Estructura y madurez organizacional El camino a la ... · ¿El organigrama de su organización...
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¡Organízate!
Estructura organizacional para
lograr la sostenibilidad y madurez
de su empresa
Leire Caballero & Urtzi Terroba
¿Por qué estamos hoy aquí? Tenemos un dilema…
OPCIÓN 1
Negocio muy exitoso, alta rentabilidad
300,000 USD de inversión
Listo para traspasar y operar
Utilizan ERP y CRM de última generación
Baja rotación, empleados con 30 años en la empresa de media
Los trabajadores conocen cada detalle
del negocio, pero no están definidos por escrito:
- Procesos y procedimientos - Puestos
- Gestión de proveedores - Contabilidad
- RRHH
- Gestión de recursos - Etc.
OPCIÓN 2
Negocio muy exitoso, alta rentabilidad
300,000 USD de inversión
Listo para traspasar y operar
Utilizan ERP y CRM de última generación
Alta rotación, empleados con 3 años en la empresa de media
Los trabajadores conocen sus
funciones, pero todo el modelo de la organización está definido por escrito:
- Procesos y procedimientos - Puestos
- Gestión de proveedores - Contabilidad
- RRHH
- Gestión de recursos - Etc.
¡Organízate!
Estructura tu organización para lograr madurez y sostenibilidad
Nos presentamos…
MSc Leire Caballero
Ingeniera en Sistemas y Organización Industrial (UPV, España)
Máster en Gestión de la Innovación y el
Conocimiento (UPV, España)
MSc Urtzi Terroba
Licenciado en Comercio Internacional (Plymouth, Inglaterra)
Máster en Gestión de Personas,
Conocimiento y Cambio Organizacional
(Lund, Suecia)
Nos basamos en:
• Lean Management • Knowledge Management
• Business Process Management • NER (Nuevo Estilo de Relaciones) • Kaizen/Mejora continua
• ISO 9001:2015
Metodología propia:
- Simplificada - Accesible para todos
Metodología
• Entender qué son la estructura y la madurez organizacional.
• Entender cómo afecta la madurez a la
sostenibilidad de las organizaciones.
• Identificar en qué nivel de madurez está cada organización y definir cuáles son los
siguientes pasos que debería dar cada una
para mejorar.
Objetivos del taller
¿De qué vamos a
hablar hoy?
1. Madurez organizacional
2. Taller: descubramos el grado de madurez de nuestra organización.
3. Análisis: ¿cuál es nuestra situación?
- Coffee Break -
4. ¿Cómo madurar la organización?
5. Taller: plan personal para madurar sus organizaciones.
6. Taller: creación de procedimientos.
1. Madurez Organizacional
Madurez
Organizacional
Caos
Organizacional
Organización
Madura
La madurez
no implica éxito
No están claros los valores, la visión, la
misión, ni quién
está en el equipo.
Es difícil medir si las cosas se hacen
bien o mal, porque las
funciones no están definidas.
Hay actividades que siempre se
han hecho así y no han
evolucionado.
Las actividades y las
responsabilidades
de cada puesto no están bien
definidas.
1. 2.
3. 4.
¿Te suena familiar...?
1. No están clara la misión, visión, valores y objetivos de la organización, ni quién está en el equipo
• No existe un proyecto común, cada cual se dedica a sus funciones específicas.
• No todos conocen la misión, visión, valores y objetivos de la organización.
• No conocemos qué hace o qué sabe la persona que se sienta 2 mesas más allá.
¿Te suena familiar...?
2. Las actividades y las responsabilidades de cada puesto no están bien definidas
• Surgen conflictos de responsabilidades.
• Dificulta la incorporación de nuevas personas al equipo.
• Es difícil cubrir bajas y sustituir a compañeros.
• Existen personas con conocimiento único.
¿Te suena familiar...?
3. Es difícil medir si las cosas se hacen bien o mal, porque las actividades no están definidas
• Pocos conocen qué hace exactamente cada persona.
• Hay un gran descontrol sobre las operaciones.
• Las auditorías de cumplimiento son complejas y costosas.
¿Te suena familiar...?
4. Hay actividades que siempre se han hecho así y nunca han evolucionado
• Las cosas se hacen así porque siempre se han hecho así.
• No hay medios para mejora de procesos o estos son ineficientes.
• Los colaboradores no están motivados a aportar, creen que sus ideas no son escuchadas o no saben cómo hacerlo.
¿Te suena familiar...?
¡Nos falta estructura!
Un modelo definido y claro de
nuestra organización.
¿Qué nos falta?
Es el conjunto organizado de procesos, políticas,
procedimientos, conocimientos y sistemas del cual se vale la organización para lograr su misión y sus objetivos
dentro de un marco de acción controlado: predecible, replicable, monitoreable, medible y proclive a la mejora.
Modelo
Organizacional
Misión + Visión + Objetivos
Cadena de valor
+ Procesos
+ Actividades
Personas/ Puestos
Procedimientos
Políticas y normativas
Estándares de calidad
Herramientas/Sistemas
Modelo
Organizacional
Objetivos
Cómo
Qué Quién
KPIs
Responsabilidades
Indicadores de
desempeño
Misión
Procesos vs.
Actividades
1 2 3 4 5 6 7 8
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8
1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8
Actividades
Secuencia
Nivel de
detalle
Procedimiento
• Objetivos • Qué • Quién • Cómo
Monitorear + Medir + Auditar + Mejorar
Estructura
Definida +
Compartida
Modelo
Organizacional
“Lo que no está definido no se puede medir y lo que no se puede medir, no se puede mejorar.”
2. Descubramos el grado de
madurez de nuestra organización
Taller:
¿Cuál es el grado de madurez
de mi organización?
1. ¿Están definidos y claros la misión, visión y valores de su
organización?
2. ¿Si le preguntásemos a 10 personas en su organización
por su misión, visión y valores, al menos la mitad sabrían
decírnoslos de manera correcta?
3. ¿Existen objetivos SMART definidos en su organización?
Specific (Específico); Measurable (Medible); Attainable
(Alcanzable); Relevant (Relevante); Timely (a Tiempo)
4. ¿El organigrama de su organización está claro y cada
persona tiene claro su puesto?
¿Cuál es el grado de
madurez de nuestra organización?
5. ¿Cada persona tiene claras y definidas por escrito sus
funciones?
6. Cuando se incorpora una nueva persona a su
organización, ¿tiene sus funciones claras y definidas
desde el día 1?
7. ¿Están definidos los procedimientos de todas las
actividades que ha de llevar a cabo en su día a día?
8. ¿Tiene siempre disponible la última versión de los
documentos que necesita para llevar a cabo su trabajo?
(Nos referimos al procedimiento, las normativas, políticas,
formatos, o cualquier otro documento o archivo que sea
necesario para saber cómo hacer la actividad.)
¿Cuál es el grado de
madurez de nuestra organización?
9. ¿Cada actividad o puesto/persona tiene objetivos definidos, claros y conocidos? SMART
10. ¿Hay algún mecanismo para comunicar cada vez que hay un cambio en los procedimientos, las normativas o alguno de los documentos que utiliza para llevar a cabo sus actividades diarias?
11. ¿Tiene acceso a la información de qué hace cada departamento/puesto, además del suyo?
12. ¿Tiene acceso a información del perfil profesional y datos de cómo contactar de cada persona de la organización?
(En cuanto al perfil profesional, se refiere a: información sobre su experiencia laboral, formación, habilidades, conocimientos, idiomas, herramientas que maneja, capacidades…)
¿Cuál es el grado de
madurez de nuestra organización?
13. ¿Se realizan auditorías de cumplimiento en su organización?
(Se refiere a si se comprueba que los empleados lleven a cabo las labores asignadas en base al procedimiento establecido y cumpliendo con las normativas, políticas o leyes vigentes.)
14. Si ha respondido SÍ a la pregunta 9 (es decir, sus actividades tienen objetivos definidos). ¿son los resultados medidos/controlados?
15. ¿Existe un proceso de análisis de los resultados de las auditorías de calidad y/o del cumplimiento de objetivos/KPIs?
16. ¿Existe algún medio formal para compartir lo que aprende en su día a día?
(Se refiere a una wiki, reuniones, o un método establecido para compartir lo aprendido.)
¿Cuál es el grado de
madurez de nuestra organización?
17. ¿Existe algún medio formal para hacer propuestas de mejora?
(Se refiere a propuestas de cómo mejorar o hacer más eficiente/fácil su trabajo)
18. ¿Se fomenta en su organización la participación de todos los colaboradores en la mejora continua de la empresa?
19. ¿Están identificados y se tienen en cuenta los riesgos a la hora de planificar y ejecutar las actividades que se llevan a cabo en su organización?
20. ¿Existe una búsqueda continua de nuevas oportunidades a la hora de planificar y ejecutar las actividades que se llevan a cabo en su organización?
(Se refiere a búsqueda de nuevas herramientas, procesos más sencillos, nuevos proveedores, etc.)
¿Cuál es el grado de
madurez de nuestra organización?
3. Análisis: ¿Cuál es nuestra situación?
0. Caos
Organizacional
Cada cual hace lo
que cree necesario
2. Qué y quién
Listado de actividades
Organigrama
Responsabilidades claras
3. Cómo
Procedimientos
Estándares de
calidad
4. Compartido
Qué, quién y cómo accesible y claro
6. Dinámico
Mejora continua
Lecciones aprendidas
Propuestas de mejora
5. Auditado
Cumplimiento y KPIs
auditados
1. Objetivos
Misión, visión, valores y objetivos
definidos
7. Medir riesgos e
identificar oportunidades
Escala de madurez
organizacional
0
1
2
3
4
5
6
4. ¿Cómo madurar la organización?
0. Caos
Organizacional
Cada cual hace lo
que cree necesario
2. Qué y quién
Listado de actividades
Organigrama
Responsabilidades claras
3. Cómo
Procedimientos
Estándares de
calidad
4. Compartido
Qué, quién y cómo accesible y claro
6. Dinámico
Mejora continua
Lecciones aprendidas
Propuestas de mejora
5. Auditado
Cumplimiento y KPIs
auditados
1. Objetivos
Misión, visión, valores y objetivos
definidos
7. Medir riesgos e
identificar oportunidades
Escala de madurez
organizacional
Del 0 al 1:
Establecer objetivos
1. Valores: los valores compartidos son el
fundamento sobre el que se sustentan la visión y
la misión (por este orden).
2. Visión: el modo en que la organización quiere
transformar el mundo a largo plazo. Dónde
queremos estar en el medio-largo plazo.
3. Misión: qué hace la organización para alcanzar
su visión. A qué nos dedicamos y cómo nos
diferenciamos de la competencia.
4. Objetivos: qué logros concretos queremos
obtener a corto, medio y largo plazo para
cumplir la misión y alcanzar la visión.
Del 1 al 2:
Estructurar actividades y personas
• Qué
– Procesos
– Actividades
• Quién
– Puestos
– Personas
• Establecer responsabilidades: quién hace
qué.
– Matrices de responsabilidades
Del 2 al 3:
Definir la ejecución
• Cómo
– Definir procedimientos
– Definir normas y políticas a aplicar
– Definir documentos estándar (formatos)
– Materiales de apoyo como vídeos o audios
• Definir KPIs (Indicadores de desempeño)
• Cada persona de la organización debe tener acceso fácil a:
– Objetivos de la organización
– Qué se hace y quién es responsable de qué
– Cuáles son sus funciones concretas
– Cómo tiene que llevar a cabo sus funciones
Del 3 al 4:
Compartir/dar acceso a la
estructura
• Auditar cumplimiento (calidad)
– Interna
– Externa
• Auditar KPIs (Indicadores de gestión)
Del 4 al 5:
Auditar la ejecución
• Tener una estructura clara y definida no es suficiente.
• Hay que mantener la estructura de la
organización actualizada y en constante
mejora a través de:
– Mejora colaborativa
– Mecanismos adecuados
Del 5 al 6:
Establecer mecanismos de
mejora
• Definir riesgos y oportunidades
• Definir mecanismos de monitoreo
• Monitorear y analizar
• Actuar
Del 6 al 7:
Medir riesgos e identificar
oportunidades
¡Organización madura!
¿Cómo me beneficia?
+ Visión global de la organización
+ Alineamiento
+ Transparencia y objetividad
+ Conocimiento tangible
+ Minimiza la curva de
aprendizaje
+ Facilita la expansión y el franquiciamiento
+ Facilita las auditorías de cumplimiento
+ Facilita las certificaciones de calidad
Madurez
Sostenibilidad
5. Taller: plan personal para madurar sus organizaciones
0. Caos
Organizacional
Cada cual hace lo
que cree necesario
2. Qué y quién
Listado de actividades
Organigrama
Responsabilidades claras
3. Cómo
Procedimientos
Estándares de
calidad
4. Compartido
Qué, quién y cómo accesible y claro
6. Dinámico
Mejora continua
Lecciones aprendidas
Propuestas de mejora
5. Auditado
Cumplimiento y KPIs
auditados
1. Objetivos
Misión, visión, valores y objetivos
definidos
7. Medir riesgos e
identificar oportunidades
Escala de madurez
organizacional
6. Taller de creación de procedimientos
Matriz de responsabilidades
Ejercicio: matriz de
responsabilidades
Vender donas Gerente general
Gestionar productos y proveedores
Planificar estrategia y operaciones
Mercadear
Desarrollar producto
Distribuir
Gestionar recursos humanos
Gestionar finanzas
Gestionar recursos
Ejercicio: Procedimientos
¡Maduremos!
OPCIÓN 1
Negocio muy exitoso, alta rentabilidad
300,000 USD de inversión
Listo para traspasar y operar
Utilizan ERP y CRM de última generación
Baja rotación, empleados con 30 años en la empresa de media
Los trabajadores conocen cada detalle
del negocio, pero no están definidos por escrito:
- Procesos y procedimientos - Puestos
- Gestión de proveedores - Contabilidad
- RRHH
- Gestión de recursos - Etc.
OPCIÓN 2
Negocio muy exitoso, alta rentabilidad
300,000 USD de inversión
Listo para traspasar y operar
Utilizan ERP y CRM de última generación
Alta rotación, empleados con 3 años en la empresa de media
Los trabajadores conocen sus
funciones, pero todo el modelo de la organización está definido por escrito:
- Procesos y procedimientos - Puestos
- Gestión de proveedores - Contabilidad
- RRHH
- Gestión de recursos - Etc.
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organizacional, de la manera más sencilla y con el costo más
bajo posible.
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