno y costos

del inventario.

Actividad que se basó en efectuar la investigación referente al control interno de los inventarios y los costos, a través de la lectura de material bibliográfico, indagación de información por internet, lectura del programa establecido por la firma para la revisión de los inventarios y revisión de papeles de trabajos de auditorías efectuadas por la empresa, esto con la finalidad de ampliar el conocimiento respecto al tema y adquirir las bases necesarias para apoyar en el desarrollo de las pruebas de auditoría para el área de inventario.

Conocimiento y manejo de los papeles de trabajo empleados en la

elaboración de las pruebas de auditoría Dicha actividad se basó en la capacitación acerca de los papeles de trabajo,

la importancia que poseen estos documentos para sustentar el informe de

 

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auditoría y para proporcionar información en cuanto a quien realizó y supervisó las pruebas efectuadas, que trabajo se realizó y demostrar a través de que pruebas se verificó que los registros contables concuerdan con los estados financieros. Entre tales papeles de trabajo que se tuvo la oportunidad de estudiar se encuentran: conciliaciones bancarias, análisis de las cuentas de mayor, balance de comprobación de trabajo, programas de auditoría, cuestionarios de control interno, cartas de declaraciones obtenidas del cliente y de sus asesores legales, formularios de confirmación recibidos y todos aquellos documentos que se deben preparar y revisar por el personal de auditoría para fundamentar el dictamen de los socios basada en documentación suficiente y soporte para expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros.

Apoyar en el trabajo de Auditoría Financiera aplicado en la

empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A Durante el periodo de pasantías fui ubicado en la empresa CVG Ferrominera

Orinoco, C.A. para asistir en el proceso de auditoria al 31 de Diciembre 2011. Dentro de la distribución de los rubros bajo revisión, fui asignado a trabajar como apoyo en el área de inventario, por lo que previo a entrar al cliente me documente acerca del objeto de la compañía, los tipos de inventario que manejan, el método de valuación usado y el control interno de los mismos.

Las actividades asignadas previa explicación del encargado de la auditoría (Tutora Industrial) fueron las siguientes:

1.- Inicialmente efectuar el cálculo de la variación de los inventarios que

componen los materiales y repuestos, esto con la finalidad de evaluar cuales fueron los que presentaron mayor variación entre el año anterior y el año bajo periodo de revisión.

2.- Efectuar la selección de la muestra, es decir, tomar todos aquellos ítems del inventario de materiales y repuestos con mayor variación y cifras más representativas en los Estados Financieros.

3.- Revisar el archivo permanente y actualizar los procedimientos de la Compañía para el control de los inventarios, despachos, asignación de los costos, realización de inventarios físicos y evaluar los cambios efectuados por la Compañía.

4.- Evaluar la planificación del conteo físico del cliente. 5.- Elaborar una cédula de trabajo en el que se reflejen los datos a la fecha de

cierre del ejercicio anterior y al 31 de Diciembre 2011 de: Valor de los inventarios, días de existencia de los inventarios, apartado para obsolescencia y lento movimiento.

6.- Explicar las variaciones significativas y determinar sus implicaciones sobre las pruebas a realizar.

7.- Obtención del registro auxiliar de los inventarios a fin de seleccionar los ítems que serán objeto de conteo y posteriormente solicitar la ubicación de los mismos para estar al tanto de las zonas de la compañía en la que estaremos presente.

 

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8.- Comparación de los registros auxiliares de inventario con la cuenta de control de mayor general correspondiente.

9.- Verificar los precios del inventario, a través de la solicitud y revisión de las facturas de compra, tomando en consideración que las mismas hayan sido previamente autorizadas por la Gerencia y que las facturas se encuentren a nombre de la compañía.

10.- Presenciar la toma física de inventario y hacer conteos de prueba de los ítems seleccionados en la muestra.

11.- Luego de la toma física del inventario, indagar y cerciorarme de que se hayan corregido los registros auxiliares de inventario con las cantidades que arrojó el conteo físico. (Obtener comprobante de los ajustes de inventario físico efectuados)

12.- Investigar y aclarar razonablemente con el cliente las diferencias encontradas en los resúmenes de inventario.

13.- Determinar si las existencias de inventarios de lento movimiento, obsoletos o deteriorados han sido debidamente identificados, mediante la revisión de los registros detallados de inventario, revisión de los informes periódicos a la Gerencia con tal información y conversaciones con el personal de Almacén en cuanto a inventarios obsoletos por trabajos defectuosos.

Todas estas actividades se desprenden del riesgo destacado en la Guía de

planificación de auditoría, enmarcada en la letra G-1 del Archivo Administrativo, en el que se manifiesta el desarrollo de una estrategia global en base al objetivo y alcance del encargado y la forma en que se espera que responda la organización de la entidad. Además se reflejan los procedimientos y principios contables que sigue la entidad y la uniformidad con que han sido aplicados, los sistemas contables utilizados para registrar las transacciones, así como el grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperado de los sistemas de control interno.

Por lo que entre los asuntos más importantes de la evaluación de los

inventarios se refieren a: Cuadro Nº 1: Evaluación del Riesgo de Auditoria del Área de

Inventario

Inventarios Valoración de inventarios de Materiales y

repuestos, RIESGO ESPECÍFICO: Valuación, existencia y revelación.

Y las condiciones de riesgo significativas identificadas por Revilla, León &

Asociados, C.A con su experiencia como auditores recurrentes de CVG Ferrominera Orinoco, C.A se pueden mencionar:

 

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Cuadro Nº 2: Evaluación de Riesgos significativos del Cliente Si/No

Registros y sistemas de control interno con debilidades Si Falta de manuales de normas y procedimientos No Conflictos internos por nuevos lineamientos Si Problemas de obsolescencia en las partes y repuestos Si Altos costos de mantenimiento operativos y poca demanda y baja de precios

Si

Nuevos lineamientos (Socialistas) que anteponen lo social a lo financiero Si

Rotación de personal Si Altos costos de las nóminas que tienen efecto en los costos directos de fabricación y por ende en el valor neto de realización de los inventarios

No

Bajo nivel tecnológico No Altos niveles de endeudamientos con proveedores y bancarios Si Falta de fondos para cumplir con planes de mantenimientos y planes de inversiones

Si

Baja calidad gerencial No Desviaciones de principios de contabilidad o violaciones a Leyes Si

CALCULO DE MATERIALIDAD:

El componente crítico utilizado como base para el cálculo de

nuestra materialidad será el activo circulante al 31 de diciembre de 2011: Año 2011:

Error mínimo esperado: 1% de los activos circulante: Cuadro N° 03: Materialidad Periodo

terminado el:

Activo circulante

Materialidad

31 /12/ 2011 3.956.110.953

1

39.561.110

Error máximo esperado: 2% de los resultados netos

Fuente de Cuadros: Papeles de Trabajo Ferrominera Orinoco

Periodo terminado el:

Activo circulante

% Materialidad

31 /12/ 2011

3.956.110.953

2

79.122.219

 

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Evaluación del Control Interno de los Inventarios a través de técnicas como: Entrevista, observación directa en planta y almacenes y evaluación de manuales de control y procedimientos.

El control interno es una serie de pasos que abarcan métodos, normas y

procedimientos que deben seguirse en pro de lograr los objetivos organizacionales y ofrecer una seguridad razonable con respecto a la confiabilidad de los estados financieros, eficacia y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Cuando se refiere a seguridad razonable, esto quiere decir, que el control interno no puede garantizar que se alcanzarán con todos los objetivos corporativos, sino que reconoce que el costo para la empresa no debería ser mayor a los beneficios que ésta desea obtener. Vale acotar, que la eficiencia del control interno va depender principalmente de que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar aquellas alternativas que sean más convenientes para los intereses de la compañía.

Es importante destacar, que al momento de que se va efectuar la auditoría de

los estados financieros de una compañía, el auditor debe interesarse en conocer las normas de control interno del cliente, a través de un análisis y haciendo uso de diversas herramientas que le permitan obtener la mayor información necesaria para la evaluación de los diferentes rubros, con el objeto de determinar la confianza que puede asignar en cada fase y actividad de la empresa y precisar la naturaleza, alcance, oportunidad y riesgos que han de darse a las pruebas de auditoria que se aplicarán.

 En el caso de la revisión de los Inventarios de materiales y repuestos de la

Empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A con el propósito de evaluar el ambiente y normas de control interno aplicados en dicha área, procedí a la revisión del archivo permanente y así estar al tanto de los procedimientos empleados por los responsables del inventario y los involucrados en el registro de las transacciones, como base para determinar el alcance del examen. Asimismo, evaluar la estructura organizacional y la asignación de responsabilidades y niveles de autoridad. Posteriormente, efectué una entrevista de control interno con la finalidad de actualizar la información e incluir los cambios que se hayan podido generar en el periodo bajo revisión.

Por otra parte, se efectuó una evaluación del riesgo, esto a fin de identificar y

analizar cuidadosamente cuales son los factores que afectan que los objetivos de la compañía sean alcanzados, por tanto, investigue acerca de los cambios en el personal de Almacén, implementación o modificación de los sistemas de información, ambiente de control, el proceso de la función de compra, recepción, almacenamiento y emisión de los materiales y repuestos y todos aquellos factores que pudiesen incidir en una desviación de control interno, riesgo inherente o riesgo de detección.

Vale acotar, que dentro de las actividades a seguir para la evaluación de

control interno, se recorrió las instalaciones en las que se encontraban los inventarios de materiales y repuestos, a fin de verificar que estuviesen ordenados de manera tal

 

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que faciliten el conteo, estuviesen previamente identificados, estuviesen debidamente resguardados y con la adecuada supervisión y que los grupos asignados a los inventarios físicos estén constituidos por personas distintas a los responsables de la custodia física y de los que llevan el registro de inventario.

Es importante resaltar que CVG Ferrominera Orinoco, C.A por ser una

empresa del Estado, tiene como objetivos de control interno principalmente el de alcanzar una misión institucional que permita promover la eficiencia, eficacia y economía bajo los principios éticos y de transparencia, proteger y conservar el patrimonio público contra la pérdida, el despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, por lo que debe regirse por la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, la cual expresa textualmente en el Artículo Nº 9 lo siguiente:

Están sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República:

1. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional.

2. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal.

3. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los Distritos y Distritos Metropolitanos.

4. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Municipal y en las demás entidades locales previstas en la Ley Orgánica del Poder Público Municipal.

5. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los Territorios Federales y Dependencias Federales.

6. Los institutos autónomos nacionales, estadales, distritales y municipales. 7. El Banco Central de Venezuela. 8. Las universidades públicas. 9. Las demás personas de derecho público nacional, estadales, distritales y

municipales. Y por las Normas Generales de Control Interno emanadas por la Contraloría

General de la República, el cual en su Artículo Nº 3 establece que: 10. El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo

a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:

11. Salvaguardar el Patrimonio Público.

 

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12. Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad.

13. Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad.

Apoyar en la toma física del inventario realizado en la

empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A Con el objeto de verificar la existencia del inventario de los materiales y

repuestos de la empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A, se procedió a realizar los procedimientos relativos a la planificación de nuestra participación en los inventarios físicos de la compañía. Para efectuar éste procedimiento se obtuvo el registro auxiliar de los inventarios a una fecha anterior al conteo físico y se llevaron a cabo las instrucciones establecidas en la Guía C/1 de la Planificación de los inventarios físicos (Ver Anexo N° 07) con el objeto de:

1. Determinar la información necesaria para la toma física de existencias en cuanto a: Tipo de inventario, ubicación de los ítems, número de veces que ha sido contado el inventario en el año, fecha de los conteos, tamaño de la muestra, valor de los inventarios, entre otros. 2. Instrucciones para la toma física de inventario. 3. Disposición de los inventarios defectuosos, obsoletos y dañados. 4. Equipo que participará en el conteo. 5. Forma de llenado de las tarjetas de conteo. 6. Personas responsables y supervisores. 7. Procedimientos de corte. 8. Investigar si estará disponible la información de los registros contables de los inventarios en fecha anterior a los inventarios físicos, o durante el inventario de manera que se puedan cotejar los conteos con los registros de la Compañía el día del inventario físico. Durante la toma física de los inventarios se llevaron a cabo los siguientes

procedimientos:

• Se procedió a determinar si las cantidades fueron valoradas y totalizadas por personas distintas a las que son responsables de su custodia y a los que llevan su registro en los libros auxiliares.

• Determinar si los resúmenes de inventario efectuados por la compañía se encuentran adecuadamente preparados en cuanto a: Comparación con las tarjetas de conteo y comparación con los registros detallados de inventario.

 

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• No cercioramos que se hayan excluido de los resúmenes de inventario las mercancías recibidas no contabilizadas y las mercancías solicitadas y autorizadas por las unidades usuarias, no entregadas.

• Verificar que los documentos tomados en el corte de inventario fueran los últimos documentos incluidos en los registros contables (Kardex, compras, consumos)

• Comparación de las cantidades físicas contadas por nosotros el día del inventario contra los registros de inventario de la compañía. Aclarando cualquier diferencia encontrada durante el conteo.

• Selección de algunos ítems del registro auxiliar de inventarios y comparar las cantidades física vs lo indicado en las tarjetas de conteo.

• Se efectuó el corte de los documentos que mueven el inventario, tomando nota del último documento utilizado de: Nota de entrada al almacén y nota de salida del almacén.

• Comprobación de las extensiones y las sumas de los registros auxiliares de inventario para verificar la corrección matemática.

• Verificar que se hayan corregido los registros auxiliares de inventario con las cantidades que arrojaron los inventarios físicos.

• Corroborar que las diferencias más significativas hayan sido debidamente investigadas por la compañía.

• Verificar que los ajustes a las diferencias correspondan a los arrojados en los resúmenes de inventario y que lucen razonables con relación al volumen de las operaciones y experiencia de años anteriores.

Por último, la firma exige que luego de finalizar cada visita a los diferentes

almacenes visitados para el conteo, se elabore un informe detallado que indique el personal de la firma y de la empresa que participó en el conteo, hora de inicio del inventario, ubicación, logística de traslado, ambiente, condiciones de resguardo y almacenamiento, las dificultades presentadas y todas aquellas actividades anteriormente descritas, en conjunción con los hallazgos encontrados y las acciones que se propondrán al cliente para fortalecer sus normas de control interno.

Detectar los hallazgos y debilidades encontradas en el control interno de los inventarios e incorporarlos a los papeles de trabajo.

Con el fin de detectar los hallazgos y debilidades en el área de inventario fue

necesaria la aplicación de procedimientos para obtener evidencia que nos permitiera extraer conclusiones razonables de la información contable reflejada en los estados financieros. Estos procedimientos incluyen:

1. Procedimientos analíticos: Consiste en evaluar la información

contenida en los estados financieros, usando como técnica un análisis de

 

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las tendencias, razones y relación entre los datos financieros y no financieros.

2. Pruebas directas de las transacciones que se realizaron en el

periodo, denominadas pruebas sustantivas, que determinan si ciertos tipos de transacciones se asentaron debidamente en el periodo correspondiente.

3. Pruebas de controles, centradas en la eficacia de los controles, sirven para evaluar y determinar si los niveles planeados y evaluados del riesgo de control financiero concernientes al inventario son los más adecuados.

Por la naturaleza de estas pruebas, las mismas son sensibles a los riesgos

estimados de error, con el fin de obtener eficazmente evidencia suficiente y competente para alcanzar el nivel planeado de seguridad en las áreas de auditoría.

Durante la revisión del área de inventario las pruebas que se aplicaron para

detectar los hallazgos fueron inicialmente basadas en procedimientos analíticos, el cual consistió en comparar los niveles del inventario del año actual que se estaba auditando con los del periodo anterior, fijándonos en las diferencias de variación más significativas y posteriormente investigando las razones que las sustentarán. El objeto de esta prueba fue el de detectar errores del inventario y problemas de obsolescencia.

Dentro de las pruebas sustantivas que se aplicaron se encuentran:

1. Conseguir las listas de inventario y conciliarlas con el libro mayor, con el objetivo de comprobar la veracidad administrativa.

2. Evaluación de la planeación del inventario físico del cliente, con el objeto de verificar la existencia y derechos.

3. Observar la realización del inventario físico y hacer conteos de pruebas, con el objetivo de verificar la integridad y valuación de los inventarios

4. Obtener una copia del inventario físico terminado a fin de corroborar la veracidad del mismo y rastrear las cuentas de prueba.

5. Evaluar los precios del inventario, con el objetivo de verificar la valuación.

6. Evaluar la presentación y la revelación de los inventarios en los estados financieros

Las pruebas de control aplicadas durante la revisión del área de inventario

son las siguientes: 1. Examinar una muestra de las transacciones de compra,

la cual consistió en verificar en inspeccionar la orden de requisición de

 

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compra debidamente aprobada con la descripción exacta del tipo y la cantidad de bienes solicitados y la orden de compra.

2. Examinar la factura del proveedor correspondiente, cheque pagado por cada compra de la muestra y el informe de recepción del bien.

3. Análisis del precio, flete y términos de crédito, la distribución de las cuentas.

4. Hacer el recálculo de la factura y se comparan las cantidades y los precios de la factura, orden de compra e informe de recepción.

5. Se verifican los asientos del registro de las facturas del mayor general.

Todas estas pruebas fueron efectuadas con el objeto de detectar los posibles

hallazgos y debilidades de control interno, por lo que quedaron debidamente documentados para dejar evidencia física de todos los procedimientos aplicados y fueron incorporados en los papeles de trabajo correspondiente a la auditoría al 31 de Diciembre del 2011 de CVG Ferrominera Orinoco, C.A

Cabe destacar, que los papeles de trabajo constituyen la constancia escrita del

trabajo realizado por el auditor, cuyas conclusiones son las bases de la opinión reflejada en el informe de auditoría. El auditor trabaja con documentos que son propiedad del cliente. Los procedimientos de revisión e inspección quedan plasmados en los papeles de trabajo, los cuales comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el auditor, que componen la información utilizada y las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo.

En el caso de la revisión del área de inventario, además de efectuar y dejar

archivado las diferentes pruebas, entre los papeles de trabajo más utilizados se encuentran los siguientes:

Cédulas sumarias: Resumen de los saldos de mayor en que se

descomponen las partidas de las cuentas anuales. Preparadas para cada grupo de las cuentas del balance y de la cuenta de ganancias y pérdidas. De tales cédulas sumarias, del área de inventario se tomaron los datos de las cuentas de inventario llevadas por el cliente para posteriormente efectuar el análisis de variación, y también para realizar el cruce y referenciación de las pruebas de inventario efectuadas.

Asientos de ajuste y reclasificación: Cédula en el que se formulan los asientos de ajustes en el diario que se sugieren como partida en los registros contables, a fin de corregir errores, omisiones o uso de cantidades incorrectas en los estados financieros.

Cédulas de soporte: En las que se plasmaron las diferentes pruebas sustantivas, analíticas y de control efectuadas durante la revisión

 

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del inventario, tales como el análisis de las cuentas de mayor, las pruebas de recálculo y en las que se cotejaron y verificaron las facturas de las compras efectuadas que corresponden al inventario.

Los Cuestionarios: Efectuados para afianzar y actualizar el conocimiento del control interno del inventario.

Programas de trabajo: Guía de las distintas pruebas a realizar para auditar la cuenta, en el que a medida que se va completando cada punto del programa, se indica en el mismo las iniciales del auditor que la realizó y la referencia del papel de trabajo donde se efectuó la prueba o verificación.

Memorándum resumen del área: En el que se realiza la descripción del trabajo realizado y la descripción de todos los aspectos más significativos que se hayan encontrado durante la revisión, además de la conclusión del área.

Plantear las modificaciones y recomendaciones que

permitan elevar la efectividad en el registro y control interno de los inventarios.

La empresa de auditoría Revilla León & Asociados, C.A elabora un formato

denominado G-22 en el que se plantean todas las debilidades encontradas durante la revisión, cuyo objetivo es el de documentar los comentarios sobre los procedimientos contables o medidas de control interno a ser incluidos en la Carta a la Gerencia del cliente o a ser discutidos con el mismo, con la finalidad de elevar la efectividad de la organización.

Entre las debilidades más resaltantes detectadas en la revisión del área de inventario de la empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A se pueden mencionar las siguientes:

1.- CARENCIA DE CONDICIONES ADECUADAS DE SEGURIDAD Y RESGUARDO DE LOS MATERIALES Y REPUESTOS UBICADOS EN LOS ALMACENES DE PUERTO ORDAZ, CIUDAD PIAR Y EL HOSPITAL AMÉRICO BABO.

Durante la visita a los distintos almacenes que posee la empresa CVG

Ferrominera Orinoco, C,A para efectuar la verificación y conteo físico de los ítems seleccionados dentro de la muestra, se pudo observar que en el caso del Inventario de Material General e Inventarios de Repuestos, estos se encuentran se ubicados en los patios de dichos almacenes, los cuales no presentan las condiciones óptimas que garanticen los debidos controles de ubicación, clasificación y resguardo de los materiales y repuestos.

 

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Asimismo, se presenta tal situación con el inventario médico y material quirúrgico, puesto que se encuentra distribuido en tres espacios, los cuales no cumplen con las condiciones adecuadas de ubicación y resguardo indispensable para el tratamiento de material tan delicado.

En uno de los espacios empleados como almacén, está un tomógrafo, el cual

se encuentra en desuso, adicional a ello dicha área carece de medidas de seguridad y además presenta problemas de filtración, lo que coloca en riesgo los materiales que se encuentran ahí ubicados.

Al no garantizarse los debidos controles de ubicación, clasificación y

resguardo, denotan debilidad en el control interno del inventario, entendiendo como control interno, las políticas, normas formales dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados así como los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:

a) Salvaguardar el Patrimonio Público. b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de

la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los

procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad.

Se recomienda efectuar una evaluación de factibilidad en cuanto a ubicación de

espacio físico y de implementación de un sistema de control y manejo de inventario que este alineado con el sistema SAP.

2.- DIFERENCIAS EN INVENTARIO QUE TIENEN SU ORIGEN

DESDE EL AÑO 2005 QUE A LA FECHA NO HAN SIDO SUBSANADAS EN EL SISTEMA.

De acuerdo a la revisión se pudo detectar la existencia de ciertas diferencias

entre el inventario físico y el inventario teórico del material Diovan HcT 160 mg Tab. Al efectuar la evaluación de las causas que originaban dicha diferencia, se determinó que la misma se originó por un registro indebido de entrada de un grupo de materiales en un almacén que no tiene movimiento; entre los cuales se encontraba el fármaco antes mencionado; y al efectuar la revisión del registro se evidenció que data del año 2005.

El registro indebido de estos materiales en el almacén, genera inconsistencia

en el inventario teórico.

 

26 

 

Se recomienda efectuar los registros pertinentes de todos estos materiales a fin de ajustar el inventario físico y teórico para sincerar la existencia y efectuar periódicamente tomas físicas generales para minimizar los errores.

3.- ERROR EN LAS CANTIDADES DEL INVENTARIO DE MATERIAL GENERAL.

Durante el conteo físico del inventario de material general, se pudo detectar

en el Almacén de Ciudad Piar, una diferencia de 278 unidades de toallas de baños para los trabajadores. Al indagar con el personal encargado la causa de la diferencia presentada se pudo conocer que esto se debió a un registro accidental y que se encontraban a la espera de que el encargado de registrar las operaciones de inventario efectuara el análisis respectivo de la cuenta para poder ajustar las existencias.

Esta situación denota debilidades de control interno, debido a que no se está

cumpliendo con el manual de normas y procedimientos de inventario de mercancía 860-P-10, la cual establece:

NORMAS 1) El departamento de materiales y almacenes prepara el Programa Anual

de Inventario Físico, determinando los grupos de artículos a tomar en el inventario, tomando en cuenta alguno de los siguientes criterios: Ubicación, criticidad, rotación, existencia y aquellos renglones sin movimiento durante los últimos 5 años.

2) Los grupos de artículos a tomar en el inventario se realzan de acuerdo al

tipo de inventario requerido. El criterio de selección a utilizar estará sujeto a modificaciones según el análisis del departamento de materiales y almacenes.

D-1 TOMA FISICA DEL INVENTARIO – COMPROBACION DE

INVENTARIO Analista de Materiales 4) Mediante la transacción MI04, carga la información del conteo físico,

para el posterior análisis de compensación y búsqueda de los soportes respectivos en caso de presentarse diferencia en el conteo.

Jefe de sección de Planificación y Controlo de Materiales

 

27 

 

12) Una vez recibido el documento de inventario aprobado por los niveles correspondientes, procede a realizar los ajustes mediante la Instrucción de Sistema LOMM-I-0024 “Eliminar diferencia en Inventario”

Se sugiere a la Gerencia solicitar a los departamentos encargados cumplir

con el Manual de Normas y Procedimientos de Mercancía en cuanto a la toma física de Inventario, debido a que esta situación distorsiona la presentación de los estados financieros de la compañía.

4.- MATERIALES Y REPUESTOS DETERIORADOS QUE AÚN SE

ENCUENTRAN CONTABILIZADOS EN EL SISTEMA Durante las visitas a los diferentes almacenes de la empresa CVG

Ferrominera Orinoco, C.A, se pudo observar que existen materiales y repuestos que se encuentran deteriorados y todavía se encuentran registrados en el Inventario teórico. En conversación con el personal encargado se nos explicó que el deterioro de estos se debe a que no cuentan con un lugar adecuado para resguardar los materiales y repuestos, por lo que muchos de ellos sufren daños a causa de las lluvias y el sol y por otro lado, se nos informó que existen muchos repuestos que no han tenido rotación durante algunos años por lo que a medida que transcurre el tiempo se van deteriorando.

Esta situación denota debilidades de control interno, debido a que no se esta

cumpliendo con el manual de normas y procedimientos de inventario de mercancía 860-P-10, la cual establece:

D.2- MATERIAL DAÑADO O DETERIORADO Jefe de Sección de Planificación Y Control de Materiales 1) En conjunto con el análisis de materiales revisa físicamente el material y

corrobora el deterioro del mismo.

2) Prepara el formato FERRO-4183 “Materiales dañados o Deteriorados” e imprime según la instrucción de Sistema LOMM-I-0022 “Impresión del Documento de Inventario.”

Jefe del Departamento de Materiales y Almacenes 3) Revisa formato FERRO-4183, el documento de Ajuste de Inventario y

aprueba con su firma. Jefe de Sección de Planificación Y Control de Materiales

 

28 

 

4) Realiza el ajuste en MySAP según la Instrucción del Sistema: LOMM-I-0024 “Eliminar diferencia de Inventario”, que abarca la utilización de las transacciones MI07 y MI020.

Recomendamos a la Gerencia solicitar a los departamentos encargados

cumplir con el Manual de Normas y Procedimientos de Inventario de Mercancía en cuanto al material dañado o deteriorado, debido a que esta situación distorsiona los estados financieros de la compañía.

5.- ALMACÉN DE MATERIAL GENERAL EN EL QUE LOS

REGISTROS CONTABLES DE INVENTARIO NO LOS LLEVA UNA PERSONA DISTINTA AL ENCARGADO DEL ALMACÉN.

Durante la revisión de uno de los Almacenes donde se ubica material general, se pudo evidenciar que los registros contables los estaba efectuando la misma persona que se encuentra como jefe encargado del Almacén.

Esta situación denota una grave desviación de control interno, lo que genera que se pueda presentar una mala aplicación y manipulación entre lo almacenado y lo codificado.

Se sugiere asignar a una persona responsable de los registros contables de inventario que sea el enlace de la auditoría de existencia física vs contables y reestructuras las funciones del encargado del almacén, con el objetivo de que la persona no realice la función de almacenamiento y registro al mismo tiempo en el software, puesto que no habría un punto de comparación al monitorear el proceso que se realiza del comienzo al final.

 

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LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO

Durante el período de pasantías en la empresa de auditoría Revilla León & Asociados, C.A (Baker Tilly Venezuela) se logró cumplir cabalmente todas las actividades señaladas en el plan de trabajo de pasantías enfocado principalmente para ser aplicado en la revisión del área de inventario, en la auditoría de los Estados Financieros al 31 de Diciembre del 2011 de C.V.G FERROMINERA ORINOCO, C.A. El desarrollo de plan de trabajo permitió la consecución de los objetivos de los programas de inventario establecidos por la Firma para dicho rubro, en cuanto a la planificación, revisión y verificación, así como, la detección de los hallazgos que servirán como base para sustentar la opinión del informe.

Adicionalmente, el cumplimiento del plan de trabajo brindó la experiencia

laboral en el área de auditoría y conocer la amplitud de servicios que puede prestar el Contador Público en el ejercicio de su profesión tales como: Servicios fiscales, consultoría, servicios de contabilidad, planeación de las finanzas, entre otras. Todos orientados a mejorar la eficacia y operatividad de sus clientes y aportar soluciones objetivas como valor agregado de nuestro trabajo.

 

30 

 

FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL DESARROLLO DE LA PASANTÍA

En cuanto a las facilidades que se tuvieron durante el período de pasantía se pueden mencionar las siguientes:

• Capacitación y adiestramiento constante en el ámbito de la auditoría, por parte de personal profesional que labora en la empresa Revilla León & Asociados, C.A (Baker Tilly Venezuela).

• Disposición de los recursos tecnológicos, humanos, físicos, materiales y documentales que requerí para la realización de mi práctica laboral y la realización de éste informe de pasantías.

• El ambiente de trabajo fue de mucha colaboración por parte de mis compañeros que siempre se mostraron muy interesados en mi aprendizaje y en apoyarme en las diversas actividades que me fueron asignados durante la auditoría.

• Habilidad para manejar los programas de auditoría y los formatos de las pruebas y formularios a aplicarse en el proceso de revisión.

En relación a las dificultades, la única limitación que se presentó fue la falta de puntualidad para entregar los requerimientos por parte de la empresa auditada CVG Ferrominera Orinoco, C.A, puesto que el Departamento de Contabilidad de dicha empresa era el encargado de gestionar y proporcionar todos los documentos e información solicitada por los auditores, pero el tiempo de respuesta a los mismos a veces era muy extenso por lo menos en el caso de facilitarnos la ubicación de los ítems de inventarios seleccionados para el conteo físico; también en cuanto al cumplimiento del horario y logística de movilización para que nos trasladarán a las diferentes zonas donde se efectuaría los inventarios físicos. Dicha situación genera demoras con respecto a la planificación de los conteos y elaboración de los informes de inventarios que deben efectuarse luego de cada visita.

 

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APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN

El desempeño durante el tiempo de duración de las pasantías, permitió no sólo aplicar en el campo laboral los conocimientos adquiridos a lo largo de los estudios universitarios, sino también a través de las diversas pruebas de auditoría y análisis de las cuenta de inventario de materiales y repuestos, detectar todos aquellos hallazgos que se encontraron durante la revisión del área de inventario, puesto que al realizar un análisis de sus registros, manejo de los inventarios y conocimiento del control interno, éstos arrojaron ciertas debilidades que fueron inicialmente discutidos con el cliente y posteriormente se efectuó una serie de sugerencias que deben ser tomadas en consideración para subsanar los errores de la forma más razonable para la empresa, disminuyendo así los riesgos de control y mejorando los procesos.

 

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ADQUISICIÓN DE CONOCIMIENTOS TEÓRICOS- PRÁCTICOS

Durante el período de pasantías en la empresa Revilla León & Asociados, C.A (Baker Tilly Venezuela), se adquirieron conocimientos teóricos en cuanto todos aquellos conceptos, normativas legales, ámbitos de aplicación y papeles de trabajo que se manejan en el desempeño de la auditoría, los cuales permitieron obtener una base y preparación adecuada para iniciar la práctica laboral, tomando en consideración la capacidad que debo poseer para mantener una actitud objetiva e imparcial durante la labor y emplear todos aquellos procedimientos y normas técnicas sobre la ejecución del trabajo previamente instruidas para llevar a cabo el proceso de revisión, fundamental para adquirir a través de la experiencia los conocimientos prácticos. Es importante resaltar que entre los conocimientos teóricos-prácticos adquiridos se pueden mencionar: la ética profesional en la contaduría pública, la independencia del auditor, análisis de integridad y objetividad, la importancia del control interno, los procedimientos de auditorías aplicados para cada área a revisar y la importancia de efectuar una adecuada planificación de la auditoría a fin de evaluar los posibles riesgos de la auditoría, que pudiesen afectar el alcance de la misma y también en base a que aspectos estarán orientadas las pruebas.

Vale acotar, que dentro del proceso de revisión es de vital importancia que se sugiera a la Gerencia de la empresa, todos aquellos ajustes y acciones correctivas que deben implementarse con el objeto de subsanar los errores contables y debilidades de control interno en pro del cumplimiento de los objetivos organizacionales, así como la de revelar la situación financiera real de la empresa para la toma de decisiones gerenciales.

Asimismo, en la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), fue donde se adquirieron los conocimientos teóricos esenciales para cumplir con las competencias indispensables para efectuar las pasantías de la carrera en el área de la auditoría, ya que obtuve la preparación necesaria en las materias de Contabilidad, análisis de los estados financieros, auditoría e impuesto, las cuales fueron de gran

 

33 

 

provecho durante mis estudios universitarios y desempeñó un papel de gran utilidad en mi práctica laboral para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública

 

34 

 

CONCLUSIONES

La auditoría del área de inventarios se hace necesaria para el diseño de estrategias competitivas que fortalecen el ámbito industrial y personal de la compañía; por ello es de vital importancia el análisis de los procesos en los diferentes departamentos que conllevan a tomar controles que mitiguen el riesgo al que se encuentran expuestos los productos. El inventario de materiales y repuestos de CVG Ferrominera Orinoco, C.A constituye una cadena de procesos donde interviene el material, su almacenamiento y distribución y en el que el personal administrativo y operadores de almacén realizan actividades en conjunto formando estructuras de entradas y de salidas que deben ir en pro de garantizar la integridad, existencia y disponibilidad de los materiales y repuestos requeridos para continuar satisfactoriamente con su proceso industrial y comercial. De acuerdo a lo anteriormente planteado y al trabajo realizado se puede visualizar que la empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A requiere establecer políticas y reestructurar controles de manejo de inventarios debido a las debilidades que se han ido presentando recurrentemente.

La empresa realiza un extenso trabajo de toma de inventarios, lo cual presenta a su paso problemas de diferencias entre lo físico y lo sistematizado, por lo que la compañía no debe basarse sólo en las minutas de información o esperar el cronograma de actividades para implementar un área o proceso de auditoría continua donde se logre mejorar la protección de los inventarios, mantenerlos actualizados y reales, evitar pérdidas, robos o deterioros e interrupciones en las actividades de almacenamiento y así disminuir el riesgo al que están expuesto los inventarios por falta de auditoría interna, controles y monitoreo.

Las debilidades que se presentan actualmente en la empresa con respecto a los inventarios de materiales y repuestos radica principalmente en que el personal que se encarga de los registro no analizan periódicamente las cuentas y no se detecta a tiempo la ocurrencia de registros indebidos o accidentales de ítems en el sistema, las salidas manuales de inventario para cumplir con las requisiciones efectuadas, lo que

 

35 

 

genera diferencias importantes entre el inventario teórico y físico de la empresa, ya que los ajustes no son efectuados oportunamente, así como la no depuración del inventario obsoleto o dañado, lo que genera que la presentación de esta cuenta no sea razonable.

Adicional a ello, está presente la situación del fácil acceso a los almacenes, la poca capacidad de los mismos, la carencia de las condiciones adecuadas de resguardo, seguridad y protección del inventario, exponiendo de esta forma a la empresa a riesgos por falta de atención de los directivos en los procesos de control y capacitación del personal sobre la importancia del manejo de los procesos operativos

Los almacenistas de los diferentes almacenes de la empresa realizan funciones simultáneas de recibir, almacenar, digitalizar la información, despachar y custodiar el inventario físico, incumpliendo con el concepto de control interno que consiste en que ningún individuo o departamento debe encargarse de todos las operaciones de un proceso, personal que en algún momento de mayor demanda incumple alguna función colocando en riesgo su integridad, desempeño y afectando los procesos finales de la empresa.

 

36 

 

RECOMENDACIONES

En función de las debilidades encontradas durante la evaluación del área de inventario, específicamente de materiales y repuestos, se plantean las siguientes recomendaciones a fin de garantizar el cumplimiento y fortalecimiento de las normas de control interno:

1. Realizar un cierre parcial de órdenes en el día, logrando mantener un inventario alimentado, para que el sistema arroje una información real de existencias en almacenes y no se presenten situaciones de diferencias entre el sistema y lo físico, por causa de las notas manuales, las cuales luego por olvido no se registran.

2. El almacenaje del inventario de materiales y repuestos es un factor económico de vital importancia, puesto a que estos sirven para regularizar la distribución de los mismos y guardar las existencias con el fin de amortiguar la demanda efectuada por alguna unidad de la empresa. Por tanto, se sugiere que dichos lugares posean las condiciones adecuadas de orden, limpieza y ubicación específica de cada ítems que garantice el resguardo del inventario y no que se encuentren expuestos a la pérdida, robo o daño por no contar con las medidas de monitoreo y cuidado ameritado. Asimismo, que se estudie la factibilidad de ampliar las bodegas de almacenamiento para evitar la pérdida de inventario relevante debido a la poca seguridad.

3. Informar y capacitar al personal que se encarga del registro contable de los inventarios, de los problemas o alteraciones que se pueden presentar por el registro de una cifra errada, manipulada por terceros o indebida, que al generar diferencias deben ser ajustadas y esclarecidas por la persona responsable con el propósito de obtener datos seguros y confiables de las existencias para dar respuesta oportuna a las necesidades internas (Administrativas).

 

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4. Efectuar una evaluación de ajustar el inventario obsoleto de la compañía, con el objeto de sincerar el inventario y dar cumplimiento al manual.

5. Manual de Normas y Procedimientos de inventario de mercancía 860-P-10 de la compañía.

6. Realizar una segregación de funciones, asignando a una sola persona como responsable de los registros contables, la cual constituirá una conexión importante en la revisión de las existencias físicas y contables, lo que genera que el trabajo realizado sea eficiente, transparente y con el mínimo riesgo, manteniéndose los saldos reales de inventario y sería una fuente de comparación en donde se aclararía con mayor facilidad las diferencias de inventario presentadas.

Cabe destacar, que es de vital importancia el monitoreo de los controles para determinar si funcionan como se prevé o si requiere de modificaciones que proporcionen una seguridad en cuanto a la salvaguarda del activo de la empresa y del registro adecuado, además de mantener un nivel óptimo de los inventarios, tomando en consideración las necesidades operacionales y los recursos financieros de la empresa.

 

38 

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Irwin MGraw-Hill. (2000). Auditoría: Un enfoque integral. Santafé de Bogotá, Colombia.

Whittington – Pany. (2006). Principios de Auditoría. Decimocuarta Edición. Mc Graw Hill.México, D. F

Enciclopedia de Auditoría I (2000). Normas técnicas, Control Interno. Planificación del Trabajo. Objetivos y procedimientos. Cultura de Ediciones S.A. Madrid España.

Manual de Normas y Procedimientos de inventario de mercancía 860-P-10.

 

39 

 

ANEXOS

 

40 

 

Anexo N° 01: Plan de Trabajo

 

41 

 

Anexo N°02: Estructura Organizativa de Revilla León & Asociados

Fuente: Manual de Normas y Procedimientos de Revilla León y Asociados

 

42 

 

Anexo N° 03: Cedula Sumaria de Inventario

Fuente: Papeles de Trabajo C.V.G Ferrominera Orinoco

 

43 

 

Anexo 04: Cuestionario de Control Interno

 

44 

 

 

45 

 

 

46 

 

Anexo N° 05: Cedulas de Detalle de Inventario

 

47 

 

 

48 

 

 

49 

 

Anexo N° 6: Planificación de los inventarios físicos.

Cliente __________________________________ Cierre _____________________

Hecho por

EN FECHA ANTERIOR A LOS INVENTARIOS FISICOS

Determine la información que necesitamos para estar presentes en la toma física de las existencias:

• Tipos de inventarios • Ubicación de los inventarios • Número de veces que ha sido contado el inventario en

el año, si aplica • Fecha de los conteos • Forma de anotación de los conteos • Fecha de los inventarios físicos • Tamaño de la muestra a ser tomadas • Valor de los inventarios • Personal del cliente que tomará parte en los inventarios

físicos.

Determine los lugares que serán visitados por nosotros y el alcance que se dará a nuestras pruebas de conteo

Solicite una copia de las instrucciones para la toma de los inventarios físicos y revíselas. Verifique que se hayan considerado los siguientes asuntos:

• Arreglo de los inventarios para que se facilite su conteo

• Inventarios que no serán contados • Disposición de los inventarios defectuosos, obsoletos

y dañados. • Conformación de los equipos de conteo • Control de los inventarios durante el inventario

físicos. • Responsabilidad por la utilización y control de las

tarjetas o cualquier otro medio de anotación. • Forma de llenado de las tarjetas de conteo • Procedimientos de reconteo • Grupos de conteo • Personas responsables y supervisores • Procedimientos de corte

 

50 

 

Hable con el cliente y haga las sugerencias que considere conveniente acerca de las instrucciones y de los procedimientos que serán llevados a cabo.

Evalué si cliente se reunió con el personal que tomará parte en los inventarios y que éste entiende las instrucciones.

Visite los almacenes donde se harán los conteos y revise:

a. El ordenamiento de los inventarios y de los almacenes

b. La identificación de los inventarios c. Separación de los inventarios obsoletos y dañados

Investigue si estará disponible la información de los registros contables de los inventarios en fecha anterior a los inventarios físicos, o durante el inventario de manera que se puedan cotejar los conteos con los registros de la Compañía el día del inventario físico.

Cerciórese que se utilizarán procedimientos adecuados para controlar el movimiento de entradas y salidas de los inventarios durante el inventario físico.

0 Determine la necesidad de confirmar los inventarios dados o

recibidos en consignación o en poder de terceros.

1 Cuando la Compañía lleve inventarios cíclicos:

• Indique en los papeles de trabajo los rubros cubiertos por este sistema

• Obtenga el plan de conteos anuales y cerciórese que todos los artículos son contados por lo menos una vez al año.

• Revise que el plan se esta desarrollando adecuadamente

• Revise que las diferencias faltantes y sobrantes se están investigando adecuadamente.

1 Reúnase con el personal de la Firma que participará en los

inventarios físicos e infórmelos de los procedimientos a seguir.

 

51 

 

2 Reúnase con el personal de la firma que tomará parte en el

procedimiento de observación física de los inventarios e infórmelo acerca de los procedimientos a seguir. Asegúrese que entienden las instrucciones

DURANTE LA TOMA FISICA

3 Revise que se estén siguiendo las instrucciones del cliente

4 Recorra las instalaciones en las que se están efectuando los

conteos y cerciórese de que:

a. Los inventarios han sido debidamente identificados. b. No hay movimiento de entradas y salidas y que en

caso de haberlas se están controlando c. Que los inventarios se han arreglado para facilitar los

conteos d. Que los empleados entienden y cumplen las

instrucciones e. Que los conteos se están efectuando en forma

adecuada f. Que hay una adecuada supervisión g. Que se están cubriendo sistemáticamente todas las

áreas h. Que las existencias dañadas o de terceros han sido

excluidas de los inventarios físicos. i. Que los grupos de conteos están formados por

personas distintas a los responsables de la custodia física y de los que llevan los registros de inventario.

En caso de observar desviaciones importantes en la planificación indique las observaciones al encargado del inventario físico.

5 Si existen inventarios en consignación determine si es

necesario enviar cartas de confirmación. En caso afirmativo solicite los datos de las cantidades en existencia.

6 Determine que existe control sobre las tarjetas utilizadas. Las

tarjetas deberán ser regresadas a las mesas de conteo. Anote las tarjetas utilizadas en el inventario:

Materias Primas: De la No. ___________a la No. ________

Material de empaque: De la No. _______a la No. ________

 

52 

 

Productos Terminados: De la No. ______a la No. ________

Productos en Proceso: De la No. _______a la No._________

7 Verifique que están efectuando los reconteos y se están

investigando las diferencias entre el primero y segundo grupo. Revise que las personas que hacen el segundo conteo sean diferentes a las del primer conteo.

8 Tome nota de las tarjetas no utilizadas en el inventario físico.

9 Efectúe los conteos de acuerdo con los alcances planificados.

Solicite que una persona del cliente este presente durante sus conteos o trate de efectuar los conteos conjuntamente con el cliente. Anote sus conteos en un papel de trabajo. Tome note de lo siguiente:

a. Unidad de conteo (cajas, unidades, Kilogramos, etc.) b. Código del articulo c. No. de tarjeta de conteo d. Número de unidades en existencia

0 Coteje sus conteos contra los del cliente el día del inventario.

Solicite explicación de las diferencias entre sus conteos y los del cliente. No puede retirarse de las instalaciones del cliente sin que las diferencias hayan entre sus conteos y los del cliente hayan sido aclaradas a su satisfacción.

1 Efectúe el corte de los documentos que mueven el inventario.

Tome nota del último documento utilizado de:

a. Nota de entrada al almacén b. Nota de salida del almacén

2 Revise si el cliente investiga las diferencias entre el primero y

segundo conteo.

3 Revise si el cliente esta investigando las diferencias existentes

entre los conteos físicos y las cantidades que indican los registros auxiliares de inventario.

Revise que la mercancía venida y no entregada a los clientes haya sido separada de los inventarios y que no haya sido incluida en

 

53 

 

4 los inventarios físicos.

5 Selecciones aproximadamente _____artículos del Kardex o

registro auxiliar de inventarios y verifique su existencia física. Compare sus conteos contra los utilizados por el cliente.

6 Si la cantidad física es difícil de determinar puesto que los

inventarios se encuentran almacenados en tanques o a granel evalúe la necesidad de utilizar a un especialista quien certifique las cantidades y cualidades de los inventarios. En el caso de que no se utilice el especialista tome note del espacio ocupado en el tanque o en el almacén por los inventarios y confirme las medidas con el cliente.

7 Tome nota de los inventarios en mal estado, dañados u

obsoletos.

8 Anote los puntos de recomendaciones

CONCLUSION:

Considera que se ha ejercido un adecuado control sobre las tarjetas o documentos en los que se anotaron los conteos?

El inventario físico se desarrollo conforme a las instrucciones?

Se tomaron las medidas adecuadas para controlar el movimiento de los inventarios durante los inventarios físicos?

Se contaron la totalidad de las existencias?

Se identificaron las existencias en mal estado?

Considera que se tomó el inventario con el mayor cuidado?

Fueron todos los puntos de este programa contestados durante el inventario físico?

Se efectuaron los procedimientos de doble conteo y se investigaron las diferencias?

 

54 

 

Se cotejaron los conteos físicos contra los registros auxiliares de inventario el mismo día del inventario y se investigaron las diferencias?

Si cualquiera de las respuestas anteriores fuese negativa deberá detallar claramente en los papeles de trabajo el motivo de su inconformidad y preparar un punto de atención al socio sobre el particular.

INVENTARIOS

Cliente ____________________________________ Cierre

___________________ OBJETIVO Describir la naturaleza de los inventarios y evaluar los riesgos de error material

(Inherentes y de control) de los inventarios.

VISITA PRELIMINAR

Teniendo en cuenta la oportunidad y alcances previstos en la estrategia de auditoría (G-1) el encargado debe determinar:

a. Las cuentas que serán cubiertas en cada visita. b. La oportunidad en que se cubrirán los pasos de este

programa c. El alcance que deberá darse al trabajo

Revise el archivo permanente y actualice nuestro entendimiento sobre los procedimientos de la Compañía para el control de los inventarios, despachos, asignación de los costos de mano de obra y costos de fabricación, realización de inventarios físicos, etc. Evalúe los cambios efectuados por la Compañía.

Complete en una cédula de trabajo los siguientes datos a la fecha de cierre del ejercicio anterior y al _________________.

 

55 

 

a. Valor de los inventarios b. Días de existencia de productos terminados c. Días de existencia de inventarios d. Apartado para obsolescencia y lento movimiento Explique las variaciones significativas en los datos del punto

anterior y determine sus posibles implicaciones sobre las pruebas arealizar.

PLANIFICACION DE LOS INVENTARIOS FÍSICOS

Realice los procedimientos relativos a la planificación de nuestra participación en los inventarios físicos de la Compañía. Para efectuar este procedimiento debe obtener el registro auxiliar de los inventarios a una fecha anterior al inventario físico y las instrucciones del inventario físico Complete la guía especial de planificación de los inventarios físicos (G/1) y determine:

• Los inventarios que serán contados por nosotros el día del inventario.

• El personal de la Firma que participará. • Las localidades de la Compañía donde estaremos

presentes.

Con base en los resultados obtenidos en los puntos anteriores y teniendo en cuenta la oportunidad y alcances previstos en la estrategia (G-7) el encargado, conjuntamente con el gerente y el socio, deberán evaluar lo siguiente:

• El personal de la Firma que tomará parte en los

inventarios físicos. • Los inventarios que serán contados por nosotros el día de

inventario. • La fecha de los inventarios físicos. • Los procedimientos de auditoría que se realizarán durante

los inventarios físicos. • El alcance de los procedimientos. • Las cuentas que serán auditadas con procedimientos

sustantivos. • La oportunidad en que se hará el trabajo indicado en

este programa.

OBSERVACION DE LOS INVENTARIOS FÍSICOS

Determine si las cantidades de los inventarios han sido valoradas y totalizadas por personas distintas a las que:

• Son responsables de la custodia física • Llevan los registros auxiliares de inventarios

Determine si los procedimientos para recopilar las cantidades en existencia fueron adecuados. Documente en un memorándum los procedimientos realizados por nosotros, los procedimientos realizados por la Compañía y las observaciones que vinieron a nuestra atención. Concluya sobre lo adecuado de estos procedimientos.

 

56 

 

Determine lo adecuado de la revisión hecha por la Compañía sobre los "resúmenes de inventario" en cuanto a:

• Comparación con las tarjetas de conteo. • Comparación con los registros detallados de inventario.

0 Cerciórese que se han excluido de los "resúmenes de inventarios

• Las mercancías de terceros • Las mercancías vendidas no entregadas • Las mercancías recibidas no contabilizadas • Las mercancías en consignación

1 Cerciórese que los documentos tomados en el corte de

inventarios fueron los últimos documentos incluidos en los registros contables (Kardex, ventas, compras, consumos, etc.)

2 Compare las cantidades físicas contadas por nosotros el día del

inventario contra los registros de inventario de la Compañía. Cualquier diferencia debe ser satisfactoriamente aclaradas. Selecciones algunos ítems del registro auxiliar de inventarios y:

• Compare la cantidad física vs. lo indicado en las tarjetas de conteo.

• Compruebe las extensiones y las sumas de los registros auxiliares de inventario para verificar la corrección matemática.

3 Compare el total que indican los registros auxiliares de

inventarios (materias primas, material de empaque, productos terminados, productos en proceso, etc. vs. la cuenta control del mayor general.

4 Cerciórese que se han corregido los registros auxiliares de

inventarios con las cantidades que arrojaron los inventarios físicos.

5 Obtenga el comprobante de ajuste de los inventarios físicos y

cerciórese que:

• El ajuste corresponde a las diferencias que arrojan los “resúmenes de inventario".

• Las diferencias mas significativas fueron debidamente

investigadas por la Compañía.

• La investigación fue hecha por personas que no llevan los registros auxiliares o la custodia física de los inventarios.

• Los resultados de la investigación fueron revisados y

aprobados por un funcionario adecuado.

• El ajuste luce razonable con relación al volumen de operaciones, a la experiencia de años anteriores, etc.

6 Si es práctico, efectúe al ______________un movimiento global

de los inventarios a fin de determinar si todas las cantidades compradas, fabricadas y vendidas han sido registradas. De no ser posible en forma global, debe plantearse la prueba a nivel de productos

 

57 

 

o hacer pasos alternos. VALUACION DE LOS INVENTARIOS

7 Determine las fecha en que deberán hacerse las pruebas de

precios para los distintos tipos de inventarios: Materia prima, material del empaque, productos terminados y en proceso

8 Cerciórese que los métodos de valuación de los inventarios se

han mantenido uniformes durante el período. Prepare un G-3 si han ocurrido cambios significativos en la metodología seguida por la Compañía para la valoración de los inventarios (FIFO, LIFO, PROMEDIO).

9 Cuando se empleen costos estándar para valuar las existencias

lleve a cabo los siguientes pasos: (deberán cubrirse para cada tipo de inventario):

• Determine la fecha de la última actualización de los costos hecha por la Compañía en cuanto a base y valores.

• En forma general discuta las razones que tuvo la

Compañía para cambiar el costo estándar y cerciórese de su razonabilidad.

• Evalúe si los costos estándar siguen siendo apropiados, teniendo en cuenta los cambios en las especificaciones o métodos de producción, desde la última actualización hecha.

• Seleccione algunos costos estándar utilizados en los

listados de valuación y compárelos contra la hoja de cálculo y contra los costos estándar utilizados el año anterior. Cerciórase que el costo estándar ha sido razonablemente determinado y su valor debidamente aprobado.

0 Obtenga las cuentas de variaciones ocurridas por la utilización de

los costos estándar y para las variaciones significativas. Determine el origen de las variaciones importantes y si surgen por el empleo de estándares que no corresponden a la realidad.

1 Cuando en la determinación de los costos se utilizan valores

predeterminados para la absorción de la mano de obra y/o la carga fabril:

• Cruce los valores predeterminados contra los cálculos

que contienen el costo real de la mano de obra y la carga fabril.

• Investigue el origen de las variaciones importantes y cerciórese que serán ajustadas.

PROCEDIMIENTOS DE CORTE DE INVENTARIOS

2 Efectúe el corte de los últimos documentos que mueven los

inventarios a la fecha de los inventarios físicos o al cierre del ejercicio. Si el corte de inventarios se efectúa en la misma fecha de los inventarios físicos o del corte de ventas, debe coordinarse con el trabajo allí indicado. Utilice la Guía de corte de documentos.

 

58 

 

3 ESTIMACIONES PARA VALUACION DE INVENTARIOS

4 Determine la necesidad de un estimado para reducir el valor de

los inventarios en razón de:

• Aumentos en el costo de producción no reflejados en el valor de los inventarios al cierre del año.

• Reducciones en los márgenes de comercialización.

• Devoluciones importantes.

• Productos en mal estado, dañados u obsoletos.

• Artículos próximos a su fecha de vencimiento.

Determine si las existencias de inventarios de lento movimiento, obsoletas o deterioradas han sido debidamente identificadas, mediante:

• La revisión de los registros detallados de inventarios

• Revisión de los informes periódicos a la gerencia con dicha información.

• Cantidades en exceso con relación a las necesidades

corrientes de operación y el mayor o menor grado de deterioro de estos artículos

• La discusión con funcionarios adecuados de la

compañía en cuanto a inventarios obsoletos por trabajos defectuosos, dificultades de comercialización, litigios importantes, etc.

5 Cerciórese que aquellos inventarios obsoletos y de lento

movimiento tomados en la prueba física y que no fueron excluidos de los inventarios, fueron incluidos en el estudio de obsolescencia hecho por la Compañía..

Cerciórese al __________ que la estimación para obsolescencia y lento movimiento calculada por la Compañía cubre razonablemente cualquier pérdida en la realización de los mismos.

6 VALOR NETO DE REALIZACION

Efectúe una prueba de Valor Neto de realización. Utilice la Guía incluida en este programa de trabajo.

7 VISITA FINAL

8 Actualice la información de la preliminar hasta la fecha de cierre y

explique variaciones significativas.

 

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En caso de que las pruebas de valuación de los inventarios hayan sido hechas antes de la fecha de cierre:

• Obtenga un análisis del movimiento en las cuentas de

inventario a partir de la fecha preliminar para las materia prima, material de empaque, productos en proceso y productos terminados. Revise la corrección matemática del análisis y evalúe si el movimiento es razonable.

• Revise los ajustes o las partidas inusuales

significativas contra la documentación soporte los asientos de diario no recurrentes.

• Revise los cambios en el costeo de materiales, mano

de obra y costos indirectos en el período intermedio.

• Revise las variaciones con respecto a los costos Standard en el período intermedio

• Revise los márgenes de ganancia bruta en el período

intermedio por evaluar cualquier indicación de que los niveles de costos han cambiado.

9 Revise la suficiencia de la estimación por devoluciones o

descuentos considerando los cambios del mercado. Considerar también los resultados de otros procedimientos y cualquier otra información pertinente disponible.

Determine por inspección y preguntas que la custodia física de las existencias (especialmente las partidas pequeñas de alto valor) continúa siendo satisfactoria.

0 Si se efectúa el inventario físico a la fecha de cierre, no hay

necesidad de hacer las pruebas de corte a la fecha preliminar.

1 Si las pruebas de valuación fueron hechas a una fecha preliminar,

revise la razonabilidad de los costos al cierre del ejercicio. Compare los costos unitarios que aparecen en los registros de inventario al cierre del año con los costos examinados en la preliminar. Investigue y aclare diferencias importantes.

2 Si el corte de inventarios no fue hecho a la fecha de cierre

determine mediante base selectiva lo adecuado del registro de los informes de mercancías recibida por los _____ días anteriores y posteriores al cierre. Utilice la guía de corte de documentos.

Si lo considera necesario, actualice el trabajo de la preliminar relacionado con la valuación de los inventarios hasta la fecha de cierre.

Compruebe el saldo de mercancías en tránsito mediante los siguientes pasos:

• Obtenga un detalle del saldo y compárelo con la

cuenta control.

• Examine para los ítems mas significativos los informes de recepción para cerciorarse que la mercancía fue recibida con posterioridad al cierre.

 

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• Si la mercancía no ha sido recibida examine

documentos de soporte e investigue las causas de la demora.

• Discuta con funcionarios adecuados pedidos en tránsito con demasiada antigüedad y cerciórese de su razonabilidad.

3 Determine las utilidades por ventas/compras entre compañías

que deberán ser eliminadas en consolidación.

Determine mediante el examen de documentos de préstamos, actas, confirmación de mercancías en consignación, etc. el valor de las mercancías dadas en garantía e indique esta situación en un punto de atención al Socio o Gerente.

4 Efectúe una revisión analítica. Cualquier desviación anormal

debe ser explicada y documentada. Este atento a lo siguiente:

• Compare cantidades en existencia con las cantidades vendidas, por renglones importantes.

• Relacione los inventarios en existencia con las

proyecciones de ventas, producción o compras. No se contente con las explicaciones el cliente. Investigue

directamente.

Anote los puntos de recomendación encontrados

CONCLUSION

7 Los inventarios que aparecen en los estados financieros son

propiedad de la Compañía?

8 Los inventarios se han valuado al precio menor del costo o

mercado y el método de determinación del costo es uniforme con el año anterior?

9 La estimación para obsolescencia y devoluciones cubre el valor

de los artículos de lento movimiento, dañados, obsoletos y de las devoluciones?

0 La estimación para obsolescencia y devoluciones es razonable y

cubre adecuadamente el valor de los inventarios dañados, obsoletos o de lento movimiento y de las devoluciones?

Los inventarios dados pignorados o en garantía han sido adecuadamente revelados en los estados financieros o en sus notas ?

 

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