EXCEL Para Manejo de Datos

EXCEL

PARA EL

MANEJO DE DATOS

(avanzado)

Auxiliar didaacutectico

Marcos Nava Ramiacuterez julio 2009

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramiacuterez 1

TEMARIO

1- TIPOS DE DATOS- DATOS E INFORMACIOacuteN- NOMENCLATURA EN EXCEL- MANEJO INTERNO EN EXCEL- MASCARAS Y FORMATOS DE CELDAS

2- HOJAS Y TABLAS DE DATOS- RANGOS- ARREGLOS BIDIMENSIONALES- TABLAS Y ENCABEZADOS- SUBDIVISIONES DE PANTALLA Y PANELES- BUSQUEDA Y REEMPLAZO

3- OPERACIONES ARITMETICAS- SUMATORIA- PROMEDIO- REGLA DE TRES Y PORCENTAJES- OPERACIONES BINARIAS- FUNCIONES (GENERAL)- REFERENCIAS EXTERNAS

4- OPCIONES DE IMPRESIOacuteN- VISTAS DEL AREA DE TRABAJO- DEFINICION DE RANGO DE IMPRESIOacuteN- DEFINICION DE ENCABEZADO DE DATOS- OPCIONES DE VISTA PREVIA- SALTOS DE PAGINA

5- MANEJO DE DATOS- AUTORRELLENADO Y SECUENCIAS- LISTAS PERSONALIZADAS- ORDENAMIENTO DE DATOS- FILTROS (AUTOFILTRO Y FILTRO AVANZADO)- COMPARAR DATOS (FUNCIONES BUSCAR)- FORMATO CONDICIONAL- LIBROS COMPARTIDOS

6- PRESENTACION DE INFORMACIOacuteN- SUBTOTALES Y ESQUEMAS- OCULTARMOSTRAR COLUMNAS- TABLAS DINAacuteMICAS- GRAacuteFICOS GENERALES Y DINAacuteMICOS

Anexos Los menuacutes de ExcelTabla ASCIIReferencia de formulas

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramiacuterez2

1- TIPOS DE DATOS

- DATOS E INFORMACIOacuteN

Como ldquodatordquo entenderemos todo caraacutecter o combinacioacuten de ellos que esta guardado o a la vista en un documento o aacuterea de trabajo

Como ldquoinformacioacutenrdquo entenderemos un dato asociado a un conocimiento que le da significado

Como ejemplo de esto muestro el dato ldquokgrdquo que por si mismo no tiene significado pero si recordamos que esta combinacioacuten de letras generalmente se asocia a ldquokilogramosrdquo (conocimiento previo) ahora ldquokgrdquo indicaraacute kilogramos

Esto debe entenderse como que no todo es lo que parece sino que debe asociarse a alguacuten conocimiento para que adquiera un significado y se transforme en ldquoinformacioacutenrdquo

Los ldquodatosrdquo en Excel son de diversos tipos y se manejan de diversas formas de tal manera que cambian radicalmente el significado del dato por ejemplo ldquo128rdquo es un dato que Excel interpretaraacute como una fecha y lo mostraraacute como 12 de agosto del antildeo en curso aunque usted haya querido escribir doce octavos

Para forzar a Excel a entender el tipo de dato que deseamos manejar se requiere del uso de signos cuando deseamos que el dato sea interpretado solo como una cadena de caracteres tenemos que presidirlo con un apostrofe si queremos que realice una operacioacuten matemaacutetica usaremos alguacuten signo matemaacutetico o el ldquo=rdquo debemos recordar que los datos que guarda Excel siempre trataraacute de mostrarlo como informacioacuten

101011900 000000

20000302011900 000003

3650000330121900 000003

3983017012009 000000

En estos casos la primera celda tiene formato de nuacutemero la segunda tiene formato personalizado que combina fecha y hora

En la lista de categoriacuteas podemos ver el formato ldquoGeneralrdquo que es el default (por omisioacuten) de todos los datos tecleados cuando a Excel le parece que

intentamos representar otra cosa lo formatea para que lo veamos de esa forma

- NOMENCLATURA EN EXCEL

El primer concepto fue ldquodatordquo el cual se inserta en una ldquoceldardquo (cuadro donde se ubica un dato)

El aacuterea de trabajo de Excel es una rejilla constituida por ldquorenglonesrdquo y ldquocolumnasrdquo las columnas las identificaremos con letras y los renglones con nuacutemeros en Excel cada archivo se llama ldquolibro de caacutelculordquo porque esta compuesto por ldquohojas de caacutelculordquo un libro puede tener hasta 255 hojas y una hoja puede tener hasta 65536 renglones y 255 columnas hasta la versioacuten 2003 en versiones posteriores de Excel esos liacutemites ya no existen

Las columnas se llaman ldquoArdquo ldquoBrdquo ldquoCrdquo etc cuando se acaban las letras del alfabeto se usan combinaciones de ellas ldquoAArdquo ABrdquo ldquoACrdquo helliphelliprdquoBArdquo ldquoBBrdquo ldquoBCrdquohelliphelliphelliprdquoIArdquo hellip hasta la ldquoIVrdquo que es la uacuteltima

La celda se identifica por el cruce de una columna con un rengloacuten (en ese orden) Vgr ldquoA1rdquo es la primera celda y la uacuteltima celda de una hoja seraacute ldquoIV65536rdquo

En la figura se ve la celda B7 y se indica tanto su nombre como su contenido en la barra superior


101011900 000000

20000302011900 000003

3650000330121900 000003

3983017012009 000000

- MANEJO INTERNO EN EXCEL

Las tres columnas mostradas contienen exactamente el mismo dato solo que con formatos diferentes

En el archivo ocupan exactamente el mismo espacio mientras que si fuesen guardados como texto la columna central ocupariacutea al menos 20 veces maacutes bytes que las otras

Los datos de tipo caraacutecter seraacuten manejados exactamente como fueron tecleados los datos numeacutericos se guardan con una precisioacuten de 16 posiciones decimales los datos de otros tipos se manejan como nuacutemeros

Retomando el ejemplo de las fechas podemos observar que el numero 1 mostrado como fecha da el diacutea primero de enero de antildeo 1900 a las 0

horas

Los diacuteas son los enteros las horas son los decimales correspondientes el nuacutemero 200003 corresponde a el diacutea 2 de enero de 1900 a las 0 horas con 0 minutos y 3 segundos

Asiacute el primer antildeo contabilizado por la computadora corresponde al nuacutemero 367 seriacutea el 31121900 235959

Una fecha maacutes cercana por ejemplo del diacutea 17 de enero de 2009 a las 0 horas corresponde al entero 39830

El manejo interno de Excel solo distingue entre nuacutemeros y letras por lo que esto podriacutea ocasionarnos algunos problemas por ejemplo al cambiar de computadora los formatos de fechas y horas se veraacuten afectados por la regionalizacioacuten del Windows ya que si pasamos de un Windows de Estados Unidos a un Windows Mexicano cambiaraacute la forma en que se ven nuestros datos aunque no cambien los datos

- MASCARAS Y FORMATOS DE CELDAS

Las maacutescaras son la forma general de una vista de datos es decir las formas ldquo000rdquo esta maacutescara en particular indica a Excel que nos presente los datos numeacutericos poniendo una coma en la tercera posicioacuten entera indicaacutendonos los miles ademaacutes de solo ocupar dos posiciones decimales

La maacutescara mostrada en la figura le indica a Excel que esa celda en particular deberaacute mostrarse de la siguiente forma 2 diacutegitos indicando el diacutea (dd) una diagonal como separador 2 diacutegitos indicando el mes (mm) una diagonal como separador cuatro diacutegitos un que indican el antildeo (aaaa) un espacio como separador 2 diacutegitos indicando la hora (hh) dos puntos como separador 2 diacutegitos para indicar los minutos (mm) dos puntos como separador y 2 diacutegitos para indicar los segundos (ss)

Estos formatos de celda son particularmente uacutetiles al usuario para fechas porcentajes y moneda

El formato Cientiacutefico se usa para presentar en poco espacio cantidades muy grandes cuyas cifras ocupariacutean tanto espacio que serian inmanejables el nuacutemero 100000000000000000000 (100 trillones ) en Excel se representa como 1E+20 no es descabellado en astronomiacutea se manejan regularmente estas cifras cuando se habla de distancias a otras estrellas o en biologiacutea cuando se habla de edades de foacutesiles


2- HOJAS Y TABLAS DE DATOS

Una hoja de caacutelculo es un ldquoarreglordquo de datos un arreglo es una forma de organizacioacuten de cosas en este caso se organizan en renglones y columnas por lo que decimos que es un arreglo bidimensional

- ARREGLOS BIDIMENSIONALES

Dentro de un arreglo se identifica a cada integrante por referencia a sus ldquodimensionesrdquo en el caso de Excel sus dimensiones son ldquoliacuteneardquo y ldquocolumnardquo este ldquointegranterdquo se llamaraacute celda y la celda se identifica con una letra mayuacutescula nombre de la columna y un nuacutemero nombre de la liacutenea en la figura la celda de trabajo esta enmarcada con liacutenea mas gruesa se identifica como B7 y es el cruce de la columna B y la liacutenea 7

Excel siempre nos mostraraacute en la parte superior izquierda el nombre del ldquoobjetordquo sentildealado el objeto puede ser una celda o un ldquorangordquo

El arreglo bidimensional se caracteriza por tener solo dos dimensiones seraacute siempre rectangular por lo que a un arreglo bidimensional con caracteriacutesticas especiales se le llama ldquotablardquo la rejilla que esta en el aacuterea de trabajo se llama ldquohojardquo

Una tabla de datos se caracteriza por tener ldquoencabezadosrdquo y no dejar columnas libres

- RANGOS

Por la organizacioacuten de los datos podemos elegir aacutereas rectangulares en la hoja estas se llamaran rangos un rango recibiraacute un nombre por default para su manejo interno este nombre indica la celda inicial y la celda final

En la imagen esta elegida un aacuterea de la pantalla (en gris) este ldquorangordquo se identifica como ldquoH4J21rdquo

El aacuterea total de trabajo en Excel es el rango A1IV65536

- TABLAS Y ENCABEZADOS

El arreglo bidimensional que inicia sus renglones con un titulo para cada columna se dice que es una tabla de datos y al tiacutetulo de cada columna se le llama ldquoencabezadordquo

El encabezado seraacute el dato que determina el nombre de los datos y debe estar en la primera celda de la columna de datos uno para cada columna

Las reglas a seguir para hacer una tabla de datos son

1- siempre debe haber un encabezado2- los encabezados no deben repetirse

3- no debe haber columnas vaciacuteas en el rango de datos4- no debe tener columnas combinadas5- los nombres de las columnas deben ser cortos6- los nombres de las columnas no deben tener espacios en blanco7- no usar signos de puntuacioacuten en los nombres

La tabla puede estar colocada en cualquier parte de la hoja de caacutelculo


- SUBDIVISIONES DE PANTALLA Y PANELES

El aacuterea de trabajo que queda a la vista en la ventana no es muy extensa por lo que Excel da facilidades para ver otras partes del documento sin tener que estarse moviendo para ello tenemos dos opciones de vista las subdivisiones y los paneles

Las sudivisiones (split) permiten ver hasta 4 secciones diferentes de un documento para poderlas comparar entre si

Y los paneles

El panel (pane) lo podemos usar como un caso especial de las subdivisones cuando no queremos que se muevan los encabezados o las primeras columnas asiacute que los ldquocongelamosrdquo

Es muy uacutetil para hojas de tipo contable o tablas muy grandes de datos

Ambas opciones se activan en el menuacute ldquoWindowrdquo o ldquoVentanardquo

- BUSQUEDA Y REEMPLAZO

Todos los datos pueden ser buscados dentro del aacuterea de trabajo (hoja de caacutelculo) con solo solicitaacuterselo y decirle cual dato buscamos podemos ir al menuacute en el comando EDIT y dar clic en la orden find o podemos teclear ltalt e fgt o ltCtrl fgt Windows ofrece al menos 2 caminos para llegar al mismo resultado

Para buscar texto o nuacutemeros

1 Seleccione el rango de celdas donde desee realizar la buacutesqueda

Si desea buscar en toda la hoja de caacutelculo haga clic en cualquier celda

2En el menuacute Edicioacuten (edit) haga clic en Buscar (find) 3En el cuadro Buscar (find) escriba el texto o los nuacutemeros que desee buscar o elija una buacutesqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar (find)

Nota Puede utilizar caracteres comodiacuten en los criterios de buacutesqueda

4 Si desea especificar un formato para la buacutesqueda haga clic en Formato (format) y seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diaacutelogo Buscar formato

Si Formato no estaacute disponible en el cuadro de diaacutelogo Buscar y reemplazar haga clic en Opciones y a continuacioacuten en Formato


5 Haga clic en Opciones para definir maacutes valores para la buacutesqueda Por ejemplo puede buscar todas las celdas que contengan el mismo tipo de datos como foacutermulas

En el cuadro Dentro de puede seleccionar Hoja o Libro para buscar en una hoja de caacutelculo o en un libro entero

6Haga clic en Buscar todo o en Buscar siguiente

Buscar todo muestra una lista con todas las instancias del elemento buscado y permite activar una celda seleccionando una instancia especiacutefica Puede hacer clic en un encabezado

para ordenar los resultados de una buacutesqueda con Buscar todo

Nota Para cancelar una buacutesqueda en curso presione ESC

Sustituir texto o nuacutemeros


Si desea buscar en toda la hoja de caacutelculo haga clic en cualquier celda de la misma

2 En el menuacute Edicioacuten haga clic en Reemplazar 3 En el cuadro Buscar escriba el texto o los nuacutemeros

que desea buscar o elija una buacutesqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar


4 Si desea especificar un formato para la buacutesqueda haga clic en Formato y seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diaacutelogo Buscar formato



En el cuadro Dentro de puede seleccionar Hoja o Libro para buscar en una hoja de caacutelculo o en un

libro entero

6 En el cuadro Reemplazar con escriba los caracteres por los que desea sustituir y si es necesario especifique los formatos

Si desea eliminar los caracteres del cuadro Buscar deje el cuadro Reemplazar con en blanco

7 Haga clic en Buscar siguiente 8 Para reemplazar la instancia resaltada o todas las instancias de los caracteres encontrados haga clic en

Reemplazar o Reemplazar todos



3- OPERACIONES ARITMETICAS

Las operaciones aritmeacuteticas son aquellas que nos permiten llegar a un resultado operando con cantidades

Vamos a iniciar con algunas relativamente complicadas pero de muy faacutecil operacioacuten

- SUMATORIA

Suma todos los nuacutemeros de un rango si el rango no esta elegido al dar clic al botoacuten de autosuma buscaraacute los datos adyacentes que puedan ser sumados coloca en forma automaacutetica una funcioacuten suma() o Sum() en ingleacutes en la celda

Sintaxis

SUMA(nuacutemero1nuacutemero2 ) SUM() en ingleacutes

Nuacutemero1nuacutemero2 son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener

Observaciones

bull Se toman en cuenta nuacutemeros valores loacutegicos y representaciones de nuacutemeros que escriba directamente en la lista de argumentos Consulte los dos primeros ejemplos

bull Si un argumento es una matriz o referencia soacutelo se consideraraacuten los nuacutemeros en esa matriz o referencia Se pasan por alto las celdas vaciacuteas valores loacutegicos texto o valores de error en la matriz o en la referencia Vea el tercer ejemplo a continuacioacuten

bull Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nuacutemeros causaraacuten errores

Ejemplo

El ejemplo puede resultar maacutes faacutecil de entender si lo copia en una hoja de caacutelculo en blanco

1 Cree un libro o una hoja de caacutelculo en blanco 2 Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda No seleccione los encabezados de fila o de columna

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3 Presione CTRL+C 4 En la hoja de caacutelculo seleccione la celda A1 y presione CTRL+V 5 Para alternar entre ver los resultados y ver las foacutermulas que devuelven los resultados presione CTRL+`

(acento grave) o en el menuacute Herramientas elija Auditoriacutea de foacutermulas y a continuacioacuten haga clic en Modo de auditoriacutea de foacutermulas

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramiacuterez

Datos-515305VERDADEROFoacutermula Descripcioacuten (Resultado)=SUMA(32) Suma 3 y 2 (5)

=SUMA(515VERDADERO)Suma 5 15 y 1 ya que los valores de texto se traducen como nuacutemeros y el valor loacutegico VERDADERO se traduce como 1 (21)

=SUMA(A2A4) Suma los tres primeros nuacutemeros de la columna anterior (40)=SUMA(A2A415) Suma los tres primeros nuacutemeros de la columna anterior y 15 (55)

=SUMA(A5A62)Suma los valores de las dos uacuteltimas filas anteriores y 2 Puesto que los valores no numeacutericos de las referencias no se traducen no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2)

8

- PROMEDIO

El promedio al igual que la suma es una funcioacuten que ya viene programada en Excel se refiere a que de una lista de cantidades sumaraacute todas y las dividiraacute entre la cantidad de elementos de la lista el resultado es el promedio

Devuelve el promedio (media aritmeacutetica) de los argumentos

Sintaxis

PROMEDIO(nuacutemero1nuacutemero2) AVERAGE() en ingleacutes

Nuacutemero1 nuacutemero2 son entre 1 y 30 argumentos numeacutericos cuyo promedio desea obtener

Observaciones

bull Los argumentos deben ser nuacutemeros o nombres matrices o referencias que contengan nuacutemeros bull Si el argumento matricial o de referencia contiene texto valores loacutegicos o celdas vaciacuteas estos valores se

pasan por alto sin embargo se incluiraacuten las celdas con el valor cero

Cuando se esteacute calculando el promedio de celdas tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vaciacuteas de manera especial si ha quitado la marca a la casilla Valores cero en la ficha Ver (comando Opciones en el menuacute Herramientas) Las celdas vaciacuteas no se cuentan pero siacute los valores cero

Ejemplo

Datos1079272

Foacutermula Descripcioacuten (Resultado)=PROMEDIO(A2A6) Promedio de los nuacutemeros anteriores (11)=PROMEDIO(A2A65) Promedio de los nuacutemeros anteriores y 5 (10)

- REGLA DE TRES Y PORCENTAJES

La famosa regla de tres nos permite encontrar un factor desconocido en una comparacioacuten contra una relacioacuten conocida por ejemplo cual es el 15 de 72 pesos (el impuesto a pagar) la relacioacuten conocida es que 72 es mi 100 por lo que debo encontrar cuanto es el 15

El dato obtenido se muestra en formato de nuacutemero ya que en la formula usamos la multiplicacioacuten por 100 Excel ofrece la posibilidad de no requerir esa parte si deseamos usarlo con formato de porcentaje el dato a obtener seriacutea dividir la cantidad del 100 entre la de la parte proporcional lo que nos da un numero decimal menor a 1

Supongamos que quiero obtener el 15 de 72 pesos seriacutea =1572 que con formato de porcentaje nos da 2083 con la forma de regla de tres seriacutea 1510072 y nos da el mismo resultado


- OPERACIONES BINARIAS

Las operaciones binarias son todas las que funcionan solo sobre dos operandos como la suma la resta la multiplicacioacuten o la divisioacuten

Para esto conoceremos a los operadores de caacutelculo

Los operadores especifican el tipo de caacutelculo que se desea realizar con los elementos de una foacutermula Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de caacutelculo aritmeacutetico comparacioacuten texto y referencia

Operadores aritmeacuteticos Para ejecutar las operaciones matemaacuteticas baacutesicas como suma resta o multiplicacioacuten combinar nuacutemeros y generar resultados numeacutericos utilice los siguientes operadores aritmeacuteticos

Operador aritmeacutetico Significado (Ejemplo)+ (signo maacutes) Suma (3+3)

- (signo menos)Resta (3-1)Negacioacuten (-1)

(asterisco) Multiplicacioacuten (33) (barra oblicua) Divisioacuten (33) (signo de porcentaje) Porcentaje (20)^ (acento circunflejo) Exponenciacioacuten (3^2)

Operadores de comparacioacuten Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores el resultado es un valor loacutegico VERDADERO o FALSO

Operador de comparacioacuten Significado (Ejemplo)= (signo igual) Igual a (A1=B1)gt(signo mayor que) Mayor que (A1gtB1)lt(signo menor que) Menor que (A1ltB1)gt= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1gt=B1)lt= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1lt=B1)ltgt(signo distinto de) Distinto de (A1ltgtB1)

Operador de concatenacioacuten de texto Utilice el signo (amp) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto

Operador de texto Significado (Ejemplo)amp (y comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo (Vientoampnorte)

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los caacutelculos con los siguientes operadores

Operador de referencia

Significado (Ejemplo)

(dos puntos)Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias eacutestas incluidas (B5B15)

(coma) Operador de unioacuten que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5B15D5D15))

(espacio)Operador de interseccioacuten que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7D7 C6C8)

Las foacutermulas calculan los valores en un orden especiacutefico Las foacutermulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=) El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una foacutermula Detraacutes del signo igual estaacuten los elementos que se van a calcular (los operandos) separados por operadores de caacutelculo Excel calcula la foacutermula de izquierda a derecha seguacuten el orden especiacutefico de cada operador de la foacutermula

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una uacutenica foacutermula Excel ejecutaraacute las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuacioacuten Si una foacutermula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo si una foacutermula contiene un operador de multiplicacioacuten y otro de divisioacuten) Excel evaluaraacute los operadores de izquierda a derecha

Operador Descripcioacuten (dos puntos)

(un solo espacio) (coma)Operadores de referencia


- Negacioacuten (como en -1) Porcentaje^ Exponenciacioacuten y Multiplicacioacuten y divisioacuten+ y - Suma y restaamp Conecta dos cadenas de texto (concatenacioacuten)= lt gt lt= gt= ltgt Comparacioacuten

Uso de pareacutentesis

Para cambiar el orden de evaluacioacuten escriba entre pareacutentesis la parte de la foacutermula que se calcularaacute en primer lugar Por ejemplo la siguiente foacutermula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacioacuten antes que la suma La foacutermula multiplica 2 por 3 y a continuacioacuten suma 5 al resultado

=5+23

Por el contrario si se utilizan pareacutentesis para cambiar la sintaxis Excel sumaraacute 5 y 2 y a continuacioacuten multiplica el resultado por 3 con lo que se obtiene 21

=(5+2)3

En el siguiente ejemplo los pareacutentesis que rodean la primera parte de la foacutermula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despueacutes divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5 E5 y F5

=(B4+25)SUMA(D5F5)

- FUNCIONES (GENERAL)

Las funciones son pequentildeos programas que se aplican a los datos y entregan un resultado existen muchas preprogramadas y ademaacutes podemos crear algunas nuestras (por medio de macros) ya vimos anteriormente un par de estas sum y average (o suma y promedio) hay muchas otras que se insertan en forma digamos manual

Esta insercioacuten inicia con el signo ldquo=rdquo esto le dice a Excel que a continuacioacuten se escribiraacute una formula otra opcion para insertar formulas es dando un clic en la Fx que esta en a la barra de edicioacuten accioacuten que da inicio al asistente de foacutermulas de excel

Para todas las funciones debemos tener en cuenta cuando se requiere de una referencia ldquoabsolutardquo y cuando una ldquorelativardquo en la foacutermula =A7F110 tenemos dos referencias y un operador estas referencias son relativas ya que si muevo la foacutermula de celda la foacutermula se modificaraacute de tal forma que se ajuste al movimiento es decir que si la muevo una liacutenea hacia arriba la foacutermula quedaraacute como =A6F109 si la muevo una columna hacia la derecha quedaraacute como =B7G110


Esto es muy coacutemodo cuando en la foacutermula no se hace referencia a una celda especiacutefica y que no se mueve (por ejemplo al total de toda la columna) si suponemos que F110 es el total de la columna al mover mi foacutermula o copiarla para otras celdas esta se habraacute modificado y ya no hace referencia a la celda del total esto se solventa haciendo una referencia ldquoabsolutardquo es decir ldquofijandordquo la referencia asiacute =A7$F$110 el signo ldquo$rdquo indica a Excel que esa referencia no deberaacute moverse

Podemos ldquofijarrdquo por separado la columna y la liacutenea es decir que el signo $ antes de la F le indica a Excel que no cambie la columna y el signo $ anterior al 110 le indica a Excel que no cambie la liacutenea

Algunas funciones de conversioacuten que nos pueden ayudar a salir raacutepidamente de problemas

=A3-A2 Diacuteas entre las dos fechas =DIASLAB(A2A3) Diacuteas laborables entre las dos fechas =MES(A3)-MES(A2) Meses transcurridos entre dos fechas del mismo antildeo =(ANtildeO(A4)-ANtildeO(A3))12+MES(A4)-MES(A3) Meses transcurridos entre dos fechas separadas maacutes de un antildeo =ANtildeO(A3)-ANtildeO(A2) Antildeos transcurridos entre dos fechas =A2-HOY() Nuacutemero de diacuteas desde A2 hasta la fecha actual=TEXTO(B2-A2h) Horas entre dos horas =TEXTO(B2-A2hmm) Horas y minutos entre dos horas =TEXTO(B2-A2hmmss) Horas minutos y segundos entre dos horas=ENTERO((B2-A2)24) Horas totales entre dos horas =(B2-A2)1440 Minutos totales entre dos horas =(B2-A2)86400 Segundos totales entre dos horas=HORA(B2-A2) Horas entre dos horas cuando la diferencia no es mayor que 24=MINUTO(B2-A2) Minutos entre dos horas cuando la diferencia no es mayor que 60 =SEGUNDO(B2-A2) Segundos entre dos horas cuando la diferencia no es mayor que 60=(A2-ENTERO(A2))24 Nuacutemero de horas desde las 1200 am =(A3-ENTERO(A3))24 Nuacutemero de horas desde las 1200 am =TEXTO(A224 hmm) Horas desde las 1200 am =TEXTO(A324 hmm) Horas desde las 1200 am =CONVERTIR(A2dayhr) Convierte A2 diacuteas en horas =CONVERTIR(A2hrmn) Convierte A2 horas en minutos =CONVERTIR(A2yr day) Convierte A2 antildeos en diacuteas Nota Para las conversiones en que se utilizan antildeos se considera que el antildeo tiene 36525 diacuteas=TEXTO(A2 dddd) Calcula el diacutea de la semana para la fecha y devuelve el nombre completo del diacutea =TEXTO(A3 ddd) Calcula el diacutea de la semana para la fecha y devuelve el nombre abreviado del diacutea =CONVERTIR(10 lbm kg) Convierte 1 libra masa a kilogramos =CONVERTIR(68 F C) Convierte 68 grados Fahrenheit a Celsius =CONVERTIR(CONVERTIR(100ftm)ftm) Convierte 100 pies cuadrados a metros cuadrados

- REFERENCIAS EXTERNAS

En una foacutermula tambieacuten podemos hacer referencia a un rango de celdas en otra hoja o en otro libro de caacutelculo

En este ejemplo la foacutermula =C8+veracruzC6+tabascoC5 hace referencia a los totales de otras hojas del mismo libro

En el siguiente ejemplo podemos ver una referencia a otros libros abiertos


Si los libros estaacuten cerrados se vera asiacute

La foacutermula es =C8+CDocuments and SettingsAdministradorMis documentos[Libro2xls]veracruzC6+CDocuments and SettingsAdministradorMis documentos[Libro3xls]tabascoC5

4- OPCIONES DE IMPRESIOacuteN

Los documentos generados en Excel tambieacuten pueden se presentados en papel no solo en electroacutenico en muchas ocasiones se requeriraacute esta ldquocopia durardquo de nuestro trabajo por ejemplo para anexarla a un expediente

- VISTAS DEL AREA DE TRABAJO


El menuacute de vistas (View) nos muestra que podemos ver el documento en forma ldquoNormalrdquo o ldquoprevista de salto de paacuteginardquo (Page Break Preview)

Ambas opciones son vistas para el aacuterea de trabajo y se puede continuar trabajando aunque esteacuten activas

En la vista normal vemos la rejilla completa del aacuterea de trabajo aunque variacutea un poco despueacutes de una vista previa aparecen liacuteneas punteadas en algunas partes de la hoja esto nos dice que los cortes de hoja impresa estaacuten en ese lugar

Y nos puede ayudar a hacer una redistribucioacuten de datos en caso necesario para mejorar la vista impresa del documento

En la vista de salto de paacutegina nos mostraraacute el rango de impresioacuten distribuido en hojas de papel indicaacutendonos con un letrero al agua la paacutegina en que se imprimiraacute

El aacuterea de impresioacuten se enmarca en azul rey y todo lo que este fuera del aacuterea de impresioacuten queda en gris

El aacuterea de impresioacuten por default busca el rango de datos que contenga todos los datos asentados en la hoja sin embargo puede ser definible por el usuario

- DEFINICION DE RANGO DE IMPRESIOacuteN

En el menuacute de archivo (file) estaacute la opcioacuten de configuracioacuten de paacutegina (page setup) damos clic en la pestantildea de Hoja (Sheet) y elegimos el aacuterea de impresioacuten (Print area) podemos escribir directamente el rango a imprimir A1J25 o como en la figura se elige dando clic en el cuadrito que esta al final de la liacutenea (el de la flechita roja) todo el cuadro se convierte en una sola liacutenea y podemos elegir el aacuterea directamente en la hoja de caacutelculo para ella esta es una referencia absoluta por lo que la escribe asiacute $A$1$J$25

El aacuterea de impresioacuten solo se podraacute elegir en esta opcioacuten lo mismo que la opcioacuten de Rows to repeat at top son la liacuteneas que se repetiraacuten hasta arriba se usa para encabezados y las columnas que se repiten a la izquierda

A pesar de que las opciones son iguales a la de la prevista solo desde el aacuterea de trabajo se definen estas opciones en la vista

previa (preview) estaraacuten inactivas

- DEFINICION DE ENCABEZADO DE DATOS

Al igual que la definicioacuten del aacuterea de impresioacuten los encabezados de datos solo pueden ser definidos en la opcioacuten de configurar paacutegina (Page setup) del comando Archivo (file) donde se define el rango a repetir en este caso el rango puede referirse a una o varias liacuteneas

Una vez definido apareceraacuten en cada hoja impresa en la parte superior el rango a imprimir no deberaacute contener a los encabezados porque se podraacuten imprimir dos veces en la primera hoja

En la figura estaacuten marcados como rango es solo para estas notas en la praacutectica no se ve en otro color el rango elegido

El encabezado es el tipo de dato que se encuentra al principio de una tabla de datos y que nos informa del tipo de dato que deberaacute contener el resto de la columna en la tabla

- OPCIONES DE VISTA PREVIA


Para entrar a la forma de vista previa usaremos el botoacuten que muestra una hoja de papel vista con lupa se encuentra generalmente entre los botones de impresioacuten y se llama ldquoVista previardquo (Print Preview)

La vista previa nos ofrece un siacutemil de la impresioacuten una vez terminada pero ademaacutes nos permite configurar las opciones que nos permitiraacuten darle la forma impresa deseada

Nos muestra una hoja proporcional a la hoja de papel elegida para imprimir ademaacutes de mostrarnos como se veraacute el impreso una vez realizado

El menuacute nos permite navegar entre las hojas ldquoimpresasrdquo para ello nos muestra como primeros botones ldquoSiguienterdquo (Next) y ldquoAnteriorrdquo (Previus) un acercamiento (Zoom) la orden de ejecucioacuten inmediata ldquoImprimirhelliprdquo (ldquoPrinthelliprdquo) siempre que un botoacuten tiene puntos suspensivos es porque da acceso a una caja de diaacutelogo en este caso en la que se definiraacuten las opciones de la impresora el botoacuten ldquoConfigurarrdquo (Setup) tambieacuten da acceso a una caja de diaacutelogo

Esta caja de diaacutelogo tiene 4 pestantildeas

ldquoPaacuteginardquo (Page) permite configurar la Orientacioacuten (Orientation) del papel muestra las opciones en figuras faacuteciles de entender se da clic en el circulo y el centro se veraacute verde indicando que estaacute seleccionado

La Escala (Scaling) nos permite ajustar la cantidad de datos que entran en una paacutegina ajustando la escala a la que seraacute impresa por medio de dos opciones Ajustar a (Adjust to) que es el porcentaje de escala y Encajar en (Fit to) esta opcioacuten nos permite obligar la escala al tamantildeo del papel o distribuir en varias hojas

Podemos elegir el Tamantildeo del papel (Paper size) donde elegiremos de una lista desplegable alguno de los tamantildeos predefinidos o tamantildeo personalizado en Estados Unidos el tamantildeo de papel mas usado es el A4 que es menos ancho que el papel de tamantildeo carta la diferencia es de media pulgada de ancho

Calidad de impresioacuten (Print quality) se refiere a la resolucioacuten de impresora que se usaraacute actualmente se manejan 2 300 ppp puntos por pulgada (dots per inch) o 600 ppp o dpi son las resoluciones calidad borrador y alta calidad para las laser en algunas impresoras fotograacuteficas se llega a 1440 ppp y en las antiguas impresoras se manejan desde

150 ppp

Primer nuacutemero de paacutegina (First page number) permite establecer en que nuacutemero de paacutegina inicia las impresiones

El Botoacuten Maacutergenes (Margins) nos permite ver y establecer los maacutergenes de la hoja de impresioacuten permitieacutendonos asiacute modificarlos para adecuarlos a nuestras necesidades como ejemplo imaginemos que requerimos un margen derecho mas amplio para engargolado llevamos el puntero del ratoacuten sobre el margen derecho y arrastramos el margen hasta el sitio adecuado (para arrastrar se da un clic y sin soltar el botoacuten del ratoacuten se mueve a la posicioacuten deseada al llegar soltamos el botoacuten y listo)


De la misma manera podemos modificar el margen para los encabezados o para los pies de paacutegina

En la parte superior de la hoja se observan los limitadores de cada columna esto nos da la posibilidad de ajustar los tamantildeos de cada columna para mejorar la apariencia impresa

Para modificar el tamantildeo de una columna se arrastra el indicador de la columna deseada

Existe un margen que no siempre se ve y es el del liacutemite de impresioacuten establecido por la propia impresora despueacutes de este simplemente no se imprime nada Este margen no puede ser modificado ya que es una limitante fiacutesica de la impresora

Cuando hay encabezados yo pie de paacutegina se ven otras liacuteneas que son las que determinan las maacutergenes de encabezado (Header) o pie de paacutegina (Footer)

Tambieacuten se pueden establecer manualmente en la segunda pestantildea de la configuracioacuten de paacutegina

El tamantildeo de papel aquiacute establecido fuerza a la impresora a buscar una fuente con ese tipo de papel si no la encuentra la esperaraacute en la charola de alimentacioacuten manual

Muchas veces enviamos nuestra impresioacuten y cuando llegamos encontramos un error en la impresora este error casi siempre es debido a que enviamos un tamantildeo de papel que no estaacute en ninguna de las charolas de la impresora el tamantildeo mas usado por USA es el A4 que es un poco maacutes delgado que el tamantildeo carta

El predefinido de escala de impresioacuten es 100 Tamantildeo normal podemos cambiar el tamantildeo a voluntad o pedirle que lo fuerce a ajustar nuestro impreso a X paacuteginas a lo ancho (wide) o Y paacuteginas de alto (tall) por ejemplo queremos que todas las columnas entren en una sola paacutegina de ancho por todas las que salgan de largo ponemos un 1 en ancho y borramos el nuacutemero en alto

Se puede decir que es un truco muy uacutetil sobre todo cuando en forma manual definimos saltos de paacutegina en la hoja de caacutelculo

Los encabezados y pies de paacutegina para impresioacuten se establecen en la tercera pestantildea de la configuracioacuten de paacutegina encabezadopie de paacutegina (HeaderFooter)

Podemos elegir alguno de los que estaacuten preconfigurados o crear alguno totalmente personalizado (Custom) el preconfigurado se ubica en el centro de la paacutegina mientras que en el personalizado podemos ubicarlo en alguna de las tres ubicaciones establecidas (izquierda derecha o centro)

- SALTOS DE PAacuteGINA

Los saltos de paacutegina son los indicadores de en que rengloacuten debe terminar una paacutegina en forma predeterminada (default) corta las paacuteginas de acuerdo a los maacutergenes establecidos

La opcioacuten de establecerlos manualmente nos permitiraacute pasar a la siguiente hoja cuando queramos por ejemplo cuando alguna tabla de datos reviste cierta importancia y la queremos como inicio de paacutegina sin alterar la forma de la hoja de caacutelculo

Para establecer el salto colocamos el cursor arriba de los datos que seraacuten inicio de paacutegina elegimos en el menuacute de comandos ldquoInsertar saltordquo con la opcioacuten ldquopaacuteginardquo y observamos la vista previa


5- MANEJO DE DATOS

- AUTORRELLENADO Y SECUENCIAS

La opcioacuten de auto rellenado nos permite ahorrarnos tiempos de escritura ya que por si mismo el Excel calcula los componentes de una secuencia en base a los componentes elegidos

En el ejemplo se eligen las celdas A1 y A2 se toma el rango por la esquina inferior derecha y se arrastra hacia donde se desea rellenar obseacutervese que el cuadro amarillo indica el componente calculado de la secuencia

Las secuencias numeacutericas seraacuten calculadas aritmeacuteticamente por la diferencia (resta) entre los componentes elegidos si los componentes son caracteres se multiplicaraacute la secuencia elegida las fechas se incrementaran de acuerdo a la diferencia en diacuteas entre las fechas

Habiendo seleccionado un rango especiacutefico al sentildealar con el puntero del ratoacuten en el cuadrito marcado en la esquina inferior derecha del rango se modifica el puntero y toma la forma de una cruz esto indica el momento adecuado para realizar el arrastre

Siempre debemos de tomar muy en cuenta que sentildealamos y de donde tomamos ese rango ya que si lo tomamos de otro lado la accioacuten que tomara Excel seraacute mover los datos

Gracias a esta opcioacuten de autorellenado podemos ldquoahorrarnosrdquo escritura si contamos con una secuencia de letreros o etiquetas que usemos a menudo

- LISTAS PERSONALIZADAS

Las secuencias de letreros podraacuten ser reutilizadas tan a menudo como se desee con una ventaja adicional si esta lista se usa muy seguido podemos dejarla ya guardada en la hoja para no tener que volver a teclearla mas

A esta opcioacuten se le llama listas personalizadas y Excel tiene preprogramadas dos listas los diacuteas de la semana y los meses del antildeo

Una vez guardada nuestra lista funciona igual que el autorrellenado

Para crear nuestra lista entramos a HerramientasOpciones y nos vamos a la pestantildea de Listas personalizadas conde podremos crearla directamente o importarla desde la hoja de calculo

- ORDENAMIENTO DE DATOS

Cuando tenemos una lista de datos es faacutecil pedirle a Excel por medio el botoacuten ldquoordenarrdquo que las coloque en orden pero que pasa cuando tenemos que ordenar varias columnas por una de ellas sin que se pierda la coherencia de los datos Excel lo hace automaacuteticamente pero en el orden de las columnas posteriores en el ejemplo los hermanos Peacuterez Carrentildeo se ordenaron por sexo pero si deseamos que el sexo no tenga importancia y el nombre si entonces tenemos que definir la forma en que deberaacute ordenar

El comando se encuentra en DatosOrdenar y nos presenta una caja de dialogo que nos permite elegir la forma en que deseamos el ordenamiento definiendo hasta tres criterios de orden

En cada uno de los tres criterios podemos elegir si seraacute en orden ascendente o descendente

Si nuestro rango cuenta con encabezados nos permite usarlos para determinar el nombre de las columnas

El orden esta determinado por el juego de caracteres original de la maacutequina llamado coacutedigo ASCII que siempre ordenara los caracteres de acuerdo a su posicioacuten


Observe que los mismos nombres pero en minuacutesculas siempre quedan despueacutes ya que las minuacutesculas estaacuten despueacutes de las mayuacutesculas en el coacutedigo ASCII

En este ejemplo se ve algo fuera de lugar la primera persona de la lista no esta en orden esto se debe a que para forzarla a ser la primera agregue un espacio en blanco al principio del apellido paterno

Siempre que el resultado no sea el esperado deberemos revisar los datos ya que hay datos que no se ven pero si se toman en cuenta

- FILTROS (AUTOFILTRO Y FILTRO AVANZADO)

La informacioacuten contenida en una tabla de datos puede ser mostrada de acuerdo a un criterio establecido es decir solo se podraacuten ver aquellos renglones en que se cumpla con una condicioacuten especiacutefica esta condicioacuten se establece por medio de filtros

Los filtros pueden ser automaacuteticos o establecidos manualmente y no afectan la existencia de los datos en la tabla es decir solo veo los que filtro pero los demaacutes siguen ahiacute

La primera opcioacuten son los automaacuteticos que nos permiten trabajar con criterios preestablecidos (suficientes en el 90 de los casos) para activarlos nos colocamos sobre alguno de los tiacutetulos de la tabla activamos el comando Datosfiltroautofiltro

Al activarlo nos da la opcioacuten de usar los criterios en orden ascendente o descendente por default podemos elegir un valor especiacutefico del selector aunque tambieacuten podemos elegir personalizar la condicioacuten elegir que solo muestre las celdas vaciacuteas o no vaciacuteas

En la opcion de personalizar podemos elegir filtros mas complejos por medio de foacutermulas

Cuando un filtro estaacute activo el botoacuten del filtro cambia el color del triaacutengulo a azul para indicar que en esa columna hay un filtro activo

Los filtros son independientes a menos que haya un filtro anterior en este caso el segundo filtro solo actuacutea sobre los datos filtrados por el anterior

Otro efecto visual es el de cambiar los nuacutemeros de las liacuteneas a color azul para indicar a que liacuteneas esta afectando el filtro

Asiacute pueden tenerse varios filtros activos y solo mostraraacute aquellas liacuteneas que cumplan con

todos los criterios establecidos

Para quitar un filtro se tiene que elegir la opcioacuten ldquotodosrdquo si se desea desactivar todos los filtros raacutepidamente solo tiene que dar clic en la opcioacuten de autofiltro para que se desactiven

Esta opcioacuten permite copiarlos al elegir el rango deseado y pasarlo a otra hoja u otro rango solo se copiaran los que hayan quedado activos dentro del filtro

El filtro no afecta los datos originales

-- Segunda opcioacuten filtro avanzado


Para esta opcioacuten se requiere utilizar alguacuten aacuterea en la hoja en donde se determine el criterio a usar para el filtro en el caso del ejemplo se usaraacuten las liacuteneas 1 y 2 en este caso se reprodujeron los tiacutetulos de la tabla de datos para determinar los criterios en este caso especiacutefico vuelo=125 y origen=LHE este ejemplo es solo para establecer la forma ya que estos filtros podriacutean haberse hecho por autofiltro

Lo importante del ejemplo es establecer el lugar para colocar los criterios y los tiacutetulos

Los pasos a seguir de acuerdo a la ayuda de Excel son los siguientes

1-Inserte al menos tres filas vaciacuteas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios (criterios condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro) El rango de criterios debe tener roacutetulos de columna Compruebe que existe al menos una fila vaciacutea entre los valores de criterios y el rango

2-En las filas situadas bajo los roacutetulos de columna escriba los criterios que desea buscar

3-En la zona de criterios elija el rango que incluya el titulo y el valor buscado

En el ejemplo de la izquierda el origen puede ser cualquiera de los 3 especificados y ademaacutes se pidioacute que el peso fuera superior al promedio de peso

de la tabla de datos

Para establecer estos criterios se uso el rango H1J4 se juntaron la columna de origen y la de peso pero para que se integre una foacutermula como criterio no debe tener titulo la columna pues queda manifiesta en la foacutermula ldquo=I8gthelliprdquo

De esta forma podemos definir criterios de filtro tan complejos como deseemos

Otra opcioacuten interesante del filtro avanzado es la de mostrar solo registros uacutenicos

Para esta definicioacuten el rango de la lista deberaacute ser la columna que no deseamos que se repita igualmente el rango de criterios seta solo la columna deseada

Se activa la casilla de ldquoSolo registros uacutenicosrdquo y aceptar

En todos los casos podemos filtrar sobre la misma lista o copiar el resultado a otro lugar

cuando se hace esta especificacioacuten se activa la casilla ldquocopiar ardquo donde especificaremos las celdas a las cuales copiar el resultado del filtro

Dado que son filtros no afectan el contenido total de la hoja solo muestran no borran ni modifican

Para desactivar los filtros en el menuacute de datos y daremos clic en ldquofiltro mostrar todordquo

- COMPARAR DATOS (FUNCIONES BUSCAR)


Dos hojas de caacutelculo pueden ser comparadas a traveacutes de las funciones de Excel para obtener por ejemplo la descripcioacuten de una clave muchas veces nos piden que en lugar de las claves que usamos regularmente se use el texto descriptivo correspondiente

Para realizarlo podemos crear otra columna para la descripcioacuten en este caso usaremos una columna ya existente (descrip) y reemplazaremos el contenido por la foacutermula para la buacutesqueda del dato

En este caso nuestra clave a buscar es ldquoorigenrdquo y la encontraremos en otra hoja de calculo (clavesxls)Que desgraciadamente no contiene todas las claves asiacute que algunas marcaraacuten NA porque el dato no seraacute encontrado por no existir

Los datos para las claves podriacutean estar en cualquier orden pero si se desea un alto grado de presicioacuten en la buacutesqueda deberaacuten estar en orden alfabeacutetico

Al menos deben existir dos columnas la del dato buscado y su respuesta la primera columna se referencia como 1 y la siguiente como 2 y asiacute sucesivamente estas pueden estar entre otras el uacutenico requisito es que este primero el dato buscado ya que esta seraacute la columna 1 de la matriz de buacutesqueda

Analicemos la formula para la buacutesqueda =BUSCARV(G2[CLAVESxls]Hoja1$A$2$B$3420) esta se coloca en la primera clave a buscar la foacutermula se llama BUSCARV y hace buacutesquedas verticales sobre la matriz especificada el primer paraacutemetro es el dato buscado el siguiente es la matriz de buacutesqueda en este caso se especifica el nombre del archivo y la hoja que lo contiene a continuacioacuten se especifica la columna que contiene el dato que seraacute devuelto y por uacuteltimo se especifica si la matriz esta ordenada o no

Este uacuteltimo paraacutemetro reviste gran importancia pues este determina el comportamiento de la formula el default es 1 es decir no ordenada (o es que si esta ordenada) cuando no esta ordenada regresa como resultado el valor mas

cercano al valor buscado y aparenta haber encontrado todos los datos esto puede llevar a errores aunque tambieacuten es uacutetil en ciertas ocasiones

La formula BUSCARH haraacute una buacutesqueda sobre datos verticales es decir en columnas en lugar de liacuteneas funciona de la misma manera que la anterior

- FORMATO CONDICIONAL

Esta opcioacuten nos permitiraacute mostrar los datos con hasta tres formatos diferentes de acuerdo a condiciones especificadas por nosotros

Seleccione el rango sobre el cual se aplicaraacute el formato condicional y a continuacioacuten defina con la ventana de dialogo las condiciones a efectuar tenemos dos opciones por valor de celda y por foacutermula

El formato se aplica a cada celda del rango en forma individual por lo que debemos elegir si deseamos que este basada en el valor de la celda o en una foacutermula

Los resultados son muy uacutetiles para presentar datos resaltados


-

LIBROS COMPARTIDOS

Excel va a permitir que un equipo de trabajo utilice y actualice los datos en una misma hoja de caacutelculo en una red

A esta accioacuten se le llama compartir libros seraacute uacutetil para centralizar los datos que se recaban entre varios participantes o que se puedan revisar los resultados sin que los demaacutes tengan que cerrar el libro

Para llegar a esta opcioacuten se activa la opcioacuten de compartir libro en el menuacute herramientas esta accioacuten nos muestra la ventana de diaacutelogo de compartir libro active la casilla de permitir la modificacioacuten por varios usuarios y acepte

Esto ya nos permite compartir un libro de calculo al abrirlo se mostrara en la barra de titulo el texto ldquo[Compartido]rdquo para indicar que puede ser usado por varias personas a la vez

Volviendo a entrar a compartir libro podremos configurar las opciones de comparticioacuten en la pestantildea de Uso avanzado donde podremos determinar si se guarda el historial de cambios y por cuanto tiempo en que momento actualizar los cambios que hacer en caso de conflictos de celdas entre usuarios (que dos personas traten de usar la misma celda)

Tambieacuten podemos ver quienes tienen abierto el libro en este momento y hasta sacarlos si somos el usuario propietario

Esta opcioacuten de Excel puede ser muy uacutetil pero no reemplaza de ninguna manera a una verdadera base de datos en hojas grandes suele presentar conflictos al guardar los datos de los usuarios llegando incluso a mezclarlos

6- PRESENTACION DE INFORMACIOacuteN

Entre las formas que se presenta la informacioacuten a la vista del usuario agruparemos las opciones de comandos que sirven para ldquomostrarrdquo informacioacuten al consultante (difiere del usuario en que este no manipula la presentacioacuten solo la consulta o imprime)

- SUBTOTALES Y ESQUEMAS

Es muy solicitado que las hojas de caacutelculo presente subtotales en las columnas la mayoriacutea optamos por separar los bloques de informacioacuten y agregar funciones para totalizar columnas esto desgraciadamente rompe el esquema de la tabla de datos y nos evita futuras consultas o actualizaciones

Una opcioacuten raacutepida para obtener totales en una hoja de caacutelculo es la de subtotales

Se encuentra en el menuacute de datos y al activarla nos da opcioacuten a


elegir la columna de agrupamiento la funcioacuten a emplear para los totales las columnas a totalizar y las opciones de vista

Una vez activada y configurada nos mostraraacute sobre la hoja actual los totales por grupo solicitados tome en cuenta que si los datos no estaacuten previamente ordenados el resultado es imprevisible

Si observamos la parte izquierda de la ventana veremos que la columna de los nuacutemeros esta precedida por tres liacuteneas numeradas del uno al tres estas designan los tres niveles jeraacuterquicos de visualizacioacuten de datos donde 3 es el nivel de visualizacioacuten completa 2 solo vera subtotales y el 1 solo vera el total general

Para desactivar los subtotales se entra al menuacute de datossubtotales y se presiona el botoacuten ldquoquitar todosrdquo

Este modo de subtotales nos presentoacute un esquema en forma automaacutetica tambieacuten podemos esquematizar manualmente los datos esta opcioacuten nos serviraacute si nuestra tabla forzosamente incluye subtotales ya calculados

Para elegir los esquemas manualmente se elije un rango de los datos los que deseamos que formen un grupo de nivel 1 (el nivel mayor seraacute el de detalle) y activamos la orden ldquoAgruparrdquo esto responde a las caracteriacutesticas elegidas en la configuracioacuten

La primera opcioacuten ldquoFilas resumenhelliprdquo indica al esquema que en la ultima fila se encuentra el resumen o los totales de ese grupo si se desactiva es porque estaraacuten arribaldquoColumas resumenhelliprdquo Se usa cuando lo que se esta esquematizando son las columnasldquoEstilos automaacuteticosrdquo activa el uso del estilo automaacutetico (se nota porque las fila o columna resumen estaraacute en negrita siempre y cuando usemos el botoacuten ldquoAplicar estilosrdquo

Para deshacernos de toda la definicioacuten del esquema usaremos el comando ldquoBorrar esquemardquo teniendo desplegado todo el detalle y sin tener elegido ninguacuten rango para quitar una agrupacioacuten especiacutefica usaremos ldquoDesagruparrdquo despueacutes de elegir el rango a desagrupar

- OCULTARMOSTRAR COLUMNAS

Este comando nos permite quitar de la vista columnas que no deseamos que se vean o se impriman


Permitiendo ldquoOcultarrdquo columnas que no tienen importancia para la vista del usuario y volverlas a ldquoMostrarrdquo si nos hace falta para seguir trabajando

Para llegar a esta opcioacuten habiendo elegido las columnas que deseamos ocultar daremos clic con el botoacuten derecho del Mouse y elegimos

Cuando en una hoja hay columnas o filas ocultas se veraacute una liacutenea de divisioacuten un poco mas gruesa en las letras de las columnas o los nuacutemeros de las filas para volver a ver esas columnas tome un rango de columnas que incluya a las que no estaacuten visibles y elija ldquoMostrarrdquo

- GRAacuteFICAS

Las graacuteficas en Excel seraacuten presentaciones de datos numeacutericos en un plano cartesiano o polar de forma que sus relaciones sean vistas en forma maacutes ldquograacuteficardquo

Para llegar a esto debemos tener una tabla de datos donde los tiacutetulos seraacuten los descriptores del dato (leyendas) y cada fila o columna la ldquoserierdquo a graficar

Los pasos para la creacioacuten de un graacutefico son sencillos gracias a los programas asistentes llamados ldquoWizardrdquo

Paso 1 de 4- elija el rango de datos a representar en un graacutefico de clic en el icono de graacuteficas y elija en el asistente el tipo de graacutefico que desea

La mejor forma de conocerlos es eligieacutendolos y presionar el botoacuten de muestra el mismo asistente daraacute una pequentildea explicacioacuten del graacutefico

El segundo paso nos permite definir si los datos a graficar se encuentran en columnas o filas tambieacuten nos permite si nos pasamos a la pestantildea de Serie el nombre de la serie donde se encuentran los valores y cuales son sus roacutetulos tambieacuten podemos agregar nuevas series a la graacutefica

El paso 3

define muchos otros detalles de la graacutefica como los tiacutetulos de la grafica y de los ejes en la pestantildea de eje definiremos si se usa o no los nombres de los ejes en la pestantildea de Liacuteneas de divisioacuten se define si se ven o no las liacuteneas que indican los

valores al fondo de la graacutefica tanto para ldquoxrdquo como para ldquoyrdquo en ldquoleyendardquo definimos si queremos verla o no y su posicioacuten en ldquoroacutetulos de datosrdquo nos permite mostrar el valor de cada columna o su descripcioacuten y en ldquotabla de datosrdquo nos permite elegir si queremos que se vea o no una rejilla con los datos dentro de la misma graacutefica

El cuarto y uacuteltimo paso le define a Excel si debe estar en la misma hoja de caacutelculo o en una nueva

El graacutefico ya terminado se ve asiacute


Mientras este activo un graacutefico me sentildealara a que datos corresponde mostrando rangos con marco de color las distintas partes del graacutefico en este caso la descripcioacuten y el peso

Al estar activo el graacutefico se veraacute rodeado por un marco negro y los recuadritos de posicioacuten en este momento si queremos mandar a imprimir se imprimiraacute solo la graacutefica e ignoraraacute el resto de la hoja de caacutelculo si estamos en cualquier celda entonces imprimiraacute la hoja incluyendo la graacutefica

En este caso solo la praacutectica nos permitiraacute hacer la mejor eleccioacuten de tipo solo cabe decir que si los datos a representar pasan de 20 el graacutefico seraacute difiacutecil de leer en la mayoriacutea de los casos y no cumpliraacute con su principal objetivo

- TABLAS DINAacuteMICAS

La mejor forma de obtener resultados con base a una tabla de datos es la tabla dinaacutemica que es una tabla resumen de los datos involucrados

En el comando de datos pida informa de tablas y graacuteficos dinaacutemicos apareceraacute un asistente para definir las caracteriacutesticas deseadas

En este primer paso podemos elegir entre que datos deseamos analizar y que tipo de informe vamos a generar

El segundo paso nos permite definir el rango de los datos es importante que sea una tabla de datos porque de otra manera no se podraacute lograr

Por default analiza la hoja de caacutelculo y nos presenta la opcioacuten maacutes probable que casi siempre es la totalidad de la tabla a menos que encuentre varias tablas en la hoja

Tambieacuten podemos definirla en forma manual

El paso 3 sirve para definir si se coloca la tabla dinaacutemica en hoja nueva o en alguna existente

En esta ventana de diaacutelogo existe la opcioacuten de usar el asistente de disentildeo para tablas dinaacutemicas


El asistente de disentildeo nos presenta un esquema de coacutemo seraacute la tabla terminada y los datos que podemos usar (a manera de botones)

Tomaremos y arrastraremos los datos a la posicioacuten que deseamos que tengan en nuestra tabla de resultados

En lo personal no recomiendo su uso ya que es muy limitado con respecto a sus posibilidades

Al finalizar tendremos la siguiente pantalla que es nuestra tabla dinaacutemica

En ella tambieacuten podremos arrastrar y soltar cualquiera de los datos de la tabla de datos aquiacute se llamaraacuten ldquocampos de la tablardquo aquiacute veremos la razoacuten de que se llame ldquodinaacutemicardquo y es porque se puede modificar en forma inmediata y da el resultado muy raacutepido

Praacutecticamente en cuanto se suelta el campo en la tabla dinaacutemica se obtiene un resultado ademaacutes de que pueden quitarse y ponerse los campo a su antojo

En cualquier aacuterea se pueden poner varios campos el orden esta determinado por la posicioacuten entre mas a la izquierda este un dato mayor seraacute su prioridad dentro del caacutelculo

En el ejemplo en ldquocampos de filardquo se colocaron Almaceacuten y vuelo con prioridad de almaceacuten en el campo de datos de colocaron bultos y peso en el campo de columna solo se colocoacute la unidad de peso

Al invertir las columnas de almaceacuten y vuelo cambia la forma de la tabla obseacutervese que los subtotales ahora se muestran por vuelo ya que tiene mayor prioridad sin embargo los datos son

exactamente los mismos como lo demuestra el total final


La ventaja de la tabla dinaacutemica es que se actualiza con solo apretar el botoacuten de actualizacioacuten solo debemos cuidar que nuestros nuevos datos esteacuten dentro del rango definido para la tabla

Cada campo de la tabla puede ser configurado en su forma de presentacioacuten

Los campos con valores numeacutericos por default se suman los de texto se contabilizan pero podemos cambiar esas opciones con esta ventana de diaacutelogo para llegar a ella daremos doble clic sobre el tiacutetulo del campo en la tabla dinaacutemica

Con la tabla dinaacutemica podemos tambieacuten obtener resultados basados en otras tablas de datos provenientes de programas distintos de Excel es decir que podemos usar a Excel para realizar ldquomineriacutea de datosrdquo al conectarse a diversos motores de bases de datos y analizando tablas en forma independiente solo dependeraacute de el ODBC que se use para garantizar la conectividad a alguna tabla de datos (foxpro Dbase SQL ORACLE Access etc)

Cuando solicitamos una tabla dinaacutemica en lugar de elegir ldquoLista de Excelrdquo elegimos ldquofuente de datos externardquo

A continuacioacuten deberemos Obtener los datos para podes seguir con este asistente

Para elegir un origen de datos ya debe existir un ODBC (open data base conect) instalado

El origen de datos puede ser cualquiera de los ODBC instalados o se podraacute construir una consulta con Microsoft Quero o un cubo de tipo OLAP

En el ejemplo solicitamos el ODBC ldquoVisual Foxpro Tablesrdquo use esta opcioacuten porque una tabla de Excel se convierte muy faacutecilmente a una tabla de visualfoxpro por medio del comando ldquoSave asrdquo y elegimos la opcioacuten DBVI (dbase 4)

En realidad en este paso solo se elige la carpeta en donde se encuentra la tabla de datos a la que vamos a acceder

Al dar OK entonces entramos a elegir la tabla y sus columnas en el aacuterea de tablas y columnas disponibles apareceraacuten todas las tablas que hay en la carpeta elegida


Al desplegar una tabla iremos pasando al aacuterea de columnas todos los campos que deseamos se vean involucrados en la consulta es recomendable usar todos para evitar faltantes posteriores

El Filtro de datos nos permite elegir a traveacutes de un criterio cuales datos usar en la consulta entre menos datos se ocupen seraacute mas raacutepido el resultado

Este filtro se integra a la consulta que el asistente esta generando en Microsoft Query

En el siguiente paso podemos darle un orden a la informacioacuten obtenida hasta por 3 criterios de ordenamiento

A continuacioacuten el asistente da por teminada la creacioacuten de la consulta y pregunta que hacer

La respuesta seraacute finalizar a menos que desee otras opciones de consulta que no permite el asistente pero si funcionan en Microsoft Query

La pantalla de Microsoft Query nos muestra el conjunto de datos que usaremos para nuestra tabla dinaacutemica en Excel

En esta podremos antildeadir caracteriacutesticas y opciones de consulta que no podriacuteamos usar en el asistente como el uso de otra tabla de datos relacionada

Este tipo de operaciones requiere conocimientos maacutes avanzados de manejo de bases de datos por lo que no es recomendable editarlo a menos que se conozca mas sobre bases de datos relacionales

Al teacutermino del asistente de base de datos regresamos al asistente de tablas y graacuteficos dinaacutemicos

A partir de aquiacute se usa exactamente igual que si hubiera sido una tabla de Excel

Como pudimos observar el asistente funciona para tablas dinaacutemicas y graacuteficos dinaacutemicos esta segunda opcioacuten seraacute una graacutefica basada en una tabla dinaacutemica

- GRAacuteFICOS DINAacuteMICOS


El graacutefico dinaacutemico tiene el mismo principio de la tabla dinaacutemica solo que en lugar de presentar los resultados en una tabla los presenta en un graacutefico

Podremos elegir el tipo de graacutefica a usar y de eso dependeraacute la cantidad de datos o las columnas que podremos utilizar

El caso del ejemplo esta totalmente baso en la tabla dinaacutemica anterior tanto que solo se le pidioacute a la tabla dinaacutemica que se hiciera una graacutefica

Para cambiar el tipo de graacutefica de clic en el botoacuten de asistente de graacuteficos en la barra de herramientas de Tabla dinaacutemica


Anexo 1 Los menuacutes de Excel en ingleacutes

Barra de comandos

Menuacute de ArchivoMenuacute de Edicioacuten

Menuacute de Ver

Menuacute de Insertar

Menuacute de Formato


Menuacute de Herramientas (Tools)

Menuacute de Datos

Menuacute de ventana (Window)


Anexo 2 Coacutedigo ASCII


Anexo 1 Referencia de foacutermulas

Base de datos

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datosBDCONTAR Cuenta las celdas que contienen nuacutemeros en una base de datosBDCONTARA Cuenta las celdas que no estaacuten en blanco en una base de datosBDEXTRAER Extrae de la base de datos un uacutenico registro que coincida con los criterios especificadosBDMAX Devuelve el valor maacuteximo de las entradas seleccionadas de la base de datosBDMIN Devuelve el valor miacutenimo de las entradas seleccionadas de la base de datosBDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros que coinciden con los criterios especificadosBDDESVEST Calcula la desviacioacuten estaacutendar basaacutendose en una muestra de entradas seleccionadasBDDESVESTP Calcula la desviacioacuten estaacutendar basaacutendose en la poblacioacuten total de las entradas seleccionadas de una base de datosBDSUMA Suma los nuacutemeros de la col del campo de los registros que coincidan con los criterios especificadosBDVAR Calcula la varianza basaacutendose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datosBDVARP Calcula la varianza basaacutendose en la poblacioacuten total de las entradas seleccionadas de una base de datosIMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinaacutemica

Fecha y hora

FECHA Devuelve una fecha determinadaFECHANUMERO Convierte una fecha representada por texto en un nuacutemero de serieDIA Convierte un nuacutemero que representa una fecha en el diacutea del mes correspondienteDIAS360 Calcula el nuacutemero de diacuteas entre dos fechas basaacutendose en un antildeo de 360 diacuteasFECHAMES Devuelve el nuacutemero que representa una fecha que es un nuacutemero determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicialFINMES Devuelve el nuacutemero correspondiente al uacuteltimo diacutea del mes que es un nuacutemero determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicialHORA Convierte un nuacutemero en la hora correspondienteMINUTO Convierte un nuacutemero en el minuto correspondienteMES Convierte un nuacutemero en el mes correspondienteDIASLAB Devuelve el nuacutemero de diacuteas laborables completos entre dos fechasAHORA Devuelve el nuacutemero de serie de la fecha y hora actualesSEGUNDO Convierte un nuacutemero en el segundo correspondienteNSHORA Devuelve el numero de una hora determinadaHORANUMERO Convierte una hora representada por texto en un nuacutemero de serieHOY Devuelve el nuacutemero que representa la fecha actualDIASEM Convierte un nuacutemero en el diacutea de la semana correspondienteNUMDESEMANA Convierte un nuacutemero que indica doacutende cae la semana numeacutericamente dentro de un antildeoDIALAB Devuelve el nuacutemero que representa una fecha que es determinado nuacutemero de diacuteas laborables anterior o posterior a la fecha especificadaANtildeO Convierte un nuacutemero en el antildeo correspondienteFRACANtildeO Devuelve la fraccioacuten de antildeo que representa el nuacutemero de diacuteas enteros entre fecha_inicial y fecha_final

Externas

EUROCONVERT Convierte un nuacutemero a euros convierte un nuacutemero de euros a la moneda de un estado que ha adoptado el euro o bien convierte un nuacutemero de una moneda de un estado que ha adoptado el euro a otro utilizando el euro como moneda intermedia (triangulacioacuten)SQLREQUEST Se conecta con un origen de datos externo y ejecuta una consulta desde una hoja de caacutelculo despueacutes devuelve el resultado como una matriz sin necesidad de programar macros

Ingenieriacutea

BESSELI Devuelve la funcioacuten Bessel modificada In(x)BESSELJ Devuelve la funcioacuten Bessel Jn(x)BESSELK Devuelve la funcioacuten Bessel modificada Kn(x)BESSELY Devuelve la funcioacuten Bessel Yn(x)BINADEC Convierte un nuacutemero binario en decimalBINAHEX Convierte un nuacutemero binario en hexadecimalBINAOCT Convierte un nuacutemero binario en octalCOMPLEJO Convierte coeficientes reales e imaginarios en un nuacutemero complejoCONVERTIR Convierte un nuacutemero de un sistema de medida a otroDECABIN Convierte un nuacutemero decimal en binarioDECAHEX Convierte un nuacutemero decimal en hexadecimalDECAOCT Convierte un nuacutemero decimal en octal


DELTA Comprueba si dos valores son igualesFUNERROR Devuelve la funcioacuten de errorFUNERRORCOMPL Devuelve la funcioacuten de error complementariaMAYOROIGUAL Comprueba si un nuacutemero es mayor que el valor de referenciaHEXABIN Convierte un nuacutemero hexadecimal en binarioHEXADEC Convierte un nuacutemero hexadecimal en decimalHEXAOCT Convierte un nuacutemero hexadecimal en octalIMABS Devuelve el valor absoluto (moacutedulo) de un nuacutemero complejoIMAGINARIO Devuelve el coeficiente de la parte imaginaria de un nuacutemero complejoIMANGULO Devuelve el argumento theta un aacutengulo expresado en radianesIMCONJUGADA Devuelve el conjugado complejo de un nuacutemero complejoIMCOS Devuelve el coseno de un nuacutemero complejoIMDIV Devuelve el cociente de dos nuacutemeros complejosIMEXP Devuelve el resultado de la funcioacuten exponencial de un nuacutemero complejoIMLN Devuelve el logaritmo neperiano de un nuacutemero complejoIMLOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un nuacutemero complejoIMLOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un nuacutemero complejoIMPOT Devuelve el resultado de un nuacutemero complejo elevado a una potencia enteraIMPRODUCT Devuelve el producto de dos nuacutemeros complejosIMREAL Devuelve el coeficiente real de un nuacutemero complejoIMSENO Devuelve el seno de un nuacutemero complejoIMRAIZ2 Devuelve la raiacutez cuadrada de un nuacutemero complejoIMSUSTR Devuelve la diferencia entre dos nuacutemeros complejosIMSUM Devuelve la suma de dos nuacutemeros complejosOCTABIN Convierte un nuacutemero octal en binarioOCTADEC Convierte un nuacutemero octal en decimalOCTAHEX Convierte un nuacutemero octal en hexadecimal

Financieras

INTACUM Devuelve el intereacutes acumulado de un valor bursaacutetil que tenga pagos de intereacutes perioacutedicoINTACUMV Devuelve el intereacutes acumulado de un valor bursaacutetil con pagos de intereacutes al vencimientoAMORTIZPROGRE Devuelve la amortizacioacuten por cada periacuteodo contable mediante la utilizacioacuten de un coeficiente de depreciacioacutenAMORTIZLIN Devuelve la amortizacioacuten lineal de un bien al final de un ejercicio fiscal determinadoCUPONDIASL1 Devuelve el nuacutemero de diacuteas desde el comienzo del periacuteodo del cupoacuten hasta la fecha de liquidacioacutenCUPONDIAS Devuelve el nuacutemero de diacuteas del periacuteodo (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidacioacutenCUPONDIASL2 Devuelve el nuacutemero de diacuteas desde el comienzo del periacuteodo de consolidacioacuten hasta la fecha del siguiente cupoacutenCUPONFECHAL2 Devuelve la fecha del siguiente cupoacuten despueacutes de la fecha de liquidacioacutenCUPONNUM Devuelve el nuacutemero de cupones pagaderos entre las fechas de liquidacioacuten y vencimientoCUPONFECHAL1 Devuelve la fecha del cupoacuten anterior a la fecha de liquidacioacutenPAGOINTENTRE Devuelve el intereacutes acumulativo pagado entre dos periacuteodosPAGOPRINCENTRE Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un preacutestamo entre dos periacuteodosDB Devuelve la depreciacioacuten de un bien durante un periacuteodo especiacutefico usando el meacutetodo de depreciacioacuten de saldo fijoDDB Devuelve la depreciacioacuten de un bien en un periacuteodo especificado utilizando el meacutetodo de doble disminucioacuten de saldo u otros meacutetodos que se especifiquenTASADESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursaacutetilMONEDADEC Convierte un precio en una moneda expresado como una fraccioacuten en un precio expresado en un nuacutemero decimalMONEDAFRAC Convierte un precio en una moneda expresado como un nuacutemero decimal en un precio expresado en una fraccioacutenDURACION Devuelve la duracioacuten anual de un valor con pagos de intereses perioacutedicosEFECTO Devuelve el tipo de intereacutes anual efectivoVF Devuelve el valor futuro de una inversioacutenFVPLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial despueacutes de aplicar una serie de tasas de intereacutes compuestoTASAINT Devuelve la tasa de intereacutes para la inversioacuten total en un valor bursaacutetilPAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversioacuten durante un periacuteodo determinadoTIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversioacuten para una serie de valores en efectivoINTPAGODIR Calcula el intereacutes pagado durante un periacuteodo especiacutefico de una inversioacutenDURACIONMODIF Devuelve la duracioacuten modificada Macauley de un valor bursaacutetil con un valor nominal de 100 $TIRM Devuelve el tipo interno de una devolucioacuten en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian con diferentes tipos de intereacutesTASANOMINAL Devuelve el tipo de intereacutes anual nominalNPER Devuelve el nuacutemero de periacuteodos de una inversioacuten


VNA Devuelve el valor neto actual de una inversioacuten basaacutendose en una serie de flujos de efectivo perioacutedicos y un tipo de descuentoPRECIOPERIRREGULAR1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un primer periacuteodo irregularRENDTOPERIRREGULAR1 Devuelve el rendimiento de un valor con un primer periacuteodo irregularPRECIOPERIRREGULAR1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un uacuteltimo periacuteodo irregularRENDTOPERIRREGULAR2 Devuelve el rendimiento de un valor con un uacuteltimo periacuteodo irregularPAGO Devuelve el pago perioacutedico de una anualidadPAGOPRIN Devuelve el pago del valor actual de una inversioacuten durante un periacuteodo determinadoPRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursaacutetil que paga una tasa de intereacutes perioacutedicaPRECIODESCUENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursaacutetil con descuentoPRECIOVENCIMIENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursaacutetil que paga intereacutes a su vencimientoVA Devuelve el valor actual de una inversioacutenTASA Devuelve la tasa de intereacutes por periacuteodo de una anualidadCANTIDADRECIBIDA Devuelve la cant recibida al vencimiento de un valor bursaacutetil completamente invertidoSLN Devuelve la depreciacioacuten por meacutetodo directo de un bien en un periacuteodo dadoSYD Devuelve la depreciacioacuten por suma de diacutegitos de los antildeos de un bien durante un periacuteodo especiacuteficoLETRADETESEQVABONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EEUU)LETRADETESPRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de una letra del Tesoro (de EEUU)LETRADETESRENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EEUU)DVS Devuelve la depreciacioacuten de un activo durante un periacuteodo especificado o parcial utilizando el meacutetodo de depreciacioacuten de saldos decrecientesTIRNOPER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no es necesariamente perioacutedicoVNANOPER Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente perioacutedicoRENDTO Calcula el rendimiento en un valor bursaacutetil que paga intereses perioacutedicosRENDTODESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado vgr una letra del Tesoro (de EEUU)RENDTOVENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursaacutetil que paga intereses al vencimiento

Informacioacuten

CELDA Devuelve informacioacuten acerca del formato la ubicacioacuten o el contenido de una celdaTIPODEERROR Devuelve un nuacutemero correspondiente a un tipo de errorINFO Devuelve informacioacuten acerca del entorno operativo en usoESBLANCO Devuelve el valor VERDADERO si el valor estaacute en blancoESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto NAESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de errorESPAR Devuelve el valor VERDADERO si el valor es parESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor loacutegicoESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error NA (valor no disponible)ESNOTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no textoESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un nuacutemeroESIMPAR Devuelve el valor VERDADERO si el nuacutemero es imparESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referenciaESTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es textoN Devuelve un valor convertido en un nuacutemeroNOD Devuelve el valor de error NATIPO Devuelve un nuacutemero que indica el tipo de datos de un valor

Loacutegicas

Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderosFALSO Devuelve el valor loacutegico FALSOSI Especifica un texto loacutegico para ejecutarNO Invierte la loacutegica de sus argumentosO Devuelve VERDADERO si alguacuten argumento es VERDADEROVERDADERO Devuelve el valor loacutegico VERDADERO

Buacutesqueda y referencia

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una uacutenica celda en la hoja de caacutelculoAREAS Devuelve el nuacutemero de aacutereas de una referenciaELEGIR Elige un valor en una lista de valoresCOLUMNA Devuelve el nuacutemero de columna de una referenciaCOLUMNAS Devuelve el nuacutemero de columnas de una referenciaBUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada


HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un saltoa un documento almacenado en un servidor de red en una intranet o en InternetINDICE Utiliza un iacutendice para elegir un valor a partir de una referencia o matrizINDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de textoBUSCAR Busca los valores en un vector o matrizCOINCIDIR Busca los valores en una referencia o matrizDESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determinadaFILA Devuelve el nuacutemero de fila de una referenciaFILAS Devuelve el nuacutemero de filas de una referenciaRDTR Recupera datos en tiempo real de un programa que sea compatible con automatizacioacuten COM (automatizacioacuten modo de trabajar con los objetos de una aplicacioacuten desde otra aplicacioacuten o herramienta de entorno La automatizacioacuten antes denominada automatizacioacuten OLE es un estaacutendar de la industria y una funcioacuten del Modelo de objetos componentes (COM))TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matrizBUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda

Matemaacuteticas y trigonomeacutetricas

ABS Devuelve el valor absoluto de un nuacutemeroACOS Devuelve el arco coseno de un nuacutemeroACOSH Devuelve el coseno hiperboacutelico inverso de un nuacutemeroASENO Devuelve el arco seno de un nuacutemeroASENOH Devuelve el seno hiperboacutelico inverso de un nuacutemeroATAN Devuelve el arco tangente de un nuacutemeroATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e YATANH Devuelve la tangente hiperboacutelica inversa de un nuacutemeroMULTIPLOSUPERIOR Redondea un nuacutemero hasta el entero o muacuteltiplo significativo maacutes proacuteximoCOMBINAT Devuelve el nuacutemero de combinaciones para un nuacutemero determinado de objetosCOS Devuelve el coseno de un nuacutemeroCOSH Devuelve el coseno hiperboacutelico de un nuacutemeroGRADOS Convierte radianes en gradosREDONDEAPAR Redondea un nuacutemero al entero par maacutes proacuteximoEXP Devuelve e elevado a la potencia de un nuacutemero determinadoFACT Devuelve el factorial de un nuacutemeroFACTDOBLE Devuelve el factorial doble de un nuacutemeroMULTIPLOINFERIOR Redondea un nuacutemero hacia abajo hacia ceroMCD Devuelve el maacuteximo comuacuten divisorENTERO Redondea un nuacutemero hasta el entero inferior maacutes proacuteximoMCM Devuelve el miacutenimo comuacuten muacuteltiploLN Devuelve el logaritmo neperiano de un nuacutemeroLOG Devuelve el logaritmo de un nuacutemero en una base especificadaLOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un nuacutemeroMDETERM Devuelve la matriz determinante de una matrizMINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matrizMMULT Devuelve la matriz producto de dos matricesRESIDUO ampnbspDevuelve el resto de la divisioacutenREDONDMULT Redondea un nuacutemero al muacuteltiplo deseadoMULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de nuacutemerosREDONDEAIMPAR Redondea un nuacutemero al entero impar maacutes proacuteximoPI Devuelve el valor de PiPOTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento nuacutemero a una potenciaPRODUCTO Multiplica sus argumentosCOCIENTE Devuelve la parte entera de una divisioacutenRADIANES Convierte grados en radianesALEATORIO Devuelve un nuacutemero aleatorio entre 0 y 1ALEATORIOENTRE Devuelve un nuacutemero aleatorio entre los nuacutemeros que especifiqueNUMEROROMANO Convierte un nuacutemero araacutebigo en nuacutemero romano con formato de textoREDONDEAR Redondea un nuacutemero a un nuacutemero especificado de diacutegitosREDONDEARMENOS Redondea un nuacutemero hacia abajo hacia ceroREDONDEARMAS Redondea un nuacutemero hacia arriba en direccioacuten contraria a ceroSUMASERIES Devuelve la suma de potencias basadas en la foacutermulaSIGNO Devuelve el signo de un nuacutemeroSENO Devuelve el seno de un aacutengulo dadoSENOH Devuelve el seno hiperboacutelico de un nuacutemeroRAIZ Devuelve la raiacutez cuadrada de un nuacutemeroRAIZ2PI Devuelve la raiacutez cuadrada de un nuacutemero multiplicado por PI (nuacutemero pi)SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datosSUMA Suma sus argumentosSUMARSI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio


SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matriz correspondienteSUMACUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentosSUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matricesSUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los valores corresp de dos matricesSUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las dif entre los valores corresp en dos matricesTAN Devuelve la tangente de un nuacutemeroTANH Devuelve la tangente hiperboacutelica de un nuacutemeroTRUNCAR Trunca un nuacutemero y lo convierte en entero

Estadiacutesticas

DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datosPROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentosPROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos incluidos nuacutemeros texto y valores loacutegicosDISTRBETA Devuelve la funcioacuten de distribucioacuten beta acumulativaDISTRBETAINV Devuelve la inversa de la funcioacuten de distribucioacuten acumulativa para una distribucioacuten beta especificadaDISTRBINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribucioacuten binomialDISTRCHI Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribucioacuten chi cuadrado de una sola colaPRUEBACHIINV Devuelve el inverso de una probabilidad dada de una sola cola en una distribucioacuten chi cuadradoPRUEBACHI Devuelve la prueba de independenciaINTERVALOCONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza para la media de una poblacioacutenCOEFDECORREL Devuelve el coeficiente de correlacioacuten de dos conjuntos de datosCONTAR Cuenta cuaacutentos nuacutemeros hay en la lista de argumentosCONTARA Cuenta cuaacutentos valores hay en la lista de argumentosCONTARBLANCO Cuenta el nuacutemero de celdas en blanco dentro de un rangoCONTARSI Cuenta el nuacutemero de celdas que no estaacuten en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificadosCOVAR Devuelve la covarianza el promedio de los productos de las desviaciones pareadasBINOMCRIT Devuelve el valor menor cuya desviacioacuten binomial acumulativa es menor o igual que un valor de un criterioDESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviacionesDISTREXP Devuelve la distribucioacuten exponencialDISTRF Devuelve la distribucioacuten de probabilidad FDISTRINVF Devuelve el inverso de una distribucioacuten de probabilidad FFISHER Devuelve la transformacioacuten FisherPRUEBAFISHERINV Devuelve el inverso de la transformacioacuten FisherPRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia linealFRECUENCIA Devuelve una distribucioacuten de frecuencia como una matriz verticalPRUEBAF Devuelve el resultado de una prueba FDISTRGAMMA Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribucioacuten gammaDISTGAMMAINV Devuelve el inverso de la funcioacuten gamma acumulativaGAMMALN Devuelve el logaritmo natural de la funcioacuten gamma G(x)MEDIAGEOM Devuelve la media geomeacutetricaCRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencialMEDIAARMO Devuelve la media armoacutenicaDISTRHIPERGEOM Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo una distribucioacuten hipergeomeacutetricaINTERSECCIONEJE Devuelve la interseccioacuten de la liacutenea de regresioacuten linealCURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datosKESIMOMAYOR Devuelve el k-eacutesimo mayor valor de un conjunto de datosESTIMACIONLINEAL Devuelve los paraacutemetros de una tendencia linealESTIMACIONLOGARITMICA Devuelve los paraacutemetros de una tendencia exponencialDISTRLOGINV Devuelve el inverso de la distribucioacuten logariacutetmico-normalDISTRLOGNORM Devuelve la distribucioacuten logariacutetmico-normal acumulativaMAX Devuelve el valor maacuteximo de una lista de argumentosMAXA Devuelve el valor maacuteximo de una lista de argumentos incluidos nuacutemeros texto y valores loacutegicosMEDIANA Devuelve la mediana de los nuacutemeros dadosMIN Devuelve el valor miacutenimo de una lista de argumentosMINA Devuelve el valor miacutenimo de una lista de argumentos incluidos nuacutemeros texto y valores loacutegicosMODA Devuelve el valor maacutes frecuente en un conjunto de datosNEGBINOMDIST Devuelve la distribucioacuten binomial negativaDISTRNORM Devuelve la distribucioacuten normal acumulativaDISTRNORMINV Devuelve el inverso de la distribucioacuten normal acumulativaDISTRNORMESTAND Devuelve la distribucioacuten normal estaacutendar acumulativaDISTRNORMESTANDINV Devuelve el inverso de la distribucioacuten normal acumulativa estaacutendar


PEARSON Devuelve el coeficiente de correlacioacuten del momento del producto PearsonPERCENTIL Devuelve el k-eacutesimo percentil de los valores de un rangoRANGOPERCENTIL Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje del conjuntoPERMUTACIONES Devuelve el nuacutemero de permutaciones para un nuacutemero determinado de objetosPOISSON Devuelve la distribucioacuten de PoissonPROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos liacutemitesCUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datosJERARQUIA Devuelve la jerarquiacutea de un nuacutemero en una lista de nuacutemerosCOEFICIENTER2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlacioacuten del momento del producto PearsonCOEFICIENTEASIMETRIA Devuelve la asimetriacutea de una distribucioacutenPENDIENTE Devuelve la pendiente de la liacutenea de regresioacuten linealKESIMOMENOR Devuelve el k-eacutesimo menor valor de un conjunto de datosNORMALIZACION Devuelve un valor normalizadoDESVEST Calcula la desviacioacuten estaacutendar basada en una muestraDESVESTA Calcula la desviacioacuten estaacutendar de una muestra incluidos nuacutemeros texto y valores loacutegicosDESVESTP Calcula la desviacioacuten estaacutendar de la poblacioacuten totalDESVESTPA Calcula la desviacioacuten estaacutendar de la poblacioacuten total incluidos nuacutemeros texto y valores loacutegicosERRORTIPICOXY Devuelve el error tiacutepico del valor de y previsto para cada x de la regresioacutenDISTRT Devuelve la distribucioacuten t de StudentDISTRTINV Devuelve el inverso de la distribucioacuten t de StudentTENDENCIA Devuelve valores en una tendencia linealMEDIAACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datosPRUEBAT Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de StudentVAR Calcula la varianza de una muestraVARA Calcula la varianza de una muestra incluidos nuacutemeros texto y valores loacutegicosVARP Calcula la varianza en funcioacuten de toda la poblacioacutenVARPA Calcula la varianza de la poblacioacuten total incluidos nuacutemeros texto y valores loacutegicosDISTWEIBULL Devuelve la distribucioacuten de WeibullPRUEBAZ Devuelve el valor de probabilidad de una cola de una prueba Z

Texto y datos

ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro de una cadena de caracteres a caracteres de ancho medio (bit sencillo)TEXTOBAHT Convierte un nuacutemero en texto usando el formato de moneda szlig (baht)CARACTER Devuelve el caraacutecter especificado por el nuacutemero de coacutedigoDESPEJAR Elimina caracteres que no se pueden imprimirCODIGO Devuelve el nuacutemero de coacutedigo del primer caraacutecter del textoCONCATENAR Une varios elementos de texto en uno soloMONEDA Convierte un nuacutemero en texto usando el formato de moneda $ (doacutelar)IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente igualesENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayuacutesculas y minuacutesculas)DECIMALES Da formato a un nuacutemero como texto con un nuacutemero fijo de decimalesJIS Cambia letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes)IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de textoLARGO Devuelve el nuacutemero de caracteres de una cadena de textoMINUSC Convierte texto en minuacutesculasEXTRAE Devuelve un nuacutemero especiacutefico de caracteres de una cadena de texto empezando en la posicioacuten que especifiqueFONETICO Extrae los caracteres foneacuteticos (furigana) de una cadena de textoNOMPROPIO Escribe en mayuacutesculas la primera letra de cada palabra de un valor de textoREEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de textoREPETIR Repite el texto un nuacutemero determinado de vecesDERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de textoHALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre mayuacutesculas y minuacutesculas)SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de textoT Convierte los argumentos en textoTEXTO Da formato a un nuacutemero y lo convierte en textoESPACIOS Elimina espacios del textoMAYUSC Convierte el texto en mayuacutesculasVALOR Convierte el argumento de un texto en un nuacutemero


EXCEL

PARA EL

MANEJO DE DATOS

(avanzado)

1- TIPOS DE DATOS




5- MANEJO DE DATOS


TEMARIO

1- TIPOS DE DATOS- DATOS E INFORMACIOacuteN- NOMENCLATURA EN EXCEL- MANEJO INTERNO EN EXCEL- MASCARAS Y FORMATOS DE CELDAS

2- HOJAS Y TABLAS DE DATOS- RANGOS- ARREGLOS BIDIMENSIONALES- TABLAS Y ENCABEZADOS- SUBDIVISIONES DE PANTALLA Y PANELES- BUSQUEDA Y REEMPLAZO

3- OPERACIONES ARITMETICAS- SUMATORIA- PROMEDIO- REGLA DE TRES Y PORCENTAJES- OPERACIONES BINARIAS- FUNCIONES (GENERAL)- REFERENCIAS EXTERNAS

4- OPCIONES DE IMPRESIOacuteN- VISTAS DEL AREA DE TRABAJO- DEFINICION DE RANGO DE IMPRESIOacuteN- DEFINICION DE ENCABEZADO DE DATOS- OPCIONES DE VISTA PREVIA- SALTOS DE PAGINA

5- MANEJO DE DATOS- AUTORRELLENADO Y SECUENCIAS- LISTAS PERSONALIZADAS- ORDENAMIENTO DE DATOS- FILTROS (AUTOFILTRO Y FILTRO AVANZADO)- COMPARAR DATOS (FUNCIONES BUSCAR)- FORMATO CONDICIONAL- LIBROS COMPARTIDOS

6- PRESENTACION DE INFORMACIOacuteN- SUBTOTALES Y ESQUEMAS- OCULTARMOSTRAR COLUMNAS- TABLAS DINAacuteMICAS- GRAacuteFICOS GENERALES Y DINAacuteMICOS

Anexos Los menuacutes de ExcelTabla ASCIIReferencia de formulas


1- TIPOS DE DATOS








101011900 000000

20000302011900 000003

3650000330121900 000003

3983017012009 000000











101011900 000000

20000302011900 000003

3650000330121900 000003

3983017012009 000000






horas


















- RANGOS















Y los paneles






























libro entero










- SUMATORIA


Sintaxis



Observaciones




Ejemplo











8

- PROMEDIO



Sintaxis



Observaciones




Ejemplo

Datos1079272


































=5+23


=(5+2)3


=(B4+25)SUMA(D5F5)

















































150 ppp





















5- MANEJO DE DATOS









































































-

LIBROS COMPARTIDOS





























- GRAacuteFICAS







El paso 3






























































Barra de comandos


Menuacute de Ver





Menuacute de Datos






Base de datos


Fecha y hora


Externas


Ingenieriacutea




Financieras




Informacioacuten


Loacutegicas










Estadiacutesticas




Texto y datos



EXCEL

PARA EL

MANEJO DE DATOS

(avanzado)

1- TIPOS DE DATOS




5- MANEJO DE DATOS


1- TIPOS DE DATOS








101011900 000000

20000302011900 000003

3650000330121900 000003

3983017012009 000000











101011900 000000

20000302011900 000003

3650000330121900 000003

3983017012009 000000






horas


















- RANGOS















Y los paneles






























libro entero










- SUMATORIA


Sintaxis



Observaciones




Ejemplo











8

- PROMEDIO



Sintaxis



Observaciones




Ejemplo

Datos1079272


































=5+23


=(5+2)3


=(B4+25)SUMA(D5F5)

















































150 ppp





















5- MANEJO DE DATOS









































































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LIBROS COMPARTIDOS





























- GRAacuteFICAS







El paso 3






























































Barra de comandos


Menuacute de Ver





Menuacute de Datos






Base de datos


Fecha y hora


Externas


Ingenieriacutea




Financieras




Informacioacuten


Loacutegicas










Estadiacutesticas




Texto y datos



EXCEL

PARA EL

MANEJO DE DATOS

(avanzado)

1- TIPOS DE DATOS




5- MANEJO DE DATOS


101011900 000000

20000302011900 000003

3650000330121900 000003

3983017012009 000000






horas


















- RANGOS















Y los paneles






























libro entero










- SUMATORIA


Sintaxis



Observaciones




Ejemplo











8

- PROMEDIO



Sintaxis



Observaciones




Ejemplo

Datos1079272


































=5+23


=(5+2)3


=(B4+25)SUMA(D5F5)

















































150 ppp





















5- MANEJO DE DATOS









































































-

LIBROS COMPARTIDOS





























- GRAacuteFICAS







El paso 3






























































Barra de comandos


Menuacute de Ver





Menuacute de Datos






Base de datos


Fecha y hora


Externas


Ingenieriacutea




Financieras




Informacioacuten


Loacutegicas










Estadiacutesticas




Texto y datos



EXCEL

PARA EL

MANEJO DE DATOS

(avanzado)

1- TIPOS DE DATOS




5- MANEJO DE DATOS









- RANGOS















Y los paneles






























libro entero










- SUMATORIA


Sintaxis



Observaciones




Ejemplo











8

- PROMEDIO



Sintaxis



Observaciones




Ejemplo

Datos1079272


































=5+23


=(5+2)3


=(B4+25)SUMA(D5F5)

















































150 ppp





















5- MANEJO DE DATOS









































































-

LIBROS COMPARTIDOS





























- GRAacuteFICAS







El paso 3






























































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Externas


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EXCEL

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(avanzado)

1- TIPOS DE DATOS




5- MANEJO DE DATOS





Y los paneles






























libro entero










- SUMATORIA


Sintaxis



Observaciones




Ejemplo











8

- PROMEDIO



Sintaxis



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Ejemplo

Datos1079272


































=5+23


=(5+2)3


=(B4+25)SUMA(D5F5)

















































150 ppp





















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Datos1079272


































=5+23


=(5+2)3


=(B4+25)SUMA(D5F5)

















































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