El Formato Condicional

7/22/2019 El Formato Condicional

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Archivo de prctica 1 Ejercicio REF ABSOLUTAS_.xls

EL FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formatoespecial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan unadeterminada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc.

Cmo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

- Accedemos al men Formato y escogemos la opcin Formato condicional...

Nos aparece el cuadro de dilogo Formato condicional como el que vemos en la imagen.

En este cuadro indicaremos una condicin y el formato que debern tener los valores que cumplanesa condicin.

Podemos escoger entre una condicin basada en el Valor de la celda o basada en una Frmula.

Si nos basamos en Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser unvalor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones deese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escogerel formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puedemodificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de lacelda, etc.

Si pulsamos sobre Agregar >> podemos aplicar otra condicin. Como mximo podemos aplicar trescondiciones distintas.


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Si pulsamos sobre Eliminar... nos aparece un cuadro de dilogo donde podremos escoger lacondicin a eliminar.

Al pulsar sobre Aceptar aplicaremos el formato condicional sobre la celda.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional.

Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningnformato especial.

EJERCICIO:Archivo de prctica inventario_productos.xlsx

Una vez tengas el archivo abierto, sigue estas instrucciones:

1. Aplique formato condicional donde se evidencie las siguientes condiciones, para loscomputadores porttiles color rojo, proyectores color verde y otros resaltados con colorazul.

2. Filtra los datos y mostrar nicamente los computadores porttiles y los proyectores.3. Agrega otro filtro mostrando el mes de septiembre como entrada y fjate qu sucede con

los resultados.4. Borra los filtros que agregaste en los dos primeros puntos.5. Filtra los datos para mostrar nicamente los que tengan la palabra cmara.


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LA VALIDACIN DE DATOS

QU ES LA VALIDACIN DE DATOS EN EXCEL?

La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene unafuncin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensajede error o aviso si llegara el caso.

Para aplicar una validacin a una celda.

- Selecciona la celda que se quiere validar.

- Accede a la ficha Datos Validacin de datos...

Aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que seve en la imagen donde se puede elegir entre varios tipos de validaciones.

En la seccin Criteriode validacin se indicala condicin para queel dato sea correcto.

Dentro de Permitir:

Se puede encontrarCualquier valor,Nmero entero,Decimal, Lista, Fecha,Hora, Longitud detexto y personalizada.Por ejemplo sielegimos Nmeroentero, Excel slopermitir nmerosenteros en esa celda,si el usuario intenta

escribir un nmero decimal, se producir un error.

Se puede restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos:, donde, porejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8.

En la opcin Permitir: Se elige Lista, se puede escribir una lista de valores para que el usuariopueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen:podremos escribir los distintos valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en formade lista.

En la pestaa Mensaje entrante se puede introducir un mensaje que se muestre al acceder a lacelda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esacelda.


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En la pestaa Mensaje de error se puede escribir el mensaje de error que se quiere mostrar alusuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR

Excel permite designar los siguientes tipos de datos vlidos para una celda:

Nmeros Especifique que la entrada en una celda debe ser un nmero entero o un nmerodecimal. Puede establecer un mnimo o mximo, excluir un nmero o intervalo determinado, outilizar una frmula para calcular la validez de un nmero.

Fechas y horas Establezca un mnimo o mximo, excluya determinadas fechas u horas, o utiliceuna frmula para calcular la validez de una fecha u hora.

Longitud Limite el nmero de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un nmeromnimo de caracteres.

Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequea,

mediano, grande, y admita slo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de listadesplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la seleccin de una opcin de lalista.

TIPOS DE MENSAJES QUE SE PUEDE MOSTRAR

Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antesde que el usuario introduzca los datos y otro que aparece despus de que el usuario intenteintroducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante deOffice, ste mostrar los mensajes.

Mensaje de entrada Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace

clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre eltipo de datos que se han de introducir en la celda.

Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece slo cuando el usuario escribe datos no vlidosy presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Mensaje de informacin Este mensaje no impide la entrada de datos no vlidos.Adems del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de informacin, un botnAceptar, que introduce los datos no vlidos en la celda, y un botn Cancelar, querestaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no vlidos.Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sintroduce los datos no vlidos en la celda, Noregresa a la celda para ms modificacionesy Cancelarrestaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de detencin Este mensaje no permite la entrada de datos no vlidos.Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detencin y dos botones:Reintentarregresa a la celda para ms modificaciones y Cancelarrestaura el valoranterior de la celda. Observe que este mensaje no est concebido como medida deseguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no vlidos escribiendo ypresionando ENTRAR, pueden eludir la validacin copiando y pegando o rellenando datosen la celda.


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HERRAMIENTAS PARA ESTADISTICA

LA FUNCIN FRECUENCIA

HISTOGRAMA

Archivo de prctica ejercicio_frecuencias.xlsx

Excel tiene varias funciones estadsticas, cuando la cantidad de datos es numerosa es esencialresumirla de manera adecuada para su posterior anlisis. La funcin frecuencia resume los datos deuna tabla por intervalos.

TABLA DE FRECUENCIAS:

Una tabla de frecuencias es una herramienta para registrar el comportamiento de un conjunto dedatos; consiste en organizar la informacin en intervalos, estableciendo la cantidad de datoscomprendidos en dichos intervalos.Cuando los datos tienen carcter cualitativo se agrupan por modalidades, por ejemplo, sexo:

Modalidad Conteo FrecuenciaHombresMujeres

llllllllllll

75

Si la informacin es de carcter cuantitativo, sta se organiza por valores en un intervalo, porejemplo, personas que tenen determinado peso.

Intervalo Conteo Frecuencia50-6061-6566-70

llllllllllllllllll

846

ELABORAR LA TABLA DE FRECUENCIA

1. Se selecciona el rango de las celdas en donde se desea posicionar las frecuencias (G2:G4)2. Active el botn insertar funcin de la barra de frmulas , esta accin desplegar el

cuadro dilogo del mismo nombre.

3. Seleccione la categora Estadsticas y escoja lafuncin Frecuencia.

4. presioneAceptar y se presentar un cuadro dedilogo para introducir los argumentos de la funcin.


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5. En el recuadro datosingrese el rango de

los valores a los cules les desea hallar lafrecuencia. (B2:B30)

6. En el recuadro Gruposse ingresa elrango en donde estn ubicados losintervalos de los datos. (F2:F4)

7. finalmente presione las teclas ctrl.+Shift+ Introy los resultados de lafrecuencia se presentarn en el rango delas celdas seleccionadas.


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HISTOGRAMA

Un histograma es una representacin grfica de un conjunto de datos que muestra su frecuenciapara cada intervalo. El histograma permite visualizar patrones que no se observan fcilmente enuna tabla de datos; por lo general, estos grficos se emplean en la comprobacin de teoras y

pruebas de validez. Al analizar un histograma se identifican y se clasifican los patrones de variaciny se desarrollan las explicaciones para dichos patrones.

En otras palabras, la herramienta de anlisis Histograma calcula las frecuencias individuales yacumulativas de rangos de celdas de datos y de clases de datos. Esa herramienta genera datosacerca del nmero de apariciones de un valor en un conjunto de datos.

Por ejemplo, en una clase con 20 alumnos, puede determinarse la distribucin de calificacionesmediante una categora de puntuacin por letras. Una tabla de histograma presentar los lmitesde las calificaciones por letras as como el nmero de calificaciones que haya entre el lmitemnimo y el lmite actual. La calificacin nica ms frecuente es la moda de los datos.

Para elaborar un histograma en Excel es necesario tener en cuenta los siguientes argumentos:

Rango de Entrada: Contiene los datos que sern analizados a travs del histograma. Rango de Clases:Representa los lmites de clase que se emplearn. Los valores para este

rango deben estar ordenados en forma ascendente. Rtulos: nombres de columna incluidos en el rango de clases. Rango de Salida: ste incluir la tabla de resultado y el histograma.

PARA ACTIVAR LOS COMPLEMENTOS

1. Clic en el botn iniciode Office y eligeOpciones de Excel

2. Dentro de la ventana escoge complementosHerramientas para anlisisy luego clic en elbotn Ir.


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3. Luego se muestra la siguiente ventana:

4. Y activa la el complemento: Herramientas para anlisis, yclic en Aceptar.

ELABORAR LA TABLA DE FRECUENCIA

5. Una vez cargado Herramientas para anlisis, el comandoAnlisis de datosestar disponible en el grupoAnlisisde la

ficha Datos.

6. Aparece la ventanaAnlisis dedatos, elige Histograma y clic en

Aceptar.


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7. En el campo Rango de entradaseleccione los datos a analizar.8. En el campo Rango de clases seleccione el rango de los intervalos de los datos.

9. En el rea Opciones de salida active el botn de opcin En una hoja nueva: y la casillade verificacin Crear grfico.

10.Presione el botnAceptar y se generar el grfico del histograma con una tabla que indicala clase y frecuencia de los datos.

RECUERDE:

Rango de Entrada: Contiene los datos que sern analizados a travs del histograma. Rango de Clases:Representa los lmites de clase que se emplearn. Los valores para este rango

deben estar ordenados en forma ascendente. Rtulos: nombres de columna incluidos en el rango de clases. Rango de Salida: ste incluir la tabla de resultado y el histograma.


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TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinmica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de clculo. Lo mejor de todo

es que puedes cambiarla fcil y rpidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo

de sta una herramienta muy poderosa.

1. Teniendo seleccionada la tabla base2. Dar clic en opcion insertar3. clic en boton tabla dinamica

Aparece este cuadro:Se debe dar el rango completode la tabla y la nuevaubicacin de la tabla dinmica


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Aparecer esta pantalla:En esta Zona deber seleccionar los elementos de la tabla bsica que utilizara ensu tabla dinmica.


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Cuando haya seleccionado los elementos aparecer su tabla dinmica as:

En esta Zona deber especificar el clculo o la ubicacin de los elementos(arrastrndolos)

Al dar clic sobre los valores, se especifica qu tipo de funcin desea que se opere,as:


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Aparecer este cuadro desdedonde configurara lasfunciones u operaciones:

Tablas dinmicasArchivo de prctica tablas_dinmicas.xlsx

1. Crea una tabla dinmica que muestre el total obtenido por cada vendedor2. Ajusta la tabla dinmica para mostrar las ventas totales obtenidas en cada mes3. Aade etiquetas de columna en la tabla dinmica para ver el total vendido tanto por meses

como por ciudades4. Practica la segmentacin de datos para ver cmo se afecta la tabla dinmica

El Formato Condicional

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