Elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de ...

WPR-IN-MM-01, Versión: 01 Documento generado en el marco del contrato 038 de 2014- Implementación de SAP ERP

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Tabla de contenido

1. Definición ................................................................................................................ 2

2. Contenido ............................................................................................................... 2

2.1. Realizar solicitudes de pedido- ME51N ................................................................... 3

2.2 Liberar solicitud de pedido individual -ME54N ..................................................... 16

2.3 Liberar solicitud de pedido colectiva -ME55 ......................................................... 18

2.4. Modificar la solicitud de pedido- ME52N .............................................................. 25

2.5. Visualizar Solicitud de pedido-ME53N .................................................................. 27

2.6. Crear un contrato marco-ME31K .......................................................................... 30

2.7. Modificar contrato marco-ME32K ......................................................................... 41

2.8. Visualizar contrato marco-ME33K ......................................................................... 45

2.9. Crear pedido de compras-ME21N ......................................................................... 48

2.10. Modificar pedido de compras-ME22N ................................................................ 59

2.11. Visualizar pedido de compras-ME23N ................................................................ 61

2.12. Generar reporte de pedidos-ME2N ..................................................................... 63

2.13. Crear petición de ofertas-ME41 .......................................................................... 67

2.14. Modificar petición de ofertas-ME42 ................................................................... 72

2.15. Visualizar petición de ofertas-ME43 ................................................................... 74

2.16. Generar reporte de peticiones de oferta-ME4N ................................................. 76

2.17. Realizar entrada de mercancía-MIGO ................................................................. 79

2.18. Visualizar entrada de mercancía-MIGO .............................................................. 84

2.19. Solicitar anticipo-F47 ........................................................................................... 89

2.20. Asignar y tratar solicitudes de pedido-ME57 ...................................................... 92

2.21. Enviar petición de oferta a proveedor (reenvío de la petición de oferta)-ME9A 94

2.22. Visualizar dato maestro del acreedor-XK03 ....................................................... 97

2.23. Visualizar pagos de facturas del acreedor-FBL1N .............................................. 99

3. Documentos de referencia ................................................................................. 101

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PEDIDOS DE COMPRAS NACIONALES Y ENTRADA DE MERCANCÍA PARA LOS GRUPOS DE COMPRAS

GESTIÓN LOGÍSTICA Y DE INFRAESTRUCTURA

Elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras


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1. Definición Este instructivo contiene los pasos para realizar el pedido de materiales, servicios y de

activos fijos con proveedores nacionales. El proceso incluye la elaboración de la solicitud

de pedido hasta la entrada de la mercancía para los grupos de compras centralizados.

2. Contenido Ingresar a Sap Logon

Ingresar al sistema SAP

Ingresar usuario y clave en el sistema



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2.1. Realizar solicitudes de pedido- ME51N 1. Digitar en la casilla superior la transacción ME51N, dar enter o

Otra forma de acceder a la transacción es ingresando por la ruta del menú indicada a continuación:



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2. Crear Solicitud de pedido valor menor a 150 SMMLV. Este componente se utiliza si se desean notificar necesidades de materiales y/o servicios externos y efectuar un seguimiento de tales necesidades. Las solicitudes de pedido en la Universidad están sujetas a un procedimiento de liberación (de aprobación o autorización) por el ordenador de gasto. 3. Al ingresar con la transacción ME51N, presenta tres cuerpos de información; cabecera, posiciones y detalle de posición, las cuales pueden desplegarse o replegarse con el ícono

que indica abierto o con el ícono que indica cerrado.

En el primer cuerpo: cabecera, lleva a la siguiente vista de la cual se debe seleccionar alguna de las opciones que inician como se muestra



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Se debe seleccionar alguna de las que inicien con código Z y que tienen el siguiente significado y que tienen equivalencia al pedido que después se genere a partir de dicha solicitud de pedido

EQUIVALENCIAS SOLPED PEDIDO

ZMNC Solped Menor cuantía Fondos Generales ZPMC Pedido Menor cuantía Fondos generales

ZMCO Solped Menor cuantía Otros Fondos ZPMO Pedido Menor cuantía Otros fondos

ZCSU solped Contrato Marco de suministros ZPSU Pedido suministros

ZCPU Solped contratación ZCIP Pedido Invitación Pública ZPDP Pedido global de suministro

4. Puede ingresar un texto de cabecera que se refiere a observaciones generales del proceso, en el ejemplo PAPELERÍA PARA EL PROYECTO 21 como se muestra



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5. Se ingresa a las posiciones o sea, a los ítems que se van a ingresar. Se selecciona en I, el tipo de imputación: Activo fijo, Orden interna, Centro de Costo, Proyecto o U desconocido. Debido a que es necesario calcular el valor de la Solicitud de pedido con el fin de conocer el valor del CDP que se hace mediante la solicitud de precompromiso (CDP), se recomienda utilizar en principio la imputación U y cuando se conozca el No. Del CDP, se cambia a tipo de imputación por alguna de las demás.



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6. De igual forma en P o tipo de posición se selecciona siempre normal N. (en blanco)

7. Selecciona el material del maestro como se muestra



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8. No es necesario llenar el texto breve de descripción, porque lo trae del maestro de materiales o del registro info, se coloca cantidad solicitada, fecha de entrega, centro logístico, grupo de compras como se muestra

9. En los detalles de posición se puede hacer por cada una de las posiciones una descripción más precisa del material. Para pasar a los detalle de cada posición de debe dar clic en la casilla siguiente. Se señala la que se va a trabajar. El menú por posición es el siguiente



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Aquí se pueden asignar datos de: material, cantidades y fecha, valoración (cuando se ingresa manualmente un valor o se trae del maestro de materiales, la fuente de aprovisionamiento utilizado cuando se tiene un contrato de suministro o cuando se utiliza el registro info, el estatus o estado de la solicitud de pedido, persona de contacto del proveedor, textos adicionales para la posición, dirección de entrega que se selecciona desde la tabla anexa de direcciones de la Universidad, listado ME01 y datos del cliente que corresponde al responsable o usuario solicitante. 10. De acuerdo con lo recomendado en el numeral 5 de este documento, cuando se indica tipo de imputación “U”, el sistema no solicitará el CDP. En este caso se pueden diligenciar todos los demás datos ya mencionados y se deja la imputación para cuando sea expedido el CDP. Se grabar la solicitud de pedido en forma temporal y cuando se tenga el CDP se modifica con la transacción ME52N. Para que esto ocurra se deben tener los registros info que corresponden a las cotizaciones vigentes que se tengan del material. En caso de no existir, se debe solicitar su creación a la instancia respectiva. Para obtener el valor del CDP se debe hacer lo siguiente: En Fuente de aprovisionamiento se da Asignar fuentes aprov, el sistema muestra las opciones, se señala el valor escogido como se muestra

En caso de existir un contrato de suministro, el sistema adjudica directamente el material al proveedor que tiene el contrato como se muestra



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Nota: Para explicar cómo se calcula el valor del precompromiso se continúa el ejemplo con estos materiales que tienen contrato de suministro. Con el ícono salida a lista

Lleva a una planilla como se muestra



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En opciones

Muestra la siguiente vista en la que se señala la opción /Z1DEFAULT como se muestra



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Al dar doble clic en ella me muestra la siguiente pantalla en la que se puede observar el valor de la Solicitud de pedido sin IVA. A este valor se le agrega el IVA que corresponde al que al del precompromiso. Para el ejemplo es de 6.300*1.16 = 7.308



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El ícono se puede utilizar en cualquier momento para que indique lo que falta.

Siempre que en la posición aparezca en el campo St el ícono , indica que tiene algún dato por ingresar o con error. Cuando no presenta novedades y se puede grabar aparece

el ícono y emite el mensaje “Durante la verificación no apareció ningún mensaje” se

graba y emite el mensaje 11. Cuando se haya expedido el CDP se modifica la solicitud de pedido con la transacción ME52N, cambiando el tipo de imputación de U por K centro de costo, F orden interna o P proyecto. Se hace el ejercicio con K, el sistema pedirá por cada posición el número de CDP como se muestra



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Se le ingresa el CDP y el sistema llena los demás datos. Lo propio se hace con cada

posición y al final se da verificar con el ícono y se graba. Emite el mensaje la solictud de pedido ha sido modificada.



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12. El sistema guardará un archivo en PDF de las fuentes de aprovisionamiento, que se

podrá consultar en el ícono servicios para objeto, que sirve de soporte en cualquier momento para efectos administrativos o para organismos de control, como se observa.



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2.2 Liberar solicitud de pedido individual -ME54N 1. Digitar en la casilla superior la transacción ME54N, dar enter o


2. Ingresar el número de la solicitud de pedido, se selecciona o se da doble clic en el listado que aparece en resumen documento activo. Para el ejemplo se indica la solicitud de pedido 10000081 como se muestra:



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3. Como se observa en el lado derecho se encuentran los niveles 00, 02, 03 de liberación. El primero corresponde al creador de la solicitud de pedido y permite que sólo hasta que éste se encuentre totalmente seguro de haber terminado su Solicitud de Pedido lo pase a la siguiente instancia. El 02, Grupo de Compras Centralizado lo ejecuta este grupo para compras con cargo a Fondos Generales o para materiales que tienen contrato de suministro. El 03, corresponde a la única ordenación que hace el respectivo Ordenador del Gasto del centro de costo que se eligió. En cada caso el correspondiente ejecutor de la

liberación le da clic en el ícono y cambia a como se muestra:



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4. Al dar grabar aparece el mensaje: La solicitud de pedido 0010000081 ha sido modificada. Sólo hasta ese momento se puede convertir en Pedido.

2.3 Liberar solicitud de pedido colectiva -ME55 1. Digitar en la casilla superior la transacción ME55N, dar enter o




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2. Indicar en la vista las diferentes maneras de liberar las solicitudes de pedido como se muestra (por rango de solicitudes, por material, por grupo de compras, entre otras):



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3. Cuando no se indica ninguna variable, con el ícono , muestra todos las solicitudes de pedido que tenga por liberar. Se le debe indicar el código de liberación para el ejemplo se seleccionó el código “00 Creador” como se muestra:

4. Al dar ejecutar con me lleva a la siguiente vista, en este caso solo tiene una solped por liberar, en caso de tener varias solicitudes, señalas las que quiere liberar y grabar.



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Nótese como en este paso la nota dice: Se puede liberar, indicando que aún no se ha liberado la solicitud de pedido. 5. Al grabar le muestra la siguiente vista:

Nótese como en este paso la nota dice: en el segundo Liberación efectuada indicando que ya se liberó la solicitud de pedido.



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15. Crear Solicitud de pedido por valor mayor o igual a 150 SMMLV y por valor mayor o igual a 2000 SMMLV. La solicitud de pedido se realiza de igual manera que una solicitud de pedido por valor inferior a 150 SMMLV descrita en los pasos anteriores. Se crea al momento de iniciar el proceso para que obtenga las aprobaciones del ordenador de gasto y del Comité Técnico en Contratación. Se hace todo el proceso de Invitación pública por fuera de SAP y cuando se tenga seleccionados el o los proponentes se realiza la modificación de la solicitud de pedido, asignándolos como proveedor fijo. La solicitud de pedido se convertirá luego a Contrato Marco en SAP y este a pedido. Las solicitudes de pedido y por valor mayor o igual a 2000 SMMLV requerirán aprobación del Consejo Superior. Lo referente a documentos generados como: Análisis de Conveniencia para Contratar, Pliego de Condiciones, Evaluaciones de los comités respectivos, Actas de Comité en Contratación, Resoluciones Rectorales de apertura, adjudicación, actas de apertura y cierre y demás, se ingresarán a SAP como documentos anexos en la ruta que se indica: 16. Tal como se indicó anteriormente, en la parte superior izquierda se da clic en el ícono

servicios para objeto y despliega la siguiente pantalla

17. El sistema propone buscar en el lugar en que se tiene la información como se muestra:



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18. Se busca y selecciona el archivo y se dice abrir, el sistema lo crea como objeto.

Cuando se quiera consultar el archivo anexo, se da clic en el mismo ícono y se selecciona lista de anexos como se muestra:



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19. Le despliega la lista de los anexos como se muestra:



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20. Se señala el documento que se quiere observar y con el ícono se puede abrir el documento.

2.4. Modificar la solicitud de pedido- ME52N

1. Digitar en la casilla superior la transacción ME52N, dar enter o


2. Al ingresar el sistema trae por defecto la última solicitud de pedido, de igual forma se

puede ingresar el número dando clic en el ícono otro pedido. Otra forma es en Resumen documento activo se despliegan las solicitudes de pedido pendientes y se da doble clic en la que se quiere modificar, como se muestra



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3. Como ejemplo se va cambiar las cantidades, pasando de a 10 en papel bond y 7 en block.



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4. De igual forma puede cambiar en las diferentes variables los datos. Nota: tener en cuenta que el valor de la solicitud de pedido no puede ser superior al del CDP. Si ocurre esto se deberá pedir un nuevo CDP.

2.5. Visualizar Solicitud de pedido-ME53N 1. Digitar en la casilla superior la transacción ME53N, dar enter o Otra forma de acceder a la transacción es ingresando por la ruta del menú indicada a continuación:

2. El sistema trae por defecto la última solped realizada. Si se quiere consultar otra

solicitud, se le ingresa con el ícono otra solicitud de pedido y aparece la vista que se muestra, allí se digita el número o se selecciona como se indica

3. Al dar enter el sistema trae la solicitud de pedido y allí se puede visualizar cada una de las variables ingresadas. Para el ejemplo se seleccionó la 10000081 y la vista imputación como se muestra.



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Desde esta vista se puede cambiar de visualizar por modificar, en el menú principal se

indica Solicitud de pedido, Visualizar/modificar que equivale a dar clic en el ícono como se indica



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2.6. Crear un contrato marco-ME31K 1. Digitar en la casilla superior la transacción ME31K, dar enter o


Utilización El contrato marco se utiliza para especificar los acuerdos y condiciones a los que deben atenerse las operaciones individuales del contrato marco. Un Contrato marco se puede crear a partir de una Solicitud de Pedido, de una Petición de Oferta o sin referencia. Para el caso sin referencia se procede así:

2. Al ingresar se muestra la siguiente vista de la cual se debe: Ingresar el proveedor,

seleccionar la clase de contrato, fecha del contrato, por defecto coloca el día actual,

organización de Compras y Grupos de Compras.



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3. Al dar enter o clic en lleva a la siguiente vista, de la cual se diligencia: Vigencia, por

defecto coloca como fecha de inicio el día actual, se coloca la fecha de terminación, valor

total del contrato, condiciones de pago, en datos de referencia se puede colocar por

ejemplo el número de invitación pública, si obedeció a una oferta la fecha y número de

esta, si se trata de un contrato de suministro, se indica el número del CRP padre. También

se puede ingresar el vendedor o contacto en el proveedor, teléfono, como se muestra:



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4. Al dar enter o lleva al siguiente vista. Aquí se colocan los diferentes materiales o

servicios que se van a adquirir en el contrato. El tipo de imputación será así: si es sin

referencia se coloca U, si se hace con referencia a Solicitud de Pedido el sistema toma la

imputación de ella. Se ingresa cada material o se selecciona, se coloca un texto breve, se

coloca la cantidad prevista a comprar, se coloca la unidad de compra, el precio neto, el

grupo de artículos. Se puede optar por colocar el centro logístico cuando tenga una

destinación específica para el mismo o dejarlo en blanco si aplica para todos los centros

logísticos. La sumatoria de las cantidades por los precios unitarios debería ser igual al valor

previsto colocado al principio.



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5. Al dar enter el contrato queda creado en SAP. El sistema presenta las siguientes utilidades, mediante las cuales se puede: marcar o desmarcar todas las posiciones, insertar líneas, borrar líneas, ir a detalles de cabecera, dirección del proveedor, interlocutor, verificar estrategias de liberación, observar detalles de posición, datos adicionales, condiciones de posición, textos de posición, dirección de entrega, documentación de la orden de entrega, imputaciones, e imputaciones para casos de servicios (éstas en principio no se utilizarán para la Universidad).

6. Para el tema del interlocutor se da clic en el menú principal en cabecera, interlocutor y

me lleva a la pantalla siguiente:

7. Señalar la primera posición y se da clic en nivel como se muestra:



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8. Seleccionar CT Interventor y en número se coloca la cédula del empleado, regresa a la

página anterior y graba.

La pantalla queda así:



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Para el caso de una petición de oferta se procede así: 9. En la pantalla inicial se da clic en Referencia a petición de oferta, como se muestra. Se

digita el número o se busca, para el ejercicio se tomó la 6000000006.



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10. Al dar enter el sistema solicita seleccionar la clase de contrato, para lo cual se despliega y se selecciona. Para el ejercicio se seleccionó contrato de suministros, al dar

enter o ejecutar con muestra la siguiente pantalla. Se indica la vigencia del contrato y el valor.



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11. Al dar enter el sistema toma los datos de la petición como se muestra en la siguiente pantalla:



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12. Se coloca tipo de imputación U y se señalan las posiciones que se quieren tomar para el contrato como se muestra:

13. Se da clic en: Tomar + Detalle, el sistema lleva a detalles de cada posición como se indica:



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14. Si no tiene datos o cambiaron algunos, se da enter y lo lleva a la siguiente posición y así hasta que termina todas las posiciones. Nuevamente se ingresa el interventor, ver paso 8.8, y se graba. Para el caso de una solicitud de pedido se procede así: 15. En la pantalla se selecciona Ref a sol pedido como se muestra. Se digita o selecciona el

número y se da enter o . Para el ejercicio se tomó la 10000074



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16. El sistema solicita el proveedor, se digita y se da enter para pasar a la siguiente vista donde se indica la vigencia y el valor del contrato. En la siguiente vista el sistema trae los datos de posición de la solicitud de pedido, se debe señalar las posiciones que se quiera y se da clic en Tomar + Detalle como se muestra:

17. El sistema asume los datos de la solicitud de pedido (solped). Al dar enter lleva a las vistas de cada posición para que se verifique si es necesario agregar información hasta la



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última, ejemplo el precio, siempre que la solicitud de pedido no la haya tenido. Se debe ingresar el interventor como se ha indicado y se graba.

2.7. Modificar contrato marco-ME32K 1. Digitar en la casilla superior la transacción ME32K, dar enter o


2. La primera vista solicita el contrato marco a modificar, se digita o se busca como se muestra:

3. Al dar enter o me lleva a la lista de materiales sobre los cuales se va a hacer el cambio como se muestra. Para el caso se cambia la cantidad de block bond de 10.000 por 5.000.



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4. Si se quiere cambiar un precio se debe señalar la línea de la posición a cambiar y se da

clic en el ícono detalle de posición, como se muestra

5. En la siguiente vista se da clic en y pasa al detalle de posición



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Para el ejercicio se cambió el precio de 7.000 a 6.900 como se muestra:



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6. Si los cambios son en los datos de cabecera: en el menú principal se selecciona cabecera detalles, como se muestra

Me lleva a la vista inicial, para el ejercicio se cambió el valor del contrato de 50.000.000 por 55.000.000 como se observa



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2.8. Visualizar contrato marco-ME33K

1. Digitar en la casilla superior la transacción ME33K, dar enter o




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2. Ingresar el número del contrato o seleccionar y con enter o lleva a la planilla de

materiales, como se muestra:

3. Se puede observar el detalle de la posición señalándolo y dando clic en el ícono

como se muestra:



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4. Si se desea observar los datos de cabecera, se da clic en el menú principal en cabecera

detalle, que equivale a dar clic en el ícono , como se muestra:



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2.9. Crear pedido de compras-ME21N Crear pedido para compras por valor por valor inferior a 150 SMMLV.




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Se puede usar el pedido para una serie de motivos de aprovisionamiento. Se pueden aprovisionar materiales para el consumo directo o para el stock. También se pueden obtener servicios. Además, son posibles las clases de aprovisionamiento especial "subcontratación", "terceros" (refiriéndose a operaciones comerciales triangulares y transporte directo al cliente) y "consignación". Se pueden utilizar pedidos para cubrir las necesidades utilizando fuentes de aprovisionamiento externas (p. ej. un proveedor proporciona un material o presta un servicio). También se puede utilizar un pedido para proporcionar un material que se necesita en uno de sus centros desde una fuente de aprovisionamiento interna, por ejemplo, desde otro centro. Dichas operaciones implican traslados de mayores distancias. Las actividades siguientes relacionadas con pedidos (como p. ej. el recibo de materiales y facturas) se graban en log, así se permite la supervisión del proceso de aprovisionamiento. Se pueden utilizar los pedidos para operaciones de aprovisionamiento únicas. Si, por ejemplo, se desea que un proveedor suministre una única vez un material, se crea un pedido. Si se piensa introducir una relación de suministro a más largo plazo con este proveedor, es aconsejable establecer lo que se conoce como contrato marco, ya que, normalmente, éste conlleva condiciones de compra más favorables. 2. Al igual en que en la solicitud de pedido se tienen tres cuerpos de la planilla a saber, datos de cabecera, datos de posición y detalles de posición Al ingresar a la transacción se debe ingresar, el tipo de pedido, siempre debe ser el iniciado con Z, el proveedor (puede hacerse al final cuando se tenga la otra información). En la cabecera se puede ingresar información en alguno de los siguientes variables

Entrega/factura: indicar condiciones de pago, moneda de negociación, tipo de cambio, incoterms. Textos: para ampliar o relatar información importante para el proveedor. Dirección de entrega. Comunicación: datos de vendedor, referencia.



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Interlocutor, o sea responsable en la Universidad. Datos adicionales: validez, número de licitación (muy importante para los contratos. Datos de organización: la organización de compras, el grupo de compras y la sociedad y finalmente el estatus que muestra la ejecución del pedido. Lo anterior como se muestra:

3. En el margen izquierdo al activar: Resumen documento activo se despliega un submenú que permite desplegar los documentos a partir de los cuales se puede elaborar el pedido

4. Al hacer clic en el ícono me despliega las siguientes opciones



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Para el ejercicio se seleccionó Solicitudes de pedido. 5. Se puede digitar la Solicitud de pedido, señalarla y arrastrarla hasta el carrito

o se copia con el ícono El sistema copia los datos de la solicitud de pedido en las posiciones. Para el ejercicio se utilizaron las solicitudes de pedido 10000080 y 10000081. El sistema trae por defecto el valor que proveedor tenga para el material en el registro info, sin importar el que sugiera la solicitud de pedido. Si no existe un registro info, acepta el sugerido en la solicitud de pedido. En cualquier caso se puede cambiar el proveedor pero si existe un proveedor con un menor valor, lo indica como sugerencia. Para el ejercicio el sistema sugirió a Papelería y Servicio como se muestra.



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6. Cuando aparece el aviso indica que hay actividades por realizar. Para saber cuáles

son se da clic en el ícono . Para el ejercicio está solicitando el precio neto para cada posición al ingresar los datos la vista cambia como se muestra:



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Nótese como en el estatus de posición aparece el indicativo y al final tiene un aviso que indica: Durante la verificación no apareció ningún mensaje, lo que indica que el pedido se puede grabar. 7. Se puede ampliar la información por cada posición con las siguientes variables

Datos de material: Material del proveedor, cuando este tenga un código propio y se quiere informar, lote para indicarlo cuando sea necesario. Cantidad/pesos: indica cantidades, peso o volumen. Repartos: Cuando se requieren entregas parciales en fechas determinadas. Entrega: Exceso en cantidad de entrega tolerable, días para reclamación, tipo de stocks(para almacenes). Factura para indicar el tipo de impuestos. Condiciones: para colocar condiciones especiales como descuentos, AIU de administración, AIU por imprevistos, AIU de utilidad, el IVA generado por el AIU. Imputación: refleja la cuenta contable asociada al material, el centro de costo, el centro gestor, el documento presupuestal CDP y la posición presupuestaria. Textos: cuando haya lugar a ampliación de información sobre el material o servicio. Dirección de entrega: son los datos del responsable, dirección de entrega del material. Confirmaciones: sirve para indicar si el proveedor confirmó la recepción del pedido.



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Crear pedido para compras por valor mayor o igual a 150 SMMLV. 8. El pedido se realiza de igual manera que un pedido por valor inferior a 150 SMMLV. La única novedad es que en este se utilizará para ejecutar el contrato que se genere en el proceso de licitación. Mediante él se podrá visualizar por la vista de status los valores totales que se hayan ejecutado. Cuando se trate de un contrato por suministro, la disponibilidad, es decir, el valor que se tiene aún por ejecutar se verá desde el módulo de presupuesto, por la modalidad adoptada de CDP y CRP papás e hijos. El proceso de licitación estará íntimamente ligado a las solicitudes de pedido, al contrato marco y a los pedidos. Crear pedido de compras para un servicio. Se puede usar el pedido para una serie de motivos de aprovisionamiento. Se pueden aprovisionar materiales para el consumo directo o para el stock. También puede obtener servicios. Además, son posibles las clases de aprovisionamiento especial "subcontratación", "terceros" (refiriéndose a operaciones comerciales triangulares y transporte directo al cliente) y "consignación". Se pueden utilizar pedidos para cubrir las necesidades utilizando fuentes de aprovisionamiento externas (p. ej. un proveedor proporciona un material o presta un servicio). También se puede utilizar un pedido para proporcionar un material que se necesita en uno de sus centros desde una fuente de aprovisionamiento interna, por ejemplo, desde otro centro. Dichas operaciones implican traslados de mayores distancias. Las actividades siguientes relacionadas con pedidos (como p. ej. el recibo de materiales y facturas) se graban en log, así se permite la supervisión del proceso de aprovisionamiento. Se pueden utilizar los pedidos para operaciones de aprovisionamiento únicas. Si, por ejemplo, se desea que un proveedor suministre una única vez un material, se crea un pedido. Si se piensa introducir una relación de suministro a más largo plazo con este proveedor, es aconsejable establecer lo que se conoce como contrato marco, ya que, normalmente, éste conlleva condiciones de compra más favorables. Al igual en que en la solicitud de pedido se tienen tres cuerpos de la planilla a saber, datos de cabecera, datos de posición y detalles de posición

9. Al ingresar a la transacción se debe ingresar, el tipo de pedido, siempre debe ser el

iniciado con Z, recordar que debe ser equivalente al tipo de solicitud de pedido. El

proveedor es asignado directamente desde la solicitud de pedido, cuando se asignó la

fuente de aprovisionamiento. En la cabecera se puede ingresar información en alguno de

los siguientes variables



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Entrega/factura: indicar condiciones de pago, moneda de negociación, tipo de cambio, incoterms. Textos: para ampliar o relatar información importante para el proveedor. Dirección de entrega. Comunicación: datos de vendedor, referencia, Interlocutor, o sea contacto del proveedor. Datos adicionales: validez, número de licitación (muy importante para los contratos). Datos de organización: la organización de compras, el grupo de compras y la sociedad y finalmente el estatus que muestra la ejecución del pedido. Lo anterior como se muestra.

10. En el margen izquierdo al activar: Resumen documento activo se despliega un

submenú que permite desplegar los documentos a partir de los cuales se puede elaborar

el pedido.



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11. Al hacer clic en el ícono me despliega las siguientes opciones



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Para el ejercicio se seleccionó Solicitudes de pedido.

12. Se puede digitar la Solicitud de pedido, señalarla y arrastrarla hasta el carrito

o se copia con el ícono El sistema copia los

datos de la solicitud de pedido en las posiciones. Para el ejercicio se utilizó la solicitud de

pedido 0010000090. Se digita el proveedor en este caso se colocó a Charry Rojas como se

muestra



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Nótese como en el estatus de posición aparece el indicativo y al final tiene un aviso que indica: Durante la verificación no apareció ningún mensaje, lo que indica que el pedido se puede grabar.

13. Se puede ampliar la información por cada posición con las siguientes variables

Datos de material: Material del proveedor, cuando este tenga un código propio y se quiere informar, lote para indicarlo cuando sea necesario. Cantidad/pesos: indica cantidades, peso o volumen. Repartos: Cuando se requieren entregas parciales en fechas determinadas. Entrega: Exceso en cantidad de entrega tolerable, días para reclamación, tipo de stocks(para almacenes). Factura para indicar el tipo de impuestos. Condiciones: para colocar condiciones especiales como descuentos, AIU de administración, AIU por imprevistos, AIU de utilidad, el IVA generado por el AIU. Imputación: refleja la cuenta contable asociada al material, el centro de costo, el centro gestor, el documento presupuestal CDP y la posición presupuestaria. Textos: cuando haya lugar a ampliación de información sobre el material o servicio. Dirección de entrega: son los datos del responsable, dirección de entrega del material. Confirmaciones: sirve para indicar si el proveedor confirmó la recepción del pedido. Datos del cliente: corresponde al responsable por la Universidad

14. Se da clic en grabar y aparece un mensaje como: Ped Menor Cuantía creado bajo el

número 4500000068 ( para el ejercicio).



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NOTA IMPORTANTE: Para la Universidad, se manejarán los servicios como materiales, ya

que presenta algunas ventajas como: La utilización del desarrollo que se hizo para el

manejo del IVA que se devuelve a la Universidad, la utilización del desarrollo que se hizo

para que el sistema guarde el registro de las cotizaciones que se tienen al momento de

elaborar el pedido, la facilidad de seleccionar en la misma tabla tanto materiales como

servicios. Además, no tiene efectos en la parte financiera.

2.10. Modificar pedido de compras-ME22N



2. Se indica el pedido a modificar de alguna de las siguientes formas: digitando el número, seleccionándolo, o el sistema propone el último que haya realizado.

En este caso, si es otro pedido se da clic en el ícono para cambiar a otro pedido. Se puede cambiar datos del pedido. En el ejercicio se tomó el pedido 4500000042 y se le colocó pago de IVA del 16%. En el pedido se tenía IVA=0 como se muestra.



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3. Cuando se realizan los cambios se da grabar y el sistema genera un mensaje como este: Pedido de menor cuantía 4500000042 se ha modificado. Modificar pedido de compras para un servicio. 4. Se indica el pedido a modificar de alguna de las siguientes formas: digitando el número,

seleccionándolo, o el sistema propone el último que haya realizado. En este caso, si es

otro pedido se da clic en el ícono para cambiar a otro pedido.

Se puede cambiar datos del pedido. En el ejercicio se tomó el pedido 4500000068 y se cambió la fecha de entrega del 13 de noviembre al 05 de diciembre de 2014, como se muestra.



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5. Cuando se realizan los cambios se da grabar y el sistema genera un mensaje como este:

Pedido de menor cuantía 4500000068 se ha modificado.

2.11. Visualizar pedido de compras-ME23N





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2. Indicar el pedido a visualizar de alguna de las siguientes formas: digitando el número, seleccionándolo, o el sistema propone el último que haya realizado.

En este caso, si es otro pedido se da clic en el ícono para cambiar a otro pedido. Para el ejercicio se utilizó el 4500000042 y aparece como se muestra:

Se pueden consultar todas las variables dando clic en cualquiera de ellas. Visualizar pedido de servicio. 3. Se puede indicar el pedido a visualizar de alguna de las siguientes formas: digitando el número, seleccionándolo, o el sistema propone el último que haya realizado. En este caso,

si es otro pedido se da clic en el ícono para cambiar a otro pedido. Para el ejercicio se utilizó el 4500000068 y aparece como se muestra



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Se pueden consultar todas las variables dando clic en cualquiera de ellas.

2.12. Generar reporte de pedidos-ME2N Este reporte permite visualizar los pedidos por diferentes filtros y rangos de consulta permitiendo visualizar los pedidos agrupados por proveedor.





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2. Diligenciar alguno de los campos o criterios de consulta que se muestran. Por ejemplo: documento de compra, organización de compras, material, entre otros.



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Si no se requiere generar el reporte por algún criterio de consulta se da clic en el icono para consultar todos los pedidos registrados en el sistema:



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3. Al dar clic sobre el proveedor o sobre alguno de los pedidos se visualiza en mayor detalle los datos del pedido y del acreedor con que se realizó la compra como se muestra.



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2.13. Crear petición de ofertas-ME41

1. Digitar en la casilla superior la transacción ME41, dar enter o


2. Se debe indicar si la solicitud de oferta es centralizada o descentralizada como se muestra



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3. Se coloca el plazo para la entrega de la oferta y debe ser al menos un día después de la fecha del día en que se hace la solicitud. Se coloca la organización de compras (para la Universidad siempre se coloca 1000, es campo obligatorio), el grupo de compras (obligatorio). Otros datos no obligatorios son Fecha de entrega, almacén, Grupo de artículos y un número que identifique la necesidad, este sirve para comparar diferentes ofertas de una misma necesidad.



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4. Lleva a una vista en la que se puede listar los diferentes materiales, se diligencia: el material, texto breve descriptivo, cantidad, unidad de medida, fecha de entrega, centro logístico y almacén si aplica, en el ejemplo se realizó para tres ítems.



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5. Se activa el proveedor al cual se desea enviar la petición con el ícono , me lleva al proveedor, se le indica el proveedor para el caso se utilizó a Papelería El Punto como se muestra



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6. Creó la petición de oferta 6000000006. Igualmente se puede hacer para otros proveedores, basta con indicarle el nuevo proveedor con enter me trae los datos. Para el ejercicio se trabajó con Papelería Y Servicios y me generó la Petición de Oferta 6000000007 y con Sumimás Petición de Oferta 6000000008.

2.14. Modificar petición de ofertas-ME42

1. Digitar en la casilla superior la transacción ME42, dar enter o


2. Se indica el número de la petición de oferta. Si no la conoce se puede listar las

peticiones de oferta que haya elaborado: con el ícono , selecciona lo que quiere mirar, en este caso se selecciona Peticiones de oferta por fecha como se muestra:



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3. Le despliega la siguiente vista y selecciona la petición de oferta que quiere modificar.

4. Para el ejercicio se va a modificar la petición de oferta 600000008. Al dar me lleva a los datos de la petición de oferta. Se va a cambiar la cantidad de 15 a 20 un de papel carbón y de 10 a 15 de cartulina Bristol como se muestra. Se da guardar y el sistema saca el mensaje: Petición de Oferta Centralizada 600000008 se ha modificado. Se muestra el cambio en la imagen siguiente. Este procedimiento se repite para todas las peticiones de oferta que se hayan elaborado. Para el ejercicio se modificaron los datos de las peticiones 600000006 y 600000007



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2.15. Visualizar petición de ofertas-ME43 1. Digitar en la casilla superior la transacción ME43, dar enter o


2. Se indica el número de la petición de oferta, le da enter y trae la información. En el ejemplo se visualiza la petición 6000000008 como se muestra:



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3. Desde allí se puede observar datos del proveedor, de interlocutor, estrategias de liberación, direcciones de entrega, detalle de cada posición, entre otros con los íconos respectivos. También se puede ir a modificar la petición de oferta desde el menú principal.

Se muestra un detalle de posición generado con el ícono



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2.16. Generar reporte de peticiones de oferta-ME4N Este reporte permite visualizar las peticiones de oferta de forma resumida mostrando los materiales asociados a una petición de oferta por proveedor.



2. Diligenciar alguno de los campos o criterios de consulta que se muestran. Por ejemplo: documento de compra, organización de compras, material, entre otros.



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Si no se requiere generar el reporte por algún criterio de consulta se da clic en el icono para consultar todos las peticiones de oferta registrados en el sistema:



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3. Al dar clic sobre el proveedor o sobre alguna de las peticiones de oferta se visualiza el resumen de los materiales asociados por acreedor como se muestra:



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2.17. Realizar entrada de mercancía-MIGO 1. Digitar en la casilla superior la transacción MIGO, dar enter o


2. Se selecciona A01 Entrada de mercancía como se muestra:



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3. Se selecciona R01 Pedido como se muestra:



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4. Se coloca el número del pedido de alguna de las siguientes formas, digitándolo, seleccionando del listado o trayendo de la lista que aparece en el lado izquierdo en Mis documentos como se muestra:

5. El indicador entrada de mercancía debe estar en 101. El sistema lo trae por defecto como se muestra:

6. Al dar enter o clic en el ícono el sistema trae los artículos del pedido como se muestra:



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7. Se puede por posición colocar: V en la columna OK tanto si se recibe totalmente, como si se cambia la cantidad. Para el ejemplo se ingresan 5 de 5 un, del primer ítem, 10 de 10 del segundo y 3 de 5 del tercero como se muestra:



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8. Se muestra el cuadro completo donde se observa que en el detalle de posición en Ctd muestra el estado, para el ejercicio del ítem 3, se reciben 3 de 5.



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9. Se puede verificar la imputación contable digitando verificar y en el estatus aparece en

cada posición el mensaje y en pie de pantalla: Documento es OK 10. Finalmente se da clic en contabilizar o en grabar y aparece un mensaje como: Documento material 5000000060, para el ejercicio.

2.18. Visualizar entrada de mercancía-MIGO 1. Digitar en la casilla superior la transacción MIGO, dar enter o


2. Se selecciona en el menú “A04 Visualizar” como se muestra:



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3. Se digita el número del material o se copia de la lista que aparece al lado izquierdo, para

el caso se tomó el 50000000062, como se muestra:



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4. Al dar enter o , el sistema trae los datos de la entrada. Para visualizar cada posición

se da clic en la posición como se indica y en la parte debajo de la planilla muestra el

estado de entrada del material en la posición:



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5. En el menú de detalle de posición

se puede visualizar

por cada material:

Descripción del material:



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Cantidad (ya visualizado en el paso 4). Datos del pedido

Proveedor



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Imputación

2.19. Solicitar anticipo-F47 1. Digitar en la casilla superior la transacción F-47, dar enter o



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2. Al ingresar a la transacción se despliega la siguiente pantalla. Se digita la sociedad

UDEA, moneda COP, en referencia se coloca el número de la cuenta de cobro, en Tex

cab.doc. Se coloca un texto breve del anticipo, en Acreedor cuenta se coloca el código del

proveedor, si se conoce, o se selecciona de la lista, en In.CME dest se selecciona A,

anticipo como se indica.



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3. Dar enter para ir a la siguiente pantalla en la que se diligencia: importe: valor del

anticipo sin IVA, Vence: fecha hasta la cual se entregará el anticipo, Doc. compras que

equivale al número del pedido sobre el que se va a hacer el anticipo, este es indispensable

para que el anticipo guarde relación con dicho pedido. CeBe centro de beneficio que

equivale al CeCo centro de costo, Asignación que es el NIT del proveedor y en texto se

puede repetir el concepto un poco más amplio.



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4. Al Dar grabar indica el número de documento contabilizado.

2.20. Asignar y tratar solicitudes de pedido-ME57 1. Digitar en la casilla superior la transacción ME57, dar enter o




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Esta transacción se utiliza para asignar de forma automática y masiva el proveedor a las solcitudes de pedido que se encuentran pendientes de asignación del mismo.

2. Indicar en la pantalla el grupo de compras requerido y dar clic en el incono para traer las solicitudes de pedido.

3. Seleccionar las solicitudes de pedido que requiera asignar el proveedor y dar clic en el

botón



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2.21. Enviar petición de oferta a proveedor (reenvío de la petición de oferta)-ME9A Esta transacción se utiliza para reenviar las peticiones de oferta ya elaboradas y aprobadas al proveedor.

1. Digitar en la casilla superior la transacción ME9A, dar enter o




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2. Indicar en la pantalla: el número de documento para la petición de oferta y en el campo “status de tratamiento escoger la opción “1 procesado correctamente” y dar clic en el

icono como se muestra:



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3.Seleccionar las solicitudes de pedido a reenviar

4.Dar clic en el icono , finalmente, en la ventana que aparece seleccionar la impresora y luego en el botón imprimir. Nota: si se desea visualizar previamente el documento se da clic en el icono botón visualización de impresión.



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2.22. Visualizar dato maestro del acreedor-XK03

1. Digitar en la casilla superior la transacción XK03, dar enter o




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2. Seleccionar el acreedor, sociedad y organización de compras respectivo y seleccionar

los datos de la vista a visualizar: datos generales, datos de sociedad o datos de

organización de compras y dar enter.

3. A continuación se podrán visualizar por pantallas los datos del acreedor.



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2.23. Visualizar pagos de facturas del acreedor-FBL1N 1. Digitar en la casilla superior la transacción FBL1N, dar enter o




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2. Ingresar en la siguiente pantalla los siguientes datos: - Cuenta del acreedor: se debe digitar el código interno del acreedor

- Sociedad: digitar “UDEA”

- Se deben seleccionar la opción de “Partidas abiertas”

Posteriormente, se debe dar clic en el botón .

3. A continuación, saldran todas las partidas abiertas que tiene el acreedor, y se buscará la

relacionada con la operación que deseamos verificar.



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3. Documentos de referencia

Acuerdo Superior 419, por medio del cual se estableció el nuevo Estatuto de

Contratación de la Universidad de Antioquia.

Resolución Rectoral 39495 del 14 de noviembre de 2014 por el cual se reglamenta

el Acuerdo Superior 419.

Elaboró: Cristian Esteban Soto H

Staff de procesos-Proyecto ERP

Revisó: Fabio Humberto Londoño Estrada

Líder funcional MM

Aprobó: Fabio Humberto Londoño Estrada

Líder funcional MM

Fecha: 05-DIC-2014

Fecha:

14-ENE-2015

Fecha: 14-ENE-2015

Elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de ...

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