ESTUDIOS PREVIOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER Que de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, las entidades de la administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el artículo 22 de la misma ley prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos y su artículo 23, sobre formación de archivos dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos. Que esta misma Ley, relaciona las responsabilidades que tienen los servidores públicos mientras cumplen su función y aún después de que estos hayan finalizado su relación con las instituciones, así como las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y hasta penales, por la conservación o no de los documentos, es decir para sustentar con estos las actuaciones de los servidores públicos. Que de conformidad con el Acuerdo 060 de 2001, establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas según el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación en uso de sus facultades consideran que se debe normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la Gestión Documental. De otro lado, el Decreto-ley número 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 4° y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública. Por lo anteriormente expuesto, COMPUTADORES PARA EDUCAR, con la finalidad de tener un manejo integral en la administración documental, requiere contratar el servicio de gestión documental para registrar, clasificar, distribuir, digitalizar y almacenar archivos, que contribuya al desarrollo del Programa de Gestión Documental de la Asociación, integrándose a los procesos que se lleven en los archivos de gestión, central e histórico, en todas las áreas ubicadas en la Dirección Ejecutiva, el Centro de Soluciones Tecnológicas (CST) y el CENARE.

2 DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR 2.1 OBJETO DEL CONTRATO

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

ALCANCE: Gestión Documental para registrar, clasificar, distribuir, digitalizar y almacenar archivos, integrándose a los procesos que se lleven en los archivos de gestión, central e histórico en todas las áreas de la entidad ubicadas en la Dirección Ejecutiva, el Centro de Soluciones Tecnológicas (CST) y el CENARE. 2.2 IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR Conforme al artículo 32 de la Ley 80 de 1993, el contrato a celebrar será de Prestación de Servicios. 2.3 DESCRIPCIÓN CÓDIGO UNSPSC El servicio objeto del presente Proceso de Contratación está codificada en el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) con el tercer nivel como se indica a continuación:

Clasificación UNSPSC

Segmento Familia Clase

78131800 Servicios de transporte,

Almacenaje y correo

Almacenaje Bodegaje y almacenamiento

especializado

80161500 Servicios de Gestión, Servicios profesionales de

Empresa, y Servicios

Administrativos

Servicios de Administración

de Empresas

Servicios de apoyo gerencial

83121600 Servicios públicos y servicios

relacionados con el sector público

Servicios de información

Centros de información

3 CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

Un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL es un sistema informático creado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. LOCALIZACIÓN. Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central, de gestión e histórico.

FLUJO DE TRABAJO. Un sistema de gestión documental puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos.

SEGURIDAD. Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los sistemas de gestión documental solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la entidad trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.

Funciones de Archivo.

• Registrar, clasificar y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

• Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

• Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales a las dependencias que lo requieran.

El servicio que Computadores para Educar requiere contratar debe contener las siguientes especificaciones: Gestión Documental y Custodia Para cumplir con el servicio a contratar le corresponderá al contratista comprometerse a ejecutar las siguientes actividades.

1. A continuación, se describen las cantidades estimadas de la documentación a administrar durante la ejecución del contrato:

Ubicación Concepto Cajas X200 Cantidad (ML)

CST Archivo Central 1.500 300

Cenare Archivo de gestión 15 3

Archivo en custodia Archivo Histórico 5.750 1.150

Total 7.265 1.453

NOTA 1: El almacenamiento y custodia del archivo histórico, esto es 1.150 ML o 5.750 cajas, lo realizará el contratista en sus bodegas. Los restantes 303 ML o 1.515 cajas, correspondientes al archivo central y al archivo de gestión, serán administrados por el contratista en el CST y en el Cenare. NOTA 2: La administración y custodia de los archivos se realizará por unidad documental contenida dentro de cada caja. De lo anterior, se desprende que por X200 cajas1, para cada una de las ubicaciones, son 5 cajas por 1 metro lineal.

2. Disponer de mínimo tres (3) equipos de cómputo, un (1) equipo de digitalización y una (1) impresora para consultar la trazabilidad de los documentos con el uso de la aplicación de gestión documental. Para tal efecto, la entidad asignará puestos de trabajo con red de conexión. Los equipos de cómputo deben cumplir con las siguientes características mínimas: equipo de escritorio, Procesador Core i5, memoria RAM 4 gb y 500 gb HDD.

3. Disponer de una impresora para stickers-adhesivos de transferencia térmica, para el suministro de los rótulos de carpetas y cajas requeridos por CPE:

Los rótulos de las carpetas deben cumplir con las siguientes características:

• Sticker de referencia 10,2 x 4,9 cm, allí debe contener la información detallada como es: logo de Computadores para Educar, Serie, Sub serie, No. de caja, fecha inicial, Fecha final, No. de tomo, No. de folios.

Los rótulos de caja deben cumplir con las siguientes características:

1 La cantidad de carpetas contenidas dentro de cada caja dependerá del número de folios de cada una.

• Sticker de referencia 10 x 10 cm, allí deber contener la información detallada como es: logo de Computadores para Educar, nombre de la entidad, número de caja, área, serie, cantidad de carpetas y la ubicación que ocupa la caja dentro de la estantería (ubicación topográfica).

• Las cantidades estimadas a imprimir son 1000 rótulos de carpetas y 500 rótulos de caja. Todos los equipos deberán contar con los insumos necesarios, tales como: stickers adhesivos, papel, tóner. Todo software deberá estar debidamente licenciado por el contratista y será de uso exclusivo del equipo de trabajo que ponga a disposición de CPE para la ejecución del objeto a contratar. El contratista deberá presentar el software o base de datos formato FUID, Formato Único de Inventario Documental, una base de datos única FUID que contenga los siguientes campos: Dependencia, código de serie, serie, subserie, Id, nombre expediente, fecha inicial, fecha final, Nº de caja, Nº de orden de carpeta, tomo y folios. El sistema operativo deberá permitir conectarse a la red. Computadores para Educar entregará los insumos de archivo, tales como: cajas, carpetas y ganchos legajadores. Las cantidades estimadas de traslado de carpetas, desde las bodegas del contratista hasta el CST, serán en promedio 400 carpetas mensuales. El contratista deberá atender las solicitudes de traslado de carpetas en un tiempo de respuesta máximo de cuatro (4) horas. NOTA 3: El contratista deberá suministrar los equipos requeridos para que el aplicativo funcione adecuadamente y dicho aplicativo se requiere para llevar el control de ingreso y préstamos de carpetas fundamentalmente, por lo que no es necesario un aplicativo robusto para su administración y por consiguiente no requiere un canal dedicado con CPE ni datacenter propio de la entidad. Se aclara que las solicitudes de préstamos de carpetas que se realicen desde la Dirección Ejecutiva al CST, sitio donde se administrará el Archivo Central, se hará mediante el correo electrónico de CPE: archivo@cpe.gov.co Las consultas se pueden dar de carácter normal o urgente. El equipo de trabajo requerido para la ejecución del contrato es el que se describe a continuación:

Cantidad Nombre

Cargo Perfil requerido Responsabilidades

1

Director de Proyecto

Debe acreditar formación profesional en Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Industrial o en Sistemas de información y Documentación o Bibliotecología y Archivística (deben presentar diploma o acta de grado y la tarjeta profesional). Acreditar experiencia general mínimo de cinco (5) años en gerencia o gerenciamiento de proyectos, administración de archivos de gestión y manejo de personal, conocimientos sobre las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación y sobre la organización de Archivo de Gestión y Tablas de Retención Documental. El proponente deberá anexar las certificaciones correspondientes.

Deberá supervisar y ajustar los requerimientos de archivo que se encuentren en todos los puntos en donde se va a ejecutar este contrato. Las visitas a los puntos fuera de CST se deberán realizar una vez por semana o cuando se realicen reuniones de seguimiento o comités de archivo. En todo caso, el Director debe tener disponibilidad para desplazarse a los lugares de ejecución del contrato, cuando las necesidades del servicio lo exijan. Los gastos originados en los desplazamientos del recurso humano a dichos puntos serán por cuenta del contratista seleccionado.

3 Técnicos de Archivo:

Deben acreditar formación como Técnicos o Tecnólogos en Archivo o en Archivista, o en Archivística o en Gestión Documental. Acreditar experiencia general mínimo de un (1) año en actividades de gestión documental (levantamiento de inventario documental, elaboración de instrumentos archivísticos, digitalización, TRD).

Dos (2) técnicos o tecnólogos de tiempo completo para CST y un (1) técnico rotativo permanente para todos los puntos, incluso para CST, de acuerdo con las necesidades.

Las cantidades a administrar por el equipo de trabajo serán aproximadamente 50 consultas mensuales por unidades documentales y un promedio de 150 unidades documentales de transferencias mensuales al archivo central ubicado en CST y consulta de aproximadamente 400 carpetas del archivo en custodia.

NOTA: El recurso humano anteriormente descrito, se ubicará en las instalaciones de CPE. Uno (1) de los técnicos de archivo rotará en la Dirección Ejecutiva, CST y Cenare, conforme a las necesidades de la entidad. NOTA 2: La remuneración del equipo de trabajo será discrecional del contratista, en todo caso será acorde a las disposiciones laborales que rijan la materia. Confidencialidad, privacidad y propiedad de la Información:

Computadores para Educar requiere que el contratista garantice el adecuado tratamiento y manejo de la información, la confidencialidad y privacidad en la información que estará en todas las etapas del servicio. La propiedad de la información (Imágenes, documentos, registros, entre otros) son de Computadores para Educar, y como tal se le dará el tratamiento adecuado para garantizar esta propiedad. 3.1 CONDICIONES LOGÍSTICAS Para el traslado de la documentación del archivo en custodia desde las instalaciones del contratista actual hasta las del nuevo contratista se cuenta con 15 días calendario desde la fecha de inicio del contrato. La capacidad de entrega diaria del contratista actual al proponente que resulte adjudicatario mediante el presente proceso de selección será de cuatrocientas (400) cajas con sus respectivas carpetas. El relevo de responsabilidades, se llevará a cabo un punteo por Nº de caja y por Nº de cada unidad documental de la caja; así mismo, se hará entrega al nuevo contratista de la base de datos en formato Excel, cuyos registros son los que se mencionan a continuación: Archivo Central (CST-Cenare): 28.902 registros Archivo en custodia: 53.910 registros NOTA 1: Los costos de traslado del archivo, desde la ubicación del actual contratista hasta la ubicación del futuro contratista serán asumidos por éste último. NOTA 2: CPE realizará entrega de inventario documental para cada uno de los archivos. Esto es a nivel de caja y de unidad documental.

NOTA 3: CPE realizará entrega en archivo digital (base de datos) para el relevo de responsabilidades de los 3 tipos de archivos a entregar y para cada uno de los archivos será entregado un archivo en Excel. NOTA 4: : Las cajas y carpetas a entregar se encuentran identificadas con su respectivo Nº. NOTA 5: No se requerirá realizar digitalización al archivo entregado. 4 FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El régimen jurídico aplicable a la modalidad de selección del presente proceso es el fundamentado en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007) y sus decretos reglamentarios especialmente la Ley 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015, Ley 1882 de 2018, las leyes Civiles y Comerciales, y demás, normas que adicionen, complementen o regulen las condiciones del objeto de la contratación. De acuerdo al Título I, capítulo II, Sección 1, Subsección 2 del Decreto 1082 de 2015, el cual reglamenta el numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y el manual de Contratación de Computadores para Educar, el procedimiento a utilizar para el presente proceso conforme a la cuantía es la Selección Abreviada por Menor Cuantía. 5 VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN 5.1 ESTUDIO DEL SECTOR a) Aspectos Generales De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto Reglamentario 1082 de 2015, se debe hacer el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación. La Guía para elaboración de Estudios del Sector expedida por Colombia Compra Eficiente establece que el análisis del sector debe cubrir tres (3) áreas: A. Aspectos generales. B. Estudio de la oferta. C. Estudio de la demanda.

De acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios, códigos UNSPSC, el presente proceso de contratación se enmarca dentro del Código UNSPSC 801615 correspondiente a Servicios de apoyo gerencial.

✓ Aspectos Económicos Por ramas de la actividad económica el presente servicio se enmarca en la rama de Actividades profesionales, científicas y técnicas, en donde de acuerdo con el Boletín Técnico del DANE para el tercer trimestre de 2018, el valor agregado de esta rama creció en 3.6% frente al mismo trimestre de la anterior vigencia. Con relación al trimestre inmediatamente anterior, el valor agregado de la rama se incrementó en 2.1%.

Tomado del Boletín Técnico Producto Interno Bruto (PIB) tercer trimestre 2018 - DANE

✓ Aspectos Técnicos

La calidad de la prestación del servicio, objeto del presente proceso contractual, está en el cumplimiento de las obligaciones y especificaciones descritas en el apartado de especificaciones técnicas. El servicio requerido por la entidad se enmarca en los siguientes aspectos:

- Administración del Archivo - Custodia

Los tres primeros puntos, deben realizarse de acuerdo con las normas técnicas vigentes emanadas del Archivo General de la Nación sobre la administración documental.

La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organización. La Gestión Documental tiene como misión administrar el flujo de documentos durante todo su ciclo de vida, teniendo en cuenta que no se posible desechar ningún documento oficial, dado que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa. Un Programa de Gestión Documental está definido como un instrumento archivístico en mediante el cual se formulan y estructuran de manera sistemática, los procesos archivísticos que se desarrollarán a corto, mediano y largo plazo en una empresa, desde la creación, hasta el destino final de la documentación. El sistema de gestión documental es de gran importancia para las empresas dado que permite hacer más eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo costos, así como gestionar de mejor forma la documentación existente lo cual incrementa la productividad de su organización, dado que todos los documentos de la empresa estarán controlados y centralizados. Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa. Otra ventaja importante es la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

✓ Aspectos Legales y Regulatorios La política de gestión documental en Colombia que se encuentra acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012, debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

El principal órgano rector del sector es Archivo General de la Nación, quien dicta la normatividad aplicable sobre la administración documental, el Archivo General de la Nación - AGN, es una entidad del orden nacional adscrito al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA, quien se encarga de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País.

b) Análisis de la oferta

✓ ¿Quién vende? En el país existen múltiples empresas que ofrecen el servicio solicitado y cuentan con la experiencia para satisfacer la necesidad requerida por Computadores para Educar. A continuación, se relacionan algunas empresas que fueron tenidas en cuenta para realizar el presente estudio:

- INFORMÁTICA DOCUMENTAL LTDA. - COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS LTDA. (CSA) - G4S SECURE DATA SOLUTIONS S.A. - DIGISERVICE LTDA - TOTAL QUALITY MANAGEMENT S.A. - P Y Z SERVICIOS LTDA - HELPFILE - TEGUIA - ALMARCHIVOS - DATAFILE - LEXCO - SERVISOFT - ARCHIVO Y LOGÍSTICA - TRANSARCHIVOS - ASETOCOL - TANDEM - SUPPLA - ADOC - DATA TOOLS - IQ OUTSOURCING - ESTRATEGIAS DOCUMENTALES

✓ ¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios?

Las entidades públicas contratan bajo la modalidad de outsourcing algunos de los procesos archivísticos, en particular aquellos que, de acuerdo con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, se deben atender obligatoriamente. Las necesidades relacionadas con la gestión de documentación con mayor demanda por parte de las entidades públicas son: Gestión de documentos administrativos; Descripción archivística; Recuperación de información; Cuadros de transferencia documental; Retención de documentos; Documentos electrónicos; y Digitalización de imágenes. La digitalización es el proceso que se realiza con mayor frecuencia mediante mecanismos como la tercerización por outsourcing, debido a que las entidades estatales no realizan inversión directa en los equipos necesarios para realizar dicha actividad, adicionalmente, la tercerización también permite reducir el riesgo de pérdida de los documentos originales. Se destaca que, para este sector el aspecto de mayor impacto en la evolución en el manejo de la información documental, es en definitiva el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, debido a que se utiliza cada vez más tecnología de punta para el manejo y la administración eficiente de la documentación. En este sentido, los avances tecnológicos también influyen directamente en la formación del personal en los diferentes niveles, ya que de esta forma se podrán apreciar y aprovechar mejor los distintos avances en materia tecnológica.

c) Análisis de la demanda

✓ ¿Cómo ha adquirido la Entidad Estatal en el pasado este servicio? A continuación se relacionan los últimos contratos celebrados con objetos y condiciones similares al de la presente contratación, con los cuales fue plenamente cubierta la necesidad de la entidad. A continuación se relacionan dichos contratos:

✓ ¿Cómo adquieren las Entidades Estatales y las empresas privadas este servicio? A continuación se relacionan algunos contratos celebrados por otras entidades estatales consultados en el portal de contratación estatal de Colombia Compra Eficiente, con similares objetos y características técnicas:

Modalidad de

SelecciónNo. Contrato Objeto Valor contrato Fecha inicio

No. Proceso

Selección

abreviada de

Menor Cuantía

068-15

Prestar de forma oportuna e idónea de los servicios de

administración, organización, conservación, custodia,

digitalización e indexación de la documentación de la

asociación, teniendo en cuenta los documentos que se

generan en todos los procesos ubicados en la

dirección nacional, el centro de recepción y despacho

de portátiles y el cenare, que constituyen la memoria

$ 206.699.200 1 de julio de

2015

No. Proceso 04-16

Selección

abreviada de

Menor Cuantía

62-16

“Prestar los servicios de administración integral del

proceso de gestión documental mediante la

administración del flujo físico de los documentos, su

custodia, digitalización e indexación, teniendo en

cuenta los documentos que se generan en todos los

procesos ubicados en la Dirección Nacional, el Centro

de Recepción y Despacho de Portátiles y el CENARE,

que constituyen la memoria institucional de

Computadores para Educar, así como el diseño,

modelamiento e implementación de una solución de

gestión documental que automatice y administre la

gestión de los archivos y la correspondencia interna y

externa de Computadores para Educar, de

conformidad con lo dispuesto en los estudios previos,

el pliego de condiciones y la oferta presentada por el

contratista, documentos que hacen parte integral del

presente contrato.”

$ 162.956.800 318 de julio de

2016

No. Proceso 07-2017

Selección

abreviada de

Menor Cuantía

66-17Prestación de servicios de administración integral del

proceso de gestión documental42.840.000

1 de septiembre

de 2017

No. Proceso 06-18

Selección

abreviada de

Menor Cuantía

34-18 Prestación del servicio de gestión documental 84.966.0001 de junio de

2018

003-2015

Nota: El costo total del servicio también depende de los servicios conexos que las entidades requieran.

d) Análisis que soporta el valor estimado del contrato

Para la elaboración del presente estudio del sector y estudio de mercado, se revisó y analizó la información histórica de compras anteriores con objetos y especificaciones técnicas similares, así como los precios y características de contratos relacionados de otras entidades estatales. Para determinar el presupuesto oficial del presente proceso, se tomó como referencia el estudio de mercado, el cual arrojo un valor total de CIENTO NOVENTA Y CUATRO MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y SIETE PESOS M/CTE ($194.247.687) incluido IVA. Se anexa el Informe de Estudio de Mercado actualizado con sus correspondientes soportes que complementan el análisis del valor estimado del contrato. 5.1.1 PRESUPUESTO OFICIAL Computadores para Educar ha asignado un presupuesto para el contrato de prestación de servicios por la suma de CIENTO NOVENTA Y CUATRO MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y SIETE PESOS M/CTE ($194.247.687) incluido IVA.

No. Proceso Modalidad de

SelecciónNo. Contrato Objeto Valor contrato Fecha inicio

ENTIDAD

079-00-M-CAMAN-

GRUAL-2018

Selección

abreviada de

Menor

Cuantía

TMSA-SAMC-07-2018

Contratar la prestación de los servicios especializados para

la administración de los archivos de gestión y central, así

como los servicios de guarda, custodia, organización,

registro, almacenamiento, traslado, conservación, bodegaje

de los archivos de la entidad de conformidad con la

normatividad archivística vigente

$ 701.348.905,0029 de junio de

2018

ENTIDAD

DIRECCIÓN

CENTRO DE

REHABILITACIÓN

INCLUSIVA

Selección

abreviada de

Menor

Cuantía

SA-013-2016 MDN-VGSED-DCRI

“ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN Y PUESTA EN

FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTAL Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS PARA LA

DIRECCIÓN CENTRO DE REHABILITACIÓN INCLUSIVA

(DCRI) DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

$ 299.086.609,0017 de novembre

de 2016

ENTIDAD

SAMC007-2018

Selección

abreviada de

Menor

Cuantía

535-2018

ORGANIZACIÓN E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE

GESTION DOCUMENTAL CON SUS INSTRUMENTOS Y

HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS PARA EL INSTITUTO

DEPARTAMENTAL DE CULTURA DE Y TURISMO DE

CUNDINAMARCA.

77,766,50026 de diciembre

de 2018

ENTIDAD

SAMC 046-2018

Selección

abreviada de

Menor

Cuantía

2018-CT-613

INTERVENCION TECNICA DE 300 METROS LINEALES DE

DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES AL ARCHIVO

CENTRAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIA.

77,766,50026 de diciembre

de 2018

EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S. A.

DIRECCIÓN CENTRO DE REHABILITACIÓN INCLUSIVA

CUNDINAMARCA - INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE CULTURA Y TURISMO DE CUNDINAMARCA

CUNDINAMARCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE CHÍA

5.1.2 Certificado de Disponibilidad Presupuestal El presente proceso de selección se encuentra amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 4319 del 04 de febrero 2019. 6 CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE 6.1 Requisitos Habilitantes 6.1.1 Capacidad jurídica Se verificarán los siguientes requisitos:

1) Carta de presentación 2) Cédula de Ciudadanía Representante Legal 3) Certificado de Existencia y Representación Legal 4) Registro Único de Proponentes 5) Registro Único Tributario 6) Certificación de Aportes Parafiscales y a la Seguridad Social Integral 7) Apoyo a la Industria Nacional 8) Documento de Conformación de Consorcios o Uniones Temporales (en caso de

proponentes plurales) 9) Compromiso Anticorrupción 10) Certificado del Sistema de Información y Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad –

SIRI- de la Procuraduría General de la Nación 11) Antecedentes Fiscales 12) Antecedentes judiciales 13) Certificado de medidas correctivas expedido por la Policía Nacional 14) Garantía de seriedad de la Oferta 15) Certificación bancaria

6.1.2 Capacidad financiera Con el fin de asegurar la normal ejecución del objeto a contratar sin riesgos económicos y garantizar el suministro oportuno de los elementos y servicios contractuales, se analiza la información financiera reflejada en el Registro Único de Proponentes (RUP) el cual deberá estar vigente y en firme según los requerimientos de la Cámara de Comercio. Los índices de capacidad financiera y de capacidad organizacional serán evaluados de acuerdo al Decreto 1082 de 2015.

Índice de Liquidez (AC/PC): Mide la capacidad del proponente para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Se exige que tal razón sea mayor o igual a 3

𝐼𝐿 = 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒

𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 ≥ 3

El Índice de Liquidez mínima para consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura se realizará mediante la suma simple de los activos y pasivos de los proponentes. Se exigirá al consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura que la razón de liquidez sea mayor o igual a 3 El Índice de liquidez mínima para consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura se expresa mediante la siguiente fórmula, tomando los datos de activo corriente y pasivo corriente de la información consignada en el RUP de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal.

𝐼𝐿 = (𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒1 + 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒2 + ⋯ + 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑛

𝑃𝑎𝑠𝑖𝑐𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒1 + 𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒2 + ⋯ 𝑃𝑎𝑠𝑖𝑐𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑛) ≥ 3

𝐼𝐿 = (∑ 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑖

𝑛𝑖

∑ 𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑖𝑛𝑖

) ≥ 3

Donde i indica cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura. Índice de Endeudamiento (PT/AT): Mide el total de los activos comprometidos con obligaciones, deudas y compromisos con terceros. Se exige un nivel de endeudamiento de los Proponentes de máximo el 0,5 (50%) esto significa, qué porcentaje del activo, se compromete para proteger el pasivo. La fórmula que se aplica es la siguiente:

𝐼𝐸 = 𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙≤ 0,5

El índice de endeudamiento máximo para consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura se expresa mediante la siguiente fórmula, tomando los datos de pasivo total y activo total de la

información consignada en el RUP de cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura y se exigirá al consorcio o unión temporal o promesa este valor sea menor o igual que 0,5 (50%).

𝐼𝐸 = (∑ 𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑖

𝑛𝑖

∑ 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑖𝑛𝑖

) ≤ 0,5

Donde i indica cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura. Razón de Cobertura de Intereses (UO/GI): El cual refleja la capacidad del proponente de cumplir con sus obligaciones financieras. A mayor cobertura de intereses, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones financieras. Se exige una razón de cobertura de intereses mayor a 3 o indeterminado.

𝑅𝐶𝐼 =𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙

𝐺𝑎𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝐼𝑛𝑡𝑒𝑟𝑒𝑠> 3 o indeterminado

La razón de cobertura máximo para consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura se expresa mediante la siguiente fórmula, tomando los datos de la utilidad operacional total y los gastos de intereses totales de la información consignada en el RUP de cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura y se exigirá al consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura este valor sea mayor a 3 o indeterminado

𝑅𝐶𝐼 = (𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙1+𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙2+⋯𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙𝑛

𝐺𝑎𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝐼𝑛𝑡𝑒𝑟𝑒𝑠1+ 𝐺𝑎𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝐼𝑛𝑡𝑒𝑟𝑒𝑠2+⋯ 𝐺𝑎𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝐼𝑛𝑡𝑒𝑟𝑒𝑠𝑛) > 3 o indeterminado

𝑅𝐶𝐼 = (∑ 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙𝑖

𝑛𝑖

∑ 𝐺𝑎𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝐼𝑛𝑡𝑒𝑟𝑒𝑠𝑖𝑛𝑖

) > 3 𝑜 𝑖𝑛𝑑𝑒𝑡𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑎𝑑𝑜

Donde i indica cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura. CAPACIDAD ORGANIZACIONAL El Proponente debe cumplir con los siguientes indicadores con base en la información contenida en el RUP

Rentabilidad del Patrimonio (UTO/Pat): Determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir la capacidad de generación de utilidad operacional, por cada peso invertido en el patrimonio, el índice de Rentabilidad sobre Patrimonio debe ser mayor a 0,10.

𝑅𝑃 =𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙

𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜> 0,10

La rentabilidad sobre patrimonio para consorcios o uniones temporales o promesa de sociedad futura se expresa mediante la siguiente fórmula, tomando los datos de la utilidad operacional total y patrimonio total de la información consignada en el RUP de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal o promesa de sociedad futura y se exigirá al consorcio o unión temporal o promesa de sociedad futura éste valor sea mayor a 0,10.

𝑅𝑃 = (𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙1 + 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙2 + ⋯ 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙𝑛

𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜1 + 𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜2 + ⋯ 𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜𝑛) > 0.10

Donde i indica cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura. Rentabilidad del Activo (UTO/AT): Determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo, la Rentabilidad sobre Activos debe ser mayor a 0,07.

𝑅𝐴𝑇 =𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙> 0,07

La rentabilidad sobre activos máximo para consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura se expresa mediante la siguiente fórmula, tomando los datos de la utilidad operacional total y activo total de la información consignada en el RUP de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal y se exigirá al consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura esté valor sea mayor a 0,07.

𝑅𝐴𝑇 = (𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙1 + 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙2 + ⋯ 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙𝑛

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙1 + 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙2 + ⋯ 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑛) > 0,07

Donde i indica cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura.

6.1.3 Requisitos técnicos habilitantes: 6.1.3.1 Experiencia General El proponente deberá acreditar la Experiencia con máximo de tres (3) certificaciones o acta de liquidación de contratos celebrados y ejecutados con entidades públicas, cuyo objeto se relacione con la gestión, administración y organización de archivos. La sumatoria de dichas certificaciones deberá ser igual o superior al presupuesto oficial asignado para el presente proceso. Los contratos con los que se pretende acreditar la experiencia deben estar inscritos en el RUP en alguno de los siguientes códigos de clasificación de bienes o servicios:

Clasificación UNSPSC

Segmento Familia Clase

78131800 Servicios de transporte,

Almacenaje y correo

Almacenaje Bodegaje y almacenamiento

especializado

80161500 Servicios de Gestión, Servicios profesionales de

Empresa, y Servicios

Administrativos

Servicios de Administración

de Empresas

Servicios de apoyo gerencial

83121600 Servicios públicos y servicios

relacionados con el sector público

Servicios de información

Centros de información

Nota: El proponente deberá identificar en el “FORMATO DE ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE” Número consecutivo del reporte del contrato ejecutado indicado en el RUP de los contratos con los cuales pretenda que se acredite la experiencia. 6.1.3.2 Experiencia Específica N/A

6.1.4 Acreditación Equipo de trabajo El proponente deberá presentar las hojas de vida de: Director de Proyecto y Técnicos de archivo. Las hojas de vida deberán acompañarse con los respectivos soportes para acreditar el perfil requerido, así: a) Anexar fotocopia del diploma o acta de grado. b) Para los profesionales que les aplique, deberán presentar la fotocopia de la tarjeta profesional. c) La experiencia profesional será computada de acuerdo con lo establecido en el Decreto 019 de 2012 y la reglamentación específica de cada profesión. d) Para acreditar la experiencia solicitada, deberá aportar los certificados de experiencia donde se incluyan las funciones del cargo. e) Para el proceso de validación de la experiencia de los profesionales, en los casos en que el tiempo certificado se traslape, solo será tenido en cuenta una sola vez. g) Un mismo profesional no puede estar participando como integrante del equipo de trabajo de varios proponentes, so pena de que el profesional sea rechazado en todas las propuestas. 6.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Solamente para las propuestas que han sido habilitadas serán objeto de evaluación. La siguiente tabla presenta los criterios, la descripción de su valoración y los valores que les corresponde. La adjudicación se efectuará al Proponente cuya oferta obtenga el mayor puntaje como resultado de los siguientes criterios de evaluación, siempre que la misma cumpla con la totalidad de los criterios habilitantes exigidos. Se tendrán en cuenta los siguientes criterios de evaluación, los cuales se calificarán sobre un total de cien (100) puntos de acuerdo con la siguiente tabla:

Criterios de evaluación Puntaje

Propuesta económica 70

Brigadas de Archivo 20

Apoyo a la industria nacional 10

Total 100

6.2.1 Descripción y desarrollo de cada uno de los Criterios de Evaluación

• Evaluación Económica de la Propuesta (70) Este criterio será calificado de acuerdo con la propuesta económica y tendrá una asignación de hasta setenta (70) puntos, máximo, distribuidos de la manera que a continuación se establece: Obtendrá setenta (70) puntos la propuesta cuyo precio sea más bajo, teniendo como punto de referencia el valor total de presupuesto. Los demás, recibirán puntaje de manera proporcional, de acuerdo con el valor de la propuesta, de siguiente manera: PE: Propuesta económica a evaluar MP: Propuesta económica menor valor PM: Puntaje Máximo (70 puntos) Puntaje Asignado = (MP/PE)*PM

• Brigadas de Archivo (20): Número de días de brigadas por mes

El proponente que ofrezca el mayor número de días de brigadas de archivo por mes, para la organización, foliación y encarpetado de la documentación requerida, recibirá puntaje así:

NÚMERO DE DÍAS DE BRIGADAS POR MES PUNTAJE MÁXIMO

4 10

6 15

8 20

Las brigadas son actividades de organización, foliación y encarpetado de la documentación que se requiera. Para su desarrollo el contratista deberá suministrar dos técnicos de archivo, adicionales a los técnicos exigidos como requisito habilitante en las “Especificaciones técnicas”. Para acreditar lo anterior, el proponente deberá allegar documento suscrito por el representante Legal, en el cual manifieste el compromiso que en tal sentido asume. En todo caso, el proponente recibirá máximo veinte (20) puntos por este criterio.

NOTA: Durante un día de brigada se podrán intervenir aproximadamente 20 metros lineales de archivo

• Apoyo a la industria nacional (10) De conformidad con lo dispuesto en la Ley 816 de 2003, se otorgarán diez (10) puntos a los proponentes que a través de su representante legal certifiquen en forma expresa que todo el personal que se vinculará para la prestación del servicio es colombiano.

Criterio de evaluación PUNTAJE

Apoyo a la industria nacional 10

7 CONDICIONES DEL CONTRATO 7.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 1 Cumplir con las normas legales vigentes emanadas del Archivo General de la Nación sobre la

administración documental, disposición, custodia y/o eliminación de archivos. 2 Asumir los costos de traslado de la documentación en custodia que haya sido solicitada por el

personal de CST, Cenare o de la Dirección Ejecutiva, en los tiempos de respuesta establecidos dentro de las especificaciones técnicas.

3 Garantizar la integridad de los documentos que sean trasladados. 4 Entregar informe mensual a la Coordinación Administrativa y Financiera en la cual se relacionen

todas las actividades desarrolladas durante el mes, con sus estadísticas de préstamo y devolución de carpetas por áreas.

5 Validar que las Tablas de Retención Documental cumplan con los procedimientos requeridos por ley, para lo cual en el evento de requerirse se deberán realizar actualizaciones a la TRD.

6 Sugerir la depuración de documentos a eliminar, para aquellos archivos que hayan cumplido su periodo de vigencia y plazo, conforme a las Tablas de Retención Documental, los procedimientos y la normatividad vigente.

7 Actualizar el Manual de Gestión Documental, conforme a la normatividad vigente del Archivo General de la Nación y las políticas de calidad de la entidad.

8 Mantener actualizada la base de datos del inventario documental de la Entidad, la cual será suministrada por CPE.

9 Garantizar la entrega de la información, conforme a lo requerido en las especificaciones técnicas

10 Reemplazar en forma inmediata a cualquier miembro de su equipo de trabajo por solicitud del supervisor previa motivación de CPE.

11 Garantizar la confidencialidad y privacidad en la información, así como el tratamiento adecuado de la propiedad de la información.

12 Sensibilizar y capacitar a los empleados sobre el manejo y la conservación de la documentación, a través de charlas al personal de las áreas. Dichas capacitaciones se realizarán un vez al mes, con una duración aproximada de dos (2) horas.

13 Todas las demás que se deriven del objeto y la naturaleza del contrato, aunque no estén especificadas y que se requieran para el cabal y correcto cumplimiento del objeto del mismo.

7.2 LUGAR DE EJECUCIÓN El servicio será prestado de lunes a viernes, en los siguientes sitios y horarios:

Sitios Horari

o

Centro de Soluciones Tecnológicas – CST - Calle 17 A No. 69 F-35, Barrio Montevideo –

Bogotá.

7:30 –

16:30

Centro Nacional de Residuos Electrónicos – CENARE - Calle 17A No.69F-49, Barrio

Montevideo – Bogotá.

7:30 –

16:30

Dirección Nacional, Carrera 11 No.71-73, Edificio Davivienda, Piso 10, Bogotá 8:00 –

17:00

7.3 PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución será hasta el 31 de diciembre de 2019. 7.4 FORMA DE PAGO Computadores para Educar pagará AL CONTRATISTA, el valor del contrato en mensualidades vencidas por los servicios efectivamente prestados durante el mes facturado, previa presentación de la factura y/o cuenta de cobro y certificación de cumplimiento y recibo a satisfacción expedido por el supervisor. Para cada uno de los pagos, EL CONTRATISTA deberá presentar: a) Un informe de las actividades ejecutadas durante el respectivo mes, el cual debe contener los documentos que soportan el cumplimiento de las actividades establecidas en la cláusula de obligaciones; b) certificado suscrito por el revisor fiscal y/o representante legal según corresponda, con los respectivos antecedentes, y

que certifique que se encuentra a paz y salvo en los pagos al Sistema Integral de Seguridad Social durante los últimos seis (6) meses. 7.5 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO La supervisión de la ejecución y cumplimiento del presente contrato la ejercerá la Jefe Administrativa y Financiera de CPE, de conformidad con el Manual de supervisión e interventoría. En todo caso el ordenador del gasto podrá modificar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando por escrito al supervisor designado. 7.6 GARANTÍAS SUGERIDAS Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual derivados del incumplimiento del contrato que pueda surgir para la entidad, por las actuaciones, hechos u omisiones del contratista, éste debe presentar una garantía de cumplimiento a favor de Computadores para Educar, en cualquiera de las garantías que de conformidad con el Decreto 1082 de 2015 sean aplicables, con la siguiente cobertura:

AMPARO PORCENTAJE (%) SOBRE EL

VALOR TOTAL DEL CONTRATO

VIGENCIA

Garantía seriedad de la oferta

10% Desde la presentación de la oferta y tres (3) meses más

Cumplimiento 10% Plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más a partir de la suscripción del Contrato.

Pago de Salarios y Prestaciones Sociales

legales e Indemnizaciones

laborales

10% Plazo de ejecución del Contrato y tres (3) años más, a partir de la suscripción del Contrato.

Calidad del servicio 10% Plazo de ejecución del Contrato y cuatro (4) meses más, a partir de la suscripción del Contrato.

7.7 SISTEMA DE PRECIOS

El proponente deberá cotizar por valor unitario de cada ítem sin IVA, el valor del IVA y el valor total unitario con IVA incluido, de acuerdo con la siguiente tabla:

Ítem Valor mensual (sin IVA)

IVA

Valor mensual (IVA incluido)

Valor total por 9,4 meses2 incluido iva

Administración del archivo 1.453 metros lineales (m.l) (1)

Custodia por 1.150 metros lineales (m.l)

VALOR TOTAL PROPUESTA IVA INCLUIDO

(1) El ítem Administración del archivo, de acuerdo con los metros lineales descritos, incluye

todos los costos asociados a dicha actividad como son:

• Recurso humano (salario, honorarios, parafiscales y seguridad social)

• Costos asociados a la prestación del servicio no incluidos en los ítems anteriores.

NOTA: EL PRESENTE PROCESO SE ADJUDICARÁ POR EL VALOR DE LA PROPUESTA QUE RESULTE SELECCIONADA. 7.8 VALIDEZ DE LA OFERTA La oferta deberá ser válida por un mínimo de 3 meses o en su defecto hasta la fecha de adjudicación del proceso de selección. 7.9 ANALISIS DE RIESGOS PREVISIBLES Y LA FORMA DE MITIGARLOS El Análisis de riesgos previsibles y la forma de mitigarlos se encuentran contenidos en el Anexo No. 01 del presente documento. 7.10 INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO COMERCIAL

2 9,4 meses equivale a 9 meses y 12 días.

Acuerdo Comercial Vigente

Entidad Estatal incluida

Presupuesto del Proceso de

Contratación superior al valor

del Acuerdo Comercial

Excepción Aplicable al Proceso de

Contratación

Proceso de Contratación

cubierto por el Acuerdo

Comercial

ALIANZA PACÍFICO

CHILE NO NO NO NO

PERÚ NO NO NO NO

MÉXICO NO NO NO NO

CANADÁ NO NO NO NO

CHILE NO NO NO NO

COREA NO NO NO NO

COSTA RICA NO NO NO NO

ESTADOS AELC NO NO NO NO

ESTADOS UNIDOS NO NO NO NO

MÉXICO NO NO NO NO

TRIÁNGULO NORTE

SALVADOR SÍ SI NO SI

GUATEMALA SI SI NO SI

HONDURAS NO SI NO NO

UNIÓN EUROPEA NO NO NO NO

COMUNIDAD ANDINA SI SI NO SI

Dado en Bogotá D.C., a los 20 días del mes de Febrero de 2019. Original firmado

LIBIA QUIMBAYO PATIÑO Jefe Administrativa y Financiera Computadores para Educar

Proyectó jurídico: Andrea Jaimes Araújo - Profesional de Contratación. Técnico: Enrique José Romero- Profesional de Administrativa y Financiera Financiero: José F. Varón – Profesional de Administrativa y Financiera

Anexo No. 1

ANEXO MATRIZ DE RIESGO

Pro

ba

bil

ida

d.

Imp

act

o.

Va

lora

ció

n d

el

Rie

sgo

Ca

teg

orí

a

¿Cómo se realiza el monitoreo? Periodicidad ¿Cuándo?

1

Ge

ne

ral

Inte

rno

Eje

cuci

ón

Op

era

cio

na

les

Incumplimiento en las obligaciones

contractuales.

Retrasos en la ejecución del contrato.

Imp

rob

ab

le (

Pu

ed

e o

curr

ir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

5

Rie

sgo

Me

dio

Co

ntr

ati

sta

10

0%

Re

du

cir

pro

ba

bil

ida

d

Ra

ro (

Pu

ed

e o

curr

ir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

4

Rie

sgo

Ba

jo

No

Su

pe

rvis

or

de

l C

on

tra

to p

or

pa

rte

de

la

En

tid

ad

Al

inic

io d

el

con

tra

to

Co

n l

a t

erm

ina

ció

n d

el

con

tra

to

Reuniones de seguimiento y

verificación constante del

cumplimiento de las obligaciones.

Permanente

2

Ge

ne

ral

Inte

rno

Eje

cuci

ón

Op

era

cio

na

les

Baja calidad en la prestación de los servicios

entregados.

Retrasos en la ejecución del contrato.

Mala reputación para la entidad.

Imp

rob

ab

le (

Pu

ed

e

ocu

rrir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

5

Rie

sgo

Me

dio

Co

ntr

ati

sta

10

0%

Re

du

cir

pro

ba

bil

ida

d

Ra

ro (

Pu

ed

e o

curr

ir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

4

Rie

sgo

Ba

jo

No

Su

pe

rvis

or

de

l C

on

tra

to

po

r p

art

e d

e l

a E

nti

da

d

Al

inic

io d

el

con

tra

to

Co

n l

a t

erm

ina

ció

n d

el

con

tra

to Reuniones de seguimiento y

verificación constante de la calidad en

la prestación del servicio.

Permanente

3

Ge

ne

ral

Ext

ern

o

Se

lecc

ión

Jurí

dic

o

No legalización del contrato por parte del

contratista

Retraso en la expedición de las pólizas

contratadas

Imp

rob

ab

le (

Pu

ed

e o

curr

ir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

4

Rie

sgo

ba

jo

Al

con

tra

tist

a/

A l

a E

nti

da

d

Co

ntr

ata

nte

Est

ab

lece

r cl

ara

me

nte

en

el

Pli

eg

o d

e C

on

dic

ion

es,

lo

s re

qu

isit

os

de

le

ga

liza

ció

n y

el

térm

ino

pa

ra s

u c

um

pli

mie

nto

po

r p

art

e d

el

con

tra

tist

a

Ra

ro (

Pu

ed

e o

curr

ir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

2

Rie

sgo

ba

jo

Si,

debid

o al

retras

o en

la

exped

ición

de las

póliza

s Los

fun

cio

na

rio

s re

spo

nsa

ble

s d

el

ase

gu

ram

ien

to d

e l

os

Du

ran

te l

a e

tap

a

pre

con

tra

ctu

al

de

l p

roce

so y

en

el

Pli

eg

o d

e C

on

dic

ion

es

Al

cum

pli

mie

nto

de

lo

s re

qu

isit

os

de

le

ga

liza

ció

n p

or

pa

rte

de

l co

ntr

ati

sta

Revisando el cumplimiento de todos

los requisitos de legalización por parte

del contratista a partir de la

celebración del contrato

A partir de la celebración del contrarto

y hasta el cumplimiento de todos los

requisitos de legalización del mismo

4

Ge

ne

ral

Ext

ern

o

Eje

cuci

ón

Op

era

cio

na

les

No prestación del servicio, por ausencia de

pago de sus salarios por parte del

contratista

Incumplimiento al plazo contractual y

generación de mayores gastos

administrativos para el contratista

Imp

rob

ab

le (

Pu

ed

e

ocu

rrir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

5

Rie

sgo

Me

dio

Co

ntr

ati

sta

10

0%

Re

du

cir

pro

ba

bil

ida

d

Ra

ro (

Pu

ed

e o

curr

ir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

4

Rie

sgo

ba

jo

No

Su

pe

rvis

or

de

l C

on

tra

to

po

r p

art

e d

e l

a E

nti

da

d

Al

inic

io d

el

con

tra

to

Co

n l

a t

erm

ina

ció

n d

el

con

tra

to

Solicitando los paz y salvo

de personal y parafiscales al

contratista, como requisito

para los pagos parciales y a

través de las pólizas de

salarios y prestaciones

Permanente

5

Ge

ne

ral

Ext

ern

o

Eje

cuci

ón

Op

era

cio

na

les Se presenta retardo

en laprestación del servicio por falta de

los elementosy/o accesorios que se

requieren para la debida prestación del

servicio.

Incumplimiento del plazo de ejecución

del contrato

Imp

rob

ab

le (

Pu

ed

e

ocu

rrir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

4

Rie

sgo

Me

dio

Co

ntr

ati

sta

10

0%

Re

du

cir

pro

ba

bil

ida

d

Ra

ro (

Pu

ed

e o

curr

ir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

4

Rie

sgo

ba

jo

No

Co

ntr

ati

sta

y s

up

erv

iso

r d

el

con

tra

to

Du

ran

te l

a e

jecu

ció

n d

el

con

tra

to

Co

n l

a t

erm

ina

ció

n d

el

con

tra

to

Mediante la revisión de las actividades

realizadas. Esporádico

6

Ge

ne

ral

Ext

ern

o

Eje

cuci

ón

Op

era

cio

na

les

Robo y/o perdida de la información

Perdida de la memoria institucional o

del proceso. Perdidas economicas y

reprocesos

Imp

rob

ab

le (

Pu

ed

e

ocu

rrir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

5

Rie

sgo

Me

dio

Co

ntr

ati

sta

10

0%

Re

du

cir

pro

ba

bil

ida

d

Ra

ro (

Pu

ed

e o

curr

ir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

4

Rie

sgo

ba

jo

No

Co

ntr

ati

sta

y s

up

erv

iso

r d

el

con

tra

to

Du

ran

te l

a e

jecu

ció

n d

el

con

tra

to

Co

n l

a t

erm

ina

ció

n d

el

con

tra

to Reuniones de seguimiento y

verificación constante del

cumplimiento de las obligaciones.

Esporádico

7

Ge

ne

ral

Ext

ern

o

Eje

cuci

ón

Op

era

cio

na

les

Uso indebido de la infomación confidencial

Violacion de la información.

Favorecimiento de terceras personas.

Acciones judiciales en contra de la

entidad.

Po

sib

le (

Pu

ed

e o

curr

ir e

n

cua

lqu

ier

mo

me

nto

fu

turo

)

Mo

de

rad

o

5

Rie

sgo

Me

dio

Co

ntr

ati

sta

10

0%

Re

du

cir

pro

ba

bil

ida

d

Ra

ro (

Pu

ed

e o

curr

ir

exc

ep

cio

na

lme

nte

)

Mo

de

rad

o

4

Rie

sgo

ba

jo

No

Co

ntr

ati

sta

y s

up

erv

iso

r d

el

con

tra

to

Du

ran

te l

a e

jecu

ció

n d

el

con

tra

to

Co

n l

a t

erm

ina

ció

n d

el

con

tra

to

Reuniones de seguimiento y

verificación constante del

cumplimiento de las obligaciones.

Esporádico

Ca

teg

orí

a

¿A q

uié

n s

e l

e a

sig

na

?

Tra

tam

ien

to/C

on

tro

les

a s

er

imp

lem

en

tad

os

¿Afe

cta

el

eq

uil

ibri

o

eco

nó

mic

o d

el

con

tra

to?

De

scri

pci

ón

(Q

ué

pu

ed

e p

asa

r

y,

cóm

o p

ue

de

ocu

rrir

)

Co

nse

cue

nci

a d

e l

a o

curr

en

cia

de

l e

ve

nto

Pro

ba

bil

ida

d

Imp

act

o

Va

lora

ció

n d

el

Rie

sgo

N°

Cla

se

Fue

nte

Eta

pa

Tip

o

Pe

rso

na

re

spo

nsa

ble

po

r im

ple

me

nta

r e

l tr

ata

mie

nto

Fech

a e

stim

ad

a e

n q

ue

se

inic

ia e

l tr

ata

mie

nto

Fech

a e

stim

ad

a e

n q

ue

se

co

mp

leta

el

tra

tam

ien

to Monitoreo y Revisión Impacto después

del tratamiento