Fundamentos de formato condicionalElformato condicional en Exceles una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.Razn para utilizar el formato condicionalSiempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que elformato condicionalpuede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.Ejemplos de formato condicionalFormato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

Cmo se aplica el formato condicional?Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer clic en el comandoFormato condicionalque aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Unformato condicional en Excelest siempre basado en una regla que posteriormente se podr editar si as lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos: Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.). Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilizando una frmula donde podrs aplicar una lgica ms compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender, pero una vez que lo hagas ser muy intuitivo de utilizar.Por ahora estudia estos conceptos bsicos y en los siguientes das analizaremos algunas de las opciones que tenemos para aplicar elformato condicional.Ocultar datos en Excel con formato condicionalCuando queremos ocultar informacin en nuestras hojas de Excel generalmente ocultamos las filas o columnas completas. Sin embargo hoy te mostrar cmoocultar datos en Excelutilizando elformato condicionalsin necesidad de ocultar filas ni columnas.A continuacin puedes ver el resultado que obtendremos despus de seguir los pasos descritos del artculo:

Con solo marcar la caja de seleccin se mostrar una tabla de descuentos que es de ayuda para validar que se est aplicando el descuento correcto. Al quitar la seleccin de la caja se volver a ocultar la tabla de descuentos.Primer paso para ocultar los datosPartimos del supuesto que tenemos nuestra hoja de Excel con toda la funcionalidad deseada. En este ejemplo sern las celdas que hacen el clculo del total as como la tabla de descuentos. Cada grupo de celdas con el formato que necesitamos.

El primer paso ser agregar un control de formulario conocido como Casilla de verificacin que se encuentra dentro de laficha Programadory dentro del men desplegable del botn Insertar:

Una vez dibujada laCasilla de verificacintendrs tu hoja de Excel como la siguiente:

Vincular celda con la Casilla de verificacinEl siguiente paso es vincular la Casilla de verificacin con alguna celda de nuestra hoja de manera que podamos saber en todo momento si la casilla est seleccionada. Haz clic derecho sobre la casilla de verificacin y selecciona la opcinFormato de controly se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

En el recuadro Vincular con la celda debes indicar la celda que desplegar el estado de la caja de seleccin. Para este ejemplo he seleccionado la celda B10. Al pulsar el botn Aceptar selecciona la caja de seleccin y vers reflejado su estado en la celda B10:

Si desmarcamos la caja de seleccin la celda B10 mostrar el valor FALSO. De esta manera podremos saber el estado de la cada de seleccin en todo momento. Ya que no deseamos que el valor de la celda B10 sea visible cambiar el color del texto para que sea blanco y de esa manera el texto se pierda con el fondo blanco de la hoja.Crear regla de formato condicionalAhora debemos crear la regla deformato condicionalque nos permitir ocultar la tabla de descuentos y para ello debo seleccionar todo el rango de la tabla de descuentos (E2:F10) e ir al botnFormato condicionalde la ficha Inicio y seleccionar la opcinNueva regla. Se mostrar el cuadro de dilogoNueva regla de formato.

En este cuadro de dilogo debemos hacer varias cosas: Seleccionar la opcinUtilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. Dentro del cuadro de texto colocar la siguiente frmula: =$B$10=FALSO. Esta frmula har que se aplique la regla de formato en caso de que el valor de la celda B10 sea igual a FALSO. Pulsar el botn Formato y asegurarse que el color blanco est seleccionado dentro de la seccin Fuente. Adems en la seccin Bordes debemos seleccionar la opcin Ninguno y finalmente en la seccin Relleno asegurarnos que est seleccionada la opcin Sin color.

Finalmente cierra el cuadro de dilogo deFormato de celdasy en el cuadro de dilogo deNueva regla de formatopulsa el botn Aceptar. En cuanto aceptes la creacin de la nueva regla deformato condicionaltendrs una hoja como la siguiente:

La tabla de descuentos habr desaparecido debido a la regla deformato condicionalrecin creada y al encontrase desmarcad la caja de seleccin. Al marcar de nuevo la caja de seleccin la tabla de descuentos se volver a mostrar tal como en la imagen al inicio del artculo.Resaltar celdas con formato condicionalEn el artculofundamentos de formato condicionalhemos aprendido las bases sobre este tema y en esta publicacin aprenderemos sobre la primera de las opciones de men de formato condicional:Resaltar reglas de celdas.

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con laregla de formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.Reglas de formato condicionalLa opcinEs mayor quemuestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el formato especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:

Las opcionesEs menor que,Es igual a,Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La opcinEntremuestra un cuadro de dilogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarn el rango de valores a buscar:

La opcinUna fechamuestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que estaregla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.Finalmente la opcinDuplicar valoreste permitir resaltar ya sea los valore nicos los valores duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar laregla de formato condicionaladecuada.Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores nicosEn esta ocasin veremos cmo aplicar formato condicional a aquellas celdas que son nicas en nuestra lista de datos o por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas que se repiten.Formato condicional a valores duplicadosEn primer lugar debers seleccionar el rango de datos al cual se le aplicar el formato condicional:

Despus debers ir a la fichaInicioy en el grupoEstiloshacer clic sobreFormato Condicionaly posteriormente desplegar el menResaltar reglas de celdasy elegir la opcinDuplicar valores.

Se mostrar el cuadro de dilogoDuplicar Valores.

Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados excepto el da sbado porque es el nico de toda la lista que no se repite:

Formato condicional a valores nicosAhora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a losvalores nicosde nuestros datos y en este caso significar que solamente la celda del da Sbado quedar con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la fichaInicioen el grupoEstilosselecciona el comandoFormato condicionaly a continuacin enAdministrar reglas.

Eso mostrar el cuadro de dilogoAdministrador de reglas de formato condicionales.

En el cuadro de dilogo podrs observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro de dilogoEditar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de dilogo selecciona la opcinnicodentro de la lista desplegable.

Haz clic en el botn Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicar la nueva regla sobre los datos dejando solamente al da sbado con un formato especial por ser el nico valor que no se repite.

El formato condicional es una caracterstica muy poderosa de Microsoft Excel que te ayudar a presentar adecuadamente los datos.Reglas superiores e inferiores para analizar datosDespus de haber introducido losconceptos fundamentales de formato condicional, ahora analizaremos con un poco ms de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional especiales. Estas reglas se muestran dentro del menFormato condicionaly dentro de la opcinReglas superiores e inferiores.

Reglas superiores e inferiores de formato condicionalLa regla10 superioreste permitir resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de dilogo de esta regla es el siguiente:

Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10 superiores podras seleccionar los 20 superiores si as lo deseas. La regla10 inferioresfunciona de manera similar, solo que Excel obtendr las celdas con menor valor dentro del rango.La regla10% de valores superioreses similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas.El cuadro de dilogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un 20% para un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicar a 4 celdas. La regla10% de valores inferioresselecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.Finalmente la reglaPor encima del promediohace dos cosas. En primer lugar calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recin calculado. Al no tener nign argumento, el cuadro de dilogo de esta regla solamente solicta el formato a aplicar:

La reglaPor debajo del promedioseleccionar todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio.Tambin puedes consultar el artculoResaltar celdas con formato condicionalpara conocer ms sobre otras reglas de formato condicional.Resaltar fines de semana con formato condicionalCuando ests creando un calendario de proyecto un reporte a veces es de utilidad resaltar los das que son fines de semana. Eso lo puedes hacer fcilmente y rpido aplicando una regla de formato condicional. En primer lugar debers tener listos los datos:

Ahora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha Inicio haz clic sobreFormato condicionaly selecciona la opcin Nueva regla:

Regla de formato condicional para fines de semanaEsto mostrar el cuadro de dilogoNueva regla de formatoy debers seleccionar la opcinUtilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato:

En el cuadro de frmula debers colocar la siguiente frmula:=DIASEM(A1, 2) > 5Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botn Formato y en la seccin Relleno selecciona el color de tu preferencia para marcar losfines de semana:

Finalmente la regla de formato queda de la siguiente manera:

Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha defin se semanase resaltarn con el color previamente definido:

Consulta ms informacin sobre la funcinDIASEMResaltar filas alternasMuy a menudo cuando presentamos los datos en una tabla muy grande se dificulta distinguir la informacin que pertenece a la misma fila. Para poder ayudar en la lectura se puede resaltar el fondo de lasfilas alternascon un color especial de manera que pueda distinguirse la informacin entre filas diferentes.Por supuesto que puedes alcanzar este formato utilizando el funcionamiento implcito de las tablas, pero si quieres probar una opcin diferente contina leyendo.Crear la regla de formato condicionalEn primer lugar debers seleccionar los datos a los que dars formato.

Ve a la ficha Inicio y dentro deFormato condicionalselecciona la opcinNueva reglalo cual mostrar el cuadro de dilogoNueva regla de formato.

Frmula para resaltar filas alternasIMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la funcin RESTO regresa su nombre a RESIDUO.Selecciona la opcinUtilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formatoy en el cuadroDar formato a los valores donde esta frmula sea verdaderacoloca la siguiente funcin:=RESTO(FILA(),2)=0

Lo que sta frmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicar un formato diferente. En caso de que quieras que sean las filas impares las que reciban el formato diferente entonces la funcin deber ser:=RESTO(FILA(),2)=1Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la siguiente funcin:=RESTO(COLUMNA(),2)=0Una ventaja de este mtodo es que podras resaltar cada 3 filas, solamente utiliza la siguiente frmula:=RESTO(FILA(),3)=0Finalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el botn Formato y se mostrar el cuadro de dilogoFormato de celdas. Para este ejemplo elegiremos un color de relleno diferente.

Despus haz clic en el botn Aceptar y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogoEditar regla de formato. Los datos que haban sido seleccionados recibirn el formato de acuerdo a la regla recin creada.

Ahora ya conoces un truco interesante del formato condicional pararesaltar filas alternasen Excel. Obtn ms informacin sobre lafuncin RESTO.Buscar valores usando formato condicionalSeguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como el catlogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa gran cantidad de informacin es indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.

Buscar en Excel con formato condicionalEn esta ocasin te mostrar cmo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el cuadro de bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo entontrar en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comandoFormato condicionaly seleccionar la opcinNueva regla:

Se mostrar el cuadro de dilogoNueva regla de formato:

Frmula para encontrar valoresSelecciona la opcinUtilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto coloca la siguiente frmula, que explicar en un instante:=Y($B$2"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a las celdas que cumplan la regla.

La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con las celdas que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos valores utilic la funcin MINUSC que los convierte en minsculas antes de hacer la comparacin de manera que la bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas. Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 est vaca.Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que introduzcas en la celda de bsqueda:

Borrar reglas de formato condicionalUna vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado a los datos.Eliminar formato condicional de celdas seleccionadasUna manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobreFormato condicionaly seleccionar la opcinBorrar reglasy posteriormenteBorrar reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas seleccionadas.Eliminar formato condicional de todas las celdasEl segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men previamente mencionado:Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarn todos y cada uno de ellos.Eliminar algunas reglas de formato condicionalEl ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic enFormato condicionaly posteriormente en la opcinAdministrar reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botnEliminar reglay posteriormente en el botn Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.