/ 2 1 JUL. 2005 OPIA FIEl. DEL ORIGINAL.

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RMO LAVADO RODRÍGUEZ ecn co e a cia

FEDATARIO

RESOLUCIÓN Nº 096 -2004-2005-0MICR

Lima, 21 de julio de 2005

CONSIDERANDO:

Que el Congreso de la República es un Poder del Estado con autonomía normativa, económica, administrativa y política, de conformidad con el Artículo 94º

de la Constitución Política y el Artículo 3° del Reglamento del Congreso;

Que la Dirección General de Administración ha presentado un proyecto de Directiva "Procedimiento de inventario y custodia del acervo documental de las Comisiones Ordinarias", como documento interno de gestión para establecer el procedimiento

'°� para el inventario y custodia del acervo documental en sus diferentes tipologías, producido, � i administrado y recibido en las Comisiones Ordinarias, al culminar el año legislativo. Dicho

7 LLO · procedimiento también se aplica en los casos de cambios de Presidencia en las Comisiones

� _ � Ordinarias, dentro del periodo anual de sesiones; �"#

Que es necesario formalizar la aprobación de la mencionada Directiva mediante una Resolución de Oficialía Mayor;

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 38° del Reglamento del Congreso de la República y en la Directiva N° 04-2002-GG!CR "Procedimientos para la Elaboración y Actualización de Instrumentos Normativos de Gestión -Directivas"; y

Con cargo a dar cuenta a la Mesa Directiva;

SE RESUELVE:

ARTÍCULO ÚNICO.- APROBAR la Directiva N° 14-2005-DGA!CR "Proc.edimiento de inventario y custodia del acel'"ll.O documental de las comisiones ordinarias" que re[IUla el procedimiento para el inventario y custodia del acervo documental en sus diferentes tipologías, producido, administrado y recibido en las Comisiones Ordinarias, al culminar el año legislativo. Dicho procedimiento también se aplica en los casos de cambios de Presidencia en las Comisiones Ordinarias, dentro del período anual de sesiones, conforme al documento anexo a la presente Resolución.

Regístrese, comuníquese y archívese .

..... _jOSi'"E .... i .. AVARRO ....... cial Mayor

CONGRESO DE LA REPÚBLICA

Duec1/y11"['roced/mie,¡to ,le inven/(lrio y custodia del a ceno doc,wm,tal de las Comisfones Ordinarias"

DIRECTIVA Nº 14-2005-DGA/CR

"PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y CUSTODIA DEL ACERVO DOCUMENTAL DE LAS COMISIONES ORDINARIAS"

l. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el inventario y custodia del acervo documental en sus diferentes tipologías, producido, administrado y recibido en las comisiones ordinarias, al culminar el Año Legislativo. Dicho Inventario y Custodia son de responsabilidad del personal del Servicio Parlamentario, en coordinación con el personal de confianza que designe el presidente de la Comisión.

El procedimiento también se aplica en las casos de cambios de Presidencia en las Comisiones Ordinarias, dentro del Periodo Anual de Sesiones.

2. FINALIDAD

Optimizar el control, la custodia, la conservación y el adecuado tratamiento del acervo documental, producido, administrado y recibido por las Presidencias de las Comisiones Ordinarias garantizando la continuidad del trabajo parlamentario y preservando la memoria institucional de las mismas.

3. ALCANCE

Las normas y procedimientos establecidos en la presente Directiva son de aplicación de los Secretarios Técnicos, Asesores, Especialistas Parlamentarios y en general de todos los funcionarios y empleados relacionados con las actividades de las Comisiones Ordinarias del Congreso de la Repllblica.

La presente Directiva podrá ser modificada y/o actualizada por efectos de la evaluación periódica de su aplicación, en concordancia con lo dispuesto en la Directiva Nº 04-2002�GG�CR "Procedimientos para la elaboración y actualización de instrumentos normativos de gestión-Directivas-Procedimientos", para lo cual la Dirección de Comisiones y Documentación, presentará la correspondiente propuesta en coordinación con Procesos y Estándares de la Dirección General de Administración.

Procesos y Eslándares / Normas /1tUrnas del Sersicio Parlamentario Págma 1 de 7

i'

Diree1iva"Procedimie11trJ ,le inventario r custodia del acervo dv�ume11ta/ de las Com,sio11es Qrt/i11arias"

5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 Del acervo documental

5.1.1 Elaboración del Inventario y Clasificación

Se denomina Acervo Documental de las Comisiones Ordinarias del Congreso de la República, a todos los documentos producidos, administrados y recibidos en las Presidencias de las Comisiones Ordinarias, cualquiera que sea su presentación fisica: impresos, manuscritos, mecanografiados, gráficos, fotográficos, sonoros, fílmicos, audiovisuales, disquetes, discos compactos, vídeo casetes, así como los archivos virtuales; los mismos que se deben archivar de acuerdo al cuadro de Clasificación del Acervo Documental:

Series Documentales Sub-series Documentales

1. Actas aprobadas - Citaciones- Agendas- Asistencia

2. Expedientes Técnicos de - Proyectos de ley, resolución legislativa o de reformalos proyectos de ley constitucional

. Antecedentes legales y técnicos - Solicitudes de opinión y de reiteración- Opiniones recibidas del Sector Público, sociedad civil

y entidades en general.- Artículos o documentos en general, sobre la materia

de la iniciativa.- Proyectos de dictamen- Dictamen aprobado o decreto de archivo- Autógrafa de Ley- Ley promulgada.

(*) Si la iniciativa correspondiera a una observación del Poder Ejecutivo, debe incluirse toda la sub-serie documental que le corresponda.

(**) Si la iniciativa hubiera sido dictaminada y el Pleno o el Consejo Directivo la hubiera devuelto a la

Comisión, debe incluirse toda la sub-seriedocumental nue le corresoonda.

3. Informes De los Grupos de Trabajo Subcomisiones con carácter de investiaación

4 Archivos Virtuales y Archivos en los discos duros Audiovisuales Base de datos en los discos duros

Documentos y base de datos en soportes magnéticos Fotoarafías, vídeos casetes, etc.

5 Expedientes de Documentos peticiones (si hubieran) Denuncias

Quejas Solicitudes

6. Correspondencia (oficios, Informes recibidos de instituciones públicas o privadascartas, informes, Oficios recibidos de las instituciones públicas o memorandos, etc.) privadas

Cartas recibidas de instituciones públicas y privadas Oficios emitidos internos Oficios emitidos externos Solicitudes de adquisiciones de útiles, bienes y/o servicios Libros de registros de documentos ingresados Libros de reaistros de documentos remitidos.

Procesos y Estándares! Normas Internas del Servicio Purlammtario Pági11a 2 de 7

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Direcli>a"Procer/imiente de /mentarlo v c,u/odm ,/el 11cervo documental de /as Cemi>fones Ordinarias''

5.1.2 Inventario

Consiste en identificar, analizar y determinar las características externas e internas de los documentos que se producen y reciben al interior de las Comisiones Ordinarias, con la finalidad de elaborar o efectuar seguimiento del inventario de los documentos que tengan las características de patrimonio documental. Su finalidad es conocer, localizar y controlar los Fondos Documentales producidos y recibidos en las Comisiones Ordinarias, durante el periodo anual de sesiones.

5.1.3 Elaboración de Inventario y Clasificación

El inventario se elabora de acuerdo al Cuadro de Clasificación de series y sub-series documentales, establecidas para las Comisiones Ordinarias en el punto 4.1 de la presente Directiva.

La clasificación y el ordenamiento del acervo documental se organiza por tipología documental o asunto. Los documentos se organizan en orden alfabético o numérico, cuidando que exista secuencia lógica y cronológica.

La toma de inventario se realiza de conformidad con lo establecido en la Directiva Nº 006-2003-GG/CR "Procedimiento de Transferencia del Patrimonio Documental al Archivo General del Congreso de la República", enfatizando el numeral 7 .1.1 de las Comisiones Ordinarias.

El personal del Servicio Parlamentario presta el apoyo y asesoramiento necesarios para el cumplimiento de este procedimiento en coordinación con el Archivo General.

El proceso de inventario y clasificación del acervo documental producido, administrado y recibido por las Comisiones Ordinarias, se realiza en el mes de julio de cada año (a más tardar el 25 de julio) y está a cargo, en forma coordinada, del personal del Servicio Parlamentario -tanto secretarios técnicos, especialistas parlamentarios o técnicos legislativos- y del personal de confianza que designe el Presidente de la Comisión.

DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1 Formalidad del Inventario

El inventario consta en el Formato Único de Inventario, según modelo establecido en el Anexo O 1, que es firmado por el personal del Servicio Parlamentario y el de confianza, responsables del inventario, a más tardar el 25 de julio. Una copia se remite al Archivo General.

Con la suscripción del Formato Único de Inventario el personal de confianza realiza simultáneamente la entrega de llaves de los ambientes asignados a las Comisiones Ordinarias al personal del Servicio Parlamentario asignado a ellas.

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Págiria 3 de 7

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Dir,:criva"ProcedimientQ ,le inve11rario I' wslYdia del acervo documental de las Comisiones Ord;naria,"

6.2 Custodia del acervo documental

La custodia del acervo documental registrada en el Formato Único de Inventario es responsabilidad del personal del Servicio Parlamentario. Dicho personal hará entrega de una copia al Presidente electo de la Comisión Ordinaria.

El nuevo personal de confianza o cualquiera otro distinto al personal del Servicio, podrá tener acceso al acervo documental registrado en el Formato Único de Inventario, de conformidad con las disposiciones internas que dictará la Dirección de Comisiones y Documentación.

7. SANCIONES

El personal del Servicio Parlamentario y el de confianza designado por el Presidente dela Comisión saliente son responsables del inventario del acervo documental, deconformidad con las disposiciones de la presente Directiva. En caso de incumplimiento,se les aplicará las sanciones estipuladas en el Reglamento Interno de Trabajo.

8. DISPOSICIÓN FINAL

En aquellas comisiones que no cuenten con personal del servicio parlamentario, laresponsabilidad de la toma de inventario del acervo documental recaerá en el personalde confianza que designe el Presidente de la Comisión. Éste lo entregará al personal delservicio parlamentario que designe la Dirección de Comisiones y Documentación, parasu custodia, dentro de los plazos y de conformidad con las disposiciones de la presenteDirectiva.

Procesos y Estándares I Normas Internas 1/e/ Servicio Parlamentario Pági11a 4 de 7

D,recti•a"Procedimiemo de imemario v c11stot[iq ,/el qcervo docr,mmlal <le las Comisiones Qrdi11arias"

FORMATO UNICO DE INVENTARIO

VºBº NOTAS:, _ ____________ _ _ _

NºFOLIO

OVIRA

,, ,,

\ . \ .;:

Procesos y Estándares I Normas Internas del Servicto Parlame11tarW

Responsable(s) del inventarlo:

Firmas:

Comisión Ordinaria de

ANEXO 01

Lima ,. de 200

Pági11a 5 de 7

IO. BASE LEGAL

Organigrama del Se¡r'icio Parlamenta oResolución N'037-99-OMiCR que aprueba las normas pa¡a Almacenamiento,Respaldo, Seguridad de la Informació¡ de Usuarios y Seguridad de los Equipos deCómputo en el Congreso de la República.Di¡ectiva No 006-2003-CG/CR "P¡ocedimiento de Translérenoia del PatrinonioDocumental al A¡chivo General del Congreso de la República"Resolució¡ N' 029-2003-OM/CR que apmeba como documento intemo de gestióninstilücional la Directiva N' 006-2003-CG/CR.Directiva N' 01-2004-DGA-/CR "Procedimientos para Realizar y Alrnacenar lasCopias de Respaldo de Seguridad de los Sistema de lnfo¡mación de servrcloParlamentan o.

Direcriva"Procedimiemn de inventario r ci,s/odia del ncervo dornmema/ de /a5 Comi,iones Ordmar,a5"

11.

. ROVIRA. .�

I' ºr \�

G�ll!lral \l��

ÍNDICE

l. OBJETIVO

2. FINALIDAD

3. ALCANCE

4. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES

S. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 DEL ACERVO DOCUMENTAL5.1.1 Elaboración del Inventario y Clasificación 5.1.2 Inventario 5.1.3 Elaboración de Inventario y Clasificación

6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1 FORMALIDAD DEL INVENTARIO6.2 CUSTODIA DEL ACERVO DOCUMENTAL

7. SANCIONES

8. DISPOSICIÓN FINAL

9. ANEXO

ANEXO O!

!O.BASE LEGAL

11.ÍNDICE

Procesos y Eslándares / l'l'ormas J11k!rnll!i riel Servicio Pal'/amentnrio

1

1

1

1

2

3

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4

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