DIAGNOSTICO DE GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE...
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS DIAGNOSTICO DE GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR DE LA FARMACIA SALUD ARAIMA, C.A. LOCATEL - PUERTO ORDAZ Proyecto presentado como requisito parcial para optar al Grado Académico de Tecnólogo. Autor: Nairovis Y. Marín A. Tutor Industrial: Adriana Suarez Tutor Académico: Félix Contreras Puerto Ordaz, Julio 2011
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
DIAGNOSTICO DE GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE
CUENTAS POR PAGAR DE LA FARMACIA SALUD ARAIMA,
C.A. LOCATEL - PUERTO ORDAZ
Proyecto presentado como requisito parcial para optar al Grado Académico de
Tecnólogo.
Autor: Nairovis Y. Marín A.
Tutor Industrial: Adriana Suarez Tutor Académico: Félix Contreras
Puerto Ordaz, Julio 2011
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 2
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA..................................................................................... 4
Identificación de la Empresa ................................................................................................ 4
Descripción del Departamento.............................................................................................. 5
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................................. 8
Plan de Trabajo .................................................................................................................... 9
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ............................................................................... 10
Descripción de las actividades propias del Departamento ................................................... 10
Diagnostico de la Gestión ................................................................................................... 14
Aportes a la Empresa ......................................................................................................... 15
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos ................................................................. 15
Actividades realizadas fuera del Plan de Trabajo ................................................................ 16
CONCLUSIONES ............................................................................................................. 19
RECOMENDACIONES .................................................................................................... 20
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................ 22
ANEXOS ........................................................................................................................... 23
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INTRODUCCIÓN
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir
la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra
en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse
en el mercado. La empresa que aplique controles internos en sus operaciones, se
conducirá a conocer la situación real de la misma, es por eso, la importancia de tener
una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle
una mejor visión sobre su gestión.
Estos controles internos, son efectuados por el consejo de la administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una
garantía razonable para el logro de objetivos. El control interno es la base sobre el
cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza
determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los
estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de
control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema
contable. Desde esta perspectiva, se afirma que un departamento que no aplique
controles internos adecuados y procure su cumplimiento, puede correr el riesgo de
tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán
las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis
operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los
resultados de sus actividades.
Ahora bien, en la Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz),
específicamente en el departamento de cuentas por pagar se han venido presentando
retrasos significativos en sus operaciones, esto obedece a la insuficiente aplicación de
los mecanismos de control interno y políticas establecidas por la gerencia de
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administración y finanzas. En virtud de la problemática, se llevo a cabo un plan de
trabajo tendiente a diagnosticar y puntualizar las debilidades de la gestión del
departamento, con la finalidad de atacarla oportunamente y contribuir al
mejoramiento continuo de los procesos.
Después de efectuada la investigación los hallazgos sugieren en primera instancia,
insuficiente aplicación de los mecanismos de control interno, así como descuido en el
seguimiento y aplicación de las políticas de la gerencia. En segunda instancia, la
necesidad de replantear la cantidad de empleados para el desempeño de las funciones
propias del departamento, estimándose por lo menos un auxiliar contable, que pueda
asistir a los analistas en las actividades más elementales. Está demostrado
científicamente que la sobresaturación de tareas a un empleado puede generar
inconformidades en éste y afectar su productividad y eficiencia, aun puede generar
enfermedades en el empleado constituyendo esto en potencia, un pasivo laboral para
la organización.
En tal sentido, el presente trabajo está estructurado de la siguiente manera:
En primer lugar, se destacan aspectos alusivos a las características de la empresa y
descripción el departamento donde se llevo a cabo la práctica profesional.
En segundo lugar, se enfoca la problemática, el objetivo del plan de trabajo y
actividades.
En tercer lugar, se detallan los logros alcanzados durante el desarrollo de las
actividades del plan de trabajo, los aportes a la empresa y apreciación de los
conocimientos adquiridos.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Identificación de la Empresa
Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz)
Ubicación Geográfica
La Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz), posee sus
instalaciones (Tienda y Oficinas Administrativas) ubicadas en el Sector Alta Vista,
calle Caura con calle Cuchiveros, C.C.C. Alta Vista, local N-173, Puerto Ordaz,
Ciudad Guayana, Estado Bolívar.
Misión
Superar las expectativas de nuestros clientes, proveedores, socios y empleados,
ofreciendo a toda la población en un ambiente de armonía y bienestar, el surtido más
amplio de productos y servicios de salud, con un alto contenido de innovación y
diferenciación.
Visión
Ser reconocida como la primera opción de Salud y Bienestar al detal, para toda la
población.
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Descripción del Departamento
La estructura organizativa de la empresa es de tipo lineal y de asesoría, donde las
líneas de autoridad y responsabilidad se encuentran bien definidas, está constituida
por gerencias administrativas y operativas, las unidades son: Dirección General;
Dirección Corporativa; Relaciones Institucionales; Gerencia de Tienda; Gerencia de
Administración y Finanzas; Gerente de Compras; Gerente de Recursos Humanos.
(Ver Anexo 1)
La práctica profesional específicamente fue realizada en el departamento de
cuentas por pagar, el cual está adjunto a la Gerencia de Administración y Finanzas.
El Objetivo de este departamento es:
Controlar los pasivos de su empresa.
Proveer información actualizada que permita la toma de decisiones para
mejorar el proceso de pago de pasivos.
Hacer frente de manera total y oportuna a los compromisos adquiridos por la
empresa mediante el manejo de estrategias con el departamento de tesorería.
Llevar una agenda o calendario de las obligaciones de pago.
Las características del departamento:
Recibe información de almacén, actualizando el calendario de pagos.
Integración con contabilidad adaptable, capacidad para generar asientos.
Permite la cancelación de un documento en múltiples pagos.
Permite la definición de los documentos a utilizar en cuentas por pagar.
Permite el mantenimiento de la agenda o calendario de pagos.
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El Departamento de cuentas por pagar igual que el resto de los departamentos y
aéreas de la empresa, cuentan con sistema informático muy seguro que les ayude a
mantener sus operaciones administrativas en orden según sea el departamento. El
nombre del sistema es: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de
datos (SAP Versión R/3).
Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados, que abarca
prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Cada módulo
realiza una función diferente, pero está diseñado para trabajar con otros módulos. La
integración total de los módulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las funciones
de la empresa. Esta es la característica más importante del sistema SAP y significa
que la información se comparte entre todos los módulos o departamentos que la
necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre
módulos, como entre todas las áreas.
Este departamento está compuesto por la siguiente manera:
Jefe de Cuentas por Pagar
Se encarga de supervisar, organizar, coordinar y controlar los egresos financieros y
pagos en efectivo, cheques y transferencias bancarias efectuadas a terceros. A fin de
que estos se ejecuten oportuna y confiablemente según los compromisos contraídos
con cada proveedor. El jefe de cuentas por pagar ofrece administración y servicios
financieros para poder garantizar que una operación eficaz, precisa, administrativos y
operativos se logra. Es una persona capaz de realizar funciones de manera eficiente y
eficaz para asegurarse de que las finanzas son más actualizada y precisa, los
empleados se les paga correctamente en tiempo y que los proveedores se les paga de
acuerdo a los términos acordados.
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Analista
El analista de cuentas por pagar se encarga de:
Recibir las facturas por parte del departamento de verificación.
Colocar la fecha de recepción de la misma.
Guardar en acordeón la factura de acuerdo a la fecha de vencimiento.
Debe revisar las órdenes de compras y minutas cuando hay productos
bonificados de que estos sean despachados en el pedido. De no despachar las
bonificadas se realiza el reclamo al proveedor y se descuenta del monto total de
la factura.
Contabiliza el pago e imprime la página del cheque que emite el sistema.
Imprime el cheque.
Entrega los cheques a su supervisor con la relación de pago de esa semana
ordenada en monto de mayor a menor y el monto total que corresponde
cancelar esa semana.
Relaciona en el control Excel los números de depósito que corresponde a cada
pago y si fueron retirados por el proveedor.
Atiende a los proveedores para entrega de cheques.
Realiza las notificaciones de pago.
Carga los pagos por el portal del venezolano de crédito.
Imprime las retenciones de IVA.
Sella y firma las retenciones.
Endosa y llena los depósitos bancarios.
Da respuesta oportuna al proveedor sobre los pagos atrasados.
Para llevar a cabo estas actividades el departamento dispone de 2 analistas, las
funciones aquí descritas son turnadas semanalmente por los 2 analistas (Ver Anexo
2).
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Toda organización tiene como objetivo primordial la búsqueda continua de la
rentabilidad y productividad que le permita tener un continuo crecimiento y ser líder
en el mercado, es por ello que deben tener controles y medios que le permitan ser
eficaces y oportunos, minimizando los márgenes de errores posibles. La
productividad, en términos generales, puede definirse como la capacidad de una
empresa de producir utilidades suficientes para retribuir a sus inversionistas y
promover el desarrollo de la misma. Esta capacidad se determina mediante el estudio
de la eficiencia de las operaciones, de las relaciones entre las ventas y los gastos y de
la utilidad con la inversión del capital. Y se logra mediante la aplicación adecuada y
oportuna de mecanismos de control interno.
La Farmacia Salud Araima, C.A. LOCATEL - Puerto Ordaz, ha fijado dentro de
sus valores y creencias la responsabilidad y la mejora continua, ello implica disciplina
y entrega en el cumplimiento de las normas establecidas, las tareas asignadas y los
compromisos asumidos, además enfocándose en todo momento hacia el
mejoramiento continuo de los procesos. Sin embargo, a pesar de los esfuerzos de
mejora en todas las áreas de la empresa, actualmente en el departamento de cuentas
por pagar se han evidenciado significativos retrasos en sus operaciones, razón por la
cual se considero pertinente iniciar un estudio de diagnostico para identificar los
posibles puntos débiles de la gestión, con la finalidad de poder atacar oportunamente
la problemática y darle continuidad y cumplimiento a los valores de la empresa y los
objetivos de la gerencia.
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Plan de Trabajo
El plan de trabajo a realizar dentro del departamento es el que va a permitir
ordenar y sistematizar las actividades para cumplir con el objetivo de la práctica
profesional.
El objetivo de la pasantía es diagnosticar la gestión del departamento de cuentas
por pagar de la empresa Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz).
(Ver Anexo 3)
En este caso dentro del plan designado, se propuso como punto de partida las
acciones siguientes:
1. Descripción de las actividades propias del departamento.
2. Identificar puntos débiles de la gestión.
3. Diagnosticar la gestión que es llevada a cabo en el departamento.
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
Descripción de las actividades propias del Departamento
La descripción de las actividades que se llevan en el departamento de cuentas por
pagar fue elaborada aplicando la observación directa. La observación directa, Según
Sabino (2002), pueden definirse como… “el uso sistemático de nuestros sentidos en
la búsqueda de los datos que necesitamos para resolver un problema de
investigación.” (p. 155).
Las actividades son:
1. Recepción de documentos y emisión de pago.
2. Registro en el sistema de los pagos realizados.
3. Emisión de Retenciones.
4. Analizar las Notas de Crédito.
5. Realizar Depósitos Corporativos por Internet a los proveedores.
6. Archivar los documentos por pagar de los Proveedores.
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El plan inicial fue diagnosticar la gestión del departamento de cuentas por pagar de
la empresa Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz), lo cual
engloba todas y cada una de las actividades tanto en lo físico, como en el sistema, no
obstante, solo se pudo concretar la lista de actividades enumeradas en el párrafo
anterior a razón del tiempo dispuesto para realizar la pasantía. De allí que, a
sugerencia de la tutora industrial se hizo una selección de las actividades más
relevantes, estableciendo esta lista como una muestra suficiente para inferir o estimar
juicios valorativos y emitir un diagnostico de gestión.
Recepción de documentos y emisión de pago
Esta actividad involucra que:
- El analista recibe las facturas por parte del departamento de verificación.
- Coloca la fecha de recepción de la misma.
- Guarda en acordeón la factura de acuerdo a la fecha de vencimiento.
- Debe revisar las órdenes de compras y minutas cuando hay productos
bonificados de que estos sean despachados en el pedido. De no despachar las
bonificadas se realiza el reclamo al proveedor y se descuenta del monto total
de la factura.
- Contabiliza el pago e imprime la página del cheque que emite el sistema.
- Imprime el cheque.
Identificar puntos débiles
Se pudo observar que en ocasiones al momento de la emisión de los pagos a
proveedores tanto crédito, como de contado, no tenían soporte, que avalara el
procedimiento para el pago y muchas veces no tenían la firma de aprobación por la
persona que autoriza los pagos, notándose debilidad en la aplicación de los
mecanismos de control interno establecidos.
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Registro en el sistema de los pagos realizados
Esta actividad consiste en realizar diariamente la actualización de los pagos a los
proveedores realizados a través de transferencias bancarias o cheques, en donde se
carga en el sistema al expediente de cada proveedor los datos relacionados con la
transacción realizada ese día.
Identificar puntos débiles
Se pudo encontrar que había un retraso en la actualización de los pagos desde el
mes de diciembre del 2010, esto afectaba las conciliaciones bancarias.
Emisión de Retenciones
Este proceso consiste en ubicar la factura en el sistema, y emitir la debida
retención.
Identificar puntos débiles
Se pudo comprobar que en varias oportunidades, el analista en turno encargado de
esta tarea no emitía la retención en el momento requerido.
Analizar las Notas de Crédito
La empresa recibe notas de crédito cuando son generadas por excedentes de
mercancía, mercancía defectuosa, caducada, no solicitada, mercancía sin las
especificaciones pedidas, por descuento por pronto pago, por cambio de precio, por
faltante de mercancía o descuento por volumen como también en ciertos casos
corregir errores por exceso de facturación.
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Identificar puntos débiles
La empresa lleva un adecuado control de las notas de crédito, debido a las
bondades del sistema, no se observaron mayores debilidades, salvo la acumulación de
trabajo. De manera que, a pesar de los controles y seguimiento, esta actividad era
postergada continuamente, por lo que el trabajo se acumulaba significativamente.
Realizar Depósitos Corporativos por Internet a los proveedores
La transferencia bancaria es un modo de mover dinero de una cuenta bancaria a
otra. Es una manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar físicamente
el dinero. Luego de cumplida las transferencias en el sistema, se realizaba la
impresión de la transferencia la cual se ubicaba con el soporte de la factura que se
está pagando.
Identificar puntos débiles
Pese a los mecanismos de planificación y control establecidos, no se lograba
cumplir con la agenda pautada en virtud de trabajo acumulado. Un eslabón básico en
la cadena de suministro son sus proveedores y prestadores de servicios, y mantener
relaciones cordiales con ellos es necesario para lograr el éxito. Un buen principio para
lograrlo, es el realizar nuestros pagos puntualmente, y a la vez, mantener un flujo de
efectivo sano en la empresa.
Archivar los documentos por pagar de los Proveedores
Los documentos que han sido archivados ya han sido pagados como también los
que están por pagarse. Estos documentos constituyen testimonio fiel de los
compromisos adquiridos por la empresa. Es política de la empresa y del departamento
de cuentas por pagar que todo acto administrativo y contable debe estar respaldado
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por los documentos necesarios que garanticen la veracidad de los mismos. Se
manejan alrededor de 400, clasificados en comerciales, suministros, servicios y
relacionados.
Identificar puntos débiles
Se noto la ausencia de un método de archivo adecuado, tanto para los
comprobantes de pago, como para las facturas por pagar, esto afecta la productividad
del empleado, ya que implica invertir un tiempo significativo a la hora de ubicación
de los diferentes documentos.
Diagnostico de la Gestión
En el departamento todas las actividades son importantes, sin embargo, existen
varias operaciones que requieren de atención prioritaria como es el caso del registro
de las facturas para mantener alimentada y actualizada la base de datos, a fin de dar
cumplimiento a la agenda de desembolsos, no obstante, en diversas ocasiones
tuvieron que dejarse de realizar por atender por ejemplo porque un proveedor que
viene en la fecha no convenida o realizar las aplicaciones de descuento para el pago u
otra actividad que salen fuera del cronograma del día. Después de efectuada la
investigación los hallazgos sugieren en primera instancia, insuficiente aplicación de
los mecanismos de control interno, así como descuido en el seguimiento y aplicación
de las políticas de la gerencia.
En segunda instancia, la necesidad de replantear la cantidad de empleados para el
desempeño de las funciones propias del departamento, estimándose por lo menos un
auxiliar contable, que pueda asistir a los analistas en las actividades más elementales.
Está demostrado científicamente que la sobresaturación de tareas a un empleado
puede generar inconformidades en éste y afectar su productividad y eficiencia, aun
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puede generar enfermedades en el empleado constituyendo esto en potencia, un
pasivo laboral para la organización.
Aportes a la Empresa
Los aportes dados a la empresa fueron en calidad de apoyo para realizar ciertas
actividades, ayudando a reducir el trabajo retrasado y a mantener un cronograma
diario de actividades balanceadas, procurando salirse lo menos posible del plan de
trabajo a ejecutarse.
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos
En líneas generales las prácticas realizadas dentro del departamento de cuentas por
pagar se pudieran resumir que todas fueron muy fáciles de aprender, de aplicar y
desarrollar. Se pudo constatar que el éxito de las empresas depende, en gran medida,
de la compenetración, comunicación y compromiso que pueda existir entre sus
empleados. El resultado de un trabajo en equipo, es que las actividades fluyen de
manera más rápida y eficiente. Sin embargo, no es fácil que los miembros de un
mismo grupo se entiendan entre sí con el objeto de llegar a una conclusión final, pero
aun así todas las actividades fueron realizadas y logradas con éxito y facilidad.
Algunos conocimientos logrados:
1. Conocimiento y manejo del sistema SAP (modulo de cuentas por pagar).
2. El uso de manuales de procedimientos y su importancia en la gestión eficiente
de un departamento.
3. Reconocimiento de la importancia de los proveedores. Un pieza básica en la
cadena de suministro son sus proveedores y prestadores de servicios, y
mantener relaciones cordiales con ellos es necesario para lograr el éxito. Un
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buen principio para lograrlo, es el realizar nuestros pagos puntualmente, y a la
vez, mantener un flujo de efectivo sano en la empresa.
Actividades realizadas fuera del Plan de Trabajo
Se realizaron ciertas actividades que no estaban dentro del plan de trabajo, pero
que de igual forma contribuyeron a nuevos conocimientos adquiridos. El trabajo
consistió en obtener los documentos de compensación manuales de partidas abiertas
de un proveedor a través del sistema SAP. El documento de compensación es aquel
que une dos partidas abiertas para cerrarlas, se puede compensar de manera
automática o manual. Ejemplo: facturas no pagadas, cuando realizas el pago, el
documento que se genera es el documento de compensación. El objetivo principal de
esta actividad es compensar registros de un proveedor (facturas, notas de debito,
notas de crédito, anticipos, etc.) que representan partidas abiertas del mismo y que no
han sido compensadas mediante un proceso automático (Ej.: Registro de pagos). Para
la realización de este ejercicio deben existir en el sistema al menos dos (2) partidas
abiertas con signo contrario.
Se inicio la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción el
cual es la F-44, el sistema mostraba una nueva ventana en el cual se mostraban
campos que eran necesarios completar como lo son, la cuenta del proveedor, la
sociedad, fecha de compensación, moneda, periodo contable, indicador de mayor
especial, este ultimo queda en blanco. Luego seleccionamos un icono llamada Tratar
Pas que precisamente se trata es de marcar o seleccionar cuales son las partidas,
documentos o facturas que se van a compensar. Si las partidas a compensar difieren
en valor, se selecciona el campo Contabilizar diferencias de esta manera se
compensaran las `partidas marcadas y se genera una nueva partida abierta por la
diferencia, seguido se visualiza en resumen la operación realizada, se revisa la
operación, si todo está en orden ya para terminar se pulsa el icono de contabilizar y
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la transacción queda concluida y el sistema proyecta un numero de control del cual
se anota en el documento de compensación.
Otra actividad que no estaba incluida en el plan de trabajo se encuentra que en la
tercera semana de la pasantía el Jefe del Departamento de Tesorería solicito la
cooperación, con el permiso de la Jefa del Departamento de Cuentas por Pagar, de la
pasante, con el fin de ayudar a realizar unos asientos diarios que no se habían
registrados del año 2010, el motivo de esta solicitud fue porque se encontró una gran
diferencia de saldo final en los meses desde junio hasta diciembre del año
mencionado, reflejados en libro mayor, de igual forma sucedía con los meses
transcurridos del mes de Enero y Febrero del año 2011.
El objetivo de esta actividad fue registrar los asientos diarios a fin de que la
diferencia localizada en los saldos mensuales de cada mes debiera conciliar, ya que se
hallaba en un saldo muy alto y el libro mayor debe cuadra en cero. Se procedió de
manera inmediata y urgente a realizar los asientos diarios, utilizando el sistema SAP,
y la ayuda conjunta de la Jefa de Caja Principal, en vista de que estaban en los días de
las Declaraciones del Impuesto Sobre la Renta se necesitaban que tanto el libro diario
como el libro mayor estuvieran al día para realizar los cálculos pertinentes a la
declaración. En lapso de 10 días aproximadamente se logro con éxito alcanzar la tarea
asignada.
Otra actividad realizada fuera del plan fue la de registrar asientos contables de
los egresos realizados por Caja Chica. Para realizar los asientos se utilizo el Método
SAP. Como ya se menciono anteriormente este sistema comprende muchos módulos
integrados, que abarcan prácticamente todos los aspectos de la administración
empresarial. Primero se deben llenar los datos de la cabecera. Los obligatorios son:
fecha de documento, fecha de contabilización, clase de documento (el básico suele
ser SA), sociedad y moneda. Dependiendo de cómo esté definida la clase de
documento que se elije, puede pedir algunos datos adicionales. Después en la parte de
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abajo tienes que seleccionar la clave de contabilización y la cuenta a la que quieres
imputar.
Cuando se dispare el matchcode de las claves de contabilización debemos fijarnos
que hace referencia a la clase de cuenta (si se trata de un cliente, proveedor o cuenta
de mayor) y si imputa al debe o al haber. Cuando le damos ENTER te muestra la
pantalla para indicar los datos de la posición. Nuevamente la cantidad de datos
requeridos va a depender de la clave de contabilización y la cuenta seleccionada .En
la parte de abajo de la pantalla se tiene colocar la clave de contabilización y la cuenta
para la posición de contrapartida. Una vez que ingreses al menos 2 posiciones
podemos simular el asiento desde el menú Documento --> Simular y si el asiento está
balanceado o balancea al agregar los impuestos lo muestra.
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CONCLUSIONES
1. Se cumplió el objetivo del plan de trabajo, finalmente se pudo determinar e
identificar las debilidades de la gestión en cuanto a los controles internos.
2. Se constato la necesidad de replantear la cantidad de empleados en este
departamento.
3. El método de archivo está afectando la productividad de los empleados.
4. Se evidencio la necesidad de fijar políticas en torno al análisis de las notas de
créditos, a fin de hacer más efectivo el proceso.
5. Se noto la ausencia de procedimientos para verificar facturas no procesadas.
6. Insuficiente control de los estados de cuenta de los proveedores.
7. Necesidad de hacer conciliación bancaria de egresos.
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RECOMENDACIONES
A la Empresa
1. Fortalecer la supervisión para dar cumplimiento a los criterios y políticas
establecidos por la gerencia de administración y finanzas para el departamento
de cuentas por pagar.
2. Contratar un auxiliar contable, para asistir al personal analista en las
operaciones.
3. Tomar para analizar las notas de crédito las facturas pagadas un número
determinado de días.
4. Establecer procedimientos estándares para acumulaciones al final del periodo
de facturas no procesadas, embarques recibidos pero no la factura, etc.
5. Revisar con mayor periodicidad los estados de cuenta de los proveedores (no
las facturas) para observar partidas atrasadas vencidas.
6. Hacer conciliación bancaria de egresos. A fin de conciliar todos los pagos
emitidos durante el mes, tanto por cheque o transferencia. Esta actividad
constituye un control interno del departamento a fin de demostrar que cada
pago emitido que aparece reflejado en el estado de cuenta bancario, el mismo
este sustentado y registrado en el sistema tanto administrativo como contable.
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A la Universidad
1. Esforzarse progresivamente por brindar una educación de mayor calidad para
el estudiantado.
2. Ofrecer perspectivas más amplias a los estudiantes acerca del campo laboral
para que tengan una base cada vez más firme y de esta manera puedan
adaptarse rápidamente al ámbito de trabajo.
3. Conservar el desarrollo a las nuevas metodologías según sea la especialidad,
eliminando el contenido antiguo y desarrollando propensiones más actuales de
programación, diseño de software, tecnología variada, mantenimiento de
computadoras, análisis de sistemas entre otros.
4. Tomar en cuenta los aportes de los estudiantes y egresados de la UNEG para
aprovecharlos en procesos educativos posteriores.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Alice Naranjo S. Ciclo de Adquisición y Pago. Escuela Superior Politécnica del
Litoral Escuela Politécnica Javeriana. Extraído: Marzo 2011.
http://www.monografias.com/trabajos5/elciclo/elciclo.shtml. 2007.
Catácora, F. Sistemas y Procedimientos Contables. Primera Edición. Editorial
McGraw/Hill. Venezuela. 1996.
Castillo, M. Registro, Control y Cancelación de Cuentas. Tesis de Tecnólogo,
Universidad Nacional Experimental de Guayana, Puerto Ordaz, Estado Bolívar,
Venezuela. 1993.
Correia, Ch. Análisis de las Cuentas por Pagar a Proveedores de la Empresa
Ceriteca. Tesis de Licenciatura, Universidad Nacional Experimental de Guayana,
Puerto Ordaz, Estado Bolívar, Venezuela. 2009.
Leonard, W. Auditoría Administrativa. Evaluación de métodos y Eficiencia
administrativa. México: Editorial Diana. 1990.
Poch, R. Manual de Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda Edición.
Barcelona España. 1992.
ANEXOS
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ANEXO 1. Estructura de la Organización
Regente
Sub – Gerente
Farmacia
Equipos Médicos
Afiliaciones
Caja
Nutrición y Audiología
Pasilleros
Mantenimiento
Contabilidad
Cuentas Por Pagar
Tesorería
Corporación
Compras
Almacén
Inventario
Sistemas
Jefe
De
Nomina
Analista
Imagen
y
Servicios
Director Corporativo Director General Asistente a Gerencia
Relaciones
Institucionales
Gerente de Tienda
Gerente de Administración
y Finanzas
Gerente de Compras
Gerente de RRHH
Mensajero
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ANEXO 2. Actividades de Analista
Analista Día Función
Analista 1 Lunes Contabilizar todos los pagos en SAP
Analista 2 Lunes Realiza las notificaciones de pago a los proveedores
por correo.
Envía los depósitos pendientes de la semana pasada
Analista 1 Martes Archiva los depósitos bancarios y los comprobantes
de egreso.
Notifica los pagos depositados el lunes.
Analista 2 Martes Impresión de cheques y envió a firmas
Analista1 Miércoles Respuestas a la minuta y archivar.
Analista 2 Miércoles Llenar la relación de pagos con los datos bancarios.
Analista 1 Jueves Endosa los cheques
Analista 2 Jueves Cargar pagos por el portal venezolano de crédito
Analista 1 Viernes Atiende llamadas a proveedores responde correos y
apoya al analista 2 en busca de soporte de pagos
Analista 2 Viernes Atención personalizada a los proveedores
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ANEXO 3. PLAN DE TRABAJO
27
ANEXO 4. Pantalla Principal del Sistema SAP R/3
28
ANEXO 5. Despliegue del Menú del Sistema
29
ANEXO 6. Pantalla Principal. Inicio proceso de Compensación Acreedores
30
ANEXO 7. Pantalla Principal. Inicio proceso de Impresión de Retenciones
31
ANEXO 8. Comprobante de Retención del ISLR
Nro. 2010 - 10 -
0000420 COMPROBANTE DE RETENCION IMPUESTO SOBRE LA RENTA Datos del Agente de Retención
Nombre: FARMACIA SALUD ARAIMA ,
C.A N° R.I.F.: J-31645534-3 Fecha: 04/10/2010
Dirección: calle caura con cuchivero cc alta vista pto ordaz- edo
bolivar Año 2010 Telefono: 0286-9614411 / Fax:9618622
Datos del Contribuyente
Nombre: SODEXHO PASS N° R.I.F.: J-30018017-4 Dirección: AV. BLANDICON AV. LOS CHAGUARAMOS, TORRE CORP BANCA N° N.I.T.: Telefono: 0212-20655644 Fax:
Importe Gravado
Fecha Factura N° Factura Control Total Base %
Alicuota I.V.A. % Retención Retenido
06/10/2010 10-316373 10-
316373 512,85 12 61,54 2% 10,25 T o t a l e s: 10,25
Conforme: Unidad de
Impuesto:
